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GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR
MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR
INSTRUCTIVO PARA LA DESCONCENTRACIÓN DE CLASES DE REGISTROS CONTABLES (Fase 3) 2012
GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR
MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR
REPÚBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR
SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Instructivo para la desconcentración de clases de registros contables (fase 3) 2012
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INSTRUCTIVO PARA LA DESCONCENTRACIÓN DE CLASES DE REGISTROS CONTABLES (Fase 3) 2012 No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR. DERECHOS RESERVADOS Copyright © 2012 primera edición
MF y logotipo MF son marcas registradas Documento propiedad de: MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR. República del Ecuador. Edición:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Cubierta:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Composición y diagramación:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Estructuración:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Autores:
Ing. Luis Alberto Fiallos Analista de Estados Financieros
Revisado:
Dr. Francisco Torres
Aprobado:
Dra. Sonia Proaño Directora Nacional de Estados Financieros: Eco. Magdalena Vicuña Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental:
Fecha:
05/07/2012
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ÍNDICE Contenido
BASE LEGAL ............................................................................................5 ÁMBITO DE APLICACIÓN ........................................................................6 PROCEDIMIENTO .....................................................................................6 LIMITACIONES ........................................................................................11 REGISTRO EN LA HERRAMIENTA INFORMATICA VIGENTE.............17
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INSTRUCTIVO PARA LA DESCONCENTRACIÓN DE CLASES DE REGISTROS CONTABLES (Fase 3) 2012 Dirigido a: Entidades de gobierno central, descentralizadas y autónomas y empresas públicas que operan en el e-Sigef BASE LEGAL La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, en concordancia con los artículos 152 y 158 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas que respectivamente señalan:
“Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de observar la normativa contable… ”. “Art. 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa para expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero.”
Por lo expuesto, esta Subsecretaría emite las directrices para la desconcentración de clases de registros contables (fase 3) 2012, para que las entidades ejecuten en la herramienta informática e-Sigef los registros contables de forma directa.
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ÁMBITO DE APLICACIÓN
En esta oportunidad se liberaran clases de registros contables tipo, direccionadas a ajustes y regularizaciones de bienes y existencias.
Las directrices emitidas en este documento son de aplicación para las entidades que operan en el sistema e-Sigef.
Las clases de registro contables tipo reemplazarán a algunas clases de registro contables parametrizadas en la herramienta informática e-Sigef, las cuales pasarán a estado restrictivo, las clases de registro contable tipo, tienen la característica de que están a nivel de cuenta de mayor o de nivel 1, y dan la opción para que la entidad pueda seleccionar la cuenta a un nivel más desagregado que es el que tiene la asociación presupuestaria
PROCEDIMIENTO El registro de los asientos contables, la verificación de la documentación suficiente, la aplicación de las normas de control interno y el adecuado funcionamiento de la gestión financiera es responsabilidad de la Entidad. La misión de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental es consolidar y analizar los estados financieros del sector público, así como la emisión de directrices contables, políticas y manuales de procedimientos relativos a activos, pasivos y patrimonio público.
A continuación se detallan las clases de registro contables desconcentradas para las entidades de Gobierno Central, Descentralizadas y Autónomas y Empresas Públicas 6
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que operan en el sistema e-Sigef, las cuales se registrarán de la misma forma como indica en el “Instructivo para la Desconcentración de Clases de Registro Contables (fase 2)”.
En el caso que la entidad se encuentre produciendo, deberá utilizar las siguientes clases de registro para productos semiterminados y terminados. TXCP TRASLADO EXISTENCIAS CONSUMO CORRIENTE A EXISTENCIAS PRODUCTOS SEMITERMINADOS Ítem Código Descripción Debe Haber Presupuestario 132.03.00 Existencias de Productos Semiterminados XXXX Existencias de Bienes de Uso y Consumo 131.01.00 Corriente XXXX TXST TRASLADO EXISTENCIAS PRODUCTOS SEMITERMINADOS A EXISTENCIAS PRODUCTOS TERMINADOS Ítem Código Descripción Debe Haber Presupuestario 132.05.00 Existencias de Productos Terminados
XXXX
132.03.00 Existencias de Productos Semiterminados
XXXX
TXTC TRASLADO EXISTENCIAS PRODUCTOS TERMINADOS A COSTOS ACUMULADOS DE PRODUCTOS TERMINADOS Ítem Código Descripción Debe Haber Presupuestario 133.93.00 Costos Acumulados de Productos Terminados
XXXX
132.05.00 Existencias de Productos Terminados
XXXX
Para la acumulación de costos en proyectos y programas, deberán utilizar las clases de registro descritas a continuación, las cuales se encuentran asociadas a un tipo de transacción 100 y 101 respectivamente.
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Ruta:
Contabilidad/Registro
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de
Operaciones
No
Presupuestarias/Ajustes
Reclasificaciones/Ajustes por Acumulación de Costos en Proyectos y Programas.
APRYACUMULACION COSTOS PROYECTOS Ítem Debe Haber Presupuestario
Código Descripción
151.92 Acumulación de Costos en Inversiones en proceso XXXX 151.00 Inversiones en obras en proceso
XXXX
APRG ACUMULACION COSTOS PROGRAMAS Ítem Código Descripción Debe Haber Presupuestario Acumulación de Costos en Inversiones en 152.92 Programas en ejecución XXXX 152.00 Inversiones en Programas en ejecución
8
XXXX
y
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Para la disminución se existencias se procederá con la utilización de la siguiente clase de registro contable: DEB1 DISMINUCION EXISTENCIAS BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO Código
Ítem Debe Haber Presupuestario
Descripción
634.00.00 Bienes y servicios de consumo
XXXX
131.00.00 Existencias para consumo corriente
XXXX
Para la actualización de existencias se utilizará la clase de registro:
DEB2 DISMINUCION EXISTENCIAS PARA CONSUMO CORRIENTE Código
Ítem Debe Haber Presupuestario
Descripción
639.52.00 Actualización del Patrimonio
XXXX
131.00.00 Existencias para consumo corriente
XXXX
DEB3 DISMINUCION EXISTENCIAS INVERSIONES EN PRODUCTOS EN PROCESO Ítem Código Descripción Debe Haber Presupuestario 639.52.00 Actualización del Patrimonio
XXXX
133.00.00 Inversiones en Productos en Proceso
DEB4 DISMINUCION DISTRIBUCIÓN Código
EXISTENCIAS
INVERSIONES
XXXX
EN
COMERCIALIZACIÓN
Y
Ítem Debe Haber Presupuestario
Descripción
639.52.00 Actualización del Patrimonio
XXXX
135.00.00 Inversiones en Comercialización y Distribución
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XXXX
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Para la baja de Bienes de Larga Duración se procederá con la utilización de las siguientes clases de registro contables: DBA1 DISMINUCION (BAJA) BIENES DE ADMINISTRACION Código
Descripción
Ítem Debe Haber Presupuestario
639.52
Actualización del Patrimonio
XXXX
141.99.00 Depreciación Acumulada
XXXX
141.00.00 Bienes de administración
XXXX
DBP2 DISMINUCION BIENES DE PRODUCCION Código
Descripción
Ítem Debe Haber Presupuestario
639.52
Actualización del Patrimonio
XXXX
142.99.00 Depreciación Acumulada
XXXX
142.00.00 Bienes de producción
XXXX
DBY4 DISMINUCION BIENES DE PROYECTOS Código
Descripción
Ítem Debe Haber Presupuestario
639.52
Actualización del Patrimonio
XXXX
144.99.00 Depreciación Acumulada
XXXX
144.00.00 Bienes de proyectos
XXXX
DBA5DISMINUCION BIENES DE PROGRAMAS Código
Descripción
Ítem Debe Haber Presupuestario
639.52
Actualización del Patrimonio
XXXX
145.99.00 Depreciación Acumulada
XXXX
145.00.00 Bienes de programas
10
XXXX
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En caso de que las instituciones efectúen compras de bienes de larga duración y que no han sido registrados contablemente, se procederá a realizar un ajuste, para que dichos bienes se registren en el grupo 14 correspondiente.
LIMITACIONES 1. Si el ajuste corresponde a años anteriores, se utilizará la cuenta de patrimonio 611 correspondiente; y en el caso de ser un ajuste de año vigente, se utilizará la cuenta de actualización de activos 629.51. 2. Este tipo de ajuste no se lo podrá realizar para los bienes referentes a Vehículos, Terrenos, Edificios, Locales y Residencias: Cualquier tipo de ajuste para los bienes nombrados se los realizará conforme a lo que estable la base legal vigente para estos casos. AJB1 AJUSTES BIENES DE LARGA DURACIÓN – BIENES DE ADMINISTRACIÓN Ítem Código Descripción Debe Haber Presupuestario 141.01.03 Mobiliarios
XXXX
141.01.04 Maquinaria y Equipo
XXXX
141.01.06 Herramientas
XXXX
141.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos
XXXX
141.01.08 Bienes Artísticos y Culturales
XXXX
141.01.09 Libros y Colecciones
XXXX
141.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública
XXXX
141.01.11 Partes y Repuestos
XXXX
141.05.12 Semovientes
XXXX
141.05.13 Bosques
XXXX
141.05.14 Acuáticos
XXXX
141.05.15 Plantas
XXXX
611.01 611.03
Patrimonio Gobierno Central Patrimonio Entidades Descentralizadas Autónomas
611.07
Patrimonio Empresas Públicas
XXXX y
XXXX XXXX
11
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611.09
Patrimonio Gobiernos Descentralizados
629.51
Actualización de Activos
Autónomos XXXX XXXX
AJB2 AJUSTES BIENES DE LARGA DURACIÓN – BIENES DE PROYECTOS Código
Ítem Debe Haber Presupuestario
Descripción
144.01.03 Mobiliarios
XXXX
144.01.04 Maquinaria y Equipo
XXXX
144.01.06 Herramientas
XXXX
144.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos
XXXX
144.01.08 Bienes Artísticos y Culturales
XXXX
144.01.09 Libros y Colecciones
XXXX
144.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública
XXXX
144.01.11 Partes y Repuestos
XXXX
144.05.12 Semovientes
XXXX
144.05.13 Bosques
XXXX
144.05.14 Acuáticos
XXXX
144.05.15 Plantas
XXXX
611.01 611.03 611.07
Patrimonio Gobierno Central Patrimonio Entidades Descentralizadas Autónomas
611.09
Patrimonio Empresas Públicas Patrimonio Gobiernos Descentralizados
629.51
Actualización de Activos
XXXX y XXXX XXXX
Autónomos XXXX XXXX
AJB3 AJUSTES BIENES DE LARGA DURACIÓN – BIENES DE PROGRAMAS Código
Ítem Debe Haber Presupuestario
Descripción
145.01.03 Mobiliarios
XXXX
145.01.04 Maquinaria y Equipo
XXXX
145.01.06 Herramientas
XXXX
145.01.07 Equipos, Sistema y Paquetes Informáticos
XXXX
145.01.08 Bienes Artísticos y Culturales
XXXX
145.01.09 Libros y Colecciones
XXXX
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145.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública
XXXX
145.01.11 Partes y Repuestos
XXXX
145.05.12 Semovientes
XXXX
145.05.13 Bosques
XXXX
145.05.14 Acuáticos
XXXX
145.05.15 Plantas
XXXX
611.01 611.03 611.07
Patrimonio Gobierno Central Patrimonio Entidades Descentralizadas Autónomas
611.09
Patrimonio Empresas Públicas Patrimonio Gobiernos Descentralizados
629.51
Actualización de Activos
XXXX y
XXXX XXXX
Autónomos
XXXX XXXX
Se utiliza este tipo de ajuste cuando se registra un bien de larga duración dentro de los subgrupos 141, 144 o 145, por error. Así como también para traslado de activos institucionales. 3.- Este tipo de ajuste no se lo podrá realizar para los bienes referentes a Vehículos, Terrenos, Edificios, Locales y Residencias: Cualquier tipo de ajuste para los bienes nombrados se los realizará conforme a lo que estable la base legal vigente para estos casos. AJB4 AJUSTE DE BIENES DESTINADOS A LA ADMINISTRACIÓN, PROGRAMAS O PROYECTOS Ítem Código Descripción Debe Haber Presupuestario 141.01.03 Mobiliarios XXXX 141.01.04 Maquinaria y Equipo XXXX 141.01.06 Herramientas XXXX Equipos, Sistemas y Paquetes 141.01.07 Informáticos XXXX 141.01.08 Bienes Artísticos y Culturales XXXX 141.01.09 Libros y Colecciones XXXX Pertrechos para la Defensa y Seguridad 141.01.10 Pública XXXX 141.01.11 Partes y Repuestos XXXX 141.05.12 Semovientes XXXX
13
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141.05.13 141.05.14 141.05.15 144.01.03 144.01.04 144.01.06 144.01.07 144.01.08 144.01.09 144.01.10 144.01.11 144.05.12 144.05.13 144.05.14 144.05.15 145.01.03 145.01.04 145.01.06 145.01.07 145.01.08 145.01.09 145.01.10 145.01.11 145.05.12 145.05.13 145.05.14 145.05.15 141.99 144.99 145.99 141.01.03 141.01.04 141.01.06 141.01.07 141.01.08 141.01.09 141.01.10 141.01.11 141.05.12
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Bosques Acuáticos Plantas Mobiliarios Maquinaria y Equipo Herramientas Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos Bienes Artísticos y Culturales Libros y Colecciones Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública Partes y Repuestos Semovientes Bosques Acuáticos Plantas Mobiliarios Maquinaria y Equipo Herramientas Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos Bienes Artísticos y Culturales Libros y Colecciones Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública Partes y Repuestos Semovientes Bosques Acuáticos Plantas Depreciación Acumulada Depreciación Acumulada Depreciación Acumulada Mobiliarios Maquinaria y Equipo Herramientas Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos Bienes Artísticos y Culturales Libros y Colecciones Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública Partes y Repuestos Semovientes
14
XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX
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141.05.13 141.05.14 141.05.15 144.01.03 144.01.04 144.01.06
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144.01.10 144.01.11 144.05.12 144.05.13 144.05.14 144.05.15 145.01.03 145.01.04 145.01.06
Bosques Acuáticos Plantas Mobiliarios Maquinaria y Equipo Herramientas Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos Bienes Artísticos y Culturales Libros y Colecciones Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública Partes y Repuestos Semovientes Bosques Acuáticos Plantas Mobiliarios Maquinaria y Equipo Herramientas
145.01.07
Equipos, Sistemas Informáticos
144.01.07 144.01.08 144.01.09
145.01.08 145.01.09 145.01.10 145.01.11 145.05.12 145.05.13 145.05.14 145.05.15 141.99 144.99 145.99
y
XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX
Paquetes
Bienes Artísticos y Culturales Libros y Colecciones Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública Partes y Repuestos Semovientes Bosques Acuáticos Plantas Depreciación Acumulada Depreciación Acumulada Depreciación Acumulada
15
XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX
XXXX XXXX XXXX
XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX
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AJB5 AJUSTE LIQUIDACION BIENES DE ADMINISTRACION – PROYECTOS BIENES LARGA DURACION Ítem Código Descripción Debe Haber Presupuestario 141.00.00 Bienes de Administración
XXXX
151.41.00 Bienes Muebles
XXXX
151.42.00 Bienes Inmuebles
151.43.00 Bienes de Exportaciones
XXXX XXXX
151.44.00 Bienes Biológicos
XXXX
151.45.00 Bienes Muebles no Depreciables
XXXX
151.46.00 Bienes Biológicos no Depreciables
XXXX
AJB6 AJUSTE LIQUIDACION BIENES DE ADMINISTRACION – PROGRAMAS BIENES LARGA DURACION Ítem Código Descripción Debe Haber Presupuestario 141.00.00 Bienes de Administración
XXXX
152.41.00 Bienes Muebles
XXXX
152.42.00 Bienes Inmuebles
XXXX
152.43.00 Bienes de Exportaciones
XXXX
152.44.00 Bienes Biológicos
XXXX
152.45.00 Bienes Muebles no Depreciables
XXXX
152.46.00 Bienes Biológicos no Depreciables
XXXX
AJB7 AJUSTE LIQUIDACION DE PROYECTOS BIENES PARA LA INSTITUCION Ítem Código Descripción Debe Haber Presupuestario 141.00.00 Bienes de Administración XXXX Acumulación de Costos en Inversiones en 151.92 Obras en Proceso XXXX
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REGISTRO EN LA HERRAMIENTA INFORMATICA VIGENTE Para la utilización de las clases de registros desconcentradas, los usuarios de las instituciones que utilizan la herramienta informática e-Sigef, deberán considerar el siguiente procedimiento:
1. Analizar el caso presentado por la entidad, con respecto a los ajustes en las diferentes cuentas contables y sus respectivos auxiliares utilizados.
2. Definir en forma teórica el asiento contable a utilizar, para lograr la regulación del ajuste contable a solucionar.
3. Confirmar los saldos de las cuentas contables que se está analizando, en la herramienta informática e-Sigef.
4. Verificar la documentación suficiente y competente, que sirva de soporte para sustentar la aplicación del ajuste contable a efectuar.
5. Una vez identificado el problema y la posible solución de los débitos y créditos que serán aplicados contablemente, consultará en la herramienta informática eSigef, si las cuentas contables, a las que hace referencia el análisis, se encuentran parametrizadas para su aplicación, a través de la siguiente ruta de consulta:
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Ruta: Catalogo/Contabilidad/Asiento Tipo de Operaciones
Ingresando a esta ruta le permitirá visualizar la siguiente lista de clases de registros:
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Por medio de la opción de Filtros, ubicada en la parte inferior izquierda de la pantalla, el servidor podrá realizar la búsqueda de la cuenta contable que requiere, para lo cual deberá llenar los campos como se muestra a continuación:
En el ejemplo se busca una cuenta 124.98.01; se utiliza el filtro hasta la opción de Cuenta Nivel 1, para que aparezcan todas las opciones de parametrización existentes en la herramienta informática e-Sigef; al dar click en “Aplicar Criterios”, aparecen las clases de registros conforme a los datos seleccionados a través del filtro.
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Se debe tomar en consideración la descripción de la clase de registro como primera opción, y la naturaleza del movimiento contable que necesite (Débito o Crédito D/C) como segunda alternativa, tal como se muestra en la pantalla:
Una vez identificada la clase de registro, podrá visualizar el movimiento contable con una nueva consulta por Filtros, de la siguiente manera: Dar click en el ícono de “Consultar Todos los Registros” consultas anteriores y llenar los campos del Filtro como se indica:
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para limpiar las
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En esta opción se verificara las cuentas contables que posee la clase de registro seleccionada. Ejecutar la clase de registro contable; la entidad será la responsable del adecuado uso de la clase de registro contable, cumpliendo con las principios contables y normativa contable vigente para realizar el registro por medio de la herramienta informática e-Sigef, tal como se muestra en la siguiente ruta:
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El funcionario deberá seguir los procedimientos de utilización general contemplados en todo registro de ajuste contable dentro del sistema; los cuales son: Crear, Detallar y Aprobar. A continuación se presentan las pantallas que muestran el proceso.
Después de llenar la cabecera, se ingresa a la pantalla de detalles, donde se digitan las cuentas que forman parte del asiento contable con sus respectivos auxiliares, montos y naturaleza de la cuenta.
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Una vez ingresados los datos, deberá confirmar que el asiento contable esté cuadrado, que los auxiliares y el monto sean los correctos, para proceder con la aprobación del mismo.
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