CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA

INFORME FINAL Res. CGR Nº 238/06 - Examen Especial Instituto de Previsión Social (Contrataciones L.P. Nº 96/04 - CVE Nº 02/05 y Gestión de Producción Laboratorial)

Nuestra Misión: “Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión”

INFORME FINAL Resolución CGR Nº 238/06 EXAMEN ESPECIAL AL INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL Licitación Pública Nº 96/04 y Contratación por vía de la Excepción Nº 02/05 y Gestión de Producción Laboratorio 1. TIPO DE AUDITORÍA En virtud a la Resolución CGR N° 238/06 de fecha 16/02/06 (Anexo N° 1 “A”), la Contraloría General de la República ha dispuesto la realización de un Examen Especial, al Instituto de Previsión Social (I.P.S.), a los efectos de una verificación de la recepción y distribución de los medicamentos varios, psicotrópicos e insumos de medicamentos adquiridos por Licitación Pública Nº 96/04 y por la Contratación por Vía de la Excepción Nº 02/05; y una evaluación de la fundamentación de la adquisición en relación a la gestión del Laboratorio de Producción, pudiendo extenderse a otros aspectos y ejercicios si surge necesario de acuerdo con el avance de los trabajos. Luego por Res. CGR Nº 629/06, se designa a la Abog. Ana María Ayala Ferreira, para el asesoramiento legal de los trabajos. 2. MOTIVO DE LA AUDITORÍA (Origen) Los Expedientes CGR Nºs 5074/04, 5365/04, 0043/05, 2698/05, 3597/05, y el Informe de la Auditoria General del Poder Ejecutivo, el Informe de la Dirección General de Licitaciones y de la Dirección General de Control de Recursos Sociales de la Contraloría General de la República, relacionados con la Licitación Pública Nº 96/04 “Para la adquisición de suministro de Medicamentos Varios, Psicotrópicos e Insumos de medicamentos para el Instituto”, llevado a cabo por el Instituto de Previsión Social (I.P.S.). Los Expedientes CGR N° 3334/05 y 801/06, contiene documentos e informes; antecedentes de la Contratación por Vía de la Excepción Nº 02/05. El expediente CGR Nº 3597/05 contiene el informe resultante de la verificación efectuada a la Licitación Pública Nº 96/04, realizada por Auditoría General del Poder Ejecutivo a pedido de la Contraloría General de la República, y, que en la parte de “conclusión”, señala: “Que los procedimientos aplicables a la citada Licitación Pública no son satisfactorias….”. 3. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA. Obtener evidencias suficientes y competentes que sirvan de base para opinar, que los productos adquiridos por el Instituto de Previsión Social, según Licitación Pública N° 96/04 y la Contratación por Vía de la Excepción N° 02/05, hayan ingresado íntegramente, y que el manejo y distribución se haya realizado conforme a las reglamentaciones vigentes durante el Ejercicio Fiscal 2004 – 2005 y la Evaluación de la Fundamentación de la Adquisición en relación a la gestión del laboratorio de producción. 4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA AUDITORÍA. Verificar los siguientes aspectos:  Evaluar el Sistema de Control Interno.  La existencia de estudios de factibilidad relacionados a la necesidad de adquisición. Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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 La capacidad de producción de medicamentos del laboratorio del IPS, a fin de establecer sus costos y en que medida los mismos pueden satisfacer la necesidad de sus asegurados.  Si los medicamentos adquiridos fueron recepcionados en el Parque Sanitario.  Si se registran contablemente las compras efectuadas.  Si las diferencias de precios informada anteriormente entre el importe estimado por la Institución y la cantidad finalmente pagada por el Consejo de Administración, tienen o no sustento legal. 5. ALCANCE. Verificación de los documentos e informes que respalden los actos administrativos de las áreas involucradas en la adquisición, recepción, manejo y distribución de los medicamentos varios, psicotrópicos e insumos de medicamentos adquiridos por Licitación Pública Nº 96/04 y de la Contratación por vía de la Excepción Nº 02/05; la gestión del laboratorio de producción en dichos períodos de adquisición, pudiendo extenderse a otros aspectos y ejercicios si surge necesario de acuerdo con el avance de los trabajos. Conforme a la Resolución CGR Nº 882/05 referente a las Normas de Auditoría Gubernamental por la que se rige el Trabajo, la auditoría fue planificada y ejecutada con el fin de que proporcione una certeza razonable para fundamentar los conceptos expuestos en el presente Informe. Las observaciones del presente informe de esta Auditoría son resultantes del análisis de los informes y documentos proveídos por los responsables del Instituto de Previsión Social a través del Nexo Oficial Auditoria Interna Institucional según N.I.A.I N° 38/06 de fecha 27/02/06 (Anexo 1 “B”), siendo dichos actos de exclusiva responsabilidad de los funcionarios intervinientes en las operaciones que estuvieron sujetas a verificación. 6. LIMITACIONES AL ALCANCE El retraso en la provisión de documentos e informes en los plazos establecidos, originando que los Memorandos de solicitud sean reiterados, inclusive se han efectuado urgimientos al IPS de parte del Contralor General de la República, por NOTAS CGR N° 2200/06, 3049/06, 4352/06, 6902/06 Y 7212/06 de fechas 04/05/06, 08/06/06, 28/07/06, 27/11/06 y 19/12/06 respectivamente. 7. DISPOSICIONES LEGALES APLICABLES  Constitución Nacional de la República del Paraguay.

  

Ley N° 276/94 “Orgánica y funcional de la Contraloría General de la República”. Ley N° 1119/97 “De Productos para la salud y otros”. Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado”.

 Decreto Nº 8127/00 “Por el cual se establecen las disposiciones legales y administrativas que reglamentan la implementación de la Ley N° 1535/99 De Administración Financiera del Estado y el funcionamiento del Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF”.  Ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas” y Decreto Reglamentario N° 21.909/06  Otras disposiciones legales que hacen al Examen Especial. Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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8. Antecedentes de la Entidad: Misión, Funciones Principales y metas de la entidad. DATOS GENERALES Nombre o Razón Social Misión Visión

DESCRIPCIÓN INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL Garantizar la prestación de servicios del seguro social a sus asegurados y beneficiarios con calidad, mediante la búsqueda de la excelencia en la administración de sus recursos, contribuyendo al bienestar de la población. Ser una empresa líder en Seguridad Social, de reconocida calidad en la prestación de sus servicios, con amplia cobertura nacional. Decreto-Ley Nº 18.071 de fecha 18 de febrero del año 1943, por el cual se crea el Instituto de Previsión Social (I.P.S.).

 Base legal: El Instituto de Previsión Social es un ENTE AUTÁRQUICO con personería jurídica y patrimonio propio regido por una Carta Orgánica y Leyes Complementarias

Clasificación Sectorial Presupuestaria Representante legal Miembros del Consejo de Administración en Período de Estudio (octubre 2004 hasta 2005) Dirección Teléfono

Áreas y Sectores involucrados en los aspectos analizados por auditoría

Fuentes de financiamiento

 

El Decreto–Ley N° 1.860/50 de fecha 01 de diciembre de 1950, por el cual se modifica el Decreto Ley N° 18.071, del 18 de febrero de 1943 de Creación del Instituto de Previsión Social la Ley N° 98/92 “Que establece el Régimen Unificado de Jubilaciones y Pensiones y modifica las disposiciones del Decreto Ley Nº 1.860/50 aprobado por la Ley Nº 375/56 y las Leyes Complementarias Nº 537 de fecha 20 de septiembre de 1.958, N° 430 de fecha 28 de diciembre de 1.973 y N° 1.286 de fecha 4 de diciembre de 1.987”

Entidades Públicas de Seguridad Social Ing. Pedro A. Ferreira Estigarribia (Presidente del Consejo de Administración 2004 y 2005) Dr. Antonio C. Barrios, Abog. Bicia Jarolin de Fretes. Sr. Herminio Roche, Sr. Sixto Alonso Mendoza Dr. Darío Castagnino Constitución y L.A. de Herrera 223141/3  Gerencia Administrativa Financiera,  Gerencia de Salud:

 Unidad de Farmacoterapéutica Administración de Suministros Médicos (Ex Parque Sanitario). Responsable de la recepción, clasificación, registro, almacenaje, el control de calidad y distribución de materiales, insumos y medicinales) Dirección de Apoyo y Servicios, Control de Calidad de Productos Médicos Dirección de Infraestructura y Producción, Laboratorio de Producción (producen unos 38 productos medicamentos) Fuente 30: Recursos Institucionales Conforme al Listado de Ejecución presupuestaria por el objeto de gasto 350 (PRODUCTOS E INSTRUMENTOS QUÍMICOS Y MEDICINALES) expuesto en el Sistema Integrado de Contabilidad (SICO) para los años 2004 y 2005 es el siguiente:

Ejecución del Objeto del Gasto analizado

AÑO 2004 2005

Adquisiciones de Medicamentos sometidos a Auditoría:

Principales Objetivos de la Adquisición y Producción de medicamentos: Organización

• •

PRESUPUESTO VIGENTE

OBLIGADO

137.980.832.427 113.421.659.899 243.545.762.287 152.499.432.777

SALDO PRESUPUESTARIO 24.559.172.528 91.046.329.510

Por Licitación Pública Nº 96/04, se adjudicado un importe total de Gs: 21.527.745.944 Por contratación por Vía de la Excepción Nº 02/05, se ha adjudicado un importe total de Gs: 40.570.899.217

ADQUISICIÓN DEL SUMINISTRO: El objeto de la contratación se refiere a la adquisición de medicamentos varios para el Instituto, cuyas características y cantidades se describen en las planillas de precios y las especificaciones técnicas del Pliego. PRODUCCIÓN DE MEDICAMENTOS: Planificar la producción y elaborar Medicamentos y otros productos para uso del Instituto. A continuación se expone Organigrama de la Institución

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Nuestra Misión: “Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión” CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

SECRETARÍA DEL CONSEJO

SINDICO

PRESIDENCIA

GABINETE DE PRESIDENCIA

AUDITORIA INTERNA

SECRETARÍA GENERAL

OFICINA CONTROL DE COMPROMISOS

GERENCIA DE SALUD

GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA

DIRECCIÓN DEL HOSPITAL CENTRAL

DIRECCIÓN DE APOYO Y SERVICIOS

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

DIRECCIÓN FINANCIERA

9. COMUNICACIÓN DE OBSERVACIONES PARA EL DESCARGO Por Nota CGR Nº 1075 de fecha 09/03/07 ANEXO N° 1 “C”, en cumplimiento de la Resolución CGR Nº 2015/06 fueron remitidas las observaciones resultantes del Examen Especial al Instituto de Previsión Social (I.P.S.), a los efectos de una verificación de la recepción y distribución de los medicamentos varios, psicotrópicos e insumos de medicamentos adquiridos por Licitación Pública Nº 96/04 y por la Contratación por Vía de la Excepción Nº 02/05; y una evaluación de la fundamentación de la adquisición en relación a la gestión del Laboratorio de Producción. En fecha 03/04/07 según Expediente CGR Nº 1965 se ha recepcionado por mesa de entradas de la Contraloría General de la República el descargo del Instituto de Previsión Social correspondiente a las observaciones señaladas en el Examen especial. (NOTA PR N° 706/07). ANEXO N° 1 “D” Realizado el análisis y la evaluación correspondiente, esta auditoria se ratifica en todas las observaciones contenidas en le presente informe. 10. DESARROLLO DEL INFORME Para una mejor apreciación y comprensión se ha estructurado el informe de la siguiente manera: Capítulo I

Debilidades del Sistema de Control Interno Administrativo

Capítulo II

Información Presupuestal, Financiera – Contable de las Contrataciones

Capítulo III

Administración de Suministros Médicos ( Parque Sanitario)

Capítulo IV

Gestión de Laboratorio de Producción

Capítulo V

Verificación in-situ

Capítulo VI

Conclusiones y Recomendaciones.

CAPÍTULO I Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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DEBILIDADES DEL SISTEMA CONTROL INTERNO I.1. CUMPLIMIENTO DE MANUAL DE FUNCIONES DE LA UNIDAD Observación MEDICAMENTOS CON SALDOS EN STOCK CERO (ANEXO Nº 2) EN EL MOMENTO DE SOLICITUD DE LA COMPRA POR LA LICITACIÓN PÚBLICA N° 96/04 Y COMPRA POR VÍA DE LA EXCEPCIÓN Nº 2/05, CAUSADA POR UNA DEFICIENTE PROGRAMACIÓN COMPRA E INCUMPLIMIENTO DE MANUALES APROBADOS, OCASIONANDO DESABASTECIMIENTO DE MEDICAMENTOS.

LA LA DE EL

Por Memorándum CGR N° 13 de fecha 21/04/06, se solicitaron el Stock de medicamentos e insumos con los que contaban en el momento de la solicitud de compra por la Licitación Pública Nº 96/04 y Contratación por Vía de la Excepción Nº 02/05 en el punto 1 y en contestación al mismo responde por NIAI N° 132/2006 de fecha 13/06/2006, referente solo a la Contratación por Vía de la Excepción N° 02/05 en la que adjunta la copia del pedido SAMEI Nº 2583 de fecha 03/03/05; de compra urgente de medicamentos e insumos de medicamentos para cubrir stock de la Administración de Suministros Médicos y así evitar desabastecimiento en las Unidades de Salud del IPS, figurando en ella en la séptima columna la existencia de ese entonces y el consumo mensual en la respectiva columna y la Nota N° 45/05 de fecha 26/01/2005, por el cual la Lic Quim. Dora Lilian Torres de Arguello, jefa Unidad de Farmacoterapéutica hace referencia al SAMEI N° 2583. Y referente a la Licitación Pública N° 96/04 manifiesta que: “el stock del momento en que fue solicitado el pedido de compra se encuentra en el SAMEI N° 2071 (obra en los archivos de esta unidad, pero considerando el tiempo de emisión solicitamos considerar un plazo prudente para su presentación) sin embargo lo solicitado en el punto de 1 referente a la Licitación Pública correspondiente al Memorándum CGR N° 13, fue entregado a esta auditoria por Expediente N° 4376 de fecha 08/08/06 en contestación a la Nota CGR N° 4352 de fecha 28/07/06. Realizada la verificación de los saldos de stock expuestos en las planillas Pedido Interno Compra No Programada del SAMEI N° 2583 de fecha 03/03/05 de los medicamentos correspondientes a la adjudicación por la Contratación por Vía de la Excepción Nº 02/05, se ha constatado saldo de stock cero (0) de algunos medicamentos. De la misma manera se realizó la verificación de los saldos de stock expuestos en las planillas del SAMEI N° 2071 de los medicamentos correspondientes a la adjudicación por la Licitación Pública Nº 96/04 constatándose saldo de stock cero (0) de algunos medicamentos. Anexo Nº 2. El Manual de Funciones de la Unidad de Farmacoterapéutica que fue remitido al equipo auditor, referente a la gestión de medicamentos, establece en los puntos: • • •

• •

Gestionar el stock de medicamentos, de manera de cumplir con todas las solicitudes internas, sin llegar a tener inexistencia de stock debajo de stock mínimo; Planificar el stock de medicamentos y definir las existencias máximas y mínimas, así como el punto de pedido o de reposición; Elaborar la lista de medicamentos a adquirir en las dos licitaciones anuales; Elaborar la solicitud de compra para las compras no programadas; Determinar las cantidades a comprar, de forma de asegurar que la modalidad de compra prevaleciente sean las dos licitaciones anuales. Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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En el Manual de Organización, Atribuciones y Responsabilidades 3ra edición - Octubre 2005 aprobado por Resolución N° 027-008/04 de fecha 15/04/2004 ”POR LA QUE SE APRUEBAN LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN, ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LAS DIRECCIONES JURÍDICAS Y DE GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS” y según Resolución 093-021/04 de fecha 16/12/04 “POR LA CUAL SE APRUEBA LAS MODIFICACIONES DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN, ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE SUMINISTROS MÉDICOS” referente a ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES en el punto: 17. Evitar la ruptura de stock (dar la alarma correspondiente sobre los mínimos establecidos) por desabastecimiento y/o vencimiento de fechas; 21. Analizar los volúmenes de consumo de materiales, insumos, etc. Utilizados, proponiendo medidas para su máximo aprovechamiento y fijar stock mínimo de existencia que garanticen el normal aprovisionamiento. El descargo realizado por la Unidad de Farmacoterapéutica en representación del Instituto de Previsión Social (IPS) reconoce que no contaban con existencia de algunos medicamentos, llegando a stock cero para el llamado de compra en el año 2004 y 2005, manifestando que:

• •

• •

El presupuesto disponible para los llamados era insuficiente para cubrir la demanda de los usuarios en ese año. En el momento de elaborar el Pedido de Compra para el Segundo Semestre del 2004, varios ítems ya contaban con saldo cero y lo adquirido en la LPN N° 96/04 fue insuficiente para cubrir la demanda total de la institución. Apenas alcanzó para 4 (cuatro) meses de consumo. Debido al stock cero de algunos medicamentos se realizó la solicitud de compra urgente por vía de excepción (Nº 02/05). Las solicitudes de compras se realizaron en base a cantidades estimativas de consumos mensuales registrados en ese entonces por el Sistema de Administración de Medicamentos e Insumos (S.A.M.E.I.).

CONCLUSIÓN Por tanto, el equipo auditor se RATIFICA en la observación: Medicamentos sin existencia, con saldos en stock cero (0) en el momento de la solicitud de la compra por la Licitación Pública N° 96/04 y Compra por la vía de la excepción Nº 2/05, Esta situación se presenta a causa de una deficiencia del IPS en la programación de la adquisición, incumpliendo el Manual de Funciones de la Unidad de Farmacoterapéutica y el Manual de Organización, Atribuciones y Responsabilidades, lo que ocasionó el desabastecimiento en los lugares de expendio para su consumo. RECOMENDACIÓN Cumplir con lo establecido en el Manual de Funciones de la Unidad de Fármacoterapéutica y el Manual de Organización, Atribuciones y Responsabilidades, a fin de evitar el desabastecimiento de medicamentos en los distintos servicios de salud, que afectan directamente al consumidor final. I.2. INSTRUMENTOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS Observación Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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DEFICIENCIAS EN CUANTO AL CONTROL EN LA ELABORACIÓN DE LAS RESOLUCIONES DE ADJUDICACIÓN. Por memorándum CGR N° 06 de fecha 13/03/06, se solicitó a la Sindicatura del IPS toda documentación referente a la L.P1. N° 96/04 y C.V.E.*.N° 02/05, el cual fue respondido adjuntando todas las resoluciones obrantes en la Sindicatura sobre las adjudicaciones mencionadas. Verificadas las resoluciones remitidas al equipo auditor, se han constatado que no todas son de adjudicaciones, sino que corresponden a enmiendas hechas por error en la redacción. A continuación se describen los casos constatados: A) DENOMINACIÓN COMERCIAL INCORRECTA DE LA EMPRESA EN LA RESOLUCIÓN N°

082-020/04 QUE SE RECTIFICA 33 DÍAS DESPUÉS POR RESOLUCIÓN 088-003/04. En la Resolución N° 082-020/04 se adjudica a la empresa Casa Boller S.A., pero luego, la Resolución 088-003/04 “…RECTIFICA LA RESOLUCIÓN 082-020/04 DE ADJUDICACIÓN DE LA LP N° 96/04…”, que en su considerando expresa: “Que por un error involuntario en la referida Resolución , en la parte resolutiva refiere que la empresa adjudicada es Casa Boller S.A. y, en el considerando, que la firma que presento ofertas es Casa Boller S.R.L” ; en su parte resolutiva esta resolución expresa: “queda establecido que la firma adjudicada es CASA BOLLER S.R.L Y NO CASA BOLLER S.A.”; subsanando así el error en el que incurrieron. Cuadro: Días hábiles transcurridos desde la Resolución de adjudicación subsanando la deficiencia: N° A 1 2 3 4 5

Resoluciones N° Fechas B C 088-003/04 (Modificatoria) 23/11/2004 082-020/04 (Adjudicatoria) 21/10/2004 Diferencia entre fechas (Días Transcurridos) (C1 - C2) = C3 33 Días Inhábiles (Sábados y Domingos) 10 Días hábiles (C3 - C4) = C5 23

El Instituto de Previsión Social no presentó el descargo correspondiente a la presente observación, por tanto el Equipo Auditor se RATIFICA en observación. CONCLUSIÓN EL IPS incurre en deficiencias en cuanto al control en la elaboración de las resoluciones de adjudicación, resultando denominación comercial incorrecta de la empresa en la Resolución N° 082-020/04, que se rectifica 33 días después por Resolución 088-003/04. Esta situación, demuestra deficiencia de los actos administrativos de la contratación, pues, la Resolución se constituye en el VINCULO JURÍDICO FINANCIERO entre el IPS y las empresas adjudicadas. Esto se encuentra legislado en la Ley N° 1535/99, art.: Artículo 22.- Etapas de la ejecución del Presupuesto. Las etapas de ejecución del Presupuesto General de la Nación son las siguientes: ……… b) gastos: - Previsión: Asignación específica del crédito presupuestario. 1

En adelante la Licitación Pública será denominada por sus siglas L.P. y la Contratación por Vía de la Excepción por sus siglas C.V.E. Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública” 7

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- Obligación: Compromiso de pago originado en un vínculo jurídico financiero entre un organismo o entidad del Estado y una persona física o jurídica. - Pago: Cumplimiento parcial o total de las obligaciones. El cumplimiento de las obligaciones financieras será simultáneo a la incorporación de bienes y servicios. RECOMENDACIÓN Encomendar al área competente la realización de los controles y verificaciones correspondientes a los instrumentos de actos administrativos (Resoluciones de Adjudicación) a fin de evitar las constantes rectificaciones o modificaciones a las mismas. B) ERROR EN CUANTO A LAS CANTIDADES ADJUDICADAS EN LAS RESOLUCIONES DE ADJUDICACIÓN. B.1.) RESOLUCIÓN N° 009-001/05 QUE MODIFICA 19 DÍAS DESPUÉS LA RESOLUCIÓN 004-003/05, POR ERROR EN LA CANTIDAD. (REDUCE GS. 2.800.000) La Resolución N° 009-001/05 “POR LA QUE SE MODIFICA LA RESOLUCIÓN 004-003/05 RESPECTO A LA CANTIDAD ADJUDICADA DEL PRODUCTO DEXAMETASONA 4 MG/ML A LA FIRMA VICENTE SCAVONE & CIA…”; en su considerando expresa: “Que por un error involuntario se ha consignado en la Resolución N° 004-003/05 la cantidad de 4.500 Ampollas de Dexametasona 4mg/ml, debiendo ser de 1.700 Ampollas, tal como la firma adjudicada confirma con la Dirección de Bienes y Servicios…”; en su parte resolutiva expresa: “Modificar la Resolución N° 004-003/05…, respecto a la cantidad adjudicada del producto Dexametasona 4 mg/ml a la firma Vicente Scavone & Cia. conforme al siguiente detalle:” Descripción Ofertada Dexametasona 4mg/ml

Unidad de Medida

Cantidad Adjudicada

Ampolla

1.700

Precio Unitario s/IVA 1.000

Precio Total s/IVA Gs. 1.700.000

Precio Total c/ IVA. Gs. 1.870.000

Cuadro: Días hábiles transcurridos desde la Resolución de ampliación de la adjudicación subsanando la deficiencia de la misma por Resolución modificatoria: N° A 1 2 3 4 5

Resolución N° B 009-001/05 (Modificatoria) 004-003/05 (Ampliatoria) Diferencias entre fechas (Días Transcurridos) (C1 - C2) = C3 Días Inhábiles (Sábados y Domingos) Días hábiles (C3 - C4) = C5

Fechas C 15/02/2005 27/01/2005 19 6 13

IMPORTES Gs. D 1.700.000 4.500.000 -2.800.000

El Instituto de Previsión Social no presentó el descargo correspondiente a la presente observación, por tanto el Equipo Auditor se RATIFICA en la observación CONCLUSIÓN EL IPS incurre en deficiencias en cuanto al control en la elaboración de las resoluciones de adjudicación, resultando errores en cuanto a las cantidades adjudicadas en las resoluciones de Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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adjudicación: en la resolución N° 009-001/05 que modifica 19 días después la resolución 004-003/05, por error en la cantidad se reduce por un importe total de Gs. 2.800.000. Esta situación, demuestra deficiencia de los actos administrativos de la contratación, pues, la Resolución se constituye en el VINCULO JURÍDICO FINANCIERO entre el IPS y las empresas adjudicadas. Esto se encuentra legislado en la Ley N° 1535/99, art.: Artículo 22.- Etapas de la ejecución del Presupuesto. Las etapas de ejecución del Presupuesto General de la Nación son las siguientes:……… b) gastos: - Previsión: Asignación específica del crédito presupuestario. - Obligación: Compromiso de pago originado en un vínculo jurídico financiero entre un organismo o entidad del Estado y una persona física o jurídica. - Pago: Cumplimiento parcial o total de las obligaciones. El cumplimiento de las obligaciones financieras será simultáneo a la incorporación de bienes y servicios. RECOMENDACIÓN Encomendar al área competente la realización de los controles y verificaciones correspondientes a los instrumentos de actos administrativos (Resoluciones de Adjudicación) a fin de evitar las constantes rectificaciones o modificaciones a las mismas. B.2.) RESOLUCIÓN 006-001/05 QUE MODIFICA 12 DÍAS DESPUÉS LA RESOLUCIÓN C.A. Nº 004-03/05 POR ERROR EN LA CANTIDAD (REDUCE GS. 37.200.000). La Resolución 006-001/05 “POR LA QUE SE MODIFICA LA RESOLUCIÓN C.A. Nº 004-03/05 QUE AMPLÍA LA ADJUDICACIÓN DE LA LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL Nº 96/04…”; en su considerando expresa: “…Que se ha consignado, por un error involuntario en el Artículo 2º de la citada Resolución la ampliación de (1600) mil seiscientas ampollas de Vacuna Triple Viral, con un costo unitario de Gs.31.000.-(Guaraníes treinta y un mil), debiendo ser 400 (cuatrocientas) ampollas, en concordancia con la nota de fecha 25 de enero de 2005 presentada por la firma La Policlínica S.A. …”; y en su parte resolutiva manifiesta: “Modificar el Art. 2º de la Resolución C.A. Nº 04-003/05 de fecha 27 de enero de 2005, respecto a la cantidad asignada a la firma LA POLICLÍNICA S.A. para la provisión del producto Vacuna Triple Viral, según el siguiente detalle:”

Descripción Vacuna Viral

Triple

Unidad de Medida

Cantidad

Dosis

400

Precio Unitario s/IVA 31.000

Precio Total s/IVA Gs. 12.400.000

Precio Total c/ IVA Gs. 13.640.000

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Cuadro: Días hábiles transcurridos desde la Resolución de ampliación de la adjudicación subsanando la deficiencia de la misma por Resolución modificatoria: N° A 1 2 3 4 5

Resolución N° B 006-001/05 (Modificatoria) 004-003/05 (Ampliatoria) Diferencias entre (C1 – C2) = C3 Días Inhábiles (Sábados y Domingos) Total días hábiles (C3 – C4) = C5

Fechas C 08/02/2005 27/01/2005 12 4 8

IMPORTE SIN IVA D 12.400.000 49.600.000 -37.200.000

El Instituto de Previsión Social no presentó el descargo correspondiente a la presente observación, por tanto el Equipo Auditor se RATIFICA en la observación. CONCLUSIÓN EL IPS incurre en deficiencias en cuanto al control en la elaboración de las resoluciones de adjudicación, resultando errores en cuanto a las cantidades adjudicadas en las resoluciones de adjudicación: en la resolución 006-001/05 que modifica 12 días después la resolución C.A. Nº 004-03/05 por error en la cantidad se reduce por un importe total de Gs.: 37.200.000. Esta situación, demuestra deficiencia de los actos administrativos de la contratación, pues, la Resolución se constituye en el VINCULO JURÍDICO FINANCIERO entre el IPS y las empresas adjudicadas. Esto se encuentra legislado en la Ley N° 1535/99, art.: Artículo 22.- Etapas de la ejecución del Presupuesto. Las etapas de ejecución del Presupuesto General de la Nación son las siguientes:……… b) gastos: - Previsión: Asignación específica del crédito presupuestario. - Obligación: Compromiso de pago originado en un vínculo jurídico financiero entre un organismo o entidad del Estado y una persona física o jurídica. - Pago: Cumplimiento parcial o total de las obligaciones. El cumplimiento de las obligaciones financieras será simultáneo a la incorporación de bienes y servicios. RECOMENDACIÓN Encomendar al área competente la realización de los controles y verificaciones correspondientes a los instrumentos de actos administrativos (Resoluciones de Adjudicación) a fin de evitar las constantes rectificaciones o modificaciones a las mismas. C) ERROR EN EL PRECIO UNITARIO EN LA RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN Nº

089-048/04 RESPECTO A LA ADJUDICACIÓN DEL ÍTEM 322 A LA FIRMA LA POLICLÍNICA S.A., MODIFICADA 19 DÍAS DESPUÉS POR RESOLUCIÓN N° 096-029/04 (AUMENTO GS. 37.372.800) La Resolución N° 096-029/04 “POR LA QUE SE MODIFICA LA RESOLUCIÓN Nº 089-048/04 RESPECTO A LA ADJUDICACIÓN DEL ITEM 322 A LA FIRMA LA POLICLÍNICA S.A. …”; en su considerando expresa: “Que en la Resolución Nº 089-048/04 se ha consignado como precio unitario sin IVA, la suma de G. 4.700 (Guaraníes Cuatro Mil Setecientos), debiendo ser la suma de Gs. 7.250 (Guaraníes Siete mil Doscientos Cincuenta) de conformidad a la planilla de Precios presentada en el marco de dicha licitación …”; y en su parte resolutiva expresa: “Modificar la Resolución Nº 089-048/04 de fecha 1 de diciembre de 2004, respecto de la adjudicación del ítem 322, conforme al siguiente detalle:” Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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Empresa La Policlínica S.A Ítem 322

Cod. SAMEI 6352

Descripción Ofertada

Forma Farmac.

Tiabendazol 5%

Loción Cremosa

Unidad de Medida Frasco 50 ml

Cant. Adj. 14.656

Precio Unit. s/IVA Gs.

Precio Total s/ IVA Gs.

Precio Total c/IVA Gs.

7.250

106.256.000

116.881.600

Cuadro: Días hábiles transcurridos desde la Resolución de adjudicación subsanando la deficiencia de la misma por Resolución modificatoria: N° A 1 2 3 4 5

Resolución N° B 096-029/04 (Modificatorio) 089-048/04 (Adjudicatorio) Diferencias entre (C1 - C2) = C3 Días Inhábiles Total días hábiles (C3 - C4) = C5

Fechas C 28/12/2004 01/12/2004 27 8 19

IMPORTE Gs. D 106.256.000 68.883.200 37.372.800

El Instituto de Previsión Social no presentó el descargo correspondiente a la presente observación, por tanto el Equipo Auditor se RATIFICA en la observación. CONCLUSIÓN EL IPS incurre en deficiencias en cuanto al control en la elaboración de las resoluciones de adjudicación, resultando errores en el precio unitario en la resolución de adjudicación Nº 089-048/04 respecto a la adjudicación del ítem 322 a la firma la Policlínica S.A., modificada 19 días después por resolución N° 096-029/04 que ocasiona un aumento en el importe total por Gs. 37.372.800. Esta situación, demuestra deficiencia de los actos administrativos de la contratación, pues, la Resolución se constituye en el VINCULO JURÍDICO FINANCIERO entre el IPS y las empresas adjudicadas. Esto se encuentra legislado en la Ley N° 1535/99, art.: Artículo 22.Etapas de la ejecución del Presupuesto. Las etapas de ejecución del Presupuesto General de la Nación son las siguientes:……… b) gastos: - Previsión: Asignación específica del crédito presupuestario. - Obligación: Compromiso de pago originado en un vínculo jurídico financiero entre un organismo o entidad del Estado y una persona física o jurídica. - Pago: Cumplimiento parcial o total de las obligaciones. El cumplimiento de las obligaciones financieras será simultáneo a la incorporación de bienes y servicios. RECOMENDACIÓN Encomendar al área competente la realización de los controles y verificaciones correspondientes a los instrumentos de actos administrativos (Resoluciones de Adjudicación) a fin de evitar las constantes rectificaciones o modificaciones a las mismas.

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D)

MEDICAMENTOS ONCOLÓGICOS CONSIDERADOS COMO GRAVADOS. LA RESOLUCIÓN Nº 021-008/05, RECTIFICA LA RESOLUCIÓN Nº 005-014/05, DEBIDO A QUE EN LA RESOLUCIÓN Nº 005-014/05, EXISTE UN ERROR, CONSISTENTE EN QUE LOS MEDICAMENTOS ONCOLÓGICOS ADJUDICADOS SON EXENTOS DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (I.V.A), HAN SIDO CONSIDERADOS COMO GRAVADOS.

La Resolución Nº 021-008/05, “POR LA CUAL SE RECTIFICA LA RESOLUCIÓN Nº 005-014/05…”; en su considerando manifiesta: “Que en la Resolución Nº 005-014/05 de fecha 01 de febrero de 2005, existe un error, consistente en que los Medicamentos Oncológicos adjudicados son exentos del Impuesto al Valor Agregado (I.V.A), y han sido considerados como gravados;… estableciendo que en los ítems 780 y 1426 adjudicados a la empresa Dorland S.A son exentos de I.V.A. no así el ítem 735 (Fosfato de Potasio 2%) el cual ha sido adjudicado como corresponde.” CONCLUSIÓN EL IPS incurre en deficiencias en cuanto al control en la elaboración de las resoluciones de adjudicación, debido ha que la resolución Nº 005-014/05 consideró a medicamentos oncológicos como gravados, siendo los mismos exentos del impuesto al valor agregado (I.V.A). La resolución Nº 021-008/05 rectificó la resolución Nº 005-014/05. Esta situación, demuestra deficiencia de los actos administrativos de la contratación, pues, la Resolución se constituye en el VINCULO JURÍDICO FINANCIERO entre el IPS y las empresas adjudicadas. Esto se encuentra legislado en la Ley N° 1535/99, art.: Artículo 22.- Etapas de la ejecución del Presupuesto. Las etapas de ejecución del Presupuesto General de la Nación son las siguientes:……… b) gastos: - Previsión: Asignación específica del crédito presupuestario. - Obligación: Compromiso de pago originado en un vínculo jurídico financiero entre un organismo o entidad del Estado y una persona física o jurídica. - Pago: Cumplimiento parcial o total de las obligaciones. El cumplimiento de las obligaciones financieras será simultáneo a la incorporación de bienes y servicios. RECOMENDACIÓN Encomendar al área competente la realización de los controles y verificaciones correspondientes a los instrumentos de actos administrativos (Resoluciones de Adjudicación) a fin de evitar las constantes rectificaciones o modificaciones a las mismas. I.3. MONITOREO DE ADQUISICIONES Observación LA AUDITORÍA INTERNA DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL INCUMPLE DISPOSICIONES DE LA LEY Nº 1535/99 Y DEL MANUAL DE FUNCIONES, DEBIDO A QUE NO HA REALIZADO ACCIONES DE CONTROL REFERENTE A LAS ADJUDICACIONES DE LA L.P. N° 96/04, NI DE LA C.V.E. N° 02/05, TAMPOCO EN EL DPTO. DE LABORATORIO DE PRODUCCIÓN, SIENDO QUE LA AUDITORIA DEL PODER EJECUTIVO HA OBSERVADO COMO NO SATISFACTORIO LOS PROCEDIMIENTOS DE LA L.P. N° 96/04. Por Memorándum CGR N° 02 de fecha 17/02/06, se solicitó: “Disposición legal por la/s cual/es se han dispuesto la realización de auditoría/s al Instituto de Previsión Social, como así también el/los Informe/s resultante/s del mismo con relación a la recepción y distribución de medicamentos y la gestión del Laboratorio de producción, correspondiente al período del 2004 -2005”. Por Nota N.I.A.I./N° 60/2006 el Jefe de Auditoría Interna remite la copia del Informe Final Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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emitido por la Auditoría General del Poder Ejecutivo, referente a la L.P. N° 96/04; resultante del pedido de la Contraloría General de la República. La Auditoría Interna del Instituto de Previsión Social, no ha realizado acciones de Control referente a las adjudicaciones de la L.P. N° 96/04, ni de la C.V.E. N° 02/05, tampoco en el Dpto. de Laboratorio de Producción, ESTO SE CONSTATA POR:  

 

No adjuntar informes resultantes de verificaciones o alguna acción de control. No existencia de evidencias de control en los documentos respaldatorios de los pagos a los proveedores de las citadas adjudicaciones. Incumplimiento de las disposiciones legales transgredidas expuestas en el presente informe. La Auditoria del Poder Ejecutivo ha observado como no satisfactorio los procedimientos de la L.P. N° 96/04.

Al respecto, la LEY Nº 1.535/99 “DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO” en su: Artículo 61º.- Auditorías Internas Institucionales. “La Auditoria Interna Institucional constituye el órgano especializado de control que se establece en cada organismo y entidad del Estado para ejercer un control deliberado de los actos administrativos del organismo respectivo, de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas. Dependerá de la autoridad principal del organismo o entidad”. “Su tarea principal consistirá en ejercer el control sobre las operaciones en ejecución; verificando las obligaciones y el pago de las mismas con el correspondiente cumplimiento de la entrega a satisfacción de bienes, obras, trabajos y servicios, en las condiciones, tiempo y calidad contratados”. Según el Manual de Auditoría Interna aprobado por Resolución N° 050-016/04 de fecha 17/06/04 referente a sus Atribuciones y Responsabilidades establece en su parte pertinente: Ítem 6. “Preparar para la aprobación del Presidente de Instituto de Previsión Social, los programas de control interno a ser aplicados por las unidades de Auditoría a las dependencias responsables del manejo de los recursos. Estos programas incluirán la revisión de la eficiencia y economía de las operaciones y el logro de los resultados físicos y financieros previstos en la programación presupuestaria que asignó los recursos”. Ítem 7. “Coordinar con los Departamentos de Auditoría y las dependencias sometidas a control las diligencias que garanticen analizar y verificar las operaciones realizadas con los recursos financieros y materiales y el cumplimiento de las normas y procedimientos legales aplicables”. Ítem 10. “Preparar informes para dar a conocer a las autoridades respectivas los hallazgos y recomendaciones de auditoría….” Ítem 11. “Incluir en el análisis, los logros y objetivos programados o deseados, desarrollando…”

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SITUACIONES OBSERVADAS SEGÚN EL INFORME DE LA AUDITORÍA GENERAL DEL PODER EJECUTIVO 1. “Durante la realización de nuestro trabajo no hemos podido verificar que las compras de los medicamentos realizadas a través de la Licitación Pública N° 96/04, fueron efectuados de acuerdo al Programa Anual de Contrataciones (P.A.C.) que el Instituto de Previsión Social presentó a la Dirección General de Contrataciones Públicas, ya que no hemos tenido acceso al programa que fue presentado a dicha Dirección” 2. “Durante nuestro trabajo hemos constatado que los medicamentos adquiridos en la Licitación Pública N° 96/04, no fueron utilizados en el lapso de tiempo para los cuales fueron adquiridos (4 meses)” 3. “Durante la realización de nuestro trabajo hemos constatado que en la Licitación Pública N° 96/04, se adquirieron medicamentos que son elaborados por el Laboratorio de Producción del IPS. Así mismo, no hemos tenido acceso a la capacidad de producción del Laboratorio, adquiridos a través de la Licitación Pública N° 96/04, razón por la cual no hemos podido comparar la relación de los precios con los otros laboratorios”

4. “Con relación a la calidad de los medicamentos adquiridos, no hemos podido realizar la verificación de los mismos, debido a que a la fecha de nuestro trabajo los medicamentos ya fueron utilizados en su totalidad, razón por la cual hemos solicitado y evaluado los Cerificados de Análisis resultantes del control de calidad realizado por el IPS sobre dichos medicamentos” CONCLUSIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA GENERAL DEL PODER EJECUTIVO: “En base a los trabajos realizados y a los resultados obtenidos, podemos concluir que los procedimientos aplicados en la Licitación Pública N° 96/04, para el Suministro de Medicamentos Varios, Psicotrópicos e Insumos de Medicamentos para el Instituto de Previsión Social, no son satisfactorios por lo expuesto en el presente informe” Sobre la AUDITORIA GENERAL DEL PODER EJECUTIVO la LEY Nº 1.535/99 “DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO” , en su parte pertinente establece: Artículo 62º.- Auditoría General del Poder Ejecutivo. “La Auditoría General del Poder Ejecutivo dependerá de la Presidencia de la República. Como órgano de control interno del Poder Ejecutivo realizará auditorías de los organismos y entidades dependientes de dicho poder del Estado y tendrá también a su cargo reglamentar y supervisar el funcionamiento de las Auditorías Internas Institucionales. El control será deliberado, a posteriori, de conformidad con la reglamentación pertinente y las normas de auditoría generalmente aceptadas”. La Ley N° 2051/03 “DE CONTRATACIONES PÚBLICAS” establece: Artículo 70º. FACULTADES DE VERIFICACIÓN: “La Auditoría General que corresponda podrá verificar en cualquier tiempo, que las adquisiciones, locaciones, servicios y obras públicas se realicen conforme a lo establecido en esta ley y en las demás disposiciones jurídicas aplicables”. “De la misma manera, podrá realizar las visitas e inspecciones que estime pertinentes a las Unidades Operativas de Contratación (U.O.C.), e igualmente podrá solicitar a los funcionarios y empleados públicos y a los proveedores y contratistas que participen en ellas, todos los datos e Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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informes relacionados con los actos de que se trate. Los funcionarios y empleados públicos que nieguen información serán sancionados con penalidades prescriptas para los casos de falta grave”. “El ejercicio de las facultades de verificación de la Auditoría General de que se trate, será sin perjuicio de la competencia de la Contraloría General de la República en esta materia”. Artículo 71º.- CONSTATACIÓN DE LA CALIDAD: “La Auditoría General que corresponda podrá verificar la calidad de los bienes a través de los laboratorios, instituciones educativas y de investigación o con las personas que determine, pudiendo ser también aquéllos con los que cuente la Unidad Operativa de Contratación (UOC) de que se trate”. “El resultado de las comprobaciones se hará constar en un dictamen que será firmado por quien haya hecho la comprobación, así como por el proveedor o el contratista y el representante de la Contratante respectiva, si hubieren intervenido. La falta de firma del proveedor o contratista no invalidará dicho dictamen”. El DECRETO Nº 13.245/01 “POR LA CUAL SE REGLAMENTA LA AUDITORIA GENERAL DEL PODER EJECUTIVO Y SE ESTABLECEN SUS COMPETENCIAS, RESPONSABILIDADES Y MARCO DE ACTUACIÓN, ASÍ COMO PARA LAS AUDITORIAS INTERNAS INSTITUCIONALES DE LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO, DE CONFORMIDAD CON LAS DISPOSICIONES ESTABLECIDAS EN LA LEY Nº 1535/99 DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO”, establece: Artículo 2º.- La Auditoria General del Poder Ejecutivo - La Auditoria Gubernamental a cargo de la Auditoria General del Poder Ejecutivo y de las Auditorias Internas Institucionales, estará orientada al examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones financieras y/o administrativas, efectuadas con posterioridad a su ejecución. Así también, se deberá promover el fortalecimiento de los sistemas de control interno de las instituciones, el cual está constituido por el conjunto de medidas y métodos adoptados y aplicados por cada institución en cumplimiento de sus ineludibles obligaciones y competencias. Artículo 3º.- Objetivos - Los órganos de auditoria tendrán los siguientes objetivos específicos: a) Evaluar la correcta utilización de los recursos públicos, verificando el cumplimiento de las disposiciones legales reglamentarias pertinentes; b) Determinar la razonabilidad de la información financiera; c) Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos y los resultados obtenidos en relación a los recursos asignados y al cumplimiento de los planes y programas aprobados de la institución examinada; d) Recomendar medidas para promover mejoras en la gestión pública; y, e) Fortalecer el sistema de control interno de la institución auditada. Artículo 7º.- Competencias y Responsabilidades - La Auditoria General del Poder Ejecutivo, a efecto de evitar duplicidad de esfuerzos deberán mantener una estrecha comunicación y coordinación con la Contraloría General de la República y las Auditorias Internas, particularmente en la planificación anual de su Programa General de Auditoria.

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Deberá coordinar, supervisar y evaluar técnica y funcionalmente a las Auditorias Internas Institucionales, estableciendo las recomendaciones del caso para fortalecer su funcionamiento y mejor desempeño. Su marco de actuación deberá subordinarse a las Normas Internas de Auditoria Gubernamental y disposiciones especializadas emitidas por la Contraloría General de la República, aplicando las técnicas, métodos y procedimientos establecidos por la profesión del contador público. La Auditoria General del Poder Ejecutivo y las Auditorias Internas, de conformidad con su programa anual de trabajo y dentro de su contexto de actuación, deberán realizar el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones financieras y/o administrativas, efectuando con posterioridad a su ejecución. Finalizadas las Auditorias realizadas por las Auditorias Internas, deberán remitir a la Auditoria General del Poder Ejecutivo, una copia del informe presentado a la máxima autoridad de la institución auditada. Así mismo, la Auditoria General del Poder Ejecutivo, una copia del informe presentado a la máxima autoridad de la institución auditada. Artículo 11º.- Normas Específicas Dirigidas a la Evaluación del Control Interno - Las normas que se establecen a continuación están referidas al: estudio y evaluación del control interno, evaluación del cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias, supervisión de trabajo de auditoria, evidencia suficiente, competente y relevante, papeles de trabajo comunicación de observación y carta de representación. a) Estudio y evaluación del control interno - Se deberá efectuar un apropiado estudio y evaluación del control interno para identificar las áreas críticas que requieren un examen profundo, determinar su grado de confiabilidad a fin de establecer la naturaleza, alcance, oportunidad y selectividad de la aplicación de procedimientos de auditoria. b) Evaluación del Cumplimiento de Disposiciones Legales y Reglamentarias - En la ejecución de la Auditoria Gubernamental deberá evaluarse el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables cuando sea necesario para los objetivos de la Auditoria. El Instituto de Previsión Social no presentó el descargo correspondiente a la presente observación, por tanto el Equipo Auditor se RATIFICA en la observación. CONCLUSIÓN La Auditoría Interna del Instituto de Previsión Social incumple disposiciones de la Ley Nº 1535/99 y del Manual de Funciones, debido a que no ha realizado acciones de control referente a las adjudicaciones de la L.P. N° 96/04, ni de la C.V.E. N° 02/05, tampoco en el Dpto. de Laboratorio de Producción, siendo que la auditoria del Poder Ejecutivo ha observado como no satisfactorio los procedimientos de la L.P.N° 96/04. RECOMENDACIÓN Encargar a Auditoría Interna del I.P.S. la realización de acciones de control, de seguimientos, verificación de procedimientos, disposiciones legales y recomendaciones realizadas por organismos de control.

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CAPÍTULO II INFORMACIÓN PRESUPUESTAL, FINANCIERA – CONTABLE DE LAS CONTRATACIONES EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA CORRESPONDIENTE AL AÑO 2004 DEL RUBRO 350 PRODUCTOS E INSTRUMENTOS QUÍMICOS MEDICINALES. En la Ejecución Presupuestaria extraída del Sistema Integrado de Contabilidad (SICO), del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) del IPS; en los tres tipos de Presupuestos se cuentan con un Presupuesto Total Vigente durante el año 2004 en el Grupo: 300 Bienes de Consumo, específicamente del subgrupo 350 Productos e Instrumentales Químicos y Medicinales el monto total asciende a Gs. 137.980.832.427 (Guaraníes Ciento treinta y siete mil novecientos ochenta millones ochocientos treinta y dos mil cuatrocientos veintisiete), con fuente de financiamiento 30 Recursos Propios. CUADRO DE EJECUCION PRESUPUESTARIA AÑO 2004, SEGÚN SICO DESDE 01/01/2004 AL 31/12/2004

TIPO de PRESUPUESTO

Nº

PROGRAMA

GESTION PROGRAMA DE ADMINISTRATIVA Y ACTIVIDADES CENTRALES 1 FINANCIERA ASISTENCIA MEDICA PROGRAMAS DE ACCION 2 GENERAL GESTION A JUBILADOS PROGRAMAS DE ACCION 2 Y PENSIONADOS TOTAL 2004 Gs.

% PRESUPUES SALDO OBLIGACIONES PRESUPUESTO TARIO 2005 OBLIGADO Gs. PRESUPUESTA PAGADO Gs. PENDIENTES VIGENTE Gs. POR RIO Gs. DE PAGO Gs. PROGRAMA

0,06 99,90

76.435.597

51.124.483

1.737.636

137.837.830.998 113.364.237.351 24.473.593.647 84.088.988.526

29.275.248.825

0,05 100

66.565.832

52.862.119

4.560.429

23.573.478

62.005.403

3.154.244

1.406.185

137.980.832.427 113.421.659.899 24.559.172.528 84.143.267.253

29.278.392.646

50.000.000.000

24.559.172.528

100.000.000.000

113.421.659.899

150.000.000.000

137.980.832.427

G RÁFICODEMO STRATIVODELAEJECU CIÓ NPRESU PU ESTARIAAÑ O 2004SEG Ú NCU ADRODELEYENDACO RRESPO NDIENTEALO BJETO DU CTO SEINSTRU MENTO SQ U ÍMICO SY DEG ASTO350 (PRO MEDICINALES) (EnG s)

PRESUPUESTOVIGENTE OBLIGADO SALDOPRESUPUESTARIO

0

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II.A.) LICITACIÓN PÚBLICA I.P.S. N° 96/04 En fecha 31 de octubre de 2004 por Resolución del Consejo de Administración de IPS (C.A.) Nº 082-020/04 se adjudica a la L P. N° 96/04 para el “Suministro de medicamentos varios, psicotrópicos e insumos de medicamentos para el Instituto de Previsión Social”. CUADRO MONTO TOTAL ADJUDICADO, AMPLIADO Y/O MODIFICADO POR CADA PROVEEDOR LP 96/04 RESOLUCIÓN C.A. N°

Empresa adjudicada FUSA S.R.L. GUAYAKI S.A. CENTRO MÉDICO AMANECER COMFAR SAECA CORPEXIM S.A. VICENTE SCAVONE Y CÍA. CEISA VENTAS PARAGUAYAS S.A. V Y T FARMA S.A. LABORATORIO DE PRODUCTOS ETICOS CEISA FARMACEUTICA PARAGUAYA S.A. IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA ECONOMÍA S.A. DUTRIEC S.A. DIPROAN S.R.L. DORLAND S.R.L. AS-FARM S.R.L. AVENTIS PHARMA S.A. BIOMEDICAL COM. S.R.L. CASA BOLLER S.R.L. HEISEKE Y CÍA SACI INDEX SACI FARMACO S.A. FARMEDIS S.A. LAB. LIBRA PARAGUAY S.A. LAB. MILLET SACI LAB. PAM S.R.L. INDUFAR CISA LA POLICLÍNICA S.A. LA QUÍMICA FARMACÉUTICA LUIS CASANELLO SAICECA MATHER COMPANY S.R.L. MEDICINE S.A. SIDUS S.A. SIGRAM INTERNACIONAL TECNOFARMA S.A. NORTE S.A. SCAVONE HNOS. S.A. SERVIFAR Monto total Gs.

ADJUDICACIÓN 082-020/04 089-048/04 21/10/04 01/12/04 Monto Total en Gs. 418.683.910 241.938.158 91.698.750

Monto Total en Gs.

291.716.024 17.509.800 1.450.491.625

AMPLIACIÓN 004-003/05 005-014/05 27/01/05 01/02/05 Monto Total en Gs.

Monto Total en Gs. 83.735.988 34.846.020 18.339.750

MODIFICACIÓN 009-001/05 15/02/05 Monto Total en Gs.

006-001/05 08/02/05 Monto Total en Gs.

021-008/05 29/03/05 Monto Total en Gs.

502.419.898 276.784.178 110.038.500

57.519.000 3.366.000 290.097.500

622.512.454 363.687.075 1.141.653.315

72.724.480

2.125.709.990

164.099.000

MONTO TOTAL ADJUDICADO EN Gs.

349.235.024 20.875.800 1.737.509.125

-3.080.000 123.076.932

745.589.386

156.703.800

436.411.555 1.298.357.115

2.289.808.990

209.865.305

39.798.000

249.663.305

1.299.081.091 102.716.583 104.029.311 40.072.989 26.906.220

239.184.000 20.539.981 20.293.900

1.538.265.091 123.256.564 122.563.711 40.072.989 32.284.670

-1.759.500

5.378.450

1.005.950 125.155.440 404.011.585 1.453.708.922 13.913.295 100.181.400 434.844.168 58.326.818 130.381.020 1.555.672.173 488.051.300 2.375.594.045

1.005.950 125.155.440 482.011.585 1.742.751.302 33.860.805 103.745.400 520.021.293

78.000.000 289.042.380 17.606.160

2.341.350 3.564.000 85.177.125 4.158.000

111.257.520 116.881.600

62.484.818 130.381.020 1.965.662.193 627.960.960 2.841.676.145

298.732.500 63.948.060

-40.920.000 466.082.100

17.645.320

3.366.000

21.011.320

215.594.500

6.811.200

222.405.700

122.215.930 1.197.699.880 204.485.600 262.541.543 29.869.219 622.298.411 3.622.634 18.365.091.753

24.057.000 239.536.936

146.272.930 1.437.236.816 204.485.600 9.009.000 5.846.775

53.293.185 245.745.280

1.363.341.666

1.599.326.746

-3.080.000

-40.920.000

-1.759.500

271.550.543 35.715.994 675.591.596 3.622.634 21.527.745.945

Tal como se observa en el cuadro precedente, la Licitación Pública Nº 96/04, se sustenta en Resoluciones del C.A. de adjudicación y ampliación; y además tienen otras que corresponden a Resoluciones de modificación; por las cuales se corrigen los errores involuntarios consignados, originado disminución en los importes de adjudicación. (Resolución N° 009-001/05 que modifica RESOLUCIÓN 004-003/05, Resolución 006-001/05 que modifica la RESOLUCIÓN C.A. Nº 004-003/05, y la Resolución Nº 021-008/05, que rectifica la RESOLUCIÓN Nº 005-014/05). Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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Por tanto, el monto total de las resoluciones correspondientes a las adjudicaciones, ampliaciones y/o modificaciones de la Licitación Pública N° 96/04 asciende a Gs. 21.527.745.945 (Guaraníes veinte y un mil quinientos veintisiete millones setecientos cuarenta y cinco mil novecientos cuarenta y cinco). II.A.1. EXPEDIENTES DE RENDICIÓN: Observación MEDICAMENTOS ADQUIRIDOS POR LA LP Nº 96/04 PAGADOS POR EL IPS (INGRESADOS AL EX PARQUE SANITARIO), QUE NO CUENTAN CON LEGAJOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS POR IMPORTE DE GS. 278.238.158 (GUARANÍES DOSCIENTOS SETENTA Y OCHO MILLONES DOSCIENTOS TREINTA Y OCHO MIL CIENTO CINCUENTA Y OCHO) Por Memorándum CGR Nº 02 de fecha 17/02/2006 se solicitaron los legajos de rendición de cuentas con todos sus documentos de respaldo referente a la adquisición de medicamentos varios, psicotrópicos e insumos de medicamentos por Licitación Publica Nº 96/04, los cuales fueron entregados por NIAI Nº 68/2006 de fecha 20/03/2006, Memorándum DCT/CT5/23/06 de fecha 20/03/2006, Memorándum DCT/CT5/24/06 de fecha 22/03/2006, Memorándum DCT/CT5/32/06 de fecha 17/04/2003; Memorándum DCT/CT5/35/06 de fecha 04/05/2006, en los cuales incluían las resoluciones de adjudicación para cada empresa detallando en los cuadros las cantidades, precio unitario, precio con IVA, descripción del medicamento adjudicado formulación, presentación, montos con IVA, montos sin IVA y totales generales correspondiente a cada una de las empresas. Además por NIAI N° 95/2006 de fecha 20/04/2006 fueron remitidos los contratos con las empresas adjudicadas Consolidando el importe Total de Rendiciones de Cuentas proveídas al equipo auditor, y confrontando los registros de obligación y egresos, se constató una diferencia de Gs. 3.559.373.889 (Guaraníes Tres mil quinientos cincuenta y nueve millones trescientos setenta y tres mil ochocientos ochenta y nueve) correspondiente a pagos realizados por el I.P.S, pero que no cuentan con Legajos de Rendición de Cuentas. Consultados por Memorándum CGR Nº 15 de fecha 11/05/2006 sobre “Documentos referentes a los puntos 4 y 5 del Memorándum CGR Nº 2 de fecha 17/02/2006”, respecto a expedientes de pago, en respuesta al mismo NIAI Nº 116/2006 de fecha 25/05/2006 a la cual se adjunta el memorándum DCT/CT5/36/06 de fecha 17/05/2006, correspondiente a la Sección Rendición de Cuentas y Archivo , en la cual manifiesta de forma escrita lo siguiente: “Sobre el punto de referencia, comunico que en esta sección ya no hay expedientes pagados pendientes de envío a los auditores de la Contraloría General de República Resol. CGR Nº 238/06 que corresponden a la Licitación Nº 96/04 y por la Contratación por Vía de la Excepción Nº 02/05”. Posteriormente, el Instituto de Previsión Social presentó en el descargo correspondiente los expedientes de pago faltantes proveídos por la Dirección Financiera. El equipo auditor realizó la verificación de los expedientes remitidos, constatándose que aún existen faltantes de legajos de Rendición de Cuentas por un total de Gs. 278.238.158 (Guaraníes Doscientos setenta y ocho millones doscientos treinta y ocho mil ciento cincuenta y ocho), tal como se puede apreciar en el siguiente cuadro: Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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PAGOS DE LICITACIÓN PÚBLICA N° 96/04 – QUE NO CUENTAN CON LEGAJOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS A B C D RESOLUCIÓN Nº

EMPRESAS

TOTAL EN GS. TOTAL EN GS. SEGÚN LEGAJOS DE RESOLUCIONES RENDICIÓN DE DE CUENTAS ADJUDICACIÓN ENTREGADOS Y CONTRATOS A AUDITORIA

GUAYAKI 082-020/04 S.A. SUB TOTAL Gs. 082-020/04 FARMEDIS 005-014/05 SA 005-014/05 FUSA S.R.L SUB TOTAL Gs. 005-014/05 TOTAL GENERAL Gs. LP N° 96/04

TOTAL EN Gs. SIN LEGAJOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS (A - B)

TOTAL PAGADO 2005, SEGÚN REGISTRO MAYOR

241.938.158

0

241.938.158

241.938.158

241.938.158

0

241.938.158

241.938.158

3.564.000 83.735.988

0 50.999.988

3.564.000 32.736.000

3.564.000 83.735.988

87.299.988

50.999.988

36.300.000

87.299.988

329.238.146

50.999.988

278.238.158

329.238.146

Además, se identificaron en el Registro Mayor del año 2005 los expedientes de pagos que no fueron presentados en el descargo al equipo auditor. A continuación se expone en el siguiente cuadro: LEGAJOS DE RENDICIÒN DE CUENTAS DE LA LP Nº 96/04 QUE NO ADJUNTARON AL DESCARGO EXPEDIENTE Nº

5455/05 8306-9507/05

RESOLUCIÓN Nº

OBLIGACIÓN Nº

EGRESO Nº

FARMEDIS S.A.

005-014/05

12.126

27.162

3.564.000

FUSA S.R.L. RES. Nº 005-014/05 - SUB TOTAL Gs.

005-014/05

14.664

27.155

32.736.000

EMPRESA

36.300.000

42073/04

GUAYAKI S.A.

082-020/04

59.200

42073/04

GUAYAKI S.A.

082-020/04

59.198

42073/04

GUAYAKI S.A. RES. Nº 082-020/04 - SUB TOTAL Gs.

082-020/04

59.194

L.P. Nº 96/04 - TOTAL Gs.

MONTO TOTAL

5458 – 6290 5458 – 6290 5458 – 6290 -

36.290.724 45.968.250 159.679.184 241.938.158 278.238.158

La LEY Nº 1.535/99 DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO; establece: DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PÚBLICA: Artículo 54º Objetivo inc. c) establece: “cumplir con los requisitos constitucionales de rendición de cuentas”. Artículo 56º.- Contabilidad institucional: Las unidades institucionales de contabilidad realizarán las siguientes actividades: inc. c) “preparar, custodiar y tener a disposición de los órganos de control interno y externo la documentación de respaldo de las operaciones asentadas en sus registros” El DECRETO N° 8.127/00 “POR EL CUAL SE ESTABLECEN LAS DISPOSICIONES LEGALES ADMINISTRATIVAS QUE REGLAMENTAN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA LEY N° 1535/99, DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO, Y EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – SIAF” en su:

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Art. 57º. - Solicitud de Transferencia de Recursos. En su parte pertinente expresa “Las UAF's serán responsables de que la Solicitud de Transferencia de Recursos generada cuente con la documentación respaldatoria de las operaciones a cancelar y que los mismos cumplan con los requisitos establecidos en el presente Decreto y demás disposiciones legales”. DE LA CONTABILIDAD INSTITUCIONAL Art. 91º. - Responsabilidad. “Las UAF's y SUAF's deberán registrar diariamente sus operaciones derivadas de los ingresos provenientes del tesoro o de la recaudación de ingresos propios, el registro y control de los egresos derivados de la ejecución presupuestaria, previo análisis de la consistencia y validación documental de conformidad con las normas establecidas y mantener actualizado el inventario de los bienes que conforman su patrimonio, el archivo y custodia de los documentos respaldatorios.” Art. 92º. - Soportes Documentarios para el Examen de Cuentas. “La rendición de cuentas estará constituida por los documentos originales que respalden las operaciones realizadas y que servirá de base para el registro contable y la ejecución presupuestaria…” CONCLUSIÓN El IPS incumple con el Artículo 56º de la Ley Nº 1.535/99 de Administración Financiera del Estado y el Art. 92° del Decreto N° 8.127/00 “POR EL CUAL SE ESTABLECEN LAS DISPOSICIONES LEGALES ADMINISTRATIVAS QUE REGLAMENTAN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA LEY N° 1535/99, DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO, Y EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – SIAF”, debido a que: medicamentos adquiridos por la L.P Nº 96/04 pagados por el IPS (ingresados al ex parque sanitario), no cuentan con legajos de rendición de cuentas por importe de Gs. 278.238.158. RECOMENDACIÓN La Dirección Financiera del Instituto de Previsión Social, deberá tomar los recaudos necesarios para mantener actualizada la documentación de respaldo de las operaciones asentadas en sus registros para conformar el archivo de Legajos de Rendición de Cuentas, y así tener a disposición de los órganos de control interno y externo.

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Il.A.2. RESOLUCIONES DE AMPLIACIÓN Observación AMPLIACIONES DE RESOLUCIONES DE ADJUDICACIÓN DE LA LICITACIÓN PÚBLICA Nº 96/04, POR UN MONTO TOTAL DE GS. 1.412.764.521 (GUARANÍES MIL CUATROCIENTOS DOCE MILLONES SETECIENTOS SESENTA Y CUATRO MIL QUINIENTOS DOCE), EN CONTRAVENCIÓN A LO ESTABLECIDO EN LA LEY Nº 2051 “DE CONTRATACIONES PÚBLICAS”, POR SOBREPASAR EL 20 % DEL VALOR ADJUDICADO DE CADA ÍTEM. ANEXO Nº 3. “A” Verificadas las cantidades y montos de los contratos correspondientes a los ítems ampliados expuestos en las resoluciones de adjudicación de la Licitación Pública Nº 96/04, se ha constatado que las ampliaciones de cada ítem sobrepasan el 20 % del valor de cada ítem adjudicado por un monto total de GS. 1.412.764.521 (guaraníes mil cuatrocientos doce millones setecientos sesenta y cuatro mil quinientos doce). ANEXO Nº 3. “A” El Instituto de Previsión Social manifiesta en su descargo que: “En primer término pasamos a transcribir el apartado del Art. 63 de la Ley Nº 2051/03 DE CONTRATACIONES PUBLICAS, de manera tal a demostrar fehacientemente que esta Unidad Operativa de Contrataciones -UOC-, en ningún momento violó el mencionado articulo…” ya que se consideraron los siguientes puntos: 1. Siempre que el monto total de las modificaciones no rebase, en conjunto el veinte por ciento del monto o cantidad de los conceptos... 2. El precio unitario de los bienes sea igual al pactado originalmente pudiéndose aplicar los ajustes de precios de conformidad con las fórmulas establecidas en los pliegos concursales respectivos… 3. Tratándose de contratos en los que se incluyan bienes o servicios de diferentes características. el porcentaje se aplicará para cada partida o concepto de los bienes o servicios de que se trate... 4. La Institución procedió a enviar la Nota MH/SSAF/DGCP N° 1989/04 de fecha 21 de septiembre del 2004 (copia adjunta), donde se aclara cuanto sigue... De acuerdo a lo establecido en vuestra consulta, la Dirección General de Contrataciones Públicas considera que el incremento (aumento en un 20% del valor del Contrato) se calculará por el importe de cada ítem -adjudicado, pudiendo incluso variar los porcentajes entre cada Ítems; siempre y cuando en su conjunto no supere el 20% del valor del contrato, conforme al Art 63 de la Ley N° 2051/0. (Las negritas son nuestras). 5. El 29 de Marzo del 2005, a través de la CIRCULAR N° 6 de la Dirección General de Contrataciones Públicas (Se adjunta fotocopia), fue suficientemente aclarado dicho punto cuando se hace mención a que no podrán realizarse ampliaciones que superen el 20% de cada Ítem adjudicado en un contrato. Sin embargo, realizado el análisis de lo manifestado por la Institución en su descargo, esta auditoría SE RATIFICA en la observación. Sustentan esta observación los siguientes criterios: 1. La Ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas” establece en su: Artículo 63º.- CONVENIOS MODIFICATORIOS EN ADQUISICIONES, LOCACIONES Y SERVICIOS: “Las Unidades Operativas de Contratación (UOC) podrán, dentro de su presupuesto aprobado y disponible, bajo su responsabilidad y por razones fundadas y explícitas, acordar el incremento en la cantidad de bienes solicitados mediante modificaciones a sus contratos vigentes, dentro de los doce meses Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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posteriores a su firma, siempre que el monto total de las modificaciones no rebase, en conjunto, el veinte por ciento del monto o cantidad de los conceptos y volúmenes establecidos originalmente en los mismos y el precio unitario de los bienes sea igual al pactado originalmente, pudiéndose aplicar los ajustes de precios de conformidad con las fórmulas establecidas en los pliegos concúrsales respectivos. Tratándose de contratos en los que se incluyan bienes o servicios de diferentes características, el porcentaje se aplicará para cada partida o concepto de los bienes o servicios de que se trate. Cualquier modificación a los contratos deberá formalizarse por escrito por parte de las contratantes y los instrumentos legales respectivos serán suscritos por el funcionario o empleado público que lo haya hecho en el contrato original o quien lo sustituya o esté facultado para ello. Queda prohibido realizar modificaciones contractuales que se refieran a precios, anticipos, pagos progresivos, especificaciones y, en general, cualquier cambio que implique otorgar condiciones más ventajosas a un proveedor comparadas con las establecidas originalmente. No podrá utilizarse el procedimiento descrito en este artículo, cuando el monto total supere los umbrales fijados para el llamado a licitación pública. Artículo 76º. Los funcionarios y empleados públicos que infrinjan las disposiciones de este ordenamiento serán sancionados en los términos que dispone la Ley de la Función Pública. 2.

La Nota MH/SSAF/DGCP/Nº 1989/04 DE FECHA 21/09/04 Del Director General de Contrataciones Públicas en respuesta a la consulta realizada por la Unidad Operativa de Contrataciones del I.P.S. referente al Art. 63º anteriormente señalada: “De acuerdo a lo establecido en vuestra consulta, la Dirección de Contrataciones Públicas considera que el incremento se calculará por el importe de cada ítem adjudicado, pudiendo incluso variar los porcentajes entre cada ítems; siempre y cuando en su conjunto no supere el 20% del valor del contrato, conforme al art. 63º de la Ley Nº 2051/03…”

3.

Por Nota CGR Nº 5259 de fecha 29/10/2004 (Anexo N° 3 “B”), Contralor General de la República remite al Presidente del IPS el criterio considerado por la CGR sobre la consulta hecha al Director General de Contrataciones referente al Art. 63º de la Ley de Contrataciones Públicas donde expone: “Que, en el párrafo donde expresa: el convenio modificatorio debe ser hecho sobre cada ítem adjudicado”, debe decir “el convenio modificatorio puede ser hecho sobre cada ítem adjudicado”. Donde sostiene la frase “pudiendo incluso variar los porcentajes entre cada ítems”, a criterio de esta institución, la citada Dirección debió aclarar a la entidad que el incremento a ser aplicado puede variar en porcentajes, pero sin exceder el máximo de 20% que corresponde al costo total de cada ítem. Y supeditado a esto, la administración debe observar lo establecido en el art. 63º de la Ley 2051/03, “…siempre que el monto total que las modificaciones no rebase, en conjunto, el 20% del monto a cantidad de los conceptos y volúmenes establecidos originalmente en los mismos”. CONCLUSIÓN El IPS incumple con el Artículo 63 ° de la Ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas”, debido a que a efectuado ampliaciones de resoluciones de adjudicación de la Licitación Pública Nº 96/04, por un monto total de Gs. 1.412.764.521 (guaraníes mil cuatrocientos doce millones setecientos sesenta y cuatro mil quinientos doce), sobrepasando el 20 % del valor adjudicado de cada ítem.

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RECOMENDACIÓN El IPS debe resolver SUMARIO ADMINISTRATIVO para la investigación y esclarecimiento de los responsables del incumplimiento del Artículo 63° de la Ley Nº 2051/03 (ampliación mayor al 20% del adjudicado), en consideración de lo dispuesto en el Artículo 76º de la misma Ley, que establece: “Los funcionarios y empleados públicos que infrinjan las disposiciones de este ordenamiento serán sancionados en los términos que dispone la Ley de la Función Pública”. II.A.3. DIFERENCIA ENTRE IMPORTE DE ADJUDICACIÓN Y REGISTRO MAYOR COMPARACIÓN ENTRE IMPORTE DE ADJUDICACIÓN Y MONTO DEL REGISTRO MAYOR Mediante las verificaciones realizadas al Registro Mayor extraído del Sistema Integrado de Contabilidad (SICO), del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) del IPS, se constata el registro de las obligaciones y egresos de la Licitación Pública Nº 96/04, en concepto de compras de medicamentos en el Rubro 350 Productos e instrumentales químicos medicinales por un monto total de Gs. 21.430.430.074 (Guaraníes Veintiún mil cuatrocientos treinta millones cuatrocientos treinta mil setenta y cuatro) durante el periodo del 2004 hasta 2006. No se puede especificar en el Balance General ni en el Cuadro de Resultados cual es el monto correspondiente a la Licitación Pública Nº 96/04, ya que en el mismo se encuentra consolidado en el rubro 350 con los demás gastos incurridos correspondientes a otras adquisiciones realizadas por las demás dependencias del Instituto de Previsión Social. OBSERVACIÓN: DIFERENCIA POR UN IMPORTE TOTAL DE GS. 1.330.911 (GUARANÍES UN MILLÓN TRESCIENTOS TREINTA MIL NOVECIENTOS ONCE), ENTRE EL MONTO TOTAL ADJUDICADO DE LA LICITACIÓN PÚBLICA Nº 96/04 (GS. 21.527.745.945), COMPARADO CON EL IMPORTE TOTAL ASENTADO EN EL REGISTRO MAYOR (GS. 21.526.415.034). Comparado el Registro Mayor de Obligaciones y Egresos correspondiente a la Licitación Pública Nº 96/04, con sus respectivas Resoluciones de Adjudicación y la Planilla de entrega de Proveedores (Sistema Samei) se ha comprobado que existe una diferencia, cuyo resumen se expone en cuadro siguiente: 350 Productos e Instrumentales Químicos y Medicinales LICITACIÓN PÚBLICA N° 96/04

A RESOLUCIÓN ADJUDICACIÓN N° Gs.

REGISTRO MAYOR 2004

B OBLIGADO Y PAGADO 2004 Gs.

REGISTRO MAYOR 2005

C OBLIG PENDIENTE DE PAGO 2004 PAGADO 2005 Gs.

D OBLIGADO Y PAGADO 2005 Gs.

REGISTRO MAYOR 2006

E OBLIGADO PENDIENTE DE PAGO 2004 PAGADO 2006 Gs.

REGISTRO MAYOR 2004 HASTA 2006

S/AUDITORIA

F G SUMATORIA DIFERENCIA OBLIGADO Y ENTRE PAGADO ADJUDICACIÓN 2004 HASTA Y REGISTRO 2006 Gs. (B+C MAYOR Gs. +D+E) (A-F)

082-020/04

18.365.091.752

4.688.792.864

13.249.909.503

120.401.600

305.901.875

18.365.005.842

089-048/04

245.745.280

0

18.149.780

227.595.500

0

245.745.280

(*) 85.911 0

004-003/05

1.319.341.666

0

0

1.318.096.666

0

1.318.096.666

1.245.000

005-014/05

1.597.567.246

0

0

1.597.567.246

0

1.597.567.246

0

TOTAL Gs.

(*) 21.527.745.944

4.688.792.864

13.268.059.283

3.263.661.012

305.901.875

21.526.415.034

1.330.911

(*) Incluye la diferencia de Gs.1, la cual es arrastrada desde la suma total de las adjudicaciones.

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A continuación se describen las diferencias por cada RESOLUCIÓN de Adjudicación: II. A.3.1. RESOLUCIÓN N° 082-020/04: DIFERENCIA TOTAL GS. 85.911. II.A.3.1.a) Existe una diferencia de Gs. 85.911 entre el Monto adjudicado y el monto Obligado y pagado, a las empresas Fármaco S.A. y Fusa S.R.L.

RESOLUCIÓN Nº

082-020/04

EMPRESAS

ADJUDICACIÓN Gs. (A)

FARMACO S.A.

FUSA S.R.L. TOTAL Licitación Pública Nº 96/04 Gs.

OBLIG PENDIENTE DE PAGO 2004 PAGADO 2005 Gs. (B)

SALDO DE LA RESOLUCIÓN Gs. (A-B)

13.913.295

13.910.930

2.365

418.683.910 432.597.205

418.600.365 432.511.295

83.545 (*)85.911

(*) Incluye la diferencia de Gs.1, la cual es arrastrada desde la suma total de las adjudicaciones. Según la Planilla de entrega de Proveedores (Sistema Samei) los medicamentos adjudicados citados en el cuadro siguiente, ingresaron al ex Parque Sanitario Central pero no se pudo constatar sus respectivas Obligaciones y Egresos en el Registro Mayor. A EMPRESA

FARMACO S.A. FUSA

DESCRIPCIÓN (FÓRMULA/CONCENTRACIÓN SOLICITADA DESCRIPCIÓN

PRECIO UNITARIO CON IVA

B CANTIDAD INGRESADA AL EX PARQUE SANITARIO

CIPROFLOXACINA 500 MG 237 58.830 COMPRIMIDO SUERO FISIOLÓGICO ISOTON. 5ML. 539 18.725 AMPOLLA TOTAL Resolución Nº 082-020/04 Gs.

C

D

E

CANTIDAD RECIBIDA SEGÚN RENDIC DE CUENTAS

DIFERENCI A EN UNIDADES (B-C)

TOTAL EN Gs (A*D)

58.820

10

2.365

18.570

155

83.545 85.910

El IPS presentó el descargo remitido por el Dpto. de Contabilidad, reconoce la observación manifestando: “En efecto, y como se podrá verificar existe una diferencia positiva de Gs. 85.910…”, expresan además que: “se aclara que no se registra pedido de pago por parte de los proveedores motivo por el cual el código de contratación no fue cancelado en su totalidad”. Por tanto el equipo auditor se RATIFICA en la observación. II. A.3.2. RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN N° 004-003/05: Diferencia Gs: 1.245.000. El medicamento Flutamida 250mg comprimido adjudicado por Resolución 004-003/05 fue considerado como gravado, comparado con otras adjudicaciones por ejemplo la Resolución Nº 082-020/04 de la misma Licitación Pública Nº 96/04, se evidencia que el mismo es un medicamento exento. Tal medicamento fue obligado y pagado como exento, según se expone a continuación en los cuadros siguientes: A RESOLUCIÓ N Nº

004-003/05

EMPRESA

FARMACÉUTICA PARAGUAYA S.A.

ADJUDICACIÓN Gs.

164.099.000

B MONTO OBLIGADO Y PAGADO AÑO 2005

162.854.000

C DIFERENCIA Gs. (A-B)

1.245.000

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EMPRESA

DESCRIPCIÓN (FÓRMULA/CONCEN TRACIÓN SOLICITADA)

FARMACEUTICA FLUTAMIDA 250MG PARAGUAYA COMPRIMIDO S.A.

A

B

C

PRECIO UNITARIO SIN IVA

PRECIO UNITARIO CON IVA

CANTIDAD ADJUDICA DA

2.490

2.739

5.000

D TOTAL EN Gs IVA INCLUIDO (B*C) 13.695.000

E

F

TOTAL EN Gs SIN IVA (A*C)

DIFERENC IA Gs. (DE)

12.450.000

1.245.000

El IPS presentó el descargo remitido por el Dpto. de Contabilidad, el cual expresa “El medicamento flutamida 250 mg fue liquidado por el Dpto. de Contabilidad como IVA EXENTO, en concordancia con la facturación presentada por el proveedor…” manifiestan además: “el saldo no utilizado en el CC por Gs. 1.245.000 se considera como porción remanente no cancelada”. Por lo expresado precedentemente el equipo auditor se RATIFICA en la observación. El DECRETO N° 8.127/00 “POR EL CUAL SE ESTABLECEN LAS DISPOSICIONES LEGALES ADMINISTRATIVAS QUE REGLAMENTAN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA LEY N° 1535/99, DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO, Y EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – SIAF” en su apartado DE LA CONTABILIDAD INSTITUCIONAL, establece: Art. 91º. - Responsabilidad. “Las UAF's y SUAF's deberán registrar diariamente sus operaciones derivadas de los ingresos provenientes del tesoro o de la recaudación de ingresos propios, el registro y control de los egresos derivados de la ejecución presupuestaria, previo análisis de la consistencia y validación documental de conformidad con las normas establecidas y mantener actualizado el inventario de los bienes que conforman su patrimonio, el archivo y custodia de los documentos respaldatorios.” CONCLUSIÓN. Existe deficiencia en la registración contable del IPS, constatado una diferencia por un importe total de Gs. 1.330.911 (Guaraníes un millón trescientos treinta mil novecientos diez), entre el monto total adjudicado de la Licitación Pública Nº 96/04 (Gs. 21.527.745.945), comparado con el importe total asentado en el registro mayor (Gs. 21.526.415.034). RECOMENDACIÓN Los saldos generados en los asientos de los códigos de contratación (por diferencia entre adjudicado obligado y el pagado por recibido) deben ser cancelados al cierre del ejercicio anual de conformidad a las normas, a los efectos de no impactar erróneamente en los estados contables. Por tanto; el IPS debe realizar las gestiones correspondientes a fin de que la información presentada en los registros del Instituto de Previsión Social refleje correctamente la situación contable (Principio de Exposición).

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EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA CORRESPONDIENTE AL AÑO 2005 DEL RUBRO 350 PRODUCTOS E INSTRUMENTOS QUÍMICOS MEDICINALES Según la Ejecución Presupuestaria extraída del Sistema Integrado de Contabilidad (SICO) del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) del IPS; en el Grupo: 300 Bienes de Consumo, específicamente del subgrupo 350 Productos e Instrumentales Químicos y Medicinales de los tres tipos de Presupuestos se cuentan con un Presupuesto Total Vigente durante el año 2005 de Gs. 243.545.762.287 (Guaraníes Doscientos cuarenta y tres mil quinientos cuarenta y cinco millones setecientos sesenta y dos mil doscientos ochenta y siete), compuesto por el Grupo: 300 Bienes de Consumo, específicamente del subgrupo 350 Productos e Instrumentales Químicos y Medicinales, con fuente de financiamiento 30 Recursos Propios. CUADRO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA AÑO 2005, SEGÚN SICO DESDE 01/01/2005 AL 31/12/2005

TIPO

Nº

PROGRAMA DE ACTIVIDADES CENTRALES PROGRAMAS DE ACCIÓN PROGRAMAS DE ACCIÓN

PROGRAMA

GESTION ADMINISTRATIVA Y 1 FINANCIERA ASISTENCIA MEDICA 2 GENERAL GESTION A JUBILADOS Y 3 PENSIONADOS TOTAL 2005 Gs.

% PRESUPUES PRESUPUESTO TARIO 2005 VIGENTE POR PROGRAMA 0,02 99,86

46.435.597

OBLIGACIONES PENDIENTES DE PAGO

243.212.760.858 152.455.561.383 90.757.199.475 131.183.523.712

21.272.037.671

6.849.098

9.413.301

Pagado Gs.

461.972

286.565.832

37.022.296

SALDO PRESUPUESTA RIO

36.560.324

0,12 100%

OBLIGADO

150.500

6.698.598

243.545.762.287 152.499.432.777 91.046.329.510 131.220.234.536

279.716.734

21.279.198.241

150.000.000.000 100.000.000.000 50.000.000.000

91.046.329.510

200.000.000.000

152.499.432.777

250.000.000.000

243.545.762.287

GRÁFICO DEM OSTRATIVO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA AÑO 2005 SEGÚN CUADRO DE LEYENDA CORRESPONDIENTE AL OBJETO DE GASTO 350 (PRODUCTOS E INSTRUM ENTOS QUÍM ICOS Y M EDICINALES) (En Gs )

PRESUPUESTOVIGENTE OBLIGADO SALDOPRESUPUESTARIO

0

II. B.) CONTRATACIÓN POR LA VÍA DE LA EXCEPCIÓN N° 02/05 En fecha 10 de febrero de 2005 la Resolución del Consejo de Administración del Instituto de Previsión Social N° 008-002/05 aprueba la excepcionalidad y se autoriza a iniciar el proceso de Contratación Directa por excepción al procedimiento de Licitación Pública para la “Adquisición de medicamentos varios para el Instituto de Previsión Social” Se han constatado 4 (cuatro) resoluciones correspondiente a adjudicaciones parciales que afectan a la Compra por la Vía de la Excepción N° 02/05 “Adquisición de medicamentos varios para el Instituto de Previsión Social”, que se exponen a continuación: Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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CUADRO MONTO TOTAL ADJUDICADO, AMPLIADO Y/O MODIFICADO POR CADA PROVEEDOR CONTRATACIÓN POR LA VÍA DE LA EXCEPCIÓN N° 02/05 RESOLUCIÓN N°

016-001/05 07/03/05

Empresa adjudicada

Monto Total en Gs.

FUSA S.R.L. GUAYAKI S.A. COMBAR SAECA VICENTE SCAVONE Y CÍA. CEISA VENTAS PARAGUAYAS S.A. V Y T FARMA S.A. LABORATORIO DE PRODUCTOS ETICOS CEISA FARMACEUTICA PARAGUAYA S.A. IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA ECONOMÍA S.A. DUTRIEC S.A. DIPROAN S.R.L. AVENTIS PHARMA S.A. BIOMEDICAL COM. S.R.L. CASA BOLLER S.R.L. HEISEKE Y CÍA SACI INDEX SACI FARMACO S.A. FARMEDIS S.A. LAB. LIBRA PARAGUAY S.A. LAB. MILLET SACI LAB. PAM S.R.L. INDUFAR CISA LA POLICLÍNICA S.A. LA QUÍMICA FARMACÉUTICA MATHER COMPANY S.R.L. MEDICINE S.A. SIDUS S.A. SIGRAM INTERNACIONAL IMPORFAR S.A. GRAMON PARAGUAY SACIFIA LAB. ALMOS S.R.L. TECNOFARMA S.A. PROSALUD S.R.L. NESSLAM CORP. S.A. NORTE S.A. SCAVONE HNOS. S.A. SERVIFAR Monto total adjudicado

ADJUDICACIÓN 016-004/05 017-002/05 07/03/05 10/03/05

020-014/05 21/03/05

602.054.200

569.241.900 876.514.100 274.404.262 1.527.984.865

MONTO TOTAL ADJUDICADO EN Gs. 569.241.900 876.514.100 274.404.262 2.130.039.065

301.120.600 322.740.000 968.058.300

504.357.227 379.459.100 1.897.154.028

805.477.827 702.199.100 2.865.212.328

300.240.000

1.172.731.000

1.472.971.000

726.000.000

1.543.344.528

2.269.344.528

146.520.000

5.602.425.620 21.434.358 941.400.000 258.658.400 867.201.000 360.310.500 2.359.163.840 216.216.000 523.545.000 132.824.200 26.200.000 270.168.800 2.691.146.700 901.523.315 3.979.421.740 464.139.940 160.206.750 1.713.163.800 93.610.000 29.866.716 226.825.500 332.630.560 125.477.000 180.834.885 483.515.505 22.327.250 2.778.493.428 61.366.800 34.569.288.617

5.748.945.620 21.434.358 1.720.200.000 258.658.400 867.201.000 1.317.910.500 2.600.063.840 216.216.000 523.545.000 321.669.700 26.200.000 270.168.800 2.691.146.700 901.523.315 4.175.441.740 464.139.940 423.810.750 1.713.163.800 93.610.000 29.866.716 226.825.500 332.630.560 125.477.000 180.834.885 483.515.505 22.327.250 2.787.601.428 61.366.800 40.570.899.217

Monto Total en Gs.

778.800.000

957.600.000 240.900.000

22.806.000

196.020.000 47.124.000

9.108.000 5.423.071.100

196.020.000

Monto Total en Gs.

Monto Total en Gs.

166.039.500

216.480.000

382.519.500

II.B.1. EXPEDIENTES DE RENDICIÓN: Observación Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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MEDICAMENTOS ADQUIRIDOS POR LA CONTRATACIÓN POR VÍA DE LA EXCEPCIÓN Nº 02/05 PAGADOS POR EL IPS (INGRESADOS AL EX PARQUE SANITARIO) QUE NO CUENTAN CON LEGAJOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS POR IMPORTE DE GS.: 1.097.345.700 (GUARANÍES MIL NOVENTA Y SIETE MILLONES TRESCIENTOS CUARENTA Y CINCO MIL SETECIENTOS). Por Memorándum CGR Nº 02 de fecha 17/02/2006 se solicitaron los legajos de rendición de cuentas con todos sus documentos de respaldo referente a la adquisición de medicamentos varios, psicotrópicos e insumos de medicamentos por la Contratación por Vía de la Excepción Nº 02/05, los cuales fueron entregados por NIAI Nº 68/2006 de fecha 20/03/2006, Memorándum DCT/CT5/23/06 de fecha 20/03/2006, Memorándum DCT/CT5/24/06 de fecha 22/03/2006, Memorándum DCT/CT5/32/06 de fecha 17/04/2003; Memorándum DCT/CT5/35/06 de fecha 04/05/2006, en los cuales incluían las resoluciones de adjudicación para cada empresa detallando en los cuadros las cantidades, precio unitario, precio con IVA, descripción del medicamento adjudicado formulación, presentación, montos con IVA, montos sin IVA y totales generales correspondiente a cada una de las empresas. Además por NIAI N° 95/2006 de fecha 20/04/2006 fueron remitidos los contratos con las empresas adjudicadas. Consolidando el importe Total de Rendiciones de Cuentas proveídas al equipo auditor, y confrontando los registros de obligación y egresos, se constató inicialmente una diferencia de Gs 6.274.321.301 (Guaraníes Seis mil doscientos setenta y cuatro millones trescientos veintiún mil trescientos uno) correspondiente a pagos realizados por el I.P.S, que no contaban con Legajos de Rendición de Cuentas. Consultados por Memorándum CGR Nº 15 de fecha 11/05/2006 sobre “Documentos referentes a los puntos 4 y 5 del Memorándum CGR Nº 2 de fecha 17/02/2006”, con respecto a expedientes de pago, en respuesta al mismo NIAI Nº 116/2006 de fecha 25/05/2006 a la cual se adjunta el Memorándum DCT/CT5/36/06 de fecha 17/05/2006, correspondiente a la Sección Rendición de Cuentas y Archivo , en la cual manifiesta de forma escrita lo siguiente: “Sobre el punto de referencia, comunico que en esta sección ya no hay expedientes pagados pendientes de envío a los auditores de la Contraloría General de República Resol. CGR Nº 238/06 que corresponden a la Licitación Nº 96/04 y por la Contratación por Vía de la Excepción Nº 02/05”. El Instituto de Previsión Social presentó en el descargo los expedientes de pago faltantes proveídos por la Dirección Financiera. Se realizó la verificación de los expedientes remitidos, constatándose que aún existen faltantes de legajos de Rendición de Cuentas por un total de Gs. 1.097.345.700 (Guaraníes mil noventa y siete millones trescientos cuarenta y cinco mil setecientos), tal como se puede apreciar en el siguiente cuadro:

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PAGO DE LA CVE Nº 02/05 QUE NO CUENTAN CON LEGAJOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS A RESOLUCIÓN Nº

EMPRESA

TOTAL EN GS. SEGÚN RESOLUCIONES DE ADJUDICACIÓN Y CONTRATOS

B

C

D

TOTAL PAGADO AÑO 2005, SEGÚN REGISTRO MAYOR

TOTAL EN GS. LEGAJOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS ENTREGADOS A AUDITORIA

TOTAL EN Gs. SIN LEGAJOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS

016-004/05

LAB. DE PRODUCTOS ÉTICOS C.E.I.S.A.

968.058.300

968.058.300

50.397.600

917.660.700

016-004/05

IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA LA ECONOMÍA S.A

726.000.000

726.000.000

546.315.000

179.685.000

1.694.058.300

1.694.058.300

596.712.600

1.097.345.700

1.694.058.300

1.694.058.300

596.712.600

1.097.345.700

SUB TOTAL Gs. 016-004/05 TOTAL GENERAL Gs. CVE N° 02/05

Así mismo, se identificaron en el Registro Mayor del año 2005 los expedientes de pagos que no fueron presentados en el descargo al equipo auditor. A continuación se expone el siguiente cuadro: LEGAJOS DE EXPEDIENTES DE RENDICIÓN DE CUENTAS FALTANTES (Expuestos en el MAYOR) EXPEDIENTE Nº

RESOLUCIÓN OBLIGACIÓN EGRESO MONTO EMPRESA Nº Nº Nº TOTAL IMPORTADORA Y 8088/05 DISTRIBUIDORA 016-001/05 9.849 13.988 179.685.000 LA ECONOMÍA S.A. LAB. DE 15764/05 PRODUCTOS 016-001/05 31.454 31.729 917.660.700 ÉTICOS RES. Nº 016-001/05 - SUB TOTAL Gs. 1.097.345.700 C.V.E. Nº 02/05 - TOTAL GENERAL Gs.

1.097.345.700

Por lo expuesto precedentemente el equipo auditor se RATIFICA en la observación de Faltantes de Legajos de Rendición de Cuentas por un total de Gs. 1.097.345.700 (Guaraníes mil noventa y siete millones trescientos cuarenta y cinco mil setecientos), correspondientes a la CVE Nº 02/05. La LEY Nº 1.535/99 DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO: DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PÚBLICA: Artículo 54 Objetivo inc. c) establece: “cumplir con los requisitos constitucionales de rendición de cuentas”. Artículo 56º.- Contabilidad institucional: Las unidades institucionales de contabilidad realizarán las siguientes actividades: inc. c) “preparar, custodiar y tener a disposición de los órganos de control interno y externo la documentación de respaldo de las operaciones asentadas en sus registros” Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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El DECRETO N° 8.127/00 “POR EL CUAL SE ESTABLECEN LAS DISPOSICIONES LEGALES ADMINISTRATIVAS QUE REGLAMENTAN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA LEY N° 1535/99, DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO, Y EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – SIAF” en su: Art. 57º. - Solicitud de Transferencia de Recursos. En su parte pertinente expresa “Las UAF's serán responsables de que la Solicitud de Transferencia de Recursos generada cuente con la documentación respaldatoria de las operaciones a cancelar y que los mismos cumplan con los requisitos establecidos en el presente Decreto y demás disposiciones legales”. DE LA CONTABILIDAD INSTITUCIONAL: Art. 91º. - Responsabilidad. “Las UAF's y SUAF's deberán registrar diariamente sus operaciones derivadas de los ingresos provenientes del tesoro o de la recaudación de ingresos propios, el registro y control de los egresos derivados de la ejecución presupuestaria, previo análisis de la consistencia y validación documental de conformidad con las normas establecidas y mantener actualizado el inventario de los bienes que conforman su patrimonio, el archivo y custodia de los documentos respaldatorios.” Art. 92º. - Soportes Documentarios para el Examen de Cuentas. “La rendición de cuentas estará constituida por los documentos originales que respalden las operaciones realizadas y que servirá de base para el registro contable y la ejecución presupuestaria…” CONCLUSIÓN El IPS incumple con el Artículo 56º de la LEY Nº 1.535/99 DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO y el ART. 92° del DECRETO N° 8.127/00 “POR EL CUAL SE ESTABLECEN LAS DISPOSICIONES LEGALES ADMINISTRATIVAS QUE REGLAMENTAN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA LEY N° 1535/99, DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO, Y EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – SIAF, debido a que: Medicamentos adquiridos por la Contratación por Vía de la Excepción Nº 02/05 pagados por el IPS (ingresados al ex Parque Sanitario) no cuentan con legajos de rendición de cuentas por importe de Gs. 1.097.345.700 (Guaraníes mil noventa y siete millones trescientos cuarenta y cinco mil setecientos).

RECOMENDACIÓN La Dirección Financiera del Instituto de Previsión Social, deberá tomar los recaudos necesarios para mantener actualizada la documentación de respaldo de las operaciones asentadas en sus registros para conformar el archivo de Legajos de Rendición de Cuentas, y así tener a disposición de los órganos de control interno y externo. II.B.2. ADJUDICACIÓN COMPARADO CON DOCUMENTOS ENTREGA DE MEDICAMENTOS EN EL EX - PARQUE SANITARIO CENTRAL Observación MEDICAMENTO ADJUDICADO POR LA CONTRATACIÓN POR VÍA DE LA EXCEPCIÓN Nº 02/05 NO FUE ENTREGADO EN SU TOTALIDAD AL EX PARQUE SANITARIO CENTRAL DEL I.P.S.), TOTALIZANDO UN IMPORTE DE GS. 12.491.600 (GUARANÍES DOCE MILLONES CUATROCIENTOS NOVENTA Y UN MIL SEISCIENTOS), CAUSANDO INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO POR PARTE DE LAS “EMPRESAS NESSLAM S.A. Y MEDICINE S.A.” Por Memorándum CGR Nº 04 de fecha 17/02/2006 fueron solicitadas las Recepciones de medicamentos (Planilla de Entrega de Proveedores del Sistema SAMEI) en el ex Parque Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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Sanitario, correspondientes a la Contratación por Vía de la Excepción Nº 02/05,que fueron proveídos por NIAI Nº 74/2006 de fecha 23/03/2006. Comparada la Planilla de Entrega de Proveedores del Sistema SAMEI en el ex Parque Sanitario Central, con las Resoluciones de adjudicación de la Contratación por Vía de la Excepción Nº 02/05, se constató que el medicamento Nitroprusiato de Sodio 50 mg.no fue recepcionado, ya que en la mencionada planilla de fecha 16/03/06, figura como “pendiente”. A continuación se expone el siguiente cuadro: Resolución de Adjudicació n

Nº 017-002

Empresa

Medicine S.A

SAMEI Nº

1116

Descripción

Nitroprusiato de Sodio 50 mg.

A Precio unitario + IVA

B Cantidad adjudicad a

C Cantidad recepcionad a

37.400

1.800

1.466

D Diferencia (B - C)

334

Total en Gs. (A x D)

12.491.600

El IPS presentó el descargo remitido por el Dpto. de Administración de Suministros Médicos, adjuntando los documentos que de las cantidades recibidas por este departamento, RECONOCE la observación, pero no manifiesta referente a medidas fueron adoptadas para la entrega de la totalidad del medicamento adjudicado. Por tanto, el equipo auditor se RATIFICA en que la observación CONCLUSIÓN Medicamento adjudicado por la Contratación por Vía de la Excepción Nº 02/05 no fue entregado en su totalidad al ex Parque Sanitario Central del IPS., totalizando un importe de Gs. 12.491.600 (Guaraníes doce millones cuatrocientos noventa y un mil seiscientos), causando incumplimiento del contrato por parte de las empresas Nesslam S.A. y Medicine S.A. RECOMENDACIÓN El IPS, a través del departamento competente debe realizar un seguimiento y control en las entregas de los medicamentos e insumos por parte de los proveedores, a fin de evitar el incumplimiento de lo establecido en los contratos, el desabastecimiento en los servicios de salud, asegurando la provisión de medicamentos a los usuarios, y en caso de la no entrega total realizar las gestiones correspondientes para subsanar tal situación. II.B.3. DIFERENCIA ENTRE IMPORTE ADJUDICACIÓN Y REGISTRO MAYOR Observación EXISTE UNA DIFERENCIA DE GS. 209.858.044 (GUARANÍES: DOSCIENTOS NUEVE MILLONES OCHOCIENTOS CINCUENTA Y OCHO MIL CUARENTA Y CUATRO), ENTRE EL IMPORTE TOTAL DE ADJUDICACIONES PARCIALES DE LA COMPRA POR LA VÍA DE LA EXCEPCIÓN N° 02/05 DE GS 40.548.571.967, Y EL MONTO TOTAL ASENTADO EN EL REGISTRO MAYOR DE GS 40.338.713.923. El monto total de las resoluciones correspondientes a las adjudicaciones parciales de la Compra por la Vía de la Excepción N° 02/05 es de Gs. 40.570.899.217 (Guaraníes cuarenta mil quinientos setenta millones ochocientos noventa y nueve mil doscientos diez y siete). Por Resolución Nº 038-012/05 de fecha 26/05/05 se rectifica la Resolución de adjudicación Nº 017-002/05, dejando sin efecto la adjudicación a la Empresa Norte S.A. por un monto de Gs. Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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Nuestra Misión: “Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión”

22.327.250 (Guaraníes veinte y dos millones trescientos veinte y siete mil doscientos cincuenta); quedando el monto total de la adjudicación por Vía de la Excepción por Gs. 40.548.571.967 (Guaraníes cuarenta mil quinientos cuarenta y ocho millones quinientos setenta y un mil novecientos sesenta y siete) Mediante las verificaciones realizadas al Registro Mayor extraído del Sistema Integrado de Contabilidad (SICO), del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) del IPS, se constata el registro de las obligaciones y egresos de la Contratación por Vía de la Excepción Nº 02/05, en concepto de compras de medicamentos en el Rubro 350 Productos e instrumentales químicos medicinales por un monto total de Gs. 40.338.713.923.- (Guaraníes cuarenta mil trescientos treinta y ocho millones setecientos trece mil novecientos veinte y tres), durante el periodo del 2005. No se puede especificar en el Balance General ni en el Cuadro de Resultados cual es el monto correspondiente a la Contratación por Vía de la Excepción Nº 02/05, ya que en el mismo se encuentra consolidado en el rubro 350 con los demás gastos incurridos correspondientes a otras adquisiciones realizadas por las demás dependencias del Instituto de Previsión Social. Comparación importe adjudicado y registro Ejecución Presupuestaria de la Compra por la Vía de la Excepción Nº 02/05 Objeto del Gasto: 350 CONTRATACIÓN VÍA EXCEPCIÓN N° 02/05 A RESOLUCIÓN N° ADJUDICACIÓN Gs.

REGISTRO MAYOR 2005 B OBLIGADO Y PAGADO 2005 Gs.

C DIFERENCIA ENTRE IMPORTE ADJUDICACIÓN Y REGISTRO MAYOR Gs. (A-B)

016-001/05

5.423.071.100

5.423.071.100

0

016-004/05

196.020.000

196.020.000

0

017-002/05

*34.546.961.367

34.337.103.323

209.858.044

020-14/05

382.519.500

382.519.500

0

40.548.571.967

40.338.713.923

209.858.044

TOTAL Gs.

* Por Resolución Nº 038-012/05 de fecha 26/05/05 se rectifica por un monto de Gs. 22.327.250 descontando a la Resolución de adjudicación Nº 017-002/05 de Gs. 34.569.288.617, dejando sin efecto la adjudicación a la Empresa Norte S.A; quedando con un monto de Gs. 34.546.961.367

El desglose de la diferencia total se desarrolla a continuación: a) Existe un saldo en los códigos de contratación CE-24001-05-1719 de la empresa Nesslam

Corp. S.A. de Gs. 194.847.444 (Guaraníes Ciento noventa y cuatro millones ochocientos cuarenta y siete mil cuatrocientos cuarenta y cuatro), ya por Resolución Nº 046-019/06 se resuelve rescindir Contrato con la mencionada empresa, y CE-24001-05-1717 de la empresa Medicine S.A. de Gs. 12.491.600 (Guaraníes Doce millones cuatrocientos noventa y un mil seiscientos), este monto corresponde a medicamento adjudicado que no fue entregado en el ex Parque Sanitario Central (según SAMEI al 16/03/06); y no se ha obligado, ni pagado. A continuación se exponen los siguientes cuadros:

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CUADRO DE DESCRIPCIÓN DE SALDO DE CODIGO DE CONTRATACIÓN A

017-002/05

NESLAM CORP S.A

B MONTO OBLIGADO Y PAGADO AÑO 2005 483.515.505 288.668.061

017-002/05

MEDICINE S.A.

160.206.750

147.715.150

12.491.600

643.722.255

436.383.211

207.339.044

RESOLUCIÓN Nº

EMPRESAS

ADJUDICACIÓN Gs.

TOTAL Gs.

D SALDO CC S/ SICO AL 02/03/06 Gs. (AB) 194.847.444

CUADRO DE DIFERENCIAS EN UNIDADES NO ENTREGADOS AL EX PARQUE SANITARIO (hasta el 16/03/2006) DESCRIPCIÓN (FÓRMULA/CONCENTRACIÓN SOLICITADA)

EMPRESA

MEDICINE S.A.

b)

NITROPRUSIATO DE SODIO 50MG AMPOLLA

B

PRECIO UNITARIO CON IVA

CANTIDAD ADJUDICADA

37.400

1.800

C CANTIDAD INGRESADA AL EX PARQUE SANITARIO 1.466

D

E

DIFERENCIA EN UNIDADES (B-C)

TOTAL EN Gs (D*E)

334

12.491.600

Existe un saldo en el código de contratación CE-24001-05-1721 de la empresa Prosalud S.R.L. de Gs. 2.519.000.- (Guaraníes Dos millones quinientos diez y nueve mil). Según SAMEI todos los medicamentos adjudicados a esta empresa fueron recibidos en el ex Parque Sanitario Central, sin embargo no se constató la obligación y pago de dicho monto, se expone el siguiente cuadro: RESOLUCIÓN Nº 017-002/05

c)

A

EMPRESAS PROSALUD SRL

A

B

ADJUDICACIÓN Gs.

MONTO OBLIGADO Y PAGADO AÑO 2005

180.834.885

178.315.885

D SALDO CC S/ SICO AL 02/03/06 Gs. (A-B) 2.519.000

Por Resolución Nº 038-012/05 de fecha 26/05/05 se rectifica la Resolución de adjudicación Nº 017-002/05, dejando sin efecto la adjudicación a la Empresa Norte S.A. de Gs. 22.327.250 (Guaraníes Veinte y dos millones trescientos veinte y siete mil doscientos cincuenta), motivo por el cual se ejecuto la Garantía de Mantenimiento de Oferta de Gs. 669.818 (Guaraníes Seiscientos sesenta y nueve mil ochocientos diez y ocho) correspondiente al 3% de lo adjudicado según comprobante de Ingreso Nº 8257 del 21/07/05.

El IPS presentó el descargo remitido por la Dirección Financiera, el cual expone la situación de la empresa Nesslam S.A. y Medicine S.A. ya constatada y expuesta por el equipo auditor en la observación, por tanto se RATIFICA la misma. CONCLUSIÓN Existe deficiencia en la registración contable del IPS, constatado en una diferencia de Gs. 209.858.044 (Guaraníes: doscientos nueve millones ochocientos cincuenta y ocho mil cuarenta y cuatro), entre el importe total de adjudicaciones parciales de la compra por la Vía de la Excepción N° 02/05 de Gs 40.548.571.967, y el monto total asentado en el registro mayor de Gs. 40.338.713.923. RECOMENDACIÓN: Los saldos generados en los asientos de los códigos de contratación (por diferencia entre adjudicado obligado y el pagado por recibido) deben ser cancelados al cierre del ejercicio anual de conformidad a las normas, a los efectos de no impactar erróneamente en los estados contables y que refleje correctamente la situación contable (Principio de Exposición). Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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CAPITULO III DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE SUMINISTROS MÉDICOS - (EX PARQUE SANITARIO) En fecha 31 de enero de 2005, la regente del Parque Sanitario Central del I.P.S solicita a la Dirección Nacional de Vigilancia Sanitaria el cambio de razón social de Parque Sanitario Central a Administración de Suministros Médicos del I.P.S. Conforme Constancia N° 466/05 de fecha 17 de marzo de 2005 la Administración de Suministros Médicos I.P.S se halla inscripto en el Registro Nacional de Sustancias Estupefacientes y Drogas Peligrosas. Además según Constancia de Inscripción N° 898 de fecha 31 de marzo de 2005, se inscribe en la División de Registro y Control de la Secretaría Nacional Antidroga (SENAD), actividad comercial: -Farmacia Interna – Distribuidora. En fecha 04 de octubre de 2005 el Departamento de Establecimientos de Salud y Afines, según Acta de Verificación y Habilitación Nº 3427, inspecciona las instalaciones del Departamento de Administración de Suministros Médicos, ex Parque Sanitario Central con el objeto de habilitar el establecimiento. En el mismo Acta se solicita realizar mejoras en algunas áreas del establecimiento, para lo cual se concede un plazo de 90 (noventa) días, una vez vencido este plazo deberá solicitarse una nueva inspección. En fecha 16 de febrero de 2006 la regente del Departamento de Administración de Suministros Médicos solicita a la Dirección Nacional de Vigilancia Sanitaria XVIII Región Sanitaria del MSP y BS la Renovación de Contrato. III.1. DIFERENCIAS DE REGISTRO DE CANTIDAD INGRESADA DE MEDICAMENTOS E INSUMOS EN PARQUE SANITARIO III.1.1. DIFERENCIA DE REGISTRO AÑO 2004 DE CANTIDAD MEDICAMENTOS E INSUMOS EN PARQUE SANITARIO

INGRESADA

DE

OBSERVACIÓN III.1.1.A) DIFERENCIA DE GS. 2.401.920 (DOS MILLONES CUATROCIENTOS UN MIL NOVECIENTOS VEINTE), RESULTANDO SUPUESTAMENTE UNA MAYOR CANTIDAD DE MEDICAMENTOS RECEPCIONADOS EN EL EX PARQUE SANITARIO CENTRAL, COMPARADO CON LO INFORMADO COMO ELABORADO Y REMITIDO POR EL DPTO. LABORATORIO DE PRODUCCIÓN DE IPS DURANTE EL AÑO 2004. Por Memorándum CGR Nº 4 de fecha 17/02/2006 se solicitaron las recepciones de medicamentos elaborados por el Dpto. de Laboratorio de Producción en el ex Parque Sanitario durante el año 2004; el cual fue contestado por NIAI Nº 74/2006 de fecha 23/03/2006.

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Además por Memorándum CGR Nº 3 se solicitó Informe sobre los medicamentos producidos por Laboratorio IPS, el cual fuera contestado por NIAI Nº 89/2006. Estos medicamentos son remitidos al ex Parque Sanitario para su depósito y posterior distribución. Realizada la consolidación y posterior comparación entre los documentos proveídos, se constataron diferencias de ingresos en el Ex Parque Sanitario de medicamentos producidos con relación a lo remitido según el Dpto. de Laboratorio. El IPS presentó en el descargo remitido por el Departamento de Administración de Suministros Médicos, adjuntando los documentos que respaldan el ingreso de medicamentos a este departamento (Notas de Remisión y Planillas de Transacción), que en su oportunidad no fueron remitidos al equipo auditor, los cuales fueron verificados y analizados. El equipo auditor consideró los datos de las Notas de Remisión como respaldo de los ingresos en el ex Parque Sanitario, por lo que resulta el cuadro siguiente: COMPARACIÓN ENTRE DATOS DE REMISIÓN POR EL DPTO. LABORATORIO DE PRODUCCIÓN Y LO RECEPCIONADO EN EL EX PARQUE SANITARIO DE IPS DURANTE EL AÑO 2004. 1

N°

CODI GO SAMEI

1

1583

2

1163

DESCRIPCIÓN DEL ARTICULO

PRESEN TACIÓN

CODEINA + EFEDRINA 50 MG + 50 MG (EXPECTORANTE JARABE/F ADULTOS) RASCO METIL BROMURO DE HOMATROPINA GOTAS/F 20MG/ML RASCO

CANT. TOTAL ENTREGADA P/ LABORATORIO AÑO 2004

2 3 4 5 CANT. TOTAL RECIBIDA P/ DIFERENCIA COSTO EX PARQUE DIFERENCIA EN UNITARIO DE SANITARIO s/ TOTAL EN UNIDADES PRODUCCIÓN Notas de GS. (3*4) (2) - (1) EN GS. Remisión AÑO 2004

41.030

41.210

180

1.775

319.500

503

5.030

4.527

460

2.082.420

TOTAL

2.401.920

Por tanto, en consideración a la diferencia constatada de Gs. 2.401.920 (Dos millones cuatrocientos un mil novecientos veinte), resultante de la comparación entre medicamentos recepcionados en el Ex Parque Sanitario Central, de los elaborados y remitidos por el Dpto. Laboratorio de Producción durante el año 2004, el equipo auditor se RATIFICA en la observación. CONCLUSIÓN Deficiencia en los registros año 2004, consistente en una diferencia de Gs. 2.401.920 (Guaraníes dos millones cuatrocientos un mil novecientos veinte), resultando supuestamente una mayor cantidad de medicamentos recepcionados en el ex Parque Sanitario Central, comparado con lo informado como elaborado y remitido por el Dpto. Laboratorio de Producción. RECOMENDACIÓN Realizar las gestiones pertinentes a fin de que los registros correspondientes a las salidas de medicamentos e insumos del Laboratorio de Producción, coincidan con los ingresos expuestos en las recepciones en el ex Parque Sanitario, a fin de brindar una correcta exposición del movimiento de los medicamentos e insumos.

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III.1.1.B) DIFERENCIA DE Gs 30.657.340 ( GUARANIES TREINTA MILLONES SEISCIENTOS CINCUENTA Y SIETE MIL TRESCIENTOS CUARENTA), RESULTANDO MENOR CANTIDAD DE MEDICAMENTOS RECEPCIONADOS EN EL EX PARQUE SANITARIO CENTRAL, COMPARADO CON LO INFORMADO COMO ELABORADO Y REMITIDO POR EL DPTO. LABORATORIO DE PRODUCCIÓN DURANTE EL AÑO 2004. Por Memorándum CGR Nº 4 de fecha 17/02/2006 se solicitaron las recepciones de medicamentos elaborados por el Dpto. de Laboratorio de Producción en el ex Parque Sanitario durante el año 2004; el cual fue contestado por NIAI Nº 74/2006 de fecha 23/03/2006. Además por Memorándum CGR Nº 3 se solicitó Informe sobre los medicamentos producidos por Laboratorio IPS, el cual fuera contestado por NIAI Nº 89/2006. Estos medicamentos son remitidos al ex Parque Sanitario para su depósito y posterior distribución. Realizada la consolidación y posterior comparación entre los documentos proveídos, se constataron diferencias entre los medicamentos remitidos por el Laboratorio de Producción y los recepcionados en el Ex Parque Sanitario. El IPS presentó el descargo remitido por el Departamento de Administración de Suministros Médicos, adjuntando los documentos que respaldan el ingreso de medicamentos a este departamento (Notas de Remisión y Planillas de Transacción), que en su oportunidad no fueron remitidos al equipo auditor, los cuales fueron verificados y analizados. El equipo auditor consideró los datos de las Notas de Remisión como respaldo de los ingresos en el ex Parque Sanitario, por lo que resulta el cuadro siguiente: COMPARACIÓN ENTRE DATOS DE REMISIÓN POR EL DPTO. LABORATORIO DE PRODUCCIÓN Y LO RECEPCIONADO EN EL EX PARQUE SANITARIO DE IPS DURANTE EL AÑO 2004. 1

N°

CÓDIGO SAMEI

DESCRIPCIÓN DEL ARTICULO

1

1587

CLORFENIRAMINA MALEATO

2

1068

DICLOFENAC 50 MG

3

1573

DIPIRONA 500MG (ALGESINA)

2 3 4 CANT. TOTAL RECIBIDA P/ COSTO DIFERENCIA EX PARQUE UNIRTARIO EN SANITARIO s/ DE UNIDADES Notas de PRODUCCIÓN (1) - (2) Remisión EN GS. AÑO 2004

5

PRESENTACIÓN

CANT. TOTAL ENTREGADA P/ LABORATORI O AÑO 2004

JARABE/FRASCO

82.015

69.785

12.230

858

10.493.340

COMPRIMIDO

5.831.400

5.741.400

90.000

48

4.320.000

COMPRIMIDO

2.136.800

1.950.400

186.400

85

15.844.000

TOTAL

DIFERENCIA TOTAL EN GS. (3*4)

30.657.340

Por tanto, el equipo auditor se RATIFICA en que existe una diferencia de Gs 30.657.340 (Treinta millones seiscientos cincuenta y siete mil trescientos cuarenta), resultante de la comparación entre medicamentos recepcionados en el Ex Parque Sanitario Central, de los elaborados y remitidos por el Dpto. Laboratorio de Producción durante el año 2004.

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CONCLUSIÓN Deficiencia en los registros año 2004, consistente en una diferencia de Gs 30.657.340 (Guaraníes treinta millones seiscientos cincuenta y siete mil trescientos cuarenta), resultando menor cantidad de medicamentos recepcionados en el ex Parque Sanitario Central, comparado con lo informado como elaborado y remitido por el Dpto. Laboratorio de Producción. RECOMENDACIÓN Realizar las gestiones pertinentes a fin de que los registros correspondientes a las salidas de medicamentos e insumos del Laboratorio de Producción, coincidan con los ingresos expuestos en las recepciones en el ex Parque Sanitario, a fin de brindar una correcta exposición del movimiento de los medicamentos e insumos. III.1.2. DIFERENCIA DE REGISTRO AÑO 2005 DE CANTIDAD MEDICAMENTOS E INSUMOS EN PARQUE SANITARIO.

INGRESADA

DE

Observación III.1.2. a) DIFERENCIA DE Gs. 142.887.800 (CIENTO CUARENTA Y DOS MILLONES OCHOCIENTOS OCHENTA Y SIETE MIL OCHOCIENTOS), RESULTANDO UNA SUPUESTA MAYOR CANTIDAD DE MEDICAMENTOS RECEPCIONADOS EN EL EX PARQUE SANITARIO CENTRAL, COMPARADO CON LO INFORMADO COMO ELABORADO Y REMITIDO POR EL DPTO. LABORATORIO DE PRODUCCIÓN DEL IPS DURANTE EL AÑO 2005. Por Memorándum CGR Nº 4 de fecha 17/02/2006 se solicitaron las recepciones de medicamentos elaborados por el Dpto. de Laboratorio de Producción en el ex Parque Sanitario durante el año 2005; el cual fue contestado por NIAI Nº 74/2006 de fecha 23/03/2006. Además por Memorándum CGR Nº 3 se solicitó Informe sobre los medicamentos producidos por Laboratorio IPS, el cual fuera contestado por NIAI Nº 89/2006. Estos medicamentos son remitidos al ex Parque Sanitario para su depósito y posterior distribución. Realizada la consolidación y posterior comparación entre los documentos proveídos, se constataron diferencias de ingresos en el Ex Parque Sanitario de medicamentos producidos con relación a lo remitido según el Dpto. de Laboratorio. El IPS presentó el descargo remitido por el Departamento de Administración de Suministros Médicos, adjuntando los documentos que respaldan el ingreso de medicamentos a este departamento (Notas de Remisión y Planillas de Transacción), que en su oportunidad no fueron remitidos al equipo auditor, los cuales fueron verificados y analizados. El equipo auditor consideró los datos de las Notas de Remisión como respaldo de los ingresos en el ex Parque Sanitario, por lo que resulta el cuadro siguiente:

Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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Nuestra Misión: “Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión”

COMPARACIÓN ENTRE DATOS DE REMISIÓN POR EL DPTO. LABORATORIO DE PRODUCCIÓN Y LO RECEPCIONADO EN EL EX PARQUE SANITARIO DE IPS DURANTE EL AÑO 2005. 1

CÓDIGO SAMEI

N°

1

1587

2

6465

DESCRIPCIÓN DEL ARTICULO

CLORFENIRAMINA MALEATO CLORO DILUIDO 6%( bidones de 5 o 10 lts.) ( LAVANDINA)

PRESENTACIÓN

CANT. TOTAL ENTREGADA P/ LABORATORIO AÑO 2005

2 3 4 CANT. TOTAL DIFERENCIA COSTO RECIBIDA P/ EN UNITARIO DE EX PARQUE UNIDADES PRODUCCIÓN SANITARIO (2) - (1) EN GS. AÑO 2005 S/ REMISIONES

5 DIFERENCIA TOTAL EN GS. (3*4)

JARABE/FRASCO

110.900

291.700

180.800

781

141.204.800

SOLUCIÓN/LITRO

196

1.696

1.500

1.122

1.683.000

TOTAL

142.887.800

Por tanto el equipo auditor se RATIFICA en que existe una diferencia de Gs 142.887.800 (Ciento cuarenta y dos millones ochocientos ochenta y siete mil ochocientos) , resultante de la comparación entre medicamentos recepcionados en el Ex Parque Sanitario Central, de los elaborados y remitidos por el Dpto. Laboratorio de Producción durante el año 2005. CONCLUSIÓN Deficiencia en los registros año 2005, consistente en una diferencia de Gs. 142.887.800 ( Guaraníes ciento cuarenta y dos millones ochocientos ochenta y siete mil ochocientos), resultando una supuesta mayor cantidad de medicamentos recepcionados en el ex Parque Sanitario Central, comparado con lo informado como elaborado y remitido por el Dpto. Laboratorio de Producción del IPS. RECOMENDACIÓN Realizar las gestiones pertinentes a fin de que los registros correspondientes a las salidas de medicamentos e insumos del Laboratorio de Producción, coincidan con los ingresos expuestos en las recepciones en el ex Parque Sanitario, a fin de brindar una correcta exposición del movimiento de los medicamentos e insumos.

III.1.2. b) DIFERENCIA DE GS 14.587.195 (CATORCE MILLONES QUINIENTOS OCHENTA Y SIETE MIL CIENTO NOVENTA Y CINCO) RESULTANDO MENOR CANTIDAD DE MEDICAMENTOS RECEPCIONADOS EN EL EX PARQUE SANITARIO CENTRAL, COMPARADO CON LO INFORMADO COMO ELABORADOS Y REMITIDOS POR EL DPTO. LABORATORIO DE PRODUCCIÓN DEL IPS DURANTE EL AÑO 2005. Por Memorándum CGR Nº 4 de fecha 17/02/2006 se solicitaron las recepciones de medicamentos elaborados por el Dpto. de Laboratorio de Producción en el ex Parque Sanitario durante el año 2005; el cual fue contestado por NIAI Nº 74/2006 de fecha 23/03/2006. Además por Memorándum CGR Nº 3 se solicitó Informe sobre los medicamentos producidos por Laboratorio IPS, el cual fuera contestado por NIAI Nº 89/2006. Estos medicamentos son remitidos al ex Parque Sanitario para su depósito y posterior distribución. Realizada la consolidación y posterior comparación entre los documentos proveídos, se constataron diferencias entre los medicamentos remitidos por el Laboratorio de Producción y los recepcionados en el Ex Parque Sanitario. Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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Nuestra Misión: “Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión”

El IPS presentó el descargo remitido por el Departamento de Administración de Suministros Médicos, adjuntando los documentos que respaldan el ingreso de medicamentos a este departamento (Notas de Remisión y Planillas de Transacción), que en su oportunidad no fueron remitidos al equipo auditor, los cuales fueron verificados y analizados. El equipo auditor consideró los datos de las Notas de Remisión como respaldo de los ingresos en el ex Parque Sanitario, por lo que resulta el cuadro siguiente: COMPARACIÓN ENTRE DATOS DE REMISIÓN POR EL DPTO. LABORATORIO DE PRODUCCIÓN Y LO RECEPCIONADO EN EL EX PARQUE SANITARIO DE IPS DURANTE EL AÑO 2005. 1

N°

1

2 3

2 CANT. TOTAL RECIBIDA P/ EX PARQUE SANITARIO s/ Notas de Remisión AÑO 2005

3

4

5

DIFERENCIA EN UNIDADES (1) - (2)

COSTO UNITARIO DE PRODUCCIÓN EN GS.

DIFERENCIA TOTAL EN GS. (3*4)

PRESENTACIÓN

CANT. TOTAL ENTREGADA P/ LABORATORIO AÑO 2005

6466

CLORO DILUIDO 8% (bidones de 5 o 10 lts.) ( LAVANDINA)

SOLUCIÓN/LITRO

9.835

7.835

2.000

1.535

3.070.000

1216

ANTIANEMICO +RECONSTITUYENTE VITAMINICO

JARABE/FRASCO

117.749

113.704

4.045

2.711

10.965.995

1573

DIPIRONA 500MG (ALGESINA)

1.515.200

1.504.600

10.600

52

551.200

CODIGO SAMEI

DESCRIPCIÓN DEL ARTICULO

COMPRIMIDO

TOTAL

14.587.195

Por tanto el equipo auditor se RATIFICA en que existe una diferencia de Gs 14.587.195 (Catorce millones quinientos ochenta y siete mil ciento noventa y cinco), resultante de la comparación entre medicamentos recepcionados en el Ex Parque Sanitario Central, de los elaborados y remitidos por el Dpto. Laboratorio de Producción durante el año 2005. CONCLUSIÓN Deficiencia en los registros año 2005, consistente en una diferencia de Gs 14.587.195 (Guaraníes catorce millones quinientos ochenta y siete mil ciento noventa y cinco) resultando menor cantidad de medicamentos recepcionados en el ex Parque Sanitario Central, comparado con lo informado como elaborados y remitidos por el Dpto. Laboratorio de Producción del IPS. RECOMENDACIÓN Realizar las gestiones pertinentes a fin de que los registros correspondientes a las salidas de medicamentos e insumos del Laboratorio de Producción, coincidan con los ingresos expuestos en las recepciones en el ex Parque Sanitario, a fin de brindar una correcta exposición del movimiento de los medicamentos e insumos. III.2 PLANILLA ENTREGA DE PROVEEDORES Observación EL MEDICAMENTO DOBUTAMINA 250 MG/20ML (DOBUTREX), ADQUIRIDO POR LA CONTRATACIÓN POR LA VÍA DE EXCEPCIÓN Nº 02/05, ADJUDICADO POR RESOLUCIÓN N° 016-004/05, NO SE EXPONE EN LA PLANILLA DE ENTREGA DE PROVEEDORES DEL SISTEMA SAMEI DE ENTRADA DEL EX PARQUE SANITARIO CENTRAL, POR UN VALOR TOTAL DE COMPRA DE GS. 196.020.000 (GUARANÍES CIENTO NOVENTA Y SEIS MILLONES VEINTE MIL) Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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Por Memorándum CGR Nº 04 de fecha 17/02/2006, se solicitaron las recepciones de medicamentos e insumos correspondientes a la adquisición por la Vía de Excepción Nº 02/05 en el Ex Parque Sanitario. Por nota NIAI Nº 74/2006 de fecha 23/03/2006 fueron proveídas al equipo auditor, las planillas de entrada del sistema Samei. Dichas planillas de entradas de medicamentos e insumos en el Ex Parque Sanitario impresos del Sistema Informático Samei fueron comparadas con las adjudicaciones expuestas en las diferentes resoluciones correspondientes a la compra por la Vía de Excepción Nº 02/05. El resultado de dicha comparación arrojó diferencias en cuanto al medicamento Dobutamina 250 mg/20ml (Dobutrex), que fue adjudicado según la Resolución N° 016-004/05 a la empresa LA QUÍMICA FARMACÉUTICA S.A. con 12.000 unidades a Gs. 16.335 c/u Iva incluido, valor total de la adjudicación de Gs. 196.020.000 (Guaraníes ciento noventa y seis millones veinte mil). Se constata que por Expediente N° 13.372 fue pagada la totalidad adjudicada de dicho medicamento. El Instituto de Previsión Social no presentó el descargo correspondiente a la presente observación, por tanto el Equipo Auditor se RATIFICA en la observación. CONCLUSIÓN Deficiencia en los registros de entrada en el ex Parque Sanitario Central debido a que en la planilla entregas de proveedores del sistema Samei no se expone la recepción de 12.000 unidades del medicamento DOBUTAMINA 250 mg/20ml (Dobutrex), adquirido por la Contratación por la Vía de Excepción Nº 02/05, adjudicado por resolución N° 016-004/05por un valor total de compra gs. 196.020.000 (guaraníes ciento noventa y seis millones veinte mil). RECOMENDACIÓN Realizar las gestiones pertinentes a fin de reverificar los movimientos de existencias para validar el stock existente de la DOBUTAMINA 250 MG/20ML (DOBUTREX), a fin de brindar una correcta exposición del movimiento de recepción del medicamento en concordancia con las adquisiciones.

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CAPITULO IV GESTIÓN DEL LABORATORIO DE PRODUCCIÓN DEL IPS Según el Acta de fecha 15 de febrero del 2001, la Dirección de Vigilancia Sanitaria, realiza una inspección al Laboratorio de Producción del IPS, con el motivo de la Apertura del mismo. En la misma Acta “se recomienda otra inspección cuando el Laboratorio empiece a operar para la verificación GMP con guía del MERCOSUR”. Conforme Resolución Nº 062/01 de fecha 23 de febrero del 2001, la Oficina Técnica Regional de la Dirección Nacional de Vigilancia Sanitaria de la XVlll Región Sanitaria autoriza la Apertura del Laboratorio de Producción de Especialidades Farmacéuticas del Instituto de Previsión Social. Dando cumplimiento a la recomendación hecha en el Acta de fecha 15 de febrero del 2001, se realiza otra verificación del funcionamiento del Laboratorio Producción en fecha 11 de abril del 2005 conforme Acta Nº 077/05 de la Dirección de Vigilancia Sanitaria. A consecuencia de la verificación hecha en la fecha mencionada anteriormente, el Director General de la Dirección Nacional de Vigilancia Sanitaria, remite a la Jefa de Laboratorio la nota de fecha 27 de abril del 2005 donde le expresa en el considerando : “ Según Acta de Inspección Nº 077 de fecha 11 de abril de 2005; realizada por funcionarios del Departamento de Inspección y Vigilancia del M.S.P y B.S., donde se detectan las diversas prácticas no adecuadas empleadas durante la producción de Especialidades Farmacéuticas…” La nota sigue expresando lo siguiente: “Por tanto, la Dirección de Vigilancia Sanitaria le comunica la prohibición de la fabricación de Especialidades Farmacéuticas con principios activos penicilánicos, cefalosporinicos y psicotrópicos (Fenobarbital).” “Que, además; se le concede el plazo de 60 días para la priorización de: - Mejoras de la infraestructura edilicia (techos, paredes y pisos). - Separación física de la central de pesadas. - Ingreso del personal a través de vestuarios a la zona productiva y clausura de otros accesos. - Uso de uniformes adecuados y limpios en las áreas de producción. - Implementación de documentos referentes a Garantía de Calidad, como procedimientos operativos standard, programas de capacitación a funcionarios, validaciones de limpieza y de agua.” En fecha 28 de octubre de 2005 nuevamente funcionarios del Departamento de Inspección y Vigilancia del MSP Y BS, conforme Orden de Inspección Nº 196/05 realizan la verificación de las condiciones actuales del Laboratorio de Producción. La Dirección Nacional de Vigilancia Sanitaria, conforme al Acta Nº 35/06 de fecha 23 de febrero de 2006 realiza la verificación del Laboratorio de Producción para dar inicio a los trámites de Renovación de Apertura. En fecha 18 de mayo de 2006 según Orden de Inspección Nº 109/06 y el Acta con misma fecha y numeración, se realizó la inspección con el objetivo de la Renovación de Apertura del Laboratorio de Producción. Como resultado de la inspección hecha, conforme Resolución XVIII Nº 100/06 de fecha 29 de mayo de 2006, la Oficina Técnica Regional de la Dirección Nacional de Vigilancia Sanitaria de la Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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XVIII Región Sanitaria autoriza la Renovación de Apertura como Laboratorio de Producción de Especialidades Farmacéuticas, dicha autorización tendrá una validez de 5 (cinco) años. Con el fin de hacer un seguimiento a los requerimientos hechos por Dirección Nacional de Vigilancia Sanitaria al Laboratorio de Producción, el equipo auditor realizó una verificación in situ del mismo, constatándose las siguientes observaciones: IV.1. CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN DE LOS ÍTEMs COMPARADOS CON LOS ADQUIRIDOS Observación EL INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL ADQUIRIÓ GRAN CANTIDAD DE MEDICAMENTOS (EN LA LP Nº 96/04 Y EN LA CONTRATACIÓN DIRECTA CVE Nº 02/05), MIENTRAS QUE EL PROPIO LABORATORIO DE IPS TIENE CAPACIDAD INSTALADA DE PRODUCCIÓN ANUAL MAYOR A LA CANTIDAD COMPRADA. En fecha 17/02/06 por Memorándum CGR Nº 3 fue solicitado el informe referente a la Capacidad instalada de producción del Laboratorio por cada medicamento y el informe sobre los medicamentos producidos en el año 2004 y 2005, el cual fue contestado por NIAI Nº 59/2006 de fecha 13/03/06. Por Memorándum CGR Nº 02 de fecha 17/02/2006 se solicitaron los legajos de rendición de cuentas con todos sus documentos de respaldo referente a la adquisición de medicamentos varios, psicotrópicos e insumos de medicamentos por la LP N° 96/04 y la CVE Nº 02/05, los cuales fueron proveídos por NIAI Nº 68/2006 de fecha 20/03/2006, Memorándum DCT/CT5/23/06 de fecha 20/03/2006, Memorándum DCT/CT5/24/06 de fecha 22/03/2006, Memorándum DCT/CT5/32/06 de fecha 17/04/2003; Memorándum DCT/CT5/35/06 de fecha 04/05/2006. La muestra seleccionada corresponde a los medicamentos adquiridos por la L.P. N° 96/04, los cuales son producidos también por el Laboratorio Central del IPS. Realizada la consolidación y comparación entre los documentos entregados a esta auditoria, se pudo constatar que varios de los medicamentos adquiridos tanto por la LP Nº 96/04 como por la CVE Nº 02/05, son producidos por el Laboratorio de Producción del IPS, en el cuadro siguiente se detallan dichos medicamentos: CAPACIDAD INSTALADA DE PRODUCCIÓN DE MEDICAMENTOS EN LAB. IPS, COMPARADA CON LA CANTIDAD ADQUIRIDA POR LP Nº 96/04 Año 2004 N°

Nombre del Producto

Presentación

CAPACIDAD INSTALADA DE PRODUCCIÓN LABORATORIO

CANTIDAD ADJUDICADA EN L.P. 96/04

CANT. DE VECES SUPERIOR A LA ADQUIRIDA

1

Aspirina 500 mg

Comprimido

5.760.000

486.000

11,9

2

Algesina (Dipirona)

Comprimido

800.000

9,0

3

Amoxicilina 500 mg

Comprimido

7.200.000 2.400.000

600.000

4,0

4

Antigripal 400 mg.

Comprimido

3.600.000

600.000

6,0

5

Cefalexina 500 mg

Cápsula

2.400.000

500.000

4,8

6

Diclofenac Sódico 50 mg.

Comprimido

14.400.000

4.410.000

3,3

7

Enalapril Maleato 20 mg.

Comprimido

10.440.000

1.842.830

5,7

8

Paracetamol 500 mg.

Comprimido

9.600.000

1.200.000

8,0

Prednisona 50 mg

Comprimido

600.000

4.590

130,7

10

Prednisona 5 mg

Comprimido

800.000

107.880

7,4

11

Sulfato Ferroso 200 mg

Comprimido

1.800.000

598.430

3,0

9

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N°

Nombre del Producto

12

Clorfeniramina Maleato 4 mg.

13

Expectorante Niños Antianémico y Reconstituyente

14 15

Metamizol Acido Acetil Salicílico 125 mg

16 17

Fenobarbital 15 mg

Presentación Comprimido Jarabe Jarabe Gotas Comprimido Comprimido

CAPACIDAD INSTALADA DE PRODUCCIÓN LABORATORIO 2.400.000 384.000 336.000 192.000 3.840.000 200.000

CANTIDAD ADJUDICADA EN L.P. 96/04 300.000 60.000 42.000 16.000 413.000 16.360

CANT. DE VECES SUPERIOR A LA ADQUIRIDA 8,0 6,4 8,0 12,0 9,3 12,2

CAPACIDAD INSTALADA DE PRODUCCIÓN DE MEDICAMENTOS EN LAB. IPS, COMPARADA CON LA CANTIDAD ADQUIRIDA POR CONTRATACIÓN DIRECTA CVE Nº 02/05 Año 2005 N°

Nombre del Producto

Presentación

CAPACIDAD INSTALADA DE PRODUCCIÓN LABORATORIO 7.200.000

CANTIDAD ADJUDICADA EN LA CVE Nº 02/05

CANT. DE VECES SUPERIOR A LA ADQUIRIDA

1.260.000

5,7

14.400.000

7.200.000

2,0

3 Enalapril Maleato 20 mg.

Comprimido

10.440.000

2.750.120

3,8

4 Acido Acetíl Salicílico 500 mg

Comprimido

5.760.000

1.260.000

4,6

5 Paracetamol 500 mg.

Comprimido

9.600.000

1.800.000

5,3

6 Acido Acetíl Salicílico 125 mg

Comprimido

3.840.000

1.320.000

2,9

7 Prednisona 5 mg

Comprimido

800.000

225.000

3,6

8 Amoxicilina 500 mg

Comprimido

2.400.000

1.000.000

2,4

9 Cefalexina 500 mg

Cápsula

2.400.000

750.000

3,2

10 Clorfeniramina Maleato 4 mg.

Comprimido

2.400.000

480.000

5,0

11 Expectorante Niños Antianémico y 12 Reconstituyente Expectorante Adultos libre de 13 codeína

Jarabe

384.000

100.000

3,8

336.000

63.000

324.000

100.000

14 Dextrometorfán

Gotas

144.000

33.000

4,4

15 Paracetamol

Gotas

192.000

30.000

6,4

16 Metamizol

Gotas

192.000

24.000

8,0

1 Algesina (Dipirona)

Comprimido

2 Diclofenac Sódico 50 mg.

Comprimido

Jarabe Jarabe

5,3 3,2

Por Nota Interna UF/Nº 197/06 de fecha 16/03/06, la Jefa de la Unidad de Fármaco terapéutica, manifiesta “se solicitaron adquirir medicamentos de elaboración del Laboratorio debido a que las partidas elaboradas por dicho establecimiento no cubre las demandas de todos los Hospitales, Clínicas Periféricas y Puestos de Salud del País”. El Instituto de Previsión Social presentó el descargo remitido por la Unidad de Farmacoterapéutica la cual expresa fueron solicitados fármacos elaborados por Laboratorio de Producción, debido a que la capacidad de producción de este establecimiento, no puede cubrir en su totalidad la demanda de consumo mensual a nivel país, por la baja resolución de sus equipamientos, en todos su ítems. Este descargo, no satisface a la auditoría debido a que analizado los cuadros arriba expuestos, se constata que en general el promedio de veces superior de la CAPACIDAD INSTALADA DE PRODUCCIÓN DEL LABORATORIO es de 5 (cinco) veces, comparada a las cantidades adquiridas de los medicamentos por cada adquisición del IPS. Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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Considerando el análisis efectuado sobre la capacidad de producción (cuadro superior), referente a lo manifestado por la Unidad de Farmacoterapéutica del IPS, el equipo auditor se RATIFICA en la observación. CONCLUSIÓN Ineficiencia del Instituto de Previsión Social en el gerenciamiento del Laboratorio de Producción (cuyo mantenimiento significa ingentes recursos), origina que aún teniendo un laboratorio con gran capacidad instalada de producción anual, adquirió gran cantidad de los mismos medicamentos en la Licitación Pública Nº 96/04 y en la contratación directa CVE Nº 02/05. RECOMENDACIÓN El IPS a través de una unidad competente, debe realizar un seguimiento y control del cumplimiento del MANUAL DE ORGANIZACIÓN, ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES del DEPARTAMENTO DE LABORATORIO DE PRODUCCIÓN, verificando los Registros Operativos Laboratoriales, detectando las deficiencias y determinar responsabilidades. (Incluyendo las siguientes Secciones; Administración laboratorial, Materia Prima e Insumos, Comprimidos, Jarabe, Gotas/Pomadas y Domisanitarios). IV.2. DIFERENCIA EN LA CANTIDAD DE INSUMOS INFORMADOS COMO UTILIZADOS EN EL LABORATORIO DE PRODUCCIÓN DE I.P.S. IV.2.1. MENOR CANTIDAD INFORMADA COMO UTILIZADA AÑO 2004-2005 Observación DIFERENCIA EN MENOR CANTIDAD DE MATERIA PRIMA INFORMADA COMO UTILIZADA EN EL LABORATORIO DE IPS EN LOS AÑOS 2004 Y 2005, COMPARADA CON LA CANTIDAD CALCULADA POR AUDITORÍA BASADA EN LAS UNIDADES PRODUCIDAS. Por Memorándum CGR Nº 3 de fecha 17/02/06 fue solicitado el Informe sobre los medicamentos producidos por el Laboratorio de Producción en los años 2004 y 2005, el cual fue proveído por NIAI Nº 59/2006 de fecha 13/03/06 y por Memorándum CGR N° 37 de fecha 31/08/06 fue solicitado el registro de movimientos de entrada, utilización y saldo de materia prima, utilizados para la elaboración de algunos medicamentos tomado como muestras, correspondientes a los años 2004 y 2005. En base al informe sobre los medicamentos producidos en los años 2004 y 2005, el equipo auditor realizó los cálculos, a fin de establecer la cantidad de materia prima utilizada en la elaboración de algunos medicamentos, los cuales comparados con el informe de registro de movimientos de entrada, utilización y saldo de materia prima, se evidencian diferencias entre los mismos.

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A continuación se detallan en los siguientes cuadros:

PRODUCTOS

Fenobarbital

PRODUCTOS

MENOR CANTIDAD DE MATERIA PRIMA INFORMADA COMO UTILIZADA - AÑO 2004 SEGÚN LABORATORIO I.P.S. CÁLCULO SEGÚN AUDITORIA A B C D E F Cantidad Total producido en unidades c/ Gramos utilizados Materia Prima Diferencia Producida Materia Prima utilizada (B/CANTIDAD Diferencia en Utilizada en unidades en (A/CANTIDAD SEGÚN SEGÚN FÓRMULA gramos (A-E) en gramos (B-C) unidades FÓRMULA QUÍMICA) QUÍMICA) 50

101.000

500

100.500

10.100

(-) 10.050

MENOR CANTIDAD DE MATERIA PRIMA INFORMADA COMO UTILIZADA - AÑO 2005 SEGÚN LABORATORIO I.P.S. CÁLCULO SEGÚN AUDITORIA A B C D E F Total producido en unidades c/ Gramos utilizados Materia Prima Diferencia Cantidad Materia Prima utilizada (B/CANTIDAD Diferencia en Utilizada en unidades Producida (A/CANTIDAD SEGÚN SEGÚN FÓRMULA gramos (A-E) en gramos (B-C) FÓRMULA QUÍMICA) QUÍMICA)

Amoxicilina Trihidrato

100.000

442.000

200.000

242.000

221.000

(-) 121.000

Diclofenac Sódico

120.000

3.596.400

2.400.000

1.196.400

179.820

(-) 59.820

Enalapril Maleato

30.000

2.039.800

1.500.000

539.800

40.796

(-) 10.796

El Instituto de Previsión Social presentó en el descargo, documentos proveídos por el Laboratorio de Producción, cuyo análisis se expone a continuación: AÑO 2004: La Orden de salida Nº 504/03 de fecha 24/11/2003 para la elaboración de Fenobarbital 100 mg como respaldo de la utilización de 10.000 gramos de esta materia prima, sin embargo la observación a la que hace referencia el equipo auditor corresponde al año 2004. Por tanto el equipo auditor se ratifica en la observación correspondiente al Fenofarbital. AÑO 2005: En el descargo presentado correspondiente a las diferencias de Amoxicilina 500mg y Enalapril Maleato 20 mg producidos por el Laboratorio, la institución adjunta los registros de elaboración patrón referente a los mencionados medicamentos. Estos registros corresponden al año 2004 y los documentos de remisión al Parque Sanitario durante el año 2005. Por tanto los documentos de producción mencionados no se consideran válidos para el año 2005, ejercicio afectado por la observación, por tanto el equipo auditor se ratifica en la observación referente a las diferencias constatadas de Amoxicilina 500 mg. y Enalapril Maleato 20 mg. •

Referente al medicamento Diclofenac Sódico, la institución no presentó descargo, por tanto, el equipo auditor se RATIFICA en la observación.

•

Manifiestan además, la cantidad obtenida según formula química es teórica, ya que existe un porcentaje normal de mermas. Al respecto la auditoría manifiesta que la fundamentación del IPS no es razonable, debido a que las diferencias son de grandes cantidades.

Por tanto, ante lo expuesto se constata menor cantidad de materia prima utilizada para la elaboración de medicamentos en los años 2004 y 2005, resultante de la comparación entre el informe enviado por el Laboratorio de Producción y el cálculo realizado por auditoría, expuestos en los cuadros anteriores. CONCLUSIÓN Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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Existencia de diferencias entre los registros año 2004 y 2005 de cantidad de medicamentos producidos en el Laboratorio de IPS, comparados con el informe de cantidad de materia prima utilizada, resultando que la cantidad de droga informada como utilizada, es menor a la equivalente de la cantidad producida, de los siguientes productos muestreados por auditoría, cuyo costo totaliza Gs: 85.263.090 (Guaraníes ochenta y cinco millones doscientos sesenta y tres mil noventa): DIFERENCIA EN GRAMOS (MENOR CANTIDAD UTILIZADA COMPARADA CON LA CANT. PRODUCIDA)

PRODUCTOS

Fenobarbital Amoxicilina Trihidrato Diclofenac Sódico Enalapril Maleato

COSTO EN GRAMOS DE LA MATERIA PRIMA (Gs.)

(-) 10.050

s/datos

(-) 121.000 (-) 59.820 (-) 10.796

544,50 115,5 1.155

COSTO TOTAL DE LA DIFERENCIA DE MATERIA PRIMA

s/datos 65.884.500 6.909.210 12.469.380

85.263.090 Total Importe Gs.: Obs: Costo tomado de la Res. de Adjudicación N° 022/007/04.

RECOMENDACIÓN A) El IPS, a través del departamento competente, debe realizar un seguimiento y control en el LABORATORIO DE PRODUCCIÓN de los REGISTROS de UTILIZACIÓN de MATERIA PRIMA, de tal forma que se presente razonable y conciliada con el INFORME DE CANTIDADES PRODUCIDAS de MEDICAMENTOS. B) Debe realizar las gestiones pertinentes a fin de reverificar los movimientos de existencias para validar el stock existente de las materias primas en el LABORATORIO, a fin de deslindar la responsabilidad de supuestos faltantes de drogas. C) La Institución deberá dejar constancia del porcentaje de las mermas o pérdidas de insumos, en el “Registro Patrón de Elaboración” de medicamentos fabricados en el Laboratorio Central, a fin de reflejar el uso real de los insumos utilizados.

IV.2.2. MAYOR CANTIDAD INFORMADA COMO UTILIZADA AÑO 2004-2005 Observación DIFERENCIA POR MAYOR CANTIDAD DE MATERIA PRIMA INFORMADA COMO UTILIZADA EN EL LABORATORIO DE IPS EN LOS AÑOS 2004 Y 2005, COMPARADA CON LA CANTIDAD CALCULADA POR AUDITORÍA, BASADA EN LAS UNIDADES PRODUCIDAS. Por Memorándum CGR Nº 3 de fecha 17/02/06 fue solicitado el Informe sobre los medicamentos producidos por el Laboratorio de Producción en los años 2004 y 2005, el cual fue proveído por NIAI Nº 59/2006 de fecha 13/03/06 y por Memorándum CGR N° 37 de fecha 31/08/06 fue solicitado el registro de movimientos de entrada, utilización y saldo de materia prima, utilizados para la elaboración de algunos medicamentos tomado como muestras, correspondientes a los años 2004 y 2005. En base al informe sobre los medicamentos producidos en los años 2004 y 2005, el equipo auditor realizó los cálculos, a fin de establecer la cantidad de materia prima utilizada en la elaboración de algunos medicamentos, los cuales comparados con el informe de registro de movimientos de entrada, utilización y saldo de materia prima, se evidencian diferencias entre los mismos. Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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El Instituto de Previsión Social presentó en el descargo, documentos proveídos por el Laboratorio de Producción, cuyo análisis se expone a continuación: AÑO 2004: •

La institución manifiesta en su descargo que la diferencia que consta según cuadro de la Contraloría referente a Amoxicilina 500 mg, de 267.400 cápsulas menos, corresponden a los lotes cuyo inicio de elaboración fue en fecha 11/12/2004, y que fueron entregados en el ejercicio 2005 siendo la cantidad real de materia prima utilizada: 878.600 unidades de cápsulas. Adjuntaron los documentos de respaldo de la producción, los que fueron analizados por el equipo auditor y se consideraron válidos, aún así existen diferencian en el total de gramos utilizados y las unidades producidas, por tanto el equipo auditor se RATIFICA en la observación.

•

La institución manifiesta en el descargo referente a las diferencias en Cefalexina Monohidrato, Diclofenac Sódico, Sulfato Ferroso, Enalapril Maleato y Clorfeniramina Maleato, se deben a que existe un porcentaje normal de mermas, pero no adjuntan ningún documento o disposición que respalde la situación mencionada, por tanto el equipo auditor se RATIFICA en la observación.

Del análisis de los documentos presentados en el descargo surge el siguiente cuadro: MAYOR CANTIDAD DE MATERIA PRIMA INFORMADA COMO UTILIZADA - AÑO 2004 SEGÚN LABORATORIO I.P.S. CÁLCULO SEGÚN AUDITORIA A

PRODUCTOS

Amoxicilina Trihidrato Cefalexina Monohidrato Diclofenac Sódico Sulfato Ferroso Enalapril Maleato Clorfeniramina Maleato (*) (*)

Materia Prima Utilizada en gramos 450.000 300.000 330.000 100.000 42.000 10.780

B

Cantidad Producida

878.200 599.700 5.831.400 425.800 1.537.000

C D Total producido en unidades c/ Materia Prima Diferencia utilizada en unidades (A/CANTIDAD (B-C) SEGÚN FÓRMULA QUÍMICA) 900.000 (-) 21.800 600.000 (-) 300 6.600.000 (-) 768.600 500.000 (-) 74.200 2.100.000 (-) 563.000 0

E

F

Gramos utilizados (B/CANTIDAD SEGÚN FÓRMULA QUÍMICA)

Diferencia en gramos (A-E)

439.100 299.850 291.570 85.160 30.740 7.601

10.900 150 38.430 14.840 11.260 3.179

Incluye comprimidos y jarabes

AÑO 2005: • La institución manifiesta en el descargo referente a las diferencias en Cefalexina monohidrato, Prednisona Micronizada, Sulfato Ferroso, Clorfeniramina Maleato y Lactato de Calcio, se deben a que existe un porcentaje normal de mermas, pero no adjuntan ningún documento o disposición que respalde la situación mencionada, por tanto el equipo auditor se RATIFICA en la observación.

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Del análisis de los documentos presentados en el descargo surge el siguiente cuadro: MAYOR CANTIDAD DE MATERIA PRIMA INFORMADA COMO UTILIZADA - AÑO 2005 SEGÚN LABORATORIO I.P.S. CÁLCULO SEGÚN AUDITORIA A

PRODUCTOS

Cefalexina Monohidrato Prednisona Micronizada (**) Sulfato Ferroso Clorfeniramina Maleato (*) Lactato de Calcio

C Total producido en Materia unidades c/ Materia Prima Cantidad Prima utilizada Utilizada Producida (A/CANTIDAD en gramos SEGÚN FÓRMULA QUÍMICA) 225.000 448.600 450.000 22.000 100.000 437.200 500.000 11.890 500.000 751.000 1.000.000

(*)

Incluye comprimidos y jarabes

(**)

Incluye comprimidos de 50 y 5mg.

B

D Diferencia en unidades (B-C) -1.400 0 -62.800 -249.000

E Gramos utilizados (B/CANTIDAD SEGÚN FÓRMULA QUÍMICA) 224.300 12.139 87.440 7.295 375.500

F Diferencia en gramos (A-E) 700 9.861 12.560 4.595 124.500

CONCLUSIÓN Existencia de diferencias entre los registros año 2004 y 2005 de cantidad de medicamentos producidos en el Laboratorio de IPS, comparados con el informe de cantidad de materia prima utilizada, resultando que la cantidad de droga informada como utilizada, es mayor a la equivalente de la cantidad producida, de los siguientes productos muestreados por auditoría, cuyo costo totaliza Gs. 27.092.918 (Guaraníes veintisiete millones noventa y dos mil novecientos dieciocho).

PRODUCTOS Amoxicilina Trihidrato Cefalexina Monohidrato Clorfeniramina Maleato Diclofenac Sódico Enalapril Maleato Sulfato Ferroso Lactato de Calcio Prednisona Micronizada

DIFERENCIA EN GRAMOS (MAYOR CANTIDAD UTILIZADA COMPARADA CON LA CANT. PRODUCIDA) 10.900 850 7.774 38.430 11.260 27.400 124.500 9.861

COSTO EN GRAMOS DE LA MATERIA PRIMA (Gs.) 544,50 766,5 297 115,5 1.155 27,50

COSTO TOTAL DE LA DIFERENCIA DE MATERIA PRIMA 5.935.050 651.525 2.308.878 4.438.665 13.005.300 753.500

S/DATOS S/DATOS

TOTAL Gs. 27.092.918 Obs: Costo tomado de las RES de Adjudicación N° 022-007/04 y 066-005/04. RECOMENDACIÓN A) El IPS, a través del departamento competente, debe realizar un seguimiento y control en el LABORATORIO DE PRODUCCIÓN de los REGISTROS de UTILIZACIÓN de MATERIA PRIMA, de tal forma que se presente razonable y conciliada con el INFORME DE CANTIDADES PRODUCIDAS de MEDICAMENTOS. B) Debe realizar las gestiones pertinentes a fin de reverificar los movimientos de existencias para validar el stock existente de las materias primas en el LABORATORIO, a fin de deslindar la responsabilidad de supuestos faltantes de drogas. C) La Institución deberá dejar constancia del porcentaje de las mermas o pérdidas de insumos, en el “Registro Patrón de Elaboración” de medicamentos fabricados en el Laboratorio Central, a fin de reflejar el uso real de los insumos utilizados.

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IV.3. REGISTRO SANITARIO DE PRODUCTOS ELABORADOS Observación LOS MEDICAMENTOS ELABORADOS EN EL AÑO 2004 Y 2005 POR EL LABORATORIO DE PRODUCCIÓN NO CUENTAN CON LOS REGISTROS SANITARIOS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE VIGILANCIA SANITARIA CORRESPONDIENTES. (DEL TOTAL DE MEDICAMENTOS ELABORADOS 11 (ONCE) CUENTAN CON REGISTROS VENCIDOS Y 24 (VEINTICUATRO) NO CUENTAN CON REGISTRO SANITARIO). Conforme al Acta CGR Nº 05 de fecha 31/07/06 funcionarios del Laboratorio de Producción manifiestan que actualmente los medicamentos que son elaborados en el Laboratorio, no cuentan con el Registro Sanitario. Del total de medicamentos elaborados 11 (once) cuentan con registros vencidos y 24 (veinticuatro), no cuentan con Registro Sanitario. Expresan además que se están realizando los trámites para la obtención de los mismos. Manifiestan además que se cuentan con antecedentes de la justificación de no contar con los Registros Sanitarios tal como se expresa en al nota NLP N° 138/04 de fecha 14 de diciembre del 2004 dirigida a la Dirección Nacional de Vigilancia Sanitaria, donde se manifiesta “… Varios de los Registros Sanitarios de los productos que son elaborados en el Laboratorio de Producción de Especialidades Farmacéuticas del I.P.S. se encuentran vencidos (once), además de otros que hasta la fecha no cuentan (veinticuatro) con dicho documento; trámites que aún no se han podido iniciar debido a la falta de rubro para los mismos. Pongo a su conocimiento que actualmente la habilitación del rubro tal, se encuentra en proceso y una vez autorizada su utilización, podré iniciar con los trámites para la renovación de los Registros vencidos y la gestión para aquellos que no cuentan con dicho documento”. Lo anteriormente expuesto se encuentra en contravención a lo establecido en la Resolución MERCOSUR GMC Nº 14/96 punto 1- Administración e Información General, ya que califica de Imprescindible (I) “que todos los productos estén debidamente registrados en el Organismo Sanitario Nacional competente”. La Ley N° 1119/97 “DE PRODUCTOS PARA LA SALUD Y OTROS”, en su TÍTULO II, DE LOS MEDICAMENTOS, CAPÍTULO: EVALUACIÓN, AUTORIZACIÓN Y REGISTRO DE LOS MEDICAMENTOS: Artículo 6º.- 1. La fabricación, importación, comercialización y dispensación de especialidades farmacéuticas, en todo el territorio de la República, estará sujeta a la autorización previa de la autoridad sanitaria nacional. Las especialidades farmacéuticas autorizadas para su expendio en el mercado nacional serán las inscriptas a solicitud de los fabricantes y representantes en un registro específico en el Ministerio de Salud Pública y Bienestar Social, de acuerdo con las disposiciones de la presente ley y su reglamentación. Prohíbase en todo el territorio nacional la comercialización o entrega a título gratuito de especialidades farmacéuticas no registradas ante la autoridad sanitaria. Artículo 9º.- 1. La autoridad sanitaria nacional reglamentará el tipo de controles exigibles al fabricante para garantizar la calidad de las materias primas, de los productos semielaborados, del proceso de fabricación y del producto final, a efectos de la autorización y registro, manteniéndose dichos controles mientras dure la producción y/o comercialización de la especialidad farmacéutica, sin perjuicio de los cambios o modificaciones tecnológicas que puedan producirse por la evolución de la ciencia y las buenas prácticas de fabricación y control. Dichos cambios o Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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modificaciones deberán ser informados a la autoridad sanitaria nacional para su aprobación y actualización del expediente de la especialidad farmacéutica afectada. Artículo 14º.- La autorización o certificado de registro de las especialidades farmacéuticas será de cinco años y podrá renovarse de acuerdo con lo que determine la reglamentación, si no existen razones sanitarias en contra. Para tal fin, el titular deberá presentar la petición correspondiente, previa actualización, si corresponde, de la documentación técnica. La comprobación fehaciente por parte de la autoridad sanitaria nacional de la no comercialización de una especialidad farmacéutica, durante el tiempo que determine la reglamentación, podrá motivar la extinción de la autorización, previo expediente, con audiencia y defensa del interesado. El Instituto de Previsión Social confirma la observación en su descargo remitido por el Laboratorio de Producción del IPS, manifestando que: “se encuentran en pleno proceso de gestión, tanto en el M.S.P. y B.S, como en el CEMIT, donde se analizan y certifican los productos elaborados por el Laboratorio de Producción”, además adjuntan la Nota de fecha 02/03/2007, remitida a la Dirección de Producción y Administración de Materiales en los cuales constan las gestiones realizadas hasta la fecha (02/03/07), para la obtención de los Registros Sanitarios. En Nota anexa informan sobre la rendición de recursos utilizados en Diciembre del año 2006 (9.590.000), cuyos saldos sin utilizar se devolvieron en febrero 2007 (Gs. 15.550.000). Por lo expuesto el equipo auditor se RATIFICA en la observación, constatándose en el informe de la Dirección de Producción y Administración de Materiales, que en marzo del año 2007, seguía sin contar con los registros. CONCLUSIÓN El IPS incumple la Ley N° 1119/97 “DE PRODUCTOS PARA LA SALUD Y OTROS”, debido a que los medicamentos elaborados en el año 2004 y 2005 por el Laboratorio de Producción, no cuentan con los correspondientes Registros Sanitarios de la Dirección Nacional de Vigilancia Sanitaria (del total de medicamentos elaborados 11 (once) cuentan con registros vencidos y 24 (veinticuatro) no cuentan con registro sanitario). RECOMENDACIÓN El IPS no debe producir ni dispensar los medicamentos sin registro, por imperio de la LEY N° 1119/97 “DE PRODUCTOS PARA LA SALUD, “esta prohibido en todo el territorio nacional la comercialización o entrega a título gratuito de especialidades farmacéuticas no registradas ante la autoridad sanitaria”. IV.4. COSTO DE PRODUCCIÓN COMPARADO CON COSTO DE ADQUISICIÓN Observación IV.4. A) EL COSTO UNITARIO DE PRODUCCIÓN EN LABORATORIO DEL IPS EN EL AÑO 2004 ES MAYOR AL COSTO UNITARIO DE ADQUISICIÓN DE LA LP Nº 96/04. Por Memorándum CGR Nº 3 de fecha 17/02/06 fue solicitado el Listado de insumos utilizados para la producción de medicamentos por el Laboratorio de Producción con sus respectivos costos, el cual fue contestado por NIAI Nº 59/2006 de fecha 13/03/06.

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Realizada la comparación entre los costos unitarios de los medicamentos adquiridos por la L.P.N° 96/04 para el año 2004 y los costos unitarios de producción del Laboratorio en el mismo año de acuerdo a la muestra seleccionada, se constata que el costo de producción del Laboratorio es mayor a los costos unitarios de adquisición de la LP Nº 96/04. El Instituto de Previsión Social confirma la observación en su informe de descargo remitido por el Laboratorio de Producción del IPS, exponiendo que “En relación al mayor costo producido con referencia a los adjudicado cabe resaltar que: Las materias primas e insumos utilizados en la elaboración de los fármacos son adquiridos en el mercado nacional, pudiendo realizarse una Licitación Internacional o importación directa, a fin de abaratar el precio de los mismos. Manifiestan también que no cuentan con tecnología adecuada”. Considerando la aclaración en descargo que “El costo de producción, se calcula en base a la cantidad de productos obtenidos…” (Exponen como ejemplo el cálculo del costo promedio del Antianémico y Reconstituyente, que fue obtenido sumando los costos unitarios de cada lote producido en el año 2004, y realizando el promedio de los mismos). los costos promedios de producción resultantes, comparados con los costos de adquisición, reflejan que el costo de producción de medicamentos es mayor al costo de adquisición. CUADRO: COSTO DE PRODUCCIÓN COMPARADO AL COSTO DE ADQUISICIÓN

N°

1 2 3 4 5 6 7 8 9

NOMBRE DEL PRODUCTO

Aspirina 500 mg Algesina (Dipirona) Amoxicilina 500 mg Antigripal 400 mg. Cefalexina 500 mg Diclofenac Sódico 50 mg. Enalapril Maleato 20 mg. Paracetamol 500 mg. Antianémico Reconstituyente

PRESENTA

Comprimido Comprimido Cápsula Comprimido Cápsula Comprimido Comprimido Comprimido

1

2

3

4

(*) COSTO UNITARIO DE PRODUCCIÓN GS.

COSTO UNITARIO DE ADQUISICIÓN GS.

DIFERENCIA EN GS. (1-2)

CANTIDAD PRODUCIDA

5 IMPORTE DEL SOBRECOSTO DE PRODUCCIÓN GS. (3*4)

85 73 357 57 519 42 50 72

39 60 205 40 339 38 36 50

46 13 152 17 180 4 14 22

159.200 2.136.800 632.600 1.086.200 599.700 5.831.400 1.537.000 2.505.400

7.323.200 27.778.400 96.155.200 18.465.400 107.946.000 23.325.600 21.518.000 55.118.800

2.656

1.290

1366

40.522

55.353.052 412.983.652

y Jarabe

TOTAL IMPORTE DEL SOBRECOSTO DE PRODUCCIÓN EN LABORATORIO DE IPS Gs: (*) Estos costos incluyen solamente materia prima e insumos

Los costos unitarios de producción no incluyen: costo de personal, servicios básicos utilizados ni gastos de mantenimiento del laboratorio; sólo incluye costo de materia prima e insumos. Por tanto el equipo auditor se RATIFICA en la observación: El costo unitario de producción en laboratorio del IPS en el año 2004 es mayor al costo unitario de adquisición de la LP Nº 96/04. CONCLUSIÓN El costo de producción durante el año 2004 de 9 (nueve) medicamentos en el IPS, fue superior al costo de adquisición por Licitación en ese mismo año, cuya cantidad total producida arrojó un sobrecosto por importe de Gs.: 412.983.652 (Guaraníes cuatrocientos doce millones novecientos ochenta y tres mil seiscientos cincuenta y dos)

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RECOMENDACIÓN El IPS debe realizar un estudio de un diseño de plan estratégico total de la Producción de Medicamentos en su laboratorio, de tal forma a fundamentar los recursos erogados para la Producción de Medicamentos y evitar sobrecostos a la institución. Observación IV.4. B) EL COSTO UNITARIO DE PRODUCCIÓN EN EL AÑO 2005 EN LABORATORIO DEL IPS ES MAYOR AL COSTO UNITARIO DE ADQUISICIÓN DIRECTA C.V.E. N° 02/05. Realizada la comparación entre los costos unitarios de los medicamentos adquiridos por la C.V.E. N° 02/05 para el año 2005 y los costos unitarios de producción del Laboratorio en el mismo año de acuerdo a la muestra seleccionada, se constata que el costo de producción del Laboratorio es mayor a los costos unitarios de adquisición de la C.V.E. N° 02/05. Además los costos unitarios de producción no incluyen: costo de personal, servicios básicos utilizados ni gastos de mantenimiento del laboratorio; sólo incluye costo de materia prima e insumos. El Instituto de Previsión Social confirma la observación en su informe de descargo remitido por el Laboratorio de Producción del IPS, exponiendo que “En relación al mayor costo producido con referencia a los adjudicado cabe resaltar que: Las materias primas e insumos utilizados en la elaboración de los fármacos son adquiridos en el mercado nacional, pudiendo realizarse una Licitación Internacional o importación directa, a fin de abaratar el precio de los mismos. Manifiestan también que no cuentan con tecnología adecuada”. Considerando la aclaración en descargo que “El costo de producción, se calcula en base a la cantidad de productos obtenidos…”, los costos promedios de producción resultantes, comparados con los costos de adquisición, reflejan que el costo de producción de medicamentos es mayor al costo de adquisición. CUADRO: COSTO DE PRODUCCIÓN COMPARADO AL COSTO DE ADQUISICIÓN Present ación Nombre del Producto

N°

1 2 3 4 5 6 7 8

Algesina (Dipirona) Enalapril Maleato 20 mg. Paracetamol 500 mg. Prednisona 50 mg Amoxicilina 500 mg Cefalexina 500 mg Expectorante Niños Antianémico y Reconstituyente

Comprimido Comprimido Comprimido Comprimido Cápsula Cápsula Jarabe Jarabe

1

2

3

Costo Unitario de Producción S/DESCARGO

Costo Unitario de Adquisición

Diferencia (1) - (2)

46 44 50 687 268 431 1.356 2.600

39 29 37 110 205 311 1290 1290

7 15 13 577 63 120 66 1310

TOTAL IMPORTE DEL SOBRECOSTO DE PRODUCCIÓN EN LABORATORIO DE IPS Gs: (*) Estos costos incluyen solamente materia prima e insumos

4 CANT. PRODU CIDA EN EL LAB. AÑO 2005

1.515.200 2.039.800 1.626.500 202.400 442.000 448.600 114.323 117.749

5 IMPORTE DEL SOBRECOSTO DE PRODUCCIÓN GS. ( 3*4) 10.606.400 30.597.000 21.144.500 116.784.800 27.846.000 53.832.000 7.545.318 154.251.190 422.607.208

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Por tanto, el equipo auditor de RATIFICA en la observación: El costo unitario de producción en laboratorio en IPS es mayor al costo unitario de adquisición directa C.V.E. N° 02/05. CONCLUSIÓN El costo de producción durante el año 2005 de 8 (ocho) medicamentos en el IPS, fue superior al costo de adquisición directa CVE. Nº 02/05 en ese mismo año, cuya cantidad total producida arrojó un sobrecosto por importe de Gs.: 422.607.208 (Guaraníes cuatrocientos veintidós millones seiscientos siete mil doscientos ocho) RECOMENDACIÓN El IPS debe realizar un estudio de un diseño de plan estratégico total de la Producción de Medicamentos en su laboratorio, de tal forma a fundamentar los recursos erogados para la Producción de Medicamentos y evitar sobrecostos a la institución.

IV.5. CAPACIDAD INSTALADA COMPARADA CON LA CANTIDAD PRODUCIDA Observación IV.5. A) LA PRODUCCIÓN DE MEDICAMENTOS DEL LABORATORIO EN EL AÑO 2004 ALCANZÓ UN PROMEDIO GENERAL DE SOLO EL 26% DE SU CAPACIDAD INSTALADA DE PRODUCCIÓN. En fecha 17/02/06 por Memorándum CGR Nº 3 fue solicitado el informe referente a la Capacidad instalada de producción del Laboratorio por cada medicamento y el informe sobre los medicamentos producidos en el año 2004 y 2005, el cual fue contestado por NIAI Nº 59/2006 de fecha 13/03/06. La muestra seleccionada corresponde a los medicamentos adquiridos por la L.P. N° 96/04, los cuales son producidos también por el Laboratorio Central del IPS. En el cuadro siguiente se detalla el resultado de la comparación y consolidación de los informes anteriormente mencionados: Diferencias entre la Capacidad instalada de Producción Anual y lo efectivamente producido por el Laboratorio de Producción

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N°

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

PRODUCTO

Acido Acetil Salicílico 125 mg Aspirina 500 mg Algesina 500 mg. Antigripal 400 mg. Clorfeniramina 4 mg. Complejo "B" Diclofenac Sódico 50 mg. Enalapril 20 mg. Fenobarbital 15 mg. Paracetamol 500 mg. Prednisona 50 mg. Prednisona 5 mg. Sulfato Ferroso 200 mg. Amoxicilina 500 mg. Cefalexina 500 mg. Clorfeniramina 40 mg. Expectorante Niños Antianémico y Recostituyente Dextrometorfán Paracetamol gotas Metamizol gotas Lactato de Calcio 500 mg. Vitamina "C" 500 mg. Expectorante Adulto libre de Codeína Hidrocortisona pomada

CANTIDA D P/ LOTE

CAPACIDA D DE PRODUCC. ANUAL (1)

TOTAL PRODUCID O AÑO 2004 (2)

DIFERENCI A EN UNIDADES (1)- (2)

RELACIÓN E/ CAPACIDAD DE PRODUCC. Y TOTAL PRODUCID O EN %

U.M

N° DE LOTES

Comprimidos Comprimidos Comprimidos Comprimidos Comprimidos Comprimidos

1 3 3 9 1 8

320.000 160.000 200.000 400.000 200.000 300.000

3.840.000 5.760.000 7.200.000 3.600.000 2.400.000 2.400.000

954.800 159.200 2.136.800 1.086.200 1.080.000 940.200

2.885.200 5.600.800 5.063.200 2.513.800 1.320.000 1.459.800

25 % 3% 30 % 30 % 45% 39%

Comprimidos Comprimidos Comprimidos Comprimidos Comprimidos Comprimidos Comprimidos Cápsulas Cápsulas Frascos Frascos

4 3 1 4 3 2 8 4 4 6 8

300.000 290.000 200.000 200.000 200.000 400.000 225.000 50.000 50.000 4.100 4.000

14.400.000 10.440.000 200.000 9.600.000 600.000 800.000 1.800.000 2.400.000 2.400.000 295.200 384.000

5.831.400 1.537.000 101.000 2.505.400 201.400 402.800 425.800 632.600 599.700 82.015 60.870

8.568.600 8.903.000 99.000 7.094.600 398.600 397.200 1.374.200 1.767.400 1.800.300 213.185 323.130

40% 15% 51% 26% 34% 50% 24% 26% 25% 28% 16%

Frascos Frascos Frascos Frascos

7 3 4 4

4.000 4.000 4.000 4.000

336.000 144.000 192.000 192.000

40.522 32.604 48.865 32.655

295.478 111.396 143.135 159.345

12% 23% 25% 17%

Comprimidos Comprimidos

9 1

200.000 180.000

1.800.000 180.000

813.600 2.000

986.400 178.000

45% 1%

Frascos Pomo

6 4

4.500 1.500

324.000 72.000

0 9.010

324.000 62.990

0% 13%

PROMEDIO EN % DE PRODUC. EN RELACIÓN A LA CAPACIDAD INSTALADA ANUAL

26 %

El IPS confirma la observación en el informe de descargo efectuado por el Laboratorio de Producción, expresando que: se encontraba desabastecido de materias primas e insumos, y que en fecha 24/09/04 se recepcionan las materias primas e insumos y que los mismos debieron ser analizados por Control de Calidad antes de ser utilizadas. Pero, no adjuntan constancia o informe alguno sobre lo manifestado comunicando a la superioridad para la toma de conocimiento, a fin de subsanar la situación. Al respecto, el equipo auditor considera que el Plan Anual de Producción, se debe realizar en base a los equipos, maquinarias, insumos, materias primas y otros recursos que se tendrán para ese año. Por tanto, el equipo auditor se Ratifica en la observación ya que se constata que la producción del Laboratorio, corresponde a un promedio de solo el 26% de la Capacidad instalada de Producción en el año 2004. CONCLUSIÓN En el año 2004 se sub-utilizó el Laboratorio de Producción de IPS, debido a que en los 27 (veintisiete) medicamentos producidos se alcanzó un promedio general de solo el 26% de su capacidad instalada de producción. Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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Nuestra Misión: “Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión”

RECOMENDACIÓN El IPS debe: 1. Realizar un estudio para el diseño del Plan Estratégico total de la Producción de Medicamentos en su laboratorio, de tal forma a utilizar al máximo la capacidad instalada de producción, minimizando los costos de producción y justificar las actividades de los funcionarios encargados de la producción de medicamentos, y, 2. A través de una unidad competente, debe realizar un seguimiento y control del cumplimiento del MANUAL DE ORGANIZACIÓN, ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES del DEPARTAMENTO DE LABORATORIO DE PRODUCCIÓN, verificando los Registros Operativos Laboratoriales, detectando las deficiencias y determinar responsabilidades. (incluyendo las siguientes Secciones; Administración laboratorial, Materia Prima e Insumos, Comprimidos, Jarabe, Gotas/Pomadas y Domisanitarios) Observación IV.5. B) LA PRODUCCIÓN DE MEDICAMENTOS DEL LABORATORIO EN EL AÑO 2005 ALCANZÓ UN PROMEDIO GENERAL DE SOLO EL 29% DE SU CAPACIDAD INSTALADA DE PRODUCCIÓN. En fecha 17/02/06 por Memorándum CGR Nº 3 fue solicitado el informe referente a la Capacidad instalada de producción del Laboratorio por cada medicamento y el informe sobre los medicamentos producidos en el año 2004 y 2005, el cual fue contestado por NIAI Nº 59/2006 de fecha 13/03/06. La muestra seleccionada corresponde a los medicamentos adquiridos por la C.V.E. N° 02/05, los cuales son producidos también por el Laboratorio Central del IPS. Diferencias entre la Capacidad instalada de Producción Anual y lo efectivamente producido por el Laboratorio de Producción

Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA

Nuestra Misión: “Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión”

N°

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

Producto

Acido Acetil Salicílico 125 mg (*) Aspirina 500 mg (*) Algesina 500 mg. Antigripal 400 mg. Clorfeniramina 4 mg. Complejo "B" Diclofenac Sódico 50 mg. Enalapril 20 mg. Fenobarbital 15 mg. (#) Paracetamol 500 mg. Prednisona 50 mg. Prednisona 5 mg. Sulfato Ferroso 200 mg. Amoxicilina 500 mg. (#) Cefalexina 500 mg.(#) Clorfeniramina 40 mg. Expectorante Niños Antianémico y Recostituyente Dextrometorfán Paracetamol gotas Metamizol gotas Lactato de Calcio 500 mg. Vitamina "C" 500 mg. Expectorante Adulto libre de Codeína Hidrocortisona pomada

CAPACIDAD DE PRODUCC. ANUAL (1)

TOTAL PRODUCI DO AÑO 2005 (3)

DIFERENCIA EN UNIDADES (1)-(3)

RELACIÓN E/ CAPACIDAD DE PRODUCC. Y TOTAL PRODUCIDO EN %

N° DE LOTES

CANTID AD P/ LOTE

1 3 3 9 1 8

320.000 160.000 200.000 400.000 200.000 300.000

3.840.000 5.760.000 7.200.000 3.600.000 2.400.000 2.400.000

0 0 1.515.200 815.600 714.800 858.000

0 0 5.684.800 2.784.400 1.685.200 1.542.000

0% 0% 21% 23% 30% 36%

4 3

300.000 290.000

14.400.000 10.440.000

3.596.400 2.039.800

10.803.600 8.400.200

25% 20%

1 4 3 2

200.000 200.000 200.000 400.000

200.000 9.600.000 600.000 800.000

0 1.626.500 202.400 403.800

0 7.973.500 397.600 396.200

0% 17% 34% 50%

8

225.000

1.800.000

437.200

1.362.800

24%

Cápsulas Cápsulas Frascos Frascos

4 4 6 8

50.000 50.000 4.100 4.000

2.400.000 2.400.000 295.200 384.000

442.000 448.600 110.900 114.323

1.958.000 1.951.400 184.300 269.677

18% 19% 38% 30%

Frascos Frascos Frascos Frascos Comprim.

7 3 4 4

4.000 4.000 4.000 4.000

336.000 144.000 192.000 192.000

117.749 61.535 73.624 65.406

218.251 82.465 118.376 126.594

35% 43% 38% 34%

Comprim.

9 1

200.000 180.000

1.800.000 180.000

751.000 177.000

1.049.000 3.000

42% 98%

Frascos

6

4.500

324.000

113.540

210.460

35%

Pomo

4

1.500

72.000

18.290

53.710

25%

U.M

Comprim. Comprim. Comprim. Comprim. Comprim. Comprim. Comprim. Comprim. Comprim. Comprim. Comprim. Comprim. Comprim.

PROMEDIO EN % DE PRODUC. EN RELACIÓN A LA CAPACIDAD INSTALADA ANUAL

29 %

El IPS confirma la observación en el descargo efectuado por el Laboratorio de Producción, manifestando que no cumplieron con la capacidad de producción debido a que: • Contaban con problemas técnicos con los distintos equipos de producción. (No adjuntan documentos de respaldo). • La intervención del M.S.P. y B.S. según nota de fecha 27/04/05 por el cual se informa que el Laboratorio de Producción no cumple las normas establecidas por las Buenas Practicas de Manufactura, y la suspensión de la elaboración de especialidades farmacéuticas tales como: Penicilánicos, Cefalosporínicos y Psicotrópicos. (Sólo de 3 medicamentos: fenobarbital, amoxicilina 500 mg y cefalexina 500 mg) • Que la intervención realizada les obligo a dejar de producir, hasta tanto se corrijan y se ajusten a los requerimientos de las normas establecidas por las Buenas Prácticas de Manufacturas. (Recién en el mes de Octubre del año 2.005, se da inicio a las obras de reacondicionamiento edilicio del Laboratorio de Producción) • Manifiestan además que el Laboratorio se vio obligado a interrumpir sus actividades productivas, cumpliendo con el tan solo 33%, de su capacidad de producción y no así con el 29% tal como se menciona en el cuadro. Referente a este punto, el equipo auditor consideró los 25 medicamentos que debieron ser producidos por el Laboratorio de Producción durante el año 2005, para realizar el cálculo promedio en % de producción en relación a la capacidad instalada anual como se expone en el cuadro. Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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Nuestra Misión: “Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión”

Por lo expuesto en el informe de descargo, se confirma la observación de auditoría, que LA PRODUCCIÓN DE MEDICAMENTOS DEL LABORATORIO EN EL AÑO 2005 ALCANZÓ UN PROMEDIO GENERAL DE SOLO EL DE 29% DE SU CAPACIDAD INSTALADA DE PRODUCCIÓN. CONCLUSIÓN En el año 2005 se sub-utilizó el Laboratorio de Producción de IPS, debido a que en los 25 (veinticinco) medicamentos que debió producirse se alcanzó un promedio general de solo el 29% de su capacidad instalada de producción. RECOMENDACIÓN El IPS debe: 1. Realizar un estudio para el diseño del Plan Estratégico total de la Producción de Medicamentos en su laboratorio, de tal forma a utilizar al máximo la capacidad instalada de producción, minimizando los costos de producción y justificar las actividades de los funcionarios encargados de la producción de medicamentos, y, 2. A través de una unidad competente, debe realizar un seguimiento y control del cumplimiento del MANUAL DE ORGANIZACIÓN, ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES del DEPARTAMENTO DE LABORATORIO DE PRODUCCIÓN, verificando los Registros Operativos Laboratoriales, detectando las deficiencias y determinar responsabilidades. (incluyendo las siguientes Secciones; Administración laboratorial, Materia Prima e Insumos, Comprimidos, Jarabe, Gotas/Pomadas y Domisanitarios)

Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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Nuestra Misión: “Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión”

IV.6. INCUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL DE PRODUCCIÓN IV.6.1. COMPRIMIDOS AÑO 2004 Observación EN EL AÑO 2004, EL LABORATORIO DE PRODUCCIÓN ELABORÓ MEDICAMENTOS EN UN PROMEDIO DE 81% DEL PLAN ANUAL DE PRODUCCIÓN, EN LA SECCIÓN COMPRIMIDOS. Por Memorándum CGR Nº 3 de fecha 17/02/06 fue solicitado el Informe sobre los medicamentos producidos por el Laboratorio de Producción y el Plan de Producción de medicamentos en el año 2004, los mismos fueron proveídos por NIAI Nº 59/2006 de fecha 13/03/06. Realizada la consolidación y comparación entre los documentos recibidos de la sección Comprimidos durante el año 2004, se pudo constatar que existe un promedio de 81% de producción en relación al Plan de Producción, conforme al siguiente cuadro: COMPARACIÓN ENTRE PLAN DE PRODUCCIÓN Y CANTIDAD PRODUCIDA - SECCIÓN COMPRIMIDOS N°

PRODUCTOS

U.M

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Acido Acetil Salicílico 125 mg Algesina 500 mg Antigripal 400 mg Antijaquecoso Diclofenac 50 mg Enalapril Maleato 20 mg Expectorante 500 mg Paracetanol 500 mg Sulfato Ferroso 200 mg Vitamina K 5 mg

Comprimidos Comprimidos Comprimidos Comprimidos Comprimidos Comprimidos Comprimidos Comprimidos Comprimidos Comprimidos

TOTAL DE UNIDADES SEGÚN PLAN DE PRODUCC. AÑO 2004 (A) 960.000 2.400.000 1.200.000 400.000 7.800.000 3.900.000 300.000 3.000.000 450.000 300.000

TOTAL DE UNIDADES PRODUCIDOS p/ LABORATORIO AÑO 2004 (B) 954.800 2.136.800 1.086.200 286.400 5.831.400 1.537.000 297.400 2.505.400 425.800 203.400

DIFERENCIA EN UNIDADES AÑO 2004 (A-B) 5.200 263.200 113.800 113.600 1.968.600 2.363.000 2.600 494.600 24.200 96.600

RELACIÓN E/ PLAN DE PRODUCCIÓN Y TOTAL PRODUCIDO EN %

99% 89% 91% 72% 75% 39% 99% 84% 95% 68%

PROMEDIO EN % DE PRODUCC. EN RELACIÓN AL PLAN DE PRODUCCIÓN

81 %

El IPS en su descargo confirma la observación excusándose en que se encontraban desabastecido de materias primas e insumos, y que en fecha 24/09/04 se recepcionan las materias primas e insumos y que los mismos debieron ser analizados por Control de Calidad antes de ser utilizadas. No adjuntan constancia o informe alguno sobre lo manifestado comunicando a la superioridad para la toma de conocimiento, a fin de subsanar la situación. Además, el equipo auditor considera que el descargo no es suficiente ya que no dieron cumplimiento con lo establecido en el Plan Anual de Producción, que se debe realizar en base a los equipos, maquinarias, insumos, materias primas y otros recursos que se tendrán para ese año. Por tanto, el equipo auditor se Ratifica en la observación ya que se constata que no se cumplió con lo establecido en Plan Anual de Producción, y lo efectivamente producido por la Sección Comprimidos del Laboratorio de Producción, alcanzando en el año 2004, un promedio de 81% del mencionado Plan. CONCLUSIÓN En el año 2004, el IPS no cumplió con el Plan Anual de Producción establecido para cada uno de los 10 (diez) medicamentos de la sección comprimidos

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA

Nuestra Misión: “Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión”

RECOMENDACIÓN El IPS a través de una unidad competente, debe realizar un seguimiento y control del cumplimiento del MANUAL DE ORGANIZACIÓN, ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES del DEPARTAMENTO DE LABORATORIO DE PRODUCCIÓN, verificando los Registros Operativos Laboratoriales, detectando las deficiencias y determinar responsabilidades. (Incluyendo las siguientes Secciones; Administración laboratorial, Materia Prima e Insumos, Comprimidos, Jarabe, Gotas/Pomadas y Domisanitarios) IV.6.2. JARABES, CÁPSULAS, GOTAS Y POMADAS AÑO 2004 Observación: EN EL AÑO 2004, EL LABORATORIO DE PRODUCCIÓN ELABORÓ MEDICAMENTOS EN UN PROMEDIO DE 68% DEL PLAN ANUAL DE PRODUCCIÓN, EN LA SECCIÓN JARABES, CÁPSULAS, GOTAS Y POMADAS. Por Memorándum CGR Nº 3 de fecha 17/02/06 fue solicitado el Informe sobre los medicamentos producidos por el Laboratorio de Producción y el Plan de Producción de medicamentos en el año 2004, los mismos fueron proveídos por NIAI Nº 59/2006 de fecha 13/03/06. Realizada la consolidación y comparación entre los documentos recibidos de la Sección Jarabes, Cápsulas, Gotas y pomadas durante el año 2004, se pudo constatar que existen un promedio de 68% de producción en relación al Plan Anual de Producción, conforme al siguiente cuadro: COMPARACIÓN ENTRE PLAN DE PRODUCCIÓN Y CANTIDAD PRODUCIDA -SECCIÓN JARABES, CÁPSULAS, GOTAS Y POMADAS

N°

1 2 3 4 5 6 7 8 10

PRODUCTOS

Antianémico y Reconstituyente Clorfeniramina Maleato 40 mg Expectorante Adulto libre codeína Expectorante Niños Amoxicilina 500 mg Cefalexina 500 mg Dextrometorfán Bromhidrato 3 mg/ml Metamizol 500 mg/ml Vitamina A + D

U.M

TOTAL DE UNIDADES SEGÚN PLAN DE PRODUCC. AÑO 2004

TOTAL DE UNIDADES PRODUCIDOS p/ LABORATORIO AÑO 2004

DIFERENCIA EN UNIDADES AÑO 2004 (AB)

RELACIÓN E/ PLAN DE PRODUCCIÓN Y TOTAL PRODUCIDO EN %

Frasco Frasco

56.000 86.100

40.522 82.015

15.478 4.085

72% 95%

45.000 84.000 900.000 600.000

18.240 60.870 632.600 599.700

26.760 23.130 267.400 300

41% 72% 70% 100%

36.000 44.000 4.000

32.604 32.655 0

3.396 11.345 4.000

91% 74% 0%

Frasco Frasco Cápsula Cápsula Frasco Frasco Frasco

PROMEDIO EN % DE PRODUC. EN RELACIÓN AL PLAN DE PRODUCCIÓN

68 %

El IPS en su descargo confirma la observación excusándose en que se encontraban desabastecido de materias primas e insumos, y que en fecha 24/09/04 se recepcionan las materias primas e insumos y que los mismos debieron ser analizados por Control de Calidad antes de ser utilizadas. No adjuntan constancia o informe alguno sobre lo manifestado comunicando a la superioridad para la toma de conocimiento, a fin de subsanar la situación. Además, el equipo auditor considera que el descargo no es suficiente ya que no dieron cumplimiento con lo establecido en el Plan Anual de Producción, que se debe realizar en base a los equipos, maquinarias, insumos, materias Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

60

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA

Nuestra Misión: “Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión”

primas y otros recursos que se tendrán para ese año. Por tanto, el equipo auditor se Ratifica en la observación ya que se constata que no se cumplió con lo establecido en Plan Anual de Producción, y lo efectivamente producido por la Sección Comprimidos del Laboratorio de Producción, alcanzando en el año 2004, un promedio de 68% del mencionado Plan. CONCLUSIÓN En el año 2004, el IPS no cumplió con el Plan Anual de Producción establecido para cada uno de los 10 (diez) medicamentos de la sección jarabes, cápsulas, gotas y pomadas, llegando solo a un promedio general del 68 % del plan. RECOMENDACIÓN El IPS a través de una unidad competente, debe realizar un seguimiento y control del cumplimiento del MANUAL DE ORGANIZACIÓN, ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES del DEPARTAMENTO DE LABORATORIO DE PRODUCCIÓN, verificando los Registros Operativos Laboratoriales, detectando las deficiencias y determinar responsabilidades. (Incluyendo las siguientes Secciones; Administración laboratorial, Materia Prima e Insumos, Comprimidos, Jarabe, Gotas/Pomadas y Domisanitarios). IV.6.3. COMPRIMIDOS AÑO 2005 Observación EN EL AÑO 2005, EL LABORATORIO DE PRODUCCIÓN ELABORÓ MEDICAMENTOS EN UN PROMEDIO DE SOLO EL 49% DEL PLAN ANUAL DE PRODUCCIÓN, EN LA SECCIÓN COMPRIMIDOS. Por Memorándum CGR Nº 3 de fecha 17/02/06 fue solicitado el Informe sobre los medicamentos producidos por el Laboratorio de Producción y el Plan de Producción de medicamentos en el año 2005, los mismos fueron proveídos por NIAI Nº 59/2006 de fecha 13/03/06. Realizada la consolidación y comparación entre los documentos recibidos de la sección Comprimidos durante el años 2005, se pudo constatar que existen diferencias entre el Plan Anual y lo Producido realmente por el Laboratorio, conforme al siguiente cuadro: COMPARACIÓN ENTRE PLAN DE PRODUCCIÓN Y CANTIDAD PRODUCIDA -SECCIÓN COMPRIMIDOS

N°

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

PRODUCTOS

Acido Acetil Salicílico 125 mg Acido Acetil Salicílico 500 mg Algesina 500 mg Antijaquecoso Boromentolado Clorfeniramina 4 mg Complejo B Fenobarbital0,1g Lactato de Calcio 500 mg Paracetanol 500 mg Prednisona 50 mg Sulfato Ferroso 200 mg

TOTAL DE UNIDADES SEGÚN PLAN DE PRODUCC. AÑO 2005 (A)

TOTAL DE UNIDADES PRODUCIDOS p/ LABORATORIO AÑO 2005 (B)

DIFERENCIA EN UNIDADES (A-B)

RELACIÓN E/ PLAN DE PRODUCCIÓN Y TOTAL PRODUCIDO EN %

Comprimidos

320.000

0

320.000

0%

Comprimidos Comprimidos Comprimidos Comprimidos Comprimidos Comprimidos Comprimidos Comprimidos Comprimidos Comprimidos Comprimidos

320.000 2.400.000 600.000 400.000 800.000 1.200.000 200.000 1.000.000 2.800.000 400.000 675.000

0 1.515.200 410.600 198.200 714.800 858.000 0 751.000 1.626.400 202.400 437.200

320.000 884.800 189.400 201.800 85.200 342.000 200.000 249.000 1.173.600 197.600 237.800

0% 63% 68% 50% 89% 72% 0% 75% 58% 51% 65%

U.M

PROMEDIO EN % DE PRODUC. EN RELACIÓN AL PLAN DE PRODUCCIÓN

49 %

Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

61

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Nuestra Misión: “Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión”

El IPS confirma la observación en el descargo efectuado por el Laboratorio de Producción, manifestando que no cumplieron con la capacidad de producción debido a que: • Contaban con problemas técnicos con los distintos equipos de producción. (No adjuntan documentos de respaldo). • La intervención del M.S.P. y B.S. según nota de fecha 27/04/05 por el cual se informa que el Laboratorio de Producción no cumple las normas establecidas por las Buenas Practicas de Manufactura, y la suspensión de la elaboración de especialidades farmacéuticas tales como: Penicilánicos, Cefalosporínicos y Psicotrópicos. (Sólo de 3 medicamentos: fenobarbital, amoxicilina 500 mg y cefalexina 500 mg) • Que la intervención realizada les obligo a dejar de producir, hasta tanto se corrijan y se ajusten a los requerimientos de las normas establecidas por las Buenas Prácticas de Manufacturas. (Recién en el mes de Octubre del año 2.005, se da inicio a las obras de reacondicionamiento edilicio del Laboratorio de Producción) • Manifiestan además que el Laboratorio se vio obligado a interrumpir sus actividades productivas, cumpliendo con el tan solo 33%, de su capacidad de producción y no así con el 29% tal como se menciona en el cuadro. Referente a este punto, el equipo auditor consideró los 25 medicamentos que debieron ser producidos por el Laboratorio de Producción durante el año 2005, para realizar el cálculo promedio en % de producción en relación a la capacidad instalada anual como se expone en el cuadro. Por lo expuesto en el informe de descargo, se confirma la observación de auditoría, que no dieron cumplimiento a lo establecido en el Plan Anual de Producción ya que lo efectivamente producido por Sección Comprimidos del Laboratorio de Producción, en el año 2005 alcanza en promedio solo el 49% del Plan mencionado. CONCLUSIÓN En el año 2005, el IPS no cumplió con el Plan Anual de Producción establecido para cada uno de los 12 (doce) medicamentos de la sección comprimidos, llegando solo a un promedio general del 49 % del plan. RECOMENDACIÓN El IPS a través de una unidad competente, debe realizar un seguimiento y control del cumplimiento del MANUAL DE ORGANIZACIÓN, ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES del DEPARTAMENTO DE LABORATORIO DE PRODUCCIÓN, verificando los Registros Operativos Laboratoriales, detectando las deficiencias y determinar responsabilidades. (Incluyendo las siguientes Secciones; Administración laboratorial, Materia Prima e Insumos, Comprimidos, Jarabe, Gotas/Pomadas y Domisanitarios).

Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

62

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Nuestra Misión: “Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión”

IV.6.4. JARABES, CÁPSULAS, GOTAS Y POMADAS AÑO 2005 Observación EN EL AÑO 2005, EL LABORATORIO DE PRODUCCIÓN ELABORÓ MEDICAMENTOS EN UN PROMEDIO DE 77% DEL PLAN ANUAL DE PRODUCCIÓN, EN LA SECCIÓN JARABES, CÁPSULAS, GOTAS Y POMADAS. Por Memorándum CGR Nº 3 de fecha 17/02/06 fue solicitado el Informe sobre los medicamentos producidos por el Laboratorio de Producción y el Plan de Producción de medicamentos en el año 2005, los mismos fueron proveídos por NIAI Nº 59/2006 de fecha 13/03/06. Realizada la consolidación y comparación entre los documentos recibidos de la Sección Jarabes, Cápsulas, Gotas y pomadas durante el año 2005, se pudo constatar que existen un promedio de 68% de producción en relación al Plan Anual de Producción, conforme al siguiente cuadro: COMPARACIÓN ENTRE PLAN DE PRODUCCIÓN Y CANTIDAD PRODUCIDA -SECCIÓN JARABES, CÁPSULAS, GOTAS Y POMADAS TOTAL DE UNIDADES SEGÚN PLAN DE PRODUCC. AÑO 2005 (A)

TOTAL DE UNIDADES PRODUCIDOS p/ LABORATORIO AÑO 2005 (B)

DIFERENCIA EN UNIDADES (A-B)

RELACIÓN E/ PLAN DE PRODUCCIÓN Y TOTAL PRODUCIDO EN %

N°

PRODUCTOS

U.M

1

Clorfeniramina Maleato 40 mg Expectorante Adulto libre codeína Expectorante Niños Amoxicilina 500 mg Cefalexina 500 mg Dextrometorfán Bromhidrato 3 mg/ml Hidrocortisona pomada Metamizol 500 mg/ml Paracetamol 100 mg/ml Vitamina A + D Antihemorroidal c/ cortizona Metil Bromuro de homatropina 20mg/ml

Frasco

131.200

110.900

20.300

85%

Frasco Frasco Cápsula Cápsula

117.000 136.000 750.000 900.000

113.540 114.323 442.000 448.600

3.460 21.677 308.000 451.400

97% 84% 59% 50%

Frasco Pomo Frasco Frasco Frasco Pomo

88.000 24.000 80.000 84.000 8.000 30.000

61.535 18.290 65.406 73.624 7.940 15.295

26.465 5.710 14.594 10.376 60 14.705

70% 76% 82% 88% 99% 51%

Frasco

50.000

40.675

9.325

81%

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

PROMEDIO EN % DE PRODUC. EN RELACIÓN AL PLAN DE PRODUCCIÓN

77 %

Por Acta CGR Nº 05 de fecha 31/07/06 los funcionarios del Laboratorio de Producción manifiestan que “las máquinas de producción datan de más de 20 (veinte) años, lo cual incide en la capacidad de producción del Laboratorio, y por ende en el rendimiento y costo de los medicamentos” El IPS presentó el descargo remitido por el Laboratorio de Producción, manifestando en la parte pertinente que no cumplieron con el Plan de producción debido a que: •

Contaban con problemas técnicos con los distintos equipos de producción. (No adjuntan documentos de respaldo)

•

La intervención del M.S.P. y B.S. según nota de fecha 27/04/05 por el cual se informa que el Laboratorio de Producción no cumple las normas establecidas por las Buenas Practicas de Manufactura, y la suspensión de la elaboración de especialidades farmacéuticas tales como: Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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Penicilánicos, Cefalosporínicos y Psicotrópicos. (Sólo de 3 medicamentos: fenobarbital, amoxicilina 500 mg y cefalexina 500 mg). •

Que la intervención realizada les obligo a dejar de producir, hasta tanto se corrijan y se ajusten a los requerimientos de las normas establecidas por las Buenas Prácticas de Manufacturas. (Recién en el mes de Octubre del año 2.005, se da inicio a las obras de reacondicionamiento edilicio del Laboratorio de Producción)

En consideración a lo manifestado anteriormente, el Instituto de Previsión Social debió dejar constancia de las dificultades manifestadas en ese entonces, para así documentar la falta de cumplimiento del Plan Anual de Producción; además, justificar las tareas de los funcionarios encargados de la producción de medicamentos, que se desempeñan en esa dependencia durante la inactividad de la misma. Por tanto, el equipo auditor considera que el descargo no es suficiente ya que no dieron cumplimiento a lo establecido en el Plan Anual de Producción ya que lo efectivamente producido por la Sección Jarabes, Cápsulas, Gotas y Pomadas del Laboratorio de Producción, en el año 2005 corresponde al 77% del Plan. CONCLUSIÓN En el año 2005, el IPS no cumplió con el Plan Anual de Producción establecido para cada uno de los 12 (doce) medicamentos de la sección jarabes, cápsulas, gotas y pomadas, llegando solo a un promedio general del 77 % del plan. RECOMENDACIÓN El IPS a través de una unidad competente, debe realizar un seguimiento y control del cumplimiento del MANUAL DE ORGANIZACIÓN, ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES del DEPARTAMENTO DE LABORATORIO DE PRODUCCIÓN, verificando los Registros Operativos Laboratoriales, detectando las deficiencias y determinar responsabilidades. (Incluyendo las siguientes Secciones; Administración laboratorial, Materia Prima e Insumos, Comprimidos, Jarabe, Gotas/Pomadas y Domisanitarios)

IV.7. RESOLUCIÓN RECOMENDABLES

MERCOSUR

GMC

Nº

14/96:

CONDICIONES

EXTERNAS

Observación DURANTE LA VERIFICACIÓN IN SITU LOS ALREDEDORES DE LAS INSTALACIONES DEL LABORATORIO DE PRODUCCIÓN NO ESTABAN EN CONDICIONES DE SALUBRIDAD APROPIADAS, INCUMPLIENDO LA RESOLUCIÓN MERCOSUR GMC Nº 14/96. Conforme a las verificaciones “in situ” de auditoría realizada en fecha 31/07/06 al Laboratorio de Producción, se constató que sus alrededores no están en condiciones de salubridad apropiadas, pues la maleza y el césped se encontraban muy crecidos, además se evidenciaron basuras en sus inmediaciones.

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A continuación se exponen fotografías de lo manifestado precedentemente:

En la Resolución MERCOSUR GMC Nº 14/96 punto 2.1 Condiciones Externas, califica de recomendable (R) que dentro de las dependencias de la empresa, los alrededores del edificio deben estar limpios.

El Instituto de Previsión Social confirmó la observación en el descargo remitido por el Laboratorio de Producción, manifestando que: “a la fecha el predio de las instalaciones del Laboratorio de Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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Producción ya están en condiciones salubres apropiadas; el servicio de limpieza ha sido tercerizado”. El equipo auditor se RATIFICA en la Observación ya que durante la verificación in situ, el predio del Laboratorio de Producción se encontraba en las condiciones expuestas anteriormente. CONCLUSIÓN Durante la verificación in situ de auditoría en el año 2006, se constató que los alrededores de las instalaciones del Laboratorio de Producción no estaban en condiciones de salubridad apropiadas, en contravención a lo establecido en la Resolución Mercosur GMC Nº 14/96 punto 2.1 Condiciones Externas. RECOMENDACIÓN El Instituto de Previsión Social deberá mantener en condiciones salubres apropiadas el predio del Laboratorio de Producción, en forma permanente. IV.8. RESOLUCIÓN MERCOSUR GMC Nº 14/96, SEPARACIÓN FÍSICA DE EQUIPOS Observación NO EXISTE UNA ADECUADA SEPARACIÓN FÍSICA ENTRE LOS EQUIPOS PARA LA PRODUCCIÓN DE MEDICAMENTOS, PARA ASÍ EVITAR MEZCLA O CONTAMINACIÓN CRUZADA EN LA SECCIÓN COMPRIMIDOS, INCUMPLIENDO LA RESOLUCIÓN MERCOSUR GMC Nº 14/96. Según manifestaciones de funcionarios del Laboratorio de Producción, en la Sección Comprimidos no existe una adecuada separación física a fin de evitar mezcla o contaminación cruzada, cuando se fabrican simultáneamente lotes de productos diferentes, entre las máquinas comprimidoras y máquinas encintadoras; expresan además, que para la separación definitiva de dichas máquinas necesitan de mamparas u otro material adecuado. Asimismo con el fin de evitar mezcla o contaminación cruzada la producción se realiza de acuerdo a la acción terapéutica de los medicamentos. (Acta CGR N° 05 de fecha 31/07/06) El Instituto de Previsión Social confirmó la observación en el informe de descargo correspondiente, manifestando que fue iniciada la separación física, indican además que no existe la posibilidad de mezcla o contaminación pues la elaboración se realiza en forma programada, aun así, el equipo auditor se RATIFICA en la observación pues la adecuada separación física contribuye al aseguramiento de la calidad de los productos elaborados. Lo anteriormente expuesto se encuentra en contravención a lo establecido en la Resolución MERCOSUR GMC Nº 14/96 punto 7- Productos Sólidos y Semisólidos (Polvos, Comprimidos, Pomadas y otros), ya que califica de Necesario (N) que “Exista una adecuada separación física entre los equipos para evitar mezcla o contaminación cruzada, cuando se fabrican simultáneamente lotes de productos diferentes” CONCLUSIÓN En el año 2006, se constató que no existe una adecuada separación física entre los equipos para la producción de medicamentos, para así evitar mezcla o contaminación cruzada en la sección comprimidos, incumpliendo la Resolución MERCOSUR GMC Nº 14/96.

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RECOMENDACIÓN A fin de asegurar la calidad de los medicamentos producidos por el Laboratorio del IPS, debe concluir con los trabajos de separación física iniciada, según lo manifestado en el descargo presentado. IV. 9. RES GMC MERCOSUR N° 61/00 DE LAS BUENAS PRÁCTICAS DE FABRICACIÓN Y CONTROL DE MEDICAMENTOS; GARANTÍAS DE CALIDAD Observación EL LABORATORIO DE PRODUCCIÓN NO CUENTA CON PROGRAMA DE GARANTÍA DE CALIDAD, INCUMPLIENDO LA RESOLUCIÓN MERCOSUR GMC Nº 61/00. Conforme la verificación realizada en el Laboratorio de Producción, se pudo constatar que no cuentan con Programas de Garantía de Calidad. El hecho de no contar con Programas de Garantía de Calidad, incumple con lo requerido por la Dirección Nacional de Vigilancia Sanitaria en la nota de fecha 27 de abril del 2005 donde entre otros prioriza: “Implementación de documentos referentes a Garantía de Calidad, como procedimientos operativos standard, programas de capacitación a funcionarios, validaciones de limpieza y de agua.” Dicha medida se halla contemplada en la Norma MERCOSUR N° 61/00 de las Buenas Prácticas de Fabricación y Control de Medicamentos, referente al punto “1. Garantías de calidad, 1.1 Principio: …Es el conjunto de medidas adoptadas con el fin de asegurar que los productos farmacéuticos sean de la calidad necesaria para el uso al que están destinados….” La Ley N° 1119/97 “DE PRODUCTOS PARA LA SALUD Y OTROS”, establece en su: Artículo 5º - A los efectos de la presente ley se entenderá por: Garantía de calidad: Conjunto general de actividades diseñadas, ejecutadas y contrastadas para proporcionar al ente público o al privado, o al cliente/usuario, la seguridad de que los productos farmacéuticos poseen requisitos de calidad, perfectamente definidos y con un determinado margen de confianza, necesario para el uso a que están destinados. Artículo 8º.- En el punto 4 manifiesta que: Se otorgará autorización sanitaria a una especialidad farmacéutica si se satisfacen las siguientes condiciones: a) de seguridad: cuando en condiciones normales de utilización no provoca efectos tóxicos o indeseables desproporcionados con el beneficio que produce; b) de eficacia: en las indicaciones terapéuticas para las que se ofrece; c) de calidad y pureza: cuando cumple con los requisitos físicos, químicos, biológicos y microbiológicos que se establezcan; d) de garantía de calidad: cuando el fabricante cuente con los medios materiales, los recursos humanos, la organización y la capacidad operativa suficiente para su correcta manufactura...

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El Instituto de Previsión Social presentó el descargo correspondiente manifestando que: “Se ha solicitado la creación del Departamento o Área de Garantía de Calidad”, confirmando la observación, por tanto el equipo auditor se RATIFICA en la misma. CONCLUSIÓN Se evidencia que hasta marzo del año 2007, el IPS produjo especialidades farmacéuticas sin cumplir con la Ley Nº 1119/97 “DE PRODUCTOS PARA LA SALUD Y OTROS”, establece en su: artículo 5º, debido a que el Laboratorio de Producción no cuenta con Programa de Garantía de Calidad (incumple además la resolución MERCOSUR GMC Nº 61/00). RECOMENDACIÓN El IPS deberá proseguir con los trámites iniciados para la creación del departamento o Área de Garantía de Calidad, a fin de que la misma planifique y ejecute los Programas de Garantía de Calidad.

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CAPITULO V VERIFICACIONES IN SITU V.1. REGISTROS DE SALIDAS (REPORTE DE DISTRIBUCIÓN) DEL PARQUE SANITARIO Observación NO SE CONSTATA LA DISTRIBUCIÓN Y/O DESTINO FINAL DE LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS ADJUDICADOS POR CADA CONTRATACIÓN (COMPRA POR LA LICITACIÓN PÚBLICA N° 96/04 TOTAL IMPORTE DE GS. 21.527.745.945 Y LA COMPRA POR VÍA DE EXCEPCIÓN Nº 02/05 POR UN VALOR TOTAL DE GS. 40.570.899.217), DEBIDO A QUE LOS REGISTROS DE SALIDAS (REPORTE DE DISTRIBUCIÓN) NO DETERMINAN LOTE O NUMERO DE RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN. Por Memorándum CGR N° 7 de fecha 16/03/06, se solicitaron los documentos de respaldo de la distribución a los diferentes a establecimientos de Salud del IPS de los medicamentos e insumos adquiridos específicamente de la Licitación Pública Nº 96/04, el cual fue contestado por la nota NIAI N° 100/2006 de fecha 02/05/06, y adjunta Nota Interna DAS/ASM N° 230 de fecha 19/04/06, donde la Jefa del Departamento de Administración de Suministros Médicos manifiesta que “Las salidas o expediciones son realizadas según el SAMEI por lote y vencimiento acorde al Sistema FIFO (first expired first out) primero en vencer primero en salir; las salidas no son determinadas por adjudicación; además cabe mencionar que varios proveedores realizan entregas de artículos con el mismo lote y vencimiento en diversas adjudicaciones” El Sistema Informático SAMEI utilizado por el Departamento de Administración de Suministros Médicos, ex Parque Sanitario aproximadamente a partir del año 2001 hasta mayo de 2006 inclusive, para registrar los movimientos de ingreso y salida (distribución) de los medicamentos e insumos, según manifestaciones de la Jefa de Departamento de Administración de Suministros Médicos constatado en el Acta CGR N° 01/2006 de fecha 17/05/06. Además manifiesta que el SAMEI “...no emite reportes de Distribución discriminado por adjudicación y/o Resoluciones”, es decir, no permite conocer la distribución ni el destino de los medicamentos e insumos identificando a que compra corresponde. El Instituto de Previsión Social no presentó el descargo correspondiente a esta observación, por tanto el equipo auditor se RATIFICA en la observación. CONCLUSIÓN Durante el 2004, no se contaba con registros en el ex - Parque Sanitario Central, que respalden la utilización de las partidas adquiridas de los medicamentos e insumos, debido a que el sistema informático Samei utilizado “...no emite reportes de distribución discriminado por adjudicación y/o resoluciones”, es decir, no permite conocer la distribución ni el destino de los medicamentos correspondiente a la compra por la Licitación Pública N° 96/04 RECOMENDACIÓN El IPS deberá prever en el sistema informático implementado actualmente, la identificación de la compra, el lote al cual corresponde u otros datos que permitan realizar un seguimiento a los medicamentos e insumos adquiridos hasta el usuario final. Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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V.2 FARMACIA INTERNA DEL IPS Los medicamentos e insumos para la Farmacia Interna son retirados del ex Parque Sanitario. El Sistema SAMEI fue utilizado a partir del año 2002 hasta agosto del 2005 para el registro de las entradas y salidas de los medicamentos e insumos. La farmacia interna a su vez, distribuye los medicamentos e insumos a los distintos servicios del Hospital; los servicios realizan sus pedidos en forma manual a través de la prescripción médica de dosis unitaria. A partir de noviembre de 2005 fue implementado en la Farmacia Interna un nuevo sistema informático el Sistema Integrado Hospitalario (SIH). Observación NO SE CONSTATA EN LA FARMACIA INTERNA DEL IPS, LA DISTRIBUCIÓN Y/O DESTINO FINAL DE LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS ADJUDICADOS POR CADA CONTRATACIÓN (COMPRA POR LA LICITACIÓN PÚBLICA Nº 96/04 POR UN TOTAL DE GS. 21.527.745.945 Y LA CONTRATACIÓN POR LA VÍA E LA EXCEPCIÓN 02/05 POR UN TOTAL DE GS. 40.570.899.217), DEBIDO A QUE LOS REGISTROS DE SALIDAS NO DETERMINAN LOTE O NÚMERO DE RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN. Conforme Acta CGR Nº 06 de fecha 01/08/06, funcionarios de la Farmacia Interna del IPS manifiestan “que una vez que el medicamento ingrese a la farmacia interna, se mezclan con los otros que estaban en stock”. Mencionan además que “en el Sistema Samei, se carga el ingreso por Nº de documento de salida del Parque Sanitario, no se carga el Nº de lote. Una vez que se distribuyan esos medicamentos ya no se identifican los Nºs de lote, ni documento por el cual ingresaron, entonces es imposible hacer el seguimiento por ingreso en la farmacia interna”. Sigue diciendo “No se puede identificar a que compra corresponde ya que tampoco conocemos el Nº de Resolución o a que Nº de Licitación corresponde”. El Instituto de Previsión Social no presentó el descargo correspondiente a esta observación, por tanto el equipo auditor se RATIFICA en la observación: No se puede constatar la distribución y/o destino final de los medicamentos e insumos adjudicados por la LP Nº 96/04 por un total de Gs. 21.527.745.945 (Guaraníes veinte y un mil quinientos veintisiete millones setecientos cuarenta y cinco mil novecientos cuarenta y cinco), y la Contratación por la Vía e la Excepción 02/05 por un total de Gs. 40.570.899.217 (Guaraníes cuarenta mil quinientos setenta millones ochocientos noventa y nueve mil doscientos diez y siete). CONCLUSIÓN Durante el 2004, no se contaba con registros en la farmacia interna del IPS, que respalden la utilización de las partidas adquiridas de los medicamentos e insumos, debido a que el sistema informático Samei utilizado “...no emite reportes de distribución discriminado por adjudicación y/o resoluciones”, es decir, no permite conocer la distribución ni el destino de los medicamentos correspondiente a la compra por la licitación pública N° 96/04

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RECOMENDACIÓN El IPS deberá prever en el sistema informático implementado actualmente, la identificación de la compra, el lote al cual corresponde u otros datos que permitan realizar un seguimiento a los medicamentos e insumos adquiridos hasta el usuario final. V.3. FARMACIA EXTERNA DEL IPS Los medicamentos para la Farmacia Externa son retirados del ex Parque Sanitario Central, el registro de entradas de los medicamentos se realizaba por medio del sistema SAMEI, que fue utilizado hasta agosto de 2005 y a la fecha se utiliza solo para consultas de datos históricos. Actualmente para el registro de entradas y salidas de medicamentos se utiliza el Sistema Integrado Hospitalario (SIH). Observación NO SE CONSTATA EN LA FARMACIA EXTERNA DEL IPS, LA DISTRIBUCIÓN Y/O DESTINO FINAL DE LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS ADJUDICADOS POR CADA CONTRATACIÓN (COMPRA POR LA LICITACIÓN PÚBLICA Nº 96/04 POR UN TOTAL DE GS. 21.527.745.945 Y LA CONTRATACIÓN POR LA VÍA E LA EXCEPCIÓN 02/05 POR UN TOTAL DE GS. 40.570.899.217), DEBIDO A QUE LOS REGISTROS DE SALIDAS NO DETERMINAN LOTE O N° DE RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN. Según manifiestan funcionarios de la farmacia externa del IPS, “Cuando se registra el ingreso de los medicamentos en la farmacia externa, solo se carga el código y cantidad del medicamento, no se cuentan con datos de lote, vencimiento, ni a que adjudicación corresponden los medicamentos”. Acta CGR Nº 10 de fecha 08/08/05. El Instituto de Previsión Social no presentó el descargo correspondiente a esta observación, por tanto el equipo auditor se RATIFICA en la observación: No se puede constatar la distribución y/o destino final de los medicamentos e insumos adjudicados por la LP Nº 96/04 por un total de Gs. 21.527.745.945 (Guaraníes veinte y un mil quinientos veintisiete millones setecientos cuarenta y cinco mil novecientos cuarenta y cinco), y la Contratación por la Vía e la Excepción 02/05, por un total de Gs. 40.570.899.217 (Guaraníes cuarenta mil quinientos setenta millones ochocientos noventa y nueve mil doscientos diez y siete). CONCLUSIÓN Durante el 2004, no se contaba con registros en la farmacia externa del IPS, que respalden la utilización de las partidas adquiridas de los medicamentos e insumos, debido a que el sistema informático Samei utilizado “...no emite reportes de distribución discriminado por adjudicación y/o resoluciones”, es decir, no permite conocer la distribución ni el destino de los medicamentos correspondiente a la compra por la Licitación Pública Nº 96/04 RECOMENDACIÓN El IPS deberá prever en el sistema informático implementado actualmente, la identificación de la compra, el lote al cual corresponde u otros datos que permitan realizar un seguimiento a los medicamentos e insumos adquiridos hasta el usuario final.

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CAPÍTULO VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

1. Conclusión: La Contraloría General de la República con fundamento en las facultades otorgadas por la Constitución Nacional, la Ley Nº 276/94 y , en virtud de la Resolución CGR Nº 238 de fecha 16/02/06 ha practicado un “Examen Especial al Instituto de Previsión Social (I.P.S.), a los efectos de una verificación de la recepción y distribución de los medicamentos varios, psicotrópicos e insumos de medicamentos adquiridos por Licitación Pública Nº 96/04 y por la Contratación por Vía de la Excepción Nº 02/05; y una evaluación de la fundamentación de la adquisición en relación a la gestión del Laboratorio de Producción”, cumpliendo el objetivo de la auditoría, consistente en obtener evidencias suficientes y competentes que sirvan de base para opinar, que los productos adquiridos por el Instituto de Previsión Social, según Licitación Pública Nº 96/04 y la Contratación por Vía de la Excepción Nº 02/05, hayan ingresado íntegramente, y que el manejo y distribución se haya realizado conforme a las reglamentaciones vigentes durante el Ejercicio Fiscal 2004 – 2005 y la Evaluación de la Fundamentación de la Adquisición en relación a la gestión del laboratorio de producción. Nuestra auditoría fue realizada en base a la Resolución CGR Nº 882/05 de fecha 17/08/05 “Por el cual se aprueban y adoptan las Normas, Manual de Auditoría Gubernamental, Manual de Norma Básicas y Técnicas de Control Interno para el Sector Público. Así mismo se adoptan las Normas de Auditoría Gubernamental emitidas por la INTOSAI, las Normas Internacionales de Auditoría (NIA)”. La auditoría fue planificada y ejecutada con el fin de que proporcione una certeza razonable para fundamentar la opinión expuesta en el presente Informe. Las observaciones del presente informe son el resultado del análisis de los informes y documentos proveídos por los responsables del Instituto Previsión Social, a través del Nexo Oficial designado, siendo dichos actos, de exclusiva responsabilidad de los funcionarios intervinientes en las operaciones que estuvieron sujetas a verificación. Los funcionarios de la institución y áreas involucrados en el periodo auditado se detallan a continuación: DEPENDENCIA Presidente Auditoría Interna Dirección Financiera Dirección de Infraestructura y Producción Dirección de Bienes y Servicios Departamento de Laboratorio de Producción Departamento de Administración de Suministros Médicos ( Ex Parque Sanitario) Unidad de Farmacoterapeutica

NOMBRE Y APELLIDO Ing. Pedro Agustín Ferreira E. Lic. Carlos Lugo Bracho Lic. Oscar Toledo Parra Ing. Luz Marina Heisele Lic. Maria Lourdes Lobo de Pereira Q.F. Maria Victoria Arévalo Q. F. Sixta Benítez de Ibarra Lic. Quim. Dora Lilian Torres

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Esta acción de control de la Contraloría General de la República, se efectuó a través del análisis documental y verificaciones “In Situ” de conformidad a la muestra seleccionada, en la que se aplicaron técnicas de revisión de respaldos, entrevistas y encuestas. Este Informe contiene todas las observaciones en las que esta auditoría SE RATIFICA, como resultado de la evaluación del descargo formulado por la entidad auditada, a la Comunicación de Observaciones para descargo. Estas ratificaciones quedaron firmes debido a que: • Las explicaciones formuladas en defensa por el Instituto Previsión Social con las dependencias involucradas en las distintas áreas en el período en estudio, no son congruentes con las normativas, o, • Los descargos formulados no fueron acompañados de documentos pertinentes de respaldo, o, • Las observaciones han sido confirmadas y aceptadas por la entidad auditada. La auditoría concluye que: en base a su estudio y evaluación en cuanto a la integridad administrativa documental de los actos de ejecución, cumplimiento legal, seguimiento y oportunidad arrojan; deficiencias del Instituto de Previsión Social en términos de: Falta de cumplimiento legal, integridad documental y veracidad de los actos administrativos pertinentes, sometidos a verificación por esta auditoría, que se sustentan en las deficiencias, indicios de irregularidades y observaciones contenidas en este informe, que corresponde, sean investigados para su esclarecimiento y determinación de responsabilidades en el ámbito jurisdiccional competente. Conforme la Constitución Nacional en su Artículo 106 De la responsabilidad del funcionario y del empleado público: “Ningún funcionario o empleado público esta exento de responsabilidad. En los casos de transgresiones, delitos o faltas que cometiesen en el desempeño e sus funciones, son personalmente responsables, sin perjuicio de la responsabilidad subsidiaria del Estado, con derecho de este a repetir el pago de lo que llegase a abonar en tal concepto”. Así mismo la Ley 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” en sus: Artículo 82 referente a la Responsabilidad de las autoridades y funcionarios establece: “Las autoridades, funcionarios y, en general, el personal al servicio de los organismos y entidades del Estado a que se refiere el Artículo 3º de esta Ley que ocasionen menoscabo a los fondos públicos a consecuencia de acciones u omisiones contrarias a sus obligaciones legales, responderán con su patrimonio por la indemnización por daños y perjuicios causados, con independencia de las responsabilidad disciplinaria o penal que les pueda corresponder por las leyes que rigen dichas materias”. Artículo 83 referente a Infracciones: Constituyen infracciones conforme a lo dispuesto en el artículo anterior: a) Incurrir en desvío, retención o malversación en la administración de fondos; b) Administrar los recursos y demás derechos públicos sin sujetarse a las disposiciones que regulan su liquidación, recaudación e ingreso en la Tesorería; c) Comprometer gastos y ordenar pagos sin crédito suficiente para realizarlo o con infracción de lo dispuesto en la Ley de Presupuesto vigente; d) Dar lugar a pagos indebidos al liquidar las obligaciones o al expedir los documentos en virtud de las funciones encomendadas; e) No rendir las cuentas reglamentarias exigidas, rendirlas con notable retrazo o presentarlas con graves defectos; y Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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f) Cualquier otro acto o resolución con infracción de esta Ley, o cualquier otra norma aplicable a la administración de los ingresos y gastos públicos. De lo observado durante los trabajos realizados en el marco de la Resolución CGR Nº 238/06 se concluye cuanto sigue:

CAPÍTULO I DEBILIDADES DEL SISTEMA CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO 1. Se constata Medicamentos con saldos en stock cero (0) en el momento de la solicitud de la compra por la Licitación Pública N° 96/04 y Compra por la vía de la excepción Nº 2/05. Esta situación se presenta a causa de una deficiencia del IPS en la programación de la adquisición, incumpliendo el Manual de Funciones de la Unidad de Farmacoterapéutica y el Manual de Organización, Atribuciones y Responsabilidades, lo que ocasionó el desabastecimiento en los lugares de expendio para su consumo. 2. EL IPS incurre en deficiencias en cuanto al control en la elaboración de las resoluciones de adjudicación, resultando denominación comercial incorrecta de la empresa en la Resolución N° 082-020/04, que se rectifica 33 días después por Resolución 088-003/04. Esta situación, demuestra deficiencia de los actos administrativos de la contratación, pues, la Resolución se constituye en el VINCULO JURÍDICO FINANCIERO entre el IPS y las empresas adjudicadas. Esto se encuentra legislado en la Ley N° 1535/99, art.: Artículo 22.- Etapas de la ejecución del Presupuesto. Las etapas de ejecución del Presupuesto General de la Nación son las siguientes: ……… b) gastos: - Previsión: Asignación específica del crédito presupuestario. - Obligación: Compromiso de pago originado en un vínculo jurídico financiero entre un organismo o entidad del Estado y una persona física o jurídica. - Pago: Cumplimiento parcial o total de las obligaciones. El cumplimiento de las obligaciones financieras será simultáneo a la incorporación de bienes y servicios. 3. EL IPS incurre en deficiencias en cuanto al control en la elaboración de las resoluciones de adjudicación, resultando errores en cuanto a las cantidades adjudicadas en las resoluciones de adjudicación: en la resolución N° 009-001/05 que modifica 19 días después la resolución 004-003/05, por error en la cantidad se reduce por un importe total de Gs. 2.800.000. Esta situación, demuestra deficiencia de los actos administrativos de la contratación, pues, la Resolución se constituye en el VINCULO JURÍDICO FINANCIERO entre el IPS y las empresas adjudicadas. Esto se encuentra legislado en la Ley N° 1535/99, art.: Artículo 22.4. EL IPS incurre en deficiencias en cuanto al control en la elaboración de las resoluciones de adjudicación, resultando errores en cuanto a las cantidades adjudicadas en las resoluciones de adjudicación: en la resolución 006-001/05 que modifica 12 días después la resolución C.A. Nº 004-03/05 por error en la cantidad se reduce por un importe total de Gs.: 37.200.000. Esta situación, demuestra deficiencia de los actos administrativos de la contratación, pues, la Resolución se constituye en el VINCULO JURÍDICO FINANCIERO entre el IPS y las empresas adjudicadas. Esto se encuentra legislado en la Ley N° 1535/99, art.: Artículo 22 5. EL IPS incurre en deficiencias en cuanto al control en la elaboración de las resoluciones de adjudicación, resultando errores en el precio unitario en la resolución de adjudicación Nº 089-048/04 respecto a la adjudicación del ítem 322 a la firma la Policlínica S.A., modificada 19 Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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días después por resolución N° 096-029/04 que ocasiona un aumento en el importe total por Gs. 37.372.800. Esta situación, demuestra deficiencia de los actos administrativos de la contratación, pues, la Resolución se constituye en el VINCULO JURÍDICO FINANCIERO entre el IPS y las empresas adjudicadas. Esto se encuentra legislado en la Ley N° 1535/99, art.: Artículo 22 6. EL IPS incurre en deficiencias en cuanto al control en la elaboración de las resoluciones de adjudicación, debido ha que la resolución Nº 005-014/05 consideró a medicamentos oncológicos como gravados, siendo los mismos exentos del impuesto al valor agregado (I.V.A). La resolución Nº 021-008/05 rectificó la resolución Nº 005-014/05. Esta situación, demuestra deficiencia de los actos administrativos de la contratación, pues, la Resolución se constituye en el VINCULO JURÍDICO FINANCIERO entre el IPS y las empresas adjudicadas. 7. La Auditoría Interna del Instituto de Previsión Social incumple disposiciones de la Ley Nº 1535/99 y del Manual de Funciones, debido a que no ha realizado acciones de control referente a las adjudicaciones de la L.P. N° 96/04, ni de la C.V.E. N° 02/05, tampoco en el Dpto. de Laboratorio de Producción, siendo que la auditoria del Poder Ejecutivo ha observado como no satisfactorio los procedimientos de la L.P.N° 96/04. CAPÍTULO II INFORMACIÓN PRESUPUESTAL, FINANCIERA – CONTABLE DE LAS CONTRATACIONES 8. El IPS incumple el Artículo 56º de la LEY Nº 1.535/99 “DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO” y el ART. 92° del DECRETO N° 8.127/00 “POR EL CUAL SE ESTABLECEN LAS DISPOSICIONES LEGALES ADMINISTRATIVAS QUE REGLAMENTAN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA LEY N° 1535/99, DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO, Y EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – SIAF, debido a que: Medicamentos adquiridos por la LP Nº 96/04 pagados por el IPS (ingresados al ex Parque Sanitario), no cuentan con Legajos de Rendición de Cuentas por importe de Gs. 278.238.158 9. El IPS incumple con el Artículo 63 ° de la Ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas”, debido a que a efectuado ampliaciones de resoluciones de adjudicación de la Licitación Pública Nº 96/04, por un monto total de Gs. 1.412.764.521 (guaraníes mil cuatrocientos doce millones setecientos sesenta y cuatro mil quinientos doce), sobrepasando el 20 % del valor adjudicado de cada ítem. 10. Existe deficiencia en la Registración Contable del IPS, constatado una diferencia por un importe total de Gs. 1.330.911 (guaraníes un millón trescientos treinta mil novecientos once), entre el monto total adjudicado de la Licitación Pública Nº 96/04 (Gs. 21.527.745.945), comparado con el importe total asentado en el Registro Mayor (Gs. 21.526.415.034). 11. El IPS incumple el Artículo 56º de la LEY Nº 1.535/99 DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO y el ART. 92° del DECRETO N° 8.127/00 “POR EL CUAL SE ESTABLECEN LAS DISPOSICIONES LEGALES ADMINISTRATIVAS QUE REGLAMENTAN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA LEY N° 1535/99, DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO, Y EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – SIAF, debido a que: medicamentos adquiridos por la contratación por vía de la excepción Nº 02/05 pagados por el IPS (ingresados al ex parque sanitario) no cuentan con legajos de rendición de cuentas por importe de gs. 1.097.345.700 (guaraníes mil noventa y siete millones trescientos cuarenta y cinco mil setecientos).

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12. Medicamento adjudicado por la Contratación por Vía de la Excepción Nº 02/05 no fue entregado en su totalidad al ex Parque Sanitario central del I.P.S., totalizando un importe de Gs. 12.491.600 (Guaraníes doce millones cuatrocientos noventa y un mil seiscientos), causando incumplimiento del contrato por parte de las empresas Nesslam S.A.. y Medicine S.A.. 13. Existe deficiencia en la Registración Contable del IPS, constatado en una diferencia de Gs. 209.858.044 (Guaraníes: doscientos nueve millones ochocientos cincuenta y ocho mil cuarenta y cuatro), entre el importe total de adjudicaciones parciales de la compra por la Vía de la Excepción N° 02/05 de Gs. 40.548.571.967, y el monto total asentado en el registro mayor de Gs 40.338.713.923. CAPITULO III DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE SUMINISTROS MÉDICOS - (EX PARQUE SANITARIO) 14. Deficiencia en los Registros año 2004, consistente en una diferencia de Gs. 2.401.920 (Guaraníes dos millones cuatrocientos un mil novecientos veinte), resultando una supuesta mayor cantidad de medicamentos recepcionados en el ex Parque Sanitario Central, comparado con lo informado como elaborado y remitido por el Dpto. de Laboratorio de Producción. 15. Deficiencia en los Registros año 2004, consistente en una diferencia de Gs 30.657.340 (guaraníes treinta millones seiscientos cincuenta y siete mil trescientos cuarenta), resultando menor cantidad de medicamentos recepcionados en el ex Parque Sanitario Central, comparado con lo informado como elaborado y remitido por el Dpto. de Laboratorio de Producción. Referente a esta observación, se formula la COMUNICACIÓN INTERNA CGR DETECCIÓN DE INDICIOS DE HECHOS PUNIBLES CONTRA EL PATRIMONIO PÚBLICO, elevado a la Dirección General de Asuntos Jurídicos. 16. Deficiencia en los Registros año 2005, consistente en una diferencia de Gs. 142.887.800 (Guaraníes ciento cuarenta y dos millones ochocientos ochenta y siete mil ochocientos), resultando una supuesta mayor cantidad de medicamentos recepcionados en el ex Parque Sanitario Central, comparado con lo informado como elaborado y remitido por el Dpto. de Laboratorio de Producción del I.P.S.. 17. Deficiencia en los Registros año 2005, consistente en una diferencia de Gs 14.587.195 (catorce millones quinientos ochenta y siete mil ciento noventa y cinco) resultando una menor cantidad de medicamentos recepcionados en el ex Parque Sanitario Central, comparado con lo informado como elaborados y remitidos por el Dpto. de Laboratorio de Producción del IPS. Referente a esta observación, se formula la COMUNICACIÓN INTERNA CGR DETECCIÓN DE INDICIOS DE HECHOS PUNIBLES CONTRA EL PATRIMONIO PÚBLICO, elevado a la Dirección General de Asuntos Jurídicos. 18. Deficiencia en los Registros de entrada en el ex Parque Sanitario Central debido a que en la Planilla de Entregas de Proveedores del Sistema SAMEI no se expone la recepción de 12.000 unidades del medicamento Dobutamina 250 mg/20ml (Dobutrex), adquirido por la Contratación por Vía de la Excepción Nº 02/05, adjudicado por Resolución N° 016-004/05 por un valor total de compra Gs. 196.020.000 (guaraníes ciento noventa y seis millones veinte mil). ). Referente a esta observación, se formula la COMUNICACIÓN INTERNA CGR DETECCIÓN DE INDICIOS DE HECHOS PUNIBLES CONTRA EL PATRIMONIO PÚBLICO, elevado a la Dirección General de Asuntos Jurídicos.

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CAPITULO IV GESTIÓN DEL LABORATORIO DE PRODUCCIÓN DEL IPS 19. Ineficiencia del Instituto de Previsión Social en el gerenciamiento del Laboratorio Producción (cuyo mantenimiento significa ingentes recursos), origina que aún teniendo Laboratorio con gran capacidad instalada de producción anual, adquirió gran cantidad de mismos medicamentos en la Licitación Pública Nº 96/04 y en la Contratación Directa CVE 02/05.

de un los Nº

20. Existencia de diferencias entre los Registros año 2004 y 2005 de cantidad de medicamentos producidos en el Laboratorio de IPS, comparados con el informe de Cantidad de Materia Prima utilizada, resultando que la cantidad de Droga informada como utilizada, es menor a la equivalente de la cantidad producida, de los siguientes productos muestreados por auditoría, cuyo costo totaliza Gs: 85.263.090 (ochenta y cinco millones doscientos sesenta y tres mil noventa): 21. Existencia de diferencias entre los Registros año 2004 y 2005 de cantidad de medicamentos producidos en el laboratorio de IPS, comparados con el Informe de Cantidad de Materia Prima utilizada, resultando que la cantidad de droga informada como utilizada, es mayor a la equivalente de la cantidad producida, de los siguientes productos muestreados por auditoría, cuyo costo totaliza Gs: 27.092.918 (guaraníes veintisiete millones noventa y dos novecientos dieciocho). Referente a esta observación, se formula la COMUNICACIÓN INTERNA CGR DETECCIÓN DE INDICIOS DE HECHOS PUNIBLES CONTRA EL PATRIMONIO PÚBLICO, elevado a la Dirección General de Asuntos Jurídicos. PRODUCTOS Amoxicilina Trihidrato Cefalexina Monohidrato Clorfeniramina Maleato Diclofenac Sódico Enalapril Maleato Sulfato Ferroso Lactato de Calcio Prednisona Micronizada

DIFERENCIA EN GRAMOS (MAYOR CANTIDAD UTILIZADA COMPARADA CON LA CANT. PRODUCIDA) 10.900 850 7.774 38.430 11.260 27.400 124.500 9.861

TOTAL Gs.

COSTO EN GRAMOS DE LA MATERIA PRIMA (Gs.) 544,50 766,5 297 115,5 1.155 27,50

COSTO TOTAL DE LA DIFERENCIA DE MATERIA PRIMA

5.935.050 651.525 2.308.878 4.438.665 13.005.300 753.500

S/DATOS S/DATOS

27.092.918

22. El IPS incumple la Ley N° 1119/97 “De Productos Para la Salud”, debido a que los medicamentos elaborados en el año 2004 y 2005 por el Laboratorio de Producción, no cuentan con los correspondientes Registros Sanitarios de la Dirección Nacional de Vigilancia Sanitaria. (del total de medicamentos elaborados 11 (once) cuentan con registros vencidos y 24 (veinticuatro) no cuentan con registro sanitario). 23. El Costo de Producción durante el año 2004 de 9 (nueve) medicamentos en el IPS, fue superior al costo de adquisición por Licitación en ese mismo año, cuya cantidad total producida arrojó un sobrecosto por importe de Gs.: 412.983.652 (guaraníes cuatrocientos doce millones novecientos ochenta y tres mil seiscientos cincuenta y dos) 24. El Costo de Producción durante el año 2005 de 8 (ocho) medicamentos en el IPS, fue superior al costo de adquisición por ADQUISICIÓN DIRECTA C.V.E. N° 02/05 en ese mismo año, cuya Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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cantidad total producida arrojó un sobrecosto por importe de Gs.: 422.607.208 (guaraníes cuatrocientos veintidós millones seiscientos siete mil doscientos ocho) 25. En el año 2004 se sub-utilizó el Laboratorio de Producción de IPS, debido a que en los 27 (veintisiete) medicamentos producidos se alcanzó un promedio general de solo el 26% de su capacidad instalada de producción. 26. En el año 2005 se sub-utilizó el Laboratorio de producción de IPS, debido a que en los 25 (veinticinco) medicamentos que debió producirse se alcanzó un promedio general de solo el 29% de su capacidad instalada de producción. 27. En el año 2004, el IPS no cumplió con el Pan Anual de Producción establecido para cada uno de los 10 (diez) medicamentos de la sección comprimidos 28. En el año 2004, el IPS no cumplió con el Plan Anual de Producción establecido para cada uno de los 10 (diez) medicamentos de la sección jarabes, cápsulas, gotas y pomadas, llegando solo a un promedio general del 68 % del Plan. 29. En el año 2005, el IPS no cumplió con el Plan Anual de Producción establecido para cada uno de los 12 (doce) medicamentos de la sección comprimidos, llegando solo a un promedio general del 49 % del Plan. 30. En el año 2005, el IPS no cumplió con el Plan Anual de Producción establecido para cada uno de los 12 (doce) medicamentos de la sección jarabes, cápsulas, gotas y pomadas, llegando solo a un promedio general del 77 % del Plan. CAPITULO V VERIFICACIONES IN SITU 31. Durante la verificación in situ de auditoría en el año 2006, se constató que los alrededores de las instalaciones del Laboratorio de Producción no estaban en condiciones sanitarias apropiadas, en contravención a lo establecido en la resolución MERCOSUR GMC Nº 14/96 punto 2.1 Condiciones Externas. 32. En el año 2006, se constató que no existía una adecuada separación física entre los equipos para la producción de medicamentos, para así evitar mezcla o contaminación cruzada en la sección comprimidos, incumpliendo la Resolución MERCOSUR GMC N° 14/96. 33. Se evidencia que hasta marzo del año 2007, el IPS produjo especialidades farmacéuticas sin cumplir con la Ley N° 1119/97 “De Productos Para la Salud y Otros”, en su: artículo 5º, debido a que el laboratorio de producción no cuenta con programa de garantía de calidad. (Incumple además la resolución MERCOSUR GMC Nº 61/00). 34. Durante el 2004, no se contaba con registros en el ex - Parque Sanitario Central del IPS, que respalden la utilización de las partidas adquiridas de los medicamentos e insumos, debido a que el sistema informático SAMEI utilizado, “...no emite reportes de distribución discriminado por adjudicación y/o resoluciones”, es decir, no permite conocer la distribución ni el destino de los medicamentos correspondiente a la compra por la Licitación Pública N° 96/04 35. Durante el 2004, no se contaba con registros en la farmacia interna del IPS, que respalden la utilización de las partidas adquiridas de los medicamentos e insumos, debido a que el sistema informático SAMEI utilizado “...no emite reportes de distribución discriminado por adjudicación y/o Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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resoluciones”, es decir, no permite conocer la distribución ni el destino de los medicamentos correspondiente a la compra por la Licitación Pública N° 96/04 36. Durante el 2004, no se contaba con registros en la farmacia externa del IPS, que respalden la utilización de las partidas adquiridas de los medicamentos e insumos, debido a que el sistema informático SAMEI utilizado “...no emite reportes de distribución discriminado por adjudicación y/o resoluciones”, es decir, no permite conocer la distribución ni el destino de los medicamentos correspondiente a la compra por la licitación pública N° 96/04

2. RECOMENDACIONES A fin de lograr el funcionamiento eficiente y oportuno en las actividades del INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL, la Contraloría General de la República recomienda los siguientes: CAPITULO I: •

•

•

Cumplir con lo establecido en el Manual de Funciones de la Unidad de Fármacoterapéutica y el Manual de Organización, Atribuciones y Responsabilidades, a fin de evitar el desabastecimiento de medicamentos en los distintos servicios de salud, que afectan directamente al consumidor final. Encomendar al área competente la realización de los controles y verificaciones correspondientes a los instrumentos de actos administrativos (Resoluciones de Adjudicación) a fin de evitar las constantes rectificaciones o modificaciones a las mismas. Encargar a Auditoría Interna del I.P.S. la realización de acciones de control, de seguimientos, verificación de procedimientos, disposiciones legales y recomendaciones realizadas por organismos de control.

CAPITULO II •

•

•

•

La Dirección Financiera del Instituto de Previsión Social, deberá tomar los recaudos necesarios para mantener actualizada la documentación de respaldo de las operaciones asentadas en sus registros para conformar el archivo de Legajos de Rendición de Cuentas, y así tener a disposición de los órganos de control interno y externo. El IPS debe resolver SUMARIO ADMINISTRATIVO para la investigación y esclarecimiento de los responsables del incumplimiento del Artículo 63° de la Ley Nº 2051/03 (ampliación mayor al 20% del adjudicado), en consideración de lo dispuesto en el Artículo 76º de la misma Ley, que establece: “Los funcionarios y empleados públicos que infrinjan las disposiciones de este ordenamiento serán sancionados en los términos que dispone la Ley de la Función Pública”. Los saldos generados en los asientos de los códigos de contratación (por diferencia entre adjudicado obligado y el pagado por recibido) deben ser cancelados al cierre del ejercicio anual de conformidad a las normas, a los efectos de no impactar erróneamente en los estados contables. Por tanto; el IPS debe realizar las gestiones correspondientes a fin de que la información presentada en los registros del Instituto de Previsión Social refleje correctamente la situación contable (Principio de Exposición). La Dirección Financiera del Instituto de Previsión Social, deberá tomar los recaudos necesarios para mantener actualizada la documentación de respaldo de las operaciones asentadas en sus registros para conformar el archivo de Legajos de Rendición de Cuentas, y así tener a disposición de los órganos de control interno y externo. Nuestra Visión: “Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública”

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•

El IPS, a través del departamento competente debe realizar un seguimiento y control en las entregas de los medicamentos e insumos por parte de los proveedores, a fin de evitar el incumplimiento de lo establecido en los contratos, el desabastecimiento en los servicios de salud, asegurando la provisión de medicamentos a los usuarios, y en caso de la no entrega total realizar las gestiones correspondientes para subsanar tal situación.

CAPITULO III •

•

Realizar las gestiones pertinentes a fin de que los registros correspondientes a las salidas de medicamentos e insumos del Laboratorio de Producción, coincidan con los ingresos expuestos en las recepciones en el ex Parque Sanitario, a fin de brindar una correcta exposición del movimiento de los medicamentos e insumos. Realizar las gestiones pertinentes a fin de reverificar los movimientos de existencias para validar el stock existente de la DOBUTAMINA 250 MG/20ML (DOBUTREX), a fin de brindar una correcta exposición del movimiento de recepción del medicamento en concordancia con las adquisiciones.

CAPITULO IV •

El IPS a través de una unidad competente, debe realizar un seguimiento y control del cumplimiento del MANUAL DE ORGANIZACIÓN, ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES del DEPARTAMENTO DE LABORATORIO DE PRODUCCIÓN, verificando los Registros Operativos Laboratoriales, detectando las deficiencias y determinar responsabilidades. (Incluyendo las siguientes Secciones; Administración laboratorial, Materia Prima e Insumos, Comprimidos, Jarabe, Gotas/Pomadas y Domisanitarios)

•

EL INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL debe: A) El IPS, a través del departamento competente, debe realizar un seguimiento y control en el LABORATORIO DE PRODUCCIÓN de los REGISTROS de UTILIZACIÓN de MATERIA PRIMA, de tal forma que se presente razonable y conciliada con el INFORME DE CANTIDADES PRODUCIDAS de MEDICAMENTOS. B) Debe realizar las gestiones pertinentes a fin de reverificar los movimientos de existencias para validar el stock existente de las materias primas en el LABORATORIO, a fin de deslindar la responsabilidad de supuestos faltantes de drogas. C) La Institución deberá dejar constancia del porcentaje de las mermas o pérdidas de insumos, en el “Registro Patrón de Elaboración” de medicamentos fabricados en el Laboratorio Central, a fin de reflejar el uso real de los insumos utilizados.

•

El IPS no debe producir ni dispensar los medicamentos sin registro, por imperio de la LEY N° 1119/97 “DE PRODUCTOS PARA LA SALUD, “esta prohibido en todo el territorio nacional la comercialización o entrega a título gratuito de especialidades farmacéuticas no registradas ante la autoridad sanitaria”. • El IPS debe realizar un estudio de un diseño de plan estratégico total de la Producción de Medicamentos en su laboratorio, de tal forma a fundamentar los recursos erogados para la Producción de Medicamentos y evitar sobrecostos a la institución. • El IPS debe: A) Realizar un estudio para el diseño del Plan Estratégico total de la Producción de Medicamentos en su laboratorio, de tal forma a utilizar al máximo la capacidad instalada de

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producción, minimizando los costos de producción y justificar las actividades de los funcionarios encargados de la producción de medicamentos, y, B) A través de una unidad competente, debe realizar un seguimiento y control del cumplimiento del MANUAL DE ORGANIZACIÓN, ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES del DEPARTAMENTO DE LABORATORIO DE PRODUCCIÓN, verificando los Registros Operativos Laboratoriales, detectando las deficiencias y determinar responsabilidades. (incluyendo las siguientes Secciones; Administración laboratorial, Materia Prima e Insumos, Comprimidos, Jarabe, Gotas/Pomadas y Domisanitarios). • El Instituto de Previsión Social deberá mantener en condiciones sanitarias apropiadas el predio del Laboratorio de Producción, en forma permanente. • A fin de asegurar la calidad de los medicamentos producidos por el Laboratorio del IPS, debe concluir con los trabajos de separación física iniciada, según lo manifestado en el descargo presentado. • El IPS deberá proseguir con los trámites iniciados para la creación del departamento o Área de Garantía de Calidad, a fin de que la misma planifique y ejecute los Programas de Garantía de Calidad. CAPITULO VI •

El IPS deberá prever en el sistema informático implementado actualmente, la identificación de la compra, el lote al cual corresponde u otros datos que permitan realizar un seguimiento a los medicamentos e insumos adquiridos hasta el usuario final. ES NUESTRO INFORME Asunción, noviembre de 2007 Sr. José Daniel Lahaye Auditor

Sra. Salomé Marlene Galeano A Auditor

Sr. Alcides Fonseca Legal Auditor

C.P. Luz Marina Rodríguez M. Jefa de Equipo

Abog. Ana Ayala Ferreira Abog.

Lic. Martha Carolina López Britez Supervisora

Dr. Alberto Ayala Balmori Director General Dirección General de Control de Recursos Sociales

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