INDICACIONES PARA LA JUSTIFICACION DE SUBVENCIONES CONCEDIDAS POR EL SERVICIO DE JUVENTUD PARA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES JUVENILES DURANTE 2015 YA ESTAMOS EN PLAZO DE PRESENTAR LA DOCUMENTACIÓN correspondiente al trámite de justificación de las actividades y de los importes concedidos durante el año 2015. DICHO PLAZO FINALIZA EL 29 DE FEBRERO DE 2016.  Como en años anteriores, mientras no se apruebe la justificación que vais a presentar no se podrá

abonar el 100% del importe concedido. Con la aprobación de la concesión se inició el procedimiento de pago del 80% del importe concedido, pero para el 20% restante se iniciará cuando se haya aprobado la justificación. Por lo tanto, cuanto antes se presente la justificación, antes puede iniciarse el trámite para su aprobación y pago.  Podéis descargar los documentos para presentar esta justificación, al final de la página de presentación.

 Las entidades podrán presentar la documentación en el Registro General del Excmo. Ayuntamiento, o bien por cualquiera de las formas autorizadas por el art. 38 de la ley 30/92 del Régimen Jurídico y de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y a continuación pedir cita para su revisión al servicio de Juventud. Se deberá adjuntar copia de la instancia para sellar con el registro de entrada y que la guardéis como justificante de entrega. Y pedir cita con el Servicio de Juventud para su revisión.  Para cualquier duda sobre la documentación a presentar y su contenido, no dudéis en llamarnos

previamente por teléfono de 9 a 14h a la Unidad Técnica o enviarnos un mail.  Teléfonos: 976 721 829/24

Mail: [email protected]

OS INDICAMOS A CONTINUACIÓN ALGUNAS PAUTAS PARA PREPARAR LA JUSTIFICACIÓN. Toda justificación comprende tres partes documentales: Instancia de presentación de la justificación y Resumen de Datos. Memoria de las Actividades Subvencionadas que tiene por finalidad comprobar el desarrollo de las actividades según el proyecto subvencionado. Podéis rellenar el modelo o hacer uno propio que lleve los mismos datos como mínimo. 3. Gestión económica adecuada del importe concedido y que corresponda al proyecto subvencionado. 1. 2.

1- La instancia es un modelo único, establecido por el Servicio de Voluntariado y Juventud, como Anexo 6, págs.1 y 2. Hay que indicar la(s) persona(s) de contacto (responsable de gestión, de la justificación,…) con la que puede ponerse en contacto el Servicio de Juventud para aclarar cualquier circunstancia. Asimismo, junto con la instancia, las entidades cumplimentarán como Resumen de Datos una ficha sobre las actividades realizadas, que se adjunta como impreso normalizado en el ANEXO 6 págs. 3 a 5. 2- Las entidades deberán presentar la Memoria de las Actividades Subvencionadas que deberá contener en su estructura datos referidos a la ejecución de las programaciones previstas y el material gráfico o audiovisual que se ha utilizado para la divulgación de las mismas. En el caso de que la entidad haya recibido subvención por DOS PROYECTOS (Proyecto Anual y Proyecto Vacacional) deberá presentar DOS MEMORIAS, una por cada proyecto con su correspondiente presupuesto

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Para presentar la Memoria se podrá utilizar el Anexo 7 o redactar, al criterio de la entidad, en otro formato incluyendo todos los datos que se pide en el Anexo 7. Respecto a la memoria hay que tener en cuenta dos cuestiones importantes: 

Recordad que según la base decimoquinta de la convocatoria estáis obligados a: “Hacer constar en toda información que la actividad y/o programa, está subvencionado por el Servicio de Juventud del Excmo. Ayuntamiento de Zaragoza, a cuyo efecto, antes de la difusión de cualquier material publicitario o divulgativo deberá presentarse en el Servicio de Juventud para la necesaria autorización previa de la Dirección de Comunicación Municipal de conformidad con lo previsto en el Decreto de Alcaldía Presidencia de fecha 27 de febrero de 2009”.

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En el caso de actividades cofinanciadas, según el art. 45 de la Ordenanza de Subvenciones deberá reflejarse en la memoria justificativa un apartado en el que se especifique la totalidad de la financiación con la que se ha contado para desarrollar la actividad subvencionada según el siguiente desglose: a) Cuantía de la subvención otorgada por el Ayuntamiento de Zaragoza b) Otras subvenciones de distintas Administraciones Públicas c) Importe de los fondos propios destinados a financiar la actividad

3- A continuación os reproducimos de manera RESUMIDA las instrucciones sobre la gestión económica de la justificación. Estas directrices tienen como finalidad que los comprobantes (de gasto y pago realizado) se correspondan con las actividades subvencionadas. Para facilitar la justificación económica, se deberá presentar un listado ÚNICO de facturas aunque la entidad haya recibido subvención para dos proyectos. La entidad deberá presentar: A) El CUADRO DE RELACIÓN NUMERADA DE JUSTIFICANTES, fijado por el Servicio de Voluntariado y Juventud, y que se adjunta como ANEXO 8. Las columnas del cuadro deben rellenarse de la siguiente manera: 

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Núm.orden.- Sería conveniente que las entidades elijan el criterio de ordenar correlativamente los comprobantes de gasto por conceptos globales de: ej. Todos los comprobantes de transporte, alojamiento, alimentación; seguidos de todos los referidos a materiales de trabajo, y/o seguros, personal, etc. Concepto de gasto.Las entidades calificarán el tipo de gasto realizado según los criterios previos para la columna anterior (Pej: Alimentación, Transporte, Alojamiento, Materiales, Teléfono, Agua , etc) Emisor.- Es el nombre del tercero persona o empresa proveedora, suministradora. Fecha.- Es la que consta en el documento comprobante de gasto y que lo fija en origen el emisor. Núm.factura.- Lo mismo. Fecha de pago.- La que efectivamente ha realizado la entidad subvencionada. Forma de pago.-La indica la entidad según alguna de estas formas: contado, transferencia, talóncheque Importe del gasto.-Es el que consta en el documento comprobante de gasto y que lo fija en origen el emisor, y que abona la entidad al tercero. Gasto Directo o Indirecto % imputación.- Las entidades subvencionadas indicarán qué porcentaje de ese gasto individualizado (recogido en el total del gasto) quieren vincular a la financiación municipal recibida. Ej.-100%, o 70%,… 2

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Importe a justificar.-Es el resultado de aplicar la operación de cálculo del % de imputación al importe de gasto Total Justificado.- Es la suma de la columna de “importe de gasto” y ha de ser por lo menos el doble del importe de la subvención concedida. Total Imputado.- Es la suma de las imputaciones de las facturas y ha de ser por lo menos el importe de la subvención concedida.

El cuadro de justificantes debe estar firmado y sellado. Recordar que según las bases “LA JUSTIFICACIÓN DE LOS GASTOS SUBVENCIONABLES SE REALIZARÁ POR LA TOTALIDAD DEL PROYECTO” Es decir que debéis hacer una relación de gastos por lo menos por el doble del importe concedido, aunque sólo os pedimos que aportéis las facturas de las cuales imputéis algún importe y posteriormente os pediremos aleatoriamente alguna otra factura para comprobarla.

 ES MUY IMPORTANTE CONOCER LO QUE DICE LA BASE OCTAVA de la convocatoria de subvenciones SOBRE LOS PORCENTAJES DE IMPUTACIÓN.- Gastos subvencionables.- Serán objeto de subvención los gastos directamente relacionados con las actividades previstas en el proyecto tales como material fungible, desplazamientos, alojamientos, y gastos de alimentación, formación, difusión y publicidad, gastos de material de oficina y reprografía aplicables directamente a la actividad y otros análogos. Los correspondientes documentos de estos gastos se podrán imputar o justificar hasta el 100% con cargo al importe recibido. - También podrán justificarse los gastos indirectos y de gestión necesarios para la realización de las actividades, tales como nóminas de los trabajadores fijos, gastos de alquiler y mantenimiento de la sede de la entidad y otros análogos. En todo caso, la suma de los importes imputados de estos gastos indirectos no podrán superar el 25% del importe total concedido. - El total de la subvención a conceder por parte del Servicio de Juventud a un mismo proyecto, no podrá exceder del 50% del presupuesto de gastos del proyecto presentado o reformulado. - En ningún caso el importe de la subvención podrá ser de tal cuantía que, la suma de la subvención otorgada por el Servicio de Voluntariado y Juventud junto con otras ayudas, ingresos o recursos para la misma finalidad, supere el coste de las actividades o proyectos subvencionados. 

PARA AQUELLAS ENTIDADES QUE REALICÉIS SERVICIOS COBRADOS CON IVA OS VA A INFLUIR ESTE PUNTO:

- En relación al Impuesto sobre el Valor Añadido, solo se considerará gasto subvencionable el impuesto soportado que no pueda ser compensado a su vez por la entidad que recibe la subvención, evitando incurrir en lo establecido en el artículo 31.8 de la Ley General de Subvenciones y el artículo 34 de la Ordenanza General de Subvenciones. Así mismo, en los documentos de pago y en las relaciones a entregar como documentación justificativa incluirá solamente la cuantía imputable a la que se eleve el I.V.A. soportado y no repercutible.

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RECORDAR QUE, no es necesario que presentéis varias facturas de un mismo tipo de gasto indirecto (luz, agua, alquiler,contratos de fotocopiadoras u otros suministros, etc..) imputando el 25 % de cada uno. Podéis presentar una sola factura de cada tipo de gasto (o varias) imputándolas al 100 % con tal de que la suma de estos gastos indirectos imputados no supere el 25 % del importe total concedido.

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B) Los COMPROBANTES DE GASTO , ordenados según consta en la relación numérica del cuadro general anterior. Los documentos justificativos serán originales. Una vez estampillados los podréis recoger para hacer fotocopias legibles y traerlas al Servicio de Voluntariado y Juventud con el objeto de compulsarlas. Dichos comprobantes de gasto deben cumplir los requisitos fijados en normas administrativas y mercantiles: b.1) Se consideran comprobantes de gasto correctamente emitidos las facturas, nóminas de personal, hojas de ingreso de cotizaciones a la seguridad social, ingresos de IRPF, y aquellos documentos que incluyan como mínimo lo siguientes datos exigidos por la normativa administrativa y mercantil vigente: - Nombre, razón social e identificación fiscal de la empresa o tercero que factura o emite el documento - Número y fecha de emisión de la factura o comprobante - Destinatario de la factura que será la entidad que justifica la subvención - Importe total de la factura; y en su caso, con desglose y descripción de los diferentes productos o servicios - Debe aparecer el IVA de forma diferenciada, base imponible, tipo de IVA aplicable e importe total más IVA correspondiente - Cuando la actividad de la factura esté exenta por la administración tributaria de cobrar el IVA a terceros, en la factura que se justifica se debe incluir en nº de árticulo y letra de la Ley del Iva correspondiente. b.2) En ningún caso se admitirán tiques o recibos que no contengan estos elementos reseñados, salvo los pagos a monitores ocasionales que deberán contener los mismo elementos que los especificados para las facturas, y tratándose de personas físicas deberá constar en las mismas la pertinente retención del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, así como la acreditación de que se ha practicado y liquidado ante la Agencia Estatal de la Administración Tributaria dicha retención, (Modelos 111 y 190), aunque esta cantidad no sea imputable a la subvención a justificar. b.3) En los gastos de personal las nóminas presentadas estarán firmadas por el perceptor. Y se deberá acompañar de los modelos de pago de la Seguridad Social y del IRPF(el pago trimestral y el listado anual de las personas a las que se les retiene). b.4) En los justificantes de carburantes, alquiler de vehículos, transporte individual, alojamiento individual, etc., se deberá adjuntar una explicación de la actividad que ha ocasionado esos gastos. En el caso de que se paguen por sistema de dietas, se deberán adjuntar también los justificantes del gasto que deben estar siempre emitidos a nombre de la entidad subvencionada. De otra manera no podrán considerarse válidos. Asimismo, en el caso de que se presenten facturas por estos conceptos relacionadas con la asistencia a jornadas, encuentros o cursos de formación, será necesario adjuntar el programa y certificado de asistencia. b.5) En el caso de facturas de gastos relativos a comidas solamente se podrán justificar aquellas que estén integradas en un conjunto de actividades como cursos deformación,jornadas o encuentros. En todo caso estas facturas deberán estar suficientemente justificadas mediante informe anexo que avale la conveniencia de su realización. b.6) No se podrán justificar los gastos ocasionados con motivo de la adquisición de obsequios para los voluntarios de la entidad o para personas que hayan colaborado en el desarrollo de alguna actividad organizada por la entidad. Asimismo, tampoco se podrá justificar la adquisición de obsequios destinados a la recaudación de fondos por los que la entidad obtenga un beneficio.

b.7) Cuando una entidad emisora de facturas esté exenta del IVA habrá de acompañarse certificado expedido por órgano competente que acredite de forma fehaciente la exención de que se trate o en su 4

caso, hará constar en los documentos justificativos la exención del pago de este impuesto para la actividad incluida en el proyecto subvencionado, según lo estipulado en el art. 20.1 de la ley 37/92 LIVA b.8) Sí sólo nos presentáis una o varias facturas de gran importe pero no son representativas de todas las actividades subvencionadas (por ejemplo autobús), sería conveniente reflejar dentro de la memoria una relación del resto de facturas que habéis abonado para la realización de esas mismas actividades (no son necesarias todas, sino una representación para ver que tipo de gastos se han hecho). SE PROCURARÁ QUE LOS COMPROBANTES DE GASTOS NO SEAN MENORES DE 10 EUROS CADA UNO. NO PODRÁN SER ADMITIDAS COMO JUSTIFICACIÓN CORRECTA:

Aquellas facturas de actividades o servicios que no guarden relación directa con las acciones planteadas en los proyectos subvencionados. 1.

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Aquellas facturas que no correspondan al año 2015. A excepción de los documentos referidos a la Seguridad Social de diciembre de 2015 e IRPF del 4º trimestre de 2015.

3.

En ningún caso se considerarán gastos subvencionables: Los intereses deudores de cuentas bancarias. Los intereses, recargos y sanciones administrativas y penales. Los gastos de procedimientos judiciales.

C) Todos los comprobantes de gasto deben haber sido pagados. Se acredita de forma inequívoca el pago cuando lo indican las propias facturas (con firma y sello del proveedor) y/o se aportan (a continuación de cada gasto) los adeudos de la transferencia financiera realizada, extractos o certificaciones de movimientos de cuentas, etc. Las facturas de importes altos deben adjuntar recibo de pago firmado por el emisor, cuando se paguen en efectivo. D) Si lo desea, la entidad podrá explicar en una memoria de gestión las directrices de organización y gestión económicas existentes sobre las actividades realizadas, pudiendo acompañarla de estados contables, informes o certificados de auditoría, calidad, etc. 4- El Servicio de Juventud, en el momento de la recepción de la documentación o en la tramitación posterior, podrá requerir a la entidad que justifica que modifique la relación de gastos o sustituya la documentación presentada, o incluya por escrito las aclaraciones oportunas, de cara a una mejor interpretación de la información proporcionada. 5- Por último, la entidad está obligada a acreditar que está al corriente de pago en las obligaciones tributarias con Hacienda, la Seguridad Social y con el Ayuntamiento de Zaragoza para poder ingresar el 20% restante. En el momento de concertar cita para presentar la justificación, comprobaremos si están en vigor las acreditaciones que se aportaron en su momento para poder ser beneficiario de la subvención, pero os pedimos permiso en la instancia de presentación para poder sacar directamente nosotros por oficio los certificados. Para más información o aclarar cualquier duda para preparar vuestra documentación podéis:   

Acudir a la Unidad Técnica de Asociacionismo del Servicio de Juventud. Casa de los Morlanes, Plaza San Carlos s/n, 2ª planta; CP.50001 Llamar entre 9 y 14 horas al teléfono 976 721 829/24 Remitir un mail a [email protected] 5