Guía y Funcionamiento de los Órganos Internos de Control Plan General de la Auditoría “Si aceptas el privilegio aceptas el compromiso” AGOSTO 2013

Retos Generales en el Sector Público •  Eficiencia y Eficacia

★  Cambio cultural y trascendencia (Gobierno eficiente, económico eficaz y con visión de largo plazo) ★  Eficiencia en el manejo de recursos ★  Transparencia y rendición de cuentas ★  Profesionalización del Servicio Público

“Ser eficientes y, sobre todo, ser honestos es políticamente muy redituable”  

Aplica  y  Haz  Cumplir  la  Ley   EL GRAN RETO

Expectativitas de los OIC Alinear los objetivos de los OIC con los objetivos de la Entidad Demostrar y agregar valor Rol clave y comprometido en el proceso de administración de riesgos Educar a la Máxima Autoridad Ejecutiva/ Administración/Gerencia Incrementar el uso de Tecnología Incrementar el uso del Conocimiento Utilizar Auditores Internos No tradicionales

Componentes de la estrategia para un OIC

Recursos Humanos Tecnología Conocimientos Metodología Comunicación/Informe

PERFIL DEL RECURSO HUMANO

Formación técnica o profesional Experiencia necesaria Conocimientos y atributos adicionales requeridos Funciones a desempeñar Responsabilidades del cargo

Disposiciones Comunes para los Auditores de los OIC Atributos Esenciales:

a) Independencia b) Objetividad

Profesionaliza  

c) Conducta d) Aptitud e) Debido cuidado profesional

Vive  los  Principios  del  OIC

Evolución de los Órganos Internos de Control “Auditoría Interna”

Cualidades que debe poseer todo auditor Curiosidad Creatividad Persistencia Discreción Confianza

Profesionaliza  

Experiencia Actualización de conocimientos Ser conocedor de temas conflictivos Criterio analítico e investigativo Capacidad de trabajar con datos incompletos

Estatuto de los Órganos Internos de Control

Declaración de apoyo del OIC y respaldo del sujeto fiscalizado.

Propósito de los OIC Aseguramiento, consulta y asesoría Fomentar la gestión de riesgos institucionales Comprometerse con los controles internos Facilitar el control y gobierno institucional efectivo Agregar valor y mejorar las operaciones de una entidad Ayuda a la entidad a cumplir con sus objetivos estratégicos

Rol de los Órganos Interno de Control Acompañamiento simultaneo Preventivo Orientador/asesoramiento Disuasivo

Disuade,  Previene  y  Orienta

Condiciones Mínimas para su Desempeño a) El nivel de dependencia del OIC es de la Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad para garantizar un máximo grado de independencia. b) La cobertura de las operaciones y actividades de la entidad no debe tener limitaciones, alcanzando las áreas administrativas y operativas más riesgosas de la entidad. c) Acceso ilimitado a registros, documentos, bienes, archivos, valores, actividades y operaciones de la entidad en sus diversas ubicaciones geográficas. d) La Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad debe apoyar y respaldar a los auditores internos para un desarrollo eficaz de las funciones del OIC. e) Cantidad del personal auxiliar necesario y de los perfiles de los auditores que se deben incorporar a dicha OIC considerando al menos, las características de formación y experiencia necesaria. f) La provisión oportuna por la entidad de recursos materiales y financieros suficientes para un funcionamiento eficiente del OIC, entre otros, espacio físico, papelería, hardware, software y mobiliario, así como, pasajes y viáticos, cuando sea aplicable.

apoyo y promoción por la administración de la entidad para que el personal del OIC participe en las actividades de capacitación disponibles a efecto de mejorar la calidad del g) El

trabajo de auditoría

Requerimientos técnicos Contabilidad Auditoría Control Interno y de Negocios Administración Finanzas Economía Gobierno Corporativo Informática Legal

Profesionaliza  

Autoridad: Libre acceso a libros, archivos bienes, instalaciones, valores, cuentas bancarias y documentos relacionados con la competencia institucional. Para solicitar información a cualquier funcionario Libre acceso con la máxima autoridad del sujeto fiscalizado.

Cero  tolerancia  a  los  favores     “Tener poder es poder decir que no” ROSALIA MERA GOYENECHEA  

Responsabilidad: Los OIC no tienen responsabilidad sobre las operaciones auditadas. Dichos auditores deben desempeñar sus funciones y dar cumplimiento a sus responsabilidades observado las leyes y normas aplicables. Al respecto, es conveniente aclarar que los auditores internos no implementan controles internos, no diseñan ni instalan sistemas, no llevan los registros contables de la entidad ni deben realizar actividades que puedan afectar la objetividad e imparcialidad de sus juicios.

Objetivos de control interno para el sector gubernamental: • 

Promover la eficacia, eficiencia y economía en las operaciones y la calidad en los servicios que debe brindar cada entidad pública (Gestión y Desempeño Público)

• 

Protección y conservación de los recursos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, acto irregular o ilegal (Anticorrupción)

• 

Cumplimiento de leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales (Legalidad)

• 

Elaboración de información financiera válida, confiable, presentada con oportunidad (Rendición de Cuentas)

Objetivos de los OIC - Verificar el uso eficaz, económico y eficiente de los recursos, y el cumplimiento de los objetivos y metas incluidos en los planes, programas y presupuestos de la entidad. (Auditoría de Desempeño) - Verificar que la información financiera y operativa que emita la entidad sea útil, válida, oportuna y confiable. (Auditoria Financiera) - Confirmar que las operaciones de la entidad se ejecutan de conformidad con las leyes, reglamentos, políticas, procedimientos, contratos y normas aplicables. (Auditoría de Legalidad) - Comprobar las medidas de seguridad implementadas por la entidad para la protección física de sus recursos y activos. (Auditoría Forense)

Funciones y Responsabilidades

Haz  Valer  tu  Facultades

Funciones: a) Examinar operacional.

y evaluar

la planeación, organización, dirección y control interno gerencial u

b) Examinar la eficacia, eficiencia y economía con que se han utilizado los recursos humanos, materiales y financieros, y verificar que hayan sido aplicados a los programas, actividades y propósitos autorizados. c) Efectuar el control concomitante y posterior parcial o total sobre la gestión y el avance físico y financiero de los diferentes proyectos de construcción y el suministro de bienes y servicios que comprometan la utilización de recursos de la entidad. d) Examinar la confiabilidad, financiera y operativa de la entidad.

oportunidad y pertinencia

de la información

e) Realizar auditorías o evaluaciones especiales para verificar el cumplimiento legal sobre las operaciones desarrolladas por cualquiera de las dependencias, oficinas u órgano de la entidad. f) Examinar los medios para salvaguardar los activos y la adecuación de los procedimientos para verificar la existencia, propiedad y conservación de los mismos. g) Asesorar a la Máxima Autoridad Ejecutiva competencia, sin afectar su independencia de criterio

de la entidad, en el campo de su

Funciones y Responsabilidades Responsabilidades: a) Elaborar el Plan General y el Programa Operativo Anual del OIC. Adicionalmente, el OIC debe elaborar su Anteproyecto de Presupuesto. b) Determinar el nivel de efectividad del proceso de control interno y la administración de riesgos institucionales relacionados con las operaciones procurando el perfeccionamiento de los controles y la prevención contra acciones fraudulentas. c) Determinar la calidad y la efectividad de los controles y la seguridad de la tecnología informática aplicada. d) Asistir a los auditores de sistemas en los procesos de evaluación mediante el empleo de Técnicas de Auditoría Asistidas por Computadora (TAAC). e) Determinar si los resultados de las operaciones de la entidad son consistentes con los objetivos y metas establecidos en términos de efectividad, economía y eficiencia considerando el programa operativo aprobado. f) Opinar sobre la confiabilidad de la información financiera en el marco de la Ley General de Contabilidad Gubernamental.

Funciones y Responsabilidades Responsabilidades: Establecer si las operaciones de la entidad y la utilización de los recursos se han realizado en el marco legal y normativo aplicable. g)

Determinar el cumplimiento de la presentación de Declaraciones Patrimoniales de Ingresos, Activos y Pasivos según la base salarial vigente por parte del h)

personal de la entidad. i) Determinar la suficiencia de los mecanismos de control implementados para la protección del patrimonio administrado por la entidad.

interno

Informar en forma oportuna y suficiente las responsabilidades administrativas y civiles detectadas, como también, los indicios de j)

responsabilidad penal identificados durante las auditorías y evaluaciones especiales realizadas. k) Informar las conclusiones y recomendaciones resultantes de los exámenes practicados por medio de sus informes a los destinatarios correspondientes. l) Comunicar oportunamente las medidas preventivas que sean convenientes para impedir la consumación de los efectos de un acto irregular detectado.

Funciones y Responsabilidades Responsabilidades: m) Responder oportunamente los requerimientos de asesoramiento realizados por la Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad sobre asuntos relacionados con la gestión de riesgos, el control interno y el gobierno institucional. n) Elaborar y remitir sus informes inmediatamente a la Máxima Autoridad de la entidad. o) Informar periódicamente a la Máxima Autoridad de la entidad, sobre el nivel de ejecución de auditorías y evaluaciones programadas, como también, de las evaluaciones no programadas efectuadas. p) Comprobar e Informar sobre el nivel de implementación de las acciones correctivas incluidas en los informes de auditoría, practicados por los auditores internos y externos, sobre la base de los planes de acción correspondientes. q) Promover la capacitación del personal del OIC, acorde con las funciones, responsabilidades y áreas de trabajo para perfeccionar el desempeño.

Funciones y Responsabilidades Responsabilidades: r) Evaluar el desempeño de los auditores del OIC que permitirá medir el nivel de cumplimiento de sus responsabilidades y tomar medidas correctivas, como también, facilitará la identificación de las necesidades de capacitación individuales. s) Elaborar un Manual de Organización y Funciones considerando lo establecido en la presente Guía. Asimismo, el OIC deberá tener un Manual de Auditoría Interna que incluya procedimientos para desarrollar sus actividades. t) Mantener actualizado y conservar el archivo del OIC considerando los plazos establecidos por la ley, asegurando el adecuado resguardo de informes, papeles de trabajo, documento de soporte de hallazgos, correspondencia recibida y despachada, etc.

Etapas de auditoría

•  •  •  •  • 

Programación Planeación Ejecución Información Seguimiento

Planea,  Ejecuta  e  Informa

Fuente: Manual de Auditoría OFS-GTO:

Planea,  Ejecuta  e  Informa

Áreas de Responsabilidad Planeación, programación, análisis de riesgos y evaluación del control interno a)

- Elaborar el Plan General de la labor del OIC y el Programa Operativo Anual de las actividades de auditoría interna a realizar.

- Determinar la efectividad de los componentes del proceso de control interno institucional: ♣ Ambiente de control. ♣ Evaluación o valoración de riesgos. ♣ Actividades de Control. ♣ Sistema de información y comunicación. ♣ Supervisión La efectividad del proceso de control interno es una de las funciones más importantes que debe cumplir el OIC. Por ello, dicha función se desarrolla permanentemente durante toda la gestión generando diversos informes sobre los resultados obtenidos.

Áreas de Responsabilidad b) Ejecución

de Auditorías (pruebas de cumplimiento y sustantivas)

- Establecer el nivel de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas debidamente emitidas y formular recomendaciones para mejorar los controles que permitan optimizar dicho nivel.

Determinar el grado de confiabilidad la información financiera y operativa, y emitir una opinión al respecto, a efecto de que dicha información pueda ser usada -

en la toma de decisiones, en la rendición de cuenta y en el proceso de transparencia de la gestión y formular recomendaciones para mejorar y agregar valor a la confiabilidad que proporciona el sistema de información financiera y operativa y sus canales de comunicación.

Determinar el grado de eficacia, economía y eficiencia de las operaciones o de la gestión de la entidad y formular recomendaciones para agregar valor a -

los procesos administrativos y operativos para mejorar dicho grado en relación con el logro de los objetivos institucionales y de los resultados previstos o presupuestados para la gestión.

Comprobar e informar sobre los resultados de las actividades de seguimiento a las recomendaciones formuladas por el propio OIC, la SCE, la -

ASF, el OFS, auditores privados, si existieren.

Áreas de Responsabilidad

c) Evaluaciones

especiales y otras actividades

Determinar la calidad y efectividad de los controles y seguridad de la tecnología informática aplicada. -

- Asistir a los auditores de sistemas en los procesos de evaluación mediante el empleo de Técnicas de Auditoría Asistidas por la Computadora (TAAC). - Informar sobre los resultados de otras actividades de evaluación no programadas o de investigaciones específicas derivadas de hallazgos de auditoría interna.

Estructura Organizativa La estructura organizativa de los OIC depende de la clasificación del OIC según el Presupuesto de Egresos de la entidad en la cual se desempeñan. De esta manera, existen tres Tipos de estructura que deben ser adoptados por entidades públicas dentro del ámbito de competencia.

Clasificación por Tipo del OIC TIPO A, TIPO B y TIPO C. Para realizar dicha clasificación se tomará como base la agrupación de las entidades públicas en GRANDES, MEDIANAS y PEQUEÑAS considerando el Presupuesto de Egresos de cada una de las entidades.

Obligaciones, Prohibiciones e Inhabilidades

Derechos Obligaciones Prohibiciones Inhabilidades

Sé  Transparente,    Rinde  Cuentas    y     permite  ser  Fiscalizado

INTERRELACIÓN ENTRE GESTIÓN Y EL OIC

METODOLOGÍA PARA EJECUTAR LAS AUDITORIAS Y EVALUACIONES Las auditorias y evaluaciones que realizan los OIC deben observar las normas de auditoría gubernamental aplicables. Dentro de ese marco normativo se planean, ejecutan e informan los resultados de las auditorías y evaluaciones que integran los programas operativos anuales de los OIC. La metodología para la ejecución de las auditorias y evaluaciones debe facilitar la determinación de la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos aplicables que permitan obtener evidencias y opinar sobre los objetivos de cada trabajo. Auditorias Financieras Auditorias de Gestión Auditorias de Cumplimiento Legal y Auditorias Especiales Evaluación sobre la Efectividad del Proceso de Control Interno

Planeación • Los objetivos de la entidad y actividad que está siendo revisada y los medios con los cuales la actividad controla su desempeño; • Los riesgos significativos de la actividad, sus objetivos, recursos y operaciones, y los medios con los cuales el impacto potencial del riesgo se mantiene a un nivel aceptable; • La adecuación y eficacia de los procesos de gestión de riesgos y control de la actividad comparados con un enfoque o modelo de control relevante. • Las oportunidades de introducir mejoras significativas en los procesos de gestión de riesgos y control de la actividad.

Global: integral, horizonte amplio. Procedimientos supletorios

Concentrado: claridad, avance, impulso Creativo: innovar, crear Realista: Administrar riesgos Estratégico: Planear

Tipos de Pensamiento:

De posibilidades: Alternativas Reflexivo: Ser profundo=revelación. Común y corriente: Romper rutina, normal. Compartido: Trabajo en equipo, sinergia. Desinteresado: Agregar valor, dar.

“Se ha extraído más oro de los pensamientos de los hombres del que jamás se haya extraído de la tierra”

EVIDENCIA Y PAPELES DE TRABAJO

Los OIC de las entidades del Sector Público deberán documentar o fundamentar los resultados de sus evaluaciones y auditorías, en registros de información de importancia material; el correspondiente archivo y conservación adecuada de las evidencias y soportes, físicos o electrónicos, de dichas evaluaciones y auditorías es una responsabilidad del Jefe del OIC.

Los informes deben: Ser precisas, Objetivas, Claras, Concisas, Constructivas, Completas, y Oportunas. Los auditores no hacemos declaraciones políticas, hacemos declaraciones con base en evidencias Calidad, Credibilidad y Aceptación

Publicidad de los Informes En proceso: RESERVADO Proceso Terminado: PÚBLICO

ES RESPONSABILIDAD TANTO DE LA ENTIDAD REVISADA COMO DEL OIC HACER PÚBLICO EL DOCUMENTO

SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES

Remitir informe y recomendaciones a la Máxima Autoridad Ejecutiva Emisión y firma del Plan de Acción y Mejora Soluciones alternas

Confianza Seguridad Crecimiento Fortalecimiento Desempeño

PROGRAMA DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD Y MEJORA DEL OIC

Desarrollar, Aplicar y Mantener el Programa de Aseguramiento y Calidad. Garantizar seguimiento y supervisión continuo de la actividad del OIC. Comportamiento Ético. Aplicación de Normas y Procedimientos de Auditoría. Eficiencia y Eficacia, y Calidad de los trabajos del OIC

Prácticas Líderes Evaluación de Riesgos y Planeación de Auditorías Autoridad Asegurar Calidad y Mejora Desarrollo Profesional Incrementar el Conocimiento sobre la función de Control y Auditoría Interna Servicio de valor agregado Mejorar la eficiencia de la Auditoría Enfoque de auditoría innovador

Empodera  al  OIC

Evaluaciones Externas Hallazgos: Papeles de trabajo (inconsistentes e incompletos) Deficiencias en los informes de auditoría. Falta de informes Leyes, reglamentos y decretos anticuados Sujetos fiscalizados aduciendo que los auditores no conocen su negocio Programa de aseguramiento de calidad y mejora incompleto Inadecuada cobertura de TI Insuficiencia de entrenamiento de personal Obstáculos técnicos, administrativos, financieros o legales.

Evaluaciones Externas Hallazgos: Deficiencias en la evaluación de riesgos Deficiencias en el universo a fiscalizar Fallas en seguimiento del tiempo de los auditores Ausencia de indicadores de medición de desempeño de los auditores

Retroalimentación: la posibilidad de ser mejor

Desafíos y Barreras de los Órganos Internos de Control Desafíos

Barreras Comunes

Función del OIC exitoso del futuro

¿Cómo Nace Un Paradigma?.....

“Las mejores enseñanzas de la vida suelen venir de los momentos más duros Al final seremos juzgados por nuestra capacidad de transformar a la institución” Sé  Agente  de  Cambio

Decálogo  de  la  Fiscalización  Superior   • Haz   Valer   la   Autonomía:   Gobierna   a   la   En.dad   de   Fiscalización   Superior   con   su   propia   ley,     normas   y   criterios.   No   aceptes   interferencias.   • Vive  los  Principios  de  la  Fiscalización  Superior:  Acciona  dentro  de  los  postulados  que  rigen  el  actuar  de  la  En.dad  de  Fiscalización   Superior.   • Aplica  y  Haz  Cumplir  la  Ley:  La  misión  de  la  En.dad  de  Fiscalización  Superior  es  que  todos  cumplamos  con  la  ley.   • Cero  tolerancia  a  los  favores:  No  pidas  y  concedas  favores.  No  caigas  en  la  tentación  de  la  principal    fuente  de  debilitamiento  de  la   Fiscalización  Superior.     • Profesionaliza:  Desarrolla  ac.tudes  y  competencias.  Invierte  en  educación,  equipamiento  y  tecnología.  Promueve  la  especialización.   Busca  y  aplica  las  mejores  prác.cas.    Permanece  en  un  proceso  de  mejora  con.nua  y    modernización.  Asóciate  y  comparte    con  quien   te  transmita  conocimiento,  experiencia  y  agregue  valor.   • Planea,   Ejecuta   e   Informa:   Es   la   mejor   ruta   para   hacer   la   Fiscalización   Superior.   Evita   la   improvisación.   Coordínate   y   coopera   con   tus   pares  y  con    los  órganos  internos  de  control.  Elimina  las  declaraciones  polí.cas,  siempre  sé  concluyente  con  base  a  evidencia  legal  y   técnica.   • Disuade,   Previene   y   Orienta:   Son   los   roles   más   apreciados   y   respetados   por   los   sujetos   fiscalizados   por   la   En.dad   de   Fiscalización   Superior.    Sin  debilitar  la  función  de  auditor,  vuélvete  colaborador  en  la  solución  de  problemas  y  documéntalos.  Acompañamiento  y   aseguramiento  aumentan    valor  y  respeto.  En  caso  de  que  proceda,  no  dudes  en  promover    y  aplicar  sanciones.   • Sé  Agente  de  Cambio:  Con  tu    comportamiento,    acciones,  opiniones  y  observaciones  produce  cambio  y  la    evolución  en  beneficio  de   la  sociedad.  Constantemente  provoca    reflexión  y  análisis  para  superar  los  problemas.  Con  eficiencia  y  probidad  construye  crecimiento   y  desarrollo.   • Sé   Transparente,     Rinde   Cuentas     y     permite   ser   Fiscalizado:   Se   congruente.   Inspira   una   cultura   é.ca   y   de   hones.dad   entre   tus   direc.vos   y   colaboradores.   El   escru.nio,   la   retroalimentación   y   opinión   de   terceros   sobre   el     manejo   de   recursos   y   trabajo   de   las   En.dad   de   Fiscalización   Superior     es   muy   valiosa,   promuévela   y   no   la   desdeñes.   Arraiga   una   autén.ca   cultura   de   respeto   al   uso   eficiente  de  los  recursos  públicos  que  se  te  conSan.   • Empodera   a   la   InsKtución:   La   En.dad   de   Fiscalización   Superior     es   lo   más   importante,   trabajar   en   ella   es   muy   sa.sfactorio.   Agrégale   valor   constantemente.   Reconoce   y   difunde   logros.     Impacta   con   sus   resultados   e   informes.   Haz   que   la   ins.tución   sea   respetable   y   respetada.    Eleva  su  credibilidad,  presencia  y  reconocimiento.  Siéntete  orgulloso    de  ejercer    la    Fiscalización  Superior. Mauricio  Romo  Flores. Auditor  General    del  Órgano  de  Fiscalización  Superior  del  Congreso  del  Estado  de  Guanajuato 2004-­‐2013

“10 años fortaleciendo la Rendición de Cuentas y Fiscalización Superior ”

¡Muchas Gracias!