INFORME DE CONTROL INTERNO PARA LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL

INDICE

1. INTRODUCCION. 2. Objetivos: 3. Alcance del Informe. 4. Metodología. 5. INFORME EJECUTIVO DE CONTROL INTERNO 5.1 FORTALEZAS Y DEBILIDADES DEL SISTEMA Y ACCIONES DE MEJORAMIENTO 5.2 HALLAZGO RELEVANTES 5.3 EVALUACION DE PLANES DE MEJORAMIENTO Y HALLAZGOS DETECTADOS POR CONTROL INTERNO. 5.4 CONCEPTO DE APLICACIÓN DE NORMAS DE AUSTERIDAD DEL GASTO EN LA ENTIDAD

5.5

CONCEPTO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 6. AVANCES Y DIFICULTADES EN EL DESARROLLO DE CADA UNO DE LOS SUBSISTEMAS DEL MECI. 6.1 PRIMER SUBSISTEMA: CONTROL ESTRATEGICO 6.1.2 COMPONENTE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOS. 6.1.3 COMPONENTE: ADMINISTRACION DE RIESGOS. 6.2 SEGUNDO SUBSISTEMA: CONTROL DE GESTION. 6.2.1 COMPONENTE: INFORMACION. 6.2.2 COMPONENTE: COMUNICACIÓN PÚBLICA. 6.3 TERCER SUBSISTEMA: CONTROL DE EVALUACION. 6.3.1 COMPONENTE: AUTOEVALUACION. 6.3.2 COMPONENTE: EVALUACION INDEPENDIENTE. 6.3.3 COMPONENTES PLANES DE MEJORAMIENTO

7. CONTROL INTERNO CONTABLE

1. INTRODUCCION. La Constitución Política Colombia de 1991 incorporó el concepto del Control Interno como un instrumento orientado a garantizar el logro de los objetivos de cada entidad del Estado y el cumplimiento de los principios que rigen la función pública. A través de la Ley 87 de 1993 se establece normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismo del Estado, y la Ley 489 de 1998 dispuso la creación del Sistema Nacional de Control Interno. Con el fin de buscar mayor eficacia en Control Interno en las entidades del Estado, el Departamento Administrativo de la Función Pública, promovió la adopción e implementación de un modelo de Control Interno, que condujo a la expedición del Decreto 1599 de 2005 “por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005”.

2. Objetivos: Este informe pretende dar a conocer el resultado de la Autoevaluación del desarrollo MECI, con fundamento en el ejercicio propio de las funciones de la oficina de Control Interno y en las auditorías realizadas durante el año 2011, con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales.

3. Alcance del Informe. Este informe sirve para medir la eficiencia y eficacia de los procesos del Municipio de Paicol, desde el 1 de Enero hasta el 31 de Diciembre del 2011, en la implementación del MECI y en la evaluación al plan de desarrollo. 4. Metodología. Quien ejerce la función de control interno en el municipio, realizo la Autoevaluación correspondiente al año 2011 y presento el informe del avance de la implementación del MECI según la ley 1474 del 2011.

5. INFORME EJECUTIVO DE CONTROL INTERNO 5.1 FORTALEZAS Y DEBILIDADES DEL SISTEMA Y ACCIONES DE MEJORAMIENTO

FORTALEZAS DE LA ENTIDAD  Compromiso de la alta dirección en la implementación del MECI.  Están adoptados oficialmente los códigos de ética y buen gobierno, los manuales de funciones y competencias, manual de Interventora, manual de comunicación, manual de información, manual de talento humano, manual de control interno, manual de auditoría, marco fiscal, manual de procesos, manual de procedimientos  Se le ha dado aplicabilidad a la política de Administración del Riesgo, minimizando el impacto y la ocurrencia del mismo.  La oficina de contabilidad presenta oportunamente los informes contables con las respectivas notas explicativas a los órganos de control (Contaduria General de la Nación, Contraloría General, contraloría departamental,), bajo los parámetros establecidos en la normatividad por cada ente.  Se presentan oportunamente las declaraciones tributarias.  El Municipio cuenta con libros de contabilidad debidamente registrados de acuerdo a lo establecido en el plan General de Contabilidad Pública.  La implementación del MECI ha permitido mejorar el clima laboral y establecer responsabilidades en el desarrollo de los procesos.  La implementación del MECI, permitió al Municipio la construcción de muchos documentos necesarios para desarrollar mejor las actividades.  Se mejoraron los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación.  A los equipos de la entidad se le ha realizado plan de mantenimiento correctivo y preventivo necesarios para la actividad que desarrolla.  Se tiene medida de seguridad a los sistemas de información. Por estar contratado el funcionario de sostenimiento y mantenimiento de equipos, la interventora ha exigido y realizado seguimientos estrictos para lograr el cumplimiento con eficiencia y eficacia.  Los Secretarios de Despacho velan por darle cumplimiento a los Planes de Mejoramiento Institucionales emitidos por la Contraloría Departamental y General de la Republica.

DEBILIDADES DE LA ENTIDAD



       

Se determinaron debilidades en la parte de inventarios, control en la entradas y salidas de almacén, tener en cuenta los procedimiento del MECI para el área de almacén y activos, aplicación de la Ley 962 de 2005 o Ley anti tramite, aplicación de una política de autocontrol más agresiva por parte de los responsables de los procesos. Se debe mejorar la interventora interna ejercida en la oficina de planeación al igual que los informes que se presentan ya que deben seguir modelos implementados por el MECI. No se tiene un plan de mantenimiento de infraestructura. No se cuenta con sillas ergonómicas para los funcionarios. Los Consejos de Gobiernos programados semanalmente para que se evalúen las tareas propuestas y presenten las inquietudes de la comunidad y se programa el trabajo de la semana no se desarrollaron oportunamente. La secretaria de gobierno no exigió, ni hizo acompañamiento para lograr la verdadera implementación del MECI. No se le ha dado cumplimento total a la Ley 594 referente a la implementación del archivo. Se presenta graves irregularidades en la información del SUI. Falta dar cumplimiento a la realización de los formatos del MECI en lo referente al control del mantenimiento y combustible de la maquinaria y vehículo de la entidad.

5.2 HALLAZGOS RELEVANTES La oficina de planeación debe tener en cuenta la clasificación de los contratos, y en cuanto los convenios hacer una revisión general desde el 2008 para su respectiva liquidación, y darle operatividad al comité de contratación y compras, en esta dependencia no se le da aplicabilidad a la organización archivística. Se ha presentado en este semestre tardanza a las respuestas exigidas por la entidad públicas, organismos de control y comunidad en general. El comité de bajas está debidamente adoptado por resolución pero no se le dio la operatividad para cumplir con esta actividad importante para ejercer el saneamiento contable La secretaria de Gobierno encargada del personal no desarrollo el programa anual de capacitación como se había programado en las fechas correspondientes. Las evaluaciones de desempeño se desarrollaron pero no en los tiempos establecidos. En lo referente a la infraestructura del palacio municipal podemos decir que no se invirtieron recursos para el mantenimiento y embellecimiento del mismo,

presentándose hongos en las paredes y una queja a la alta dirección por parte de la Personería Municipal. Operativizacion del comité de compras con el objetivo de hacer revisión estricta a las propuestas para escoger la que beneficia a la institución. Falta mayor control administración.

en el desplazamiento de los vehículos de la

5.3 EVALUACION PLANES DE MEJORAMIENTO DE HALLAZGOS DETECTADOS DE CONTROL INTERNO

En la Alcaldía municipal de Paicol, durante el año 2011 implemento los planes de mejoramiento cumpliendo con ellos: En el área de planeación se capacitó a un funcionario sobre MGA para el banco de proyectos, en la elaboración, inscripción seguimiento a todos los proyectos de la entidad. Se realizó la inscripción al SICE del plan de compras, para hacerle un mayor seguimiento y registros a los proyectos agropecuarios. En La secretaría de gobierno se nombro un funcionario de apoyo para la contratación, se lleva la lista de chequeo las actas de inicio, y las actas de liquidación y se tiene identificada las carpetas de los contratos. En la supervisión del transporte escolar se reúnen mensualmente con los coordinadores, rectores, residentes de junta, para verificar el formato del control que desarrolla. Se verifica a través de la página de ministerio el pago de la seguridad social de todos los contratistas se hace estricta verificación de los documentos al pagar. Se hizo la resolución de sostenibilidad contable y se operativizó el comité, se realizo una política adecuada el cierre integral de la información producida en todas las dependencias. Se mejoraron notablemente los ambientes laborales, la organización de las dependencias y se doto de algunos elementos específicos y necesarios Referente a la contratación mejoraron notablemente unos procedimientos pero falto mayor observancia y seguimiento de las interventorías y supervisiones

5.4 CONCEPTO DE APLICACIÓN DE NORMAS DE AUSTERIDAD DEL GASTO EN LA ENTIDAD

Como consecuencia del análisis de las variaciones de los rubros se concluye que no se ha presentado excesos en los gastos por lo tanto el municipio ha dado cumplimiento a las normas de austeridad en el gasto.  Se racionaliza la utilización de las líneas telefónicas de la empresa, para eso se lleva un control de llamadas y de fax.  Se racionaliza el servicio de fotocopias para esto se lleva un formato de control de las mismas.  Se controla el consumo de combustible a través de un formato de control.  Se está trabajando en la cultura del ahorro de energía; todos los funcionarios apagan equipos y luces una vez terminada la jornada laboral, en este aspecto también se está proyectando tener en cuenta la compra de iluminaria o bombillos, segun la ley de retilap.  Se ha sensibilizado al personal en la necesidad de ahorrar los servicios públicos, y el gastos de bienes como papelería tintas, utensilios y de aseo.  La inversión de publicidad se ha realizado con criterios de austeridad logrando que su despliegue sea efectivo y permanente.  Se reutiliza el papel. 5.5 CONCEPTO DE LA OFICINA GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. El Control Interno funciona como un ente que permita a la administración o al Alcalde tener asesoría o apoyo en el desarrollo de los diferentes procesos y en la toma de decisiones; Lo anterior nos ha permitido una evaluación a los procesos, una evaluación de los indicadores, la aplicación de medidas correctivas y preventivas y la producción de informes y acciones de mejoramiento. Se ha realizado auditorías al, sistema de información, almacén y activos fijos al archivo, a presupuesto. revisión de contratos, sin embargo al realizar unas pruebas de auditorías en la elaboración de este informe se constato que los procesos se están desarrollando como están documentados, que hace falta evaluarlos, para determinar el grado de eficiencia y tratar de mejorarlos. Hace falta utilizar el documento MECI, como herramienta de trabajo y consulta para mejorar el sistema de control Interno en el Municipio; es un documento soporte bien implementado pero de poca aplicabilidad por los funcionarios En la elaboración de este informe se practicaron algunas pruebas de auditoría y se determinaron debilidades en la parte de inventarios, contratación, procesos de saneamiento contable operatividad el comité de bajas, revisar y actualizar el manual de contratación, y en la aplicación de la Ley 962 de 2005 o Ley anti tramite, aplicación de una política de autocontrol más agresiva por parte de los responsables de los procesos; existen algunas deficiencias en la parte de comunicación e información.

La implementación del Modelo Estándar de Control Interno en el control de evaluación, ha permitido fomentar mayor responsabilidad en los funcionarios. El Municipio ha tenido dificultades en la elaboración de los planes de los jefes a sus funcionarios a cargo.

5. RECOMENDACIONES PARA EL MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y EL MEJORAMIENTO DEL MODELO.  Promover el autocontrol como mecanismo para hacer mejor los procedimientos.  Socializar permanentemente el Modelo Estándar de Control Interno como herramienta de medición y evaluación de toda la actividad y los procesos que desarrolla la entidad dentro de su objetivo social.  Darle aplicabilidad a los documentos existente del MECI para poder completar el 100 % de implementación y dar cumplimiento a la ley 962 de 2005, o ley anti trámite.  Elaborar proyectos de mejoramiento por procesos e individual dando a conocer a cada empleado sus derechos y obligaciones.  Involucrar dentro del sistema de información interno del municipio a todas las dependencias para producir una información integral sistematizada.  Hacer permanente seguimiento a los procesos e indicadores y utilizarlos para toma de decisiones.  Inculcar el sentido de pertenencia de los funcionarios con la institución  Revisión por cada responsable de cada proceso de los riesgos identificados para detectar nuevos riesgos.  Organizar la secretaria de gobierno tanto en la parte física como aplicabilidad de procesos y procedimientos necesarios.  Se requiere un funcionario permanente en la oficina de planeación en el área de banco de proyectos, un técnico o ingeniero de apoyo al secretario para la revisión de obras y vías, y el auxiliar para la proyección y organización documental.  Se necesita exigir por parte de la alta dirección mayor presencia del asesor jurídico en la entidad ya que debe cumplir con los procedimientos de: revisión de minutas y visto bueno a los contratos, hacer presencia en las licitaciones públicas, brindar conceptos jurídicos de los secretarios de despacho.  Se requiere una planeación presupuestal para que los funcionarios ejecuten los procesos todo el año y no por lapsos de tiempo.