Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción INFORME BIMESTRAL DE HALLAZGOS RELEVANTES

ENTIDAD: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN OFICINA DE CONTROL INTERNO BIMESTRE: NOVIEMBRE Y DICIEMBRE 2015 NÚMERO DE HALLAZGOS: 0 Detalle del hallazgo

Unidad Responsable

Total hallazgos

P

F

A

D

0

0

0

0

Ente de control en conocimiento

Informe de resumen sobre avance en la implementación del MECI 1000-2005: INDICADOR DE MADUREZ MECI 73,85% SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD El presente informe consigna los avances realizados en el proceso de implementación y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión del AGN, el cual está integrado como se muestra a continuación

Período Noviembre - Diciembre de 2015: Continuación por parte de los servidores públicos de los grupos de trabajo del AGN para dar cumplimiento con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTCGP 1000-2009) y la Norma ISO 14001- 2004 “Sistema de Gestión Ambiental”, documentando los sistemas de acuerdo con las actualizaciones que se vienen generando, verificando el estado de los documentos y registros relacionados de acuerdo con lo siguiente: DESCRIPCIÓN

PROCESO

ACTIVIDAD

Procedimiento para la elaboración de certificados para generación de Bonos Pensionales.

GSA

Elaboración y Aprobación

AVANCE

85% Procedimiento “Diligencias de Inspección Judicial

ESC

Elaboración y Aprobación

Procedimiento Recursos Físicos (Mantenimiento)

GRF

Actualización y Aprobación

60%

Publicaciones

AAD

Actualización y Aprobación

50%

Coordinación de Consejos Territoriales

SNA

Actualización y Aprobación

50%

Almacén e Inventarios

GRF

Actualización

50%

Nota: para este informe se ha eliminado 04 procedimientos de la tabla 1, en relación con el anterior informe puesto que ya se encuentran al 100% y por consiguiente publicados como corresponde en la Carpeta compartida de consulta del Sistema Integrado de Gestión y la INTRANET, de la siguiente manera: • Procedimiento PQRSD, perteneciente al proceso de Gestión Estratégica (GES), ya disponible en la SIG-INTRANET (http://intranet.archivogeneral.gov.co/cmis/browser/Sitios/sigagn/documentLibrary/INTRANET/PROCESOS%20ESTRATEGICOS/GESTION%20ESTRATEGICA/PROCEDIMIENTOS ) • Procedimientos: “Digitalización” y “Microfilmación” de Documentos, pertenecientes al proceso de Administración del Acervo Documental (AAD), ya disponibles en el SIG-INTRANET, de la siguiente manera: (http://intranet.archivogeneral.gov.co/cmis/browser/Sitios/sigagn/documentLibrary/INTRANET/PROCESOS%20MISIONALES/ADMINISTRACION%20DEL%20ACERVO%20DOCUMENTAL/PROCEDIMIENTOS ) • Procedimiento “Custodia de Microfilm y medios Digitales” por solicitud de eliminación del líder de proceso. Según Lista Maestra de Documentos (Z:\1. PROCESOS ESTRATEGICOS\2_SISTEMA_INTEGRADO_DE_GESTIÓN\4_ FORMATOS_SIG ) • Procedimiento Plan de Contingencias Ambientales, perteneciente al proceso del Sistema Integrado de Gestión ya disponible en el SIG-INTRANET (http://intranet.archivogeneral.gov.co/cmis/browser/Sitios/sig-agn/documentLibrary/INTRANET/PROCESOS%20ESTRATEGICOS/SISTEMA%20INTEGRADO%20DE%20GESTION/PROCEDIMIENTOS

Total documentos: AAD DPA ESC GCA GRF GSA GDO GES GFI GHU GJU ICV SIG SNA

80,71%

89,64%

12

100

Caracterización Procedimientos 1 5 1 1 1 3 1 10 1 9 1 14 1 5 1 10 1 14 1 11 1 9 0 0 1 8 0 1 12 100

97,48% 163

292

Formatos 19 3 8 22 19 20 23 4 9 18 1 5 10 2

Total Proceso

17 Instructivos 1 0 0 2 2 3 0 8 0 0 0 0 1 0 17

En la Tabla No 3 mostramos el grado de avance en documentación para el periodo anterior (SEPTIEMBRE-OCTUBRE) de 2015:

26 5 12 35 31 38 29 23 24 30 11 5 20 3 163

292

% AVANCE 88,68% 83,33% 100,00% 100,00% 84,72% 66,19% 56,67% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 83,33% 96,88% 83,33% 88,80%

Se evidencian 9 puntos porcentuales en avance de documentación, en comparación con el periodo anterior, hasta cumplir el 97.24 %, en razón al diagnóstico de documentación a intervenir. Observaciones: • Es de anotar el compromiso de la nueva Jefe del proceso de Gestión Documental (GDO), considerando que pasó de ser el proceso más atrasado en actualizar la documentación a tener un cumplimiento del 100% en la actualización, en el periodo evaluado (Noviembre – Diciembre). • También es de resaltar que de acuerdo al diagnóstico recibido al inicio del año, se ha logrado completar en un 97,24% de la actualización de la documentación. • De acuerdo con el diagnóstico a intervenir, la totalidad de los procesos tuvo un significativo avance en la actualización de la documentación, pues logran un progreso de más del 80%. • El proceso que menos documentos actualizó fue Gestión de Recursos Físicos (GRF), por lo que debe continuar con la labor para el año 2016 hasta completar el 100% de su documentación actualizada, en el momento el proceso reporta un avance del 84.72 %. • El proceso del Sistema Nacional de Archivos (SNA), con un avance del 83%, tiene pendiente el procedimiento de Consejos Territoriales, el cual ya fue revisado y se encuentra en trámite de aprobación. SISTEMA UNICO DE INFORMACIÓN DE TRÁMITES – SUIT El Archivo General de la Nación tiene registrado en dicho sistema los siguientes trámites (T) y otros procedimientos administrativos (OPAS) de cara a la ciudadanía así: TRÁMITES: • Evaluación y convalidación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental • Transferencia regular de documentación histórica al Archivo General de la Nación

OTROS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS: • Asistencia técnica en el desarrollo de programas para la organización y Conservación de los archivos. • Eventos de Capacitación en Materia Archivística. • Carné de investigador para consulta de documentos históricos. • Consulta y fotocopia documentos históricos. • Consulta y fotocopia protocolos notariales. • Consulta en Línea de Documentos Históricos del Archivo General de la Nación. • Préstamo o Alquiler de Auditorio Salas de Exposición o Salas Alternas. • Visitas guiadas. La Oficina Asesora de Planeación analizó el oficio que tiene como referencia “ Avance en la implementación de las estrategias de racionalización como parte de la política de racionalización de trámites” enviado por la Dra Liliana Caballero Durán, Directora del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP- a la Secretaria General de la Entidad, el cual en unos de sus apartes refiriéndose al SUIT, manifiesta: “ Comparado el proceso de inscripción de los trámites de su entidad con fecha de corte a 15 de septiembre de 2015, se evidencia que la entidad ha cumplido con el registro de sus trámites en el SUIT, por lo tanto, los invitamos a mantener los trámites u otros procedimientos administrativos de la institución actualizados, dentro de los tres días siguientes, a cualquier modificación de la información.”. De otra parte dentro del proceso de las Auditorías Internas de Calidad se incluyó una pregunta referente al SUIT en los procesos misionales que tienen directa relación con esta plataforma para determinar el conocimiento que tienen los funcionarios al respecto, de este ejercicio se detectó que no tienen pleno conocimiento de este proceso, por lo que se incluirá en las capacitaciones del SIG a líderes de proceso y sus áreas para reforzar esta parte y la forma de consulta.

2. SISTEMA DE CONTROL INTERNO – MECI (Modelo Estándar de Control Interno) A continuación se relacionan las actividades realizadas por la Oficina de Control Interno en pro del fortalecimiento del Sistema de Control Interno del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, para el periodo comprendido entre Noviembre y Diciembre de 2015: La Oficina de Control Interno realizó el informe de seguimiento interno del estado del Modelo Estandar de Control Interno. La Oficina de Control Interno realizó el borrador del Código de Etica de la Entidad. Se inició con el primer paso que es la sensibilización y apropiación conceptual, realizada mediante una conferencia dictada por el el Jefe de la Oficina de Control Interno. Se tiene desarrollado el taller para la actualización de los valores institucionales. La Oficina de Control Interno realizo la encuesta de Autoevaluación publicada y contestada a través de la Intranet por los Funcionarios y contratistas del AGN en el mes de Diciembre. .

3. SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL En este periodo de trabajo se describen las actividades realizadas durante el periodo de reporte, que se alinean con el plan de trabajo y con el Sistema de Gestión Ambiental, que está basado en la norma internacional ISO 14001:2004, que permite la continuidad del trabajo realizado en el año 2014 y la mejora continua del sistema y la finalización de las actividades planteadas para el año 2015 Ilustración No. 1. Plan de Acción Ambiental vs Ciclo PHVA.

Como se mencionó anteriormente, se presenta para esta vigencia el plan de acción ambiental que contempla el ciclo PHVA, dicho plan hace énfasis en los siguientes ítems de trabajo:

1. Aspectos e impactos ambientales de la Entidad Durante este periodo se realizó la actualización de las fichas correspondientes a los programas ambientales de la Entidad que se proponen para el año 2016 en materia de ejecución de buenas prácticas ambientales, las cuales deberán incluir la participación de las diferentes áreas de la Entidad. 2. Identificación, evaluación y seguimiento de requisitos legales ambientales Se realiza el acompañamiento y apoyo al Grupo de Compras y Adquisiciones, en el montaje de los estudios previos para la contratación del servicio de caracterización de vertimientos de la Entidad, gestionando los cambios pertinentes y manteniendo la comunicación con los diferentes actores del proceso. Sin embargo, debido al corto tiempo de ejecución y considerando que en las ocasiones de publicación del mismo en el SECOP las convocatorias se declaran desiertas, se proyecta y envía la comunicación con el aval de la Dirección General, tanto a la Secretaría Distrital de Ambiente como a la Empresa de Acueducto y Alcantarillado, para solicitar una prórroga en la entrega de estos resultados e iniciar nuevamente el proceso en el primer trimestre del año 2016. Adicionalmente, continúa el acompañamiento y supervisión de recolección de residuos peligrosos al interior de la Entidad, realizando los recorridos de las rutas sanitarias, recolección y pesaje de residuos peligrosos de la Entidad y su posterior entrega ante Ecocapital. Así mismo, se acompañó al Grupo de Organización, Descripción y Reprografía en el pesaje y entrega de los residuos peligrosos resultantes del uso del líquido revelador y líquido fijador al interior de la Entidad. 3. Campañas de Sensibilización y Socialización ambiental. Dentro de este periodo de trabajo se dio lugar a la entrega de los incentivos para los ganadores del concurso de decoración ambiental – Halloween ecológico, con apoyo del Grupo de Gestión Humana, para lo cual se organizó una jornada de reunión y entrega de los reconocimientos a todos los grupos de trabajo. Adicionalmente, se socializó mediante cartelera y papel tapiz en la Entidad las fechas ambientales celebradas en estos meses, la cuales correspondieron a: Día del urbanismo, Día de los parques nacionales y Día de la tolerancia.

4. Documentación del Sistema de Gestión Ambiental Se aprueba y publica el procedimiento ambiental de “Preparación y respuesta a emergencias ambientales” con el fin de dar cumplimiento al requisito de la ISO 14001, dejando para el siguiente año la posibilidad de realizar su articulación con el Sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo. Dicho documento es publicado junto con los formatos que son asociados para hacerlo efectivo en el año 2016. Adicionalmente, se definen doce (12) controles operacionales ambientales que son incluidos dentro de los procedimientos de la Entidad, considerando la actualización de la documentación, por lo que estos controles obedecen a las solicitudes realizadas al Sistema de Gestión de Calidad. 5. Emisión de Conceptos Ambientales De conformidad con el Decreto 1510, en el desarrollo del art. 15 y subsiguientes y, en concordancia con la guía de Estudio de Sector de Colombia Compra Eficiente pág. 4, es necesario emitir un concepto emitido validado por parte del gestor ambiental de la Entidad por cada una de fichas técnicas (de cumplimiento o no de los criterios ambientales). Con el fin de adelantar los estudios de mercado del Plan de Compras y Adquisiciones 2015, durante la vigencia noviembre-diciembre de 2015, fueron emitidos 6 conceptos ambientales correspondientes a bienes, obras y servicios requeridos en la Entidad. 6. Indicadores Ambientales Para finalizar el año se entrega la línea base de consumo de papel de la Entidad y una propuesta de tercerización del servicio de impresión y copiado dentro de la misma que permita considerar para el siguiente año una medición real del consumo de papel al interior de las áreas de trabajo. De igual forma, se miden y llevan al día los indicadores 17 y 18 de la actual batería de indicadores de la entidad. 7. Auditorías Ambientales Se realizó el diseño y socialización al grupo auditor correspondientes de las listas de verificación ambiental para el AGN, explicando los numerales de la norma y la correspondencia de las preguntas. Adicionalmente, llegada la fecha de ejecución de las mismas se realizó la resolución de las preguntas a los auditores y la presentación de las evidencias del cumplimiento de los numerales. Se espera generar las acciones correctivas correspondientes para el año 2016 en materia del Sistema de Gestión Ambiental, de acuerdo con los resultados encontrados en los informes de las auditorías atendidas en el 2015. CONVENCIONES

SIGNIFICADO

Hechos que lo constituye valorado si es del caso Área donde se encontró el hallazgo

Detalle del hallazgo Unidad Responsable P F A D Ente de Control en conocimiento

Penal Fiscal Administrativo Disciplinario Contraloría, Fiscalía, Procuraduría, Ninguno