,$r ..,:.:.,..,-:.:......1

Gob¡er¡o del Distr¡to Federal Com¡té Técn¡co lntemo de Adñ¡nistración de Documentos del Metrobús

ACTA DE LA CUARTA SESIóN ORDINARIA 2014 DEL COMITÉ TÉCNICO TNTERNO DE ADMINISTRACIóN DE DOCUMENTOS DE METROBúS. Siendo las 11:00 horas del día 21 de Noviembre del año dos mil catorce, se reunieron en las oficinas

de Metrobús. con domicilio en Av. Cuauhtémoc No. 16 segundo piso, Col Dodores, los cc. Adr¡ána véjar Galván, Directora de .Administración y Finanzas; Jonathan González can¡zo J.U.O. de Servicios Generales Luis angel Romero Beiarano Responsable del Archivo de Concentración; Ana Bertha Márquez Gómez Responsable de Archivo en trámite de la Dirección General; Quetzalli Cast¡llo Ramírez Asistente de la Dirección de Planeación, Evaluacion y sistemas; v¡rgin¡a Barragán Escalera Responsable de Archivo en Tramite de la Dirección Técnica operativa ltzel Daniela Rub¡o Rodríguez Responsable de Archivo en trámite de la Dirección de Administración y F¡nanzas; Jul¡eta lbáñez Prado Responsable de Archivo en Tramite de la Direcc¡ón Jurídica; Héctor Sánchez Miranda J.U.D. de Normatividad; Fernañdo Hernández Cuellar Contralor Inter¡oj Roxana de Jesús Ayalá Responsable del Archivo en Tramite de la Gerencia de Sistemas de Peaje y Nuevas Tecnologías Mario Alberto P¡ña Flores, Recepción de Documentos; a convocatoria de la Lic. Adriana Véjar Galván, para celebrar la cuarta sesión ordinaria del ejercicio 2014 del Comité Técnico Interno de Administr¿ción de Documentos del lvletrobús (COTECIADSTPNI), procediéndose a la aprobación del siguiente:-

'__-ORDEN DEL

1.-

'-

DIA-----_

NO

L¡sta de Asistencia y declarator¡a de quórüm.--------------'

2.- Presentación del Acta de la segunda ses¡ón Extraord¡naria y la Segunda ses¡ón Ord¡nar¡a del ejerc¡cio 2014 del com¡té técn¡co ¡nterno de adm¡n¡strac¡ón de documentos

Metrobús.--3.- Presentación de casos:----;; ;i técn¡co ¡nterno

b)

c)

2015.-----------

,

---"-q ^) '------- 1J '

def

;;";;;il;;de ;;;;;;;il

\

;,;a: ;;;;";; ;; ;;;;" ;;;;;;;';;.J;; eiercic¡o

admin¡stración de documentos del Metrobús para el

Presentac¡ón para su aprobación del

,a,t

I

L' -----"------programa ¡nst¡tucional de desarrollo arch¡vialiao y'

2015.----------------

Cumpl¡m¡ento del programa inst¡tuc¡onal de desarrollo arch¡vistico 2014-----_--------

4.- Asuntos Generales

-------

.---DESARROLLO DE LA

)t SESION-_-----.-

Y

1.- L¡sta de as¡stenc¡a y declarator¡a del Qr¡órum' Se registró y se comprobó la asistencia de N los integrantes del Comté, acto seguido, en uso de la palabra la Lic Adriana Véjar Galván, informó a

sesión, sometiendo a /\' )\alos presentes de la existencia del quórum legal requeridoparapara llevar a cabo la misma \\ ,pleno desarrollo de la el rl el orden del día establecido consideración del zIlv A"f /t P¿"ld rdcs I

J4

'/l

I

$

Gob¡erno del Distr¡to Federal Comité Técnico lnterno de Adm¡n¡strac¡ón de Documentos del

Met¡obús No habiendo comentarios ni observaciones al respecto/ los integr¿ntes aprueban por unanimidad el orden del día establecido para la cuarta sesión ordinaria 2014 del Comité Técnico Interno de Admiñistración de Documentos ¡4etrobús (COTECIADSTPPI).

VOTO DE LOS INTEGRANTES VOTACI

OBSERVACIONES

VOTO DE LOS INTEGRANTES INTEGRANTES DEL COMITE VOTACION

OBSERVACIONES

INTEGRANTES DEL COM Presrdente

vocales ACUERDo No. ORDU001/14.- El Comité aprLreb¿ por unanimidad el orden dcl día estáblecdo p¿r¿

l¿

1

v 2.- Presentac¡ón de¡ Acta de la Segunda Sesión Extraordinaria y la Segunda Sesión Ord¡naria del ejerc¡c¡o 2014 del com¡té técn¡co ¡nterno de admin¡stración de documentos del Metrobús. En uso de la palabra la presidenta del Com¡té, la L¡c. Adr¡¿na Véjar Galván presentó y destacó los puntos rnás importantes del acta de la segunda sesión extraordinaria y la segund¿ sesión ordinaria del ejercicio 2014 del Comité Técnico Interno de Adm¡n¡strac¡ón de Documentos IYetrobús (COTECIAD), la cual fue firmada con anterioridad por todos los participantes quedando aDrobadd oor un¿nimidad,

v

3.- Presentac¡ón de casos: I

,l-,

a)

Presentac¡ón pará su aprobac¡ón del calendar¡o de ses¡ones ordinar¡as del com¡té técnico ¡nterno de adm¡n¡stración de documentos del Metrobús para el ejerc¡c¡o

--4-

2015. La Pres¡denta del Com¡té la Lic. Adriana Véjar Galván expuso en relación alcumplim¡ento ¿ la Ley de Archivos del Distrito Federal en slr ¿rtícu o 21, se presenta al pleno de este Com¡té el calendario de sesiones ordinarias del comité oara el eiercicio 2015 VOTO DE LOS INTEGRANTES INTEGRANTES DEL COM

OBSERVACIONES

VOTO DE LOS INTEGRANTES INTEGRANTES DEL COMITE

OBSERVACIONES

5ecretaTto tecntco vocales ACUERDO No. ORD3/OO2I14.- El Comiié aprueba el ca endar¡o de ses¡ones 2015

k

l/

\

Gobierno del D¡str¡lo Federal Comilé Técn¡co Interno de Adm¡n¡strac¡ón de Documentos del Metrobús

b)

fIE| ll,,'li i,lt

rl;,;.,

l;, l,,

Presentación para su aprobac¡ón del programa inst¡tucional de desarrollo arch¡vístico

2015.-----------------La Presidenta del Comité la Lic. Adriana Véjar Galván expuso en relación al cumplimiento a la Ley de Archivos del Distrito Federal. se presenta al pleno de este Com¡té para su valoración el PIDA

2015-------

VOTO DE LOS INTEGRANTES INTEGRANTES DEL COMITE VOTACION Presidente

OBSERVACIONES

1

VOTO DE LOS INTEGRANTES INTEGRANTES DEL COMITE VOTACION Secretario Técnico Vocales

v

OBSERVACIONES

1

6

ACUERDO No. ORD3/OO3/14,- El Comité aprueba el Proqr¿ma Inst¡tuc¡onal de Desarrollo Archivístico 2015

c)

Cumpl¡m¡ento del programa ¡nst¡tuc¡onal de desarrollo archivíst¡co

ü-

2014----------

La Presidenta del Comité la Lic. Adriana Véjar Galván expuso en relación a¡ cumplimiento a la Ley de Archivos del Distrito Federal, se presenta al pleno de este Comité el cumplimiento del PIDA 2014.

--------

VOTO DE LOS INTEGRANTES INTEGRANTES DEL COMITE

OBSERVACIONES

VOTO DE LOS INTEGRANTES INTEGRANTES DEL Secretario Técnico

/ /

ACUERDO No. ORD3/OO4/14.- El Cornité aprueba el Proqrama Inst¡tuc¡on¿l de Des¿rro lo ArchlvGtico 2014

i 4.- Asuntos generales. La C. Ana

Bertha Márquez Gómez. comento de

la importancia de

la

descarga de los volantes ya que se encuentran algunos rczagados; La c. Adriana Véjar Galván indico que 5e reali¿ara un alento ll¿mado p¿ra que esto no sig¿ ocurriendo---------

;- ;;;;-;;

il;il;;,-¿;;ñ;;;; ;;;;;;;-;; ;;;;;;;;

\

,

-,'

Metrobús. Al haberse agotado los 4 puntos de que se compone el orden del día de la cuarta sesión','v ordinaria del ejercicio 2014 del Comité Técnico de Administración de Documentos de ¡4etrobús, \ enterados los que part¡cipan de sus responsabil¡dades y de los alcances administrativos y legales que adquieren y no habiendo más que hacer constar, se da por concluida a las 11:40 horas del día de su fecha, firmando de constancia los que en ella paticiparon.-----

\ ^-------------

aFu'

\-/

,//

ftl\

nrn'*,.",

v t-

i"r

Gobierno del Distrito Federal Comité Técnico Interno de Adm¡nislrac¡ón de Oocumentos del Metrobús

I

r..:::iai:,r

Presidente

'-'oiv \r¡v^fl calván

Lic. Adr¡ana Véjar Directora de Admin¡strac¡ón y Fin

Secretario Ejecut¡vo

L¡c. Juan Manuel Gómez Rodríguez D¡rector de Comun¡cac¡ón e Información

Pública Secretar¡o Técn¡co

Vocal

lonathan cor\zález Canizo J.U,D. de Serv¡c¡os)Generales

C. Luis Angel Romero Bejarano

L¡c"

del Archivo de Concentración Vocal

C. Ana árquez cómez Responsa e de Archivo en Trám¡te ¡recc¡ón Genelal

C.

V¡r9¡nia Barra

D¡recc¡ón Técnica

Vocal

3tillo Rámírez Qu Asistente de la ión de Planeac¡ón, Evaluac¡ón

C. IEel Dan¡€la Rüb¡o Rodríguez Resoonsable de Arch¡vo en Trámite Direcc¡ón de Adm¡n¡strac¡ón v F¡nanzas

V

vocal

/ c. Jul¡eta fbáñez Prado Responsable de Arch¡vo en Trám¡te Direcc¡ón Jurídica

L¡c. Olivia Soberanis Moreno Resoonsable de Archivo en Trám¡te D¡recc¡ón de Comun¡cación e Informac¡ón pública

t

/t

.''l

/'/l Página 4 dc s

V \

Gob¡erno del Distrito Federal Comité Técnico Interno de Adm¡nistrac¡ón de Documentos del

Melrobús

[Vüetrc¡brÍ*i

Asesor

Asesor

L¡c. Héctor Sánchez Miranda ReDresentante del Area Jurídica

J.U.D, de S¡stemas Informáticos

Asesot

Asesor

Ing, Ismael Noguerón vázquez

L --'---'-= L¡c,

Fernando Hernández Cuellar Contralor Interno en Metrobus Inv¡tado

C, Roxana fe Jesrls Ayala Responsable del Afchivo en Tramite de lá Gerencia de S¡steinas de Peaje y Nuevas Tecnologias

L¡c, Nad¡a L. Velarde tamar¡z

üy

Gerente de F¡nanzas

Inv¡tado

G

Responsable de la Ofic¡na de Control de Gestión

)

Y Página 5 dc 5

i

J

INFORME ANUAL DEL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE D ESARRoLLo ARc H rvÍsrrco

20L4

COMITE TECNICO INTERNO DE ADMINIS'I'RACIÓN DE DOCUMENTOS

DI

METROBÚS

ÍTEI il\rr'liri;i

illi :" i r l

INFORME ANUAL DEL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVISTICO. El cumplimiento y avance presentado en las acciones programadas del PIDA las siguientes:

2Ol4 son

CONCEPTOS

I.

Proyecto y acciones de desarrollo e instrumentac¡ón de la normat¡v¡dad técnica interna.

1.

2.

De acuerdo al numeral 7.5 de la C¡rcular Uno vigente se realizo la actualización al Cuadro General de Clas¡ficación Archivística al Catalogo de Disposición Documental aprobada en la segunda Seslón Ordinarla celebrada el día 28 de mayo de 2014 quedando pendiente el reg¡stro ante la Dirección de Recursos Ivlateriales y Servicios Generales de la Oficialía N4ayor del Distr¡to Federal. Se anexo la columna de Tipología "Med¡o Electrónico" el cual incluye información en med¡o electrónico.

n

V

y

uüv

II. Proyectos de capac¡tación y desarrollo profesional del perconal que real¡za funciones arch¡víst¡cas. 1.

IIL

La Dirección de Comunicación e Información Pública de este Oroanismo. a través del Inst¡tuto de Acceso a la Informac¡ón Pública y Protección de Datos Personales del DF impartló el taller de Ventana Única de Transparencla VUT celebrado el 05 de noviembre de 2014.

la

Proye€tos para adquisición. con base en sus cond¡c¡ones presupuestales de los recurcos materiales de mayor urgencia que requ¡eran los archivos.

1.

de

Se han adqulrido materiales para archlvo de t¡po consum¡ble como cajas arch¡vo, postes metál¡cos para archivar y carátulas de p¡ástlco para realizar los legajos de documenlación para transferencias primarias.

IV, El desarrollo de estudios e ¡nvestigac¡ones para la incorporación ordenada de tecnologías de información en el campo de los arch¡vos.

v ampliación con la actualización constante oel proyecto de creación de la base de datos del Archivo de Concentrac¡ón.

Se encuentra en desarrollo

.d

,4

\

)

COMITN TECNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DN DOCUMENTOS DE Mf,TROBÚS ll1til$

rilt

f',1"i,

i.¡'f.I

t,,;

v. Acciones de d¡fus¡ón y divulgac¡ón arch¡víst¡ca y para el fomento de una nueva cultura institucional en la mater¡a,

1. 2. VI.

En la Segunda Sesión Ord¡naria del COTECIAD se sometió la aprobación at Cuadro General de Clasificación Archivística y al Catalogo de Disposición Documental. Se realiza la concient¡zación para el uso de documentos electrónicos y disminuir el consumo de DaDel.

Proyectos para

la

conservación

y

preservación

arch¡víst¡ca. 1.

2.

de la

información

La Jefatura de Sistemas, se realizó el manten¡miento prevenüvo del equ¡po de cómputo de la Oficina de Control de Gest¡ón y Archivo de Concentración, en las cuales se tienen instalados el ant¡virus ESET NOD32. Se reasignaron espacios en las oflcinas de Tepalcates para la distribuclón y mejor acomodo de la documentación.

Estud¡os y planes prevent¡vos que perm¡tan enfrentar s¡tuac¡ones emergencia, r¡esgo o

VII.

catástrofes,

1.

Se real¡zaron mantenimientos prevent¡vos de manera anual electr¡cas del Archivo de Concentración.

2.

En la Oficina de Control de cestión

y

Q.v

de ./r: ¡-/ '

a las instalaciones

Archivo de Trámite se realizo el

mantenlmlento a los ext¡ntores y bot¡quines de primeros auxilios.

oc\

,//

/

:l

.l I

[.

X

DE SESIONES DEL CALENDARIO tt COMITE TECNICO INTERNO DE

ADMrNrsrRAcrón or DocuMENTos DEL Mrrnoeús 2015

0N

COMITE TÉCNIco INTERNo DE

ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS DE METROBUS

ftE|

ii''lin,l.i;':riII

Calendario de Sesiones Ord¡nar¡as En cumplimiento al punto no. 9 "Políticas de Operación" del ¡4anual Específico de Operación del comité Técnico Interno de Administración de Documentos del ¡4etrobús, el Comité real¡zará ¡as sesiones ordinar¡as durante el eierc¡clo 2015, de acuerdo a lo siguiente.

V

CATENDARIO SESIONES COTECIAD 2015

$es ión

Fecha

Ho ra

Pr¡mera

Viernes 20 de Febrero V¡ernes 22 de Mayo Viernes 21 de Agosto Viernes 20 de Noviembre

l6:00 Hrs.

Segu nda

Tercera G

uarta

16:00 Hrs. 16:00 Hrs. 16:00 Hrs.

Todas I as sesiones se llevarán a cabo en la sala de juntas del segundo piso a la hora señalad a, prev¡a convocator¡a por escrito o por correo electrónico.

/--[

\ {

ffihffimillltt'cnf[ll ili**1,

PROGRAMA ttANUAL DE TRABAJO DEL COMITE TECNICO INTERNO DE ADMINISTRACTóru OT D OCUMENTOS DEL METROBÚS

Oó'

coMrrÉ TÉcNtco tNTERNo DE ADMINISfRACION DE DocUMENToS DE METRoBI]s

Metrobús,

INDICE Pá9ina

1.- Introducción

3

2.- Marco Juridico

3

3.- Objetivo

3

4.- Actividades.

4

5.- Cronoorama de activldades.

6

6-- Calendario de ses¡ones ordinarlas 2015

7

--4..

()"

v

A,

StÜ ,-€

//

il

l' on.,i

\\1

r,v

s

COMITE TECNICO INTERNO DE

ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS DE METROBUS

1,- Introducción El Comité Técnico lnterno de Administración de Documentos del Metrobús se instala por primera vez el 21 de diciembre de 2007, para dar cumplimiento con lo dispuesto en el Titulo Segundo Capítulo ll "De la Organ¡zación y Composición de los Sistemas Inst¡tucionales de Archivos" de la Ley de Archivos del D¡strito Federal y al numeral 7.3 "Del S¡stema de Archivos" de la entonces v¡gente Circular Uno 2007 emitida pof la Oficialia Mayor del Distr¡to Federal. Este Programa Anual de Trabajo del Comité Técnico Interno de Admin¡stración de Documentos del Metrobús (COTECIADSTPI\4), está basado principalmente en desarrollar e implementar las acciones del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2015, pero también esencialmente se enfoca hacia las neces¡dades de aclualizat e ¡mplementar en su totalidad los ¡nstrumentos archiv¡sticos requeridos por el artículo 35 de la Ley de Arch¡vos del Distrito Federal.

v ,\y

\\

2.- Marco Juríd¡co

.

Ley de Archivos del Distrito Federal; Título Segundo Capítulo lll "De las funciones v comDonentes del S¡stema".

.

Circular Uno 2014 emitida por la Oficialía lvlayor del D¡strito Federal, numeral 6 "Administración de Documentos y Archivística".

3,- Objetivo Desarrollar e imolementar acciones concretas en coordinación con las áreas generadoras de la información que conlleven a la mejora en los procedimientos arch¡vísticos del S¡stema Institucional de Arch¡vos de l\4etrob us, stempre vigilando el estr¡cto cumplim¡ento de la normatividad vigente en j\teria oe

oü

archivos.

.1/

/l /l

'l

J

lJv/'!"

'

/

COMlTÉ TÉCNICO INTERNO DE

ADMINISTRACION DE DOCUMENfOS DE METROBÚS

il'r,¡r'[ 'L]':

i:

i l l r. r; t; .;

4,- Actividades

l.

Proyecto

y

acciones de desarrollo

e

instrumentación

de la normatividad

técnica

interna.

a) Actualización del Catálogo de Series Documentales (elaborac¡ón por cada Unidad Administrativa).

b) Actual¡zación del Catálogo de Disposición Documental (elaboración con

la

participación de cada una de las Unidades Adm¡nistrativas, basada en su l\¡arco Jurídico de actuación).

ll. Proyectos de capacitación y desarrollo profesional del personal que realiza funciones archivísticas.

c)

En coordinación con la Oficialía l\,4ayor se solic¡tarán cursos básicos en materia

de archivos para el personal involucrado en los arch¡vos de trámite, con

la

f¡nalidad de que tengan conocim¡ento sobre como archivar los expedientes que generan.

lll,

Proyectos para la adquis¡ción, con base en sus cond¡c¡ones presupuestales de los recursos mater¡ales de mayor urgencia que requieran los archivos.

v g .N

d) Acond¡cionar con mobiliario un área en las of¡cinas de Tepalcates, parat resguardar material archivíst¡co proveniente de transferencias primarias. Toda "( vez que en las oficinas administrativas ya no se cuenta con sufic¡ente espac¡o para destinar los exped¡entes de ¡as áreas que cumplieron con el t¡empo en archivo de trámite.

Adquisición

de mob¡liario para Archivo de Concentración que se

pretende

Tepalcates / productos, artículos y materiales útiles para el manejo, \

implementar en las oficinas de

Adqu¡rir equipos, preservación

y conservación de los documentos en cualquier formato que se, .-

encuentren.

lV. El desarrollo de estud¡os e investigaciones para la tecnologías de informac¡ón en el campo de los archivos.

..: incorpo

de

d

COMITE TECNICO INTERNO DE

ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS DE METROBUS

g) Adquirir y/o implementar equ¡pos para el proceso de digital¡zación y archivo de documentos en forma electrónica.

h) Retomar la elaboración del programa informático que funcione como Sistema de Base de Datos en el Archivo de Concentración.

V. Acciones de difusión y divulgación archivística y para el fomento de una nueva cultura institucional en la mater¡a.

i)

Coordinar con la Dirección de Comunicac¡ón e ¡nformación pública, el diseño de tript¡cos, folletos, carteles y todos aquellos materiales d¡dácticos que promuevan la cultura institucional en la materia y divulgación de nuevas disposiciones en la materia.

Vl. Proyectos para la conservación y preservac¡ón de la información archjv¡stica.

j)

Con el apoyo de la Jefatura de unidad Departamental de planeación de Sistemas, elaborar un plan de mantenimiento preventivo para el equipo de cómputo de la Oficina de Control de Gest¡ón y del Archivo de Concentración. Asi también actualizar periód¡camente los programas ant¡v¡rus de d¡chos equipos.

k) En

coordinac¡ón con la Jefatura de Unidad Departamental de Planeación de S¡stemas y la Jefatura de Unidad Departamental de Servicios Generales y de acuerdo a las actividades contempladas en la Oficina de Control de Gest¡ón y Archivo de Concentración, establecer un Plan de Seguridad para el manejo de los documentos digitales e impresos, equipos y s¡stemas informáticos.

V

.y

Vll. Estudios y planes preventivos que perm¡tan enfrentar situac'ones de emergencia,4 riesgo o catástrofes.

l)

Elaboración de plan de mantenimiento a los equipos de seguridad existentes las áreas de Archivo.

m) Establecer un plan de mantenim¡ento preventivo de las instalaciones eléctricas ubicadas en la Oficina de Control de Gestión y Arch¡vo de Concentración.

l/

_¡

COMlfÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN OE OOCUMENTOS DE METROBÚS

Metrobús,

5,- Cronograma de Actividades

V ñ/

N

fIB

coMITE TÉcNIco INTERNo oE

ADMtNtsfRActóN

lliil

OE DOCUMENTOS DE METROBUS

il11L"

i 1'ri

lr,

:,,

6.- Calendario de Sesiones Ordinarias En cumplimiento al punto no. 9 "Politicas de Operación,, del ¡4anual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Metrobús, el Com¡té real¡zará las sesiones ordinar¡as durante el ejercic¡o 2015, oe acuerco a to s¡gulente.

CATENDARIO SESIONES COTECIAD 2015 Pr¡mera

VIERNES 20 DE FEBRERO

'Í6:00 Hrs.

Segunda

VIERNES 22 DE MAYO

16:00 Hrs.

Tercera

VIERNES 21 DE AGOSTO

16:00 Hrs.

Cuarta

VIERNES 20 DE NOVIEMBRE

l6:00 Hrs.

vt¡

Todas las sesiones se llevarán a cabo en la sala de juntas del segundo p¡so a ta nora senalada, previa convocatoria por escrito o por correo electrónico.

t/

/

,V

$