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VISTOS: la cuarta recomendaci6n del Informe W 02-02812002-01 de Auditoria General, y el Oficio W 314-2003-JUS/OGA de la Oficina General de Administraci6n remitiendo la Directiva "Procedimiento para la Elaboraci6n de la Planilla de Cesantes y Control de Supervivencia de Pensionistas del Ministerio de Justicia" y;

Que, mediante Resoluci6n Directoral W 138-87-EF-77-15.01, se aprueba la Directiva para el pago de remuneraciones y pensiones de los servidores publicos, la cual dispuso el pago de pensiones mediante el abono en cuentas bancarias individuales; . \

Que, es necesario establecer las normas de caracter tecnico operativo para salvaguardar el patrimonio del Estado, asegurando un correcto uso de los recursos publicos en el pago de pensiones, que viene efectuando la Oficina de Personal y la Oficina Financiera, de la Oficina General de Administraci6n; Que, 5e requiere asegurar el registro de firmas en las planillas de pagos, que permitan garantizar en forma permanente la supervivencia de los pensionistas: De conformidad con 10 establecido en el articulo 10· del Decreto Ley W 259'93, Ley Organica del Sector JU5ticia y el articulo 13° del Reglamento de Organizaci6n y Funciones del Ministerio de Justicia, aprobado por Decreto Supremo N° 0192001-JUS;

Articulo 1°.- APROBAR la Directiva W 003-2003-JUS/OGA "Procedimiento para la Elaboraci6n de la Planilla de Cesantes y Control de Supervivencia de Pensionistas del Ministerio de Justicia", que forma parte integrante de la presente resoluci6n. Articulo 2°._ DEJAR sin efecto la Directiva N" 003-2001JUS/OGA "Control Interne de Supervivencia de Pensionistas en el Ministerio de Justicia", aprobada por Resoluci6n de Secretaria General N" 142-2001-JUS.

DIRECTIVA N° 003·2003..JUStOGA

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"PROCEOUVIIENTO.PARA LA ELAaORACION DE LA PLANILLA DE CESANTESY CONTROL DE SUPERVIVENCIA DE PENSION.ISTAS DEL NlINISTERIODEJUSTiCIA" .

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OBJETIVO: Implementar controles internos que permitan cautelar la seguridad y patrimonlodel Estado, en cuanto se reftere alas pensiones otorgadas al amparo del Decreto Ley N° 20530, asi como para los Pensionistas de Gracia (Decreto Ley N° 25811).

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Establecer las normas y procedimientos para la elaboraci6n de las planillas de cesantes, asi como la acreditaci6n de la supervivencia de los pensionistas del Ministerio de Justicia.

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Decreto Ley N° 20530, Regimen de pensiones y compensaciones por servicios civiles prestados al Estado. ~ Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Publico. )0:- Decreto Supremo N° 005-9o-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley de .Bases de la Carrera Administrativa. ~ Decreto Ley N° 25811, que conceden Pension de Gracia a participantes en la Campana Plesbiscitaria de Tacna y Arica de 1925; )0:- Decreto Legislativo N° 25993, Ley Orgimica del Sector Justicia. ? Resolucion Directoral N° 138-87-EF-77-15.01 que aprueba la Directiva para el Pago de Remuneraciones y Pensiones de Servidores publicos. ~

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Las presente Directiva es de cumplimiento obligatorio de todos los cesantes y pensionistas de gracia del Ministerio de Justicia, asi como por la Oficina General de Administraci6n.

2 7 MAR. 2003 5.1la incorporacion de un ex servidor a la planilla de cesantes, se realizara en merito a una resolucion administrativa expedida par el organo competente a traves de la cual se determine: tiempo de servicios, nivel alcanzado y monto a pagar. 5.2Cualquier variacion en el monto de fa pension, salvo aquellas dispuestas por ley, deberan ser sustentadas por su respectiva resoluci6n. 5.3EI pago de reintegros, debera estar acompanada de una liquidacion, cuya copia sera agregada a su legajo personal. 5.4 En el caso de exclusion de un pensionista de planillas, se tomara como sustento: la partida de defuncion en caso de fallecimiento; y para los demas casos, la resolucion administrativa que asf 10 disponga. 5.5Para proceder a la elaboraci6n de planillas en forma mensual, se debera contar con el informe que remitira la Unidad de Movimiento de Personal, dando cuenta de la revision de las planillas de los tres meses anteriores. 5.6Una vez elaborada, sera remitida por la Oficina de Personal a la Oficina de Control Previo, para que luego de ello sea entregada a la Oficina Financiera.

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5.7Los pensionistas del Ministerio de Justicia tienen la obligacion de acudir a firmar las planillas de pagos en forma mensual, salvo aquellos que tengan impedimento fisico debidamente comprobado, que les imposibilite desplazarse; en este caso la Oficina Financiera de la Oficina General de Administracion comisionara a un servidor al domicilio del pensionista a fin de que se cumpla con fa obligaci6n; si el pensionista residiera en provincias debera acreditar un apoderado para la suscripcion de las planillas de pago.

6.1 La suscripcion de las planillas de pago par parte del pensionista en forma personal, es acreditacion suficiente para establecer su estado de supervivencia. 6.2 EI pensionista que pordiversos motivos no cumpliera con acreditar su supervivencia 0 con suscribir sus plan,illas de pago por mas de dos meses consecutivos, se cambiara la modalidad de pago del

2 7 MAR. 2003 abono en cuenta al de giro de cheque. Con tal objeto,la Ofidna Financiera remitira mensualmente a la Ofidna de Personai, ia relaci6n de los pensionistas que no cumpten con suscribir sus planillas. 6.3Todos los pensionistas del Ministerio deberan presentara fa Oficina de Personal, su certificado de supervivencia en forma anusl; salvo el caso de los pensionistas con apoderado en los cuales se requerira la presentaci6n semestral. 6.4 Se suspende la pension, sin derech6 a reintegro, en los casas siguientes: a) No acreditar la subsistencia 0 por perdida de alguno de los requisitos que dieron derecho a la pensi6n. b) No acreditar semestralmente su supervivencia. para los pensionistas que cobran mediante apoderado. ' c) No recoger durante tres meses consecutivos 10s cheques de pago de pensiones y estos fueron anulados. d) Re-ingresar al servicio del Estado con las excepciones contempladas en el articulo 17° del Decreto Ley N° 20530, Y e) A solicitud expresa del pensionista.

7.1 Los pensionistas que no pudieran realizar personalmente las gestiones para el cobro de ·sus pensiones 0 suscribir sus planillas de pago, podrim realizarlo mediante apoderado con poder sufi ciente. .

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7.2 Los poderes se extenderan segun la naturaleza y monto; y bajo las modalidades que a continuaci6n se indican: CARTA PODER, con firma legalizada por Notario.- Cuando se trate de pensiones de hasta % UIT, y sOlo tendra validez de un alio desde su emisi6n. ~ PODER FUERA DE REGISTRO.- Cuando se trate de pensiones de hasta una UIT, con una validez de un ano desde su emisi6n. ~ PODER POR ESCRITURA PUBUCA.- Cuando sa trate de pensiones mayores a una UIT, con una validez de un ano a partir de su suscripci6n. ~ Para el caso de la suscripci6n de planillas exciusivamente, 5610 se requerira una carta poder con firma legalizada, debiendo ser renovado anualmente. )P>

7.30e acuerdo al tipo de poder, se debera cumplir conciertos requisitos:

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Directo

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a da Slatame Admlnlatra Ivo III Secreterle Ganerel INISTERIO DE JUSTICIA

Si es otorgado en el extranjero, debera estar visado por el . Ministerio de Relaciones Exteriores. };> "En caso de no e~istir Notano en la localidad, el poder sera otorgado par el Juzgado de Paz letrado. };> EI poder sera expreso, es decir, debe constar en el mismo que esta siendo otorgado para: el recojo de cheques, suscripci6n de planillas, etc.

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7.4 EI apoderado 0 la persona que va a suscribir las planillas de pago de los cesantes 0 retirar cheques provenientes de pensiones y otros beneficios derivados de elias, incluyendo reintegros y devengados, acreditaran ante la Oficina Financiera el poder otorgado, dejando los originales 0 copia autenticada del mismo as! como de su documento de identidad, a efecta de que la Unidad de Tesorerfa lIeve un registro actualizado por tipo de poder. ,.:f 7.Sla Oficina Financiera, emitira un informe sobre los poderes a su cargo, en base al cual la Oficina de Personal requerira los certificados de supervivencia. 7.6la Oficina Financiera informara a la Oficina de Personal los pensiones que se cobran mediante apoderado, adjuntado copia certificada del poder correspondiente, 105 que luego de tomar conocimiento seran incorporados a su legajo personal.

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8.1 Si algunfuncionario 0 servidor detectare sumas de dinero pagadas en exceso 0 indebidamente a algun pensionista del Ministerio de Justicia, debera poner de conocimiento inmediatamente esta situaci6n a la Oficina de Personal, bajo responsabitidad. 8.2la Oficina de Personal, luego de las verificaciones respectivas, procedera a liquidar los pagos indebidos, luego de 10 cual se procedera a realizar los descuentos en las pensiones futuras. 8.3 En forma simultanea se pondra de conocimiento a la Oficina General de Administraci6n, para el deslinde de responsabilidades, si las hubiera. 8.4 En el caso de pensionistas fallecidos, al que se Ie hubiere abonado la pensi6n por adelantado, se efectuara Ia Iiquidaci6n a partir de la fecha del fallecimiento; debiendose requerir alas herederos mediante comunicaci6n escrita para la devoluci6n del pago indebido; de no lograrse la recuperaci6n par esta via se remitiran los antecedentes a la Oficina General de Asesoria Juridica para su

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de Slstems Admlnlstrat Secretllrla General ,."'''~TERIO DE JUSTICIA

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2 7 MAR. 2003 opiniqn y posterior remisi6n a la Procuraduria Publica del Ministerio de Justida a efectos de su .recuperaci6n en la via jUdicial. 8.5 EI calculo de intereses legales, de' corresponder, seran de cuenta de Ja.OficinaFinanciera.

9.1 La Oficina de Personal y la Oficina Financiera de la Oficina General de Administraci6n son las encargadas de la difusi6n e implementaci6ri de Ia presente Directiva. 9.2la Oficina de Auditoria General velara por el adecuado cumplimiento de 10 establecido en la Directiva.

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