INFORME FINAL DE AUDITORIA INTEGRAL

Modalidad Especial – Dictamen a Estados Financieros

MUNICIPIO DE BALBOA CAUCA VIGENCIA 2013

Popayán, mayo de 2014

Informe final, Dictamen E.F. Balboa Cauca, vigencia 2013

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MUNICIPIO DE BALBOA CAUCA

Dumer Cifuentes Piamba Contralor General del Cauca

Milgen Amparo Trujillo Rivera Directora Técnica de Auditorias y Control Fiscal Participativo

Auditor Luciano Benavides Álvarez Profesional Universitario 01

Informe final, Dictamen E.F. Balboa Cauca, vigencia 2013

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Contenido del Informe

Página

1. CARTA DE CONCLUSIONES

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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

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3. MATRIZ DE CONTRADICCIÓN

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CARTA DE CONCLUSIONES

Doctor JOSE BOLIVAR DELGADO Alcalde municipal Balboa Cauca Ciudad Asunto: Dictamen a los Estados Financieros del municipio de Balboa Cauca, vigencia 2013. Cordial saludo. La Contraloría General del Cauca, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral modalidad Especial a Estados Financieros al municipio de Balboa Cauca, vigencia 2013. La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones administrativas y financieras se realizaron conforme a las normas y procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General del Cauca. La responsabilidad de la Contraloría consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental Colombianas y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental con enfoque integral prescritos por la Contraloría. La auditoría a que se refiere el presente informe tuvo el siguiente alcance: Auditoria al proceso contable, dictamen de Estados Financieros del municipio de Balboa Cauca, vigencia fiscal 2013.

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1.1 CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO La Contraloría como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión en el área de Contable de la Entidad es no razonable, cumple parcialmente con los principios establecidos por la Contaduría General de la nación, como consecuencia de los siguientes hechos: 

El programa que maneja el proceso contable no ha integrado en red el recaudo, cartera e inventarios de la Entidad, limitando el proceso de control y conciliación en la ejecución del proceso contable, donde no se tienen registros a nivel auxiliar de los deudores e inventarios, generando incertidumbre sobre sus registros y la cuantía sobre los mismos.



No se tiene software para rentas e inventarios, situación que no permite crear puntos de control en contabilidad donde se hacen registros contables con reportes globales de estas dependencias, sin permitir control o seguimiento por el área contable de la Entidad.



No se evidencia registro a nivel de terceros o auxiliar en el sistema en las siguientes cuentas: rentas por cobrar, deudores ingresos no tributarios, otros deudores, terrenos, edificaciones, maquinaria y equipo, equipo de transporte tracción y elevación, bienes de beneficio y uso público, entre otros, lo cual no permite conciliación ni control de los mismos desde al área contable de la Entidad, según balance de prueba enviado por la Entidad. (según certificación de la entidad se manifiesta que estas cuentas están en proceso de depuración contable).



Falta revelación de situaciones contables en las notas a los estados financieros de la Entidad para la vigencia evaluada.



Hay saldo incorporados a los estados financieros presuntamente de vigencias anteriores, permaneciendo estáticos durante varias vigencias, sobre los que no se tiene registro individual por terceros que identifiquen los bienes y obligaciones, no hay inventario actualizado al respecto.



No se tiene inventario de bienes muebles e inmuebles de la cuenta propiedad, planta y equipo reflejada en el Balance General de la vigencia (no se logrado un consolidado de los bienes que incluya planos, Informe final, Dictamen E.F. Balboa Cauca, vigencia 2013

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levantamientos topográficos, avalúos catastrales, estado de los bienes y escrituras públicas debidamente registradas, entre otros).

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

No se evidencia la existencia y funcionamiento del Comité de Sostenibilidad Contable como órgano asesor para garantizar la depuración, sostenibilidad y calidad de la información contable en la Entidad.



No se evidencia la realización de auditorías internas al área financiera de la Entidad, ni la existencia de planes de mejoramiento interno limitando la formulación y el seguimiento de acciones de mejora continua.



No se evidencia seguimiento por parte de la oficina de control interno a los planes de mejoramiento suscritos por la Entidad con la Contraloría General del Cauca, ni sobre las funciones de advertencia realizadas por la Contraloría General del Cauca sobre los hallazgos de los Estados Financieros. RELACIÓN DE HALLAZGOS

En desarrollo de la presente auditoría se establece como hallazgo la no razonabilidad de los Estados Financieros presentados por la Entidad para la vigencia 2013. 1.3

PLAN DE MEJORAMIENTO

La entidad debe elaborar un plan de mejoramiento, con acciones y actividades que permitan eliminar las causas de los hallazgos detectados y comunicados durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El plan de mejoramiento debe ser presentado a la Contraloría, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo del informe (presentar copia física y medio magnético). Popayán Cauca, mayo 13 de 2014

Dumer Cifuentes Piamba Contralor General del Cauca Informe final, Dictamen E.F. Balboa Cauca, vigencia 2013

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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1 Dictamen a Estados Financieros, vigencia 2013 La Contraloría General del Cauca, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 272 de la Constitución Política, practicó examen al Balance General, Estado de Actividad Económica Financiera y Social presentados por el municipio, correspondiente al periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de Diciembre 2013. La evaluación se llevo a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General de la República y la Contraloría General del Cauca, compatibles con las de general aceptación, en la República de Colombia. Es responsabilidad de la administración de la entidad el contenido de la información suministrada, la responsabilidad de la Contraloría General del Cauca consiste en dar una opinión sobre el acatamiento de las disposiciones legales, la calidad del Control Interno Contable y sobre la razonabilidad de los Estados Financieros, según la muestra establecida. El presente informe se basa en la revisión de la información que la Entidad envía a la Contraloría General del Cauca en los formatos prescritos en la Resolución 031 de 2014, como cuenta fiscal rendida en el Sistema Integral de Auditorias SIA, los requerimientos de información solicitada a la Entidad, el informe de control interno contable, el desarrollo de las pruebas de recorrido y las revelaciones presentadas en las notas a los Estados Financieros, los cuales proporcionan una base razonable para expresar la presente opinión.

Criterios Ley 298 de 2006, adopta el sistema de Contabilidad Pública; Ley 42 de 1993, organización del control fiscal financiero; Resolución 357 de 2008 por la cual se adopta el procedimiento de Control Interno Contable. Para la evaluación de los Estados financieros se tienen en cuenta los siguientes aspectos, ya que la no aplicación genera un alto riesgo al proceso financiero y la razonabilidad de sus estados, como son:

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La información contable debe procesarse para la toma de decisiones en la administración y no sólo para efectos de cumplir con la presentación de informes a los organismos de inspección, vigilancia y control. Las notas a los estados contables deben tener una adecuada estructuración, revelación suficiente y consistencia entre las notas y los saldos revelados en los estados, informes y reportes contables. Las entidades contables públicas cuya información contable no refleje su realidad financiera, económica, social y ambiental, deben adelantar todas las veces que sea necesario las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados e informes contables, en busca de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de de la información acorde al marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública, así como implementar los controles que sean necesarios para mejorar la calidad de la información. Deben documentarse las políticas y demás prácticas contables que se han implementado en el ente público en procura de lograr una información confiable, relevante y comprensible, de conformidad con el procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables básicos. Las políticas y prácticas contables se refieren a la aplicación del Régimen de Contabilidad Pública en cuanto a sus principios, normas técnicas y procedimientos, así como los métodos de carácter específico adoptados por la entidad contable pública para el reconocimiento de las transacciones, hechos y operaciones. Entre otras, son prácticas contables las relacionadas con las fechas de cierre o corte para la preparación de información definitiva, métodos de depreciación aplicados, vidas útiles aplicables, periodos de amortización, métodos de provisión, porcentajes de provisión, tipos de comprobantes utilizados, fechas de publicación o exhibición de información contable, forma de conservar libros y demás soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios en la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables, criterios de identificación, clasificación, medición, registro y ajustes, análisis e interpretación de los estados contables y demás informes. Deben elaborarse manuales donde se describan las diferentes formas de desarrollar las actividades contables en los entes públicos, así como la correspondiente asignación de responsabilidades y compromisos a los Informe final, Dictamen E.F. Balboa Cauca, vigencia 2013

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funcionarios que las ejecutan directamente. Los manuales que se elaboren deben permanecer actualizados en cada una de las dependencias que corresponda, para que cumplan con el propósito de informar adecuadamente a sus usuarios directos. Los bienes, derechos y obligaciones de las entidades deberán identificarse de manera individual, bien sea por las áreas contables o en bases de datos administradas por otras dependencias. Las entidades contables públicas deberán realizar el cálculo y reconocimiento adecuado de las provisiones, amortizaciones, agotamiento y depreciación, en forma individual y asociadas a los derechos, bienes y recursos, según el caso, de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública. La totalidad de las operaciones realizadas por la entidad contable pública deben estar respaldadas en documentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria. Por lo cual, no podrán registrarse contablemente los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales que no se encuentren debidamente soportados. Son documentos soporte las relaciones, escritos, contratos, escrituras, matrículas inmobiliarias, facturas de compra, facturas de venta, títulos valores, comprobantes de pago o egresos, comprobantes de caja o ingreso, extractos bancarios y conciliaciones bancarias, entre otros, los cuales respaldan las diferentes operaciones que realiza la entidad contable pública. Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la información registrada en la contabilidad de la entidad contable pública y los datos que generen las diferentes dependencias respecto y a su responsabilidad en la participación en el proceso contable. Como soporte de los estados contables, las entidades públicas deben generar los libros de contabilidad, principales y auxiliares, de que trata el Plan General de Contabilidad Pública. La información registrada en los libros de contabilidad será la fuente para la elaboración de los estados contables. Los libros de contabilidad forman parte integral de la contabilidad pública y deben estar a disposición de la Contaduría General de la Nación y demás autoridades, Informe final, Dictamen E.F. Balboa Cauca, vigencia 2013

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para el ejercicio de las funciones constitucionales de control, inspección y vigilancia. De conformidad con el Régimen de Contabilidad Pública, los libros de contabilidad pueden elaborarse y conservarse en medios físicos o electrónicos. Cuando las entidades contables públicas preparen la contabilidad por medios electrónicos, debe preveerse que tanto los libros de contabilidad principales como los auxiliares y los estados contables puedan consultarse e imprimirse. La conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad puede efectuarse, a elección del representante legal, en papel o cualquier otro medio técnico, magnético o electrónico, que garantice su reproducción exacta. Evaluar la pertinencia de constituir e integrar el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, como una instancia asesora del área contable de las entidades que procura la generación de información contable confiable, relevante y comprensible. Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracterizan el ejercicio profesional el contador público. Todas las áreas de las entidades que se relacionen con la contabilidad como proceso cliente, tienen el compromiso de suministrar los datos que se requieran, en el tiempo oportuno y con las características necesarias, de tal modo que estos insumos sean canalizados y procesados adecuadamente. Igualmente se debe: verificar que la información contable suministrada a la alta dirección esté acompañada de un adecuado análisis e interpretación, soportada en cálculos de indicadores de gestión y financieros, útiles para mostrar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad pública; construir los indicadores pertinentes a efectos de realizar los análisis que correspondan, para informar sobre la situación, resultados y tendencias; Establecer como política institucional la presentación oportuna de la información contable debidamente analizada; Verificar el cumplimiento oportuno de los plazos establecidos para el reporte de información contable a sus diferentes usuarios. Causa No aplicación de todos los procesos y procedimientos específicos establecidos para la ejecución del proceso contable y falta de seguimiento y evaluación por parte de la Oficina de Control Interno. Efecto

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Incumplimiento de la normatividad legal vigente y la no razonabilidad de los Estados Financieros, presunta configuración de faltas disciplinarias en la ejecución del proceso contable. A 31 de diciembre de 2013 la información contable y acorde a la muestra tomada presenta lo siguiente. 

Según organigrama, el área contable de la Entidad depende de la secretaría de hacienda municipal, de la cual también depende tesorería y presupuesto como responsables del registro, consolidación y control del proceso contable y presupuestal.



El cargo de contador general en la planta no existe, las funciones las realiza un profesional vinculado a través contrato de prestación de servicios, jerárquicamente depende de la secretaría de hacienda para ejercer sus funciones.



El programa que maneja el proceso contable no ha integrado en red el recaudo, cartera e inventarios de la Entidad, limitando el proceso de control y conciliación en la ejecución del proceso contable, donde no se tienen registros a nivel auxiliar de los deudores e inventarios, generando incertidumbre sobre sus registros y la cuantía sobre los mismos.



No se tiene software para rentas e inventarios, situación que no permite crear puntos de control en contabilidad donde se hacen registros contables con reportes globales de estas dependencias, sin permitir control o seguimiento por el área contable de la Entidad.



No se evidencia registro a nivel de terceros o auxiliar en el sistema en las siguientes cuentas: rentas por cobrar, deudores ingresos no tributarios, otros deudores, terrenos, edificaciones, maquinaria y equipo, equipo de transporte tracción y elevación, bienes de beneficio y uso público, entre otros, lo cual no permite conciliación ni control de los mismos desde al área contable de la Entidad, según balance de prueba enviado por la Entidad. (según certificación de la entidad se manifiesta que estas cuentas están en proceso de depuración contable).

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

Falta revelación de situaciones contables en las notas a los estados financieros de la Entidad para la vigencia evaluada.



Hay saldo incorporados a los estados financieros presuntamente de vigencias anteriores, permaneciendo estáticos durante varias vigencias, sobre los que no se tiene registro individual por terceros que identifiquen los bienes y obligaciones, no hay inventario actualizado al respecto.



No se tiene inventario de bienes muebles e inmuebles de la cuenta propiedad, planta y equipo reflejada en el Balance General de la vigencia (no se logrado un consolidado de los bienes que incluya planos, levantamientos topográficos, avalúos catastrales, estado de los bienes y escrituras públicas debidamente registradas, entre otros).



No se evidencia la existencia y funcionamiento del Comité de Sostenibilidad Contable como órgano asesor para garantizar la depuración, sostenibilidad y calidad de la información contable en la Entidad.



No se evidencia la realización de auditorías internas al área financiera de la Entidad, ni la existencia de planes de mejoramiento interno limitando la formulación y el seguimiento de acciones de mejora continua.



No se evidencia seguimiento por parte de la oficina de control interno a los planes de mejoramiento suscritos por la Entidad con la Contraloría General del Cauca, ni sobre las funciones de advertencia realizadas por la Contraloría General del Cauca sobre los hallazgos de los Estados Financieros.

Los libros de bancos y auxiliares de contabilidad se llevan directamente en el sistema que maneja e integra el proceso contable y se conservan en medio magnético, la Entidad no ha establecido formalmente el método para conservación de soportes, comprobantes y libros de contabilidad. ACTIVO 1110 Depósitos en instituciones financieras

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El balance a diciembre 31 de 2013, presenta un saldo por valor de $3.433,1 millones, correspondiente a la sumatoria de los saldos de las cuentas bancarias conciliadas que posee la Entidad en cuentas corrientes y de ahorro. Presenta saldos negativos en las cuentas: CRC 414-3, CEDELCA 086-9, convenio Depto. del cauca 2417-3, SGP Deporte 062-4 y convenio invías 5546. .- Se tienen partidas conciliatorias mayores a 6 meses. Partidas conciliatorias con más de 6 meses Beneficiario

Cheque N°

Fecha giró (según contabilidad)

079 Salud pública

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

N.D.

2010/12/30

$

24,838,707.45

923-2 Convenio CRC

MUNICIPIO DE BALBOA

5

2010/12/17

$

2,085,156.00

923-2 Convenio CRC

MUNICIPIO DE BALBOA

6

2010/12/29

$

1,485,718.00

923-2 Convenio CRC

Gravamen movimiento financiero

2010/11/24

$

104,573.93

923-2 Convenio CRC

Gravamen movimiento financiero

2009/12/28

$

3,557.00

923-2 Convenio CRC

Comisión e iva por consignación Nal.

2010/05/05

$

23,872.80

923-2 Convenio CRC

Gravamen movimiento financiero

2010/05/05

$

95.50

2417-3 Popular

MUNICIPIO DE BALBOA CAUCA

2009/12/23

$

573,611.00

Cuenta

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1379432

Valor

Inversiones e instrumentos derivados

Presenta un saldo de $792 millones, No se tiene registro a nivel auxiliar en el sistema contable, no se indica en que entidades se poseen las acciones. 13

Rentas por cobrar

Presenta un saldo de $1.048,8 millones, por concepto de vigencia actual $273,7 millones y vigencia anterior por $775 millones, según certificación de la administración municipal no se encuentran actualizadas, están en proceso de depuración contable, genera incertidumbre su registro, no se tiene registro a nivel auxiliar o por deudor en el sistema contable. 16 Propiedad, planta y equipo Presenta el valor de $3.166,2 millones, según certificación de la administración municipal, no se encuentran actualizadas, están en proceso de depuración contable, genera incertidumbre su registro, no se tiene registro individual por Informe final, Dictamen E.F. Balboa Cauca, vigencia 2013

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terceros que identifique los bienes específicamente en el sistema contable, no hay inventario actualizado al respecto.

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Bienes de uso públicos e históricos y culturales

Presenta el valor de $1.649,3 millones según certificación de la administración municipal no se encuentran actualizadas, están en proceso de depuración contable. Genera incertidumbre, no se tiene registro individual por terceros que identifique los bienes específicamente en el sistema contable, no hay inventario actualizado al respecto. 19

Otros activos

Presenta el valor de $13,2 millones, según certificación de la administración municipal no se encuentran actualizadas, están en proceso de depuración contable. Genera incertidumbre, no se tiene registro individual por terceros que identifique los bienes específicamente en el sistema contable, no hay inventario actualizado al respecto.

PASIVO 2307

Operaciones de financiamiento internas de largo plazo

Presenta saldo por $1.375,3 millones, Corresponde a créditos público interno a corto plazo, registro adecuado en los estados financieros. 24

Cuentas por pagar

Presenta el valor de $939,6 millones, según certificación de la administración municipal no se encuentran actualizadas, están en proceso de depuración contable, genera incertidumbre su registro.

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MUNICIPIO BALBOA CAUCA, VIGENCIA 2013 PORCENTAJE DE AFECTACIÓN DEL PATRIMONIO (en millones de $) Código Cuenta Valor Valor del Patrimonio 8,265.10 Afectación por Incertidumbre 6,817.10 13 Rentas por cobrar 1,048.80 16 Propiedad, planta y equipo 3,166.20 17 Bienes de Beneficio Histórico y Culturales 1,649.30 19 Otros activos 13.20 24 Cuentas por pagar 939.60 % de Afectación del Patrimonio 82.48 Fuente: Estados Balance General, Balboa Cauca, vigencia 2013.

Teniendo en cuenta el patrimonio, contablemente la Entidad se ve afectada con incertidumbre en sus estados financieros en un 82,48%, para la vigencia 2013, teniendo en cuenta las observaciones realizadas a cada partida evaluada en el proceso, según párrafos precedentes.

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Se evaluó el Control Interno Contable con base en el informe de control interno contable, la información financiera reportada por la entidad en la cuenta fiscal y la evaluación muestral sobre las partidas seleccionadas, determinándose que no se han realizado auditoras especificas al proceso contable donde se identifiquen las observaciones o hallazgos, y se suscriba el plan de mejoramiento interno con su respectivo seguimiento, con el fin de aportar positivamente al mejoramiento continuo de la Entidad. (El proceso auditor debe ejecutarse con todas sus fases como son: planeación, ejecución, informe, traslado de hallazgos, planes internos de mejoramiento, seguimiento y soportes sobre el trabajo realizado en cada una de las etapas). No se evidencia seguimiento por parte de la oficina de control interno a los planes de mejoramiento suscritos por la Entidad con la Contraloría General del Cauca, ni a las funciones de advertencia relacionadas con el proceso contable emanadas del organismo de Control.

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OPINION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Opinión adversa o negativa En nuestra opinión y de acuerdo a lo expresado en los párrafos precedentes los estados financieros del municipio de Balboa Cauca, Balance General y Estado de Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental auditados, no presentan razonablemente en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la Entidad con corte a 31 de diciembre de 2013, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Popayán Cauca, mayo 13 de 2014

Luciano Benavides Alvarez TP - 61984 -T

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MATRIZ DE CONTRADICIÓN DICTAMEN A ESTADOS FINANCIEROS MUNICIPIO DE BALBOA CAUCA, VIGENCIA 2013 En la presente matriz de contradicción se tienen en cuenta las observaciones sobre las cuales la administración presento respuesta, las demás observaciones se toman como aceptadas por la Entidad evaluada, teniendo en cuenta los siguientes criterios y apreciaciones: Criterios establecidos por la Guía de Auditoria Territorial para emitir opinión de los estados contables. Tipo de opinión

Rango de errores, inconsistencias e incertidumbres respecto al total de activos o pasivos más patrimonio.

Sin salvedad

Valores hasta el 2%

Con salvedad

Valores superiores al 2% y hasta el 10%

Adversa o negativa

Valores superiores al 10%

Con abstención

Entrega de información incompleta o entrega inoportuna de información

Titularidad y respaldo legal de los bienes La Entidad contable pública, durante el proceso de depuración de información y la realización del inventario de bienes, debe verificar que los bienes registrados en contabilidad tengan el respaldo legal correspondiente, que la acredite como propietaria de estos, o que tiene suscrito convenio de uso permanente sin contraprestación. Así mismo, debe identificar si tiene bienes inmuebles pendientes de legalizar, con el propósito de adelantar las acciones jurídicas necesarias para la obtención de la titularidad de los mismos, indicando en las notas específicas: clase y número de bienes en esta condición y las gestiones jurídicas realizadas en el último año. (Fuente: Instructivo No. 020, Contaduría General de la Nación de diciembre 14 de 2012).

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Existencia real de bienes, derechos, obligaciones y documentos soportes idóneos Las Entidades deberán adelantar las acciones administrativas y operativas que permitan determinar que los saldos revelados en los estados contables relacionados con los bienes, derechos y obligaciones sean ciertos y cuenten con los documentos idóneos que garanticen la existencia y exigibilidad de los mismos, de conformidad con lo señalado en los numerales 3.4 y 3.7 de la resolución 357 de 2008. (Fuente: Instructivo No. 020, Contaduría General de la Nación de diciembre 14 de 2012).

Al respecto se tiene que el informe preliminar fue comunicado vía correo electrónico el día 28 de abril de 2014, concediéndole un término de cinco días para dar respuesta al mismo. A la fecha mayo 13 de 2014 no se ha recibido respuesta por parte de la Entidad, por lo cual se dan como aceptadas las observaciones comunicadas en el informe preliminar, ratificando la opinión sobre los estados financieros presentados y deben ser contempladas en el plan de mejoramiento.

Proyecto: Luciano Benavides Alvarez – Profesional Universitario Revisado: Milgen Amparo Trujillo Rivera – D.T.A. y Control Fiscal Participativo

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