GOBIERNO DE GUATEMALA MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL CIERRE Y APERTURA CONTABLE EN SICOIN WEB

DICIEMBRE 2011

1

INDICE

Introducción

3

Objetivos

4

¿Qué es el Cierre Contable?

5

Aspectos a considerar antes del hacer el cierre contable

6

Procedimiento para el registro del cierre contable

14

¿Cómo se forman los comprobantes contables de cierre?

20

Procedimiento para el registro de la apertura contable

23

Apertura manual

24

Apertura automática

26

Preguntas frecuentes de los usuarios acerca del cierre contable

29

Anexos

31

2

INTRODUCCION

Al finalizar el período fiscal de una institución, debe elaborarse el cierre contable afín de que los estados financieros expresen la realidad de la situación de la entidad.

Al mismo tiempo, es necesario generar los saldos iniciales que servirán en el ejercicio posterior al cierre. Esto, garantiza cifras en los Estados Financieros confiables y oportunas.

En la herramienta del Sicoin Web se realiza este proceso automáticamente no sin antes generar partidas de cierre contable y al mismo tiempo establecer los saldos de apertura.

El presente manual contiene los procedimientos para registrar en el SICOIN WEB, la apertura y el cierre contable de las entidades de Sector Público no Financiero en Guatemala.

Por la importancia de los registros de apertura y cierre contable, en este manual se contemplará los aspectos, procedimientos y análisis de reportes que deben de tomarse en cuenta antes de finalizar el período fiscal.

3

OBJETIVOS

Los objetivos que se persiguen con este manual son: 

Procurar el registro oportuno y confiable de la información de los asientos de cierre del ciclo y su apertura.



Delimitar funciones y asignar niveles de responsabilidad a las dependencias y funcionarios que intervienen en las diferentes etapas de registro de Cierre y Apertura de ciclo.



Establecer detalladamente los pasos que se realizan automáticamente en el SICOIN WEB.

4

¿QUÉ ES EL CIERRE CONTABLE?

Al finalizar el presente año fiscal y antes del 31 de diciembre del año en curso se deben de operar en el Sicoin Web, todas las transacciones de ingresos, de gastos, contables, de presupuesto, de fondos rotativos, de seguimiento físico; en fin, todas las operaciones del día a día de la entidad para así tener registrada toda la información generada durante el año.

En este proceso se hace énfasis que debe tenerse todos los pagos solicitados y pagados por Tesorería, es decir, todos los cheques y/o transferencias generadas y pagadas.

Es posible que por causas de fuerza mayor termine el año y aún tenga pendientes de realizar algunas operaciones o ajustes contables.

La legislación vigente le permitirá hacer ajustes u operaciones hasta el 31 de marzo del nuevo ejercicio fiscal. (Siempre y cuando no tenga que ver con emisiones de cheques)

Mientras se hace el cierre contable, la entidad puede iniciar a operar en el nuevo ejercicio fiscal, con la salvedad que no tendrá un balance general real, pues hará falta tener los saldos iniciales contables, mismos, que se generaran luego de hacer el cierre.

Antes de hacer el cierre fiscal y correr las partidas adecuadas debe observar lo que aplica en el siguiente capítulo.

5

ASPECTOS A CONSIDERAR ANTES DE HACER EL CIERRE CONTABLE

Sicoin significa, Sistema de Contabilidad Integrada. El término integrado, implica que los montos que se generan en Presupuesto son iguales a los montos que registra la Contabilidad. Esto se logra a través del funcionamiento de las matrices de conversión de presupuesto a contabilidad, es decir, que al efectuar un renglón del presupuesto, se indica automáticamente que partidas de contabilidad va a hacer el sistema. Lo anterior implica o supone que debe cuadrar la ejecución presupuestaria con la contable.

Antes de hacer el cierre contable, debe asegurarse se registrar todas las operaciones o transacciones pendientes de bancos, de presupuesto o contables.

Luego de haber terminado, puede hacer ajustes contables si fueran necesarios.

La necesidad de hacer ajustes contables, vendrán luego del análisis de información financiera y contable de lo que ha pasado en la entidad a través del año.

Para el análisis se recomienda verificar la siguiente información, auxiliándose de los reportes respectivos que el sistema genera:

1. Generar reporte sobre la ejecución física. (metas) a. 00812473 -Ejecución Física de los Programas, Subprogramas y Proyectos (Cuatrimestral) Lo que debe revisar es que haya habido ejecución de las metas y que los datos sean congruentes con el porcentaje de ejecución financiera. Aún puede realizar modificaciones a los montos de las metas si fuere necesario.

6

2. Generar reportes de ejecución de ingresos. a. Reportes de información consolidada (Recomendado: reporte No. 805951) b. Reporte consolidado de ingresos para ver el monto total (Recomendado: reporte No. 815310) c. Reportes de información Estadística d. Reportes de presupuesto vigente Lo que debe revisar son los montos del devengado sean de acuerdo a los montos que se reflejan en la contabilidad en el estado de resultados. Recuerde sumar al monto de ingresos del estado de resultados lo que se ha devengado de transferencias de capital que ha sido parte del balance general en el ejercicio de cierre. Este valor, debe ser idéntico al devengado del presupuesto de ingresos. También habría que revisar que la diferencia entre el devengado y el percibido, esté de acuerdo con el monto saldo del movimiento del año de las cuentas por cobrar respectivas.

3. Generar reportes de ejecución de gastos. a. Reportes de Información consolidada (recomendado: Reporte

No. 804768

Grupos Dinámicos) b. Reporte de Ejecución Analítica del Presupuesto 2 (R00804489) Revisar la congruencia de la ejecución presupuestaria. Regularizar o hacer modificaciones presupuestarias si tiene renglones sobregirados en la ejecución.

4. Generar en la Contabilidad el Balance General (Reporte: 00807168) a. Debe revisar que cuadren los activos versus el pasivo y capital. b. Debe revisar la congruencia de los montos. c. Debe analizar las cuentas que estén en negativo y hacer las justificaciones.

7

d. Si ya está en el año de apertura, la fecha de corte debe ser la fecha actual para que salgan los montos sobre los ajustes efectuados. De todas formas el balance será impreso con fecha 31 de diciembre.

5. Generar en la Contabilidad el Estado de Resultados (Reporte: 801028) a. El resultado del Ejercicio de este reporte, debe ser el mismo que el que indica el Balance General. b. La suma de los ingresos debe ser la misma que la suma de los ingresos presupuestados.

6. Generar el reporte de conciliación de la ejecución presupuestaria y estado de resultados de la contabilidad. (Reporte: 806178)

Este reporte verifica si todo registro que se ha operado en las cuentas de ingresos y gastos (grupo contable 5000 y 6000) han venido automáticamente de la ejecución presupuestaria. Si el monto no cuadra, podría ser que están manipulando el estado de resultados en forma manual por medio de ajustes lo cual salvo a algunas excepciones, no está permitido.

a. ¿Cuál es la lógica de la verificación? (premisas básicas)  La

matriz

de

conversión

de

presupuesto

a

contabilidad,

vincula

automáticamente la ejecución de presupuesto de cada renglón con una cuenta contable.  Todo renglón que está incluido presupuestariamente dentro de la categoría de proyecto, contablemente va a afectar una cuenta de construcciones de proceso (1234) que lo encontramos en el activo de un balance general.  Todo renglón del grupo 300 o sea propiedad, planta y equipo, automáticamente va a conformar un activo fijo en el lado del balance general.

8

 Todos los renglones que no están en estas dos categorías anteriores, se irán contablemente a tocar cuentas del gasto, en el estado de resultados.

b. Básicamente el reporte se conforma así:

Estado de resultados cuenta contable 6000

200,000.00

(-) Gastos contables sin afectación presupuestaria Cuenta 6113 Depreciaciones

10,000.00

Cuenta 6115 Cuentas Incobrables

15,000.00

Sub-total:

175,000.00

Renglones grupo 300, no proyecto:

5,000.00

Renglones grupo 600 y 700, no proyecto:

10,000.00

Todos los renglones cuando es proyecto:

15,000.00

Total (suma): Devengado en reportes de presupuesto Diferencia: (Total-Devengado)

205,000.00 205.000.00 0

Explicación de los campos: •

Estado de resultados, cuenta contable 6000: es donde se agrupa todo el monto de lo que se ha ido al gasto.

•

Depreciaciones: es lo que manualmente se ha afectado en la cuenta respectiva y que sirve para disminuir el valor de los activos.

•

Cuentas incobrables: es lo que manualmente se ha afectado en la cuenta respectiva y que sirve para disminuir el valor de las cuentas por pagar.

•

Sub total: resta el monto de la cuenta 6000, menos depreciaciones y menos cuentas incobrables.

•

Renglones del grupo 3, 6, 7 que no forman proyecto sino que activos: montos de los renglones presupuestarios que fueron a parar al balance general del lado de los activos.

9

•

Todos los renglones que forman proyecto: por lo tanto van a cuenta 1234 en el balance general del lado del activo.

•

Total: expresa la suma de todos los anteriores incluyendo el subtotal.

•

Devengado: es la ejecución presupuestaria de todos los renglones del gasto.

•

Diferencia: si la diferencia es 0, entonces las premisas se han cumplido y existe integralidad de datos.

c. ¿Porque puede que exista diferencia? Cuando manualmente se han afectado cuentas contables del estado de resultados del lado del gasto. Pueden que hayan razones extras a las depreciaciones o cuentas incobrables tales como las provisiones de pasivos laborales u otras que conformarían diferencias controladas.

d. ¿Cómo verificar el devengado? Se genera un reporte dinámico de gasto de la institución sin ningún filtro específico: “Reporte: 00804768, Ejecución del Presupuesto -Grupos Dinámicos-“y se verifica en la columna del devengado. (Ver pantalla abajo)

10

e. ¿Cómo verificar la suma de la cuentas del grupo 6000? Se genera un reporte de Estado de Resultados, Reporte: 00801028, Estado de Resultados. Aquí ve el monto de la suma de los gastos.

f. ¿Cómo verificar los montos de la ejecución presupuestaria que se han ido al activo del balance general? Se generan dos dinámicos, (00804768 - Ejecución del Presupuesto, Grupos Dinámicos). i. Uno, con el filtro que genere los datos de los renglones que están en la categoría proyecto, por eso en el filtro se coloca los proyectos diferentes de 0; para que genere los tipo de proyecto 1 (ejecución física) y proyecto 2 (proyectos sociales) ii. Otro, con los renglones que afectan el balance en el activo, o sea los renglones 300, 600 y 700; por lo tanto, debe excluir los renglones del grupo 0, 1 y 2.

11

Haga los análisis respectivos y las correcciones o ajustes si fuera necesario.

7. Generar el balance de sumas y saldos 00805863 - Balance de Comprobación de Sumas y Saldos. a. Este reporte genera la información de saldos iniciales, movimientos en el crédito y debito y los saldos finales a nivel de las cuentas y subcuentas (sin auxiliares) b. Verificar la congruencia de cifras de las cuentas. c. Verificar la naturaleza de las cuentas respecto a los saldos. d. Los saldos finales de este reporte para cada cuenta contable (con sus subcuentas) deben ser los mismos que los saldos iniciales del próximo período, luego de la apertura contable.

8. Generar el reporte de Saldo a nivel de auxiliar. 00806051 - Saldos a Nivel de Auxiliar a. Este reporte determina para cada auxiliar de cada cuenta contable su saldo; el cual, debe tener datos razonables.

12

b. Regularmente en este reporte se pueden ver varias cuentas sobregiradas, es decir que no tienen sus saldos de acuerdo a su naturaleza contable. Unas de las razones por lo que esto ocurre es porque los pagos los hacen hacia determinado nit, pero al regularizar lo hacen en otro nit. c. Si la cuenta no tiene saldo, no se generará información.

9. Para visualizar la razón de los posibles errores en las transacciones y tener idea de cómo corregirlos, debe acceder al reporte 00801007 - Libro Mayor - Auxiliares de Cuentas. a. Debe filtrar la cuenta y el auxiliar específico a efecto de ver el movimiento contable durante el año y detectar posibles errores.

10. Si todos los datos cuadran, tienen lógica contable adecuada a nivel de auxiliares y con montos congruentes a la ejecución y operatoria, se procede a elaborar el cierre contable anual.

13

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL CIERRE CONTABLE

En el proceso de Cierre Contable detiene e inmoviliza la ejecución presupuestaria y contable en el SICOIN WEB, esto, para establecer la situación patrimonial al final del ejercicio y los resultados obtenidos durante el mismo.

Este proceso es como si se tomará la última fotografía de la situación financiera de la entidad, en el justo momento en que se presiona el botón de cierre. Este cierre es generado de acuerdo a ciertos requerimientos contables emitidos por los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Después de “tomar dicha fotografía”, no es posible hacer ninguna modificación que altere las cifras de dicha entidad y ejercicio fiscal.

Lo que haya olvidado hacer, lo tendrá que hacer dentro del período fiscal siguiente como un ajuste contable.

El proceso de Cierre es automático, pero requiere realizarse lo siguiente:

1. Elegir con el apuntador del Mouse la Opción ADMINISTRATIVO en el menú principal de opciones disponibles, dentro de la cual se elige Cierre y Apertura Contable y finalmente, escoge la opción de Cierre Contable.

14

2. Luego de seleccionar la opción de cierre, aparecerán las entidades contables en donde el usuario de acuerdo a los permisos asignados a su persona, puede elegir la entidad y año de cierre que realizará:

15

3. El usuario entonces procede a elegir una entidad y año fiscal a cerrar y luego presiona

el icono

.

4. Luego de presionar el Icono anterior el sistema realiza el proceso automático de CIERRE.

5. Si el proceso se realiza adecuadamente el sistema devuelve el mensaje siguiente:

De no generarse este mensaje, puede ser: a. El plan de cuentas para el ejercicio contable siguiente al cierre no tiene todas las cuentas del ejercicio anterior. (Debe revisar si se crearon nuevas cuentas en los ajustes realizados entre el 1 de enero del año de apertura a la fecha de apertura regularmente el 31 de marzo-)

16

b. No están definidas las partidas tipo CIE en la matriz de operaciones. Por lo anterior, debe ingresar estas partidas según se indica a continuación: (verifique antes) CIE 3 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE

5000 0 0 D INGRESOS

CIE 3 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE

6000 0 0 C GASTOS

CIE 4 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE

7100 0 0 C RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS

CIE 4 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE

7100 0 0 D RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS

CIE 4 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE

7200 0 0 C AHORRO DE LA GESTION

CIE 4 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE

7200 0 0 D AHORRO DE LA GESTION

CIE 4 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE

7300 0 0 C DESAHORRO DE LA GESTION

CIE 4 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE

7300 0 0 D DESAHORRO DE LA GESTION

Dependiendo de la cuenta de “resultado del ejercicio” que en su entidad maneje, debe agregar las partidas: (sectores 1111, 1112 y 1114) CIE 6 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE

3122

2 0 C Resultado del Ejercicio

CIE 6 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE

3122

2 0 D Resultado del Ejercicio

O bien la partida: (para los demás sectores que aplique a su entidad) CIE 6 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE

3212

2

0 C Resultado del Ejercicio

CIE 6 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE

3212

2

0 D Resultado del Ejercicio

17

A continuación, la pantalla de ingreso de las partidas arriba mencionadas: (EN LA MATRIZ DE OPERACIONES UBICADO DENTRO DE LOS CLASIFICADORES CONTABLES)

Ojo: Es importante observar el código de registro que ingresa por cada cuenta.

6. Con el proceso de Cierre se generan automáticamente cuatro (4) CUR contables que se pueden visualizar como cualquier otro CUR contable en la opción de Contabilidad Comprobantes Contables de acuerdo a la siguiente secuencia:

18

Estos CUR de Cierre estarán en la etapa de “registrado” listos para poderse consultar, aprobar o marcar con error como cualquier CUR contable.

Estos cur contables NO se deben modificar derivado de ser un proceso automático. Por lo tanto, si hay algo para lo cual no esté de acuerdo, proceda a marcarlos con error, haga el ajuste respectivo y vuelva a correr el proceso de Cierre Contable Automáticamente.

Esto puede hacerse cuantas veces sea considere necesario. El ciclo puede continuar siempre que no se APRUEBEN los CUR de cierre.

OJO: MUCHO CUIDADO EN ESTE PROCESO YA QUE UN CUR APROBADO NO TIENE REVERSION.

19

¿CÓMO SE FORMAN LOS COMPROBANTES CONTABLES DE CIERRE? 1. Eliminación de cuentas de ingresos y gastos: Los dos primeros asientos contables consisten en eliminar los saldos de las cuentas de INGRESOS Y GASTOS, utilizando como contra cuenta en ambos asientos la cuenta 7100

1.1.

En el primer asiento contable, se debe hacer un registro DEBITO por el monto

contabilizado hasta la fecha del cierre a las cuentas del grupo 5000 INGRESOS.

ASIENTO DE CIERRE NO. 1 GRUPO

DESCRIPCIÓN GRUPO DE CTA.

MOVIMIENTO

5000

INGRESOS PRESUPUESTARIOS

DEBITO

7100

RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS

CREDITO

1.2.

En el segundo asiento contable se debe hacer un registro al CREDITO por el

monto contabilizado hasta la fecha de Cierre a las cuentas contables que conforman el grupo 6000 GASTOS.

ASIENTO DE CIERRE NO. 2 GRUPO

DESCRIPCIÓN GRUPO DE CTA.

MOVIMIENTO

7100

RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS

DEBITO

6000

EGRESOS PRESUPUESTARIOS

CREDITO

Así, las cuentas de gastos e ingresos quedarán liquidadas al momento de aprobar los CUR anteriores.

De esta manera la diferencia entre los ingresos y los gastos, en otras palabras, el resultado del ejercicio, quedará reflejado en la cuenta contable 7100 RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS.

20

2. Determinación del ahorro o desahorro en la gestión

Si existe ahorro (más ingresos que gastos) en la gestión el tercer asiento contable será: ASIENTO DE CIERRE No. 3 GRUPO

DESCRIPCIÓN GRUPO DE CTA.

MOVIMIENTO

7100

RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS

DEBITO

7200

AHORRO DE LA GESTION

CREDITO

Si existe desahorro (más gastos que ingresos) en la gestión, el tercer asiento contable será: ASIENTO DE CIERRE No. 3 GRUPO

DESCRIPCIÓN GRUPO DE CTA.

MOVIMIENTO

7300

DESAHORRO DE LA GESTION

DEBITO

7100

RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS

CREDITO

** Una vez realizado el proceso anterior, sólo quedan con saldo las cuentas de activo, pasivo y patrimonio.

3. Contabilizar la cuenta de “Resultado del Ejercicio”. Con el asiento No. 4 se determina el valor contabilizado en la cuenta de resultado de ejercicio, 3122 01 Resultado del Ejercicio de Gobierno Central (y algunas descentralizadas) o 3212 Resultado del Ejercicio para entidades distintas a Gobierno Central.

ASIENTO DE CIERRE No. 4 (cuando hay ahorro en la gestión) GRUPO

DESCRIPCIÓN GRUPO DE CTA.

MOVIMIENTO

7200

AHORRO DE LA GESTION

DEBITO

3122

RESULTADO DEL EJERICIO

CREDITO

Ó 3212

RESULTADO DEL EJERICIO

CREDITO

21

ASIENTO DE CIERRE No. 4 (cuando hay desahorro en la gestión) GRUPO

DESCRIPCIÓN GRUPO DE CTA.

MOVIMIENTO

3122

RESULTADO DEL EJERICIO

DEBITO

Ó 3212

RESULTADO DEL EJERICIO

DEBITO

7300

DESAHORRO DE LA GESTION

CREDITO

4. Del resultado del ejercicio

Finalmente en el cierre del año, el resultado del ejercicio queda reflejado en la cuenta Resultado del Ejercicio. Y así quedará reflejado en el Balance General al 31/12/XX.

Es importante mencionar que dicho Resultado del Ejercicio, en el momento de la apertura del año siguiente, se incorpora automáticamente al monto de los resultados acumulados. La cuenta Resultado del Ejercicio empieza el año siguiente con monto cero.

22

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LA APERTURA CONTABLE

La Apertura Contable en SICOIN WEB, consiste en realizar el registro inicial de un ejercicio fiscal en la contabilidad patrimonial de una entidad a través del SICOIN WEB. Es un proceso que convierte los datos del cierre contable anterior en datos de inicio del año siguiente.

Es el registro en el sistema a través de un asiento contable el cual se verá únicamente reflejado en el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos como saldo inicial, en el libro mayor auxiliar como saldos iniciales de las cuentas que hayan quedado con saldo.

La apertura contable, es un proceso de registro que debería realizarse al inicio de cada ejercicio contable. A pesar de ello, en el sistema de registro de transacciones, el asiento de apertura puede postergarse, mientras se realizan otros asientos contables o ajustes del período anterior y al mismo tiempo registran unas operaciones ya en el presente ejercicio fiscal.

Si se posterga el proceso de apertura, debe considerar que al iniciar operaciones en el año de apertura y generar Estados Financieros, los resultados serán imprecisos, registrando solo el movimiento anual sin saldos anteriores que sustenten la información real.

La apertura contable en el SICOIN puede realizarse de 2 formas: I.

Apertura Manual (instituciones que por primera vez van a ejecutar en Sicoin)

II.

Apertura Automática (instituciones que por lo menos hayan realizado una apertura manual, por lo tanto será como mínimo su segunda apertura fiscal)

23

I.

APERTURA MANUAL:

El proceso de registro de la apertura contable manual, es un proceso inicial único que debe realizarse al momento de iniciar la implementación del SICOIN WEB en cada entidad.

Es el proceso manual es mediante el cual se cargan al sistema los saldos finales del ejercicio inmediato anterior, finalizado en otro sistema contable distinto a SICOIN WEB.

Después de realizar el proceso de conversión de plan de cuentas y elaboración de un Balance de Comprobación Inicial con el nuevo plan de cuentas, se procede a registrar la apertura en el SICOIN WEB. Este proceso requiere interpretar la naturaleza de la cuenta contable anterior y reubicarla en el nuevo plan de cuentas con la estructura mínima necesaria para lograr el mayor detalle.

Como puede apreciarse, es un proceso laborioso y delicado ya que puede hacerse solamente una vez y no se puede modificar para nada y bajo ninguna razón, luego de aprobado.

Esta opción se lleva a cabo mediante la creación de un CUR contable de tipo APE. Las opciones disponibles de un CUR contable “APE” son exactamente las mismas que cualquier otro CUR contable manual: puede crearse, modificarse, marcar con error o aprobar.

El asiento de apertura es distinguida del resto de operaciones contables por ciertas características como por ejemplo: las siglas APE que aparecen como clase de registro, que significan Apertura Contable.

Las cuentas contables permitidas para ésta clase de registro APE están limitadas a las cuentas de ACTIVO, PASIVO, PATRIMONIO Y CUENTAS DE ORDEN, ya que no procede la utilización de las cuentas de INGRESOS Y GASTOS.

24

Un CUR APE se crea como cualquier otro CUR contable, asignando datos en los campos correspondientes a Datos Generales, conforme se van requiriendo. Luego de grabar esta primera parte se procede a registrar los detalles que consisten en digitar las cuentas contables de mayor hasta el nivel de sus correspondientes sub-cuentas y auxiliares y sus respectivos montos.

Cuando se aprueba el CUR de clase de registro APE los asientos contables afectan el saldo inicial y no aparecen como movimientos del ejercicio (a diferencia del resto de CUR contables aprobados en el ejercicio vigente).

Para elaborar un CUR contable APE manualmente, se debe seguir la siguiente ruta:

En el menú principal de opciones disponibles

del SICOIN WEB escoger la opción

Contabilidad, Registro Contable y Comprobante Contable”.

Esta opción es la misma utilizada para cualquier otro tipo de CUR contable manual.

25

II.

APERTURA AUTOMÁTICA:

La apertura contable Automática es el proceso que debe utilizarse a partir del segundo año o periodo de registro en el SICOIN WEB. Es decir, cuando el Cierre Contable se ha realizado en el mismo sistema.

La apertura contable de forma automática podrá realizarse únicamente si se ha realizado el cierre contable del año anterior. Por otro lado, los asientos de cierre, indican que las operaciones contables han sido finalizadas y es momento de obtener los saldos finales de los activos y pasivos y calcular el resultado del ejercicio. Dichos datos serán los insumos necesarios para realizar el asiento de apertura del siguiente ciclo.

Se presenta la ruta donde se encuentra la opción de realizar la apertura automática en SICOIN WEB:

Escoger dentro del menú principal, la opción Contabilidad, Cierre y Apertura Contable.

26

Cuando se elige esta opción, se visualiza la siguiente pantalla:

En esta pantalla se selecciona el año y entidad que se apertura.

Aunque las entidades se desplegarán de acuerdo al perfil del usuario que está elaborando el registro, quien tiene acceso limitado a su entidad.

Los años que se encuentran disponibles para aperturar están limitados de acuerdo al año del último cierre.

Es necesario que el Año y Entidad seleccionados se encuentren en el estado de: “EN EJECUCIÓN” (lo que significa que él sistema está preparado para ejecutarse, derivado que ha realizado los procesos previos necesarios).

En seguida se presiona el icono

y con ello el proceso de Apertura se ha realizado.

27

Si en el proceso de apertura contable automática, no hay inconvenientes, el sistema devuelve el siguiente mensaje:

De no devolver el mensaje puede haber los siguientes problemas. a. El plan de cuentas del ejercicio anterior, no es el mismo del ejercicio actual. b. Ya ha generado la apertura previamente sin darse cuenta.

Inmediatamente al realizar el proceso de Apertura los saldos finales del ejercicio CERRADO se presentan como saldos iniciales en el ejercicio EN _ EJECUCIÓN.

Es importante señalar que esta forma de registro de Apertura Contable NO genera CUR contable de apertura (APE). Lo que realiza es una carga automática de saldos finales del ejercicio cerrado a los saldos iniciales del ejercicio en ejecución, capitalizando el resultado del ejercicio.

Esto se puede verificar en los siguientes reportes:

a) Se puede comparar el Balance General del año anterior “año 1” contra el Balance General del año en ejecución al 01/01/”año 2”.

b) En el Balance General final del año 1 muestra en el área del Patrimonio el resultado del ejercicio de forma separada, mientras en el año 2 o en ejecución, ya tiene capitalizado el Resultado del Ejercicio cerrado por tanto se muestra dentro del monto de Resultado Acumulado de Ejercicios Anteriores.

c) También puede consultarse los reportes: Libro Diario, Libro Mayor, Libro Mayor – Auxiliares de Cuentas, Auxiliares de Cuentas, Saldos a Nivel de Auxiliar y finalmente el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos.

28

PREGUNTAS FRECUENTES DE LOS USUARIOS ACERCA DEL CIERRE CONTABLE

Año“N-1”: año que se quiere cerrar. Año“N”: nuevo año.

1. EL EN EL AÑO “N” SI LA DOCUMENTACION ES DE FECHA AÑO “N-1” ¿PUEDO SEGUIR ELABORANDO CUR DE INGRESOS PRESUPUESTARIOS? Sí el depósito fue efectuado hasta antes el 31/12/Año“N-1”, sí puede regularizar o ejecutar el registro de ingreso presupuestario en Año“N-1”, hasta antes del 1 de abril Año“N”. Recuerde que después debe rendir hacia la Contraloría General de Cuentas, Congreso de la República y Ministerio de Finanzas Públicas.

2. SI GENERÉ ANTICIPOS EIP O EIA EN EL AÑO”N-1” ¿PUEDO REGULARIZARLOS EN EL AÑO “N” SIEMPRE CON FECHA AÑO “N-1”? Toda vez el cheque o transferencia sea entregado hasta el 31/12/Año“N-1”, en Tesorería, sí puede regularizar o ejecutar el registro de egreso presupuestario en Año“N-1”, hasta antes del 1 de abril del Año“N”. (Debe ingresar en el sistema en el año anterior)

3. ¿PUEDO GENERAR CUR CONTABLES CON DOCUMENTOS DE AÑO “N-1”? En Año“N-1” ó Año”N” sí, según corresponda. Aunque la recomendación es que no genere anticipos mediante curs contables EIP, en exceso, pues la condición para efectuar un pago, son el registro del compromiso y devengado desde SIGES, previamente al pago. Ver Art. 12 del Reglamento de Ley Orgánica del Presupuesto. Y sí también puede imputar al presupuesto Año“N” un gasto del Año“N-1”, la condición es que existan los créditos presupuestarios respectivos. Ver Art. 37 Ley Orgánica del Presupuesto.

29

4. ¿SERA QUE PUEDO CREAR UNA CUENTA PROVISIONAL PARA LOS DEPOSITOS NOTAS DE CREDITO QUE NO TENGO CONOCIMIENTO DE SU ORIGEN? Es correcto, toda vez el depósito o nota de crédito figure en el estado de cuenta monetario del Banco al 31/12/Año”N-1”, y sí no tiene a la vista el documento original o copia de este, o desconoce el origen, debe registrar en SICOIN con cargo a Banco y crédito a una cuenta pasiva por determinar, el ingreso percibido en forma temporal, hasta la última semana de marzo Año“N”, previo a la rendición respectiva a las entidades: Contraloría General de Cuentas, Congreso de la República y Ministerio de Finanzas Públicas. Posteriormente, incluso desde enero mismo, proceder a regularizar contra la o las cuentas contables o presupuestarias que correspondan en Año“N-1” o Año“N”, según la fecha en que determine su origen.

5. LA ENTREGA DE LOS CHEQUES (EN EL SISTEMA) TIENE QUE EFECTUARSE ANTES DEL 31/12/AÑO “N-1” O ¿SE PODRA EN ENERO SEGUIR ENTREGANDO? Es mejor hacer entrega del cheque o transferencia hasta el 31/12/Año“N-1”, aunque físicamente aún permanezca en Tesorería y siempre establezca otro medio de control alterno, mediante libro de actas o conocimientos, pues posteriormente sí trata de conciliar en el sistema y los cheques no figuran entregados, posiblemente, no correrá la conciliación, igual si los mismos deben anularse en Año“N”, es mejor dejar concluidos los temas de tesorería en el año que culmina y OJO, no realicen transacciones en Tesorería de ejercicio Año“N-1” en ejercicio Año“N”, puede causar distorsiones en la información financiera a nivel contable. En resumen, la tesorería de Sicoin, sí cierra el 31/12/Año“N1”, igual inicia sí así se lo proponen el 01/01/Año“N”

6. ¿PUEDO IMPRIMIR CHEQUES EN EL AÑO “N” CON AFECTACIÓN AL AÑO “N-1”? No se debe hacer, puesto que afectaría los saldos bancarios.

7. ¿QUÉ FECHA TENDRAN LOS DOCUMENTOS QUE SE HAGAN COMO AJUSTES EN EL Año”N”? Tendrán fecha 31 de diciembre del año anterior.

30

ANEXOS

 Reporte de la Conciliación entre presupuesto y contabilidad al mes de diciembre del 2010 para una entidad descentralizada.

Se incluyen los reportes que validan la información generada en el reporte de conciliación tal como se mencionó en este documento. Estado de Resultados Devengado activos fijos (grupo 300) Devengado activo total

 Partidas de cierre (cuatro partidas) de la referida entidad, afín de comprender la dinámica contable en los cierres.

 Balance de Comprobación de Sumas y Saldos del año 2010 y del año 2011 a fin de comparar saldos finales e iniciales en cada uno de ellos. (cierre y apertura contable)

31