GERENCIA ESTRATEGICA DE COSTOS PROYECTO DE COSTOS BASADO EN ACTIVIDADES - ABC

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES

ABC

ANTECEDENTES • Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTCGP 1000;2009) y Modelo Estándar de Control Interno (MECI 1000:2005). • Requerimientos legales derivados de informes de entidades externas. (Ministerio de Educación Nacional – Contraloría General de la República). • Marco de Referencia para la Implementación de Sistemas de Costos en las Entidades del Sector Público. (Contaduría General de la Nación).

¿POR QUÉ LOS COSTOS?

VIABILIDAD ORGANIZACIONAL

META = RENTABILIDAD

RENTABILIDAD = INGRESOS -

SOCIAL

FINANCIERA

COSTOS

AMBIENTE COMPETITIVO LOS MÁRGENES DE RENTABILIDAD SE ESTRECHAN

MODELO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LO QUE NO SE COSTEA NO SE EVALÚA, NI SE CONTROLA, NI SE MEJORA

¿ QUE SE REQUIERE? • IMPLEMENTAR LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN QUE REALMENTE NECESITAN LAS ORGANIZACIONES DE HOY.

• CREAR UNA CULTURA DEL COSTO PARA ENTENDER QUE ESTE ES UN MECANISMO DE SUPERVIVENCIA. • CONTAR CON UNA ESTRUCTURA DE COSTOS DINÁMICA QUE GARANTICE EFICIENCIA, VALOR AGREGADO, COMPETITIVIDAD, GESTIÓN Y RENTABILIDAD.

COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES ABC

COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES - ABC Surge a mediados de los 80 como un mecanismo para viabilizar la rentabilidad. Utilidad = Precio – Costos (se constituyen en la variable más discrecional). Sus promotores fueron: •Cooper Robin •Kaplan Robert

GESTIÓN DE COSTOS La internacionalización de la economía, un ambiente competitivo, la escasez de recursos, las políticas de austeridad, la venta de productos o servicios, el deseo de medir la eficiencia, obligan a construir un MODELO DE GESTIÓN DE COSTOS. No basta con conocer los costos, es necesario gestionarlos. En el mundo de hoy todos tenemos un compromiso con la eficiencia.

¿ QUE ES UN SISTEMA DE COSTOS ABC? Herramienta gerencial orientada a la toma de decisiones, bajo una metodología de asignación de costos que identifica y analiza los recursos asociados con actividades y los vincula a bienes y servicios u otros objetos de costeo.

RECURSOS

ACTIVIDADES

¿ QUE SE CONSUME?

CENTROS DE COSTO

OBJETOS DE COSTO

DIRECCIONADORES DE RECURSOS

RECURSOS

OBJETOS DE COSTO

ACTIVIDADES

¿ QUE SE HACE? PROCESOS ADMINISTRATIVOS, DE APOYO Y MISIONALES

DIRECCIONADORES DE ACTIVIDAD

RECURSOS

ACTIVIDADES

OBJETOS DE COSTO

¿ QUE SE ENTREGA?

PRODUCTOS O SERVICIOS

¿ POR QUE UN SISTEMA DE COSTOS ABC? •Muestra la contribución de las áreas cumplimiento de los objetivos misionales.

de

apoyo

en

el

•Facilita una mayor precisión en la asignación de los costos y gastos indirectos. •Permite un mejor análisis de la utilización de los recursos frente a las actividades, procesos y servicios que entrega la entidad.

•Posibilita la medición del costo desde diferentes perspectivas: actividades, procesos, áreas de responsabilidad, productos y/o servicios, zonas, clientes, entre otros. •Soporta decisiones estratégicas como: definición de políticas de tarifas, descuentos, balance de portafolio de productos, redefinición de procesos, contratación con terceros entre otros.

DESVENTAJAS •Su implementación puede resultar una inversión inoficiosa sino se adopta como un sistema de gestión. •No acertar con adecuados direccionadores o conductores del costo, sería aceptar las inconsistencias de los métodos tradicionales. •Trabajar con ABC y no con ABM es sacrificar los beneficios de esta filosofía.

•Requiere una logística que le de mantenimiento, pues es un sistema dinámico producto del mejoramiento continuo.

CARACTERÍSTICAS DEL MODELO SISTEMICO

FLEXIBLE

GESTIONABLE

CONFIABLE

PROPUESTA COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES: ABC (Activity Based Costing).

ADMINISTRACIÓN BASADA ACTIVIDADES: ABM (Activity Management) .

EN Based

¿Qué es ABC y ABM? ABC

• Método para distribuir los costos indirectos • Cálculo más razonable de costos • Confiabilidad en los márgenes de rentabilidad

MÉTODO DE CÁLCULO

ABM

• Disminución de costos • Mejoramiento continuo • Eficiencia • Valor Agregado • Ventajas competitivas • Rentabilidad

MODELO DE GESTIÓN GEC

PROPUESTA

COSTEO BASADO EN LAS ACTIVIDADES – ABC Por qué actividades? Si fabricar un producto o prestar un servicio es costoso, es porque las actividades que se desarrollan son costosas; y son costosas porque no se usa la tecnología precisa, porque el recurso humano no tiene el perfil que se requiere, o porque consume muchos recursos. Si se quiere reducir el costo es necesario intervenir las actividades.

ADMINISTRACIÓN BASADA EN ACTIVIDADES - ABM SER

COSTO ACTUAL

MEJORAMIENTO CONTINUO VALOR AGREGADO EFICIENCIA RACIONALIDAD DESPILFARRO CERO

DEBER SER

COSTO IDEAL

“Esto puede salvar una institución o garantizar el logro de los objetivos”

¿QUE SE PUEDE MEDIR? Todo lo que la Universidad tiene y desarrolla: Un crédito Un estudiante Una asignatura Una reunión académica Un programa académico Una Facultad, Escuela e Instituto Las Bibliotecas Los Auditorios Las Granjas La Imprenta La Carpintería El cese de actividades

El Museo de Arte Una investigación Un proyecto Una consultoría Una asesoría Un diploma Un posgrado La deserción Una prueba de laboratorio Un medicamento Un huevo Etc.

CONCEPTOS BASICOS EN ABC • • • • • •

RECURSOS CENTROS DE COSTO ACTIVIDADES PROCESOS OBJETOS DE COSTO DIRECCIONADORES

RECURSOS Son todos los costos y gastos necesarios para la elaboración de productos o la prestación de los servicios. Se encuentran básicamente en el sistema contable. Ejemplo: Salarios, depreciaciones, servicios públicos, etc.

CENTROS DE COSTOS Son áreas de responsabilidad que acumulan costos, generalmente responden a las dependencias de la organización. Cada centro de costo es responsable de los recursos necesarios para realizar sus actividades.

ACTIVIDADES Las actividades son conjuntos de tareas que emplean una serie de recursos humanos y físicos dirigidos a satisfacer un cliente interno o externo y que tienen un objetivo específico.

CLASIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES • Primarias: Son las que contribuyen directamente a la misión de una unidad organizativa. • Secundarias: Son las que sirven de apoyo a las actividades primarias. Son de carácter general y esencial para la ejecución de las actividades primarias como: administración, supervisión, planeación, etc.

PROCESO Es un conjunto de actividades que utilizan recursos, y que se gestionan con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados con un objetivo en común.

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS • Centrales u operativos: Están orientados al desarrollo del producto o prestación del servicio. Contribuyen de manera directa al crecimiento y fortalecimiento de la organización. • Administrativos: Sirven de apoyo a los procesos internos. Ejemplo: La dirección, contabilidad, tesorería, etc.

OBJETOS DE COSTO Es todo lo que se desea costear, representan la razón de ser de la organización.

Generalmente están definidos por el portafolio de productos o servicios. Los objetos de costo pueden ser internos o externos.

DIRECCIONADORES Son criterios lógicos de aplicación y/o distribución de los recursos de un nivel a otro dentro del modelo de costos. Son el factor que determina la carga de recursos que asume un nivel en el sistema de costos. Condiciones: Relación de causalidad Independencia Económico y fácil manejo

CLASES DE DIRECCIONADORES • Primarios: Se utilizan para distribuir los recursos a las actividades. Generalmente son el resultado de las encuestas realizadas al personal de la empresa. • Secundarios: Se utilizan para distribuir los costos de las diferentes actividades a los objetos de costo, están relacionados con los productos o servicios. Ejemplo: Número de productos vendidos, número de ordenes de clientes, Número de estudiantes matriculados, etc.

Recursos

Sueldos de personal

Contribución ICFES

Centros de Costo Contables

Aportes a salud

CC1

CC2

Aportes al ICBF

CC3

Subsidio familiar

CC4

Acueducto y alcantarillado

Cesantías

CC6

CC7

CC8

CC9

CCN

C de C Operativos consolidados

CC6

CC7

CC8

CC9

CCN

Actividades operativas

AO1

Objetos de costo intermedios

ECC3

Especiales

CC1

AA1

AA2

Procesos administrativos

Objetos de costo misionales

RN

Recursos

C de C Administrativos consolidados

Actividades Administrativas

CC5

Dotación y suministro a trabajadores

Energía eléctrica

PA1

Pregrado

CC2

AA3

AA4

PA2

Posgrado

CC4

AA5

CC5

AA6

AAN

PA3

Extensión Und Académica

AO2

ECC4

AO3

AO4

Prog. IDA

Extensión Universitaria

AO5

ICC5

AO6

AON

ICC6

Investigación Und Académica

OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO Diseñar e implementar la Gerencia Estratégica de Costos – Costeo Basado en Actividades para todas las áreas de la Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia.

FASES DEL PROYECTO • FASE PRELIMINAR : ESTABLECIMIENTO DEL PROYECTO • FASE 1: SENSIBILIZACION GENERAL DEL PERSONAL DE LA UPTC – UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA DE COLOMBIA. • FASE 2: ESTRUCTURA DE CENTROS DE COSTO. • FASE 3: DETERMINACION DE LOS OBJETOS DE COSTO.

• FASE 4: ANALISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION. • FASE 5: ANALISIS DEL SISTEMA FINANCIERO.

FASES DEL PROYECTO • FASE 6: DETERMINACION DE LOS PROCESOS, SUBPROCESOS Y ACTIVIDADES. •FASE 7: DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DEL MODELO DE COSTOS. • FASE 8: DETERMINACIÓN DE DIRECCIONADORES A TODO NIVEL. • FASE 9: SOFTWARE DE ENCUESTAS. • FASE 10: IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA COMPUTARIZADO. • FASE 11: CÁLCULO Y ANÁLISIS DE LOS COSTOS.

REQUERIMIENTOS • COMPROMISO DE GRUPO. • COMITE COORDINADOR. • COMITE OPERATIVO. • COLABORACION PERMANENTE DE TODOS LOS FUNCIONARIOS. • DEFINICION DE METAS. • MEJORAMIENTO CONTINUO. • CONTINUIDAD DEL PROYECTO.

MUCHAS GRACIAS JUNTOS PODREMOS HACERLO MEJOR