GESTIÓN POR PROCESOS

MUNICIPIO DE FUNES NARIÑO

Funes 2008 TABLA DE CONTENIDO Introducción

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Presentación del sistema de gestión por procesos. Objetivo Del Manual De Operación Por Procesos Alcance Del Manual De Gestión Por Procesos Definición De Proceso Tipos De Procesos Por Función Tipos De Proceso Por Jerarquía Mapa O Red De Procesos Del Municipio Campo De Aplicación Definiciones Municipio De Funes Estructura Orgánica Plataforma estratégica del municipio Políticas De Servicio Sistema De Gestión MECI Mapa De Procesos Estructura Organizacional Descripción De Los Procesos

4 4 4 4 5 5 5 7 7 8 10 12 12 12 12 13 14

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INTRODUCCION Los procesos y Procedimientos de Gestión conforman uno de los elementos principales del Modelo estándar de Control interno ¨MECI 1000:2005¨ por los que deben ser plasmados en manuales prácticos, que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de los funcionarios y servidores públicos del Municipio de Funes, permitiéndoles un mayor desarrollo en la búsqueda del Autocontrol. El Modelo Estándar de Control Interno ¨MECI 1000:2005¨ se esquematiza en una combinación formal de Control y en la edificación de los elementos de control que regulan el proceder, el comportamiento y la forma de actuar en el diario vivir de Los servidores Públicos del Municipio de Funes, los cuales trabajan en función de un sistema, definido este como el conjunto de elementos tanto humanos, físicos, económicos, Financieros que interactúan entre si, procesan unos insumos y entregan unos resultados, resultados que son considerados como el fruto producto de ese esfuerzo, el que finalmente es entregado a la comunidad tantas veces como esta lo demanda, y que por cada vez que se preste a la comunidad debe ser mejorado y controlado permanentemente, Para que finalmente el MECI se incluya y se enraíce en la cultura organizacional de la alcaldía Municipal de manera que se cree un ambiente propicio al control, y este a su vez se haga efectivo como medio para lograr la claridad, la visibilidad, la responsabilidad, la eficiencia, la eficacia y la economía que se predica en la función administrativa del Municipio. Estos estándares de Control para que cumplan su función, deben estar debidamente conceptualizados y desarrollados técnica y metodológicamente, de tal forma que se garantice su instrumentalización, implementación y efectividad como medio que apoya el cumplimiento de los objetivos de la institución pública. El Modelo de Operación por procesos es el estándar organizacional que soporta la operación del Municipio de Funes, integrando las competencias constitucionales y legales que rigen al municipio con el conjunto de Planes y Programas necesarios para el cumplimiento de sus Funciones, misión y visión Estructurados en su Plan de Desarrollo. Se considera un proceso como la secuencia de actividades que relacionadas lógicamente y tomadas en conjunto generan un resultado. El modelo de operación por procesos pretende determinar la mejor y mas eficiente forma de ejecutar las operaciones que diariamente desarrolla el Municipio de Funes, coordinando la asignación de recursos, el diseño de los flujos de información y relaciones de trabajo, bajo un enfoque sistémico que permite entregar buenos resultados a la comunidad y así cumplir con los objetivos propuestos.

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1. PRESENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN POR PROCESOS. La administración Municipal de Funes, tiene como objetivo fundamental la satisfacción de las necesidades básicas insatisfechas de la comunidad y superar sus expectativas, por tal razón se esta implementado un Sistema de Gestión por procesos, que nos permita dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de la prestación de un buen Servicio, con calidad y satisfacción social. Nuestra misión institucional esta enmarcada dentro de los principios de participación comunitaria, presupuesto participativo y mejoramiento continuo de la Institución en búsqueda del desarrollo local ajustado al de nuestras generaciones, trabajo en equipo, cultura de Servicio Comunitario, liderazgo, enfoque de la comunidad como cliente, apuntando al cumplimiento de sus objetivos y hacer de Funes un Municipio competitivo. Junto con mi Equipo de Trabajo estamos dándole un manejo integral a la misión y visión de lo que es la Administración Municipal, por que queremos todos un cambio en la cultura y el clima organizacional, en adelante para nosotros es de vital importancia que se de un enfoque de cambio total en la manera de prestar los servicios a la comunidad, queremos que ellos reciban el trato de clientes, con la importancia que ello amerita, y para eso estamos implementando un modelo operativo de operación por procesos plasmado en este Manual. 2. OBJETIVO DEL MANUAL DE OPERACIÓN POR PROCESOS Este Manual tiene por objetivo definir y referenciar el Sistema de Gestión operación por procesos de la Administración Municipal de Funes con el fin de dar cumplimiento a los requisitos del cliente. El sistema está orientado a la satisfacción de la comunidad Funeña, mediante la mejora continua del desempeño de la Administración Municipal y la prevención de todo evento que pueda afectar la satisfacción de dicha comunidad. 3. ALCANCE DEL MANUAL DE GESTION POR PROCESOS El Presente manual describe a la Administración Municipal con sus responsabilidades y su estructura del Sistema MECI del Municipio de Funes, de acuerdo con los requisitos específicos de la norma MECI 1000:2005.

4. DEFINICION DE PROCESO

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Es una Serie de actividades secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfacción de una necesidad. En la grafica siguiente miremos el trayecto de un Proceso ENTRADA

TRANSFORMACION

Recursos

Actividades que interactúan

RESULTADOS

Servicio o producto

5.- TIPOS DE PROCESOS POR FUNCION a.- PROCESOS ESTRATEGICOS. Son Los que Establecen el norte del proceso operativo y enfocan a la organización en sus propósitos fundamentales tienen la característica de que Son ejecutados por la alta dirección del Municipio y son decisivos en relación con el futuro del mismo. b.- PROCESOS MISIONALES. Son los procesos más relevantes y la razón de ser del Municipio. c.- PROCESOS DE APOYO O GESTION. Prestan apoyo a los procesos misionales Permiten tomar decisiones sobre planificación, control y mejoras en las operaciones deL Municipio. d.- PROCESOS DE EVALUACION. Permiten establecer como funciona la entidad con el fin de retroalimentarla, establecen las metodologías para hacer seguimiento, medición y análisis de la entidad, permiten medir el desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. 6.- TIPOS DE PROCESO POR JERARQUIA a.- PROCESO: Son Actividades que tienen una relación lógica contribuyen al logro de la misión Institucional.

y coordinada que

b.- ACTIVIDADES: Conjunto de tareas que concatenadas constituyen un proceso. C.- TAREAS: Acciones que se requieren para lograr un determinado resultado 7.- MAPA O RED DE PROCESOS DEL MUNICIPIO DE FUNES Procesos Estratégicos: Gestión Estratégica o Planeación del Desarrollo Municipal

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Procesos de Apoyo: Gestión del Talento Humano Gestión de Recurso Físico e Informática Gestión Documental Procesos Misionales: Gestión de Trámites y solicitudes Gestión de Bienestar Social Gestión de Vigilancia y Control Gestión Financiera y Contable Contratación Estatal Procesos de Evaluación: Gestión de Auditoria Gestión de Planes de Mejoramiento En Resumen Tenemos 11 procesos

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Gestión Estratégica Gestión del Talento Humano, Gestión del Recurso Físico e informática Gestión Documental Gestión de Tramites y solicitudes Gestión de Bienestar social Gestión de Vigilancia y Control Gestión Financiera y Contable Contratación Estatal Gestión de Auditoria Gestión de Planes de Mejoramiento

34 Procedimientos, 2 Manuales (Manual de Control Interno, Manual de Trámites y Solicitudes), 1 Plan (Plan de Comunicaciones) y 95 formatos. Este Manual de Procesos, constituye una herramienta fundamental del Sistema MECI del Municipio de Funes, ya que además de Identificar Procesos, determina su secuencia e Interacción. El Equipo de Trabajo de la Alcaldía Municipal de Funes esta comprometido seriamente con la implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), y con el cambio que esto significa en la entrega de un mejor Servicio a todos sus habitantes, con esa determinación los funcionarios trabajan con responsabilidad, seriedad y compromiso en la implementación del sistema, en sus diferentes etapas (diagnóstico, capacitación, documentación, implementación y verificación). Con la implementación del sistema de gestión por procesos, se obtienen entre otros beneficios:

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1) Estandarización de los procedimientos. 2) Caracterización y registro del que hacer diario del Municipio de Funes aun con los constantes cambios de la normatividad colombiana.

3) constituye una plataforma para construir otros sistemas de gestión como Sistema de Control Interno. 4) Facilita el cumplimiento de los requisitos establecidos por la legislación vigente, integrados a los requisitos propios de los clientes 5) Motivación y compromiso del personal 6) mejoramiento del clima organizacional 7) planificación y organización del trabajo 8) Intensificación del trabajo en equipo 9) Mayor conocimiento de las necesidades de la comunidad 10)mejora la imagen institucional 11) gestión con eficacia, eficiencia y efectividad para ser competitivos. 12)Visibilidad de todos los actos y manejo presupuestal 8.- CAMPO DE APLICACIÓN Los procesos aplican a todos los referenciados en el anterior Numeral responsabilidad de las siguientes dependencias de la Administración: • • • • • • •

y son

Despacho de la Alcaldía Secretaria de Planeación Secretaria de Gobierno Secretaria de Salud Oficina de Control Interno Tesorería Municipal Servicios Públicos

9.- DEFINICIONES

a) MECI

Modelo Estándar de Control Interno, Herramienta de Gestión Sistemática y Transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño Institucional, en términos de Calidad y satisfacción Social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Esta enmarcado en los planes estratégicos y desarrollo de las entidades.

b) MANAUL DE OPERACIÓN POR PROCESOS. Es un documento que especifica el sistema de operación por procesos del Municipio de Funes, estos manuales pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada organización en particular.

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c) PROCEDIMIENTO. Es una Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Los procedimientos pueden estar documentados o no, cuando un Procedimiento esta documentado, se utiliza con frecuencia el término Procedimiento escrito, El documento que contiene un procedimiento puede denominarse documento de procedimiento.

d) PLANIFICACION. Parte de la Gestión de MECI enfocada al establecimiento de los objetivos de prestar un buen Servicio y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados, para cumplir los objetivos MECI

e) PLAN MECI. Es el documento que especifica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico. Los procedimientos generalmente incluyen los relativos a los procesos de gestión y los procesos de realización del producto.

f) REGISTRO. Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas, los registros pueden utilizarse para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones acciones preventivas y acciones correctivas.

g) MEJORA CONTINUA. Actividad para aumentar la capacidad cada vez que sea necesario en aras de cumplir un requisito, es el proceso mediante el cual se establecen objetivos y se identifican oportunidades a través del uso de Hallazgos, mediante el uso de las auditorias que generalmente conducen a la acción correctiva y preventiva.

h) SATISFACCIÓN DEL CLIENTE. Es la Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus expectativas y sus demandas frente de la administración. 10.- MUNICIPIO DE FUNES. La Localidad de Funes fue fundada en 1616 por los padres Jesuitas Tellez y Funes; erigido en distrito municipal por medio de la ordenanza No. 22 de 1839, expedida por el cabildo de Pasto. El Municipio de Funes pertenece al círculo Notarial y Judicial de Ipiales, a la oficina seccional de Registro de Pasto y corresponde a la circunscripción electoral de Nariño. La ley 136 de 1994 en su Artículo 1º define: al Municipio como la entidad territorial fundamental de la división político administrativa del estado, con autonomía Política, fiscal y administrativa, dentro de los limites que le señalan la Constitución y la Ley y cuya finalidad es el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población en su respectivo Territorio.

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Funes al igual que el resto de los Municipios de Nariño fue poblado por los indios Funes Y Chápales pertenecientes a los Pastos y Quillacingas; con el devenir Histórico y en cumplimiento de las leyes naturales y sociales se dio el cruce de razas nativa y española originándose el mestizaje, cuya descendencia predomina en la región. El Municipio de Funes se encuentra localizado en el sudoeste del departamento de Nariño, su cabecera esta localizada 01º 001' 00¨ de latitud Norte y 77º 27' 00¨ de Longitud oeste, su altura sobre el nivel del mar es de 2.300 metros, esta a una distancia de 52 km. De la Ciudad de Pasto, capital del Departamento y dista de la ciudad de Ipiales 40 km. Partiendo del sitio denominado Pilcuán en el Kilómetro 44 vía Panamericana, de donde se desprende un tramo de Vía Pavimentada con una distancia de 8 kilómetros hasta la cabecera Municipal. El Municipio de Funes Limita: Por el Norte con el Municipio de Tangua y Pasto, por el este con Pasto y el departamento del Putumayo, por el sur con el Municipio de Puerres y por el oeste con los Municipios de Iles e Imues. El área del Municipio es de 407 km2. El Municipio se encuentra clasificado en sexta categoría de conformidad con la ley 617 de 2000, actualmente cuenta con cuatro Secretarias y una oficina asesora, cuatro entes descentralizados, 9 concejales, una Personería, 6 trabajadores oficiales, y un empleado de Carrera.

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11. - ESTRUCTURA ORGANICA

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DESPACHO DEL ALCALDE

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

OFICINA ASESORA DE PLANEACION

SECRETARIA

JUNTAS DE ACCION COMUNAL

SECRETARIA DE GOBIERNO

SECRETARIA

AUXILIARES ADMNISTRATIVOS

TESORERIA

COMISARIA DE FAMILIA

DIRECCION LOCAL DE SALUD

TECNICO DE AREA SALUD

SECRETARIA AUXILIAR

SERVICIOS PUBLICOS AUXILIARES ADMINISTRATIVOS

12.- PLATAFORMA ESTRATEGICA DEL MUNICIPIO. 12.1 MISION

SECRETARIA

PERSONERIA MUNICIPAL

CONCEJO TERRITORIAL DE PLANEACION

INSPECCION DE POLICIA

CONCEJO MUNICIPAL

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Contribuir al desarrollo Integral y sostenible de la Población Funeña a través de la intervención de cada uno de los actores sociales en la identificación, formulación y solución de los problemas y requerimientos sentidos y vividos en la comunidad; abriendo escenarios de participación que conlleven a la apropiación y autogestión de planes, programas y proyectos orientados a la satisfacción de las necesidades básicas de la población y la prestación eficiente de los servicios públicos básicos y por ende alcanzar el bienestar individual y colectivo. 12.2 VISION Funes será en el Año 2020 un Municipio Autónomo con sentido de Pertenencia, educado, con entorno saludable, justo con desarrollo humano, integral e incluyente, productivo, en armonía con la Naturaleza y proyectado a otros ámbitos Territoriales. 12.3 POLITICAS DE SERVICIO La Administración Municipal de Funes tiene como Políticas de servicio, garantizar la prestación de servicios Básicos con eficiencia y eficacia desarrollando un presupuesto participativo apegado a la Constitución y la Ley, promoviendo en cada instante la Participación Comunitaria de sus habitantes, que permita generar un Desarrollo ordenado y sostenible con el ambiente, comprometidos en todo caso con una cultura de mejoramiento Permanente. • •

• •

En el Municipio de Funes se pretende implementar una pedagogía de Participación Comunitaria. Aplicar Procesos adecuados de Planificación, Control y evaluación, los que deben permitir un desarrollo equilibrado entre el Municipio y el Medio ambiente. Trabajar en la implementación de cambio en la cultura de atención al usuario creando una relación armónica entre los dos. Atender las Necesidades de la Comunidad como lo ordena la constitución y la ley.

13.- SISTEMA DE GESTION MECI Comprende la Prestación de Servicios de Trámites y solicitudes, Vigilancia y Control, Bienestar Social, Contable y Financiera, Contratación Estatal y Mejora Continua.

14.- MAPA DE PROCESOS

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MAPA DE PROCESOS MUNICIPIO DE FUNES NARIÑO ENTRADAS

PROCESOS

SALIDAS

PROCESOSGESTION ESTRATEGICOS ESTRATEGICA

N E C E S I D A D E S

GESTION DE TR

MITES Y SOLICITUDES

GESTION DE BIENESTAR SOCIAL

PROCESOS MISIONALES GESTION DE VIGILANCIA Y CONTROL

GES GESTION FINANCIERA Y CONTABLE

CONTRATACION ESTATAL

Y E X P E C T A T I V A S

C O M U N I D A D

GESTION DEL TALENTO HUMANO

PROCESOS DE APOYO GESTION DEL RECURSO FISICO E INFORMATICA GESTION DOCUMENTAL

GESTION DE AUDITORIA

PROCESOS DE EVALUACION GESTION DE PLANES DE MEJORAMIENTO

15.- ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

C O M U N I D A D

S A T I S F A C C I O N D E L C L I E N T E

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La Estructura del Municipio de Funes esta conformada por Secretarias y Por dependencias, como se relacionan: a) ALCALDÍA MUNICIPAL Despacho del Alcalde b) OFICINA DE CONTROL INTERNO c) SECRETARIA DE PLANEACION d) SECRETARIA DE GOBIERNO Inspección de Policía Comisaría de Familia e) DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD Técnico en Salud f) TESORERIA MUNICIPAL 16.-

DESCRIPCION DE LOS PROCESOS

PROCESOS ESTRATEGICOS GESTION ESTRATEGICA: Permite realizar la Planeación Administrativa, Financiera, de programas y servicios, a trabes de la elaboración de diferentes planes y proyectos, aquí tenemos Plan de Desarrollo Plan de Acción Plan Financiero PROCESOS MISIONALES: GESTIÓN DE TRÁMITES Y SOLICITUDES. Facilita los lineamientos para la gestión de todos los trámites que la comunidad necesita adelantar en las oficinas de alcaldía Municipal GESTIÓN DE BIENESTAR SOCIAL. Son los procesos que permiten organizar, sistematizar y medir las actividades de formación, apoyo social, asesoría y asistencia brindadas a la comunidad. GESTIÓN DE VIGILANCIA Y CONTROL. Son los procesos que permiten velar por el cumplimiento normativo en lo referente a la prestación de servicios en Salud Publica, Espacio Publico, Medio ambiente, Bienestar Social y establecimientos de comercio.

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GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE. Son los procesos que Organizar, el Presupuesto y La Contabilidad Publica del Municipio de Funes.

permiten

CONTRATACIÓN ESTATAL. Son los procesos que establecen las directrices necesarias para la adquisición de bienes y servicios necesarios para atender las necesidades de la comunidad. PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO. Son los procesos que contribuyen al fortalecimiento de las capacidades, habilidades, destrezas, conocimientos y competencias del recurso humano al servicio de la administración Municipal GESTIÓN DE RECURSO FÍSICO E INFORMÁTICA. Son los procesos que proporcionan, los recursos físicos y de sistemas necesarios a los funcionarios de la administración y asegura la conservación de los mismos para facilitar la prestación de servicios con calidad a la comunidad. GESTIÓN DOCUMENTAL. Son los procesos que permiten administrar técnicamente el archivo del Municipio considerado como su Patrimonio documental de acuerdo con la normatividad legal vigente. PROCESOS DE EVALUACIÓN: GESTIÓN DE AUDITORIA. Evalúa los diferentes procesos y procedimientos del Municipio verificando el cumplimiento de los requisitos respectivos por medio de auditorias internas. GESTIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO. Establece las directrices e instrumentos para analizar la información que resulte de la evaluación de los procesos del Municipio e implementar las acciones correctivas, preventivas y de mejora necesarias para buscar una mejor atención a la comunidad. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Comprende el señalamiento de los pasos a seguir o a ejecutar en determinada actividad o tarea, indicando punto a punto los aspectos que componen el proceso, bien sea determinados por una ley o establecidas como norma interna, es decir como diligenciar formularios, las diferentes tareas y registros de información, así como también las dependencias y empleos responsables de su preparación, ejecución y revisión. Los procedimientos sirven para guiar la acción administrativa y exigir responsabilidades. El manual de procedimientos debe estar sometido a un proceso continuo de actualización como consecuencia del cambio diario de las normas que sucede en nuestro entorno diario.

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El trabajar por procesos más que sobre funciones individuales genera mayor integración y conformación de equipos humanos identificados en la búsqueda de resultados comunes, además con su normalización se obtiene calidad en el trabajo. El manual de procedimiento no es una exigencia legal, sino una necesidad de orden técnico, indispensable para asignar funciones, responsabilidades y evaluar a las dependencias y a los empleados, mediante un sistema de evaluación y resultados y conocidos como exámenes de auditoria y que además permiten valorar la participación en los logros institucionales. Por lo tanto, se han establecido Procesos y Procedimientos claves para las dependencias de la Administración Municipal.