H. CONGRESO DEL ESTADO DE TAMAULIPAS

GENERACIÓN Y DISPERSIÓN DE NÓMINA

OP/DRH/002

Versión 02

29 de Octubre de 2015

H. CONGRESO DEL ESTADO DE TAMAULIPAS Versión GENERACIÓN Y DISPERSIÓN DE NÓMINA

Fecha Versión

02 29 de Octubre de 2015

Código

OP/DRH/002

Página

2 de 15

HOJA DE AUTORIZACIÓN ELABORÓ

LIC. RICARDO NIÑO TELLO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

REVISÓ

LIC. DAVID ADRIÁN PÉREZ SALDAÑA

C.P. MARÍA DE LOS ÁNGELES GARCÍA PRINCE

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

TITULAR DE LA UNIDAD DE CONTRALORÍA INTERNA

AUTORIZÓ

C.P. ENRIQUE ÁLVAREZ DEL CASTILLO ROJAS TITULAR DE LA UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

H. CONGRESO DEL ESTADO DE TAMAULIPAS Versión GENERACIÓN Y DISPERSIÓN DE NÓMINA

Fecha Versión

02 29 de Octubre de 2015

Código

OP/DRH/002

Página

3 de 15

TABLA DE CONTENIDO 1.-OBJETIVO……………………………………………………………………………. 2.-ALCANCE…………………………………………………………………………….. 3.-DEFINICIONES………………………………………………………………………. 4.-DESARROLLO……………………………………………………………………….. 5.-DIAGRAMA DE FLUJO……………………………………………………………... 6.-EVIDENCIA……………………………………………………………………………  SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO…………………………………………..  PRE-NÓMINA…………………………………………………………………...  RESUMEN DE NÓMINA……………………………………………………….  NÓMINA DEFINITIVA…………………………………………………………..  COMPROBANTE DE PAGO…………………………………………………..

4 4 4 5 9 11 11 12 13 14 15

H. CONGRESO DEL ESTADO DE TAMAULIPAS Versión GENERACIÓN Y DISPERSIÓN DE NÓMINA

Fecha Versión

02 29 de Octubre de 2015

Código

OP/DRH/002

Página

4 de 15

1. OBJETIVO Elaborar sistemáticamente los documentos que reflejen las remuneraciones al personal, en cuanto a la preparación, cálculo y elaboración de la nómina quincenal, de tal forma que se asegure de manera ordenada, la realización del pago de sueldos así como la disposición oportuna de información contable y estadística.

2. ALCANCE Las áreas involucradas en este procedimiento son: o o o o

Departamento de Recursos Humanos. Unidad de Contraloría Interna. Departamento de Tesorería. Unidad de Servicios Administrativos y Financieros.

3. DEFINICIONES o Nómina. Lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a remunerar por los servicios que éstos le prestan a la institución. o Pre-nómina. Reporte previo al cálculo de sueldos netos a pagar, relaciona el tiempo correspondiente a incidencias que generan una deducción del tiempo a devengar por cada empleado. o Dispersión. Depósito de efectivo en las cuentas de suficiencia presupuestal.

H. CONGRESO DEL ESTADO DE TAMAULIPAS Versión GENERACIÓN Y DISPERSIÓN DE NÓMINA

Fecha Versión

02 29 de Octubre de 2015

Código

OP/DRH/002

Página

5 de 15

4. DESARROLLO EVIDENCIAREFERENCIA

ACTIVIDAD  

4.1. El Jefe del Departamento de Recursos Humanos reúne la   información pertinente a incidencias del personal. 

4.2. El Jefe del Departamento de Recursos Humanos captura las incidencias identificadas en la aplicación “Nómina”. 4.3. El Jefe del Departamento de Recursos Humanos genera la prenómina de la quincena correspondiente.

Préstamos. Pensiones alimenticias. Seguros de Vida. Casas comerciales (FAMSA, VC, FOLY, Ropa de Victoria, etc.). Registro de Control de Asistencias OP/DRH/017

Aplicación de Nómina

4.4. El Jefe del Departamento de Recursos Humanos envía la solicitud de revisión de la pre-nómina al Titular de la Contraloría Interna. 4.5. El Titular de la Contraloría Interna recibe pre-nómina para su aprobación, procede a la revisión aleatoria de la misma (queda a consideración del Titular de la Contraloría Interna la decisión de revisar en su totalidad la pre-nómina, en el caso de gratificaciones y dietas se revisa el 100%). o Si la pre-nómina no requiere de adecuaciones, el Titular notifica la aprobación al encargado de Recursos Humanos. o Si la pre-nómina requiere de adecuaciones pero se puede aprobar, el Titular de la Contraloría Interna captura adecuaciones necesarias en el campo “Observaciones”, guarda captura y notifica las observaciones al encargado de Recursos Humanos. o Si la pre-nómina no se puede aprobar, el Titular de la Contraloría Interna, captura sus observaciones, guarda los cambios y el Titular notifica las observaciones al encargado de Recursos Humanos y el motivo de la no aprobación.

Pre-nómina Y Notificación de las observaciones de la pre-nómina

H. CONGRESO DEL ESTADO DE TAMAULIPAS Versión GENERACIÓN Y DISPERSIÓN DE NÓMINA

Fecha Versión

02 29 de Octubre de 2015

Código

OP/DRH/002

Página

6 de 15

ACTIVIDAD

EVIDENCIAREFERENCIA

4.6. El Jefe del Departamento de Recursos Humanos recibe aviso por parte de la Contraloría Interna: o Si la pre-nómina no se aprueba, el proceso continúa en la actividad 4.7. o Si la pre-nómina se aprobó con observaciones, el proceso continúa en la actividad 4.8. o Si la pre-nómina se aprobó sin observaciones el proceso continúa en la actividad 4.9. 4.7. El Jefe del Departamento de Recursos Humanos lleva a cabo las correcciones indicadas por el Titular de la Contraloría Interna, guarda adecuaciones hechas en el sistema de nóminas y se envía nuevamente a revisión (El encargado de Recursos Humanos le notifica al Titular de la Contraloría Interna). El proceso regresa a la actividad 4.5. 4.8. El Jefe del Departamento de Recursos Humanos efectúa ajustes a la pre-nómina, indicados por el Titular de la Contraloría Interna.

Notificación de la Revisión de la prenómina.

Pre-nómina

4.9. El Jefe del Departamento de Recursos Humanos genera Nómina definitiva. USAF/DRH/003 Ver. 01 “Nómina Definitiva”. 4.10. El jefe del Departamento de Recursos Humanos elabora la solicitud de pago de nómina, gratificaciones y dietas, así como las órdenes de pago de retenciones e impuestos. 4.11. El Jefe del Departamento de Recursos Humanos imprime Solicitud de orden de pago, nómina definitiva y resumen de nómina y los firma Orden de Pago en el apartado de elaboración (las paginas que no indiquen este USAF/DRH/001 Ver. 01 apartado se firman al calce). 4.12. El jefe del Departamento de Recursos Humanos envía la Resumen de Nómina nómina impresa al Departamento de Tesorería para la revisión de USAF/DRH/002 Ver. 01 impuestos. 4.13. El jefe del Departamento de Tesorería, una vez realizada la nómina la firma en el apartado de revisó Tesorería y la remite al Departamento de Recursos Humanos.

H. CONGRESO DEL ESTADO DE TAMAULIPAS Versión GENERACIÓN Y DISPERSIÓN DE NÓMINA

Fecha Versión

02 29 de Octubre de 2015

Código

OP/DRH/002

Página

7 de 15

4.14. El jefe del Departamento de Recursos Humanos envía al titular de la Contraloría Interna la nómina impresa con todos sus anexos para la firma en el apartado de revisó Contraloría Interna. 4.15. El Jefe del Departamento de Recursos Humanos solicita firma en el apartado de aprobación al Titular de la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros (las páginas que no indiquen este apartado se firman al calce). ACTIVIDAD

EVIDENCIAREFERENCIA Orden de Pago

4.16. Una vez que los documentos han sido firmados, el Jefe del Departamento de Recursos Humanos los entrega al Jefe del USAF/DRH/001 Ver. 01 Departamento de Tesorería, requiriendo evidencia de recibido para  Cheques de Nómina su control, quedando en espera de la confirmación de la dispersión  Póliza Global de trabajadores con suma del monto de la nómina. 

4.17. El Jefe del Departamento de Tesorería revisa la Orden de Pago, Nómina definitiva y el Resumen de Nómina y verifica suficiencia presupuestal:



nómina (dispersión) Calculo de las deducciones Desglose de las deducciones

Resumen de Nómina o Si no hay suficiencia presupuestal, se avisa al Titular de la USAF/DRH/002 Ver. 01 Unidad de Servicios Administrativos y Financieros, quién Nómina definitiva. indica gestiones necesarias. o Si se cuenta con suficiencia presupuestal se continúa con el USAF/DRH/003 Ver. 01 proceso en la actividad 4.18. 4.18. El jefe del departamento de Tesorería genera el archivo de dispersión, a partir de la descarga del archivo del sistema, el cual debe incluir la siguiente información: o Número de empleado o Nombre o Importe o Número de cuenta

Formato de Dispersión

4.19. El jefe del Departamento de Tesorería carga el archivo generado al portal de Banorte, transmite e imprime el reporte de transmisión de Archivo de Nómina y su desglose.

Reporte de Transmisión de Archivo de Nómina (Documento Externo)

H. CONGRESO DEL ESTADO DE TAMAULIPAS Versión GENERACIÓN Y DISPERSIÓN DE NÓMINA

Fecha Versión

02 29 de Octubre de 2015

Código

OP/DRH/002

Página

8 de 15

4.20. El Jefe del Departamento de Recursos Humanos procede a la elaboración de los comprobantes de pago que serán firmados de conformidad, por los empleados a los que se les pagó su quincena correspondiente. 4.21. El Jefe del Departamento de Recursos Humanos elabora el reporte de comprobantes de pago entregados y/o no entregados y procede a remitirlos al titular de la Contraloría Interna previo acuse de recibo.

Elaboración de comprobantes de pago Reporte de Talones Entregados Reporte de Talones No entregados

H. CONGRESO DEL ESTADO DE TAMAULIPAS Versión GENERACIÓN Y DISPERSIÓN DE NÓMINA

5. DIAGRAMA DE FLUJO.

Fecha Versión

02 29 de Octubre de 2015

Código

OP/DRH/002

Página

9 de 15

H. CONGRESO DEL ESTADO DE TAMAULIPAS Versión GENERACIÓN Y DISPERSIÓN DE NÓMINA

Fecha Versión

02 29 de Octubre de 2015

Código

OP/DRH/002

Página

10 de 15

H. CONGRESO DEL ESTADO DE TAMAULIPAS Versión GENERACIÓN Y DISPERSIÓN DE NÓMINA

6. EVIDENCIA. Solicitud de Orden de Pago. USAF/DRH/001 Ver. 01

Fecha Versión

02 29 de Octubre de 2015

Código

OP/DRH/002

Página

11 de 15

H. CONGRESO DEL ESTADO DE TAMAULIPAS Versión GENERACIÓN Y DISPERSIÓN DE NÓMINA

Pre- Nómina

Fecha Versión

02 29 de Octubre de 2015

Código

OP/DRH/002

Página

12 de 15

H. CONGRESO DEL ESTADO DE TAMAULIPAS Versión GENERACIÓN Y DISPERSIÓN DE NÓMINA

Resumen de Nómina USAF/DRH/002 Ver. 01

Fecha Versión

02 29 de Octubre de 2015

Código

OP/DRH/002

Página

13 de 15

H. CONGRESO DEL ESTADO DE TAMAULIPAS Versión GENERACIÓN Y DISPERSIÓN DE NÓMINA

Nómina Definitiva USAF/DRH/003 Ver. 01

Fecha Versión

02 29 de Octubre de 2015

Código

OP/DRH/002

Página

14 de 15

H. CONGRESO DEL ESTADO DE TAMAULIPAS Versión GENERACIÓN Y DISPERSIÓN DE NÓMINA

Comprobante de Pago USAF/DRH/004 Ver. 01

Fecha Versión

02 29 de Octubre de 2015

Código

OP/DRH/002

Página

15 de 15