Unidad 29: Formato condicional 29.0 Introducción El formato condicional es un formato que depende del valor de una celda o de su contenido. Por ejemplo, en una base de datos de salarios del personal, usted podría desear que Excel destacara cualquier salario mayor de 100.000 $, el de cualquier persona llamada “Davina” o el de los empleados contratados antes del 01/04/2009. Hay una funcionalidad de formato condicional bastante nueva en la versión 2007 de Excel. Hay unos pocos extras en Excel 2010 que discutiremos brevemente en el punto 29.4.

29.1 Formato condicional básico Primeros pasos Para configurar un formato condicional para una celda o rango de celdas, haga clic con el botón izquierdo para abrir el menú de Formato condicional en la Cinta de inicio:

Este menú tiene diferentes opciones que se describen debajo.

Resaltar reglas de celdas Este conjunto de opciones le permite seleccionar un conjunto de celdas y definir reglas para cambiar su formato dependiendo del resultado de la celda.

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Las reglas pueden tomar la forma mostrada arriba, cualquiera de las condiciones marcadas en rojo puede utilizarse como regla. Su uso es bastante intuitivo, por ejemplo, seleccionar un grupo de celdas que contenga números (C2:C8) y elegir Es mayor que... crea esta ventana:

Escribir 24,5 en el campo de entrada de esta ventana define la condición como “es mayor que 24,5”. A la derecha de la ventana, se define el tipo de formato que se aplicará si esta condición es verdadera, por ejemplo, Relleno rojo claro con texto rojo oscuro. Puede ver que este formato ya se ha aplicado a los números seleccionados en la izquierda que son mayores que 24,5. De forma similar, puede definir el formato que se aplica si las celdas tienen un valor entre dos números (p. ej. entre 15 y 35), etc., según el menú mostrado arriba. Tenga en cuenta que Excel le sugerirá amablemente algunos valores para la condición que tengan sentido,

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dados los datos que usted ha seleccionado. Esto hace que sea más fácil ver el efecto del formato antes de que usted introduzca sus propios límites. Tenga en cuenta también que el formato condicional se puede utilizar de igual modo para texto (p. ej. resaltando celdas que contengan una palabra en concreto).

Reglas superiores e inferiores Estas solamente aplican formato al mayor (por ejemplo) de dos números en una selección. Por ejemplo, en la imagen de debajo, la opción de menú 10 inferiores... se ha seleccionado para el rango de números mostrados, pero los "10" elementos se han cambiado a "2" en el menú subsecuente que aparece, por lo que los 2 números menores de la selección se han sombreado en rojo.

Barras de datos Esta opción añade una pequeña barra a cada celda en un rango seleccionado, indicando su valor:

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Escalas de color Similar a las Barras de datos, pero el valor de la celda se indica usando un sistema similar al de los semáforos en lugar de una barra:

29.2 Administrar las reglas de formato condicional Cada vez que usted crea una regla (como mostramos arriba) también (potencialmente, dependiendo del contenido de la celda) afecta a la apariencia de su hoja de cálculo, pero no será obvio qué regla ha escrito. Por ejemplo, el efecto en la imagen del final de la sección anterior podría haber sido logrado sombreando manualmente las celdas. Para tener un control de las reglas, tiene que usar la opción Administrar reglas… del menú de Formato condicional:

Esto crea una ventana que muestra todas las reglas que se aplican.

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Esto permite identificar las reglas, borrarlas y editarlas (cambiando la condición, las celdas a las que se aplica o el tipo de formato aplicado) una vez que se hayan creado reglas. Editar una regla crea esta ventana:

Este ejemplo (formatear las 30 celdas mejores de una selección) crea este resultado:

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De forma similar, al usar la opción Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados, el programa haría exactamente eso. Tenga en cuenta que esto se puede utilizar junto con la nueva característica de 2007 Quitar duplicados, pero no como una sustitución de esta.

Apariencia Dentro de una celda, puede añadir barras de datos, iconos (flechas, semáforos, banderas, etc.) dos y tres tonos de color para indicar un tamaño relativo (al conjunto de datos seleccionados) o absoluto.

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Como estos ejemplos muestran, es fácil pasarse a la opción de las luces del semáforo. El buen formato es el formato sencillo.

Puntos a tener en cuenta Se pueden establecer hasta tres condiciones para cualquier celda en Excel 2003, y muchas más en 2007. En el ejemplo de abajo, si quisiéramos resaltar los empleados que no se han tomado días por enfermedad con un borde verde y los empleados que tomaron más de cinco con un relleno rojo, obtendríamos algo como esto:

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Tenga cuidado en no permitir que el mismo tipo de formato cambie para condiciones diferentes (p. ej. una condición dice Rellenar de marrón si la celda es mayor que 5 y otra dice Rellenar de rojo si la celda es igual a 8; puesto que habrá un conflicto para todas las celdas con valor 8 que puede llevar a confusión). El formato condicional se puede copiar (se copia cuando usted copia una celda). También se puede transferir a nuevas celdas usando Copiar formato.

29.3 Avanzado: Reglas basadas en una fórmula Hemos visto cómo establecer un formato condicional según si una celda es igual a un valor en particular (p. ej. colorear las celdas de amarillo si contienen el texto "Ventas"). También es posible (y útil) configurar reglas que cambien el formato según si las celdas son iguales a otra celda. Por ejemplo, puedo cambiar la condición de una regla para que sea =$A$1. Esto significará que a todas aquellas celdas cuyo contenido sea el mismo que la celda A1 se les aplicará el formato condicional. Esto es muy útil ya que luego puedo resaltar diferentes elementos de datos simplemente cambiando el contenido de una celda. Esto es incluso más útil si la condición es una fórmula relativa que reenvía a celdas (p. ej. =A1). Luego, copiar la fórmula hacia abajo cambiará la condición (p. ej. a =A12).

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29.4 Mejoras de Excel 2010 Mejoras de Excel 2010 Excel 2010 mejora aún más la flexibilidad del formato condicional. Para conjuntos de iconos, hay unos pocos iconos adicionales que incluyen estrellas de oro, mitad de oro y plata, pero quizá más importante, en lugar de solo poder seleccionar una serie de iconos que coincidan, en Excel 2010, cada icono se puede elegir individualmente:

Como puede ver, también hay una opción de “Sin icono de celda” para cada posible regla. Esto hace más fácil usar un solo icono de “resaltar” para enfatizar solo un conjunto de valores. En las barras de datos, ahora hay una elección entre relleno degradado y sólido, la dirección de la barra y el control sobre si la barra tiene un borde y, si lo tiene, de qué color es el borde. Quizá más importante, ahora puede ocuparse de los valores negativos mostrando la barra en ambos lados de un eje. Puede establecer la posición del eje y el color de las barras positivas y negativas por separado:

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