INFORME DE EMPALME SOBRE CONTROL INTERNO CONTABLE Y LOS ESTADOS FINANCIEROS ALCALDIA SAN JUAN GIRON

En cumplimiento a la circular externa No. 005 del 19 de octubre de 2015, me permito describir a continuación las actuaciones y procedimientos que adelantó la administración municipal San Juan Girón en el proceso de Empalme, específicamente lo que tiene que ver con la parte contable contable y financiera. Conforme a lo establecido en la Ley 951 de 2005 por la cual se crea el acta de informe de gestión y la circular conjunta 018 de la Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la Nación, literal c) 1, y en aras de llevar a cabo las fases de preparación y empalme, se llevó a cabo las actividades estipuladas para la preparación de los insumos necesarios con el fin de realizar el proceso de empalme, los cuales consisten en la conformación de equipo de trabajo y designación de los responsables de empalme, construcción de agenda interna de trabajo, identificación y levantamiento de la información, y elaboración del informe de gestión2. CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO Como primer paso para dar comienzo al proceso de empalme se designó mediante de Decreto 157 de 29 de septiembre de 2015 POR MEDIO DEL CUAL SE CONFORMA EL EQUIPO ENCARGADO DE PREPARAR EL PROCESO DE EMPALME Y EL ACTA DE INFORME DE GESTIÓN DEL MUNICIPIO SAN JUAN GIRÓN, en el cual se designó como Coordinador del grupo de trabajo de empalme al ARQ. OSCAR MAURICIO MANTILLA en calidad de Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, como equipo de trabajo a los Asesores, Jefes de Oficina Asesora y Secretarios de la Administración Municipal y como apoyo constante al equipo de trabajo a la Dra. AMPARO GARCIA MORANTES en calidad de Jefe de Control Interno Dicho equipo fue socializado el Comité Técnico de Empalme – Consejo de Gobierno del día 25 de septiembre de 2015, para lo cual se hizo una breve socialización del Decreto de conformación del equipo encargado para preparar el proceso de empalme con el fin de facilitar la gestión administrativa, de la misma forma se dio la presentación del Arq. Oscar Mantilla como coordinación de este grupo de trabajo en su calidad de Jefe de la Oficina Asesora de Planeación. CONSTRUCCIÓN DE LA AGENA INTERNA DE TRABAJO

“ (…) Entre Noviembre y Diciembre, el desarrollo de las sesiones de empalme entre ambos equipos - salientes y entrantes. A partir del análisis conjunto del informe de empalme se deberá entregar la información {física digital), el estado de gestión los procedimientos de cada una de las dependencias de la entidad territorial al equipo de empalme de la administración entrante, que certificará su recepción guardando el derecho revisión establecido en la normativa correspondiente…”. 2 Instructivo para el Proceso de Empalme de los Mandatarios Territoriales 2015 – 2016 1

Por medio de correo electrónico de día 28 de septiembre la Oficina Asesora de Planeación envío agenda de trabajo, adjuntando los formato establecidos por la la Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la Nación, Departamento Administrativo de la Función Pública y la Federación Nacional de Municipios, se dio conocimiento del Componente de Gestión y Desarrollo Administrativo: en el cual se desarrollan diferentes aspectos y elementos que permiten orientar la entidad territorial hacia el fortalecimiento de la capacidad y el desempeño institucional y el Componente de Gestión del Desarrollo Territorial: el cual contiene los procesos enfocados en la planeación de los usos adecuados de un determinado territorio CONSTRUCCIÓN DE LA AGENA INTERNA DE TRABAJO PROCESO DE EMPALME 2015 ALCALDÍA SAN JUAN GIRÓN

Actividades / semanas Conformación Grupo de trabajo y designación de responsables Construcción agenda de trabajo Identificación y levantamiento de información

Funcionario responsable

Funcionario responsable Área o dependencia

Decreto 157 de 29 de septiembre de 2015

Decreto 157 de 29 de septiembre de 2015 Dependencias Funcionarios designados designados por medio de por medio de Decreto Decreto 157 de 29 de 157 de 29 de septiembre septiembre de 2015 de 2015 Consolidación de Dependencias Funcionarios designados información designados por medio de por medio de Decreto Decreto 157 de 29 de 157 de 29 de septiembre septiembre de 2015 de 2015 INFORMACIÓN GESTIÓN ADMINISTRATIVA Formato Defensa Jurídica Dra. MARIA CRISTINA OFICINA ASESORA VILLAMIZAR JURÍDICA Formato Contractual Dra. MARIA CRISTINA OFICINA ASESORA VILLAMIZAR JURÍDICA Formato Sistema Financiero Dra. ELSY SECRETARÍA DE CABALLLERO - Dra. HACIENDA – BLANCA OTILIA JEREZ TESORERÍA – VERA - Dra. CARMEN CONTABILIDAD Y ALICIA - Dra. OMAIRA OFICINA ASESORA CASTRO LIZARAZO FINANCIERA Formato Talento Humano Dra. CAROLINA SECRETARÍA RIVERA BAYONA - Dr. GENERAL – OFICINA JAIME HERNANDEZ TALENTO HUMANO ANGARITA

Fecha 29 de septiembre de 2015 29 de septiembre de 2015 21 de octubre de 2015

21 de octubre de 2015

21 de octubre de 2015 21 de octubre de 2015

6 de noviembre de 2015

21 de octubre de 2015

Formato Gestión Documental Formato Gobierno en Línea y Sistemas

SECRETARÍA GENERAL SECRETARÍA GENERAL – OFICINA DE SISTEMAS Formato Banco de Dr. OSCAR MAURICIO OFICINA ASESORA DE Proyectos MANTILLA PLANEACIÓN Formato Control Gestión Dra. AMPARO GARCIA CONTROL INTERNO MORANTES Formato Recursos Físico e Dra. ROSALBA NUÑEZ OFICINA ASESORA DE Inventarios - Dr. OSCAR MAURICIO PLANEACIÓN – MANTILLA ALMACEN GENERAL Formato Transparencia

Formato Relación Planes Sectoriales Formato Seguimiento Plan de Desarrollo Formato Plan de Ordenamiento Territorial Formato Seguridad y Convivencia Ciudadana Formato Vivenda urbana Formato Infraestrutura de Transporte Formato Agua Potable y Saneamiento Básico Formato género y diversidad Formato desarrollo rural y agropecuario Formato Complemento Pobreza

Dr. JAIME HERNANDEZ ANGARITA Dr. JAIME HERNANDEZ ANGARITA

Dra. AMPARO GARCIA CONTROL INTERNO – MORANTES Dr. OFICINA ASESORA DE OSCAR MAURICIO PLANEACIÓN – MANTILLA – Dr. JAIME SECRETARÍA HERNANDEZ GENERAL INFORMACIÓN GESTIÓN DEL DESARROLLO Dr. OSCAR MAURICIO OFICINA ASESORA DE MANTILLA PLANEACIÓN Dr. OSCAR MAURICIO OFICINA ASESORA DE MANTILLA PLANEACIÓN Dr. OSCAR MAURICIO OFICINA ASESORA DE MANTILLA PLANEACIÓN Dra. Dra. JESSICA SECRETARÍA DE RAQUEL QUENZA GOBIERNO Dr. DARIO GOMEZ OFICINA DE VIVIENDA Dr. JORGE EDINSON SECRETARÍA DE CASTRO Dr. CLINFOR INFRAESTRUCTURA – BELLO CASTILLO SECRETARÍA DE TRANSITO Dr. JORGE EDINSON SECRETARÍA DE CASTRO - Dr. OSCAR INFRAESTRUCTURA MAURICIO MANTILLA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Dr. DIEGO BARRERA SECRETARÍA DE BOLIVAR DESARROLLO SOCIAL Dr. DIEGO BARRERA SECRETARÍA DE BOLIVAR DESARROLLO SOCIAL Dr. DIEGO BARRERA SECRETARÍA DE BOLIVAR DESARROLLO SOCIAL

21 de octubre de 2015 21 de octubre de 2015 21 de octubre de 2015 21 de octubre de 2015 21 de octubre de 2015

21 de octubre de 2015

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Formato assuntos étnicos Formato Salud

Dr. DIEGO BARRERA SECRETARÍA DE BOLIVAR DESARROLLO SOCIAL complemento Dra. ELVINIA HERRERA SECREARIA DE SALUD SUAREZ

Formato Ambiental y Gestión del Riesgo

Dra. Dra. JESSICA RAQUEL QUENZA - Dr. OSCAR MAURICIO MANTILLA Formato Gestión Víctima Dra. JESSICA RAQUEL QUENZA Formato MEN Educación Dr. PEDRO NEL DIAZ NIETO Consolidación y elaboración Dependencias de informes de gestión designados por medio de Decreto 157 de 29 de septiembre de 2015 Elaboración de En espera de presentaciones y concertación de fecha resúmenes para el con Alcalde electo y su empalme grupo de trabajo Elaboración de informe de En espera de recomendaciones a la concertación de fecha nueva administración con Alcalde electo y su grupo de trabajo

SECRETARÍA DE GOBIERNO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN SECRETARÍA DE GOBIERNO SECREARÍA DE EDUCACIÓN Funcionarios designados por medio de Decreto 157 de 29 de septiembre de 2015

21 de octubre de 2015 21 de octubre de 2015

21 de octubre de 2015 21 de octubre de 2015

9 de noviembre de 2015

IDENTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Mediante comité técnico de Grupo de Empalme llevado a cabo el día 26 de octubre de 2015, se dio discusión sobre el avance de la consolidación de la información requerida para llevar a cabo el proceso de empalme de la vigencia 2012-2015 de la Administración Municipal, conforme a lo establecido en la circular conjunta 018 de la Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República. De la misma forma el día 5 de noviembre se llevó a cabo comité técnico de Grupo de Empalme, en el cual se discutió la metodología de las Sesiones de entrega de información por dependencias o temas y entrega de actas parciales al equipo de empalme del Alcalde Electo. Por último la Oficina Asesora Jurídica ha llevado a cabo mesas de trabajo con las Dependencias y Oficinas Asesoras en las fechas: 18 de agosto de 2015, 1 de septiembre de 2015, 5 de octubre de 2015 y 3 de noviembre de 2015, con el fin de identificar la información necesaria para el diligenciamiento de la Gestión Contractual dentro del Proceso de Empalme 2012-2015.

INVITACIÓN INCIACIÓN PROCESO DE EMPALME PARA ALCALDE ELECTO Por medio de comunicación oficial del día 30 de octubre del presente año, se envió oficio de invitación al Dr. JOHN ABIUD RAMIREZ Alcalde Electo 2016-2019, expresándole la disposición para a dar comienzo al proceso de empalme, para lo cual dispondremos de las labores y requisitos logísticos y operativos necesarios para hacer oportuno y transparente dicho proceso. ACTIVIDES DE ACOMPAÑAMIENTO Departamento Nacional de Planeación Como parte del proceso de empalme el Departamento Nacional de Planeación viene realizando en nuestro municipio acompañamiento técnico en el marco del Programa de Fortalecimiento a las Entidades Territoriales en el tema de Procesos de Empalme, para lo cual hemos realizado 5 reuniones con el DR. EDGAR ALBARACIÓN COGOLLO, en las cuales se han identificado los responsables de la información, evidenciado los avances en el diligenciamiento de los formatos e identificado las dificultades del diligenciamiento de los mismos y las hemos presentado ante el nivel central. Área Metropolitana de Bucaramanga Por medio de la Circular 046 de la Gobernación de Santander, comunicación escrita de fecha de 05 de octubre de 2015 del Departamento Nacional de Planeación se informó que se acordó que las diferentes Áreas Metropolitanas del país acompañaran los procesos de empalme en los municipios, orientando la aplicación de los diferentes instrumentos de manera coordinada con las Gobernaciones, en aras de dar cumplimiento a lo anterior se llevó a cabo reunión el día 03 de Noviembre del presente año en la sala de Juntas del Área Metropolitana de Bucaramanga, en la cual se discutieron e identificación los proyectos, políticas y programas en los que ha participado el Municipio, los cuales han tenido impacto metropolitano o regional. ELABORACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN Se ha fijado como fecha de inicio para la Consolidación y elaboración del informe de gestión del día 9 de noviembre de 2015. El 23 de Noviembre se llevó a cabo la primera reunión de empalme con los dos grupos de trabajo, para lo cual asistieron 21 funcionarios de la administración saliente y 49 personas de la administración entrante, en la cual se dio conocer el cronograma y la metodología de trabajo, el cual fue concertado y aprobado por los asistentes de ambas administraciones.

Como se programó en el cronograma de trabajo establecido por la administración saliente y concertada con la administración entrante el día 24 de noviembre de 2015 correspondió la reunión de empalme con la secretaria de hacienda en la cual se incluía todo el tema financiero y contable, con su respectivo grupo de trabajo (financiera, contabilidad, cobro coactivo y tesorería). A ésta reunión asistieron: Por la administración saliente  Elsy Caballero- Secretaria de Hacienda  Carmen Alicia Díaz- Profesional Especializado (Contadora)  Omaira Castro Lizarazo-Asesor Financiero  Blanca Otilia Jerez Vera- Tesorera General  Paola Rueda Serrano-Profesional Especializado Secr.. Hacienda  Marcela Ramírez Suarez- Funcionario de la oficina Asesora de Planeación  Amparo García Morantes-Jefe Oficina Control Interno Por la Administración Entrante:     

Claudia Jaimes- Líder equipo Maribel Rueda Jenny Cáceres Jhonatan Pineda Marlene Pereira

En esta reunión se entregaron los cuadros y la información que estableció la circular 018 de 2015 para este tema financiero-contable y se hizo una exposición del Formato del Sistema Financiero y se hizo un análisis a los siguientes temas:

Cumplimiento de indicadores ley 617 de 2000 Pasivos exigibles y contingencias-Fondo de contingencia Pasivos pensionales Medidas preventivas y Correcticas (Decreto 028 de 2008) Saldo de la deuda pública a corte de 30 de septiembre Pago de sentencias y conciliaciones Compromisos de vigencias futuras para las siguiente cuatro vigencias Diagnóstico financiero Ingresos totales Ejecución de recursos del SGR der las cuatro vigencias Gastos Balance General Comparativo Balance General 2015 Estado de la actividad económica, financiera, social y ambiental comparativo Estado de la actividad económica, financiera, social y ambiental 2015(corte 30 de septiembre) Estado de cambios en el patrimonio 2015 (corte 30 de septiembre) Reservas, cuenta por pagar Servicio de la deuda Esta información fue entregada a la Dra. Claudia Jaimes-Líder del equipo entrante en medio magnético y además se entrega la siguiente información: Carpeta de tesorería con 6 archivos Carpeta del marco fiscal un archivo Base predial e Industria y Comercio 4 archivos Manual de funciones un archivo Certificación de les estados financieros dos archivos Saneamiento contable un archivo Adicionales 8 archivos anexos Dentro de los compromisos que queda para la próxima reunión de aclaraciones el grupo de la administración entrante solicita se le entrega dicha información a octubre 31 de 2015 En el transcurso de la primera y la segunda reunión la Líder del equipo entrante solicitó otra información adicional la cual fue enviada por correo electrónico en las fechas de 30 de noviembre, 1 de diciembre y 9 de diciembre de 2015 El 10 de diciembre se llevó a cabo la segunda reunión con los equipos de trabajo saliente y entrantes, en la cual asistieron las mismas personas de la reunión anterior a excepción del funcionario de planeación para esta ocasión asistió la ing. Olga Aponte Manrique. En esta reunión el grupo saliente hace aclaración de dudas acerca de temas tratados en la reunión anterior, dando cumplimiento a la circular 018 de la procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República, y se entregó a la líder del grupo entrante 1 CD con la información que se había enviado vía correo electrónico por parte de la Dra. Omaira Castro-Asesor Financiero con la segunda y tercera entrega de la consolidación financiera de todas las oficinas y actualizada dicha información a 31 de octubre. En el mes de enero se entregará la información al corte de 30 de noviembre de 2015, la cual a la fecha ya se encuentra conciliada y consolidada por todas las secretarias respectivas.

 El informe cumplió con los parámetros establecidos por Planeación Municipal en referencia a toda la información financiera-contable en total concordancia con la Circular conjunta 018 de 2015 y la circular 005 de 2015 de la CGN y la información se actualizaría como ya está dispuesta a noviembre 30 de 2015.  La Dra. Elsy Caballero informó que el municipio San Juan Girón en esta administración 2012-2015 cumplió con el indicador de ley 617 de 2000.

 A la fecha con lo único que no ha cumplido esta administración es con las actividades de preparación para enfrentar la etapa de transición al nuevo marco normativo aplicable a la entidad.

Cordialmente,

AMPARO GARCIA MORANTES Jefe Oficina Control Interno