HiperOPAC: complemento gráfico para los catálogos tradicionales de las bibliotecas Información del autor(es): Nombres y apellidos: Diana Maria Vergara Tamayo Grado académico: Bibliotecóloga. Especialista en Gerencia de Mercadeo Cargo: Coordinadora de Servicios Bibliotecarios Perfil profesional: Bibliotecóloga especialista en gerencia de mercadeo con experiencia en fuentes de información y diseño de estrategias para la búsqueda y recuperación de información para la toma de decisiones confiables. Poseo las capacidades necesarias para la implementación de técnicas encaminadas a la identificación y satisfacción de las necesidades de información de los usuarios, desarrollando y gestionando servicios básicos, especializados y culturales acordes a cada necesidad. Poseo las capacidades necesarias para gestionar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad bajo la norma ISO 9001. Institución: Universidad Tecnológica de Bolívar

Nombres y apellidos: Dora Lilia Sepúlveda Sepúlveda Grado académico: Bibliotecóloga. Maestría Virtual en Ciencias de la Información y Administración del Conocimiento Cargo: Directora de Biblioteca Perfil profesional: Bibliotecóloga de la Universidad de Antioquia con amplia experiencia en el diseño, montaje y dirección de Bibliotecas Universitarias: Biblioteca de la Universidad del Magdalena y el Sistema de Bibliotecas de la Universidad Tecnológica de Bolívar. Institución: Universidad Tecnológica de Bolívar Correo electrónico: [email protected]

Nombres y apellidos: Hugo Antonio Elles Niño Grado académico: Ingeniero de Sistemas Cargo: Coordinador del Sistema de Información de Biblioteca y Archivos Perfil profesional: Ingeniero de Sistemas con amplia experiencia en bibliotecas y la administración de softwares bibliográficos, manejo de sistemas de gestión de calidad y conocimiento en tecnologías Ajax, Java Script, PHP, MySQL, JAVA, SQL. Institución: Universidad Tecnológica de Bolívar Correo electrónico: [email protected]

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Resumen HiperOPAC es una aplicación web desarrollada para integrarse a los catálogos automatizados de las diferentes tipologías de bibliotecas y/o unidades de información; es un complemento que presenta gráficamente a los usuarios, la ubicación exacta en la estantería de los recursos bibliográficos. Las funcionalidades que integra son el producto de validaciones realizadas con usuarios y directivos de bibliotecas. Este prototipo fue realizado con la metodología del programa Apps.co gestionado por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia (MinTIC). HiperOPAC: complemento gráfico para los catálogos automatizados de bibliotecas HiperOPAC es el producto de una serie de validaciones realizadas con usuarios de unidades de información, de la revisión de los resultados de profundas investigaciones desarrolladas por bibliotecas a nivel internacional y de la experiencia propia de los autores del proyecto quienes se han desempeñado por más de una década como Bibliotecólogos en bibliotecas universitarias. Para validar la necesidad que HiperOPAC intenta resolver se hizo necesario entrevistar directores de bibliotecas, docentes, alumnos, bibliotecarios; además del acompañamiento y de la observación directa del comportamiento que los usuarios tienen al momento de ubicar un recurso bibliográfico en los estantes. Todas estas actividades retroalimentaron un proceso que duró ocho semanas asesorados por expertos en innovación, tecnologías, planes de negocio y mercadeo en cumplimiento del programa Apps.co impulsado y patrocinado por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia (MinTIC). El objetivo principal de los planes de desarrollo de colecciones en las bibliotecas es solventar necesidades de información que se reflejan con un alto índice en la consulta de los recursos bibliográficos adquiridos; sin embargo, cuando se descubre que los usuarios no están ubicando con facilidad en la estantería el recurso que necesitan se puede sentir que todos los esfuerzos generados para la adquisición están siendo en vano y el retorno de la inversión es mínima. Es conocido por todos los que se desempeñan en el medio de las Ciencias de la Información, que la signatura topográfica es el elemento que indica la ubicación de un ítem y permite la recuperación del mismo en un acervo bibliográfico. En una situación normal, el usuario después de consultar el catálogo es capaz de ubicar el recurso bibliográfico en una estantería abierta; sin embargo, trabajos investigativos como el realizado en el 2010 por Inés Kessler licenciada en Bibliotecología vinculada a la Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación de la Universidad Nacional de la Plata en Argentina titulado: “El orden de los libros en el estante: un estudio sobre la signatura topográfica en las bibliotecas de la Universidad Nacional de la Plata” evidencian la preocupación que muchas bibliotecas comparten y es conocer las razones por la que los usuarios se sienten perdidos en los estantes al momento

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de ubicar un recurso. Entre las conclusiones de este estudio se destaca que el 66% de las bibliotecas considera que para sus usuarios la búsqueda no es sencilla conociendo que todas tienen señalizaciones y programas de formación de usuarios. HiperOPAC es una aplicación web que nace como complemento a los catálogos automatizados, utiliza un plano bidimensional de la Unidad de Información y un desplazamiento animado desde los catálogos, gráficamente muestra a los usuarios la ubicación exacta en el estante del recurso que se busca, suple la necesidad expresada en los párrafos anteriores y la que el equipo de desarrollo validó y pivoteó con un trabajo investigativo cubierto en un período de dos meses entre octubre y diciembre del 2013. Las Unidades de Información ejes de este estudio están ubicadas en la Región Caribe.

El desarrollo del proyecto inició con la validación de dos hipótesis: 1) Los usuarios de las bibliotecas tienen dificultad para ubicar los recursos físicamente en los estantes. 2) ¿Por qué las bibliotecas presentan baja rotación de las colecciones?

Las primeras cuatro semanas del proyecto fueron dedicadas a la validación de las hipótesis, una parte del equipo se dedicó a trabajar con los directores de bibliotecas, a conocer sus puntos de vista, a entender si ellos habían detectado baja rotación de las colecciones, si observaban a los usuarios perdidos en los estantes y si sentían la necesidad de mejorar el catálogo tradicional, minimizar la carga de los Referencistas y aumentar la rotación de las colecciones, logrando con ello el retorno de la inversión realizada en la adquisición recursos bibliográficos. Cuando se interrogó a los Directores de Bibliotecas sobre estos temas, la mayoría ha respondido tener la necesidad de mejorar el catálogo. Ver gráfica 1.

Gráfica 1: Necesidad de mejorar el catálogos (n=15)

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Una de las técnicas utilizadas por el equipo investigador del proyecto fue la observación no participativa del comportamiento de los usuarios al momento de ubicar un recurso bibliográfico en la estantería; detectando que las veces que ubican con facilidad un material, se trata de recursos que han utilizado previamente; es decir, conocen su ubicación y no utilizan la signatura topográfica para su recuperación. Otra técnica utilizada fue la entrevista no formal que impidiera el condicionamiento de las respuestas. Se les interrogó sobre lo que hacen y sienten al momento de ubicar un recurso en los estantes. La gráfica 2 muestra las respuestas obtenidas de estudiantes universitarios. El 74% de la muestra requiere intervención del personal del Servicio de Referencia para poder ubicar el material en la estantería; mientras que sólo el 26% son usuarios que han logrado esta habilidad de ubicación, lo que los hace usuarios más autónomos y con mejores habilidades para obtener los recursos de información que se han dispuestos para ellos.

Gráfica 2. Comportamiento del usuario en la ubicación de recursos bibliográficos La segunda parte del proyecto y según la metodología de Apps.co era desarrollar un piloto de la aplicación que en su funcionamiento mínimo resolviera las necesidades identificadas tanto en la población usuaria (usuarios reales) y los posibles clientes del producto (Directores de unidades de información). El prototipo desarrollado contempló las siguientes características que permiten introducir elementos de mejora e innovación a los catálogos automatizados de las unidades de información que decidan implementarlo: 1) Visualización desde cualquier dispositivo móvil 2) Personalizable e intuitivo 3) Ubicación exacta del material, indica número de estante y entrepaño en el que se encuentra el recurso 4) Ágil en el despliegue de la ubicación 5) Optimiza el tiempo de ubicación en un 90% 6) Generación estadísticas: Conteo de accesos y sesiones

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7) Fácil de integrarse al catálogo tradicional El prototipo en funcionamiento se puede observar en el Opac de la Biblioteca Luis Enrique Borja Barón en la Universidad Tecnológica de Bolívar en Cartagena de Indias: http://biblioteca.unitecnologica.edu.co. Como resultado, a la fecha registra 5000 ingresos a la aplicación y más de 7.000 búsquedas. Por parte de los usuarios que han utilizado el desarrollo y de los Directores de Unidades de Información que lo han conocido, se han recibido apreciaciones muy favorables que permiten deducir el éxito y lo necesario que puede resultar la implementación del complemento HiperOPAC en los catálogos tradicionales en las Unidades de Información. En conclusión, se debe resaltar que la acogida de esta herramienta por parte de los usuarios de la biblioteca donde se ha probado resultó mayor a lo esperado, lo que indica que la necesidad de una orientación gráfica de los usuarios de las bibliotecas es real, reforzado además por la realización de dos proyectos similares en Colombia, el primero en una universidad de Bogotá, con menor nivel del precisión que el HiperOPAC

Referencias BLANK, Steve; DORF, Bob. El camino hacia la epifanía: el modelo de desarrollo de clientes. En: El manual del emprendedor. [s. l.] : Gestión 2000, 2013. p. 640. GARZÓN MALDONA, Jhon Eliecer, Forero Arcila, Edgar Enrique. (2007). Sistema de clasificación Dewey : una propuesta gráfica en bibliotecas con colecciones con modalidad de estantería abierta. Trabajo de grado. Sistema de Información y Documentación, Bibliotecología y Archivística. Universidad de la Salle KESSLER, María Inés. El orden de los libros en el estante: un estudio sobre la signatura topográfica en las bibliotecas universitarias de la Universidad Nacional de la Plata. Revista Interamericana de Bibliotecología, 2011, vol. 34, no. 1, p. 49-61 SILVA, José Gregorio. La biblioteca hiperautomatizada: un paradigma emergente de automatización de bibliotecas. Mérida : Create Space, 2010. p. 110

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