“Indicadores de Gestión”

19/09/2012

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| Clínica Internacional 2010 | Mary Barboza Wimpon

Tiempos de Cambio Hubo un tiempo en que las empresas podían pasar por un cambio y luego retornaban a un periodo de relativa estabilidad ...

A esa época le sucedió otra que apenas se había logrado manejar un cambio cuando ya había que prepararse para el siguiente...

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Lo más estable es el Cambio.... En el momento actual, los cambios se suceden en cadena, uno tras otro. No hay tiempo para descansar ni para prepararse, el cambio constante constituye la norma en los negocios ... En el futuro, estas cadenas pasaran a formar redes de cambio, e incluso mas allá de cambios en paralelo estos se producirán en todo sentido ...

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Por eso…..

Necesitamos MEDIR ………………………..

A través de ……………………… INDICADORES |

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“

No se puede mejorar lo que no se mide “

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LO QUE VEREMOS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Definición de indicador. Para que utilizar indicadores de gestión. Metodología para el desarrollo de un indicador ¿Cómo se formula un buen indicador? Formato para formalizar un indicador. Indicaciones para la formulación de indicadores Indicadores en Recursos Humanos |

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¿ QUÉ ES UN INDICADOR DE GESTIÓN ? Expresión cuantitativa relacionada con el comportamiento de una variable, dentro de una empresa, gerencia, departamento, etc.; cuya magnitud, al ser comparada con algún nivel de referencia, nos podrá estar señalando una desviación sobre la cual se tomarán acciones correctivas o preventivas según el caso. INDICADOR

PROMEDIO DIFERENCIA RESPECTO A LA META META

TIEMPO

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DEFINICIÓN DE INDICADOR

Un indicador es una medición cuantitativa que entrega un resultado, una alerta, una señal de una situación, al relacionar uno o varios datos, variables, empleando una fórmula, para un determinado período. Ejemplo: Periodo promedio de cobranzas: (Cuentas por cobrar / Ventas anual )* 360

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DEFINICIÓN DE INDICADOR Los indicadores: •Deben concentrarse en los elementos/características importantes del objetivo y meta a medir. •Deben mediante una relación simple evaluar las metas cuantitativamente. •Mediante la evaluación de las metas se puede saber si un objetivo es o no exitosamente logrado. •Provee una base para el monitoreo y evaluación.

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¿ PARA QUÉ UTILIZAR INDICADORES DE GESTIÓN ? VER CÓMO ESTAMOS

CHEQUEAR COMPORTAMIENTO: - HISTÓRICO - FUTURO (PRONÓSTICO)

ANÁLIZAR SITUACIÓN

- IDENTIFICAR Y ANÁLIZAR FACTORES / CAUSAS - DETECTAR OPORTUNIDADES DE MEJORA.

DEFINIR QUÉ HACER

ACCIONES: - ESTRATÉGICAS - PREVENTIVAS - CORRECTIVAS

ACTUAR

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¿ QUÉ METODOLOGÍA USAR PARA EL DESARROLLO DE LOS INDICADORES ?

PASO 1:

Identificar que Indicadores de

Gestión llevar.

PASO 2:

Definir los Indicadores de Gestión.

D Pasos 3

PASO 3:

Paso 1 - 2

Gestionar en Base a Paso 4

Indicadores.

C PASO 4:

P

A

Verificar y mejorar la Estructura de Indicadores utilizada.

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DEFINICIÓN DE INDICADOR Nombre

Fórmula

Ejemplo: Periodo promedio de cobranzas: Cuentas por cobrar * 360 d Ventas anual Cuentas por cobrar = S/. 100,000 Ventas anual = S/. 600,000

Variables

Periodo promedio de cobranzas: 100,000 * 360 / 600,000 : 60 días

Meta = 65 d |

Resultado

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¿

CÓMO SE FORMULA UN BUEN INDICADOR?

1.

Identifique la perspectiva, objetivo, meta a evaluar y sus características. (nivel, periodo relacionado CP, LP, etc)

2.

Identifique el área responsable (relaciones entre áreas y restricciones), considerar la Estructura Orgánica.

3. Definir el tipo de indicador apropiado especificando las variables de interés (parámetros medibles) 4. Usando su conocimiento profesional y creatividad, asegúrese de definir un indicador apropiado teniendo en cuenta los objetivos: crear formula |

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5. Revisar los requisitos o características de los indicadores y tratar de que se cumplan 6.Definir claramente con el área o institución involucrada al cumplimiento del objetivo, toda la información relacionada al indicador (formula, unidad de medida, periodicidad de evaluación, fuentes de información etc) 7. Elaborar y completar los formatos para guardar la información ( de acuerdo al punto anterior) de cada indicador

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FORMATO DE LOS INDICADORES

Un ejemplo simple

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Formato: Ficha de Indicador Ficha de Indicador

Indicador

Obejtivo del Indicador

Area relacionada

Perfomance

Forma de calculo

Fuente auditable

Datos historicos

Meta

Frecuencia de Reporte

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MEDIOS DE VERIFICACIÓN •Definición de medios de verificación. •¿Cómo se determina los medios de verificación provisionales?. •Ejemplos de medios de verificación.

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DEFINICIÓN DE MEDIOS DE VERIFICACIÓN

Los medios de verificación son las fuentes de los datos necesarios para realizar la medición especificada en el Indicador, como prueba del logro alcanzado de los productos y los objetivos .

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Las fuentes de verificación indican:

•¿Cómo se obtiene la evidencia de que los objetivos han sido logrados?. •¿Dónde encontrar pruebas que provean los datos/información requeridos para cada indicador?.

Los indicadores y los medios de verificación constituyen las bases del sistema de monitoreo

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¿CÓMO SE DETERMINA LOS MEDIOS DE VERIFICACIÓN PROVISIONALES

Paso 1: • ¿Los medios de verificación son obtenibles de fuentes ya existentes existentes y accesibles, por ejemplo: estadísticas, reportes, observaciones?. • ¿Cuán confiables son éstos fuentes/datos?.

• ¿Se pueden adaptar fácilmente estas fuentes/datos a las necesidades del area, proyecto o hay necesidad de realizar análisis secundarios?. |

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Paso 2: •¿Se requiere del acopio especial de datos y/o la realización de estudios?.

=> Preveer una actividad (por ejemplo dentro de las actividades de monitoreo) •Si es así, ¿cuánto costará?. => Incluir en la “especificación de costos”. NOTA: Si no se puede encontrar un medio de verificación apropiado y aceptable (significativamente costo-efectiva), el indicador debe ser rechazado o cambiado. En este caso, se tiene que seleccionar otro indicador según los criterios especificados.

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En Recursos Humanos

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Función de Recursos Humanos

A Recursos Humanos le compete administrar esta información y trabajar en función de controlar las tasas y mantenerlas en rangos aceptables

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Función de Recursos Humanos Por ejemplo, en Capacitacion se debe tener que cumplir con los planes trazados en actividades de capacitación. Respecto de la accidentabilidad laboral, tiene que ver mucho el tema de seguridad laboral.

Respecto de la rotación de personal, nos permite revisar los movimientos de personal.

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Función de Recursos Humanos

Respecto del ausentismo laboral, sabemos que es importante saber porque sucede y en que porcentaje. Como Recursos Humanos necesitamos elementos que nos ayuden a medir para preparar planes de acción para mejorar a fin de dermostrar avances en la gestión.

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Algunos Indicadores de Gestión de RRHH

o Indicadores de Motivación o Indicadores de Competencia o Indicadores de Clima Laboral o Indicadores de Selección

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Concepto Capacitacion

Formula Total de horas de capacitacion Total de trabajadores

Medicion Horas por trabajador

Costo de la capacitacion

Total Gasto Total Trabajadores

Gasto por trabajador

Accidentabilidad laboral

Numero de dias perdidos Total de trabajadores

Tasa de accidentabilidad

Rotacion de personal de desvinculaciones

Salidas x 100 Total de trabajadores del periodo

Tasa de rotacion

Ausentismo

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Numero de horas hombre/ dias perdidos x 100 numero de hombres x numero de dias de trabajo

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EXISTEN TRES TIPOS DE COMPAÑÍAS 1.Aquellas que hacen que las cosas ocurran. 2.Aquellas que esperan que las cosas ocurran. 3.Aquellas que se sorprenden de lo que les ha acontecido.

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Gracias por su atención

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