UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR VICERRRECTORADO ACADEMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLOGICOS COORDINACION DE ADUANA

INFORME DE PASANTIA EN LA EMPRESA CLOVER INTERNACIONAL. Informe de Pasantía presentado ante la prestigiosa Universidad Simón Bolívar, como requisito para optar al Título de Técnico Superior Universitario en Administración Aduanera.

Autor: Fuentes C, Carlos E. Carnet: 09-01246 C.I-V: 19.505.550 Tutor Académico: María F. Garrido.

Camurí Grande, Junio 2012

APROBACION DEL JURADO

Informe de pasantía presentado ante la Universidad Simón Bolívar, como requisito para la aprobación de la asignatura PD-3609 Cursos de Cooperación con la Empresa.

Obtuvo la calificación de _________________ puntos por el jurado conformado por:

___________________ Jurado Prof. Nombre Apellido

____________________ Tutor Académico Prof. María Fabiola Garrido

___________________ Tutor Empresarial Juan Luis Hernández

ii

DEDICATORIA

A Dios todopoderoso, guía y centinela en el sendero de mi superación. Orfebre de mi corazón y de mi alma.

A mi adorada Madre María Inés, por arrancar un pedazo de su ser y lanzarme a la vida, cargado de su esencia, valores y principios.

A mi Padre Nelson Fuentes Serra, alfarero de vidas y sueños, rincón de mi querencia, manantial, modelo y fuente de mis ideales.

A Nilda Yánez, inspiración y musa de mis sueños y esperanzas; y a sus padres Fernando y Yenis por el cariño, apoyo, comprensión y confianza.

A mis compañeros y colegas, por formalizar conmigo una relación de afecto, solidaridad e íntima amistad, que nos llevo al final, a la meta, para alcanzar el trofeo que legitima nuestra formación universitaria y profesional.

iii

RECONOCIMIENTO En esta última tarea de mi formación universitaria, deseo expresar mis profundas palabras de gratitud, en primer lugar, a mi adorada universidad “Simón Bolívar”, alma Mater y cuna de la excelencia educativa superior, específicamente a esa hermosa Atalaya y faro de luz, de su núcleo Litoral donde transcurrió el diario trajinar estudiantil. Esa casa de luz e intelecto donde, su personal Directivo, Docente, Administrativo y Obrero, dieron lo mejor de sí y se empeñaron en hacernos calificaciones y cotizados profesionales.

A la empresa Clover International C.A, donde realice mis pasantías. Allí bajo la Dirección del Sr. Juan Hernández, Jefe y Tutor empresarial quien visó la oportunidad de cumplirlas, bajo la tutela de la Dra. Migdalia Martínez; ambos, ejemplos de Gerencia, probidad y sensibilidad personal; allí conocí, aprendí y puse en práctica, bajo su inagotable experiencia y sabios consejos, ese bagaje de conocimiento teóricos adquiridos en las aulas de la USB. Gracias os doy por creer en mí y por el honor de ser su tutelado.

A mi profesora María Fabiola Garrido, Tutora y Representante de la USB ante la Empresa Clover, por representarme y velar por mi bienestar académico, durante esa etapa de pasantías; agradecido estoy y lo estaré siempre por su permanente apoyo, atención y deferencia hacia mi persona.

Y finalmente a mi compañera de labores, amiga incondicional y colega solidaria Robmar Aguilera, el último eslabón de esta cadena de estímulos y afectos que me permitieron culminar exitosamente, esta primera etapa de mi vida profesional.

iv

INDICE GENERAL Pág. Aprobación del jurado………………………………………………………………………ii Dedicatoria…………………………………………………………………………………iii Reconocimiento…………………………………………………………………………….iv Resumen…………………………………………………………………………………….1 Introducción………………………………………………………………………………...2 Objetivos Específicos……………………………………………………………………….5

Capítulo I Aspectos relativos de la Empresa 1.1 Identificación de la empresa……………………………………………………6 1.2 Actividades a que se dedica……………………………………………………6 1.3 Servicios que ofrece………………………………………………………….6-8 1.4 Reseña histórica……………………………………………………………..8-10 1.5 Misión…………………………………………………………………………10 1.6 Visión………………………………………………………………………10-11 1.7 Valores……………………………………………………………………..11-12 1.8 Políticas………………………………………………………………………..12 1.9 Objetivos ……………………………………………………………………...12

Capítulo II Actividades desarrolladas por el pasante durante el periodo de pasantías. 2.1 Desarrollo…………………………………………………………………...13-16

Capítulo III 3.1 Caso práctico………………………………………………………………..17-19 3.2 Conclusión……………………………………………………………………...20 3.3. Recomendaciones……………………………………………………………...21 3.4 Fuentes de información………………………………………………………...22 3.5 Anexos……………………………………………………………………...23-41

v

INDICE DE CUADROS O TABLAS Pág. Cronogramas de actividades propuestas…………………………………………………….3 Cronograma de Actividades desarrolladas………………………………………………….4

vi

INDICE DE FIGURAS Pág. Emblema de la Empresa…………………………………………………………………….6

vii

UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR VICERRRECTORADO ACADEMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLOGICOS COORDINACION DE ADUANA

INFORME DE PASANTIA EN LA EMPRESA CLOVER INTERNACIONAL. Autor: Fuentes C, Carlos E. Tutor Academico: Maria Fabiola, Garrido. Fecha: Junio 2012.

RESUMEN El informe de pasantías que a continuación se presenta, tiene como fin dar a conocer las actividades llevadas a cabo por el pasante durante el periodo comprendido entre los meses de Abril – Junio del 2012, en la empresa Clover Internacional C.A., La misma es una compañía líder en nuestro país, especializada en la organización de logística integrada y transporte nacional e internacional. Las actividades del pasante se desarrollaron en el departamento de carga consolidada donde su función fue apoyar los trámites aduaneros de importación, exportación y procedimientos legales requeridos por la legislación aduanera para la nacionalización de mercancía, todo bajo los lineamientos establecidos por la normativa que rige la actividad aduanera en Venezuela.

Palabras clave: Tramitación, SIDUNEA, SENIAT, SAP, LOGISUITE.

1

INTRODUCCION La empresa Clover Internacional es la compañía líder de Venezuela en logística integral que ofrece toda una gama de servicios tales como gerencia de logística de proyectos, agentes de carga, agentes de aduana, asesoría integral en procedimientos aduanales, transporte multimodal y distribución, almacenaje, depósitos aduaneros, almacenajes in-bond, mudanza nacionales e internacionales, digitalización de archivos, entre otros. Tiene como finalidad satisfacer las necesidades de sus clientes, brindándoles excelencia en atención y calidad de servicios; contribuyendo así con el desarrollo económico y social del país.

La Universidad Simón Bolívar y la Empresa Clover Internacional son instituciones que fueron complemento para hacer posible la ejecución de un requisito indispensable como lo es la realización de las pasantías durante un periodo de 12 semanas; a través de ella se aplicaron todos aquellos conocimientos, habilidades y destrezas que fueron adquiridos a lo largo de los trimestres cursados en la casa de estudio ya referida, con el fin de alcanzar la meta prevista de ser un futuro profesional.

Para llevar a cabo este periodo se puso en práctica la teoría que fue impartida en los trimestres anteriores cursados, en la que se obtuvo un aprendizaje referente al consolidado y los procedimientos necesarios para realizar una importación.

El presente trabajo se encuentra estructurado de la siguiente manera: un primer capítulo que refleja información alusiva a la empresa donde se realizó la pasantía, se inicia exponiendo lo que es Clover Internacional, reseña histórica, misión, visión, valores, objetivos y políticas de la empresa. En el segundo capítulo se describen las actividades realizadas por el pasante dentro de la empresa, y por último el tercer capítulo comprende un caso práctico desarrollado por el pasante.

2

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PROPUESTAS POR LA EMPRESA: CLOVER INTERNACIONAL.

Cuadro. 1

Fase

I

II

III

Descripción de actividades y tareas

Contactar al cliente para solicitar la documentación. Definir características del embarque. Realizar las reservas del espacio en las líneas navieras y aéreas. Realizar la solicitud de transporte.

Verificar que la documentación correspondiente al embarque consolidado esté completa y conforme. Desglosar los documentos de la carga consolidada para entregar al cliente y a la aduana. Crear el aviso de carga master y house en SAP. (Sistema, aplicaciones y producto) y LOGISUITE.

Pre-liquidar las guías de la carga cuando Clover Internacional no sea el agente aduanal, facturar los conceptos de fletes, manejo de carga y cualquier otro gasto. Desconsolidar electrónicamente la guía master en el sistema SIDUNEA, registrando las guías house.

Cronograma de Ejecución

Semana 1 – 4

Semana 5 – 8

Semana 9 - 12

Fuente: Departamento de Gestión de Calidad Clover Internacional C.A.

3

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA EMPRESA CLOVER INTERNACIONAL C.A Cuadro. 2 Fase

I

II

III

IV

V

Descripción de actividades y tareas

Cronograma de ejecución

Recorrido por las diferentes líneas aéreas y marítimas para ubicar los documentos consolidados. El desglose de dichos documentos se realiza minuciosamente, la organización de los documentos para proceder al armado según lo establecido: Guía master original, manifiesto de embarque, guía house original, factura comercial original y acta de recepción.

Semana 1 – 3 26 de Marzo – 13 de Abril del 2012

Apertura de expedientes con estos documentos donde se colocaran los datos correspondientes al arribo de la carga y demás datos afines a la mercancía, para luego realizar el proceso de desconsolidación en el sistema aduanero automatizado (SIDUNEA) y proceder a vaciar la información del documento en el SAP (Sistema, Aplicaciones y Producto) y LOGISUITE.

Semana 4 – 5 16 de Abril – 27 de Abril del 2012

Realizar solicitudes de emisión de cheques para cancelar a las líneas marítimas y aéreas los gastos de manejo generados por la carga. Notificar la llegada de la carga al agente de aduana y / o cliente via correo.

Semana 6 – 7 30 de Abril – 11 de Mayo del 2012

Crear el aviso master y house en el sistema SAP (Sistema, Aplicaciones y Producto) para proceder finalmente a crear el pedido de venta donde se realizarán los cargos correspondientes a los gastos generados por el embarque (documentación, desconsolidación, manejo y flete) para posteriormente facturar al cliente y archivar el expediente.

Semana 8 – 12 14 de Mayo – 15 de Junio del 2012

Realizar un reporte mensual de la carga marítima y aérea llegada al puerto de la Guaira y al Aeropuerto de Maiquetía durante todo el mes con todos los datos correspondientes a cada embarque.

4

Semana 1 – 12 26 de Marzo – 15 de Junio del 2012

OBJETIVOS

Objetivo general Aplicar los conocimientos teóricos adquiridos en la formación como profesional en la mención Administración Aduanera, cumpliendo lo establecido por la Universidad Simón Bolívar, para analizar los trámites y procedimientos en el Departamento de Carga Consolidada de la empresa Clover Internacional Sucursal Maiquetía.

Objetivos específicos •

Describir la estructura organizativa y administrativa de la empresa, es decir ampliar profundamente las diferentes actividades que realiza la empresa Clover Internacional, dejando claro que es una compañía de calidad y reconocida no solo en Venezuela sino en el mundo entero.

•

Detallar las actividades desarrolladas por el pasante durante el periodo de pasantías, ampliando el aprendizaje que obtuvo en este periodo en el Departamento de Carga Consolidada, mostrando el trabajo que realizo diariamente en el área de trabajo.

•

Explicar un caso práctico basado en la importación de una mercancía, es decir el pasante explicara al jurado un proceso que se le presento, desarrollando lo realizado por su persona en su Departamento, para visualizar el trabajo que hacia dentro de la empresa.

5

CAPITULO I Aspectos Relativos de la Empresa

Figura 1. Emblema de la empresa 1.1 Identificación de la Empresa Razón social: Clover internacional RIF: J-00042000-9 NIT: 0018339609 Dirección fiscal: Aduana Aérea de Maiquetía detrás de los Galpones de Alitalia, frente al Banco Banesco, Estado Vargas.

1.2 Actividad a las que se dedica Clover Internacional es especialista en la organización logística integrada con más de treinta y nueve años de experiencia; tiene presencia en las zonas comerciales más importantes del mundo, poniendo a su disposición una infraestructura propia y un experimentado mentado recurso humano, en las siguientes áreas de negocio: • • • • •

Logística de Proyectos Carga Aérea y Marítima Almacenaje de Carga Almacenaje y Digitalización de Archivos Mudanzas Nacionales e Internacionales

1.3 Servicios que ofrece. Clover logística: Ha estado, por más de veinte años con proyectos a escala mundial en las industrias del petróleo, gas y minera. Su compromiso de servir cuentas de 6

proyectos que garantiza soluciones versátiles para el embarque de carga sobredimensionadas y mercancía pesada. Se especializa en la gerencia de proyectos en todo el mundo. El equipo de profesionales dedicados, en muchos años de experiencia, esta conformado por ingenieros, logísticos y especialistas en construcción, quienes están listos para ofrecer los siguientes servicios para proyectos, desde el inicio hasta el final. Cloveral: Fundada en 1990, es especialista en el almacenaje de mercancías, gerencia de inventarios y manejo de carga bajo regímenes de derechos diferidos, operando como Almacenadora General de Deposito o Deposito Aduanero (In-Bond), con el compromiso de satisfacer y superar las necesidades de sus clientes, garantizando la custodia efectiva e información precisa de sus bienes, a través del mejoramiento continuo del sistema de gestión de calidad con su personal calificado y motivado, que aseguren un margen de rentabilidad para la empresa de comunicación que permite visualizar en tiempo real de los inventarios que se ajustan a las necesidades especificas. Clover Mudanza: Se esfuerza en ofrecer el mejor servicio de mudanzas puerta a puerta de toda la industria. Ofrecen los máximos estándares en servicio, atención al cliente y calidad, para superar las expectativas de nuestros clientes. Su personal bilingüe esta altamente calificado y continuamente entrenando para enfrentar las siempre cambiantes demandas de la industria de mudanzas y de los procesos de las aduanas internacionales. Embalar es el corazón del proceso de mudanzas y por esta razón emplean a los embaladores más especializados disponibles en la industria. Clover solo usa material de embalaje y equipos con la más alta calidad para asegurar que sus efectos personales lleguen a su destino, en la misma condición en que nuestro personal los empaco. Todos sus experimentados embaladores han sido entrenados con las últimas técnicas y controles de calidad para ofrecer el más alto nivel de servicios del mercado venezolano. Autotrans: Fundado en 1990, Se especializa en la distribución y transporte de vehículos nuevos sin rodar con más de quinientas mil entregas realizadas con calidad y excelencia en las diferentes zonas de Venezuela y Colombia. Poseemos los equipos más especializados y modernos del mercado, además de una infraestructura propia en todo el territorio nacional que nos permita garantizarles a los clientes una entrega a tiempo y sin daño. Clover File: Es una empresa dedicada a brindar soluciones integrales en sistemas de archivos, que resulta en el incremento de productividad, reducción de costos y 7

optimización del espacio critico en oficinas, garantizando alta calidad en la administración, manejo, digitalización y/o microfilmación y almacenaje de documentos, a través de nuestro sistema de gestión de calidad, contando con un personal altamente calificado, los cuales aseguran la plena satisfacción de los clientes y la ayuda en la tramitación de su carga ya sea aérea o marítima en beneficio del cliente y de la empresa en si, contando con la colaboración de todos. Clover Internacional tiene una extensa experiencia y operación como agente aduanal, obteniendo una rápida y efectiva tramitación de las cargas internacionales suministrando los recursos para garantizar una correcta tramitación en aduana, documentación adecuada, servicios precisos de clasificación y consultores expertos en comercio para una exitosa transacción de importación. Clover Internacional: Certificación ISO-9001:2000 Clover Internacional, después de mucho esfuerzo y dedicación por parte de todo el equipo de trabajo de la empresa se logro la certificación ISO-9001. Con este logro Clover se convierte en la tercera empresa del Grupo Clover en obtener esta certificación. Dicha certificación se otorgó en un pequeño, pero significativo acto, el día Viernes 30 de Julio del 2004 en las instalaciones del Grupo Clover, La Trinidad. A través de este certificado Clover Internacional consolida el liderazgo que ha mantenido durante los últimos años en el ramo de la Logística Integral.

1.4 Reseña histórica: El grupo está operando en Venezuela desde el año 1947, ofreciendo servicios profesionales de logística y transporte internacionales ajustados a la medida del cliente y con una visión “siempre a tiempo”. Clover Internacional C.A. fundada el 30 de Junio de 1964, es una empresa especializada en la organización de logística integrada, con una tradición de servicios, avalada por más de 40 años de experiencia; es la empresa de mudanzas internacionales por excelencia en Venezuela. En 1970, Clover expandió su campo de acción incorporándose como operadora de transporte Multimodal o Combinado y Consolidador de carga, con capacidad de recepción de carga aérea y marítima en el exterior y entrega con destino final en Venezuela, así como el manejo de sus

8

exportaciones, bajo la filosofía de servicio “a la medida” de los requerimientos de cada cliente. En 1985 comienza Clover Systems y sus operaciones en los Estados Unidos, con un filiar de Clover Internacional C.A. Venezuela, para garantizar la calidad de desempeño en el servicio de sus operaciones en origen y destino. Un año mas tarde, en 1986, el grupo incursiona en el mundo de la digitalización y almacenaje de archivos creando hoy la líder en la industria Clover File. Ampliando sus servicios de logística, en 1989 inicia operaciones cloveral almacenadora general de depósitos C.A. ofreciendo una red de almacenes en los principales puertos y aeropuertos del país. Clover cuenta con oficinas y almacenes propios en Miami, Houston, Panamá y Venezuela, a través de los cuales ofrecen servicios In-House desde el resto del mundo, contando con una red de depósitos y almacenes In-Bond, agencias de aduana y servicios de transporte terrestre desde y hacia los puertos y aeropuertos internacionales, con una flota propia de más de 300 vehículos a nivel nacional e internacional. Tiene representantes en Europa, Sur América y Asia mediante IARA; FIATA; LACMA (Latin American and Caribbean Moving Association); FIDI (Federacion Internacional de Agentes de Mudanzas) y HHGD’S (Household Goods Forwas Association of America, INC), compuestas cada una por los mejores agentes de diversos países del mundo que cuentan con la infraestructura de equipos, depósitos y personal capacitado para facilitar el mejor servicio de atención al cliente. Clover Internacional, C.A., en su afán de ofrecer el más eficiente servicio al sector industrial de Venezuela, pone al alcance de sus clientes los servicios que prestan las distintas empresas hermanas que conforman el grupo Clover, fundado en 1964. Este grupo de empresas, atienden en forma integral las necesidades de transporte tanto nacional como internacional del sector productivo del país. Su estrategia está basada en la creación de empresas que participen activamente en la definición de objetos y políticas para el logro de resultados y buen servicio a los clientes. Recientemente, en Enero de 2005, Clover Internacional, se fusiono con dos de sus empresas filiales como son Autotrans C.A. y Clover Almacenadora General de Deposito, permitiendo así ampliar la gama de servicios que ofrece a: Transporte de Vehículos Automotores cero kilómetros y almacenamiento de mercancía y manejo de inventario. 9

Hoy día, la empresa cuenta con oficinas en Caracas, su sede principal, ubicada en la Av. Luis de Camoens, Edificio Centro Clover, piso 3, Zona Industrial de la Trinidad que ofrece (servicios de administración de archivos, Aduana, Carga y Mudanzas) y una red de sucursales a nivel nacional ubicadas en las siguientes localidades: Valencia, Macarao, Maiquetía, Puerto Cabello, Barcelona, Guanta y Maracaibo.

1.5 Misión El grupo Clover está comprendido para ofrecer excelencia en servicios de logística integral, implementando el balance óptimo de recursos, personal, procesos, infraestructura y tecnología, que resulten en el perfeccionamiento del servicio ofrecido y la satisfacción de nuestro cliente. Ser una fuente fundamental de ventajas competitivas para sus clientes guiara su gestión, para ellos deben asegurar: • • •

Permanente dedicación hacia el desarrollo de la excelencia personal. Adecuación continua de su tecnología. Conocimiento y satisfacción de las expectativas de los clientes externos.

La gestión de la empresa está orientada a maximizar la rentabilidad del negocio, que permite una remuneración competitiva de accionistas y trabajadores generándose asi mismo los fondos que permitan las inversiones futuras de la empresa. Todas sus acciones quedaran enmarcadas dentro de la normativa legal vigente y de los valores éticos que deben caracterizar a las empresas de alto desempeño.

1.6 Visión A la vez, promueve el mejoramiento del personal, la aplicación de políticas de protección ambiental y la rentabilidad de la corporación. Es una empresa de empuje y con un alto grado de dinamismo, por ello, ha comprendido que el cambio, la innovación, el desarrollo tecnológico y la adaptación al medio son la nueva forma de ver los negocios y está consciente que las empresas no trabajan bajo esas premisas no podrán consolidarse en el mercado. Es necesario ser competitivo e inducirse en las 10

nuevas tendencias de hacer negocio y así lograr consolidar la empresa Clover Internacional, C.A. para llegar a ser líder de América.

1.7 Valores Responsabilidad y Reputación Institucional: El equipo de trabajo de Clover Internacional, C.A., no escatimara para fortalecer su reputación, seriedad y responsabilidad, elementos que serán la base de su prestigio nacional e internacional. Relación con el Factor Humano: Considera que las personas son el recurso más valioso que tiene la empresa y su administración se fundamenta en los más sanos principios de respeto y equidad, procurándole condiciones optimas de trabajo y desarrollo interpersonal. Este recurso, a su vez contribuye al logro de los resultados de la empresa y por otro lado esperamos de su personal; dedicación, responsabilidad, lealtad y disciplina en el cumplimiento de sus asignaciones, como empresa su trato único con cada cliente de Clover para el mejor desempeño del área aduanal. Protección: La empresa presta especial atención y dedica esfuerzos en forma ideal y permanente a la protección física de su personal, cumpliendo pautas de prevención de accidentes y a la conservación y mejoramiento del medio laboral. Principios Éticos: Los trabajadores de Clover Internacional, C.A. consientes de la importancia de prestar servicio en optimas condiciones, así como garantizar la satisfacción de sus clientes, proveedores y compañeros de trabajo se comprometen a la mejor conducta ética profesional y acuerda: • •

Prestar un servicio con la mayor confiabilidad. Garantizar la calidad y excelencia de nuestros procesos.

Valores personales • • • • •

Respeto al individuo como personal y profesional. Los intereses de la empresa y lo de las personas deben ser inseparables. Buscan ser los mejores. Liderazgo. Sentido de pertenecía. 11

• •

Integridad Confianza.

1.8 Política Es la política de la calidad de Clover Internacional la de obtener la plena satisfacción de sus clientes y superar sus expectativas en la presentación de soluciones de logística integral, transporte de cargas en las mudanzas, aduana y administración de archivos a través de: • • • • •

Conocer detallada y sistemáticamente las necesidades del cliente. Contratar y mantener un personal altamente calificado. Definir, documentar, medir y mejorar continuamente nuestros sistemas de la gestión de calidad. Utilizar proveedores que compartan nuestros conceptos de calidad. Mantener la vanguardia tecnológica.

Además el medir de forma constante los objetivos y metas de calidad, para asegurar el cumplimiento de esta política y consecuentemente el mejoramiento continúo de la empresa. 1.9 Objetivos de la empresa • • •

•

Asegurar la satisfacción del cliente por el servicio recibido, a través de la superación de sus expectativas. Establecer y mantener canales de comunicación efectivos, que permitan mejorar la relación comercial entre el cliente y la empresa. Implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión de la calidad que garantice el mejoramiento continuo de los procesos y de la satisfacción del cliente. Mantener y mejorar la calificación del personal.

12

CAPITULO II Actividades desarrolladas por el pasante durante el periodo de pasantías. Semana (1) uno – (3) tres. Las actividades realizadas por el pasante dentro de la empresa se basaron principalmente en colaborar con las actividades relacionadas con la tramitación de documentos en el Departamento de Carga Consolidada. En las primeras tres (3) semanas el pasante en primer lugar recibió una inducción en cuanto a las actividades que se realizan dentro de la empresa, conocer y relacionarse con el personal. También realizo recorridos por las diferentes líneas aéreas para ubicar los documentos consolidados. El desglose de los documentos se realizo minuciosamente en la organización para proceder al armado de un expediente según lo establecido: 1. Jefe del Almacén para consignarlo ante la aduana. • • • • • •

Master original. Manifiesto de Carga original de Clover. Copia al carbón de la HAWB. Copia de la factura comercial. Manifiesto original de la línea. Acta de recepción original. 2. Al departamento de carga para crear el expediente.

• • • • • •

Copia de la Master. Copia del manifiesto de Clover. Copia de la HAWB. Copia de la factura comercial. Copia del manifiesto de la línea. Copia del acta de recepción. 3. Cloveral para proceder con los tramites del traslado, el cual consta de:

•

Copia de la Master. 13

• •

Copia de Manifiesto Clover. Copia de la HAWB. 4. Al cliente como soporte:

• • •

Originales de la HAWB. Originales de la Factura Comercial definitiva. Cualquier otro documento (Notas de crédito, facturas emitidas por el embarcador) etc.

Es importante resaltar que se armar cuatro (4) juegos de documentos, siguiendo el orden anteriormente expuesto, de los cuales uno se envía al almacén para realizar los trámites de traslado, un segundo juego para la aduana, el tercer juego se le envía al jefe de carga como parte del control interno que tiene la empresa y el cuarto se le entrega al cliente. Luego de transcurrida la tercera (3) semana se le permitió profundizar un poco más en todo lo relacionado con los trámites necesarios para la nacionalización de una mercancía que arriba al país, y finalmente represento las nueve (9) semanas restantes de las pasantías y que será explicado a continuación. Semana (4) cuatro – (12) doce. Notificación y registros en el Sistema LOGISUITE La notificación se le envía al Agente Aduanal o si se trata de un cliente de Clover Internacional al Coordinador de Aduana encargado quien realizara los trámites para la nacionalización de la mercancía. Esta se efectúa por vía telefónica y por correo electrónico, la misma debe hacerse el mismo día que se reciben los documentos y debe contener la siguiente información: • • • • • • •

Número de Guía o BL Master Número de Guía o BL House Nombre del cliente Número de pedido de Orden Fecha de llegada de la mercancía Numero de Vuelo o Vapor Peso Bruto 14

• • •

Cantidad de Bultos Número de Registro SIDUNEA (Sistema Aduanero Automatizado) emitido por el almacén Gastos de manejo

En el sistema Logisuite se cargan todo los datos correspondientes a la mercancía como son: exportador, consignatario, número de BL Master y House, moneda, puerto de embarque y destino, transportista o línea aérea, vuelo o vapor, descripción de la mercancía, peso, la cantidad de piezas, fecha de salida y de llegada. Este nos permite crear el FILE que será la referencia del cliente, con el cual el mismo será identificado en el sistema LOGISUITE es absorbida por el sistema SAP (Sistema , Aplicaciones y Producto) y en el cual se procederá a trabajar con los avisos. Sistema SAP (Sistema, Aplicaciones y Producto) Este sistema permite visualizar los avisos creados por el Logisuite, ejemplo: Master Aviso: 12*10122 Orden: 71*54861

House Aviso: 15*17963 Orden: 71*95645 Pedido de Venta: 11*26980

Con estos avisos se realizan diferentes procedimientos tales como ver los datos de la carga, ingresar los datos de manejo y flete generados por la mercancía y también crear nuevos avisos como son: la solicitud de pedido, pedido de compra, entrada de la mercancía; ejemplo: S. de pedido: 99*05001

P. de compra: 1*24030

Entrada de la Mercancia: 5*279654

Una vez culminado la realización de los avisos y los cargos de la mercancía se procede a la facturación en el SAP. Esto se realiza a través de la transacción VF01 y VF02, ingresando el número de pedido que tiene el expediente de carga que comienza por 11* (Pedido de Venta). Primero se reciben los expedientes con la finalidad de verificar toda la documentación del mismo antes de facturar, que este contenga todos los soportes de manejo, luego se analizan los cargos que fueron imputados en el sistema, cuales se cancelaron por el cliente y cuales por la empresa, cargar los costos fijos de cada expediente, 15

según cotizaciones del cliente. Para saber si los gastos son cancelados por Clover los mismos deben aparecer en el Pedido de Venta. Todo gasto cargado con esta referencia debe tener un soporte, es decir una factura; si la misma está a nombre del cliente el gasto en el sistema no debe generar IVA y si está a nombre de Clover se coloca generando IVA.

16

CAPITULO III Caso Práctico. Importación de Mercancía. Carga Marítima proveniente de Miami, Estados Unidos.

Cliente: Maquinarias para Áreas Verdes, S.A. Almacén: VCT. Procedencia: Port Everglades, Estados Unidos. Destino: Puerto de la Guaira, Venezuela. Línea de Transporte: King Ocean Services. Vapor: Rio Tamanaco V-06. Bultos: 38 B/L Master: PEVLAG19567 B/L House: O0015681 Kilos: 5.090,26 Kg. Contenedor: UESU522891-7

01 X 40 HC

Basamento Legal del caso Práctico: Ley Orgánica de Aduanas y su Reglamento.

17

Proceso: El día 21-05-2012 llego a la compañía por correo electrónico un pre-alerta proveniente del proveedor Clover Marine, informando que llegaría una carga consignada a Maquinaria para Áreas Verdes, S.A. como documentos adjuntos a este correo encontramos la guía Master y la guía House de este embarque, dentro de estas guías podemos observar el proveedor, el consignatario, la fecha de salida, la estimada fecha de llegada, el lugar de donde salió el buque, el lugar de destino del buque, la línea encarga del buque, entro otros datos (Ver anexos 1, 2 y 3), una vez recibida esta información se procedió a crear un expediente en el sistema LOGISUITE, vaciando la información de estas dos guías, este sistema nos permite describir lo relacionado con la carga, es decir los kilos, la descripción de la mercancía, los gastos, entro otros datos, dicho expediente fue creado bajo el numero de control IOC0042218. La mercancía arribo el día 15-06-2012 al Puerto de la Guaira, con esta información se procedió a validar en el sistema Sidunea World, esta operación es la primera que se realiza una vez que sabemos que la carga llego al puerto de destino en este caso el Puerto de La Guaira; dentro del sistema automatizado vaciamos la información del embarque (Anexo 6, 7 y 8), se le notifico al cliente la llegada del embarque (Anexo 14) indicándole los bultos, los kilos, la fecha de llegada, el registro sidunea, los gastos, etc. Se cancelo el manejo, cuya preliquidacion envía la línea encargada de dicha actividad, una vez obtenida este preliquidacion se realiza la solicitud de emisión de pago para generar el cheque y cancelar a la línea los gastos (Anexo 15 y 16), se retiraron los documentos originales, los mismos se les entregaría al Departamento de Aduana para que realizara el procedimiento de nacionalización, reconocimiento, y despacho de la mercancía. Dicha mercancía contenía: •

Partes y suplementos de segadora comercial.

Una segadora es una maquina agrícola que se usa exclusivamente para cortar heno, paja, trigo o avena, entre otros. Luego de ser reconocida la mercancía por los tramitadores de Clover Internacional, y notificando que la mercancía estaba en perfecto estado, se le hizo saber al embarcador Clover Marine que la mercancía había llegado sin ningún inconveniente y todo en total acuerdo con lo presentado en las guías correspondientes al embarque

18

Esta mercancía vino con una póliza de seguro para ser cancelada en el lugar de llegada de la carga, es decir en Venezuela; el cliente cancelo esta póliza en moneda extranjera cancelando 1.246,27 USD, mediante una transferencia. Posteriormente se procedió a facturar debido a que esto nos ayuda a llevar un control dentro de la empresa, se facturo la desconsolidación, la documentación y el manejo enviado por King Ocean Services dando un total de 3.236, 80 VEF (Anexo 17) y la póliza de seguro de 1.246,27 USD (Anexo 18). Para finalizar la mercancía fue despachada sin ningún tipo de problema, ya que todos los trámites se realizaron sin ningún inconveniente y se logro la satisfacción del cliente, llenando las expectativas de las normas de calidad de la empresa.

19

CONCLUSION Durante el periodo de pasantías comprendido entre el 26 de Marzo y el 15 de junio del año 2012, con una extensión de las mismas de dos meses, periodo comprendido entre 18 de Junio y 12 de Agosto del año 2012 en la empresa Clover Internacional C.A se logro apreciar que es una empresa que ofrece diversos servicios, comprometidos con satisfacer las necesidades del cliente en cuanto a la efectividad y rapidez en la prestación de sus labores. En la actualidad cuentan con un sinfín de clientes que dirigen diversas ramas en el campo productivo y comercial. El desarrollo de la pasantía se llevo a cabo en un ambiente de continuo aprendizaje, un lugar ideal para reforzar los conocimientos adquiridos durante el período académico, permitiéndole al pasante interactuar de manera directa con las diferentes actividades que realiza la empresa en el departamento de carga consolidada. Una vez finalizada la pasantía se puede decir, en términos concretos que la realización de una operación aduanera ya sea (importación, exportación, transito, reexportación y reimportación) lleva consigo una serie de procedimientos que se deben cumplir desde la llegada de la mercancía a la zona primaria hasta su despacho, estas deben desarrollarse bajo los parámetros establecidos en la ley orgánica de aduana y su reglamento. También se pudo visualizar la importancia de actualizarse en relación a los cambios que plantea la legislación en la materia para evitar inconvenientes con la administración aduanera y reducir el tiempo de cada operación, brindándole un servicio de calidad a los clientes. Sin lugar a dudas el periodo de pasantías es muy importante para el estudiante ya que le permite conectar los conocimientos teóricos adquiridos en la universidad con los prácticos tomados de la empresa, insertándolos en la realidad laboral permitiéndole desarrollar habilidades y destrezas necesarias al momento de tomar decisiones y solucionar problemas que se le presenten a futuro.

20

RECOMENDACIONES

Clover Internacional • • • •

Adquirir equipos electrónicos modernos con el fin de agilizar los trámites en las diferentes áreas y facilitarles el óptimo desempeño a sus empleados. Mejorar las instalaciones de la organización para lograr una mejor imagen. Suministrar a cada departamento sus implementos necesarios para la ejecución de sus tareas. Seguir ofreciendo oportunidades de capacitación a los alumnos de las diferentes instituciones del país.

Universidad Simón Bolívar • •

•

Esforzarse cada día mas para seguir ofreciendo una educación de mayor calidad para el alumno. Incorporar a las aulas de computación los diferentes programas para realizar ejercicios en los sistemas, como: SIDUNEA WORLD, SAP, entre otros, para que de esta manera los estudiantes puedan adaptarse rápidamente al ámbito de trabajo. Organizar diferentes actividades como visitas a la aduana tanto aérea como marítima para que los estudiantes se vayan familiarizando con su futuro lugar de trabajo.

21

FUENTES DE INFORMACION

Clover Internacional (Pagina interna) http://clover.intranet/publi/index.php Consulta: 19 de Julio de 2012.

Ley Orgánica de Aduanas. (1999). Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela 5353 (Extraordinaria), Junio 17 de 1999.

Reglamento de la Ley Orgánica de Aduanas. (Decreto Nro. 1595). Gaceta Oficial de la Republica de Venezuela, 4273. (Extraordinaria), Mayo 1991.

ARIAS, Fidias G. (1999). El Proyecto de Investigación. Caracas – Venezuela. Editorial Espiteme.

22

ANEXOS

23

Anexo 1

24

Anexo 2

25

Anexo 3

26

Anexo 4

27

Anexo 5

28

Anexo 6

29

Anexo 7

30

Anexo 8

31

Anexo 9

32

Anexo 10

33

Anexo 11

34

Anexo 12

35

Anexo 13

36

Anexo 14

37

Anexo 15

38

Anexo 16

39

Anexo 17

40

Anexo 18

41