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AREQUIPA

PRESIDENCIA DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQmPA

~~~at No

594-20l5-GRA/GR

VISTO:

El Informe W 169-2015-GRA/ORA; y, CONSIDERANDO:

Que, el numeral 3.2 del articulo 3° de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado mediante D. Leg. N° 1017, establece que su aplicación es obligatoria a las contrataciones que deben realizar las Entidades para proveerse de bienes, servicios u obras, asumiendo el pago del precio o de la retribución correspondiente con fondos públicos, y demás obligaciones derivadas de la calidad de contratante. Que, el literal 1) de su articulo 4°, prevé que tales contrataciones se rigen, entre otros, por el Principio de Eficiencia, es decir que deben ser efectuadas bajo las mejores condiciones de calidad, precio y plazos de ejecución y entrega y con el mejor uso de los recursos materiales y humanos disponibles; debiendo observar además los criterios de celeridad, economía y eficacia. Que, el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado - OSCE, mediante Oficio W 405-2014/PRE, presentó al Gobierno Regional de Arequipa, el Programa de Acompañamiento y Seguimiento 2014, el cual tiene como objetivo promover la mejora de la gestión de las contrataciones públicas bajo el ámbito de la Ley de Contrataciones del Estado, mediante operaciones eficientes y eficaces, a través de la transferencia de destrezas, experiencia y conocimiento a los funcionarios y servidores que intervienen de forma directa o indirecta en las gestión de las contrataciones. Que, en el Acta de Aceptación y Compromisos de fecha 04 de julio del 2014 Y el Oficio W 398-20 14-GRA/ORA, el .Gobierno Regional de Arequipa aceptó formalmente la implementación del citado Programa dentro de todo su ámbito; motivo por el cual se diseñó el Programa de Acompañamiento y Seguimiento N° 02-2014/DTN/SDN/SP y durante el segundo semestre del año 2014 el Equipo de Intervención del OSCE realizó diversas actividades, además de cursar recomendaciones destinadas a mejorar la gestión de las contrataciones del Estado dentro del ámbito del Gobierno Regional de Arequipa. Que, mediante Oficio W 203-2014/DTN, el OSeE requirió al Gobierno Regional de Arequipa precisar las acciones preventivas y/o correctivas que implementará en virtud de las recomendaciones formuladas, las mismas que fuerori iriiciadas en el presente ejercicio fiscal 2015. Que, por intermedio del Oficio W 030-2015/DTN se comunicó la realización de la Primera Visita de Seguimiento a efecto de verificar el nivel de avance respecto a las acciones correctivas y/o preventiyas asumidas por la Entidad; tales labores se efectuaron de118 al 20 de marzo del 2015, suscribiéndose las Actas de Reunión respectivas, así como los Formatos de Recomendaciones y Acciones Comprometidas (Control de Progreso N° 1). Que, asimismo, a través del Ofic~o W 070-2015/DTN se programó la Segunda Visita de Seguimiento para los días 04, 05, 06 y 07 de mayo del presente año, habiéndose entregado a la Entidad el Formato .de Control de Progreso N° 2 a fin de implementar las Recomendaciones y Acciones Comprometidas. Que, dentro de las recomendaciones formuladas se contempla el uso de herramientas perdurables en el tiempo que garanticen y refuercen el cumplimiento de lo establecido en la normatividad vigente, así como la inclusión de puntos de control que permitan verificar lo e.stablecido por la Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y normas complementarias. Además, se recomienda que dicha disposición tenga alcance a todas las unidades ejecutoras del Gobierno Regional de Arequipa.

Estando al Informe de visto, y de conformidad con 10 prescrito en la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales W 27867, el D. Leg. W 1017 y su Reglamento, la Ordenanza Regional W O lO-AREQUIPA; Y en uso de las facultades conferidas; SE RESUELVE: ARTfcULO 1°._ DISPONER el uso obligatorio de los documentos técnicos que se citarán a continuación, en la Sede Presidencial y las diversas Unidades Ejecutoras del Gobierno Regional de Arequipa: 1.1. Instructivo sobre "Formulación de Especificaciones Técnicas para la Contratación de Bienes y Términos de Referencia para la Contratación de servicios y Consultorías en General, aprobado por Resolución N° 423-2013OSCE/PRE. 1.2. "Formatos a ser utilizados durante los Procedimientos de Contratación", aprobados mediante Resolución N° 418-2013-0SCE/PRE. 1.3. Documento denominado "Check1ist del Expediente de Contratación para bienes, servicios y obras", aprobado mediante Resolución N° 004-2014OSCE/PRE. ARTfcULO 2°._ NOTIFICAR la presente Resolución a la Oficina Regional de Administración y a los Titulares de las Unidades Ejecutoras del Gobierno Regional de Arequipa, a fin de que dispongan las acciones pertinentes para su implementación y estricto cumplimiento por las áreas usuarias, el OEC, Comités Especiales y demás órganos que hagan sus veces.

Dada en la Sede del Gobierno Regional de Arequipa, a los CINCO del año Dos Mil Quince. REGfSTRESE y COMUNfQUESE.

dias del mes de JUNIO

Instructivo: Formulación de Especificaciones Técnicas para la Contratación de Bienes y Términos de Referencia para la Contratación de Servicios y Consultorías en General Emitido mediante Resolución Nº423-2013-OSCE/PRE

SUB DIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD – DIRECCIÓN TÉCNICO NORMATIVA ORGANISMO SUPERVISOR DE LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO - OSCE

Instructivo: Formulación de Especificaciones Técnicas para la Contratación de Bienes y Términos de Referencia para la Contratación de Servicios y Consultorías en General

Instructivo: Formulación de Especificaciones Técnicas para la Contratación de Bienes y Términos de Referencia para la Contratación de Servicios y Consultorías en General

Abog. Magali Rojas D. Presidenta Ejecutiva. Abog. Mary Ann Zavala P. Directora Técnico Normativo. Abog. Carla Flores M. Subdirectora de Normatividad. Abog. Christian Chocano D. Supervisor del Equipo de Trabajo de Mejora de Procesos y Estandarización. Abog. Vanessa Castro H. Abog. Roy Álvarez C. Ing. Denise Román B. Equipo de Trabajo de Mejora de Procesos y Estandarización.

Elaborado en Octubre 2013

1

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Objetivo Base Legal Alcance Definiciones Abreviaturas Disposiciones generales Consideraciones previas a la elaboración Estructura recomendada Número de versión

4 4 4 4 6 7 10 10 10

Anexo Nº 1 – Determinación de las especificaciones técnicas para la contratación de bienes. 1. Denominación de la contratación 2. Finalidad pública 3. Antecedentes 4. Objetivos de la contratación 5. Alcance y descripción de los bienes a contratar 5.1 Características y condiciones 5.1.1 Características técnicas 5.1.2 Condiciones de operación 5.1.3 Embalaje y rotulado 5.1.4 Reglamentos Técnicos, Normas Metrológicas y/o Sanitarias nacionales 5.1.5 Normas técnicas 5.1.6 Impacto ambiental 5.1.7 Acondicionamiento, montaje o instalación 5.1.8 Modalidad de ejecución contractual 5.1.9 Transporte y Seguros 5.1.10 Garantía comercial 5.1.11 Disponibilidad de servicios y repuestos 5.1.12 Visita y muestras 5.2 Prestaciones accesorias a la prestación principal 5.2.1 Mantenimiento preventivo 5.2.2 Soporte técnico 5.2.3 Capacitación y/o entrenamiento 5.3 Requisitos del proveedor y/o personal 5.4 Lugar y plazo de ejecución de la prestación 5.5 Entregables 5.6 Otras obligaciones 5.7 Adelantos 5.8 Subcontratación 5.9 Confidencialidad 5.10 Medidas de control durante la ejecución contractual 5.11 Pruebas para la conformidad de los bienes 5.11.1 Pruebas o ensayos para la conformidad de los bienes 5.11.2 Pruebas de puesta en funcionamiento para la conformidad de los bienes 5.12 Forma de pago 5.13 Fórmula de reajuste 5.14 Otras penalidades aplicables 5.15 Responsabilidad por vicios ocultos 5.16 Declaratoria de viabilidad 5.17 Normativa específica 6. Anexos

11 11 11 11 12 12 12 13 14 15 16 16 16 17 17 18 18 19 19 19 20 20 20 21 23 24 24 24 24 25 25 25 26 26 26 27 27 27 28 28

Anexo Nº 2 – Determinación de los términos de referencia para la contratación de servicios en general 1. Denominación de la contratación 2. Finalidad pública 3. Antecedentes 4. Objetivos de la contratación 5. Alcances y descripción del servicio 5.1 Actividades 5.2 Procedimiento 5.3 Plan de trabajo

29 29 29 29 30 30 31 31

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ÍNDICE

2

Instructivo: Formulación de Especificaciones Técnicas para la Contratación de Bienes y Términos de Referencia para la Contratación de Servicios y Consultorías en General

6.

5.4 Recursos a ser provistos por el proveedor 5.5 Recursos y facilidades a ser provistos por la Entidad 5.6 Reglamentos Técnicos, Normas Metrológicas y/o Sanitarias nacionales 5.7 Normas técnicas 5.8 Impacto ambiental 5.9 Seguros 5.10 Prestaciones accesorias a la prestación principal 5.10.1 Mantenimiento preventivo 5.10.2 Soporte técnico 5.10.3 Capacitación y/o entrenamiento 5.11 Requerimientos del proveedor y de su personal 5.12 Lugar y plazo de prestación del servicio 5.13 Resultados esperados 5.14 Otras obligaciones del contratista 5.15 Adelantos 5.16 Subcontratación 5.17 Confidencialidad 5.18 Propiedad intelectual 5.19 Medidas de control durante la ejecución contractual 5.20 Forma de pago 5.21 Fórmula de reajuste 5.22 Otras penalidades aplicables 5.23 Responsabilidad por vicios ocultos 5.24 Declaratoria de viabilidad 5.25 Normativa específica Anexos

31 32 32 32 33 33 33 33 34 34 34 36 38 39 39 39 40 40 40 40 41 42 42 42 43 43

Anexo Nº 3 – Determinación de los términos de referencia para la contratación de servicios de consultoría en general 1. Denominación de la contratación 44 2. Finalidad pública 44 3. Antecedentes 44 4. Objetivos de la contratación 45 5. Alcances y descripción de la consultoría 45 5.1 Actividades 45 5.2 Metodología 46 5.3 Plan de trabajo 47 5.4 Recursos a ser provistos por el consultor 47 5.5 Recursos y facilidades a ser provistos por la Entidad 47 5.6 Reglamentos Técnicos, Normas Metrológicas y/o Sanitarias 48 5.7 Normas técnicas 48 5.8 Impacto ambiental 48 5.9 Seguros 49 5.10 Prestación accesoria a la prestación principal 49 5.10.1 Capacitación y/o entrenamiento 49 5.11 Requerimientos del consultor y de su personal 49 5.12 Lugar y plazo de prestación de la consultoría 52 5.13 Productos o entregables 53 5.14 Otras obligaciones del consultor 54 5.15 Adelantos 54 5.16 Subcontratación 55 5.17 Confidencialidad 55 5.18 Propiedad intelectual 55 5.19 Medidas de control durante la ejecución contractual 56 5.20 Forma de pago 56 5.21 Fórmula de reajuste 57 5.22 Otras penalidades aplicables 57 5.23 Responsabilidad por vicios ocultos 58 5.24 Declaratoria de viabilidad 58 5.25 Normativa específica 58 6. Anexos 59 Bibliografía 3

60

OBJETIVO El presente instructivo tiene por objeto contribuir a que el área usuaria defina las Especificaciones Técnicas para la contratación de bienes, y Términos de Referencia para la contratación de servicios o consultorías en general (distintas a las consultorías de obra), en función a las necesidades de la Entidad, de forma clara, precisa y organizada, lo cual permitirá obtener una oferta idónea, con la calidad requerida o mejorada y a un costo total adecuado.

2.

BASE LEGAL a. Decreto Legislativo Nº 1017, que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado, en adelante la Ley. b. Decreto Supremo N° 184-2008-EF, que aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en adelante el Reglamento. c. Resolución Ministerial Nº 789-2011-EF/10 que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado - OSCE. d. Directivas del OSCE. Las referidas normas incluyen sus respectivas disposiciones ampliatorias, modificatorias y conexas, de ser el caso.

3.

ALCANCE El presente documento no tiene naturaleza normativa, por tanto es de uso facultativo para las áreas usuarias de las Entidades comprendidas en el numeral 3.1 del artículo 3 de la Ley, durante la formulación de las Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia. No es de aplicación en el caso de las contrataciones sujetas a las modalidades de selección de Subasta Inversa y Convenio Marco. En caso las Entidades opten por utilizar el presente instructivo, deberán tener en consideración que los aspectos a establecer en dichas Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia dependerán de las particularidades del objeto de la contratación.

4.

DEFINICIONES A continuación se presentan definiciones que facilitarán la comprensión de los términos utilizados en el presente instructivo. 4.1.

Área usuaria: Dependencia cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada contratación, o que, dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias.

4.2.

Área técnica: Dependencia de la Entidad especializada en el bien o servicio que es materia de la contratación. En algunos casos, el área técnica puede ser también área usuaria.

4.3.

Acondicionamiento: Conjunto de actividades que consiste en adecuar un bien para un fin determinado o específico. Asimismo, puede consistir en la disposición del lugar en las condiciones adecuadas para el posterior montaje y/o instalación de los bienes.

4.4.

Bienes: Son objetos que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus fines.

4.5.

Capacitación: Proceso sistemático de perfeccionamiento y/o adquisición de nuevos conocimientos, habilidades y aptitudes para una mejor calificación, tendente a un mejor ejercicio de las labores.

4.6.

Consultoría: Son los servicios profesionales altamente calificados que realiza una persona natural o jurídica para la elaboración de estudios y proyectos; en la inspección de fábrica, peritajes de equipos, bienes y maquinarias; en investigaciones, auditorías, asesorías, estudios de prefactibilidad y de factibilidad técnica, económica y financiera, estudios básicos, preliminares y definitivos, asesoramiento en la ejecución de proyectos y en la elaboración de términos de referencia, especificaciones técnicas y Bases de distintos procesos de selección, entre otros.

4.7.

Costo total: Es el valor resultante que contempla todos los aspectos referidos a las características y condiciones del bien o servicio, tales como: (i) precio; (ii) el rendimiento y vida útil; (iii) las condiciones comerciales, como los plazos de garantía, los plazos de entrega y las prestaciones asociadas o conexas, entre otros; (iv) el tiempo de atención ante fallas o averías; (v) el costo por flete; (vi) el mantenimiento; y, (vii) otros aplicables de acuerdo a la naturaleza de la contratación.

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1.

4

4.8.

Embalaje: Empaque adecuado dentro del cual se encuentra contenido los bienes que se transportan, pudiendo ser cajas de cartón, cajas de madera, bolsas de papel, sacos de yute, jabas, cilindros, etc.

4.9.

Entrenamiento: Es el aprendizaje que se desarrolla en el lugar de trabajo para mejorar el rendimiento laboral. El entrenamiento se realiza mediante la práctica con las herramientas, equipos, documentos o materiales que se utilizarán en forma cotidiana.

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4.10. Especificaciones Técnicas: Descripción elaborada por la Entidad de las características fundamentales de los bienes a ser contratados y de las condiciones en que se ejecutará la prestación. Puede incluir la descripción de los procesos y métodos de producción de los mismos. 4.11. Flete: Es el costo de transporte de bienes. Existen diversos tipos de flete, los cuales pueden incluir la carga, estiba, desestiba o descarga. 4.12. Garantía Comercial: Consiste en la obligación que asume el proveedor de proteger a la Entidad frente a un riesgo de mal funcionamiento o pérdida total de los bienes contratados, derivados de desperfectos o fallas ajenas al uso normal o habitual de los bienes, no detectables al momento que se otorgó la conformidad. 4.13. Índice de Precios al Consumidor: Indicador estadístico que muestra las variaciones promedio de los precios de los bienes y servicios consumidos habitualmente por el conjunto de familias de diversos niveles de ingreso, en una determinada área geográfica. 4.14. Instalación: Consiste en adaptar ciertos bienes en el lugar apropiado, sin alterar lo ya existente en los recintos, asegurando las terminaciones y la calidad de los accesorios, con el fin de hacer que dichos bienes sean aptos para el uso al que se les destine. 4.15. Mantenimiento preventivo: Conjunto de medidas operacionales técnicas de control para prevenir y evitar posibles problemas de los componentes de las máquinas y equipamientos que comprometan el rendimiento y desempeño de los mismos y que puedan ejecutar normalmente su función. Permite detectar fallas repetitivas, disminuir los puntos muertos por paradas, conservar y/o prolongar la vida útil de equipos, disminuir costos de reparaciones, detectar puntos débiles en la instalación, entre otros. En tal sentido, tiene por finalidad encontrar y corregir los problemas menores antes de que estos provoquen fallas. 4.16. Metodología: Conjunto de procedimientos racionales utilizados para alcanzar una gama de objetivos que rigen en una investigación científica, una exposición doctrinal o tareas que requieran habilidades, conocimientos o cuidados específicos. 4.17. Montaje: Es el proceso mediante el cual se ubica cada pieza en su posición definitiva dentro de una estructura. 4.18. Norma Metrológica Peruana (NMP): Es el documento emitido por el Servicio Nacional de Metrología del INDECOPI, de carácter obligatorio, que establece las características técnicas, metrológicas y los métodos de ensayo de los medios de medición utilizados en transacciones comerciales, salud pública y otras que por su importancia determine el Servicio. Asimismo, son también Normas Metrológicas Peruanas de carácter obligatorio, aquellas que se refieren a la información metrológica que deben tener los envases y a las tolerancias del contenido neto de los productos envasados.1 4.19. Norma Técnica: Documento aprobado por una institución reconocida, que prevé, para un uso común y repetido, reglas, directrices o características para los productos o los procesos y métodos de producción conexos, y cuya observancia no es obligatoria. También puede incluir prescripciones en materia de terminología, símbolos, embalaje, marcado o etiquetado aplicables a un producto, proceso o método de producción, o tratar exclusivamente de ellas. 2

5

1

Definición contemplada en el Reglamento para la elaboración y aprobación de Normas Metrológicas Peruanas, aprobado mediante Resolución Nº 002-2012/SNM-INDECOPI.

2

Definición contemplada en el Decreto Supremo Nº 149-2005-EF, mediante el cual se dictan disposiciones reglamentarias al Acuerdo sobre Obstáculos Técnicos al Comercio en el ámbito de bienes y al Acuerdo General sobre el Comercio de Servicios, en el ámbito de servicios, de la OMC.

4.21. Prestación principal: Constituye la esencia de la contratación realizada por la Entidad. 4.22. Prestación accesoria: Está vinculada al objeto del contrato y existe en función de la prestación principal, coadyuvando a que esta se viabilice, es decir, a que se haga efectiva según los términos y condiciones previstos por la Entidad. 4.23. Procedimiento: Conjunto de acciones realizadas para la ejecución de una determinada actividad desde su inicio hasta su término, indicando quién la realiza, cómo se hace, cuándo se hace, dónde se hace, por qué se hace, etc., señalando además el tiempo para cada acción. 4.24. Reglamento Sectorial: Documento emitido por una Entidad competente que establece disposiciones aplicables al Sector al que pertenece. Un Reglamento Sectorial puede contener un Reglamento Técnico. 4.25. Reglamento Técnico: Documento en el que se establecen las características de un producto o los procesos y métodos de producción con ellas relacionados, con inclusión de las disposiciones administrativas aplicables, y cuya observancia es obligatoria. También puede incluir prescripciones en materia de terminología, símbolos, embalaje, marcado o etiquetado aplicables a un producto, proceso o método de producción, o tratar exclusivamente de ellas 3 . También son considerados como Reglamentos Técnicos las Normas Técnicas declaradas como de aplicación obligatoria mediante un dispositivo legal. 4 4.26. Requerimiento: Solicitud del bien o servicio formulada por el área usuaria. El documento de requerimiento contiene la finalidad pública y los términos de referencia y/o especificaciones técnicas que servirán para fijar las reglas del proceso de selección de contratistas. 4.27. Rótulo: Cualquier etiqueta u otra materia descriptiva o gráfica, que se haya escrito, impreso, estampado, marcado en relieve o en bajo relieve o adherido al producto, su envase o empaque, destinada a informar sobre las características de un producto. 4.28. Seguro: Contrato que garantiza la reparación o reposición total o parcial de los perjuicios surgidos por el asegurado, por el cual paga una prima. 4.29. Servicio en general: La actividad o labor que realiza una persona natural o jurídica para atender una necesidad de la Entidad, pudiendo estar sujeta a resultados para considerar terminadas sus prestaciones. 4.30. Soporte técnico: Es un grupo de servicios que proveen asistencia técnica para hardware, software u otros bienes electrónicos o mecánicos, ayudando al usuario a resolver cualquier tipo de problema que surja en el uso del mismo. 4.31. Términos de Referencia: Descripción elaborada por la Entidad de las características técnicas y de las condiciones en que se ejecutará la prestación de servicios y de consultoría. 4.32. Transporte: Constituye la movilización o traslado de mercaderías desde un lugar a otro. 5.

ABREVIATURAS EETT OSCE PAC SEACE SNIP TDR

: Especificaciones Técnicas. : Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado. : Plan Anual de Contrataciones. : Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado. : Sistema Nacional de Inversión Pública. : Términos de Referencia.

3

De acuerdo con lo señalado en el Decreto Supremo Nº 149-2005-EF, mediante el cual se dictan disposiciones reglamentarias al Acuerdo sobre Obstáculos Técnicos al Comercio en el ámbito de bienes y al Acuerdo General sobre el Comercio de Servicios, en el ámbito de servicios, de la OMC.

4

Considerando lo señalado en la Decisión 562 de la Comunidad Andina de Naciones, “Directrices para la elaboración, adopción y aplicación de Reglamentos Técnicos en los Países Miembros de la Comunidad Andina y a nivel comunitario”,

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4.20. Prestación: Es la conducta prometida por el obligado, sea cual sea su naturaleza, alcance y concreción. Para efectos del presente instructivo puede ser la realización de la consultoría o del servicio o la entrega del bien.

6

6.

DISPOSICIONES GENERALES 6.1. El proceso de contratación se inicia con la definición del requerimiento, el cual surge a raíz de una necesidad de la Entidad, y se concreta a través de una solicitud formal dirigida por el área usuaria al órgano encargado de las contrataciones de la Entidad. El requerimiento debe contener las EETT o TDR.

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6.2. La formulación de las EETT o TDR deberá ser realizada por el área usuaria en coordinación con el órgano encargado de las contrataciones de la Entidad, evaluando en cada caso las alternativas técnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfacción del requerimiento. Esta evaluación deberá permitir la concurrencia de la pluralidad de proveedores en el mercado para la convocatoria del respectivo proceso de selección, evitando incluir requisitos innecesarios cuyo cumplimiento solo favorezca a determinados postores. 6.3. En la formulación de las EETT o TDR se define en forma clara y precisa los aspectos sustanciales del bien, servicio o consultoría que se necesita contratar, de modo tal que se precise qué se requiere, para qué se necesita, cómo se requiere, dónde se debe efectuar la prestación, en qué plazo, qué requisitos mínimos debe tener el proveedor y/o su personal, la forma de pago, qué área va a otorgar la conformidad, entre otros aspectos. 6.4. Debe tenerse presente que una adecuada definición permitirá contar con aspectos claros y precisos para evaluar las diferentes opciones que ofrece el mercado y que mejor se ajusten a las necesidades de la Entidad. 6.5. Las características técnicas deberán sujetarse a criterios objetivos, razonables y congruentes con el bien, servicio o consultoría requerida y su costo total. Por tanto, se deberá evitar incluir requisitos innecesarios cuyo cumplimiento solo favorezca a un determinado sector del mercado o a ciertos proveedores, de modo que no se afecte la concurrencia de la pluralidad de proveedores. 6.6. No se debe hacer referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseños o tipos particulares, fabricantes determinados, ni descripción que orienten la contratación de marca, fabricante o tipo de producto específico, salvo que previamente la Entidad haya aprobado un proceso de estandarización 5. 6.7. Para la formulación de las EETT o TDR deberá atenderse a lo dispuesto en los reglamentos técnicos, normas metrológicas y/o sanitarias nacionales. Asimismo, serán obligatorios los requisitos técnicos establecidos en reglamentos sectoriales dentro del ámbito de su aplicación, siempre y cuando cuenten con el refrendo del Ministerio de Economía y Finanzas, de acuerdo a lo dispuesto por los Decretos Leyes Nº 25629 y Nº 259096. Adicionalmente, será necesario verificar la existencia de normas específicas que rijan el objeto de la contratación, a fin de establecer su cumplimiento obligatorio en las EETT y los TDR. 6.8. Las normas técnicas nacionales, emitidas por la Comisión competente de Reglamentos Técnicos y Comerciales del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual - INDECOPI, podrán ser tomadas en cuenta para la definición de los bienes y servicios que se van a contratar mediante los procesos de selección. 6.9. El área usuaria deberá requerir la contratación de bienes, servicios o consultorías, teniendo en cuenta los plazos para llevar a cabo sus procedimientos internos previos y los plazos de duración establecidos para cada proceso de selección, con el fin de asegurar la oportuna satisfacción de sus necesidades, aún cuando el proceso no sea llevado a cabo por la propia Entidad, sino por encargo o a través de una compra corporativa7.

7

5

Ver Directiva Nº 010-2009-OSCE/CD “Lineamientos para la contratación en la que se hace referencia a determinada marca o tipo particular”.

6

De acuerdo a estas normas, ninguna Entidad, con excepción del Ministerio de Economía y Finanzas, puede irrogarse la facultad de dictar medidas destinadas a restringir o impedir el libre flujo de mercancías mediante la imposición de trámites, requisitos o medidas de cualquier naturaleza que afecten las importaciones o exportaciones. Asimismo, en el artículo 1 del Decreto Supremo Nº 149-2005-EF, mediante el cual se dictan disposiciones reglamentarias al Acuerdo sobre Obstáculos Técnicos al Comercio en el ámbito de bienes y al Acuerdo General sobre el Comercio de Servicios en el ámbito de servicios, de la OMC, se señala que los trámites o requisitos que afecten de alguna manera la libre comercialización interna o la exportación o importación de bienes o servicios podrán aprobarse únicamente mediante Decreto Supremo refrendado por el Ministerio de Economía y Finanzas y por el Sector.

7

Mecanismo de contratación que pueden utilizar las Entidades para que, a través de un proceso de selección único, puedan adquirir bienes o contratar servicios en forma conjunta, en las mejores y más ventajosas condiciones para el Estado, aprovechando las economías de escala.

6.11. El plazo de ejecución de las prestaciones puede ser hasta un máximo de tres (3) años, salvo que por leyes especiales o por la naturaleza de la prestación se requieran plazos mayores, siempre y cuando se adopten las previsiones presupuestarias necesarias para garantizar el pago de las obligaciones. En el caso de servicios de asesoría legal, como el patrocinio judicial, arbitral u otros similares, el plazo podrá vincularse con la duración del encargo a contratarse. Cuando se trate del arrendamiento de bienes inmuebles, el plazo original del arrendamiento podrá ser hasta por un máximo de tres (3) años prorrogables en forma sucesiva por igual o menor plazo; reservándose la Entidad el derecho de resolver unilateralmente el contrato antes del vencimiento previsto, sin reconocimiento de lucro cesante ni daño emergente. 6.12. Para la adquisición y uso de licencias de software se debe adjuntar a las EETT, el Informe Técnico Previo de Evaluación de Software8, el cual debe ser emitido por la Oficina de Informática, o la que haga sus veces en la Entidad. En dicho Informe se debe determinar el tipo de licencia de software que resulte más conveniente para atender el requerimiento formulado, de acuerdo a lo dispuesto en la Ley Nº 28612, “Ley que norma el uso, adquisición y adecuación del software en la Administración Pública”, y su Reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 024-2006-PCM. 6.13. Para la adquisición de computadoras personales (de escritorio y portátiles) 9, en las EETT se deben incluir de manera obligatoria el sistema operativo y la herramienta de ofimática base, de acuerdo a los perfiles de usuarios determinados por la Entidad, las cuales deben tener la calidad de software legal, sea propietario o libre, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto Supremo Nº 076-2010-PCM, que modifica el Decreto Supremo Nº 013-2003-PCM, mediante el cual se dictaron medidas para garantizar la legalidad de la adquisición de programas de software en Entidades y dependencias del Sector Público. La adquisición de todo tipo de computadoras requiere del Informe Técnico Previo de Evaluación de Software.10 6.14. Para la contratación de servicios de publicidad con medios de comunicación televisiva, radial o escrita, la formulación de los TDR debe considerar los requisitos y exigencias previstos en la Ley Nº 2887411, Ley que regula la Publicidad Estatal. Asimismo, se debe adjuntar a los TDR el Plan de estrategia publicitaria, la descripción y justificación de las campañas institucionales y comerciales que se pretendan llevar a cabo y la propuesta y justificación técnica de la selección de medios de difusión, conforme a lo requerido en el referido dispositivo legal. 8

De acuerdo con lo informado por la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática (ONGEI), mediante Oficio Nº 203-2012PCM/ONGEI, toda adquisición y uso de licencias de software, así como la actualización, mantenimiento y renovación del software requieren del Informe Técnico Previo de Evaluación de Software. No obstante, no se requerirá dicho Informe Técnico Previo en los siguientes casos: i) Cuando se contrata el servicio de desarrollo de software, siempre y cuando el producto software final sea de propiedad de la Entidad que solicito su desarrollo; ii) El software sea un componente más del hardware a adquirirse, el cual debe haber sido declarado así por el propio fabricante y no ser de consumo masivo, sino uso exclusivo para el hardware especificado, de acuerdo a su documentación de origen; o, iii) Exista en la Entidad un proceso de estandarización implementado y vigente.

9

Los bienes que se encuentren incluidos en los Catálogos Electrónicos de Convenio Marco de Computadoras de Escritorio y de Computadoras Portátiles y que cumplan con las condiciones requeridas por las Entidades Contratantes, deben ser contratados obligatoriamente a través de dichos Catálogos Electrónicos, salvo que la Entidad cuente con la autorización del OSCE para su no utilización conforme al numeral 8.4.3 de la Directiva Nº 017-2012-OSCE/CD “Directiva de Convenio Marco”. En aquellos casos en que para la adquisición de computadoras personales (de escritorio y portátiles) no corresponda utilizar la modalidad de Convenio Marco, será de aplicación lo señalado en el numeral 6.13.

10

De acuerdo con lo informado por la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática (ONGEI), mediante Oficio Nº 203-2012PCM/ONGEI.

11

El artículo 3 de la Ley Nº 28874 ha establecido los siguientes requisitos que se deben cumplir para la autorización de realización de publicidad estatal: a) Plan de estrategia publicitaria acorde con las funciones y atribuciones de las entidades o dependencias; las mismas que deberán adecuarse a los objetivos y prioridades establecidos en los programas sectoriales. b) Descripción y justificación de las campañas institucionales y comerciales que se pretendan llevar a cabo. c) Propuesta y justificación técnica de la selección de medios de difusión de acuerdo con el público objetivo y la finalidad que se quiere lograr, la cobertura, duración de la campaña, equilibrio informativo e impacto de los mismos. Deberá sustentarse técnicamente la razón por la que una determinada entidad o dependencia eligió a determinados medios de manera preferente, para no dar lugar a situaciones que privilegien injustificadamente a empresas periodísticas determinadas. d) Proyecto de presupuesto para llevar a cabo las acciones comprendidas en las campañas.

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6.10. La contratación de bienes o servicios de carácter permanente, cuya provisión se requiera de manera continua o periódica, se debe requerir por períodos no menores a un (1) año.

8

6.15. En caso que la contratación de bienes o servicios esté relacionada a la ejecución de un proyecto de inversión pública, debe contarse con la declaratoria de viabilidad en el marco del Sistema Nacional de Inversión Pública – SNIP. Los documentos que sustentan la declaración de viabilidad y/o que permiten verificar que se respeten los parámetros bajo los cuales fue declarado viable el proyecto, son los siguientes12: Instructivo: Formulación de Especificaciones Técnicas para la Contratación de Bienes y Términos de Referencia para la Contratación de Servicios y Consultorías en General

 Declaratoria de Viabilidad - Formatos SNIP 09, 10 u 11, según corresponda.  Informe de Consistencia del Estudio Definitivo o Expediente Técnico detallado de PIP viable Formato SNIP 15. 6.16. En la formulación podrán agruparse aquellos requerimientos distintos pero vinculados entre sí, teniendo en cuenta la viabilidad económica, técnica y/o administrativa de la vinculación. Dicho agrupamiento podrá determinar la realización de un proceso de selección por relación de ítems. Asimismo, podrá agruparse la contratación de varios bienes o servicios de igual o distinta clase, considerando que la contratación conjunta es más eficiente que efectuar contrataciones separadas de dichos bienes o servicios. Dicho agrupamiento podrá determinar la realización de un proceso de selección por paquete13. 6.17. En los requerimientos que comprendan prestaciones de diversa naturaleza, como por ejemplo bienes y servicios, el objeto de la contratación se determina en función a la prestación de mayor incidencia porcentual en el costo, de conformidad con el artículo 19 del Reglamento. 6.18. Cuando el área usuaria requiera la contratación de un bien o servicio deberá verificar en coordinación con el órgano encargado de las contrataciones de la Entidad, que el bien o servicio requerido no se encuentre en el Listado de Bienes y Servicios Comunes publicado en el SEACE ni en los Catálogos Electrónicos de Convenio Marco. 6.19. Las EETT y los TDR deberán ser suscritos por el área usuaria y, de ser el caso, por el área técnica que intervino en su elaboración. Por ejemplo, en el caso de productos informáticos o de tecnologías de la información, la oficina de informática o la que haga sus veces es el área técnica; salvo en el caso en que canaliza los pedidos informáticos de las dependencias de la Entidad, en cuyo supuesto actúa como área usuaria. Asimismo, en el caso de servicios referidos a estudios de pre inversión, los TDR deben contar con la aprobación de la Oficina de Programación e Inversiones (OPI) de la Entidad 14 , o la que haga sus veces, por tratarse del área técnica. 6.20. El contenido de las EETT o TDR debe ser validado a través del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, el cual determina la pertinencia de realizar ajustes a las características y/o condiciones de lo que se va a contratar.

9

12

Fuente: Directiva Nº 001-2011-EF/68.01, “Directiva del Sistema Nacional de Inversión Pública”, aprobada por Resolución Directoral Nº 0032011-EF/68.01.

13

De acuerdo con lo establecido en el artículo 19 del Reglamento, las Entidades preferentemente contratarán por paquete la elaboración de los estudios de preinversión de perfil y factibilidad, según corresponda, debiendo preverse en los términos de referencia que los resultados de cada nivel de estudio sean considerados en los niveles siguientes. Para la contratación de estudios de preinversión, el área usuaria en coordinación con el órgano encargado de las contrataciones sustentará la convocatoria de los procesos de selección cuando tenga que realizarse por paquete o en forma separada. Asimismo, de acuerdo con el Memorando Nº 3395-2012-EF/63.01, remitido por el Ministerio de Economía y Finanzas adjunto al Oficio Nº 083-2012-EF/62.01, es posible que las Entidades contraten en forma conjunta, mediante un proceso de selección por paquete, los servicios para la elaboración de los estudios de preinversión e inversión de un mismo Proyecto de Inversión Pública (PIP), siempre que tal contratación resulte más eficiente que realizar contrataciones por separado y no se contraponga al ciclo del proyecto, aspecto que compete definir a cada Entidad. En ese sentido, cuando una Entidad decida contratar por paquete la elaboración de los estudios de preinversión e inversión de un mismo PIP, los términos de referencia deben establecer en forma diferenciada las actividades, contenidos y el equipo mínimo para la elaboración de los estudios de preinversión y para la elaboración del expediente técnico; asimismo, debe precisarse en los términos de referencia que es requisito indispensable obtener la declaratoria de viabilidad del proyecto previo a la elaboración del expediente técnico, debiendo, además, respetarse los parámetros bajo los cuales fue declarado viable el PIP.

14

De acuerdo al literal k) del numeral 8.1 del artículo 8 de la Directiva Nº 001 -2011-EF/68.01, “Directiva del Sistema Nacional de Inversión Pública”, aprobada por Resolución Directoral Nº 003 -2011-EF/68.01

CONSIDERACIONES PREVIAS A LA ELABORACIÓN El usuario debe efectuar un análisis de su necesidad, a fin de obtener los elementos básicos para la definición de las EETT y/o TDR. En base a dicha información se seleccionan las características o actividades más relevantes, para lo cual se recomienda utilizar el presente instructivo, como marco de referencia. La siguiente pregunta podría contribuir a la preparación de las EETT y/o TDR: 

¿Qué aspectos de la necesidad que deseo atender tienen que incluirse en las EETT o TDR para que la contratación pueda contribuir al cumplimiento de los objetivos?

A continuación se enumeran algunas consideraciones que se podrán tener en cuenta antes de empezar con la elaboración de las EETT y/o TDR:

8.



La definición de las EETT o TDR y la formulación del requerimiento, marca el inicio del proceso de contratación y determina en gran medida el resultado del mismo. Si las EETT o TDR están bien definidos, los proveedores podrán ofertar mejor, podrán ofrecer productos o servicios que se ajusten a nuestras necesidades.



En el contenido de las EETT o TDR el área usuaria debe evitar señalar requisitos incongruentes y desproporcionados; como por ejemplo, que el personal propuesto tenga determinados años de colegiatura, que el postor tenga determinados años en el mercado, que el postor acredite un número mínimo de clientes, entre otros.



En las EETT o TDR no se deben requerir certificaciones internacionales sobre la calidad de los bienes o servicios a contratarse, como por ejemplo las certificaciones ISO, pues no son una condición determinante para la operatividad de estos y podrían restringir la libre competencia.15



Verificar la existencia de antecedentes de la prestación que se requiere contratar, para obtener información acerca del plazo que demora concretar una contratación, el resultado alcanzado, el precio pagado, la evaluación de la calidad del producto o servicio contratado, la evaluación del desempeño de los contratistas, información sobre el mercado y los proveedores, etc.



Investigar en el SEACE acerca de contrataciones previas realizadas por otras entidades públicas.



Consultar con expertos siempre que la contratación requiera del conocimiento de aspectos técnicos que resulten poco familiares o desconocidos.



Definir la fecha probable en la que se requiere iniciar la prestación, para lo cual deberá tenerse en cuenta que el período de gestión de compras, en condiciones normales, comprende desde la fecha de recepción del requerimiento por el órgano encargado de las contrataciones de la Entidad, de acuerdo al tipo de proceso de selección, hasta la fecha de suscripción del contrato o emisión de la respectiva orden de compra o de servicio.

ESTRUCTURA RECOMENDADA A través de los Anexos Nº 1, 2 y 3 se proponen una estructura básica de lo que podría contener las EETT y los TDR, para la contratación de bienes, servicios y consultorías distintas a las consultorías de obras, respectivamente.

9.

NÚMERO DE VERSIÓN Versión inicial

15

Sin perjuicio que se puedan contemplar como factores de evaluación, conforme a lo establecido en la Directiva Nº 0072008/CONSUCODE/PRE “Disposiciones sobre la documentación, obligaciones y/o requerimientos que las Entidades del Estado, deben evitar al elaborar las Bases de los procesos de selección”.

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7.

10

ANEXO N° 1 DETERMINACIÓN DE LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES 1. DENOMINACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

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Indicar una breve descripción del requerimiento, mediante la denominación del (los) bien(es) a ser contratado(s).

Ejemplo: 

Denominación de la contratación: “Adquisición de vehículos automotores”.

2. FINALIDAD PÚBLICA Describir el interés público que se persigue satisfacer con la contratación.

Ejemplo: 

En el caso de adquisición de vehículos automotores, podría considerarse lo siguiente: “El presente proceso de selección busca contar con vehículos automotores (automóviles y camionetas) que permitan renovar la flota vehicular, para el cumplimiento de las funciones y actividades propias de la Entidad”.

3. ANTECEDENTES Puede consignarse una breve descripción de los antecedentes considerados por el usuario para la determinación de la necesidad. Se trata de una explicación general respecto del motivo por el cual se efectúa el requerimiento de contratación de bienes.

Ejemplo: 

En el caso de adquisición de vehículos automotores, podría considerarse lo siguiente: “La Entidad actualmente cuenta con un parque automotor obsoleto, con vehículos automotores (automóviles y camionetas) que fueron adquiridos en el año 1990, los cuales presentan constantes fallas de funcionamiento y se les debe realizar continuos mantenimientos correctivos, generando así gastos onerosos, por lo que es necesario su reposición, para el cumplimiento de las funciones y actividades propias de la Entidad”.

4. OBJETIVOS DE LA CONTRATACIÓN Indicar con claridad el (los) objetivo(s) general(es) y el (los) objetivo(s) específico(s) de la contratación. Si se tiene más de uno, mencionar cada uno de ellos en forma expresa. La descripción de los objetivos debe permitir al proveedor conocer claramente qué beneficios pretende obtener la Entidad mediante la adecuada ejecución de las prestaciones.

11



Objetivo General: Identificar la finalidad general hacia la cual se deben dirigir los recursos y esfuerzos relacionados a la necesidad de la contratación. El objetivo debe responder a la pregunta "qué" y "para qué".



Objetivo Específico: Los objetivos específicos deben señalar con mayor precisión y detalle los propósitos concretos que se deben alcanzar. Estos objetivos constituirán una guía para el contratista en la ejecución de las prestaciones y una pauta de supervisión para la Entidad.



En el caso de adquisición de licencias de antivirus, podría considerarse lo siguiente:  Objetivo General: Adquirir licencias de software antivirus, a fin de brindar seguridad a los equipos de cómputo ante las amenazas de virus informáticos, minimizando así las interrupciones por caídas del servicio.  Objetivos Específicos: - Proveer seguridad a las estaciones de cualquier tipo de ambiente corporativo. - Proteger los distintos puntos de la red informática. - Bloquear y eliminar virus, spyware, adware, rootkits, bots. - Protección y bloqueo de virus, de manera independiente, proveniente de medios extraíbles, tales como dispositivos de almacenamiento USB.

5. ALCANCE Y DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES A CONTRATAR 

Deberá especificarse detalladamente el alcance de la información relacionada con las EETT, de acuerdo a la naturaleza de los bienes a ser contratados, precisando la cantidad exacta o aproximada de bienes a requerirse. En caso se prevea el suministro de bienes, se debe indicar la cantidad de bienes por cada entrega.



Se deberá indicar que todos los bienes sean nuevos, sin uso, a menos que la Entidad haya previsto aceptar bienes usados, en cuyo caso deberá verificarse que esta decisión no trasgreda los principios de Eficiencia, Vigencia Tecnológica o Razonabilidad, y que además, maximice el valor de los fondos a ser utilizados.



En caso el área usuaria establezca que la entrega de los bienes incluye su acondicionamiento, montaje, instalación y/o puesta en funcionamiento, todas estas prestaciones serán consideradas como integrantes de la prestación principal.



En los casos que corresponda, deberá indicarse expresamente si la prestación principal consistente en la entrega o suministro de bienes, conlleva la ejecución de prestaciones accesorias, tales como mantenimiento, reparación, soporte técnico, capacitación y/o entrenamiento, o actividades afines. 5.1.

Características y condiciones 5.1.1. Características técnicas Indicar las características o atributos técnicos que debe cumplir el bien para satisfacer la necesidad de la Entidad. Así tenemos entre las más usuales:  Dimensiones: Forma, tamaño, medidas, peso, volumen, etc.  Material, texturas, color (por ejemplo: cuero, tela de algodón, madera, metal, fierro, melamine, etc.)  Composición (química, nutricional, entre otras).  Tensión, corriente, potencia, rendimiento, velocidad máxima alcanzable, etc.  Unidad de medida: Se deberá utilizar las unidades de medida, de acuerdo al Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras que administra el OSCE, o en su defecto, las unidades básicas de medida, según el Sistema Internacional de Unidades (SI), para lo cual puede revisarse la dirección http://www.bipm.org16  Presentación del bien: Empaque (bolsa, caja, sixpack, etc) y cantidad de bienes o productos por unidad de empaque. Asimismo, en atención a la naturaleza o tipo de bien y las condiciones existentes en la Entidad, se podrá exigir, según corresponda, características referidas a los siguientes aspectos técnicos:  Año de fabricación mínimo del bien.  Fecha de expiración.  Repuestos.

16

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Ejemplo:

Puede revisar la versión en castellano del Sistema Internacional de Unidades (SI) en la siguiente dirección: http://www.cem.es

12

   

Accesorios. Condiciones que debe reunir para su almacenamiento. Compatibilidad con algún equipo o componente. Software que se requiere para su funcionamiento.

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En caso que se haya aprobado el respectivo procedimiento de estandarización, indicar el documento a través del cual se dio la aprobación, así como la marca o tipo particular17, el modelo, el número de parte, la procedencia, entre otros datos definidos en el proceso de estandarización aprobado.

Ejemplo: 

En el caso de adquisición de sillas giratorias de metal con brazos, podrían considerarse las siguientes características técnicas: 

Diseño: Anatómico y Ergonómico.



Base: Toda la estructura de acero llevará un recubrimiento de pintura horneada en polvo tacto cuero fino delgado color negro. Base de nylon reforzada, tipo estrella, de cinco brazos con garruchas de doble rueda de un diámetro de 2” con una capacidad de carga mínima por garrucha de 30Kg.



Asiento: Debe soportar una carga mínima de 150 Kg. Las tapas del asiento deben ser de polipropileno negro. La altura del asiento será medido desde el nivel del piso hasta la cara superior del asiento (centro), tendrá una altura entre 43 cm y 57 cm, este espaciamiento será regulable en un rango mínimo de 10cm y máximo de 15 cm. Las sillas deben tener como fondo 44cm a 47cm y como ancho 46cm a 48cm. El asiento debe tener base de acero, con diseño ergonómico, facilitando el uso prolongado y la inclinación del mismo.

 Respaldar: Debe tener como medidas, ancho 42cm a 44cm y altura 48cm a 50cm. Altura

graduable entre 48 y 56 cm., medido desde la base superior del asiento. Mínimo 6cm de regulación y máximo 8cm. La profundidad deberá ser regulable, mediante una perilla.



Brazos: De diseño anatómico y de color negro, relleno de poliuretano de alta densidad.



Tapiz: De tela 100% fibras de polipropileno, color negro, repelente al agua. Costura reforzada.



Mecanismo: Con pistón neumático. Debe contar con una suspensión de columna de gas con funda de polipropileno y mando mediante mecanismo de leva, mecanismo con una capacidad de carga de 150Kg.

5.1.2. Condiciones de operación. De ser el caso, se deberán señalar o precisar cuáles son las condiciones normales o estándar bajo las cuales tiene que operar o funcionar el bien. En tal sentido, deberá indicarse el rango o tolerancia de parámetros, tales como: temperatura, altitud, tiempo, humedad relativa, frecuencia, resistencia de materiales, electricidad, vibraciones, potencia, voltaje, presión, entre otros. Las condiciones de operación se dan, entre otros, en los siguientes bienes:      

Equipos de medición, interruptores, transformadores, motores, etc. Equipos accionados por motores y estaciones o puntos de control, etc. Equipos para bombeo de agua y saneamiento, etc. Equipos de cómputo, servidores, sistemas de comunicación, etc. Equipos médicos. Equipos de diversos tipos (equipos hidráulicos, radares, equipos de extinción de incendios, dispositivos electrónicos, etc.)  Máquinas de diversos tipos (grúas, vehículos de transporte de diversos tipos, tractores, montacargas, retrocargadora, excavadoras, compactadores, etc.)  Un subsistema (por ejemplo, una fuente de alimentación, generadores de energía eléctrica, etc.)  Cilindros de diversos tamaños. 17

13

Según la Directiva Nº 010-2009-OSCE/CD, “Lineamientos para la contratación en la que se hace referencia a determinada marca o tipo particular”, entiéndase por “tipo particular” a fabricante o proveedor específico, origen específico, patente, derecho de autor, diseño, tipo o modelo.



En el caso de adquisición de switch de red, podría considerarse lo siguiente:  Rango de temperatura (en funcionamiento): De 10 a 35 °C.  Voltaje: 220 VAC.

5.1.3. Embalaje y rotulado. De ser el caso, se debe precisar si la prestación comprende el embalaje y/o rotulado de los bienes solicitados. Embalaje La naturaleza de los bienes, el modo del envío y las condiciones climáticas durante el tránsito y en destino, determinan el embalaje requerido. De ser el caso, debe indicarse claramente el tipo de embalaje o detalle técnico del mismo, en los cuales será empaquetado o envuelto el bien de manera temporal, pensando en su manipulación, transporte y almacenaje. Al respecto, es necesario establecer la diferencia entre:  Embalaje primario o envase: Es el lugar donde se conserva la mercancía; está en contacto directo con el producto.  Embalaje secundario: Protege al embalaje primario y generalmente se descarta en el momento del uso (no cumple una función ligada directamente al uso). Los tipos de embalaje secundario más habituales son la caja de madera, caja de plástico, caja con tapa, cartón ondulado, cesta, estuche, saco de papel, entre otros.  Embalaje terciario: es el que está destinado a soportar grandes cantidades de embalajes secundarios, a fin de que estos no se dañen o deterioren en el proceso de transporte y almacenamiento entre la fábrica y el consumidor final.

Ejemplo: 

En el caso de adquisición de vacunas de uso humano, podría considerarse lo siguiente:   

Embalaje primario: Vidrio tipo 1, frasco incoloro. Embalaje secundario: Cajas de cartón plastificadas. Embalaje terciario: Cajas de teknopor con sachets de hielo seco.

Rotulado El rotulado tiene por objeto suministrar información sobre las características particulares de los productos, su forma de elaboración, manipulación y/o conservación, sus propiedades, su contenido, su fecha de expiración, limitaciones a su comercialización, entre otros. En ese sentido, dependiendo de la naturaleza de los bienes y las condiciones climáticas, entre otros, corresponde señalar el tipo de rotulado, su detalle técnico y la información que debe contener.

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Ejemplo:

14

Ejemplo: 

En el caso de adquisición de insumos para el programa de vaso de leche, se podrá requerir que el rotulo de los productos contenga algunos de los siguientes aspectos:

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          

Programa del Vaso de Leche Ley Nº 24059. Distribución gratuita. Prohibida su venta. Nombre del producto. Declaración de ingredientes y aditivos. Nombre y dirección del Fabricante. Número de Registro Sanitario del producto. Fecha de Vencimiento. Código del lote. Condiciones de conservación. Componentes nutricionales.

5.1.4. Reglamentos Técnicos, Normas Metrológicas y/o Sanitarias nacionales El área usuaria deberá identificar si existen reglamentos técnicos, normas metrológicas y/o sanitarias nacionales que resulten aplicables de acuerdo al objeto y a las características de la contratación. De existir algunos de estos documentos, deberá incorporarse en las EETT aquellos requisitos técnicos que allí se señalan, indicándose expresamente de dónde provienen tales requisitos.

Ejemplo: Para adquisición de gasesde gases medicinales (por ejemplo, oxígeno), estos bienes deben cumplir con los  laPara la adquisición requisitos de rotulado, envases, ficha técnica e inserto establecidos en el D.S. Nº 016-2011-SA medicinales, “Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios”. Asimismo, los envases deben contar con el correspondiente rotulado aprobado por la Autoridad Nacional de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios. Ejemplo:

En caso que el Reglamento Técnico establezca en su contenido, el cumplimiento de normas técnicas nacionales e internacionales, la Entidad deberá detallar cuáles de dichas normas técnicas resultan aplicables.

Ejemplo: 

Para la adquisición de Postes de Concreto Armado, para la construcción de redes primarias, estos deben cumplir con lo establecido en la R.D. Nº 026-2003-EM-DGE “Especificaciones Técnicas para el Suministro de Materiales y Equipos de Líneas y Redes Primaria para Electrificación Rural” (publicada el 21/02/2004) y su modificatoria R.D. Nº 034-2008-EM-DGE (publicada el 21/10/2008), y en particular con la “Especificación Técnica ETS-LP-01 Postes de Concreto Armado” y la Norma Técnica Peruana “NTP 339.027 HORMIGON (CONCRETO). Postes de hormigón (concreto) armado para líneas aéreas”, en su versión vigente.

Asimismo, cuando el Reglamento Técnico establezca que debe seleccionarse alguna de las normas técnicas previstas en su contenido, la Entidad deberá determinar en las EETT la norma técnica aplicable de acuerdo al objeto y a las características de la contratación.

15

Dependiendo de la naturaleza y tipo de bien, podrá consignarse las normas técnicas que resulten aplicables. De optarse por considerar Normas Técnicas, corresponde indicar el código y versión, título o nombre y, de ser necesario, el campo de aplicación u objeto y la descripción de la norma técnica requerida.

Ejemplos: 

En el caso de adquisición de calzados, para la elaboración de las especificaciones técnicas se podrá tomar en cuenta las condiciones determinadas en la Norma Técnica Peruana NTP 241.021:2007 “CALZADO. Calzado de caballero. Especificaciones y métodos de ensayo. 3a. ed.” y en la Norma Técnica Peruana NTP 241.022:2007 “CALZADO. Calzado de dama. Especificaciones y métodos de ensayo. 3a. ed.”



En el caso de adquisición de vehículos, para la elaboración de las especificaciones técnicas se podrá tomar en cuenta las condiciones determinadas en la Norma Técnica Peruana NTP 332.001:2009 “AUTOMOTORES. Vidrios de seguridad, para vehículos destinados al transporte terrestre. 2a. ed.”

5.1.6. Impacto ambiental Para la contratación de bienes se tendrá en consideración criterios para garantizar la sostenibilidad ambiental, procurando evitar impactos ambientales negativos. Así por ejemplo, las Entidades podrán exigir el cumplimiento de los Límites Máximos Permisibles (LMP)19. En caso que a través de un Reglamento Técnico se establezca el cumplimiento de normas referidas a la sostenibilidad ambiental, deberá incorporarse en las EETT los requisitos técnicos que este señale, indicando expresamente de dónde provienen tales requisitos, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.1.4.

Ejemplo: 

En el caso de adquisición de equipos de aire acondicionado, en las Especificaciones Técnicas se debe requerir que dichos equipos funcionen con gas refrigerante ecológico.

5.1.7. Acondicionamiento, montaje o instalación De acuerdo al alcance de la prestación, podrá requerirse el acondicionamiento, montaje y/o instalación de los bienes. Acondicionamiento De preverse el acondicionamiento, deberá indicarse el lugar, el detalle técnico de los trabajos que se van a realizar y las condiciones óptimas de estabilidad, seguridad y eficacia que se necesitan para la entrega y/o instalación y/o funcionamiento adecuado de los bienes. Montaje En caso de preverse, para el montaje deberá indicarse que se realizará según los planos e instrucciones del fabricante. Resulta aplicable en el caso de motores, válvulas, bombas, instrumentos de medición, etc.

Puede revisar las Normas Técnicas Peruanas en la siguiente dirección: http://www.indecopi.gob.pe/0/modulos/JER/JER_Interna.aspx?ARE=0&PFL=14&JER=7 1 19 Puede revisar la siguiente dirección: http://www.minam.gob.pe/index.php?option=com_content&view=article&id=100 18

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5.1.5. Normas técnicas18

16

Instalación De preverse, para la instalación deberá indicarse el lugar, el procedimiento, los equipos y los operarios necesarios, así como el espacio requerido para la realización de los trabajos de instalación. Resulta aplicable para el caso de bienes tecnológicos, maquinarias y equipos de diverso tipo, entre otros. Instructivo: Formulación de Especificaciones Técnicas para la Contratación de Bienes y Términos de Referencia para la Contratación de Servicios y Consultorías en General

Para el acondicionamiento, montaje o instalación de los bienes, se debe tener en cuenta las recomendaciones del fabricante, así como las normas de seguridad aplicables al objeto de la contratación.

Ejemplo: 

En el caso de adquisición de discos de almacenamiento para servidores de red, se podrá requerir el montaje e instalación de dichos bienes en el servidor de red. Para efectuar el montaje e instalación, se podrá requerir que el personal se encuentre certificado por el fabricante de los discos de almacenamiento.

5.1.8. Modalidad de ejecución contractual De acuerdo al alcance de la prestación, se puede establecer como modalidad de ejecución contractual la de llave en mano, en virtud de la cual el proveedor ofrece los bienes, su instalación y puesta en funcionamiento.

Ejemplo: 

En el caso de adquisición de equipos médicos que incluye su instalación y puesta en funcionamiento en un establecimiento de salud, corresponde la modalidad de ejecución contractual “llave en mano”.

5.1.9. Transporte y Seguros Transporte Cuando la prestación incluya el transporte, la Entidad podrá considerar lo siguiente:  Dependiendo de la naturaleza de los bienes, el modo del envío, distribución y las condiciones climáticas, podrá establecerse el tipo y condiciones de transporte requerido. En dicho caso debe señalarse el medio de transporte a ser utilizado, las características mínimas de los vehículos de transporte, el personal mínimo que será requerido para la carga y descarga de los bienes, entre otros aspectos.  El medio de transporte debe contar con la documentación necesaria para su circulación y reunir las condiciones de seguridad, de acuerdo a la naturaleza de los bienes a ser transportados. Asimismo, puede exigirse la adopción de medidas necesarias, tales como contratar seguros, servicios de carga y descarga, entre otros, que aseguren la entrega de los bienes en las condiciones requeridas.

Ejemplo: 

En el caso de adquisición de vacunas de uso humano, se podrá requerir que estos productos sean transportados en camiones frigoríficos protegidos de la luz, con una temperatura entre 2 y 8 ºC.



En el caso de adquisición de pescado congelado, se podrá requerir que estos productos sean transportados en camiones frigoríficos protegidos de la luz, con una temperatura igual o inferior a – 18 ºC.

Seguros De ser el caso, se deberá precisar el tipo de seguro que se exigirá al proveedor, la cobertura, el plazo, el monto de la cobertura y la fecha de su presentación (a la suscripción del contrato, al inicio 17

Ejemplo: 

En el caso de adquisición de equipos médicos que deben ser acondicionados e instalados en un hospital, se podrá requerir que el proveedor contrate un seguro contra accidentes personales, a fin de proteger a su personal durante el tiempo que dure la instalación, detallando la cobertura, su monto, el plazo y su presentación a la Entidad antes del inicio de la instalación.

5.1.10. Garantía comercial De preverse la garantía comercial, deberá indicarse lo siguiente: Alcance de la garantía: Contra defectos de diseño y/o fabricación, averías o fallas de funcionamiento, o pérdida total de los bienes contratados, entre otros supuestos que deben ser especificados, ajenos al uso normal o habitual de los bienes y no detectables al momento que se otorgó la conformidad. Condiciones de la garantía: Indicar el procedimiento a utilizar para hacer efectiva la garantía y la prestación a la que se obliga el proveedor de hacerse esta efectiva. Período de garantía: Por tiempo (meses o años) o en virtud a una condición particular de uso del bien. Inicio del cómputo del período de garantía: A partir de la fecha en la que se otorgó la conformidad al bien u otra aplicable al objeto de la contratación.

Ejemplos: 

En el caso de adquisición de discos de almacenamiento para servidores de red se puede requerir una garantía comercial de un (1) año por defectos de diseño y/o fabricación, contados a partir de la fecha en que se otorga la conformidad de recepción a los bienes. Dicha garantía cubre el reemplazo de los discos en un plazo máximo de 72 horas de haberse notificado al contratista.



En el caso de adquisición de automóviles, podrá requerirse una garantía comercial mínima de tres (3) años o 100,000 Km. de recorrido, lo que ocurra primero. Dicha garantía cubre la reparación de los vehículos (incluye mano de obra y reemplazo de los repuestos del vehículo) en un plazo máximo de 5 días calendario contados a partir del ingreso del vehículo en el concesionario autorizado. El contratista debe entregar en calidad de reemplazo un vehículo de igual o mejores características que el vehículo en reparación por el periodo que dure dicha reparación.

5.1.11. Disponibilidad de servicios y repuestos En función a la naturaleza de los bienes a adquirirse, corresponde a la Entidad evaluar si requerirá la existencia de disponibilidad de servicios y repuestos en el mercado, teniendo en cuenta el avance tecnológico. De corresponder, indicar el período mínimo de disponibilidad de servicios y repuestos, el mismo que debe ser razonable con la vida útil de los bienes a ser contratados. Asimismo, indicar la cantidad mínima de concesionarios o talleres autorizados con capacidad de suministro de repuestos, teniendo en cuenta el lugar donde se usará el bien y su alcance local o nacional, entre otros.

Ejemplo: 

En el caso de adquisición de vehículos a ser usados en la provincia de Huancayo del departamento de Junín, se podrá requerir la disponibilidad de servicios y repuestos por el tiempo que dure la garantía comercial. Asimismo, se podrá solicitar que el proveedor cuente como mínimo con dos (2) talleres autorizados en la zona de uso del bien que suministren repuestos para dichos vehículos.

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de la prestación, entre otros), tales como: seguro de transporte, de accidentes personales, seguro de responsabilidad civil, seguro complementario de trabajo de riesgo, entre otros.

18

5.1.12. Visita y muestras Visita

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En caso la Entidad prevea la realización de una visita por parte del proveedor al lugar de entrega, de instalación o de puesta en funcionamiento de los bienes, se debe indicar el objeto de la visita, la oportunidad de su realización (durante el proceso de selección o antes del inicio del servicio), el período (expresado en días calendario) y el personal de la Entidad con el cual debe realizarse el contacto (nombre y apellidos, cargo, teléfono, correo electrónico, entre otros). En todos los casos, la realización de la visita será facultativa para el proveedor.

Ejemplo: 

En el caso de adquisición de equipos de aire acondicionado que incluye su acondicionamiento e instalación, se podrá requerir en forma facultativa que el proveedor visite la Entidad, antes de presentar sus propuestas, a fin de que verifique los lugares donde instalarán dichos equipos.

Muestras De acuerdo a la naturaleza de los bienes, se podrá requerir la presentación de muestras para la evaluación de la propuesta técnica, con el fin de que se verifique el cumplimiento de las EETT y de las características físicas de los bienes. En tal caso, deberá precisarse el número de muestras, la oportunidad y forma de entrega de las mismas, el detalle de las pruebas o ensayos a los que serán sometidas, quien estará a cargo de dicha evaluación y, de ser el caso, la metodología que para tal efecto se utilizará, la cual deberá ser clara, precisa y objetiva. La Entidad podrá solicitar adicionalmente al proveedor la presentación de una muestra dirimente, a fin de que se pueda corroborar los resultados de la evaluación de la muestra original.

Ejemplo: 

5.2.

En el caso de adquisición de calzados de cuero para el personal de la Entidad, se podrá requerir la presentación de una muestra original y una muestra dirimente, como parte de la admisibilidad y/o calificación y evaluación de propuestas. La muestra original podrá ser sometida a los siguientes ensayos: Medición de superficies dimensionales, determinación del espesor del cuero, resistencia a la flexión, resistencia a la tracción, resistencia al desgarro, determinación de pH, entre otros.

Prestaciones accesorias a la prestación principal Entre otras, se podrán considerar como prestaciones accesorias, las siguientes: 5.2.1. Mantenimiento preventivo De preverse, la Entidad debe indicar las características del mantenimiento preventivo, la programación, el procedimiento, los materiales a emplear, el lugar en donde se brindará el mantenimiento, entre otros.

Ejemplos:

19



En el caso de adquisición de bomba hidráulica para equipos contra incendios, puede considerarse dos (2) mantenimientos preventivos al año en las instalaciones de la Entidad, precisándose el procedimiento respectivo y los materiales a utilizar.



En el caso de adquisición de camionetas, puede considerarse dos (2) mantenimientos preventivos, a los 1,000 y 5,000 km., en los respectivos talleres del contratista, conforme al procedimiento y materiales señalados por el fabricante.

De preverse, la Entidad debe precisar el tipo de soporte técnico requerido, el procedimiento, el lugar donde se brindará el soporte, el plazo en que se prestará el soporte, el tiempo máximo de respuesta, el perfil mínimo del personal que brindará dicho soporte, entre otros.

Ejemplo: 

En el caso de adquisición de servidores de red, se podrá requerir soporte técnico telefónico y ON SITE, tipo 24 x 7 x 365, es decir durante las 24 horas del día, los 07 días de la semana y los 365 días del año, durante el periodo de garantía, con un tiempo máximo de respuesta de 48 horas.

5.2.3. Capacitación y/o entrenamiento Se considerará prestación accesoria a la capacitación y/o entrenamiento al personal de la Entidad a realizarse en un periodo posterior a la entrega del bien. De preverse como prestación accesoria la capacitación y/o entrenamiento, deberá indicarse el tema específico, el número de personas a quienes estará dirigido, el momento y/o plazo en que se realizará, la duración mínima (horas), el lugar de realización, el perfil del expositor, el tipo de certificación que otorgará el proveedor, entre otros.

Ejemplo: 

En el caso de adquisición de servidores de red, se podrá requerir capacitación en la solución de problemas primarios que no afecten la garantía de los equipos ofertados, el cual podría estar dirigido a 8 profesionales de la Oficina de Informática, con un tiempo mínimo de duración de 36 horas, a realizarse en las instalaciones de la Entidad dentro de los 20 días posteriores a la entrega de los equipos. El perfil del expositor podría ser:  

5.3.

Mínimo Grado de Bachiller en Ingeniería de Sistemas o Informática. Experiencia mínima de dos (2) años como capacitador en solución de problemas primarios en Servidores de Red.

Requisitos del proveedor y/o personal Del proveedor De ser el caso, deberá precisarse si el proveedor requiere contar con una autorización, registro u otros documentos similares, emitidos por el organismo competente, para ejecutar la prestación.

Ejemplo: 

Para la adquisición de insumos químicos o productos fiscalizados, se debe exigir al proveedor que esté inscrito en el Registro Único de Control de Insumos Químicos y Productos Fiscalizados, administrado por el Ministerio de la Producción.

Del personal En el supuesto que la contratación de bienes incluya otras prestaciones, tales como adecuación, montaje, instalación, capacitación y/o entrenamiento, soporte técnico, mantenimiento preventivo, entre otros, se podrá establecer lo siguiente: 

La cantidad mínima de personal que necesitará el proveedor para ejecutar dichas prestaciones, el perfil detallado que corresponde a cada integrante del personal solicitado, así como el cargo, puesto o rol y responsabilidad que asumirá cada integrante.

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5.2.2. Soporte técnico

20



Para establecer el perfil de cada integrante del personal, se tendrá en cuenta:

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- Formación académica: Se refiere al conjunto de capacidades y competencias que identifican la formación de una persona para asumir en condiciones óptimas las responsabilidades propias del desarrollo de funciones y tareas de un determinado encargo. La formación académica debe estar directamente relacionada con el objeto de la contratación y obedecer a criterios objetivos y razonables en función a la prestaciones que se van a ejecutar. De preverse, se debe precisar el título20 de Técnico, Profesional Técnico o Profesional (universitario o no universitario) o el grado académico21 requerido. - Experiencia: Es el conocimiento o destreza alcanzada por la reiteración de una conducta en el tiempo. De preverse experiencia mínima del personal, debe indicarse la especialidad y el tiempo mínimo de dicha experiencia, expresado en meses o años. - Capacitación y/o entrenamiento: De acuerdo a la naturaleza de las prestaciones a ejecutarse, se podrá exigir que el personal cuente con capacitación y/o entrenamiento relacionado a dicha prestación. Al respecto, deberá precisarse los temas materia de capacitación y/o entrenamiento, el tiempo mínimo de duración, entre otros.

Ejemplo: 

5.4.

Para la adquisición de switch de red que incluye su instalación y puesta en funcionamiento, se podrá requerir que el personal cuente como mínimo con el título de Técnico en Informática, con experiencia mínima de tres (3) años en la instalación y configuración de dichos equipos. Asimismo, se podrá solicitar que el personal se encuentre certificado por el fabricante del equipo.

Lugar y plazo de ejecución de la prestación Lugar Señalar la dirección exacta donde se efectuará la entrega de los bienes, debiendo precisar el distrito, provincia y departamento, así como alguna referencia adicional que permita su ubicación geográfica. En caso se establezca más de un lugar de entrega, se recomienda incorporar un cuadro de distribución de lugares de entrega. De preverse la entrega fuera de las instalaciones de la Entidad, como es el caso de una agencia de transporte, instalaciones o almacén de terceros u otros, se deberá precisar si el proveedor asumirá el flete, gastos de almacenaje, gastos de aduana, entre otros. En el caso de contratar bienes de procedencia extranjera, de acuerdo al alcance de la prestación, se podrá consignar la aplicación de valores EXW, FOB, CIF, DDP u otro Incoterm22.

20

De acuerdo con lo establecido en el artículo 28º de la Ley Nº 29394, Ley de Institutos y Escuelas de Educación Superior, los títulos que otorgan los Institutos y Escuelas de Educación Superior son: a) Técnico, para estudios de cuatro (4) semestres académicos. b) Profesional técnico a nombre de la nación, en carreras con duración de seis (6) semestres académicos con mención en la respectiva especialidad. c) Profesional a nombre de la nación, por excepción en los casos de Institutos y Escuelas pedagógicos y los tecnológicos e institutos de los sectores Defensa e Interior que a la fecha se encuentren funcionando con mención en la respectiva especialidad. Asimismo, de acuerdo con el artículo 22 de la Ley Nº 23733, Ley Universitaria, modificada por el Decreto Legislativo Nº 739, las Universidades otorgan en nombre de la Nación los títulos profesionales de Licenciado y sus equivalentes que tienen denominación propia así como los de segunda especialidad profesional.

21

21

De acuerdo con lo establecido en el artículo 22 de la Ley Nº 23733, Ley Universitaria, solo las Universidades otorgan los grados académicos de Bachiller, Maestro y Doctor.

22

De acuerdo con lo señalado por el Mg. Adm., Dr. Aníbal Sierralta Ríos en su informe “Aspectos de la contratación comercial internacional cuando el Estado Peruano actúa como comprador y sus implicancias operativas y legales a la luz del artículo 3 del Decreto Legislativo Nº 1017”, los incoterms constituyen usos y prácticas del comercio internacional, organizados y delineados por una asociación privada, la Cámara de Comercio Internacional de Paris - CCI, por tanto no tienen carácter imperativo, siendo su uso no obligatorio. Los incoterms tienen por finalidad determinar claramente el punto en que una de las partes trasmite el riesgo a la otra en los contratos de compra venta

Señalar el plazo máximo de la prestación expresado en días calendario, pudiendo indicar además, el plazo mínimo para realizar la prestación. Para establecer el plazo mínimo y máximo de ejecución de las prestaciones, se debe tener en cuenta la información de mercado, tales como el plazo de importación de productos, desaduanaje y preparación para su entrega, etc. Asimismo, indicar el inicio del plazo de ejecución de las prestaciones, pudiendo ser a partir del día siguiente de la formalización del contrato (sea por suscripción del documento contractual o recepción de la orden de compra, según corresponda) o del cumplimiento de un hecho o condición determinados.

Ejemplos: 

En el caso de adquisición de camionetas, se puede establecer un plazo de entrega de 30 días calendario, contados a partir del día siguiente de suscrito el contrato.



En el caso de adquisición de un equipo de tomografía que debe ser instalado y puesto en funcionamiento en un establecimiento de salud, se puede establecer el plazo de 90 días calendario para la entrega, instalación y puesto en funcionamiento de dicho equipo, contados a partir del día siguiente en que la Entidad le entregue al contratista el ambiente acondicionado donde se va realizar la instalación.

En caso se establezca que la entrega de los bienes incluye su acondicionamiento, montaje, instalación y/o puesta en funcionamiento, se entenderá que estas prestaciones formarán parte del plazo de la prestación principal, pudiendo establecerse al interior del mismo los plazos para cada una de estas actividades.

Ejemplo: 

Plazo de entrega e instalación (prestación principal): 40 días calendarios.



En el caso de adquisición de equipos de rayos x se puede establecer lo siguiente: - Plazo de entrega - Plazo de instalación

: 30 días calendarios. : 10 días calendarios. -----------------------------: 40 días calendarios.

Plazo de la entrega e instalación (prestación principal)

En el caso de suministro de bienes, además deberá precisarse el número de entregas y su periodicidad en el correspondiente cronograma de entrega.

Ejemplo: 

En el caso de suministro de agua de mesa sin gas en bidones de 20 litros, se puede establecer lo siguiente: Descripción

U.M.

Agua de mesa sin gas x 20 litros.

UND

ENE

FEB

MAR

ABR

50

50

50

30

Cronograma de entrega (cantidades) MAY JUN JUL AGO SET 30

30

30

30

30

OCT

NOV

DIC

Cant. total

30

30

50

440

El suministro involucra 12 entregas mensuales. Cada entrega se efectuará dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes.

internacional de mercaderías, a fin de garantizar el derecho de libre disposición de la mercadería (comprador) y el derecho de pago (vendedor). En tal sentido, los incoterms detallan la responsabilidad de los contratantes y el lugar físico de su cumplimiento de una forma simple y segura. Adicionalmente, se refieren a otros aspectos como el transporte, el seguro, la manipulación, el embalaje, la gestión y la entrega de la documentación. A la fecha de elaboración del presente instructivo, la versión vigente es Incoterms 2010 (Folleto 715), el cual se encuentra publicado en el portal web de la Cámara de Comercio Internacional (http://www.iccwbo.org)

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Plazo

22

En caso se establezcan prestaciones accesorias, se deberá precisar por separado el plazo de la prestación principal y el de las prestaciones accesorias.

Ejemplo: 

En el caso de adquisición de vehículos, en la cual se considere como prestación accesoria dos (2) mantenimientos preventivos, se pueden establecer los siguientes plazos:

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 Plazo de entrega (prestación principal): 30 días calendario.  Plazo para el mantenimiento preventivo (prestación accesoria): - Primer mantenimiento: Al alcanzar los 1,000 Km. de recorrido, en el plazo de 1 día calendario, luego de ingresado el vehículo al taller autorizado por el contratista. - Segundo mantenimiento: Al alcanzar los 5,000 Km. de recorrido, en el plazo de 1 día calendario, luego de ingresado el vehículo al taller autorizado por el contratista.

5.5.

Entregables Según se trate del tipo de bien, se podrá requerir, en forma complementaria a la entrega de los bienes objeto de la contratación, la presentación de entregables. En dichos casos, se recomienda incluir una sección que contenga el entregable o entregables que debe presentar el proveedor, así como el plazo de presentación por entregable. En esa medida, se podrán exigir manuales o documentos técnicos del bien, certificados de garantía, documentos que acrediten el resultado de las pruebas o ensayos realizados, informes, entre otros. De preverse la realización de pruebas o ensayos para la conformidad de los bienes, se deben precisar los documentos que acrediten los resultados de dichas pruebas o ensayos. De requerirse informes, se deberá señalar el tipo de informe y el alcance de su contenido.

Ejemplo: 

En el caso de adquisición de switch de red con entrega única, se podrá requerir que junto con la entrega del bien, se presente la documentación técnica de funcionamiento, drivers de instalación y drivers de configuración.

En el caso de suministro de bienes, se deberá detallar los entregables que correspondan a cada entrega.

Ejemplo: 

En el caso de suministro de reactivos de laboratorio, se podrá requerir que junto con cada entrega de los bienes, se presente el respectivo Certificado de Análisis en el que se precise el número de lote y fecha de vencimiento.

En caso se establezcan prestaciones accesorias, se deberá precisar por separado los entregables que correspondan a la prestación principal y a la prestación accesoria.

Ejemplo: 

En el caso de la adquisición de un switch de red que considere como prestación accesoria una capacitación en la solución de problemas de configuración de dichos equipos, dirigido a 8 profesionales de la Oficina de Informática, se puede requerir la presentación de los siguientes entregables:  Entregable de la prestación principal: Documentación técnica de funcionamiento, drivers de instalación y drivers de configuración, a ser presentados junto con la entrega del bien.  Entregable de la prestación accesoria: Certificados de capacitación para los participantes, a ser presentados dentro de los 10 días siguientes de realizada la capacitación.

23

5.6.

Otras obligaciones

Se deberá precisar que el contratista es el responsable directo y absoluto de las actividades que realizará, sea directamente o a través de su personal, debiendo responder por la ejecución de la prestación. Indicar, de ser necesario, otras obligaciones que serán asumidas por el contratista, que tengan incidencia directa en la ejecución de las prestaciones.

Ejemplo: 

En el caso de adquisición de uniformes, se podrá establecer un procedimiento para la toma de medida, pre pruebas y arreglos de los uniformes, el cual debe ser cumplido por el contratista.

Otras obligaciones de la Entidad Indicar, de ser necesario, las obligaciones que asumirá la Entidad durante la ejecución de la prestación. En esta sección se podrá listar los recursos y facilidades que la Entidad brindará al contratista para la ejecución de las prestaciones por parte del contratista.

Ejemplos:

5.7.



En el caso de adquisición de servidores de cómputo que incluye su instalación y puesta en funcionamiento, la Entidad podría asumir la obligación de suministrar las licencias de los sistemas operativos requeridos.



En el caso de adquisición de un equipo de tomografía que incluye su acondicionamiento e instalación, la Entidad asume la obligación de suministrar el ambiente físico en que el contratista debe efectuar el acondicionamiento, montaje e instalación del equipo.



En el caso de adquisición de un equipo biomédico que incluye su acondicionamiento, instalación y puesta en funcionamiento, la Entidad asume la obligación de otorgar un ambiente físico para que el contratista guarde sus herramientas de instalación.

Adelantos De ser necesario, se podrá indicar si la Entidad otorgará adelantos y el porcentaje del mismo, el cual no deberá exceder del treinta por ciento (30%) del monto del contrato original.

5.8.

Subcontratación De ser el caso, se deberá indicar si resulta procedente que el proveedor subcontrate parte de las prestaciones a su cargo, de ser así, deberá señalar el respectivo porcentaje, el cual no podrá exceder del 40% del monto total del contrato original. De resultar procedente la subcontratación, se deberá señalar que el contratista es el único responsable de la ejecución total de las prestaciones frente a la Entidad, y que las obligaciones y responsabilidades derivadas de la subcontratación son ajenas a la Entidad. Asimismo, se deberá precisar que el subcontratista debe estar inscrito en el Registro Nacional de Proveedores y no debe estar suspendido o inhabilitado para contratar con el Estado.

5.9.

Confidencialidad De ser procedente, indicar la confidencialidad y reserva absoluta en el manejo de información a la que se tenga acceso y que se encuentre relacionada con la prestación, quedando prohibido revelar dicha información a terceros.

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Otras obligaciones del contratista

24

En tal sentido, el contratista deberá dar cumplimiento a todas las políticas y estándares definidos por la Entidad en materia de seguridad de la información. Dicha obligación comprende la información que se entrega, así como la que se genera durante la ejecución de las prestaciones y la información producida una vez que se haya concluido las prestaciones. Dicha información puede consistir en mapas, dibujos, fotografías, mosaicos, planos, informes, recomendaciones, cálculos, documentos y demás documentos e información compilados o recibidos por el contratista. 5.10.

Medidas de control durante la ejecución contractual

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En función a la naturaleza de los bienes y la necesidad, la Entidad podrá determinar medidas de control (visitas de supervisión, inspección, entre otros), a ser realizadas durante la ejecución del contrato, es decir, en la entrega de los bienes y/o en otro momento previsto durante la ejecución contractual. Las medidas de control tienen por finalidad verificar el cumplimiento de las condiciones establecidas en el contrato. De preverse, se deberá indicar en las EETT si estas serán programadas o inopinadas, cuántas serán como mínimo, quién las realizará (personal de la Entidad y/o a través de terceros), dónde se realizará, cuándo se realizará (en caso de ser programadas), cuál será el alcance de las mismas (si se utilizará alguna normativa para su realización), si incluirá la toma de muestras y la realización de pruebas o ensayos, entre otros. En el caso que las medidas de control previstas incluyan la realización de pruebas o ensayos, se debe precisar la información necesaria para su realización, conforme a lo señalado en el numeral 5.11.1. Asimismo, debe considerarse aspectos relativos al desarrollo de las medidas de control, para lo cual se indicará con claridad: 

Áreas que coordinarán con el proveedor: Señalar las áreas o unidades orgánicas con las que el proveedor coordinará sus actividades.



Áreas responsables de las medidas de control: Señalar el área o unidad orgánica responsable de las medidas de control previstas en la entrega de los bienes y/o en otro momento durante la ejecución contractual.



Área que brindará la conformidad: Señalar al área o unidad orgánica responsable de emitir la conformidad: el Almacén y/u otra de la Entidad.

Se debe tener presente que el área usuaria es responsable de la existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes, de acuerdo con la Norma General del Sistema Nacional de Abastecimiento (SA.07).

Ejemplo: En el caso de suministro de alimentos, se podría considerar que durante la ejecución contractual se realizará tres (3) supervisiones inopinadas en las instalaciones del Proveedor, a través de organismos de inspección acreditados ante INDECOPI, a fin de verificar el cumplimiento de las condiciones contractuales pactadas. Estas podrían incluir: la inspección de las instalaciones del proveedor: reconocimiento de sus oficinas, plantas y/o talleres, maquinaria, equipos, condiciones de almacenamiento del producto terminado; la toma de muestras del producto y su posterior ensayo (las pruebas y los criterios a aplicar se encuentran señalados en su procedimiento para el Control de Calidad Nº 001-2012). Asimismo, que los costos que estas demanden serán asumidos por el proveedor.

5.11.

Pruebas para la conformidad de los bienes 5.11.1. Pruebas o ensayos para la conformidad de los bienes En función a la naturaleza de los bienes, se podrá requerir la realización de pruebas o ensayos para la conformidad de los bienes entregados, con el fin de que se verifique el cumplimiento de las EETT. En dicho caso, se deberá indicar la relación de pruebas o ensayos requeridos para la conformidad del bien, la cantidad de muestras a ser ensayadas que deberán ser entregadas por el contratista, los parámetros de aceptación, quién realizará las pruebas o ensayos, quién asumirá el gasto de las

25

La Entidad podrá solicitar adicionalmente al contratista la presentación de una muestra dirimente, a fin de que se pueda corroborar los resultados de las pruebas o ensayos de la muestra original. 5.11.2. Pruebas de puesta en funcionamiento para la conformidad de los bienes En caso la prestación conlleve la puesta en funcionamiento del bien, indicar la relación de pruebas de puesta en funcionamiento que deben realizarse sobre el bien, precisándose quién realizará las pruebas y los parámetros de aceptación. Las pruebas de puesta en funcionamiento deberán realizarse de acuerdo a las recomendaciones del fabricante, según sea el caso.

Ejemplo: 

En el caso de adquisición de generadores de potencia, se podrá requerir la realización de pruebas de puesta en funcionamiento, tales como la verificación de circuitos de enclavamiento, seguimiento y comprobación de la aplicación de polaridades, entre otros.

5.12. Forma de pago Deberá precisarse que el pago se realizará después de ejecutada la prestación y otorgada la conformidad, salvo que por razones de mercado, el pago sea condición para la entrega de los bienes. Este último supuesto debe ser sustentado por la Entidad. Tratándose de suministros, deberá señalarse que el pago se realizará por cada prestación parcial (entrega), luego de otorgada la conformidad correspondiente a cada entrega.

Ejemplo: 

En el caso de suministro de doscientos (200) bidones de agua de 20 litros, a realizarse en cuatro (4) entregas de cincuenta (50) unidades cada una, se podrá establecer la siguiente forma de pago: “El pago se realizará en cuatro (4) armadas o partes, luego de otorgada la conformidad por parte del área de Almacén a cada entrega”.

5.13. Fórmula de reajuste Indicar, de ser necesario, la fórmula de reajuste, para lo cual se deberá tener en consideración lo siguiente: 

En los casos de contratos de ejecución periódica o continuada, pactados en moneda nacional, se podrán considerar fórmulas de reajuste de los pagos que corresponden al contratista, conforme a la variación del Índice de Precios al Consumidor que establece el Instituto Nacional de Estadística e Informática - INEI, correspondiente al mes en que debe efectuarse el pago. Cuando se trate de bienes sujetos a cotización internacional o cuyo precio esté influido por esta, no se aplicará la limitación del Índice de Precios al Consumidor a que se refiere el párrafo precedente. En dicho caso, no corresponde establecer una fórmula de reajuste, pues el reajuste estará dado por la variación del precio al que se cotiza el bien en el mes en que se efectuará el pago, para lo cual es necesario se prevea la forma en que se comprobará la variación del precio.



No se podrán establecer fórmulas de reajuste cuando las propuestas deban ser expresadas en moneda extranjera, a menos que se trate de bienes sujetos a cotización internacional o cuyo precio esté influido por esta. En dicho caso, el reajuste estará dado por la variación del precio al que se cotiza el bien en el mes en que se efectuará el pago, para lo cual es necesario se prevea la forma en que se comprobará la variación del precio.

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pruebas o ensayos y la periodicidad con que estas se realizarán (en el caso de suministro). Adicionalmente, en caso corresponda, precisar el personal de la Entidad que participará en dichas pruebas, así como quién asumirá el gasto por el traslado del personal.

26

5.14.

Otras penalidades aplicables Indicar, de ser necesario, penalidades distintas a la mora, las cuales deberán ser objetivas, razonables y congruentes con el objeto de la contratación, hasta por un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato vigente o, de ser el caso, del ítem que debió ejecutarse, conforme a lo establecido en el artículo 166 del Reglamento.

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Para establecer estas penalidades, se recomienda elaborar un listado detallado de las situaciones, condiciones, etc., que serán objeto de penalidad, los porcentajes o montos que le corresponden aplicar en cada caso, así como también, la forma o procedimiento mediante el que se verificará la ocurrencia de los incumplimientos.

Ejemplo: Se puede establecer penalidades, entre otros, ante los siguientes incumplimientos: 

5.15.

En el caso de adquisición de equipos biomédicos bajo la modalidad llave en mano, cuando el personal no trabaje con el uniforme de seguridad requerido para la instalación.

Responsabilidad por vicios ocultos Indicar el plazo máximo de responsabilidad del contratista por la calidad ofrecida y por los vicios ocultos de los bienes ofertados (expresado en años), el cual no deberá ser menor de un (1) año contado a partir de la conformidad otorgada. Se podrá establecer un plazo menor para bienes fungibles y/o perecibles, siempre que su naturaleza no se adecúe a este plazo.

Ejemplo: 

5.16.

En el caso de discos de almacenamiento, se podrá establecer que el plazo máximo de responsabilidad del contratista es por un (1) año, contabilizado a partir de la conformidad otorgada.

Declaratoria de viabilidad23 Si los bienes requeridos provienen de un Proyecto de Inversión Pública, el área usuaria deberá tener en consideración que la declaratoria de viabilidad se otorga a aquellos proyectos que se encuentra enmarcados en el SNIP. La Declaratoria de Viabilidad de un proyecto es requisito previo a la fase de inversión. Se aplica a un proyecto de inversión pública que a través de sus estudios de preinversión ha evidenciado ser socialmente rentable, sostenible y compatible con los Lineamientos de Política y con los Planes de Desarrollo respectivos. Asimismo, debe tomarse las previsiones necesarias para que los bienes a ser contratados respeten los parámetros, bajo los cuales fue declarado viable el proyecto, incluyendo los costos, cronograma, diseño u otros factores que pudieran afectar la viabilidad del mismo. Los documentos que sustentan la declaración de viabilidad y/o que permiten verificar que se respeten los parámetros bajo los cuales fue declarado viable el proyecto, son los siguientes:  

23

27

Declaratoria de Viabilidad - Formatos SNIP 09, 10 u 11, según corresponda. Informe de Consistencia del Estudio Definitivo o Expediente Técnico detallado de PIP viable Formato SNIP 15.

Fuente: Directiva Nº 001-2011-EF/68.01, “Directiva del Sistema Nacional de Inversión Pública”, aprobada por Resolución Directoral Nº 003-2011-EF/68.01



5.17.

En el marco de un Proyecto de Inversión Pública referido a la optimización de la capacidad de atención de un establecimiento de salud, en el cual se hubiera considerado como un componente el equipamiento, se podría requerir la adquisición de equipos médicos y de laboratorio.

Normativa específica De ser el caso, indicar las normas legales que regulan o están vinculadas al objeto de la contratación.

Ejemplo: 

En el caso de adquisición de insumos químicos fiscalizados, la Ley Nº 28305 “Ley de Control de Insumos Químicos y Productos Fiscalizados”, y su Reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 053-2005-PCM.

6. ANEXOS En esta sección se deberá adjuntar la información adicional que se considere relevante para la elaboración de las EETT. Por ejemplo, de ser el caso, deberá adjuntarse el Informe Técnico de Estandarización y su respectiva Resolución de aprobación, el Informe Técnico Previo de Evaluación de Software, los documentos que acrediten la declaración de viabilidad, entre otros.

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Ejemplo:

28

ANEXO N° 2 DETERMINACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EN GENERAL 1. DENOMINACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

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Indicar una breve descripción del requerimiento, mediante la denominación del servicio a ser contratado.

Ejemplo: 

Denominación de la contratación: “Servicio de Telefonía móvil”.

2. FINALIDAD PÚBLICA Describir el interés público que se persigue satisfacer con la contratación.

Ejemplo: 

En el caso de contratación del servicio de telefonía móvil, podría considerarse lo siguiente: “El presente proceso busca mejorar el nivel de integración de la Entidad, así como mantener la comunicación telefónica en forma inmediata entre funcionarios y personal de la Entidad, buscando elevar los niveles de eficiencia y satisfacción de los usuarios internos y externos”.

3. ANTECEDENTES Puede consignarse una breve descripción de los antecedentes considerados por el usuario para la determinación de la necesidad. Se trata de una explicación general respecto del motivo por el cual se efectúa el requerimiento de contratación del servicio.

Ejemplo: 

En el caso de contratación del servicio de elaboración de contenidos y diagramación de material de difusión, podría considerarse lo siguiente: “La Entidad viene llevando a cabo una campaña de difusión a nivel nacional, a fin de informar a la población sobre cómo prevenir el dengue en sus hogares. En ese sentido, con la finalidad de lograr dicho objetivo, es necesario contratar el servicio de elaboración de contenidos y diagramación de los respectivos materiales de difusión”.

4. OBJETIVOS DE LA CONTRATACIÓN Indicar con claridad el(los) objetivo(s) general(es) y el(los) objetivo(s) específico(s) de la contratación. Si tiene más de uno, mencionar cada uno de ellos en forma expresa. La descripción de los objetivos debe permitir al proveedor interesado conocer claramente qué beneficios pretende obtener la Entidad mediante la adecuada ejecución de las prestaciones.

29



Objetivo General: Identificar la finalidad general hacia la cual se deben dirigir los recursos y esfuerzos relacionados a la necesidad de la contratación. El objetivo debe responder a la pregunta "qué" y "para qué".



Objetivo Específico: Los objetivos específicos deben señalar con mayor precisión y detalle los propósitos concretos que se deben alcanzar. Estos objetivos constituirán una guía para el contratista en la ejecución de las prestaciones y una pauta de supervisión para la Entidad.



En el caso de contratación del servicio de telefonía móvil, podría considerarse lo siguiente:  Objetivo General: Contratar a una empresa que brinde el servicio de telefonía móvil y red privada corporativa para la comunicación oficial de la Entidad, con cobertura en todo el país a nivel nacional, ininterrumpidamente las 24 horas del día durante el plazo de ejecución contractual.  Objetivos Específicos: - Contar con un servicio ininterrumpido para la totalidad de líneas contratadas. - Contar con comunicación ilimitada, modalidad de red privada entre los usuarios de la Entidad y los demás abonados que cuentan con el servicio de red privada móvil abierta por un periodo de 24 meses, con una cobertura a nivel nacional.

5. ALCANCES Y DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO 

Deberá especificarse el alcance del servicio a realizar, así como el detalle de las actividades a desarrollar para tal efecto.



En los casos que corresponda, deberá indicarse expresamente si la prestación principal conlleva la ejecución de prestaciones accesorias, tales como mantenimiento, soporte técnico, capacitación o actividades afines.



En caso que se haya aprobado el respectivo procedimiento de estandarización, indicar el documento a través del cual se dio la aprobación, así como la marca o tipo particular 24 u otros datos definidos en el proceso de estandarización aprobado. 5.1.

Actividades  Indicar el conjunto de actividades, acciones o tareas que llevará a cabo el proveedor mediante la utilización de recursos humanos (personas que intervienen en la prestación del servicio). En tal sentido, corresponde describir con precisión las actividades, acciones o tareas, definiendo su secuencia y articulación, a fin de que se pueda identificar su contribución en el logro de los objetivos de la contratación.  Es conveniente utilizar un lenguaje preciso con verbos tales como: Elaborar, describir, definir, analizar, redactar, presentar, supervisar, etc.

Ejemplo: 

En el caso de contratación del servicio de toma de inventario físico de bienes patrimoniales, se pueden establecer las siguientes actividades a ser llevadas a cabo por el personal del contratista:        

24

Efectuar el inventario físico al barrer de bienes patrimoniales, maquinarias, vehículos y equipos. Etiquetar los bienes, incluye un pre etiquetado y etiquetado final (con código de la SBN). Retirar etiquetas anteriores del año 2009. Conciliar la información con los registros contables patrimoniales. Determinar los bienes sobrantes (por cuentas contables y usuarios). Determinar los bienes faltantes (por cuentas contables y usuarios). Efectuar la valuación comercial y catalogación de los bienes sobrantes. Efectuar la valuación comercial de los bienes sujetos a baja.

Según la Directiva Nº 010-2009-OSCE/CD, “Lineamientos para la contratación en la que se hace referencia a determinada marca o tipo particular”, entiéndase por “tipo particular” a fabricante o proveedor específico, origen específico, patente, derecho de autor, diseño, tipo o modelo.

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Ejemplo:

30

5.2.

Procedimiento De acuerdo a la naturaleza del servicio, la Entidad podrá señalar el procedimiento que debe emplear el proveedor en alguna o algunas de las actividades previstas para la realización del servicio.

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Ejemplos:

5.3.



En el caso de contratación del servicio de toma de inventario físico de bienes, se podrá detallar el procedimiento para el levantamiento de información “al barrer”.



En el caso de contratación del servicio de mensajería, el procedimiento para la notificación de resoluciones (actos administrativos), será el establecido en la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

Plan de trabajo Es una herramienta de planificación y gestión que permite programar el trabajo durante el tiempo de ejecución del servicio. El plan de trabajo debe contener la relación secuencial de actividades que permitan alcanzar las metas y objetivos trazados, indicando los recursos que serán necesarios, las dificultades que pueden encontrarse, los sistemas de control, así como el cronograma y la designación de responsables. Al respecto, de acuerdo a la naturaleza del servicio, se podrá requerir la presentación de un plan de trabajo, para lo cual deberá delimitarse el contenido, condiciones y la oportunidad de su entrega.

Ejemplo: 

En el caso de contratación del servicio de reparación de ascensores, se podrá requerir que el proveedor presente en el plazo de 10 días calendario posteriores a la suscripción del contrato, un Plan de Trabajo que contenga la siguiente información:      

5.4.

Metas y objetivos a alcanzar. Recursos necesarios. Línea de acciones para alcanzar las metas y objetivos (actividades). Responsable por actividad. Cronograma de actividades. Riesgos advertidos.

Recursos a ser provistos por el proveedor De ser el caso, señalar el listado de bienes y servicios que el proveedor deberá brindar para llevar a cabo el servicio. Por ejemplo, equipos, instalaciones, infraestructura física, suministro de mobiliario, hardware, sistemas informáticos, sistemas de telecomunicación, software e instalación de red, materiales e insumos, etc., señalando en qué cantidad, así como sus características técnicas y condiciones.

Ejemplo: 

31

En el caso de contratación de los servicios de toma de inventario físico de bienes patrimoniales, se podrá requerir que el proveedor preste el servicio con 5 lectoras de códigos de barra, las cuales deben tener las siguientes características mínimas: 

Pantalla LCD con luz y tamaño de letra ajustable.



Base de comunicaciones con interface RS232 o USB.



Batería recargable para más de 100 horas.



Con 1 MB para programas y 2 MB de SRAM para datos.

Recursos y facilidades a ser provistos por la Entidad De ser el caso, listar los recursos y facilidades que la Entidad debe brindar al proveedor. El listado incluirá la información, bienes o servicios necesarios para llevar a cabo el servicio. Por ejemplo, instalaciones u oficinas, vehículos, equipos de comunicación, equipos de impresión, sistema de telecomunicaciones, etc.

Ejemplo: 

5.6.

En el caso de la contratación del servicios de pintado o acondicionamiento de ambientes se podrá establecer como obligación de la Entidad, proporcionar un espacio físico para que los trabajadores del contratista se preparen antes del inicio de los trabajos, guarden materiales, herramientas, implementos de seguridad o vestuario.

Reglamentos Técnicos, Normas Metrológicas y/o Sanitarias nacionales El área usuaria deberá identificar si existen reglamentos técnicos, normas metrológicas y/o sanitarias nacionales que resulten aplicables de acuerdo al objeto y a las características de la contratación. De existir algunos de estos documentos, deberá incorporarse en los TDR aquellos requisitos técnicos que allí se señalan, indicándose expresamente de dónde provienen tales requisitos.

Ejemplo: 

En el caso de contratación del servicio de disposición final de residuos sólidos, los TDR deben cumplir con lo establecido en el D.S. Nº 057-2004-PCM “Reglamento de la Ley Nº 27314 Ley General de Residuos Sólidos”.

En caso que el Reglamento Técnico establezca en su contenido, el cumplimiento de normas técnicas nacionales e internacionales, la Entidad deberá detallar cuáles de dichas normas técnicas resultan aplicables.

Ejemplo: 

Para la contratación del servicio de instalaciones eléctricas, estos deben cumplir con lo establecido la R.M. Nº 037-2006-MEM “Aprueban el Código Nacional de Electricidad”, el cual señala que debe cumplir, entre otras, con la Norma Técnica Peruana NTP 370.305 “Instalaciones Eléctricas Edificios. Protección para garantizar la seguridad. Protección contra los efectos térmicos”, en versión vigente.

en se en su

Asimismo, cuando el Reglamento Técnico establezca que debe seleccionarse alguna de las normas técnicas previstas en su contenido, la Entidad deberá determinar en los TDR la norma técnica aplicable de acuerdo al objeto y a las características de la contratación. 5.7.

Normas técnicas25 Dependiendo de la naturaleza del servicio, podrá consignarse las normas técnicas que resulten aplicables. De optarse por considerar Normas Técnicas, corresponde indicar el código y versión, título o nombre y, de ser necesario, el campo de aplicación u objeto y la descripción de la norma técnica requerida.

Puede revisar las Normas Técnicas Peruanas en la siguiente dirección: http://www.indecopi.gob.pe/0/modulos/JER/JER_Interna.aspx?ARE=0&PFL=14&JER=71 25

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5.5.

32

Ejemplo: 

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5.8.

En el caso de contratación del servicio de mantenimiento y recarga de extintores, para la elaboración de los términos de referencia se podrá tomar en cuenta las condiciones determinadas en la Norma Técnica Peruana NTP 833.030:2012 “EXTINTORES PORTÁTILES. Servicio de inspección, mantenimiento, recarga y prueba hidrostática. Rotulado.3a.ed.”

Impacto ambiental Para la contratación de servicios se tendrá en consideración criterios para garantizar la sostenibilidad ambiental, procurando evitar impactos ambientales negativos. Así por ejemplo, las Entidades podrán exigir el cumplimiento de los Límites Máximos Permisibles (LMP) 26. En caso que el Reglamento Técnico establezca en su contenido, el cumplimiento de normas técnicas nacionales e internacionales referidas a la sostenibilidad ambiental, la Entidad deberá detallar cuáles de dichas normas técnicas resultan aplicables. Asimismo, cuando el Reglamento Técnico establezca que debe seleccionarse alguna de las normas técnicas referidas a la sostenibilidad ambiental, previstas en su contenido, la Entidad deberá determinar en los TDR la norma técnica aplicable de acuerdo al objeto y a las características de la contratación.

5.9.

Seguros Indicar de ser procedente, el tipo de seguro que se exigirá al proveedor, la cobertura, el plazo, el monto de la cobertura y la fecha de su presentación (a la suscripción del contrato, al inicio de la prestación, entre otros), tales como el seguro de accidentes personales, seguro de deshonestidad, seguro de responsabilidad civil, seguro complementario de trabajo de riesgo, entre otros.

Ejemplo: 

5.10.

En el caso de contratación de los servicios de limpieza y de seguridad privada desarrollada bajo la modalidad de vigilancia privada, se podrán requerir la contratación de pólizas de seguro de deshonestidad, de responsabilidad civil, entre otros, durante el plazo de ejecución contractual.

Prestaciones accesorias a la prestación principal Entre otras, se podrán considerar como prestaciones accesorias, las siguientes: 5.10.1. Mantenimiento preventivo De preverse, la Entidad deberá indicar las características del mantenimiento preventivo, la programación, el procedimiento, los materiales a emplear, el lugar en dónde se brindará el mantenimiento, entre otros.

Ejemplo: 

26

33

En el caso de contratación del servicio de telefonía IP, se podrá requerir el mantenimiento preventivo de los teléfonos IP y las consolas de operadora, el cual se realizará semestralmente en las instalaciones del contratista, durante el periodo de ejecución del servicio.

Puede revisar la siguiente dirección: http://www.minam.gob.pe/index.php?option=com_content&view=article&id=100

De preverse, la Entidad debe precisar el tipo de soporte técnico requerido, el procedimiento, el lugar donde se brindará el soporte, el plazo en que se prestará el soporte, el tiempo máximo de respuesta, el perfil mínimo del personal que brindará dicho soporte, entre otros.

Ejemplo: 

En el caso de contratación de servicios de Internet, telefonía fija o telefonía móvil, se podrá requerir soporte técnico por vía telefónica, tipo 8 x 5 x 365, es decir durante las 8 horas del día, los 5 días de la semana y los 365 días del año, con un tiempo máximo de respuesta de 2 horas.

5.10.3. Capacitación y/o entrenamiento Se considerará prestación accesoria a la capacitación y/o entrenamiento al personal de la Entidad que deba realizarse en un periodo posterior al término de la ejecución del servicio. De preverse como prestación accesoria la capacitación y/o entrenamiento, deberá indicarse el tema específico, el número de personas a quienes estará dirigido, el momento y/o plazo en que se realizará, la duración mínima (horas), el lugar de realización, el perfil del expositor, el tipo de certificación que otorgará el proveedor, entre otros.

Ejemplo: 

5.11.

En el caso de contratación del servicio de mantenimiento de subestación eléctrica, se podrá requerir capacitación en operación de tableros de media tensión, el cual estará dirigido a 2 profesionales de la Oficina de Servicios Generales de la Entidad, con un tiempo mínimo de duración de 12 horas, a realizarse en las instalaciones de la Entidad dentro de los 15 días posteriores a la culminación del mantenimiento de la subestación eléctrica.

Requerimientos del proveedor y de su personal Requisitos del Proveedor De ser el caso, deberá indicarse si el proveedor requiere de autorización, registro u otros documentos similares, emitidos por el organismo competente, para ejecutar las prestaciones.

Ejemplos: 

En el caso de la contratación de los servicios de limpieza y seguridad privada desarrollada bajo la modalidad de vigilancia privada, se requiere que las empresas estén inscritas en el Registro Nacional de Empresas y Entidades que realizan actividades de Intermediación Laboral – RENEEIL, que es administrado por el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo.



En el caso de la contratación del servicio de seguridad privada desarrollada bajo la modalidad de vigilancia privada, se requiere que las empresas cuenten con su respectiva autorización de funcionamiento otorgada por DICSCAMEC (De acuerdo con lo señalado en la Décima Disposición Complementaria Transitoria del Decreto Legislativo Nº 1127, la referencia a la DICSCAMEC se entenderá referida a la SUCAMEC).

Perfil del Proveedor Precisar las características o condiciones mínimas que debe cumplir el proveedor, sea persona natural o persona jurídica, tal como se indica a continuación. En caso se requiera la contratación de una persona jurídica, solo señalar las características o condiciones mínimas referidas a la experiencia, de considerarla necesaria.

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5.10.2. Soporte técnico

34

Formación Académica: Se refiere al conjunto de capacidades y competencias que identifican la formación de una persona para asumir en condiciones óptimas las responsabilidades propias del desarrollo de funciones y tareas de un determinado encargo. La formación académica debe estar directamente relacionada con el objeto de la contratación y obedecer a criterios objetivos y razonables en función al servicio que se pretende contratar.

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De preverse, se debe precisar el título27 de Técnico, Profesional Técnico o Profesional (universitario o no universitario) o el grado académico28 requerido. Experiencia: Es el conocimiento o destreza alcanzada por la reiteración de una conducta en el tiempo. De preverse, debe detallarse la experiencia requerida ya sea en la actividad y/o en la especialidad, así como el tiempo mínimo de dicha experiencia en número de meses o años o la cantidad mínima de servicios prestados. Capacitación y/o entrenamiento: De acuerdo a la naturaleza del servicio requerido, se podrá exigir que el proveedor cuente con capacitación y/o entrenamiento relacionado al servicio objeto de la contratación. Al respecto, deberá precisarse los temas materia de capacitación y/o entrenamiento, el tiempo mínimo de duración, entre otros. Perfil del Personal En caso se requiera la contratación de una persona jurídica, indicar la cantidad mínima de personal que necesitará el proveedor para prestar el servicio, el perfil detallado que corresponde a cada integrante del personal solicitado, así como el cargo, puesto o rol y responsabilidad que asumirá cada integrante. Para establecer el perfil de cada integrante del personal, se tendrá en cuenta lo siguiente: Formación Académica: Se refiere al conjunto de capacidades y competencias que identifican la formación de una persona para asumir en condiciones óptimas las responsabilidades propias del desarrollo de funciones y tareas de un determinado encargo. La formación académica debe estar directamente relacionada con el objeto de la contratación y obedecer a criterios objetivos y razonables en función al servicio que se pretende contratar. De preverse, se debe precisar el título de Técnico, Profesional Técnico o Profesional (universitario o no universitario) o el grado académico requerido. Experiencia: Es el conocimiento o destreza alcanzada por la reiteración de una conducta en el tiempo. De preverse experiencia mínima del personal, debe indicarse la especialidad y el tiempo mínimo de dicha experiencia, expresado en meses o años. Capacitación y/o entrenamiento: De acuerdo a la naturaleza del servicio requerido, se podrá exigir que el personal cuente con capacitación y/o entrenamiento relacionado al servicio objeto de la contratación. Al respecto, deberá precisarse los temas materia de capacitación y/o entrenamiento, el tiempo mínimo de duración, entre otros.

27

De acuerdo con lo establecido en el artículo 28 de la Ley Nº 29394, Ley de Institutos y Escuelas de Educación Superior, los títulos que otorgan los Institutos y Escuelas de Educación Superior son: a) Técnico, para estudios de cuatro (4) semestres académicos. b) Profesional técnico a nombre de la nación, en carreras con duración de seis (6) semestres académicos con mención en la respectiva especialidad. c) Profesional a nombre de la nación, por excepción en los casos de Institutos y Escuelas pedagógicos y los tecnológicos e institutos de los sectores Defensa e Interior que a la fecha se encuentren funcionando con mención en la respectiva especialidad. Asimismo, de acuerdo con el artículo 22 de la Ley Nº 23733, Ley Universitaria, modificada por el Decreto Legislativo Nº 739, las Universidades otorgan en nombre de la Nación los títulos profesionales de Licenciado y sus equivalentes que tienen denominación propia así como los de segunda especialidad profesional.

28

35

De acuerdo con lo establecido en el artículo 22 de la Ley Nº 23733, Ley Universitaria, solo las Universidades otorgan los grados académicos de Bachiller, Maestro y Doctor.



En el caso de contratación del servicio de toma de inventario físico de bienes patrimoniales, se podrá requerir los siguientes perfiles:  Perfil del proveedor: - Experiencia mínima de tres años en servicios de toma de inventario.  Perfil del personal propuesto: - Un (1) supervisor del servicio: Poseer como mínimo grado académico de Bachiller en Administración, Economía, Contabilidad o Ingeniería Industrial, con experiencia mínima de tres (3) años en la supervisión y/o coordinación en servicios de toma de inventarios y conciliación contable. - Diez (10) verificadores: Poseer título de Profesional Técnico en Administración, o Contabilidad, con experiencia mínima de dos (2) años en actividades de toma de inventario y conciliación contable. - Tres (3) digitadores: Poseer título de Técnico en Computación con experiencia mínima de dos (2) años en digitación y con un (1) año de experiencia mínima en el manejo y/o migración del Software de Inventario Mobiliario Institucional - SIMI de la SBN.

5.12.

Lugar y plazo de prestación del servicio Lugar Señalar la dirección exacta donde se ejecutarán las prestaciones, si el lugar es propuesto por la Entidad, debiendo precisar el distrito, provincia y departamento, así como alguna referencia adicional que permita su ubicación geográfica. En caso se establezca que las prestaciones se van a realizar en varios lugares, se recomienda incorporar un cuadro con las direcciones exactas de cada lugar. En caso el servicio sea ejecutado en las instalaciones del contratista o en otro lugar que este deba proporcionar, consignarlo de esa forma. En este último caso, de requerirse que las instalaciones que proporcione el contratista para la realización del servicio, cuenten con determinadas características mínimas, estas serán detalladas conforme al numeral 5.4. Plazo Señalar el plazo de prestación del servicio expresado en días calendario. En los casos que corresponda, se podrá indicar el plazo máximo de prestación del servicio expresado en días calendario, pudiendo indicar además, el plazo mínimo para realizar la prestación. Para establecer el plazo mínimo y máximo de ejecución de las prestaciones se debe tomar como referencia la información de mercado. Asimismo, indicar el inicio del plazo de ejecución de las prestaciones, pudiendo ser a partir del día siguiente de la formalización del contrato (sea por suscripción del documento contractual o recepción de la orden de servicio, según corresponda) o del cumplimiento de un hecho o condición determinados. En caso se prevea que para el inicio del servicio, el contratista deba realizar en forma previa, la entrega de bienes y servicios o la realización de otros trabajos de implementación (instalaciones, adecuaciones, configuración, pruebas, entre otros), deberá precisarse además el plazo que corresponda a dichos trabajos. Asimismo, se recomienda la suscripción de un Acta en la que se deje constancia de la fecha en que culminaron los trabajos de implementación y de inicio del servicio.

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Ejemplo:

36

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Ejemplos: 

En el caso de contratación del servicio de mensajería, se podrá considerar un plazo de ejecución de 365 días calendario, contabilizados a partir del día siguiente de suscrito el contrato.



En el caso de contratación del servicio de elaboración de contenidos y diagramación de libros, se podrá considerar un plazo máximo de ejecución de cuarenta y cinco (45) calendario, contabilizados a partir del día siguiente en que la Entidad entregue las artes finales al contratista.



En el caso de contratación del servicio de telefonía móvil, el inicio del servicio será contabilizado a partir del día siguiente de suscrita el Acta de implementación del servicio, correspondiendo los siguientes plazos: -

Plazo para la implementación del servicio: 15 días calendario (luego de suscrito el contrato). Plazo de ejecución del servicio: 365 días calendario.

En el caso de servicios de ejecución periódica29, además debe indicarse el plazo para el cumplimiento de las prestaciones parciales.

Ejemplo: 

En el caso de la contratación del servicio de elaboración de boletines informativos cuyo plazo de ejecución es de 360 días calendario, el plazo de ejecución periódica será de 30 días calendario para la entrega de cada boletín mensual.

En el caso de servicios de ejecución única 30 o continuada31, podrá establecerse plazos al interior del plazo de ejecución con la finalidad que la Entidad pueda ejercer control del cumplimiento y/o avance del servicio.

Ejemplos: 

En el caso de contratación del servicio de implementación de enlaces de fibra óptica, cuyo plazo máximo de ejecución es de 120 días calendario, podrá establecerse lo siguiente:   



Plazo para la instalación del cableado de fibra óptica: 60 días calendario. Plazo para la configuración del servicio y pruebas de operación: 30 días calendario. Plazo de marcha blanca: 30 días calendario.

En el caso de contratación del servicio de implementación de enlaces de fibra óptica, el plazo máximo de ejecución podrá ser de 120 días calendario.

En caso se establezcan prestaciones accesorias, se deberá precisar por separado el plazo de la prestación principal y el de las prestaciones accesorias.

Ejemplo: 

29 30 31

37

En el caso de contratación del servicio de implementación del sistema de detección y alarma contra incendios, en el cual se considera como prestación accesoria la capacitación en el manejo del sistema, se pueden establecer los siguientes plazos: -

Plazo para la implementación del sistema de detección y alarma contra incendios (prestación principal): 30 días calendario.

-

Plazo para la capacitación (prestación accesoria): Dentro de los 15 días posteriores a la implementación del sistema de detección y alarma contra incendios.

Ver numeral 2.1.3 de la Opinión Nº 058-2011/DTN. Ver numeral 2.1.3 de la Opinión Nº 058-2011/DTN. Ver numeral 2.1.3 de la Opinión Nº 058-2011/DTN.

Resultados esperados Tras la contratación de un servicio se espera la recepción de las prestaciones correspondientes al mismo, es decir, el desarrollo de las actividades o trabajos conforme a las características y condiciones previstas en los TDR, en tanto ello permitirá satisfacer la necesidad para lo cual se contrato. No obstante, en algunos casos el avance de los trabajos, el resultado de los trabajos parciales o el trabajo concluido por el proveedor se puede plasmar en la presentación de entregables o productos. De ser ese el caso, se recomienda incluir una sección que contenga la relación de los entregables que debe presentar el proveedor, detallando el número de entregables, el contenido de cada entregable, los plazos de presentación y, de ser el caso, señalar cantidades, calidad, características y/o condiciones relevantes para cumplir con cada entregable. Asimismo, en caso corresponda que el proveedor presente informes o documentos como parte de los entregables, se podrá señalar el medio en que serán presentados, así por ejemplo podrán ser presentados físicamente o en medios magnéticos (CD, USB, etc). Tratándose de entregables sucesivos que requieran la aprobación del entregable anterior para su ejecución y entrega, se recomienda que se precise el plazo con el que contará la Entidad para verificar o revisar los mismos y otorgar su aprobación. En el caso de servicios de ejecución periódica 32, se deberá detallar los entregables que correspondan a cada prestación parcial.

Ejemplo: 

En el caso de la contratación del servicio de elaboración de boletines informativos cuyo plazo de ejecución es de 360 días calendario, los entregables corresponden a la presentación de cada uno de los 12 boletines informativos, a ser entregados cada 30 días calendario.

En el caso de servicios de ejecución única 33 o continuada34, se deberá detallar con claridad el entregable que permite satisfacer la necesidad. Asimismo, podrá establecerse la presentación de entregables durante la ejecución del servicio que permitan ejercer el control del cumplimiento y/o avance del servicio.

Ejemplos: 

En el caso de contratación del servicio de toma de inventario cuyo plazo de ejecución es de 60 días calendario, el entregable será el inventario valorizado, el cual constituye el único entregable que satisface la necesidad de la Entidad.



En el caso de contratación del servicio de reparación de maquinaria pesada, cuyo plazo de ejecución es de 60 días calendario, el entregable a ser presentado al concluir el servicio será el certificado de reparación y garantía.



En el caso de contratación del servicio de alquiler de fotocopiadoras, cuyo plazo máximo de ejecución es de 365 días calendario, pueden establecerse como entregables los informes o reportes mensuales de ejecución del servicio, los cuales serán presentados dentro de los primeros 5 días hábiles del mes siguiente en que se prestó el servicio.

En caso se establezcan prestaciones accesorias, se deberá precisar por separado los entregables que correspondan a la prestación principal y a la prestación accesoria.

32 33 34

Ver numeral 2.1.3 de la Opinión Nº 058-2011/DTN. Ver numeral 2.1.3 de la Opinión Nº 058-2011/DTN. Ver numeral 2.1.3 de la Opinión Nº 058-2011/DTN.

Instructivo: Formulación de Especificaciones Técnicas para la Contratación de Bienes y Términos de Referencia para la Contratación de Servicios y Consultorías en General | ORGANISMO SUPERVISOR DE LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO - OSCE

5.13.

38

Ejemplo:

Instructivo: Formulación de Especificaciones Técnicas para la Contratación de Bienes y Términos de Referencia para la Contratación de Servicios y Consultorías en General



5.14.

En el caso de contratación del servicio de diseño e implementación del portal web de una Entidad, en el cual se considera como prestación accesoria la capacitación en actualización y mantenimiento de dicho portal web, puede establecerse como entregables de la prestación accesoria los certificados de participación en la referida capacitación, los cuales serán presentados dentro de los 5 días calendarios posteriores a su realización.

Otras Obligaciones del Contratista El contratista es el responsable directo y absoluto de las actividades que realizará, sea directamente o a través de su personal, debiendo responder por el servicio brindado. Indicar, de ser necesario, otras obligaciones que serán asumidas por el contratista, que tengan incidencia directa en la ejecución del servicio.

Ejemplo: 

5.15.

En el caso de la contratación del servicio de montaje e instalación de infraestructura para eventos, se podrá establecer como obligación del contratista la obtención del permiso municipal para la realización de espectáculos públicos.

Adelantos De ser necesario, se podrá indicar si la Entidad otorgará adelantos y el porcentaje del mismo, el cual no deberá exceder del treinta por ciento (30%) del monto del contrato original. El adelanto puede establecerse en servicios de ejecución única, continuada o periódica, en tanto la finalidad del adelanto es otorgar liquidez al contratista para facilitar la ejecución de las prestaciones en las condiciones y oportunidad pactadas en el contrato. En el caso de servicios de ejecución única 35 se recomienda no establecer pagos parciales debido a que la satisfacción de la necesidad se produce con la recepción del servicio y/o, según sea el caso, de su respectivo entregable, por lo que este puede financiarse con la entrega de un adelanto al contratista.

Ejemplo: 

En el caso de contratación del servicio de toma de inventario, cuyo plazo de ejecución es de 60 días calendario, el inventario valorizado constituye el único entregable que satisface la necesidad de la Entidad. Puede establecerse un adelanto del 30% del monto del contrato, el cual puede financiar la realización de los trabajos de levantamiento de información, conciliación contable y demás que correspondan al servicio.

5.16.

Subcontratación De ser el caso, se deberá indicar si resulta procedente que el proveedor subcontrate parte de las prestaciones a su cargo, de ser así, deberá señalar el respectivo porcentaje, el cual no podrá exceder del 40% del monto total del contrato original. De resultar procedente la subcontratación, se deberá señalar que el contratista es el único responsable de la ejecución total de las prestaciones frente a la Entidad, y que las obligaciones y responsabilidades derivadas de la subcontratación son ajenas a la Entidad. Asimismo, se deberá precisar que el subcontratista debe estar inscrito en el Registro Nacional de Proveedores y no debe estar suspendido o inhabilitado para contratar con el Estado.

35

39

Ver numeral 2.1.3 de la Opinión Nº 058-2011/DTN.

Confidencialidad De ser procedente, indicar la confidencialidad y reserva absoluta en el manejo de información a la que se tenga acceso y que se encuentre relacionada con la prestación, quedando prohibido revelar dicha información a terceros. En tal sentido, el contratista deberá dar cumplimiento a todas las políticas y estándares definidos por la Entidad, en materia de seguridad de la información. Dicha obligación comprende la información que se entrega, como también la que se genera durante la realización de las actividades y la información producida una vez que se haya concluido el servicio. Dicha información puede consistir en mapas, dibujos, fotografías, mosaicos, planos, informes, recomendaciones, cálculos, documentos y demás documentos e información compilados o recibidos por el contratista.

5.18.

Propiedad Intelectual De corresponder, se deberá precisar que la Entidad tendrá todos los derechos de propiedad intelectual, incluidos sin limitación, las patentes, derechos de autor, nombres comerciales y marcas registradas respecto a los productos o documentos y otros materiales que guarden una relación directa con la ejecución del servicio o que se hubieren creado o producido como consecuencia o en el curso de la ejecución del servicio. A solicitud de la Entidad, el contratista tomará todas las medidas necesarias, y en general, asistirá a la Entidad para obtener esos derechos.

5.19.

Medidas de control durante la ejecución contractual En función a la naturaleza de los servicios y la necesidad, la Entidad podrá determinar medidas de control (visitas de supervisión, inspección, entre otros), a ser realizadas durante la ejecución del contrato, es decir, durante el desarrollo del servicio. Las medidas de control tienen por finalidad verificar el cumplimiento de las condiciones establecidas en el contrato. De preverse, se deberá indicar en los TDR si estas serán programadas o inopinadas, cuántas serán como mínimo, quién las realizará (personal de la Entidad y/o a través de terceros), dónde se realizará, cuándo se realizará (en caso de ser programadas) y cuál será el alcance de las mismas (si se utilizará alguna normativa para su realización, entre otros). Asimismo, deberá considerarse aspectos relativos al desarrollo de las medidas de control, para lo cual se indicará con claridad: 

Áreas que coordinarán con el proveedor: Señalar las áreas o unidades orgánicas con las que el proveedor coordinará sus actividades.



Áreas responsables de las medidas de control: Señalar el área o unidad orgánica responsable de las medidas de control previstas durante el desarrollo del servicio y/o en otro momento durante la ejecución contractual.



Área que brindará la conformidad: Señalar al área o unidad orgánica responsable de emitir la conformidad: el área usuaria del servicio y/o área técnica, de ser el caso.

Se debe tener presente que el área usuaria es responsable de la existencia, estado y condiciones de los servicios, de acuerdo con la Norma General del Sistema Nacional de Abastecimiento (SA.07). 5.20.

Forma de pago Deberá precisarse que el pago se realizará después de ejecutada la prestación y otorgada la conformidad, salvo que, por razones de mercado, el pago sea condición para la prestación del servicio. Este último supuesto debe ser sustentado por la Entidad. En el caso de servicios de ejecución periódica 36 podrá indicarse que el pago se realizará por cada prestación parcial. La forma de pago debe señalar la equivalencia del pago (pudiendo ser un porcentaje

36

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5.17.

Ver numeral 2.1.3 de la Opinión Nº 058-2011/DTN.

40

del monto total del contrato) a realizar luego que se otorgue conformidad a la prestación parcial, en el caso de contrataciones bajo el sistema de suma alzada.

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Ejemplos: 

En el caso de la contratación del servicio de elaboración de boletines informativos cuyo plazo de ejecución es de 360 días calendario y el plazo de ejecución periódica de 30 días calendario para la entrega de cada boletín mensual, podrá señalarse que el pago se realizará en 12 armadas de igual valor por la entrega de cada boletín, luego de otorgada la respectiva conformidad.



En el caso de la contratación del servicio de elaboración de catálogos electrónicos, cuyo plazo de ejecución es de 240 días calendario y el plazo de ejecución periódica de 60 días calendario para la entrega de cada catálogo electrónico, podrá señalarse que el pago se realizará en 4 armadas, cada una equivalente al 25% del monto total del contrato, luego de otorgada la conformidad a la entrega de cada catálogo electrónico.

En el caso de servicios de ejecución única 37 se recomienda establecer el pago en una sola oportunidad (sin considerar pagos parciales) después de ejecutada la prestación, es decir, de recibido el servicio y/o, según sea el caso, su respectivo entregable que satisface la necesidad.

Ejemplo: 

En el caso de contratación del servicio de toma de inventario, cuyo plazo de ejecución es de 60 días calendario, el pago se realizará después de entregado el inventario valorizado, el cual constituye el único entregable que satisface la necesidad de la Entidad, previo otorgamiento de la respectiva conformidad.

En el caso de servicios de ejecución continuada 38 se debe indicar la periodicidad en que se efectuará el pago. Asimismo, la forma de pago debe señalar la equivalencia del pago (pudiendo ser un porcentaje del monto total del contrato) a realizar luego que se otorgue conformidad al servicio ejecutado en el periodo establecido, en el caso de contrataciones bajo el sistema de suma alzada.

Ejemplos:

5.21.



En el caso de contratación del servicio de seguridad privada desarrollada bajo la modalidad de vigilancia privada, cuyo plazo de ejecución es de 365 días calendario, el pago se realizará en 12 armadas mensuales de igual valor, luego de otorgada la conformidad.



En el caso de contratación del servicio de Internet, cuyo plazo de ejecución es de 365 días calendario, el pago se realizará en 12 armadas mensuales de igual valor, luego de otorgada la conformidad al servicio ejecutado en el mes anterior.

Fórmula de reajuste Indicar, de ser necesario, la fórmula de reajuste, para lo cual se deberá tener en cuenta lo siguiente:  En los casos de contratos de ejecución periódica o continuada, pactados en moneda nacional, se podrán considerar fórmulas de reajuste de los pagos que corresponden al contratista, conforme a la variación del Índice de Precios al Consumidor que establece el Instituto Nacional de Estadística e Informática INEI, correspondiente al mes en que debe efectuarse el pago.  No se podrán establecer fórmulas de reajuste cuando la propuesta deba ser expresada en moneda extranjera.

37 38

41

Ver numeral 2.1.3 de la Opinión Nº 058-2011/DTN. Ver numeral 2.1.3 de la Opinión Nº 058-2011/DTN.

Otras penalidades aplicables Indicar de ser necesario, penalidades distintas a la mora, las cuales deberán ser objetivas, razonables y congruentes con el objeto de la contratación, hasta por un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato vigente o, de ser el caso, del ítem que debió ejecutarse, conforme a lo establecido en el artículo 166 del Reglamento. Para establecer estas penalidades, se recomienda elaborar un listado detallado de las situaciones, condiciones, etc., que serán objeto de penalidad, los porcentajes o montos que le corresponden aplicar en cada caso, así como también, la forma o procedimiento mediante el que se verificará la ocurrencia de los incumplimientos.

Ejemplos: En el caso de contratación del servicio de seguridad privada desarrollada bajo la modalidad de vigilancia privada, se pueden establecer penalidades, entre otros, ante los siguientes incumplimientos: Nº

1

2 3

5.23.

INCUMPLIMIENTO

PENALIDAD

El agente de seguridad no porta en su turno el Carné de identificación personal vigente, otorgado por DICSCAMEC (De acuerdo con lo señalado en la Décima Disposición 5% de la UIT (La penalidad se Complementaria Transitoria del Decreto Legislativo Nº 1127, la aplicará por ocurrencia) referencia a la DICSCAMEC se entenderá referida a la SUCAMEC) El contratista cambie al personal propuesto sin contar con la 10% de la UIT (La penalidad se autorización previa de la Entidad. aplicará por ocurrencia) El puesto de vigilancia armado no cuente con el armamento 10% de la UIT (La penalidad se solicitado. aplicará por ocurrencia)

Responsabilidad por vicios ocultos Indicar el plazo máximo de responsabilidad del contratista por la calidad ofrecida y por los vicios ocultos de los servicios ofertados (expresado en años), el cual no deberá ser menor de un (1) año contado a partir de la conformidad otorgada.

Ejemplo: 

5.24.

En el caso de contratación del servicio de mantenimiento correctivo de equipos de aire acondicionado, se podrá establecer que el plazo máximo de responsabilidad del contratista es por un (1) año.

Declaratoria de viabilidad39 Si el servicio requerido proviene de un Proyecto de Inversión Pública, el área usuaria deberá tener en consideración que la declaratoria de viabilidad se otorga a aquellos proyectos que se encuentran enmarcados en el SNIP. La Declaratoria de Viabilidad de un proyecto es requisito previo a la fase de inversión. Se aplica a un proyecto de inversión pública que a través de sus estudios de preinversión ha evidenciado ser socialmente rentable, sostenible y compatible con los Lineamientos de Política y con los Planes de Desarrollo respectivos. Asimismo, debe tomarse las previsiones necesarias para que el servicio a ser ejecutado respete los parámetros, bajo los cuales fue declarado viable el proyecto, incluyendo los costos, cronograma, diseño u otros factores que pudieran afectar la viabilidad del mismo. Los documentos que sustentan la declaración de viabilidad y/o que permiten verificar que se respeten los parámetros bajo los cuales fue declarado viable el proyecto, son los siguientes:

39

Fuente: Directiva Nº 001-2011-EF/68.01, “Directiva del Sistema Nacional de Inversión Pública”, aprobada por Resolución Directoral Nº 003-2011-EF/68.01

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5.22.

42

 

Declaratoria de Viabilidad - Formatos SNIP 09, 10 u 11, según corresponda. Informe de Consistencia del Estudio Definitivo o Expediente Técnico detallado de PIP viable Formato SNIP 15.

Ejemplo:

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

5.25.

En el marco de un Proyecto de Inversión Pública referido al mejoramiento de la infraestructura, equipamiento y gestión académica de una Universidad, en el cual se hubiera considerado como un componente el desarrollo de talleres de capacitación, se podría requerir la contratación de servicios de capacitación.

Normativa específica De ser el caso, indicar las normas legales que regulan o están vinculadas al objeto de la contratación.

Ejemplo: 

En el caso de contratación de servicio de limpieza, la Ley Nº 27626 “Ley que regula la actividad de empresas especiales de servicios y de las cooperativas de trabajadores”, y su Reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 003-2002-TR, entre otros.

6. ANEXOS En esta sección se deberá adjuntar la información adicional que se considere relevante para la elaboración de los TDR y que no haya sido posible incluirla dentro de los mismos. Por ejemplo, en el caso de contratación de servicios de publicidad con medios de comunicación televisiva, radial o escrita, deberá adjuntarse el Plan de estrategia publicitaria, la descripción y justificación de las campañas institucionales y comerciales que se pretendan llevar a cabo y la propuesta y justificación técnica de la selección de medios de difusión, conforme a lo requerido en la Ley Nº 28874, Ley que regula la Publicidad Estatal.

43

DETERMINACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE CONSULTORÍA EN GENERAL 1. DENOMINACIÓN DE LA CONTRATACIÓN Indicar una breve descripción del requerimiento y señalar la denominación de la consultoría a ser contratada.

Ejemplo: 

Denominación de la contratación: “Servicio de consultoría para la elaboración del Plan Estratégico Institucional”.

2. FINALIDAD PÚBLICA Describir el interés público que se persigue satisfacer con la contratación.

Ejemplo: 

En el caso de contratación del servicio de consultoría para la elaboración del Plan Estratégico Institucional, podría considerarse lo siguiente: “Considerando los nuevos lineamientos en materia de planeamiento, sumado a este el enfoque de presupuesto por resultados, se requiere contar con lineamientos rectores de la gestión en el mediano plazo, que permitan optimizar la gestión de esta Institución en beneficio de sus clientes internos y externos. En este contexto, se ha considerado prioritaria la elaboración del Plan Estratégico Institucional-PEI de la Entidad para el período 2013-2017, por lo cual se requiere la contratación de una consultoría para la elaboración del citado instrumento de gestión”.

3. ANTECEDENTES Puede consignarse una breve descripción de los antecedentes considerados por el usuario para la determinación de la necesidad. Se trata de una explicación general respecto del motivo por el cual se efectúa el requerimiento de contratación del servicio de consultoría. Los antecedentes pueden comprender también definiciones o términos para evitar interpretaciones ambiguas.

Ejemplo: 

En el caso de contratación del servicio de consultoría para la elaboración del Plan Estratégico Institucional, podría considerarse lo siguiente: “La Entidad requiere alinear su Plan Estratégico a los objetivos estratégicos del Plan Estratégico Sectorial Multianual de su sector, así como también contribuir al cumplimiento del Plan Estratégico de Desarrollo Nacional denominado el Plan Bicentenario: el Perú hacia el 2021, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 054-2011-PCM. Asimismo, en el artículo 2º, del citado Plan, señala que las entidades conformantes del Sistema Nacional de Planeamiento Estratégico ajustarán sus Planes Estratégicos a los objetivos estratégicos de desarrollo nacional previstos en el Plan Bicentenario: El Perú hacia el 2021; teniendo que proponer para cada eje estratégico los objetivos, lineamientos, prioridades, metas y programas estratégicos. En este contexto, además, siendo una de las funciones de la Oficina de Planeamiento, la de elaborar y proponer las líneas de acción y objetivos estratégicos en función a los lineamientos planteados por el sector, preparar la propuesta para la formulación del Plan Estratégico Institucional, entre otros, se tiene la necesidad de contar con un instrumento de gestión de planeamiento que oriente las actividades y metas de la Entidad, considerando para ello el presupuesto por resultados”.

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ANEXO N° 3

44

4. OBJETIVOS DE LA CONTRATACIÓN

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Indicar con claridad el (los) objetivo(s) general(es) y el (los) objetivo(s) específico(s) de la contratación. Si tiene más de uno, mencionar cada uno de ellos en forma expresa. La descripción de los objetivos debe permitir al consultor interesado conocer claramente qué beneficios pretende obtener la Entidad mediante la adecuada ejecución de las prestaciones. 

Objetivo General: Identificar la finalidad general hacia la cual se deben dirigir los recursos y esfuerzos relacionados a la necesidad de la contratación. El objetivo debe responder a la pregunta "qué" y "para qué".



Objetivo Específico: Los objetivos específicos deben señalar con mayor precisión y detalle los propósitos concretos que se deben alcanzar. Estos objetivos constituirán una guía para el consultor en la ejecución del servicio y una pauta de supervisión para la Entidad.

Ejemplo 

En el caso de contratación del servicio de consultoría para la elaboración del Plan Estratégico Institucional, podría considerarse lo siguiente:  Objetivo General: Contratar los servicios de una consultora que realice la formulación de proyectos de desarrollo institucional y procesos de gestión a nivel estratégico, a fin de elaborar de manera participativa el Plan Estratégico Institucional – PEI 2013-2017, de la Entidad.  Objetivos Específicos: - Determinación de rol estratégico institucional. - Elaboración de diagnóstico institucional situacional de la Entidad teniendo en cuenta la problemática de los servicios brindados, así como de la gestión institucional. - Determinación de objetivos estratégicos generales y, objetivos estratégicos específicos. - Determinación de acciones estratégicas. - Determinación de indicadores de desempeño a nivel de objetivos estratégicos generales, específicos y acciones estratégicas.

5. ALCANCES Y DESCRIPCIÓN DE LA CONSULTORÍA 

La consultoría implica la prestación de servicios profesionales altamente calificados, cuya realización requiere una preparación especial en una determinada ciencia, arte o actividad, de manera que quien los provea o preste sea experto, tenga conocimientos o habilidades muy específicos. Generalmente, son actividades intensivas en desarrollo intelectual, siendo particularmente importante para la ejecución exitosa del servicio de consultoría requerido, la comprobada competencia y experiencia del profesional.



Deberá especificarse el alcance del servicio de consultoría a realizar, así como el detalle de las actividades a desarrollar para tal efecto.



En los casos que corresponda, deberá indicarse expresamente si la prestación principal conlleva la ejecución de prestaciones accesorias.



En caso que se haya aprobado el respectivo procedimiento de estandarización, indicar el documento a través del cual se dio la aprobación, así como la marca o tipo particular40 u otros datos definidos en el proceso de estandarización aprobado. 5.1.

Actividades  Indicar el conjunto de actividades, acciones o tareas que llevará a cabo el consultor mediante la utilización de recursos humanos (personas que intervienen en la prestación del servicio de consultoría), distinguiendo entre las actividades de campo y los que comprenden el trabajo de gabinete o de oficina.

40 Según la Directiva Nº 010-2009-OSCE/CD, “Lineamientos para la contratación en la que se hace referencia a determinada marca o tipo particular”, entiéndase por “tipo particular” a fabricante o proveedor específico, origen específico, patente, derecho de autor, diseño, tipo o modelo.

45

 Es conveniente utilizar un lenguaje preciso con verbos tales como: Elaborar, describir, definir, analizar, redactar, presentar, supervisar, etc.

Ejemplo: 

En el caso de contratación del servicio de consultoría para la evaluación del sistema de seguridad de la información, se pueden establecer las siguientes actividades a ser llevadas a cabo por el personal del consultor:  Evaluar las estrategias de contingencia implementadas donde se ejecutan las aplicaciones críticas de la Entidad con su correspondiente evaluación técnica.  Evaluar los procedimientos de activación del centro de cómputo alterno.  Evaluar los planes de contingencia para cada combinación de escenario/tolerancia del negocio, dado que en dichos planes se cuentan con descripciones que establecen acciones a llevar a cabo, cuándo ejecutarlas, por cuánto tiempo se deberán mantener en vigencia y quiénes son los responsables de cada rol.  Evaluar el Plan de Contingencia, mediante la realización de una prueba (simulada), a fin de asegurar su eficacia, vigencia y actualización.

5.2.

Metodología La Entidad podrá señalar la metodología que debe emplear el consultor para la realización de alguna o algunas de las actividades de la consultoría. En caso la Entidad no consigne la metodología a ser aplicada por el consultor durante la ejecución de la consultoría, indicar si esta debe ser proporcionada, ya sea por el postor como parte de su propuesta técnica o por el consultor como parte del plan de trabajo a ser presentado en la ejecución de la consultoría.

Ejemplos: 

En el caso de contratación del servicio de consultoría para la evaluación de un programa público, en el cual los TDR contemplan la realización de una encuesta por muestreo, el alcance debe ser no solo temático sobre las ventajas a investigar, sino también geográfico. En este sentido, es importante precisar si el alcance de la evaluación es local, regional o nacional, así como también la unidad de muestreo (por ejemplo, vivienda) y la unidad de análisis (por ejemplo, hogares o personas). Es muy importante, si se requiere una muestra aleatoria, que su diseño considere los aspectos detallados en la tabla adjunta, además de especificar el tipo de muestra a utilizar y su justificación. Aspectos a definir Universo de la muestra

Especificaciones requeridas Descripción de la población bajo estudio de la operación estadística (hogares, individuos, establecimientos, etc.) Diseño y tamaño de la Información sobre el marco muestral y los procedimientos utilizados muestra para seleccionar los encuestados. El tamaño de muestra seleccionado y su distribución también deben ser indicados. Factores de expansión El uso de procedimientos muestrales puede hacer necesaria la aplicación de ponderadores para la producción precisa de resultados estadísticos. Descripción de los criterios y del uso de ponderadores en el análisis de la información. Si alguna fórmula de ponderación ha sido desarrollada, proveer la fórmula, definir sus elementos e indicar cómo la fórmula es aplicada a los datos. 

En el caso de contratación del servicio de consultoría para la elaboración de un estudio de preinversión a nivel de factibilidad, se deberá señalar el procedimiento a utilizarse en la recopilación de información (cuestionarios, entrevistas, encuestas, entre otros), fuentes de información a revisar, así como el enfoque metodológico para abordar aspectos como el diagnóstico, el análisis de la oferta y demanda, el dimensionamiento de las alternativas de solución, la evaluación social del proyecto, entre otros, conforme a la Directiva Nº 001-2011-EF/68.01, “Directiva del Sistema Nacional de Inversión Pública”, aprobada por Resolución Directoral Nº 003-2011-EF/68.01.

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En tal sentido, corresponde describir con precisión las actividades, acciones o tareas, definiendo su secuencia y articulación, a fin de que se pueda identificar su contribución en el logro de los objetivos de la contratación.

46

5.3.

Plan de trabajo Es una herramienta de planificación y gestión que permite programar el trabajo durante el tiempo de ejecución de la consultoría. El plan de trabajo debe contener la relación secuencial de actividades que permitan alcanzar las metas y objetivos trazados, indicando los recursos que serán necesarios, las dificultades que pueden encontrarse, los sistemas de control, así como el cronograma y la designación de responsables.

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Al respecto, de acuerdo a la naturaleza del servicio de consultoría, se podrá requerir la presentación de un plan de trabajo, para lo cual deberá delimitarse el contenido, condiciones y la oportunidad de entrega.

Ejemplo: 

En el caso de contratación del servicio de consultoría para realizar la evaluación del ambiente laboral en una Entidad, se podrá requerir que el consultor presente en el plazo de 10 días calendario posteriores a la suscripción del contrato, un Plan de Trabajo que contenga la siguiente información: -

5.4.

Metas y objetivos a alcanzar. Recursos necesarios. Línea de acciones para alcanzar las metas y objetivos (actividades). Responsable por actividad. Cronograma de actividades. Riesgos advertidos.

Recursos a ser provistos por el consultor De ser el caso, señalar el listado de bienes y servicios que el consultor deberá proveer para llevar a cabo la consultoría. Por ejemplo, instalaciones, infraestructura física, suministro de mobiliario, hardware, sistemas informáticos, sistemas de telecomunicaciones, software e instalaciones de red, materiales e insumos, etc., señalando en qué cantidad, así como sus características técnicas y condiciones.

5.5.

Recursos y facilidades a ser provistos por la Entidad De ser el caso, listar los recursos y facilidades que la Entidad debe proveer al consultor. El listado incluirá la información, bienes o servicios necesarios para llevar a cabo la consultoría. Por ejemplo, instalaciones u oficinas, vehículos, equipo de comunicación, equipo de impresión, sistema de telecomunicaciones, etc. En el caso de evaluaciones que involucren trabajo de campo, estos recursos y facilidades constituyen una parte fundamental del trabajo de la consultoría. Señalar la información o documentación a ser entregada por la Entidad al consultor y aquella a la que puede recurrir, dónde la puede encontrar y, cuando sea el caso, la persona que la puede suministrar. Se recomienda designar a un responsable de la Entidad que pueda suministrar la información, ya sea por una o varias áreas de la Entidad. Si para realizar la consultoría se requiere visitar propiedad privada u otras Entidades, o consultar información que no es de propiedad de la Entidad contratante, la Entidad se debe comprometer a solicitar los permisos o autorizaciones necesarios para tal fin, y esta responsabilidad debe ser explícitamente definida en los TDR.

Ejemplo: 

47

En el caso de contratación del servicio de consultoría para determinar el público objetivo de un estudio determinado, que comprenda la visita a diversas instituciones u organismos para la obtención de información, la Entidad debe gestionar previamente, los permisos o autorizaciones que correspondan.

Reglamentos Técnicos, Normas Metrológicas y/o Sanitarias El área usuaria deberá identificar si existen reglamentos técnicos, normas metrológicas y/o sanitarias nacionales que resulten aplicables de acuerdo al objeto y a las características de la contratación. De existir algunos de estos documentos, deberá incorporarse en los TDR aquellos requisitos técnicos que allí se señalan, indicándose expresamente de dónde provienen tales requisitos.

Ejemplo: 

En el caso de contratación del servicio de consultoría para la elaboración de una Guía de Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacéuticos, los TDR deben cumplir con lo establecido en la R.M. Nº 0162011-SA “Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios”.

En caso que el Reglamento Técnico establezca en su contenido, el cumplimiento de normas técnicas nacionales e internacionales, la Entidad deberá detallar cuáles de dichas normas técnicas resultan aplicables.

Ejemplo: 

Para la contratación del servicio de consultoría para la implementación del sistema de seguridad de la información, se debe cumplir con lo establecido en la R.M. Nº 129-2012-PCM “Aprueban el uso obligatorio de la Norma Técnica Peruana NTP-ISO/IEC 27001:2008 EDI Tecnología de la Información. Técnicas de Seguridad. Sistemas de gestión de seguridad de la Información. Requisitos, en todas las Entidades integrantes del Sistema Nacional de Informática”, y en particular con la Norma Técnica Peruana NTP-ISO/IEC 27001:2008 EDI Tecnología de la Información. Técnicas de Seguridad. Sistemas de gestión de seguridad de la Información. Requisitos.

Asimismo, cuando el Reglamento Técnico establezca que debe seleccionarse alguna de las normas técnicas previstas en su contenido, la Entidad deberá determinar en los TDR, la norma técnica aplicable de acuerdo al objeto y a las características de la contratación. 5.7.

Normas técnicas41 Dependiendo de la naturaleza del servicio de consultoría, podrá consignarse las normas técnicas que resulten aplicables. De optarse por considerar Normas Técnicas, corresponde indicar el código y versión, título o nombre y, de ser necesario, el campo de aplicación u objeto y la descripción de la norma técnica requerida.

Ejemplo: 

5.8.

En el caso de contratación de servicio de auditoría de sistemas de gestión de la calidad, para la elaboración de los términos de referencia se podrá tomar en cuenta las condiciones determinadas en la Norma Técnica Peruana NTP ISO 19011:2012 “Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión. 2a. ed.”

Impacto ambiental Para la contratación de servicios de consultoría se tendrá en consideración criterios para garantizar la sostenibilidad ambiental, procurando evitar impactos ambientales negativos. Así por ejemplo, las Entidades podrán exigir el cumplimiento de los Límites Máximos Permisibles (LMP) 42.

Puede revisar las Normas Técnicas Peruanas en la siguiente dirección: http://www.indecopi.gob.pe/0/modulos/JER/JER_Interna.aspx?ARE=0&PFL=14&JER=71 42 Puede revisar la siguiente dirección: http://www.minam.gob.pe/index.php?option=com_content&view=article&id=100 41

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5.6.

48

En caso que el Reglamento Técnico establezca en su contenido, el cumplimiento de normas técnicas nacionales e internacionales referidas a la sostenibilidad ambiental, la Entidad deberá detallar cuáles de dichas normas técnicas resultan aplicables. Asimismo, cuando el Reglamento Técnico establezca que debe seleccionarse alguna de las normas técnicas referidas a la sostenibilidad ambiental, previstas en su contenido, la Entidad deberá determinar en los TDR la norma técnica aplicable de acuerdo al objeto y a las características de la contratación. Instructivo: Formulación de Especificaciones Técnicas para la Contratación de Bienes y Términos de Referencia para la Contratación de Servicios y Consultorías en General

5.9.

Seguros Indicar de ser procedente, el tipo de seguro que se exigirá al consultor, la cobertura, el plazo, el monto de la cobertura y la fecha de su presentación (a la suscripción del contrato, al inicio de la prestación, entre otros), tales como el seguro de accidentes personales, seguro de deshonestidad, seguro de responsabilidad civil, seguro complementario de trabajo de riesgo, entre otros.

Ejemplo: 

En el caso de contratación del servicio de consultoría para la elaboración de estudios de preinversión a nivel de factibilidad, en los cuales se tenga que realizar visitas de campo, estudio de suelos, levantamiento topográfico, entre otros, el consultor debe contratar seguros contra accidentes personales para su personal, por el periodo en que se realice tal consultoría.

5.10. Prestación accesoria a la prestación principal Entre otras, se podrá considerar como prestación accesoria, la siguiente: 5.10.1. Capacitación y/o entrenamiento Se considerará prestación accesoria a la capacitación y/o entrenamiento al personal de la Entidad que deba realizarse en un periodo posterior al término de la ejecución del servicio de consultoría. De preverse como prestación accesoria la capacitación y/o entrenamiento, deberá indicarse el tema específico, el número de personas a quienes estará dirigido, el momento y/o plazo en que se realizará, la duración mínima (horas), el lugar de realización, el perfil del expositor, el tipo de certificación que otorgará el consultor, entre otros.

Ejemplo: 

En el caso de contratación del servicio de consultoría para la elaboración de proyectos de inversión, se podrá requerir capacitación en la formulación de proyectos, la cual podría estar dirigida a 5 profesionales de la Oficina de Programación e Inversiones (OPI) de la Entidad, por un tiempo mínimo de duración de 12 horas, a realizarse en las instalaciones de la Entidad dentro de los 15 días posteriores a la presentación de los proyectos de inversión.

5.11. Requerimientos del consultor y de su personal Requisitos del consultor De ser el caso, deberá indicarse si el consultor requiere de autorización, registro u otros documentos similares, emitidos por el organismo competente, para ejecutar las prestaciones.

Ejemplos: 

49

En el caso de contratación de servicios de asesoría en temas de seguridad privada, se requiere que las empresas cuenten con su respectiva autorización de funcionamiento otorgado por DICSCAMEC (De acuerdo con lo señalado en la Décima Disposición Complementaria Transitoria del Decreto Legislativo Nº 1127, la referencia a la DICSCAMEC se entenderá referida a la SUCAMEC).

Ejemplo: 

En la contratación del servicio de consultoría para la evaluación del desarrollo de programas educativos, el consultor no podrá ser una firma que haya formado parte de la ejecución de uno o algunos de los programas a ser evaluados.

Perfil del consultor Precisar las características o condiciones mínimas que debe cumplir el consultor, sea consultor individual o persona jurídica (firma consultora), tal como se indica a continuación. En caso se requiera la contratación de una persona jurídica, solo señalar las características o condiciones mínimas referidas a la experiencia, de considerarla necesaria. Formación Académica: Se refiere al conjunto de capacidades y competencias que identifican la formación de una persona para asumir en condiciones óptimas las responsabilidades propias del desarrollo de funciones y tareas de un determinado encargo. La formación académica debe estar directamente relacionada con el objeto de la contratación y obedecer a criterios objetivos y razonables en función al servicio de consultoría que se pretende contratar. Se debe señalar el título43 de Profesional Técnico o Profesional (universitario o no universitario) o el grado académico44 requerido. Especialización: Se podrá exigir que el consultor cuente con especialización y/o capacitación relacionada al servicio de consultoría objeto de la contratación. Al respecto, deberá precisarse los temas materia de especialización y/o capacitación, el tiempo mínimo de duración, entre otros, según sea el caso. Experiencia: Es el conocimiento o destreza alcanzada por la reiteración de una conducta en el tiempo. Se debe detallar la experiencia requerida ya sea en la actividad y/o en la especialidad, así como el tiempo mínimo de dicha experiencia en número de meses o años o la cantidad mínima de servicios prestados. Perfil del Personal En caso se requiera la contratación de una persona jurídica, indicar la cantidad mínima de personal que se necesitará para prestar el servicio de consultoría, así como el cargo, puesto o rol y responsabilidad que asumirá cada integrante, distinguiendo entre todo el personal, el que es clave para la ejecución de la consultoría, debiendo en este caso además, describir el perfil de cada integrante. Para la definición del personal clave se debe tener en consideración que este se refiere a aquellos integrantes sin los cuales no se podrá lograr los objetivos de la consultoría (personal que tiene los cargos, puestos o roles más importantes). Para establecer el perfil de cada integrante del personal, se tendrá en cuenta lo siguiente: -

Personal clave: Formación Académica: Se refiere al conjunto de capacidades y competencias que identifican la formación de una persona para asumir en condiciones óptimas las responsabilidades propias del

43

De acuerdo con lo establecido en el artículo 28 de la Ley Nº 29394, Ley de Institutos y Escuelas de Educación Superior, los títulos que otorgan los Institutos y Escuelas de Educación Superior son: a) Técnico, para estudios de cuatro (4) semestres académicos. b) Profesional técnico a nombre de la nación, en carreras con duración de seis (6) semestres académicos con mención en la respectiva especialidad. c) Profesional a nombre de la nación, por excepción en los casos de Institutos y Escuelas pedagógicos y los tecnológicos e institutos de los sectores Defensa e Interior que a la fecha se encuentren funcionando con mención en la respectiva especialidad. Asimismo, de acuerdo con el artículo 22 de la Ley Nº 23733, Ley Universitaria, modificada por el Decreto Legislativo Nº 739, las Universidades otorgan en nombre de la Nación los títulos profesionales de Licenciado y sus equivalentes que tienen denominación propia así como los de segunda especialidad profesional.

44

De acuerdo con lo establecido en el artículo 22 de la Ley Nº 23733, Ley Universitaria, solo las Universidades otorgan los grados académicos de Bachiller, Maestro y Doctor.

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Asimismo, es necesario hacer explícitas las limitaciones o prohibiciones que de no respetarse conllevarían para el consultor incurrir en conflicto de interés.

50

desarrollo de funciones y tareas de un determinado encargo. La formación académica debe estar directamente relacionada con el objeto de la contratación y obedecer a criterios objetivos y razonables en función al servicio de consultoría que se pretende contratar. Se debe precisar el título de Profesional Técnico o Profesional (universitario o no universitario) o el grado académico requerido.

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Especialización: Se podrá exigir que el personal cuente con especialización y/o capacitación relacionada al servicio de consultoría objeto de la contratación. Al respecto, deberá precisarse los temas materia de especialización y/o capacitación, el tiempo mínimo de duración, entre otros, según sea el caso. Experiencia: Es el conocimiento o destreza alcanzada por la reiteración de una conducta en el tiempo. Se debe indicar la especialidad y el tiempo mínimo de dicha experiencia, expresado en meses o años. -

Otro personal: En el caso del personal que no es clave, bastará con que se describa de manera general el personal que se requiere. En caso la Entidad opte por establecer un perfil, podrá efectuarse de acuerdo a lo siguiente: Formación Académica: Se refiere al conjunto de capacidades y competencias que identifican la formación de una persona para asumir en condiciones óptimas las responsabilidades propias del desarrollo de funciones y tareas de un determinado encargo. La formación académica debe estar directamente relacionada con el objeto de la contratación y obedecer a criterios objetivos y razonables en función al servicio de consultoría que se pretende contratar. De preverse, se debe precisar el título de Técnico, Profesional Técnico o Profesional (universitario o no universitario) o el grado académico requerido. Experiencia: Es el conocimiento o destreza alcanzada por la reiteración de una conducta en el tiempo. De preverse experiencia mínima del personal, debe indicarse la especialidad y el tiempo mínimo de dicha experiencia, expresado en meses o años. Capacitación y/o entrenamiento: De acuerdo a la naturaleza del servicio requerido, se podrá exigir que el personal cuente con capacitación y/o entrenamiento relacionado al servicio de consultoría objeto de la contratación. Al respecto, deberá precisarse los temas materia de capacitación y/o entrenamiento, el tiempo mínimo de duración, entre otros.

Ejemplo: 

En el caso de contratación de una persona jurídica para que realice el servicio de consultoría de evaluación del ambiente laboral en una Entidad, se podrá requerir los siguientes perfiles:  Perfil del consultor: Experiencia mínima de tres (3) años en servicios de evaluaciones, diagnósticos y/o procesos de mejoramiento del clima y cultura organizacional.  Perfil del personal propuesto:  Personal clave: Un (1) Jefe de Equipo: Poseer como mínimo título profesional universitario en Psicología, Administración o Ingeniería Industrial, con especialización o diplomado en Clima Organizacional y/o Cultura Organizacional. Debe tener una experiencia mínima de dos (2) años como jefe de equipo, supervisor y/o coordinador en actividades de evaluación, diagnóstico y/o proceso de mejoramiento del clima y cultura organizacional. Un (1) especialista: Poseer como mínimo grado académico de Bachiller en Psicología, Administración o Ingeniería Industrial, con especialización o diplomado en Clima Organizacional y/o Cultura Organizacional. Debe tener una experiencia mínima de un (1) año en actividades de evaluación, diagnóstico y/o proceso de mejoramiento del clima y cultura organizacional.  Otro personal: Un (1) asistente administrativo.

51

Lugar Señalar la dirección exacta donde se ejecutarán las prestaciones, si el lugar es propuesto por la Entidad, debiendo precisar el distrito, provincia y departamento, así como alguna referencia adicional que permita su ubicación geográfica. En caso se establezca que las prestaciones se van a realizar en varios lugares, se recomienda incorporar un cuadro con las direcciones exactas de cada lugar. En caso el servicio de consultoría sea ejecutado en las instalaciones del consultor o en otro lugar que este deba proporcionar, consignarlo de esa forma. En este último caso, de requerirse que las instalaciones que proporcione el consultor para la realización del servicio, cuenten con determinadas características mínimas, estas serán detalladas conforme al numeral 5.4. Plazo Señalar el plazo de prestación del servicio de consultoría expresado en días calendario. En los casos que corresponda, se podrá indicar el plazo máximo de prestación del servicio expresado en días calendario, pudiendo indicar además, el plazo mínimo para realizar la prestación. Para establecer el plazo mínimo y máximo de ejecución de las prestaciones se debe tomar como referencia la información de mercado. Asimismo, indicar el inicio del plazo de ejecución de las prestaciones, pudiendo ser a partir del día siguiente de la formalización del contrato (sea por suscripción del documento contractual o recepción de la orden de servicio, según corresponda) o del cumplimiento de un hecho o condición determinados. En caso se prevea que para el inicio del servicio, el consultor deba realizar en forma previa, la entrega de bienes y servicios o la realización de trabajos de implementación (instalaciones, adecuaciones, configuración, pruebas, entre otros), deberá precisarse además el plazo que corresponda a dichos trabajos. Asimismo, se recomienda la suscripción de un Acta en la que se deje constancia de la fecha en que culminaron los trabajos de implementación y de inicio del servicio de la consultoría.

Ejemplos: 

En el caso de contratación del servicio de consultoría para la elaboración de estrategia de comunicación, se podrá considerar un plazo de ejecución de 90 días calendario, contabilizados a partir del día siguiente de suscrito el contrato.



En el caso de contratación del servicio de consultoría en análisis financiero, se podrá considerar un plazo máximo de ejecución de 60 días calendario, contabilizados a partir del día siguiente en que la Entidad entregue la documentación financiera a ser analizada.

En el caso de servicios de consultoría de ejecución periódica 45 , además debe indicarse el plazo para el cumplimiento de las prestaciones parciales.

Ejemplo: 

En el caso de la contratación del servicio de consultoría para la elaboración de análisis financieros, cuyo plazo de ejecución es de 360 días calendario, el plazo para la elaboración de cada informe de análisis financiero será de 30 días calendario.

En el caso de servicios de consultoría de ejecución única 46 o continuada 47 , podrá establecerse plazos al interior del plazo de ejecución con la finalidad que la Entidad pueda ejercer control del cumplimiento y/o avance del servicio. 45

46

Ver numeral 2.1.3 de la Opinión Nº 058-2011/DTN. Ver numeral 2.1.3 de la Opinión Nº 058-2011/DTN.

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5.12. Lugar y plazo de prestación de la consultoría

52

Ejemplos: 

En el caso de contratación de servicio de consultoría para la elaboración de un perfil de inversión pública cuyo plazo máximo de ejecución es de 140 días calendario, podrá establecerse lo siguiente: - Plazo para la presentación del primer informe de avance que contenga el diagnóstico y la línea de base : 60 días calendario.

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- Plazo para elaborar estudio técnico y socio económico que determine los componentes : 60 días calendario. - Plazo para presentar el perfil

: 20 días calendario.

Plazo máximo total del servicio

: 140 días calendario.

 En el caso de contratación de servicio de consultoría para la elaboración de un perfil de inversión pública, el plazo máximo de ejecución podrá ser de 140 días calendario.

En caso se establezcan prestaciones accesorias, se deberá precisar por separado el plazo de la prestación principal y el de las prestaciones accesorias.

Ejemplo: 

En el caso de contratación del servicio de consultoría para la implementación del sistema de seguridad de la información, en el cual se considera como prestación accesoria la capacitación en procedimientos de gestión de contraseñas, se pueden establecer los siguientes plazos: - Plazo para la presentación del entregable final (prestación principal): 120 días calendarios. - Plazo para la capacitación (prestación accesoria): 10 días calendarios, contados desde el día siguiente de emitida la conformidad al entregable final.

5.13. Productos o entregables Se deberá incluir una sección que contenga la relación de los entregables que debe presentar el consultor, detallando el número de entregables, el contenido de cada entregable, los plazos de presentación y, de ser el caso, señalar cantidades, calidad, características y/o condiciones relevantes para cumplir con cada entregable. Asimismo, en caso corresponda que el consultor presente informes o documentos como parte de los entregables, se podrá señalar el medio en que serán presentados, así por ejemplo podrán ser presentados físicamente o en medios magnéticos (CD, USB, etc). Tratándose de entregables sucesivos que requieran la aprobación del entregable anterior para su ejecución y entrega, se recomienda que se precise el plazo con el que contará la Entidad para verificar o revisar los mismos y otorgar su aprobación. En el caso de servicios de consultoría de ejecución periódica 48 , se deberá detallar los entregables que correspondan a cada prestación parcial.

Ejemplo: 

47 48

53

En el caso de la contratación del servicio de consultoría para la elaboración de análisis financieros, cuyo plazo de ejecución es de 360 días calendario, los entregables corresponden a la presentación de cada uno de los 12 informes de análisis financiero a ser entregados cada 30 días calendario.

Ver numeral 2.1.3 de la Opinión Nº 058-2011/DTN. Ver numeral 2.1.3 de la Opinión Nº 058-2011/DTN.

Ejemplos: 

En el caso de contratación del servicio de consultoría para la elaboración de un perfil de inversión pública, cuyo plazo de ejecución es de 140 días calendario, el entregable será el perfil de inversión pública, el cual constituye el único entregable que satisface la necesidad de la Entidad.



En el caso de contratación del servicio de consultoría para el diseño e implementación de un sistema de gestión de la calidad, se podrán establecer los siguientes entregables de avance: - Informe de diagnóstico de los procesos a certificar con el sistema de gestión de la calidad. - Informe del diseño de implementación del sistema de gestión de la calidad. - Informe de implementación final del sistema de gestión de la calidad.

En caso se establezcan prestaciones accesorias, se deberá precisar por separado los entregables que correspondan a la prestación principal y a la prestación accesoria.

Ejemplo: 

En el caso de contratación del servicio de consultoría para la implementación del sistema de control interno, en el cual se considera como prestación accesoria la capacitación en control interno bajo el marco de referencia integrado COSO durante el plazo de 10 días calendarios posteriores a la conformidad del entregable final, puede establecerse como entregables de la prestación accesoria los certificados de participación en la referida capacitación, los cuales serán presentados dentro de los primeros 5 días calendarios posteriores a su realización.

5.14. Otras Obligaciones del consultor El consultor es el responsable directo y absoluto de las actividades que realizará, ya sea directamente o a través de su personal, debiendo responder por el servicio de consultoría brindado. Indicar, de ser necesario, otras obligaciones que serán asumidas por el consultor, que tengan incidencia directa en la ejecución del servicio de consultoría.

Ejemplo: 

En el caso de la contratación del servicio de consultoría para el desarrollo de imagen institucional, se podrá establecer como obligación del consultor realizar los trámites de registro ante INDECOPI del logotipo de la Entidad.

5.15. Adelantos De ser necesario, se podrá indicar si la Entidad otorgará adelantos y el porcentaje del mismo, el cual no deberá exceder del treinta por ciento (30%) del monto del contrato original. El adelanto puede establecerse en servicios de consultoría de ejecución única, continuada o periódica, en tanto la finalidad del adelanto es otorgar liquidez al consultor para facilitar la ejecución de las prestaciones en las condiciones y oportunidad pactadas en el cont rato.

49 50

Ver numeral 2.1.3 de la Opinión Nº 058-2011/DTN. Ver numeral 2.1.3 de la Opinión Nº 058-2011/DTN.

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En el caso de servicios de consultoría de ejecución única49 o continuada50, se deberá detallar con claridad el entregable que permite satisfacer la necesidad. Asimismo, podrá establecerse la presentación de entregables durante la ejecución el servicio que permitan ejercer el control del cumplimiento y/o avance del servicio de consultoría.

54

En el caso de servicios de consultoría de ejecución única 51 se recomienda no establecer pagos parciales debido a que la satisfacción de la necesidad se produce con la recepción del respectivo entregable, por lo que este puede financiarse con la entrega de un adelanto al consultor.

Ejemplo:

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

En el caso de contratación del servicio de consultoría para la implementación de un sistema de gestión de la calidad, cuyo plazo de ejecución es de 120 días calendario, la implementación del sistema de gestión de la calidad constituye el único entregable que satisface la necesidad de la Entidad. Puede establecerse un adelanto del 30% del monto del contrato, el cual puede financiar la realización de los trabajos de diagnóstico de los procesos a certificar con el sistema de gestión de la calidad y demás que correspondan al servicio de consultoría.

5.16. Subcontratación De ser el caso, se deberá indicar si resulta procedente que el consultor subcontrate parte de las prestaciones a su cargo, de ser así, deberá señalar el respectivo porcentaje, el cual no podrá exceder del 40% del monto total del contrato original. De resultar procedente la subcontratación, se deberá señalar que el consultor es el único responsable de la ejecución total de las prestaciones frente a la Entidad, y que las obligaciones y responsabilidades derivadas de la subcontratación son ajenas a la Entidad. Asimismo, se deberá precisar que el subcontratista debe estar inscrito en el Registro Nacional de Proveedores y no debe estar suspendido o inhabilitado para contratar con el Estado.

Ejemplo: 

En el caso de contratación del servicio de consultoría para la elaboración del estudio de preinversión a nivel de perfil para el mejoramiento de los servicios turísticos públicos del pueblo artesanal de Huancas, ubicado en la provincia de Chachapoyas del departamento de Amazonas, que incluye como parte de las prestaciones a cargo del consultor, la realización de encuestas en dicho pueblo artesanal, se podrá establecer en los términos de referencia que el consultor podrá subcontratar dicha prestación a un tercero, no pudiendo exceder esta subcontratación del 40% del monto total del contrato original.

5.17. Confidencialidad De ser procedente, indicar la confidencialidad y reserva absoluta en el manejo de información a la que se tenga acceso y que se encuentre relacionada con la prestación, quedando prohibido revelar dicha información a terceros. En tal sentido, el consultor deberá dar cumplimiento a todas las políticas y estándares definidos por la Entidad, en materia de seguridad de la información. Dicha obligación comprende la información que se entrega, como también la que se genera durante la realización de las actividades y la información producida una vez que se haya concluido el servicio de consultoría. Dicha información puede consistir en mapas, dibujos, fotografías, mosaicos, planos, informes, recomendaciones, cálculos, documentos y demás documentos e información compilados o recibidos por el consultor. 5.18. Propiedad Intelectual De corresponder, se deberá precisar que la Entidad tendrá todos los derechos de propiedad intelectual, incluidos sin limitación, las patentes, derechos de autor, nombres comerciales y marcas registradas respecto a los productos o documentos y otros materiales que guarden una relación directa con la ejecución del servicio de consultoría o que se hubieren creado o producido como consecuencia o en el curso de la ejecución del servicio. A solicitud de la Entidad, el consultor tomará todas las medidas necesarias, y en general, asistirá a la Entidad para obtener esos derechos. 51

55

Ver numeral 2.1.3 de la Opinión Nº 058-2011/DTN.



En el caso de contratación del servicio de consultoría para la elaboración de una Guía Metodológica, se podrá establecer que los derechos de propiedad, derechos de autor y otros derechos de cualquier naturaleza, sobre todo material producido bajo las estipulaciones de los TDR, serán concedidos exclusivamente a la Entidad.

5.19. Medidas de control durante la ejecución contractual En función a la naturaleza de los servicios y la necesidad, la Entidad podrá determinar medidas de control (visitas de supervisión, inspección, entre otros), a ser realizadas durante la ejecución del contrato, es decir, durante el desarrollo del servicio de consultoría. Las medidas de control tienen por finalidad verificar el cumplimiento de las condiciones establecidas en el contrato. De preverse, se deberá indicar en los TDR si estas serán programadas o inopinadas, cuántas serán como mínimo, quién las realizará (personal de la Entidad y/o a través de terceros), dónde se realizará, cuándo se realizará (en caso de ser programadas) y cuál será el alcance de las mismas (si se utilizará alguna normativa para su realización, entre otros). Asimismo, deberá considerarse aspectos relativos al desarrollo de las medidas de control, para lo cual se indicará con claridad: 

Áreas que coordinarán con el consultor: Señalar las áreas o unidades orgánicas con las que el consultor coordinará sus actividades.



Áreas responsables de las medidas de control: Señalar el área o unidad orgánica responsable de las medidas de control previstas durante el desarrollo del servicio de consultoría y/o en otro momento durante la ejecución contractual.



Área que brindará la conformidad: Señalar al área o unidad orgánica responsable de emitir la conformidad: el área usuaria del servicio y/o área técnica, de ser el caso.

Se debe tener presente que el área usuaria es responsable de la existencia, estado y condiciones de los servicios, de acuerdo con la Norma General del Sistema Nacional de Abastecimiento (SA.07). 5.20. Forma de pago Deberá precisarse que el pago se realizará después de ejecutada la prestación y otorgada la conformidad, salvo que, por razones de mercado, el pago sea condición para la prestación del servicio de consultoría. Este último supuesto debe ser sustentado por la Entidad. En el caso de servicios de consultoría de ejecución periódica52 podrá indicarse que el pago se realizará por cada prestación parcial. La forma de pago debe señalar la equivalencia del pago (pudiendo ser un porcentaje del monto total del contrato) a realizar luego que se otorgue conformidad a la prestación parcial, en el caso de contrataciones bajo el sistema de suma alzada.

Ejemplos:

52



En el caso de contratación del servicio de consultoría para la elaboración de análisis financieros cuyo plazo de ejecución es de 360 días calendario y el plazo de ejecución periódica de 30 días calendario para la entrega de cada informe de análisis financiero, podrá señalarse que el pago se realizará en 12 armadas de igual valor por la entrega de cada informe, luego de otorgada la respectiva conformidad.



En el caso de contratación del servicio de consultoría para el estudio de medición de la satisfacción del cliente de una empresa del Estado, cuyo plazo de ejecución es de 240 días calendario y el plazo de ejecución periódica de 60 días calendario para la entrega de cada estudio de medición, podrá señalarse que el pago se realizará en 4 armadas, cada una equivalente al 25% del monto total del contrato, luego de otorgada la conformidad a la entrega de cada estudio de medición.

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Ejemplo:

Ver numeral 2.1.3 de la Opinión Nº 058-2011/DTN.

56

En el caso de servicios de consultoría de ejecución única53 se recomienda establecer el pago en una sola oportunidad (sin considerar pagos parciales) después de ejecutada la prestación, es decir, de recibido el respectivo entregable que satisface la necesidad.

Ejemplo: Instructivo: Formulación de Especificaciones Técnicas para la Contratación de Bienes y Términos de Referencia para la Contratación de Servicios y Consultorías en General



En el caso de la contratación del servicio de consultoría para la actualización de manuales de procedimientos, cuyo plazo de ejecución es de 120 días calendario, el pago se podrá realizar después de realizada la actualización de los manuales, la cual constituye el único entregable que satisface la necesidad de la Entidad, previo otorgamiento de la respectiva conformidad.

En el caso de servicios de consultoría de ejecución continuada54 se debe indicar la periodicidad en que se efectuará el pago. Asimismo, la forma de pago debe señalar la equivalencia del pago (pudiendo ser un porcentaje del monto total del contrato) a realizar luego que se otorgue conformidad al servicio ejecutado en el periodo establecido, en el caso de contrataciones bajo el sistema de suma alzada. 5.21. Fórmula de reajuste Indicar, de ser necesario, la fórmula de reajuste, para lo cual se deberá tener en cuenta lo siguiente:  En los casos de contratos de ejecución periódica o continuada, pactados en moneda nacional, se podrán considerar fórmulas de reajuste de los pagos que corresponden al consultor, conforme a la variación del Índice de Precios al Consumidor que establece el Instituto Nacional de Estadística e Informática - INEI, correspondiente al mes en que debe efectuarse el pago.  No se podrán establecer fórmulas de reajuste cuando la propuesta deba ser expresada en moneda extranjera. 5.22. Otras penalidades aplicables Indicar de ser necesario, penalidades distintas a la mora, las cuales deberán ser objetivas, razonables y congruentes con el objeto de la contratación, hasta por un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato vigente o, de ser el caso, del ítem que debió ejecutarse, conforme a lo establecido en el artículo 166 del Reglamento. Para establecer estas penalidades, se recomienda elaborar un listado detallado de las situaciones, condiciones, etc., que serán objeto de penalidad, los porcentajes o montos que le corresponden aplicar en cada caso, así como también, la forma o procedimiento mediante el que se verificará la ocurrencia de los incumplimientos.

Ejemplos: En el caso de contratación del servicio de consultoría para la elaboración de un perfil de inversión pública, se pueden establecer penalidades, entre otros, ante los siguientes incumplimientos: Nº

1

53 54

57

INCUMPLIMIENTO

PENALIDAD

El consultor cambie al personal clave propuesto sin contar con la 10% de la UIT (La penalidad se autorización previa de la Entidad. aplicará por ocurrencia)

Ver numeral 2.1.3 de la Opinión Nº 058-2011/DTN. Ver numeral 2.1.3 de la Opinión Nº 058-2011/DTN.

Indicar el plazo máximo de responsabilidad del consultor por la calidad ofrecida y por los vicios ocultos de los servicios ofertados (expresado en años), el cual no deberá ser menor de un (1) año contado a partir de la conformidad otorgada.

Ejemplo: 

En el caso de contratación del servicio de consultoría para la elaboración de un perfil de inversión pública, se podrá establecer que el plazo máximo de responsabilidad del consultor es por un (1) año.

5.24. Declaratoria de viabilidad55 Si el servicio requerido proviene de un Proyecto de Inversión Pública, el área usuaria deberá tener en consideración que la declaratoria de viabilidad se otorga a aquellos proyectos que se encuentra enmarcados en el SNIP. La Declaratoria de Viabilidad de un proyecto es requisito previo a la fase de inversión. Se aplica a un proyecto de inversión pública que a través de sus estudios de preinversión ha evidenciado ser socialmente rentable, sostenible y compatible con los Lineamientos de Política y con los Planes de Desarrollo respectivos. Asimismo, debe tomarse las previsiones necesarias para que el servicio a ser ejecutado respete los parámetros, bajo los cuales fue declarado viable el proyecto, incluyendo los costos, cronograma, diseño u otros factores que pudieran afectar la viabilidad del mismo. Los documentos que sustentan la declaración de viabilidad y que permiten verificar que se respeten los parámetros bajo los cuales fue declarado viable el proyecto, son los siguientes:  Declaratoria de Viabilidad - Formatos SNIP 09, 10 u 11, según corresponda.  Informe de Consistencia del Estudio Definitivo o Expediente Técnico detallado de PIP viable Formato SNIP 15.

Ejemplo: 

En el marco de un Proyecto de Inversión Pública referido a la ampliación y mejoramiento del sistema de agua potable y alcantarillado para la quebrada de Manchay del distrito de Pachacamac, en el cual se hubiera considerado que la evaluación Ex Post del proyecto lo va a realizar una agencia independiente, se podría requerir la contratación del servicio de consultoría para la realización de dicha evaluación.

5.25. Normativa específica De ser el caso, indicar las normas legales que regulan o están vinculadas al objeto de la contratación.

Ejemplo: 

55

En el caso de contratación del servicio de consultoría para la elaboración de estudios de preinversión a nivel de factibilidad, se podría mencionar como normativa específica a la Directiva Nº 001-2011EF/68.01, aprobada mediante Resolución Directoral Nº 003-2011-EF/68.01.

Fuente: Directiva Nº 001-2011-EF/68.01, “Directiva del Sistema Nacional de Inversión Pública”, aprobada por Resolución Directoral Nº 003-2011-EF/68.01

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5.23. Responsabilidad por vicios ocultos

58

6. ANEXOS

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En esta sección se deberá adjuntar la información adicional que se considere relevante para la elaboración de los TDR y que no haya sido posible incluirla dentro de los mismos. Por ejemplo, el estudio de preinversión a nivel de perfil para la contratación del estudio de preinversión a nivel de factibilidad.

59

 ALVARADO MAIRENA, José. Gestión del Abastecimiento en la Administración Pública, 2da. Edición. Lima: Centro Interamericano de Asesoría Técnica - CIAT, 2006. 755p.  CASTAÑEDA SANTOS, Victoriano. Glosario Práctico de Términos para la Gestión Administrativa. Lima: CEPREACCSA E.I.R.L., 2000. 1285p.  INES CELLE, María. Documento Técnico Lineamientos Administrativos para la elaboración de Términos de Referencia y Especificaciones Técnicas. Lima: GOVERNA S.A.C., 2009. 10p.  Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos – UNOPS. Manual de Adquisiciones, 2010. 155p.  Centro Latinoamericano de Administración para el Desarrollo – Banco Mundial. Guía para la elaboración de Términos de Referencia orientados a la contratación de servicios de consultoría para la evaluación de programas y proyectos gubernamentales, 2009. 55p.

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Bibliografía

60

LISTADO DE FORMATOS Nº FORMATO NOMBRE DEL FORMATO 01

SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL

02

SOLICITUD Y APROBACIÓN DE EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

03

SOLICITUD Y PROPUESTA DE MIEMBROS PARA INTEGRAR LOS COMITÉS ESPECIALES

04

DESIGNACIÓN DEL COMITÉ ESPECIAL AD - HOC: BIENES Y SERVICIOS

05

DESIGNACIÓN DE COMITÉ ESPECIAL PERMANENTE: BIENES Y SERVICIOS

06

ACTA INSTALACIÓN DE COMITÉ ESPECIAL

07

ACTA DE APROBACIÓN DE PROYECTO DE BASES

08

SOLICITUD Y APROBACIÓN DE BASES

09

ACTA PARA DISPONER LA CONVOCATORIA

10

ACTA DE APROBACIÓN DEL PLIEGO DE ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS / OBSERVACIONES / CONSULTAS Y OBSERVACIONES

11

ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: BIENES (PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PÚBLICO)

12

ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: BIENES (PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PRIVADO)

13

ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS EN GENERAL (PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PÚBLICO)

14

ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS EN GENERAL (PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PRIVADO)

15

ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS DE CONSULTORÍA (PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PÚBLICO)

16

ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS DE CONSULTORÍA (PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PRIVADO)

17

ACTA DE OTORGAMIENTO DE BUENA PRO: BIENES, SERVICIOS Y CONSULTORÍAS (ACTO PRIVADO)

18

CUADRO DE EVALUACIÓN TÉCNICA - ECONÓMICA DEL PROCESO DE SELECCIÓN: BIENES

19

CUADRO DE EVALUACIÓN TÉCNICA - ECONÓMICA DEL PROCESO DE SELECCIÓN: SERVICIOS EN GENERAL

20

CUADRO DE EVALUACIÓN TÉCNICA - ECONÓMICA DEL PROCESO DE SELECCIÓN: SERVICIOS DE CONSULTORÍA

21

ACTA PARA DECLARAR DESIERTO UN PROCESO DE SELECCIÓN "NO REGISTRO DE PARTICIPANTES"

22

INFORME DE ANÁLISIS DE UNA DECLARATORIA DE DESIERTO

23

CONSTANCIA DE CUMPLIMIENTO DE LA PRESTACIÓN

24

ACTA PARA OBSERVAR LA ENTREGA DE LOS BIENES (ENTREGA ÚNICA)

25

ACTA PARA OBSERVAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS (PRESTACIÓN ÚNICA O INMEDIATA)

26

ACTA DE OBSERVACIÓN PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE EJECUCIÓN CONTINUADA

27

ACTA DE OBSERVACIÓN PARA SUMINISTRO DE BIENES

28

CONFORMIDAD DE SERVICIO EN GENERAL O DE CONSULTORÍA EN GENERAL

FORMATO Nº 01 SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL 1

FECHA DE EMISIÓN DEL FORMATO

2

DEPENDENCIA A LA QUE SE DIRIGE EL PEDIDO

3

DEPENDENCIA QUE SOLICITA EL PEDIDO

4

OBJETO Y DENOMINACIÓN DE LA OBJETO CONTRATACIÓN

5

OBJETO DE LA SOLICITUD

Emisión de la certificación presupuestal para ………….…………

6

VALOR REFERENCIAL

MONEDA

DENOMINACIÓN

Nuevos Soles

MONTO 7

Dólares

Otro: MONTO EN S/.

TIPO DE CAMBIO

TIPO DE PROCESO DE SELECCIÓN Licitación Pública Concurso Público

Adjudicación Directa Pública Adjudicación Directa Selectiva

Adjudicación de Menor Cuantía

EN CASO DE CORRESPONDER A UNA EXONERACIÓN DE PROCESO DE SELECCIÓN, DEBERÁ MARCARSE:

Exoneración 8

DEPENDENCIA USUARIA

9

NÚMERO DE REFERENCIA EN PAC

10 DURACIÓN APROXIMADA DEL PROCESO 11 PLAZO DE EJECUCION DE LA PRESTACIÓN 12

………………………. días calendario

EN CASO LAS OBLIGACIONES COMPROMETIDAS DEVENGUEN TOTALMENTE EN EL AÑO FISCAL EN QUE SE PRODUCE LA CONVOCATORIA, DEBERÁ PRECISARSE LO SIGUIENTE:

AÑO DE LA CERTIFICACIÓN

MONTO DE LA CERTIFICACIÓN

EN CASO LAS OBLIGACIONES COMPROMETIDAS DEVENGUEN PARCIALMENTE EN EL AÑO FISCAL EN QUE SE PRODUCE LA CONVOCATORIA Y EN UNO O MÁS EJERCICIOS FISCALES POSTERIORES, SE DEBERÁ PRECISAR LO SIGUIENTE:

AÑO DE LA CERTIFICACIÓN

MONTO DE LA CERTIFICACIÓN

AÑO DEL PRESUPUESTO CORRESPONDIENTE A LA CONSTANCIA DE PROGRAMACIÓN

MONTO DE LA CONSTANCIA DE PROGRAMACIÓN

AÑO DEL PRESUPUESTO CORRESPONDIENTE A LA CONSTANCIA DE PROGRAMACIÓN

MONTO DE LA CONSTANCIA DE PROGRAMACIÓN

13

NOMBRE, FIRMA Y SELLO DEL FUNCIONARIO COMPETENTE DEL ÓRGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES

IMPORTANTE: La certificación presupuestal debe contener la fuente de financiamiento y la cadena funcional programática y del gasto. En caso las obligaciones devenguen parcialmente en un año fiscal posterior al año de la convocatoria, adicionalmente a la certificació presupuestal, el jefe de la Oficina General de Administración o el que haga sus veces en el pliego presupuestario, deberá emitir un constancia declarando que el gasto a ser efectuado será considerado en la programación del presupuesto del año fiscal que corresponda.

2 de 100

FORMATO Nº 01 E CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL

la certificación presupuestal para ………….…………

0.00

N DE PROCESO DE SELECCIÓN, DEBERÁ MARCARSE:

………………………. días calendario

S DEVENGUEN TOTALMENTE EN EL AÑO FISCAL EN QUE SE PRODUCE LA UIENTE:

S DEVENGUEN PARCIALMENTE EN EL AÑO FISCAL EN QUE SE PRODUCE LA FISCALES POSTERIORES, SE DEBERÁ PRECISAR LO SIGUIENTE:

RIO COMPETENTE DEL ÓRGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES

financiamiento y la cadena funcional programática y del gasto. un año fiscal posterior al año de la convocatoria, adicionalmente a la certificación stración o el que haga sus veces en el pliego presupuestario, deberá emitir una á considerado en la programación del presupuesto del año fiscal que corresponda.

3 de 100

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 01 SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL Campo 1 2

3 4 5 6

7 8 9 10 11 12

13

Información a consignar Registrar la fecha en que se emite dicho formato. Registrar el nombre de la Oficina de Presupuesto o la que haga sus veces. En el caso de obligaciones que superen el año fiscal de la convocatoria, la solicitud además deberá dirigirse al jefe de la Oficina General de Administración o el que haga sus veces en el pliego presupuestario. Registrar el nombre del órgano encargado de las contrataciones de la Entidad. Registrar el objeto y la denominación de la contratación. Completar según corresponda: Convocatoria del proceso de selección, ejecución de prestaciones adicionales, contrataciones complementarias, o contratación derivada de una exoneración, u otros. Marcar con un "X" según corresponda el tipo de moneda del Valor Referencial (si es "otro", especificar en el recuadro). Registrar el monto correspondiente al Valor Referencial. En caso se trate de moneda extranjera, registrar el tipo de cambio y Monto total en nuevos soles. Marcar con un "X" según corresponda el tipo de proceso de selección. En caso de corresponder a una exoneración de proceso de selección, deberá marcarse "Exoneración". Registrar el nombre de la dependencia que genera el requerimiento. Número de referencia del proceso de selección registrado en el PAC. Registrar la duración aproximada del proceso de selección. Registrar, según corresponda, el plazo de entrega del bien o plazo de prestación del servicio, en días calendario. En caso las obligaciones comprometidas devenguen totalmente en el año fiscal en que se produce la convocatoria, deberá precisarse: año de la certificación y monto de la certificación. En caso las obligaciones comprometidas devenguen parcialmente en el año fiscal en que se produce la convocatoria y en uno o más ejercicios fiscales posteriores, deberá precisarse: año de la certificación, monto de la certificación, año del presupuesto correspondiente a la constancia de programación y monto de la constancia de programación. Registrar nombre, firma y sello del funcionario competente del órgano encargado de las contrataciones.

4 de 100

FORMATO Nº 02 SOLICITUD Y APROBACIÓN DE EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN SOLICITUD DE APROBACIÓN DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN (PARA SER LLENADO POR EL ÓRGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES DE LA ENTIDAD)

1

FECHA DE EMISIÓN DEL FORMATO

2

DEPENDENCIA QUE APROBARÁ EL EXPEDIENTE

3

OBJETO DE LA SOLICITUD Por medio de la presente, el órgano encargado de las contrataciones de la Entidad, solicita la aprobación del expediente contratación del proceso que se detalla en el presente formato.

4

DATOS DEL REQUERIMIENTO 4.1 DEPENDENCIA USUARIA 4.2

5

DOCUMENTO DEL REQUERIMIENTO

Documento Fecha

REGISTRO EN EL PAC

SI

Nº de Referencia:

NO 6

DATOS DEL VALOR REFERENCIAL 6.1 ESTUDIO DE POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADO

Documento Fecha de emisión Monto del Valor Referencial

6.2 CONTROL DEL TIEMPO DEL VALOR REFERENCIAL 7

DATOS DE LA CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL 7.1 EMISIÓN DE LA CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL

Documento Fecha de emisión

7.2 DEVENGADO DE LAS OBLIGACIONES: Las obligaciones devengarán el presente ejercicio fiscal Las obligaciones devengarán parte en el presente ejercicio fiscal y parte en el(los) próximo(s) ejercicio(s) fiscal(es) 8

DATOS PROCESO DE SELECCIÓN 8.1

OBJETO Y DENOMINACIÓN DE LA CONVOCATORIA

8.2

TIPO DE PROCESO DE SELECCIÓN: Licitación Pública

Adjudicación Directa Pública

Concurso Público

Adjudicación Directa Selectiva

Adjudicación de Menor Cuantía

EN CASO DE CORRESPONDER A UNA EXONERACIÓN DE PROCESO DE SELECCIÓN, DEBERÁ MARCARSE:

Exoneración 8.3 SISTEMA DE CONTRATACIÓN: Precios unitarios - tarifas porcentajes

Suma Alzada

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FORMATO Nº 02 SOLICITUD Y APROBACIÓN DE EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

8.4 MODALIDAD DE SELECCIÓN: Clásico

Subasta inversa

8.5 MODALIDAD DE CONTRATACIÓN: Llave en mano

SI NO

8.6 FÓRMULA DE REAJUSTE

SI NO

9

BASE LEGAL

Artículo 10 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado: "(...) El órgano encargado de las contrataciones tiene a su cargo la custodia y responsabilidad del Expediente de Contratación, salvo en el período en el que dicha custodia esté a cargo del Comité Especial. También es responsable de remitir el Expediente de Contratación al funcionario competente para su aprobación, de acuerdo a sus normas de organización interna. (...)".

10

OBSERVACIONES

11

SOLICITUD Por el presente, se solicita la aprobación del expediente de contratación del …………..…………………..., mencionado en el formato, el mismo que contiene…………..folios.

12

NOMBRE, FIRMA Y SELLO DEL FUNCIONARIO COMPETENTE DEL ÓRGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES

APROBACIÓN DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN POR EL FUNCIONARIO COMPETENTE (PARA SER LLENADO POR EL FUNCIONARIO QUE APRUEBA EL EXPEDIENTE DE CONTRATACION)

13

14

FECHA DE EMISIÓN DEL FORMATO BASE LEGAL

Artículo 12 de la Ley de Contrataciones del Estado: "Es requisito para convocar a proceso de selección, bajo sanción de nulidad, que el mismo esté incluido en el Plan Anual de Contrataciones y cuente con el Expediente de Contratación debidamente aprobado conforme a lo que disponga el Reglamento, el mismo que incluirá la disponibilidad de recursos y su fuente de financiamiento, así como las Bases debidamente aprobadas, salvo excepciones establecidas en el Reglamento. (...)". Artículo 10 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado: " El Expediente de Contratación se inicia con el requerimiento del área usuaria. Dicho Expediente debe contener la información referida a las características técnicas de lo que se va a contratar, el estudio de posibilidades que ofrece el mercado, el valor referencial, la disponibilidad presupuestal, el tipo de proceso de selección, la modalidad de selección, el sistema de contratación, la modalidad de contratatación a utilizarse y la fórmula de reajuste, de ser el caso. (...)".

15

OBSERVACIONES

16

DECISIÓN QUE SE ADOPTA Teniendo a la vista el Expediente de Contratación, por el presente documento la autoridad que suscribe aprueba dicho Expediente, considerando que la información consignada en la solicitud es veraz.

17

NOMBRE, FIRMA Y SELLO DEL FUNCIONARIO QUE APRUEBA EL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

6 de 100

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 02 SOLICITUD Y APROBACIÓN DE EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN Campo

Información a consignar

1 2

Registrar la fecha en que se emite dicho formato. Registrar el nombre de la dependencia encargada de aprobar el expediente de contratación, según las disposiciones internas de la Entidad. No modificar este campo. Registrar el nombre de la dependencia usuaria. Registrar el tipo y número de documento mediante el cual se materializó el requerimiento, así como la fecha de emisión de dicho documento. Marcar con un "X" según corresponda y registrar el número de referencia. Registrar el tipo y número del documento que contiene el estudio de posibilidades que ofrece el mercado, la fecha de emisión y el monto del valor referencial. Registrar el tiempo en meses desde la emisión del valor referencial y la fecha de solicitud de la aprobación del expediente de contratación. Registrar el tipo y número del documento mediante el cual se emitió la certificación presupuestal y su fecha de emisión. Marcar con "X" según corresponda sobre el devengado de las obligaciones. Registrar el objeto y la denominación de la convocatoria. Marcar con un "X" según corresponda el tipo de proceso de selección. En caso de corresponder a una exoneración de proceso de selección, deberá marcarse "Exoneración". Marcar con un "X" según corresponda el sistema de contratación. Marcar con un "X" según corresponda la modalidad de selección. Marcar con un "X" si corresponde a la modalidad de contratacion "Llave en mano".

PARA SER LLENADO POR EL ÓRGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES

3 4.1 4.2 5 6.1 6.2 7.1 7.2 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 9 10 11 12

Marcar con un "X" según corresponda si el expediente de contratación tiene fórmula de reajuste. No modificar este campo. Registrar cualquier situación particular o específica que el órgano encargado de las contrataciones estime conveniente, para precisar o aumentar la información relevante que haga más eficiente el procedimiento de contratación. Completar según corresponda, proceso de selección o exoneración, y precisar el número de folios del Expediente de Contratación. Registrar la firma del funcionario competente del órgano encargado de las contrataciones.

PARA SER LLENADO POR EL FUNCIONARIO QUE APRUEBA EL EXPEDIENTE DE CONTRATACION

13 14 15

Registrar la fecha en que se emite dicho formato. No modificar este campo. El funcionario competente, si lo estima conveniente, registrará detalles particulares del proceso y trámite de aprobación que, a su criterio, sea necesario y/o indispensable. Por ejemplo, si entre la determinación del valor referencial y el momento de la aprobación del expediente han transcurrido más de tres meses, entonces podrá hacer un comentario para sugerir una validación por el tiempo transcurrido.

16 17

No modificar este campo. Registrar nombre, firma y sello del funcionario que aprueba el expediente de contratación.

7 de 100

FORMATO Nº 03 SOLICITUD Y PROPUESTA DE MIEMBROS PARA INTEGRAR LOS COMITÉS ESPECIALES SOLICITUD DE MIEMBROS DE COMITÉ ESPECIAL (PARA SER LLENADO POR EL ÓRGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES DE LA ENTIDAD)

1

FECHA DE EMISIÓN DEL FORMATO

2

DEPENDENCIA A QUIEN SE SOLICITA LA PROPUESTA

3

DEPENDENCIA QUE SOLICITA LA PROPUESTA

4

DATOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN 4.1 OBJETO Y DENOMINACIÓN DE LA CONVOCATORIA 4.2 TIPO DE PROCESO DE SELECCIÓN Licitación Pública

Concurso Público

Adjudicación Directa Pública

Adjudicación Directa Selectiva

4.3 VALOR REFERENCIAL

Adjudicación de Menor Cuantía (De ser el caso)

Número de Informe del estudio de posibilidades Fecha del Informe del estudio de posibilidades Monto

5

ANTECEDENTES DE LA CONTRATACIÓN

Documento del Requerimiento Fecha del Requerimiento

6

PROPUESTA DEL ÓRGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES DE LA ENTIDAD Titular: Suplente:

7

8

9

SOLICITUD DE PROPUESTA Por medio de la presente, se solicita que la dependencia usuaria proponga a los miembros que van a integrar el Comité Especial, uno debe pertenecer a su área y otro debe tener conocimiento técnico del objeto de la convocatoria. Asimismo, deberá proponer también a los miembros suplentes, precisando a qué titular reemplazará en caso de ausencia. BASE LEGAL

Artículo 24 de la Ley de Contrataciones del Estado: "(...) El Comité Especial estará integrado por tres (3) miembros, de los cuales uno (1) deberá pertenecer al área usuaria de los bienes, servicios u obras materia de la convocatoria, y otro al órgano encargado de las contrataciones de la Entidad. Necesariamente alguno de los miembros deberá tener conocimiento técnico en el objeto de la contratación. (...)".

OBSERVACIONES

10

FIRMA DEL FUNCIONARIO COMPETENTE DEL ÓRGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES

8 de 100

FORMATO Nº 03 SOLICITUD Y PROPUESTA DE MIEMBROS PARA INTEGRAR LOS COMITÉS ESPECIALES PROPUESTA DE MIEMBROS DE COMITÉ ESPECIAL (PARA SER LLENADO POR LA DEPENDENCIA USUARIA)

11

FECHA DE EMISIÓN DEL FORMATO

12

PROPUESTA DE MIEMBROS TITULARES PERTENECIENTES AL ÁREA USUARIA La dependencia usuaria, sobre la base del pedido formulado por el órgano encargado de las contrataciones, propone lo siguiente: Primer miembro: Segundo miembro:

13

PROPUESTA DE MIEMBROS SUPLENTES PERTENECIENTES AL ÁREA USUARIA La dependencia usuaria, sobre la base del pedido formulado por el órgano encargado de las contrataciones, propone lo siguiente: Reemplazará al Primer miembro: Reemplazará al Segundo miembro:

14

OBSERVACIONES

15

FIRMA DEL FUNCIONARIO COMPETENTE DE LA DEPENDENCIA USUARIA

9 de 100

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 03 SOLICITUD Y PROPUESTA DE MIEMBROS PARA INTEGRAR LOS COMITÉS ESPECIALES Campo

Información a Registrar

1 2

Registrar la fecha en que se emite dicho formato. Registrar el nombre de la dependencia a quien se solicita la propuesta de miembros para integrar comités especiales. Registrar el nombre del órgano encargado de las contrataciones de la Entidad. Registrar el objeto y la denominación de la convocatoria. Marcar con un "X" según corresponda el tipo de proceso de selección. Respecto al valor referencial, registrar el número de Informe del estudio de posibilidades, la fecha del Informe de dicho estudio y el monto total del valor referencial. Registrar el número del documento que contiene el Requerimiento y su fecha de emisión. Registrar nombres y apellidos de los dos (02) representantes del órgano encargado de las contrataciones de la Entidad, que integrarán el Comité Especial como miembros titular y suplente. No modificar este campo. No modificar este campo. Registrar cualquier situación particular o específica que el órgano encargado de las contrataciones estime conveniente. Registrar nombre, firma y sello del funcionario competente del órgano encargado de las contrataciones de la entidad.

PARA SER LLENADO POR EL ÓRGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES

3 4.1 4.2 4.3 5 6 7 8 9 10

PARA SER LLENADO POR LA DEPENDENCIA USUARIA

11 12 13 14 15

Registrar la fecha en que se emite dicho formato por la dependencia usuaria. Registrar los nombres y apellidos completos de los dos (02) miembros titulares pertenecientes al área usuaria que se proponen. Registrar los nombres y apellidos completos de los dos (02) miembros suplentes pertenecientes al área usuaria que se proponen, indicando a que miembro titular reemplazarán en caso de ausencia. Aquí el área usuaria podrá hacer todas las anotaciones que estime pertinentes. Registrar nombre, firma y sello del funcionario competente de la dependencia usuaria.

10 de 100

FORMATO Nº 04 DESIGNACIÓN DEL COMITÉ ESPECIAL AD - HOC: BIENES Y SERVICIOS 1

FECHA DE EMISIÓN DEL FORMATO

2

DATOS DEL PROCESO: 2.1

TIPO DE PROCESO DE SELECCIÓN

Licitación Pública

Concurso Público

Adjudicación Directa Pública

Adjudicación Directa Selectiva

Adjudicación de Menor Cuantía

2.2

OBJETO DEL PROCESO

BIENES SERVICIOS

2.3

DENOMINACION DE LA CONVOCATORIA

2.4

VALOR REFERENCIAL

Nº de Informe del estudio de posibilidades Fecha del Informe Monto de Valor Referencial

2.5

NÚMERO DE REFERENCIA DEL PAC

2.6

CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL

Documento Fecha de emisión

3

DEPENDENCIA USUARIA

4

DATOS DEL REQUERIMIENTO

Documento del requerimiento Fecha del requerimiento

5

FORMATO DE APROBACIÓN DE EXPEDIENTE

6

DATOS DE LOS MIEMBROS TITULARES DEL COMITÉ ESPECIAL AD - HOC

7

8

Fecha de emisión del formato

Presidente:

Dependencia:

Primer Miembro:

Dependencia:

Segundo Miembro:

Dependencia:

DATOS DE LOS MIEMBROS SUPLENTES DEL COMITÉ ESPECIAL AD - HOC Suplente del Presidente:

Dependencia:

Suplente del Primer Miembro:

Dependencia:

Suplente del Segundo Miembro:

Dependencia:

BASE LEGAL Artículo 24 de la Ley de Contrataciones del Estado: "En las licitaciones públicas y concursos públicos, la Entidad designará a un Comité Especial que deberá conducir el proceso. Para las adjudicaciones directas, el Reglamento establecerá las reglas para la designación y conformación de Comités Especiales Permanentes o el nombramiento de un Comité Especial ad hoc (...)". Artículo 27 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado: "El Titular de la Entidad o el funcionario a quien se hubiera delegado esta atribución, designará por escrito a los integrantes titulares y suplentes del Comité Especial, indicando los nombres completos y quién actuará como presidente (...)".

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FORMATO Nº 04 DESIGNACIÓN DEL COMITÉ ESPECIAL AD - HOC: BIENES Y SERVICIOS 9

10

OBSERVACIONES

DECISIÓN QUE SE ADOPTA Procédase a designar a los miembros titulares y suplentes del proceso mencionado en el numeral 2, de acuerdo con el detalle de los numerales 6 y 7 del presente formato.

11

NOMBRE, FIRMA Y SELLO DEL FUNCIONARIO COMPETENTE IMPORTANTE Uno de los miembros del Comité Especial pertenece a la dependencia usuaria. El segundo de los miembros pertenece al órgano encargado de las contrataciones de la entidad. El tercer miembro debe tener conocimiento técnico en el objeto de la convocatoria.

12 de 100

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 04 DESIGNACIÓN DEL COMITÉ ESPECIAL AD - HOC: BIENES Y SERVICIOS Campo

Información a Registrar

PARA SER LLENADO POR EL FUNCIONARIO COMPETENTE

1 2.1

Registrar la fecha en que se emite dicho formato. Marcar con un "X" según corresponda el tipo de proceso de selección.

2.2 2.3 2.4

Marcar con un "X" según corresponda. Registrar la denominación de la convocatoria. Registrar el número del informe del estudio de posibilidades, fecha y monto de valor referencial. Registrar el número de referencia del PAC referido al proceso de selección. Registrar el número del formato de certificación presupuestal y su fecha de emisión.

2.5 2.6 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Registrar el nombre de la dependencia que genera el requerimiento. Registrar el número del documento que contiene el requerimiento y su fecha de emisión. Registrar la fecha de aprobación del expediente. Registrar los nombres y apellidos de los tres (03) miembros titulares del Comité Especial ad - hoc y a que dependencia pertenecen. Registrar los nombres y apellidos de los tres (03) miembros suplentes del Comité Especial ad - hoc y a que dependencia pertenecen. No modificar este campo. Registrar cualquier situación particular o específica que el funcionario competente estime conveniente. No modificar este campo. Registrar nombre, firma y sello del funcionario competente.

13 de 100

FORMATO Nº 05 DESIGNACIÓN DE COMITÉ ESPECIAL PERMANENTE: BIENES Y SERVICIOS 1

FECHA DE EMISIÓN DEL FORMATO

2

DATOS DEL ENCARGO: PARA QUÉ PROCESOS U OBJETOS TIPO DE PROCESO

Adjudicación Directa Pública Adjudicación Directa Selectiva Adjudicación de Menor Cuantía

OBJETO DEL PROCESO

BIENES SERVICIOS

3

4

6

DATOS DE LOS MIEMBROS TITULARES DEL COMITÉ ESPECIAL PERMANENTE Presidente:

Dependencia:

Primer Miembro:

Dependencia:

Segundo Miembro:

Dependencia:

DATOS DE LOS MIEMBROS SUPLENTES DEL COMITÉ ESPECIAL PERMANENTE Suplente del Presidente:

Dependencia:

Suplente del Primer Miembro:

Dependencia:

Suplente del Segundo Miembro:

Dependencia:

BASE LEGAL Artículo 24 de la Ley de Contrataciones del Estado: "En las licitaciones públicas y concursos públicos, la Entidad designará a un Comité Especial que deberá conducir el proceso. Para las adjudicaciones directas, el Reglamento establecerá las reglas para la designación y conformación de Comités Especiales Permanentes (...)". Artículo 27 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado: "El Titular de la Entidad o el funcionario a quien se hubiera delegado esta atribución, designará por escrito a los integrantes titulares y suplentes del Comité Especial, indicando los nombres completos y quién actuará como presidente (...)". Artículo 30 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado: "Tratándose de Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuantía, podrá designarse uno o más Comités Especiales Permanentes para objetos de contrataciones afines, excepto en el caso de Adjudicaciones de Menor Cuantía Derivada, los que serán conducidos por el mismo Comité Especial designado inicialmente. En la conformación del Comité Especial Permanente sólo será exigible que uno de sus integrantes sea representante del órgano encargado de las contrataciones. "

7

OBSERVACIONES

8

DECISIÓN QUE SE ADOPTA Procédase con la designación de los miembros titulares y suplentes del Comité Especial Permanente, de acuerdo con lo propuesto en los numerales 3 y 4, para que conduzcan los procesos según detalle del numeral 2 y las precisiones del numeral 7 del formato. La designación es para el presente año fiscal.

9

NOMBRE, FIRMA Y SELLO DEL FUNCIONARIO COMPETENTE IMPORTANTE Uno de los miembros del Comité Especial debe pertenecer obligatoriamente al órgano encargado de las contrataciones de la Entidad.

14 de 100

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 05 DESIGNACIÓN DE COMITÉ ESPECIAL PERMANENTE: BIENES Y SERVICIOS Campo

Información a Registrar

PARA SER LLENADO POR EL FUNCIONARIO COMPETENTE

1 2

Registrar la fecha en que se emite dicho formato. Marcar con un "X" según corresponda el tipo y el objeto del proceso de selección.

3

5

Registrar los nombres y apellidos de los tres (03) miembros titulares del Comité Especial y a que dependencia pertenecen. Registrar los nombres y apellidos de los tres (03) miembros suplentes del Comité Especial y a que dependencia pertenecen. Registrar el número del formato de aprobación del expediente y su fecha de emisión.

6

No modificar este campo.

7

Precisar si este Comité Especial tendrá competencia por tipo de proceso, por objeto (bienes/servicios) o por especialidad en la materia (equipos informáticos, bienes educativos, equipos médicos, entre otros). Asimismo, registrar cualquier situación particular o específica que el funcionario competente estime conveniente.

8

No modificar este campo.

9

Registrar nombre, firma y sello del funcionario competente.

4

15 de 100

FORMATO Nº 06 ACTA INSTALACIÓN DE COMITÉ ESPECIAL 1

NÚMERO DE ACTA

2

SOBRE LA INFORMACIÓN GENERAL En, .........[ 1 ], a los .............[ 2 ] días del mes de ..............[ 3 ] del año ..............[ 4 ], en el local del .......................................[ 5 ], a las .............[ 6 ] horas, se reunieron los miembros del Comité Especial consignados en el Formato .............[ 7 ] , encargado de conducir y desarrollar el proceso de selección de ..................................................................[ 8 ] , cuyo objeto de convocatoria es ...............................................................................................[ 9 ] , por un valor referencial de ...................[ 10 ], a fin de formalizar su instalación.

3

SOBRE EL QUORUM Y LOS PARTICIPANTES QUE INSTALAN El quorum necesario que exige la normativa de contratación pública se logró con la presencia de los siguientes miembros: Titular

Presidente:

Suplente Titular

Primer Miembro:

Suplente Titular

Segundo Miembro:

Suplente

Dependencia: Dependencia: Dependencia:

4

SOBRE LA NOTIFICACIÓN DE LA DESIGNACIÓN Y ENTREGA DEL EXPEDIENTE Los miembros del Comité Especial dejan constancia que la Entidad notificó debidamente la designación de los miembros que se encuentran presentes, asi como también entregó al Presidente el Expediente de Contratación aprobado. Asimismo, se deja constancia que el mencionado expediente con la información técnica y económica ha sido revisado por los miembros del Comité Especial encontrándolo conforme, por lo que éste quedará en custodia del Presidente.

5

SOBRE LOS IMPEDIMENTOS PARA SER MIEMBROS DEL COMITÉ ESPECIAL Los presentes manifiestan expresamente que no se encuentran incursos en las causales de impedimientos para ser miembros del Comité Especial, y se ha verificado la conformación obligatoria impuesta por la normativa de contratación pública.

6

SOBRE LOS ACUERDOS Los miembros del Comité Especial, por ……………….., acuerdan la instalación del colegiado y declaran que en la próxima sesión que será notificada por el Presidente con la debida anticipación, se discutirá el proyecto de Bases.

7

BASE LEGAL Artículo 27 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado: "(...) Conjuntamente con la notificación de designación, se entregará al presidente del Comité Especial el Expediente de Contratación aprobado y toda la información técnica y económica necesaria que pudiera servir para cumplir el encargo. Una vez recibida la documentación señalada en el párrafo anterior, el presidente del Comité Especial, a más tardar al día siguiente hábil de recibida, deberá convocar a los demás miembros para la instalación respectiva, dejando constancia en actas. (...)"

8

OBSERVACIONES

9

NOMBRE Y FIRMA DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ ESPECIAL

NOMBRE Y FIRMA DEL PRIMER MIEMBRO

16 de 100

NOMBRE Y FIRMA DEL SEGUNDO MIEMBRO

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 06 ACTA INSTALACIÓN DE COMITÉ ESPECIAL Campo 1 2

Información a Registrar Registrar el número de acta correspondiente. De considerarlo necesario, usar nomenclatura alfanumérica. Completar la información faltante según se indica: [1]

Registrar la ubicación geográfica en que se encuentra sesionando el Comité Especial; por ejemplo, Lima, Cañete, entre otros.

[2] [3] [4] [5]

Registrar el día en que realiza la sesión Registrar el mes en que se realiza la sesión Registrar el año en que se realiza la sesión Registrar el local donde se sesiona; por ejemplo, los locales de la unidad de abastecimiento del Ministerio de Educación.

[6] [7]

Registrar la hora de la sesión Registrar número y fecha de formato con el que los miembros fueron designados.

[8] [9] [ 10 ]

Registrar número y tipo de proceso Registrar la denominación de la convocatoria. Registrar el valor referencial del proceso

3

Registrar los nombres y apellidos de los tres (03) miembros del Comité Especial, indicando si son titulares o suplentes y a que dependencia pertenecen.

4 5 6 7 8

No modificar este campo. No modificar este campo. Completar si es por "unanimidad" o por "mayoría", según corresponda. No modificar este campo. El Comité Especial podrá anotar cualquier elemento o situación que estime conveniente precisar en este rubro. Por ejemplo, que el proyecto y la citación para la próxima sesión será enviados vía correo electrónico.

9

Registrar la firma de los tres (03) miembros del Comité Especial.

17 de 100

FORMATO Nº 07 ACTA DE APROBACIÓN DE PROYECTO DE BASES 1

NÚMERO DE ACTA

2

SOBRE LA INFORMACIÓN GENERAL En, .........[ 1 ], a los .............[ 2 ] días del mes de ..............[ 3 ] del año ..............[ 4 ], en el local del ....................................[ 5 ], a las .............[ 6 ] horas, se reunieron los miembros del Comité Especial consignados en el Formato .............[ 7 ] , encargado de conducir y desarrollar el proceso de selección de ..................................................................[ 8 ] , cuyo objeto de convocatoria es ...............................................................................................[ 9 ] , por un valor referencial de ................[ 10 ] , a fin de aprobar el proyecto de Bases.

3

SOBRE EL QUORUM Y LOS MIEMBROS PARTICIPANTES DE LA SESIÓN El quorum necesario que exige la normativa de contratación pública se logró con la presencia de los siguientes miembros: Presidente: Primer Miembro: Segundo Miembro:

Titular Suplente Titular Suplente Titular Suplente

Dependencia: Dependencia: Dependencia:

4

SOBRE EL ACUERDO DE APROBACIÓN Los miembros del Comité Especial manifiestan que han tenido a la vista el proyecto de Bases y que éste fue revisada por cada uno de los presentes, por lo que, en total libertad y conocimiento, se acuerda por .............................aprobar el mencionado proyecto, a fin de que sea elevado a la autoridad competente para su aprobación final y con ello poder convocar el proceso de selección.

5

OBSERVACIONES

6

NOMBRE Y FIRMA DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ ESPECIAL

NOMBRE Y FIRMA DEL PRIMER MIEMBRO

18 de 100

NOMBRE Y FIRMA DEL SEGUNDO MIEMBRO

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 07 ACTA DE APROBACIÓN DE PROYECTO DE BASES Campo 1 2

Información a Registrar Registrar el número de acta correspondiente. De considerarlo necesario, usar nomenclatura alfanumérica. Completar la información faltante según se indica: [1]

Registrar la ubicación geográfica en que se encuentra sesionando el Comité Especial; por ejemplo, Lima, Cañete, entre otros.

[2]

Registrar el día en que se realiza la sesión

[3]

Registrar el mes en que se realiza la sesión

[4]

Registrar el año en que se realiza la sesión

[5]

Registrar el local donde se sesiona; por ejemplo, los locales de la unidad de abastecimiento del Ministerio de Educación.

[6] [7]

Registrar la hora de la sesión Registrar número y fecha de formato con el que los miembros fueron designados.

[8] [9] [ 10 ]

Registrar número y tipo de proceso Registrar la denominación de la convocatoria. Registrar el valor referencial del proceso

3

Registrar los nombres y apellidos de los tres (03) miembros del Comité Especial, indicando si son titulares o suplentes y a que dependencia pertenecen.

4 5

Completar si es por "unanimidad" o por "mayoría", según corresponda. El Comité Especial podrá anotar cualquier elemento o situación que estime conveniente precisar en este rubro. Por ejemplo, un voto discrepante o una atingencia al proyecto de Bases. En caso haya participado un suplente, anotarlo de forma precisa. Registrar los nombres y firmas de los tres (03) miembros del Comité Especial.

6

19 de 100

FORMATO Nº 08 SOLICITUD Y APROBACIÓN DE BASES SOLICITUD DE APROBACIÓN DE BASES (PARA SER LLENADO POR EL COMITÉ ESPECIAL O EL ÓRGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES)

1

FECHA DE EMISIÓN DEL FORMATO

2

DEPENDENCIA A QUIEN SE REQUIERE LA SOLICITUD

3

ÓRGANO QUE SOLICITA LA APROBACIÓN DE BASES

Comité Especial Órgano Encargado de las Contrataciones

4

DATOS REFERIDOS A LA DESIGNACIÓN DEL COMITÉ ESPECIAL

5

DATOS DE LA APROBACIÓN DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

6

DATOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN 6.1

TIPO DE PROCESO DE SELECCIÓN

Fecha de emisión del formato Fecha de emisión del formato

Licitación Pública

Concurso Público

Adjudicación Directa Pública

Adjudicación Directa Selectiva

Adjudicación de Menor Cuantía

6.2

7

OBJETO DE LA CONVOCATORIA

6.3

DENOMINACIÓN DE LA CONVOCATORIA

6.4

VALOR REFERENCIAL

6.5

SISTEMA DE CONTRATACIÓN

6.6

MODALIDAD DE SELECCIÓN

6.7

MODALIDAD DE EJECUCION CONTRACTUAL

DATOS DE LA CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL

BIENES SERVICIOS

Tiempo en meses desde la aprobación del expediente y la solicitud de aprobación de las Bases

Suma Alzada

Precios unitarios - tarifas porcentajes

Clásico

Subasta inversa SI

Llave en mano

NO

Documento

Fecha de emisión

Fuente de financiamiento

Cadena funcional programática y del gasto

Año de la certificación

Monto de la certificación

EN CASO LAS OBLIGACIONES COMPROMETIDAS DEVENGUEN PARCIALMENTE EN EL AÑO FISCAL EN QUE SE PRODUCE LA CONVOCATORIA Y EN UNO O MÁS EJERCICIOS FISCALES POSTERIORES:

Año del presupuesto de la constancia de programación

Monto de la constancia de programación

Año del presupuesto de la constancia de programación

Monto de la constancia de programación

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FORMATO Nº 08 SOLICITUD Y APROBACIÓN DE BASES 8

SOBRE EL PROYECTO DE BASES PRESENTADO POR EL COMITÉ ESPECIAL Número del Acta

9

Fecha del Acta

DECLARACIÓN El proyecto de Bases está visado en todas sus hojas por todos los miembros del Comité Especial que adoptaron el acuerdo o por el órgano encargado de las contrataciones, según corresponda. El proyecto de Bases adjunta las especificaciones técnicas o términos de referencia del bien o servicio, según corresponda. El proyecto de Bases contiene las condiciones mínimas señaladas en el artículo 26 de la Ley, según corresponda, de acuerdo con la precisión del artículo 39 del Reglamento.

10

11

SOLICITUD Por el presente, se solicita la aprobación de las Bases del proceso mencionado en el formato. NOMBRES Y FIRMAS DE LOS REPRESENTANTES DEL ÓRGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES O DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ ESPECIAL

APROBACIÓN DE LAS BASES (PARA SER LLENADO POR EL FUNCIONARIO COMPETENTE)

12

FECHA DE EMISIÓN DEL FORMATO

13

BASE LEGAL Artículo 26 de la Ley de Contrataciones del Estado: "Las Bases de un proceso de selección serán aprobadas por el Titular de la Entidad o por el funcionario al que le hayan delegado esta facultad (…)". Artículo 35 del Reglamento de Contrataciones del Estado: "Las Bases de los procesos de selección serán aprobadas por el Titular de la Entidad, el mismo que podrá delegar expresamente y por escrito dicha función. La aprobación de las Bases debe ser por escrito, ya sea mediante resolución, acuerdo o algún otro documento en el que exprese de manera indubitable la voluntad de aprobación (…). Para la aprobación, los originales de las Bases deberán estar visados en todas sus páginas por los miembros del Comité Especial o el órgano a cargo del proceso de selección, según corresponda (…)".

14

OBSERVACIONES

15

DECISIÓN QUE SE ADOPTA Procédase con la aprobación de las Bases del proceso de selección, de acuerdo con la información señalada en el numeral 6, las mismas que contienen …….. folios.

16

NOMBRE, FIRMA Y SELLO DEL FUNCIONARIO QUE APRUEBA LAS BASES

21 de 100

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 08 SOLICITUD Y APROBACIÓN DE BASES Campo

Información a Registrar

1 2 3

Registrar la fecha en que se emite dicho formato. Registrar la dependencia que aprobará las Bases. Marcar con un "X" según corresponda al órgano que solicita la aprobación de las Bases. En caso de que el Comité Especial solicite la aprobación de las Bases, registrar su respectiva fecha de emisión. Registrar el número de formato con el que se aprobó el expediente de contratación y su fecha de emisión. Marcar con un "X" según corresponda el tipo de proceso de selección. Marcar con un "X" según corresponda el objeto de la convocatoria. Registrar la denominación de la convocatoria. Registrar el monto del valor referencial, y el tiempo en meses desde la aprobación del expediente y la solicitud de aprobación de las Bases. Marcar con un "X" según corresponda el sistema de contratación. Marcar con un "X" según corresponda la modalidad de selección. Marcar con un "X" si corresponde a la modalidad de contratación "Llave en mano". Registrar el número del formato de certificación presupuestal, su fecha de emisión, fuente de financiamiento y la cadena funcional programática y del gasto. Asimismo, segun corresponda, registrar en los campos respectivos (año y monto de la certificación y año y monto de la constancia de programación) si la certificación solo está referida al año fiscal en curso o tomará parte del presente ejercicio y parte del próximo ejercicio.

PARA SER LLENADO POR EL COMITÉ ESPECIAL

4 5 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 7

8 9 10 11

En caso de que el Comité Especial solicite la aprobación de las Bases, registrar el número y fecha del acta mediante el cual se aprobó el proyecto de Bases. No modificar este campo. No modificar este campo. Registrar los nombres y firmas de los representantes del órgano encargado de las contrataciones o de los tres (03) miembros del Comité Especial.

PARA SER LLENADO POR EL FUNCIONARIO COMPETENTE

12 13 14

Registrar la fecha en que se emite dicho formato. No modificar este campo. Registrar, si el funcionario competente lo estima conveniente, detalles particulares del proceso y trámite de aprobación que sean necesarios y/o indispensables.

15 16

Completar la información faltante referida a la cantidad de folios de las Bases. Registrar nombre, firma y sello del funcionario competente.

22 de 100

FORMATO Nº 09 ACTA PARA DISPONER LA CONVOCATORIA 1

NÚMERO DE ACTA

2

SOBRE LA INFORMACIÓN GENERAL En, .........[ 1 ], a los .............[ 2 ] días del mes de ..............[ 3 ] del año ..............[ 4 ], en el local del ..............................[ 5 ], a las .............[ 6 ] horas, se reunieron los miembros del Comité Especial consignados en el Formato .............[ 7 ] , encargado de conducir y desarrollar el proceso de selección de .................[ 8 ] , cuyo objeto de convocatoria es ....................[ 9 ] , por un valor referencial de .............[ 10 ] , a fin de acordar la fecha de convocatoria en el SEACE.

3

SOBRE EL QUORUM Y LOS MIEMBROS PARTICIPANTES DE LA SESIÓN El quorum necesario que exige la normativa de contratación pública se logró con la presencia de los siguientes miembros: Titular

Presidente:

Suplente Titular

Primer Miembro:

Suplente Titular

Segundo Miembro:

Suplente

Dependencia: Dependencia: Dependencia:

4

SOBRE LA APROBACIÓN DE BASES Los miembros del Comité Especial declaran expresamente que han tenido a la vista el formato, cuya numeración es ................................., mediante el cual el funcionario competente de la Entidad aprueba las Bases del presente proceso de selección.

5

SOBRE EL ACUERDO DE CONVOCATORIA El Comité Especial, por ……………………., acuerda efectuar la convocatoria del presente proceso de selección mediante publicación en el SEACE el ……………….…

6

OBSERVACIONES

7

NOMBRE Y FIRMA DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ ESPECIAL

NOMBRE Y FIRMA DEL PRIMER MIEMBRO

23 de 100

NOMBRE Y FIRMA DEL SEGUNDO MIEMBRO

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 09 ACTA PARA DISPONER LA CONVOCATORIA Campo 1 2

Información a Registrar Registrar el número de acta correspondiente. De considerarlo necesario, usar nomenclatura alfanumérica. Completar la información faltante según se indica: [1]

[6] [7]

Registrar la ubicación geográfica en que se encuentra sesionando el Comité Especial; por ejemplo, Lima, Cañete, entre otros. Registrar el día en que realiza la sesión. Registrar el mes en que se realiza la sesión. Registrar el año en que se realiza la sesión. Registrar el local donde se sesiona; por ejemplo, los locales de la unidad de abastecimiento del Ministerio de Educación. Registrar la hora de la sesión. Registrar número y fecha de formato con el que los miembros fueron designados.

[8] [9] [ 10 ]

Registrar número y tipo de proceso. Registrar la denominación de la convocatoria. Registrar el valor referencial del proceso.

[2] [3] [4] [5]

3

Registrar los nombres y apellidos de los tres (03) miembros del Comité Especial, indicando si son titulares o suplentes y a que dependencia pertenecen.

4

Completar la información faltante referida al número de formato mediante el cual se aprueba las Bases. Completar si es por "unanimidad" o por "mayoría", según corresponda, y registrar la fecha de convocatoria del proceso a través del SEACE.

5 6

El Comité Especial podrá anotar cualquier elemento o situación que estime conveniente precisar en este rubro.

7

Registrar los nombres y firmas de los tres (03) miembros del Comité Especial.

24 de 100

FORMATO Nº 10 ACTA DE APROBACIÓN DEL PLIEGO DE ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS / OBSERVACIONES / CONSULTAS Y OBSERVACIONES 1

NUMERO DE ACTA

2

SOBRE LA INFORMACIÓN GENERAL En, .........[ 1 ], a los .............[ 2 ] días del mes de ..............[ 3 ] del año ..............[ 4 ], en el local del .................[ 5 ], a las .............[ 6 ] horas, se reunieron los miembros del Comité Especial consignados en el Formato .............[ 7 ] , encargado de conducir y desarrollar el proceso de selección de ................[ 8 ] , cuyo objeto de convocatoria es ................[ 9 ] , por un valor referencial de .............[ 10 ] , a fin de ANALIZAR, DISCUTIR Y APROBAR EL PLIEGO DE ABSOLUCIÓN DE ...................................[ 11 ].

3

SOBRE EL QUORUM Y LOS MIEMBROS PARTICIPANTES DE LA SESIÓN El quorum necesario que exige la normativa de contratación pública se logró con la presencia de los siguientes miembros: Titular

Presidente:

Suplente Titular

Primer Miembro:

Suplente Titular

Segundo Miembro: 4

Suplente

Dependencia: Dependencia: Dependencia:

SOBRE LAS ………… FORMULADAS POR LOS PARTICIPANTES [COMPLETAR CON: "CONSULTAS", "OBSERVACIONES" O "CONSULTAS Y OBSERVACIONES", SEGÚN CORRESPONDA]

Los miembros del Comité Especial declaran que se presentaron ……. [ 12 ] a las presentes Bases. Los participantes que formularon ……. [ 13 ] fueron los siguientes: -

Nombre del participante o razón social:

-

Nombre del participante o razón social:

5

ACUERDO DEL COMITÉ ESPECIAL Los miembros del Comité Especial, después de discutir y debatir las ……. [ 14 ] a las Bases, acuerdan, por ........................ [ 15 ] aprobar el pliego de absolución de ……. [ 16 ] que se anexa al presente documento como parte integrante. Cabe señalar que en cumplimiento de las disposiciones de la normativa de contratación pública, las ……. [ 17 ] de caracter técnico y/o económico, fueron derivadas previamente mediante ........... [ 18 ] a la ........ [ 19 ] para su pronunciamiento. Asimismo, mediante ........... [ 20 ] la ……. [ 21 ] dio respuesta a dichas ……. [ 22 ].

6

OBSERVACIÓN

7

NOMBRES Y FIRMAS DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ ESPECIAL

NOMBRE Y FIRMA DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ

NOMBRE Y FIRMA DEL PRIMER MIEMBRO

25 de 100

NOMBRE Y FIRMA DEL SEGUNDO MIEMBRO

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 10 ACTA DE APROBACIÓN DEL PLIEGO DE ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS / OBSERVACIONES / CONSULTAS Y OBSERVACIONES Campo 1 2

Información a Registrar Registrar el número de acta correspondiente. De considerarlo necesario, usar nomenclatura alfanumérica. Completar la información faltante según se indica: [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9] [ 10 ] [ 11 ]

Registrar la ubicación geográfica en que se encuentra sesionando el Comité Especial; por ejemplo, Lima, Cañete, entre otros. Registrar el día en que se realiza la sesión Registrar el mes en que se realiza la sesión Registrar el año en que se realiza la sesión Registrar el local donde se sesiona; por ejemplo, los locales de la unidad de abastecimiento del Ministerio de Educación. Registrar la hora de la sesión Registrar número y fecha de formato con el que los miembros fueron designados. Registrar número y tipo de proceso, así como la modalidad, si corresponde. Registrar la denominación de la convocatoria. Registrar el valor referencial del proceso. Registrar si se trata de "consultas", "observaciones" o "consultas y observaciones", según corresponda.

3

Registrar los nombres y apellidos de los tres (03) miembros del Comité Especial, indicando si son titulares o suplentes y a que dependencia pertenecen.

4

Registrar los nombres o razones sociales de los postores que formularon "consultas", "observaciones" o "consultas y observaciones", según corresponda.

5

[ 12 ]

Registrar el número de "consultas", "observaciones" o "consultas y observaciones", según corresponda, presentadas en el proceso de selección.

[ 13 ]

Completar con "consultas", "observaciones" o "consultas y observaciones", según corresponda.

Completar la información faltante según se indica: [ 14 ]

Completar con "consultas", "observaciones" o "consultas y observaciones", según corresponda.

[ 15 ]

Completar si es por "unanimidad" o por "mayoría", según corresponda.

[ 16 ]

Completar con "consultas", "observaciones" o "consultas y observaciones", según corresponda.

[ 17 ]

Completar con "consultas", "observaciones" o "consultas y observaciones", según corresponda.

[ 18 ]

Registrar el número de documento con que fueron derivadas a las dependencias competentes para su pronunciamiento: areá usuaria, técnica u órgano encargado de las contrataciones.

[ 19 ]

Registrar, según corresponda: "área usuaria", "área técnica" u "órgano encargado de las contrataciones".

[ 20 ]

Registrar el número de documento con que las dependencias competentes remitieron su pronunciamiento.

[ 21 ]

Registrar, según corresponda: "areá usuaria", "área técnica" u "órgano encargado de las contrataciones".

[ 22 ]

Completar con "consultas", "observaciones" o "consultas y observaciones", según corresponda.

6

El Comité Especial podrá anotar cualquier elemento o situación que estime conveniente precisar en este rubro. Por ejemplo, un voto discrepante.

7

Registrar la firma de los tres (03) miembros del Comité Especial.

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FORMATO Nº 11 ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: BIENES

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PÚBLICO) (PREVIA AL ACTA NOTARIAL DE OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO EN ACTO PÚBLICO)

1

NÚMERO DE ACTA

2

SOBRE LA INFORMACIÓN GENERAL En, .........[ 1 ], a los .............[ 2 ] días del mes de ..............[ 3 ] del año ..............[ 4 ], en el local del .................[ 5 ], a las .............[ 6 ] horas, se reunieron los miembros del Comité Especial consignados en el Formato .............[ 7 ] , encargado de conducir y desarrollar el proceso de selección de ................[ 8 ] , cuyo objeto de convocatoria es ................[ 9 ] , por un valor referencial de .............[ 10 ] , a fin de EFECTUAR LA EVALUACIÓN TÉCNICA de las propuestas admitidas en el acto público de presentación de propuestas del día …….[11 ].

3

SOBRE EL QUORUM Y LOS MIEMBROS PARTICIPANTES DE LA SESIÓN El quorum necesario que exige la normativa de contratación pública se logró con la presencia de los siguientes miembros: Titular

Presidente:

Titular

Primer Miembro:

Dependencia:

Suplente Titular

Segundo Miembro: 4

Dependencia:

Suplente

Dependencia:

Suplente

DETALLE DE LAS PROPUESTAS QUE NO FUERON ADMITIDAS EN ACTO PÚBLICO DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS De acuerdo con el Acta Notarial, referido a la presentación de propuestas, las siguientes ofertas no fueron admitidas por lo que no se procederá con su evaluación:

Nº

Nombre o razón social del postor

RUC

Nombre del representante legal o representante común Consignar las razones para su no admisión del consorcio

1 2 …

5

DETALLE DE LAS PROPUESTAS QUE PASAN A EVALUACIÓN De acuerdo con el Acta Notarial, referido a la presentación de propuestas, las siguientes ofertas fueron admitidas o contaron con plazo para su subsanación:

Nº

Nombre o razón social del postor

RUC

Nombre del representante legal o representante común del consorcio

Item(s) a los que postula

Situación de la propuesta (Admitida o con plazo para subsanación)

1 2 …

El Comité Especial ha verificado que el postor ………...[ 12 ], ………...[ 13 ] con subsanar su propuesta dentro del plazo otorgado, por lo que se declara que dicha propuesta es ………...[ 14 ], conforme a la siguiente información: -

Documento mediante el cual el postor comunica la subsanación:

…………………………………………………...[ 15 ]

-

Fecha de presentación ante la Unidad de Trámite Documentario de la Entidad del documento mediante el cual el postor comunica la subsanación:

…………………………………………………...[ 16 ]

-

Detallar el documento o error que se subsana

…………………………………………………...[ 17 ]

27 de 100

FORMATO Nº 11 ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: BIENES

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PÚBLICO) 6

EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS EN CONCORDANCIA ESTABLECIDOS EN LAS BASES DEL PROCESO DE SELECCIÓN

CON

LOS

FACTORES

DE

EVALUACIÓN

COMPLETAR LA INFORMACION SOLICITADA (6.1, 6.1.1 - 6.1.8) PARA CADA POSTOR ADMITIDO REGISTRADO EN EL CAMPO (5)

6.1

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR Nº 1

6.1.1 FACTOR DE EVALUACIÓN: PLAZO DE ENTREGA El Comité Especial ha verificado que el postor …………….. [ 18 ] presentó el …….…..… [ 19 ], mediante el cual se acredita el cumplimiento de este factor, de acuerdo con la exigencia de las Bases. ..................................................................................................................................................[ 20 ] El Comité Especial ha verificado que el documento presentado es legible, no tiene borrones o enmendaduras que impidan conocer el plazo de entrega. ..................................................................................................................................................[ 21 ] El plazo mínimo de entrega es de …………….. y el máximo …………….. [ 22 ] El postor ofrece un plazo de …………….. [ 23 ], por lo que, de acuerdo con el criterio establecido en las Bases, obtiene …………….. [ 24 ] puntos. 6.1.2 FACTOR DE EVALUACIÓN: GARANTÍA COMERCIAL DEL POSTOR Y/O FABRICANTE El Comité Especial ha verificado que el postor …………….. [ 25 ] presentó el documento …....... [ 26 ], mediante el cual se acredita el cumplimiento de la garantía comercial, de acuerdo con la exigencia de las Bases. ..................................................................................................................................................[ 27 ] Se ha constatado que el documento que acredita este factor no tiene borrones o enmendaduras y la información en ella consignada no tiene contradicciones. ..................................................................................................................................................[ 28 ] De acuerdo con los parámetros y criterios establecidos en las Bases, el postor …………….. [ 29 ] logró acreditar …………….. [ 30 ], por lo que le corresponde …………….. [ 31 ] puntos. 6.1.3 FACTOR DE EVALUACIÓN: DISPONIBILIDAD DE SERVICIOS Y REPUESTOS El Comité Especial ha verificado que el postor …….. [ 32 ] presentó el documento ….. [ 33 ], mediante el cual se acredita el cumplimiento del factor disponibilidad de servicios y repuestos, de acuerdo con la exigencia de las Bases. ..................................................................................................................................................[ 34 ] Se ha constatado que el documento que acredita este factor no tiene borrones o enmendaduras y la información en ella consignada no tiene contradicciones. ..................................................................................................................................................[ 35 ] De acuerdo con los parámetros y criterios establecidos en las Bases, el postor …………….. [ 36 ] logró acreditar …………….. [ 37 ], por lo que le corresponde …………….. [ 38 ] puntos. 6.1.4 FACTOR DE EVALUACIÓN: CAPACITACIÓN DEL PERSONAL DE LA ENTIDAD El Comité Especial ha verificado que el postor ……… [ 39 ] presentó el documento ….. [ 40 ], mediante el cual se acredita el cumplimiento de este factor, de acuerdo con la exigencia de las Bases. ..................................................................................................................................................[ 41 ] Se ha constatado que el documento que acredita este factor no tiene borrones o enmendaduras y la información en ella consignada no tiene contradicciones. ..................................................................................................................................................[ 42 ] De acuerdo con los parámetros y criterios establecidos en las Bases, el postor …………….. [ 43 ] logró acreditar …………….. [ 44 ], por lo que le corresponde …………….. [ 45 ] puntos.

28 de 100

FORMATO Nº 11 ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: BIENES

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PÚBLICO) 6.1.5 FACTOR DE EVALUACIÓN: MEJORAS A LAS CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LOS BIENES Y A LAS CONDICIONES PREVISTAS EN LAS BASES El Comité Especial ha verificado que el postor ……. [ 46 ] presentó el documento ….. [ 47 ], mediante el cual se acredita el cumplimiento de este factor, de acuerdo con la exigencia de las Bases. ..................................................................................................................................................[ 48 ] Asimismo, el Comité Especial ha verificado que las mejoras propuestas están consideradas en las Bases del proceso de selección. ..................................................................................................................................................[ 49 ] El postor …………….. [ 50 ] ha presentado las siguientes mejoras …………….. [ 51 ], por lo que, de acuerdo con los criterios y los parámetros de las Bases, le corresponde …………….. [ 52 ] puntos. 6.1.6 FACTOR DE EVALUACIÓN: EXPERIENCIA DEL POSTOR El Comité Especial ha verificado que los documentos que sustentan la experiencia del postor están referidos a la venta o suministro de bienes iguales o similares y que la antigüedad de éstos no supera los .........[ 53 ] años que impone el artículo 44 del Reglamento. ..................................................................................................................................................[ 54 ] El Comité Especial ha verificado que todos los documentos presentados que sustentan la experiencia del postor se encuentran legibles, sin borrones o enmendaduras que los perjudiquen. ..................................................................................................................................................[ 55 ] El Comité Especial ha verificado que los documentos presentados por el postor que acreditan su experiencia están referidas a contratos con su respectiva conformidad por la venta o suministro y/o copias de comprobantes de pago cuya cancelación se acreditó documental y fehacientemente, de acuerdo con las disposiciones de las Bases. ..................................................................................................................................................[ 56 ] La sumatoria de los montos debidamente sustentados por el postor ……….. [ 57 ] asciende a …..…..[ 58 ], por lo que, de acuerdo con el criterio establecido en las Bases le corresponde ……. [ 59 ] puntos. 6.1.7 FACTOR DE EVALUACIÓN: CUMPLIMIENTO DE LA PRESTACIÓN El Comité Especial ha verificado que el postor …………….. [ 60 ] ha presentado las constancias o certificados de cumplimiento de la prestación requeridas en las Bases. Asimismo, ha corroborado que éstas se encuentran relacionadas con los contratos presentados para acreditar la experiencia del postor. ..................................................................................................................................................[ 61 ] Las constancias presentadas por el postor se encuentran legibles y sin borrones o enmendaduras. Asimismo, se ha confirmado que del contenido de las constancias o certificados se desprende que la prestación fue ejecutada sin incurrir en penalidades. ..................................................................................................................................................[ 62 ] El postor …………….. [ 63 ] ha presentado …………….. [ 64 ] constancias o certificados de cumplimiento sin haber incurrido en penalidades, y …………….. [ 65 ] de contrataciones, por lo que en aplicación de la fórmula: PCP= {(PF/NC) X (CBC)}(*) le corresponde …………….. [ 66 ] puntos. (*)

6.1.8 OTROS FACTORES DE EVALUACIÓN

29 de 100

Ver comentario en la hoja de Instrucciones

FORMATO Nº 11 ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: BIENES

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PÚBLICO)

7

6.2

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR Nº 2

…..

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR ….

PUNTAJES TÉCNICOS DE LOS POSTORES COMPLETAR LA INFORMACION SOLICITADA (7.1) PARA CADA POSTOR ADMITIDO REGISTRADO EN EL CAMPO (5)

7.1

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR Nº 1 FACTORES

8

PUNTAJES

PLAZO DE ENTREGA

…… puntos

GARANTÍA COMERCIAL DEL POSTOR Y/O FABRICANTE

…… puntos

DISPONIBILIDAD DE SERVICIOS Y REPUESTOS

…… puntos

CAPACITACIÓN DEL PERSONAL DE LA ENTIDAD

…… puntos

MEJORAS A CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS Y A LAS CONDICIONES PREVISTAS EN LAS BASES

…… puntos

EXPERIENCIA DEL POSTOR

…… puntos

CUMPLIMIENTO DE LA PRESTACIÓN

…… puntos

OTROS FACTORES DE EVALUACIÓN

…… puntos

SUMATORIA TOTAL DE PUNTAJES

…… puntos

7.2

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR Nº 2

…..

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR ….

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN TECNICA De acuerdo a la evaluación técnica realizada, los siguientes postores acceden a la etapa de evaluación económica, en vista de que han obtenido y/o superado el puntaje técnico mínimo (60 puntos) establecido en las Bases:

Nº

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL POSTOR

PUNTAJE TÉCNICO TOTAL

1 2 …

Asimismo, los siguientes postores no acceden a la etapa de evaluación económica, en vista de que no alcanzaron el puntaje técnico mínimo (60 puntos) establecido en las Bases: Nº

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL POSTOR

PUNTAJE TÉCNICO TOTAL

1 2 …

9

ACUERDO ADOPTADO Los miembros del Comité Especial, por …..……………., dan por aprobados los resultados de la evaluación técnica de los postores, de acuerdo con el análisis efectuado y el cuadro adjunto que forma parte del Acta.

10

NOMBRE Y FIRMA DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ

NOMBRE Y FIRMA DEL PRIMER MIEMBRO

30 de 100

NOMBRE Y FIRMA DEL SEGUNDO MIEMBRO

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 11 ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: BIENES

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PÚBLICO) Campo 1 2

Información a Registrar Registrar el número de acta correspondiente. De considerarlo necesario, usar nomenclatura alfanumérica. Completar la información faltante según se indica: [1] [2]

Registrar la ubicación geográfica en que se encuentra sesionando el Comité Especial; por ejemplo, Lima, Cañete, entre otros. Registrar el día en que realiza la sesión.

[3]

Registrar el mes en que se realiza la sesión.

[4]

Registrar el año en que se realiza la sesión.

[5] [6]

Registrar el local donde se sesiona; por ejemplo, los locales de la unidad de abastecimiento del Ministerio de Educación. Registrar la hora de la sesión.

[7]

Registrar número y fecha de formato con el que los miembros fueron designados.

[8]

Registrar número y tipo de proceso.

[9]

Registrar la denominación de la convocatoria.

[ 10 ]

Registrar el valor referencial del proceso.

[ 11 ]

Registrar la fecha del acto público de presentación de propuestas.

3

Registrar los nombres y apellidos de los tres (03) miembros del Comité Especial, indicando si son titulares o suplentes y a que dependencia pertenecen.

4

Completar la información faltante referida a la fecha del Acta Notarial de presentación de propuestas. Así también, registrar la información de las propuestas que no fueron admitidas (de ser necesario, agregar más filas a la tabla).

5

Registrar la información de las propuestas que pasan a evaluación (de ser necesario, agregar más filas a la tabla). Completar la información faltante según se indica, por cada postor que subsane propuestas: [ 12 ]

Registrar el número del postor y su nombre o razón social.

[ 13 ] [ 14 ]

Registrar si el postor "ha cumplido" o "no ha cumplido" con subsanar su propuesta dentro del plazo otorgado. Registrar "admitida" o "no admitida", según corresponda.

[ 15 ]

Registrar el documento mediante el cual el postor comunica la subsanación.

[ 16 ]

Registrar la fecha de presentación ante la Unidad de Trámite Documentario de la Entidad del documento mediante el cual el postor comunica la subsanación. Registrar el detalle de los defectos de forma, tales como errores u omisiones en los documentos presentados que no modifican el alcance de la propuesta técnica que se están subsanando; o de los documentos que fueron omitidos y que se están presentando para acreditar el requerimiento técnico mínimo.

[ 17 ]

6.1

6.1.1

6.1.2

Registrar el nombre o razón social del primer postor admitido para ser evaluado técnicamente. Tener en cuenta que si hay más de un (01) postor admitido, el segundo empezará con 6.2 y también se deberá completar la información referida a cada uno de los factores de evaluación. Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 18 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 19 ]

Registrar el número de anexo o documento, si es que así fue solicitado en las Bases del proceso.

[ 20 ]

En los supuestos en los cuales no se haya presentado el anexo o documento requerido en las Bases, el Comité Especial deberá indicarlo expresamente, a fin de sustentar por qué no se otorga puntaje alguno.

[ 21 ]

Si el plazo consignado en el documento se encuentra borroso, tachado o con enmendaduras, debe registrar estas circunstancias, si decide no otorgarle puntaje alguno.

[ 22 ]

Registrar el plazo mínimo y el máximo de entrega del bien impuesto por las Bases del proceso, especificando que se trata de días calendario.

[ 23 ]

Registrar el plazo ofrecido por el postor en días calendario.

[ 24 ]

Calcular y registrar el puntaje otorgado, según los parámetros considerados en los criterios de las Bases.

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 25 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

31 de 100

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 11 ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: BIENES

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PÚBLICO) 6.1.2 Campo

Registrar la denominación del documento si éste fue consignado en las Bases, por ejemplo un anexo determinado. En todo caso denominarlo documento de acreditación del factor.

[ 27 ]

En caso el postor no haya presentado el documento deberá constar de forma expresa, a fin de sustentar por qué no se otorga puntaje. Si el documento tuviese alguna enmendadura o borrón que impida conocer indubitablemente la manifestación del postor, el Comité Especial debe cosignar estos hechos de manera precisa, a fin de sustentar las razones por las cuales no considera el documento y no otorga puntaje. Asimismo, si el contenido del documento es contradictorio, el comité deberá exponerlo y detallar donde y cuál es la contradicción, a fin de sustentar por qué no considera el documento o una eventual descalificación por contradicción en la propuesta.

[ 28 ]

6.1.3

[ 29 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 30 ]

Registrar qué se solicitó acreditar en este factor para obtener los puntajes y precisar qué fue lo que el postor acreditó mediante los documentos que ha presentado, a fin de considerar todos y cada uno de los componentes que le otorgarán puntaje al postor.

[ 31 ]

Registrar el puntaje que le corresponde de acuerdo con lo requerido y lo acreditado por el postor.

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 32 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 33 ]

Registrar la denominación del documento si éste fue consignado en las Bases, por ejemplo un anexo determinado. En todo caso denominarlo documento de acreditación del factor.

[ 34 ]

En caso el postor no haya presentado el documento deberá constar de forma expresa, a fin de sustentar por qué no se otorga puntaje. Si el documento tuviese alguna enmendadura o borrón que impida conocer indubitablemente la manifestación del postor, el Comité Especial debe consignar estos hechos de manera precisa, a fin de sustentar las razones por las cuales no considera el documento y no otorga puntaje. Asimismo, si el contenido del documento es contradictorio, el comité deberá exponerlo y detallar donde y cuál es la contradicción, a fin de sustentar por qué no considera el documento o una eventual descalificación por contradicción en la propuesta.

[ 35 ]

6.1.4

[ 36 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 37 ]

Registrar qué se solicitó en el factor para obtener los puntajes y precisar qué fue lo que el postor acreditó mediante los documentos que ha presentado, a fin de considerar todos y cada uno de los componentes que le otorgarán puntaje al postor.

[ 38 ]

Registrar el puntaje que le corresponde de acuerdo con lo requerido y lo acreditado por el postor.

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 39 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 40 ]

Registrar la denominación del documento si éste fue consignado en las Bases, por ejemplo un anexo determinado. En todo caso denominarlo documento de acreditación del factor.

[ 41 ]

En caso el postor no haya presentado el documento deberá constar de forma expresa, a fin de sustentar por qué no se otorga puntaje. Si el documento tuviese alguna enmendadura o borrón que impida conocer indubitablemente la manifestación del postor, el Comité Especial debe cosignar estos hechos de manera precisa, a fin de sustentar las razones por las cuales no considera el documento y no otorga puntaje. Asimismo, si el contenido del documento es contradictorio, el Comité deberá exponerlo y detallar donde y cuál es la contradicción, a fin de sustentar por qué no considera el documento o una eventual descalificación por contradicción en la propuesta.

[ 42 ]

6.1.5

Información a Registrar

[ 26 ]

[ 43 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 44 ]

Registrar qué se solicitó acreditar para obtener los puntajes del factor y precisar qué fue lo que el postor acreditó mediante los documentos que ha presentado, a fin de considerar todos y cada uno de los componentes que le otorgarán puntaje al postor. Por ejemplo, capacitación en determinado curso o manejo, con un número determinado de horas, dictado por capacitadores con determinadas condiciones técnicas o certificaciones, entre otros.

[ 45 ]

Registrar el puntaje que le corresponde de acuerdo con lo requerido y lo acreditado por el postor.

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 46 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 47 ]

Registrar la denominación del documento si éste fue consignado en las Bases, por ejemplo un anexo determinado. En todo caso denominarlo documento de acreditación del factor. En caso el postor no haya presentado el documento deberá constar de forma expresa, a fin de sustentar por qué no se otorga puntaje. En caso el postor haya presentado una mejora que no esté considerada previamente en las Bases, el Comité Especial no podrá otorgarle puntaje alguno y así lo consignará.

[ 48 ] [ 49 ]

32 de 100

6.1.5

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 11 ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: BIENES

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PÚBLICO) Campo

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 51 ]

Enumerar las mejoras que el postor ha ofrecido, y sobre éstas y las disposiciones de las Bases se le otorgará el puntaje. Registrar el puntaje que le corresponde de acuerdo con lo requerido y lo acreditado por el postor.

[ 52 ]

6.1.6

6.1.7

Información a Registrar

[ 50 ]

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 53 ]

Registrar el periódo máximo detallado en las Bases, el cual no podrá exceder, en ningún supuesto, de los ocho (8) años, computados a la fecha de la presentación de la propuesta.

[ 54 ]

En caso alguno o algunos de los documentos (contratos y/o comprobantes de pago), a consideración del Comité, no estaría relacionado con el objeto de la convocatoria o bienes que no son similares, deberá señalarlo expresamente, identificando el contrato o comprobante de pago que no será tomado en consideración en este factor. El Comité Especial deberá, obligatoriamente, sustentar por qué estima que los bienes no serían iguales o similares al del objeto de la convocatoria.

[ 55 ]

En los supuestos en los cuales el Comité Especial identifique un documento que no es legible, deberá indicarlo expresamente, a fin de sustentar por qué no ha tomado en cuenta durante la evaluación.

[ 56 ]

Si alguno de los contratos no tiene una conformidad correlativa, deberá identificarse plenamente el documento para sustentar por qué no fue tomado en consideración. Si no existe coherencia en la información del contrato y su conformidad, también deberá identificarse el documento para sustentar su no inclusión en la evaluación.

[ 57 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 58 ]

Registrar el monto total facturado debidamente acreditado en números, indicando el tipo de moneda.

[ 59 ]

Registrar el puntaje que le correspondería de acuerdo con los criterios de las Bases.

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 60 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 61 ] [ 62 ]

Si no están relacionadas con los contratos referidos a la experiencia del postor, debe indicarse expresamente esta situación y detallar las constancias que no coinciden Si el Comité Especial advierte que los documentos no son legibles, debe exponer la situación para sustentar por qué no se consideró determinado documento, igual metodología si del contenido del certificado se desprende que, efectivamente, se ha incurrido en penalidades.

[ 63 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 64 ]

Registrar el número de constancias o certificados presentado.

[ 65 ]

Registrar el número de contrataciones presentadas (que acreditan experiencia del postor).

[ 66 ]

Registrar el puntaje que le corresponde de acuerdo con lo requerido y lo acreditado por el postor.

IMPORTANTE: La fórmula que se incluye es propuesta en el Pronunciamiento 111-2010-DTN donde Pcp es el puntaje que le corresponderá al postor; PF es el puntaje máximo del factor; NC es el número contrataciones que acreditan la experiencia del postor; CBC es el número de constancias de cumplimiento.

6.1.8

En caso el Comité Especial haya determinado "otros factores", de corresponder, deberá registrar que se ha verificado que se han presentado completos todos los documentos mediante los cuales se solicitó acreditar el cumplimiento del factor. Registrar que el contenido de los documentos presentados efectivamente acrediten el cumplimiento del factor de evaluación. Registrar qué fue lo que se solicitó en las Bases y qué es lo que el postor está presentando, a fin de sustentar el otorgamiento de los puntajes.

7.1

Registrar el nombre o razón social de cada postor en evaluación. Tener en cuenta que si hay más de un (01) postor, el segundo empezará con 7.2 y también se deberá completar la información referida a los puntajes de cada factor de evaluación y calcular la sumatoria de los puntajes por cada postor.

8

Registrar la información de los postores que acceden a la etapa de evaluación económica, en vista de que han obtenido y/o superado el puntaje técnico mínimo (60 puntos) establecido en las Bases. También registrar la lista de aquellos postores que no superaron dicha etapa. Completar si es por "unanimidad" o por "mayoría", según corresponda. Registrar los nombres y firmas de los tres (03) miembros del Comité Especial.

9 10

33 de 100

FORMATO Nº 12 ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: BIENES (PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PRIVADO)

1

NÚMERO DE ACTA

2

SOBRE LA INFORMACIÓN GENERAL En, .........[ 1 ], a los .............[ 2 ] días del mes de ..............[ 3 ] del año ..............[ 4 ], en el local del .................[ 5 ], a las .............[ 6 ] horas, se reunieron ..............[ 7 ] , encargado de conducir y desarrollar el proceso de selección de ................[ 8 ] , cuyo objeto de convocatoria es ................[ 9 ] , por un valor referencial de .............[ 10 ] , a fin de EFECTUAR LA APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS TÉCNICAS presentadas al presente proceso de selección.

3

SOBRE EL QUORUM Y LOS MIEMBROS DEL COMITÉ PARTICIPANTES DE LA SESIÓN (DE CORRESPONDER) El quorum necesario que exige la normativa de contratación pública se logró con la presencia de los siguientes miembros: Titular

Presidente:

Suplente Titular

Primer Miembro:

Suplente Titular

Segundo Miembro: 4

Suplente

Dependencia: Dependencia: Dependencia:

DETALLE DE LOS PARTICIPANTES De acuerdo con el cronograma establecido en las Bases, se registraron como participantes los siguientes proveedores:

Nº

Nombre o razón social del participante

RUC

1 2 …

5

DETALLE DE LOS POSTORES En el día y horario señalado en las Bases, los siguientes postores presentaron sus propuestas en sobre cerrado: Nº

Nombre o razón social del postor

RUC

1 2 …

6

Acto seguido, se procede con la apertura de los sobres que contienen las propuestas técnicas de los mencionados postores, y con la revisión de las mismas.

7

DETALLE DE LAS PROPUESTAS QUE NO FUERON ADMITIDAS De acuerdo con la revisión efectuada, las siguientes ofertas no se admiten, por lo que no se les aplicará los factores de evaluación:

Nº

Nombre o razón social del postor

RUC

Nombre del representante legal o representante común del consorcio

1 2 …

34 de 100

Consignar las razones para su no admisión

FORMATO Nº 12 ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: BIENES (PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PRIVADO)

8

DETALLE DE LAS PROPUESTAS QUE PASAN A EVALUACIÓN De acuerdo con la revisión efectuada, las siguientes ofertas se admiten, en vista de que contiene los documentos de carácter obligatorio establecidos en las Bases y cumplen con el requerimiento técnico mínimo: Nº

Nombre o razón social del postor

RUC

Nombre del representante legal o representante común del consorcio

Item(s) a los que postula

1 2 …

Asimismo, se otorga plazo para subsanar las propuestas de los siguientes postores, en atención a lo señalado en el artículo 68 del Reglamento:

Nº

1

2

…

Nombre o razón social del postor

RUC

Nombre del representante legal o representante común del consorcio

Item(s) a los que postula

Detallar el documento o error a subsanarse:

…………………………………………………...[ 11 ]

Plazo de subsanación:

…………………………………………………...[ 12 ]

Detallar el documento o error a subsanarse:

…………………………………………………...[ 11 ]

Plazo de subsanación:

…………………………………………………...[ 12 ]

Detallar el documento o error a subsanarse:

…………………………………………………...[ 11 ]

Plazo de subsanación:

…………………………………………………...[ 12 ]

El Comité Especial ha verificado que el postor ………...[ 13 ], ………...[ 14 ] con subsanar su propuesta dentro del plazo otorgado, por lo que se declara que dicha propuesta es ………...[ 15 ], conforme a la siguiente información:

9

-

Documento mediante el cual el postor comunica la subsanación:

…………………………………………………...[ 16 ]

-

Fecha de presentación ante la Unidad de Trámite Documentario de la Entidad del documento mediante el cual el postor comunica la subsanación:

…………………………………………………...[ 17 ]

EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS EN CONCORDANCIA CON LOS FACTORES DE EVALUACIÓN ESTABLECIDOS EN LAS BASES DEL PROCESO DE SELECCIÓN COMPLETAR LA INFORMACION SOLICITADA (9.1, 9.1.1 - 9.1.8) PARA CADA POSTOR ADMITIDO REGISTRADO EN EL CAMPO (8)

9.1

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR Nº 1

9.1.1 FACTOR DE EVALUACIÓN: PLAZO DE ENTREGA El Comité Especial ha verificado que el postor …………….. [ 18 ] presentó el …….…..… [ 19 ], mediante el cual se acredita el cumplimiento de este factor, de acuerdo con la exigencia de las Bases. ..................................................................................................................................................[ 20 ] El Comité Especial ha verificado que el documento presentado es legible, no tiene borrones o enmendaduras que impidan conocer el plazo de entrega. ..................................................................................................................................................[ 21 ] El plazo mínimo de entrega es de …………….. y el máximo …………….. [ 22 ] El postor ofrece un plazo de …………….. [ 23 ], por lo que, de acuerdo con el criterio establecido en las Bases, obtiene …………….. [ 24 ] puntos.

35 de 100

FORMATO Nº 12 ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: BIENES (PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PRIVADO) 9.1.2 FACTOR DE EVALUACIÓN: GARANTÍA COMERCIAL DEL POSTOR Y/O FABRICANTE El Comité Especial ha verificado que el postor …………….. [ 25 ] presentó el documento ....….. [ 26 ], mediante el cual se acredita el cumplimiento de la garantía comercial, de acuerdo con la exigencia de las Bases. ..................................................................................................................................................[ 27 ] Se ha constatado que el documento que acredita este factor no tiene borrones o enmendaduras y la información en ella consignada no tiene contradicciones. ..................................................................................................................................................[ 28 ] De acuerdo con los parámetros y criterios establecidos en las Bases, el postor …………….. [ 29 ] logró acreditar …………….. [ 30 ], por lo que le corresponde …………….. [ 31 ] puntos. 9.1.3 FACTOR DE EVALUACIÓN: DISPONIBILIDAD DE SERVICIOS Y REPUESTOS El Comité Especial ha verificado que el postor …….. [ 32 ] presentó el documento ….. [ 33 ], mediante el cual se acredita el cumplimiento del factor disponibilidad de servicios y repuestos, de acuerdo con la exigencia de las Bases. ..................................................................................................................................................[ 34 ] Se ha constatado que el documento que acredita este factor no tiene borrones o enmendaduras y la información en ella consignada no tiene contradicciones. ..................................................................................................................................................[ 35 ] De acuerdo con los parámetros y criterios establecidos en las Bases, el postor …………….. [ 36 ] logró acreditar …………….. [ 37 ], por lo que le corresponde …………….. [ 38 ] puntos. 9.1.4 FACTOR DE EVALUACIÓN: CAPACITACIÓN DEL PERSONAL DE LA ENTIDAD El Comité Especial ha verificado que el postor ……… [ 39 ] presentó el documento ….. [ 40 ], mediante el cual se acredita el cumplimiento de este factor, de acuerdo con la exigencia de las Bases. ..................................................................................................................................................[ 41 ] Se ha constatado que el documento que acredita este factor no tiene borrones o enmendaduras y la información en ella consignada no tiene contradicciones. ..................................................................................................................................................[ 42 ] De acuerdo con los parámetros y criterios establecidos en las Bases, el postor …………….. [ 43 ] logró acreditar …………….. [ 44 ], por lo que le corresponde …………….. [ 45 ] puntos. 9.1.5 FACTOR DE EVALUACIÓN: MEJORAS A LAS CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LOS BIENES Y A LAS CONDICIONES PREVISTAS EN LAS BASES El Comité Especial ha verificado que el postor ……. [ 46 ] presentó el documento ….. [ 47 ], mediante el cual se acredita el cumplimiento de este factor, de acuerdo con la exigencia de las Bases. ..................................................................................................................................................[ 48 ] Asimismo, el Comité Especial ha verificado que las mejoras propuestas están consideradas en las Bases del proceso de selección. ..................................................................................................................................................[ 49 ] El postor …………….. [ 50 ] ha presentado las siguientes mejoras …………….. [ 51 ], por lo que, de acuerdo con los criterios y los parámetros de las Bases, le corresponde …………….. [ 52 ] puntos. 9.1.6 FACTOR DE EVALUACIÓN: EXPERIENCIA DEL POSTOR El Comité Especial ha verificado que los documentos que sustentan la experiencia del postor están referidos a la venta o suministro de bienes iguales o similares y que la antigüedad de éstos no supera los .........[ 53 ] años que impone el artículo 44 del Reglamento. ..................................................................................................................................................[ 54 ] El Comité Especial ha verificado que todos los documentos presentados que sustentan la experiencia del postor se encuentran legibles, sin borrones o enmendaduras que los perjudiquen. ..................................................................................................................................................[ 55 ]

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FORMATO Nº 12 ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: BIENES (PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PRIVADO)

El Comité Especial ha verificado que los documentos presentados por el postor que acreditan su experiencia están referidas a contratos con su respectiva conformidad por la venta o suministro y/o copias de comprobantes de pago cuya cancelación se acreditó documental y fehacientemente, de acuerdo con las disposiciones de las Bases. ..................................................................................................................................................[ 56 ] La sumatoria de los montos debidamente sustentados por el postor ………… [ 57 ] asciende a ……..[ 58 ], por lo que, de acuerdo con el criterio establecido en las Bases le corresponde ……. [ 59 ] puntos. 9.1.7 FACTOR DE EVALUACIÓN: CUMPLIMIENTO DE LA PRESTACIÓN El Comité Especial ha verificado que el postor …………….. [ 60 ] ha presentado las constancias o certificados de cumplimiento de la prestación requeridas en las Bases. Asimismo, ha corroborado que éstas se encuentran relacionadas con los contratos presentados para acreditar la experiencia del postor. ..................................................................................................................................................[ 61 ] Las constancias presentadas por el postor se encuentran legibles y sin borrones o enmendaduras. Asimismo, se ha confirmado que del contenido de las constancias o certificados se desprende que la prestación fue ejecutada sin incurrir en penalidades. ..................................................................................................................................................[ 62 ] El postor …………….. [ 63 ] ha presentado …………….. [ 64 ] constancias de cumplimiento sin haber incurrido en penalidades, y …………….. [ 65 ] de contrataciones, por lo que en aplicación de la fórmula: PCP= {(PF/NC) X (CBC)}(*) le corresponde …………….. [ 66 ] puntos. (*)

Ver comentario en la hoja de Instrucciones

9.1.8 OTROS FACTORES DE EVALUACIÓN

10

9.2

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR Nº 2

…..

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR ….

PUNTAJES TÉCNICOS DE LOS POSTORES COMPLETAR LA INFORMACION SOLICITADA (10.1) PARA CADA POSTOR ADMITIDO REGISTRADO EN EL CAMPO (8)

10.1 NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR Nº 1 FACTORES

PUNTAJES

PLAZO DE ENTREGA

…… puntos

GARANTÍA COMERCIAL DEL POSTOR Y/O FABRICANTE

…… puntos

DISPONIBILIDAD DE SERVICIOS Y REPUESTOS

…… puntos

CAPACITACIÓN DEL PERSONAL DE LA ENTIDAD

…… puntos

MEJORAS A CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS Y A LAS CONDICIONES PREVISTAS EN LAS BASES

…… puntos

EXPERIENCIA DEL POSTOR

…… puntos

CUMPLIMIENTO DE LA PRESTACIÓN

…… puntos

OTROS FACTORES DE EVALUACIÓN

…… puntos

SUMATORIA TOTAL DE PUNTAJES

…… puntos

10.2 NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR Nº 2 ….. 11

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR ….

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN TECNICA De acuerdo a la evaluación técnica realizada, los siguientes postores acceden a la etapa de evaluación económica, en vista de que han obtenido y/o superado el puntaje técnico mínimo (60 puntos) establecido en las Bases:

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FORMATO Nº 12

11

ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: BIENES (PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PRIVADO) Nº

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL POSTOR

PUNTAJE TÉCNICO TOTAL

1 2 …

Asimismo, los siguientes postores no acceden a la etapa de evaluación económica, en vista de que no alcanzaron el puntaje técnico mínimo (60 puntos) establecido en las Bases: Nº

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL POSTOR

PUNTAJE TÉCNICO TOTAL

1 2 …

12

ACUERDO ADOPTADO Los miembros del Comité Especial, por ………………..., dan por aprobados los resultados de la evaluación técnica de los postores, de acuerdo con el análisis efectuado y el cuadro adjunto que forma parte del Acta.

13

NOMBRES Y FIRMAS DE LOS REPRESENTANTES DEL ÓRGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES O DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ ESPECIAL

38 de 100

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 12 ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: BIENES

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PRIVADO) Campo 1 2

Información a Registrar Registrar el número de acta correspondiente. De considerarlo necesario, usar nomenclatura alfanumérica. Completar la información faltante según se indica: [1] [2]

Registrar la ubicación geográfica en que se encuentra sesionando el Comité Especial; por ejemplo, Lima, Cañete, entre otros. Registrar el día en que se realiza la sesión

[3]

Registrar el mes en que se realiza la sesión

[4]

Registrar el año en que se realiza la sesión

[5]

Registrar el local donde se sesiona; por ejemplo, los locales de la unidad de abastecimiento del Ministerio de Educación. Registrar la hora de la sesión

[6] [7] [8]

Precisar si se reunieron los representantes del órgano encargado de las contrataciones o los miembros del Comité Especial, según corresponda. Registrar número y tipo de proceso

[9]

Registrar la denominación de la convocatoria.

[ 10 ]

Registrar el monto del valor referencial.

3

En caso corresponda, registrar los nombres y apellidos de los tres (03) miembros del Comité Especial, indicando si son titulares o suplentes y a que dependencia pertenecen.

4

Registrar a los participantes detallando su nombre o razón social, y su RUC.

5

Registrar a los postores detallando su nombre o razón social, y su RUC.

6

No modificar este campo.

7

Registrar la información de las propuestas que no fueron admitidas (de ser necesario, agregar más filas a la tabla). Registrar la información de las propuestas que pasarán a evaluación (de ser necesario, agregar más filas a la tabla), precisando los ítems a los que postula.

8

Completar la información faltante según se indica:

9.1

9.1.1

9.1.2

[ 11 ]

Registrar el detalle de los defectos de forma, tales como errores u omisiones en los documentos presentados que no modifican el alcance de la propuesta técnica; o los documentos cuya presentación fue omitido por el postor para acreditar el requerimiento técnico mínimo.

[ 12 ]

Registrar el plazo de subsanación otorgado al postor.

[ 13 ]

Registrar el número del postor y su nombre o razón social.

[ 14 ]

Registrar si el postor "ha cumplido" o "no ha cumplido" con subsanar su propuesta dentro del plazo otorgado.

[ 15 ]

Registrar "admitida" o "no admitida", según corresponda.

[ 16 ]

Registrar el documento mediante el cual el postor comunica la subsanación.

[ 17 ]

Registrar la fecha de presentación ante la Unidad de Trámite Documentario de la Entidad del documento mediante el cual el postor comunica la subsanación.

Registrar el nombre o razón social del primer postor admitido para ser evaluado técnicamente. Tener en cuenta que si hay más de un (01) postor admitido, el segundo empezará con 9.2 y también se deberá completar la información referida a cada uno de los factores de evaluación. Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 18 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 19 ]

Registrar el número de anexo o documento, si es que así fue solicitado en las Bases del proceso.

[ 20 ]

En los supuestos en los cuales no se haya presentado el anexo o documento requerido en las Bases, el Comité Especial deberá indicarlo expresamente, a fin de sustentar por qué no se otorga puntaje alguno.

[ 21 ]

Si el plazo consignado en el documento se encuentra borroso, tachado o con enmendaduras, debe registrar estas circunstancias, si decide no otorgarle puntaje alguno.

[ 22 ] [ 23 ]

Registrar el plazo mínimo y el máximo de entrega del bien impuesto por las Bases del proceso, especificando que se trata de días calendario. Registrar el plazo ofrecido por el postor en días calendario.

[ 24 ]

Calcular y registrar el puntaje otorgado, según los parámetros considerados en los criterios de las Bases.

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 25 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

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INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 12 ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: BIENES

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PRIVADO) 9.1.2 Campo

Registrar la denominación del documento si éste fue consignado en las Bases, por ejemplo un anexo determinado. En todo caso denominarlo documento de acreditación del factor.

[ 27 ]

En caso el postor no haya presentado el documento deberá constar de forma expresa, a fin de sustentar por qué no se otorga puntaje. Si el documento tuviese alguna enmendadura o borrón que impida conocer indubitablemente la manifestación del postor, el Comité Especial debe registrar estos hechos de manera precisa, a fin de sustentar las razones por las cuales no considera el documento y no otorga puntaje. Asimismo, si el contenido del documento es contradictorio, el Comité deberá registrar donde y cuál es la contradicción, a fin de sustentar por qué no considera el documento o una eventual descalificación por contradicción en la propuesta.

[ 28 ]

9.1.3

[ 29 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 30 ]

Registrar qué se solicitó acreditar en este factor para obtener los puntajes y precisar qué fue lo que el postor acreditó mediante los documentos que ha presentado, a fin de considerar todos y cada uno de los componentes que le otorgarán puntaje al postor.

[ 31 ]

Registrar el puntaje que le corresponde de acuerdo con lo requerido y lo acreditado por el postor.

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 32 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 33 ]

Registrar la denominación del documento si éste fue consignado en las Bases, por ejemplo un anexo determinado. En todo caso denominarlo documento de acreditación del factor.

[ 34 ]

En caso el postor no haya presentado el documento deberá registrarse, a fin de sustentar por qué no se otorga puntaje. Si el documento tuviese alguna enmendadura o borrón que impida conocer indubitablemente la manifestación del postor, el Comité Especial debe registrar estos hechos de manera precisa, a fin de sustentar las razones por las cuales no considera el documento y no otorga puntaje. Asimismo, si el contenido del documento es contradictorio, el Comité deberá registrar donde y cuál es la contradicción, a fin de sustentar por qué no considera el documento o una eventual descalificación por contradicción en la propuesta.

[ 35 ]

9.1.4

[ 36 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 37 ]

Registrar qué se solicitó en el factor para obtener los puntajes y precisar qué fue lo que el postor acreditó mediante los documentos que ha presentado, a fin de considerar todos y cada uno de los componentes que le otorgarán puntaje al postor.

[ 38 ]

Registrar el puntaje que le corresponde de acuerdo con lo requerido y lo acreditado por el postor.

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 39 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 40 ]

Registrar la denominación del documento si éste fue consignado en las Bases, por ejemplo un anexo determinado. En todo caso denominarlo documento de acreditación del factor.

[ 41 ]

En caso el postor no haya presentado el documento, deberá constar de forma expresa, a fin de sustentar por qué no se otorga puntaje. Si el documento tuviese alguna enmendadura o borrón que impida conocer indubitablemente la manifestación del postor, el Comité Especial debe registrar estos hechos de manera precisa, a fin de sustentar las razones por las cuales no considera el documento y no otorga puntaje. Asimismo, si el contenido del documento es contradictorio, el comité deberá registrar donde y cuál es la contradicción, a fin de sustentar por qué no considera el documento o una eventual descalificación por contradicción en la propuesta.

[ 42 ]

9.1.5

Información a Registrar

[ 26 ]

[ 43 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 44 ]

Registrar qué se solicitó acreditar para obtener los puntajes del factor y precisar qué fue lo que el postor acreditó mediante los documentos que ha presentado, a fin de considerar todos y cada uno de los componentes que le otorgarán puntaje al postor. Por ejemplo, capacitación en determinado curso o manejo, con un número determinado de horas, dictado por capacitadores con determinadas condiciones técnicas o certificacaciones, entre otros.

[ 45 ]

Registrar el puntaje que le corresponde de acuerdo con lo requerido y lo acreditado por el postor.

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 46 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 47 ]

Registrar la denominación del documento si éste fue consignado en las Bases, por ejemplo un anexo determinado. En todo caso denominarlo documento de acreditación del factor.

40 de 100

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 12 ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: BIENES

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PRIVADO) 9.1.5 Campo

[ 48 ] [ 49 ] [ 50 ] [ 51 ] [ 52 ]

9.1.6

9.1.7

Información a Registrar

En caso el postor no haya presentado el documento deberá registrase en forma expresa, a fin de sustentar por qué no se otorga puntaje. En caso el postor haya presentado una mejora que no esté considerada previamente en las Bases, el Comité Especial no podrá otorgarle puntaje alguno y así lo consignará. Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación. Enumerar las mejoras que el postor ha ofrecido, y sobre éstas y las disposiciones de las Bases se le otorgará el puntaje. Registrar el puntaje que le corresponde de acuerdo con lo requerido y lo acreditado por el postor.

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 53 ]

Registrar el periódo máximo detallado en las Bases, el cual no podrá exceder, en ningún supuesto, de los ocho (8) años, computados a la fecha de la presentación de la propuesta.

[ 54 ]

En caso alguno o algunos de los documentos (contratos y/o comprobantes de pago), a consideración del Comité Especial, no estaría relacionado con el objeto de la convocatoria o bienes que no son similares, registrar detalladamente, identificando el contrato o comprobante de pago que no será tomado en consideración en este factor. El Comité Especial deberá, obligatoriamente, registrar el sustento de por qué estima que los bienes no serían iguales o similares al del objeto de la convocatoria.

[ 55 ]

En los supuestos en los cuales el Comité Especial identifique un documento que no es legible, deberá indicarlo expresamente, a fin de sustentar por qué no ha sido tomado en cuenta durante la evaluación.

[ 56 ]

Si alguno de los contratos no tiene una conformidad correlativa, deberá registrarse el documento para sustentar por qué no fue tomado en consideración. Si no existe coherencia en la información del contrato y su conformidad, también deberá registrarse el documento para sustentar su no inclusión en la evaluación.

[ 57 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 58 ]

Registrar el monto total facturado debidamente acreditado en números, indicando el tipo de moneda.

[ 59 ]

Registrar el puntaje que le correspondería de acuerdo con los criterios de las Bases.

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 60 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 61 ] [ 62 ]

Si no están relacionadas con los contratos referidos a la experiencia del postor, debe registrarse expresamente esta situación y detallar las constancias que no coinciden Si el Comité Especial advierte que los documentos no son legibles, debe registrar la situación para sustentar por qué no se consideró determinado documento, igual metodología si del contenido del certificado se desprende que, efectivamente, se ha incurrido en penalidades.

[ 63 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 64 ]

Registrar el número de constancias o certificados presentado.

[ 65 ]

Registrar el número de contrataciones presentadas (que acreditan experiencia del postor).

[ 66 ]

Registrar el puntaje que le corresponde de acuerdo con lo requerido y lo acreditado por el postor.

IMPORTANTE: La fórmula que se incluye es propuesta en el Pronunciamiento 111-2010-DTN donde Pcp es el puntaje que le corresponderá al postor; PF es el puntaje máximo del factor; NC es el número contrataciones que acreditan la experiencia del postor; CBC es el número de constancias de cumplimiento.

9.1.8

En caso el Comité Especial haya determinado "otros factores", de corresponder, deberá registrar que se ha verificado que se han presentado, completos todos los documentos mediante los cuales se solicitó acreditar el cumplimiento del factor. Registrar que el contenido de los documentos presentados efectivamente acrediten el cumplimiento del factor de evaluación. Registrar qué fue lo que se solicitó en las Bases y qué es lo que el postor está presentando, a fin de sustentar el otorgamiento de los puntajes.

10.1

Registrar el nombre o razón social de cada postor en evaluación. Tener en cuenta que si hay más de un (01) postor, el segundo empezará con 10.2 y también se deberá completar la información referida a los puntajes de cada factor de evaluación y calcular la sumatoria de los puntajes por cada postor.

11

Registrar la información de los postores que acceden a la etapa de evaluación económica, en vista de que han obtenido y/o superado el puntaje técnico mínimo (60 puntos) establecido en las Bases. También registrar la lista de aquellos postores que no superaron dicha etapa. Completar si es por "unanimidad" o por "mayoría", según corresponda.

12

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INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 12 ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: BIENES

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PRIVADO) Campo 13

Información a Registrar Registrar los nombres y firmas de los representantes del órgano encargado de las contrataciones o de los tres (03) miembros del Comité Especial.

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FORMATO Nº 13 ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS EN GENERAL

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PÚBLICO) PREVIA AL ACTA NOTARIAL DE OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO PARA LOS CASOS DE ACTOS PÚBLICOS

1

NÚMERO DE ACTA

2

SOBRE LA INFORMACIÓN GENERAL En, .........[ 1 ], a los .............[ 2 ] días del mes de ..............[ 3 ] del año ..............[ 4 ], en el local del .................[ 5 ], a las .............[ 6 ] horas, se reunieron los miembros del Comité Especial consignados en el Formato .............[ 7 ] , encargado de conducir y desarrollar el proceso de selección de ................[ 8 ] , cuyo objeto de convocatoria es ................[ 9 ] , por un valor referencial de .............[ 10 ] , a fin de EFECTUAR LA EVALUACIÓN TÉCNICA de las propuestas admitidas en el acto público de presentación de propuestas del día …….[ 11 ].

3

SOBRE EL QUORUM Y LOS MIEMBROS PARTICIPANTES DE LA SESIÓN El quorum necesario que exige la normativa de contratación pública se logró con la presencia de los siguientes miembros: Titular

Presidente:

Titular

Primer Miembro:

Dependencia:

Suplente Titular

Segundo Miembro: 4

Dependencia:

Suplente

Dependencia:

Suplente

DETALLE DE LAS PROPUESTAS QUE NO FUERON ADMITIDAS EN ACTO PÚBLICO DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS De acuerdo con el Acta Notarial, referido a la presentación de propuestas, las siguientes ofertas no fueron admitidas por lo que no se procederá con su evaluación:

Nº

Nombre o razón social del postor

RUC

Nombre del representante legal o representante común del consorcio

Consignar las razones para su no admisión

1 2 …

5

DETALLE DE LAS PROPUESTAS QUE PASAN A EVALUACIÓN De acuerdo con el Acta Notarial, referido a la presentación de propuestas, las siguientes ofertas fueron admitidas o contaron con plazo para su subsanación:

Nº

Nombre o razón social del postor

RUC

Nombre del representante legal o representante común del consorcio

Item(s) a los que postula

Situación de la propuesta (Admitida o con plazo para subsanación)

1 2 …

El Comité Especial ha verificado que el postor ………...[ 12 ], ………...[ 13 ] con subsanar su propuesta dentro del plazo otorgado, por lo que se declara que dicha propuesta es ………...[ 14 ], conforme a la siguiente información: -

Documento mediante el cual el postor comunica la subsanación:

…………………………………………………...[ 15 ]

-

Fecha de presentación ante la Unidad de Trámite Documentario de la Entidad del documento mediante el cual el postor comunica la subsanación:

…………………………………………………...[ 16 ]

-

Detallar el documento o error que se subsana

…………………………………………………...[ 17 ]

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FORMATO Nº 13 ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS EN GENERAL

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PÚBLICO) 6

EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS EN CONCORDANCIA CON LOS FACTORES DE EVALUACIÓN ESTABLECIDOS EN LAS BASES DEL PROCESO DE SELECCIÓN COMPLETAR LA INFORMACION SOLICITADA (6.1, 6.1.1 - 6.1.7) PARA CADA POSTOR ADMITIDO REGISTRADO EN EL CAMPO (5)

6.1

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR Nº 1

6.1.1 FACTOR DE EVALUACIÓN: EXPERIENCIA EN LA ACTIVIDAD El Comité Especial ha verificado que los documentos que sustentan la experiencia del postor están referidos a prestaciones correspondientes a la actividad objeto de la convocatoria y que la antigüedad de éstos no supera los .........[ 18 ] años que impone el artículo 45 del Reglamento. ..................................................................................................................................................[ 19 ] El Comité Especial ha verificado que todos los documentos presentados que sustentan la experiencia del postor se encuentran legibles, sin borrones o enmendaduras que los perjudiquen. ..................................................................................................................................................[ 20 ] El Comité Especial ha verificado que los documentos presentados por el postor que acreditan su experiencia están referidas a contratos con su respectiva conformidad y/o copias de comprobantes de pago cuya cancelación se acreditó documental y fehacientemente, de acuerdo con las disposiciones de las Bases. ..................................................................................................................................................[ 21 ] La sumatoria de los montos debidamente sustentados por el postor ……. [ 22 ] asciende a ……..[ 23 ], por lo que, de acuerdo con el criterio establecido en las Bases le corresponde ……. [ 24 ] puntos. 6.1.2 FACTOR DE EVALUACIÓN: EXPERIENCIA EN LA ESPECIALIDAD El Comité Especial ha verificado que los documentos presentados por el postor …….[ 25 ] que acreditan su experiencia en este rubro están referidos a servicios considerados como de la especialidad, los cuales se encuentran señalados en las Bases. ……………………………………………………………………............................................ [ 26 ] El Comité Especial ha verificado que los documentos presentados por el postor que acreditan su experiencia en la especialidad no tienen una antigüedad superior a ……[ 27 ] años contados desde la fecha de presentación de la propuesta. ……………………………………………………………………............................................ [ 28 ] El Comité Especial ha verificado que los documentos presentados por el postor que acreditan su experiencia en la especialidad son contratos con su respectiva conformidad o comprobantes de pago cuya cancelación se ha acreditado documental y fehacientemente, de acuerdo con las disposiciones de las Bases. ……………………………………………………………………............................................ [ 29 ] El Comité Especial ha verificado que todos los documentos presentados para sustentar la experiencia en la especialidad son legibles y no contienen borrones o enmendaduras. ……………………………………………………………………............................................ [ 30 ] El Comité Especial ha verificado los contratos válidos que pueden ser evaluados y establece el monto facturado en el rubro experiencia en la especialidad en ……[ 31 ], por lo que, de acuerdo con los criterios definidos en las Bases, le corresponde ……[ 32 ] puntos. 6.1.3 FACTOR DE EVALUACIÓN: CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO El Comité Especial ha verificado que el postor …….. [ 33 ] ha presentado constancias o certificados de cumplimiento de la prestación requeridas en las Bases, y ha corroborado que éstas se encuentran relacionadas con los contratos presentados para acreditar la experiencia del postor en la actividad (o especialidad). ..................................................................................................................................................[ 34 ] El Comité Especial ha verificado que las constancias o certificados presentados por el postor están legibles y no tienen borrones o enmendaduras. Asimismo, ha corroborado que del contenido de estos documentos se desprende que la ejecución de los servicios no tuvo penalidad alguna. ..................................................................................................................................................[ 35 ]

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FORMATO Nº 13 ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS EN GENERAL

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PÚBLICO) El postor …………….. [ 36 ] ha presentado ….. [ 37 ] constancias o certificados de cumplimiento sin haber incurrido en penalidades, y …… [ 38 ] de contrataciones, por lo que en aplicación de la fórmula: PCP= {(PF/NC) X (CBC)}(*) le corresponde ….. [ 39 ] puntos. (*)

Ver comentario en la hoja de Instrucciones

6.1.4 FACTOR DE EVALUACIÓN: PERSONAL PROPUESTO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DESARROLLAR ESTE PUNTO POR CADA PERSONAL PROPUESTO

Se ha constatado que los documentos que acreditan la experiencia en la especialidad del personal propuesto no tienen borrones o enmendaduras y la información en ella consignada no tiene contradicciones. ……………………………………………………………………………………………….. [ 40 ] De acuerdo con los parámetros y criterios establecidos en las Bases, el postor ... …….…[ 41 ] logró acreditar ...…..…[ 42 ] años de experiencia en la especialidad, por lo que le corresponde ……[ 43 ] puntos.

6.1.5 FACTOR DE EVALUACIÓN: MEJORAS A LAS CONDICIONES PREVISTAS El Comité Especial ha verificado que el postor ……[ 44 ] presentó mejoras a las condiciones previstas, de acuerdo con el detalle consignado en las Bases del proceso. ……………………………………………………………………………………………….. [ 45 ] El postor ..……[ 46 ] ha presentado las siguientes mejoras .……[ 47 ], por lo que, de acuerdo con los criterios y los parámetros de las Bases, le corresponde ……[ 48 ] puntos. 6.1.6 FACTOR DE EVALUACIÓN: OTROS FACTORES REFERIDOS AL OBJETO DE LA CONVOCATORIA (EQUIPAMIENTO, INFRAESTRUCTURA) DESARROLLAR ESTE PUNTO POR CADA UNO DE LOS FACTORES ADICIONALES REGISTRADOS EN LAS BASES

El Comité Especial ha verificado que el postor ...……[ 49 ] ha presentado los documentos para acreditar el factor relacionado con el objeto de la convocatoria. ……………………………………………………………………………………………….. [ 50 ] Los documentos presentados se encuentran legibles y sin borrones o enmendaduras. ……………………………………………………………………............................................ [ 51 ] De acuerdo con los criterios de las Bases y los documentos presentados por el postor …….[ 52 ], se acreditó el cumplimiento de ……[ 53 ], por lo que le corresponde ……[ 54 ] puntos. 6.1.7 OTROS FACTORES DE EVALUACIÓN

7

6.2

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR Nº 2

…..

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR ….

PUNTAJES TÉCNICOS DE LOS POSTORES COMPLETAR LA INFORMACION SOLICITADA (7.1) PARA CADA POSTOR ADMITIDO REGISTRADO EN EL CAMPO (5)

7.1

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR Nº 1 FACTORES

PUNTAJES

EXPERIENCIA EN LA ACTIVIDAD

…… puntos

EXPERIENCIA EN LA ESPECIALIDAD

…… puntos

CUMPLIMIENTO DE SERVICIO

…… puntos

PERSONAL PROPUESTO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

…… puntos

MEJORAS A LAS CONDICIONES PREVISTAS

…… puntos

OTROS FACTORES REFERIDOS AL OBJETO DE LA CONVOCATORIA

…… puntos

SUMATORIA TOTAL DE PUNTAJES

…… puntos

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FORMATO Nº 13 ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS EN GENERAL

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PÚBLICO)

8

7.2

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR Nº 2

…..

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR ….

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN TECNICA De acuerdo a la evaluación técnica realizada, los siguientes postores acceden a la etapa de evaluación económica, en vista de que han obtenido y/o superado el puntaje técnico mínimo (80 puntos) establecido en las Bases:

Nº

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL POSTOR

PUNTAJE TÉCNICO TOTAL

1 2 …

Asimismo, los siguientes postores no acceden a la etapa de evaluación económica, en vista de que no alcanzaron el puntaje técnico mínimo (80 puntos) establecido en las Bases: Nº

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL POSTOR

PUNTAJE TÉCNICO TOTAL

1 2 …

9

ACUERDO ADOPTADO Los miembros del Comité Especial, por …………………..., dan por aprobados los resultados de la evaluación técnica de los postores, de acuerdo con el análisis efectuado.

10

NOMBRE Y FIRMA DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ

NOMBRE Y FIRMA DEL PRIMER MIEMBRO

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NOMBRE Y FIRMA DEL SEGUNDO MIEMBRO

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 13 ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS EN GENERAL

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PÚBLICO) Campo 1 2

Información a Registrar Registrar el número de acta correspondiente. De considerarlo necesario, usar nomenclatura alfanumérica. Completar la información faltante según se indica: [1] [2]

Registrar la ubicación geográfica en que se encuentra sesionando el Comité Especial; por ejemplo, Lima, Cañete, entre otros. Registrar el día en que se realiza la sesión

[3]

Registrar el mes en que se realiza la sesión

[4]

Registrar el año en que se realiza la sesión

[5] [6]

Registrar el local donde se sesiona; por ejemplo, los locales de la unidad de abastecimiento del Ministerio de Educación. Registrar la hora de la sesión

[7]

Registrar número y fecha de formato con el que los miembros fueron designados.

[8]

Registrar número y tipo de proceso

[9]

Registrar la denominación de la convocatoria.

[ 10 ]

Registrar el valor referencial del proceso.

[ 11 ]

Registrar la fecha del acto de presentación de propuestas.

3

Registrar los nombres y apellidos de los tres (03) miembros del Comité Especial, indicando si son titulares o suplentes y a que dependencia pertenecen.

4

Completar la información faltante referida a la fecha del Acta Notarial de presentación de propuestas. Así también, registrar la información de las propuestas que no fueron admitidas en acto público (de ser necesario, agregar más filas a la tabla).

5

Registrar la información de las propuestas que pasan a evaluación (de ser necesario, agregar más filas a la tabla). Completar la información faltante según se indica, por cada postor que subsane propuestas: [ 12 ]

Registrar el número del postor y su nombre o razón social.

[ 13 ]

Registrar si el postor "ha cumplido" o "no ha cumplido" con subsanar su propuesta dentro del plazo otorgado.

[ 14 ]

Registrar "admitida" o "no admitida", según corresponda.

[ 15 ]

Registrar el documento mediante el cual el postor comunica la subsanación.

[ 16 ]

Registrar la fecha de presentación ante la Unidad de Trámite Documentario de la Entidad del documento mediante el cual el postor comunica la subsanación. Registrar el detalle de los defectos de forma, tales como errores u omisiones en los documentos presentados que no modifican el alcance de la propuesta técnica que se están subsanando; o de los documentos que fueron omitidos y que se están presentando para acreditar el requerimiento técnico mínimo.

[ 17 ]

6.1

6.1.1

Registrar el nombre o razón social del primer postor admitido para ser evaluado técnicamente. Tener en cuenta que si hay más de un (01) postor admitido, el segundo empezará con 6.2 y también se deberá completar la información referida a cada uno de los factores de evaluación. Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 18 ]

Registrar el periódo máximo detallado en las Bases, el cual no podrá exceder, en ningún supuesto, de los ocho (8) años, computados a la fecha de la presentación de la propuesta.

[ 19 ]

Si el Comité Especial no considera algún o algunos contratos porque estima que no están referidos a prestaciones correspondientes a la actividad objeto de la convocatoria, deberá fundamentar su decisión, registrando las razones por las que se concluye que el servicio contenido en determinado contrato no puede ser circunscrito a ello.

[ 20 ]

Si el Comité Especial considera que alguno o algunos de los documentos no están legibles, deberá registrar esta situación, detallando por qué y cuál documento no será considerado en la evaluación.

[ 21 ]

Si alguno de los contratos no tiene una conformidad correlativa, deberá registrarse dicho documento para sustentar por qué no fue tomado en consideración. Si no existe coherencia en la información del contrato y su conformidad, también deberá registrarse el documento para sustentar su no inclusión en la evaluación. Por ejemplo, el monto del contrato difiere del monto de la constancia.

[ 22 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 23 ]

Registrar el monto total facturado debidamente acreditado en números, indicando el tipo de moneda.

[ 24 ]

Registrar el puntaje que le correspondería de acuerdo con los criterios de las Bases.

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INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 13 ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS EN GENERAL

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PÚBLICO) Campo 6.1.2

6.1.3

Información a Registrar Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 25 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 26 ]

Si el Comité Especial considera que uno o algunos de los contratos presentados por el postor no se ajusta a la definición de especialidad consignada en las Bases, entonces deberá identificar y registrar el contrato que no considerará válido, detallando las razones de su decisión.

[ 27 ]

Registrar el tiempo máximo de antigüedad que se ha establecido en las Bases, el mismo que no puede superar los ocho (8) años contados desde la fecha de presentación de propuestas.

[ 28 ]

Si el Comité Especial advierte que uno o algunos de los documentos superan la antigüedad considerada en las Bases, entonces deberá identificarlo y registrar la razón por la que no será tomada en consideración al momento de la evaluación.

[ 29 ]

Si alguno de los contratos no tiene una conformidad correlativa o la información de ésta no es concordante con la del contrato, entonces deberá identificarse y registrar el documento para sustentar las razones de su no inclusión en la evaluación. Por ejemplo que el monto del contrato difiera del monto de la constancia.

[ 30 ]

Si el Comité Especial detecta un documento que a su criterio no resulta legible o tiene borrones o enmendaduras, entonces deberá registrar esta situación, detallando las razones por las que no lo considera legible o con borrones o enmendaduras, a fin de fundamentar su no inclusión en la evaluación.

[ 31 ]

Registrar el monto facturado y tipo de moneda que ha tomado en consideración.

[ 32 ]

Otorgar y registrar el puntaje de acuerdo con el monto facturado acreditado y los parámetros de las Bases.

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 33 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 34 ]

Si considera que las constancias o certificados no están relacionados con los contratos que sustentan la experiencia, entonces deberá registrarlo, identificando las constancias o certificados que no tienen relación con los contratos presentados para sustentar la experiencia.

[ 35 ]

Si el Comité Especial advierte que un documento no es legible o tiene borrones o enmendaduras, entonces deberá registrar esta situación para sustentar por qué no se consideró determinado documento, igual metodología si del contenido del certificado no se desprende que, efectivamente, no se haya incurrido en penalidad.

[ 36 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 37 ]

Registrar el número de constancias o certificados presentados.

[ 38 ]

Registrar el número de contrataciones presentadas para acreditar la experiencia del postor.

[ 39 ]

Registrar el puntaje que le corresponde de acuerdo con lo requerido y lo acreditado por el postor

IMPORTANTE: La fórmula que se incluye es propuesta en el Pronunciamiento 111-2010-DTN donde Pcp es el puntaje que le corresponderá al postor; PF es el puntaje máximo del factor; NC es el número contrataciones que acreditan la experiencia del postor; CBC es el número de constancias de cumplimiento.

6.1.4

6.1.5

6.1.6

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información por cada personal propuesto por el postor: [ 40 ]

En caso el Comité Especial considere que algún o algunos de los documentos no se encuentran legibles, debe registrar detalladamente por qué interpreta que éste no es legible, tiene un borrón o una enmendadura.

[ 41 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 42 ]

Registrar el número de años de experiencia en la especialidad.

[ 43 ]

Registrar el puntaje que le corresponde de acuerdo con lo requerido y lo acreditado por el postor.

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 44 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 45 ]

En caso el Comité Especial considere que alguna mejora propuesta no está acorde con los aspectos establecidos en las Bases, entonces debe registrar claramente, explicando los fundamentos por los cuales no lo considera como una mejora y no se le otorga puntaje.

[ 46 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 47 ]

Registrar el número de mejoras que ha presentado el postor.

[ 48 ]

Registrar el puntaje que corresponda, de acuerdo con lo establecido en las Bases.

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información por cada uno de los factores adicionales señalados en las Bases: [ 49 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

48 de 100

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 13 ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS EN GENERAL

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PÚBLICO) 6.1.6 Campo

Información a Registrar

[ 50 ]

Si alguno o algunos documentos de acreditación no están relacionados con este factor, el Comité Especial registrará detalladamente, sustentando por qué considera que no está relacionado con el objeto de la convocatoria.

[ 51 ] [ 52 ]

Si el Comité Especial advierte que los documentos no son legibles, debe registrar detalladamente la situación para sustentar por qué no se consideró determinado documento. Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 53 ]

Registrar lo que presentó el postor para acreditar el cumplimiento del factor de evaluación.

[ 54 ]

Registrar el puntaje que corresponda, de acuerdo con lo establecido en las Bases.

6.1.7

En caso el Comité Especial haya determinado "otros factores", de corresponder, deberá registrar que se ha verificado que se han presentado completos todos los documentos mediante los cuales se solicitó acreditar el cumplimiento del factor.

7.1

Registrar el nombre o razón social de cada postor en evaluación. Tener en cuenta que si hay más de un (01) postor, el segundo empezará con 7.2 y también se deberá completar la información referida a los puntajes de cada factor de evaluación y calcular la sumatoria de los puntajes por cada postor.

8

Registrar la información de los postores que acceden a la etapa de evaluación económica, en vista de que han obtenido y/o superado el puntaje técnico mínimo (80 puntos) establecido en las Bases. También registrar la lista de aquellos postores que no superaron dicha etapa. Completar si es por "unanimidad" o por "mayoría", según corresponda. Registrar los nombres y firmas de los tres (03) miembros del Comité Especial.

9 10

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FORMATO Nº 14 ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS EN GENERAL (PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PRIVADO)

1

NÚMERO DE ACTA

2

SOBRE LA INFORMACIÓN GENERAL En, .........[ 1 ], a los .............[ 2 ] días del mes de ..............[ 3 ] del año ..............[ 4 ], en el local del .................[ 5 ], a las .............[ 6 ] horas, se reunieron ..............[ 7 ] , encargado de conducir y desarrollar el proceso de selección de ................[ 8 ] , cuyo objeto de convocatoria es ................[ 9 ] , por un valor referencial de .............[ 10 ] , a fin de EFECTUAR LA APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS TÉCNICAS presentadas al presente proceso de selección.

3

SOBRE EL QUORUM Y LOS MIEMBROS DEL COMITÉ PARTICIPANTES DE LA SESIÓN (DE CORRESPONDER) El quorum necesario que exige la normativa de contratación pública se logró con la presencia de los siguientes miembros: Titular

Presidente:

Suplente Titular

Primer Miembro:

Suplente Titular

Segundo Miembro: 4

Suplente

Dependencia: Dependencia: Dependencia:

DETALLE DE LOS PARTICIPANTES De acuerdo con el cronograma establecido en las Bases, se registraron como participantes los siguientes proveedores:

Nº

Nombre o razón social del participante

RUC

1 2 …

5

DETALLE DE LOS POSTORES En el día y horario señalado en las Bases, los siguientes particpantes presentaron sus propuestas en sobre cerrado:

Nº

Nombre o razón social del postor

RUC

1 2 …

6

Acto seguido, se procede con la apertura de los sobres que contienen las propuestas técnicas de los mencionados postores, y con la revisión de las mismas.

7

DETALLE DE LAS PROPUESTAS QUE NO FUERON ADMITIDAS De acuerdo con la revisión efectuada, las siguientes ofertas no se admiten, por lo que no se les aplicará los factores de evaluación:

Nº

Nombre o razón social del postor

RUC

Nombre del representante legal o representante común del consorcio

1 2 …

50 de 100

Consignar las razones para su no admisión

FORMATO Nº 14 ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS EN GENERAL (PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PRIVADO)

8

DETALLE DE LAS PROPUESTAS QUE PASAN A EVALUACIÓN De acuerdo con la revisión efectuada, las siguientes ofertas se admiten, en vista de que contiene los documentos de carácter obligatorio establecidos en las Bases y cumplen con el requerimiento técnico mínimo:

Nº

Nombre o razón social del postor

RUC

Nombre del representante legal o representante común del consorcio

Item(s) a los que postula

1 2 …

Asimismo, se otorga plazo para subsanar las propuestas de los siguientes postores, en atención a lo señalado en el artículo 68 del Reglamento:

Nº

1

2

…

Nombre o razón social del postor

RUC

Nombre del representante legal o representante común del consorcio

Item(s) a los que postula

Detallar el documento o error a subsanarse:

…………………………………………………...[ 11 ]

Plazo de subsanación:

…………………………………………………...[ 12 ]

Detallar el documento o error a subsanarse:

…………………………………………………...[ 11 ]

Plazo de subsanación:

…………………………………………………...[ 12 ]

Detallar el documento o error a subsanarse:

…………………………………………………...[ 11 ]

Plazo de subsanación:

…………………………………………………...[ 12 ]

El Comité Especial ha verificado que el postor ………...[ 13 ], ………...[ 14 ] con subsanar su propuesta dentro del plazo otorgado, por lo que se declara que dicha propuesta es ………...[ 15 ], conforme a la siguiente información:

9

-

Documento mediante el cual el postor comunica la subsanación:

…………………………………………………...[ 16 ]

-

Fecha de presentación ante la Unidad de Trámite Documentario de la Entidad del documento mediante el cual el postor comunica la subsanación:

…………………………………………………...[ 17 ]

EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS EN CONCORDANCIA CON LOS FACTORES DE EVALUACIÓN ESTABLECIDOS EN LAS BASES DEL PROCESO DE SELECCIÓN COMPLETAR LA INFORMACION SOLICITADA (9.1, 9.1.1 - 9.1.7) PARA CADA POSTOR ADMITIDO REGISTRADO EN EL CAMPO (8)

9.1

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR Nº 1

9.1.1 FACTOR DE EVALUACIÓN: EXPERIENCIA EN LA ACTIVIDAD El Comité Especial ha verificado que los documentos que sustentan la experiencia del postor están referidos a prestaciones correspondientes a la actividad objeto de la convocatoria y que la antigüedad de éstos no supera los .........[ 18 ] años que impone el artículo 45 del Reglamento. ..................................................................................................................................................[ 19 ]

El Comité Especial ha verificado que todos los documentos presentados que sustentan la experiencia del postor se encuentran legibles, sin borrones o enmendaduras que los perjudiquen. ..................................................................................................................................................[ 20 ]

51 de 100

FORMATO Nº 14 ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS EN GENERAL (PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PRIVADO)

El Comité Especial ha verificado que los documentos presentados por el postor que acreditan su experiencia están referidos a contratos con su respectiva conformidad y/o copias de comprobantes de pago cuya cancelación se acreditó documental y fehacientemente, de acuerdo con las disposiciones de las Bases. ..................................................................................................................................................[ 21 ] La sumatoria de los montos debidamente sustentados por el postor ……. [ 22 ] asciende a ……..[ 23 ], por lo que, de acuerdo con el criterio establecido en las Bases le corresponde ……. [ 24 ] puntos. 9.1.2 FACTOR DE EVALUACIÓN: EXPERIENCIA EN LA ESPECIALIDAD El Comité Especial ha verificado que los documentos presentados por el postor …….[ 25 ] que acreditan su experiencia en este rubro están referidos a servicios considerados como de la especialidad, los cuales se encuentran señalados en las Bases. ……………………………………………………………………............................................ [ 26 ] El Comité Especial ha verificado que los documentos presentados por el postor que acreditan su experiencia en la especialidad no tienen una antigüedad superior a ……[ 27 ] años contados desde la fecha de presentación de la propuesta. ……………………………………………………………………............................................ [ 28 ] El Comité Especial ha verificado que los documentos presentados por el postor que acreditan su experiencia en la especialidad son contratos con su respectiva conformidad o comprobantes de pago cuya cancelación se ha acreditado documental y fehacientemente, de acuerdo con las disposiciones de las Bases. ……………………………………………………………………............................................ [ 29 ] El Comité Especial ha verificado que todos los documentos presentados para sustentar la experiencia en la especialidad son legibles y no contienen borrones o enmendaduras. ……………………………………………………………………............................................ [ 30 ] El Comité Especial ha verificado los contratos válidos que pueden ser evaluados y establece el monto facturado en el rubro experiencia en la especialidad en ……[ 31 ], por lo que, de acuerdo con los criterios definidos en las Bases, le corresponde ……[ 32 ] puntos. 9.1.3 FACTOR DE EVALUACIÓN: CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO El Comité Especial ha verificado que el postor …….. [ 33 ] ha presentado las constancias o certificados de cumplimiento de la prestación requeridas en las Bases, y ha corroborado que éstas se encuentran relacionadas con los contratos presentados para acreditar la experiencia del postor en la actividad (o especialidad). ..................................................................................................................................................[ 34 ] El Comité Especial ha verificado que las constancias o certificados presentados por el postor están legibles y no tienen borrones o enmendaduras. Asimismo, ha corroborado que del contenido de estos documentos se desprende que la ejecución de los servicios no tuvo penalidad alguna. ..................................................................................................................................................[ 35 ] El postor …………….. [ 36 ] ha presentado ….. [ 37 ] constancias de cumplimiento sin haber incurrido en penalidades, y …… [ 38 ] de contrataciones, por lo que en aplicación de la fórmula: PCP= {(PF/NC) X (CBC)}(*) le corresponde ….. [ 39 ] puntos. (*)

Ver comentario en la hoja de Instrucciones

9.1.4 FACTOR DE EVALUACIÓN: PERSONAL PROPUESTO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DESARROLLAR ESTE PUNTO POR CADA PERSONAL PROPUESTO

Se ha constatado que los documentos que acreditan la experiencia en la especialidad del personal propuesto no tienen borrones o enmendaduras y la información en ella consignada no tiene contradicciones. ……………………………………………………………………………………………….. [ 40 ] De acuerdo con los parámetros y criterios establecidos en las Bases, el postor ... …….…[ 41 ] logró acreditar ...……..…[ 42 ], por lo que le corresponde ……[ 43 ] puntos. PREVISTAS 52CONDICIONES de 100 9.1.5 FACTOR DE EVALUACIÓN: MEJORAS A LAS

FORMATO Nº 14 ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS EN GENERAL (PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PRIVADO)

9.1.5

El Comité Especial ha verificado que el postor ……[ 44 ] presentó mejoras a las condiciones previstas, de acuerdo con el detalle consignado en las Bases del proceso. ……………………………………………………………………………………………….. [ 45 ] El postor ..……[ 46 ] ha presentado las siguientes mejoras .……[ 47 ], por lo que, de acuerdo con los criterios y los parámetros de las Bases, le corresponde ……[ 48 ] puntos.

9.1.6 FACTOR DE EVALUACIÓN: OTROS FACTORES REFERIDOS AL OBJETO DE LA CONVOCATORIA (EQUIPAMIENTO, INFRAESTRUCTURA) DESARROLLAR ESTE PUNTO POR CADA UNO DE LOS FACTORES ADICIONALES REGISTRADOS EN LAS BASES

El Comité Especial ha verificado que el postor ...……[ 49 ] ha presentado los documentos para acreditar el factor relacionado con el objeto de la convocatoria. ……………………………………………………………………………………………….. [ 50 ] Los documentos presentados se encuentran legibles y sin borrones o enmendaduras. Asimismo, se ha confirmado que del contenido de los documentos se desprende el cumplimiento de ……[ 51 ]. ……………………………………………………………………............................................ [ 52 ] De acuerdo con los criterios de las Bases y los documentos presentados por el postor …….[ 53 ], se acreditó el cumplimiento de ……[ 54 ], por lo que le corresponde ……[ 55 ] puntos. 9.1.7 OTROS FACTORES DE EVALUACIÓN

10

9.2

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR Nº 2

…..

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR ….

PUNTAJES TÉCNICOS DE LOS POSTORES COMPLETAR LA INFORMACION SOLICITADA (10.1) PARA CADA POSTOR ADMITIDO REGISTRADO EN EL CAMPO (8)

10.1 NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR Nº 1 FACTORES

PUNTAJES

EXPERIENCIA EN LA ACTIVIDAD

…… puntos

EXPERIENCIA EN LA ESPECIALIDAD

…… puntos

CUMPLIMIENTO DE SERVICIO

…… puntos

PERSONAL PROPUESTO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

…… puntos

MEJORAS A LAS CONDICIONES PREVISTAS

…… puntos

OTROS FACTORES REFERIDOS AL OBJETO DE LA CONVOCATORIA

…… puntos

SUMATORIA TOTAL DE PUNTAJES

…… puntos

10.2 NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR Nº 2 ….. 11

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR ….

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN TECNICA De acuerdo a la evaluación técnica realizada, los siguientes postores acceden a la etapa de evaluación económica, en vista de que han obtenido y/o superado el puntaje técnico mínimo (80 puntos) establecido en las Bases: Nº

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL POSTOR

PUNTAJE TÉCNICO TOTAL

1 2 …

Asimismo, los siguientes postores no acceden a la etapa de evaluación económica, en vista de que no alcanzaron el puntaje técnico mínimo (80 puntos) establecido en las Bases:

53 de 100

FORMATO Nº 14 ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS EN GENERAL (PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PRIVADO) Nº

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL POSTOR

PUNTAJE TÉCNICO TOTAL

1 2 …

12

ACUERDO ADOPTADO Los miembros del Comité Especial, por ……………………..., dan por aprobados los resultados de la evaluación técnica de los postores, de acuerdo con el análisis efectuado.

13

NOMBRES Y FIRMAS DE LOS REPRESENTANTES DEL ÓRGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES O DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ ESPECIAL

54 de 100

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 14 ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS EN GENERAL (PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PRIVADO)

Campo 1 2

Información a Registrar Registrar el número de acta correspondiente. De considerarlo necesario, usar nomenclatura alfanumérica. Completar la información faltante según se indica: [1] [2]

Registrar la ubicación geográfica en que se encuentra sesionando el Comité Especial; por ejemplo, Lima, Cañete, entre otros. Registrar el día en que se realiza la sesión

[3]

Registrar el mes en que se realiza la sesión

[4]

Registrar el año en que se realiza la sesión

[5]

Registrar el local donde se sesiona; por ejemplo, los locales de la unidad de abastecimiento del Ministerio de Educación. Registrar la hora de la sesión

[6] [7] [8]

Precisar si se reunieron los representantes del órgano encargado de las contrataciones o los miembros del Comité Especial, según corresponda. Registrar número y tipo de proceso

[9]

Registrar la denominación de la convocatoria.

[ 10 ]

Registrar el monto del valor referencial.

3

En caso corresponda, registrar los nombres y apellidos de los tres (03) miembros del Comité Especial, indicando si son titulares o suplentes y a que dependencia pertenecen.

4

Registrar a los participantes detallando su nombre o razón social, y su RUC.

5

Registrar a los postores detallando su nombre o razón social, y su RUC.

6

No modificar este campo.

7

Registrar la información de las propuestas que no fueron admitidas (de ser necesario, agregar más filas a la tabla). Registrar la información de las propuestas que pasarán a evaluación (de ser necesario, agregar más filas a la tabla), precisando los ítems a los que postula.

8

Completar la información faltante según se indica:

9.1

9.1.1

[ 11 ]

Registrar el detalle de los defectos de forma, tales como errores u omisiones en los documentos presentados que no modifican el alcance de la propuesta técnica; o los documentos cuya presentación fue omitido por el postor para acreditar el requerimiento técnico mínimo.

[ 12 ]

Registrar el plazo de subsanación otorgado al postor.

[ 13 ]

Registrar el número del postor y su nombre o razón social.

[ 14 ]

Registrar si el postor "ha cumplido" o "no ha cumplido" con subsanar su propuesta dentro del plazo otorgado.

[ 15 ]

Registrar "admitida" o "no admitida", según corresponda.

[ 16 ]

Registrar el documento mediante el cual el postor comunica la subsanación.

[ 17 ]

Registrar la fecha de presentación ante la Unidad de Trámite Documentario de la Entidad del documento mediante el cual el postor comunica la subsanación.

Registrar el nombre o razón social del primer postor admitido para ser evaluado técnicamente. Tener en cuenta que si hay más de un (01) postor admitido, el segundo empezará con 9.2 y también se deberá completar la información referida a cada uno de los factores de evaluación. Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 18 ]

Registrar el periódo máximo detallado en las Bases, el cual no podrá exceder, en ningún supuesto, de los ocho (8) años, computados a la fecha de la presentación de la propuesta.

[ 19 ]

Si el Comité Especial no considera algún o algunos contratos porque estima que no están referidos a prestaciones correspondientes a la actividad objeto de la convocatoria, deberá fundamentar su decisión, registrando las razones por las que se concluye que el servicio contenido en determinado contrato no puede ser circunscrito a ello.

[ 20 ]

Si el Comité Especial considera que alguno o algunos de los documentos no están legibles, deberá registrar esta situación, detallando por qué y cuál documento no será considerado en la evaluación.

55 de 100

9.1.1

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 14 ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS EN GENERAL (PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PRIVADO)

Campo

9.1.2

9.1.3

Información a Registrar

[ 21 ]

Si alguno de los contratos no tiene una conformidad correlativa, deberá registrarse dicho documento para sustentar por qué no fue tomado en consideración. Si no existe coherencia en la información del contrato y su conformidad, también deberá registrarse el documento para sustentar su no inclusión en la evaluación. Por ejemplo, el monto del contrato difiere del monto de la constancia.

[ 22 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 23 ]

Registrar el monto total facturado debidamente acreditado en números, indicando el tipo de moneda.

[ 24 ]

Registrar el puntaje que le correspondería de acuerdo con los criterios de las Bases.

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 25 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 26 ]

Si el Comité Especial considera que uno o algunos de los contratos presentados por el postor no se ajusta a la definición de especialidad consignada en las Bases, entonces deberá identificar y registrar el contrato que no considerará válido, detallando las razones de su decisión.

[ 27 ]

Registrar el tiempo máximo de antigüedad que se ha establecido en las Bases, el mismo que no puede superar los ocho (8) años contados desde la fecha de presentación de propuestas.

[ 28 ]

Si el Comité Especial advierte que uno o algunos de los documentos superan la antigüedad considerada en las Bases, entonces deberá identificarlo y registrar la razón por la que no será tomada en consideración al momento de la evaluación.

[ 29 ]

Si alguno de los contratos no tiene una constancia correlativa o la información de ésta no es concordante con el del contrato, entonces deberá identificarse y registrar el documento para sustentar las razones de su no inclusión en la evaluación. Por ejemplo que el monto del contrato difiera del monto de la constancia.

[ 30 ]

Si el Comité Especial detecta un documento que a su criterio no resulta legible o tiene borrones o enmendaduras, entonces deberá registrar esta situación, detallando las razones por las que no lo considera legible o con borrones o enmendaduras, a fin de fundamentar su no inclusión en la evaluación.

[ 31 ]

Registrar el monto facturado y tipo de moneda que ha tomado en consideración.

[ 32 ]

Otorgar y registrar el puntaje de acuerdo con el monto facturado acreditado y los parámetros de las Bases.

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 33 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 34 ]

Si considera que las constancias o certificados no están relacionados con los contratos que sustentan la experiencia, entonces deberá registrarlo, identificando las constancias o certificados que no tienen relación con los contratos presentados para sustentar la experiencia.

[ 35 ]

Si el Comité Especial advierte que un documento no es legible o tiene borrones o enmendaduras, entonces deberá registrar esta situación para sustentar por qué no se consideró determinado documento, igual metodología si del contenido del certificado no se desprende que, efectivamente, no se haya incurrido en penalidad.

[ 36 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 37 ]

Registrar el número de constancias o certificados presentados.

[ 38 ]

Registrar el número de contrataciones presentadas para acreditar la experiencia del postor.

[ 39 ]

Registrar el puntaje que le corresponde de acuerdo con lo requerido y lo acreditado por el postor

IMPORTANTE: La fórmula que se incluye es propuesta en el Pronunciamiento 111-2010-DTN donde Pcp es el puntaje que le corresponderá al postor; PF es el puntaje máximo del factor; NC es el número contrataciones que acreditan la experiencia del postor; CBC es el número de constancias de cumplimiento.

9.1.4

9.1.5

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información por cada personal propuesto por el postor: [ 40 ]

En caso el Comité Especial considere que alguno o algunos de los documentos no se encuentra legible, debe registrar detalladamente por qué interpreta que éste no es legible, tiene un borrón o una enmendadura.

[ 41 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 42 ]

Registrar el número de años de experiencia en la especialidad.

[ 43 ]

Registrar el puntaje que le corresponde de acuerdo con lo requerido y lo acreditado por el postor.

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 44 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

56 de 100

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 14 ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS EN GENERAL (PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZAN EN ACTO PRIVADO)

9.1.5 Campo

9.1.6

9.1.7

Información a Registrar

[ 45 ]

En caso el Comité Especial considere que alguna mejora propuesta no está acorde con los aspectos establecidos en las Bases, entonces debe registrar claramente, explicando los fundamentos por los cuales no lo considera como una mejora y no se le otorga puntaje.

[ 46 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 47 ]

Registrar las mejoras que ha presentado el postor.

[ 48 ]

Registrar el puntaje que corresponda, de acuerdo con lo establecido en las Bases.

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información por cada uno de los factores adicionales señalados en las Bases: [ 49 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 50 ]

Si alguno o algunos documentos de acreditación no están relacionados con este factor, el Comité Especial registrará detalladamente, sustentando por qué considera que no está relacionado con el objeto de la convocatoria.

[ 51 ]

Registrar lo que presentó el postor para acreditar el cumplimiento del factor de evaluación.

[ 52 ] [ 53 ]

Si el Comité Especial advierte que los documentos no son legibles, debe registrar detalladamente la situación para sustentar por qué no se consideró determinado documento. Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 54 ]

Registrar lo que presentó el postor para acreditar el cumplimiento del factor de evaluación.

[ 55 ]

Registrar el puntaje que corresponda, de acuerdo con lo establecido en las Bases.

En caso el Comité Especial haya determinado "otros factores", de corresponder, deberá registrar que se ha verificado que se han presentado completos todos los documentos mediante los cuales se solicitó acreditar el cumplimiento del factor. Registrar que el contenido de los documentos presentados efectivamente acrediten el cumplimiento del factor de evaluación. Registrar qué fue lo que se solicitó en las Bases y qué es lo que el postor está presentando, a fin de sustentar el otorgamiento de los puntajes.

10.1

Registrar el nombre o razón social de cada postor en evaluación. Tener en cuenta que si hay más de un (01) postor, el segundo empezará con 10.2 y también se deberá completar la información referida a los puntajes de cada factor de evaluación y calcular la sumatoria de los puntajes por cada postor.

11

Registrar la información de los postores que acceden a la etapa de evaluación económica, en vista de que han obtenido y/o superado el puntaje técnico mínimo (80 puntos) establecido en las Bases. También registrar la lista de aquellos postores que no superaron dicha etapa. Completar si es por "unanimidad" o por "mayoría", según corresponda. Registrar los nombres y firmas de los representantes del órgano encargado de las contrataciones o de los tres (03) miembros del Comité Especial.

12 13

57 de 100

FORMATO Nº 15 ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS DE CONSULTORÍA

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PÚBLICO) PREVIA AL ACTA NOTARIAL DE OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO PARA LOS CASOS DE ACTOS PÚBLICOS

1

NÚMERO DE ACTA

2

SOBRE LA INFORMACIÓN GENERAL En, .........[ 1 ], a los .............[ 2 ] días del mes de ..............[ 3 ] del año ..............[ 4 ], en el local del .................[ 5 ], a las .............[ 6 ] horas, se reunieron los miembros del Comité Especial consignados en el Formato .............[ 7 ] , encargado de conducir y desarrollar el proceso de selección de ................[ 8 ] , cuyo objeto de convocatoria es ................[ 9 ] , por un valor referencial de .............[ 10 ] , a fin de EFECTUAR LA EVALUACIÓN TÉCNICA de las propuestas admitidas en el acto público de presentación de propuestas del día …….[11 ].

3

SOBRE EL QUORUM Y LOS MIEMBROS PARTICIPANTES DE LA SESIÓN El quorum necesario que exige la normativa de contratación pública se logró con la presencia de los siguientes miembros: Titular

Presidente:

Titular

Primer Miembro:

Dependencia:

Suplente Titular

Segundo Miembro: 4

Dependencia:

Suplente

Dependencia:

Suplente

DETALLE DE LAS PROPUESTAS QUE NO FUERON ADMITIDAS EN ACTO PÚBLICO DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS De acuerdo con el Acta Notarial, referido a la presentación de propuestas, las siguientes ofertas no fueron admitidas por lo que no se procederá con su evaluación:

Nº

Nombre o razón social del postor

RUC

Nombre del representante legal o representante común del consorcio

Consignar las razones para su no admisión

1 2 …

5

DETALLE DE LAS PROPUESTAS QUE PASAN A EVALUACIÓN De acuerdo con el Acta Notarial, referido a la presentación de propuestas, las siguientes ofertas fueron admitidas o contaron con plazo para su subsanación:

Nº

Nombre o razón social del postor

RUC

Nombre del representante legal o representante común del consorcio

Item(s) a los que postula

Situación de la propuesta (Admitida o con plazo para subsanación)

1 2 …

El Comité Especial ha verificado que el postor ………...[ 12 ], ………...[ 13 ] con subsanar su propuesta dentro del plazo otorgado, por lo que se declara que dicha propuesta es ………...[ 14 ], conforme a la siguiente información: -

Documento mediante el cual el postor comunica la subsanación:

…………………………………………………...[ 15 ]

-

Fecha de presentación ante la Unidad de Trámite Documentario de la Entidad del documento mediante el cual el postor comunica la subsanación:

…………………………………………………...[ 16 ]

-

Detallar el documento o error que se subsana

…………………………………………………...[ 17 ]

58 de 100

FORMATO Nº 15 ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS DE CONSULTORÍA

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PÚBLICO) 6

EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS EN CONCORDANCIA CON LOS FACTORES DE EVALUACIÓN ESTABLECIDOS EN LAS BASES DEL PROCESO DE SELECCIÓN COMPLETAR LA INFORMACION SOLICITADA (6.1, 6.1.1 - 6.1.6) PARA CADA POSTOR ADMITIDO REGISTRADO EN EL CAMPO (5)

6.1

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR Nº 1

6.1.1 FACTOR DE EVALUACIÓN: EXPERIENCIA EN LA ACTIVIDAD El Comité Especial ha verificado que los documentos que sustentan la experiencia del postor están referidos a prestaciones correspondientes a la actividad objeto de la convocatoria y que la antigüedad de éstos no supera los .........[ 18 ] años que impone el artículo 46 del Reglamento. ..................................................................................................................................................[ 19 ]

El Comité Especial ha verificado que todos los documentos presentados que sustentan la experiencia del postor se encuentran legibles, sin borrones o enmendaduras que los perjudiquen. ..................................................................................................................................................[ 20 ] El Comité Especial ha verificado que los documentos presentados por el postor que acreditan su experiencia están referidas a contratos con su respectiva conformidad y/o copias de comprobantes de pago cuya cancelación se acreditó documental y fehacientemente, de acuerdo con las disposiciones de las Bases. ..................................................................................................................................................[ 21 ] La sumatoria de los montos debidamente sustentados por el postor ……. [ 22 ] asciende a ……..[ 23 ], por lo que, de acuerdo con el criterio establecido en las Bases le corresponde ……. [ 24 ] puntos. 6.1.2 FACTOR DE EVALUACIÓN: EXPERIENCIA EN LA ESPECIALIDAD El Comité Especial ha verificado que los documentos presentados por el postor …….[ 25 ] que acreditan su experiencia en la especialidad están referidos a servicios considerados como de la especialidad, los cuales se encuentran señalados en las Bases. ……………………………………………………………………............................................ [ 26 ] El Comité Especial ha verificado que los documentos presentados por el postor que acreditan su experiencia en la especialidad no tienen una antigüedad superior a ……[ 27 ] años contados desde la fecha de presentación de la propuesta. ……………………………………………………………………............................................ [ 28 ] El Comité Especial ha verificado que los documentos presentados por el postor que acreditan su experiencia en la especialidad son contratos con su respectiva conformidad o comprobantes de pago cuya cancelación se ha acreditado documental y fehacientemente, de acuerdo con las disposiciones de las Bases. ……………………………………………………………………............................................ [ 29 ] El Comité Especial ha verificado que todos los documentos presentados para sustentar la experiencia en la especialidad son legibles y no contienen borrones o enmendaduras. ……………………………………………………………………............................................ [ 30 ] El Comité Especial ha verificado los contratos válidos que pueden ser evaluados y establece el monto facturado en el rubro experiencia en la especialidad en ……[ 31 ], por lo que, de acuerdo con los criterios definidos en las Bases, le corresponde ……[ 32 ] puntos. 6.1.3 FACTOR DE EVALUACIÓN: EXPERIENCIA Y CALIFICACIONES DEL PERSONAL PROPUESTO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DESARROLLAR ESTE PUNTO POR CADA PERSONAL PROPUESTO

Se ha constatado que los documentos que acreditan la experiencia en la especialidad y calificaciones del personal propuesto no tienen borrones o enmendaduras y la información en ella consignada no tiene contradicciones. ……………………………………………………………………………………………….. [ 33 ] De acuerdo con los parámetros y criterios establecidos en las Bases, el postor ... …….…[ 34 ] logró acreditar ...…..…[ 35 ], por lo que le corresponde ……[ 36 ] puntos.

59 de 100

FORMATO Nº 15 ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS DE CONSULTORÍA

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PÚBLICO) 6.1.4 FACTOR DE EVALUACIÓN: MEJORAS A LAS CONDICIONES PREVISTAS El Comité Especial ha verificado que el postor ……[ 37 ] presentó mejoras a las condiciones previstas, de acuerdo con el detalle consignado en las Bases del proceso. ……………………………………………………………………………………………….. [ 38 ] El postor ..……[ 39 ] ha presentado las siguientes mejoras .……[ 40 ], por lo que, de acuerdo con los criterios y los parámetros de las Bases, le corresponde ……[ 41 ] puntos. 6.1.5 FACTOR DE EVALUACIÓN: CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO DESARROLLAR ESTE PUNTO, EN CASO DE HABERSE CONSIDERADO ESTE FACTOR EN LAS BASES

El Comité Especial ha verificado que el postor …….. [ 42 ] ha presentado las constancias o certificados de cumplimiento de la prestación requeridas en las Bases, y ha corroborado que éstas se encuentran relacionadas con los contratos presentados para acreditar la experiencia del postor en la actividad (o especialidad). ..................................................................................................................................................[ 43 ] El Comité Especial ha verificado que las constancias o certificados presentados por el postor están legibles y no tienen borrones o enmendaduras. Asimismo, ha corroborado que del contenido de estos documentos se desprende que la ejecución de los servicios no tuvo penalidad alguna. ..................................................................................................................................................[ 44 ] El postor …………….. [ 45 ] ha presentado ….. [ 46 ] constancias o certificados de cumplimiento sin haber incurrido en penalidades, y …… [ 47 ] de contrataciones, por lo que en aplicación de la fórmula: PCP= {(PF/NC) X (CBC)}(*) le corresponde ….. [ 48 ] puntos. (*)

Ver comentario en la hoja de Instrucciones

6.1.6 FACTOR DE EVALUACIÓN: OTROS FACTORES REFERIDOS AL OBJETO DE LA CONVOCATORIA DESARROLLAR ESTE PUNTO POR CADA UNO DE LOS FACTORES CONSIDERADOS EN LAS BASES

El Comité Especial ha verificado que el postor ...……[ 49 ] ha presentado los documentos para acreditar el factor relacionado con el objeto de la convocatoria. ……………………………………………………………………………………………….. [ 50 ] Los documentos presentados se encuentran legibles y sin borrones o enmendaduras. ……………………………………………………………………............................................ [ 51 ] De acuerdo con los criterios de las Bases y los documentos presentados por el postor …….[ 52 ], se acreditó el cumplimiento de ……[ 53 ], por lo que le corresponde ……[ 54 ] puntos. IMPORTANTE: Se calificará entre otros, equipamiento, infraestructura, siempre y cuando cumplan con lo dispuesto en el artículo 43 del Reglamento.

7

6.2

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR Nº 2

…..

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR ….

PUNTAJES TÉCNICOS DE LOS POSTORES COMPLETAR LA INFORMACION SOLICITADA (7.1) PARA CADA POSTOR ADMITIDO REGISTRADO EN EL CAMPO (5)

7.1

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR Nº 1 FACTORES (**)

PUNTAJES

EXPERIENCIA EN LA ACTIVIDAD

…… puntos

EXPERIENCIA EN LA ESPECIALIDAD

…… puntos

EXPERIENCIA DEL PERSONAL PROPUESTO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

…… puntos

CALIFICACIONES DEL PERSONAL PROPUESTO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

…… puntos

MEJORAS A LAS CONDICIONES PREVISTAS

…… puntos

CUMPLIMIENTO DE SERVICIO

…… puntos

OTROS FACTORES REFERIDOS AL OBJETO DE LA CONVOCATORIA

…… puntos

SUMATORIA TOTAL DE PUNTAJES

…… puntos

60 de 100

(**)

Ver comentario en la hoja de Instrucciones

FORMATO Nº 15 ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS DE CONSULTORÍA

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PÚBLICO)

8

7.2

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR Nº 2

…..

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR ….

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN TECNICA De acuerdo a la evaluación técnica realizada, los siguientes postores acceden a la etapa de evaluación económica, en vista de que han obtenido y/o superado el puntaje técnico mínimo (80 puntos) establecido en las Bases:

Nº

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL POSTOR

PUNTAJE TÉCNICO TOTAL

1 2 …

Asimismo, los siguientes postores no acceden a la etapa de evaluación económica, en vista de que no alcanzaron el puntaje técnico mínimo (80 puntos) establecido en las Bases: Nº

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL POSTOR

PUNTAJE TÉCNICO TOTAL

1 2 …

9

ACUERDO ADOPTADO Los miembros del Comité Especial, por …………………..., dan por aprobados los resultados de la evaluación técnica de los postores, de acuerdo con el análisis efectuado.

10

NOMBRE Y FIRMA DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ

NOMBRE Y FIRMA DEL PRIMER MIEMBRO

61 de 100

NOMBRE Y FIRMA DEL SEGUNDO MIEMBRO

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 15 ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS DE CONSULTORÍA

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PÚBLICO) Campo 1 2

Información a Registrar Registrar el número de acta correspondiente. De considerarlo necesario, usar nomenclatura alfanumérica. Completar la información faltante según se indica: [1] [2]

Registrar la ubicación geográfica en que se encuentra sesionando el Comité Especial; por ejemplo, Lima, Cañete, entre otros. Registrar el día en que se realiza la sesión

[3]

Registrar el mes en que se realiza la sesión

[4]

Registrar el año en que se realiza la sesión

[5] [6]

Registrar el local donde se sesiona; por ejemplo, los locales de la unidad de abastecimiento del Ministerio de Educación. Registrar la hora de la sesión

[7]

Registrar número y fecha de formato con el que los miembros fueron designados.

[8]

Registrar número y tipo de proceso

[9]

Registrar la denominación de la convocatoria.

[ 10 ]

Registrar el valor referencial del proceso.

[ 11 ]

Registrar la fecha del acto de presentación de propuestas.

3

Registrar los nombres y apellidos de los tres (03) miembros del Comité Especial, indicando si son titulares o suplentes y a que dependencia pertenecen.

4

Completar la información faltante referida a la fecha del Acta Notarial de presentación de propuestas. Así también, registrar la información de las propuestas que no fueron admitidas en acto público (de ser necesario, agregar más filas a la tabla).

5

Registrar la información de las propuestas que pasan a evaluación (de ser necesario, agregar más filas a la tabla). Completar la información faltante según se indica, por cada postor que subsane propuestas: [ 12 ]

Registrar el número del postor y su nombre o razón social.

[ 13 ]

Registrar si el postor "ha cumplido" o "no ha cumplido" con subsanar su propuesta dentro del plazo otorgado.

[ 14 ]

Registrar "admitida" o "no admitida", según corresponda.

[ 15 ]

Registrar el documento mediante el cual el postor comunica la subsanación.

[ 16 ]

Registrar la fecha de presentación ante la Unidad de Trámite Documentario de la Entidad del documento mediante el cual el postor comunica la subsanación. Registrar el detalle de los defectos de forma, tales como errores u omisiones en los documentos presentados que no modifican el alcance de la propuesta técnica que se están subsanando; o de los documentos que fueron omitidos y que se están presentando para acreditar el requerimiento técnico mínimo.

[ 17 ]

6.1

6.1.1

Registrar el nombre o razón social del primer postor admitido para ser evaluado técnicamente. Tener en cuenta que si hay más de un (01) postor admitido, el segundo empezará con 6.2 y también se deberá completar la información referida a cada uno de los factores de evaluación. Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 18 ]

Registrar el periódo máximo detallado en las Bases, el cual no podrá exceder, en ningún supuesto, de los quince (15) años, computados a la fecha de la presentación de la propuesta.

[ 19 ]

Si el Comité Especial no considera algún o algunos contratos porque estima que no están referidos a prestaciones correspondientes a la actividad objeto de la convocatoria, deberá fundamentar su decisión, registrando las razones por las que se concluye que el servicio de consultoría presentado no puede ser circunscrito a ello. Finalmente, debe identificar el contrato de consultoría o el comprobante de pago, según corresponda.

[ 20 ]

Si el Comité Especial considera que alguno o algunos de los documentos no están legibles, deberá registrar esta situación, detallando por qué y cuál documento no será considerado en la evaluación.

[ 21 ]

Si alguno de los contratos no tiene una conformidad correlativa, deberá registrarse dicho documento para sustentar por qué no fue tomado en consideración. Si no existe coherencia en la información del contrato y su conformidad, también deberá registrarse el documento para sustentar su no inclusión en la evaluación.

[ 22 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 23 ]

Registrar el monto total facturado debidamente acreditado en números, indicando el tipo de moneda.

[ 24 ]

Registrar el puntaje que le correspondería de acuerdo con los criterios de las Bases.

62 de 100

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 15 ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS DE CONSULTORÍA

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PÚBLICO) Campo 6.1.2

6.1.3

6.1.4

6.1.5

Información a Registrar Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 25 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 26 ]

Si el Comité Especial considera que uno o algunos de los contratos presentados por el postor no se ajusta a la definición de especialidad consignada en las Bases, entonces deberá identificar y registrar el contrato que no considerará válido, detallando las razones de su decisión.

[ 27 ]

Registrar el tiempo máximo de antigüedad que se ha establecido en las Bases, el mismo que no puede superar los diez (10) años contados desde la fecha de presentación de propuestas.

[ 28 ]

Si el Comité Especial advierte que uno o algunos de los documentos superan la antigüedad considerada en las Bases, entonces deberá identificarlo y registrar la razón por la que no será tomada en consideración al momento de la evaluación.

[ 29 ]

Si alguno de los contratos no tiene una conformidad correlativa o la información de ésta no es concordante con el del contrato, entonces deberá identificarse y registrar el documento para sustentar las razones de su no inclusión en la evaluación. Por ejemplo que el monto del contrato difiera del monto de la constancia.

[ 30 ]

Si el Comité Especial detecta un documento que a su criterio no resulta legible o tiene borrones o enmendaduras, entonces deberá registrar esta situación, detallando las razones por las que no lo considera legible o con borrones o enmendaduras, a fin de fundamentar su no inclusión en la evaluación.

[ 31 ]

Registrar el monto facturado y tipo de moneda que ha tomado en consideración.

[ 32 ]

Otorgar y registrar el puntaje de acuerdo con el monto facturado acreditado y los parámetros de las Bases.

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información por cada personal propuesto por el postor: [ 33 ]

En caso el Comité Especial considere que alguno o algunos de los documentos no están legibles, debe registrar detalladamente por qué interpreta que éste no es legible, tiene un borrón o una enmendadura. Asimismo, deberá analizarse cada uno de los rubros; es decir, el rubro de la experiencia y el rubro de las calificaciones.

[ 34 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 35 ]

Registrar el número de años de experiencia en la especialidad y las calificaciones del personal propuesto; por ejemplo: "El personal acreditó el estudio de maestrías o doctorados requeridos, con la copia del título correspondiente, según lo solicitado en las Bases..."

[ 36 ]

Registrar el puntaje que corresponde al factor experiencia en la especialidad y calificaciones del personal propuesto de acuerdo con lo requerido y lo acreditado por el postor.

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 37 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 38 ]

En caso el Comité Especial considere que alguna mejora propuesta no está acorde con los aspectos establecidos en las Bases, entonces debe registrar claramente, explicando los fundamentos por los cuales no lo considera como una mejora y no se le otorga puntaje.

[ 39 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 40 ]

Registrar las mejoras que ha presentado el postor.

[ 41 ]

Registrar el puntaje que corresponda, de acuerdo con lo establecido en las Bases.

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 42 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 43 ]

Si considera que los certificados no están relacionados con los contratos que sustentan la experiencia, entonces deberá registrarlo, identificando las constancias o certificados que no tienen relación con los contratos presentados para sustentar la experiencia.

[ 44 ]

Si el Comité Especial advierte que un documento no es legible o tiene borrones o enmendaduras, entonces deberá registrar esta situación para sustentar por qué no se consideró determinado documento, igual metodología si del contenido del certificado no se desprende que, efectivamente, no se haya incurrido en penalidad.

[ 45 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 46 ]

Registrar el número de constancias o certificados presentados.

[ 47 ]

Registrar el número de contrataciones presentadas para acreditar la experiencia del postor.

[ 48 ]

Registrar el puntaje que le corresponde de acuerdo con lo requerido y lo acreditado por el postor

IMPORTANTE: La fórmula que se incluye es propuesta en el Pronunciamiento 111-2010-DTN donde Pcp es el puntaje que le corresponderá al postor; PF es el puntaje máximo del factor; NC es el número contrataciones que acreditan la experiencia del postor; CBC es el número de constancias de cumplimiento.

6.1.6

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información por cada uno de los factores adicionales señalados en las Bases: [ 49 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 50 ]

Si alguno o algunos documentos de acreditación no están relacionados con este factor, el Comité Especial registrará detalladamente, sustentando por qué considera que no está relacionado con el objeto de la convocatoria. Por ejemplo un certificado cuyo objeto no esté relacionado con prestaciones similares a las consideradas como especiales.

63 de 100

6.1.6

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 15 ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS DE CONSULTORÍA

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PÚBLICO) Campo

7.1

[ 51 ]

Información a Registrar

[ 52 ]

Si el Comité Especial advierte que los documentos no son legibles, debe registrar detalladamente la situación para sustentar por qué no se consideró determinado documento. Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 53 ]

Registrar lo que presentó el postor para acreditar el cumplimiento del factor de evaluación.

[ 54 ]

Registrar el puntaje que corresponda, de acuerdo con lo establecido en las Bases.

Registrar el nombre o razón social de cada postor en evaluación. Tener en cuenta que si hay más de un (01) postor, el segundo empezará con 7.2 y también se deberá completar la información referida a los puntajes de cada factor de evaluación y calcular la sumatoria de los puntajes por cada postor. IMPORTANTE: Tener en cuenta que de acuerdo con lo establecido en el artículo 46 del Reglamento, los factores "Cumplimiento del servicio" y "Otros factores referidos al objeto de la convocatoria" son de carácter facultativo. En ese sentido, sólo serán considerados estos, en caso hayan sido establecidos en las Bases.

8

Registrar la información de los postores que acceden a la etapa de evaluación económica, en vista de que han obtenido y/o superado el puntaje técnico mínimo (80 puntos) establecido en las Bases. También registrar la lista de aquellos postores que no superaron dicha etapa.

9

Completar si es por "unanimidad" o por "mayoría", según corresponda.

10

Registrar los nombres y firmas de los tres (03) miembros del Comité Especial.

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FORMATO Nº 16 ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS DE CONSULTORÍA (PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PRIVADO)

1

NÚMERO DE ACTA

2

SOBRE LA INFORMACIÓN GENERAL En, .........[ 1 ], a los .............[ 2 ] días del mes de ..............[ 3 ] del año ..............[ 4 ], en el local del .................[ 5 ], a las .............[ 6 ] horas, se reunieron ..............[ 7 ] , encargado de conducir y desarrollar el proceso de selección de ........................[ 8 ] , cuyo objeto de convocatoria es ................[ 9 ] , por un valor referencial de .............[ 10 ] , a fin de EFECTUAR LA APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS TÉCNICAS presentadas al presente proceso de selección.

3

SOBRE EL QUORUM Y LOS MIEMBROS DEL COMITÉ PARTICIPANTES DE LA SESIÓN (DE CORRESPONDER) El quorum necesario que exige la normativa de contratación pública se logró con la presencia de los siguientes miembros: Titular

Presidente:

Suplente Titular

Primer Miembro:

Suplente Titular

Segundo Miembro: 4

Suplente

Dependencia: Dependencia: Dependencia:

DETALLE DE LOS PARTICIPANTES De acuerdo con el cronograma establecido en las Bases, se registraron como participantes los siguientes proveedores:

Nº

Nombre o razón social del participante

RUC

1 2 …

5

DETALLE DE LOS POSTORES En el día y horario señalado en las Bases, los siguientes particpantes presentaron sus propuestas en sobre cerrado:

Nº

Nombre o razón social del postor

RUC

1 2 …

6

Acto seguido, se procede con la apertura de los sobres que contienen las propuestas técnicas de los mencionados postores, y con la revisión de las mismas.

7

DETALLE DE LAS PROPUESTAS QUE NO FUERON ADMITIDAS De acuerdo con la revisión efectuada, las siguientes ofertas no se admiten, por lo que no se les aplicará los factores de evaluación:

Nº

Nombre o razón social del postor

RUC

Nombre del representante legal o representante común del consorcio

1 2 …

65 de 100

Consignar las razones para su no admisión

FORMATO Nº 16 ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS DE CONSULTORÍA (PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PRIVADO)

8

DETALLE DE LAS PROPUESTAS QUE PASAN A EVALUACIÓN De acuerdo con la revisión efectuada, las siguientes ofertas se admiten, en vista de que contiene los documentos de carácter obligatorio establecidos en las Bases y cumplen con el requerimiento técnico mínimo:

Nº

Nombre o razón social del postor

RUC

Nombre del representante legal o representante común del consorcio

Item(s) a los que postula

1 2 …

Asimismo, se otorga plazo para subsanar las propuestas de los siguientes postores, en atención a lo señalado en el artículo 68 del Reglamento:

Nº

1

Nombre o razón social del postor

RUC

Detallar el documento o error a subsanarse: Plazo de subsanación:

2

Detallar el documento o error a subsanarse: Plazo de subsanación:

…

Detallar el documento o error a subsanarse: Plazo de subsanación:

Nombre del representante legal o representante común del consorcio

Item(s) a los que postula

…………………………………………………...[ 11 ] …………………………………………………...[ 12 ]

…………………………………………………...[ 11 ] …………………………………………………...[ 12 ]

…………………………………………………...[ 11 ] …………………………………………………...[ 12 ]

El Comité Especial ha verificado que el postor ………...[ 13 ], ………...[ 14 ] con subsanar su propuesta dentro del plazo otorgado, por lo que se declara que dicha propuesta es ………...[ 15 ], conforme a la siguiente información:

9

-

Documento mediante el cual el postor comunica la subsanación:

…………………………………………………...[ 16 ]

-

Fecha de presentación ante la Unidad de Trámite Documentario de la Entidad del documento mediante el cual el postor comunica la subsanación:

…………………………………………………...[ 17 ]

EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS EN CONCORDANCIA CON LOS FACTORES DE EVALUACIÓN ESTABLECIDOS EN LAS BASES DEL PROCESO DE SELECCIÓN COMPLETAR LA INFORMACION SOLICITADA (9.1, 9.1.1 - 9.1.6) PARA CADA POSTOR ADMITIDO REGISTRADO EN EL CAMPO (8)

9.1

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR Nº 1

9.1.1 FACTOR DE EVALUACIÓN: EXPERIENCIA EN LA ACTIVIDAD El Comité Especial ha verificado que los documentos que sustentan la experiencia del postor están referidos a prestaciones correspondientes a la actividad objeto de la convocatoria y que la antigüedad de éstos no supera los .........[ 18 ] años que impone el artículo 46 del Reglamento. ..................................................................................................................................................[ 19 ] El Comité Especial ha verificado que todos los documentos presentados que sustentan la experiencia del postor se encuentran legibles, sin borrones o enmendaduras que los perjudiquen. ..................................................................................................................................................[ 20 ]

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FORMATO Nº 16 ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS DE CONSULTORÍA (PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PRIVADO)

El Comité Especial ha verificado que los documentos presentados por el postor que acreditan su experiencia están referidas a contratos con su respectiva conformidad y/o copias de comprobantes de pago cuya cancelación se acreditó documental y fehacientemente, de acuerdo con las disposiciones de las Bases. ..................................................................................................................................................[ 21 ] La sumatoria de los montos debidamente sustentados por el postor ……. [ 22 ] asciende a ……..[ 23 ], por lo que, de acuerdo con el criterio establecido en las Bases le corresponde ……. [ 24 ] puntos. 9.1.2 FACTOR DE EVALUACIÓN: EXPERIENCIA EN LA ESPECIALIDAD El Comité Especial ha verificado que los documentos presentados por el postor …….[ 25 ] que acreditan su experiencia en la especialidad están referidos a servicios considerados como de la especialidad, los cuales se encuentran señalados en las Bases. ……………………………………………………………………............................................ [ 26 ] El Comité Especial ha verificado que los documentos presentados por el postor que acreditan su experiencia en la especialidad no tienen una antigüedad superior a ……[ 27 ] años contados desde la fecha de presentación de la propuesta. ……………………………………………………………………............................................ [ 28 ] El Comité Especial ha verificado que los documentos presentados por el postor que acreditan su experiencia en la especialidad son contratos con su respectiva conformidad o comprobantes de pago cuya cancelación se ha acreditado documental y fehacientemente, de acuerdo con las disposiciones de las Bases. ……………………………………………………………………............................................ [ 29 ] El Comité Especial ha verificado que todos los documentos presentados para sustentar la experiencia en la especialidad son legibles y no contienen borrones o enmendaduras. ……………………………………………………………………............................................ [ 30 ] El Comité Especial ha verificado los contratos válidos que pueden ser evaluados y establece el monto facturado en el rubro experiencia en la especialidad en ……[ 31 ], por lo que, de acuerdo con los criterios definidos en las Bases, le corresponde ……[ 32 ] puntos. 9.1.3 FACTOR DE EVALUACIÓN: EXPERIENCIA Y CALIFICACIONES DEL PERSONAL PROPUESTO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DESARROLLAR ESTE PUNTO POR CADA PERSONAL PROPUESTO

Se ha constatado que los documentos que acreditan la experiencia en la especialidad y calificaciones del personal propuesto no tienen borrones o enmendaduras y la información en ella consignada no tiene contradicciones. ……………………………………………………………………………………………….. [ 33 ] De acuerdo con los parámetros y criterios establecidos en las Bases, el postor ... …….…[ 34 ] logró acreditar ...…..…[ 35 ], por lo que le corresponde ……[ 36 ] puntos. 9.1.4 FACTOR DE EVALUACIÓN: MEJORAS A LAS CONDICIONES PREVISTAS El Comité Especial ha verificado que el postor ……[ 37 ] presentó mejoras a las condiciones previstas, de acuerdo con el detalle consignado en las Bases del proceso. ……………………………………………………………………………………………….. [ 38 ] El postor ..……[ 39 ] ha presentado las siguientes mejoras .……[ 40 ], por lo que, de acuerdo con los criterios y los parámetros de las Bases, le corresponde ……[ 41 ] puntos. 9.1.5 FACTOR DE EVALUACIÓN: CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO DESARROLLAR ESTE PUNTO, EN CASO DE HABERSE CONSIDERADO ESTE FACTOR EN LAS BASES

El Comité Especial ha verificado que el postor …….. [ 42 ] ha presentado las constancias o certificados de cumplimiento de la prestación requeridas en las Bases, y ha corroborado que éstas se encuentran relacionadas con los contratos presentados para acreditar la experiencia del postor en la actividad (o especialidad). ..................................................................................................................................................[ 43 ]

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9.1.5

FORMATO Nº 16 ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS DE CONSULTORÍA (PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PRIVADO)

El Comité Especial ha verificado que las constancias o certificados presentados por el postor están legibles y no tienen borrones o enmendaduras. Asimismo, ha corroborado que del contenido de estos documentos se desprende que la ejecución de los servicios no tuvo penalidad alguna. ..................................................................................................................................................[ 44 ] El postor …………….. [ 45 ] ha presentado ….. [ 46 ] constancias de cumplimiento sin haber incurrido en penalidades, y …… [ 47 ] de contrataciones, por lo que en aplicación de la fórmula: PCP= {(PF/NC) X (CBC)}(*), le corresponde ….. [ 48 ] puntos. (*)

Ver comentario en la hoja de Instrucciones

9.1.6 FACTOR DE EVALUACIÓN: OTROS FACTORES REFERIDOS AL OBJETO DE LA CONVOCATORIA DESARROLLAR ESTE PUNTO POR CADA UNO DE LOS FACTORES CONSIDERADOS EN LAS BASES

El Comité Especial ha verificado que el postor ...……[ 49 ] ha presentado los documentos para acreditar el factor relacionado con el objeto de la convocatoria. ……………………………………………………………………………………………….. [ 50 ] Los documentos presentados se encuentran legibles y sin borrones o enmendaduras. Asimismo, se ha confirmado que del contenido de los documentos se desprende el cumplimiento de ……[ 51 ]. ……………………………………………………………………............................................ [ 52 ] De acuerdo con los criterios de las Bases y los documentos presentados por el postor …….[ 53 ], se acreditó el cumplimiento de ……[ 54 ], por lo que le corresponde ……[ 55 ] puntos. IMPORTANTE: Se calificará entre otros, equipamiento, infraestructura, siempre y cuando cumplan con lo dispuesto en el artículo 43 del Reglamento.

10

9.2

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR Nº 2

…..

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR ….

PUNTAJES TÉCNICOS DE LOS POSTORES COMPLETAR LA INFORMACION SOLICITADA (10.1) PARA CADA POSTOR ADMITIDO REGISTRADO EN EL CAMPO (8)

10.1 NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR Nº 1 FACTORES (**)

PUNTAJES

EXPERIENCIA EN LA ACTIVIDAD

…… puntos

EXPERIENCIA EN LA ESPECIALIDAD

…… puntos

EXPERIENCIA DEL PERSONAL PROPUESTO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

…… puntos

CALIFICACIONES DEL PERSONAL PROPUESTO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

…… puntos

MEJORAS A LAS CONDICIONES PREVISTAS

…… puntos

CUMPLIMIENTO DE SERVICIO

…… puntos

OTROS FACTORES REFERIDOS AL OBJETO DE LA CONVOCATORIA

…… puntos

SUMATORIA TOTAL DE PUNTAJES

…… puntos (**)

Ver comentario en la hoja de Instrucciones

10.2 NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR Nº 2 ….. 11

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR ….

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN TECNICA De acuerdo a la evaluación técnica realizada, los siguientes postores acceden a la etapa de evaluación económica, en vista de que han obtenido y/o superado el puntaje técnico mínimo (80 puntos) establecido en las Bases:

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FORMATO Nº 16

11

ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS DE CONSULTORÍA (PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PRIVADO) Nº

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL POSTOR

PUNTAJE TÉCNICO TOTAL

1 2 …

Asimismo, los siguientes postores no acceden a la etapa de evaluación económica, en vista de que no alcanzaron el puntaje técnico mínimo (80 puntos) establecido en las Bases: Nº

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL POSTOR

PUNTAJE TÉCNICO TOTAL

1 2 …

12

ACUERDO ADOPTADO Los miembros del Comité Especial, por …………………..., dan por aprobados los resultados de la evaluación técnica de los postores, de acuerdo con el análisis efectuado.

13

NOMBRES Y FIRMAS DE LOS REPRESENTANTES DEL ÓRGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES O DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ ESPECIAL

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INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 16 ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS DE CONSULTORÍA

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PRIVADO) Campo 1 2

Información a Registrar Registrar el número de acta correspondiente. De considerarlo necesario, usar nomenclatura alfanumérica. Completar la información faltante según se indica: [1] [2]

Registrar la ubicación geográfica en que se encuentra sesionando el Comité Especial; por ejemplo, Lima, Cañete, entre otros. Registrar el día en que se realiza la sesión

[3]

Registrar el mes en que se realiza la sesión

[4]

Registrar el año en que se realiza la sesión

[5]

Registrar el local donde se sesiona; por ejemplo, los locales de la unidad de abastecimiento del Ministerio de Educación. Registrar la hora de la sesión

[6] [7] [8]

Precisar si se reunieron los representantes del Órgano Encargado de las Contrataciones o los miembros del Comité Especial, según corresponda. Registrar número y tipo de proceso

[9]

Registrar la denominación de la convocatoria.

[ 10 ]

Registrar el monto del valor referencial.

3

En caso corresponda, registrar los nombres y apellidos de los tres (03) miembros del Comité Especial, indicando si son titulares o suplentes y a que dependencia pertenecen.

4

Registrar a los participantes detallando su nombre o razón social, y su RUC.

5

Registrar a los postores detallando su nombre o razón social, y su RUC.

6

No modificar este campo.

7

Registrar la información de las propuestas que no fueron admitidas (de ser necesario, agregar más filas a la tabla). Registrar la información de las propuestas que pasarán a evaluación (de ser necesario, agregar más filas a la tabla), precisando los ítems a los que postula.

8

Completar la información faltante según se indica:

9.1

9.1.1

[ 11 ]

Registrar el detalle de los defectos de forma, tales como errores u omisiones en los documentos presentados que no modifican el alcance de la propuesta técnica; o los documentos cuya presentación fue omitido por el postor para acreditar el requerimiento técnico mínimo.

[ 12 ]

Registrar el plazo de subsanación otorgado al postor.

[ 13 ]

Registrar el número del postor y su nombre o razón social.

[ 14 ] [ 15 ]

Registrar si el postor "ha cumplido" o "no ha cumplido" con subsanar su propuesta dentro del plazo otorgado. Registrar "admitida" o "no admitida", según corresponda.

[ 16 ]

Registrar el documento mediante el cual el postor comunica la subsanación.

[ 17 ]

Registrar la fecha de presentación ante la Unidad de Trámite Documentario de la Entidad del documento mediante el cual el postor comunica la subsanación.

Registrar el nombre o razón social del primer postor admitido para ser evaluado técnicamente. Tener en cuenta que si hay más de un (01) postor admitido, el segundo empezará con 9.2 y también se deberá completar la información referida a cada uno de los factores de evaluación. Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 18 ]

Registrar el periódo máximo detallado en las Bases, el cual no podrá exceder, en ningún supuesto, de los quince (15) años, computados a la fecha de la presentación de la propuesta.

[ 19 ]

Si el Comité Especial no considera algún o algunos contratos porque estima que no están referidos a prestaciones correspondientes a la actividad objeto de la convocatoria, deberá fundamentar su decisión, registrando las razones por las que se concluye que el servicio de consultoría presentado no puede ser circunscrito a ello. Finalmente, debe identificar el contrato de consultoría o el comprobante de pago, según corresponda.

[ 20 ]

Si el Comité Especial considera que alguno o algunos de los documentos no están legibles, deberá registrar esta situación, detallando por qué y cuál documento no será considerado en la evaluación.

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9.1.1

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 16 ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE PROPUESTAS: SERVICIOS DE CONSULTORÍA

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PRIVADO) Campo

9.1.2

9.1.3

9.1.4

Si alguno de los contratos no tiene una conformidad correlativa, deberá registrarse dicho documento para sustentar por qué no fue tomado en consideración. Si no existe coherencia en la información del contrato y su conformidad, también deberá registrarse el documento para sustentar su no inclusión en la evaluación.

[ 22 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 23 ]

Registrar el monto total facturado debidamente acreditado en números, indicando el tipo de moneda.

[ 24 ]

Registrar el puntaje que le correspondería de acuerdo con los criterios de las Bases.

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 25 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 26 ]

Si el Comité Especial considera que uno o algunos de los contratos presentados por el postor no se ajusta a la definición de especialidad consignada en las Bases, entonces deberá identificar y registrar el contrato que no considerará válido, detallando las razones de su decisión.

[ 27 ]

Registrar el tiempo máximo de antigüedad que se ha establecido en las Bases, el mismo que no puede superar los diez (10) años contados desde la fecha de presentación de propuestas.

[ 28 ]

Si el Comité Especial advierte que uno o algunos de los documentos superan la antigüedad considerada en las Bases, entonces deberá identificarlo y registrar la razón por la que no será tomada en consideración al momento de la evaluación.

[ 29 ]

Si alguno de los contratos no tiene una constancia correlativa o la información de ésta no es concordante con el del contrato, entonces deberá identificarse y registrar el documento para sustentar las razones de su no inclusión en la evaluación. Por ejemplo que el monto del contrato difiera del monto de la constancia.

[ 30 ]

Si el Comité Especial detecta un documento que a su criterio no resulta legible o tiene borrones o enmendaduras, entonces deberá registrar esta situación, detallando las razones por las que no lo considera legible o con borrones o enmendaduras, a fin de fundamentar su no inclusión en la evaluación.

[ 31 ]

Registrar el monto facturado y tipo de moneda que ha tomado en consideración.

[ 32 ]

Otorgar y registrar el puntaje de acuerdo con el monto facturado acreditado y los parámetros de las Bases.

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información por cada personal propuesto por el postor: [ 33 ]

En caso el Comité Especial considere que alguno o algunos de los documentos no se encuentra legible, debe registrar detalladamente por qué interpreta que éste no es legible, tiene un borrón o una enmendadura. Asimismo, deberá analizarse cada uno de los rubros; es decir, el rubro de la experiencia y el rubro de las calificaciones.

[ 34 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 35 ]

Registrar el número de años de experiencia en la especialidad o las calificaciones del personal propuesto; por ejemplo: "El personal acreditó el estudio de maestrías o doctorados requeridos, con la copia del título correspondiente, según lo solicitado en las Bases..."

[ 36 ]

Registrar el puntaje que le corresponde de acuerdo con lo requerido y lo acreditado por el postor.

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 37 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 38 ]

En caso el Comité Especial considere que alguna mejora propuesta no está acorde con los aspectos establecidos en las Bases, entonces debe registrar claramente, explicando los fundamentos por los cuales no lo considera como una mejora y no se le otorga puntaje.

[ 39 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 40 ]

Registrar las mejoras que ha presentado el postor. (Se verificará que lo ofrecido esté acorde con lo señalado en las Bases como una mejora a las condiciones). Registrar el puntaje que corresponda, de acuerdo con lo establecido en las Bases.

[ 41 ]

9.1.5

Información a Registrar

[ 21 ]

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información: [ 42 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 43 ]

Si considera que las constancias o certificados no están relacionados con los contratos que sustentan la experiencia, entonces deberá registrarlo, identificando las constancias o certificados que no tienen relación con los contratos presentados para sustentar la experiencia.

71 de 100

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 16 ACTA DE APERTURA DE SOBRES Y EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN TÉCNICA DE 9.1.5 PROPUESTAS: SERVICIOS DE CONSULTORÍA

(PARA PROCESOS CUYA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SE REALIZA EN ACTO PRIVADO)

Campo

Información a Registrar

[ 44 ]

Si el Comité Especial advierte que un documento no es legible o tiene borrones o enmendaduras, entonces deberá registrar esta situación para sustentar por qué no se consideró determinado documento, igual metodología si del contenido del certificado no se desprende que, efectivamente, no se haya incurrido en penalidad.

[ 45 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 46 ]

Registrar el número de constancias o certificados presentados.

[ 47 ]

Registrar el número de contrataciones presentadas para acreditar la experiencia del postor.

[ 48 ]

Registrar el puntaje que le corresponde de acuerdo con lo requerido y lo acreditado por el postor

IMPORTANTE: La fórmula que se incluye es propuesta en el Pronunciamiento 111-2010-DTN donde Pcp es el puntaje que le corresponderá al postor; PF es el puntaje máximo del factor; NC es el número contrataciones que acreditan la experiencia del postor; CBC es el número de constancias de cumplimiento.

9.1.6

9.1.7

Marcar con "X" según corresponda y completar la siguiente información, por cada uno de los factores adicionales señalados en las Bases: [ 49 ]

Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 50 ]

Si alguno o algunos documentos de acreditación no están relacionados con este factor, el Comité Especial registrará detalladamente, sustentando por qué considera que no está relacionado con el objeto de la convocatoria. Por ejemplo un certificado cuyo objeto no esté relacionado con prestaciones similares a las consideradas como especiales.

[ 51 ]

Registrar lo que presentó el postor para acreditar el cumplimiento del factor de evaluación.

[ 52 ] [ 53 ]

Si el Comité Especial advierte que los documentos no son legibles, debe registrar detalladamente la situación para sustentar por qué no se consideró determinado documento. Registrar el nombre o razón social del postor en evaluación.

[ 54 ]

Registrar lo que presentó el postor para acreditar el cumplimiento del factor de evaluación.

[ 55 ]

Registrar el puntaje que corresponda, de acuerdo con lo establecido en las Bases.

En caso el Comité Especial haya determinado "otros factores", de corresponder, deberá registrar que se ha verificado que se han presentado, completos todos los documentos mediante los cuales se solicitó acreditar el cumplimiento del factor. Registrar que el contenido de los documentos presentados efectivamente acrediten el cumplimiento del factor de evaluación. Registrar qué fue lo que se solicitó en las Bases y qué es lo que el postor está presentando, a fin de sustentar el otorgamiento de los puntajes.

10.1

Registrar el nombre o razón social de cada postor en evaluación. Tener en cuenta que si hay más de un (01) postor, el segundo empezará con 10.2 y también se deberá completar la información referida a los puntajes de cada factor de evaluación y calcular la sumatoria de los puntajes por cada postor. IMPORTANTE: Tener en cuenta que de acuerdo con lo establecido en el artículo 46 del Reglamento, los factores "Cumplimiento del servicio" y "Otros factores referidos al objeto de la convocatoria" son de carácter facultativo. En ese sentido, sólo serán considerados estos, en caso hayan sido establecidos en las Bases.

11

12 13

Registrar la información de los postores que acceden a la etapa de evaluación económica, en vista de que han obtenido y/o superado el puntaje técnico mínimo (80 puntos) establecido en las Bases. También registrar la lista de aquellos postores que no superaron dicha etapa. Completar si es por "unanimidad" o por "mayoría", según corresponda. Registrar los nombres y firmas de los representantes del órgano encargado de las contrataciones o de los tres (03) miembros del Comité Especial.

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FORMATO Nº 17 ACTA DE OTORGAMIENTO DE BUENA PRO: BIENES, SERVICIOS Y CONSULTORÍAS (ACTO PRIVADO) 1

NÚMERO DE ACTA

2

SOBRE LA INFORMACIÓN GENERAL En, .........[ 1 ], a los .............[ 2 ] días del mes de ..............[ 3 ] del año ..............[ 4 ], en el local del .................[ 5 ], a las ...............[ 6 ] horas, se reunieron ..............[ 7 ] , encargado de conducir y desarrollar el proceso de selección de ..............[ 8 ] , cuyo objeto de convocatoria es ................[ 9 ] , por un valor referencial de .............[ 10 ] , a fin de OTORGAR LA BUENA PRO al presente proceso de selección.

3

SOBRE EL QUORUM Y LOS MIEMBROS DEL COMITÉ PARTICIPANTES DE LA SESIÓN (DE CORRESPONDER) El quorum necesario que exige la normativa de contratación pública se logró con la presencia de los siguientes miembros: Titular

Presidente:

Suplente Titular

Primer Miembro:

Suplente Titular

Segundo Miembro: 4

Suplente

Dependencia: Dependencia: Dependencia:

DETALLE DE LOS POSTORES QUE PASARON A LA ETAPA DE EVALUACIÓN ECONÓMICA: De acuerdo con la evaluación técnica realizada el día ..............[ 11 ], los siguientes postores pasaron a la etapa de evaluación económica, en vista de que obtuvieron y/o superaron el puntaje técnico mínimo de ..............[ 12 ] puntos, de acuerdo con lo establecido en las Bases: Nº

Nombre o razón social del postor

Puntaje por Evaluación Técnica

1 2 …

5

EVALUACIÓN DE PROPUESTAS ECONÓMICAS: Acto seguido, se procede con la apertura de los sobres que contienen las propuestas económicas de los mencionados postores, procediendose a evaluarlas y asignar el puntaje correspondiente, conforme se detalla a continuación:

Nº

Nombre o razón social del postor

Puntaje por Evaluación Económica

1 2 …

6

DETALLE DE LAS PROPUESTAS ECONÓMICAS QUE FUERON DESCALIFICADAS De acuerdo con la evaluación realizada, las siguientes propuestas económicas han sido descalificadas:

Nº

Nombre o razón social del postor

Consignar las razones por las cuales fueron descalificadas sus propuestas económicas

1 2 …

7

RESULTADOS FINALES De este modo, teniéndose los resultados tanto de la evaluación técnica como económica, se procede a determinar el puntaje total, de acuerdo a lo señalado en el numeral 3 del Artículo 71 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, obteniéndose los siguientes resultados:

73 de 100

7

FORMATO Nº 17 ACTA DE OTORGAMIENTO DE BUENA PRO: BIENES, SERVICIOS Y CONSULTORÍAS (ACTO PRIVADO) Orden de prelación

Nombre o razón social del postor

Puntaje Técnico

Puntaje Económico

Puntaje Total

1 2 …

8

ACUERDO ADOPTADO Los miembros del Comité Especial, por ……………………...[ 13 ], dan por aprobados los resultados de la evaluación técnica y económica, otorgando la Buena Pro al postor ..............[ 14 ].

9

NOMBRES Y FIRMAS DE LOS REPRESENTANTES DEL ÓRGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES O DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ ESPECIAL

74 de 100

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 17 ACTA DE OTORGAMIENTO DE BUENA PRO: BIENES, SERVICIOS Y CONSULTORÍAS (ACTO PRIVADO) Campo 1 2

Información a Registrar Registrar el número de acta correspondiente. De considerarlo necesario, usar nomenclatura alfanumérica. Completar la información faltante según se indica: [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9] [ 10 ]

Registrar la ubicación geográfica en que se encuentra sesionando el Comité Especial; por ejemplo, Lima, Cañete, entre otros. Registrar el día en que se realiza la sesión Registrar el mes en que se realiza la sesión Registrar el año en que se realiza la sesión Registrar el local donde se sesiona; por ejemplo, los locales de la unidad de abastecimiento del Ministerio de Educación. Registrar la hora de la sesión Precisar si se reunieron los representantes del órgano encargado de las contrataciones o los miembros del Comité Especial, según corresponda. Registrar número y tipo de proceso Registrar la denominación de la convocatoria. Registrar el monto del valor referencial.

3

En caso corresponda, registrar los nombres y apellidos de los tres (03) miembros del Comité Especial, indicando si son titulares o suplentes y a que dependencia pertenecen.

4

Completar la información faltante según se indica: [ 11 ]

Registrar la fecha en que se realizó la evaluación y calificación de propuestas técnicas.

[ 12 ]

Registrar el puntaje técnico mínimo establecido en las Bases para pasar a la etapa de evaluación económica.

Registrar a los postores que obtuvieron y/o superaron el puntaje técnico mínimo establecido en las Bases, señalando su respectivo puntaje técnico (de ser necesario, agregar más filas a la tabla). 5 6

Registrar a los postores que pasaron a la evaluación económica, indicando su respectivo puntaje económico (de ser necesario, agregar más filas a la tabla). Registrar a los postores cuya propuestas económicas han sido descalificadas, consignando las razones de dicha descalificación (de ser necesario, agregar más filas a la tabla).

7

Registrar los resultados finales de la evaluación en orden de prelación, consignando el puntaje técnico, económico y total obtenidos por cada uno de los postores (de ser necesario, agregar más filas a la tabla).

8

Completar la información faltante según se indica:

9

Registrar los nombres y firmas de los representantes del órgano encargado de las contrataciones o de los tres (03) miembros del Comité Especial.

[ 13 ] [ 14 ]

Registrar si es por "unanimidad" o por "mayoría", según corresponda. Registrar el nombre del postor a quien se le otorga la Buena Pro.

75 de 100

FORMATO Nº 18 CUADRO DE EVALUACIÓN TÉCNICA - ECONÓMICA DEL PROCESO DE SELECCIÓN: BIENES 1

TIPO Y NÚMERO DEL PROCESO DE SELECCIÓN

2

DENOMINACIÓN DE LA CONVOCATORIA

3

PARTE TÉCNICA DEL CUADRO El …………………….. [ 1 ] que elabora el presente cuadro, declara que la información consignada deriva del Acta Nº ……. [ 2 ] de Sesión de fecha …….... [ 3 ] mediante el cual se discutieron y determinaron los puntajes técnicos de los postores. ELABORAR EL SIGUIENTE CUADRO POR CADA ITEM REGISTRADO EN LAS BASES, DE CORRESPONDER

ITEM

VALOR REFERENCIAL

………………….… [ 4 ]

FACTORES DE EVALUACIÓN

POSTOR 01

POSTOR 02

………… [ 6 ] PLAZO DE ENTREGA

Tiempo en días calendarios

DISPONIBILIDAD DE SERVICIOS Y REPUESTOS CAPACITACIÓN DEL PERSONAL DE LA ENTIDAD MEJORAS A CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS Y A LAS CONDICIONES PREVISTAS EN LAS BASES

Tiempo garantizado

Puntaje

Puntaje

Tiempo garantizado

Puntaje

Condiciones

Condiciones y detalles

EXPERIENCIA DEL POSTOR

CUMPLIMIENTO DE LA PRESTACIÓN

Puntaje

Condiciones y detalles

Puntaje

Condiciones y detalles

Puntaje

Monto

Condiciones y detalles

Puntaje

Aplicación de fórmula

Puntaje

Condiciones y detalles

(*)

76 de 100

Puntaje

……… [ 9 ] Puntaje

Condiciones y detalles

Puntaje

……… [ 10 ] Puntaje

Condiciones y detalles

Puntaje

Monto

Puntaje

……… [ 11 ] Puntaje

……… [ 12 ] Puntaje

Aplicación de fórmula

Puntaje

……… [ 13 ] Puntaje

Condiciones y detalles

……… [ 14 ] 0

Puntaje

……… [ 8 ]

……… [ 13 ]

……… [ 14 ] TOTAL PUNTAJE TÉCNICO

Condiciones

……… [ 12 ]

……… [ 13 ] OTROS FACTORES DE EVALUACIÓN

Puntaje

Puntaje

……… [ 7 ]

……… [ 11 ]

……… [ 12 ] Aplicación de fórmula

Tiempo garantizado

……… [ 10 ]

……… [ 11 ] Monto

Puntaje

……… [ 9 ]

……… [ 10 ] Condiciones y detalles

Puntaje

……… [ 8 ]

……… [ 9 ]

………… [ 6 ] Tiempo en días calendarios

……… [ 7 ]

……… [ 8 ] Condiciones

POSTOR ….

………… [ 6 ] Tiempo en días calendarios

……… [ 7 ] GARANTÍA COMERCIAL DEL POSTOR Y/O FABRICANTE

………………….… [ 5 ]

Puntaje

……… [ 14 ] 0

0

FORMATO Nº 18 CUADRO DE EVALUACIÓN TÉCNICA - ECONÓMICA DEL PROCESO DE SELECCIÓN: BIENES (*) Ver comentario en la hoja de Instrucciones

4

PARTE ECONÓMICA DEL CUADRO El …………………….. [ 15 ] que elabora el presente cuadro, declara que la información consignada derivada de los montos propuestos por los postores en sus ofertas y los resultados son consecuencia de la aplicación directa de la fórmula del numeral 2) del artículo 70 del Reglamento de la Ley. ORDEN

5

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR

MONTO DE LA OFERTA

PUNTAJE OBTENIDO

1

…[ 16 ]

… [ 17 ]

100 puntos

2

…[ 16 ]

… [ 17 ]

…[ 18 ] puntos

3

…[ 16 ]

… [ 17 ]

…[ 18 ] puntos

RESULTADOS FINALES DE LA EVALUACIÓN TÉCNICO - ECONÓMICA 5.1

COEFICIENTE DE PONDERACIÓN

Técnico Económico

5.2

EVALUACIÓN FINAL Y ORDEN DE PRELACIÓN NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR

6

CALCULO DEL PUNTAJE

PUNTAJE TOTAL

ORDEN DE PRELACIÓN

… [ 19 ]

…[ 20 ]

…[ 21 ]

…[ 22 ]

… [ 19 ]

…[ 20 ]

…[ 21 ]

…[ 22 ]

… [ 19 ]

…[ 20 ]

…[ 21 ]

…[ 22 ]

NOMBRES Y FIRMAS DE LOS REPRESENTANTES DEL ÓRGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES O DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ ESPECIAL

77 de 100

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 18 CUADRO DE EVALUACIÓN TÉCNICA - ECONÓMICA DEL PROCESO DE SELECCIÓN: BIENES

Campo 1

Información a Registrar Registrar el tipo y número de proceso de selección. Por ejemplo: Licitación Pública Nº 002-2011ABCD

2

Registrar la denominación de la convocatoria.

3

En caso el proceso convocado sea por relación de ítems, el Comité Especial o el órgano encargado de las contrataciones, deberá registrar el ítem. Asimismo, completar la información faltante según se indica: [1]

Registrar Comité Especial u órgano encargado de las contrataciones, según corresponda.

[2]

Registrar el número de acta de Comité Especial, donde se discutieron y determinaron los puntajes técnicos de los postores.

[3]

Registrar la fecha del acta correspondiente.

[4]

Registrar el número y descripción del ítem, según corresponda.

[5]

[7]

Registrar el valor referencial del proceso de selección o del ítem, según corresponda, indicando el tipo de moneda. Registrar el nombre o razón social de cada postor. Tener en cuenta que se pueden agregar más columnas, de haber más de tres (03) postores. Registrar el tiempo en días calendario y su puntaje para el factor "Plazo de entrega".

[8]

Registrar el tiempo garantizado y su puntaje para el factor "Garantía comercial del postor y/o fabricante".

[6]

[9]

Registrar las condiciones y su puntaje para el factor "Disponibilidad de servicios y repuestos".

[ 10 ]

Registrar las condiciones y detalles y su puntaje para el factor "Capacitación del personal de la Entidad".

[ 11 ]

[ 13 ]

Registrar las condiciones y detalles y su puntaje para el factor "Mejoras a características técnicas y a las condiciones previstas en las Bases". Registrar el monto acreditado y su puntaje para el factor "Experiencia en la venta o suministro de bienes iguales o similares". Registrar la aplicación de la fórmula y su puntaje para el factor "Cumplimiento de la prestación".

[ 14 ]

Registrar las condiciones y detalles y su puntaje para "Otros factores de evaluación".

[ 12 ]

IMPORTANTE: El campo TOTAL PUNTAJE TECNICO se calcula automáticamente, no debe ser modificado.

4

Registrar la información faltante según se indica. El orden del registro de postores, es de menor a mayor monto ofertado: [ 15 ]

Registrar Comité Especial u órgano encargado de las contrataciones, según corresponda.

[ 16 ]

Registrar el nombre o razón social de cada postor que ha sido evaluado económicamente. Tener en cuenta que se pueden agregar más filas, de haber más de tres (03) postores. Registrar el monto de lo ofertado por cada postor registrado, indicando el tipo de moneda.

[ 17 ] [ 18 ]

Registrar el puntaje obtenido: Para el monto de menor valor, el puntaje corresponde a 100 puntos, los otros puntajes, se calculan inversamente proporcional, según lo señalado en las Bases correspondientes.

5.1

Registrar el valor de los coeficientes de ponderación, según lo establecido en las Bases, para la evaluación técnica y para la evaluación económica.

5.2

Completar la información faltante según se indica:

6

[ 19 ]

Registrar el nombre o razón social de cada postor que ha sido evaluado técnica y económicamente. Tener en cuenta que se pueden agregar más filas, de haber más de tres (03) postores.

[ 20 ]

Registrar el cálculo de puntaje para cada postor, según lo establecido en las Bases: (Puntaje técnico *Coeficiente Técnico)+(Puntaje económico*Coeficiente Económico)

[ 21 ]

Registrar en números el puntaje total obtenido por cada postor.

[ 22 ]

Registrar el orden de prelación en función al puntaje total obtenido: el postor que obtiene mayor puntaje tiene como orden de prelación "1".

Registrar los nombres y firmas de los representantes del órgano encargado de las contrataciones o de los tres (03) miembros del Comité Especial.

78 de 100

FORMATO Nº 19 CUADRO DE EVALUACIÓN TÉCNICA - ECONÓMICA DEL PROCESO DE SELECCIÓN: SERVICIOS EN GENERAL 1

TIPO Y NÚMERO DEL PROCESO DE SELECCIÓN

2

DENOMINACIÓN DE LA CONVOCATORIA

3

PARTE TÉCNICA DEL CUADRO El …………………….. [ 1 ] que elabora el presente cuadro, declara que la información consignada deriva del Acta Nº ……. [ 2 ] de Sesión de fecha …….... [ 3 ] mediante el cual se discutieron y determinaron los puntajes técnicos de los postores. ELABORAR EL SIGUIENTE CUADRO POR CADA ITEM REGISTRADO EN LAS BASES, DE CORRESPONDER

ITEM

VALOR REFERENCIAL

………………….… [ 4 ]

FACTORES DE EVALUACIÓN

POSTOR 01

POSTOR 02

………… [ 6 ] Monto

EXPERIENCIA EN ACTIVIDAD

Monto

Puntaje

Monto

Aplicación de fórmula

Puntaje

Monto

Puntaje

Aplicación de fórmula

MEJORAS A LAS CONDICIONES PREVISTAS OTROS FACTORES REFERIDOS AL OBJETO DE LA CONVOCATORIA

Tiempo de experiencia

Tiempo de experiencia

……… [ 10 ] Condiciones y detalles

Condiciones y detalles

……… [ 11 ] Condiciones y detalles

TOTAL PUNTAJE TÉCNICO

Monto

Puntaje

Condiciones y detalles

Puntaje

Aplicación de fórmula

Puntaje

……… [ 9 ] Puntaje

Tiempo de experiencia

Puntaje

……… [ 10 ] Puntaje

Condiciones y detalles

Puntaje

……… [ 11 ] Puntaje

Condiciones y detalles

……… [ 12 ] 0

Puntaje

……… [ 8 ]

……… [ 11 ]

……… [ 12 ] (*)

Puntaje

……… [ 10 ] Puntaje

Puntaje

……… [ 7 ]

……… [ 9 ] Puntaje

………… [ 6 ] Monto

……… [ 8 ]

……… [ 9 ] PERSONAL PROPUESTO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

Puntaje

……… [ 7 ]

……… [ 8 ] CUMPLIMIENTO DE SERVICIO

POSTOR ….

………… [ 6 ]

……… [ 7 ] EXPERIENCIA EN LA ESPECIALIDAD

………………….… [ 5 ]

Puntaje

……… [ 12 ] 0

0

(*) Ver comentario en la hoja de Instrucciones

4

PARTE ECONÓMICA DEL CUADRO

79 de 100

FORMATO Nº 19 CUADRO DE EVALUACIÓN TÉCNICA - ECONÓMICA DEL PROCESO DE SELECCIÓN: SERVICIOS EN 4 GENERAL El …………………….. [ 13 ] que elabora el presente cuadro, declara que la información consignada derivada de los montos propuestos por los postores en sus ofertas y los resultados son consecuencia de la aplicación directa de la fórmula del numeral 2) del artículo 70 del Reglamento de la Ley.

ORDEN

5

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR

PUNTAJE OBTENIDO

1

…[ 14 ]

… [ 15 ]

100 puntos

2

…[ 14 ]

… [ 15 ]

…[ 16 ] puntos

3

…[ 14 ]

… [ 15 ]

…[ 16 ] puntos

RESULTADOS FINALES DE LA EVALUACIÓN TÉCNICO - ECONÓMICA 5.1

5.2

COEFICIENTE DE PONDERACIÓN

Técnico

0.4

Económico

0.6

EVALUACIÓN FINAL Y ORDEN DE PRELACIÓN NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR

6

MONTO DE LA OFERTA

CALCULO DEL PUNTAJE

PUNTAJE TOTAL

ORDEN DE PRELACIÓ N

… [ 17 ]

…[ 18 ]

…[ 19 ]

…[ 20 ]

… [ 17 ]

…[ 18 ]

…[ 19 ]

…[ 20 ]

… [ 17 ]

…[ 18 ]

…[ 19 ]

…[ 20 ]

NOMBRES Y FIRMAS DE LOS REPRESENTANTES DEL ÓRGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES O DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ ESPECIAL

80 de 100

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 19 CUADRO DE EVALUACIÓN TÉCNICA - ECONÓMICA DEL PROCESO DE SELECCIÓN: SERVICIOS EN GENERAL Campo 1

Información a Registrar Registrar el tipo y número de proceso de selección. Por ejemplo: Concurso Público Nº 002-2011ABCD

2 3

Registrar la denominación de la convocatoria. En caso el proceso convocado sea por relación de ítems, el Comité Especial o el órgano encargado de las contrataciones, deberá registrar el ítem. Asimismo, completar la información faltante según se indica: [1]

Registrar Comité Especial u órgano encargado de las contrataciones, según corresponda.

[2]

Registrar el número de acta de Comité Especial, donde se discutieron y determinaron los puntajes técnicos de los postores. Registrar la fecha del acta correspondiente.

[3] [4]

Registrar el número y descripción del ítem, según corresponda.

[5]

[7]

Registrar el valor referencial del proceso de selección o del ítem, según corresponda, indicando el tipo de moneda. Registrar el nombre o razón social de cada postor. Tener en cuenta que se pueden agregar más columnas, de haber más de tres (03) postores. Registrar el monto acreditado y su puntaje para el factor "Experiencia en la actividad".

[8]

Registrar el monto acreditado y su puntaje para el factor "Experiencia en la especialidad".

[9]

Registrar la aplicación de la fórmula y su puntaje para el factor "Cumplimiento del servicio".

[ 10 ] [ 11 ]

Registrar el tiempo de experiencia y su puntaje para el factor "Personal propuesto para la prestación del servicio". Registrar las condiciones y detalles y su puntaje para el factor "Mejoras a las condiciones previstas".

[ 12 ]

Registrar las condiciones y detalles y su puntaje para los "otros factores referidos al objeto de la convocatoria".

[6]

IMPORTANTE: El campo TOTAL PUNTAJE TECNICO se calcula automáticamente, no debe ser modificado.

4

Registrar la información faltante según se indica. El orden del registro de postores, es de menor a mayor monto ofertado: [ 13 ]

Registrar Comité Especial u órgano encargado de las contrataciones, según corresponda.

[ 14 ]

Registrar el nombre o razón social de cada postor que ha sido evaluado económicamente. Tener en cuenta que se pueden agregar más filas, de haber más de tres (03) postores. Registrar el monto de lo ofertado por cada postor registrado, indicando el tipo de moneda.

[ 15 ] [ 16 ]

Registrar el puntaje obtenido. Para el monto de menor valor, el puntaje corresponde a 100 puntos, los otros puntajes, se calculan inversamente proporcional, según lo señalado en las Bases correspondientes.

5.1

Registrar el valor de los coeficientes de ponderación, según lo establecido en las Bases, para la evaluación técnica y para la evaluación económica.

5.2

Completar la información faltante según se indica:

6

[ 17 ]

Registrar el nombre o razón social de cada postor que ha sido evaluado técnica y económicamente. Tener en cuenta que se pueden agregar más filas, de haber más de tres (03) postores.

[ 18 ]

Registrar el cálculo de puntaje para cada postor, según lo establecido en las Bases: (Puntaje técnico *Coeficiente Técnico)+(Puntaje económico*Coeficiente Económico)

[ 19 ]

Registrar en números el puntaje total obtenido para cada postor.

[ 20 ]

Registrar el orden de prelación en función al puntaje total obtenido: el postor que obtiene mayor puntaje tiene como orden de prelación "1".

Registrar los nombres y firmas de los representantes del órgano encargado de las contrataciones o de los tres (03) miembros del Comité Especial.

81 de 100

FORMATO Nº 20 CUADRO DE EVALUACIÓN TÉCNICA - ECONÓMICA DEL PROCESO DE SELECCIÓN: SERVICIOS DE CONSULTORÍA 1

TIPO Y NÚMERO DEL PROCESO DE SELECCIÓN

2

DENOMINACIÓN DE LA CONVOCATORIA

3

PARTE TÉCNICA DEL CUADRO El …………………….. [ 1 ] que elabora el presente cuadro, declara que la información consignada deriva del Acta Nº …...…. [ 2 ] de Sesión de fecha …….... [ 3 ] mediante el cual se discutieron y determinaron los puntajes técnicos de los postores. ELABORAR EL SIGUIENTE CUADRO POR CADA ITEM REGISTRADO EN LAS BASES, DE CORRESPONDER

ITEM

VALOR REFERENCIAL

………………….… [ 4 ]

FACTORES DE EVALUACIÓN

POSTOR 01

POSTOR 02

………… [ 6 ] Monto

EXPERIENCIA EN ACTIVIDAD

Monto

Puntaje

Monto

Tiempo de experiencia

Puntaje

Monto

Puntaje

Tiempo de experiencia

……… [ 9 ]

Condiciones y detalles

Puntaje

Tiempo de experiencia

……… [ 10 ]

CUMPLIMIENTO DE SERVICIO

……… [ 11 ] Aplicación de fórmula

Condiciones y detalles

Puntaje

Aplicación de fórmula

TOTAL PUNTAJE TÉCNICO

Puntaje

Condiciones y detalles

Puntaje

Tiempo de experiencia

82 de 100

Puntaje

……… [ 9 ] Puntaje

Tiempo de experiencia

Puntaje

……… [ 10 ] Puntaje

Condiciones y detalles

Puntaje

……… [ 11 ] Puntaje

Aplicación de fórmula

Puntaje

……… [ 12 ] Puntaje

Condiciones y detalles

……… [ 13 ] 0

Puntaje

……… [ 8 ]

……… [ 12 ]

……… [ 13 ] (*)

Monto

……… [ 11 ]

……… [ 12 ] OTROS FACTORES REFERIDOS AL OBJETO DE LA CONVOCATORIA

Puntaje

……… [ 10 ] Condiciones y detalles

Puntaje

……… [ 7 ]

……… [ 9 ] Puntaje

………… [ 6 ] Monto

……… [ 8 ]

CALIFICACIONES DEL Tiempo de experiencia PERSONAL PROPUESTO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO MEJORAS A LAS CONDICIONES PREVISTAS

Puntaje

……… [ 7 ]

……… [ 8 ] EXPERIENCIA DEL PERSONAL PROPUESTO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

POSTOR ….

………… [ 6 ]

……… [ 7 ] EXPERIENCIA EN LA ESPECIALIDAD

………………….… [ 5 ]

Puntaje

……… [ 13 ] 0

0

FORMATO Nº 20 CUADRO DE EVALUACIÓN TÉCNICA - ECONÓMICA DEL PROCESO DE SELECCIÓN: SERVICIOS DE CONSULTORÍA (*) Ver comentario en la hoja de Instrucciones

4

PARTE ECONÓMICA DEL CUADRO El …………………….. [ 14 ] que elabora el presente cuadro, declara que la información consignada derivada de los montos propuestos por los postores en sus ofertas y los resultados son consecuencia de la aplicación directa de la fórmula del numeral 2) del artículo 70 del Reglamento de la Ley. ORDEN

5

PUNTAJE OBTENIDO

1

…[ 15 ]

… [ 16 ]

100 puntos

2

…[ 15 ]

… [ 16 ]

…[ 17 ] puntos

3

…[ 15 ]

… [ 16 ]

…[ 17 ] puntos

RESULTADOS FINALES DE LA EVALUACIÓN TÉCNICO - ECONÓMICA 5.1

5.2

COEFICIENTE DE PONDERACIÓN

Técnico

0.4

Económico

0.6

EVALUACIÓN FINAL Y ORDEN DE PRELACIÓN NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR

6

MONTO DE LA OFERTA

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL POSTOR

CALCULO DEL PUNTAJE

PUNTAJE TOTAL

ORDEN DE PRELACIÓ N

… [ 18 ]

…[ 19 ]

…[ 20 ]

…[ 21 ]

… [ 18 ]

…[ 19 ]

…[ 20 ]

…[ 21 ]

… [ 18 ]

…[ 19 ]

…[ 20 ]

…[ 21 ]

NOMBRES Y FIRMAS DE LOS REPRESENTANTES DEL ÓRGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES O DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ ESPECIAL

83 de 100

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 20 CUADRO DE EVALUACIÓN TÉCNICA - ECONÓMICA DEL PROCESO DE SELECCIÓN: SERVICIOS DE CONSULTORÍA Campo 1

Información a Registrar Registrar el tipo y número de proceso de selección. Por ejemplo: Concurso Público Nº 002-2011ABCD

2 3

Registrar la denominación de la convocatoria. En caso el proceso convocado sea por relación de ítems, el Comité Especial o el órgano encargado de las contrataciones, deberá registrar el ítem. Asimismo, completar la información faltante según se indica: [1]

Registrar Comité Especial u órgano encargado de las contrataciones, según corresponda.

[2]

Registrar el número de acta de Comité Especial, donde se discutieron y determinaron los puntajes técnicos de los postores.

[3]

Registrar la fecha del acta correspondiente.

[4]

Registrar el número y descripción del ítem, según corresponda.

[5]

Registrar el valor referencial del proceso de selección o del ítem, según corresponda, indicando el tipo de moneda. Registrar el nombre o razón social de cada postor. Tener en cuenta que se pueden agregar más columnas, de haber más de tres (03) postores.

[6] [7]

Registrar el monto acreditado y su puntaje para el factor "Experiencia en la actividad".

[8]

Registrar el monto acreditado y su puntaje para el factor "Experiencia en la especialidad".

[9]

Registrar el tiempo de experiencia y su puntaje para el factor "Experiencia del personal propuesto para la prestación del servicio".

[ 10 ]

Registrar las calificaciones y su puntaje para el factor "Calificaciones del personal propuesto para la prestación del servicio".

[ 11 ]

Registrar las condiciones y detalles y su puntaje para el factor "Mejoras a las condiciones previstas".

[ 12 ]

Registrar la aplicación de la fórmula y su puntaje para el factor "Cumplimiento del servicio", cuando éste haya sido incorporado en las Bases.

[ 13 ]

Registrar las condiciones y detalles y su puntaje para los "otros factores referidos al objeto de la convocatoria". Se considera, entre otros, equipamiento, infraestructura, siempre y cuando cumplan con lo dispuesto en el artículo 43 del Reglamento.

IMPORTANTE: El campo TOTAL PUNTAJE TECNICO se calcula automáticamente, no debe ser modificado.

4

Registrar la información faltante según se indica. El orden del registro de postores, es de menor a mayor monto ofertado: [ 14 ]

Registrar Comité Especial u órgano encargado de las contrataciones, según corresponda.

[ 15 ]

Registrar el nombre o razón social de cada postor que ha sido evaluado económicamente. Tener en cuenta que se pueden agregar más filas, de haber más de tres (03) postores.

[ 16 ]

Registrar el monto de lo ofertado por cada postor registrado, indicando el tipo de moneda.

[ 17 ]

Registrar el puntaje obtenido. Para el monto de menor valor, el puntaje corresponde a 100 puntos, los otros puntajes, se calculan inversamente proporcional, según lo señalado en las Bases correspondientes.

5.1

Registrar el valor de los coeficientes de ponderación, según lo establecido en las Bases, para la evaluación técnica y para la evaluación económica.

5.2

Registrar nombres o razones sociales de los postores

6

[ 18 ]

Registrar el nombre o razón social de cada postor que ha sido evaluado técnica y económicamente. Tener en cuenta que se pueden agregar más filas, de haber más de tres (03) postores.

[ 19 ]

Registrar el cálculo de puntaje para cada postor, según lo establecido en las Bases: (Puntaje técnico *Coeficiente Técnico)+(Puntaje económico*Coeficiente Económico)

[ 20]

Registrar en números el puntaje total obtenido para cada postor.

[ 21]

Registrar el orden de prelación en función al puntaje total obtenido: el postor que obtiene mayor puntaje tiene como orden de prelación "1".

Registrar los nombres y firmas de los representantes del órgano encargado de las contrataciones o de los tres (03) miembros del Comité Especial.

84 de 100

FORMATO Nº 21 ACTA PARA DECLARAR DESIERTO UN PROCESO DE SELECCIÓN "NO REGISTRO DE PARTICIPANTES" 1

NUMERO DE ACTA

2

SOBRE LA INFORMACIÓN GENERAL En, .........[ 1 ], a los ...............[ 2 ] días del mes de .................[ 3 ] del año ................[ 4 ], en el local del ...................[ 5 ], a las ................[ 6 ] horas, se reunieron los miembros del Comité Especial consignados en el Formato .............[ 7 ] , encargado de conducir y desarrollar el proceso de selección de ................[ 8 ] , cuyo objeto de convocatoria es ...................[ 9 ] , por un valor referencial de .............[ 10 ] , a fin de acordar la declaratoria de desierto.

3

SOBRE EL QUORUM Y LOS MIEMBROS PARTICIPANTES DE LA SESIÓN El quorum necesario que exige la normativa de contratación pública se logró con la presencia de los siguientes miembros: Titular

Presidente

Titular

Primer Miembro

Dependencia:

Suplente Titular

Segundo Miembro 4

Dependencia:

Suplente

Dependencia:

Suplente

SOBRE EL CONTENIDO DEL ACUERDO El Comité Especial ha verificado que ningún participante se ha registrado en el presente proceso de selección, por lo que, en aplicación del artículo 78 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, el presente proceso es declarado desierto.

5

NOMBRES Y FIRMAS DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ ESPECIAL

NOMBRE Y FIRMA DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ

NOMBRE Y FIRMA DEL PRIMER MIEMBRO

85 de 100

NOMBRE Y FIRMA DEL SEGUNDO MIEMBRO

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 21 ACTA PARA DECLARAR DESIERTO UN PROCESO DE SELECCIÓN "NO REGISTRO DE PARTICIPANTES" Campo 1 2

Información a Registrar Registrar el número de acta correspondiente. De considerarlo necesario, usar nomenclatura alfanumérica. Completar la información faltante según se indica: [1]

Registrar la ubicación geográfica en que se encuentra sesionando el Comité Especial; por ejemplo, Lima, Cañete, entre otros.

[2]

Registrar el día en que se realiza la sesión

[3]

Registrar el mes en que se realiza la sesión

[4]

Registrar el año en que se realiza la sesión

[5]

Registrar el local donde se sesiona; por ejemplo, los locales de la unidad de abastecimiento del Ministerio de Educación.

[6]

Registrar la hora de la sesión

[7]

Registrar número y fecha de formato con el que los miembros fueron designados.

[8]

Registrar número y tipo de proceso, así como la modalidad, si corresponde.

[9]

Registrar la denominación de la convocatoria.

[ 10 ]

Registrar el valor referencial del proceso.

3

Registrar los nombres y apellidos de los tres (03) miembros del Comité Especial, indicando si son titulares o suplentes y a que dependencia pertenecen.

4

No modificar este campo.

5

Registrar los nombres y firmas de los tres (03) miembros del Comité Especial.

86 de 100

FORMATO Nº 22 INFORME DE ANÁLISIS DE UNA DECLARATORIA DE DESIERTO 1

DATOS DEL FORMATO

Número de informe Fecha de emisión del informe

2

ANTECEDENTES

3

MOTIVOS DE LA DECLARATORIA DESIERTO

4

No se registraron los participantes

El registro de participantes fue de ……[ 1 ] hasta el día ……[ 2 ]

Se descalificaron todas las propuestas técnicas y/o económicas

Se presentaron ……[ 3 ] ofertas, todas ellas descalificadas. ……[ 4 ] fueron descalificadas en la fase técnica y ……[ 5 ] fueron descalificadas en la fase económica.

Se registraron participantes, pero no presentaron propuestas

Se registraron ……[ 6 ] participantes, pero ninguno presentó propuestas.

CAUSAS PROBABLES DEL DESIERTO EN EL PROCESO DE SELECCIÓN El Comité Especial, luego de las indagaciones con las dependencias competentes: ....................[ 7 ] y considerando las consultas y observaciones acaecidas durante el proceso de selección, ha podido determinar que la declaratoria de desierto pudo tener como origen lo siguiente:

4.1

El valor referencial debe ser reformulado pues éste no estuvo acorde con los montos de mercado.

4.2

Las especificaciones técnicas o términos de referencia fueron establecidos de acuerdo con estándares técnicos muy elevados, difíciles de cumplir.

4.3

5

Los postores no estructuraron adecuadamente sus propuestas, pues las descalificaciones derivan de errores en las ofertas, tanto técnicas como económicas.

4.4

Las especificaciones técnicas o términos de referencia, estuvieron confusos.

4.5

Otros

…………..….[ 8 ]

NOMBRES Y FIRMAS DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ

NOMBRE Y FIRMA DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ

NOMBRE Y FIRMA PRIMER MIEMBRO

NOMBRE Y FIRMA SEGUNDO MIEMBRO

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INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 22 INFORME DE ANÁLISIS DE UNA DECLARATORIA DE DESIERTO Campo 1

Información a Registrar Registrar el número de informe y la fecha de emisión.

2

Registrar detalladamente una breve reseña del proceso de selección, como por ejemplo la fecha de convocatoria, los proveedores que se registraron como participantes, los proveedores que presentaron propuestas, los acontecimientos de la evaluación y otra información relevante del proceso de selección.

3

Marcar con un "X" según corresponda, el motivo del desierto.

4

5

[1]

Registrar la fecha de inicio de registro de participantes.

[2]

Registrar la fecha final de registro de participantes.

[3]

Registrar la cantidad total de propuestas descalificadas.

[4]

Registrar la cantidad total de propuestas que fueron descalificadas en la evaluación técnica.

[5]

Registrar la cantidad total de propuestas que fueron descalificadas en la evaluación económica.

[6]

Registrar la cantidad total de participantes registrados en el proceso de selección, pero que no presentaron propuestas.

Marcar con un "X" las causas probables del desierto en el proceso de selección. [7]

Registrar al "órgano encargado de las contrataciones", en caso se trate de temas de valor referencial, o a la "dependencia usuaria", en caso se trate de especificaciones técnicas o términos de referencia.

[8]

En caso la causa de desierto no sea ninguna de las señaladas anteriormente, debe registrar detalladamente la causa. El Comité Especial deberá describir y detallar los hechos y el análisis efectuado para llegar a dicha conclusión.

Registrar los nombres y firmas de los tres (03) miembros del Comité Especial.

88 de 100

FORMATO Nº 23 CONSTANCIA DE CUMPLIMIENTO DE LA PRESTACIÓN 1

FECHA DE EMISIÓN DEL FORMATO

2

DATOS DEL CONTRATISTA

EN CASO EL CONTRATISTA SEA UN CONSORCIO, ADEMÁS SE DEBERÁ REGISTRAR LA SIGUIENTE INFORMACIÓN:

NOMBRE DE LOS INTEGRANTES DEL CONSORCIO

3

DATOS DEL CONTRATO

RUC

PORCENTAJE DE OBLIGACIONES VINCULADAS AL OBJETO DE LA CONVOCATORIA

Número del contrato Objeto de la contratación

BIENES SERVICIOS EN GENERAL SERVICIOS DE CONSULTORIA EN GENERAL

Descripción del contrato

Monto total ejecutado del contrato 4

DATOS DE LA ENTIDAD

5

CONFORMIDAD DE LA PRESTACIÓN Por medio del presente documento, la ………………[ 1 ] otorga la constancia de culminación de la prestación derivada del contrato …….[ 2 ]

6

APLICACIÓN DE PENALIDADES

SI NO

Monto de la penalidad

7

NOMBRE, FIRMA Y SELLO DEL FUNCIONARIO COMPETENTE

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INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 23 CONSTANCIA DE CUMPLIMIENTO DE LA PRESTACIÓN Campo 1

Información a Registrar Registrar un número correlativo (puede asignar también una nomenclatura alfanumérica) y la fecha en que se emite dicho formato.

2

Registrar el nombre o razón social del contratista. En caso el contratista sea un consorcio, además deberá precisarse a todos y cada uno de los integrantes del consorcio, así como el número de RUC y el porcentaje de obligaciones vinculadas al objeto de la convocatoria de cada consorciado. Registrar los datos correspondientes al contrato (número, objeto, descripción y monto total ejecutado indicando el tipo de moneda). El monto debe incluir el monto original del contrato y de las prestaciones adicionales, si las hubiera. En caso se haya producido reducción de prestaciones, se debe consignar el monto original del contrato al cual se debe descontar el monto de las reducciones.

3

4

Registrar la denominación completa de la entidad contratante, si es una unidad ejecutora determinada, consignar su número.

5

Completar la información faltante: [1]

Registrar el nombre del órgano de administración o funcionario designado por la Entidad.

[2]

Registrar el número de contrato.

6

Marcar con un "X" según corresponda, si se aplicó o no penalidades. En caso se marque "SI", registrar el monto indicando el tipo de moneda.

7

Registrar nombre, firma y sello del funcionario competente.

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FORMATO Nº 24 ACTA PARA OBSERVAR LA ENTREGA DE LOS BIENES (ENTREGA ÚNICA) 1

SOBRE LA INFORMACIÓN GENERAL En .........[ 1 ], a las .........[ 2 ] del día .........[ 3 ] del mes de .........[ 4 ] del año .........[ 5 ], en el local del almacén de la Entidad, se apersonó el contratista .........[ 6 ], a quien se le otorgó la Buena Pro del proceso .........[ 7 ], quien suscribió el Contrato .........[ 8 ], a fin de entregar los bienes .........[ 9 ]. En representación del contratista se encuentra el señor .........[ 10 ], identificado con DNI Nº .........[ 11 ].

2

VERIFICACIÓN DE LOS BIENES Por medio de la presente, el encargado de los almacenes de la Entidad ha verificado que el contratista ha entregado los bienes con algunas observaciones en las características y/o condiciones establecidas en las Especificaciones Técnicas.

3

DE LAS PRESTACIONES COMPROMETIDAS Y LA OBSERVACIÓN De acuerdo con las disposiciones contractuales, las que incluyen las Bases, especificaciones técnicas y la propuesta ganadora, el contratista .........[ 12 ] se comprometió con .........[ 13 ], de acuerdo con el siguiente detalle: ...................................[ 14 ]. No obstante que la prestación comprometida se encuentra claramente establecida en el contrato, el contratista no ha cumplido, de acuerdo con las condiciones contractuales de la prestación, conforme a lo siguiente: …..........[ 15 ].

4

PLAZO DE SUBSANACIÓN En concordancia con el artículo 176 del Reglamento, se otorga un plazo de …..........[ 16 ] días calendario para que el contratista subsane la presente observación. (*) Ver comentario en la hoja de Instrucciones

5

FIRMAS DE LAS PARTES

NOMBRE, FIRMA Y SELLO DEL REPRESENTANTE DE LA ENTIDAD

NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE DEL CONTRATISTA

IMPORTANTE: La presente acta no aprueba, autoriza u otorga conformidad técnica a los bienes. El acta deberá ser comunicada al órgano encargado de las contrataciones, a fin de que éste notifique formalmente al contratista y se evite cuestionamientos eventuales.

91 de 100

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 24 ACTA PARA OBSERVAR LA ENTREGA DE LOS BIENES (ENTREGA ÚNICA) Campo 1

Información a Registrar Completar la información faltante según se indica: [1]

Registrar la ubicación geográfica del almacén de la entidad.

[2]

Registrar la hora en que se realiza la observación.

[3]

Registrar el día en que se realiza la observación.

[4]

Registrar el mes en que se realiza la observación.

[5]

Registrar el año en que se realiza la observación.

[6]

Registrar el nombre o razón social del contratista.

[7]

Registrar el tipo y número de proceso de selección.

[8]

Registrar el número de contrato.

[9]

Registrar en forma detallada los bienes a ser entregados.

[ 10 ]

Registrar los nombres y apellidos del representante del contratista.

[ 11 ]

Registrar el número de DNI del representante del contratista.

2

No modificar este campo.

3

Completar la información faltante según se indica:

4

[ 12 ]

Registrar el nombre o razón social del contratista.

[ 13 ]

Especificar y detallar la obligación a la que se comprometió el contratista.

[ 14 ]

Detallar la forma, metodología, parámetro, limitaciones o dificultades, al ejecutar la prestación.

[ 15 ]

Registrar las razones por las que se considera que no se ha cumplido con la prestación de acuerdo con lo contratado. Explicar cómo se ejecutaron las prestaciones.

Completar la información faltante según se indica: [ 16 ]

Registrar el plazo que se otorga al contratista para que subsane la observación. Dicho plazo no puede ser menor de dos (02) días ni mayor de diez (10) días calendario, contados a partir de la notificación de la presente acta. Al respecto, se debe tener en cuenta, que si pese al plazo otorgado, el contratista no cumpliese a cabalidad con subsanar las observaciones, la Entidad podrá resolver el contrato, sin perjuicio de aplicar las penalidades que correspondan.

IMPORTANTE: De acuerdo con lo establecido en la Opinión 001-2010/DTN, es competencia del órgano de administración, o del órgano que establezcan las Bases o las normas de organización interna de la Entidad, determinar el plazo que se otorgará al contratista para subsanar las observaciones.

5

Registrar nombre, firma y sello del representante de la entidad, y nombre, firma y de ser el caso, sello del representante del contratista.

92 de 100

FORMATO Nº 25 ACTA PARA OBSERVAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS (PRESTACIÓN ÚNICA O INMEDIATA) 1

SOBRE LA INFORMACIÓN GENERAL En .........[ 1 ], a las .........[ 2 ] del día .........[ 3 ] del mes de .........[ 4 ] del año .........[ 5 ], en el local de la Entidad, se apersonó el contratista .........[ 6 ], a quien se le otorgó la Buena Pro del proceso .........[ 7 ], quien suscribió el Contrato .........[ 8 ], a fin de cumplir con la prestación de servicios .........[ 9 ]. En representación del contratista se encuentra el señor .........[ 10 ], identificado con DNI Nº .........[ 11 ].

2

VERIFICACIÓN DE LAS PRESTACIONES Por medio de la presente, el responsable de la dependencia usuaria ha verificado que el contratista ha brindado los servicios con algunas observaciones en las características y/o condiciones establecidas en los términos de referencia.

3

DE LAS PRESTACIONES COMPROMETIDAS Y LA OBSERVACIÓN De acuerdo con las disposiciones contractuales, las que incluyen las Bases, términos de referencia y la propuesta ganadora, el contratista .........[ 12 ] se comprometió con .........[ 13 ], de acuerdo con el siguiente detalle: ………...........[ 14 ]. No obstante que la prestación comprometida se encuentra claramente establecida en el contrato, el contratista no ha cumplido, de acuerdo con las condiciones contractuales de la prestación, conforme a lo siguiente: …..........[ 15 ].

4

PLAZO DE SUBSANACIÓN En concordancia con el artículo 176 del Reglamento, se otorga un plazo de …..........[ 16 ] días calendario para que el contratista subsane la presente observación.

5

FIRMAS DE LAS PARTES

NOMBRE, FIRMA Y SELLO DEL REPRESENTANTE DE LA ENTIDAD

NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE DEL CONTRATISTA

IMPORTANTE: La presente acta no aprueba, autoriza u otorga conformidad técnica a los servicios brindados. El acta deberá ser comunicada al órgano encargado de las contrataciones, a fin de que éste notifique formalmente al contratista y se evite cuestionamientos eventuales.

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INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 25 ACTA PARA OBSERVAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS (PRESTACIÓN ÚNICA O INMEDIATA) Campo 1

2 3

Información a Registrar Completar la información faltante según se indica: [1]

Registrar la ubicación geográfica de la entidad.

[2]

Registrar la hora en que se realiza la observación.

[3]

Registrar el día en que se realiza la observación.

[4]

Registrar el mes en que se realiza la observación.

[5]

Registrar el año en que se realiza la observación.

[6]

Registrar el nombre o razón social del contratista.

[7]

Registrar el tipo y número de proceso de selección.

[8]

Registrar el número de contrato.

[9]

Registrar en forma detallada los servicios brindados.

[ 10 ]

Registrar los nombres y apellidos del representante del contratista.

[ 11 ]

Registrar el número de DNI del representante del contratista.

No modificar este campo. Registrar en forma detallada el incumplimiento del contratista. [ 12 ]

Registrar el nombre o razón social del contratista.

[ 13 ]

Especificar y detallar la obligación a la que se comprometió el contratista.

[ 14 ]

Detallar la forma, metodología, parámetro, limitaciones o dificultades, al ejecutar la prestación.

[ 15 ]

Registrar las razones por las que se considera que no se ha cumplido con la prestación de acuerdo con lo contratado. Explicar cómo se prestó el servicio.

4

Completar la información faltante según se indica:

5

Registrar nombre, firma y sello del representante de la entidad, y nombre, firma y de ser el caso, sello del representante del contratista.

[ 16 ]

Registrar el plazo que se otorga al contratista para que subsane la observación. Dicho plazo no puede ser menor de dos (02) días ni mayor de diez (10) días calendario, contados a partir de la notificación de la presente acta. Al respecto, se debe tener en cuenta, que si pese al plazo otorgado, el contratista no cumpliese a cabalidad con subsanar las observaciones, la Entidad podrá resolver el contrato, sin perjuicio de aplicar las penalidades que correspondan.

94 de 100

FORMATO Nº 26 ACTA DE OBSERVACIÓN PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE EJECUCIÓN CONTINUADA 1

SOBRE LA INFORMACIÓN GENERAL En .........[ 1 ], a las .........[ 2 ] del día .........[ 3 ] del mes de .........[ 4 ] del año .........[ 5 ], en el local de la Entidad, se apersonó el contratista .........[ 6 ], a quien se le otorgó la Buena Pro del proceso .........[ 7 ], quien suscribió el Contrato .........[ 8 ], a fin de cumplir con la prestación de servicios .........[ 9 ]. En representación del contratista se encuentra el señor .........[ 10 ], identificado con DNI Nº .........[ 11 ].

2

VERIFICACIÓN DE LAS PRESTACIONES Por medio de la presente, el responsable de la dependencia usuaria ha verificado que el contratista ha brindado los servicios con algunas observaciones en las características y/o condiciones establecidas en los términos de referencia.

3

DE LAS PRESTACIONES COMPROMETIDAS Y LA OBSERVACIÓN De acuerdo con las disposiciones contractuales, las que incluyen las Bases, términos de referencia y la propuesta ganadora, el contratista .........[ 12 ] se comprometió durante .........[ 13 ], con .........[ 14 ], de acuerdo con el siguiente detalle: .........[ 15 ]. No obstante que la prestación comprometida se encuentra claramente establecida en el contrato, el contratista no ha cumplido, de acuerdo con las condiciones contractuales de la prestación, conforme a lo siguiente: …..........[ 16 ].

4

PLAZO DE SUBSANACIÓN En concordancia con el artículo 176 del Reglamento, se otorga un plazo de .....…..........[ 17 ] días calendario para que el contratista subsane las observaciones, de acuerdo con lo establecido en los términos de referencia y los parámetros contractuales. Finalmente, es importante indicar que en caso de mantenerse el incumplimiento, se podrá iniciar un procedimiento de resolución contractual, de acuerdo con la normativa de contratación pública. Para ello, el responsable de otorgar la conformidad, comprobará que lo exigido mediante el presente documento se cumpla cabalmente, caso contrario, se informará a .........[ 18 ].

5

FIRMAS DE LAS PARTES

NOMBRE, FIRMA Y SELLO DEL REPRESENTANTE DE LA ENTIDAD

95 de 100

NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE DEL CONTRATISTA

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 26 ACTA DE OBSERVACIÓN PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE EJECUCIÓN CONTINUADA Campo 1

2 3

Información a Registrar Completar la información faltante según se indica: [1]

Registrar la ubicación geográfica de la entidad.

[2]

Registrar la hora en que se realiza la observación.

[3]

Registrar el día en que se realiza la observación.

[4]

Registrar el mes en que se realiza la observación.

[5]

Registrar el año en que se realiza la observación.

[6]

Registrar el nombre o razón social del contratista.

[7]

Registrar el tipo y número de proceso de selección.

[8]

Registrar el número de contrato.

[9]

Registrar en forma detallada los servicios brindados.

[ 10 ]

Registrar los nombres y apellidos del representante del contratista.

[ 11 ]

Registrar el número de DNI del representante del contratista.

No modificar este campo. Completar la información faltante según se indica: [ 12 ] [ 13 ] [ 14 ]

Registrar el nombre o razón social del contratista. Registrar el periodo que haya sido pactado. Especificar y detallar la obligación a la que se comprometió el contratista.

[ 15 ]

Detallar la forma, metodología, parámetro, limitaciones o dificultades, al ejecutar la prestación. Registrar las razones por las que se considera que no se ha cumplido con la prestación de acuerdo con lo contratado. Explicar cómo se prestó el servicio. Registrar el plazo que se otorga al contratista para levantar la observación y reformular la forma en que viene prestando el servicio.

[ 16 ]

4

[ 17 ] [ 18 ]

5

Registrar el nombre del órgano encargado de las contrataciones de la Entidad.

Registrar nombre, firma y sello del representante de la entidad, y nombre, firma y de ser el caso, sello del representante del contratista.

96 de 100

FORMATO Nº 27 ACTA DE OBSERVACIÓN PARA SUMINISTRO DE BIENES 1

SOBRE LA INFORMACIÓN GENERAL En .........[ 1 ], a las .........[ 2 ] del día .........[ 3 ] del mes de .........[ 4 ] del año .........[ 5 ], en el local de la Entidad, se apersonó el contratista .........[ 6 ], a quien se le otorgó la Buena Pro del proceso .........[ 7 ], quien suscribió el Contrato .........[ 8 ], a fin de cumplir con la entrega de los bienes .........[ 9 ]. En representación del contratista se encuentra el señor .........[ 10 ], identificado con DNI Nº .........[ 11 ].

2

VERIFICACIÓN DE LAS PRESTACIONES Por medio de la presente, el responsable de la dependencia usuaria ha verificado que el contratista ha ejecutado las prestaciones con algunas observaciones en las características y/o condiciones establecidas en las especificaciones técnicas.

3

DE LAS PRESTACIONES COMPROMETIDAS Y LA OBSERVACIÓN De acuerdo con las disposiciones contractuales, las que incluyen las Bases, especificaciones técnicas y la propuesta ganadora, el contratista .........[ 12 ] se comprometió durante .........[ 13 ], con .........[ 14 ], de acuerdo con el siguiente detalle: .........[ 15 ]. No obstante que la prestación comprometida se encuentra claramente establecida en el contrato, el contratista no ha cumplido, de acuerdo con las condiciones contractuales de la prestación, debido a .........[ 16 ].

4

PLAZO DE SUBSANACIÓN En concordancia con el artículo 176 del Reglamento, se otorga un plazo de .....…..........[ 17 ] días calendario para que el contratista subsane las observaciones, de acuerdo con lo establecido en las especificaciones técnicas y los parámetros contractuales. Finalmente, es importante indicar que en caso de mantenerse el incumplimiento, se podrá iniciar un procedimiento de resolución contractual, de acuerdo con la normativa de contratación pública. Para ello, el responsable de otorgar la conformidad, comprobará que lo exigido mediante el presente documento se cumpla cabalmente, caso contrario, se informará a .........[ 18 ].

(*) Ver comentario en la hoja de Instrucciones

5

FIRMAS DE LAS PARTES

NOMBRE, FIRMA Y SELLO DEL REPRESENTANTE DE LA ENTIDAD

97 de 100

NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE DEL CONTRATISTA

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 27 ACTA DE OBSERVACIÓN PARA SUMINISTRO DE BIENES Campo 1

2 3

4

Información a Registrar Completar la información faltante según se indica: [1]

Registrar la ubicación geográfica de la entidad.

[2]

Registrar la hora en que se realiza la observación.

[3]

Registrar el día en que se realiza la observación.

[4]

Registrar el mes en que se realiza la observación.

[5]

Registrar el año en que se realiza la observación.

[6]

Registrar el nombre o razón social del contratista.

[7]

Registrar el tipo y número de proceso de selección.

[8]

Registrar el número de contrato.

[9]

Registrar en forma detallada los bienes a ser entregados.

[ 10 ]

Registrar los nombres y apellidos del representante del contratista.

[ 11 ]

Registrar el número de DNI del representante del contratista.

No modificar este campo. Completar la información faltante según se indica: [ 12 ]

Registrar el nombre o razón social del contratista.

[ 13 ]

Registrar el periodo que haya sido pactado.

[ 14 ]

Especificar y detallar la obligación a la que se comprometió el contratista.

[ 15 ]

Detallar la forma, metodología, parámetro, limitaciones o facultades, al ejecutar la prestación.

[ 16 ]

Registrar las razones por las que se considera que no se ha cumplido con la prestación de acuerdo con lo contratado. Registrar el plazo que se otorga al contratista para levantar la observación y reformular la forma en que viene ejeuctando las prestaciones. Explicar cómo se ejecutaron las prestaciones.

[ 17 ] [ 18 ]

Registrar el nombre del órgano encargado de las contrataciones de la Entidad.

IMPORTANTE: De acuerdo con lo establecido en la Opinión 001-2010/DTN, es competencia del órgano de administración, o del órgano que establezcan las Bases o las normas de organización interna de la Entidad determinar el plazo que se otorgará al contratista para subsanar las observaciones.

5

Registrar nombre, firma y sello del representante de la entidad, y nombre, firma y de ser el caso, sello del representante del contratista.

98 de 100

FORMATO Nº 28 CONFORMIDAD DE SERVICIO EN GENERAL O DE CONSULTORÍA EN GENERAL 1

FECHA DE EMISIÓN DEL FORMATO

2

DEPENDENCIA USUARIA

3

DATOS DEL CONTRATISTA

EN CASO EL CONTRATISTA SEA UN CONSORCIO, ADEMÁS SE DEBERÁ REGISTRAR LA SIGUIENTE INFORMACIÓN: NOMBRE DE LOS INTEGRANTES DEL CONSORCIO

4

DATOS DEL CONTRATO

RUC

PORCENTAJE DE OBLIGACIONES VINCULADAS AL OBJETO DE LA CONVOCATORIA

Número del contrato Objeto de la contratación

SERVICIO EN GENERAL

CONSULTORÍA EN GENERAL

Denominación de la contratación Fecha de suscripción del contrato Plazo de ejecución del servicio Fecha de inicio del servicio Monto del contrato Nº de conformidades que corresponden emitir durante el desarrollo del servicio 5

VERIFICACIONES REALIZADAS 5.1

SE HA VERIFICADO EL - Servicio en su totalidad o único entregable CUMPLIMIENTO DE LAS - Un período del servicio PRESTACIONES Conformidad Nº ………..[ 1 ] CORREPONDIENTES A: - Último período del servicio o entregable final Efectuadas desde ............[ 2 ] hasta .........[ 3 ] SI CUMPLE

5.2

5.3

CUMPLIMIENTO DEL PLAZO

NO CUMPLE SI CUMPLE NO CUMPLE

DETALLE DE LAS PRUEBAS REALIZADAS PARA OTORGAR LA CONFORMIDAD

6

OBSERVACIONES

7

CONFORMIDAD DE LA PRESTACIÓN Por medio del presente documento, la ………………[ 4 ] ………………[ 5 ] conformidad del servicio señalado en los numerales 4 y 5, sin perjuicio de los vicios ocultos.

8

NOMBRE, FIRMA Y SELLO DEL FUNCIONARIO COMPETENTE IMPORTANTE: De acuerdo con lo establecido en el artículo 176 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, la recepción conforme de la Entidad no enerva su derecho a reclamar posteriormente por vicios ocultos.

99 de 100

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO Nº 28 CONFORMIDAD DEL SERVICIO Campo 1

Información a Registrar Registrar la fecha en que se emite dicho formato.

2

Registrar el nombre de la dependencia usuaria.

3

Registrar el nombre o razón social del contratista. En caso el contratista sea un consorcio, además deberá precisarse a todos y cada uno de los integrantes del consorcio, así como el número de RUC y el porcentaje de obligaciones vinculadas al objeto de la convocatoria de cada consorciado.

4

Registrar los datos correspondientes al contrato (número, denominación de la contratación, objeto de la contratación, fecha de suscripción, plazo de ejecución, fecha de inicio del servicio, monto del contrato indicando el tipo de moneda y número de conformidades que corresponden emitir durante el desarrollo del servicio). En el objeto del contrato, se debe señalar, si corresponde Servicio en general o de consultoría en general.

5.1

Marcar con un "X", según corresponda a la verificación del cumplimiento de prestaciones del: Servicio en su totalidad o único entregable, a un período del servicio, o al último período del servicio o entregable final. [1]

Registrar el número de conformidad, en caso de corresponder a un periodo del servicio.

[2]

Registrar la fecha de inicio del servicio, periodo de ejecución o entregable, según corresponda.

[3]

Registrar la fecha de término del servicio, periodo de ejecución o entregable, según corresponda.

Marcar con un "X" según corresponda, si se cumplió o no con las condiciones contractuales. No se considera plazo.

5.2

Marcar con un "X" según corresponda, si el consultor ha cumplido o no ha cumplido con el plazo ofertado.

5.3

Registrar, de corresponder, el detalle de la(s) prueba(s) realizada(s) para efectos de otorgar la conformidad.

6

Consignar, de ser el caso, si el contratista ha incumplido alguna condición contractual.

7

Completar la información faltante según se indica:

8

[4]

Registrar el nombre de la dependencia que otorga la conformidad del servicio.

[5]

Registrar si se otorga o no se otorga la conformidad del servicio.

Registrar nombre, firma y sello del funcionario competente.

100 de 100

Checklist del Expediente de Contratación para bienes, servicios y obras Emitido mediante Resolución Nº 004-2014-OSCE/PRE

SUB DIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD – DIRECCIÓN TÉCNICO NORMATIVA ORGANISMO SUPERVISOR DE LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO - OSCE

Checklist del Expediente de Contratación para bienes, servicios y obras

Checklist del Expediente de Contratación para bienes, servicios y obras

Abog. Magali Rojas D. Presidenta Ejecutiva. Abog. Mary Ann Zavala P. Directora Técnico Normativo. Abog. Carla Flores M. Sub Directora de Nomatividad. Abog. Christian Chocano D. Supervisor del Equipo de Trabajo de Mejora de Procesos y Estandarización. Abog. Vanessa Castro H. Ing. Karin Sánchez S. Equipo de Trabajo de Mejora de Procesos y Estandarización.

Elaborado en Diciembre 2013

1

Presentación El procedimiento de contratación de los bienes, servicios y obras que desarrollan las Entidades públicas, supone una serie de etapas y actividades consecutivas que se realizan, en un primer momento, al interior de la Entidad (actos preparatorios), luego con los proveedores que participan en el proceso de selección y finalmente con los contratistas que cumplirán con las prestaciones a su cargo (ejecución).

Checklist del Expediente de Contratación para bienes, servicios y obras | ORGANISMO SUPERVISOR DE LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO - OSCE

La información correspondiente al desarrollo de tales etapas y actividades debe constar en el respectivo expediente de contratación. De acuerdo con el artículo 7 de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobada por Decreto Legislativo N° 1017, la Entidad debe llevar un expediente de contratación que contendrá todas las actuaciones del proceso de contratación, desde el requerimiento del área usuaria hasta la culminación del contrato, debiendo incluir las ofertas no ganadoras. Asimismo, de conformidad con el artículo 10 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo N° 184-2008-EF, el órgano encargado de las contrataciones tiene a su cargo la custodia y responsabilidad del expediente de contratación, salvo en el período en el que dicha custodia esté a cargo del Comité Especial. También es responsable de remitir el Expediente de Contratación al funcionario competente para su aprobación, de acuerdo a sus normas de organización interna. En ese sentido, con el objeto de facilitar el registro y seguimiento de todos los actos desarrollados en el proceso de contratación, se consideró necesario elaborar tres documentos, denominados checklist o listas de control del expediente de contratación, para los siguientes objetos: (i) bienes y servicios; (ii) ejecución de obras no sujeta a modalidad o bajo modalidad de llave en mano que no incluye la elaboración del expediente técnico; y, (iii) ejecución de obra bajo la modalidad de concurso oferta o llave en mano que incluye la elaboración del expediente técnico. Como herramienta de apoyo para la gestión eficiente de la contratación pública, los checklist o listas de control del expediente de contratación permiten a los funcionarios y servidores públicos lo siguiente: 

Entender la secuencia, paso a paso, de los actos que se desarrollan durante el proceso de contratación, logrando una visión de conjunto así como a nivel de detalle de todo el proceso.



Verificar que el expediente de contratación esté completo, toda vez que al usar el checklist se debe dejar constancia del folio en el que se ubica cada uno de los documentos que conforman el expediente, facilitando asimismo la realización de una eventual evaluación posterior.



Alertar a los funcionarios sobre cualquier omisión en la que se pudiera incurrir durante el proceso de contratación.

En consecuencia, se pone a disposición de los funcionarios y servidores públicos los tres checklist o listas de control antes mencionados, que han sido elaborados en formato Word para su fácil utilización.

2

1.

OBJETIVO Brindar una herramienta que facilite la labor de los funcionarios y servidores de las Entidades públicas involucrados en el desarrollo de los procesos de contratación, a través del uso de checklist o listas de control del Expediente de Contratación para la contratación de bienes, servicios y obras, que permita un adecuado registro y seguimiento de todos los actos desarrollados en el proceso de contratación.

2.

BASE LEGAL a. Decreto Legislativo Nº 1017, que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado, en adelante la Ley. b. Decreto Supremo N° 184-2008-EF, que aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en adelante el Reglamento. c. Resolución Ministerial Nº 789-2011-EF/10 que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado - OSCE. d. Directivas del OSCE. Las referidas normas incluyen sus respectivas disposiciones ampliatorias, modificatorias y conexas, de ser el caso.

3.

ALCANCE El presente documento es de uso facultativo para los funcionarios de las Entidades públicas comprendidas en el numeral 3.1 del artículo 3 de la Ley, involucrados en el desarrollo de los procesos de contratación de bienes, servicios y obras, por lo tanto no tiene naturaleza normativa.

4.

DEFINICIONES

Checklist del Expediente de Contratación para bienes, servicios y obras

A continuación se presentan definiciones que facilitarán la comprensión de los términos utilizados en los checklist:

5.

4.1.

Bienes: Son objetos que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus fines.

4.2.

Concurso Oferta: Es la modalidad de ejecución contractual en virtud del cual el postor debe ofertar la elaboración del Expediente Técnico, ejecución de la obra y, de ser el caso el terreno. Esta modalidad sólo podrá aplicarse en la ejecución de obras que se convoquen bajo el sistema a suma alzada y siempre que el valor referencial corresponda a una Licitación Pública.

4.3.

Expediente de contratación: Conjunto de documentos en el que aparecen todas las actuaciones referidas a una determinada contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato, incluyendo la información previa referida a las características técnicas, valor referencial, la disponibilidad presupuestal y su fuente de financiamiento.

4.4.

Expediente Técnico de Obra: Conjunto de documentos que comprende: memoria descriptiva, especificaciones técnicas, planos de ejecución de obra, metrados, presupuesto de obra, fecha de determinación del presupuesto de obra, valor referencial, análisis de precios, calendario de avance de obra valorizado, fórmulas polinómicas y, si el caso lo requiere, estudio de suelos, estudio geológico, de impacto ambiental u otros complementarios.

4.5.

Llave en mano: Es la modalidad de ejecución contractual en virtud del cual el postor debe ofertar en conjunto la construcción, equipamiento y montaje hasta la puesta en servicio de determinada obra, y de ser el caso la elaboración del Expediente Técnico. En el caso de bienes, el postor oferta, además, la instalación y puesta en funcionamiento.

4.6.

Servicio en general: La actividad o labor que realiza una persona natural o jurídica para atender una necesidad de la Entidad, pudiendo estar sujeta a resultados para considerar terminadas sus prestaciones.

4.7.

Obra: Construcción, reconstrucción, remodelación, mejoramiento, demolición, renovación, ampliación y habilitación de bienes inmuebles, tales como edificaciones, estructuras, excavaciones, perforaciones, carreteras, puentes, entre otros, que requieren dirección técnica, expediente técnico, mano de obra, materiales y/o equipos.

ABREVIATURAS -

3

AMC

: Adjudicación de Menor Cuantía

6.

CCI CGC EETT EPM MYPES OEC OSCE PAC PIP RNP RUC SEACE SNIP TdR TUPA

: Código de Cuenta Interbancario : Contraloría General de la República : Especificaciones Técnicas : Estudio de posibilidades que ofrece el mercado : Micro y pequeñas empresas : Órgano encargado de las contrataciones : Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado : Plan Anual de Contrataciones : Proyecto de Inversión Pública : Registro Nacional de Proveedores : Registro Único de Contribuyentes : Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado : Sistema Nacional de Inversión Pública : Términos de Referencia : Texto Único de Procedimientos Administrativos

Checklist del Expediente de Contratación para bienes, servicios y obras | ORGANISMO SUPERVISOR DE LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO - OSCE

-

CONSIDERACIONES GENERALES 6.1. El presente documento contiene tres (3) checklist o listas de control, que son cuadros elaborados en archivo Word que contienen un listado de cada uno de los documentos que conforman el expediente de contratación, abarcando las fases de actos preparatorios, selección y ejecución contractual. 6.2. Como se señala en el numeral 3 del presente documento, el uso de los checklist es de carácter facultativo. En tal sentido, los funcionarios pueden tomar como referencia el esquema y los textos incluidos en dichos Formatos con la finalidad de adecuar la información de sus contrataciones según las características y procedimientos establecidos por su Entidad a fin de asegurar la calidad de dicha información y agilizar la circulación de la misma.

7.

CONTENIDO A continuación se muestran los Checklist que comprende el presente documento: Nº 01

CHECKLIST DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN PARA BIENES Y SERVICIOS

02

CHECKLIST DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DE OBRAS NO SUJETA A MODALIDAD O BAJO MODALIDAD DE LLAVE EN MANO QUE NO INCLUYE LA ELABORACIÓN DEL EXPEDIENTE TÉCNICO CHECKLIST DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DE OBRAS BAJO LA MODALIDAD DE CONCURSO OFERTA O LLAVE EN MANO QUE INCLUYE LA ELABORACIÓN DEL EXPEDIENTE TÉCNICO

03

8.

Nombre del Checklist

NÚMERO DE VERSIÓN Versión inicial

4

CHECKLIST DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN PARA BIENES Y SERVICIOS NOMBRE DE LA ENTIDAD

:

TIPO Y NOMENCLATURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN

:

DENOMINACIÓN DE LA CONVOCATORIA :

PARTE 1 Fase de Actos Preparatorios

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Contenido

Plan Anual de Contrataciones (PAC) - Programación del proceso de selección en el PAC. Requerimiento del área usuaria - Requerimiento (solicitud formal) suscrito por el Jefe del área usuaria. En caso de requerimientos consolidados, identificar el documento de requerimiento consolidado. - EETT o TdR suscritos por el área usuaria, y de ser el caso, por el área técnica que intervino en su elaboración. - Finalidad pública de la contratación. - Informe Técnico Previo de Evaluación de Software emitido por la Oficina de Informática, o la que haga sus veces. - Informe Técnico de Estandarización y documento mediante el cual se aprobó la estandarización. - Declaratoria de viabilidad del PIP. - Plan de estrategia publicitaria, la descripción, justificación de las campañas institucionales y comerciales, la propuesta y justificación técnica de la selección de medios de difusión, para el caso de servicios de publicidad en medios de comunicación. - Otros documentos, de acuerdo al objeto de la convocatoria. Estudio de posibilidades que ofrece el mercado (EPM) - Informe de EPM suscrito por el OEC. - Modificaciones efectuadas a las EETT o TdR Segunda versión Tercera versión Cuarta versión Quinta versión - Informe técnico emitido por el OEC que justifica la necesidad y el monto de los honorarios de éxito. - Documentos sustentatorios del EPM Cotizaciones  Solicitudes de cotización cursadas a los proveedores.  Cotizaciones presentadas por los proveedores.  Consulta del RUC.  Solicitudes de aclaración u observaciones a las EETT o TdR, formuladas por los proveedores.  Remisión de las solicitudes de aclaración u observaciones al área usuaria.  Respuesta del área usuaria a las solicitudes de aclaración u observaciones.  Remisión a los proveedores de la respuesta del área usuaria a las solicitudes de aclaración u

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¿Obra en el Expediente? No Si No aplica

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Contenido

¿Obra en el Expediente? No Si No aplica

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observaciones. Precios históricos de la Entidad:  Precio histórico 1  Precio histórico 2  Precio histórico 3 Estructura de costos:  Estructura de costos del proveedor  Estructura de costos de la Entidad Precios SEACE:  Precio SEACE 1  Precio SEACE 2  Precio SEACE 3 Otras fuentes:  Portales y/o páginas web  Catálogos  Revistas  Otros Resumen Ejecutivo - Formato de resumen ejecutivo - Formato de cuadro comparativo Disponibilidad Presupuestal - Solicitud de certificación presupuestal. - Certificación presupuestal otorgada por la Oficina de Presupuesto o la que haga sus veces. - Constancia que declare que el gasto a ser efectuado será considerado en la programación del presupuesto del año fiscal que corresponda, por parte del jefe de la Oficina General de Administración o el que haga sus veces. Aprobación del Expediente de Contratación. - Documento de aprobación del Expediente de Contratación. Designación del Comité Especial - Documento de designación del Comité Especial.

- Notificación de la designación a cada uno de los miembros del Comité Especial. - Recepción por parte del presidente del Comité Especial del Expediente de Contratación aprobado. - Autorización del Titular de la Entidad de donde proviene el experto independiente. Instalación del Comité Especial 8 - Acta de instalación del Comité Especial. Elaboración de Bases 9 - Acta de elaboración de Bases. - Solicitud de apoyo a las áreas pertinentes de la Entidad Aprobación de las Bases - Solicitud de aprobación de Bases. 10 - Bases visadas en todas sus páginas por los miembros del Comité Especial o del OEC, según corresponda. - Documento de aprobación de las Bases. 7

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PARTE 2 Fase de selección

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Contenido

Convocatoria del proceso de selección - Documento que acredita convocatoria en el SEACE - Invitación cursada a uno (1) o más proveedores, tratándose de los procesos de AMC. Registro de participantes - Constancia o cargo correspondiente al registro de los participantes. - Verificación por parte de la Entidad de la vigencia de inscripción en el RNP de los participantes y que no se encuentren inhabilitados para contratar con el Estado. - Solicitud de copia de las Bases y cargo de entrega. Formulación y absolución de consultas - Consultas de los participantes. - Remisión al área usuaria de las consultas referidas a las EETT o TdR. - Remisión al OEC de las consultas referidas al EPM. - Respuesta del área usuaria a las consultas referidas a las EETT o TdR. - Respuesta del OEC a las consultas referidas al EPM. - Acta de absolución de consultas. - Pliego absolutorio de consultas. Formulación y absolución de observaciones - Observaciones de los participantes. - Remisión al área usuaria de las observaciones referidas a las EETT o TdR. - Remisión al OEC de las observaciones referidas al EPM. - Respuesta del área usuaria a las observaciones referidas a las EETT o TdR. - Respuesta del OEC a las observaciones referidas al EPM. - Acta de absolución de observaciones. - Pliego absolutorio de observaciones. Elevación de observaciones para pronunciamiento del OSCE - Solicitud de elevación de observaciones y copia del pago de la tasa correspondiente. - Documento que acredita la remisión al OSCE de la totalidad de la documentación requerida en el TUPA del OSCE. Pronunciamiento del OSCE - Pronunciamiento emitido por el OSCE. - Implementación por parte del área usuaria de las precisiones o modificaciones a las EETT o TdR dispuestas por el pronunciamiento. - Determinación del nuevo valor referencial por parte del OEC, dispuesto por el pronunciamiento. - Nueva aprobación del expediente de contratación, en caso que la precisión y/o modificación de las EETT o TdR, la reevaluación del valor referencial u otro extremo del pronunciamiento originen la modificación del expediente de contratación. Integración de Bases - Acta de integración de Bases. - Bases integradas visadas en todas sus páginas por los miembros del Comité Especial Presentación de propuestas

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Contenido

¿Obra en Expediente? No Si No aplica

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- En acto público: Documento de acreditación del postor, su representante o apoderado. Acta de presentación de propuestas. - En acto privado: Documento de presentación de propuestas en sobre cerrado. Subsanación de propuestas - En acto público: Documento de subsanación presentado a través de la Unidad de Trámite Documentario de la Entidad. En acto privado: Cargo de notificación del requerimiento de subsanación, en el cual se precise el plazo otorgado para subsanar. Documento de subsanación presentado a través de la Unidad de Trámite Documentario de la Entidad. Calificación y evaluación de propuestas - Actas de calificación y evaluación de propuestas Cancelación del proceso. - Resolución o acuerdo que dispone cancelar el proceso de selección Solución en caso de empate - Cargo de notificación de la citación a los postores que hayan empatado, para el caso de otorgamiento de la Buena Pro en acto privado, cuando se apliquen los criterios de desempate a prorrata o por sorteo. Otorgamiento de la Buena Pro - Acta de otorgamiento de la Buena Pro y el cuadro comparativo. Propuestas - Propuestas no admitidas o descalificadas en la evaluación técnica o económica. - Propuestas admitidas pero no favorecidas con la Buena Pro. - Propuesta técnica y económica del postor ganador. Interposición del recurso de apelación - Ante la Entidad: Recurso de apelación presentado a la Unidad de Trámite Documentario de la Entidad. Constancia de las observaciones formuladas por la Unidad de Trámite Documentario de la Entidad en el recurso de apelación presentado. Escrito de subsanación del recurso de apelación. Constancia de haber recabado el impugnante su recurso de apelación y sus anexos, cuando no hubiera subsanado las observaciones. Constancia de notificación del recurso de apelación a los postores que pudiesen resultar afectados con el recurso. Escrito de absolución al traslado del recurso de apelación, por parte del postor o postores emplazados. Constancia de haberse llevado a cabo la Audiencia Pública. Escrito de desistimiento del recurso de apelación, con firma legalizada ante el fedatario de la Entidad, Notario o Juez de Paz, de ser el caso. Resolución de la Entidad que se pronuncia sobre el desistimiento. Informe técnico legal sobre la impugnación emitido por las áreas correspondientes de la Entidad.

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Contenido

Documento emitido por la Entidad que resuelve el recurso de apelación. - Ante el Tribunal de Contrataciones del Estado: Recurso de apelación interpuesto ante el Tribunal. Constancia de las observaciones formuladas por la Unidad de Atención al Usuario en el recurso de apelación presentado. Escrito de subsanación del recurso de apelación. Constancia de haber recabado el impugnante su recurso de apelación y sus anexos, cuando no hubiera subsanado las observaciones. Cargo de notificación del requerimiento del Tribunal para que la Entidad remita el Expediente de Contratación completo. Documento que remite al Tribunal el Expediente de Contratación completo. Cargo de notificación del requerimiento de información adicional. Constancia de haberse llevado a cabo la Audiencia Pública. Escrito de desistimiento del recurso de apelación, con firma legalizada ante Notario o la Secretaría del Tribunal. Resolución del Tribunal que se pronuncia sobre el desistimiento. Resolución expedida por el Tribunal que resuelve el recurso de apelación. Consentimiento de la Buena Pro - Publicación en el SEACE del consentimiento de la Buena Pro. - Documento que remite el expediente de contratación al OEC. Declaración de desierto - Acta de declaración de desierto. - Informe en el que se justifique y evalúe las causas que no permitieron la conclusión del proceso. No perfeccionamiento del contrato - Cargo de notificación al postor que ocupó el segundo lugar de la citación para la firma del contrato. - Requerimiento del postor ganador de la Buena Pro a la Entidad para que suscriba el contrato o notifique la orden de compra o de servicio. - Documento que justifica la no suscripción del contrato por parte de la Entidad. Documentos para el perfeccionamiento del contrato - Carta de presentación que contiene los siguientes documentos: Constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado. Garantías, salvo casos de excepción. Solicitud del beneficio de retención en el caso de MYPES, cuando se trata de la garantía de fiel cumplimiento. Contrato de consorcio con firmas legalizadas de los consorciados. Código de cuenta interbancaria (CCI) Traducción oficial efectuada por traductor publico juramentado de todos los documentos de la propuesta presentados en idioma extranjero que fueron acompañados de traducción certificada. Otros documentos solicitados en las Bases.

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PARTE 3 Fase de Ejecución Contractual

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Contenido

¿Obra en Expediente? No Si No aplica

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Contrato - Contrato suscrito entre el funcionario competente y el contratista, u orden de compra o de servicio recibida por el contratista. Adelantos - Solicitud de adelanto, comprobante de pago y la respectiva garantía por parte del contratista. - Entrega de los adelantos por parte de la Entidad. - Detalle de la amortización del adelanto. Fallas o defectos percibidos por el contratista (sólo para procesos de AMC) - Comunicación por parte del contratista de las fallas o defectos que advierta en las EETT o TdR. - Documentación que sustenta la evaluación efectuada por la Entidad. - Cargo de notificación al contratista del pronunciamiento de la Entidad. Subcontratación - Solicitud del contratista para subcontratar parte de las prestaciones a su cargo. - Verificación por parte de la Entidad de que el subcontratista se encuentre inscrito en el RNP y no esté suspendido o inhabilitado para contratar con el Estado. - Verificación por parte de la Entidad del compromiso de los contratistas extranjeros de brindar capacitación y transferencia de tecnología a los nacionales. - Cargo de notificación al contratista de la aprobación de la subcontratación. Adicionales y reducciones - Documentación sustentatoria del área usuaria para la ejecución de prestaciones adicionales o para la reducción de prestaciones. - Cálculo del adicional. - Certificación presupuestal, para la ejecución de prestaciones adicionales - Aumento o reducción de garantías por parte del contratista, en forma proporcional a los adicionales o reducciones. - Resolución que dispone la ejecución de prestaciones adicionales o reducciones, así como su respectivo cargo de notificación al contratista. - Comunicación por parte de la Entidad a la autoridad competente del SNIP, de los adicionales o reducciones dispuestos durante la ejecución del PIP. Ampliación del plazo contractual - Solicitud de ampliación de plazo contractual. - Documento de evaluación por parte de la Entidad sobre la ampliación de plazo solicitada. - Certificación presupuestal para el pago de los gastos generales debidamente acreditados, así como para el pago del costo directo cuando se trate de consultoría de obras. - Pronunciamiento de la Entidad sobre la solicitud de ampliación de plazo contractual y su respectivo cargo de notificación al contratista. Modificación del contrato - Solicitud de modificación del contrato presentada por el

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Contenido

contratista. - Documento de evaluación por parte de la Entidad sobre los bienes y/o servicios ofrecidos por el contratista. - Pronunciamiento de la Entidad sobre la solicitud de modificación al contrato y su respectivo cargo de notificación al contratista. Prórroga (sólo para arrendamiento de bienes inmuebles) - Documento de evaluación por parte de la Entidad de la procedencia de la prórroga, cuando se trate del arrendamiento de bienes inmuebles. - Adenda al contrato. Recepción y conformidad - Documento de recepción por parte del órgano de administración, o en su caso, del órgano establecido en las Bases. - Informe de verificación del funcionario responsable del área usuaria o técnica. - Acta de observaciones. - Documento de subsanación de observaciones. - Conformidad por parte del órgano de administración, o en su caso, del órgano establecido en las Bases. Resolución del contrato - Documento que sustenta el incumplimiento de obligaciones del contratista. - Cargo de notificación de la carta notarial que requiere a la otra parte el cumplimiento de sus obligaciones. - Documento del contratista que acredita cumplimiento de obligaciones. - Documento de evaluación por parte de la Entidad de la procedencia de resolver el contrato. - Cargo de notificación de la carta notarial que comunica la decisión de resolver el contrato por el incumplimiento de obligaciones. - Ejecución de las garantías, en caso la resolución del contrato haya quedado consentida o el laudo arbitral consentido y ejecutoriado haya declarado procedente la decisión de resolver el contrato. Nulidad del contrato - Documento de evaluación por parte de la Entidad de la procedencia de declarar la nulidad del contrato. - Declaración de la nulidad del contrato con su respectiva sustentación. - Copia fedateada del documento que declara la nulidad del contrato y su respectivo cargo de notificación de la carta notarial al contratista. Cesión de derechos - Comunicación del contratista que informe sobre los alcances de la cesión de derechos, adjuntando el contrato de cesión. Reajustes - Solicitud de reajuste presentada por el contratista. - Documento de evaluación por parte de la Entidad de la procedencia de la aplicación de las fórmulas de reajuste. - Pronunciamiento de la Entidad sobre la solicitud de reajuste. Penalidades - Cálculo de las penalidades por mora en la ejecución de las prestaciones. Pago - Comprobante de pago 1 - Comprobante de pago 2

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¿Obra en Expediente? No Si No aplica

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- Comprobante de pago 3 - Comprobante de pago 4 - Comprobante de pago 5 Conciliación y/o arbitraje - Solicitud de conciliación. 16 - Acta de Conciliación. - Solicitud de inicio de arbitraje. - Laudo

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CHECK LIST DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DE OBRAS NO SUJETA A MODALIDAD O BAJO MODALIDAD DE LLAVE EN MANO QE NO INCLUYE LA ELABORACIÓN DEL EXPEDIENTE TÉCNICO NOMBRE DE LA ENTIDAD

:

TIPO Y NOMENCLATURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN

:

DENOMINACIÓN DE LA CONVOCATORIA :

PARTE 1 FASE DE ACTOS PREPARATORIOS

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Contenido

Plan Anual de Contrataciones (PAC) - Programación del proceso de selección en el PAC. Requerimiento del área usuaria - Requerimiento (solicitud formal) suscrito por el Jefe del área usuaria. - Sustento técnico que motivó la contratación bajo modalidad de llave en mano. - Sustento técnico que motivó la contratación por etapa o tramo. - Disponibilidad del terreno o lugar donde se ejecutará la obra. - Documento que aprueba el expediente técnico de obra´. - Expediente técnico de obra aprobado. - Finalidad pública de la contratación. - Documento que declaró la viabilidad del PIP. - Estudio de preinversión aprobado: Perfil simplificado Perfil Factibilidad - Otros documentos, de acuerdo al objeto de la convocatoria. Modificaciones efectuadas al Expediente Técnico de Obra - Segunda versión - Tercera versión - Cuarta versión - Quinta versión - Nueva aprobación del Expediente Técnico de Obra Valor referencial - Presupuesto de obra. Resumen Ejecutivo - Formato de resumen ejecutivo Disponibilidad Presupuestal - Solicitud de certificación presupuestal. - Certificación presupuestal otorgada por la Oficina de Presupuesto o la que haga sus veces. - Constancia que declare que el gasto a ser efectuado será considerado en la programación del presupuesto del año fiscal que corresponda, por parte del jefe de la Oficina General de Administración o el que haga sus veces. Aprobación del Expediente de Contratación.

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¿Obra en el Expediente? No Si No aplica

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¿Obra en el Expediente? No Si No aplica

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- Documento de aprobación del Expediente de Contratación. Designación del Comité Especial - Documento de designación del Comité Especial. - Notificación de la designación a cada uno de los miembros del Comité Especial. - Recepción por parte del presidente del Comité Especial del Expediente de Contratación aprobado. - Autorización del Titular de la Entidad de donde proviene el experto independiente. Instalación del Comité Especial 8 - Acta de instalación del Comité Especial. Elaboración de Bases 9 - Acta de elaboración de Bases. - Solicitud de apoyo a las áreas pertinentes de la Entidad Aprobación de las Bases - Solicitud de aprobación de Bases. 10 - Bases visadas en todas sus páginas por los miembros del Comité Especial o del OEC, según corresponda. - Documento de aprobación de las Bases. 8

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PARTE 2 Fase de selección

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Contenido

Convocatoria del proceso de selección - Documento que acredita convocatoria en el SEACE - Invitación cursada a uno (1) o más proveedores, tratándose de los procesos de AMC. Registro de participantes - Constancia o cargo correspondiente al registro de los participantes. - Verificación por parte de la Entidad de la vigencia de inscripción en el RNP de los participantes y que no se encuentren inhabilitados para contratar con el Estado. - Solicitud de copia de las Bases y cargo de entrega. Formulación y absolución de consultas - Consultas de los participantes. - Remisión al área usuaria de las consultas referidas a los EETT. - Remisión al OEC de las consultas referidas al EPM. - Respuesta del área usuaria a las consultas referidas a los EETT. - Respuesta del OEC a las consultas referidas al EPM. - Acta de absolución de consultas. - Pliego absolutorio de consultas. Formulación y absolución de observaciones - Observaciones de los participantes. - Remisión al área usuaria de las observaciones referidas a los EETT. - Remisión al OEC de las observaciones referidas al EPM. - Respuesta del área usuaria a las observaciones referidas a los EETT. - Respuesta del OEC a las observaciones referidas al EPM. - Acta de absolución de observaciones. - Pliego absolutorio de observaciones. Elevación de observaciones para pronunciamiento del OSCE - Solicitud de elevación de observaciones y copia del pago de la tasa correspondiente. - Documento que acredita la remisión al OSCE de la totalidad de la documentación requerida en el TUPA del OSCE. Pronunciamiento del OSCE - Pronunciamiento emitido por el OSCE. - Implementación por parte del área usuaria de las precisiones o modificaciones a los EETT dispuestas por el pronunciamiento. - Determinación del nuevo valor referencial por parte del OEC, dispuesto por el pronunciamiento. - Nueva aprobación del expediente de contratación, en caso que la precisión y/o modificación de los EETT, la reevaluación del valor referencial u otro extremo del pronunciamiento originen la modificación del expediente de contratación. Integración de Bases - Acta de integración de Bases. - Bases integradas visadas en todas sus páginas por los miembros del Comité Especial Presentación de propuestas - En acto público:

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¿Obra en Expediente? No Si No aplica

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Documento de acreditación del postor, su representante o apoderado. Acta de presentación de propuestas. - En acto privado: Documento de presentación de propuestas en sobre cerrado. Subsanación de propuestas - En acto público: Documento de subsanación presentado a través de la Unidad de Trámite Documentario de la Entidad. En acto privado: Cargo de notificación del requerimiento de subsanación, en el cual se precise el plazo otorgado para subsanar. Documento de subsanación presentado a través de la Unidad de Trámite Documentario de la Entidad. Calificación y evaluación de propuestas - Acta de calificación y evaluación de propuestas. Cancelación del proceso. - Resolución o acuerdo que dispone cancelar el proceso de selección. Solución en caso de empate - Cargo de notificación de la citación a los postores que hayan empatado, para el caso de otorgamiento de la Buena Pro en acto privado, cuando se aplique el criterio de desempate por sorteo. Otorgamiento de la Buena Pro - Propuesta económica supera el valor referencial en un 10% Documento del postor que obtuvo el mejor puntaje total, manifestando que acepta reducir el monto de su propuesta económica por un monto igual o menor al valor referencial. Certificación presupuestaria. Aprobación del Titular de la Entidad. - Propuesta económica inferior o igual al valor referencial Acta de otorgamiento de la Buena Pro y cuadro comparativo. Propuestas - Propuestas no admitidas o descalificadas en la evaluación técnica o económica. - Propuestas admitidas pero no favorecidas con la Buena Pro. - Propuesta técnica y económica del postor ganador. Interposición del recurso de apelación - Ante la Entidad: Recurso de apelación presentado a la Unidad de Trámite Documentario de la Entidad. Constancia de las observaciones formuladas por la Unidad de Trámite Documentario de la Entidad en el recurso de apelación presentado. Escrito de subsanación del recurso de apelación. Constancia de haber recabado el impugnante su recurso de apelación y sus anexos, cuando no hubiera subsanado las observaciones. Constancia de notificación del recurso de apelación a los postores que pudiesen resultar afectados con el recurso. Escrito de absolución al traslado del recurso de apelación, por parte del postor o postores emplazados. Constancia de haberse llevado a cabo la Audiencia Pública.

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Escrito de desistimiento del recurso de apelación, con firma legalizada ante el fedatario de la Entidad, Notario o Juez de Paz, de ser el caso. Resolución de la Entidad que se pronuncia sobre el desistimiento. Informe técnico legal sobre la impugnación emitido por las áreas correspondientes de la Entidad. Documento emitido por la Entidad que resuelve el recurso de apelación. - Ante el Tribunal de Contrataciones del Estado: Recurso de apelación interpuesto ante el Tribunal. Constancia de las observaciones formuladas por la Unidad de Atención al Usuario en el recurso de apelación presentado. Escrito de subsanación del recurso de apelación. Constancia de haber recabado el impugnante su recurso de apelación y sus anexos, cuando no hubiera subsanado las observaciones. Cargo de notificación del requerimiento del Tribunal para que la Entidad remita el Expediente de Contratación completo. Documento que remite al Tribunal el Expediente de Contratación completo. Cargo de notificación del requerimiento de información adicional. Constancia de haberse llevado a cabo la Audiencia Pública. Escrito de desistimiento del recurso de apelación, con firma legalizada ante Notario o la Secretaría del Tribunal. Resolución del Tribunal que se pronuncia sobre el desistimiento. Resolución expedida por el Tribunal que resuelve el recurso de apelación. Consentimiento de la Buena Pro - Publicación en el SEACE del consentimiento de la Buena Pro. - Documento que remite el expediente de contratación al OEC. Declaración de desierto - Acta de declaración de desierto. - Informe en el que se justifique y evalúe las causas que no permitieron la conclusión del proceso. No perfeccionamiento del contrato - Cargo de notificación al postor que ocupó el segundo lugar de la citación para la firma del contrato. - Requerimiento del postor ganador de la Buena Pro a la Entidad para que suscriba el contrato o notifique la orden de compra o de servicio. - Documento que justifica la no suscripción del contrato por parte de la Entidad. Documentos para el perfeccionamiento del contrato. - Carta de presentación que contiene los siguientes documentos: Constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado. Garantías. Solicitud del beneficio de retención en el caso de MYPES, cuando se trata de la garantía de fiel cumplimiento. Contrato de consorcio con firmas legalizadas de los consorciados. Código de cuenta interbancaria (CCI)

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¿Obra en Expediente? No Si No aplica

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¿Obra en Expediente? No Si No aplica

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Observaciones

Traducción oficial efectuada por traductor publico juramentado de todos los documentos de la propuesta presentados en idioma extranjero que fueron acompañados de traducción certificada. Constancia de Capacidad Libre de Contratación expedida por el RNP. Identificación del residente de obra. Calendario de avance de obra valorizado sustentado en el Programa de Ejecución de Obra (PERT-CPM). Calendario de adquisición de materiales o insumos necesarios para la ejecución de obra, en concordancia con el calendario de avance de obra Desagregado por partidas que dio origen a la propuesta económica, en el caso de obras sujetas al sistema de suma alzada Otros documentos solicitados en las Bases.

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PARTE 3 Fase de Ejecución Contractual

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Contrato - Contrato suscrito entre el funcionario competente y el contratista. Inicio de plazo de ejecución de obra - Designación del inspector o supervisor, según corresponda. - Constancia de entrega del Expediente Técnico de Obra completo. - Constancia de entrega del terreno o lugar donde se ejecutará la obra por parte de la Entidad. - Calendario de entrega de los materiales e insumos que, de acuerdo a las Bases, hubiera asumido como obligación la Entidad. - Informe técnico que sustenta que la estacionalidad climática no permite el inicio de la ejecución de la obra. - Acta suscrita por las partes en el que se acuerda la fecha de inicio de la ejecución de la obra. - Adelanto directo Solicitud de adelanto, comprobante de pago y la respectiva garantía por parte del contratista. Entrega del adelanto por parte de la Entidad. Detalle de la amortización del adelanto. Otros adelantos - Adelantos directos parciales Solicitud de adelantos, comprobante de pago y la respectiva garantía por parte del contratista. Entrega de adelantos por parte de la Entidad. - Adelantos para materiales Solicitud de adelanto, comprobante de pago y la respectiva garantía por parte del contratista. Entrega de los adelantos por parte de la Entidad. Residente - Solicitud de sustitución del residente presentada por el contratista - Autorización de la sustitución del residente por parte de la Entidad Consultas sobre ocurrencias en la obra - Que no requieran opinión del proyectista y cuando no han sido absueltas por el inspector o supervisor de obra Solicitud del contratista para que la Entidad absuelva las consultas formuladas en el cuaderno de obra. Respuesta de la Entidad a la solicitud presentada por el contratista y cargo de recepción. - Que requieren opinión del proyectista Remisión de consultas por parte del inspector o supervisor, según corresponda, a la Entidad. Documento de remisión de consultas al proyectista para absolver las consultas. Respuesta del proyectista Instrucciones al contratista, en caso no hubiese respuesta del proyectista. Adicionales y reducciones - Adicionales sin carácter de emergencia Comunicación del inspector o supervisor, según

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corresponda, a la Entidad sobre la necesidad de elaborar el expediente técnico de la prestación adicional de obra. Informe del inspector o supervisor, según corresponda, sobre la procedencia de la ejecución de la prestación adicional, una vez concluida la elaboración del expediente técnico. Certificación presupuestal, para la ejecución de prestaciones adicionales. Resolución del Titular de la Entidad que aprueba las prestaciones adicionales de obra y cargo de notificación al contratista. Expediente técnico de la prestación adicional de obra. En caso la prestación adicional de obra supere el 15% del monto del contrato original:  Comunicación de la Entidad a la CGR presentándole toda la documentación sustentatoria de las prestaciones adicionales de obra.  Solicitud de información complementaria presentada por la CGR.  Respuesta de la Entidad a la solicitud de la CGR.  Autorización de la CGR, en forma previa a la ejecución y al pago de las prestaciones adicionales de obra. - Adicionales con carácter de emergencia Comunicación escrita de la Entidad a fin que el inspector o supervisor pueda autorizar la ejecución de prestaciones adicionales de obra con carácter de emergencia. Comunicación del inspector o supervisor, según corresponda, autorizando la ejecución. En caso la prestación adicional de obra supere el 15% del monto del contrato original:  Comunicación de la Entidad a la CGR presentándole toda la documentación sustentatoria de las prestaciones adicionales de obra.  Solicitud de información complementaria presentada por la CGR.  Respuesta de la Entidad a la solicitud de la CGR.  Autorización de la CGR, en forma previa a la ejecución y al pago de las prestaciones adicionales de obra. Resolución de la Entidad que autoriza el pago de la prestación adicional de obra con carácter de emergencia. - Aumento o reducción de garantías por parte del contratista, según corresponda. - Comunicación por parte de la Entidad a la autoridad competente del SNIP, de los adicionales o reducciones dispuestos durante la ejecución del PIP. Ampliación del plazo contractual - Solicitud de ampliación de plazo contractual presentado al inspector o supervisor, según corresponda. - Informe del inspector o supervisor, según corresponda, en el que exprese a la Entidad su opinión sobre la solicitud de ampliación de plazo - Documento de evaluación por parte de la Entidad sobre la ampliación de plazo solicitada. - Certificación presupuestal para el pago de los mayores gastos generales variables. - Resolución de la Entidad que se pronuncia sobre la solicitud de ampliación de plazo contractual parcial o total y su respectivo cargo de notificación al contratista. - Calendario de avance de obra valorizado actualizado y la programación PERT CPM correspondiente.

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- Informe del inspector o supervisor, según corresponda, a través del cual pone en conocimiento de la Entidad el calendario de avance de obra valorizado actualizado, con los reajustes concordados con el residente y la programación PERT CPM correspondiente. - Pronunciamiento de la Entidad sobre el nuevo calendario presentado por el contratista. Demora injustificada en la ejecución de la obra - Nuevo calendario que contemple la aceleración de los trabajos presentado por el contratista. 8 - Informe del inspector o supervisor, según corresponda, a la Entidad, cuando el monto de la valorización acumulada ejecutada sea menor al 80% del monto acumulado programado del nuevo calendario. Intervención económica de la obra - De oficio Documento de evaluación por parte de la Entidad de la procedencia de intervenir económicamente la obra. Pronunciamiento de la Entidad que ordena la intervención económica de la obra. Escrito de rechazo del contratista a la intervención 9 económica de la obra. - A solicitud de parte Solicitud del contratista para que la Entidad intervenga económicamente la obra. Documento de evaluación por parte de la Entidad de la procedencia de intervenir económicamente la obra. Pronunciamiento de la Entidad que ordena la intervención económica de la obra. Recepción de la obra - Informe del inspector o supervisor, según corresponda, ratificando o no a la Entidad la culminación de la obra. - Designación del Comité de Recepción. - De no existir observaciones Acta de Recepción de Obra, de verificación del cumplimiento de lo establecido en los planos y especificaciones técnicas y realización de pruebas. - De existir observaciones Acta o Pliego de Observaciones Informe del Comité de Recepción sustentando sus observaciones a la Entidad, en caso el contratista no estuviera conforme con las observaciones. Pronunciamiento de la Entidad sobre las observaciones. Informe del inspector o supervisor, según corresponda, a la 10 Entidad sobre la culminación de los trabajos de subsanación. Comunicación de la Entidad que da por vencido el plazo de subsanación. Informe del Comité de Recepción sustentando que no está de acuerdo con la subsanación de observaciones. Pronunciamiento de la Entidad sobre la subsanación de observaciones. Acta de Recepción de Obra, de subsanadas las observaciones. - Defectos o vicios ocultos Informe del Comité de Recepción dirigido a la Entidad de la existencia de vicios o defectos distintos a las observaciones formuladas. Requerimiento al contratista para que subsane

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observaciones que constituyen vicios ocultos. Penalidades - Cálculo de las penalidades por mora en la ejecución de las prestaciones. - Cálculo de otras penalidades distintas a la penalidad por mora. Resolución del contrato - Documento que sustenta el incumplimiento de obligaciones del contratista. - Cargo de notificación de la carta notarial que requiere a la otra parte el cumplimiento de sus obligaciones. - Documento que acredita cumplimiento de obligaciones. - Documento de evaluación por parte de la Entidad de la procedencia de resolver el contrato. - Cargo de notificación de la carta notarial que comunica la decisión de resolver el contrato. - Acta de constatación física e inventario en el lugar de la obra. - Solicitud de ejecución de las garantías, en caso la resolución del contrato haya quedado consentida o el laudo arbitral consentido y ejecutoriado haya declarado procedente la decisión de resolver el contrato. - Convenio con otra Entidad en caso de existir saldo de obra por ejecutar. - Invitación de la Entidad a los postores que participaron en el proceso de selección que dio origen a la ejecución de la obra, en caso de existir saldo de obra por ejecutar. - Certificación presupuestal para asumir los precios de la oferta de aquel postor que acepte la invitación. Valorizaciones, reajustes y pagos - Valorizaciones periódicas (mensual u otro tipo de período) y comprobantes de pago. - Valorización de la prestación adicional de obra y comprobantes de pago. - Valorización de Mayores Gastos Generales. Escrito presentado por el residente al supervisor o inspector, según corresponda, adjuntando la valorización. Escrito de elevación de la valorización a la Entidad, para su revisión y aprobación. Comprobantes de pago. Liquidación de obra - Liquidación presentada por el contratista Pronunciamiento de la Entidad, ya sea observando la liquidación o elaborando otra, y su respectivo cargo de notificación al contratista. Pronunciamiento del contratista sobre las observaciones formuladas por la Entidad. Pronunciamiento del contratista sobre la nueva liquidación efectuada por la Entidad. Comprobante de pago. - Liquidación efectuada por la Entidad Pronunciamiento del contratista sobre la liquidación de oficio practicada por la Entidad. Comprobante de pago. Documentos necesarios para el pago - Constancia de entrega de los planos post construcción y la minuta de declaratoria de fábrica o la memoria descriptiva valorizada, según sea el caso. - Declaratoria de fábrica, la que se otorgará conforme a lo dispuesto en la Ley de la materia.

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Cuaderno de obra - El original del cuaderno de obra, una vez culminada la ejecución de la obra. Subcontratación - Solicitud del contratista para subcontratar parte de las prestaciones a su cargo. - Constancia de inscripción vigente en el RNP del subcontratista y de no estar inhabilitado para contratar con el Estado. - Compromiso de los contratistas extranjeros de brindar capacitación y transferencia de tecnología a los nacionales. - Cargo de notificación al contratista de la aprobación de la subcontratación. Nulidad del contrato - Documento de evaluación por parte de la Entidad de la procedencia de declarar la nulidad del contrato. - Declaración de la nulidad del contrato con su respectiva sustentación. - Copia fedateada del documento que declara la nulidad del contrato y su respectivo cargo de notificación de la carta notarial al contratista. Cesión de derechos - Comunicación del contratista que informa sobre los alcances de la cesión de derechos, adjuntando el contrato de cesión. Conciliación y/o arbitraje - Solicitud de conciliación. - Acta de Conciliación. - Solicitud de inicio de arbitraje. - Laudo

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CHECKLIST DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DE OBRAS BAJO LA MODALIDAD DE CONCURSO OFERTA O LLAVE EN MANO QUE INCLUYA LA ELABORACIÓN DEL EXPEDIENTE TÉCNICO NOMBRE DE LA ENTIDAD

:

TIPO Y NOMENCLATURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN

:

DENOMINACIÓN DE LA CONVOCATORIA :

PARTE 1 Fase de Actos Preparatorios

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Plan Anual de Contrataciones (PAC) - Programación del proceso de selección en el PAC. Requerimiento del área usuaria - Requerimiento (solicitud formal) suscrito por el Jefe del área usuaria. - Sustento técnico que motivó la contratación bajo modalidad de concurso oferta o llave en mano. - Sustento técnico que motivó la contratación por etapas o tramos. - Disponibilidad del terreno o lugar donde se ejecutará la obra. - TdR suscritos por el área usuaria, y de ser el caso, por el área técnica que intervino en su elaboración. - Finalidad pública de la contratación. - Documento que declaró viabilidad del PIP. - Estudio de preinversión aprobado: Perfil simplificado Perfil Factibilidad - Objeto y alcance de la obra previsto en el PIP. - Otros documentos, de acuerdo al objeto de la convocatoria. Estudio de posibilidades que ofrece el mercado (EPM) - Informe de EPM suscrito por el OEC. - Modificaciones efectuadas a los TdR Segunda versión Tercera versión Cuarta versión Quinta versión - Documentos sustentatorios del EPM Cotizaciones  Solicitudes de cotización cursadas a los proveedores.  Cotizaciones presentadas por los proveedores.  Consulta del RUC.  Solicitudes de aclaración u observaciones a los TdR, formuladas por los proveedores.  Remisión de las solicitudes de aclaración u observaciones al área usuaria.  Respuesta del área usuaria a las solicitudes de

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aclaración u observaciones.  Remisión a los proveedores de la respuesta del área usuaria a las solicitudes de aclaración u observaciones. Precios históricos de la Entidad:  Precio histórico 1  Precio histórico 2  Precio histórico 3 Estructura de costos:  Estructura de costos del proveedor  Estructura de costos de la Entidad Precios SEACE:  Precio SEACE 1  Precio SEACE 2  Precio SEACE 3 Otras fuentes:  Portales y/o páginas web  Catálogos  Revistas  Otros Resumen Ejecutivo - Formato de resumen ejecutivo - Formato de cuadro comparativo Disponibilidad Presupuestal - Solicitud de certificación presupuestal. - Certificación presupuestal otorgada por la Oficina de Presupuesto o la que haga sus veces. - Constancia que declare que el gasto a ser efectuado será considerado en la programación del presupuesto del año fiscal que corresponda, por parte del jefe de la Oficina General de Administración o el que haga sus veces. Aprobación del Expediente de Contratación. - Documento de aprobación del Expediente de Contratación. Designación del Comité Especial - Documento de designación del Comité Especial.

- Notificación de la designación a cada uno de los miembros del Comité Especial. 7 - Recepción por parte del presidente del Comité Especial del Expediente de Contratación aprobado. - Autorización del Titular de la Entidad de donde proviene el experto independiente. Instalación del Comité Especial 8 - Acta de instalación del Comité Especial. Elaboración de Bases 9 - Acta de elaboración de Bases. - Solicitud de apoyo a las áreas pertinentes de la Entidad Aprobación de las Bases - Solicitud de aprobación de Bases. 10 - Bases visadas en todas sus páginas por los miembros del Comité Especial o del OEC, según corresponda. - Documento de aprobación de las Bases.

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PARTE 2 Fase de selección

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Convocatoria del proceso de selección - Documento que acredita convocatoria en el SEACE - Invitación cursada a uno (1) o más proveedores, tratándose de los procesos de AMC. Registro de participantes - Constancia o cargo correspondiente al registro de los participantes. - Verificación por parte de la Entidad de la vigencia de inscripción en el RNP de los participantes y que no se encuentren inhabilitados para contratar con el Estado. - Solicitud de copia de las Bases y cargo de entrega. Formulación y absolución de consultas - Consultas de los participantes. - Remisión al área usuaria de las consultas referidas a los TdR. - Remisión al OEC de las consultas referidas al EPM. - Respuesta del área usuaria a las consultas referidas a los TdR. - Respuesta del OEC a las consultas referidas al EPM. - Acta de absolución de consultas. - Pliego absolutorio de consultas. Formulación y absolución de observaciones - Observaciones de los participantes. - Remisión al área usuaria de las observaciones referidas a los TdR. - Remisión al OEC de las observaciones referidas al EPM. - Respuesta del área usuaria a las observaciones referidas a los TdR. - Respuesta del OEC a las observaciones referidas al EPM. - Acta de absolución de observaciones. - Pliego absolutorio de observaciones. Elevación de observaciones para pronunciamiento del OSCE - Solicitud de elevación de observaciones y copia del pago de la tasa correspondiente. - Documento que acredita la remisión al OSCE de la totalidad de la documentación requerida en el TUPA del OSCE. Pronunciamiento del OSCE - Pronunciamiento emitido por el OSCE. - Implementación por parte del área usuaria de las precisiones o modificaciones a los TdR dispuestas por el pronunciamiento. - Determinación del nuevo valor referencial por parte del OEC, dispuesto por el pronunciamiento. - Nueva aprobación del expediente de contratación, en caso que la precisión y/o modificación de los TdR, la reevaluación del valor referencial u otro extremo del pronunciamiento originen la modificación del expediente de contratación. Integración de Bases - Acta de integración de Bases. - Bases integradas visadas en todas sus páginas por los miembros del Comité Especial Presentación de propuestas - En acto público: Documento de acreditación del postor, su representante o

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apoderado. Acta de presentación de propuestas. - En acto privado: Documento de presentación de propuestas en sobre cerrado. Subsanación de propuestas - En acto público: Documento de subsanación presentado a través de la Unidad de Trámite Documentario de la Entidad. En acto privado: Cargo de notificación del requerimiento de subsanación, en el cual se precise el plazo otorgado para subsanar. Documento de subsanación presentado a través de la Unidad de Trámite Documentario de la Entidad. Calificación y evaluación de propuestas - Acta de calificación y evaluación de propuestas. Cancelación del proceso. - Resolución o acuerdo que dispone cancelar el proceso de selección. Solución en caso de empate - Cargo de notificación de la citación a los postores que hayan empatado, para el caso de otorgamiento de la Buena Pro en acto privado, cuando se aplique el criterio de desempate por sorteo. Otorgamiento de la Buena Pro - Propuesta económica supera el valor referencial en un 10% Documento del postor que obtuvo el mejor puntaje total, manifestando que acepta reducir el monto de su propuesta económica por un monto igual o menor al valor referencial. Certificación presupuestaria. Aprobación del Titular de la Entidad. - Propuesta económica inferior o igual al valor referencial Acta de otorgamiento de la Buena Pro y cuadro comparativo. Propuestas - Propuestas no admitidas o descalificadas en la evaluación técnica o económica. - Propuestas admitidas pero no favorecidas con la Buena Pro. - Propuesta técnica y económica del postor ganador. Interposición del recurso de apelación - Ante la Entidad: Recurso de apelación presentado a la Unidad de Trámite Documentario de la Entidad. Constancia de las observaciones formuladas por la Unidad de Trámite Documentario de la Entidad en el recurso de apelación presentado. Escrito de subsanación del recurso de apelación. Constancia de haber recabado el impugnante su recurso de apelación y sus anexos, cuando no hubiera subsanado las observaciones. Constancia de notificación del recurso de apelación a los postores que pudiesen resultar afectados con el recurso. Escrito de absolución al traslado del recurso de apelación, por parte del postor o postores emplazados. Constancia de haberse llevado a cabo la Audiencia Pública. Escrito de desistimiento del recurso de apelación, con

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firma legalizada ante el fedatario de la Entidad, Notario o Juez de Paz, de ser el caso. Resolución de la Entidad que se pronuncia sobre el desistimiento. Informe técnico legal sobre la impugnación emitido por las áreas correspondientes de la Entidad. Documento emitido por la Entidad que resuelve el recurso de apelación. - Ante el Tribunal de Contrataciones del Estado: Recurso de apelación interpuesto ante el Tribunal. Constancia de las observaciones formuladas por la Unidad de Atención al Usuario en el recurso de apelación presentado. Escrito de subsanación del recurso de apelación. Constancia de haber recabado el impugnante su recurso de apelación y sus anexos, cuando no hubiera subsanado las observaciones. Cargo de notificación del requerimiento del Tribunal para que la Entidad remita el Expediente de Contratación completo. Documento que remite al Tribunal el Expediente de Contratación completo. Cargo de notificación del requerimiento de información adicional. Constancia de haberse llevado a cabo la Audiencia Pública. Escrito de desistimiento del recurso de apelación, con firma legalizada ante Notario o la Secretaría del Tribunal. Resolución del Tribunal que se pronuncia sobre el desistimiento. Resolución expedida por el Tribunal que resuelve el recurso de apelación. Consentimiento de la Buena Pro - Publicación en el SEACE del consentimiento de la Buena Pro. - Documento que remite el expediente de contratación al OEC. Declaración de desierto - Acta de declaración de desierto. - Informe en el que se justifique y evalúe las causas que no permitieron la conclusión del proceso. No perfeccionamiento del contrato - Cargo de notificación al postor que ocupó el segundo lugar de la citación para la firma del contrato. - Requerimiento del postor ganador de la Buena Pro a la Entidad para que suscriba el contrato o notifique la orden de compra o de servicio. - Documento que justifica la no suscripción del contrato por parte de la Entidad. Documentos para el perfeccionamiento del contrato - Carta de presentación que contiene los siguientes documentos: Constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado. Garantías. Solicitud del beneficio de retención en el caso de MYPES, cuando se trata de la garantía de fiel cumplimiento. Contrato de consorcio con firmas legalizadas de los consorciados. Código de cuenta interbancaria (CCI) Traducción oficial efectuada por traductor publico

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juramentado de todos los documentos de la propuesta presentados en idioma extranjero que fueron acompañados de traducción certificada. Constancia de Capacidad Libre de Contratación expedida por el RNP Designación del residente de obra. Otros documentos solicitados en las Bases.

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PARTE 3 Fase de Ejecución Contractual

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Contrato. - Contrato suscrito entre el funcionario competente y el contratista. Aspectos aplicables a la elaboración del expediente técnico de obra Adelanto directo - Solicitud de adelanto directo, comprobante de pago y la respectiva garantía por parte del contratista. - Entrega de los adelantos por parte de la Entidad. Adicionales y reducciones - Documentación sustentatoria del área usuaria para la ejecución de prestaciones adicionales o para la reducción de prestaciones. - Cálculo del adicional. - Certificación presupuestal, para la ejecución de prestaciones adicionales - Aumento o reducción de garantías por parte del contratista, en forma proporcional a los adicionales o reducciones. - Resolución del Titular que dispone la ejecución de prestaciones adicionales o reducciones, así como su respectivo cargo de notificación al contratista. - Comunicación por parte de la Entidad a la autoridad competente del SNIP, de los adicionales o reducciones dispuestos durante la ejecución del PIP. Ampliación del plazo contractual - Solicitud de ampliación de plazo contractual, con el detalle de los costos directos y gastos generales. - Documento de evaluación por parte de la Entidad sobre la ampliación de plazo solicitada. - Certificación presupuestal para el pago de los gastos generales debidamente acreditados y del costo directo. - Pronunciamiento de la Entidad sobre la solicitud de ampliación de plazo contractual y su respectivo cargo de notificación al contratista. Recepción y conformidad - Documento de recepción por parte del órgano de administración, o en su caso, del órgano establecido en las Bases. - Informe de verificación del funcionario responsable del área usuaria o técnica. - Acta de observaciones. - Documento de subsanación de observaciones, adjuntando Expediente Técnico reformulado. - Conformidad por parte del órgano de administración, o en su caso, del órgano establecido en las Bases. - Documento de aprobación del Expediente Técnico de Obra. Penalidades - Cálculo de las penalidades por mora en la ejecución de las prestaciones. - Cálculo de otras penalidades distintas a la penalidad por mora. Resolución de contrato - Documento que sustenta el incumplimiento de obligaciones del contratista. - Cargo de notificación de la carta notarial que requiere a la otra

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parte el cumplimiento de sus obligaciones. - Documento que acredita cumplimiento de obligaciones. - Documento de evaluación por parte de la Entidad de la procedencia de resolver el contrato. - Cargo de notificación de la carta notarial que comunica la decisión de resolver el contrato. - Solicitud de ejecución de las garantías, en caso la resolución del contrato haya quedado consentida o el laudo arbitral consentido y ejecutoriado haya declarado procedente la decisión de resolver el contrato. Liquidación - Liquidación del contrato presentada por el contratista a la Entidad Pronunciamiento de la Entidad sobre la liquidación presentada por el contratista, incluyendo las observaciones que se hubieren realizado, y cargo de notificación al contratista. 8 Comunicación del contratista en la que indique si acoge o no las observaciones de la Entidad. - Liquidación efectuada por la Entidad y cargo de notificación al contratista Pronunciamiento del contratista observando la liquidación efectuada por la Entidad. Pronunciamiento de la Entidad acogiendo o no las observaciones del contratista. Pago - Comprobante de pago 1 - Comprobante de pago 2 9 - Comprobante de pago 3 - Comprobante de pago 4 - Comprobante de pago 5 Aspectos aplicables a la ejecución de obra Inicio de plazo de ejecución de obra - Designación del inspector o supervisor, según corresponda. - Constancia de entrega del terreno o lugar donde se ejecutará la obra por parte de la Entidad. - Documento de aprobación del expediente técnico de obra. - Expediente técnico aprobado. - Informe técnico que sustenta que la estacionalidad climática no permite el inicio de la ejecución de la obra. 10 - Acta suscrita por las partes en el que se acuerda la fecha de inicio de la ejecución de la obra. - Adelanto directo Solicitud de adelanto, comprobante de pago y la respectiva garantía por parte del contratista. Entrega del adelanto por parte de la Entidad. Detalle de la amortización del adelanto. - Calendario de entrega de los materiales e insumos que la Entidad hubiera asumido como obligación. Otros adelantos - Adelantos directos parciales Solicitud de adelantos, comprobante de pago y la respectiva garantía por parte del contratista. 11 Entrega de adelantos por parte de la Entidad. - Adelantos para materiales Solicitud de adelanto, comprobante de pago y la respectiva garantía por parte del contratista. Entrega de los adelantos por parte de la Entidad.

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Residente - Solicitud de sustitución del residente presentada por el 12 contratista. - Autorización de la sustitución del residente por parte de la Entidad. Consultas sobre ocurrencias en la obra - Que no requieran opinión del proyectista y cuando no han sido absueltas por el inspector o supervisor de obra Solicitud del contratista para que la Entidad absuelva las consultas formuladas en el cuaderno de obra. Respuesta de la Entidad a la solicitud presentada por el contratista y cargo de recepción. 13 - Que requieran opinión del proyectista Remisión de consultas por parte del inspector o supervisor, según corresponda, a la Entidad. Documento de remisión de consultas al proyectista para absolver las consultas. Respuesta del proyectista Instrucciones al contratista, en caso no hubiese respuesta del proyectista. Adicionales y reducciones - Adicionales sin carácter de emergencia Comunicación del inspector o supervisor, según corresponda, a la Entidad sobre la necesidad de elaborar el expediente técnico de la prestación adicional de obra. Informe del inspector o supervisor, según corresponda, sobre la procedencia de la ejecución de la prestación adicional, una vez concluida la elaboración del expediente técnico. Certificación presupuestal, para la ejecución de prestaciones adicionales. Resolución del Titular de la Entidad que aprueba las prestaciones adicionales de obra y cargo de notificación al contratista. Expediente técnico de la prestación adicional de obra aprobado. En caso la prestación adicional de obra supere el 15% del monto del contrato original:  Comunicación de la Entidad a la CGR presentándole toda la documentación sustentatoria de las prestaciones 14 adicionales de obra.  Solicitud de información complementaria presentada por la CGR.  Respuesta de la Entidad a la solicitud de la CGR.  Autorización de la CGR, en forma previa a la ejecución y al pago de las prestaciones adicionales de obra. - Adicionales con carácter de emergencia Comunicación escrita de la Entidad a fin que el inspector o supervisor, según corresponda, pueda autorizar la ejecución de prestaciones adicionales de obra con carácter de emergencia. Comunicación del inspector o supervisor, según corresponda, autorizando la ejecución En caso la prestación adicional de obra supere el 15% del monto del contrato original:  Comunicación de la Entidad a la CGR presentándole toda la documentación sustentatoria de las prestaciones adicionales de obra.  Solicitud de información complementaria presentada por

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la CGR.  Respuesta de la Entidad a la solicitud de la CGR.  Autorización de la CGR, en forma previa al pago de las prestaciones adicionales de obra. Resolución de la Entidad que autoriza el pago de la prestación adicional de obra con carácter de emergencia. - Aumento o reducción de garantías por parte del contratista, según corresponda. - Comunicación por parte de la Entidad a la autoridad competente del SNIP, de los adicionales o reducciones dispuestos durante la ejecución del PIP. Ampliación de plazo - Solicitud de ampliación de plazo contractual presentado al inspector o supervisor, según corresponda. - Informe del inspector o supervisor, según corresponda, en el que exprese a la Entidad su opinión sobre la solicitud de ampliación de plazo - Documento de evaluación por parte de la Entidad sobre la ampliación de plazo solicitada. - Certificación presupuestal para el pago de los mayores gastos generales variables. - Resolución de la Entidad que se pronuncia sobre la solicitud de ampliación de plazo contractual parcial o total y su respectivo cargo de notificación al contratista. - Calendario de avance de obra valorizado actualizado y la programación PERT CPM correspondiente. - Informe del inspector o supervisor, según corresponda, a través del cual pone en conocimiento de la Entidad el calendario de avance de obra valorizado actualizado, con los reajustes concordados con el residente, y la programación PERT CPM correspondiente. - Pronunciamiento de la Entidad sobre el nuevo calendario presentado por el contratista. Demora injustificada en la ejecución de la obra - Nuevo calendario que contemple la aceleración de los trabajos presentado por el contratista. - Informe del inspector o supervisor, según corresponda, a la Entidad, cuando el monto de la valorización acumulada ejecutada sea menor al 80% del monto acumulado programado del nuevo calendario. Intervención económica de la obra - De oficio Documento de evaluación por parte de la Entidad de la procedencia de intervenir económicamente la obra. Pronunciamiento de la Entidad que ordena la intervención económica de la obra. Escrito de rechazo del contratista a la intervención económica de la obra. - A solicitud de parte Solicitud del contratista para que la Entidad intervenga económicamente la obra. Documento de evaluación por parte de la Entidad de la procedencia de intervenir económicamente la obra. Pronunciamiento de la Entidad que ordena la intervención económica de la obra. Recepción de la obra - Informe del inspector o supervisor, según corresponda, ratificando o no a la Entidad la culminación de la obra. - Designación del Comité de Recepción.

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- De no existir observaciones Acta de Recepción de Obra, de verificación del cumplimiento de lo establecido en los planos y especificaciones técnicas y realización de pruebas. - De existir observaciones Acta o Pliego de Observaciones Informe del Comité de Recepción sustentando sus observaciones a la Entidad, en caso el contratista no estuviera conforme con las observaciones. Pronunciamiento de la Entidad sobre las observaciones. Informe del inspector o supervisor, según corresponda, a la Entidad sobre la culminación de los trabajos de subsanación. Comunicación de la Entidad que da por vencido el plazo de subsanación. Informe del Comité de Recepción sustentando que no está de acuerdo con la subsanación de observaciones. Pronunciamiento de la Entidad sobre la subsanación de observaciones. Acta de Recepción de Obra, de subsanadas las observaciones. - Defectos o vicios ocultos Informe del Comité de Recepción dirigido a la Entidad de la existencia de vicios o defectos distintos a las observaciones formuladas. Requerimiento al contratista para que subsane observaciones que constituyen vicios ocultos. Penalidades - Cálculo de las penalidades por mora en la ejecución de las 19 prestaciones. - Cálculo de otras penalidades distintas a la penalidad por mora. Resolución de contrato - Documento que sustenta el incumplimiento de obligaciones del contratista. - Cargo de notificación de la carta notarial que requiere a la otra parte el cumplimiento de sus obligaciones. - Documento que acredita cumplimiento de obligaciones. - Documento de evaluación por parte de la Entidad de la procedencia de resolver el contrato. - Cargo de notificación de la carta notarial que comunica la decisión de resolver el contrato. Solicitud de ejecución de las garantías, en caso la resolución 20 del contrato haya quedado consentida o el laudo arbitral consentido y ejecutoriado haya declarado procedente la decisión de resolver el contrato. - Acta de constatación física e inventario en el lugar de la obra. - Convenio con otra Entidad en caso de existir saldo de obra por ejecutar. - Invitación de la Entidad a los postores que participaron en el proceso de selección que dio origen a la ejecución de la obra, en caso de existir saldo de obra por ejecutar. - Certificación presupuestal para asumir los precios de la oferta de aquel postor que acepte la invitación. Valorizaciones, reajustes y pagos - Valorizaciones periódicas (mensual u otro tipo de período) y 21 comprobantes de pago. - Valorización de la prestación adicional de obra y comprobantes de pago.

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¿Obra en Expediente? No Si No aplica

- Valorizaciones de Mayores Gastos Generales. Escrito presentado por el contratista al supervisor o inspector, según corresponda, adjuntando la valorización. Escrito de elevación de la valorización a la Entidad, para su revisión y aprobación. Comprobantes de pago. Liquidación de obra - Liquidación presentada por el contratista Pronunciamiento de la Entidad, ya sea observando la liquidación o elaborando otra, y su respectivo cargo de notificación al contratista. Pronunciamiento del contratista sobre las observaciones formuladas por la Entidad. Pronunciamiento del contratista sobre la nueva liquidación efectuada por la Entidad. Comprobante de pago. - Liquidación efectuada por la Entidad Pronunciamiento del contratista sobre la liquidación de oficio practicada por la Entidad. Comprobante de pago. Documentos necesarios para el pago - Constancia de entrega de los planos post construcción y la minuta de declaratoria de fábrica o la memoria descriptiva valorizada, según sea el caso. - Declaratoria de fábrica, la que se otorgará conforme a lo dispuesto en la Ley de la materia. Cuaderno de obra - El original del cuaderno de obra, una vez culminada la ejecución de la obra. Aspectos generales Subcontratación - Solicitud del contratista para subcontratar parte de las prestaciones a su cargo. - Constancia de inscripción vigente en el RNP del subcontratista y de no estar inhabilitado para contratar con el Estado. - Compromiso de los contratistas extranjeros de brindar capacitación y transferencia de tecnología a los nacionales. - Cargo de notificación al contratista de la aprobación de la subcontratación. Nulidad del contrato - Documento de evaluación por parte de la Entidad de la procedencia de declarar la nulidad del contrato. - Declaración de la nulidad del contrato con su respectiva sustentación. - Copia fedateada del documento que declara la nulidad del contrato y su respectivo cargo de notificación de la carta notarial al contratista. Cesión de derechos - Comunicación del contratista que informe sobre los alcances de la cesión de derechos, adjuntando el contrato de cesión. Conciliación y/o arbitraje - Solicitud de conciliación. - Acta de Conciliación. - Solicitud de inicio de arbitraje. - Laudo

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Folios

Observaciones