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G UÍA PARA ELABORACIÓN DE P LAN DE T RABAJO I NFORME A NUAL E

DE OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATÉGICO UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN UTUADO

Aprobado por la Junta Administrativa el 11 de septiembre de 2012 mediante Certificación Núm. 2012-13-04

Oficina de Planificación y Estudios Institucionales [email protected]

GUÍA PARA ELABORACIÓN DE PLAN DE TRABAJO E INFORME ANUAL DE OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATÉGICO Dr. Javier Lugo Pérez, Director Interino Oficina de Planificación y Estudios Institucionales Aprobado por la Junta Administrativa el 11 de septiembre de 2012 mediante Certificación 2012-13-04

PROPÓSITO Esta guía fue desarrollada por el Dr. Javier Lugo Pérez, Director Interino de la Oficina de Planificación y Estudios Institucionales para ser utilizada en conjunto con el nuevo Plan Estratégico Institucional 2012-2017. Con esta guía se pretende: 1) facilitar y uniformar la elaboración de los planes de trabajo y los informes anuales tanto a nivel de departamento y oficina como a nivel institucional (requerido por Ley Núm. 1 de 20 de enero de 1966, según enmendada) . 2) promover una cultura de toma de decisiones basadas en avalúo (Estándar 7 de la MSCHE)

3) integrar los procesos de planificación y cierres de ciclos de avalúo (Estándar 2 de la MSCHE)

4) integrar los procesos de planificación y presupuesto (Estándar 3 de la MSCHE)

INTRODUCCIÓN La Universidad de Puerto Rico (UPR) en Utuado está comprometida con el desarrollo de una cultura de planificación y avalúo. Esto garantiza una continua renovación institucional y una distribución de recursos basados en el cumplimiento de nuestra misión y visión institucional. Para garantizar el mejoramiento continuo y mantener la excelencia institucional, la UPR-Utuado promueve la implementación de procesos de evaluación continua sobre los logros del plan estratégico y de la distribución de los recursos. Un proceso importante para estos fines es la elaboración de planes de trabajo anuales y de sus correspondientes informes. Según el Artículo 7 de la Ley de la Universidad de Puerto Rico (Ley Núm. 1 del 20 de enero de 1966, según enmendada), todos los rectores de la UPR están obligados a rendir un Informe Anual de las actividades de su unidad institucional al Presidente y a la Junta de Síndicos. El objetivo de este informe es dar a conocer los avances en la ejecución del plan estratégico durante el año

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académico que culmina y presentar el nuevo plan anual de trabajo para el año académico que comienza. Este informe institucional estará constituido por la compilación de los informes anuales de las diferentes oficinas de servicio. Con el fin de facilitar y uniformar la elaboración de los planes anuales de trabajo y de sus respectivos informes, la Oficina de Planificación y Estudios institucionales (OPEI) ha desarrollado la Guía para Elaboración de Plan de Trabajo e Informe Anual de Oficinas y Decanatos de la UPR-Utuado. A continuación se presenta el formato y contenido requerido para el informe.

FORMATO PARTES I, II, V Y VI (LAS TABLAS) Programa:

Microsoft Word

Letra:

Times New Roman, tamaño 8

Márgenes:

1” margen izquierdo 1” margen derecho 1” margen superior 1” margen inferior

Espacio:

1 línea

Anejos:

De ser necesarios incluirlos e identificarlos

Nota:

Solamente se entregará el informe en formato digital por correo electrónico

FORMATO PARTES III Y IV Programa:

Microsoft Word

Letra:

Times New Roman, tamaño 12

Márgenes:

1” margen izquierdo 1” margen derecho 1” margen superior 1” margen inferior

Espacio:

1 línea

Anejos:

De ser necesarios incluirlos e identificarlos

Nota:

Solamente se entregará el informe en formato digital por correo electrónico

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CONTENIDO El documento cuenta con las siguientes cinco partes: I. II. III. IV. V. VI.

PLAN ANUAL DE TRABAJO INFORME ANUAL DE DEPARTAMENTOS Y OFICINAS DE SERVICIO OTROS LOGROS SOBRESALIENTES AVALÚO CIERRE DEL CICLO REDACCIÓN DE NUEVO PLAN ANUAL DE TRABAJO

Para completar el documento, redacte las partes requeridas y borre el texto en rojo con ejemplos de cómo llenar las mismas. Una vez complete el documento, envíe una copia electrónica a su decano o decana al correo oficial del decanato (no al correo personal del decano o decana!) con copia a la Oficina de Planificación y Estudios Institucionales a la dirección [email protected].

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I. PLAN ANUAL DE TRABAJO

Plantilla para Plan de Trabajo por Departamento y Oficina de Servicio Nombre de Departamento u Oficina: ____________________ Área de Prioridad y Meta de Plan Estratégico UPR-Utuado 2012-2017 Escoja una o más de las metas del Plan Estratégico UPR-Utuado 2012-2017 para ser trabajada por su departamento u oficina durante el año académico. Formato # . # para identificar las metas (área de prioridad . meta) Ejemplo: 1.8

Decanato: ____________________

Objetivo Operacional

Actividades

Establezca uno o más objetivos operacionales para alcanzar las metas estratégicas seleccionadas. Los objetivos deben ser redactados comenzando con un verbo y deben expresar un logro esperado cuantificable.

Describa una o más actividades que realizará para alcanzar el logro del objetivo operacional.

Enumere cada objetivo por meta con números cardinales.

Fecha Fecha Culminación Inicio de de Actividad Actividad

Formato: Ene-2012

Formato: Ene-2012

Enumere las actividades para cada objetivo con letras minúsculas.

Ejemplo:

Ejemplo:

Ejemplo:

1. Aumentar en un 10% las áreas del recinto en donde se puede acceder la red de información inalámbrica.

a. Se instalarán dos “routers” para uso de profesores en las oficinas A-103 y A-108 y se instalarán tres “routers” para uso de población general en edificio B.

Ago-2012

Ejemplo: May-2013

Año Académico: __________

Persona Responsable por la Actividad

Presupuesto Sugerido

Indicadores de Éxito Esperado

Escriba nombre y apellido de persona responsable de coordinar la actividad.

Escriba el presupuesto que usted entiende es necesarios para llevar a cabo la actividad

Indique cuál será su indicador para determinar que la actividad realizada contribuyó al cumplimiento del Objetivo Operacional

Ejemplo: Milton Riutort

Ejemplo: $1,000.00

Ejemplo: Se instalarán los cinco “routers” de forma exitosa y el porcentaje de área provista de internet inalámbrico aumentará en un 10%.

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II. INFORME ANUAL DE DEPARTAMENTOS Y OFICINAS DE SERVICIO Plantilla para Informe Anual por Departamento y Oficina de Servicio Nombre de departamento u oficina: ______________________ Área de Prioridad y Meta de Plan Estratégico UPR-Utuado 2012-2017

Objetivo Operacional Propuesto

Actividades Propuestas

Escriba las metas del Plan Estratégico UPR-Utuado 2012-2017 que especificó en el Plan Anual de Trabajo que trabajaría durante este año académico

Escriba los objetivos operacionales para alcanzar las metas estratégicas seleccionadas según lo especificó en el Plan Anual de Trabajo.

Escriba las actividades propuestas en el Plan Anual de Trabajo para alcanzar el logro del objetivo operacional.

Formato # . # para identificar las metas (área de prioridad . meta)

Enumere cada objetivo por meta con números cardinales.

Ejemplo: 1.8

Enumere las actividades para cada objetivo con letras minúsculas.

Decanato: ____________________

Fecha de la Actividad

Indique cuando la actividad se realizó. Formato 12 ene 2012

Ejemplo:

Ejemplo:

Ejemplo:

1. Aumentar en un 10% las áreas del recinto en donde se puede acceder a la red de información inalámbrica.

a. Se instalarán dos “routers” para uso de profesores en las oficinas A-103 y A-108 y se instalarán tres “routers” para uso de población general en edificio B.

12 ene 2012

Persona Responsable Presupuesto por la Utilizado Actividad

Escriba nombre de la persona que coordinó la actividad.

Escriba el presupuesto utilizado para llevar a cabo la actividad.

Ejemplo:

Ejemplo:

Milton Riutort

$500.00

Año académico: ____________

Actividad completada, en progreso o no realizada Si el indicador de éxito especificado en el Plan de Trabajo se alcanzó, escriba Completado. Si el indicador se alcanzó parcialmente escriba Progreso. Si la actividad nunca se realizó durante el año académico, escriba No Realizado Ejemplo:

Comentarios

Si la actividad se realizó: Detalles sobre cómo se completó la actividad (número de participantes, etc.). Puede describir los indicadores del éxito y describir la evidencia disponible (no la incluya!) Si la actividad NO se realizó: Escriba la o las razones por las cuales la actividad no se completó Ejemplo:

Progreso

Las áreas del recinto en donde se puede acceder a la red de información inalámbrica aumentaron en un 5% del 10% propuesto. De los $1,000 que se presupuestó en el Plan Anual de Trabajo para esta actividad, solamente se otorgaron $500. Por tal razón solo se compraron dos de los cinco routers requeridos para alcanzar al objetivo.

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III. OTROS LOGROS SOBRESALIENTES RELACIONADOS Liste otros logros sobresalientes de su departamento u oficina que no están directamente relacionados con las metas del plan estratégico, pero que promueven la misión y visión institucional.

IV. AVALÚO 1.

Escriba un narrativo conciso que explique cuáles fueron las fortalezas de su oficina que le ayudaron a cumplir con los objetivos establecidos en el plan de trabajo del año que culminó. En continuidad con el ejemplo: No se escribe nada en este punto ya que es reservado para objetivos que se lograron y sólo se está evaluando un ejemplo de un objetivo que se no se logró.

2.

Escriba un narrativo conciso que explique cuáles fueron las debilidades de su oficina que le impidieron cumplir con los objetivos establecidos en el plan de trabajo del año que culminó. En continuidad con el ejemplo: El objetivo no se logró en un 100% debido a la falta de presupuesto. Tal vez tener una idea más real del presupuesto de nuestra oficina para el año nos ayudaría a establecer objetivos más realistas.

3.

Escriba un narrativo conciso que explique cuáles son las amenazas externas a su oficina que evitarían que los objetivos que no se cumplieron no puedan cumplirse en el futuro próximo. En continuidad con el ejemplo: Una amenaza para que este objetivo no se cumpla en el próximo año es el no saber si contamos con el presupuesto que se requiere ($500.00).

4.

Escriba un narrativo conciso que describa las principales oportunidades que usted visualiza en los próximos años que su departamento u oficina podría tomar ventaja para adelantar una o más metas del plan estratégico. En continuidad con el ejemplo: Existe un proyecto de mejoras permanentes que cuenta con fondos externos y vislumbra un aumento en áreas de comunicación inalámbrica para el edificio de Tecnología Agrícola. Esto presenta una oportunidad para completar el objetivo en el caso de que el presupuesto interno necesario no se otorgue.

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V. CIERRE DEL CICLO En base a este proceso de reflexión y avalúo determine los objetivos de trabajo que su departamento u oficina establecerán para el próximo año. Estos objetivos deben cumplir con los siguientes criterios: 1. Estar fundamentados en la misión, visión y metas institucionales. 2. Se debe hacer referencia a data cuantitativa y cualitativa existente que apoya el nuevo objetivo propuesto.

Cierre de Ciclo Objetivo propuesto para el próximo año Ejemplo: 1. Aumentar en al menos un 5% las áreas del recinto en donde se puede acceder a la red de información inalámbrica.

Relación con misión, visión y/o metas institucionales

Referencia a data cuantitativa y cualitativa que apoya el objetivo

Ejemplo:

Ejemplo:

Meta operacional 1.8 del Plan Estratégico 2012-2017 de la UPR-Utuado

Durante el año anterior se pudo aumentar en un 5% las áreas del recinto en donde se puede acceder a la red de información inalámbrica. Para este año esta meta se podrá completar si se otorga un presupuesto similar al del año anterior o a través del proyecto de mejoras permanentes para el edificio de Tecnología Agrícola.

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VI. REDACCIÓN DE NUEVO PLAN ANUAL DE TRABAJO Utilice la Plantilla para Plan de Trabajo por Departamento y Oficina de Servicio provista en la sección I y redacte un nuevo plan de trabajo basado en lo que escribió en la tabla de la sección V.

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ITINERARIO DE TRABAJO Mes* Marzo-Abril

Actividades Los directores de departamentos u oficina se reúnen con su respectivo Decano para establecer objetivos y actividades para el próximo año académico. Los decanos se reúnen con el Rector y los directores de presupuesto y planificación para comenzar con el alineamiento del presupuesto utilizando el plan de trabajo del próximo año.

Mayo

Los directores de las unidades enviarán el Informe Anual del Decanato/Oficina y el nuevo Plan Anual de Trabajo del Decanato/Oficina al decano correspondiente.

Junio

Decanatos integran Informes Anuales del Decanato y las Oficinas y los Planes Anuales de Trabajo del Decanato y las Oficinas y envían copias al Rector. El Rector le presenta a la Junta Administrativa el nuevo Plan Anual de Trabajo Institucional y de Presupuesto y aprueba las nuevas asignaciones.

*

Agosto

Comenzar con la implementación del nuevo Plan Anual de Trabajo y de Presupuesto.

Octubre

El Rector(a) presenta el Informe Anual Institucional del año anterior y el nuevo Plan de Trabajo Anual y de Presupuesto Institucional a la Comunidad Universitaria.

Nov.-Dec.

Se publica el Informe Anual Institucional. Los resultados de avalúo son analizados y utilizados para el desarrollo del nuevo Plan Anual de Trabajo y Presupuesto Institucional.

La fecha precisa para cada evento se determinará por consenso entre el(la) rector(a) y los decanos dependiendo de la naturaleza de sus agendas de trabajo.

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Aprobado por la Junta Administrativa el 11 de septiembre de 2012 mediante Certificación Núm 2012-13-04

Universidad de Puerto Rico en Utuado Oficina de Planificación y Estudios Institucionales P.O. Box 2500 Utuado, Puerto Rico 00641 787-894-2828, Ext. 2120-2018 787-894-1255 Para obtener copia digital visita nuestra página electrónica http://www.uprutuado.edu/sites/default/files/documents/opei/guia_informe_anual_y_plan_de_trabajo_15octubre2012_1.pdf