GFI MailEssentials 9
Manual
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Este manual fue producido por GFI Software Ltd. La información de este documento está sujeta a cambios sin previo aviso. Las empresas, nombres, y datos utilizados en los ejemplos son ficticios si no se hace mención de lo contrario. Ninguna parte de este documento puede ser reproducida o transmitida bajo ninguna forma o medio, electrónico o mecánico, para ningún propósito, sin la expresa autorización escrita de GFI Software Ltd. GFI MailEssentials fue desarrollado por GFI Software Ltd. GFI MailEssentials es copyright de GFI Software Ltd. © 1998-2004 GFI Software Ltd. Todos los derechos reservados. GFI MailEssentials es una marca registrada, y GFI Software y el logo de GFI son marcas registradas de GFI Software Ltd. en Europa, Estados Unidos y otros países. Version 9.04 última actualización: 02/09/04
Contenido Explicando GFI MailEssentials
1
Introducción a GFI MailEssentials ................................................................................. 1 Características clave de GFI MailEssentials ................................................................. 1 Componentes de GFI MailEssentials ............................................................................ 2 Filtro anti-spam ‘Bayesiano’ de GFI MailEssentials ...................................................... 4
Instalando GFI MailEssentials
7
Introducción a la instalación de GFI MailEssentials ...................................................... 7 Instalando GFI MailEssentials en el equipo Exchange 2000/2003 ............................... 8 Instalando GFI MailEssentials en un equipo aparte.................................................... 10 Introducir su Clave de Licencia después de la instalación.......................................... 19 Instalando el gestor de reglas (clasifica el spam en carpetas de basura)......................................................................................................................... 19
Configurando el Anti-Spam
23
Introducción al Anti Spam............................................................................................ 23 Lista Blanca ................................................................................................................. 24 Lista Negra .................................................................................................................. 26 Acciones – Qué hacer con el correo spam ................................................................. 28 Filtro de análisis Bayesiano......................................................................................... 30 Análisis de cabecera ................................................................................................... 32 Análisis de palabras clave ........................................................................................... 36 El asistente de análisis bayesiano .............................................................................. 38 Acciones globales anti-spam....................................................................................... 43
Configurando los Avisos Corporativos
45
Introducción a los avisos corporativos ........................................................................ 45 Configurando los avisos corporativos ......................................................................... 45
Configurando Auto respuestas
49
Introducción a las auto respuestas.............................................................................. 49 Configurando Auto respuestas .................................................................................... 49
Configurando el Seguimiento de Correo
53
Introducción al Seguimiento de Correo ....................................................................... 53 Configurando el Seguimiento de Correo ..................................................................... 54 Habilitar/Deshabilitar el seguimiento de correo........................................................... 56
Configurando el Archivo de Correo
57
Introducción al Archivo de Correo ............................................................................... 57 Configurando el Archivo de Correo ............................................................................. 57 Archivar correo en una base de datos ........................................................................ 58
Generando Informes de Correo
59
Introducción ................................................................................................................. 59 GFI MailEssentials 9 Manual
Contenido • i
Configurar el Generador de informes de GFI MailEssentials...................................... 59 Informe de spam diario................................................................................................ 60 Informe de reglas Anti Spam ....................................................................................... 61 Estadísticas de uso por usuario .................................................................................. 62 Estadísticas de uso por dominio.................................................................................. 63 Estadísticas diarias del uso del servidor de correo ..................................................... 64 Comunicaciones de usuario ........................................................................................ 66 Opciones miscelánea .................................................................................................. 67 Informes impresos ....................................................................................................... 68
Configurando la descarga POP3
69
¿Debe usar POP3 o SMTP para recibir correo?......................................................... 69 Configurando el descargador POP3 ........................................................................... 70 Opciones de Conexión por marcado........................................................................... 72
Opciones miscelánea
75
Nodo general ............................................................................................................... 75 Opciones de actualización........................................................................................... 75 El monitor de GFI MailEssentials ................................................................................ 76 Configurando un Informe de No Entregado (NDR) falso ............................................ 76 Agregando dominios locales adicionales .................................................................... 76 Comandos remotos ..................................................................................................... 77 Utilizando comandos remotos ..................................................................................... 79 Ejemplos ...................................................................................................................... 80 Registro de comandos remotos .................................................................................. 81
Resolución de problemas
83
Introducción ................................................................................................................. 83 Base de conocimientos ............................................................................................... 83 Solicitud de soporte vía e-mail .................................................................................... 83 Solicitudes de soporte a través del webchat ............................................................... 84 Solicitudes de soporte telefónicas ............................................................................... 84 Foro Web ..................................................................................................................... 84 Notificaciones de versiones revisadas ........................................................................ 84
Indice
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Explicando GFI MailEssentials
Introducción a GFI MailEssentials GFI MailEssentials ofrece anti spam basado en servidor y otras características corporativas clave para su servidor de correo. Instalado como un extra de su servidor de correo, GFI MailEssentials es totalmente transparente a sus usuarios - no necesita formación de usuario adicional ni administración.
Características clave de GFI MailEssentials Anti-spam basado en servidor Los mensajes enviados por los spammers contienen información no solicitada, causando frustración y pérdida de tiempo valioso. GFI MailEssentials incluye un avanzado módulo anti-spam que incluye listas negras/blancas, filtro bayesiano, análisis de palabras clave y análisis de cabecera.
Aviso/Pie de texto para toda la empresa Debido a que las empresas son efectivamente responsables de los mensajes de correo de sus empleados, es conveniente incluir una renuncia de responsabilidad en cada correo saliente. El texto de aviso/pie también puede utilizarse para incluir un mensaje empresarial estándar en cada correo, como una dirección o lema publicitario de empresa. Además de que la mayoría de los empleados tengan su firma personal, el aviso corporativo o pie de texto asegura que el mensaje corporativo siempre se comunica. Los avisos corporativos pueden incluirse al principio o al final del correo. Además, puede incluir campos/variables en el aviso, por ejemplo un nombre de destinatario o dirección de correo. Así puede personalizar el aviso corporativo según el destinatario.
Almacenamiento de correo en base de datos Con GFI MailEssentials puede almacernar todo el correo de Internet entrante y saliente. Esto le permite mantener una copia de seguridad de todas las comunicaciones de correo y buscar fácilmente un determinado mensaje, como los correos de un cliente concreto. Esto también le permite comprobar el contenido de los mensajes y la calidad de las respuestas.
Informes GFI MailEssentials incluye un módulo que le permite crear informes sobre la utilización del correo de Internet, incluyendo: informe de estadísticas diarias, detallado registro de envios, informes por usuario
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o por rango de fechas. Estos informes pueden usarse para el cálculo de costes.
Auto respuestas personalizados basadas en servidor con números de seguimiento Las auto respuestas pueden ser más que una simple respuesta de ‘fuera de la oficina’. Con las respuestas automáticas, puede hacer que sus clientes sepan que su correo ha sido recibido y que la petición está siendo tramitada. GFI MailEssentials asigna un número de seguimiento único a cada respuesta para dar a sus clientes y empleados un fácil punto de referencia.
Descargador POP3 Algunos servidores de correo, como Exchange Server y Lotus Notes, no pueden descargar correo de buzones POP3. GFI MailEssentials incluye una utilidad que puede reenviar y distribuir correo de buzones POP3 a buzones de su servidor de correo.
Seguimiento de correo La característica de vigilancia de correo le permite enviar una copia del correo enviado a o desde una determinada dirección de correo o dominio interno, permitiéndole mantener un almacén central de todas las comunicaciones de correo electrónico de una determinada persona o departamento. Como puede configurar que el correo sea copiado en otra dirección, todo el correo puede almacenarse en un almacén de Exchange o Outlook, por lo que se puede buscar fácilmente correo.
Componentes de GFI MailEssentials GFI MailEssentials consta de las siguientes partes:
Limpiador de correo GFI MailEssentials El limpiador de correo se instala en el servicio IIS SMTP de Windows y analiza todo el correo entrante y saliente.
Configuración de GFI MailEssentials
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Configuración de GFI MailEssentials El programa de configuración le permite poner en marcha y configurar GFI MailEssentials. Toda la configuración puede hacerse desde la nueva consola MMC.
Monitor de GFI MailEssentials Este programa le permite vigilar la actividad de GFI MailEssentials. El servicio de descarga POP se monitoriza en la etiqueta POP2Exchange.
Generador de informes de GFI MailEssentials Esta aplicación le permite crear informes sobre su tráfico de correo. Puede informarse sobre el volumen de correo por usuario, dominio y servidor de correo. Además puede crear informes de comunicaciones de usuario, que le informarán detalladamente de los correos enviados por usuario.
El generador de informes de MailEssentials
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Asistente del Análisis Bayesiano de GFI MailEssentials El programa le permite crear una firma de spam personalizada en base al spam y al correo válido que usted identifique.
Filtro anti-spam ‘Bayesiano’ de GFI MailEssentials GFI MailEssentials utiliza la tecnología de filtrado bayesiano para lograr un muy alto ratio de detección de spam. La tecnología de filtrado bayesiano es una técnica adaptable de ‘inteligencia artificial’ que es mucho más dificil de superar por los spammers.
Cómo trabaja el filtro spam Bayesiano El filtrado Bayesiano se basa en el principio de que la mayoría de los sucesos están condicionados y que la probabilidad de que ocurra un suceso en el futuro puede ser deducido de las apariciones previas de ese suceso. (Hay más información disponible sobre las bases matemáticas del filtrado Bayesiano en http://wwwccrma.stanford.edu/~jos/bayes/Bayesian_Parameter_Estimation.html y http://www.niedermayer.ca/papers/bayesian/bayes.html.) Esta misma técnica se puede utilizar para clasificar spam. Si algún patrón de texto aparece a menudo en spam pero no en correo legítimo, entonces la siguiente vez que se encuentre el mismo patrón de texto en un nuevo correo, sería razonable asumir que este correo probablemente es spam.
Creando un base de datos Bayesiana de palabras hecha a medida Antes de que el correo pueda filtrarse utilizando este método, necesita generar un antecedente de cada palabra o muestra (como el signo $, direcciones IP y dominios, etcétera). Se asigna entonces un valor de probabilidad para cada palabra o muestra; la probabilidad se basa en cálculos que tienen en cuenta cuán a menudo aparece la palabra en el spam frente al correo legítimo. Esto se hace mediante el análisis del correo saliente de los usuarios y del correo spam conocido. Todas las palabras y muestras de ambos grupos son analizadas para generar la probabilidad de que una palabra concreta sea spam. Por ejemplo, si la palabra “mortgage" Aparece en 400 de 3.000 mensajes spam y en 5 de 300 mensajes legítimos, su probabilidad de ser spam es: (400/3000) / (5/300 + 400/3000) = 0.8889. Es importante observar que este análisis se realiza sobre el correo de la empresa, y es por lo tanto hecho a medida para esa empresa. Por ejemplo, una institución financiera podría utilizar la palabra "mortgage" más veces y obtendría muchos falsos positivos si utiliza un juego de reglas anti-spam general. El filtro Bayesiano, por otro lado, toma nota del correo saliente válido de la empresa (y reconoce "mortgage" como frecuentemente utilizada en mensajes legítimos), y por lo tanto tiene mucho mejor ratio de detección de spam y mucho menor ratio de falsos positivos.
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Una vez han sido calculadas las posibilidades de la palabra, el filtro está listo para usar. Observe que el filtro Bayesiano no es estático – por lo tanto el filtro se actualiza constantemente en base a los nuevos correos spam y válidos; por lo tanto el rendimiento del filtro Bayesiano mejorará a lo largo del tiempo y – más importante – se adaptará a los cambios en las tácticas de spam y/o a los cambios de la clase de correos escritos por los usuarios de la organización.
Buscando spam basándose en el filtro Bayesiano Cuando llega un nuevo correo, se descompone en palabras y las más relevantes - es decir, aquellas que son más significativas para identificar si el correo es spam o no - son seleccionadas. De estas palabras el filtro Bayesiano calcula la probabilidad de que el nuevo mensaje sea spam o no. Si la probabilidad es más grande que un umbral, digamos 0,9, entonces el mensaje se clasifica como spam. Este acercamiento Bayesiano al spam es altamente efectivo – un artículo de Mayo de 2003 informaba que los ratios de detección de spam de más de 99,7% pueden lograrse con un muy bajo número de falsos positivos.
Por qué el filtrado Bayesiano es mejor que el análisis de palabras clave detectando spam 1. El método Bayesiano tiene en cuenta la totalidad del mensaje – Reconoce palabras clave que identifican el spam, pero también reconoce palabras que denotan correo válido. Por ejemplo: no todo el correo que contiene la palabra "free" y "cash" es spam. La ventaja del método Bayesiano es que considera la mayoría de palabras interesantes (definido por su desviación de la media) y da como resultado una probabilidad de que un mensaje sea spam. El método Bayesiano encontraría interesantes las palabras “cash” y “free” pero también reconocería el nombre del contacto de negocio que envió el mensaje y de ese modo clasificar el mensaje como legítimo, por ejemplo; esto permite que las palabras se "mantengan en equilibrio" entre sí. En otras palabras, el filtrado Bayesiano es una estrategia mucho más inteligente porque examina todos los aspectos de un mensaje, en oposición al análisis de palabras clave que clasifican un correo como spam en base a una sola palabra. 2. Un filtro Bayesiano están constantemente auto adaptándose – Mediante el aprendizaje del nuevo spam y la salida de nuevo correo válido, el filtro Bayesiano evoluciona y se adapta a las nuevas técnicas spam. Por ejemplo, cuando los spammers comenzaron a utilizar “f-r-e-e” en lugar de “free” consiguieron eludir los análisis de palabras hasta que “f-r-e-e” fue incluido en la base de datos de palabras. Por otro lado, el filtro Bayesiano advierte automáticamente estas tácticas; de hecho si se encuentra la palabra "f-r-e-e", incluso es un mejor indicador de spam. Otro ejemplo sería utilizar la palabra “5ex” en lugar de “Sex”. 3. La técnica Bayesiana es sensible al usuario – Para tener éxito y hacer que se entreguen sus mensajes, los spammers tienen que enviar correo que no sea atrapado por los filtros personalizados de la víctima. Como el método Bayesiano tiene en cuenta el perfil de correo de la empresa, detecta el spam con mayor facilidad: Los spammers GFI MailEssentials 9 Manual
Explicando GFI MailEssentials • 5
necesitarían saber el perfil de correo de la empresa para ser capaces de superarlo. Ya que el correo spam tiene su propio vocabulario y carácter, el filtro Bayesiano puede atraparlo; sin embargo, no es sencillo para los spammers cambiar sus argumentos de venta para tener en cuenta el perfil de correo de la organización; después de todo no hay muchas formas de vender Viagra. 4. El método Bayesiano es multilíngüe e internacional – Un filtro antispam Bayesiano, al ser adaptable, puede utilizarse con cualquier idioma necesario. La mayoría de las listas de palabras clave sólo están disponibles en Inglés y son por lo tanto bastante inútiles en regiones no de habla Inglesa. El filtro Bayesiano también tiene en cuenta ciertas desviaciones del lenguaje o los diversos usos de ciertas palabras en areas diferentes, incluso si se habla el mismo idioma. Esta inteligencia lo habilita como un filtro para atrapar más spam. 5. Un filtro bayesiano es dificil de burlar a diferencia del filtro de palabras – Un spammer avanzado que quiera engañar a un filtro Bayesiano puede utilizar menos palabras ‘malas’ (es decir, palabras que habitualmente indican spam como free, Viagra, etc), o más palabras que generalmente indican correo válido (como un nombre de contacto válido, etc). Haciendo lo último es imposible porque el spammer tendría que conocer el perfil de correo de cada destinatario - y un spammer nunca puede esperar obtener esta clase de información de cada destinatario deseado. Utilizando palabras neutras, por ejemplo la palabra “public”, no funcionaría ya que estas son dejadas de lado en el análisis final. Utilizar palabras spam (utilizando “f-r-e-e” en lugar de “free”) sólo incrementará la probabilidad de que el mensaje sea spam, ya que un usuario legítimo raramente escribirá la palabra “free” como “f-r-e-e”. IMPORTANTE: ¡No juzgue el porcentaje de detección de spam de GFI MailEssentials hasta permitir al filtro Bayesiano funcionar al menos una semana! GFI MailEssentials puede alcanzar el más alto porcentaje de detección en comparación con otras soluciones antispam porque se adapta específicamente a su correo. ¡Sea paciente y espere al menos una semana antes de juzgarlo!
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Instalando GFI MailEssentials
Introducción a la instalación de GFI MailEssentials Este capítulo explica el procedimiento para instalar y configurar GFI MailEssentials. GFI MailEssentials puede instalarse de dos formas:
Opción de instalación 1: Instalando GFI MailEssentials en el equipo Exchange server 2000/2003 Este es el modo de implementación más directo y sencillo. Simplemente instala GFI MailEssentials en el equipo Exchange server 2000/2003. Consulte en el apartado ‘Instalando GFI MailEssentials en el equipo Exchange 2000/2003’ las instrucciones sobre la instalación de esta opción de implementación. Nota: Esta opción de instalación le permite dirigir el correo marcado como spam directamente a la carpeta de correo basura del usuario. Esto hace sencillo para los usuarios revisar periódicamente el correo spam en busca de falsos positivos. Si instala GFI MailEssentials en la DMZ, o en frente de Exchange 2000/2003, esta característica no estará disponible.
Opción de instalación 2: Instalando GFI MailEssentials en un equipo aparte Si no dispone de Exchange 2000/2003 o simplemente desea separar la instalación de MailEssentials del equipo Exchange 2000/2003, puede instalar MailEssentials en un equipo aparte. Esto también le permite mantener su servidor de correo empresarial detrás de un cortafuegos. GFI MailEssentials actuará como un host inteligente/servidor de retransmisión de correo en el perímetro de la red (también conocida como DMZ, zona desmilitarizada, y subred oculta). Ventajas adicionales: •
Puede realizar el mantenimiento de su servidor de Correo, mientras continúa recibiendo correo de internet.
•
Utiliza menor recursos de su servidor de Correo
•
El equipo GFI MailEssentials puede tener unas características técnicas menores que el equipo servidor de correo y procesar el correo más rápido
•
Tolerancia a fallos adicional – Si algo ocurre con su servidor de correo usted continuará recibiendo correo, el cual se quedará encolado en el equipo GFI MailEssentials. Nota: Esta equipo separado no necesita estar dedicado a GFI MailEssentials, puede ejecutar otras aplicaciones, como GFI MailSecurity.
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Si elige esta opción, tiene que configurar IIS antes de instalar GFI MailEssentials. Consulte en el apartado 'Instalando GFI MailEssentials en un equipo aparte’ las instrucciones de cómo hacerlo. IMPORTANTE: ¡No juzgue el porcentaje de detección de spam de GFI MailEssentials hasta permitir al filtro Bayesiano funcionar al menos una semana! GFI MailEssentials puede alcanzar el más alto porcentaje de detección en comparación con otras soluciones antispam porque se adapta específicamente a su correo. ¡Sea paciente y espere al menos una semana antes de juzgarlo!
Instalando GFI MailEssentials en el equipo Exchange 2000/2003 ¡Este es el modo recomendado si dispone de Exchange 2000/2003!
Requerimientos del sistema •
Windows 2000/2003 Server o Advanced Server
•
Microsoft Exchange server 2000/2003
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Si utiliza el generador de informes de GFI MailEssentials, se requiere el nucleo de servicios de Microsoft XML. Este se incluye en la instalación de GFI MailEssentials y se instalará automáticamente si su sistema operativo es Inglés.
•
IMPORTANTE: ¡Desactive el escaneo de los directorios de GFI MailEssentials e IIS en su software Anti Virus! Los productos AV son conocidos por interferir con el funcionamiento normal así como por ralentizar cualquier software que requiera acceso a archivos. De hecho Microsoft no recomienda ejecutar software anti-virus basado en archivos en Exchange Server. Para más información: http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID001522
•
Asegúrese que el software de backup no hace copia de ninguno de los directorios de GFI MailSecurity en cualquier momento. GFI MailEssentials necesitará iniciar y detener los servicios de Exchange durante la instalación.
Iniciando la instalación de GFI MailEssentials 1. En el equipo Exchange, inicie sesión como administrador y ejecute la instalación de GFI MailEssentials haciendo doble clic en el archivo me.exe. Aparecerá un diálogo de bienvenida. Cierre otros programas Windows y haga clic en Next. GFI MailEssentials le indicará que compruebe si hay una version más reciente de GFI MailEssentials. ¡Use siempre la última versión! 2. Confirme el Contrato de Licencia, y haga clic en Next. 3. La instalación le preguntará dónde quiere instalar GFI MailEssentials. GFI MailEssentials necesitará aproximadamente 30 MB de espacio libre en disco. Además de esto, deberá reservar aproximadamente 200 MB para los archivos temporales. 4. Introduzca su Nombre, Empresa y Clave de Licencia. Si está evaluando el producto, deje el número de serie “Evaluation” por defecto. Haga clic en Next.
8 • Instalando GFI MailEssentials
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5. La instalación le pedirá la dirección de correo del administrador. Esta dirección se usará para las notificaciones críticas.
Seleccionando el modo SMTP o el modo Directorio Activo
6. Si está instalando GFI MailEssentials en un servidor Exchange configurado como un servidor front-end (es decir, en una DMZ frente a otro servidor Exchange), puede escoger si desea instalar GFI MailEssentials en modo Directorio Activo o en modo SMTP. El modo Directorio Activo le permite seleccionar los usuarios presentes en el Directorio para las configuraciones/reglas basadas en usuario como los avisos empresariales. Sin embargo, en un servidor front-end no están disponibles todos los usuarios. En este caso es mejor seleccionar el modo SMTP, el cual le permite introducir la dirección de correo SMTP para las configuraciones/reglas basadas en usuario.
Confirme su dominio local.
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7. La instalación confirmará ahora los dominios locales que tiene configurados. Recoge los dominios locales de su configuración de IIS. Es importante asegurar que sus dominios locales son enumerados correctamente. MailEssentials filtrará SOLO el correo destinado a su dominio local – por lo tanto su no configura su dominio local correctamente ¡el spam no será eliminado! 8. La instalación copiará ahora todos los archivos de programa al destino seleccionado, y finalizará la instalación creando el grupo de programas GFI MailEssentials. Haga clic en Finish para finalizar la instalación. Una vez se hayan copiado todos los archivos, preguntará si puede reiniciar el servicio SMTP. 9. Tras la instalación se comprobará si tiene instalado el motor Microsoft XML. Si no lo tiene instalado, y su vérsión de Microsoft Windows es Inglesa/Americana, lo instalará por usted. Si usted NO dispone de una versión Inglesa/Americana de Windows, la instalación le solicitará que descargue e instale el motor Microsoft XML adecuado. EL motor XML lo utiliza la aplicación generadora de informes y solo ocupa 2 Mb. Probablemente sea utilizado también por otras aplicaciones. Para más información consulte: http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID001584
Instalando GFI MailEssentials en un equipo aparte Si instala GFI MailEssentials en un equipo separado, debe asegurarse de que es la primera que recibe todos el correo destinado a su servidor y la ultima parada del correo saliente. Para que esto ocurra, GFI MailEssentials debe actuar como un gateway para todo el correo electrónico. Esta configuración se conoce también como 'Host inteligente' o servidor 'Retransmisor de correo'. Efectivamente GFI MailEssentials actuará como un servidor retransmisor de correo.
Requerimientos del sistema •
Windows 2000/2003 - Pro, Server o Advanced Server o Windows XP Professional. (Tenga en cuenta que si usa Windows 2000 o XP, solo podrá aceptar hasta 10 conexiones SMTP entrantes simultáneamente, por lo que es mejor usar Windows 2000/2003 server)
•
El servicio SMTP de IIS5 instalado y ejecutándose como un retransmisor SMTP hacia su servidor de correo. Esto significa que el registro MX de su dominio debe apuntar al equipo en el que instalará GFI MailEssentials. Para mas información acerca de la configuración de IIS5:
•
http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q293/8/00.ASP
•
Microsoft Exchange server 2000, 2003, 4, 5 ó 5.5, Lotus Notes 4.5 y superior, o un servidor de correo SMTP/POP3.
•
IMPORTANTE: ¡Desactive el escaneo de los directorios de GFI MailEssentials e IIS en su software Anti Virus! Los productos AV son conocidos por interferir con el funcionamiento normal así como por ralentizar cualquier software que requiera acceso a archivos. De hecho Microsoft no recomienda ejecutar software anti-virus basado en archivos en Exchange Server. Para más información: http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID001522
10 • Instalando GFI MailEssentials
GFI MailEssentials 9 Manual
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Asegúrese que el software de backup no hace copia de ninguno de los directorios de GFI MailSecurity en cualquier momento.
Instalando y configurando el servicio SMTP IIS GFI MailEssentials usa el servicio IIS SMTP de Windows como su servidor SMTP. Como GFI MailEssentials trabaja con este servicio SMTP, se necesita configurar primero este servicio como un servidor de retransmisión de correo.
Acerca del servicio Windows IIS SMTP El servicio SMTP de Windows es parte de IIS, el cual es parte de Windows 2000/2003. Se usa como el agente de transferencia de mensajes de Microsoft Exchange Server, y ha sido diseñado para manejar una gran cantidad de tráfico de correo. El servicio SMTP de Windows IIS 5 está incluido en cada distribución de Windows, incluyendo Windows Professional. Para instalar y configurar el servicio SMTP de IIS como un servidor de retransmisión de correo:
Paso 1: Verifique la instalación del Servicio SMTP En el Panel de Control, abra Agregar/Eliminar Programas, y haga clic en Agregar/Eliminar Componentes de Windows. Haga clic en el componente Internet Information Services (IIS), haga clic en Detalles, y verifique que el cuadro del Servicio SMTP está seleccionado. Si no lo está, haga clic para seleccionarlo, y en Aceptar, y siga las indicaciones de instalación que se mostrarán.
Especifique un nombre del servidor de retransmisión de correo y asigne una IP
Paso 2: Especifique un nombre del servidor de retransmisión de correo y asigne una IP Haga clic en Inicio, Programas, Herramientas Administrativas, y Administración de Servicios de Internet. GFI MailEssentials 9 Manual
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Expanda el árbol bajo el nombre del servidor, y entonces expanda el Servidor SMTP Virtual Predeterminado. Haga clic con el botón derecho y seleccione 'Propiedades'. Asígnele una IP.
Paso 3: Configure el Servicio SMTP para retransmitir el correo a su servidor de correo En este paso, configure el servicio SMTP para retransmitir los mensajes entrantes a su servidor de correo. Nota: Durante la instalación, GFI MailEssentials realizará este paso automáticamente. GFI MailEssentials le pedirá el nombre de su dominio local, y le creará como un dominio remoto. Verá el dominio en el panel de la derecha. Sin embargo, si realiza este paso manualmente, puede confirmar que su servidor de retransmisión está trabajando correctamente antes de proceder a la instalación de GFI MailEssentials.
Creando un dominio local en IIS para enrutar correo 1. Haga clic en Inicio, Programas, Herramientas Administrativas, y Administración de Servicios de Internet. 2. Expanda el árbol bajo el nombre del servidor, y entonces expanda el Servidor SMTP Virtual Predeterminado. Por defecto, debe tener un dominio Local (Predeterminado) con el nombre de dominio totalmente cualificado del servidor. 3. Configure el dominio para la entrada: 1. Haga clic con el botón derecho en el icono Dominios, haga clic en Nuevo, y después en Dominio. 2. Haga clic en Remoto, Siguiente, y escriba después el nombre de dominio en el cuadro Nombre. Haga clic en Finalizar.
Configure el dominio
NOTA IMPORTANTE SOBRE DOMINIOS LOCALES
12 • Instalando GFI MailEssentials
GFI MailEssentials 9 Manual
¡Asegúrese de que todos sus dominios locales están correctamente configurados, en caso contrario no se filtrará el correo! Nota: Durante la instalación, MailEssentials importará los dominios locales del servicio IIS SMTP. Si desea dominios locales adicionales, tiene que agregarlos en la configuración de MailEssentials. Hay más información en el apártado ‘Agregar dominios locales adicionales’ en el capítulo Miscelanea. Si agrega dominios locales adicionales en el servicio IIS SMTP, no se reconocerán automáticamente hasta que los introduzca en la configuración de MailEssentials. Este le permitirá poner en marcha host inteligentes remotos para dominios concretos que no sean locales.
Configure el dominio para retransmitir correo a su servidor de correo: 1. En las propiedades del dominio que acaba de crear, haga clic en el cuadro Permitir que el Correo Entrante sea Retransmitido a este Dominio. 2. Si se está configurando para un dominio interno, debería especificar el servidor que recibe el correo para el nombre de dominio por la dirección IP del cuadro de diálogo Enrutamiento de dominio. 3. Haga clic en la opción Reenviar todo el correo electrónico al siguiente host inteligente, y escriba la dirección IP del servidor responsable del correo electrónico para este dominio entre corchetes. Por ejemplo: [123.123.123.123] Nota: Escribir la dirección IP del servidor entre corchetes es necesario para que el servidor reconozca que esta es una dirección IP y no intente una búsqueda de DNS. 4. Haga clic en Aceptar.
Opciones de retransmisión
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Paso 4: Asegure su servidor retransmisor de correo. En este paso especificará el nombre de su servidor de correo, y cualesquiera otros servidores de correo que enviarán correo a través de este servidor retransmisor. En efecto limitará los servidores que pueden enviar correo a través de este servidor. Si no crea restricciones cualquiera podrá usar su servidor de retransmisión como un retransmisor abierto (es decir, Spamming). Para prevenir esto: 1. Abra las propiedades del Servidor Virtual SMTP Predeterminado. 2. En la etiqueta Acceso, haga clic en Retransmisión. 3. Haga clic en Sólo los de la lista siguiente, haga clic en Agregar, e incluya la IP del servidor de correo que reenviará el correo a este servidor. Puede especificar un único equipo, grupo de equipo o un dominio: a) Un único equipo: Especifique un determinado host que quiera que retransmita a través de este servidor. Si hace clic en el botón Consulta DNS, puede consultar una dirección IP de un determinado host. b) Grupo de equipos: Especifique la IP base de los equipos que quiera que retransmitan. c) Dominio: Seleccione todas los equipos de un dominio a través de un nombre de dominio que tendrá la retransmisión abierta. Esta opción agrega sobrecarga de trabajo, y podría hacer disminuir el rendimiento del servicio SMTP debido a que incluye consultas DNS inversas de todas las direcciones IP que intentan retransmitir para verificar su nombre de dominio.
Paso 5: Configure su servidor de correo para retransmitir correo a través del servidor retransmisor de correo Después de haber configurado el servicio SMTP de IIS para enviar y recibir correo, debe configurar su servidor de correo para retransmitir todo el correo a su servidor retransmisor de correo. Para hacerlo:
Si tiene Microsoft Exchange Server 4/5/5.5: 1. Inicie el Microsoft Exchange Administrator. 2. Vaya al Internet Mail Service y haga doble clic sobre él para configurar sus propiedades. 3. Vaya a la etiqueta Connections. 4. En la sección Message Delivery, seleccione 'Forward all messages to host'. Introduzca el nombre o la IP del equipo que ejecuta GFI MailEssentials. 5. Haga clic en Aceptar y reinicie Exchange server. Esto se puede hacer desde servicios.
Si tiene Microsoft Exchange Server 2000/2003: Necesitará poner en marcha un conector SMTP que envíe todo el correo a GFI MailEssentials: 1. Inicie el Administrador del Sistema Exchange
14 • Instalando GFI MailEssentials
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2. Haga clic con el botón derecho sobre el Nodo Conectores >Nuevo->Conector SMTP y cree un nuevo conector SMTP. Se le solicitará un nombre. 3. Seleccione ahora la opción "Reenviar todo el correo a través de este conector al siguiente host inteligente", y escriba la IP del servidor GFI MailEssentials (el servidor retransmisor de correo) entre corchetes [ ] (ej.: [100.130.130.10]. Haga clic en Aceptar para Agregar. 4. Seleccione el Servidor SMTP en el que el Conector SMTP va a funcionar. Vaya a la etiqueta Espacio de Direcciones, y haga clic en Agregar. Seleccione SMTP y haga clic en Aceptar. 5. Haga clic en Aceptar para salir. Ahora todos los correos serán enviados al equipo GFI MailEssentials.
Si tiene Lotus Notes o un servidor SMTP/POP3: Compruebe la documentación del servidor de correo acerca de cómo enviar el correo al equipo GFI MailEssentials.
Paso 6: Apunte el registro MX de su dominio al servidor retransmisor de correo. Debido a que el nuevo servidor retransmisor de correo debe recibir primero todo el correo entrante y saliente, deberá actualizar el registro MX de su dominio para que apunte a la IP del nuevo servidor retransmisor de correo. De otra forma el correo seguirá yendo a su servidor de correo y puenteará GFI MailEssentials. Si tiene su propio servidor DNS, necesitará actualizarlo. Si su ISP gestiona el dominio por usted, necesita pedirle que actualice el registro MX por usted. Tras hacer esto, compruebe si el registro MX es correcto utilizando el siguiente procedimiento.
Comprobando si el registro MX de su dominio está configurado correctamente 1. Abra una ventana de comandos. Escriba nslookup 2. Ahora escriba 'set type=mx' 3. Introduzca su dominio de correo. 4. El registro MX debe devolverle una IP única. ¡Esta IP debe ser la de su servidor retransmisor de correo!
Comprobando el registro MX de su dominio
Nota: Si desea enviar correo usando un host inteligente (utilizado cuando se usa marcado) o recibir correo utilizando ETRN, necesitará realizar pasos adicionales para configurar IIS 5 como un servidor
GFI MailEssentials 9 Manual
Instalando GFI MailEssentials • 15
retransmisor de correo. Para más información refiérase a la documentación de IIS 5.
Paso 7: ¡Pruebe su nuevo retransmisor de correo! Antes de proceder con la instalación de GFI MailEssentials, verifique que su nuevo retransmisor de correo está funcionando correctamente. 1. Comprueba su conexión de entrada SMTP IIS 5 de su servidor transmisor de correo enviando un correo desde una cuenta externa a una cuenta interna (puede usar Hotmail, si no dispone de una cuenta externa). Verifique que el cliente de correo recibe el correo. 2. Compruebe su conexión de salida SMTP IIS 5 de su servidor transmisor de correo enviando un correo a una cuenta externa desde un cliente de correo electrónico. Verifique que el usuario externo recibe el correo. Nota: En lugar de usar un cliente de correo electrónico, puede usar Telnet y enviar manualmente un correo electrónico. Esto le aportará más información de resolución de problemas. Este es el enlace al artículo de la base de datos de conocimiento de Microsoft donde explica como hacerlo: http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q153/1/19.asp
Paso 8: Iniciando la instalación de GFI MailEssentials 1. En el equipo recientemente configurado como retransmisor de correo, inicie sesión como administrador y ejecute la instalación de GFI MailEssentials haciendo doble clic en el archivo me.exe. Aparecerá un diálogo de bienvenida. Cierre otros programas Windows y haga clic en Next. GFI MailEssentials le indicará que compruebe si hay una version más reciente de GFI MailEssentials. ¡Use siempre la última versión! 2. Confirme el Contrato de Licencia, y haga clic en Next. 3. La instalación le preguntará dónde quiere instalar GFI MailEssentials. GFI MailEssentials necesitará aproximadamente 30 MB de espacio libre en disco. Además de esto, deberá reservar aproximadamente 200 MB para los archivos temporales. 4. Introduzca su Nombre, Empresa y Clave de Licencia. Si está evaluando el producto, deje el número de serie “Evaluation” por defecto. Haga clic en Next.
16 • Instalando GFI MailEssentials
GFI MailEssentials 9 Manual
Especificando la IP y el dominio del servidor de correo
5. La instalación le pedirá que especifique su IP y su dominio local. •
Especifique la IP de su Servidor de correo (ej., nombre del servidor Exchange) y el puerto del servidor de correo.
•
Especifique su dominio local.
El dominio local es la última parte de su dirección de correo interna, por ejemplo gfi.com. 6. La instalación le pedirá la dirección de correo del administrador. Esta dirección se usará para las notificaciones críticas.
Seleccionando el modo SMTP o el modo Directorio Activo
Si está instalando GFI MailEssentials en un equipo que es parte de un dominio y tiene Directorio Activo, la instalación le preguntará su desea instalar in modo Directorio Activo o en modo SMTP. El modo Directorio Activo le permite seleccionar los usuarios presentes en el Directorio para las configuraciones/reglas basadas en usuario como los avisos empresariales. Sin embargo, su su equipo está en la DMZ, entonces es mejor seleccionar el modo SMTP. En este modo toda la configuración/reglas basadas en usuario requerirán que introduzca la dirección de correo SMTP.
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Instalando GFI MailEssentials • 17
Confirme su dominio local.
7. La instalación confirmará ahora los dominios locales que tiene configurados. Recoge los dominios locales de su configuración de IIS. Es importante asegurar que sus dominios locales son enumerados correctamente. MailEssentials filtrará SOLO el correo destinado a su dominio local – por lo tanto su no configura su dominio local correctamente ¡el spam no será eliminado! 8. La instalación copiará ahora todos los archivos de programa al destino seleccionado, y finalizará la instalación creando el grupo de programas GFI MailEssentials. Haga clic en Finish para finalizar la instalación. Una vez se hayan copiado todos los archivos, preguntará si puede reiniciar el servicio SMTP. 9. Tras la instalación se comprobará si tiene instalado el motor Microsoft XML. Si no lo tiene instalado, y su vérsión de Microsoft Windows es Inglesa/Americana, lo instalará por usted. Si usted NO dispone de una versión Inglesa/Americana de Windows, la instalación le solicitará que descargue e instale el motor Microsoft XML adecuado. EL motor XML lo utiliza la aplicación generadora de informes y solo ocupa 2 Mb. Probablemente sea utilizado también por otras aplicaciones. Para más información consulte: http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID001584 Si sus servicios IIS están ejecutándose, GFI MailEssentials necesitará detener esos servicios durantes la instalación para instalar ciertos archivos. Tras esto, ofrecerá reiniciar estos servicios.
18 • Instalando GFI MailEssentials
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Introducir su Clave de Licencia después de la instalación
GFI MailEssentials Licensing
Si ha comprado GFI MailSecurity, puede introducir su número de serie en el nodo General > Licensing. Si está evaluando GFI MailEssentials, el producto expirará después de 60 días (con clave de evaluación). Si entonces decide comprar GFI MailEssentials, solo tiene que introducir aquí la clave de licencia sin tener que reinstalarlo. Debe licenciar MailEssentials por el número de usuarios que tiene en su servidor de correo. Introducir la Clave de licencia no debe ser confundido con el proceso de registrar los detalles de su empresa en nuestro sitio web. Esto es importante, ya que nos permite darle soporte y avisarle sobre noticias importantes sobre los productos. Registre en: http://www.gfi.com/pages/regfrm.htm
Instalando el gestor de reglas (clasifica el spam en carpetas de basura) Nota: El asistente de reglas sólo funcionará en Windows 2000 y superior. No funcionará en Windows NT.
El gestor de reglas de buzón El gestor de reglas de buzón es una utilidad que le permite configurar reglas para los buzones de los usuarios, de forma que los correos marcados como spam puedan ser movidos automáticamente a las carpetas de correo basuca de los usuarios para una sencilla revisión por su parte.
Cómo trabaja Básicamente, usted instala el gestor de reglas en Exchange Server e indica los buzones a los cuales quiere aplicar la regla. Entonces especifica en la configuración de MailEssentials que todo el spam debe ser etiquetado. Si desea utilizar el gestor de reglas, debe seleccionar ETIQUETAR, y NO bloquear y borrar o mover. ¡Lo último quiere decir que el correo no llegaría al buzón del usuario, y por lo tanto la regla nunca sería activada!
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Instalando GFI MailEssentials • 19
¡Etiquetar correo, NO bloquear y borrar!
De esta forma todo el spam se etiquetará como [SPAM], y consecuentemente las reglas instaladas en el buzón moverán entonces el correo etiquetado como [SPAM] a otra carpeta preferida, por ejemplo la carpeta de correo basura de los usuarios. El gestor de reglas de buzones es aplicable a: •
Empresas que no tienen instalado GFI MailEssentials en el equipo Exchange Server 2000/2003, sino más bién instalado como un retransmisor de correo, por ejemplo en la DMZ.
•
Empresas que utilizan Exchange 5.5
Si tiene instalado GFI MailEssentials en el mismo equipo Exchange 2000/2003, no hay necesidad de ejecutar el gestor de reglas de buzones, porque GFI MailEssentials será capaz de enrutar el correo por si mismo a la carpeta de correo basura del usuario.
Instalando el gestor de reglas y el asistente bayesiano Para instalar el gestor de reglas y el asistente bayesiano: 1. Copie el archivo bayesianwiz.exe, localizado en la carpeta MailEssentials\bsw, al equipo en el cual desea instalar estas utilidades. 2. Ejecute bayesianwiz.exe. Para más información sobre el asistente bayesiano, por favor consulte el siguiente capítulo.
Configurando las reglas en los buzones de los usuarios Para configurar las reglas en los buzones de los usuarios:
20 • Instalando GFI MailEssentials
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1. Inicie la aplicación de gestión de reglas desde la carpeta de programa de GFI MailEssentials
El gestor de reglas
2. La pantalla principal mostrará todos los buzones encontrados en su servidor. Ahora seleccione los buzones en los que desea instalar una regla. Puede crear dos tipos de reglas: •
Una regla que mueva el correo marcado como spam a la carpeta de correo basura del usuario
•
Una regla que elimine el correo marcado como spam (Esta regla puede utilizarse para usuarios que quieren eliminar su spam automáticamente)
Crear un regla
3. Haga clic en ‘Configure…’. Por defecto la regla buscará [SPAM] en el asunto. ¡Observe que si cambia esto, también tiene que cambiar la etiqueta anexada por MailEssentials a nivel de servidor! Ahora seleccione si eliminar el correo, o mover el spam a una carpeta aparte. Puede especificar el nombre de la carpeta. Si especifica por ejemplo Bandeja de Entrada\Basura, entonces la carpeta se creará bajo la carpeta Bandeja de Entrada. Si especifica sólo ‘Basura’, entonces la carpeta se creará en el nivel superior, es decir junto a la Bandeja de entrada, por ejemplo.
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Instalando GFI MailEssentials • 21
4. Puede seleccionar múltiples buzones y configurar reglas para todos ellos a la vez (mientras la misma regla se aplique a todos) 5. Todos los buzones para los que ha configurado una regla se marcarán en azul.
22 • Instalando GFI MailEssentials
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Configurando el Anti-Spam
Introducción al Anti Spam Correos electrónico fraudulentos, inapropiados y ofensivos están siendo enviados cada día en cantidades ingentes a adultos, niños y negocios, por lo que una protección antispam es un componente esencial de la estrategia de seguridad de su red. El spam malgasta el tiempo de los usuarios de la red y los recursos de la misma, y además puede llegar a ser peligroso. GFI MailEssentials afronta la protección spam a nivel de servidor y elimina la necesidad de instalar y actualizar el software antispam en cada estación de trabajo. GFI MailEssentials utiliza varios métodos para identificar el spam: 1. Uso de Listas Negras y Blancas – este método utiliza listas negras para bloquear correo de spammers conocidos. Las listas blancas son relaciones de direcciones de correo de la cuales siempre desea recibir correo. 2. Análisis Bayesiano – este método analiza el contenido del correo entrante y en base a reglas matemáticas decide si el correo es o no spam. 3. Análisis de cabecera – este método analiza la cabecera del correo para detectar si un correo es spam o no 4. Análisis de palabras clave – este método le permite configurar palabras clave que indican si un correo es spam.
Configuración Anti spam
Cuando GFI MailEssentials encuentra un mensaje spam, puede eliminarlo, moverlo a una carpeta central, reenviarlo a una dirección de correo o moverlo a una carpeta de correo basura del usuario. Nota: Para detener a los spammers que transmiten sus correos a través de su servidor de correo, necesita configurar su servidor para
GFI MailEssentials 9 Manual
Configurando el Anti-Spam • 23
que no permita la retransmisión de correo. Para más información acerca de esto, consulte la documentación de su servidor de correo.
Lista Blanca La Lista Blanca es una base de datos de direcciones y dominios de correo de los cuales siempre desea recibir correo. Es decir, el correo enviado desde estas direcciones o dominios nunca será marcado como spam.
Dominios en lista blanca
La configuración de la Lista Blanca se hace en el nodo Anti Spam > Blacklist/White list. Haga clic con el botón derecho sobre este nodo para abrir las propiedades de Lista Negra/Lista Blanca. La primera etiqueta es la configuración de Lista Blanca.
Lista blanca automática Lo primero de todo, le recomendamos que habilite la característica de lista blanca automática. Esta característica pone automáticamente en lista blanca a los destinatarios de su correo. Mediante el almacenamiento automático de los destinatarios de todo el correo saliente en una base de datos, creará rápidamente un lista blanca fiable y actualizada, con ninguna administración. La lista blanca puede almacenar hasta 30.000 direcciones. Una vez superados se reemplazarán los registros más antiguos.
24 • Configurando el Anti-Spam
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Recomendamos encarecidamente utilizar esta característica. De esta forma puede establecer reglas más estrictas para aquellos correos de emisores desconocidos.
Agregando una entrada a la lista blanca.
Para agregar un dominio o dirección de correo a la lista blanca, haga clic en 'Add'. Especifique la dirección de correo completa. Si desea especificar un dominio completo, especifíquelo como sigue '*@empresadesoporte.com'. El '*' es un comodín que incluye todas las direcciones de correo de ese dominio. También puede utilizar comodines y poner en lista blanca sufijos de dominios completos, por ejemplo *@*.mil o *@*.edu. Lo anterior por ejemplo aseguraría que el correo enviado desde dominios militares o educacionales nunca sería marcado como spam.
Lista blanca y boletines de noticias El botón Add List le permite especificar newsletters que desea recibir. Algunos newsletters utilizan programas de correo que no indican la dirección del remitente en el campo MIME, haciendo que la característica de análisis de cabecera de GFI MailEssentials los marque como spam.
Agregando un newsletter/lista de correo
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Configurando el Anti-Spam • 25
Para agregar un servidor de listas o newsletter en lista blanca, haga clic en 'Add List'. En este diálogo debe especificar el dirección mime Para: utilizada por el programa de correo de la lista o newsletter. El MIME Para: es la dirección de correo a la cual dirigido el correo. Para encontrar el MIME Para: abra una copia de la lista de correo/newsletter y haga doble clic en el campo Para: . Escriba la dirección de correo que aparezca en el diálogo 'Add List'. Nota: También puede utilizar ‘Add List’ para especificar usuarios de cuyo correo NO debe ser filtrado el spam.
Lista Negra La Lista Negra es una base de datos personal de direcciones y dominios de correo de los cuales nunca desea recibir correo. Es decir, el correo enviado desde estas direcciones o dominios siempre será marcado como spam.
La lista negra de spam
La configuración de la Lista Negra se hace en el nodo Anti Spam > Blacklist/White list. Haga clic con el botón derecho sobre este nodo para abrir las propiedades de Lista Negra/Lista Blanca. Ahora haga clic sobre la etiqueta 'Black List'.
26 • Configurando el Anti-Spam
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Agregando una entrada de correo en lista negra
Para agregar un dominio o dirección a la lista negra, haga clic en 'Add'. Especifique la dirección de correo completa. Si desea especificar un dominio completo, especifíquelo como sigue '*@spammer.com'. El '*' es un comodín que incluye todas las direcciones de correo de ese dominio. También puede poner en lista negra sufijos de dominios completos, por ejemplo *@*.jp. Esto asegurará que el correo enviado desde Japón será automáticamente marcado como spam. Evidentemente tiene que usar estas entradas con cuidado. Entonces indique su quiere que la entrada de lista negra se aplique al campo Mime Para: o al campo MIME De: . La opción MIME Para: le permite poner en lista negra el correo enviado a direcciones de correo inexistentes. Esto podría ser conveniente si quiere evitar un NDR que se está enviando y solo desea que el correo sea eliminado automáticamente (por ejemplo correo enviado a exempleados).
Listas negras DNS de terceros (DNSBL) La etiqueta DNS BlackLists del diálogo While list/Black List contiene las opciones de lista negra DNS. GFI MailEssentials admite varias listas negras DNS. Las listas negras DNS son bases de datos de spammers conocidos. Estas bases de datos son consultas al ‘estilo DNS'. Hay un número considerable de listas negras DNS de terceros disponibles, en un rango que va desde listas fiables que tienen procedimientos claramente perfilados de entrada y salida de la lista negra, hasta listas menos fiables. La lista ORDB es una Base de Datos de Retransmisores Abiertos mantenida por ORDB.org. ORDB.org es una organización sin ánimo de lucro que almacena las direcciones IP de retransmisores SMTP abiertos verificados. Estos retransmisores son, o son susceptibles de ser, utilizados como intermediario para enviar correo maiso no solicitado, también conocido como spam. Mediante el acceso a esta lista, los administradores de sistemas pueden elegir aceptar o rechazar el intercambio de correo de esas direcciones. Cuando se envía un correo, pasa a través de varios servidores smtp hasta que alcanza el destino final. La dirección ip de cada uno de esos servidores smtp se registra en la cabecera del correo.
Cómo trabaja GFI MailEssentials comprobará todas las ips públicas encontradas en la cabecera del mensaje con la base de datos DNSBL configurada (ejemplo: ordb.org). GFI MailEssentials registrará todas las ips
GFI MailEssentials 9 Manual
Configurando el Anti-Spam • 27
comprobadas en una base de datos interna y no realizará ulteriores comprobaciones con la DNSBL para las mismas ips. Las direcciones ip son almacenadas en la base de datos durante 4 dias, o hasta que se reinicie el servicio Protocolo Simple de Transferencia de Correo.
Seleccionando una lista negra DNS
Para habilitar la lista negra DNS: 1. Haga clic sobre 'Check whether the sending mail server is on this DNSBL'. 2. Ahora seleccione la lista negra DNS con la que desea comprobar el correo entrante. Por ejemplo relays.ordb.org 3. Opcionalmente puede seleccionar una segunda lista negra DNS, por ejemplo SpamHaus. Observe que consultar una lista negra DNS puede ser lento (dependiendo de su conexión), por lo que el correo puede ralentizarse un poco, especialmente si consulta 2 listas negras DNS.
Acciones – Qué hacer con el correo spam Las propiedades de cada filtro spam (es decir los nodos Blacklist/Whitelist, Bayesian Analisys, Header Checking y Keyword Checking) tienen una etiqueta Actions para permitirle especificar qué debe hacerse con el correo marcado como spam por ese módulo. La razón de que pueda especificar esto por filtro es: •
Si usted clasifica el correo en las carpetas de correo basura de los usuarios, puede crear carpetas por cada filtro, con lo que el usuario puede identificar inmediatamente por qué el correo se marco como spam.
28 • Configurando el Anti-Spam
GFI MailEssentials 9 Manual
•
En segundo lugar, podría querer eliminar el correo marcado por el filtro spam de lista negra, pero hacer algo diferente con el correo marcado como spam por el filtro de palabras clave. Las opciones de la etiqueta Actions son idénticas para cada filtro.
Configurando la acción que debe tomarse
Puede especificar que el correo marcado como spam debe ser: •
Eliminado
•
Reenviado a la carpeta de spam del usuario – esta opción causará que el spam se envíe a la carpeta de correo basura del usuario. GFI MailEssentials creará una carpeta de acuerdo al nombre que especifique y clasificará todo el correo marcado como spam en este carpeta. De esta forma los usuarios puede revisar periódicamente el correo marcado como spam, e identificar el que podría haber sido erróneamente marcado como spam. Si introduce Bandeja de Entrada/Correo Basura, entonces la carpeta se creará bajo la Bandeja de Entrada. Si no lo hace se creará ‘junto a’ la Bandeja de Entrada, es decir, al mismo nivel.
•
Observe que esta opción requiere que GFI MailEssentials esté instalado en el equipo Exchange Server, en modo Directorio Activo, y que usted ejecute Exchange 2000/2003. Sin embargo, si usted ejecuta Exchange 5.5 o no ejecuta GFI MailEssentials en el equipo Exchange Server, todavía puede lograr lo mismo con la característica de etiquetado del correo y el gestor de reglas (consulte el capítulo de instalación)
•
Reenviar a otra dirección de correo electrónico – En este caso el correo se enviará a una dirección de correo central. Puede especificar la dirección de correo de una carpeta pública. El asunto del correo tendrá el formato [destinatario] [asunto]. De esta
GFI MailEssentials 9 Manual
Configurando el Anti-Spam • 29
una persona puede tener asignado el revisar periódicamente el correo marcado como spam, e identificar el que podría haber sido erróneamente marcado como spam. Esta característica puede usarse también para una mejora posterior de las reglas spam. •
Movido a una carpeta especificada – En este caso el correo se guardará como archivo en la carpeta especificada. El nombre de archivo será como sigue: [Remitente_destinatario_asunto_número_.eml] Esto le permite clasificar rápidamente el spam por remitente.
•
Etiquetado: Esta opción le permite etiquetar el correo spam. Esto no bloquea ni elimina el spam. Esta opción puede utilizarse en combinación con la aplicación Gestor de reglas, que le permite poner en marcha rápidamenet reglas de clasificación para todos los buzones de su equipo Exchange Server. Así todo el correo etiquetado como spam se clasificará en los buzones de correo basura de los usuarios. (la localización y nombre de la carpeta son personalizables) Adicionalmente, usando la característica 'Log occurrence to this file', puede registrar la ocurrencia de correo spam en un archivo de registro de su elección. Generar Informe de No Entregado (NDR) También puede crear un informe de no entregado (NDR) falso. Esto causará que la mayoría de programas de correo masivo eliminen su dirección de su base de datos. Nota: Si desea personalizar el NDR. Vaya al capítulo Miscelánea para obtener información de cómo hacerlo.
Filtro de análisis Bayesiano IMPORTANTE: ¡No juzgue el porcentaje de detección de spam de GFI MailEssentials hasta permitir al filtro Bayesiano funcionar al menos una semana! GFI MailEssentials puede alcanzar el más alto porcentaje de detección en comparación con otras soluciones antispam porque se adapta específicamente a su correo. ¡Sea paciente y espere al menos una semana antes de juzgarlo! La tecnología de análisis bayesiano es una técnica adaptable de ‘inteligencia artificial’ que es mucho más dificil de superar por los spammers. El filtro Bayesiano tiene en cuenta las características de los últimos correos spam, así como el correo legítimo enviado por su empresa. Esto desemboca en un mucho más alto ratio de detección de spam con muchos menos positivos falsos. Para más información sobre el filtro de análisis Bayesiano, por favor consulte el capítulo Introducción. Cuando instale GFI MailEssentials, el filtro Bayesiano estará deshabilitado. Solo puede habilitarlo después de que el filtro Bayesiano haya aprendido su perfil de correo y lo haya almacenado en el perfil de Spam Bayesiano (archivo bsp). Este archivo de Perfil de Spam Bayesiano puede crearse de dos formas: 1. Automáticamente. GFI MailEssentials recogerá el correo legítimo (HAM) mediante el análisis del correo saliente. En lugar de recoger SPAM, el perfil SPAM por defecto que se utilizará se entrega con GFI MailEssentials. Normalmente puede habilitar el filtro de análisis 30 • Configurando el Anti-Spam
GFI MailEssentials 9 Manual
Bayesiano después de que GFI MailEssentials haya trabajado durante unos pocos dias. 2. Alternativamente puede iniciar el asistente de análisis Bayesiano. Este asistente le permitirá identificar un origen del SPAM (Utilice las firmas SPAM por defecto proporcionadas o especifique una carpeta con spam) y un origen de correo HAM (por ejemplo elementos enviados) y entonces creará un archivo de Perfil de Spam Bayesiano. La segunda opción requiere ligeramente más trabajo, pero le permite inicia el uso del filtro bayesiano inmediatamente, y también le permite un ajuste fino del filtro Bayesiano.
Configurando el filtro Bayesiano
Propiedades del análisis Bayesiano
Por defecto el filtro Bayesiano está desactivado hasta que aprenda del correo saliente. Esto significa qie puede habilitarlo tras unos pocos dias. Configurando el filtro Bayesiano 1. En la configuración de GFI MailEssentials, seleccione el nodo Anti Spam > Bayesian filter, haga clic con el botón derecho y seleccione Properties. Esto abrirá las propiedades del filtro Bayesiano. Seleccione ‘Enable Bayesian analysis’. 2. La opción de aprender/actualizar le permite indicar dos opciones: •
Aprender automáticamente del correo saliente: Esta opción actualizará continuamente la base de datos de correo legítimo con el correo saliente.
GFI MailEssentials 9 Manual
Configurando el Anti-Spam • 31
•
Download Anti Spam database: Esta opción le permite actualizar regularmente el perfil SPAM utilizado por defecto mediante la descarga de la última base de datos spam del sitio web de GFI.
Acciones Tras haber configurado el filtro Bayesiano, puede configurar qué desea hacer con el correo marcado como Spam. Por favor consulte el apartado Acciones para más información sobre la etiqueta Actions.
Configurando la acción que debe tomarse
Análisis de cabecera El módulo de análisis de cabecera analiza los campos individuales de la cabecera. Este módulo hace referencia a los campos SMTP y MIME. Los campos SMTP son especificados por el servidor de correo, mientras que los campos MIME son especificados por el cliente de correo (el cual codifica el correo como MIME). La configuración de la identificación del anti spam basada en la cabecera del correo se realiza en el nodo Anti Spam > Header Checking. Haga clic con el botón derecho en este nodo para abrir las propiedades del análisis de cabecera.
32 • Configurando el Anti-Spam
GFI MailEssentials 9 Manual
Propiedades del análisis de cabecera (1)
Opciones generales de análisis de cabecera anti spam La etiqueta General en el diálogo Header Checking Properties contiene las siguientes opciones: 1. 'Checks if the email header contains empty MIME From field': Esta característica comprueba si el remitente se ha identificado a si mismo en el campo De: . Si este campo esta vacío es casi seguro que el correo es enviado por un spammer. 2. 'Checks if the email header contains a malformed MIME from: field'. Esta característica comprueba si el campo MIME De tiene una notación correcta, es decir si concuerda el RFC. Los spammers a menudo incluyen una dirección De errónea o erróneamente especificada. 3. 'Marks emails with recipient lists of more then X recipients as spam'. Esta característica califica spam al correo con una lista de destinatarios grande. Los correos con una gran lista de destinatarios suelen ser listas de chistes, correos enlazados o spammers 'junior' y accidentales. 4. ‘Marks email with different SMTP to: y MIME Para: fields in the email addresses as spam’. Esta característica comprueba si los campos SMTP Para: y MIME Para: son iguales. Los servidores de correo de los spammer tienen que enviar siempre, como parte del proceso de correo, una dirección SMTP Para: . Sin embargo, esta dirección Para: no suele estar incluida en la cabecera del mensaje o es diferente. Esta característica es muy efectiva identificando spam, pero tiene un inconveniente. Alguna antigua lista de servidores utiliza la misma técnica para enviar a listas de destinatarios y sus mensajes GFI MailEssentials 9 Manual
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también son marcados como spam. Lo ideal es suscribirse a listas que usen métodos más modernos para enviar sus noticias. Otra posibilidad es especificar los dominios de esos emisores de newsletters válidas utilizando la función ‘Add list’ en la lista blanca. 5. Check if email contains remote images only: Para burlar los filtros de palabras clave, los spammers ahora envían 'correos solo imagen'. GFI MailEssentials puede calificar como spam los que solo tienen imágenes y un mínimo de texto.
Análisis de cabecera (continuación)
6. 'Verify if sender domain is valid' Esta característica realizará una consulta DNS del dominio especificado en el campo MIME De y verificará si el dominio es válido. Si el dominio no es valido es un signo seguro de spam. 7. Check if emails contain more then X numbers in the MIME from. Frecuentemente, más de 3 números en el MIME De significan que el remitente es un spammer. La razón es que los spammers utilizan a menudo herramientas para crear automáticamente direcciones Responder-a: en hotmail y otros servicios gratuitos de correo. Habitualmente utilizan 3 o más números en el nombre para asegurar que el Responder-a: es único. 8. ‘Checks if email subject contains first part of recipient email address' Para 'personalizar' correo spam, los spammers suelen incluir la primera parte de la dirección de correo del destinatario en el asunto. Sea cuidadoso utilizando esta característica con direcciones de correo genéricas como
[email protected]. Un cliente que responda a una auto respuesta con el asunto 'Su correo a ventas’, sería marcado como spam. Para evitarlo, puede especificar las
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GFI MailEssentials 9 Manual
direcciones de correo en las que esto de debe comprobarse, utilizando el botón Except.
Excluyendo una dirección de correo
Detección de idioma
Detección de idioma
La etiqueta Languages en el diálogo Header Checking Properties contiene las opciones de detección de idioma. Mucho correo spam ni siquiera está en su idioma, lo que significa que puede reducir el spam en gran medida simplemente bloqueando el correo escrito en, digamo, Chino o Vietnamita. Utilizando la etiqueta Languages puede GFI MailEssentials 9 Manual
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bloquear el correo que utiliza ciertos juegos de caracteres. (GFI MailEssentials no puede distinguir entre, por ejemplo, Italiano o Francés porque utilizan el mismo juego de caracteres) MailEssentials solo puede detectar idiomas escritos con juegos de caracteres diferentes.
Acciones Tras haber configurado el filtro de análisis de cabecera, puede configurar qué desea hacer con el correo marcado como Spam. Por favor consulte el apartado Acciones para más información sobre la etiqueta Actions.
Análisis de palabras clave La configuración de la identificación spam basada en palabras clave se hace en el nodo Anti Spam > Keyword Checking. Haga clic en el botón derecho sobre este nodo para abrir las propiedades del análisis de palabras clave.
Propiedades del análisis de palabras clave anti-spam
1. Habilite 'Scan e-mail body'. Ya puede introducir palabras clave y condiciones que identifiquen el spam. Seleccione 'Add Condition' para introducir una condición que use operadores, o seleccione 'Add Keyword' para introducir una palabra o una frase.
36 • Configurando el Anti-Spam
GFI MailEssentials 9 Manual
Agregando una condición
Agregando condiciones Las condiciones son combinaciones de palabras clave que usan operadores IF, AND, AND NOT, OR o OR NOT. Usando condiciones, puede especificar combinaciones de palabras que deben aparecer en el correo. Por ejemplo una condición "IF Palabra1 AND Palabra2" comprobará si contiene ambas Palabra1 y Palabra2. Ambas palabras tendrían que estar presentes en el correo para activar la regla. Para agregar una condición, seleccione 'Add Condition'
Agregando una palabra clave o frase
Agregando palabras clave Si únicamente desea comprobar palabras o frases, no necesita crear una condición. En este caso puede agregar sólo una palabra clave. Seleccione 'Add Keyword' para hacerlo. Si introduce varias palabras, entonces MailEssentials buscará la frase. Por ejemplo si introduce Deportes baloncesto, entonces MailEssentials comprobará la frase 'Deportes baloncesto'. Unicamente esta frase activará la regla, no sólo la palabra baloncesto O deportes. Match whole words only: Habilitar esta opción le permitirá asegurar que GFI MailEssentials solo bloqueará el correo donde la palabra especificada es la palabra completa. Por ejemplo, si especifica la palabra ‘deporte’, un correo electrónico con la palabra ‘deporte’ será bloqueado, pero no un correo con la palabra ‘deportes’. Nota: La lista de palabras clave por defecto contiene una serie de nombre de paises Africanos. Esto es porque mucho spam es relativo a estafas desde estos paises. Si usted vive en alguno de estos paises o hace negocios con ellos, podría querer eliminar dichas palabras clave de la lista or defecto.
GFI MailEssentials 9 Manual
Configurando el Anti-Spam • 37
Asunto 2. Para buscar palabras en el asunto, habilite 'Scan e-mail subject'. Ahora puede especificar las palabras que desea verificar en el asunto del mensaje. Puede especificar palabras clave y condiciones.
Buscando palabras clave en la etiqueta subject
Acciones Tras haber configurado el filtro de análisis de palabras clave, puede configurar qué desea hacer con el correo marcado como Spam. Por favor consulte el apartado Acciones para más información sobre la etiqueta Actions.
El asistente de análisis bayesiano El asistente de análisis bayesiano es una herramienta para actualizar la firma de spam utilizada por el filtro de análisis bayesiano con spam y correo legítimo. Aunque GFI MailEssentials se entrega con una base de datos de firma spam por defecto y aprende del correo legítimo mediante la inclusión del correo saliente a su firma, usted podría utilizar el asistente por las siguientes razones: 1. En lugar de esperar a que el filtro bayesiano aprenda del correo saliente (alrededor de 4 dias), inicie el asistente para que el filtro bayesiano sea más efectivo inmediatamente. 2. Si no está en un país de habla inglesa, puede utilizar el filtro bayesiano para identificar el correo spam en su idioma. Puede utilizar 38 • Configurando el Anti-Spam
GFI MailEssentials 9 Manual
el asistente bayesiano para agregar firmas para, por ejemplo, correo spam en alemán.
Instalando el asistente bayesiano en otro equipo En muchas ocasiones usted quiera probablemenye iniciar el asistente bayesiano en un equipo diferente del servidor MailEssentials. Para hacerlo: 1. Copie el archivo bayesianwiz.exe, localizado en la carpeta MailEssentials\bsw, al equipo en el cual desea instalar el asistente bayesiano. 2. Ejecute bayesianwiz.exe. Observe que también se instalará el gestor de reglas. Cuando inicie el asistente bayesiano en un equipo diferente, tendrá que copiar el resultado, el archivo bsp en la dirección correcta del equipo GFI MailEssentials para que se utilice su archivo bsp y no el incluido por defecto en la instalación.
Preparando almacenes de correo spam y ham El asistente de análisis Bayesiano analizará una fuente de correo legítimo (por ejemplo su carperta de elementos enviados de Outlook) también conocido como HAM, para a continuación analizar una fuente de correo spam (como por ejemplo el que tenga almacenado en Outlook o Exchange), y posteriormente creará un nuevo perfil bayesiano de spam (archivo bsp) que puede ser utilizado por el filtro de GFI MailEssentials 9 en el servidor. Antes de iniciar el asistente de análisis bayesiano: 1. Identifique una carpeta en la que tenga almacenado correo válido. La alternativa más sencilla es la carpeta de elementos enviados de un usuario. 2. Cree una carpeta en la que copiará el correo spam, o alternativamente utilice el perfil de spam creado por GFI. Puede acceder a estas fuentes de SPAM y HAM a través de su perfil de Outlook, o almacenándolo en su servidor Exchange y contectando directamente con él.
Iniciando el asistente de análisis Para iniciar el asistente:
GFI MailEssentials 9 Manual
Configurando el Anti-Spam • 39
Seleccionando qué actualizar
1. En el grupo de programas de GFI MailEssentials, inicie el Bayesian Spam Wizard. Haga clic en Siguiente para continuar. 2. Ahora decida crear un nuevo archivo de perfil de spam bayesiano o actualizar uno existente. El filtro Bayesiano depende del archivo de perfil de spam Bayesiano (bsp) para identificar el spam. Este archivo bsp debe almacenarse en el equipo GFI MailEssentials. Decida si: •
Crear o Actualizar un archivo de Perfil de spam Bayesiano (bsp). Tras completar el asistente, tiene que asegurarse que este archivo se copia en la carpeta MailEssentials\data. (GFI MailEssentialstendrá que detenerse temporalmente). Seleccione el archivo a actualizar o crear haciendo clic en el botón .
•
Actualizar el archivo de Perfil de spam Bayesiano utilizado directamente por el filtro Bayesiano. Esto requiere que inicie el asistente en el equipo en el que está instalado GFI MailEssentials. Esta opción actualizará el archivo que está siendo utilizado por GFI MailEssentials. Si está ejecutando el asistente remotamente esta opción no estará disponible.
40 • Configurando el Anti-Spam
GFI MailEssentials 9 Manual
Seleccionando cómo acceder a los almacenes de HAM y SPAM.
3. Ahora seleccione cómo accederá el asistente a las fuentes de SPAM y HAM que haya creado. El asistente puede hacerlo a través del su perfil de Microsoft Outlook, o mediante la conexión directa a su Exchange Server. Si selecciona lo último, tiene que almacenar el correo en Exchange Server y especificar las credenciales de validación. Alternativamente puede selccionar no actualizar correo válido (ham) en el perfil de Spam Bayesiano. En este caso, solo se actualizará el perfil de spam en el archivo bsp resultante (no necesita actualizar su perfil HAM muy a menudo). Si desea utilizar su perfil de Microsoft Outlook, asegúrese que Microsoft Outlook está iniciado. ¡El proceso de conexión podría llevar tiempo, por favor sea paciente!
Seleccionando su fuente de correo HAM
GFI MailEssentials 9 Manual
Configurando el Anti-Spam • 41
4. Tras haber seleccionado cómo debe conectar el asistente con sus almacenes de correo, tiene que seleccionar las carpetas apropiadas que contienen el correo HAM. Recomendamos utilizar la carpeta de elementos enviados, ya que siempre contiene HAM.
Seleccionando dónde acceder a la fuente de spam
5. Ahora tiene que identificar el correo SPAM. Seleccione cómo accederá al almacen de correo con spam. El proceso para hacerlo es idéntico al de identificación de correo HAM. Puede seleccionar una carpeta en la que tenga almacenado correo SPAM (el mismo proceso que para el correo válido) o puede descargar el último perfil Spam del sitio web de GFI. GFI mantiene un perfil de spam que actualiza regularmente mediante la recogida de correo de sitios orientados a archivar spam. Alternativamente puede seleccionar no actualizar el Spam en el perfil de Spam Bayesiano. (Solo se actualizará el ham en el bsp) 6. Si ha seleccionado una carpeta en la que almacena SPAM, tiene que seleccionar las carpetas apropiadas que contienen el correo SPAM. Haga clic en Next para continuar.
Ahora el asistente crea un archivo bsp 42 • Configurando el Anti-Spam
GFI MailEssentials 9 Manual
7. Ahora el asistente está listo para crear/actualizar el archivo del perfil de spam Bayesiano. Este proceso puede durar varios minutos. Esta operación no puede ser cancelada. Haga clic en Siguiente para continuar. Se creará el archivo. 8. Si no inició el asistente en el equipo GFI MailEssentials o no escogió la opción para actualizar directamente el archivo bsp de GFI MailEssentials, tendrá que copiar el archivo en la carpeta MailEssentials\data. Observe que primero tendrá que detener los servicios de GFI MailEssentials e IIS Admin. El nuevo archivo bsp tendrá efecto tras reiniciar los servicios.
Acciones globales anti-spam Esta sección se aplica solo a los usuarios que tienen instalado GFI MailEssentials en el equipo Exchange 2000/2003 y que están utilizando la función 'Reenviar a la carpeta de spam del usuario’. Mucho spam se envía a direcciones de correo que no existen en su servidor. Por lo tanto, una vez comienze a clasificar el correo marcado como spam a las carpetas de correo basura de los usuarios, acabará tendiendo un relativamente grande porcentaje de correo que no podrá ser clasificado en algunos buzones. Generalmente, querrá eliminar estos correos. Sin embargo con proposito de resolver un problema o de evaluación, podría querer mover este correo a una carpeta o reenviarlo a una particular dirección de correo. Esto puede hacerse desde la etiqueta de acciones globales de las propiedades Anti Spam. Para configurar las acciones globales: 1. Haga clic con el botón derecho en el nodo Anti Spam y seleccione propiedades.
GFI MailEssentials 9 Manual
Configurando el Anti-Spam • 43
Acciones globales
2. Ahora decida si: •
Eliminar el correo
•
Reenviarlo a una dirección de correo
•
Moverlo a una carpeta especificada
Adicionalmente, usando la característica 'Log occurrence to this file', puede registrar la ocurrencia de correo spam en un archivo de registro de su elección.
44 • Configurando el Anti-Spam
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Configurando los Avisos Corporativos
Introducción a los avisos corporativos ¿Que son los avisos corporativos de correo? Los avisos corporativos es un texto estándar incluido al final o al comienzo de cada correo electrónico saliente. Pueden usarse por razones legales y/o de marketing
Razones legales para usar un aviso corporativo Los avisos corporativos de correo son un buen punto de partida para ayudar a las empresas a protegerse de las potenciales amenazas legales derivadas de los contenidos del mismo . Básicamente, incluir un aviso de exención de responsabilidad estándar a cada correo ayudará en caso de que se vean involucrados por el contenido de algún correo.
Razones de marketing para usar un aviso corporativo Puede usar también un aviso corporativo para incluir una descripción de los productos/servicios que su empresa suministra. Tenga en cuenta que los avisos corporativos solo se incluyen en el correo saliente.
Configurando los avisos corporativos Para incluir avisos corporativos a su correo saliente, vaya al nodo Disclaimer en la configuración de GFI MailEssentials. Puede incluir distintos avisos para diferentes dominios.
GFI MailEssentials 9 Manual
Configurando los Avisos Corporativos • 45
Figura 1 Agregar un aviso corporativo
Para agregar un aviso corporativo: 1. Seleccione el nodo Disclaimer en la configuración de GFI MailEssentials. Haga clic con el botón derecho, y seleccione New > Disclaimer.
Seleccionando un aviso de usuario o dominio
2. Ahora puede indicar si desea agregar un aviso basado en usuario o basado en dominio. Si selecciona dominio, puede introducir un nombre de dominio, y todos el correo enviado DESDE ese dominio incluirá el aviso. Si selecciona usuario, puede especificar un usuario o grupo de usuarios, y el aviso se incluirá SOLO al correo enviado DESDE ese usuario o grupo.
46 • Configurando los Avisos Corporativos
GFI MailEssentials 9 Manual
Seleccionando el usuario o grupo al que se aplicará el aviso
3. Si selecciona un aviso basado en usuario, tiene que especificar el usuario. Si ha instalado GFI MailEssentials en modo Directorio Activo, podrá escoger los usuarios o grupos de usuarios directamente del directorio activo. Si no ha instalado en modo Directorio Activo, tiene que especificar la dirección SMTP del usuario.
Especificando el dominio de un aviso basado en dominio
4. Si selecciona un aviso basado en dominio, tiene que especificar el dominio. ¡Tenga en cuenta que el aviso se incluirá sólo si la dirección De especificada en el correo incluye el dominio especificado! Si usa varias direcciones de correo electrónico con diferentes dominios, configure los avisos corporativos para todos los dominios que use. 5. Se listará un nuevo aviso corporativo en el panel derecho. Puede hacer ahora doble clic en el aviso para ver las propiedades del mismo. 6. Puede especificar si el aviso debería ponerse al final o al principio del correo usando el selector ‘Position’ Top/Bottom. También puede cambiar el destino del aviso, haciendo clic sobre el botón Select y escogiendo el usuario/grupo o dominio. 7. Ahora puede crear su aviso corporativo. Puede crear un aviso HTML o solo texto. Para crear un aviso HTML, haga clic en 'Edit HTML' para abrir el editor de avisos HTML. Cree ahora su aviso. Puede insertar variables usando el menú 'Insert'. Puede formatear el texto y las variables usando la barra de herramientas de formato. Las variables son campos, los cuales serán reemplazados con el nombre real de destinatario o remitente en el correo electrónico. Puede incluir los siguientes campos en el texto de aviso: [recipient display name], [recipient email address], [date], [sender display name] y [sender email address].
GFI MailEssentials 9 Manual
Configurando los Avisos Corporativos • 47
Una vez terminado, haga clic en 'Close'. Esto agregará el aviso al dialogo Disclaimer Properties.
El editor de avisos
8. Puede incluir un texto basado en la versión de su aviso corporativo (para correos solo texto) directamente desde el diálogo Disclaimer Properties. Simplemente inserte el texto directamente en el campo de edición Text Disclaimer. Puede insertar variables usando el botón 'Variable'.
Incluyendo variables en su aviso corporativo
9. Si lo desea puede importar o exportar su aviso corporativo usando los botones Import y Export. 10. Haga clic en Aceptar para salir del diálogo. Nota: Las variables Recipient Display Name y Recipient Email Address solo se reemplazan si el correo se envía a un único destinatario. Si un correo es enviado a varios destinatarios, la variable será reemplazada por 'recipients'
48 • Configurando los Avisos Corporativos
GFI MailEssentials 9 Manual
Configurando Auto respuestas
Introducción a las auto respuestas La característica de Auto respuestas le permite enviar respuestas automáticas a determinados correos entrantes. Puede especificar una auto respuesta diferente por cada dirección de correo o asunto. Puede usar variables en una auto respuesta para personalizar un correo electrónico.
Configurando Auto respuestas
Propiedades de las Auto respuestas
Para crear una auto respuesta: 1. Seleccione el nodo Auto replies en la configuración de GFI MailEssentials. Haga clic con el botón derecho, y seleccione New > Auto reply.
GFI MailEssentials 9 Manual
Configurando Auto respuestas • 49
Creando una nueva auto respuesta
2. Introduzca la dirección de correo para la que desea crear una auto respuesta. Esto significa que para cada correo enviado a esa dirección, por ejemplo
[email protected], se enviará esta auto respuesta. Haga clic en Aceptar. 3. Una nueva auto respuesta, llamada como la dirección de correo especificada anteriormente, se mostrará en el panel derecho. Puede hacer ahora doble clic en la auto respuesta para abrir sus opciones. 4. Al principio de este diálogo puede especificar también un asunto, el cual debe estar incluido en el correo para activar la auto respuesta. Esto es opcional. Para habilitarla, especifique el asunto en el cuadro ‘And subject contains’. 5. Ahora debe especificar el texto de la auto respuesta: Introduzca el texto que desea enviar. Para importar un fichero de texto, haga clic en Import text file. Si desea incluir un adjunto, haga clic en Add Attachment y escoja el archivo que desea enviar. 6. Puede personalizar la auto respuesta insertando variables. Para hacerlo haga clic en 'Insert Variable'. Están disponibles los siguientes campos:
Diálogo de variables
•
Date Field: Inserta la fecha en que se envía el correo.
•
From Email Field: Inserta la dirección de correo del remitente.
•
From Name Field: Inserta el nombre del remitente.
•
Subject Field: Inserta el asunto del correo electrónico.
•
To Email Field: Inserta la/las dirección/es de los destinatarios.
•
To Name Field: Inserta el nombre del destinatario.
•
Tracking Number: Inserta el número de seguimiento.
Seleccione la variable(s) que desea insertar y haga clic en OK. 50 • Configurando Auto respuestas
GFI MailEssentials 9 Manual
7. Cuando haya preparado la auto respuesta haga clic en Aceptar para activarla.
Otras opciones: Generate Tracking Number in the subject: Active esta opción si desea que la auto respuesta incluya un número de seguimiento en el asunto. El número de seguimiento puede usarse como punto de referencia para el destinatario y para su empresa. El número de seguimiento puede incluirse en la auto respuesta y también en el asunto del correo original. Por lo tanto, si enruta el correo a una carpeta publica, puede buscar fácilmente el correo de un cliente basándose en el número de seguimiento. Include email sent: Active esta opción si desea que se incluya en la auto respuesta el texto del correo que se recibió. Nota: Cuando cree el texto de la auto respuesta, asegúrese de no formatear el cuerpo con más de 30-40 caracteres por línea. Otra posibilidad es no incluir retornos de carro. Esto es debido a que ciertos servidores de correo antiguos truncan la línea a los 30-40 caracteres. Si su texto es más largo y contiene un retorno al final de cada línea, su mensaje se truncará como sigue: Ejemplo: Esta es una larga línea de texto con un retorno al final. Se ve bien en mi editor Esta es la siguiente línea Podría verse algo como esto: Esta es una larga línea de texto con un retorno al final. Se ve bien en mi editor Esta es la siguiente línea Por lo tanto algunos newsletters que recibe esta formateados para evitar esto.
GFI MailEssentials 9 Manual
Configurando Auto respuestas • 51
Configurando el Seguimiento de Correo
Introducción al Seguimiento de Correo
Seguimiento de una dirección de correo determinada
La característica de seguimiento de correo le permite enviar una copia de los correos enviados a o desde una determinada dirección LOCAL de correo a otra dirección. Esto le permite mantener un almacén central de todas las comunicaciones de correo de una persona o departamento determinado. Como puede configurar que el correo sea copiado en otra dirección, todo el correo puede almacenarse en un almacén de Exchange o Outlook, por lo que se puede buscar fácilmente correo. La monitorización del correo puede usarse como sustitutiva del Archivo del Correo.
GFI MailEssentials 9 Manual
Configurando el Seguimiento de Correo • 53
Configurando el Seguimiento de Correo
Configurando el Seguimiento de Correo
El seguimiento de correo puede configurarse en el nodo Mail monitoring. Para monitorizar una determinada dirección de correo o dominio: 1. Seleccione el nodo Mail monitoring en la configuración de GFI MailEssentials. Haga clic con el botón derecho, y seleccione New > Inbound mail monitoring rule o New > Outbound mail monitoring rule, dependiendo de si desea vigilar correo saliente o entrante con esta regla. 2. Se le pedirá la dirección/buzón de correo en la cual desea copiar el correo. Puede especificar la dirección de correo de un jefe o especificar una dirección asociada con por ejemplo una carpeta publica. Haga clic en Aceptar. 3. Una nueva regla de seguimiento de correo se mostrará en el panel de la derecha. Ahora puede hacer doble clic en la regla para ver sus propiedades. Ahora indique qué correspondencia desea supervisar haciendo clic sobre los botones Sender y Recipient. Haga clic en ‘Add’ para agregar el filtro de supervisión de correo. Puede especificar múltiples filtros. Puede indicar tanto al remitente como al destinatario del correo, lo que significa que puede supervisar el una a otra persona. También puede seguir el correo de una persona a toda una empresa (dominio), o todo el correo de un usuario en particular. Para supervisar: Todo el correo enviado por un usuario concreto: Cree una regla saliente, especifique el remitente o seleccione un usuario (si utiliza DA) en el campo Sender e indique 'todo el correo' (*@*) en el campo Recipient.
54 • Configurando el Seguimiento de Correo
GFI MailEssentials 9 Manual
Todo el correo enviado a un usuario concreto: Cree una regla entrante, especifique el remitente o seleccione un usuario (si utiliza DA) en el campo Recipient e indique 'todo el correo' (*@*) en el campo Sender. Correo enviado por un usuario concreto a un destinatario externo: Cree una regla de salida, indique el remitente o seleccione un usuario (si utiliza DA) en el campo Sender. Ahora escriba la dirección de correo de un destinatario externo en el campo Recipient. Correo enviado a un usuario concreto por un destinatario externo: Cree una regla de salida, indique la dirección de correo del remitente externo en el campo Sender. Ahora indique el nombre o dirección de correo del usuario en el campo Recipient. Correo enviado por un usuario concreto a una empresa o dominio: Cree una regla de salida, indique el remitente o seleccione un usuario (si utiliza DA) en el campo Sender. Ahora indique el dominio de la empresa en el campo Recipient. Para hacer esto seleccione 'Domain’ cuando haga clic en el botón Recipient. Correo enviado a un usuario concreto por una empresa o dominio: Cree una regla de entrada, especifique el dominio de la empresa en el campo Sender. Para hacer esto seleccione 'Domain’ cuando haga clic en el botón Sender. Ahora indique el nombre o dirección de correo del usuario en el campo Recipient.
Excepciones Puede configurar excepciones a la regla en la etiqueta Exceptions. Aquí puede excluir correo enviado desde o al gerente, por ejemplo.
Creando una excepción
Observe que se aplican ambas excepciones. Por ejemplo, todos los remitentes de la lista Sender y todos los destinatarios de la lista Recipient NO serán supervisados. GFI MailEssentials 9 Manual
Configurando el Seguimiento de Correo • 55
Habilitar/Deshabilitar el seguimiento de correo Puede habilitar/deshabilitar temporalmente todas las reglas de seguimiento de correo. Esto se puede hacer en el diálogo de propiedades del seguimiento de correo, al que se puede acceder haciendo clic con el botón derecho sobre el nodo Mail monitoring.
Habilitar o deshabilitar el seguimiento de correo
También puede deshabilitar temporalmente un regla de seguimiento individual, haciendo clic con el bótón derecho sobre la regla y seleccionando Disable.
56 • Configurando el Seguimiento de Correo
GFI MailEssentials 9 Manual
Configurando el Archivo de Correo
Introducción al Archivo de Correo La característica de archivo le permite almacenar todo el correo entrante y saliente en archivo de texto. Esta característica puede usarse para almacenar un historial de sus comunicaciones de correo. En algunos países e industrias esto se exige por ley.
Configurando el Archivo de Correo
Propiedades de Archivo
Para archivar correo: 1. En la configuración de GFI MailEssentials, seleccione el nodo Mail archiving, haga clic con el botón derecho y seleccione Properties. Aparecerá el diálogo de propiedades del Archivo de Correo. 2. Ahora puede especificar que se almacene todo el correo entrante y/o saliente. Inbound mail: Seleccione esta opción para activar el archivo del correo entrante. Outbound mail: Seleccione esta opción para activar el archivo del correo saliente. 3. Haga clic en el botón '…' para escoger el lugar y nombre de archivo en el cual MailEssentials debe archivar el correo saliente. ¡Asegúrese de seleccionar una unidad con espacio suficiente! Nota: Los archivos adjuntos no serán almacenados.
GFI MailEssentials 9 Manual
Configurando el Archivo de Correo • 57
Archivar correo en una base de datos Se puede mover periódicamente el correo almacenado en el archivo de texto a una base de datos Access o SQL de su elección. Por defecto GFI MailEssentials incluye un ejemplo de base de datos Access, en la que se puede archivar el correo. Para hacerlo: 1. En la configuración de GFI MailEssentials, seleccione el nodo Mail archiving, haga clic con el botón derecho y seleccione Properties. Aparecerá el diálogo de propiedades del Archivo de Correo. 2. Ahora haga clic sobre el botón Move… Aparecerá el diálogo Archive to Database. Aquí puede especificar el nombre de una base de datos en la cual debe almacenarse el correo. Haga clic en 'Transfer' para iniciar el movimiento del correo desde el archivo de texto a la base de datos.
Configuración del archivo en una base de datos
58 • Configurando el Archivo de Correo
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Generando Informes de Correo
Introducción El Generador de Informes de GFI MailEssentials le permite generar prácticos informes relativos al tráfico de correo entrante y saliente. Por ejemplo, puede crear informes sobre el número de correos enviados por usuario, por dominio, o informes diarios estadísticos de tráfico de correo.
El generador de informes de MailEssentials
Configurar el Generador de informes de GFI MailEssentials Antes de poder crear informes, tiene que importar los datos de los registros de GFI MailEssentials en la base de datos del generador. Para hacerlo vaya a Tools > Import logs e indique el lugar de los registros de envio, recepción y spam. Los registros se encuentran en la carpeta MailEssentials\Logs. Especifique los registros haciendo clic en el botón ‘…’. Haga clic en Aceptar para iniciar la importación de datos. Cuando la importación se completa, puede comenzar a generar informes. Nota: GFI MailEssentials crea un nuevo archivo de registro de envío y recepción cada mes. Por consiguiente, cada fin de mes, tiene que especificar el nuevo nombre de archivo de registro. Antes de generar informes, debe actualizar la base de datos del generador de informes con los más recientes datos de registro yendo al diálogo Import log y haciendo clic en Import.
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Generando Informes de Correo • 59
Informe de spam diario
Informe de spam diario
El informe de Spam le muestra qué porcentaje de spam captura MailEssentials del total de correos recibidos. El informde spam diario puede generarse a través de la opción del menu Reports > Daily Spam. Esto abrirá el diálogo de propiedades del informe. Puede especificar las siguientes opciones del informe:
Opciones del informe ‘Sort column’ le permite especificar su el informe debe clasificarse por fecha, total de spam procesado, análisis de palabras clave, etc. Por ejemplo, si clasifica por análisis de palabras clave, listará al principio los dias en los que más spam fue capturado a través del análisis de palabras clave.
60 • Generando Informes de Correo
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‘Multi Page report’ le permite indicar el número de dias que desea presentar en cada página.
Opciones de filtrado ‘Specific email’ Esta opción de filtrado le permite limitar el informe a una dirección de correo específica. ‘Date range’ Esta opción de filtrado le permite limitar el informe a un rango de fechas. Cuando haya seleccionado las opciones del informe, haga clic sobre el botón 'Report' para iniciar la generación del informe. El informe se presentará en la ventana principal.
Informe de reglas Anti Spam
Informe de reglas Anti Spam
El informe de reglas Ansi Spam le informe de cuanto spam atrapa cada método anti-spam. El informe de reglas anti spam puede generarse a través de la opción del menu Reports > Anti Spam Rules. Esto abrirá el diálogo de propiedades del informe. Puede especificar las siguientes opciones del informe: ‘Specific email’ Esta opción de filtrado le permite limitar el informe a una dirección de correo específica. ‘Date range’ Esta opción de filtrado le permite limitar el informe a un rango de fechas. Cuando haya seleccionado las opciones del informe, haga clic sobre el botón 'Report' para iniciar la generación del informe. El informe se presentará en la ventana principal.
GFI MailEssentials 9 Manual
Generando Informes de Correo • 61
Estadísticas de uso por usuario
Diálogo del filtro de estadísticas de uso por usuario.
El informe de estadísticas de utilización por usuario le proporciona una visión general de cuantos correos envian o reciben los usuarios y lo grandes que son dichos correos. El informe de estadísticas de utilización por usuario pueden generarse a través de la opción de menu Reports > User usage statistics. Así abrirá el diálogo de opciones del informes de estadísticas de uso por usuario. Puede especificar las siguientes opciones del informe:
Tipo de Informe ‘Report Type’: Le permite indicar si desea informe sobre el correo entrante, saliente o ambos.
Opciones del informe ‘Sort by’ le permite indicar si el informe debe clasificarse por dirección de correo, por número de correos, o por el tamaño total de los mismos. Por ejemplo, si clasifica por el número de correos, los usuarios que hayan enviado/recibido más correos aparecerá al principio del informe. Si se basa en el correo entrante y saliente, puede indicar esta opción para el entrante o el saliente. ‘Highlight users’ le permite resaltar a aquellos usuarios que enviaron o recibieron más de X número de correos o X número de megabytes de correo. ‘List top’ le permite listar un máximo de X usuarios en el informe. Este puede ser muy conveniente si tiene muchos usuarios. ‘Multi Page report’ le permite indicar el número de usuarios que desea presentar en cada página.
62 • Generando Informes de Correo
GFI MailEssentials 9 Manual
Opciones de filtrado ‘Specific email’ Esta opción de filtrado le permite limitar el informe a una dirección de correo específica. ‘Date range’ Esta opción de filtrado le permite limitar el informe a un rango de fechas. Cuando haya seleccionado las opciones del informe, haga clic sobre el botón 'Report' para iniciar la generación del informe. El informe se presentará en la ventana principal.
Estadísticas de uso por dominio
Diálogo del filtro de estadísticas de uso por dominio
El informe de estadísticas de utilización por dominio le proporciona una visión general de cuantos correos son enviados o recibidos para un dominio particular. Este informe es conveniente si gestiona múltiples dominios. El informe de estadísticas de utilización por dominio puede generarse a través de la opción de menu Reports > Domain usage statistics. Así abrirá el diálogo de opciones del informes de estadísticas de uso por dominio. Puede especificar las siguientes opciones del informe:
Tipo de Informe ‘Report Type’: Los datos del informe de estadística de uso por dominio siempre incluye el correo entrante y saliente.
Opciones del informe ‘Sort by’ le permite indicar si el informe debe clasificarse por nombre de dominio, por número de correos, o por el tamaño total de los mismos. GFI MailEssentials 9 Manual
Generando Informes de Correo • 63
Por ejemplo, si clasifica por nombre de dominio, el informe se presentará por orden alfabético. ‘Highlight domains’ le permite resaltar aquellos dominios que enviaron o recibieron más de X número de correos o X número de megabytes de correo. ‘List top’ le permite listar un máximo de X dominios en el informe. Esto puede ser muy conveniente si tiene muchos dominios. ‘Multi Page report’ le permite indicar el número de dominios que desea presentar en cada página.
Opciones de filtrado ‘Specific domain’ Esta opción de filtrado le permite limitar el informe a un dominio específico. ‘Date range’ Esta opción de filtrado le permite limitar el informe a un rango de fechas. Cuando haya seleccionado las opciones del informe, haga clic sobre el botón 'Report' para iniciar la generación del informe. El informe se presentará en la ventana principal.
Estadísticas diarias del uso del servidor de correo
Diálogo de filtrado de estadísticas diarias del uso del servidor de correo
El informe de estadística de uso diario del servidor de correo le proporciona una visión general de cuantos correos, por día, son enviados o recibidos para el servidor de correo en el que está instalado GFI MailEssentials. El informe de estadísticas de uso diario del servidor puede generarse a través de la opción de menu Reports > Mail server daily usage statistics. Así abrirá el diálogo de opciones del informe de estadísticas 64 • Generando Informes de Correo
GFI MailEssentials 9 Manual
de uso diario del servidor de correo. Puede especificar las siguientes opciones del informe:
Tipo de Informe ‘Report Type’: Los datos del informe de estadística de uso diario del servidor de correo siempre incluye el correo entrante y saliente.
Opciones del informe ‘Sort by’ le permite indicar si el informe debe clasificarse por fecha (ya que el informe es por dia), por número de correos, o por el tamaño total de los mismos. Por ejemplo, si clasifica por el número de correos, los dias con más tráfico se presentarán al principio del informe. Puede indicar esta opción de clasificación para entrante o saliente. ‘Highlight days’ le permite resaltar aquellos dias en los que se enviaron o recibieron más de X número de correos o X número de megabytes de correo. ‘List top’ le permite listar un máximo de X dias en el informe. ‘Multi Page report’ le permite indicar el número de dias que desea presentar en cada página.
El informe de estadísticas de uso diario
Opciones de filtrado ‘Specific email’ Esta opción de filtrado le permite limitar el informe a un dominio específico. ‘Date range’ Esta opción de filtrado le permite limitar el informe a un rango de fechas. Cuando haya seleccionado las opciones del informe, haga clic sobre el botón 'Report' para iniciar la generación del informe. El informe se presentará en la ventana principal.
GFI MailEssentials 9 Manual
Generando Informes de Correo • 65
Comunicaciones de usuario
Diálogo de filtrado de comunicaciones de usuario
El informe de comunicaciones de usuario le permite ver que clase de correos envía cada usuario. Una vez genere un informe de comunicaciones de usuario, puede expandir el historial para mostrar los asuntos de los correos enviados o recibidos. Se agrupa el correo con el mismo asunto. Estos correos pueden expandirse más para revelar cuando y a quién fue enviado el correo con ese asunto.
El informe de comunicaciones de usuario sigue el rastro exacto del correo
El informe de comunicaciones de usuario puede generarse a través de la opción Reports > User communications. Así abrirá el diálogo de opciones del informe de comunicaciones de usuario. Puede especificar las siguientes opciones del informe:
66 • Generando Informes de Correo
GFI MailEssentials 9 Manual
Tipo de Informe ‘Report Type’: Le permite indicar si desea informe sobre el correo entrante, saliente o ambos.
Opciones del informe ‘Sort by’ le permite indicar si el informe debe clasificarse por dirección de correo, por número de correos, o por el tamaño total de los mismos. Por ejemplo, si clasifica por el número de correos, los dias con más tráfico se presentarán al principio del informe. Puede indicar esta opción de clasificación para entrante o saliente. ‘Highlight users’ le permite resaltar a aquellos usuarios que enviaron o recibieron más de X número de correos o X número de megabytes de correo. ‘List top’ le permite listar un máximo de X usuarios en el informe. ‘Multi Page report’ le permite indicar el número de usuarios que desea presentar en cada página.
Opciones de filtrado ‘Specific email’ Esta opción de filtrado le permite limitar el informe a una dirección de correo específica. ‘Date range’ Esta opción de filtrado le permite limitar el informe a un rango de fechas. Cuando haya seleccionado las opciones del informe, haga clic sobre el botón 'Report' para iniciar la generación del informe. El informe se presentará en la ventana principal. Nota: El informe de comunicaciones de usuario en un informe complejo que requiere de tiempo para generarse. Por lo tanto, si tiene registros grandes, recomendamos limitar el informe a usuarios concretos o a rangos de fechas.
Opciones miscelánea En el menu Tools del generador de informes de GFI MailEssentials se proporcionan las siguientes herramientas adicionales.
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Generando Informes de Correo • 67
Usuarios excluidos
Diálogo de usuarios excluidos
La herramienta de usuarios excluidos le permite especificar direcciones de correo que deben ser excluidas de los informes. Al diálogo de usuarios excluidos puede accederse en la opción de menu Tools > Excluded users. Para excluir un usuario, simplemente haga clic sobre el botón Add e indique la dirección SMTP del usuario a excluir de los informes.
Buscar
Diálogo Find
La herramienta Find le permite buscar en un informe. Al diálogo Find puede accederse en la opción de menu Tools > Find.
Informes impresos Tras generar un informe, puede decidir imprimirlo. Puede imprimir un informe en la opción del menu File > Print. Puede previsualizarlo utilizando la opción Preview.
68 • Generando Informes de Correo
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Configurando la descarga POP3
¿Debe usar POP3 o SMTP para recibir correo? Recomendamos usar SMTP. Este es el protocolo apropiado para recibir correo. Si tiene una línea permanente o un router de marcado bajo demanda, use SMTP. POP3 fue diseñado solo para los clientes de correo electrónico, no para que los servidores de correo recuperasen el correo. Sin embargo, en algunos casos podría no tener esta opción y tendrá que usar POP3 para descargar su correo.
Usando POP3 para recibir correo Post office protocol (POP3 (RFC 1225)) es un protocolo cliente/servidor para almacenar correo electrónico por lo que el cliente puede conectar con el servidor POP3 en cualquier momento y leer el correo. Un cliente de correo realizara una conexión TCP/IP con el servidor y a través del intercambio de una serie de comandos, leerá el correo electrónico. Todos los ISP admiten POP3.
Ventajas de usar POP3 para recuperar correo •
Simple
•
Cualquier ISP puede admitirlo
•
No necesita una dirección IP fija.
Desventajas •
Los mensajes con copia oculta no son enrutados con su organización.
•
Si usa un buzón POP3 para cada usuario, tiene que crear sus buzones de correo dos veces – una vez en el ISP y otra vez en Exchange server.
•
Si usa un buzón POP3 para varios usuarios, los mensajes enviados a través de una lista de servidores no son siempre enrutados correctamente. Si el servidor de correo de su ISP no soporta la cláusula ‘for’, los mensajes de algunas listas de correo no serán enrutadas. Esto se debe a que cuando un correo es enviado vía SMTP, el destinatario real se suministra por el remitente con el comando "RCPT". Esta información es llamada parte del "sobre" (ya que esta fuera del mensaje), y algunas veces no se incluye en la cabecera de los mensajes actuales. Esto no es problema para un solo destinatario. Si el correo está en su buzón, usted sabe que es para usted. Sin embargo, si todo el correo dirigido a un dominio determinado va al mismo buzón, no hay forma de determinar a qué destinatario debe ser entregado. Este es el caso más frecuente para mensajes de listas de correo o si se
GFI MailEssentials 9 Manual
Configurando la descarga POP3 • 69
utilizó el campo BCC: . Sin embargo existe una solución a este problema. Lo más común es que esté en la línea Received: . De acuerdo con la página 32 del RFC 821, la línea Received: debe parecerse a esto: •
Received: from sender.com
[email protected]
•
La cláusula "for" se deriva directamente de la información del sobre, por lo que incluso si las líneas To: y Cc: no hiciesen mención de "
[email protected]", el destinatario real puede encontrarse aquí. Por lo tanto, cualquier solución POP to Exchange debe (al menos) se capaz de analizar las líneas Received: de la cabecera para enviar el correo al destinatario local correcto.
by
yourisp.com
for
Nota: Una forma fácil de solucionar el problema anterior es crear unos buzones POP3 dedicados a las listas. Entonces las listas se enrutarán a un buzón publico, por lo que otros usuarios podrán beneficiarse también de las listas.
Usando SMTP para recibir correo Simple Mail Transport Protocol (SMTP(RFC821)) es el protocolo servidor-a-servidor para enviar correo electrónico a través de Internet. Concretamente, un cliente de correo establecerá una conexión TCP con un servidor SMTP de su ISP y descargará un mensaje de correo (completo con cabeceras) y las instrucciones de a quién debe entregarse el mensaje. El servidor SMTP entregará entonces el mensaje (si se conoce el destinatario final) o lo traspasará a otro servidor SMTP. SMTP trabaja mejor cuando todos los servidores están conectados permanentemente. Si el servidor de recepción no esta disponible, entonces el emisor tendrá que poner en cola el mensaje e intentarlo mas tarde. Eventualmente, el emisor bien lo traspasará, bien los abandonará y devolverá el mensaje a su origen. En el caso de conexiones de marcado, el receptor podría estar más a menudo no disponible que al revés.
Ventajas de usar SMTP •
Es un protocolo de servidor, no de cliente
•
Le permite crear un número ilimitado de direcciones de correo en su servidor, sin preocuparse sobre alias, etc.
Desventajas de usar SMTP •
Necesita una IP pública
Configurando el descargador POP3 Si desea recibir correo descargándolo desde uno o más buzones POP3, necesita configurar el descargador POP3. Para hacerlo:
70 • Configurando la descarga POP3
GFI MailEssentials 9 Manual
Descargador pop3 de GFI MailEssentials
1. Seleccione el nodo ‘POP2exchange’ en la configuración de GFI MailEssentials. En el panel de la derecha, aparecerá un nodo 'General'. Haga doble clic en general. Aparecerá el dialogo POP2Exchange configuration. 2. Habilite el descargador POP3 marcando la casilla 'Enable POP2Exchange’. 3. Para agregar un buzón POP3 del que desea descargar correo, haga clic en Add.
Agregando un buzón POP3
Introduzca el nombre del servidor POP3, por ejemplo mail.myisp.com, el nombre de acceso del buzón POP3 y la contraseña. Escoja ahora entre dos opciones: •
Send mail to address stored in To field: Active esta opción si desea que GFI MailEssentials analice la cabecera y enrute el correo de acuerdo con la misma. Si el correo analizado falla se enviará a la dirección de correo especificada en la dirección alternativa.
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Configurando la descarga POP3 • 71
•
Send mail to alternate address: Active esta opción si desea que todo el correo para este buzón se envíe a una dirección de correo. Introduzca la dirección SMTP completa en el cuadro ‘Email address’, por ejemplo
[email protected] Especifique ahora la dirección alternativa. El correo será enviado a esta dirección de correo, si no puede ser 'resuelta' desde el Para: de la cabecera del correo, o si especificó reenviar todo el correo a la dirección alternativa. 4. Cuando esté listo, haga clic en Aceptar. Puede agregar tantos buzones POP3 como desee. Nota: Cuando especifique la dirección de correo de destino (la dirección donde GFI MailEssentials enviará el correo), asegúrese de que ha configurado la correspondiente dirección SMTP en su servidor de correo.
Otras opciones de descarga POP3 Check every .. minutes: Especifica el intervalo de descarga. Do not download mail larger than: Aquí se puede especificar el tamaño máximo de la descarga. Si el correo excede de este tamaño, no será descargado. Si el correo es más grande, entonces: Puede elegir bien eliminar el correo que sea más grande del tamaño máximo permitido, o enviar un mensaje al postmaster.
Opciones de Conexión por marcado Para recibir correo mediante conexión por marcado, vaya a la etiqueta Dial-up en el dialogo POP2Exchange. Marque la opción 'Receive mails by dial-up'.
Opciones de marcado
En este diálogo, puede especificar dónde y cuándo GFI MailEssentials debe marcar para recoger el correo. Debe especificar un perfil de acceso telefónico a redes y especificar el nombre de acceso y la contraseña, así como una programación de cuándo el 72 • Configurando la descarga POP3
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correo debe ser enviado/recogido. Los perfiles de acceso telefónico a redes se configuran a través de RAS. Las siguientes opciones están disponibles: Use this Dial-Up Networking profile: Escoja el perfil de acceso telefónico a redes que desea usar de la lista desplegable. If not connected dial: Si indica esta opción GFI MailEssentials solo marcará si no hay conexión. User name: Escriba el nombre de usuario para validarse con su ISP. Password: Escriba la contraseña usada para validarse con su ISP. Process only when already connected: Si marca esta opción, GFI MailEssentials solo procesará el correo si ya existe una conexión activa. Dial on demand router: Si tiene una conexión a Internet que se establece automáticamente, como un router de marcado bajo demanda, selección esta opción. Esto implicará que GFI MailEssentials recoja el correo en el intervalo especificado, pero sin activar una conexión por marcado. Process every .. minutes: Introduzca el intervalo en el cual GFI MailEssentials deberá bien marcar o bien comprobar si ya hay una conexión establecida (depende de si configuró GFI MailEssentials para marcar o sólo para procesar correo cuando ya se está conectado).
Programador Utilice el programador para especificar cuándo debe marcar GFI MailEssentials para recoger correo: 1. Haga clic en Schedule 2. Especifique las horas en las que GFI MailEssentials debe marcar. Una ‘V’ indica que GFI MailEssentials marcará. Una 'X' indica que GFI MailEssentials no marcará a esa hora.
Puede configurar cuándo GFI MailEssentials debe recoger correo
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Opciones miscelánea
Nodo general Bajo el nodo General de la configuración de MailEssentials puede encontrar información general relativa a GFI MailEssentials. 1. Version Information – le permite comprobar qué versión tiene instalada y si es la más reciente. 2. Licensing - use este nodo para introducir su Clave de licencia. 3. GFI MailSecurity – enlace a la página de información de producto de GFI MailSecurity, producto complemento de GFI MailEssentials. 4. GFI FAXmaker – enlace a la página de información de producto de GFI FAXmaker, producto complemento de GFI MailEssentials. 5. Support – le envía directamente a la página de soporte de GFI MailEssentials, que muestra las preguntas y respuestas más frecuentes. También le permite buscar en la base de conocimientos de GFI.
Opciones de actualización
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Opciones miscelánea • 75
Configurando las opciones de actualización
GFI MailEssentials puede descargas actualizaciones del perfil de spam del sitio web de GFI. Puede configurarlo haciendo clic con el botón derecho sobre el nodo General y seleccionando Properties. Puede seleccionar un servidor de actualización favorito. Seleccione update.gfi.com si se encuentra en USA/Canada y update.gfisoftware.com si se encuentra en Europa u otras partes del mundo.
El monitor de GFI MailEssentials
El monitor de MailEssentials
El monitor muestra la actividad actual de GFI MailEssentials. Puede usarlo para comprobar cómo MailEssentials esta procesando el correo. El servicio de descarga POP se monitoriza en la etiqueta POP2Exchange.
Configurando un Informe de No Entregado (NDR) falso En acciones anti spam, puede habilitar el envío de un NDR falso cada vez que se detecta un spam. Si desea personalizar este NDR, puede hacerlo editando el archivo ndr.xml, localizado en la carpeta MailEssentials\Templates. Puede editar el archivo con el Bloc de Notas así como con un editor XML.
Agregando dominios locales adicionales GFI MailEssentials necesita conocer cuales son sus dominios locales para distinguir entre correo entrante y saliente. Durante la instalación, GFI MailEssentials importará los dominios locales del servicio IIS SMTP. Sin embargo, si posteriormente desea agregar o eliminar dominios locales, puede hacerlo desde la etiqueta Local Domains en las propiedades del nodo General:
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Agregando un dominio local
1. Haga clic con el botón derecho sobre el nodo general y seleccione propiedades para acceder a este diálogo. 2. Introduzca ahora el dominio local Esta característica es conveniente porque en algunos casos podría querer configurar un enrutamiento de correo local diferente en IIS, como los dominios que son locales para propósitos de enrutamiento pero no son locales para su servidor de correo.
Comandos remotos Los comandos remotos hacen sencillo agregar dominios o direcciones de correo la lista negra, asi como actualizar el filtro bayesiano con spam o ham (correo válido). Los comandos remotos funcionan mediante el envío de correo a GFI MailEssentials. Simplemente envie un correo a
[email protected] (configurable) y GFI MailEssentials reconocerá el correo como contenedor de comandos remotos y los procesará. Con comandos remotos puede hacer lo siguiente: 1. Agregar Spam o Ham al módulo Bayesiano 2. Agregar palabras clave a la característica de análisis de palabras clave tanto en el asunto como en el cuerpo. 3. Agregar direcciones de correo a la característica de lista negra.
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Opciones miscelánea • 77
Configurando los comandos remotos
Configuración de comandos remotos
Para configurar los comandos remotos: 1. Vaya al nodo Anti Spam, haga clic con el botón derecho y seleccione propiedades. Aparecerá el diálogo de propiedades Anti Spam. 2. Ahora habilite los comandos remotos 3. Puede editar la dirección de correo a la cual deben enviarse los comandos remotos. Sin embargo no debe ser de un dominio local. Le sugerimos que utilice
[email protected]. No hay necesidad de disponer de un buzón, pero la parte del dominio de la dirección debe ser un dominio de dirección de correo real que devuelva un resultado positivo a una consulta al registro MX a través de DNS. 4. Opcionalmente puede configurar algo de seguridad básica para los comandos remotos: Puede hacer algo de lo siguiente: •
Especificar una contraseña compartida que debe incluirse en el correo como sigue (vea la siguiente sección para información de cómo crear un correo con comandos remotos)
•
Además, puede especificar qué usuarios están habilitados para enviar correo con comandos remotos. Observe que un usuario podría falsificarlo mediante la modificación de la dirección De. La contraseña se especifica con un comando aparte con la siguiente sintaxis:
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PASSWORD: ;
Utilizando comandos remotos Una vez haya configurado los comandos remotos, puede enviar correos con comandos. Los comandos remotos deben cumplir la siguiente sintaxis: : , [ , , … ]; Puede haber más de un comando en el cuerpo del correo, cada uno de ellos separado por un punto y coma ( ; ). Cada nombre de comando es sensible a mayúsculas y minúsculas y deben ser escritos en letras mayúsculas. Están disponibles los siguientes comandos:
Comandos de análisis de palabras clave NOTA: El robot solo puede agregar palabras clave, pero no eliminarlas o modificarlas. Se admiten condiciones. ADDSUBJECT - este comando agregar palabras clave especificadas en el asunto a la base de datos de palabras. Ejemplo: ADDSUBJECT: sexo, porno, spam; ADDBODY - este comando agregar palabras clave especificadas en el cuerpo a la base de datos de palabras. Ejemplo: ADDBODY: gratis, “100% gratis”, “absolutamente gratis”; NOTA: cuando necesite especificar una frase en lugar de una sola palabra, encierre la frase entre comillas dobles.
Comandos de lista negra Con los comandos de lista negra puede agregar una dirección o dominio de correo a la lista blanca personal. Para agregar todo un dominio en lista negra, debe especificar un comodín antes del dominio, por ejemplo *@dominio.com. ADDBLIST: ; Ejemplo: ADDBLIST:
[email protected]; ADDBLIST: *@dominio.com; NOTA: Por razones de seguridad, solo puede haber un comando ADDBLIST en un correo, y solo se puede especificar una dirección como parámetro del comando. El parámetro es un usuario, p.ej.
[email protected], o un dominio, p.ej. *@spammers.org. Por favor tenga en cuenta que no puede utilizar comodines en el nombre de dominio, es decir, una dirección como *@*.dominio.com se rechazará por inválida.
Comandos del filtro bayesiano Con estos comandos puede agregar correo spam o correo bueno (ham) a la base de datos del filtro bayesiano. Simplemente reenvie el correo con uno de los siguientes comandos remotos en su interior. ADDASSPAM – instruye al módulo Bayesiano para clasificar el correo dado como spam. ADDASGOODMAIL – instruye al módulo Bayesiano para clasificar el correo dado como válido.
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Estos comandos no tienen parámetros – al contrario del resto el correo es el parámetro.
Ejemplos
Agregando una dirección de correo a la lista negra y palabras clave
Ejemplo 1: Mediante el envío de este correo, el usuario agrega
[email protected] a la lista negra y también agrega algunas palabras clave a la base de datos del analizador.
Especificando el mismo comando más de una vez
Ejemplo 2: Puede especificar el mismo comando más de una vez (en este caso ADDBODY). El resultado es acumulativo, es decir, es este caso las palabras agregadas a la base de datos de análisis del cuerpo son: sex, 100% free e instant money.
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Agregando un spam a la base de datos del filtro bayesiano
Ejemplo 3: Un correo spam se agrega utilizando el comando ADDASSPAM. Observe que no se necesita un punto y coma para este tipo de comando - todo lo que se encuentra inmediatamente después de este comando se trata como datos por el filtro Bayesiano.
Enviando comandos remotos sin seguridad
Ejemplo 4: Cuando la casilla “Disable Password” está marcadal, puede enviar comandos remotos sin especificar una contraseña.
Registro de comandos remotos Con el fin de seguir la pista de los cambios hechos a la base de datos de configuración a través de comandos remotos, cada correo con comandos remotos (incluso si el correo con comandos remotos no era válido) se almacena bajo la subcarpeta ADBRProcessed que está localizada bajo la carpeta principal del producto. El nombre de archivo de cads correo se formatea de acuerdo al siguiente formato:
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_SUCCESS_.eml – en caso de haber sido procesado satisfactoriamente. _FAILED_.eml – en caso de fallo. La fecha tiene el formato aaaaddmmhhmmss.
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Resolución de problemas
Introducción El capitulo de solución de problemas explica cómo se debe proceder para resolver las consultas que tenga. Las principales fuentes de información disponibles para los usuarios son: 1. El manual – la mayoría de los asuntos se solucionan leyendo el manual. 2. La base de conocimiento de GFI – accesible desde el sitio web de GFI. 3. El sitio de soporte de GFI. 4. Contactando con el departamento de soporte de GFI en
[email protected] 5. Contactando al departamento de soporte de GFI utilizando nuestro servicio de soporte en tiempo real en http://support.gfi.com/livesupport.asp 6. Contactando a nuestro departamento de soporte por teléfono.
Base de conocimientos GFI mantiene una base de conocimientos, la cual incluye respuestas a los problemas más comunes. Si tiene un problema, por favor consulte primero la base de conocimientos. La base de conocimientos siempre ha sido la más actualizada lista de preguntas de soporte y parches. La base de conocimientos puede encontrase en http://kbase.gfi.com
Solicitud de soporte vía e-mail Si, después de usar la base de datos de conocimiento y el manual, tiene cualquier problema que no puede resolver, puede contactar con el departamento de soporte de GFI. La mejor forma de hacerlo es vía e-mail, ya que se puede incluir información vital como un archivo adjunto que nos permitirá solucionar los problemas que tiene mas rápidamente. El Troubleshooter, incluido en el grupo de programas, genera automáticamente una serie de archivos necesarios por GFI para proporcionarle soporte técnico. Los archivos incluirán parámetros de configuración de FAXmaker. Para generar esos archivos, inicie el troubleshooter y siga las instrucciones de la aplicación. Además de recoger toda la información, le realiza también una serie de preguntas. Por favor tómese el tiempo de responder estas preguntas con precisión. Sin la información apropiada no nos será posible diagnosticar su problema.
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Resolución de problemas • 83
Vaya entonces al directorio support, localizado debajo del directorio principal del programa, COMPRIMA los archivos en ZIP, y envíelos a
[email protected]. ¡Asegúrese primero de tener registrado su producto en nuestro sitio web, en http://www.gfi.com/pages/regfrm.htm! Responderemos a su pregunta en 24 horas o menos, dependiendo de su zona horaria.
Solicitudes de soporte a través del webchat También puede solicitar soporte a través del Soporte en directo (webchat). Puede contactar al departamento de soporte de GFI utilizando nuestro servicio de soporte en tiempo real en http://support.gfi.com/livesupport.asp ¡Asegúrese primero de tener registrado su producto en nuestro sitio web, en http://www.gfi.com/pages/regfrm.htm!
Solicitudes de soporte telefónicas También puede contactar con GFI por teléfono para soporte técnico. Por favor compruebe en nuestro sitio web de soporte los números para llamar según dónde se encuentre, y el horario. Sitio web de soporte: http://support.gfi.com ¡Asegúrese primero de tener registrado su producto en nuestro sitio web, en http://www.gfi.com/pages/regfrm.htm!
Foro Web Hay disponible soporte usuario a usuario a través del foro web. El foro se encuentra en: http://forums.gfi.com/
Notificaciones de versiones revisadas Le sugerimos encarecidamente que se suscriba a nuestra lista de notificaciones de versiones revisadas. De esta forma, se le notificará inmediatamente sobre las nuevas versiones del producto. Para suscribirse vaya a: http://support.gfi.com
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S
Indice
Seguimiento de correo 2, 55, 57 servidor retransmisor de correo 14 SMTP 71
A Análisis de cabecera 33 Anti-Spam 1, 23 Archivo 59 Auto respuestas 2, 51 Avisos corporativos 47
C cabecera 33 Consulta DNS 14
D Descargador POP3 71, 74 DNSbl 28
E Exchange Server 2000 7, 15
G Generador de informes de MailEssentials 3
I IIS5 SMTP 10 informe de no entregado 78 Informes de correo 3
L Limpiador de correo 2 Lista blanca 24 Lista negra 24 Lotus Notes 15
M Marcado 74
P POP2exchange’ 73 POP3 2, 10, 15, 71 Programador 75
R registro MX 15 Requerimientos del sistema 8
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