INFORME DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO CON LA PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

GESTION DOCUMENTAL

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

BOGOTÁ D.C. DICIEMBRE 2013

Presidencia Oficina de Control Interno

República de Colombia

INTRODUCCION

En cumplimiento de las funciones de la Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República DAPRE y de acuerdo con dispuesto en el procedimiento P-EM-06 Formulación, seguimiento y evaluación de Planes de Mejoramiento; Esta Oficina Practicó Auditoría Integral de Gestión al Proceso de Gestión Documental en el cumplimiento de los Planes de Mejoramiento suscritos con la Procuraduría General de la Nación, en cumplimiento de la Directiva 001 de 2010 (protección de archivos y memoria histórica), Archivo General de la Nación (AGN), ICONTEC, Auditoria Interna de Gestión, Auditoria Interna de Calidad y Contraloría General de la Nación, los cuales fueron recogidos por el Plan Integral de Mejoramiento de Gestión Documental.

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Presidencia Oficina de Control Interno

1. OBJETIVO Evaluar Integralmente la gestión adelantada por el Proceso de Gestión Documental, en el cumplimiento de los Planes de Mejoramiento suscritos. 2. OBJETIVOS ESPECIFICOS Evaluar, verificar y hacer seguimiento a la eficacia de las actividades propuestas para eliminar la causa de la No Conformidad. 3. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, mediante auditoría de seguimiento se realizó la apertura a través del memorando MEM13-00016147 de 12 de noviembre de 2013, remitiendo el plan general de la auditoría. En cumplimiento del plan general de la auditoría se realizó la evaluación a las acciones formuladas en los planes de mejoramiento que se desarrollaron durante la vigencia 2011, 2012 y 2013 por parte del proceso de Gestión Documental, el cual se constituyen como mecanismos de control a la gestión institucional. 4. TÉRMINOS DEL INFORME La Oficina de Control Interno utilizará para el presente Informe, los términos y definiciones establecidos en el Manual de Auditoría Interna, los cuales deben ser tenidos en cuenta para su entendimiento y posterior, formulación de los planes de mejoramiento, a saber: No Conformidad: Incumplimiento de un requisito técnico legal o funcional. Se constituye cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento. Observación: Hecho o situación que podría generar el incumplimiento de un requisito. Recomendación: Se constituye como una oportunidad de mejora. 5. MARCO LEGAL Ley 594 de 2000 y sus Acuerdos Reglamentarios Circular Externa 003 2012 Circular Externa 004 de 2012 Decreto 2609 de 2012 3

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Directiva 001 de 2010 (Protección de archivos y memoria histórica) Resolución 128 de 2010 Resolución 1250 de 2006. Implementación del MECI en el DAPRE. Resolución575 de 2010. Sistema de Gestión de la Calidad, Modelo Estándar de Control Interno. Resolución 0895 de 2011.Sistema Integrado de la Presidencia de la Republica SIGEPRE. 6. RESULTADOS DE LA AUDITORIA. Una vez finalizado el seguimiento y verificación de los planes de mejoramiento suscritos por y en atención a los resultados obtenidos durante el proceso auditor a Gestión Documental, se observó lo siguiente: Finalizados

Canceladas

En Desarrollo

TOTAL

No Conformidad Real (NCR)

31

7

7

45

No Conformidad Potencial(NCP)

2

0

1

3

Oportunidad de Mejora (OM)

4

4

37

11

Total

8 8

56

De los 56 Planes de Mejoramiento, 45 son NCR equivalentes a un 80.3% del total, en comparación con las 8 OM que representan el 14.3 %, vemos que no hay mejoramiento continuo, no existe una cultura de autocontrol, autogestión y autorregulación en el cumplimiento de los Planes para así poder cumplir con las metas y objetivos del Proceso, esta Oficina Recomienda, Formular Oportunidades de Mejora por Autocontrol, establecer una cultura de Autocontrol para que haya un mejoramiento continuo. 6.1 Estado de los Planes de Mejoramiento: Cantidad

Porcentaje

Plan Integral GD Finalizados

41 10

73.3% 17.8%

Reformulados

3

5.3%

Repetidos

1

1.8%

Mal diligenciados

1

1.8%

Total

56

100%

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Conforme a lo anterior del total de Planes de Mejoramiento (56), se observó que, 41 fueron recogidos en el Plan Integral de Mejoramiento de Gestión Documental lo que equivale a un 73.3%, 10 fueron finalizados en el tiempo establecido con un 17.8%, 3 fueron reformulados (NCR-0009, NCR- 0053 y NCR-0055) que representan un 5.3%, 1 esta repetido (OM-0036) y equivale al 1.8%, y 1 se reformuló por mal diligenciado la OM-0070, que también representa el 1.8% del total de los Planes de Mejoramiento 6.1 .1. No Conformidades Reales Finalizadas Como se observa en el siguiente cuadro, de las 31 No Conformidades Reales Finalizadas tres (3) fueron Reformuladas (NCR-0009, NCR- 0053 y NCR-0055), ocho (8) se finalizaron en el tiempo establecido de las cuales 6 fueron eficaces y 2 no fueron eficaces (NCR-0036 Inventarios y NCR-0037 TRD), veinte (20) fueron recogidas en el Plan Integral de Mejoramiento de Gestión Documental. Las actividades se encuentran en ejecución. Sin embargo se evidencia que en la NCR-0055 recogida por la NCR-0262 estrategia inventario documental las acciones implementadas no garantizan que las dependencias tengan diligenciado el formato F-GD-07 por lo tanto se Recomienda incluir otras acciones para que se dé cumplimiento a la No Conformidad detectada por el AGN. De igual forma la NCR-0187 la cual fue recogida en la NCR-0262 Estrategia Tablas de Retención Documental. Para el cumplimiento de esta mejora se necesita incluir otras acciones para dar cumplimiento a la No Conformidad detectada. 6.1.2. No Conformidades Reales Finalizadas No

Código

Nombre

Estado

Seguimiento

Observación Finalizado

1

NCR0009

Finalizada

Reformulada

2

NCR0010

No se evidenciaron registros que soporten los canales de comunicación al interior del Proceso-GD En transversalidad efectuada, se evidenció que en el Programa Presidencial Colombia joven-GD

Finalizada

Plan Integral

Se cierra plan de mejoramiento por suscripción del Plan Integral de Mejoramiento - Gestión Documental, asociado a la Mejora reformulada con código NCR0257 Al Finalizar la Mejora y efectuada la visita, si bien no se observa una ejecución ordenada de las acciones conforme lo formulado, se pudo evidenciar que las actividades como: la capacitación a los funcionarios en el manejo del SIGOB al Programa Presidencial de Colombia Joven se efectuó; el reporte del estado de la correspondencia del programa se realiza mensualmente (octubre: seis comunicaciones y noviembre 2). Sin embargo, no se evidenció las comunicaciones escritas a todas las dependencias sobre el manejo adecuado del SIGOB como se planteó en la formulación. Acción NO Eficaz

5

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3

NCR0036

4

NCR0037

5

PGN, Artículo 26 de la ley 594 de 2000 y acuerdo 042. Sobre la obligatoriedad de llevar el inventario PGN, Artículo 24 Ley 594 de Archivos: Obligatoriedad de las Tablas de Retención y Acuerdo 039 de 200

Finalizada

Acción No Eficaz

Se cierra plan de mejoramiento por cumplimiento de la meta en el tiempo establecido. Acción NO Eficaz

Finalizada

Acción No Eficaz

Se cierra plan de mejoramiento por cumplimiento de la meta en el tiempo establecido. Acción NO Eficaz

NCR0038

PGN, Artículo 46 : Conservación de documentos. La entidad no evidencia implement un sistema inte

Finalizada

Plan Integral

6

NCR0039

PGN, Artículo 13 Instalaciones de los archivos y acuerdo 049 de 2000. Condiciones de edificios y lo

Finalizada

Plan Integral

7

NCR0040

AGN 1, Según las condiciones físicas y ambientales evidenciadas durante la visita

Finalizada

Plan Integral

8

NCR0041

PGN 2, Según la visita de inspección realizada a las instalaciones del archivo central

Finalizada

Plan Integral

Se cierra plan de mejoramiento por encontrarse dentro del Plan Integral de Archivo aprobado con el código OM0064, sin embargo se debe remitir la novedad al Ente externo con el cual se suscribió el respectivo Plan de Mejoramiento. Es recogida por GD-PLAN INTEGRAL DE MEJORAMIENTO - GESTIÓN -DOCUMENTAL- Se creo la Categoria - IMPLEMENTACIÓN DE HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS, la cual tiene planteadas siete (7) Estrategias; y para el caso de esta NCR-0038, se recoge en la Estrategia-1- CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS, que tiene cinco (5) tareas, de las cuales cuatro (4) de ellas ya se cumplieron y se encuentran documentadas en el SIGEPRE , la tarea faltante va del 01 de octubre al 31 de diciembre de 2013, igualmente presenta avances los cuales se encuentran cargados en el SIGEPRE. Se solicita el cierre de esta actividad ya que se formuló el Plan Integral de Mejoramiento que recoge los hallazgos de las auditorías internas y externas. Evaluación por parte de la Oficina de Control Interno se finalizó la mejora Seguimiento: Para dar cumplimiento a esta NC, se alquilaron bodegas en el Archivo General de la Nación. Se cierra plan de mejoramiento por formulación de un nuevo Plan de Mejoramiento Integral Gestión Documental - Estrategia Instalaciones Adecuadas para el manejo del Archivo. Estrategia: IMPLEMENTACION DE HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL Y CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS Actividad: DEFINIR LAS NECESIDADES DE ADQUISICION A CUALQUIER TITULO DE INSTALACIONES QUE CUMPLAN LOS REQUISITOS DEFINIDOS EN EL ACUERDO 049 DE 2000, ACUERDO 037 DE 2002 y LEY 594 DE 2000 Sub-actividad: a. y b. Se contrató con el AGN el alquiler de 3 depósitos los cuales cumplen con las normas técnicas adecuadas sobre correctas condiciones físicas y ambientales en las que deben permanecer los archivos. Si es Eficaz Se solicita el cierre de esta actividad ya que se formuló el Plan Integral de Mejoramiento que recoge los hallazgos de las auditorías internas y externas. Evaluación por parte de la Oficina de Control Interno se finalizó la mejora. Seguimiento: Se están realizando las actividades para cumplir con el Plan Integral de Mejoramiento, que se vence el 31 de diciembre de 2013.

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10

11

NCR0042

NCR0043

NCR0044

12

NCR0045

13

NCR0046

AGN 3, El área de archivo no posee el área suficiente de almacenamiento

AGN 4, Debido a la antigüedad del edificio, las instalaciones del archivo no cumplen con la Norma Si

AGN 5, Como se mencionó anteriormente, las diversas ampliaciones del área de archivo han sido ejecutado

AGN 6, En el momento de la visita a los depósitos, se pudo observar que no cuentan con un espacio AGN 7, La estantería fija metálica que se utiliza en los depósitos de archivo,

Finalizada

Finalizada

Finalizada

Plan Integral

Plan Integral

Plan Integral

Finalizada

Plan Integral

Finalizada

Plan Integral

Se cierra plan de mejoramiento por formulación de un nuevo Plan de Mejoramiento Integral Gestión Documental - Estrategia Instalaciones Adecuadas para el manejo del Archivo. Estrategia: IMPLEMENTACION DE HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL Y CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS Actividad: DEFINIR LAS NECESIDADES DE ADQUISICION A CUALQUIER TITULO DE INSTALACIONES QUE CUMPLAN LOS REQUISITOS DEFINIDOS EN EL ACUERDO 049 DE 2000, ACUERDO 037 DE 2002 y LEY 594 DE 2000 Sub-actividad: c. Se contrataron 3 depósitos en el AGN (1 de 236 m*2 y otros 2 de 79.6 m*2). En estos depósitos se encuentran los documentos que anteriormente reposaban en la Bodega de DANSOCIAL, la 14 y el DPS (Parqueaderos DAPRE). Se están trasladando los archivos y se tiene un contrato hasta el 4.Dic.2013 para dicha actividad. Estos depósitos cumplen con las disposiciones técnicas del AGN. Si es Eficaz Se cierra plan de mejoramiento por formulación de un nuevo Plan de Mejoramiento Integral Gestión Documental - Estrategia Instalaciones Adecuadas para el manejo del Archivo. Estrategia: IMPLEMENTACION DE HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL Y CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS Actividad: DEFINIR LAS NECESIDADES DE ADQUISICION A CUALQUIER TITULO DE INSTALACIONES QUE CUMPLAN LOS REQUISITOS DEFINIDOS EN EL ACUERDO 049 DE 2000, ACUERDO 037 DE 2002 y LEY 594 DE 2000 Sub-actividad: a. y b. El edifico del AGN fue construido en 1992 y cuenta con todas las normas técnicas adecuadas para la preservación del archivo, incluyendo normas sismo resistentes; además es el único edificio construido en Latinoamérica con el fin de archivar documentos de la nación. Si es Eficaz Se cierra plan de mejoramiento por formulación de un nuevo Plan de Mejoramiento Integral Gestión Documental - Estrategia Instalaciones Adecuadas para el manejo del Archivo. Estrategia: IMPLEMENTACION DE HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL Y CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS Actividad: DEFINIR LAS NECESIDADES DE ADQUISICION A CUALQUIER TITULO DE INSTALACIONES QUE CUMPLAN LOS REQUISITOS DEFINIDOS EN EL ACUERDO 049 DE 2000, ACUERDO 037 DE 2002 y LEY 594 DE 2000 Sub-actividad: a., b. y c. Información recopilada 2.Dic.2013(Se está ejecutando actualmente el traslado de todo el archivo del DAPRE hacia el edificio del AGN, que cuenta con las normas técnicas adecuadas para la correcta conservación y preservación del archivo del DAPRE.) Si es Eficaz Se cierra plan de mejoramiento por formulación de un nuevo Plan de Mejoramiento Integral Gestión Documental - Estrategia Instalaciones Adecuadas para el manejo del Archivo. Se cierra plan de mejoramiento por formulación de un nuevo Plan de Mejoramiento Integral Gestión Documental - Estrategia Instalaciones Adecuadas para

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no es la exigida 14

NCR0047

15

NCR0048

16

NCR0049

17

NCR0050

18

NCR0051

19

NCR0052

20

21

el manejo del Archivo.

AGN 8, No se cumple con lo exigido en la norma, pues no se está respetando los 20 cms AGN 9,Dado que el depósito se encuentra en el subsuelo y está directamente afectado por los gases em AGN 10, El Depósito de Archivo no cuenta con filtros de aire

Finalizada

Acción Eficaz

Se cierra plan de mejoramiento por cumplimiento de las acciones en el tiempo establecido. Acción Eficaz

Finalizada

Plan Integral

Se cierra plan de mejoramiento por formulación de un nuevo Plan de Mejoramiento Integral Gestión Documental - Estrategia Instalaciones Adecuadas para el manejo del Archivo.

Finalizada

Plan Integral

AGN 11, Las lámparas fluorescentes no cuentan con filtros de atenuación AGN 12, En el momento de la visita se observó, que tanto las instalaciones eléctricas como hidráulico AGN 13, Aunque en la visita el jefe de archivo dijo que se tiene un programa de limpieza

Finalizada

Acción Eficaz

Se cierra plan de mejoramiento por formulación de un nuevo Plan de Mejoramiento Integral Gestión Documental - Estrategia Instalaciones Adecuadas para el manejo del Archivo. Se cierra plan de mejoramiento por cumplimiento de las acciones en el tiempo establecido. Acción Eficaz

Finalizada

Plan Integral

Se cierra plan de mejoramiento por formulación de un nuevo Plan de Mejoramiento Integral Gestión Documental - Estrategia Instalaciones Adecuadas para el manejo del Archivo.

Finalizada

Plan Integral

Se cierra plan de mejoramiento por formulación de un nuevo Plan de Mejoramiento Integral Gestión Documental Estrategia Conservación de Documentos. Estrategia: IMPLEMENTACION DE HERRAMIENTAS PARA ELCONTROL Y CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS Actividad: PLANES DE CONTINGENCIA DE INFRAESTRUCTURA Subactividad: c. Actualmente se cuenta con la G-GA-01 Guía de Limpieza y Desinfección de Áreas y de Doc. de Archivo); también se cuenta con el Manual Sistema Integrado de Desinfección", estos hacen referencia a la limpieza de áreas. En lo concerniente a limpieza de los archivos se cuenta con la G-GD-01 limpieza de Documentos) Si es Eficaz

NCR0053

AGN 14, Se pudo evidenciar que la organización de las Historias Laborales

Finalizada

Reformulada

Se cierra plan de mejoramiento por suscripción del Plan Integral de Mejoramiento - Gestión Documental, asociado a la Mejora reformulada con código NCR0259.

NCR0054

AGN 15, Se pudo evidenciar que la organización de los archivos de gestión del área de Talento Humano

Finalizada

Acción Eficaz

Mejora finalizada en septiembre de 2012, se dio cumplimiento a las siguientes acciones: 1.El Director General del Archivo General de la Nación, mediante oficio No. 3700 del 6 de octubre de 2011, informa al Jefe del Área de Talento Humano del DAPRE, que el Archivo General de la Nación de manera excepcional acepta que la Entidad continúe con la metodología que ha venido desarrollando en el manejo de las Historias Laborales custodiadas por el Área de Talento Humano. 2. Las Historias Laborales, se organizan de acuerdo con el procedimiento aprobado por el Archivo General de la Nación. Para lo cual se aplica el Formato F-TH-17 Historial laboral funcionario. Acción Eficaz.

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NCR0055

AGN 16, No se diligencia el Formato Único de Inventario Documental en el archivo de gestión

Finalizada

Reformulada

NO EFICAZ: Se cierra plan de mejoramiento por formulación de un nuevo Plan de Mejoramiento Integral Gestión Documental - Inventario Documental, Se recogió con la Mejora NCR-0262. al revisar la estrategia Inventario documental, se encuentra cumplida, con una acción, pero no garantiza que las dependencias tengan diligenciado el formato F-GD-07, por lo tanto se Recomienda incluir otras acciones para que se dé cumplimiento a la No Conformidad detectada por AGN (hallazgo 16) Se cierra plan de mejoramiento por cumplimiento de las acciones en el tiempo establecido se alquiló una bodega en la cle 14..Accion Eficaz

23

NCR0149

Espacios necesarios para archivo.

Finalizada

Acción Eficaz

24

NCR0153

Plan de emergencia para el archivo.

Finalizada

Plan Integral

Se formula un nuevo plan integral para el proceso de Gestión Documental, el cual será aprobado por las entidades competentes Estrategia: CONTROL DE DOCUMENTOS Actividad: DEFINIR, ELABORAR, Y ACTUALIZAR LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL Sub-actividad: a. y b. Actualmente no se cuenta con un documento elaborado por el DAPRE para esta actividad pero se basan en el acuerdo 050 del 2000 Plan de Emergencia y está registrado en el Nomograma de GD, las disposiciones del acuerdo son cumplidas por el AGN quien tiene actualmente un contrato con el DAPRE para administrar todo el archivo del DAPRE)

25

NCR0154

Procedimiento para la radicación de propuestas de contratación.

Finalizada

Acción Eficaz

26

NCR0155

Seguimiento y control de la correspondencia externa

Finalizada

Acción Eficaz

27

NCR0160

GD- seguimiento y evaluación a la identificación, análisis y valoración del Riesgo

Finalizada

Plan Integral

Se cumplieron las actividades definidas en el Plan de Mejoramiento, toda vez que se estableció el procedimiento para la radicación de propuestas de contratación, como se observa en la página 15 del Manual del Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivos Oficiales SIGOB. Acción Eficaz. Se cumplieron las actividades definidas en el Plan de Mejoramiento, toda vez que se estableció el punto de control que consiste en los reportes mensuales del estado de la correspondencia oficial externa de cada dependencia del DAPRE. Lo que ha permitido control y seguimiento a los documentos pendientes de gestionar. Acción Eficaz. Se solicita el cierre de la presente mejora, considerado que la misma se recogió dentro del plan integral de mejoramiento de gestión documental formulado. Estrategia: SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO SEGUIMIENTO AL PLAN INTEGRAL DE MEJORAMIENTO SEGUIMIENTO A LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO Tareas : a. Convocar reuniones mensuales, Designar un funcionario como enlace del Proceso de Gestión Documental ante la Oficina de Planeación. b. Establecer un cronograma de verificación de estado del Proceso de Gestión Documental, c. Convocar reuniones semestrales para verificar y hacer monitoreo. Seguimiento: se encuentra relacionada con la NCR -0260

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NCR0161

GD - Satisfacción del cliente

Finalizada

Plan Integral

29

NCR0162

GD - Control de Documentos

Finalizada

Plan Integral

30

NCR0165

GD - Comunicación interna

Finalizada

Plan Integral

31

NCR0187

Plan de mejoramiento ICONTEC-NCR1

Finalizada

Plan Integral

Se cumplieron las actividades establecidas en el Plan de Mejoramiento, se elaboró la herramienta, se aplicó y se conoció la percepción del cliente interno. Una vez efectuado el análisis de los resultados se establecieron acciones de mejora de Código:OM-0064. Sin embargo esta mejora se solicita nuevamente por error en su diligenciamiento, y se recoge en la Mejora OM-0070. Acción Eficaz. Se solicita el cierre de la presente mejora, considerado que la misma se recogió dentro del plan integral de mejoramiento de gestión documental formulado. sin embargo es necesario que en aquellas mejoras en las cuales sean hayan suscrito en razón de auditorías externas, remitir el nuevo plan de mejoramiento para aprobación del ente respectivo. Es recogida por GD-PLAN INTEGRAL DE MEJORAMIENTO - GESTIÓN -DOCUMENTAL- Se creó la Categoría - CONTROL DE DOCUMENTOS, la cual tiene planteada una (1) Estrategia-DEFINIR, ELABORAR, Y ACTUALIZAR LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL, que tiene dos (2) tareas; la primera tarea va del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013 y presenta un avance a la fecha del 50%, la segunda tarea va del 01 de enero al 07 de junio de 2013, la cual se cumplió y se encuentra documentada en el SIGEPRE. Se cierra plan de mejoramiento por suscripción del Plan Integral de Mejoramiento - Gestión Documental, asociado a la Mejora reformulada con código NCR0257 NO EFICAZ: Se cierra plan de mejoramiento por formulación de un nuevo Plan de Mejoramiento Integral Gestión Documental - Estrategia Tablas de Retención Documental Actualizadas. Se recogió con la mejora NCR_0262: GD IMPLEMENTACIÓN DE HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS, para el cumplimiento de este mejora, se Recomienda incluir otras acciones para que se dé cumplimiento a la No Conformidad detectada.

De acuerdo a la verificación realizada se observó que siete (7) No Conformidades Reales NCR fueron Canceladas y fueron recogidas en el Plan Integral de Mejoramiento de Gestión Documental, las actividades se encuentran en ejecución, sin embargo la No Conformidad Real NCR-0152 Estrategia Tablas de Retención fue recogida por la Mejora NCR-0262, Estrategia Tabla de Retención Documental, la cual tiene cuatro Acciones, una cumplida y tres (3) en desarrollo con fecha de vencimiento el 31 de diciembre en el Plan Integral de Mejoramiento, se deben incluir acciones para que se dé cumplimiento a la No Conformidad detectada.

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6.1.3. No Conformidades Reales en Desarrollo. No

Código

Nombre

Estado

Seguimiento

Observación En Desarrollo

1

NCR-0257

GD COMUNICACION INTERNA

En Desarrollo

Plan Integral

En el Plan Integral de Mejoramiento - Gestión Documental, se creó la categoría padre TALENTO HUMANO, la cual consta de la categoría: "IMPLEMENTAR CANALES DE COMUNICACIÓN EFECTIVOS (…)", con un avance del 40%, acciones que han fortalecido la comunicación interna en el proceso de Gestión Documental.

2

NCR-0258

GD - CONTROL DOCUMENTOS

En Desarrollo

Plan Integral

3

NCR-0259

GD - TALENTO HUMANO

En Desarrollo

Plan Integral

Esta no conformidad real se formuló por autocontrol y se encuentra en el Plan Integral en la estrategia CONTROL DOCUMENTOS y las acciones son: DEFINIR, ELABORAR, Y ACTUALIZAR LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL con tareas como: Convocar reuniones semestrales para hacer seguimiento a los documentos actualizados del proceso Establecer un cronograma que contenga las siguientes etapas: 1. Definición de los procedimientos y lineamientos que requiere el proceso. 2. Actualización de los procedimientos vigentes en la actualidad. 3. Elaborar los procedimientos y lineamientos definidos y no implementados a la fecha. Seguimiento: El 5 de Junio de 2013, se reunieron en la oficina de planeación los funcionarios Juan Jose Vargas de la Oficina de Planeación y José Robinson Ferrucho del Grupo de Gestión Documental con el fin de concertar las actividades para el cronograma de elaboración, actualización y seguimiento de los documentos del proceso de Gestión Documental. Se levantó la respectiva acta con los compromisos que se van a realizar tanto para el grupo de Gestión Documental, como el de la oficina de Planeación y el 4 de julio se aprueba la tarea conforme a los documentos adjuntos que soportan el cumplimiento de la actividad. Esta no conformidad real se formuló por autocontrol y se encuentra en el Plan Integral en la estrategia CONTROL DOCUMENTOS y las acciones son: DEFINIR, ELABORAR, Y ACTUALIZAR LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL. EFECAZ En el Plan Integral de Mejoramiento - Gestión Documental, se creó la categoría padre TALENTO HUMANO, la cual consta de dos categorías: 1. Capacitación Personal de Archivo, con avance del 50%. Y 2. Dotación Personal de Archivo y Correspondencia, se entregó la dotación 100% de cumplimiento. Se Recomienda que los registros como Listados de asistencia, se diligencien completamente con el fin de garantizar una información con calidad en el aplicativo SIGEPRE.

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NCR-0260

GD SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO

En Desarrollo

Plan Integral

Esta no conformidad real se formuló por autocontrol y se encuentra en el Plan Integral en la estrategia SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO y las acciones son: SEGUIMIENTO A LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO META: 1. SEGUIMIENTO AL PLAN INTEGRAL DE MEJORAMIENTO 2. SEGUIMIENTO A LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO ACCIONES: a. Convocar reuniones mensuales, en el Despacho de Área Administrativa, con el fin de verificar el estado de avance del Plan Integral de Mejoramiento formulado para el proceso de Gestión Documental b. Designar un funcionario como enlace del Proceso de Gestión Documental ante la Oficina de Planeación. c. Establecer un cronograma de verificación de estado del Proceso de Gestión Documental, que incluya las siguientes actividades: 1. Revisión de la caracterización del proceso, riesgos, nomograma e indicadores y definir sus actualizaciones. 2. Definición de documentos del proceso que requieren actualización. 3. Efectuar el Proceso de Actualización de documentos definidos. (Duración: No podrá superar el primer trimestre de la vigencia 2013). d. Convocar reuniones semestrales para verificar y hacer monitoreo a la caracterización del proceso, indicadores y riesgos del proceso de gestión documental. Seguimiento:

5

NCR-0261

GD SOCIALIZACIÓN, CAPACITACIÓN Y MANEJO DE LAS HERRAMIENTAS DE CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS, DE LOS LINEAMIENTOS, FORMATOS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

En Desarrollo

Plan Integral

El cronograma muestra los documentos que necesita el proceso de Gestión Documental, así como los procesos, procedimientos, caracterización, nomograma y riesgos que necesitan de actualización. El 12 de julio se relaciona en conceptos asociados, los documentos actualizados del Proceso de Gestión Documental, y se anexan 12 archivos EFICAZ El GD-PLAN INTEGRAL DE MEJORAMIENTO GESTIÓN -DOCUMENTAL- Se creó la Categoría - SOCIALIZACIÓN, CAPACITACIÓN Y MANEJO DE LAS HERRAMIENTAS DE CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS, DE LOS LINEAMIENTOS, FORMATOS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL, que cuenta con dos Estrategias: 1. CAPACITACIÓN FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LOS DOCUMENTOS: Esta estrategia tiene una tarea: Coordinar, durante el mes de Enero, con el Área de Talento Humano el plan de capacitación para la vigencia 2013, desde 01/ene/2013 08:00:00 al 07/jun/2013 23:59:00. Tarea que se encuentra cumplida y documentada en el SIGEPRE. 2. SOCIALIZACIÓN DOCUMENTOS DEL PROCESO: Esta estrategia cuenta con dos tareas:

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República de Colombia

2.1. Definir mecanismos internos de publicidad y socialización de los documentos del proceso, al interior y a las dependencias de la Entidad, estableciendo un cronograma de elaboración y aplicación. Del 01/ene/2013 08:00:00 al 31/dic/2013 23:59:00, como avance a esta tarea se tiene cargado en el aplicativo SIGEPRE el acta Nro. 03 del 05 de agosto de 2013, en donde se presentan para aprobación los TIPS informativos de Gestión Documental, esta tarea aún está abierta hasta el 31 de diciembre de 2013.

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NCR-0262

GD IMPLEMENTACIÓN DE HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

En Desarrollo

Plan Integral

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NCR-0266

CGR - Hallazgo No. 4 Función Archivística

En Desarrollo

Plan Integral

2.2. Generar buenas prácticas en Gestión Documental para constituir una base documental que aporte al fortalecimiento institucional, el mejoramiento de las fuentes documentales de información y la salvaguarda de su memoria institucional, mediante la emisión de screams mensuales y correos informativos. Del 01/ene/2013 08:00:00 al 31/dic/2013 23:59:00. Esta tarea tiene cargado en el SIGEPRE, el archivo de los TIPS informativos de Gestión Documental, se cierra el 31 de diciembre de 2013. El GD-PLAN INTEGRAL DE MEJORAMIENTO GESTIÓN -DOCUMENTAL- Se creó la Categoría - IMPLEMENTACIÓN DE HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS, que cuenta con Siete (7) Estrategias y estas a su vez presentan veintitrés (23) tareas: 14 de éstas tareas ya se encuentran terminadas y documentadas en el SIGEPRE. 7 de estas tareas presentan avances documentados en el SIGEPRE y terminan el 31 de diciembre de 2013. 1 tarea (Oficiar trimestralmente a las dependencias consultando si hay modificaciones o actualizaciones a la TRD), aunque termina el 31 de diciembre de 2013, no presenta avances. 1 Tarea (Establecer un cronograma de trabajo, que elabore en forma conjunta con la empresa o entidad contratadas y apoye con la organización de 475 metros lineales del Archivo), que terminaba el 22 de noviembre de 2013, ya se terminaron las tareas y están documentadas en el SIGEPRE desde el 19 de noviembre de 2013, pero esta última tarea no ha sido aprobada, por lo cual se muestra en rojo. Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento, se pasó del paso revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento a ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento. Seguimiento a las acciones realizadas para cumplir con ésta NC que se encuentra en desarrollo: A) se realizó seminario taller por parte del Archivo General de la Nación entre el 11 al 26 de agosto de 2013. B) Se han efectuado visitas de seguimiento por parte del Grupo de Gestión Documental a las Dependencias y/o Procesos para verificar el avance en las tareas propuestas, especialmente a Contratos para definir las series documentales y aclarar dudas sobre el proceso de archivo. Se evidenció que las gestiones quedan documentadas, mediante actas y listados de asistencia. éste Plan de Mejoramiento termina el 28 de febrero de 2014.

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Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento, se pasó del paso revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento a ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento.

De acuerdo a la verificación realizada se evidenció que siete (7) No Conformidades Reales en Desarrollo se encuentran en el Plan Integral de Mejoramiento de Gestión Documental. La NCR-0257 Se encuentra en desarrollo en el Plan Integral de Mejoramiento de Gestión Documental, Estrategia Comunicación Interna, "Implementar Canales de Comunicación Efectivos”, con un avance del 40%, acciones que han fortalecido la comunicación interna en el proceso de Gestión Documental. La NCR-0258 Se encuentra en desarrollo, esta no conformidad se formuló por autocontrol y se encuentra en el Plan Integral en la estrategia Control de Documentos y las acciones son: Definir, elaborar y actualizar los documentos del proceso de Gestión Documental. El 5 de Junio de 2013, se reunieron en la oficina de planeación los funcionarios de la Oficina de Planeación y funcionarios del Grupo de Gestión Documental con el fin de concertar las actividades para el cronograma de elaboración, actualización y seguimiento de los documentos del proceso de Gestión Documental. En el aplicativo se encuentra el acta, donde se plasmaron los compromisos que se van a realizar tanto para el grupo de Gestión Documental, como el de la oficina de Planeación y el 4 de julio se aprueba la tarea conforme a los documentos adjuntos que soportan el cumplimiento de la actividad. La NCR-0259 Se encuentra en desarrollo en el Plan Integral de Mejoramiento - Gestión Documental, Estrategia Talento Humano, la cual consta de dos categorías: 1. Capacitación Personal de Archivo, con avance del 50%.

2. Dotación Personal de Archivo y Correspondencia, se entregó la dotación 100% de cumplimiento. Se Recomienda que los registros como listados de asistencia, se diligencien completamente con el fin de garantizar una información con calidad en el aplicativo SIGEPRE. La NCR-260 se encuentra en desarrollo se formuló por autocontrol y se encuentra en el Plan Integral en la estrategia Seguimiento y Control del Proceso 14

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Acción: Seguimiento a los documentos del Proceso 1. Seguimiento al Plan Integral de Mejoramiento 2. Seguimiento a los Documentos del Proceso Acciones: 1. Convocar reuniones mensuales, en el Despacho de Área Administrativa, con el fin de verificar el estado de avance del Plan Integral de Mejoramiento formulado para el proceso de Gestión Documental 2. Designar un funcionario como enlace del Proceso de Gestión Documental ante la Oficina de Planeación. 3. Establecer un cronograma de verificación de estado del Proceso de Gestión Documental, que incluya las siguientes actividades: 4. Convocar reuniones semestrales para verificar y hacer monitoreo a la caracterización del proceso, indicadores y riesgos del proceso de gestión documental. Seguimiento: El cronograma muestra los documentos que necesitan el proceso de Gestión Documental, así como los procesos, procedimientos, caracterización, Normo-grama y riesgos que necesitan de actualización. El 12 de julio se relaciona en conceptos asociados, los documentos actualizados del Proceso de Gestión Documental y se anexan 12 archivos EFICAZ La NCR–261 Esta en desarrollo y se encuentra en el Plan Integral de Mejoramiento de Gestión Documental en la Estrategia - Socialización, capacitación y manejo de las herramientas de conservación de los documentos, de los lineamientos, formatos y procedimientos del proceso de gestión documental, que cuenta con dos Actividades: o Ccapacitación a funcionarios responsables de los documentos, esta estrategia tiene una tarea: Coordinar, durante el mes de enero, con el Área de Talento Humano el plan de capacitación para la vigencia 2013. Tarea que se encuentra cumplida y documentada en el SIGEPRE. o Ssocialización documentos del proceso, esta estrategia cuenta con dos tareas:

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o Definir mecanismos internos de publicidad y socialización de los documentos del proceso, al interior y a las dependencias de la Entidad, estableciendo un cronograma de elaboración y aplicación de los documentos del Proceso, como avance a esta tarea se tiene cargado en el aplicativo SIGEPRE el acta Nro. 03 del 05 de agosto de 2013, donde se presentan para aprobación los TIPS informativos de Gestión Documental, esta tarea aún está abierta hasta el 31 de diciembre de 2013. o Generar buenas prácticas en Gestión Documental para constituir una base documental que aporte al fortalecimiento institucional, el mejoramiento de las fuentes documentales de información y la salvaguarda de su memoria institucional, mediante la emisión de screams mensuales y correos informativos. Esta tarea tiene cargado en el SIGEPRE, el archivo de los TIPS informativos de Gestión Documental, se cierra el 31 de diciembre de 2013. La NCR-0262, Se encuentra en el Plan Integral de Mejoramiento Gestión Documental en la Categoría – Implementación de la Herramientas para el control y Conservación de los Documentos, que cuenta con Siete (7) Estrategias y estas a su vez presentan veintitrés (23) tareas, 14 de éstas tareas ya se encuentran terminadas y documentadas en el SIGEPRE. 7 de estas tareas presentan avances documentados en el SIGEPRE y terminan el 31 de diciembre de 2013. La tarea (Oficiar trimestralmente a las dependencias consultando si hay modificaciones o actualizaciones a la TRD), aunque termina el 31 de diciembre de 2013, no presenta avances. De acuerdo a la verificación realizada se pudo establecer que en la Estrategia Implementación de Herramientas para el Control y Conservación de los Documentos, algunas actividades concernientes a Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración no se cumplieron en los tiempos establecidos en el Plan de Mejoramiento suscrito con el Archivo General de La Nación, sin tener en cuenta en cuenta las fechas que se habían establecido en el Plan de Mejoramiento suscrito con el Archivo General las cuales se encuentran vencidas y el AGN no aprobó la solicitud realizada por la Entidad para ampliar el plazo, por lo anterior No Conformidad se evidencia incumplimiento en las fechas establecidas con el AGN en cuanto a TRD y T. Valoración. La tarea (Establecer un cronograma de trabajo, que elabore en forma conjunta con la empresa o entidad contratadas y apoye con la organización de 475 metros lineales del 16

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Archivo), que terminaba el 22 de noviembre de 2013, ya se terminaron las tareas y están documentadas en el SIGEPRE desde el 19 de noviembre de 2013, pero esta última tarea no ha sido aprobada, por lo cual se muestra en rojo. La NCR-0266. Se encuentra en el Plan Integral de Mejoramiento de Gestión Documental, las acciones realizadas para cumplir con ésta NC que se encuentra en desarrollo: o Se realizó seminario taller por parte del Archivo General de la Nación entre el 11 al 26 de agosto de 2013. o Se han efectuado visitas de seguimiento por parte del Grupo de Gestión Documental a las Dependencias y/o Procesos para verificar el avance en las tareas propuestas, especialmente a Contratos para definir las series documentales y aclarar dudas sobre el proceso de archivo. Se evidenció que las gestiones quedan documentadas, mediante actas y listados de asistencia. Éste Plan de Mejoramiento termina el 28 de febrero de 2014. 6.1.4. No Conformidades Potenciales Finalizadas No

Código

1

NCP-0061

2

NCP-0117

Nombre

Estado

Seguimiento

Observación Finalizado

Se observó que los Riesgos que el Proceso determino, no se están monitoreando

Finalizada

Acción Eficaz

GD Socialización SIGEPRE

Finalizada

Plan Integral

EFICAZ: El 19/10/2012 se reunieron en las instalaciones de la Oficina de Planeación: Rubén Darío Yaima, Daily Reyes y José Robinson Ferrucho del Grupo de Gestión Documental y Edgar Orrego de la Oficina de Planeación, con el fin de actualizar la Matriz de Riesgos, e implementar los nuevos lineamientos de Administración del Riesgo. NO EFICAZ: Se cierra plan de mejoramiento por suscripción del plan de mejoramiento integral de archivo estrategia Comunicación Interna. Se recogió con la Mejora NCR-0257 Comunicación Interna. Las acciones de este plan se encuentra en desarrollo, el cual vence el 31 de diciembre de 2013

De acuerdo con el cuadro anterior dos (2) No Conformidades Potenciales, la NCP-0061 fue finalizada por que se terminó dentro del tiempo establecido y las acciones tomadas fueron eficaces, verificando el Aplicativo SIGEPRE observamos que los riesgos asociados a este proceso se encuentran en etapa de Monitoreo y la segunda NCP-0117 la recogió el Plan Integral de Mejoramiento de Gestión Documental en la Estrategia Comunicación Interna, las acciones vencen el 31 de diciembre de 2013. Y se encuentra en ejecución.

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6.1.5. No Conformidades Potenciales en Desarrollo No

Código

Nombre

Estado

Seguimiento

Observación En Desarrollo

1

NCP0133

GD - posible riesgo al no cumplir el Plan de Mejoramiento Integral

En Desarrollo

Acción Eficaz

Acciones: Establecer reuniones mensuales con la Subdirección de Operaciones y el Área Administrativa- GD, con el fin de hacer seguimiento a la ejecución de las actividades del Plan Integral de Mejoramiento - Gestión Documental. 2. Realizar seguimiento mensual con el Enlace SIGEPRE del Grupo de Gestión Documental, para verificar el estado de avance del Plan Integral de Mejoramiento. 3. Realizar informe mensual de avance al Plan Integral de Mejoramiento. Se establecieron reuniones mensuales con la Subdirección de Operaciones y el Área Administrativa, con el fin de hacer seguimiento a la ejecución de las actividades del Plan Integral de Mejoramiento - Gestión Documental. (Se adjuntan Actas y Listados de Asistencia). Seguimiento: se han realizado 6 reuniones en la subdirección con el fin de verificar el avance del Pan Integral, lo cual se evidencia en las actas que se encuentran en el Aplicativo SIGEPRE

Una vez realizado el análisis se observó que la NCP-0133. Hacer seguimiento a la ejecución de las actividades del Plan Integral de Mejoramiento - Gestión Documental, se encuentra en ejecución. Para lo cual se establecieron actividades como, reuniones mensuales con la Subdirección de Operaciones y el Área Administrativa, con el fin de hacer seguimiento a la ejecución de las actividades del Plan Integral de Mejoramiento - Gestión Documental. (Se adjuntan Actas y Listados de Asistencia), a la fecha de la presente Auditoria se han realizado 6 reuniones en la subdirección, las actas respectivas se encuentran en el Aplicativo SIGEPRE. 6.1.6. Oportunidades de Mejora Finalizadas No

Código

Nombre

Estado

Seguimiento

Observación Finalizado

1

OM0018

Finalizada

Plan Integral

La Mejora OM-0018 se cierra por suscripción del Plan Integral de Mejoramiento - Gestión Documental, asociado a la Mejora reformulada con código OM - 0064.

2

OM0019

Finalizada

Plan Integral

3

OM0051

Seguimiento actividades de los Planes de Mejoramiento Validación de Correspondencia Externa INSTALACIONES ADECUADAS PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO

Finalizada

Plan Integral

La Mejora OM-0019 se cierra por suscripción del Plan Integral de Mejoramiento - Gestión Documental, asociado a la Mejora reformulada con código NCR-0259. Se solicita el cierre de esta actividad ya que se formuló el Plan Integral de Mejoramiento que recoge los hallazgos de las auditorías internas y externas. Evaluación por parte de la Oficina de Control Interno se finalizó la mejora. Seguimiento Se están realizando las actividades para cumplir con el Plan Integral de Mejoramiento, que se vence el 31 de diciembre de 2013.

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4

OM0052

CONSERVACION DE DOCUMENTOS

Finalizada

Plan Integral

Se cierra plan de mejoramiento por suscripción del plan de mejoramiento integral de archivo, sin embargo es necesario que en aquellas mejoras en las cuales sean hayan suscrito en razón de auditorías externas, remitir el nuevo plan de mejoramiento para aprobación del ente respectivo. No fue efectiva. 21/ene/2013 16:08. Es recogida por GD-PLAN INTEGRAL DE MEJORAMIENTO - GESTIÓN -DOCUMENTAL- Se creó la Categoría - IMPLEMENTACIÓN DE HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS, la cual tiene planteadas siete (7) Estrategias; y para el caso de esta OM-0052, se recoge en la Estrategia-5- PLANES DE CONTINGENCIA DE INFRAESTRUCTURA, que tiene dos (2) tareas, las cuales se encuentran terminadas y documentadas en el SIGEPRE. El Plan termina el 31-12-2013.

Según el análisis realizado Las Oportunidades de Mejora Finalizadas son 4 y fueron recogidas en el Plan Integral de Mejoramiento de Gestión Documental y las acciones se encuentran en ejecución. 6.1.7. Oportunidades de Mejora Canceladas No

Código

Nombre

Estado

Seguimiento

Observación Canceladas

1

OM-0036

Cancelada

Repetida

2

OM-0050

Plan de Mejoramiento Matriz de Riesgos TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Cancelada

Plan Integral

Esta mejora aparece repetida por situación no encontrada. Se repite con la OPM 00037 la cual se encuentra en el mismo estado. Por tanto se procede a cancelar. Se cancela la mejora por la formulación de un plan integral de Gestión Documental - estrategia Tabla de Retención Documental

3

OM-0053

INVENTARIO DOCUMENTAL

Cancelada

Plan Integral

Se recogió con la Mejora NCR-0262. se Recomienda incluir otras acciones para que se dé cumplimiento a la No Conformidad detectada. Se cancela la mejora por la formulación de un plan integral de Gestión Documental. Se recogió con la Mejora NCR-0262.

4

OM-0070

GD - Plan de Mejoramiento Integral Vigencia 2013

Cancelada

Por mal diligenciamiento

La Mejora OM-0070 se cancela por que se asoció de una forma que no era la correcta en el Aplicativo SIGEPRE.

De las cuatro (4) Oportunidades de Mejora Canceladas, se evidencia que la OM-0036 se canceló debido a que se encontraba repetida y la OM-0070 se canceló porque fue mal diligenciada en el Aplicativo SIGEPRE.

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Se observó que respecto a la OM -0050 Tablas de Retención Documental fue recogida por el Plan Integral de Mejoramiento de Gestión Documental. Se deben incluir otras acciones para que se dé cumplimiento a las actividades que se están ejecutando. 7. Plan Integral de Mejoramiento Gestión Documental CODIGO DEL HALLAZGO SIGEPRE NCP-0117

ESTRATEGIA PROPUESTA

PRINCIPALES ACTIVIDADES

COMUNICACIÓN INTERNA

IMPLEMENTAR CANALES DE COMUNICACIÓN EFECTIVOS QUE PERMITAN SOCIALIZAR EL SIGEPRE, DIRECTRICES, LINEAMIENTOS E INFORMACION DE LA ENTIDAD AL INTERIOR DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL

NCR-0009

NCR-0165 NCR-0164 NCR-0162

CONTROL DE DOCUMENTOS

DEFINIR, ELABORAR, Y ACTUALIZAR LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL

RECURSOS REQUERID OS NO REQUIERE RECURSOS

c. Designar un funcionario que se encargue de publicar los documentos informativos, relacionados con el Proceso y aquellos de interés general en materia del SIGEPRE. d. Hacer el levantamiento de las Actas de Reuniones que se desarrollen al interior del Proceso de Gestión Documental. NO REQUIERE RECURSOS

NCR-0154

IMPLEMENTACION DE HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL Y CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS

DEFINIR LAS NECESIDADES DE ADQUISICION A CUALQUIER TITULO DE INSTALACIONES QUE CUMPLAN LOS REQUISITOS DEFINIDOS EN EL ACUERDO 049 DE 2000, ACUERDO 037 DE 2002 y LEY 594 DE 2000

a. Convocar reuniones cada quince (15) días con el fin de informar las directrices y lineamientos dados por la Jefe del Área Administrativa.

FECHA DE TERMINACI ON 31/12/2013

b. Elaborar una cartelera informativa, en la dependencia del Proceso de Gestión Documental.

NCR-0153

NCR-0044

SUBACTIVIDADES VIGENCIA 2013

REQUIERE RECURSOS

a. Establecer un cronograma que contenga las siguientes etapas: 1. Definición de los procedimientos y lineamientos que requiere el proceso. 2. Actualización de los procedimientos vigentes en la actualidad. 3. Elaborar los procedimientos y lineamientos definidos y no implementados a la fecha. (Plazo máximo de la actividad: 30 de Enero de 2013). b. Convocar reuniones semestrales para hacer seguimiento a los documentos actualizados del proceso. a. Supervisar y ejecutar el Contrato Interadministrativo No. 556 de 2011, cuyo plazo de ejecución es hasta el 30 de noviembre de 2013 cuyo objeto es "EL CONTRATISTA se obliga con la ENTIDAD, a prestar por sus propios medios, con plena autonomía técnica y administrativa, el alquiler de un (1) depósito con estantería para el almacenamiento de archivos y un (1) depósito sin estantería para área de trabajo". Costo de la Actividad: $55.408.188

31/12/2015

30/06/2015

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NCR-0043

b. Supervisar y ejecutar el Contrato Interadministrativo No.536 de 2012, cuyo plazo de ejecución es hasta el 30 de junio de 2014, cuyo objeto es: EL CONTRATISTA se obliga con la ENTIDAD, a prestar por sus propios medios, con plena autonomía técnica y administrativa, el alquiler de un (1) depósito sin estantería para el almacenamiento de archivos. Costo de la Actividad: $198,986,152,93 c. Inspeccionar y determinar las necesidades de espacios para el almacenamiento y custodia de archivos; así como de depósito para área o áreas de trabajo. d. Proyectar las necesidades, en el plan de compras 2014, de acuerdo con el informe de inspección.

NCR-0039

PLANES DE CONTINGENCIA DE INFRAESTRUCTURA

NO REQUIERE RECURSOS

NCR-0052

NCR-0040

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

NO REQUIERE RECURSOS

a. Solicitar al Grupo de Mantenimiento, en la última semana de Enero de 2013, para que se efectúe visita a los espacios del Archivo ubicados en el Sótano de la Propiedad Horizontal "DAPRE-FONDO DE PROMOCION DE LA CULTURA" y al espacio de DANSOCIAL y se presente un informe de inspección en el que se determinen las reparaciones locativas mínimas y/o mantenimientos mínimos requeridos para garantizar la conservación de los documentos y minimizar el riesgo actual. b. Priorizar y solicitar reparaciones locativas mínimas y/o mantenimientos mínimos al Grupo de Mantenimiento, de acuerdo con el informe presentado. a. Elaborar una Guía Técnica para la Conservación de Documentos.

30/06/2014

30/06/2015

b. Remitir a la Oficina de Planeación la Guía Técnica para la conservación de Documentos y publicación en el SIGEPRE.

NCR-0038

c. Requerir al Grupo de Recursos Físicos los insumos de papelería necesarios para garantizar la preservación y conservación de los documentos, de acuerdo con los lineamientos estructurados en la Guía Técnica. d. Remitir al Grupo de Servicios Generales un instructivo que contenga normas especificas para el procedimiento de limpieza y aseo en los espacios donde se ubique el archivo. e. Requerir al Grupo de Mantenimiento, efectuar visitas trimestrales mediante cronograma a los espacios del Archivo, con el fin de verificar los riesgos eléctricos, hidráulicos, ambientales y de incendio que se puedan presentar y la definición de medidas y programas de ejecución de las mismas, con el fin de mitigar los riesgos

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hallados.

NCR-0041

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

REQUIERE RECURSOS

a. Culminar el proceso de Actualización de las Tablas de Retención Documental. Costo de la Subactividad: $17.000.000

30/06/2014

b. Establecer un Cronograma de Aplicación de TRD.

NCR-0051

c. Establecer un Cronograma de Auditorias a las Dependencias con el fin de verificar el uso y aplicación de la TRD.

NCR-0055

INVENTARIO DOCUMENTAL

NO REQUIERE RECURSOS

ORGANIZACIÓN ARCHIVO CENTRAL

REQUIERE RECURSOS

NCR-0046 NCR-0048

IMPLEMENTACION DE HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL Y CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS

d. Oficiar trimestralmente a las dependencias consultando si hay modificaciones o actualizaciones a la TRD a. Establecer un Cronograma de Auditorias a las Dependencias con el fin de verificar el uso y aplicación formato F-GD-07 Inventario Único Documental. (plazo máximo de la actividad: 28 de Febrero de 2013) a. Contratar la organización de 530 metros lineales del archivo central del DAPRE. Costo de la Actividad: $827.825.550 (Costo Metro Lineal: $1.561.935)

30/06/2014

30/06/2015

b. Constituir un grupo interno de trabajo del personal de archivo que se encargará de verificar las transferencias del archivo de gestión de las dependencias y dar continuidad al proceso de organizar y digitalizar las series documentales prioritarias entre ellas las Historias Laborales de exfuncionarios. c. Apoyar a las diferentes dependencias para la aplicación del cronograma estructurado para transferencias de los archivos de gestión al archivo central. d. Establecer un cronograma de trabajo, que labore en forma conjunta con la empresa o entidad contratadas y apoye con la organización de 1150 metros lineales del

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NCR-0042

Archivo, que contenga las siguientes actividades: - Definición de tiempos para la organización del archivo. - Selección de metros lineales a intervenir y organizar. - Distribución de metros lineales a los funcionarios del grupo interno organizado para tal fin. - Seguimiento y control al trabajo planeado.

NCR-0049

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

REQUIERE RECURSOS

NCR-0045

CODIGO DEL HALLAZGO SIGEPRE NCR-0151

NCR-0190

30/06/2013

b. Incluir en el plan de compras 2014 los recursos requeridos para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental de 3 administraciones faltantes.

ESTRATEGIA PROPUESTA

PRINCIPALES ACTIVIDADES

TALENTO HUMANO

DOTACION PERSONAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

RECURSOS REQUERID OS NO REQUIERE RECURSOS

CAPACITACION PERSONAL DE ARCHIVO

NCR-0191

e. Incluir en el plan de compras de la vigencia 2014 los recursos necesarios para continuar el proceso de organización del archivo. a. Contratar la elaboración de las Tablas de Valoración Documental de las Administración de 1980-1984 y 1984-1990. Costo de la Actividad: $150.000.000 (Valor por Fondo Documental Acumulado Administración Presidencial: $75.000.000)

SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO

SEGUIMIENTO AL PLAN INTEGRAL DE MEJORAMIENTO

SUBACTIVIDADES VIGENCIA 2013 a. Solicitar y remitir al Área de Talento Humano, en el primer trimestre del año, el listado de funcionarios que utilizan la dotación personal requerido para el ejercicio de sus funciones.

FECHA DE TERMINACI ON 02/01/2015

a. Solicitar al Área de Talento Humano, se incluya dentro del plan de capacitación institucional, capacitación al personal de Archivo y de acuerdo con el grupo interno de trabajo que se conforme, en temas relacionados con: - Elaboración e implementación de Tablas de Retención Documental. - Proceso y metodología para la actualización de Tablas de Retención Documental. - Generalidades en el proceso de Gestión Documental.

NO REQUIERE RECURSOS

b. Solicitar a la Alta Dirección dar viabilidad para reforzar el personal de archivo, con contratos de prestación de servicios o personal de planta para reforzar las actividades de Archivo, para la vigencia 2014. a. Convocar reuniones mensuales, en el Despacho de Área Administrativa, con el fin de verificar el estado de avance del Plan

31/12/2015

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NCR-0160

SEGUIMIENTO A LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO

NO REQUIERE RECURSOS

Integral de Mejoramiento formulado para el proceso de Gestión Documental a. Designar un funcionario como enlace del Proceso de Gestión Documental ante la Oficina de Planeación. b. Establecer un cronograma de verificación de estado del Proceso de Gestión Documental, que incluya las siguientes actividades: 1. Revisión de la caracterización del proceso, riesgos, nomograma e indicadores y definir sus actualizaciones. 2. Definición de documentos del proceso que requieren actualización. 3. Efectuar el Proceso de Actualización de documentos definidos. (Duración: No podrá superar el primer trimestre de la vigencia 2013).

NCR-0187 NCR-0163

c. Convocar reuniones semestrales para verificar y hacer monitoreo a la caracterización del proceso, indicadores y riesgos del proceso de gestión documental.

NCR-0053

NCR-0161

NCR-0010

NCR-0155

SOCIALIZACIÓN, CAPACITACIÓN Y MANEJO DE LAS HERRAMIENTAS DE CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS, DE LOS LINEAMIENTOS, FORMATOS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

SOCIALIZACIÓN DOCUMENTOS DEL PROCESO

CAPACITACIÓN FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LOS DOCUMENTOS

NO REQUIERE RECURSOS

a. Definir mecanismos internos de publicidad y socialización de los documentos del proceso, al interior y a las dependencias de la Entidad, estableciendo un cronograma de elaboración y aplicación.

31/12/2015

b. Generar buenas prácticas en Gestión Documental para constituir una base documental que aporte al fortalecimiento institucional, el mejoramiento de las fuentes documentales de información y la salvaguarda de su memoria institucional, mediante la emisión de screams mensuales y correos informativos. a. Coordinar, durante el mes de Enero, con el Área de Talento Humano el plan de capacitación para la vigencia 2013, que deberá incluir los siguientes temas: 1. Aplicación Tablas de Retención Documental. 2. Aplicación formato de Inventario Documental. 3. Organización del Archivo.

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7.1. Avances del Plan Integral De Mejoramiento de Gestión Documental ACTIVIDADES

SUB-ACTIVIDADES

EN EJECUCIÓN

CUMPLIDAS

PORCENTAJE DE AVANCE POR ESTRATEGIA

1 1

4 2

2 1

2 1

50% 50%

7

23

7

16

70%

1

3

1

2

67%

1

4

3

1

25%

6

SOCIALIZACIÓN, CAPACITACIÓN Y MANEJO DE LAS HERRAMIENTAS DE CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS, DE LOS LINEAMIENTOS, FORMATOS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1

3

2

1

33%

7

TOTAL

12

39

16

23

59%

No.

1 2 3 4 5

ESTRATEGIA

COMUNICACIÓN INTERNA CONTROL DE DOCUMENTOS IMPLEMENTACION DE HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL Y CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS TALENTO HUMANO SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO

Fuente: Gestión Documental

Una vez finalizado el seguimiento al cumplimiento del Plan Integral de Mejoramiento de Gestión Documental, la Oficina de Control Interno observa que el Proceso de Gestión Documental ha cumplido con la ejecución de las actividades en los tiempos establecidos en un 59%, sin embargo la Estrategia Implementación de Herramientas para el Control y Conservación de los Documentos, algunas actividades concernientes a Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración no se cumplieron en los tiempos establecidos en el Plan de Mejoramiento suscrito con el Archivo General de La Nación, conforme a lo anterior esta Oficina determina que se deben tomar acciones necesarias con el fin de cumplir con lo establecido en cada una de las Estrategias que conforman dicho Plan y tener en cuenta las fechas de las actividades de los Planes de Mejoramiento suscritos con Entes Externos con el fin de cerrar dichos planes de mejoramiento. 8. Aspectos conformes: o El compromiso evidenciado de los responsables de las actividades para el cumplimiento de las acciones propuestas en el Plan Integral de Mejoramiento de Gestión Documental. o El compromiso y cumplimiento adquirido por parte del líder del proceso y su grupo de trabajo.

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9. Aspectos No Conformes o No Conformidad1. Se evidencia que en la Estrategia Implementación de Herramientas para el Control y Conservación de los Documentos del Plan Integral de Mejoramiento, algunas actividades concernientes a Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración no se cumplieron en las fechas establecidas en el Plan de Mejoramiento suscrito con el Archivo General de La Nación y se encuentran vencidas sin tener en cuenta que el AGN no aprobó la solicitud realizada por la Entidad para ampliar el plazo. 10. Aspectos por Mejorar.  Recomiendación1, Formular Oportunidades de Mejora por Autocontrol para un mejoramiento continuo.  Recomiendación2, Los registros como listados de asistencia, se diligencien completamente con el fin de garantizar una información con calidad en el aplicativo SIGEPRE.  Recomiendación3, En la Actividad Inventario Documental del Plan Integral se evidenció que las acciones implementadas no garantizan que las dependencias tengan diligenciado el formato F-GD-07, se recomienda incluir otras acciones para que se dé cumplimiento a las actividades que se están ejecutando. 11. Opinión de la oficina de Control Interno Una vez realizada la Auditoría Integral de Gestión al seguimiento, verificación y cumplimiento a los planes de mejoramiento del Proceso de Gestión Documental, la Oficina de Control Interno determina que el Proceso ha logrado un avance significativo en cumplimiento de las acciones establecidas en el Plan Integral de Mejoramiento que permiten desarrollar y cumplir las actividades y compromisos programados, sin embargo se establecen, una (1) No Conformidad y tres (3) Recomendaciones.

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