Guía para presentarse a una licitación de terrenos de juego

Guía para presentarse a una licitación de terrenos de juego La presente guía sirve de base para la contratación de servicios relacionados con la superficie de juego y señala los pasos y consideraciones esenciales que deben hacerse al instalar campos de césped natural o de césped artificial y canchas de fútsal y de fútbol playa. Esta información deberá complementarse siempre con lo estipulado por la legislación y los procedimientos del país en cuestión.

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1.ª fase – Planificación

En todo proyecto es necesario elaborar un plan donde se establezcan claramente los objetivos, la demanda y el plan financiero y de operaciones. El plan debe incluir lo siguiente: OBJETIVO: ¿cuál es el propósito de las instalaciones? NECESIDADES: ¿qué demanda tienen las instalaciones? ¿cómo se usarán y con qué fin? COSTES: ¿cuáles son los costes de funcionamiento y cuántos ingresos puede generar? ¿cómo se financiarán las instalaciones? PUESTA EN MARCHA: ¿quién gestionará las instalaciones?, ¿cómo lo hará?, ¿cuáles son las principales funciones y responsabilidades?

Asesoría de expertos independientes En las primeras fases del proyecto, debe recurrirse a la asesoría de expertos independientes.

Los asesores de proyectos deben ser contratistas o fabricantes independientes. Entre estos profesionales se encuentran: Asesores de superficies de juego Especialistas en diseño de instalaciones deportivas Agrónomos especializados en superficies de juego (césped natural) Especialistas en revestimientos (fútsal) Especialistas en arena (fútbol playa)

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El asesor independiente ofrecerá: Sus comentarios sobre el plan Asesoría sobre el tipo de tierra, la selección de césped y el clima (césped natural) Evaluación del tipo de césped antes de firmar el contrato y conocimientos sobre el tipo de tierra y el clima (césped artificial) Comparación de materiales para canchas de fútsal según su ubicación (p. ej. sala con aire acondicionado o exterior) Asesoría sobre sistemas de drenaje en función de la ubicación de la cancha de fútbol playa (p. ej. playa natural o artificial) Asesoría en la selección del contratista Control de calidad de materiales y trabajo Exámenes exhaustivos en cada fase Asesoría en mantenimiento de la superficie de juego El asesor independiente debe contar con experiencia en proyectos similares y, cuando proceda, responder ante la legislación de los organismos nacionales e internacionales competentes, quienes proporcionarán listas de expertos cualificados. Esta asesoría puede suponer entre el 5% y el 10% del presupuesto global del proyecto.

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2.ª fase – Presupuestar

Antes de iniciar la selección de contratistas, es crucial disponer del presupuesto final a la entrega del proyecto. Los costes de cada proyecto pueden variar enormemente dependiendo de diversos factores, que incluyen: UBICACIÓN: disponibilidad de materiales, distancia recorrida en el transporte de materiales, equipamiento, carga fiscal e importación ENVERGADURA: número de superficies y área de las mismas LIMITACIONES DEL LUGAR: accesibilidad TRABAJO: requisitos de movimiento de tierras y drenaje, así como requisitos de calefacción, drenaje y riego subterráneos CONDICIONES DEL SUELO: composición de roca y tierra TIPO Y CALIDAD DE LA SUPERFICIE: por ejemplo, el estándar del concepto de calidad de la FIFA de césped artificial

Concepto de calidad de la FIFA de césped artificial FIFA RECOMMENDED 1 Star estas superficies de césped artificial están destinadas al uso general de carácter amateur y municipal. FIFA RECOMMENDED 2 Star estas superficies de césped artificial están destinadas al fútbol profesional y de élite.

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En todos los proyectos debe concederse una partida presupuestaria suficiente para: EQUIPO DE MANTENIMIENTO: segadoras, fertilizantes, etc. EQUIPAMIENTO DE FÚTBOL: postes de portería, banderines de esquina, redes, etc. ASESORÍA DE EXPERTOS INDEPENDIENTES Al elaborar el presupuesto, es importante tener en cuenta tanto la inversión inicial como los gastos de explotación. La superficie de juego debe generar suficientes ingresos para cubrir los gastos operativos, incluidos el mantenimiento, el personal, los servicios y los suministros. Deben incluirse partidas presupuestarias para periodos en que se requiera un mantenimiento más intenso o se deba renovar el césped. Asimismo, deben incluirse en el presupuesto los costes de instalación de una superficie nueva.

Requisitos del equipamiento de mantenimiento La vida de las superficies de juego depende en gran medida de que se haga el mantenimiento adecuado de forma regular. Por ello, es fundamental incluir el mantenimiento en el presupuesto desde el principio del proyecto. Los posibles contratistas deben incluir en sus propuestas el equipamiento necesario para mantener la superficie.

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De no disponer del equipo mínimo, deberán adquirirse: Césped natural: Tractor con spray, cepillo, rastrillo y fertilizador incorporados

Cortatepes Recebadora

Segadora tríplex con conductor

Sembradora

Aireadora

Marcador

Aireadora tipo «Vertidrain»

Barredora

Escarificadora

Herramientas manuales

Pinchadores También se necesitará acceso a un vivero de césped/proveedor de césped. El coste de estos utensilios no debe superar el 20% del coste total.

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Césped artificial: Tractor Cepillo triangular

Medidor del rebote y la rodadura del balón

Esterilla de arrastre El coste de estos utensilios no debe superar el 5% del coste total. Las labores de mantenimiento del terreno de juego de césped artificial deben seguir las instrucciones del fabricante. Siempre debe utilizarse la maquinaria aprobada por el mismo. La labor diaria de mantenimiento puede complementarse con trabajos periódicos integrales ofrecidos por el fabricante o un equipo cualificado. De no seguir las instrucciones indicadas, la garantía puede verse afectada.

Las canchas de fútsal y de fútbol playa requieren poco mantenimiento diario y, por tanto, menos utensilios especiales: La cancha de fútsal debe cepillarse, fregarse y limpiarse con un detergente suave, en función de la superficie escogida y las recomendaciones del proveedor o instalador La cancha de fútbol playa debe mantenerse con rastrillos y palas para garantizar que la superficie está nivelada y no tiene obstáculos

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Requisitos del equipamiento de fútbol Los posibles contratistas deben incluir en sus propuestas el presupuesto destinado a equipamiento futbolístico en las instalaciones. Los terrenos de juego de tamaño estándar, sea cual fuere la superficie, requieren: PORTERÍAS: postes, travesaños, marcos, redes (blancas) y postes de redes (dos) tras las porterías, elementos de sujeción CÓRNER: postes, banderines y elementos de sujeción Asientos cubiertos para los sustitutos (seis jugadores) Las canchas de fútsal requieren: PORTERÍAS: postes, travesaños, estructura, redes (de color diferente a la pista) y postes de redes (dos) tras las porterías Las canchas de fútbol playa requieren: PORTERÍAS: postes, travesaños, estructura, redes (blancas) y postes de redes (dos) tras las porterías Cinta adhesiva para marcar la cancha BANDERINES: postes romos con banderines rojos para marcar las esquinas y la línea central, banderines amarillos para marcar la línea de penalti El equipamiento debe cumplir el reglamento de seguridad pertinente y las Reglas de Juego.

El coste de estos artículos debe suponer aproximadamente el 1% del coste total.

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3.ª fase – Escoger al contratista

El contratista debe demostrar con hechos su capacidad para llevar a cabo el trabajo. Al escoger al contratista, es importante establecer: la identidad de la empresa y su propietario la historia de la empresa y el tipo de negocios al que se dedica su experiencia, en particular con el proyecto (experiencia local) si la empresa está asegurada y dispone de recursos suficientes para cumplir con los requisitos del proyecto si la empresa es fabricante preferido de la FIFA (césped artificial) Por otra parte, debe descartarse el contratista que: esté en quiebra, sea insolvente o se encuentre implicado en litigios tenga conflicto de intereses con alguna parte implicada en el proyecto ofrezca una mala imagen Parte de esta información puede recogerse antes de comenzar el proceso formal de selección investigando, visitando los lugares y obteniendo referencias. Como resultado de ello, pueden descartarse algunos candidatos.

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Proceso de selección Antes de comenzar la selección, se debe haber realizado la planificación y el alcance del proyecto debe estar claro. También debe contarse con financiación, si se quieren cumplir los objetivos. Se selecciona al contratista con una «convocatoria de licitación». La convocatoria de licitación invita a las empresas a presentarse al concurso en el que deben ofrecer los servicios solicitados basándose en los mismos criterios y dentro del mismo plazo. La convocatoria debe: Dar instrucciones claras y completas a las empresas candidatas sobre el proyecto y la propia licitación Incluir documentos estándar a rellenar por las empresas candidatas para garantizar así la comparación directa de las propuestas según los criterios definidos Determinar si las empresas candidatas reúnen las condiciones económicas, técnicas y profesionales para prestar los servicios necesarios Garantizar la competencia en la prestación de servicios requerida Ser transparente y abierta, y cumplir la legislación/normativa del país en cuestión

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La documentación de licitación debe incluir lo siguiente: Carta de presentación, donde consten los objetivos; lista de documentos que deben enviarse, con plazos y señas Documento de la convocatoria de licitación, donde se explique la licitación, el proceso de evaluación de propuestas, se defina el alcance del proyecto y se establezcan los términos y condiciones Formularios de información de la empresa candidata, donde se recoja información de la empresa y sus propietarios, la experiencia, la situación económica y el plan del proyecto Presupuesto, con los costes del proyecto y un desglose del calendario de pagos propuesto Anexos, que pueden incluir planos/dibujos/diseños, estimación cuantitativa, condiciones del contrato y definiciones Al licitar públicamente la instalación de terrenos de césped artificial, se pueden simplificar los requisitos de diseño estableciendo que los campos sean “FIFA RECOMMENDED 1 Star” o “FIFA RECOMMENDED 2 Star”. Esto supone una ventaja al finalizar la instalación y evita que se establezcan requisitos complejos e innecesarios.

El asesor independiente ofrecerá consejo sobre la licitación y colaborará en la preparación de la documentación.

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Evaluación de propuestas Las propuestas de las empresas candidatas deben recibirse dentro de un plazo establecido en un formato estándar que permita compararlas para su evaluación. Aquellas propuestas que cumplan los requisitos deben evaluarse en función de los mismos criterios mediante un sistema de puntos. Tanto loscriterios como el método de evaluación deben estar claros a ojos de las empresas candidatas. Los criterios básicos de evaluación incluyen: ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: que cubran todos los elementos de construcción, como la superficie y la subbase FINANCIACIÓN: presupuesto de la propuesta EXPERIENCIA: por ejemplo, el número de superficies “FIFA RECOMMENDED” instaladas (césped artificial) o si se cuenta con buenas referencias (césped natural) GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO DE PLAZOS: garantías de que el proyecto se realizará en el plazo establecido Los criterios tendrán un peso determinado según la importancia del proyecto. Deberá prestarse especial atención al método de comparación de las especificaciones de los proyectos. No se centren únicamente en el precio final de la oferta. Las grandes diferencias de precios pueden comportar grandes diferencias en la calidad del producto o bien significar que el productor no ha entendido los requisitos. La evaluación de las propuestas presentadas deberá realizarse con los consejos del asesor independiente. Después del proceso de evaluación, se puede elaborar una lista de candidatos preseleccionados e invitarlos a una entrevista, tras la cual se escoge al contratista.

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Garantías y protección Además de incluir obligaciones generales relativas a la calidad del trabajo y los materiales, los contratos de construcción de superficies de juego deben contener disposiciones claras sobre la garantía. En césped artificial, seleccionar a un fabricante preferido de la FIFA como contratista garantiza la calidad del producto, la instalación y la asistencia en mantenimiento. El contratista cumplirá los requisitos del concepto de calidad de la FIFA de césped artificial y deberá obtener el certificado de calidad en un plazo de un año tras la instalación. Las garantías que se ofrezcan en césped natural pueden vincularse al análisis de los materiales, que incluyen tierra, arena, grava y zonas de raíces, para garantizar que se respetan las especificaciones estipuladas. El drenaje y nivel deben estar garantizados durante un periodo establecido. Las garantías que se ofrezcan en césped natural deben incluir el mantenimiento acordado y el uso del terreno de juego. Las garantías que se ofrezcan en canchas de fútsal y fútbol playa pueden incluir pruebas de materiales y seguimiento de las labores de instalación.

Las garantías se ceñirán a las especificaciones del proyecto de instalación de superficies. Por ello, resulta importante la función del asesor independiente. Asimismo, en la fase de redacción del contrato debe buscarse a un asesor legal.

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Lista de control Nombrar a un asesor independiente

Elaborar el presupuesto del proyecto

Conocer los requisitos del equipamiento de mantenimiento

Conocer los requisitos del equipamiento de fútbol

Establecer las tareas del contratista

Llevar a cabo la licitación

Evaluar las propuestas y seleccionar al contratista

Verificar que el contratista ofrece la protección adecuada

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Contacto: Fédération Internationale de Football Association FIFA-Strasse 20

Apdo. postal

CH 8044 Zúrich

E-Mail: [email protected] Web: www.fifa.com/aboutfifa/footballdevelopment

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