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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Division de Auditoria Administrativa Area de EducaciOn, Trabajo y Prevision Social

Informe Final Ministerio de Educacion

Fecha : N° Informe :

17 de octubre de 2011 85/2011

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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA DE EDUCACION TRABAJO Y PREVISION SOCIAL

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DAA N° 1769/2011 REMITE INFORME FINAL N° 85 DE 2011, SOBRE AUDITORIA AL PROGRAMA DE BECAS DE EDUCACION SUPERIOR, OTORGADAS POR EL MINISTERIO DE EDUCACION.

SANTIAGO,

1 7.

nu

11 ,4, 065212

Cumplo con enviar a Ud. para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe serialado en el epigrafe, con el resultado de la auditoria practicada por este Organismo de Control, en la Subsecretaria de Educaci6n.

Saluda atentamente a Ud.,

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POR ORD EL CONTRALOR GENERAL -

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ABOGADO SUBJE'E DIVISION DE AUD1TCRlA A,;i4INISTRATIVA

AL SENOR AUDITOR MINISTERIAL MINISTERIO DE EDUCACION PRESENTE ebf

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04.1,0A

4.

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DAA N° 1768/2011 REMITE INFORME FINAL N° 85 DE 2011, SOBRE AUDITORIA AL PROGRAMA DE BECAS DE EDUCACION SUPERIOR, OTORGADAS POR EL MINISTERIO DE EDUCACION.

SANTIAGO,

17 ET 11

*0652/10

Cumplo con enviar a Ud. para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe selialado en el epigrafe, con el resultado de la auditoria practicada por este Organismo de Control, en la Subsecretaria de Educacion.

Saluda atentamente a Ud.,

RAMIRO ME OZA ZUICHGA CONTRALOR GENERAL DE LA REPUBLICA

AL SENOR MINISTRO DE EDUCACION PRESENTE ebf

MINISTERIO EDUCAc OASINETE tv1INISTR`

.1"T

1 9 OCT 7ni1 ktSERVA00 N° c;Z.C113

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DAA N° 1921/2011

REMITE INFORME FINAL N° 85 DE 2011, SOBRE AUDITORIA AL PROGRAMA DE BECAS DE EDUCACION SUPERIOR, OTORGADAS FOR EL MINISTERIO DE EDUCACION.

SANTIAGO,

1 7 fiC T 1 1

*0 65243

Cumplo con enviar a Ud. para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe senalado en el epigrafe, con el resultado de la auditoria practicada por este Organismo de Control, en la Subsecretaria de Educacion.

Saluda atentamente a Ud.,

ERAL

Doro y Perez Guti?rrez ABOGADO

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N OE AUUrfORIA ADmuSTRATIVA

AL SENOR JEFE UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA MINISTERIO DE EDUCACION PRESENTE ebf

RTE ANTECED

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DAA N° 1770/2011 REMITE INFORME FINAL N° 85 DE 2011, SOBRE AUDITORIA AL PROGRAMA DE BECAS DE EDUCACION SUPERIOR, OTORGADAS POR EL MINISTERIO DE EDUCACION.

SANTIAGO, 1 7. OCT 11*065241

Cumplo con enviar a Ud. para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe serialado en el epigrafe, con el resultado de la auditoria practicada por este Organismo de Control, en la Subsecretaria de Educacion. Sobre el particular, corresponde que esa Autoridad disponga se adopten las medidas pertinentes, en orden a subsanar las situaciones observadas, aspectos que se verificaran en una visits posterior que practique en esa Entidad este Organismo de Control.

Saluda atentamente a Ud.,

ABOCADO SUB.IEFE DIVISION DL

AL SENOR SUBSECRETARIO DE EDUCACION PRESENTE

kmiNisTRATIVA

MINISTERIO DE EDUCACION GABINETE SUBSECRETARIA

bf

9 OCT, 2011 MINUIA

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PMET N° 13060 INFORME FINAL N° 85, DE 2011, SOBRE AUDITORIA AL PROGRAMA BECAS DE EDUCACION SUPERIOR OTORGADAS POR EL MINISTERIO DE EDUCACION.

SANTIAGO,

1 7 OCT 2011

En cumplimiento del Plan Anual de Fiscalizacion de esta Contraloria General para el ano 2011, se efectuo una auditoria al Programa de Becas de Educaci6n Superior del Ministerio de Educacion, ejecutado por la Subsecretaria de Educacion, por el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2010, y a ciertas operaciones relativas al ejercicio 2009.

OBJETIVO Esta fiscalizacion tuvo como proposito efectuar un examen al proceso de otorgamiento y pagos realizados por concepto de Becas de Educaci6n Superior, el que comprendi6 la evaluacion de aspectos de control interno, la comprobacion del cumplimiento de la normativa legal y el examen de cuentas de sus operaciones.

METODOLOGIA La revision se desarrollo de acuerdo con las normas y procedimientos de control de esta Contraloria General e incluyo el analisis de procesos y la identificacion de riesgos de la Entidad, determinandose la realizacion de pruebas de auditoria en la medida que se estimaron necesarias, de acuerdo con dicha evaluacion.

UNIVERSO los antecedentes De acuerdo con consignados en el Sistema de Informacion para la Gestic:i Financiera del Estado, SIGFE, durante el periodo examinado, se ejecutaron gastos por un monto total de MS 136.900.093, de los cuales M$ 57.279.358, corresponden a 62.766 becas de primer ano, asignadas en el proceso ano 2010.

A LA SENORA SUBJEFE DE LA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA PRESENTE RPM/AJS/ebf

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MUESTRA Con el objeto de verificar la documentacion de respaldo, se revisaron operaciones correspondientes a la asignaciOn del beneficio para alumnos de primer an° del proceso 2010, los que ascendieron a M$ 732.548, correspondientes a 727 beneficiarios, lo que equivale al 1,28% del total de las transferencias, segun se indica en Anexo N° 1.

ANTECEDENTES GENERALES en La Subsecretaria de EducaciOn, conformidad con lo dispuesto en el decreto supremo N° 337 de 2010, del Ministerio de Educaci6n, que reglamenta el proceso ano 2010 del otorgamiento de becas de matricula y arancel, financiadas por el item de educacion superior, es el organismo encargado de administrar las Becas Bicentenario, BBIC; Juan Gomez Millas, Nuevo Milenio, BNM; Hijos de Profesionales de la EducaciOn, BHP; Estudiantes Destacados que ingresan a Pedagogia; de Excelencia Academica y de Reparacion. Para hacer efectivo este mandato legal, deben cumplirse una serie de requerimientos de informacion, en especial, los relacionados con los procesos de identificacion y validacion del cumplimiento de los requisitos previos especificos de cada uno de ellos, por parte de los estudiantes que acceden a los procesos de postulacion a traves de la pagina web, quienes ingresan sus antecedentes en el Formulario Unico de Acreditacion Socioeconomica, FUAS. El proceso de becas considera las siguientes etapas: a)

Difusi6n: Orientada fundamentalmente a los estudiantes que egresan de 4' Medio. a sus familias, colegios e Instituciones de Educacion Superior.

b)

Postulacion: Para alumnos que ingresan al 1er afio de educaci6n superior, el cual se inicia el mes de noviembre de cada aria. La postulacion se realiza por Internet a traves del Formulario Unico de Acreditacion Socioeconamica, FUAS.

c)

Analisis de antecedentes: En base a la informacion entregada por el postulante en el FUAS y el resultado de la Prueba de Seleccion Universitaria, PSU, se crea el perfil socioeconomic° del estudiante.

Al respecto, el Ministerio de Educacion. MINEDUC, valida la informacion socioeconornica con organismos externos tales como el Servicio de Registro Civil e Identificacion, SRCeI y el Servicio de Impuestos Internos, SII y. para efectos de la compatibilidad de las becas y/o duplicacion de la entrega del beneficio. se validan los datos con el Ministerio de Planificacion, Mideplan, y la Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas, JUNAEB. d)

Informacion de asignacion de las becas a estudiantes beneficiados e instituciones, a traves de la pagina web, www.becasycreditos.cl , de acuerdo al cronograma informado en la misma pagina al inicio del proceso.

e)

Renovaciones: El proceso 2010, se baso en la reglamentacion contenida en el mencionado decreto N' 337. del ano 2010.

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f) Saldos: Es la proporci6n de beneficios no ocupados por los estudiantes que obtienen una beca, durante el proceso anterior, en determinada Institucion de Educacion Superior, IES. Por ultimo, cabe consignar que el proceso de becas se ejecuto bajo los preceptos de Ia ley N° 20.407 de Presupuestos del Sector POblico ano 2010 y del decreto modificatorio N° 1.344 de 2010, del Ministerio de Hacienda; del citado decreto N° 337, de 2010, del Ministerio de Educacion; de la ley N° 19.992, que establece una pension de reparaci6n y otros beneficios a favor de las victimas afectadas por violaciones a los derechos humanos y del decreto N° 32 de 2005, del Ministerio de Educacion, que reglamenta el otorgamiento de los beneficios educacionales contemplados en Ia precitada ley N° 19.992, sobre pension de reparacion y otorgamiento de beneficios.

RESULTADO DEL EXAMEN El resultado del examen fue puesto en conocimiento del Servicio a traves del Preinforme de Observaciones N° 85 de 2011. En tanto, Ia Subsecretaria de Educacion, mediante el Oficio N° 665, de 12 de septiembre de 2011, dio respuesta a las observaciones, de cuyo analisis se da cuenta en el presente Informe Final.

I. PRESUPUESTO Segun Ia ley N° 20.407 de Presupuestos del Sector PUblico del alio 2010, se asignaron recursos al programa de Becas de Educacion Superior por un monto de M$ 132.129.142, el cual se incremento mediante el decreto N° 1.344 de 2010, del Ministerio de Hacienda, por M$ 4.771.454, alcanzando, como se indicara anteriormente, un total de M$ 136.900.596 para Ia ejecucion del programa, durante el period° 2010, segOn se consigns: Table N° 1: Presupuesto asignado por tipo de beca.

0/0 Nombre Beca

Monto en M$

sobre Total

ModificaciOn Segim Decreto NOmero 1.344/19.08.10 en M$

Presupuesto Modificado al 1 31.12. M$0 en

ok Sobre Total

63.740.016

48,24%

14.583.425

78.323.441

57,21%

2.309.084

1,75%

104.541

2.413.625

1,76%

39.483.500

29,88%

- 6.542.118

32.941.382

24,06%

3.673.046

2,78%

1.017.650

4.690.696

3,43%

Beca Pedagogia

1.106.458

0,84%

- 301.674

804.784

0,59%

Becas de Reparacion Beca Excelencia Academica y Puntaje PSU

7.919.287

5,99%

- 2.666.178

5.253.109

3,84%

13.897.751

10,52%

- 1.424.192

12.473.559

9,11%

100%

4.771.454

Bicentenario Juan Gomez Millas Nuevo Milenio Hijos de Profesionales de la Educacion

Total

132.129.142

136.900.596

100%

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A su vez, de acuerdo con los antecedentes obtenidos del Sistema de Informacion para la Gestion Financiera del Estado, se ejecutaron gastos ascendentes a M$ 136.900.093, al 31 de diciembre 2010.

II. ASPECTOS DE CONTROL INTERNO Las principales observaciones determinadas en el examen, dicen relacion con las siguientes materias: 1. Falta de oportunidad en dictar los decretos de distribucion de recursos Al respecto, se observ6 que no existen los mecanismos necesarios que permitan contar con los decretos de distribuciOn de recursos asociados a las becas de educacion superior en forma oportuna, de modo que las transferencias a las Instituciones de Educacion Superior se realizan sin que existan los correspondientes actos administrativos que las aprueben. En su oficio de respuesta, la Subsecretaria manifiesta que todos los decretos de asignaciOn de becas del ario 2010 tienen fecha de emision en el mes de agosto del mismo aria, tanto para los estudiantes nuevos como para los renovantes, esto, porque estuvieron sujetos a la aprobaci6n del incremento presupuestario requerido para proceder a su curso. Al respecto, esta Contraloria General mantiene la observacion, puesto que lo anteriormente descrito no justifica que las transferencias a las Instituciones de Educacion Superior, hayan sido realizadas sin los respectivos actos administrativos aprobatorios, situacion que transgrede las disposiciones contenidas en el articulo 7°, sobre principio de celeridad previsto en la ley N° 19.880, de Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los Organos de la Administracion del Estado.

2. Resguardo de la documentaci6n de respaldo En relacion con este punto, se observo la inexistencia de normativa interna que sefiale el period() que las Instituciones de Educacion Superior deben mantener los documentos de respaldo presentados por los alumnos, que acreditan lo informado en el Formulario Unico de Postulacion Socioeconbmica, observandose la destruccion de antecedentes sobre la materia. En este acapite, el Ministerio reconoce que efectivamente no existe normativa que indique explicitamente el period() de tiempo en que las Instituciones de Educacion Superior deben mantener los documentos de respaldo presentados por el alumno para ser auditados posteriormente. Anade, que la materia se incorpor6 en las modificaciones al Reglamento de Becas de Educacion Superior, para el ano 2012, el que sera formalizado en diciembre 2011, motivo por el cual se mantiene la observacion, hasta que se concrete la medida anunciada, situacion que sera verificada en una proxima auditoria.

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3. Falta de normas en relacion a la asignaci6n de notas Sobre el particular, se constat6 que la Division de Educaci6n Superior no dispone de normativa interna relacionada con la asignaciOn y calculo de los promedios de ensefianza media, utilizados en los procesos de postulacion y asignacion de beneficios. En este orden de ideas, corresponde precisar que existen tres notas diferentes, a saber: a) Las asignadas por el Registro de Estudiantes de Chile, RECH. b) Las asignadas por el Departamento de Evaluacion, Medici6n y Registro Educacional, DEMRE c) Las asignadas por las Instituciones de Educaci6n Superior al momento de la matricula. Ahora bien, la falta de reglamentacion sobre la materia, impide determinar correctamente la nota real de un alumno a una fecha determinada, a fin de exigir Ia observancia de los requisitos de las evaluaciones establecidas segun las respectivas becas que asi lo requieran. En su oficio de respuesta, la Subsecretaria manifiesta que el proceso de asignacion de becas considera requisitos socioeconomicos y academicos, el Ultimo de los cuales corresponde al promedio de notas de Enserianza Media del estudiante. Dicho antecedente, es un insumo mas para el proceso de asignacion, en consecuencia, no corresponde a Ia Division de Educaci6n Superior el calculo de dicho promedio, debido a que no esta dentro de sus competencias. Made, que existen diferentes fuentes que actualmente capturan las notas del estudiante; MINEDUC (Registro de Estudiantes de Chile, sistema RECH, actualmente Ilamado SIGE) y el DEMRE, quien solicita las notas para el calculo necesario para el proceso de admisiOn a Educacion Superior. Agrega, que ambos sistemas utilizan metodologias diferentes para su calculo. En efecto, mientras el SIGE lo hace a partir de las notas finales de cada curso (primero a cuarto medio), el DEMRE lo hace respecto a la totalidad de los ramos desde primero hasta cuarto medio. La consecuencia de ello, es que un mismo estudiante, puede tener notas diferentes dependiendo del insumo utilizado. Asimismo, indica que respecto al proceso de Becas, tal como lo seriala la Guia de Procesos de Asignacion y Renovacion, documento entregado a las Instituciones de Educacion Superior, compendio de los procesos del ario, se establece un procedimiento de asignacion que regula Ia prioridad de como sera determinado el promedio de notas. Analizados los antecedentes, esta Contraloria General mantiene la observacion, toda vez que Ia Subsecretaria no ha determinado la normativa o el criterio de prevalencia que aplica respecto a Ia determinacion del porcentaje sobre la asignacion de notas.

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III. EXAMEN DE LAS OPERACIONES 1. Incumplimiento del tramite de toma de razor) En primer termino, se observe que el Ministerio de Educaci6n no remiti6 a este Organismo de Control, para el tramite de toma de razor), los decretos que autorizan pagos por M$ 25.015.521, correspondientes al otorgamiento de becas de educaci6n superior, incumpliendo lo previsto en la resolucion N° 1.600 de 2008, de esta Contraloria General, articulo 8 - . numeral 8.5, que senala que estaran sujetos a toma de razor', todas las transferencias de recursos, con o sin convenio, por un monto superior a 5.000 unidades tributaries mensuales (Anexo N' 2). Asimismo, se verifico que si bien el MINEDUC emitiO los decretos relativos a transferencias por MS 111.844.571, estos no fueron dictados oportunamente. En efecto, los aludidos decretos fueron remitidos a control de legalidad, el 7 de diciembre de 2010, y retirados el 6 de enero de 2011, para realizar las correcciones pertinentes, de acuerdo con lo senalado por el Servicio, sin que hayan sido reingresados hasta la fecha del Preinforme de Observaciones. De igual mode, se debe hacer presente que el decreto por el cual debia regirse el proceso de las becas en comento, fue emitido con fecha 26 de agosto de 2010, en circunstancias que la mencionada ley N' 20.407. en su partida 09: capitulo 01. programa 30, glosa N' 3, previene que dicho programa sera reglamentado por decreto del Ministerio de Educacion suscrito, adernas, por el Ministerio de Hacienda, el que debera dictarse antes del 31 de diciembre de 2009, situaciOn que en la especie no ocurrio, sino que despues de ocho meses de la fecha exigida. En suma. el Ministerio de Educacion transfiri6 recursos por M$ 136.895.105, por concepto de becas de educacion superior equivalentes al 99,9% del presupuesto asignado para el ario 2010, sin contar con las formalidades exigidas por la ley. En su respuesta, el Subsecretario consigna que los decretos correspondientes al otorgamiento de pages por MS 25.015.521. se encuentran exentos del control de legalidad para todas las becas de arancel, esto porque el criterio aplicado para confeccionar el documento, debidamente validado por la estructura legal interna, fue en base a que la suma total del monto a transferir de un beneficio en particular para una determinada Institucion, no superara las 5.000 UTM.

Asimismo, indica que los decretos relatives a transferencias por M$ 111.844.571. fueron emitidos en el mes de agosto del atio 2010. fecha en que se emite el decreto que increments el Presupuesto y permite cursar los documentos a tramitar. Luego, el retardo se deberia a que estos son enviados para visacion a otros organismos, lo que implica mayor tiempo para aprobaciones internas legales y presupuestarias, entre otras.

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