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Implementación de un proyecto Por: Laura Alicia Cabello Barocio

El primer paso que debe dar un administrador de proyectos en la fase de implementación de un proyecto, es la revisión del alcance. Ciertamente hay ocasiones en las que no se procede de esta manera y posterior a la planeación, no se revisa el enunciado del alcance, lo cual conlleva a una falta o exceso de esfuerzos.

Figura. 1 Importancia y relación del alcance con la Dirección de Ejecución de un Proyecto

En la figura de la importancia y relación del alcance con la Dirección de Ejecución de los Proyectos, podemos ver la relevancia de la verificación del alcance, pues esta etapa puede llevar a controlar el proyecto, y al largo plazo a tener un mejor resultado al obtener una dirección fijada por el propio proyecto.

Iniciación de un proyecto Existen varias causas que llevan a iniciar un proyecto, puede darse por la necesidad de instalar nueva maquinaria, o debido a un concurso abierto para ganar una licitación en gobierno, o bien, a causa de una idea de mejora que deberá ser autorizada para su asignación de recursos dentro de la misma empresa. Entre los diferentes motivos, se puede hablar de proyectos internos y externos, internos se refiere a aquellos que van dentro de los objetivos de la misma organización, y externos son los proyectos que contratan o solicitan asesoría. Independientemente del tipo de proyecto, es recomendable identificar aquellos pasos que se dan en las fases del ciclo de un proyecto. ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema1 impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

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Figura. 2 Ciclo de un proyecto (Project Management Institute, 2004, 24 de mayo; Cabello, 2012).

Imagina que tu familia tiene la necesidad de cambiar el techo de tu casa, los mayores impedimentos que surgen es que por un lado, no tienen otro lugar donde vivir durante la remodelación; por otro lado, tu familia no cuenta con los recursos económicos para llevar a cabo dicho proyecto. Te das cuenta que el gobierno, como parte de sus programas de desarrollo social, cuenta con un fondo para apoyar a tu familia, toda la familia le asigna parte de sus salarios al proyecto. Ahora, al contar con un presupuesto para tu techo, ideaste edificar uno nuevo un metro más arriba del actual, para que tu familia no tenga que mudarse hasta ser totalmente necesario, tirarás posteriormente el otro techo para que así tu familia sólo tenga que pasar fuera de casa el mínimo tiempo necesario. Así como el ejemplo anterior, hay situaciones reales en una empresa, donde ya instaladas sus líneas de producción y con muy pocas posibilidades de mudarse debido a la infraestructura, deben comenzar con proyectos que apoyen a remodelar sus edificios. En esta clase de planes siempre cuentas con ciertos recursos y una línea de tiempo que te ayudará a visualizar el momento en el que, como en el caso anterior, sea necesario ir a otro hogar temporalmente, y en el caso de la empresa, deberán parar las líneas y derribar su techo viejo. Como has visto en los dos casos, la implementación de proyectos es un tema muy práctico que te ayudará tanto en tu vida personal al momento de planear nuevos proyectos, como en tu vida profesional. El inicio del proyecto se consolidó al establecer el objetivo y el alcance de éste, al inicio de proyecto se suma un estudio de factibilidad, que consiste en discernir si podremos lograrlo con el presupuesto asignado, o no. Así mismo, antes de arriesgar el dinero que con tanto esfuerzo has logrado adquirir para tan grande necesidad, es necesario que hagas un plan, ya que a nadie le gustaría quedarse a la mitad del proyecto y que sus recursos se acabaran antes de poder completarlo. De acuerdo a Project Management Institute (2004, 24 de mayo), al inicio del proyecto tienes un mayor grado de incertidumbre, la cual es manejable a través de la planeación. Posteriormente deberás ejecutar tu plan, y mientras éste se pone en marcha, deberás controlar los diferentes aspectos que se presentan, para posteriormente cerrar y entregar los resultados que obtuviste a los inversionistas o patrocinadores.

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En la situación anterior de la casa, el objetivo corresponde a una necesidad que surge, sin embargo, en otros casos, el proyecto deberá ser planteado junto con el alcance y la integración del proyecto. Punto importante en todo proyecto son los recursos, estos se refieren a las herramientas o equipos con los que se puede contar para la elaboración de proyectos. En el caso de nuestro ejemplo contamos con el apoyo de un hermano que ha tenido experiencia de albañil, una hermana que es contadora, tú que eres un arquitecto nato y líder del proyecto. Por su parte, en la situación que vimos de la empresa existen líderes responsables de asignar los recursos y tener las prioridades de las actividades a realizar. La duración de las actividades se debe estimar en un inicio de acuerdo a la experiencia, tiempos de preparación o de entrega. También debes priorizar los tiempos, continuando con la situación anterior, no debemos malgastar mucho tiempo en actividades que no son prioritarias, por ejemplo, escogiendo el color de la pintura, pues la pintura no será un factor importante para esta necesidad en especial. Para poder manejar los tiempos, puedes clasificar las actividades, ya sea con letras o números (A, B, C, o 1, 2, 3), lo importante es clasificar y controlar que se ejecuten en la misma jerarquía prevista. Esta clasificación de prioridades deberás revisarla continuamente, ya que, lo que parece no tan urgente hoy, puede serlo mañana. Para la gestión de los recursos es necesario saber cómo manejarlos y administrarlos. Volviendo al ejemplo, se menciona a un hermano especialista en la albañilería, quien además de apoyarte con el techo, deberá trabajar para sustentar sus gastos. Para lograr planificar cómo irá avanzando, deberás considerar que no estará trabajando de tiempo completo. Esto sucede en mayor medida en la elaboración de proyectos internos donde la organización aprovecha los recursos y el personal deberá dividir su tiempo para cumplir con los objetivos del proyecto.

Arranque administrativo y operativo del proyecto ¿Alguna vez has escuchado de cómo se pueden realizar equipos multidisciplinarios? Para lograr incorporar al proyecto diferentes visiones, los líderes invitan a diferentes perfiles o diversas áreas de la empresa que generen un enriquecimiento de ideas para el arranque de un proyecto. Siguiendo a Project Management Institute (2004, 24 de mayo), en el caso de una empresa, ésta contará con el personal en sus diferentes áreas en las que se encuentra organizada probablemente en un equipo multidisciplinario. Así, en Recursos Humanos por ejemplo, deberán contratar al personal que apoyará en el proyecto de reclutar y seleccionar a sus miembros. En Calidad deberán considerar todos los aspectos involucrados a la calidad del producto, y tomarán las medidas necesarias para que el proyecto sea un éxito estableciendo para ello los indicadores clave. En los casos donde se puedan realizar juntas presenciales, es importante que se dé seguimiento puntual a todos los aspectos que se toquen en ella, además de preparar la siguiente fecha para que se establezca la asistencia como un compromiso. Cabe resaltar que la cultura de una organización y su ambiente de trabajo tiene influencia en el proyecto. Así como existen las herramientas o elementos para la realización de un proyecto: alcance, desglose del trabajo, diagramas de red, los recursos y el costo. Para el ambiente y cultura se abarcan 4 elementos: la organización, el liderazgo, los equipos, los patrocinadores o inversionistas (Gray y Larson, 2006). Un buen liderazgo puede hacer que un equipo tenga mejores resultados, pero si no tiene el apoyo de la organización, pueden verse disminuidos los esfuerzos del equipo. Para poder prever que el proyecto tenga ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema3 impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

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buenas bases, debemos realizar un análisis de riesgos, el cual puede traer como resultado un portafolio de opciones estratégicas. Para analizar los riesgos, deberás de hacerte primeramente la pregunta:

¿Cuáles son los mayores riesgos para este proyecto?

Para posteriormente asignarle una probabilidad de que ocurra y el impacto que tendría, la información deberás vaciarla en algún formato o en una tabla, existen los formatos llamados matriz de riesgos, estos se aplican generalmente por actividad (Gray y Larson, 2006). Pero, ¿qué es un riesgo? y ¿cómo saber qué riesgos presenta nuestro proyecto? Un ejemplo de riesgos podría darse cuando un proyecto lleva más tiempo con los recursos con los que se cuenta actualmente, lo que puede concluir en riesgos de costos debido a que el tiempo se torna más importante. Volviendo a al ejemplo de un inicio, al saber que únicamente con tu hermano albañil al 50% del tiempo que pudiera dedicársele al proyecto del techo, terminarán después de iniciarse las lluvias, tal vez sea mejor invertir en otro albañil que pueda apoyar de tiempo completo al proyecto, pero esto involucra un riesgo a exceder el presupuesto. Además de los riesgos, es importante tomar en cuenta las características de costo y recursos del proyecto. En el ejemplo, nuestro presupuesto debe ser aprovechado y no olvidar que debemos terminar antes de que comiencen las lluvias. En otros proyectos es importante no exceder nuestros gastos, ya que gastaremos parte de las utilidades o puede hacer que no se desarrollen otros proyectos con menor prioridad. El tiempo también influye en el costo del proyecto, pero además impacta principalmente la disponibilidad de los recursos. Es posible que nuestros recursos sean además de humanos, fijos como oficinas, maquinaria o licencias de software, esto influye, en gran medida, a los objetivos más arriba que los del proyecto. Por lo tanto, es de vital importancia llevar un control de los recursos y costos que se utilicen, además de monitorear lo estimado.

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Plan de Riesgo del Proyecto A. Información General Título del Proyecto: Fecha :

Techo Digno 22 de marzo de 2011

Version:

B. Identificación del Riesgo Identifica los riesgos más suceptibles a tu proyecto.

Riesgo

Descripción

Costos

El inicio de las lluvias generará que el proyecto no pueda seguir adelante. El costo del proyecto se eleve.

Recursos

Obtener menos recursos de los esperados.

Lluvias

Probabilidad de Ocurrencia

Nivel de Impacto

Puntaje Total

35%

5

1.75

10%

3

0.3

10%

5

0.5

C. Plan de Mitigación Describe el plan de mitigación para cada riesgo listando en la Sección B que cumpla con los siguientes criterios: a) Un Puntaje igual o mayor a 1.00. b) Una probabilidad de ocurrencia de más de 50%. c) Un nivel de impacto de 3 o mayor. Riesgo

Acción Mitigante

Detonador

Costo de Mitigación

Responsable

Lluvias

Planeación del proyecto en epoca de sequía.

Nubes pesadas

Lluvias

Vigilar el servicio meteorológico

Predicción lluvias

Costos

Dar seguimiento semanal a los costos incurridos.

$0 Líder del proyecto

Recursos

Aplicar a más de un programa de apoyo

$0 Miembro del equipo Y

$0 Líder del proyecto $30 Miembro del equipo X

Figura. 3 Plan de riesgo del proyecto.

Licenciamiento El licenciamiento depende de la ley de cada país o estado. Las características de un licenciamiento se refieren a la parte del proyecto en la que se analizan los factores que impactarán a la población. De acuerdo a Presidencia Municipal de Irapuato (2009-2012), existen varios tipos de licencia que deberán solicitarse a las autoridades competentes. Un ejemplo es una evaluación de impacto ambiental y/o riesgo, en la cual se apoyará para obtener una Licencia Ambiental de Funcionamiento. En el rubro de licencias de funcionamiento, podríamos reflexionar, ¿cuáles serán los impactos que deberán solicitar un licenciamiento? Ya que posteriormente puedes infringir en multas o incluso, no tomar en cuenta el costo de ésta. Para el caso de nuestro ejemplo, tenemos que revisar el Reglamento de Construcciones del Municipio de Irapuato (Presidencia Municipal de Irapuato, 1995, 9 de mayo), en el cual menciona que debemos tener los siguientes requisitos para una licencia de uso de suelo:    

Solicitud dirigida a la Dirección; Ubicación y superficie del predio; Uso actual del predio o terreno; Uso propuesto, en caso de uso habitacional, indicando el número exacto de viviendas;

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  

Propuesta preliminar de construcción en metros cuadrados construidos; Si se trata de fraccionamiento, subdivisión o fusión, indicar el número de lotes y superficie de lotes tipo o resultantes; y Comprobante de propiedad o posesión del predio y boleta de pago de impuesto predial (p. 9).

Cuando hablamos de importación, las normas y reglamentos de aduana del país deberán ser consultados. Es importante que se consideren esos pequeños detalles que siendo prevenidos evitarán retrasos al proyecto. En el caso de la industria, existen muchas normas que se aplican también a la Seguridad o Condiciones de Trabajo, para lo cual deberás de consultar las Normas Oficiales Mexicanas que apliquen a los casos.

Contratación En la realización de cualquier proyecto, se debe considerar aspectos legales, uno de ellos y muy importante es el que refiere a los tipos de contratos que deben suscribirse, ya que esto implica la relación legal entre un prestador y un beneficiario de servicios, o compra-venta de mercancías. Para contratar personal debes estimar que los convenios legales implican el tipo de servicio, duración de la obra, tipo de pago, etc. estos contratos se denominan laborales (permanentes o por obra determinada), o prestación de servicios profesionales. Retomando el ejemplo de la construcción del techo de la casa, que citamos párrafos antes, en el supuesto de que tú seas el dueño de la casa o inmueble, tendrías que contratar al arquitecto por medio del contrato de prestación de servicios profesionales, el cual abarca un proyecto en específico, por el contrario, sí tú contratas a un albañil, no entra dentro de éste tipo de contrato, ya que el albañil no se considera un profesional. En base a la LXI Legislatura del Congreso del Estado de Guanajuato (2009, 27 de marzo), para contratar a un especialista, se puede no contar con una licencia como el arquitecto, en el caso de un carpintero, en esta situación requerirías de un contrato de obra, éste último, aplicaría para una constructora que subcontrata a varios empleados con diferentes oficios. Cuando se trate de empelados, se practica un contrato laboral lo cual normalmente es manejado en una organización por un área de Recursos Humanos, de lo contrario, necesitarás conocer más al respecto por lo que te invito a leer más sobre condiciones de trabajo. La Ley Federal del Trabajo y el Código Civil de la Federación son leyes que cubren los aspectos a considerar en la contratación de personas y el tipo de remuneración, así como las prestaciones que deben recibir, además especifica tanto las obligaciones, como los beneficios que se establecen como contratante o contratado. Finalmente, aunado a la cuestión de la contratación, puedes incluir en la formalización de los servicios los formatos de un esqueleto de proyecto (Project Charter) para especificar los datos de la propuesta de proyecto.

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Licitaciones En el caso de las licitación pública, Baca (2009), indica que puede hablarse de “el mecanismo de formación de la voluntad para la contratación administrativa” (p. 454), o simplemente establecer la forma transparente de realizar la contratación administrativa para la prestación de un servicio o producto. El mismo autor, Baca (2009), afirma que un concurso público sirve “para la contratación de servicios de consultoría de obra, de consultorías distintas a las de obras y de servicios en general” (p.454). En México se observan tanto licitaciones, como concursos públicos mayormente en el sector gubernamental para fomentar la transparencia de sus operaciones y en las instituciones que así lo decidan, estos procesos pueden realizarse por medio de comités o comisiones evaluadoras. Para entrar en una licitación o concurso, tienes opciones tales como la presentación de una propuesta de proyecto, donde nuevamente puedes observar elementos del esqueleto del proyecto, pero podrá incluirse además elementos de la planeación como el cronograma o la agenda de trabajo del proyecto. De acuerdo a Lefcovich (2009), para entrar en un concurso o licitación, además de saber hacer las propuestas de trabajo, es importante que se mantenga una cultura de mejora continua para entablar óptimas condiciones con las que será más competitivo ante los demás ofertantes.

Selección de proveedores Los proveedores son empresas o prestadores de servicios que están especializadas en productos con los que no se cuentan (materiales, servicios profesionales o maquinaria). Son los pilares que mantendrán el proyecto, los que darán el resultado de contar con materiales de buena calidad, mantenimiento de costos, y cumplimiento de las fechas propuestas, todo esto, gracias a que los proveedores cumplen con su labor.

En base a la Condusef (2011, mayo), en nuestra vida diaria ayuda mucho el tener bien estructurado un presupuesto para nuestros ingresos, debido a que fomenta el ahorro en la familia. A demás, la Condusef (2011, mayo) nos dice que un presupuesto familiar “es el registro puntual de todas las entradas de dinero (ingresos) y todos los gastos que se realizan durante determinado tiempo” (p. 2).

Es recomendable establecer al menos la cotización o propuesta de varios proveedores, esto ayuda a mantener mayores opciones. En los casos que así se requiera, se debe armar un listado de características requeridas de cada uno de los proveedores. Retomando el ejemplo, podemos tomar en cuenta que se requerirá de muchos materiales para la construcción, por lo cual, se arma un listado de los materiales a usarse, éste se envía al menos a 4 proveedores para obtener las 3 cotizaciones más rápidas.

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Crece Negocios (2009), afirma que más allá de considerar el costo de los servicios solicitados, es necesario involucrar aspectos como servicio después de la compra, crédito, garantías, capacitación para su uso y rapidez de respuesta, todo esto se anotará en una tabla de comparación donde se determinará para cada uno de los puntos a revisar un valor máximo y se asignarán calificaciones a los proveedores.

Información de los proveedores 1. Arquitecto Domínguez a. b. c.

Precio: $5 000 / m2 Garantía: 1 año de garantía, con excepción de la tubería y conexiones. Calidad: Materiales a utilizar con altos estándares de calidad. Arquitecto recomendado por tu suegra, su casa no ha tenido ninguna reclamación.

2. Albañil José a. b. c.

Precio: $3 500 / m2 Garantía: Ninguna. Calidad: Utilizará conocimientos adquiridos con el tiempo y comprará el material más económico.

3. Constructora AB a. b. c.

Precio: $10,000 / m2 Garantía: 3 meses en tubería y conexiones, 6 meses en puertas y ventanas, 1 año por grietas o impermeabilizante y 5 años por daños por materiales. Calidad: Renombre a nivel nacional, ha desarrollado por lo menos 5 fraccionamientos que tú conoces en la ciudad.

Figura. 4 Información de los proveedores.

La información nos dice poco para calificar al proveedor, una manera de valorarla, se daría al cuantificar dicha información, tomando lo que parece más alto en puntaje y de ahí ir disminuyéndolo. Además, se puede asignar un porcentaje a cada característica proporcionada de acuerdo a las necesidades del proyecto. Por ejemplo en el precio, si para ti es muy importante que sea bajo, puedes asignarles a los proveedores con mejor precio la calificación más alta. En cuanto al peso que ésta tendrá, puedes fijar un 50%, ya que será el factor más relevante para el proyecto. De los tres proveedores, el más económico es el albañil José, por lo que puedes asignarle un 5, al arquitecto Domínguez puedes asignarle un 4 y a la Constructora AB, un 2. Es así como al final deberás tener un comparativo como el presentado a continuación con un total que sume de acuerdo a los porcentajes de peso asignados a cada rubro.

Proveedor

Precio (máximo 5)

Garantía (máximo 2)

Calidad (máximo 3)

Total

Arquitecto Domínguez

4

1.8

3

8.8

Albañil José

5

0

1.5

6.5

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Constructora AB

2

2

3

7

Figura. 5 Comparativo de los presupuestos otorgados entre proveedores.

Si al inicio únicamente hubieras tomado en cuenta el precio, muy probablemente hubieras elegido al albañil José, sin embargo al ver la calificación del arquitecto Domínguez, pudiste encontrar más atractiva su propuesta, ya que no sólo pusiste atención en el precio, sino que hiciste un balance entre los tres factores que tomas en cuenta. Solicitar una cotización por escrito ayuda a que el proveedor respete su precio por un periodo de tiempo establecido, y asegura que lo que te están cotizando tiene las especificaciones que se requieren en el proyecto.

Puesta en marcha El proyecto deberá ser autorizado previamente por los inversionistas o patrocinadores del proyecto, estos a su vez, darán a conocer previos a la puesta en marcha, los puntos a modificar. En otras ocasiones, deberás recibir una orden de comienzo del proyecto. En la puesta en marcha siempre comenzarás por verificar todos los puntos especificados en la planeación, por lo que será fundamental que el proyecto contenga en su planeación, al menos los puntos mencionados en la lectura repaso: Implementación de un proyecto. Con lo que pudiéramos concluir que al arrancar un proyecto, se vuelven a realizar ajustes y se comienza con la adquisición de los recursos necesarios para la implementación de un proyecto. Al iniciar un proyecto se preparan las primeras actividades del cronograma y normalmente se compran todos los materiales, se realizan los contratos tanto del personal, como de los proveedores que participarán. Después de este hito se deberá iniciar con el control y seguimiento del proyecto.

Referencias Baca, M. (2009). Igualdad de los contratistas andinos en licitaciones nacionales. Colombia: Red Oasis. Recuperado el 30 de noviembre de 2011 de la base de datos E-libro de la Biblioteca Digital UVEG. Condusef. (2011, mayo). Guía para hacer un presupuesto. Recuperado el 6 de mayo de 2011, de http://www.condusef.gob.mx/mat_difusion/dip_presupuesto.pdf Correa, F. (2009). Administración. Argentina: El Cid Editor. Recuperado el 1 de noviembre de 2011 de la base de datos E-libro de la Biblioteca Digital UVEG.

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Crece Negocios.com. (2009). Criterios de Selección de Proveedores. Recuperado el 6 de mayo de 2011, de http://www.crecenegocios.com/criterios-de-seleccion-de-proveedores/ Fernández, G., Mayagoitia, V., Quintero, A. (1999). Formulación y evaluación de proyectos de inversión. México: Instituto Politécnico Nacional. [Versión en línea]. Recuperado el 5 de mayo de 2011 de la base de datos Bibliotechnia de la Biblioteca Digital UVEG. Gray, C. F., & Larson, E. W. (2006). Project Management. The managerial process. Nueva York, EE.UU: McGraw Hill. Lefcovich, M. (2009). El Kaizen aplicado a la industria de la construcción. Buenos Aires, Argentina: El Cid Editor. Recuperado el 30 de noviembre de 2011 de la base de datos E-brary de la Biblioteca Digital UVEG. LXI Legislatura del Congreso del Estado de Guanajuato. (2009, 27 de marzo). Código Civil del Estado de Guanajuato. (Código publicado originalmente en el Periódico Oficial, el 14 de mayo de 1967). Recuperado el 22 de marzo de 2011, de http://www.congresogto.gob.mx/legislacion/codigos.html Presidencia Municipal de Irapuato. (1995, 9 de mayo). Reglamento de construcciones de Irapuato, Gto. Recuperado el 22 de marzo de 2011, de http://www.ordenjuridico.gob.mx/Estatal/GUANAJUATO/Municipios/Irapuato/IRAReg3.pdf Presidencia Municipal de Irapuato. (2009-2012). Trámites y Servicios. Recuperado el 22 de marzo de 2011, de http://www.irapuato.gob.mx/Tramites_Servicios/tramitelistado.php Project Management Institute. (2004, 24 de mayo). IEEE Guide Adoption of PMI Standard a Guide to the Project Management Body of Knowledge. Recuperado el 22 de marzo de 2011, de http://www.cs.odu.edu/~price/cs410/standard.pdf

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