INFORME FINAL DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SURORIENTE ESE VIGENCIAS 2012 - 2013

CONTRALORÍA GENERAL DEL CAUCA

Popayán, Julio 28 de 2014

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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SUROCCIDENTE ESE

DUMER CIFUENTES PIAMBA Contralor General del Cauca

MILGEN AMPARO TRUJILLO RIVERA Directora Técnica Auditorias y Control Fiscal Participativo

Equipo Auditor:

ORLANDO ORDOÑEZ ORDOÑEZ NICANOR PIZO CASTILLO CRISTINA RINCON MOSQUERA Coordinadora de Auditoria

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TABLA DE CONTENIDO Pga.

1 1.1 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3 1.1.3.1 1.2 1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 1.2.3.1. 2 2.1. 2.1.1. 2.1.1.1. 2.1.1.2. 2.1.1.3. 2.1.1.4. 2.1.1.5. 2.1.1.6. 2.1.1.7. 2.2. 2.3 3 3.1 3.1.1. 3.1.1.1. 3.1.1.2. 3.1.1.3. 3.1.1.4. 3.1.1.5. 3.1.1.6. 3.1.1.7. 3.2. 3.3. 4. 4.1 4.2. 4.3 5.

DICTAMEN INTEGRAL Vigencia 2012 Concepto sobre Fenecimiento Control de Gestión Control de Resultados Control Financiero y Presupuestal Opinión sobre los Estados Contables Vigencia 2013 Concepto sobre Fenecimiento Control de Gestión Control de Resultados Control Financiero y Presupuestal Opinión sobre los Estados Contables RESULTADOS DE LA AUDITORIA - Vigencia 2012 CONTROL DE GESTION Factores Evaluados Ejecución Contractual Resultado Evaluación Rendición de la Cuenta Legalidad Gestión Ambiental Tecnologías de la Comunicación y la información (TICS) Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento Control Fiscal Interno CONTROL DE RESULTADOS CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL RESULTADOS DE LA AUDITORIA - Vigencia 2013 CONTROL DE GESTION Factores Evaluados Ejecución Contractual Resultado Evaluación Rendición de la Cuenta Legalidad Gestión Ambiental Tecnologías de la Comunicación y la información (TICS) Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento Control Fiscal Interno CONTROL DE RESULTADOS CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL OTRAS ACTUACIONES Seguimiento al Memorando Atención de Quejas Beneficios del Proceso Auditor CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS

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4 5 5 6 6 7 8 8 8 9 10 10 11 13 13 13 13 21 23 24 26 28 30 32 33 39 39 39 39 51 53 54 55 58 59 62 63 78 78 81 81 82

Popayán, Julio 28 de 2014

Doctor FRANCISCO FONSECA AMARIS Gerente Empresa Social del Estado Suroriente ESE Ciudad

Asunto: Dictamen de Auditoría vigencias 2012 - 2013 La Contraloría General del Cauca, con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Modalidad Regular al ente que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre de 2012 y 2013, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría General del Cauca, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la Empresa Social del Estado, Suroriente ESE, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. El informe contiene la evaluación de los aspectos relevantes, que una vez detectados como deficiencias por la comisión de auditoría, serán corregidos por la Entidad, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General del Cauca, compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. Página 4 de 88

El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales 1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO VIGENCIA 2012 La Contraloría General del Cauca, como resultado de la Auditoría Regular realizada a la ESE Suroriente con alcance 2012, conceptúa que la gestión en la Evaluación de Gestión y Resultados, obtuvo una calificación de 72.9 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación: MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL 2012 Componente

Calificación Parcial

Ponderación

Calificación Total

1. Control de Gestión

81.5

0.5

40.8

2. Control de Resultados

89.7

0.3

26.9

3. Control Financiero

25.8

0.2

5.2

1.00

72.9

Calificación total Fenecimiento

NO FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal

DESFAVORABLE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO Rango

Concepto

80 o más puntos

FENECE

Menos de 80 puntos

NO FENECE RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL Rango

Concepto

80 o más puntos

FAVORABLE

Menos de 80 puntos Fuente: Matriz de calificación

DESFAVORABLE Elaboró: Comisión de Auditoría

Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Fenecimiento de la Cuenta Fiscal No Fenece la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2012. Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación; 1.1.1 Control de Gestión La Contraloría General del Cauca, como resultado de la Auditoría Regular realizada a la ESE Suroriente, con alcance 2012, conceptúa que la gestión en

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Control de Gestión fue 81.6 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación: TABLA 1 CONTROL DE GESTIÓN 2012 Calificación Factores Ponderación Parcial 1. Gestión Contractual 82.2 0.65 2. Rendición y Revisión de la Cuenta 80.9 0.02 3. Legalidad 86.5 0.05 4. Gestión Ambiental 82.6 0.05 5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 75.6 0.03 6. Plan de Mejoramiento 82.4 0.10 7. Control Fiscal Interno 75.7 0.10 Calificación total 1.00 Concepto de Gestión a emitir Favorable

Calificación Total 53.4 1.6 4.3 4.1 2.3 8.2 7.6 81.6

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN Rango Concepto 80 o más puntos Favorable Menos de 80 puntos Desfavorable Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de Auditoría

Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Gestión es Favorable 1.1.2 Control de Resultados La Contraloría General del Cauca, como resultado de la Auditoría Regular realizada a la ESE Suroriente, con alcance 2012, conceptúa que la gestión en Control de Resultados obtuvo una calificación de 89.7 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación: TABLA 2 CONTROL DE RESULTADOS 2012 Factores mínimos 1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

Calificación Parcial

Ponderación

Calificación Total

89.7

1.00

89.7

1.00

89.7

Calificación total Concepto de Gestión de Resultados

Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS Rango

Concepto

80 o más puntos

Favorable

Menos de 80 puntos Fuente: Matriz de calificación

Desfavorable Elaboró: Comisión de Auditoría

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Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Resultados es Favorable 1.1.3 Control Financiero y Presupuestal La Contraloría General del Cauca, como resultado de la Auditoría Regular realizada a la ESE Suroriente, con alcance 2012, dictamina los estados contables con una calificación de 0.0, conceptúa que la gestión presupuestal alcanzo 8.3, en tanto que la gestión financiera logro el 17.5, para una calificación total de 25.8 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación: TABLA 3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Calificación Factores mínimos Ponderación Parcial 1. Estados Contables 0.0 0.70 2. Gestión presupuestal 83.3 0.10 3. Gestión financiera 87.5 0.20 Calificación total 1.00 Concepto de Gestión Financiero y Pptal Desfavorable RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO Rango Concepto Favorable 80 o más puntos Desfavorable Menos de 80 puntos Fuente: Matriz de calificación

Calificación Total 0.0 8.3 17.5 25.8

Elaboró: Comisión de Auditoría

Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es Desfavorable. 1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, al 31 de diciembre de 2012, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, es Adversa o Negativa

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1.2 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO VIGENCIA 2013 La Contraloría General del Cauca, como resultado de la Auditoría Regular realizada a la ESE Suroriente, con alcance 2013, conceptúa que la gestión en la Evaluación de Gestión y Resultados, obtuvo una calificación de 75.0 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación: MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL 2013 Componente

Calificación Parcial

Ponderación

Calificación Total

1. Control de Gestión

82.9

0.5

41.4

2. Control de Resultados

97.0

0.3

29.1

3. Control Financiero

22.5

0.2

4.5

1.00

75.0

Calificación total Fenecimiento

NO FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal

DESFAVORABLE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO Rango

Concepto

80 o más puntos

FENECE

Menos de 80 puntos

NO FENECE RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL Rango

Concepto

80 o más puntos

FAVORABLE

Menos de 80 puntos Fuente: Matriz de calificación

DESFAVORABLE Elaboró: Comisión de Auditoría

Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Fenecimiento de la Cuenta Fiscal No Fenece la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2013. Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación;

1.2.1 Control de Gestión La Contraloría General del Cauca, como resultado de la Auditoría Regular realizada a la ESE Suroriente, con alcance 2013, conceptúa que la gestión en Control de Gestión fue 82.9 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

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TABLA 1 CONTROL DE GESTIÓN 2013 Calificación Factores Ponderación Parcial 1. Gestión Contractual 84.0 0.65 2. Rendición y Revisión de la Cuenta 85.3 0.02 3. Legalidad 87.9 0.05 4. Gestión Ambiental 88.3 0.05 5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 75.6 0.03 6. Plan de Mejoramiento 82.4 0.10 7. Control Fiscal Interno 72.7 0.10 Calificación total 1.00 Concepto de Gestión a emitir Favorable

Calificación Total 54.6 1.7 4.4 4.4 2.3 8.2 7.3 82.9

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN Rango Concepto 80 o más puntos Favorable Menos de 80 puntos Desfavorable Fuente: Matriz de calificación

Elaboró: Comisión de Auditoría

Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Gestión es Favorable 1.2.2 Control de Resultados La Contraloría General del Cauca, como resultado de la Auditoría Regular realizada a la ESE Suroriente, con alcance 2013, conceptúa que la gestión en Control de Resultados fue 97.0 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación: TABLA 2 CONTROL DE RESULTADOS 2013 Factores mínimos

Calificación

Ponderación

Parcial 1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

97.0

Calificación total Concepto de Gestión de Resultados

Total 1.00

97.0

1.00

97.0

Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS Rango

Concepto

80 o más puntos

Favorable

Menos de 80 puntos Fuente: Matriz de calificación

Desfavorable Elaboró: Comisión de Auditoría

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Calificación

Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Resultados es Favorable 1.1.3 Control Financiero y Presupuestal La Contraloría General del Cauca, como resultado de la Auditoría Regular realizada a la ESE Suroriente, con alcance 2012, dictamina los estados contables con una calificación de 0.0, conceptúa que la gestión presupuestal alcanzo 7.5 en tanto que la gestión financiera logro el 15.0 para una calificación total de 22.5 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación: TABLA 3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Calificación Factores mínimos Ponderación Parcial 1. Estados Contables 0.0 0.70 2. Gestión presupuestal 75.0 0.10 3. Gestión financiera 75.0 0.20 Calificación total 1.00 Concepto de Gestión Financiero y Pptal Desfavorable

Calificación Total 0.0 7.5 15.0 22.5

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Rango 80 o más puntos Menos de 80 puntos

Concepto Favorable Desfavorable

Fuente: Matriz de calificación

Elaboró: Comisión de Auditoría

Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es Desfavorable. 1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, al 31 de diciembre de 2013, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, es Adversa o Negativos Plan de Mejoramiento La Entidad debe diseñar y presentar un plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor, dentro de los Página 10 de 88

cinco (5) días siguientes al recibo del informe, conforme a lo dispuesto en el artículo 14 de las Resolución N° 031 y 045 de 2014. El plan de mejoramiento presentado debe contener las acciones y metas que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.

Relación de Hallazgos

En desarrollo de la presente auditoría se establecieron quince (15) hallazgos administrativos. Atentamente,

MILGEN AMPARO TRUJILLO RIVERA Directora Técnica Auditorias y Control Fiscal Participativo

CRISTINA RINCON MOSQUERA Profesional Universitaria Coordinadora Grupo Auditor

NICANOR PIZO CASTILLO Profesional Universitaria

ORLANDO ORDOÑEZ ORDOÑEZ Profesional Universitaria

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2.

RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1 CONTROL DE GESTIÓN VIGENCIA 2012 Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Gestión es Favorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores: 2.1.1.

Factores Evaluados

2.1.1.1.

Ejecución Contractual

Las cuantías para la contratación de la Empresa Social del Estado, Suroriente ESE, se establecen de conformidad al Acuerdo Nº 002 de julio 14 de 2009, por medio del cual se adopta el Estatuto Contractual de la ESE, que en su Artículo 7º la Junta Directiva otorga facultades al Gerente para que de manera directa suscriba contratos, que en cuantía individual no superen los 280 salarios mínimos mensuales legales vigentes, requiriendo autorización de la Junta Directiva la suscripción de todos aquellos contratos cuya cuantía sea igual o superior a los 280 SMMLV Así mismo en su Artículo 17, establece la constitución de Garantía Única, con el propósito de garantizar el cumplimiento de todos los contratos que suscriba la ESE, ya sea de cumplimiento, calidad de los bienes y servicios o estabilidad de la obra, pago de salarios y prestaciones, sociales o indemnizaciones del personal, garantía del buen manejo y correcta inversión del 'anticipo u otras que amparen los riesgos previsible Mediante Nº 011 de abril 1 de 2011, se adopta el Manual de Interventoria y Supervisión, para la vigilancia en la ejecución de los contratos que celebre la Empresa Social del Estado Suroriente ESE. Se observa que a 31 de diciembre de 2012, los Manuales de Contratación e Interventoria, no han sido actualizados por parte de la ESE. HALLAZGOS Observación de Auditoria Nº 1 (A) Condición: Manuales de Contratación e Interventoria desactualizados. Criterio: Articulo 209 Superior, Ley 87 de 1993, Ley 734 de 2000 en sus artículos 34, numerales 2 y 15, y artículo 35 numeral 7. Página 12 de 88

Narración de la Observación: En la labor de revisión y cotejo de los procesos, procedimientos y documentos que soportan los procesos contractuales adelantados por la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, se establece que para la vigencia 2012, los Manuales de Contratación e Interventoria, se encuentra sin actualizar. Causa: Falencias en la planeación contractual, falta de control y verificación de procesos y procedimientos internos, ausencia de control y monitoreo a las actividades realizadas por el contratista, interventor y los servidores públicos asignados a la dependencia de planeación y jurídica, ausencia de control y vigilancia por parte de la Oficina de Control Interno en los procesos contractuales. Efecto: Hallazgo administrativo. Respuesta de la Entidad: En respuesta a la Observación de Auditoria N° 1, nos permitimos informar a la Contraloría General del Cauca, que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en procura de un mejoramiento continuo, aceptamos la Observación de Auditoria, y nos comprometemos a incluir la acción de mejora en el Plan de Mejoramiento, que suscribiremos con respecto del Informe de Auditoria notificado el pasado 18 de julio de 2014. Para la vigencia 2014, la ESE tiene aprobado y actualizado según los parámetros establecidos por la Secretaría de Salud Departamental el nuevo Estatuto de Contratación. Análisis de la Contradicción: Mediante oficio S/N de fecha julio 24 de 2014, radicado en este Ente de Control el día 24 de julio del presente año, bajo partida Nº 002658 del SR, con un total de 6.853 olios; la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, dentro de la oportunidad legal, ejerciendo el derecho de defensa y contradicción, presenta sus observaciones al informe comunicado mediante oficio DTA CFP- 003038 de Julio 18 de 2014, la cual fue analizada en Mesa de Trabajo de fecha 17 de Julio de 2014, en la que se estableció que: Se acepta la respuesta de la Entidad, sin embargo se manifiesta que “Para la vigencia 2014, la ESE tiene aprobado y actualizado según los parámetros establecidos por la Secretaría de Salud Departamental el nuevo Estatuto de Contratación”, contradiciendo la respuesta al hallazgo, puesto que se pretende incluirla acción en el Plan de Mejoramiento, igualmente se estableció que durante las vigencias 2012, los procesos contractuales adelantados por la ESE, se ejecutaron con fundamento y aplicación del manual adoptado mediante Acuerdo Nro. Nº 002 de julio 14 de 2009

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En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por La Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de la Contraloría General del Cauca, se determinó que la Entidad durante la vigencia 2012, celebró la siguiente contratación: Durante la vigencia de 2012, la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, celebró en total 679 contratos por valor de $ 6,426,569,853 distribuidos así: TIPOLOGIA

CANTIDAD

Obra Pública Prestación Servicios Suministros Compraventa Mantenimiento Hospitalario

VALOR $

6 de y

TIPOLOGIA

112,361,520

Interventoría Consultoría

CANTIDAD

y

VALOR $

21

614,186,666

508

3,443,454,280 Transporte

3

38,550,000

113

2,089,932,098 Arrendamiento

4

13,000,000

7

28,615,000

17

371,654,380 Publicidad

TOTAL

SUMAN

Fuente: SIA y Archivos – SURORIENTE ESE

$6.426.569.853

Elaboró: Comisión de Auditoria

La Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada, emite una opinión de Eficiente en la gestión de la Ejecución Contractual, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 82.2, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:

TABLA 1-1 GESTIÓN CONTRACTUAL 2012 CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

VARIABLES A EVALUAR

Cumplimiento de las especificaciones técnicas Cumplimiento deducciones de ley Cumplimiento del objeto contractual Labores de Interventoría y seguimiento Liquidación de los contratos

Prestación Servicios

Q

Contratos Suministros

Q

Contratos Consultoría y Otros

Q

Mantenimiento Hospitalario

Q

100

22

100

46

100

36

50

100

22

100

46

100

36

100

22

67

46

67

50

22

50

46

100

22

100

46

Puntaje Atribuido

Promedio

Ponderación

11

95.22

0.50

47.5

100

11

100

0.05

5.0

36

67

11

73.04

0.20

14.6

50

36

50

11

50

0.20

10.0

100

36

100

11

100

0.05

5.0

1.00

82.2

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL

Fuente: Matriz de calificación

Elaboró: Comisión de auditoría-

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Las carpetas contractuales no se encuentran organizadas, foliadas, y no contienen todos los documentos anexos al contrato en orden cronológico, conforme a lo establecido en la ley 594 de 2.000. En la revisión de la muestra seleccionada, se evidencia informes de interventoría con deficiencias, solo suscriben constancias de cumplimiento del contratista, sin hacer un relato de las diferentes actividades ejecutadas, ya que solo se refieren a conceptuar el cumplimiento, situación que conlleva al desconocimiento sobre la calidad del trabajo del objeto contractual ejecutado Del análisis de los contratos se establece que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, efectuó parcialmente verificación del pago por parte de los contratista, del uso de la Estampilla Universidad del Cauca, en valor del 0.5% sobre el valor total de los contratos suscritos, conforme a lo establecido en los artículos 1 y artículo 4 de la Ordenanza 075 de 2008 y Ley 1177 de 2007, contratos cuya cuantía es mayor o superior a 50 S.M.L.M, que para la vigencia del 2012 corresponde a la contratación suscrita a partir de $28.335.000 En el perfeccionamiento de la contratación revisada, no se encontró documento para convocar veedurías ciudadanas para realizar control social a cualquier proceso de contratación perfeccionada, observándose que no se ha implementado la participación democrática como un derecho y un deber de los ciudadanos, de acuerdo a lo preceptuado en el Inciso 2° del Artículo 103 y el Artículo 270 de la Constitución Política, relacionados con la participación ciudadana. Impacto de la Contratación Evaluadas las carpetas contractuales, no permiten en su mayoría medir el impacto de los mismos, por la falta de información consignada en los informes de interventoría seguimiento técnico, administrativo y jurídico del cumplimiento de las actividades plasmada en las obligaciones del contratista, así como por la falta de trabajo de campo en los Puntos de Atención de la ESE. Con fecha 21 de abril de 2014, se diligencio previo tramite ante la Dirección Técnica de Auditorias y Control Fiscal Participativo, al despacho del Sr. Contralor General del Cauca, solicitud de comisión, para adelantar labores de campo, de verificación e inspecciones durante los días 13, 14 y 15 de mayo de 2014, sin embargo esta comisión no fue autorizada por considerarlas innecesarias para el proceso auditor, razón por la cual la presente Auditoria es de carácter plenamente documental, basada en la revisión de los expedientes contractuales y demás documentos generados Página 15 de 88

por la ESE y remitidos en atención a Requerimientos de Información y según la Cuenta Fiscal cargada al SIA. Indicadores de Gestión Contractual Nombre Objetivo Tipo

Medición de eficacia de los trámites para Contratar

Resultado porcentual

Medir la duración de los pasos de la contratación con el fin optimizar la adquisición de bines y Servicios requeridos por la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SUROORIENTE ESE. Eficacia

Categoría Fórmula de calculo Documentos soporte Forma de presentación de resultados

Cuantitativo (No. de Contratos Legalizados/No. de solicitudes de Contratación recibidas)*100

Nombre

Nivel de eficacia en la selección de proveedores

Objetivo

Medir el nivel de eficacia en la selección de proveedores, asegurando bienes y servicios de buena calidad

Tipo

Eficacia

Categoría

Cuantitativo

Fórmula de calculo

(Número de proveedores calificados mayor o igual a 80 puntos / Total de proveedores Evaluados) *100

Documentos soporte Forma de presentación de resultados

Formato de evaluación a proveedores. Informe de Evaluación de Proveedores

95%

Solicitudes de Contratación recibida y Contratos legalizados Porcentual sin cifras decimales. Redondeado por el método estándar de aproximación Resultado porcentual

80%

Porcentual sin cifras decimales. Redondeado por el método estándar de aproximación

Nombre

Medir el cumplimiento de las etapas y tiempos en la contratación suscrita por la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SURORIENTE ESE.

Objetivo

Eficacia y eficiencia

Cuantitativo (No. de Contratos suscritos y legalizados/No. de Categoría Contratos liquidados y archivados*100 Fórmula de Solicitudes de Contratación recibida y Contratos calculo legalizados Documentos Expedientes contractuales

Resultado porcentual

Tipo

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100%

soporte Forma de presentación Porcentual sin cifras decimales. Redondeado por el de método estándar de aproximación resultados

2.1.1.1.1. Obra Pública, Mantenimiento, Enlucimiento De un universo de seis (6 ) contratos celebrados por la entidad, se auditaron cuatro (4) por valor de $105.861.520 equivalente al 0.59% del total de contratos suscritos por concepto de obra pública, a los cuales se le evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con los siguientes resultados: HALLAZGOS Observación de Auditoria Nº 2. (A) Condición: Omisión en descuentos de ley. Criterio: Articulo 209 Superior, Ley 1177 DE 2007 de estampilla Pro Universidad del Cauca en concordancia con la Ordenanza N°075 de diciembre 3 de 2008 , Ley 87 de 1993, Ley 190 de 1995, Ley 734 de 2000 en sus artículos 34, numerales 2 y 15, y artículo 35 numeral 7. Narración de la Observación: En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos contractuales por concepto de Obra Pública, adelantados por la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, durante la vigencia 2012, que fueron objeto de muestra de auditoria, se establece que la Entidad no efectuó verificación del pago correspondiente a la Estampilla Universidad del Cauca, por parte de los contratistas, al momento de liquidar técnica y financieramente el contrato, según registro adjunto. 0.5% CONS.

CONTRATO

CONTRATISTA

VALOR

1

300

MARIA DEL PILAR HUETIA

70.949.270

A PARTIR DE $ 28.335.000

SUMAN EN $

354.746 354.746

Fuente: SIA y Archivos – Empresa Social del Estado Suroriente ESE Elaboró: Comisión de Auditoria

Causa: Falencias en la planeación contractual, falta de control y verificación de los documentos soportes, ausencia de control y monitoreo a las actividades Página 17 de 88

realizadas por el contratista, interventor y los servidores públicos asignados a la dependencia de planeación y jurídica, ausencia de control y vigilancia por parte de la Oficina de Control Interno en los procesos contractuales. Efecto: Hallazgo Administrativo

Respuesta de la Entidad: En respuesta a la Observación de Auditoria N° 3, nos permitimos informar a la Contraloría General del Cauca, que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en procura de un mejoramiento continuo, aceptamos la Observación de Auditoria, y nos comprometemos a incluir la acción de mejora en el Plan de Mejoramiento, que suscribiremos con respecto del Informe de Auditoria notificado el pasado 18 de julio de 2014. Con el ánimo de subsanar la omisión presentada, anexamos copia del requerimiento, mediante el cual se exige a los obligados el pago de la Estampilla Pro-Universidad del Cauca, establecida en la Ordenanza 075 de 2008 – expedida por la Asamblea Departamental del Cauca Análisis de la Contradicción: Mediante oficio S/N de fecha julio 24 de 2014, radicado en este Ente de Control el día 24 de julio del presente año, bajo partida Nº 002658 del SR, con un total de 6.853 olios; la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, dentro de la oportunidad legal, ejerciendo el derecho de defensa y contradicción, presenta sus observaciones al informe comunicado mediante oficio DTA CFP- 003038 de Julio 18 de 2014, la cual fue analizada en Mesa de Trabajo de fecha 17 de Julio de 2014, en la que se estableció que: Se acepta la respuesta de la Entidad, y la acción de mejora debe incluirse en el Plan de Mejoramiento, acción que debe ser inmediata. 2.1.1.1.2.

Prestación de Servicios

De un universo de quinientos ocho (508) contratos celebrados por la entidad, se auditaron veintidós (22) por valor de $1.520.768.693 equivalente al 3.24% del total de los contratos suscritos, a los cuales se les evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; sin que se presentara observación alguna que diera lugar a estructurar presuntos hallazgos de carácter disciplinario, fiscal o penal, a excepción de los de carácter administrativo por falencias en el manejo de los archivos. 2.1.1.1.3. Suministros y Compraventa De un universo de ciento trece (113) contratos celebrados por la entidad, se auditaron cuarenta y seis (46) por valor de $1.490.948.667, equivalente al 6.77% del total de contratos suscritos, a los cuales se les evaluaron todos los aspectos y Página 18 de 88

criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con los siguientes resultados:

HALLAZGOS Observación de Auditoria Nº 3. (A) Condición: Omisión en descuentos de ley. Criterio: Articulo 209 Superior, Ley 1177 DE 2007 de estampilla Pro Universidad del Cauca en concordancia con la Ordenanza N°075 de diciembre 3 de 2008 , Ley 87 de 1993, Ley 190 de 1995, Ley 734 de 2000 en sus artículos 34, numerales 2 y 15, y artículo 35 numeral 7. Narración de la Observación: En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos contractuales por concepto de suministro, adelantados por la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, durante la vigencia 2012, que fueron objeto de muestra de auditoria, se establece que la Entidad no efectuó verificación del pago correspondiente a la Estampilla Universidad del Cauca, por parte de los contratistas, al momento de liquidar técnica y financieramente los contratos, según registro adjunto. 0.5% CONS.

CONTRATO

CONTRATISTA

VALOR

A PARTIR DE $ 28.335.000

1 2 3

676 678 711

FLOR DE MARIA FERNANDEZ PITO JAIRO ALIRIO ISDITH ACHINTE YOBANI ALBEIRO JIMENEZ HOYOS

29.815.952 29.850.000 30.000.000

149.080 149.250 150.000

SUMAN EN $

448.330

Fuente: SIA y Archivos – Empresa Social del Estado Suroriente ESE Elaboró: Comisión de Auditoria

Causa: Falencias en la planeación contractual, falta de control y verificación de los documentos soportes, ausencia de control y monitoreo a las actividades realizadas por el contratista, interventor y los servidores públicos asignados a la dependencia de planeación y jurídica, ausencia de control y vigilancia por parte de la Oficina de Control Interno en los procesos contractuales. Efecto: Hallazgo Administrativo Respuesta de la Entidad: En respuesta a la Observación de Auditoria N° 3, nos permitimos informar a la Contraloría General del Cauca, que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en procura de un mejoramiento continuo, aceptamos la Observación de Auditoria, y nos comprometemos a incluir la acción de mejora en Página 19 de 88

el Plan de Mejoramiento, que suscribiremos con respecto del Informe de Auditoria notificado el pasado 18 de julio de 2014. Con el ánimo de subsanar la omisión presentada, anexamos copia del requerimiento, mediante el cual se exige a los obligados el pago de la Estampilla Pro-Universidad del Cauca, establecida en la Ordenanza 075 de 2008 – expedida por la Asamblea Departamental del Cauca Análisis de la Contradicción: Mediante oficio S/N de fecha julio 24 de 2014, radicado en este Ente de Control el día 24 de julio del presente año, bajo partida Nº 002658 del SR, con un total de 6.853 olios; la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, dentro de la oportunidad legal, ejerciendo el derecho de defensa y contradicción, presenta sus observaciones al informe comunicado mediante oficio DTA CFP- 003038 de Julio 18 de 2014, la cual fue analizada en Mesa de Trabajo de fecha 17 de Julio de 2014, en la que se estableció que: Se acepta la respuesta de la Entidad, y la acción de mejora debe incluirse en el Plan de Mejoramiento, acción que debe ser inmediata. 2.1.1.1.4.

Consultoría, Interventoría, Auditorias y Asesorías

De un universo de veintiún (21) contratos celebrados se auditaron los veintiún (21) por valor de $614.186.666 equivalente al 3.09%, del total de contratos suscritos, a los cuales se les evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; sin que se presentara observación alguna que diera lugar a estructurar presuntos hallazgos de carácter disciplinario, fiscal o penal, a excepción de los de carácter administrativo por falencias en el manejo de los archivos. 2.1.1.1.5. Mantenimiento Hospitalario De un universo de diecisiete (17) contratos celebrados se auditaron once (11); por valor de $345.254.380 equivalente al 1.62%, del total de contratos suscritos, a los cuales se les evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; sin que se presentara observación alguna que diera lugar a estructurar presuntos hallazgos de carácter disciplinario, fiscal o penal, a excepción de los de carácter administrativo por falencias en el manejo de los archivos. 2.1.1.1.6. Arrendamiento De un universo de cuatro (4) contratos celebrados se auditaron cuatro (4); por valor de $13.000.000 equivalente al 0.59%, del total de contratos suscritos, a los Página 20 de 88

cuales se les evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; sin que se presentara observación alguna que diera lugar a estructurar presuntos hallazgos de carácter disciplinario, fiscal o penal, a excepción de los de carácter administrativo por falencias en el manejo de los archivos. 2.1.1.1.7. Publicidad De un universo de siete (7) contratos celebrados se auditaron tres (3); por valor de $18.800.000 equivalente al 0.44%, del total de contratos suscritos, a los cuales se les evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; sin que se presentara observación alguna que diera lugar a estructurar presuntos hallazgos de carácter disciplinario, fiscal o penal, a excepción de los de carácter administrativo por falencias en el manejo de los archivos. 2.1.1.1.8. Transporte De un universo de tres (3) contratos celebrados se auditaron dos (2) por valor de $36.900.000 equivalente al 0.29%, del total de contratos suscritos, a los cuales se les evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; sin que se presentara observación alguna que diera lugar a estructurar presuntos hallazgos de carácter disciplinario, fiscal o penal, a excepción de los de carácter administrativo por falencias en el manejo de los archivos.

HALLAZGO Observación de Auditoria Nº 4 (A) Condición: Los expedientes contractuales no se encuentran archivados con forme a ley 594 de 2000, no contienen todos los soportes legales. Criterio: Artículo 209 Superior, Ley 594 de 2000. Ley 734 de 2000 en sus artículos 34, numerales 2 y 15, y artículo 35 numeral 7, Estatutos de Contratación e Interventoría de la Entidad Narración de la Observación: En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos contractuales adelantados por la ESE, durante la vigencia 2012, se establece que, a la fecha de la diligencia fiscal se encuentran liquidados técnicas y financieramente, sin embargo presentan falencias de archivo, toda vez que los expedientes no cumplen los postulados de la ley de archivo. Página 21 de 88

Causas: Falta de planeación, ausencia de control y monitoreo por parte de los Funcionarios responsables del proceso, omisión en la ejecución de las funciones asignadas. Efecto: Posibles sanciones por omisión en el cumplimiento de la Ley de archivo, desorden administrativo, oportunidad en el manejo de archivos, lo anterior genera hallazgo administrativo, que implica la suscripción de plan de Mejoramiento Respuesta de la Entidad: En respuesta a la Observación de Auditoria N° 4, nos permitimos informar a la Contraloría General del Cauca, que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en procura de un mejoramiento continuo, aceptamos la Observación de Auditoria, y nos comprometemos a incluir la acción de mejora en el Plan de Mejoramiento, que suscribiremos con respecto del Informe de Auditoria notificado el pasado 18 de julio de 2014. Análisis de la Contradicción: Mediante oficio S/N de fecha julio 24 de 2014, radicado en este Ente de Control el día 24 de julio del presente año, bajo partida Nº 002658 del SR, con un total de 6.853 olios; la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, dentro de la oportunidad legal, ejerciendo el derecho de defensa y contradicción, presenta sus observaciones al informe comunicado mediante oficio DTA CFP- 003038 de Julio 18 de 2014, la cual fue analizada en Mesa de Trabajo de fecha 17 de Julio de 2014, en la que se estableció que: Se acepta la respuesta de la Entidad, por lo tanto la acción debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento a corto plazo.

2.1.1.2.

Resultado Evaluación Rendición de Cuentas

La Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada, emite una opinión de Eficiente, como consecuencia de la calificación de 80.9 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación: TABLA 1-2 RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA VARIABLES A EVALUAR

Calificación Parcial

Ponderación

Puntaje Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos) Calidad (veracidad)

93.6

0.10

9.4

78.7

0.30

23.6

79.8

0.60

47.9

1.00

80.9

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

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Calificación Eficiente Con deficiencias Ineficiente Fuente: Matriz de calificación

2 1 0

Eficiente

Elaboró: Comisión de auditoría

Las Empres Social del Suroriente ESE, presento los formatos de Rendición de la Cuenta electrónica a través del Sistema Integrado de Auditoría (SIA) correspondiente a la vigencia 2012 en los plazos establecidos, al igual que la información que se requirió en forma física, en la Resolución N° 037 de 22 de enero de 2013, por la cual se Reglamenta la Rendición de la Cuenta, y su Revisión, labor que arrojo los siguientes resultados: A partir de la información reportada al SIA, se realizó el análisis en un ponderado equivalente a un 80.9 puntos de 100 posibles, estableciéndose un calificativo por la entrega de rendición de la cuenta en los términos establecidos para la rendición (oportunidad) con 93.6%, en suficiencia debido a deficiencias en el contenido de los informes presentados un 78.7%, y un 79.8% en lo referente a la calidad de la información reportada. Se establecen específicamente inconsistencias relevantes, en los estados contables. Las cuales fueron registradas en el dictamen, que hace parte integral del presente informe de auditoría. RENDIDO NOMBRE DEL FORMULARIO O DOCUMENTO

Oficio remisorio Catálogo de Cuentas Balance General Notas a los Estados Contables Balance Cambio en el Patrimonio Balance Estado de Resultados Informe Control Interno Contable Cuentas Bancarias Anexo Conciliaciones Bancarias Garantía para el manejo de fondos y bienes de la entidad Pólizas Constituidas por la Entidad para amparo de Fondos y Bienes Propiedad, Planta y Equipo Propiedad, Planta, Equipo – Inventario Ejecución Presupuestal de Ingresos Decreto Liquidación Presupuesto Vigencia Anexo Ejecución Definitiva Presupuestal de Ingresos

FORMATO

Formato _F01_ Anexo 01 Anexo 02 Anexo 0 3 Anexo 04 Anexo 0 5 Formato 03 Anexo 01

SI

X X X X X X X X

Formato 04

X

Anexo 01

X

Formato 05A Formato 05B Formato 06 Anexo 01

X X X X

Anexo 02

X

Página 23 de 88

OBSERVACIONES

NO

Incertidumbre en registros .

Ejecución Presupuestal de Gastos

Formato 07

X

Liquidación Presupuesto de Gasto Vigencia

Anexo 01

X

Ejecución Presupuesto de Gastos Modificaciones al Presupuesto de Ingresos Modificaciones al Presupuesto de Gastos Ejecución Reserva Presupuestal Ejecución Presupuestal de Cuentas por Pagar Talento Humano Talento Humano -Nómina Talento Humano Planta de Cargos Evaluación de Controversias Judiciales Acciones de Repetición Gestión Ambiental

Anexo 02 Formato 08A Formato 08B Formato 10 Formato 11 Formato 14 Formato 14A1 Formato 14A2 Formato 15A Formato 15B Formato 16 Formato 16 CDC Formato 16A Formato 16C Formato 16 D Formato 16E Formato 18 Formato 19 Formato 19A Formato 20-1A Formato 21 Formato 21A

X X X X X X X X X X X

Información General Gestión Ambiental -Gasto Gestión de Proyectos Ingreso Ambiental Gasto Ambiental Sistema Unificado de la Deuda Estado de Fondos Entidades descentralizadas Cierre de Tesorería Acciones de Control a la Contratación Información sobre los Planes de Mejoramiento Avance sobre los Planes de Mejoramiento Plan Estratégico

Mapa de Riesgos

Hoja de Vida de los Indicadores Informe Anual sobre Evaluación de Control Interno

Información Adicional Información Adicional Información Adicional

Fuente: SIA - Cuenta Fiscal 2012

2.1.1.3.

X X X X X X X X X X X

Plan Financiero

Informe de Gestión

X X

NA en la vigencia Información Adicional Información Adicional

Planes de Acción por Dependencia

X

No aplica vigencia

X X X Elaboró: Comisión de auditoría

Legalidad

La Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada, emite una opinión de Eficiente en la gestión de Legalidad, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 84.5, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación: Página 24 de 88

VARIABLES A EVALUAR

Calificación Parcial

Ponderación

Puntaje Atribuido

80.0 87.5

0.40 0.60 1.00

32.0 52.5 84.5

Financiera De Gestión CUMPLIMIENTO LEGALIDAD Calificación Eficiente Con deficiencias

2 1

Ineficiente

0

Eficiente

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

El control financiero es el examen que se realiza con base en las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los Estados Financieros de la Entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de dichos estados financieros y en las transacciones y operaciones que los originan, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad aceptados o prescritos por la Contaduría General de la Nación. En este sentido se observa que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, cumplió con los preceptos de legalidad vigentes y aplicables a la entidad. 2.1.1.4.

Gestión Ambiental

La Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada, emite una opinión de Eficiente en la gestión de Legalidad, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 82.6, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación: TABLA 1-4 GESTION AMBIENTAL VARIABLES A EVALUAR

Ponderación

Puntaje Atribuido

84.4

0.60

50.6

80.0

0.40 1.00

32.0 82.6

Calificación Parcial

Cumplimiento de planes, programas y proyectos ambientales. Inversión Ambiental CUMPLIMIENTO GESTIÓN AMBIENTAL

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Calificación Eficiente Con deficiencias Ineficiente

2 1 0

Eficiente

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

2.1.1.4.1.

El Plan de Gestión Ambiental

Se desarrolla mediante la implementación del Plan de Acción del Subproceso de Gestión Ambiental, donde se han trazado objetivos y medido las actividades necesarias para la realización de las metas; las cuales han logrado dar cumplimiento de la normatividad ambiental colombiana, ejecutar planes de mejoramiento ambiental, generar condiciones de saneamiento optimas y procesos ambientalmente viables y económicamente sostenibles. El plan de Gestión Ambiental tiene en cuenta la normatividad ambiental y los requerimientos emitidos por las autoridades ambientales competentes tales como el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales IDEAM, la Corporación Autónoma Regional de Cauca CRC, Secretaria de Salud del Cauca y otros. El manejo de los Residuos Sólidos se realiza mediante una gestión estandarizada por un código de colores, que involucra tanto a los usuarios internos como externos y que permite clasificar los diferentes tipos de residuos según su composición física química y/o biológica. Dentro de este programa se destacan los siguientes procesos: Los residuos de riesgo biológico (biosanitarios, anatomopatologicos y punzocortantes) se entregan a la empresa contratista prestadora del servicio especial de aseo, certificada para realizar tratamiento térmico a los residuos peligrosos mediante licencia ambiental otorgada por la Corporación Autónoma Regional del Cauca CRC. La empresa es auditada semestralmente por el grupo administrativo de gestión ambiental y sanitaria GAGAS del hospital para verificar el correcto funcionamiento, legalidad y tratamiento de los residuos. Dando cumplimiento al Decreto 1594 de 1984 referente a la calidad de los vertimientos líquidos, la institución ejecuto el Plan de Cumplimiento emitido por la Corporación Autónoma Regional del Cauca CRC, donde se realizó corrección del parámetro de evaluación de vertimientos pH mediante la determinación de los factores que generaban elevación del pH arriba de 9 unidades (límite máximo Página 26 de 88

según De. 1594 de 1984). En donde se identificó que el área de lavandería causaba la anomalía para lo cual se estableció plan de mejora.

NOTA: Se hace salvedad respecto a que esta Línea de Auditoria fue de trámite y revisión documental, toda vez que la Alta Dirección de la Contraloría General del Cauca, no autorizo el desplazamiento del Grupo Auditor a los Puntos de Atención de la ESE 2.1.1.5.

Tecnologías de las Comunicaciones y la Información. (TICS)

Para la vigencia 2012, la Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada, emite una opinión de: Con deficiencias en la gestión de Legalidad, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 75.6, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación: TABLA 1-5 TECNOLOGÍAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN Puntaje Atribuido

VARIABLES A EVALUAR Cumplimiento aspectos sistemas de información

75.6

CUMPLIMIENTO TECNOLOGIAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

75.6

Calificación Eficiente Con deficiencias Ineficiente

2 1 0

Con deficiencias

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

En las labores de auditoria se procedió a remitir al Auditado la Matriz de Gestión –TIC por componente, a fin de que éste al diligenciará, y posteriormente durante la Fase de Ejecución en Campo, se verifico dicha información, arrojando los resultados que se registra a continuación, estableciéndose que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en la evaluación obtuvo una calificación de “Con deficiencias”, lo que implica que con carácter urgente debe diseñar e implementar Plan de acción interno tendiente a subsanar las falencias detectadas, en pro de una mejora continua.

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TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN ASPECTO SISTEMAS DE INFORMACIÓN CRITERIOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Integridad de la Información. Disponibilidad de la Información Efectividad de la Información Eficiencia de la Información Seguridad y Confidencialidad de la Información. Estabilidad y Confiabilidad de la Información. Estructura y Organización área de sistemas.

75.6 Puntaje Atribuido 83.2 77.1 69.0 86.1 86.1 63.8 64.1

Plan de Estratégico del proceso de Gestión de Sistemas de Información Técnica: Revisión documental El Plan de Estrategico del proceso de Gestión de Sistemas de Información de la Empresa Social del Suroriente ESE 2011–2014, surgen como resultado de un diagnóstico previo de la institucion, teniendo en cuenta las políticas generales, con el fin de concretar proyectos y acciones ajustables en el tiempo que se direccionen hacia un propósito común. Este instrumento está dirigido a orientar los recursos de manera racional y eficiente dentro del plan de desarrollo institucional, permitiendo la ejecución de los diferentes proyectos que se desarrollaran de acuerdo a las necesidades identificadas de los distintos procesos de la institución. El Plan de Estrategico del proceso de Gestión de Sistemas de Información es participativo porque permite generar compromisos y responsabilidades, al vincular a todas las dependencias de la institución en el corto, mediano y largo plazo en su formulación,ejecución, seguimiento y evaluación. El Plan Estratégico de Informática está enmarcado dentro de las políticas actuales de la institución, por lo tanto, sus objetivos y estrategias guardan estrecha relación con los directrices generales NOTA: Se hace salvedad respecto a que esta Línea de Auditoria fue de trámite y revisión documental, toda vez que la Alta Dirección de la Contraloría General del Cauca, no autorizo el desplazamiento del Grupo Auditor a los Puntos de Atención de la ESE

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HALLAZGO Observación de Auditoria Nº5 (A) Condición: Deficiencias en la implementación de las TICs. Criterio: Artículo 209 Superior, Ley 1341 de julio 30 2009 Narración de la Observación: En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos en temática de las TICs adelantados por la ESE, se observa que la Entidad no ha dado pleno cumplimiento a lo establecido en la norma citada. La Entidad debe tener en cuenta la importancia de lo dispuesto en el artículo 1 – Objeto, que a la letra dice: “La presente Ley determina el marco general para la formulación de las políticas públicas que regirán el sector de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, su ordenamiento general, el régimen de competencia, la protección al usuario, así como lo concerniente a la cobertura, la calidad del servicio, la promoción de la inversión en el sector y el desarrollo de estas tecnologías, el uso eficiente de las redes y del espectro radioeléctrico, así como las potestades del Estado en relación con la planeación, la gestión, la administración adecuada y eficiente de los recursos, regulación, control y vigilancia del mismo y facilitando el libre acceso y sin discriminación de los habitantes del territorio nacional a la Sociedad de la Información. Y en el artículo 2. Numeral 1, manifiesta: “El Estado y en general todos los agentes del sector de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones deberán colaborar, dentro del marco de sus obligaciones, para priorizar el acceso y uso a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la producción de bienes y servicios, en condiciones no discriminatorias en la conectividad, la educación los contenidos y la competitividad”. Causas: Falta de planeación en la aplicabilidad de la norma citada. Efecto: Hallazgo Administrativo Respuesta de la Entidad: En respuesta a la Observación de Auditoria N° 5, nos permitimos informar a la Contraloría General del Cauca, que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en procura de un mejoramiento continuo, aceptamos la Observación de Auditoria, y nos comprometemos a incluir la acción de mejora en el Plan de Mejoramiento, que suscribiremos con respecto del Informe de Auditoria notificado el pasado 18 de julio de 2014. Análisis de la Contradicción: Mediante oficio S/N de fecha julio 24 de 2014, radicado en este Ente de Control el día 24 de julio del presente año, bajo partida Nº 002658 del SR, con un total de 6.853 olios; la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, dentro de la oportunidad legal, ejerciendo el derecho de defensa y contradicción, presenta sus observaciones al informe comunicado mediante oficio DTA CFP- 003038 de Julio 18 de 2014, la cual fue analizada en Página 29 de 88

Mesa de Trabajo de fecha 17 de Julio de 2014, en la que se estableció que: Se acepta la respuesta de la Entidad, la acción de mejora, deberá ser incluida en el Plan de Mejoramiento, a mediano plazo, mejora que permita la verificación virtual de los procesos. 2.1.1.6.

Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento

Para la vigencia 2012, el grado de cumplimiento al plan de mejoramiento, suscrito el 22 de junio de 2011, por las vigencias 2009-2010, en el que se establecieron acciones para 17 hallazgos administrativos, la Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada, emite una opinión de Cumplimiento en la ejecución del Plan de Mejoramiento, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 82.4, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación: TABLA 1- 6 PLAN DE MEJORAMIENTO

VARIABLES A EVALUAR

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento Efectividad de las acciones

Puntaje Atribuido

Ponderación

Puntaje Atribuido

82.4

0.20

16.5

82.4

0.80

65.9

1.00

82.4

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

Calificación Cumple Cumple Parcialmente No Cumple

2 1 0

Cumple

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditorías

Acorde a lo dispuesto en la Resolución 031 de 2013, evaluado el cumplimiento de las acciones pactadas, con la situación presentada en la presente auditoria se establece un cumplimiento parcial de acuerdo al siguiente registro:  Las acciones cumplidas: 16 correspondientes a los hallazgos Nº 2 a 17  Las acciones Parcialmente: 1 correspondiente al hallazgo Nº 1,  La acción cumplida parcialmente deberán ser incluidas en el Plan de Mejoramiento que suscribirá la ESE en atención al presente informe de auditoría.

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Indicadores de Cumplimiento al Plan de Mejoramiento INDICADORES DE CUMPLIMIENTO No. Acciones Cumplidas X 100 = Total Acciones Suscritas 16x100/17 = 94.11 No de Acciones Parcial/. Cumplidas X 100 Total Acciones Suscritas 1x100/17 = 5.88%

OBSERVACIÓN Este indicador señala que de las 17 acciones evaluadas, la Entidad dio cumplimiento a dieciséis (16), que corresponde a un 94.11%. Este resultado establece que de las 17 acciones evaluadas, la Entidad dio cumplimiento parcial a una (1) acción. equivalente a un 5.88%

Fuente: Seguimiento al plan de mejoramiento --SIA y Archivos – Empresa Social del Estado Suroriente ESE

Por lo anterior, se concluye que se dio cumplimiento a lo dispuesto en Resolución 037 de 22 de enero de 2013, que adopta el proceso auditor.

la

NOTA: Se hace salvedad respecto a que esta Línea de Auditoria fue de trámite y revisión documental - fotográfico, toda vez que la Alta Dirección de la Contraloría General del Cauca, no autorizo el desplazamiento del Grupo Auditor a los Puntos de Atención de la ESE 2.1.1.7.

Control Fiscal Interno

La Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada, emite una opinión de: Con deficiencias, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 75.7, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación: TABLA 1-7

CONTROL FISCAL INTERNO VARIABLES A EVALUAR

Evaluación de controles (Primera Calificación del CFI) Efectividad de los controles (Segunda Calificación del CFI)

Calificación Parcial

Ponderación

Puntaje Atribuido

75.8

0.30

22.7

75.7

0.70

53.0

1.00

75.7

TOTAL

Calificación Eficiente

2

Con deficiencias

1

Ineficiente Fuente: Matriz de calificación

Con deficiencias

0 Elaboró: Comisión de auditoría

Página 31 de 88

=2

2.1.1.7.1.

Evaluación Control Interno

Con el fin de determinar el grado de confianza y seguridad del Sistema de Control Interno de la ESE como principal instrumento para asegurar la gestión institucional, se practicó una evaluación a la implementación del Control interno, determinándose que la Entidad, no tiene implementado y funcionando el Sistema Control Interno, la acciones adelantadas no cumplen de manera satisfactoria con las necesidades y requerimientos de la Entidad. Para la vigencia 2012, la entidad no cuenta con un sistema de control interno adecuadamente implementado que garantice el cumplimiento de sus objetivos misionales. Se avaluó la gestión de la dependencia de control interno arrojando el siguiente resultado: Se establece la falta de mecanismos e instrumentos de supervisión constante al direccionamiento, operación y evaluación administrativa, que le permitan monitorear los planes, programas, actividades y las operaciones que generen procesos continuos de mejoramiento; así mismo, no se encontraron documentos soportes que evidencien información primaria y de seguimiento (Auditorias y/o Actividades, Observaciones, Recomendaciones, Controles a Procesos y Subprocesos Internos), procesada por esta oficina, debidamente impresa y protocolizada por los que en ella interviene. Por lo tanto la ESE debe en primer lugar crear el cargo de Control Interno según lo establecido en la Ley 87 de 1993 (Reglamentada por el Decreto Nacional 1826 de 1994 Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1537 de 2001, y Modificada por el art. 8, Ley 1474 de 2011), y posteriormente implementar y fortalecer el Sistema de Control Interno, a partir de la reformulación y actualización de proceso ya que a pesar de contar con documentos tales como mapa de riesgos manuales de funciones procesos y procedimientos, se establece la ausencia de mecanismos e instrumentos de supervisión permanente que faciliten el direccionamiento, operación y evaluación administrativa, que le permitan monitorear los planes, programas, actividades y las acciones que generen mejoramiento continuo. Se observa que no se estableció el documento denominado PGA , papeles de trabajo, circulares preventivas, cuadros de control y registro a combustible, repuestos, suministros, quejas y/o denuncias , llamados de atención, oficios a proveedores entre otros documentos, no se establecen procesos auditores internos que permitan verificar soportes documentales correspondientes a las fases de planeación, ejecución, informes, planes de acción y mejora, Página 32 de 88

como tampoco existen informes de seguimiento y control a planes, como resultado de las Auditorías Internas realizadas por interno a las dependencias de contabilidad, presupuesto, tesorería almacén, facturación, sistemas, ambiental, jurídica y archivo, así como asistencial, entre otras.

dichos Control cartera, al área

Por lo antes expuesto y en atención a lo registrado en el informe cargado al Departamento Administrativo de la Función Pública, el Grupo Auditor considera que la ESE debe, adelantar un diagnostico real de la situación del Control Interno, con el propósito de implementar un Plan de Mejora inmediata , tendiente a subsanar la fallas presentadas y a proyectar informes reales sobre cada proceso. HALLAZGO Observación de Auditoria Nº 6 (A) Condición: Falencias en el proceso de Control Interno Criterio: Articulo 209 Superior, artículos 4 y 6 de la Ley 87 de 1993, 5 del Decreto 1826 de 1994, 5 y 6 del Decreto 2145 de 1999; numeral 31 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, Ley 1474 de 2011 Narración de la Observación: A la fecha de la diligencia Fiscal, se establece que para la vigencia 2012, la ESE, no tiene implementado y funcionando debidamente el Sistema Control Interno, la acciones adelantadas no cumplen de manera satisfactoria con las disposiciones legales. A pesar de existir un documento denominado PGA y papeles de trabajo, circulares preventivas, llamados de atención, oficios a proveedores entre otros documentos, no se establecen informes de Auditorías Internas realizadas por Control Interno a las dependencias de contabilidad, presupuesto, tesorería cartera, almacén, facturación, sistemas, ambiental, jurídica y archivo, así como al área asistencial por consiguiente no existen planes de mejoramiento y/o acción internos, como tampoco existen informes de seguimiento y control a dichos planes Causa: Falencias en la planeación institucional, omisiones en la aplicación de la normatividad respecto a Control Interno en las Entidades Publicas. Efecto: Hallazgo Administrativo. Respuesta de la Entidad: En respuesta a la Observación de Auditoria N° 6, nos permitimos informar a la Contraloría General del Cauca, que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en procura de un mejoramiento continuo, aceptamos la Observación de Auditoria, y nos comprometemos a incluir la acción de mejora en Página 33 de 88

el Plan de Mejoramiento, que suscribiremos con respecto del Informe de Auditoria notificado el pasado 18 de julio de 2014. Análisis de la Contradicción: Mediante oficio S/N de fecha julio 24 de 2014, radicado en este Ente de Control el día 24 de julio del presente año, bajo partida Nº 002658 del SR, con un total de 6.853 olios; la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, dentro de la oportunidad legal, ejerciendo el derecho de defensa y contradicción, presenta sus observaciones al informe comunicado mediante oficio DTA CFP- 003038 de Julio 18 de 2014, la cual fue analizada en Mesa de Trabajo de fecha 17 de Julio de 2014, en la que se estableció que: Se acepta la respuesta de la Entidad, la acción de mejora debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento a corto plazo. 2.1.1.7.2.

Evaluación implementación MECI

El Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 (Decreto 1599 de 2005) tiene como fin servir de control de controles para que las entidades del Estado logren cumplir con sus objetivos institucionales en el marco legal aplicable a ellas. En cumplimiento de la Ley 87 de 1993 y a través del Decreto 1599 de 2005, se determinó las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener el sistema de control interno. En el proceso auditor se evidenció que la Empresa Social del Estado, Suroriente ESE, no tiene implementado y operando el modelo estándar de control interno.

2.2 CONTROL DE RESULTADOS La Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada a la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, conceptúa que el Control de Resultados, es Favorable, con un cumplimiento del 89.7%, como consecuencia de la evaluación de las siguientes Variables: TABLA 2-1 CONTROL DE RESULTADOS FACTORES MINIMOS

Calificación Parcial

Eficacia Eficiencia Efectividad Coherencia

88.9 99.9 80.0 100 Cumplimiento Planes Programas y Proyectos Página 34 de 88

Ponderación

Calificación Total

0.20 0.30 0.40 0.10 1.00

17.8 30.0 32.0 10.0 89.7

Calificación Cumple

2

Cumple Parcialmente

1

No Cumple

0

Cumple

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

La Empresa Social del Estado Suroriente ESE, cuenta con cuatro puntos de atención en los Municipios de La Vega, Almaguer , San Sebastián y Santa Rosa más la Sede Administrativa y tiene a su servicio dos software que reúnen la mayoría de los procesos administrativos y asistenciales que son RFAST (sistema integrado de información administrativa, financiera y asistencial) y SMI (Sistema de información de gestión documental, archivo y correspondencia). Los cuales están instalados en el servidor central de donde pueden ser utilizados por cualquier usuario de cualquier punto de atención, ya que son programas diseñados para trabajar como cliente-servidor.

2.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL La Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada a la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Desfavorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables: 2.3.1. Estados Contables El Balance General es un estado contable básico que presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública y revela la totalidad de los bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio a una fecha determinada, expresada en unidades monetarias. La Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada a la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, conceptúa que la Opinión sobre los Estados Financieros es Adversa o Negativa, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables;

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TABLA 3-1 ESTADOS CONTABLES VARIABLES A EVALUAR

Puntaje Atribuido

Total inconsistencias $ (millones) Índice de inconsistencias (%)

37.930.896.930 68.6

0.0

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES Calificación Sin salvedad

2%10% Elaboró: Comisión de auditoría

El Informe Preliminar de Auditoria a Estados Financieros, fue comunicado vía correo el día 30 de abril de 2014, la ESE dio respuesta el día 8 de mayo de la presente anualidad.. El Informe Final de Auditoria a Estados Financieros, fue comunicado al Representante Legal de la ESE, el 9 de mayo del año en curso. 2.3.2. Gestión Presupuestal

Ejecución presupuestal de ingresos y gastos de la vigencia: La Empresa Social del Estado Suroriente ESE, se rige en materia presupuestal por el Decreto Nacional 115 de 1996, el cual establece normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de los presupuestos de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y de las Sociedades de Economía Mixta sujetas al régimen de aquellas, dedicadas a actividades no financieras. Lo anterior quiere decir que el Hospital se asimila, para efectos presupuestales, a una empresa industrial y comercial del estado. La Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada a la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, con respecto a la Gestión Presupuestal para la vigencia 2012, emite una opinión de: Eficiente, con base en el siguiente resultado:

Página 36 de 88

TABLA 3- 2 GESTIÓN PRESUPUESTAL VARIABLES A EVALUAR

Puntaje Atribuido 83.3

Evaluación presupuestal

83.3

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL Con deficiencias Eficiente Con deficiencias Ineficiente

2 1 0

Eficiente

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

2.3.2.1. EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS El presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia 2012 fue aprobado por Cinco mil setecientos dos millones seiscientos noventa y ocho mil pesos ($5.702.698.000.00), proferido por la Junta Directiva de la E.S.E. Suroriente, según las atribuciones legales conferidas. Durante la vigencia 2012, la ESE adicionó recursos por valor de dos mil setenta y dos millones cuarenta y ocho mil setecientos sesenta pesos con ochenta y ocho centavos ($2.072.048.760,88), para un presupuesto definitivo de siete mil setecientos setenta y cuatro millones setecientos cuarenta y seis mil setecientos sesenta pesos con ochenta y ocho centavos ($7,774,746,760.88) La E.S.E. Suroriente, durante la vigencia logró superar la meta de recaudo, pues los ingresos efectivos alcanzaron la suma de Ocho mil ciento quince millones quinientos ochenta y un mil quinientos veintiún pesos con cinco centavos ($8.115.581.521,5), equivalentes al 104.38% de lo estimado para la vigencia. La mayor participación en el total de ingresos se presentó en la venta de servicios de salud con una ejecución del 108.97%, de lo presupuestado, y al 80.48% del total recaudado en la vigencia La renta más representativa fue la venta de servicios de salud a empresas del régimen subsidiado por $6.947.469.729.00, equivalente al 135.42% de lo presupuestado y al 85.60% del total recaudado.

Página 37 de 88

Los ingresos de capital contribuyeron con $38.286.423,77 del total de ingresos, cifra que lo sitúa con el 0,47% de participación. 2.3.2.2. EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS El presupuesto de gastos fue apropiado inicialmente en Cinco mil setecientos dos millones, seiscientos noventa y ocho mil pesos ($5.702.698.000,00), y se adicionan recursos por valor de Dos mil setenta y dos millones, cuarenta y ocho mil, setecientos sesenta pesos con ochenta y ocho centavos ($2.072.048.760,88), para un presupuesto definitivo de Siete mil setecientos setenta y cuatro millones, setecientos cuarenta y seis mil, setecientos sesenta pesos con ochenta y ocho centavos. ($7.774.746.760,88). En la vigencia 2012, la ESE reflejó compromisos por $7.753.130.556,84, lo que representa una ejecución del 99.72% del valor apropiado. Los gastos de funcionamiento absorbieron el 99.71% del total presupuestado para este rubro con $7.404.905.094,84 y representaron el 95.50% del total de gastos efectivos. Dentro de los gastos de funcionamiento, los gastos de personal fueron de $913.551.467,00, cifra que representa el 98.62% del total presupuestado para este rubro y representaron el 11.78% del los gastos totales. En gastos de operación comercial y prestación de servicios se apropiaron $749,598,105.88 y se ejecutaron efectivamente $746,318,414.00, con una ejecución del 99.56%, y una participación sobre el total de los gastos del 9.62% integrado por compra de bienes para la prestación de servicios medicamentos, como material médico quirúrgico, de laboratorio, odontología, para rayos X, y gastos complementarios intermedios (Economato). La inversión tuvo menor participación en el total de los gastos con un 4.49%. Estos correspondieron a adecuación y ampliación infraestructura, compra de equipo médico e instrumental médico, odontológico, rayos X, y de laboratorio y compra de inmuebles. Para inversión se presupuestaron $348.373.400,00 y se ejecutaron $348.225.462,00 cifra que representa el 99.95%, de ejecución. Se establece que para la vigencia 2012, los ingresos recaudados le permitieron a la entidad el cumplimiento en el pago de los compromisos adquiridos obteniendo remanentes financieros que le permiten realizar inversiones de acuerdo a las normas legales vigentes establecidas aplicables a la entidad. Página 38 de 88

Ecuación Ingreso - Gasto 2012 Ingresos efectivos

Compromisos

Resultado del ejercicio

8.115.581.521.54

7.753.130.556.84

362.450.964.70

2.3.3. Gestión Financiera La Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada a la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, con respecto a la Gestión Financiera para la vigencia 2012, emite una opinión de: Eficiente, con base en el siguiente resultado: TABLA 3- 3 GESTIÓN FINANCIERA VARIABLES A EVALUAR

Evaluación Indicadores

Puntaje Atribuido 87.5

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA

87.5

Con deficiencias Eficiente

2

Con deficiencias

1

Ineficiente

Eficiente

0

Fuente: Matriz de calificación

Elaboró: Comisión de auditoría

2.3.4.

Plan de Gestión - Área de Gestión Financiera y Administrativa

2.3.4.1.

Riesgo Fiscal y Financiero vigencia 2012.

La resolución Nro. 02509 de 2012 definió la metodología para la categorización del riesgo de las Empresas Sociales del Estado del Nivel Territorial y se efectúa la Categorización del riesgo para la vigencia2012. Respecto a la categorización del riesgo fiscal y financiero, mediante la Resolución 2509 de 2012, se definió la metodología para la categorización del riesgo de las Empresas Sociales del Estado del nivel territorial y se efectuó la categorización para la vigencia 2012, para lo cual la ESE Suroriente, obtuvo una categorización de "SIN RIESGO". Página 39 de 88

3.

RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

3.1. CONTROL DE GESTIÓN VIGENCIA 2013 Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Gestión es Favorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores: 3.1.1.

Factores Evaluados

3.1.1.1.

Ejecución Contractual

Las cuantías para la contratación de la Empresa Social del Estado, Suroriente ESE, se establecen de conformidad al Acuerdo Nº 002 de julio 14 de 2009, por medio del cual se adopta el Estatuto Contractual de la ESE, que en su Artículo 7º la Junta Directiva otorga facultades al Gerente para que de manera directa suscriba contratos, que en cuantía individual no superen los 280 salarios mínimos mensuales legales vigentes, requiriendo autorización de la Junta Directiva la suscripción de todos aquellos contratos cuya cuantía sea igual o superior a los 280 SMMLV Así mismo en su Artículo 17, establece la constitución de Garantía Única, con el propósito de garantizar el cumplimiento de todos los contratos que suscriba la ESE, ya sea de cumplimiento, calidad de los bienes y servicios o estabilidad de la obra, pago de salarios y prestaciones, sociales o indemnizaciones del personal, garantía del buen manejo y correcta inversión del 'anticipo u otras que amparen los riesgos previsible Mediante Nº 011 de abril 1 de 2011, se adopta el Manual de Interventoría y Supervisión, para la vigilancia en la ejecución de los contratos que celebre la Empresa Social del Estado Suroriente ESE. Se observa que a 31 de diciembre de 2013, los Manuales de Contratación e Interventoría, no han sido actualizados por parte de la ESE. HALLAZGOS Observación de Auditoria Nº 1 (A) Condición: Manuales de Contratación e Interventoría desactualizados. Criterio: Articulo 209 Superior, Ley 87 de 1993, Ley 734 de 2000 en sus artículos 34, numerales 2 y 15, y artículo 35 numeral 7. Página 40 de 88

Narración de la Observación: En la labor de revisión y cotejo de los procesos, procedimientos y documentos que soportan los procesos contractuales adelantados por la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, se establece que para la vigencia 2012, los Manuales de Contratación e Interventoría, se encuentra sin actualizar. Causa: Falencias en la planeación contractual, falta de control y verificación de procesos y procedimientos internos, ausencia de control y monitoreo a las actividades realizadas por el contratista, interventor y los servidores públicos asignados a la dependencia de planeación y jurídica, ausencia de control y vigilancia por parte de la Oficina de Control Interno en los procesos contractuales. Efecto: Hallazgo Administrativo, Respuesta de la Entidad: En respuesta a la Observación de Auditoria N° 1, nos permitimos informar a la Contraloría General del Departamento del Cauca, que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en procura de un mejoramiento continuo, aceptamos la Observación de Auditoria, y nos comprometemos a incluir la acción de mejora en el Plan de Mejoramiento, que suscribiremos con respecto del Informe de Auditoria notificado el pasado 18 de julio de 2014. Para la vigencia 2014, la ESE tiene aprobado y actualizado según los parámetros establecidos por la Secretaría de Salud Departamental el nuevo Estatuto de Contratación. Análisis de la Contradicción: Mediante oficio S/N de fecha julio 24 de 2014, radicado en este Ente de Control el día 24 de julio del presente año, bajo partida Nº 002658 del SR, con un total de 6.853 olios; la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, dentro de la oportunidad legal, ejerciendo el derecho de defensa y contradicción, presenta sus observaciones al informe comunicado mediante oficio DTA CFP- 003038 de Julio 18 de 2014, la cual fue analizada en Mesa de Trabajo de fecha 17 de Julio de 2014, en la que se estableció que: Se acepta la respuesta de la Entidad, sin embargo se manifiesta que “Para la vigencia 2014, la ESE tiene aprobado y actualizado según los parámetros establecidos por la Secretaría de Salud Departamental el nuevo Estatuto de Contratación”, contradiciendo la respuesta al hallazgo, puesto que se pretende incluirla acción en el Plan de Mejoramiento, igualmente se estableció que durante las vigencias 2013, los procesos contractuales adelantados por la ESE, se ejecutaron con fundamento y aplicación del manual adoptado mediante Acuerdo Nro. Nº 002 de julio 14 de 2009 En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de la Página 41 de 88

Contraloría General del Cauca, se determinó que la Entidad durante las vigencia 2013, celebró la siguiente contratación: En total celebró 231 contratos por valor de $ 7.059.747.628, distribuidos así: TIPOLOGIA

CANTIDAD

Obra Pública Mantenimiento locativo Prestación de Servicios Suministros y Compraventa Mantenimiento Hospitalario

VALOR $

CANTIDAD

VALOR $

4

105,582,228 Arrendamiento

3

24,372,100

72

986,021,234 Transporte

1

32,100,000

107

2,308,684,161 Publicidad

5

33,800,000

1

159,000,000

Convenios 293,728,947 Interadministrativos

13

Contratos de Apoyo a la Gestión TOTAL

TIPOLOGIA

10

3.116.458.958 SUMAN

Fuente: SIA y Archivos – Suroriente ESE

7.059.747.628

Elaboró: Comisión de Auditoria

Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución Contractual adelantada en la vigencia 2013, es Eficiente, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 84.0, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación: TABLA 1-1 GESTIÓN CONTRACTUAL 2013 CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

VARIABLES A EVALUAR

Cumplimiento de las especificacion es técnicas Cumplimiento deducciones de ley Cumplimiento del objeto contractual Labores de Interventoría y seguimiento Liquidación de los contratos

Ponderación

8

96.04

0.50

48.0

100

8

100.00

0.05

5.0

12

67

8

79.87

0.20

16.0

50

12

50

8

50.00

0.20

10.0

100

12

100

8

100.00

0.05

5.0

1.00

84.0

Q

100

41

40

100

100

40

50 100

Q

Contratos Suministros

100

40

100

Q

Contratos Obra Pública

Q

100

12

50

41

100

12

67

41

67

40

50

41

40

100

41

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL Fuente: Matriz de calificación

Puntaje Atribuido

Promedio

Contratos Consultoría y Otros

Prestación Servicios

Elaboró: Comisión de auditoría-

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Las carpetas contractuales no se encuentran organizadas, foliadas, y contienen los documentos anexos al contrato en orden cronológico, conforme a lo establecido en la ley 594 de 2.000. En la revisión de la muestra seleccionada, se evidencia informes de interventoría con deficiencias, solo suscriben constancias de cumplimiento del contratista, sin hacer un relato de las diferentes actividades ejecutadas, ya que solo se refieren a conceptuar el cumplimiento, situación que conlleva al desconocimiento sobre la calidad del trabajo del objeto contractual ejecutado Del análisis de los contratos se establece que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, no efectuó verificación del pago por parte de los contratista, del uso de la Estampilla Universidad del Cauca, en valor del 0.5% sobre el valor total de los contratos suscritos, conforme a lo establecido en los artículos 1 y artículo 4 de la Ordenanza 075 de 2008 y Ley 1177 de 2007, contratos cuya cuantía es mayor o superior a 50 S.M.L.M, que para la vigencia del 2013 corresponde a la contratación suscrita a partir de $29.475.000 En el perfeccionamiento de la contratación revisada, no se encontró documento para convocar veedurías ciudadanas para realizar control social a cualquier proceso de contratación perfeccionada, observándose que no se ha implementado la participación democrática como un derecho y un deber de los ciudadanos, de acuerdo a lo preceptuado en el Inciso 2° del Artículo 103 y el Artículo 270 de la Constitución Política, relacionados con la participación ciudadana. Los estudios de conveniencia-necesidad-oportunidad, presentan falencias, toda vez que no cumplen con la estructura y contenido que deben presentar estos documentos, de tal forma que evidencien la necesidad que implica la suscripción del contrato, la población beneficiaria, los términos , entre otros, ya que simplemente se limitan a una copia repetitiva para todos los contratos. Se presentan falencias en las minutas contractuales, en cuanto a; tipificación, su contenido, redacción y presentación. Se presentan falencias en cuanto a la tipificación - clasificación – identificación de los contratos. Se presentan deficiencias en los estudios referentes a la idoneidad de los contratistas.

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Se presentan falencias en cuanto a la asignación de los supervisores e interventores, en atención a su idoneidad para el cumplimiento de la labor asignada. Las actas de interventoría, no evidencian en qué forma se va desarrollando el cumplimiento del objeto contractual, son simples, se limitan a certificaciones con contenidos repetitivos, destinados a certificar y ordenar el pago. Se presentan falencias en la fase precontractual, básicamente en los proceso de planeación de la contratación. No se establecen documentos que evidencien de auditorías internas realizadas a los proceso contractuales, soportes de acciones de control, acciones preventivas por parte de la oficina de control interno sobre los procesos contractuales en sus diferentes etapas. Impacto de la Contratación Evaluadas las carpetas contractuales correspondientes a la vigencia 2013, no permiten en su mayoría medir el impacto de los mismos, por la falta de información consignada en los informes de interventoría seguimiento técnico, administrativo y jurídico del cumplimiento de las actividades plasmada en las obligaciones del contratista, así como por la falta de trabajo de campo en los Puntos de Atención de la ESE. Con fecha 21 de abril de 2014, se diligencio previo tramite ante la Dirección Técnica de Auditorias y Control Fiscal Participativo, al despacho del Sr. Contralor General del Cauca, solicitud de comisión, para adelantar labores de campo, de verificación e inspecciones durante los días 13, 14 y 15 de mayo de 2014, sin embargo esta comisión no fue autorizada por considerarlas innecesarias para el proceso auditor, razón por la cual la presente Auditoria es de carácter plenamente documental, basada en la revisión de los expedientes contractuales y demás documentos generados por la ESE y remitidos en atención a Requerimientos de Información y según la Cuenta Fiscal cargada al SIA. Indicadores de Gestión Contractual Nombre Objetivo

Medición de eficacia de los trámites para Contratar Medir la duración de los pasos de la contratación con el fin optimizar la adquisición de bines y Servicios Página 44 de 88

Resultado porcentual 95%

requeridos por la Empresa Social del Estado Suroccidente ESE Tipo Categoría Fórmula de calculo Documentos soporte

Eficacia Cuantitativo (No. de Contratos Legalizados/No. de solicitudes de Contratación recibidas)*100 Solicitudes de Contratación recibida y Contratos legalizados

Forma de presentación de resultados

Porcentual sin cifras decimales. Redondeado por el método estándar de aproximación

Nombre

Nivel de eficacia en la selección de proveedores

Objetivo Tipo Categoría Fórmula de calculo Documentos soporte Forma de presentación de resultados Nombre Objetivo Tipo Categoría Fórmula de calculo Documentos soporte Forma de presentación de resultados

Medir el nivel de eficacia en la selección de proveedores, asegurando bienes y servicios de buena calidad Eficacia Cuantitativo (Número de proveedores calificados mayor o igual a 80 puntos / Total de proveedores Evaluados) *100 Formato de evaluación a proveedores. Informe de Evaluación de Proveedores

Resultado porcentual

80%

Porcentual sin cifras decimales. Redondeado por el método estándar de aproximación Medir el cumplimiento de las etapas y tiempos en la contratación suscrita por la Empresa Social del Estado Suroccidente ESE. Eficacia y eficiencia Cuantitativo (No. de Contratos suscritos y legalizados/No. de Contratos liquidados y archivados*100 Solicitudes de Contratación recibida y Contratos legalizados Expedientes contractuales Porcentual sin cifras decimales. Redondeado por el método estándar de aproximación

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Resultado porcentual

90%

3.1.1.1.1.

Obra Pública y Mantenimiento

De un universo de cuatro (4) contratos celebrados por la entidad, se auditaron cuatro (4) por valor de $105,582,228, equivalente al 100% del total de contratos suscritos por concepto de obra pública, y el 1.73% sobre el total de la contratación suscrita en la vigencia 2013, a los cuales se le evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado: HALLAZGOS Observación de Auditoria Nº 2. (A) Condición: Omisión en descuentos de ley. Criterio: Articulo 209 Superior, Ley 1177 DE 2007 de estampilla Pro Universidad del Cauca en concordancia con la Ordenanza N°075 de diciembre 3 de 2008 , Ley 87 de 1993, Ley 190 de 1995, Ley 734 de 2000 en sus artículos 34, numerales 2 y 15, y artículo 35 numeral 7. Narración de la Observación: En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos contractuales por concepto de obra pública, adelantados por la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, durante la vigencia 2013, que fueron objeto de muestra de auditoria, se establece que la Entidad no efectuó verificación del pago correspondiente a la Estampilla Universidad del Cauca, por parte de los contratistas, al momento de liquidar técnica y financieramente los contratos, según registro adjunto. 0.5% CONS.

CONTRATO

CONTRATISTA

VALOR

A PARTIR DE

1

136

HAROLD NIXON MUÑOZ PACHECO

35.390.120

176.951

2

143

OTONIEL REINALDO GONZALES CUELLAR

49.992.974

249.965

$ 29.475.00

SUMAN EN $

426.915

Fuente: SIA y Archivos – Empresa Social del Estado Suroriente ESE Elaboró: Comisión de Auditoria

Causa: Falencias en la planeación contractual, falta de control y verificación de los documentos soportes, ausencia de control y monitoreo a las actividades realizadas por el contratista, interventor y los servidores públicos asignados a la Página 46 de 88

dependencia de planeación y jurídica, ausencia de control y vigilancia por parte de la Oficina de Control Interno en los procesos contractuales. Efecto: Hallazgo Administrativo Respuesta de la Entidad: En respuesta a la Observación de Auditoria N° 2, nos permitimos informar a la Contraloría General del Cauca, que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en procura de un mejoramiento continuo, aceptamos la Observación de Auditoria, y nos comprometemos a incluir la acción de mejora en el Plan de Mejoramiento, que suscribiremos con respecto del Informe de Auditoria notificado el pasado 18 de julio de 2014. Con el ánimo de subsanar la omisión presentada, anexamos copia del requerimiento, mediante el cual se exige a los obligados el pago de la Estampilla Pro-Universidad del Cauca, establecida en la Ordenanza 075 de 2008 – expedida por la Asamblea Departamental del Cauca Análisis de la Contradicción: Mediante oficio S/N de fecha julio 24 de 2014, radicado en este Ente de Control el día 24 de julio del presente año, bajo partida Nº 002658 del SR, con un total de 6.853 olios; la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, dentro de la oportunidad legal, ejerciendo el derecho de defensa y contradicción, presenta sus observaciones al informe comunicado mediante oficio DTA CFP- 003038 de Julio 18 de 2014, la cual fue analizada en Mesa de Trabajo de fecha 17 de Julio de 2014, en la que se estableció que: Se acepta la respuesta de la Entidad, y la acción de mejora debe incluirse en el Plan de Mejoramiento, acción que debe ser inmediata. 3.1.1.1.2.

Prestación de Servicios

De un universo de setenta y dos (72) contratos celebrados por la entidad, se auditaron treinta y cinco (35) por valor de $ 775.973.809, equivalente al 48.61 % del total de los contratos suscritos por concepto de Prestación de Servicios y el 15.15% sobre el total de la contratación suscrita en la vigencia 2013, a los cuales se les evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con los siguientes resultados: HALLAZGOS Observación de Auditoria Nº 3 (A-D-F-) Condición: Ausencia de soportes que justifiquen el gasto efectuado. Criterio: Articulo 209 Superior, Ley 80 de 1993 y decretos reglamentarios, Ley 87 de 1993, numeral 5 del artículo 34 de la ley 734 de 2002, articulo 3 y 6 de la Ley 610 de 2000. Página 47 de 88

Narración de la Observación: En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos contractuales adelantados por la ESE durante la vigencia 2013, se establece que el Contrato Nº 95 de 2013, cuyo contratista es DIANA MARCELA ENRÍQUEZ ORDOÑEZ, por valor de $15.200.000, por concepto de prestación de servicios profesionales: para ejecutar y aplicar los conocimientos propios de su profesión en la ejecución coordinación supervisión y control dentro de los proyectos salud infantil salud mental salud sexual y reproductiva enfermedades crónicas no trasmisibles y discapacidades nutrición enfermedades trasmisibles y apoyo al desarrollo de jornadas de vacunación, para desarrollar las actividades contenidas dentro del plan de salud pública de intervenciones colectivas del municipio de san Sebastián (cauca) según Convenio Interadministrativo nro. 002 de 2013 celebrado entre el Municipio de San Sebastián (cauca) y la ESE. Suroriente documento que hace parte integral de la presente orden a desarrollarse en el municipio de San Sebastián (cauca), no presenta soportes que justifiquen el gasto, generando presunto detrimento patrimonial en valor de $15.200.000 Causas: Falta de planeación, ausencia de control y monitoreo por parte de los Funcionarios responsables del proceso, omisión en la ejecución de las funciones asignadas. Efecto: Presunto hallazgo fiscal y sanción disciplinaría. Respuesta de la Entidad: En respuesta a la Observación de Auditoria N° 3, nos permitimos informar a la Contraloría General del Cauca, que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en procura de un mejoramiento continuo, aceptamos la Observación de Auditoria, y nos comprometemos a incluir la acción de mejora en el Plan de Mejoramiento, que suscribiremos con respecto del Informe de Auditoria notificado el pasado 18 de julio de 2014. Sin embargo y con el propósito de desvirtuar el Hallazgo Disciplinario y Fiscal, remitimos los documentos soportes requeridos en total de 6358 folios. Análisis de la Contradicción: Mediante oficio S/N de fecha julio 24 de 2014, radicado en este Ente de Control el día 24 de julio del presente año, bajo partida Nº 002658 del SR, con un total de 6.853 olios; la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, dentro de la oportunidad legal, ejerciendo el derecho de defensa y contradicción, presenta sus observaciones al informe comunicado mediante oficio DTA CFP- 003038 de Julio 18 de 2014, la cual fue analizada en Mesa de Trabajo de fecha 17 de Julio de 2014, en la que se estableció que: Se acepta la respuesta de la Entidad, y se levanta el hallazgo fiscal - disciplinario.

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Observación de Auditoria Nº 4 (A-D-F-) Condición: Ausencia de soportes que justifiquen el gasto efectuado. Criterio: Articulo 209 Superior, Ley 80 de 1993 y decretos reglamentarios, Ley 87 de 1993, numeral 5 del artículo 34 de la ley 734 de 2002, articulo 3 y 6 de la Ley 610 de 2000. Narración de la Observación: En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos contractuales adelantados por la ESE durante la vigencia 2013, se establece que el Contrato Nº 107 de 2013, cuyo contratista es LISETH ELENA TAMARA, por valor de $13.600.000, por concepto de prestación de servicios profesionales como fisioterapeuta del plan de intervenciones colectivas en el municipio de Almaguer Cauca según Convenio Interadministrativo Nro. 003 de 2013 celebrado entre el Municipio de Almaguer (cauca) y la ESE. Suroriente con oportunidad eficiencia eficacia de manera autónoma e independiente, no presenta soportes que justifiquen el gasto, generando presunto detrimento patrimonial en valor de $13.600.000 Causas: Falta de planeación, ausencia de control y monitoreo por parte de los Funcionarios responsables del proceso, omisión en la ejecución de las funciones asignadas. Efecto: Presunto hallazgo fiscal y sanción disciplinaría. Respuesta de la Entidad: En respuesta a la Observación de Auditoria N° 4, nos permitimos informar a la Contraloría General del Cauca, que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en procura de un mejoramiento continuo, aceptamos la Observación de Auditoria, y nos comprometemos a incluir la acción de mejora en el Plan de Mejoramiento, que suscribiremos con respecto del Informe de Auditoria notificado el pasado 18 de julio de 2014. Sin embargo y con el propósito de desvirtuar el Hallazgo Disciplinario y Fiscal, remitimos los documentos soportes requeridos en total de-127 folios. Análisis de la Contradicción: Mediante oficio S/N de fecha julio 24 de 2014, radicado en este Ente de Control el día 24 de julio del presente año, bajo partida Nº 002658 del SR, con un total de 6.853 olios; la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, dentro de la oportunidad legal, ejerciendo el derecho de defensa y contradicción, presenta sus observaciones al informe comunicado mediante oficio DTA CFP- 003038 de Julio 18 de 2014, la cual fue analizada en Mesa de Trabajo de fecha 17 de Julio de 2014, en la que se estableció que: Se acepta la respuesta de la Entidad, y se levanta el hallazgo fiscal - disciplinario. Observación de Auditoria Nº 5 (A-D-F-) Condición: Ausencia de soportes que justifiquen el gasto efectuado.

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Criterio: Articulo 209 Superior, Ley 80 de 1993 y decretos reglamentarios, Ley 87 de 1993, numeral 5 del artículo 34 de la ley 734 de 2002, articulo 3 y 6 de la Ley 610 de 2000. Narración de la Observación: En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos contractuales adelantados por la ESE durante la vigencia 2013, se establece que el Contrato Nº 139 de 2013, cuyo contratista es ALBAR ARNUBIO PAPAMIJA PAZ, por valor de $12.000.000, por concepto de prestación de servicios profesionales: para ejecutar y aplicar los conocimientos propios de su profesión como psicólogo dentro de los proyectos salud infantil. Salud mental. Salud sexual y reproductiva. Nutrición. Enfermedades crónicas no trasmisibles y discapacidad salud oral y tuberculosis para desarrollar las actividades contenidas dentro del plan de salud pública de intervenciones colectivas del municipio de la vega (cauca).,según Convenio Inter Administrativo Nro. 063 de 2013 celebrado entre el Municipio de La Vega (cauca) y la ESE. Suroriente, documento que hace parte integral de la presente orden a desarrollarse en el municipio de la vega (cauca).,, no presenta soportes que justifiquen el gasto, generando presunto detrimento patrimonial en valor de $12.000.000 Causas: Falta de planeación, ausencia de control y monitoreo por parte de los Funcionarios responsables del proceso, omisión en la ejecución de las funciones asignadas. Efecto: Presunto hallazgo fiscal y sanción disciplinaría. Respuesta de la Entidad: En respuesta a la Observación de Auditoria N°5, nos permitimos informar a la Contraloría General del Cauca, que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en procura de un mejoramiento continuo, aceptamos la Observación de Auditoria, y nos comprometemos a incluir la acción de mejora en el Plan de Mejoramiento, que suscribiremos con respecto del Informe de Auditoria notificado el pasado 18 de julio de 2014. Sin embargo y con el propósito de desvirtuar el Hallazgo Disciplinario y Fiscal, remitimos los documentos soportes requeridos en total de 604 folios Análisis de la Contradicción: Mediante oficio S/N de fecha julio 24 de 2014, radicado en este Ente de Control el día 24 de julio del presente año, bajo partida Nº 002658 del SR, con un total de 6.853 olios; la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, dentro de la oportunidad legal, ejerciendo el derecho de defensa y contradicción, presenta sus observaciones al informe comunicado mediante oficio DTA CFP- 003038 de Julio 18 de 2014, la cual fue analizada en Mesa de Trabajo de fecha 17 de Julio de 2014, en la que se estableció que Se acepta la respuesta de la Entidad, y se levanta el hallazgo fiscal - disciplinario.

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3.1.1.1.3.

Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión

De un universo de diez (10) contratos celebrados por la entidad, se auditaron cinco (5) por valor de $2.542.970.858 , equivalente al 50.0 % del total de los contratos suscritos por concepto de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión y el 2.16% sobre el total de la contratación suscrita en la vigencia 2013, a los cuales se les evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; sin que se presentara observación alguna que diera lugar a estructurar presuntos hallazgos de carácter disciplinario, fiscal o penal, a excepción de los de carácter administrativo por falencias en el manejo de los archivos. 3.1.1.1.4.

Suministros

De un universo de ciento siete (107) contratos celebrados por la entidad, se auditaron cuarenta y un (41) por valor de $ 1.572.159.753 , equivalente al 38.32% del total de los contratos suscritos por concepto de suministros y compraventa, y el 17.75% sobre el total de la contratación suscrita en la vigencia 2013, a los cuales se les evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

HALLAZGOS Observación de Auditoria Nº 6 (A) Condición: Omisión en descuentos de ley. Criterio: Articulo 209 Superior, Ley 1177 DE 2007 de estampilla Pro Universidad del Cauca en concordancia con la Ordenanza N°075 de diciembre 3 de 2008 , Ley 87 de 1993, Ley 190 de 1995, Ley 734 de 2000 en sus artículos 34, numerales 2 y 15, y artículo 35 numeral 7. Narración de la Observación: En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos contractuales por concepto de suministro, adelantados por la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, durante la vigencia 2013, que fueron objeto de muestra de auditoria, se establece que la Entidad no efectuó verificación del pago correspondiente a la Estampilla Universidad del Cauca, por parte de los contratistas, al momento de liquidar técnica y financieramente los contratos, según registro adjunto:

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0.5% CONS.

CONTRATO

CONTRATISTA

VALOR

A PARTIR DE $ 29.475.00

1

14

JOSE FEDERMAN FRANCO

32.500.000

162.500

2

25

REDISMED DE OCCIDENTE

35.336.400

176.682

3

55

MARIA ANDREA ORDOÑEZ LOPEZ

51.354.700

256.774

4

102

OXIMEDICA POPAYÁN S.A.S

33.719.000

168.595

5

128

ÓPTIMOS RED SAS

37.002.900

185.015

6

154

LUIS FERNANDO MUÑOZ RENDÓN

32.000.000

160.000

7

1662

ÓPTIMOS RED SAS

32.556.750

162.784

8

164

ÓPTIMOS RED SAS

39.650.000

198.250

9

174

LUIS FERNANDO MUÑOZ RENDÓN

30.000.000

150.000

10

177

ÓPTIMOS RED SAS

33.895.000

169.475

11

200

MENNAR SAS

62.346.216

311.731

12

202

OXIMEDICA POPAYÁN S.A.S

45.567.500

227.838

13

207

INDUSTRIAS AXIAL S.A.S.

30.000.000

150.000

14

215

OXIMEDICA POPAYÁN S.A.S

34.502.000

172.510

15

227

RUBÉN DARÍO CERÓN GRISALES

48.428.446

242.142

SUMAN EN $

2.894.295

Fuente: SIA y Archivos – Empresa Social del Estado Suroriente ESE Elaboró: Comisión de Auditoria

Causa: Falencias en la planeación contractual, falta de control y verificación de los documentos soportes, ausencia de control y monitoreo a las actividades realizadas por el contratista, interventor y los servidores públicos asignados a la dependencia de planeación y jurídica, ausencia de control y vigilancia por parte de la Oficina de Control Interno en los procesos contractuales. Efecto: Hallazgo Administrativo Respuesta de la Entidad: En respuesta a la Observación de Auditoria N° 6, nos permitimos informar a la Contraloría General del Cauca, que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en procura de un mejoramiento continuo, aceptamos la Observación de Auditoria, y nos comprometemos a incluir la acción de mejora en el Plan de Mejoramiento, que suscribiremos con respecto del Informe de Auditoria notificado el pasado 18 de julio de 2014. Con el ánimo de subsanar la omisión presentada, anexamos copia del requerimiento, mediante el cual se exige a los obligados el pago de la Estampilla Página 52 de 88

Pro-Universidad del Cauca, establecida en la Ordenanza 075 de 2008 – expedida por la Asamblea Departamental del Cauca Análisis de la Contradicción: Mediante oficio S/N de fecha julio 24 de 2014, radicado en este Ente de Control el día 24 de julio del presente año, bajo partida Nº 002658 del SR, con un total de 6.853 olios; la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, dentro de la oportunidad legal, ejerciendo el derecho de defensa y contradicción, presenta sus observaciones al informe comunicado mediante oficio DTA CFP- 003038 de Julio 18 de 2014, la cual fue analizada en Mesa de Trabajo de fecha 17 de Julio de 2014, en la que se estableció que: Se acepta la respuesta de la Entidad, y la acción de mejora debe incluirse en el Plan de Mejoramiento, acción que debe ser inmediata.

Observación de Auditoria Nº 7 (A-D-F-) Condición: Ausencia de soportes que justifiquen el gasto efectuado. Criterio: Articulo 209 Superior, Ley 80 de 1993 y decretos reglamentarios, Ley 87 de 1993, numeral 5 del artículo 34 de la ley 734 de 2002, articulo 3 y 6 de la Ley 610 de 2000. Narración de la Observación: En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos contractuales adelantados por la ESE durante la vigencia 2013, se establece que el Contrato Nº 221 de 2013, cuyo contratista es YOBANI ALBEIRO JIMENEZ HOYOS, por valor de $42.000.000,por concepto de suministro de combustible (gasolina corriente) para los vehículos de los cuatro (4) Puntos de Atención de la E.S.E, conforme a los pedidos que la entidad realice hasta agotar el valor presupuestado., no presenta soportes que justifiquen el gasto, generando presunto detrimento patrimonial en valor de $42.000.000 Causas: Falta de planeación, ausencia de control y monitoreo por parte de los Funcionarios responsables del proceso, omisión en la ejecución de las funciones asignadas. Efecto: Presunto hallazgo fiscal y sanción disciplinaría. Respuesta de la Entidad: En respuesta a la Observación de Auditoria N°5, nos permitimos informar a la Contraloría General del Cauca, que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en procura de un mejoramiento continuo, aceptamos la Observación de Auditoria, y nos comprometemos a incluir la acción de mejora en el Plan de Mejoramiento, que suscribiremos con respecto del Informe de Auditoria notificado el pasado 18 de julio de 2014. Sin embargo y con el propósito de desvirtuar el Hallazgo Disciplinario y Fiscal, remitimos los documentos soportes requeridos en total de 42 folios. Página 53 de 88

Análisis de la Contradicción: Mediante oficio S/N de fecha julio 24 de 2014, radicado en este Ente de Control el día 24 de julio del presente año, bajo partida Nº 002658 del SR, con un total de 6.853 olios; la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, dentro de la oportunidad legal, ejerciendo el derecho de defensa y contradicción, presenta sus observaciones al informe comunicado mediante oficio DTA CFP- 003038 de Julio 18 de 2014, la cual fue analizada en Mesa de Trabajo de fecha 17 de Julio de 2014, en la que se estableció que: Se acepta la respuesta de la Entidad. 3.1.1.1.5.

Consultoría y estudios

De un universo de un (1) contrato celebrado por la entidad, se audita uno (1) por valor de $159.000.000, equivalente al 100 % del total de los contratos suscritos por concepto de consultoría y estudios, y el 0.43% sobre el total de la contratación suscrita en la vigencia 2013, a los cuales se les evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; sin que se presentara observación alguna que diera lugar a estructurar presuntos hallazgos de carácter disciplinario, fiscal o penal, a excepción de los de carácter administrativo por falencias en el manejo de los archivos. 3.1.1.1.6.

Publicidad

De un universo de cinco (5) contratos celebrados por la entidad, se auditaron tres (3) por valor de $25.500.000 , equivalente al 60 % del total de los contratos suscritos por concepto de publicidad y el 1.30% sobre el total de la contratación suscrita en la vigencia 2013, a los cuales se les evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; sin que se presentara observación alguna que diera lugar a estructurar presuntos hallazgos de carácter disciplinario, fiscal o penal, a excepción de los de carácter administrativo por falencias en el manejo de los archivos. 3.1.1.1.7.

Arrendamiento

De un universo de tres (3) contratos celebrados por la entidad, se auditaron tres (3) por valor de $24.372.100, equivalente al 100 % del total de los contratos suscritos por concepto de Arrendamiento, y el 1.30 % sobre el total de la contratación suscrita en la vigencia 2013, a los cuales se les evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; sin que se presentara observación alguna que diera lugar a estructurar presuntos hallazgos de carácter disciplinario, fiscal o penal, a excepción de los de carácter administrativo por falencias en el manejo de los archivos. Página 54 de 88

Se requiere que la administración de la ESE, justifique técnicamente la evaluación del costo - beneficio de estos arrendamientos le generan a la Entidad, toda vez que la Jurisdicción de la ESE Suroriente no incluye el Municipio de Popayán. 3.1.1.1.8.

Transporte

De un universo de un (1) contrato celebrado por la entidad, se audito uno (1) por valor de $32.100.000, equivalente al 100 % del total de los contratos suscritos por concepto de transporte, y el 0.43% sobre el total de la contratación suscrita en la vigencia 2013, a los cuales se les evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; sin que se presentara observación alguna que diera lugar a estructurar presuntos hallazgos de carácter disciplinario, fiscal o penal, a excepción de los de carácter administrativo por falencias en el manejo de los archivos. 3.1.1.1.9.

Mantenimiento Hospitalario

De un universo de trece (13) contratos celebrados por la entidad, se auditaron ocho (8) por valor de $249.633126, equivalente al 61.54 % del total de los contratos suscritos por concepto de mantenimiento Hospitalario, y el 3.46% sobre el total de la contratación suscrita en la vigencia 2013, a los cuales se les evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; sin que se presentara observación alguna que diera lugar a estructurar presuntos hallazgos. 3.1.1.2.

Resultado Evaluación Rendición de Cuentas

Se emite una opinión de Eficiente, con base en el siguiente resultado: TABLA 1-2

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA 2013 VARIABLES A EVALUAR

Oportunidad en la rendición de la cuenta Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos) Calidad (veracidad)

Calificación Parcial

Ponderación

Puntaje Atribuido

93.6

0.10

9.4

85.1

0.30

25.5

0.60

50.4

1.00

85.3

84.0 SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

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Calificación

Eficiente Con deficiencias Ineficiente

2

Eficiente

1 0

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

Las Empres Social del Suroriente ESE, presento los formatos de Rendición de la Cuenta electrónica a través del Sistema Integrado de Auditoría (SIA) correspondiente a la vigencia 2013 en los plazos establecidos, al igual que la información que se requirió en forma física, en las Resoluciones N° 031 y 045 de 2014, por la cual se Reglamenta la Rendición de la Cuenta, y su Revisión, labor que arrojo los siguientes resultados: A partir de la información reportada al SIA, se realizó el análisis en un ponderado equivalente a un 85.3 puntos de 100 posibles, estableciéndose un calificativo por la entrega de rendición de la cuenta en los términos establecidos para la rendición (oportunidad) con 9.4%, en suficiencia debido a deficiencias en el contenido de los informes presentados un 25.5%, y un 50.4% en lo referente a la calidad de la información reportada. Se establecen específicamente inconsistencias relevantes, en los estados contables, las cuales fueron registradas en el dictamen, que ya fue comunicado a la Entidad y que hace parte integral del presente informe de auditoría. NOMBRE DEL FORMULARIO O DOCUMENTO

FORMATO

Oficio remisorio Catálogo de Cuentas Balance General Notas a los Estados Contables Balance Cambio en el Patrimonio Balance Estado de Resultados Informe Control Interno Contable Cuentas Bancarias Anexo Conciliaciones Bancarias Garantía para el manejo de fondos y bienes de la entidad Pólizas Constituidas por la Entidad para amparo de Fondos y Bienes Propiedad, Planta y Equipo Propiedad, Planta, Equipo – Inventario

Formato _F01_ Anexo 01 Anexo 02 Anexo 0 3 Anexo 04 Anexo 0 5 Formato 03 Anexo 01

RENDIDO SI NO

X X X X X X X X

Formato 04

X

Anexo 01

X

Formato 05A Formato 05B

X X

Página 56 de 88

OBSERVACION ES

Incertidumbre en registros .

Ejecución Presupuestal de Ingresos Decreto Liquidación Presupuesto Vigencia Anexo Ejecución Definitiva Presupuestal de Ingresos Ejecución Presupuestal de Gastos Liquidación Presupuesto de Gasto Vigencia Ejecución Presupuesto de Gastos Modificaciones al Presupuesto de Ingresos Modificaciones al Presupuesto de Gastos Ejecución Reserva Presupuestal Ejecución Presupuestal de Cuentas por Pagar Talento Humano Talento Humano -Nómina Talento Humano Planta de Cargos Evaluación de Controversias Judiciales Acciones de Repetición Gestión Ambiental Información General Gestión Ambiental -Gasto Gestión de Proyectos Ingreso Ambiental Gasto Ambiental Sistema Unificado de la Deuda Estado de Fondos Entidades descentralizadas Cierre de Tesorería Acciones de Control a la Contratación Información sobre los Planes de Mejoramiento Avance sobre los Planes de Mejoramiento

Formato 06 Anexo 01

X X

Anexo 02

X

Formato 07

X

Anexo 01

X

Anexo 02

X

Formato 08A

X

Formato 08B Formato 10

X X

Formato 11

X

Formato 14 Formato 14A1 Formato 14A2 Formato 15A Formato 15B Formato 16 Formato 16 CDC Formato 16A Formato 16C Formato 16 D Formato 16E Formato 18

X X X X X X X X X X X X X

Formato 19

X

Formato 19A Formato 20-1A

X

Formato 21

X

Formato 21A

X NA en la vigencia

Plan Estratégico Planes de Acción por Dependencia Mapa de Riesgos

Información Adicional Información Adicional

X X

Plan Financiero Hoja de Vida de los Indicadores

X

Información Adicional Página 57 de 88

X

No aplica vigencia

Informe Anual sobre Evaluación de Control Interno

Información Adicional Información Adicional

Informe de Gestión Fuente: SIA - Cuenta Fiscal 2013

3.1.1.3.

X X

Elaboró: Comisión de auditoría

Legalidad

Se emite una opinión con eficiencia, con base en el siguiente resultado: TABLA 1-3 LEGALIDAD VARIABLES A EVALUAR

Calificación Parcial

Ponderación

81.0 92.5

0.40 0.60

Puntaje Atribuido 32.4 55.5

1.00

87.9

Financiera De Gestión CUMPLIMIENTO LEGALIDAD Fuente: Matriz de calificación

Elaboró: Comisión de auditoría

Calificación Eficiente Con deficiencias

2

Ineficiente

0

2.1.1.8.

Eficiente

1

Gestión Ambiental

Se emite una opinión de Eficiente, con base en el siguiente resultado: TABLA 1-4 GESTION AMBIENTAL VARIABLES A EVALUAR

Calificación Parcial

Ponderación

Puntaje Atribuido

Cumplimiento de planes, programas y proyectos ambientales.

93.8

0.60

56.3

Inversión Ambiental

80.0

0.40 1.00

88.3

CUMPLIMIENTO GESTIÓN AMBIENTAL

32.0

Calificación Eficiente Con deficiencias Ineficiente Fuente: Matriz de calificación

2 1 0 Elaboró: Comisión de auditoría

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Eficiente

2.1.1.8.1.

El Plan de Gestión Ambiental

Se desarrolla mediante la implementación del Plan de Acción del Subproceso de Gestión Ambiental, donde se han trazado objetivos y medido las actividades necesarias para la realización de las metas; las cuales han logrado dar cumplimiento de la normatividad ambiental colombiana, ejecutar planes de mejoramiento ambiental, generar condiciones de saneamiento optimas y procesos ambientalmente viables y económicamente sostenibles. El plan de Gestión Ambiental tiene en cuenta la normatividad ambiental y los requerimientos emitidos por las autoridades ambientales competentes tales como el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales IDEAM, la Corporación Autónoma Regional de Cauca CRC, Secretaria de Salud del Cauca y otros. El manejo de los Residuos Sólidos se realiza mediante una gestión estandarizada por un código de colores, que involucra tanto a los usuarios internos como externos y que permite clasificar los diferentes tipos de residuos según su composición física química y/o biológica. Dentro de este programa se destacan los siguientes procesos: Todos los residuos orgánicos que se generan en el área de economato producto de elaboración de las dietas se clasifican para ser transportados a la huerta del hospital, donde se someten a un proceso de compostaje y con el cual se obtiene abono orgánico que a su vez, es usado para fertilizar los productos que en esta área se siembran. Los productos de la huerta del hospital, son de tipo orgánico y suministran principalmente plantas aromáticas. El material reciclado como plástico, vidrio, papel, cartón y madera se almacena en una bodega totalmente aislada de cualquier contaminación con otro tipo de residuos. El producto del reciclaje es reinvertido en la huerta, razón por la cual esta no es una carga económica adicional, en cambio realiza aportes económicos y ambientales principalmente. Los residuos de riesgo biológico (biosanitarios, punzocortantes) se entregan a la empresa contratista especial de aseo, certificada para realizar tratamiento peligrosos mediante licencia ambiental otorgada por la Regional del Cauca CRC.

anatomopatologicos y prestadora del servicio térmico a los residuos Corporación Autónoma

La empresa es auditada semestralmente por el grupo administrativo de gestión ambiental y sanitaria GAGAS del hospital para verificar el correcto funcionamiento, legalidad y tratamiento de los residuos. Página 59 de 88

NOTA: Se hace salvedad respecto a que esta Línea de Auditoria fue de trámite y revisión documental, toda vez que la Alta Dirección de la Contraloría General del Cauca, no autorizo el desplazamiento del Grupo Auditor a los Puntos de Atención de la ESE 2.1.1.9.

Tecnologías de las Comunicaciones y la Información. (TICS)

La Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada, emite una opinión de: Con deficiencias en la gestión de Legalidad, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 75.6, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación: TABLA 1-5 TECNOLOGÍAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN Puntaje Atribuido

VARIABLES A EVALUAR Cumplimiento aspectos sistemas de información

75.6

CUMPLIMIENTO TECNOLOGIAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

75.6

Calificación Eficiente Con deficiencias Ineficiente Fuente: Matriz de calificación

2 1 0

Con deficiencias

Elaboró: Comisión de auditoría

En las labores de auditoria se procedió a remitir al Auditado la Matriz de Gestión –TIC por componente, a fin de que éste al diligenciará, y posteriormente durante la Fase de Ejecución en Campo, se verifico dicha información, arrojando los resultados que se registra a continuación, estableciéndose que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en la evaluación obtuvo una calificación de “Con deficiencias”, lo que implica que con carácter urgente debe diseñar e implementar Plan de acción interno tendiente a subsanar las falencias detectadas, en pro de una mejora continua. TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN

75.6 Puntaje Atribuido 83.2 77.1 69.0 86.1

ASPECTO SISTEMAS DE INFORMACIÓN CRITERIOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Integridad de la Información. Disponibilidad de la Información Efectividad de la Información Eficiencia de la Información Página 60 de 88

Seguridad y Confidencialidad de la Información. Estabilidad y Confiabilidad de la Información. Estructura y Organización área de sistemas.

86.1 63.8 64.1

Plan de Estratégico del proceso de Gestión de Sistemas de Información Técnica: Revisión documental El Plan de Estrategico del proceso de Gestión de Sistemas de Información de la Empresa Social del Suroriente ESE 2011–2014, surgen como resultado de un diagnóstico previo de la institucion, teniendo en cuenta las políticas generales, con el fin de concretar proyectos y acciones ajustables en el tiempo que se direccionen hacia un propósito común. Este instrumento está dirigido a orientar los recursos de manera racional y eficiente dentro del plan de desarrollo institucional, permitiendo la ejecución de los diferentes proyectos que se desarrollaran de acuerdo a las necesidades identificadas de los distintos procesos de la institución. El Plan de Estrategico del proceso de Gestión de Sistemas de Información es participativo porque permite generar compromisos y responsabilidades, al vincular a todas las dependencias de la institución en el corto, mediano y largo plazo en su formulación,ejecución, seguimiento y evaluación. El Plan Estratégico de Informática está enmarcado dentro de las políticas actuales de la institución, por lo tanto, sus objetivos y estrategias guardan estrecha relación con los directrices generales NOTA: Se hace salvedad respecto a que esta Línea de Auditoria fue de trámite y revisión documental, toda vez que la Alta Dirección de la Contraloría General del Cauca, no autorizo el desplazamiento del Grupo Auditor a los Puntos de Atención de la ESE HALLAZGO Observación de Auditoria Nº8 (A) Condición: Deficiencias en la implementación de las TICs. Criterio: Artículo 209 Superior, Ley 1341 de julio 30 2009 Narración de la Observación: En la labor de revisión y cotejo de los documentos que soportan los procesos en temática de las TICs adelantados Página 61 de 88

por la ESE, se observa que la Entidad no ha dado pleno cumplimiento a lo establecido en la norma citada. La Entidad debe tener en cuenta la importancia de lo dispuesto en el artículo 1 – Objeto, que a la letra dice: “La presente Ley determina el marco general para la formulación de las políticas públicas que regirán el sector de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, su ordenamiento general, el régimen de competencia, la protección al usuario, así como lo concerniente a la cobertura, la calidad del servicio, la promoción de la inversión en el sector y el desarrollo de estas tecnologías, el uso eficiente de las redes y del espectro radioeléctrico, así como las potestades del Estado en relación con la planeación, la gestión, la administración adecuada y eficiente de los recursos, regulación, control y vigilancia del mismo y facilitando el libre acceso y sin discriminación de los habitantes del territorio nacional a la Sociedad de la Información. Y en el artículo 2. Numeral 1, manifiesta: “El Estado y en general todos los agentes del sector de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones deberán colaborar, dentro del marco de sus obligaciones, para priorizar el acceso y uso a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la producción de bienes y servicios, en condiciones no discriminatorias en la conectividad, la educación los contenidos y la competitividad”. Causas: Falta de planeación en la aplicabilidad de la norma citada. Efecto: Hallazgo administrativo. Respuesta de la Entidad: En respuesta a la Observación de Auditoria N°8, nos permitimos informar a la Contraloría General del Departamento del Cauca, que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en procura de un mejoramiento continuo, aceptamos la Observación de Auditoria, y nos comprometemos a incluir la acción de mejora en el Plan de Mejoramiento, que suscribiremos con respecto del Informe de Auditoria notificado el pasado 18 de julio de 2014. Sin embargo queremos manifestar que la ESE Suroriente está en un proceso de evaluación de necesidades precisas de desarrollo tecnológico que se deben implementar Análisis de la Contradicción: Mediante oficio S/N de fecha julio 24 de 2014, radicado en este Ente de Control el día 24 de julio del presente año, bajo partida Nº 002658 del SR, con un total de 6.853 olios; la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, dentro de la oportunidad legal, ejerciendo el derecho de defensa y contradicción, presenta sus observaciones al informe comunicado mediante oficio DTA CFP- 003038 de Julio 18 de 2014, la cual fue analizada en Mesa de Trabajo de fecha 17 de Julio de 2014, en la que se estableció que: Se acepta la respuesta de la Entidad, la acción de mejora, deberá ser incluida en el Plan de Mejoramiento, a mediano plazo, mejora que permita la verificación virtual de los procesos. Página 62 de 88

2.1.1.10. Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento Para la vigencia 2013, el grado de cumplimiento al plan de mejoramiento, suscrito el 22 de junio de 2011, por las vigencias 2009-2010, en el que se establecieron acciones para 17 hallazgos administrativos, la Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada, emite una opinión de Cumplimiento en la ejecución del Plan de Mejoramiento, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 82.4, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación: TABLA 1- 6 PLAN DE MEJORAMIENTO

VARIABLES A EVALUAR Cumplimiento del Plan de Mejoramiento Efectividad de las acciones

Puntaje Atribuido

Ponderación

Puntaje Atribuido

82.4

0.20

16.5

82.4

0.80

65.9

1.00

82.4

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

Calificación Cumple Cumple Parcialmente No Cumple Fuente: Matriz de calificación

2 1 0

Cumple

Elaboró: Comisión de auditorías

Acorde a lo dispuesto en la Resolución 031 de 2013, evaluado el cumplimiento de las acciones pactadas, con la situación presentada en la presente auditoria se establece un cumplimiento parcial de acuerdo al siguiente registro:  Las acciones cumplidas: 16 correspondientes a los hallazgos Nº 2 a 17  Las acciones Parcialmente: 1 correspondiente al hallazgo Nº 1,  La acción cumplida parcialmente deberán ser incluidas en el Plan de Mejoramiento que suscribirá la ESE en atención al presente informe de auditoría. Indicadores de Cumplimiento al Plan de Mejoramiento INDICADORES DE CUMPLIMIENTO No. Acciones Cumplidas X 100 = Total Acciones Suscritas 16x100/17 = 94.11

OBSERVACIÓN Este indicador señala que de las 17 acciones evaluadas, la Entidad dio cumplimiento a dieciséis (16), que corresponde a un 94.11%.

Página 63 de 88

=2

INDICADORES DE CUMPLIMIENTO No de Acciones Parcial/. Cumplidas X 100 Total Acciones Suscritas 1x100/17 = 5.88%

OBSERVACIÓN Este resultado establece que de las 17 acciones evaluadas, la Entidad dio cumplimiento parcial a una (1) acción. equivalente a un 5.88%

Fuente: Seguimiento al plan de mejoramiento --SIA y Archivos – Empresa Social del Estado Suroriente ESE

Por lo anterior, se concluye que se dio cumplimiento a lo dispuesto en Resolución 037 de 22 de enero de 2013, que adopta el proceso auditor.

la

NOTA: Se hace salvedad respecto a que esta Línea de Auditoria fue de trámite y revisión documental - fotográfico, toda vez que la Alta Dirección de la Contraloría General del Cauca, no autorizo el desplazamiento del Grupo Auditor a los Puntos de Atención de la ESE 3.1.1.4.

Control Fiscal Interno - 2013

Se emite una opinión de; Con deficiencias, con base en el siguiente resultado: TABLA 1-7 CONTROL FISCAL INTERNO Calificación Parcial

Ponderación

Puntaje Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación del CFI)

74.5

0.30

22.4

Efectividad de los controles (Segunda Calificación del CFI)

72.0

0.70

50.4

1.00

72.7

VARIABLES A EVALUAR

TOTAL Fuente: Matriz de calificación

Elaboró: Comisión de auditoría

Calificación Eficiente

2

Con deficiencias

1

Ineficiente

0

Con deficiencias

3.1.1.4.1 Evaluación Control Interno Con el fin de determinar el grado de confianza y seguridad del Sistema de Control Interno de la ESE como principal instrumento para asegurar la gestión institucional, se practicó una evaluación a la implementación del Control interno, Página 64 de 88

determinándose que la Entidad, no tiene implementado y funcionando el Sistema Control Interno, la acciones adelantadas no cumplen de manera satisfactoria con las necesidades y requerimientos de la Entidad. Para la vigencia 2013, la entidad no cuenta con un sistema de control interno adecuadamente implementado que garantice el cumplimiento de sus objetivos misionales, en razón a que algunas de las acciones de operatividad y vigilancia de la Entidad, están a cargo del Jefe de Control Interno, entendiéndose su actuación de juez y parte dentro del proceso, toda vez que desempeñando su rol de asesor de control interno, es también contratista proveedor de bienes y servicios, por lo tanto la administración deberá corregir la no conformidad con el propósito de que se cumpla con las funciones y objetivos que debe cumplir el Jefe de Control Interno dentro de la organización que le permita operar con independencia cuando se trate de obtener logros y objetivos en beneficio de la misma. Se avaluó la gestión de la dependencia de control interno arrojando el siguiente resultado: Se establece la falta de mecanismos e instrumentos de supervisión constante al direccionamiento, operación y evaluación administrativa, que le permitan monitorear los planes, programas, actividades y las operaciones que generen procesos continuos de mejoramiento; así mismo, no se encontraron documentos soportes que evidencien información primaria y de seguimiento (Auditorias y/o Actividades, Observaciones, Recomendaciones, Controles a Procesos y Subprocesos Internos), procesada por esta oficina, debidamente impresa y protocolizada por los que en ella interviene. Por lo tanto la ESE debe en primer lugar crear el cargo de Control Interno según lo establecido en la Ley 87 de 1993 (Reglamentada por el Decreto Nacional 1826 de 1994 Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1537 de 2001, y Modificada por el art. 8, Ley 1474 de 2011), y posteriormente implementar y fortalecer el Sistema de Control Interno, a partir de la reformulación y actualización de proceso ya que a pesar de contar con documentos tales como mapa de riesgos manuales de funciones procesos y procedimientos, se establece la ausencia de mecanismos e instrumentos de supervisión permanente que faciliten el direccionamiento, operación y evaluación administrativa, que le permitan monitorear los planes, programas, actividades y las acciones que generen mejoramiento continuo. A pesar de existir un documento denominado PGA y papeles de trabajo, circulares preventivas, cuadros de control y registro a combustible, repuestos, suministros, quejas y/o denuncias , llamados de atención, oficios a proveedores Página 65 de 88

entre otros documentos, no se establecen procesos auditores internos que permitan verificar soportes documentales correspondientes a las fases de planeación, ejecución, informes, planes de acción y mejora, como tampoco existen informes de seguimiento y control a dichos planes, como resultado de las Auditorías Internas realizadas por Control interno a las dependencias de contabilidad, presupuesto, tesorería cartera, almacén, facturación, sistemas, ambiental, jurídica y archivo, así como al área asistencial, entre otras. Por lo antes expuesto y en atención a lo registrado en el informe cargado al Departamento Administrativo de la Función Pública, el Grupo Auditor considera que la ESE debe, adelantar un diagnostico real de la situación del Control Interno, con el propósito de implementar un Plan de Mejora inmediata , tendiente a subsanar la fallas presentadas y a proyectar informes reales sobre cada proceso. HALLAZGO Observación de Auditoria Nº 9 (A) Condición: Falencias en el proceso de Control Interno Criterio: Articulo 209 Superior, artículos 4 y 6 de la Ley 87 de 1993, 5 del Decreto 1826 de 1994, 5 y 6 del Decreto 2145 de 1999; numeral 31 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, Ley 1474 de 2011 Narración de la Observación: A la fecha de la diligencia Fiscal, se establece que para la vigencia 2013, la ESE, no tiene implementado y funcionando debidamente el Sistema Control Interno, la acciones adelantadas no cumplen de manera satisfactoria con las disposiciones legales. A pesar de existir un documento denominado PGA y papeles de trabajo, circulares preventivas, cuadros de control y registro a combustible, repuestos, suministros, quejas y/o denuncias , llamados de atención, oficios a proveedores entre otros documentos, no se establecen procesos auditores internos que permitan verificar soportes documentales correspondientes a las fases de planeación, ejecución, informes, planes de acción y mejora, como tampoco existen informes de seguimiento y control a dichos planes, como resultado de las Auditorías Internas realizadas por Control interno a las dependencias de contabilidad, presupuesto, tesorería cartera, almacén, facturación, sistemas, ambiental, jurídica y archivo, así como al área asistencial, entre otras. Causa: Falencias en la planeación institucional, omisiones en la aplicación de la normatividad respecto a Control Interno en las Entidades Públicas. Efecto: Hallazgo Administrativo. Página 66 de 88

Respuesta de la Entidad: En respuesta a la Observación de Auditoria N°9, nos permitimos informar a la Contraloría General del Cauca, que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en procura de un mejoramiento continuo, aceptamos la Observación de Auditoria, y nos comprometemos a incluir la acción de mejora en el Plan de Mejoramiento, que suscribiremos con respecto del Informe de Auditoria notificado el pasado 18 de julio de 2014 Análisis de la Contradicción: Mediante oficio S/N de fecha julio 24 de 2014, radicado en este Ente de Control el día 24 de julio del presente año, bajo partida Nº 002658 del SR, con un total de 6.853 olios; la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, dentro de la oportunidad legal, ejerciendo el derecho de defensa y contradicción, presenta sus observaciones al informe comunicado mediante oficio DTA CFP- 003038 de Julio 18 de 2014, la cual fue analizada en Mesa de Trabajo de fecha 17 de Julio de 2014, en la que se estableció que Se acepta la respuesta de la Entidad, la acción de mejora debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento a corto plazo. 2.1.1.10.1.

Evaluación implementación MECI

El Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 (Decreto 1599 de 2005) tiene como fin servir de control de controles para que las entidades del Estado logren cumplir con sus objetivos institucionales en el marco legal aplicable a ellas. En cumplimiento de la Ley 87 de 1993 y a través del Decreto 1599 de 2005, se determinó las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener el sistema de control interno. En el proceso auditor se evidenció que la Empresa Social del Estado, Suroriente ESE tiene implementado el modelo estándar de control interno, sin embargo no opera.

3.4.

CONTROL DE RESULTADOS

Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Resultados es Favorable, con una calificación de cumplimiento de 97.0 puntos, como consecuencia de la evaluación de las siguientes Variables:

Página 67 de 88

TABLA 2-1 CONTROL DE RESULTADOS FACTORES MINIMOS

Calificación Parcial

Ponderación

Calificación Total

95.0 99.9 95.0 100.0

0.20 0.30 0.40 0.10

19.0 30.0 38.0 10.0

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

1.00

97.0

Eficacia Eficiencia Efectividad Coherencia

Calificación Cumple

2

Cumple Parcialmente

1

No Cumple Fuente: Matriz de calificación

Cumple

0 Elaboró: Comisión de auditoría

3.4.1. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL La Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada a la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Desfavorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables: 3.4.1.1.

Estados Contables

El Balance General es un estado contable básico que presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública y revela la totalidad de los bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio a una fecha determinada, expresada en unidades monetarias. 3.4.1.2. Dictamen Financiero La Contraloría General del Cauca, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 272 de la Constitución Política, practicó análisis al Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental y Evaluación al Sistema de Control Interno Contable de la Empresa Social del Estado Suroriente ESE., por el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2012 y 2013. Página 68 de 88

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General de la República y la Contraloría General del Cauca, compatibles con las de general aceptación. El presente informe se basa en la revisión de la información que la Administración de la ESE, envía a la Contraloría General del Cauca en los formatos prescritos en la Resolución 037 del 22 de enero de 2013 a través del Sistema Integral de Auditorías – SIA, la información solicitada mediante requerimientos Nº y de 2013, los Programas de Auditoria aplicados sin visita de campo practicados a la Entidad, estableciendo comparativos con las evidencias que sustentan los montos y revelaciones de los Estados Financieros, los cuales constituyen la base para expresar la opinión. Es responsabilidad de la entidad el contenido de la información suministrada. La responsabilidad de la Contraloría General del Cauca consiste en expresar una opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros, el cumplimiento de las disposiciones legales y la calidad del Sistema de Control Interno Contable. Alcance de la auditoría El alcance de la auditoría contempló tres etapas: a) Verificación del cumplimiento de las normas, principios y procedimientos de la contabilidad pública; b) Examen de la revelación y consistencia de las cifras contenidas en los estados contables; c) Observaciones del último informe de auditoría a los estados financieros practicada en la Empresa Social del Estado Suroriente E.S.E. e Informes de la oficina de control interno. Concepto sobre el análisis efectuado La Contraloría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión en el área financiera de la entidad no cumple con los principios establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública, Manual de Procedimientos – Catálogo General de Cuentas de la Contaduría General de la Nación. Resultados de la Auditoría a los Estados Financieros. La Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada a la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, conceptúa que la Opinión sobre Página 69 de 88

los Estados Financieros es Adversa o Negativa, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables; TABLA 3-1 ESTADOS CONTABLES VARIABLES A EVALUAR

Puntaje Atribuido

Total inconsistencias $ (millones)

3.793.089.693.0

Índice de inconsistencias (%)

68.6

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES

0.0

Calificación Sin salvedad

2%10% -

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

El Informe Preliminar de Auditoria a Estados Financieros, fue comunicado vía correo el día 30 de abril de 2014, la ESE dio respuesta el día 8 de mayo de la presente anualidad.. El Informe Final de Auditoria a Estados Financieros, fue comunicado al Representante Legal de la ESE, el 9 de mayo del año en curso.

3.4.2. Gestión Presupuestal Ejecución presupuestal de ingresos y gastos de la vigencia: La Empresa Social del Estado Suroriente ESE, se rige en materia presupuestal por el Decreto Nacional 115 de 1996, el cual establece normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de los presupuestos de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y de las Sociedades de Economía Mixta sujetas al régimen de aquellas, dedicadas a actividades no financieras. Lo anterior quiere decir que el Hospital se asimila, para efectos presupuestales, a una empresa industrial y comercial del estado. La Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada a la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, con respecto a la Gestión Página 70 de 88

Presupuestal para la vigencia 2013, emite una opinión de: Con deficiencias, con una calificación cumplimiento de 75.0 puntos, con base en el siguiente resultado: TABLA 3- 2

GESTIÓN PRESUPUESTAL VARIABLES A EVALUAR

Puntaje Atribuido 75.0

Evaluación presupuestal TOTAL GESTION PRESUPUESTAL

75.0

Con deficiencias Eficiente Con deficiencias Ineficiente

2 1 0

Con deficiencias

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

El presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia 2013 fue aprobado mediante acuerdo Nº 008 de octubre de 2012, por Siete mil doscientos quince millones ciento cuarenta y seis mil pesos ($7.215.146.000), proferido por la Junta Directiva de la E.S.E. Suroriente, según las atribuciones legales conferidas en los decretos 1876 del 03 de agosto de 1994, el decreto departamental 266 del 09 de abril de 2007 y el acuerdo 001 de 2007. Durante la vigencia 2013, la ESE adicionó recursos por mil cuatrocientos treinta y cuatro millones seiscientos sesenta y ocho mil cuatrocientos ochenta y ocho pesos con diez centavos ($1.434.668.488,10), para un presupuesto definitivo de Ocho mil seiscientos cuarenta y nueve millones ochocientos catorce mil cuatrocientos ochenta y ocho pesos con diez centavos ($8.649.814.488,10).

3.4.2.1. EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Para la vigencia 2013, el aforo definitivo de los ingresos ascendió a siete mil doscientos quince millones ciento cuarenta y seis mil pesos ($7.215.146.000), se adicionaron por mil cuatrocientos treinta y cuatro millones seiscientos sesenta y ocho mil cuatrocientos ochenta y ocho pesos con diez centavos ($1.434.668.488,10), para un presupuesto definitivo de Ocho mil seiscientos cuarenta y nueve millones ochocientos catorce mil cuatrocientos ochenta y ocho pesos con diez centavos ($8.649.814.488,10).

Página 71 de 88

La E.S.E. Suroriente, durante la vigencia no logró superar la meta de recaudo, pues los ingresos efectivos alcanzaron la suma de ocho mil doscientos cincuenta y nueve millones cincuenta y tres mil ciento cuatrocientos treinta y cuatro pesos con cuarenta centavos ($8.259.053.434,40), equivalentes al 95,48% de lo estimado para la vigencia. La mayor participación en el total de ingresos se presentó en la venta de salud con un 83,06%, los otros ingresos corrientes participaron con el 11,21%. La renta más representativa fue la venta de servicios de salud a empresas del régimen subsidiado por $6.094.277.279,74, equivalente al 73,79 del total recaudado. Los ingresos de capital contribuyeron con $89.601.692,99 del total de ingresos, cifra que lo sitúa con el 1,08% de participación. 3.4.2.2. EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS El presupuesto de gastos fue apropiado inicialmente en siete mil doscientos quince millones ciento cuarenta y seis mil pesos ($7.215.146.000), se adicionaron por mil cuatrocientos treinta y nueve millones doscientos setenta y ocho mil novecientos noventa y ocho pesos con diez centavos ($1.439.278.990,10), para un presupuesto definitivo de ocho mil seiscientos cincuenta y cuatro millones cuatrocientos veinticuatro mil novecientos noventa pesos con diez centavos ($8.654.424.990,10). En la vigencia 2013, la ESE reflejó compromisos por $8.548.122.190, lo que representa una ejecución del 98,77% del valor apropiado. Los gastos de funcionamiento absorbieron el 104,77% del total presupuestado para este rubro con $8.309.781.216 y representaron el 97,21% del total de gastos. Dentro de los gastos de funcionamiento, los gastos de personal fueron de $5.118.711.503, cifra que representa el 104,84% del total presupuestado para este rubro y representaron el 59,88% de los gastos totales. Otro rubro que integra los gastos de funcionamiento son los gastos generales que ascendieron a la suma de $2.422.636.443, suma que representa el 106,39% de su valor presupuestado y representaron el 28,34% del total de gastos. En gastos de operación comercial y prestación de servicios se concentró el 8,85% del total de los gastos, con $756.770.270, integrado por medicamentos, compra de Página 72 de 88

bienes y servicios para prestación de servicios diferentes a medicamentos. La inversión tuvo menor participación en el total de los gastos con un 5,54%, estos correspondieron a cofinanciación compra de ambulancia, $114 millones; adquisición de un software integrado, $75 millones y fortalecimiento institucional, $38 millones. Para inversión se presupuestaron $723.342.706 y se ejecutaron $238.340.974, cifra que representa el 32,99%, dejándose de ejecutar el 67,01%. En el total de gastos, este rubro participó con el 2,79%. 3.4.3. Gestión Financiera La Controlaría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada a la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, con respecto a la Gestión Financiera, para la vigencia 2013, emite una opinión de: Con deficiencias, con una calificación cumplimiento de 75.0 puntos, con base en el siguiente resultado: TABLA 3- 3 GESTIÓN FINANCIERA VARIABLES A EVALUAR

Puntaje Atribuido

Evaluación Indicadores

75.0

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA

75.0

Con deficiencias Eficiente

2

Con deficiencias

1

Ineficiente Fuente: Matriz de calificación

Eficiente

0 Elaboró: Comisión de auditoría

 Situación financiera Esta situación tiene como objetivo establecer los factores determinantes del déficit o superávit presupuestal, generado en la diferencia entre los ingresos efectivamente recaudados y los gastos pagados y causados con cargo a la respectiva vigencia.

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 Situación presupuestal Al comparar los ingresos recaudados con los gastos ejecutados en la vigencia 2013, se estableció que La ESE. Suroriente, obtuvo un déficit presupuestal de doscientos ochenta y nueve millones sesenta y ocho mil setecientos cincuenta y seis pesos $(289, 068,756). El resultado obtenido presentó déficit de Ingresos, debido a que los recaudos percibidos no superaron los ingresos proyectados.

Vigencia 2013 Ingresos Totales

Cifras en pesos 8,259,053,434

Disponibilidad inicial

182,929,124

Ingresos corrientes

7,150,647,730

Venta de servicios de salud

6,860,244,730

Aportes (No ligados a venta de servicios)

290,403,000

Otros Ingresos Corrientes

925,476,581

Ingresos de capital

119,154

Otros Ingresos

18,656,339

Cuentas por cobrar otras vigencias Gastos ejecutados

906,701,088 8,548,122,190

Gastos de funcionamiento

7,553,010,946

Gastos de Personal

5,118,711,503

Gastos Generales

2,422,636,443

Transferencias corrientes

11,663,000

Gastos de operación comercial y prestac. Servicios

756,770,270

Inversión

238,340,974

Cuentas por pagar

-

Déficit presupuestal

(289,068,756)

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 Situación de Tesorería La situación de Tesorería permite ver los requerimientos inmediatos de recursos con base en las exigibilidades que deberán ser cubiertas en la vigencia que se inicia. VIGENCIA 2013 Cifras en pesos

Concepto Efectivo Caja Instituciones financieras Cuentas corrientes Cuentas de ahorro Total disponible Cuentas por pagar Cuentas por pagar (Resolución Nº___ de 201__ Total exigible DEFICIT DE TESORERÍA

Valor $ 100,816,808 100,816,808 64,864,630 35,952,178 100,816,808 568,394,005 568,394,005 568,394,005 (467,577,197)

La ESE Suroriente, presentó déficit de tesorería de $467.577.197, lo que indica que no cuenta con recursos suficientes para cubrir los requerimientos inmediatos, inclusive los compromisos no ejecutados al cierre del ejercicio, los cuales deberían ser incorporados en las cuentas por pagar, que para el caso de la ESE fueron de $568.394.005.

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Situación Fiscal La situación fiscal tiene como objetivo establecer con qué recursos adicionales se cuenta para cubrir los requerimientos totales durante el año que inicia, los compromisos adquiridos en vigencias anteriores y los que se generen en la vigencia. Cifras en pesos

Concepto ACTIVO Efectivo PASIVO Cuentas por pagar Recaudos a favor de terceros - Estampillas DEFICIT FISCAL

Valor $ 100,816,808 100,816,808 568,394,005 568,394,005 (467,577,197)

La E.S.E. SURORIENTE, presentó Déficit Fiscal de $467.577.197, lo cual indica que no cuenta con recursos suficientes para atender las obligaciones adquiridas en la vigencia.  Resultado del ejercicio Al verificar el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, vigencia 2013, se encontró que la ESE. Suroriente presentó un resultado del ejercicio negativo que ascendió a la suma de $339.185.174,36, situación preocupante si se tiene en cuenta que en la vigencia anterior el resultado del ejercicio fue positivo de $129.523.260,57.

3.4.5

Cartera

 Estado de la cartera De acuerdo al Estado de cartera de la red hospitalaria – Consolidado, con corte a diciembre 31 de 2013, se puede evidenciar que el rubro cartera por edades mayores a 360 días, suma $1,356.039.890, equivalente al 42.30% del total de la cartera, situación que deja entrever la necesidad de un efectivo plan de recuperación de cartera para la E.S.E.

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De igual manera el área de cartera de la E.S.E. Suroriente, reportó $3,206.116.256 millones con corte a diciembre 31 de 2013, cifra que es coherente con la cuenta 1409 Servicios de Salud del Balance General, que refleja un valor de $2,575.922.337 en el activo corriente y $630.193.918 en el no corriente, como deudas de difícil cobro. La cartera por edades presenta las siguientes cifras: Cifras en pesos

DIAS

2013

% Participación

Hasta 60 días

577.297.055

18,00

De 61 y 90 días

294.958.018

9,20

De 91 y 180 días

671.724.637

20,95

De 181 a 360 días

306.096.656

9,55

Mayor de 360 días

1.356.039.890

42,30

3.206.116.256

100,00

Total

Fuente: Estado de cartera mes de diciembre, enviada por la entidad como respuesta al Requerimiento de Información Elaboró: Contraloría General del Cauca - Cálculos auditor

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 Crecimiento de la cartera (Cifras en pesos)

DIAS

PERIODOS 2013

VARIACION 2012

2013 / 2012

PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN %

2012

2013

Hasta 60 días

577,297,055

605,944,388

(28,647,333)

-4.73

28.25

18.01

De 61 y 90 días

294,958,018

202,700,351

92,257,667

45.51

9.45

9.20

De 91 y 180 días

671,724,638

256,901,671

414,822,967

161.47

11.98

20.95

De 181 a 360 días

306,096,656

413,624,045

(107,527,389)

-26.00

19.28

9.55

Mayor de 360 días

1,356,039,890

665,722,809

690,317,080

103.69

31.04

42.30

3,206,116,256

2,144,893,264

1,061,222,992

49.48

100.00

100.00

Total

Fuente: Sistema Integral de Auditorías - SIA Elaboró: Contraloría General del Cauca

En el cuadro se observa como la cartera de la ESE Suroriente, se incrementó en un 49.48% en la vigencia 2013 frente al año 2012, además, de la cartera en mención el 42.30% $1,356.039.890 corresponde a la clasificación de más de 360 días de vencimiento, por lo cual aumenta progresivamente el riesgo de incobrabilidad. También se incrementa la cartera vencida entre 61 y 90 días en $92.257.667, la vencida entre 91 y 180 días en $414.822.967 y la cartera mayor de 360 días en $690.317.080.

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•

Recuperación de cartera

Es preocupante que la cartera de la entidad haya incrementado un 49,48% en la vigencia 2013 frente al 2012, aunado a lo anterior, de la cartera en mención el 42,30% ($1.356.039.890) corresponde a la clasificación de más de 360 días de vencimiento, por lo cual aumenta progresivamente el riesgo de incobrabilidad. La entidad mediante oficio CAR 212 de marzo 30 de 2014, envía relación de las actividades desarrolladas en la gestión de cobro de cartera en el año 2013, a las E.P.S Subsidiadas y Contributivas, así: CAPRECOM: se realizaron los respectivos cruces de cuentas de ambas entidades y de esta manera se fijan fecha de conciliación. SALUDVIDA: se realizó la reunión con la Gerente de la regional y se acordó entregar la respectiva cartera por facturas y enviarlo la EPS y después se procede a conciliar. SANITAS: A la EPS se le envió el estado de cartera con sus respectivas cuentas de Cobro pendientes de pago, de igual manera ellos ya dieron respuesta en la cual están haciendo los respectivos cruces para dar respuesta y de esta manera poder hacer la conciliación. COOMEVA: el día 28 de diciembre se realizó la conciliación con la EPS, en la cual se cruzó la información de ambas partes quedaron pendiente glosas por conciliar y pagos. MALLAMAS: El compromiso que se quedó con esta EPS fue enviar el estado de cartera con el número de cuentas de cobro pendientes por pagar, el reporte se envió en el mes de diciembre del 2013 al señor ALEX ALUPAR (Analista de Presupuesto). NUEVA EPS: El compromiso que se quedó con esta EPS era enviar el estado de cartera mediante un formato 004 que ellos nos enviaron para poder cruzar las facturas y de igual manera se cargó la información y estamos en espera de su respectiva respuesta para fijar fecha de conciliación. ASMET SALUD: se está legalizando pagos y con la Doctora Sandra Galindez acordamos revisar la cartera pero utilizando facturas y después de aclarar glosas por registrar. EMSSANAR: El compromiso que se quedó con esta EPS fue enviar el estado de cartera con el número de cuentas de cobro pendientes por pagar, el reporte se envió en el mes de diciembre del 2013 al señor BILLY DAMIAN BASTIDAS (Pagador), con el fin de fijar fecha de conciliación, hasta el momento no hemos tenido respuesta alguna de la EPS. SALUDCOOP: Se realizó dos reuniones en la ciudad de Cali con el jefe técnico de Cuentas médicas regional y Adriana Córdoba en la cual se concilio cartera y quedaron glosas por conciliar. Página 79 de 88

Además de estas actividades se enviaron correos electrónicos y oficios a las diferentes EPS, se adjuntan copias. •

Castigo de cartera

La Empresa Social del Estado Suroriente ESE manifiesta mediante certificación de marzo 24 de 2014, que durante las vigencias 2012 y 2013 no castigó cartera. •

Provisión de cartera

La cuenta 1480 Provisión para deudores (Cr) reportó en el Balance General a 31 de diciembre de 2013 un saldo de $841.289.895,81, cifra que concuerda con lo consignado en las notas especificas a los estados financieros, código 148014, detalle 1. Salvedad: Por directriz del señor contralor del Cauca, la presente asignación de auditoría se realizó sin trabajo de campo, por tal razón, no se pudo verificar facturas, con lo cual se podría analizar el adecuado registro de las operaciones que afectan la actividad principal de la entidad. 3.4.6. INDICADORES INDICADORES DE GESTIÓN Porcentaje de la cartera inferior a 60 días Valor cartera entre 0 y 60 días =

577,297,055

=

18.01

Valor total cartera

3,206,116,256 La ESE posee una cartera inferior a 60 días, equivalente a $577.297.055 que representa el 18,01% del total de la cartera.

Porcentaje de la cartera entre 61 y 90 días Valor cartera entre 61 y 90 días = Valor total cartera

294,958,018 3,206,116,256

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=

9.20

La ESE posee una cartera entre 61 y 90 días, equivalente a $294.958.018 que representan el 9,20% del total de la cartera.

Porcentaje de la cartera entre 91 y 180 días Valor cartera entre 91 y 180 días =

671,724,638

=

20.95

Valor total cartera

3,206,116,256 La ESE posee una cartera entre 91 y 180 días, equivalente a $671.724.638 que representan el 20,95% del total de la cartera. Porcentaje de la cartera entre 181 y 360 días Valor cartera entre 181 y 360 días =

306,096,656

=

9.55

Valor total cartera

3,206,116,256 La ESE posee una cartera entre 181 y 360 días, equivalente a $306.096.656 que representan el 9,55% del total de la cartera. Porcentaje de la cartera superior a 360 días Valor cartera superior a 360 días =

1,356,039,890

=

42.30

Valor total cartera

3,206,116,256 La ESE posee una cartera superior a 360 días, equivalente a $1.356.039.890 que representa el 42,30% del total de la cartera.

Indicadores de Ejecución Presupuestal de Egresos Participación del servicio de la deuda en los ingresos corrientes Servicio de la Deuda =

- =

Total Ingresos Corrientes

0.00

7,150,647,730 Determina, que la deuda de la E.S.E. participó con el 0,00% de los ingresos corrientes.

Financiación del funcionamiento con Ingresos Corrientes

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Funcionamiento =

7,553,010,946

=

105.63

Total Ingresos Corrientes

7,150,647,730 Indica que por cada cien pesos que la E.S.E. ordenó en el año de análisis con Ingresos Corrientes, para atender funcionamiento destinó $105,63, igualmente indica que los gastos de funcionamiento participan del total de los ingresos corrientes con el 105,63%.

Participación del funcionamiento en los gastos totales Funcionamiento

7,553,010,946 =

= Ejecución Total de Gastos

88.36

8,548,122,190

Establece que por cada cien pesos ordenado en la vigencia, para atender funcionamiento se destinaron $88,36, es decir, que los gastos de funcionamiento representan el 88,36% del total de gastos.

2.3.5.

Plan de Gestión - Área de Gestión Financiera y Administrativa

2.3.5.1.

Riesgo Fiscal y Financiero vigencia 2013.

Tal como lo establece la Resolución Nro. 710 de 2012, modificada por la Resolución Nro. 743 de 2013, se elaboró un plan de Gestión coherente con el Plan Estratégico de la E.S.E. que contiene las metas de gestión y de resultados relacionados con la viabilidad financiera, la calidad y eficiencia en la prestación de los servicios, en las áreas de dirección y de gerencia, financiera y administrativa y clínica o asistencial; y las metas, así como los compromisos en los convenios de desempeño suscritos con la nación y la entidad territorial, y el reporte de información a la Superintendencia Nacional de Salud y al Ministerio de Protección Social, cuyo cumplimiento se mide a través de los indicadores definidos en la Resolución Nro. 710 de 2012, modificada por la Resolución Nro. 743 de 2013. El Ministerio de Salud y Protección Social, mediante resolución número 00002090 de 2014 (mayo 29) por medio de la cual se efectúa la categorización del riesgo de las Empresas Sociales del Estado del nivel territorial para la vigencia 2013, calificó a la Empresa Social del Estado Suroriente ESE SIN RIESGO

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4. OTRAS ACTUACIONES

4.1.

SEGUIMIENTO FUNCION DE ADVERTENCIA

No se remitieron Controles de Advertencia para hacerles seguimiento.

4.2.

ANÁLISIS DEL RECURSO ORGANIZACIONAL

HUMANO

Y

LA

ESTRUCTURA

Según certificación expedida por el Coordinador de Recursos Humanos, de la ESE Suroriente, se registra el personal vinculado mediante nómina y por contrato de Prestación de servicios en el siguiente orden: PLANTA DE PERSONAL Directivo Administrativo Operativo Total PERSONAL POR CONTRATO Asistencial Administrativo Supernumerarios Total

4.3. 

2012 N° 1 5 18 24 408 288 0 696

88.688.592 137.491.302 687.731.573 913.551.467

2013 N° 1 5 18 24

2.856.930.508 1.095.536.454 0 3.952.466.962

408 288 0 696

VALOR ANUAL

VALOR ANUAL 94.418.140 144.770.780 627.752.202 866.941.122 3.423.191.266 1.159.199.817 0 4.582.391.083

EVALUACION GESTION DOCUMENTAL No se cuenta con la unidad de archivo según la Ley 594 del 2000, responsable del manejo de la correspondencia, y centralizan el envío de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas en una unidad de correspondencia, conforme al acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación.

 Las Tablas de Retención Documental, de obligatoriedad según artículo 24 ley 594 de 2000, están elaboradas y radicadas en la Gobernación el cauca para la aprobación.  No todas las carpetas tienen lista de chequeo para el control de la información contenida y de ingreso. Página 83 de 88

 Las carpetas o expedientes no se encuentran identificadas, según acuerdo 042 del 2002 del Archivo General de la Nación  Los documentos se encuentran debidamente legados en carpetas, sin embargo no se encuentran foliados, organizados en orden consecutivo y cronológico, así mismo no se lleva la base de datos digitalizada y debidamente marcados en físico para fácil ubicación de los mismos.  No se tiene implementado el formato único de inventario documental. Se está registrando la información en el formato de inventarios para las transferencias documentales a los archivos de Gestión, Central e histórico.  Las unidades de conservación (cajas) no se encuentran identificadas, organizadas y ordenadas, incumpliendo con los requisitos de organización y ordenación de acuerdo a la ley de archivo

4.4.

EVALUACION SIAU

En cumplimiento a los requerimientos de la Ley 1474 de 2011, articulo 76 y el Decreto 2641 de 2012, que formulan la elaboración por parte de la oficina de Control Interno del informe semestral de Peticiones, Quejas y Reclamos, y que dice: "En toda entidad pública, deberá existir por lo menos una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad. El Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias es un elemento de carácter estratégico como herramienta gerencial para la toma de decisiones, transversal a la Entidad toda vez que afecta o fortalece la prestación del servicio como eje fundamental de la razón de ser de nuestra empresa, además que permite observar cómo se están prestando los servicios que ofertamos. El Informe PQRS se basa en la normatividad vigente que establece que en todas las entidades públicas deberá existir una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias de la comunidad. Además se establece que se debe realizar semestralmente un informe sobre el particular (Ley 1474- Estatuto Anticorrupción, Art. 76).

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La Empresa Social del Estado Suroriente ESE- cuenta con los siguientes mecanismos de participación ciudadana relacionadas con este requerimiento y que son materia de análisis para el presente informe: 1. Buzón de Sugerencias 2. Oficina de atención del Usuario -SIAU3. Link de Quejas y Reclamos- Página Web4. Oficina de Ventanilla Única

4.5.

PROCESOS JUDICIALES

No TOTAL DE DEMANDAS

CLASE DE DEMANDA

VALOR DE LAS PRETENCIONES

VALORES CANCELADOS POR DEMANDAS FALLADAS EN CONTRA

ACCIONES DE REPETICION ENTABLADA S

SI

5

1

116.340.000

0

X

Reparación directa

538.600.000

0

X

Reparación directa

180.000.000

0

X

Reparación directa

141.675.000

0

X

Reparación directa

200.000.000

0

X

No indicada dentro de la demanda

0

X

1.176.615.000

0

SUMAN

4.6.

NO

Reparación directa

Ordinarios laborales

ESTADO ACTUAL DE LOS PROCESOS

Esta en etapa probatoria desde el 25-04-2014 Esta en etapa probatoria desde el 13-01-2014 Se amplio termino probatorio por 60 días Se presentan alegatos de conclusión el 6-09- 2013 Es remitido al Juzgad 4º de Descongestión. Avocan conocimiento del proceso. Etapa alegatos de conclusión Se da contestación de la demanda el día 15-10-2013

PARQUE AUTOMOTOR

Revisadas las carpetas, que contienen los soportes de los vehículos que conforma el Parque Automotor de la Entidad, para un total de veinticuatro (24) vehículos, se establecen únicamente dieciocho (18) carpetas, que presentan as siguientes irregularidades:

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 Las carpetas no cumplen con los requisitos establecidos en la Ley de archivo.  Los documentos que conforman el historial u hoja de vida de cada vehículo se encuentran incompletos. Algunas solo contienen la tarjeta de propiedad.  No se establece si los vehículos s e encuentran al día en el pago de impuestos de ley.  No se establece Formatos A22, que permitan determinar a cargo de quien se encuentra el manejo de cada vehículo.  No se establece inventarios para cada vehículo. . Observación: Es prioritario que la Entidad, de cumplimiento a lo dispuesto en la Ley de archivo, organice los historiales del parque a automotor, actualice y legalice los vehículos de propiedad de la ESE. Es conveniente revisar y valorar la vida útil de cada vehículo y el estado de productividad de los mismos. Respuesta de la Entidad: En respuesta a la Observación sobre las fallas detectadas en el manejo de los historiales del Parque Automotor de la Entidad, nos permitimos informar a la Contraloría General del Cauca, que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en procura de un mejoramiento continuo, aceptamos la Observación de Auditoria, y nos comprometemos a incluir la acción de mejora en el Plan de Mejoramiento, que suscribiremos con respecto del Informe de Auditoria notificado el pasado 18 de julio de 2014. Análisis de la Contradicción: Mediante oficio S/N de fecha julio 24 de 2014, radicado en este Ente de Control el día 24 de julio del presente año, bajo partida Nº 002658 del SR, con un total de 6.853 olios; la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, dentro de la oportunidad legal, ejerciendo el derecho de defensa y contradicción, presenta sus observaciones al informe comunicado mediante oficio DTA CFP- 003038 de Julio 18 de 2014, la cual fue analizada en Mesa de Trabajo de fecha 17 de Julio de 2014, en la que se estableció que: Se acepta la respuesta de la Entidad, acción que debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento a corto plazo.

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4.7.

ATENCIÓN DE QUEJAS / DENUNCIAS

Según información del área de participación ciudadana de esta entidad de control fiscal, y dentro del proceso auditor NO se registraron denuncias en contra de la Empresa Social del Estado Suroccidente ESE. 4.8.

BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR

Durante el desarrollo de la presente auditoria no se presentaron acciones que den lugar a registrarlas como Beneficio del Control. 4.9.

RECOMENDACIONES DE AUDITORIA

Al verificar el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, vigencia 2013, se encontró que la ESE. Suroriente presentó un resultado del ejercicio negativo que ascendió a la suma de $339.185.174,36, situación preocupante si se tiene en cuenta que en la vigencia anterior el resultado del ejercicio fue positiva de $129.523.260,57, por lo tanto es prioritario que la Entidad, adopte un Plan de Saneamiento Fiscal y Financiero, con el propósito de sanear sus finanza, medida que debe ser realizada a corto plazo. Respuesta de la Entidad: En respuesta a la Recomendación sobre las fallas detectadas el área Financiera de la Entidad, nos permitimos informar a la Contraloría General del Departamento del Cauca, que la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, en procura de un mejoramiento continuo, aceptamos la Observación de Auditoria, y nos comprometemos a incluir la acción de mejora en el Plan de Mejoramiento, que suscribiremos con respecto del Informe de Auditoria notificado el pasado 18 de julio de 2014 Sin embargo es de aclarar que, de acuerdo a lo comunicado en la Mesa de Cierre de Auditoria, durante la vigencia 2012 la ESE presentó un alto nivel de efectividad en la recuperación de cartera que se tradujo en excedentes financieros y sostenibilidad de los gastos y costos operativos y administrativos. Durante la vigencia 2013 la morosidad en el pago por servicios prestados disminuyó pero los gastos y costos operativos y administrativos no fue posible reducirlos, lo cual originó un déficit de recursos financieros. Análisis de la Contradicción: Mediante oficio S/N de fecha julio 24 de 2014, radicado en este Ente de Control el día 24 de julio del presente año, bajo partida Nº 002658 del SR, con un total de 6.853 olios; la Empresa Social del Estado Suroriente ESE, dentro de la oportunidad legal, ejerciendo el derecho de defensa y contradicción, presenta sus observaciones al informe comunicado mediante oficio DTA CFP- 003038 de Julio 18 de 2014, la cual fue analizada en Página 87 de 88

Mesa de Trabajo de fecha 17 de Julio de 2014, en la que se estableció que: Se acepta la respuesta de la Entidad, sin embargo es prioritario que la Entidad en corto plazo presente el Plan de Saneamiento Fiscal y Financiero, que permita a 31 de diciembre de la vigencia 2014, subsanar las deficiencias presentadas en cuanto a recuperación de cartera y capacidad fiscal.

5. CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS VUGENCIA 2012 TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD

1.ADMINISTRATIVOS 2. DISCIPLINARIOS 3.PENALES 4.FISCALES Obra Pública Prestación de Servicios Suministros Consultoría y Otros 5.SANCIONATORIOS TOTALES (1, 2, 3, 4 , 5y 6) VALOR TOTAL A CARGO

6 0 0 0

PRESUNTO VALOR A CARGO

0

VIGENCIA 2013 CANTIDAD

9 0 0 0

PRESUNTO VALOR A CARGO

0

3 1 0

0

6

9 0

Proyectado por el Grupo Auditor

Julio 28 de 2014

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