Escuela Universitaria de Enfermería “Dr. Dacio Crespo” de Palencia Adscrita a la Universidad de Valladolid Profesor: Tomás Salvador Fuentes - Web: tomassalvador.wordpress.com Email: [email protected]

“Informática II” Apuntes 1 – INICIACIÓN A EXCEL

Iniciación a Microsoft Excel El programa que nos ocupará a continuación, Microsoft Excel, nos permite representar información de cualquier tipo en forma tabulada, así como realizar operaciones de cálculo sencillas y complejas. Además podemos representar gráficamente cualquier información que queramos. Todo ello desde nuestro nivel de usuario de nivel inicial. Al igual que ocurre con Microsoft Word, el programa Excel deberemos localizarle dentro de Microsoft Office, siendo las versiones disponibles actuales: Office 2000, Office 2002 ó XP, Office 2003, Office 2007 y el reciente Office 2010. Como siempre hemos dicho, las operaciones básicas que sepamos hacer con cualquiera de ellos, se harán de forma casi idéntica en el resto de versiones.

Definición y descripción de una hoja de cálculo Lo primero es abrir el programa, localizando su icono (una X de color verde) que tendremos en el escritorio o dentro del botón “Inicio” de Windows Según se abre el programa, nos fijamos en la pantalla inicial que será parecida a la siguiente (Recordar que todo lo que se trata en este texto hace referencia a la versión 2003 de Excel):

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“Informática II” Apuntes 1 – INICIACIÓN A EXCEL Podemos distinguir los siguientes elementos: ♣ Las típicas barras de título y barra de menú como en todos los programas que utilicemos: La barra de título siempre nos muestra el nombre del programa y el nombre del archivo que estamos creando, en este caso se llama “Libro1” pero cuando le guardemos le podemos poner el nombre que queramos ♣ Las barras de herramientas: En este caso tenemos las dos barras típicas de todos los programas, la barra estándar que comienza con el icono de la hoja en blanco, la carpeta para abrir, etc. y la barra de formato que comienza con la palabra “Arial”. Tenemos una barra más debajo de estas dos, la llamada barra de fórmulas, que muestra el contenido de cada celda y a la izquierda muestra la celda en la que nos encontremos en cada momento. En esta imagen nos damos cuenta que estamos situados en la celda A1 y que la barra de fórmulas no tiene nada escrito ya que la celda está vacía ♣ Si seguimos mirando más abajo nos encontramos con los nombres de filas y columnas. Todo en Excel son celdas y para referirnos a ellas debemos identificarlas según su fila y su columna. Las filas se numeran desde el 1 al 65536 y las columnas se nombran desde la “A” hasta la “IV”. Se forma general se comienza siempre a trabajar desde la celda A1. ♣ Para desplazarnos por las celdas podemos hacer uso del ratón pulsando a aquella a la que queramos ir, o bien hacer uso de las barras de desplazamiento tanto verticales como horizontales. Las vemos en la parte inferior derecha de la pantalla. Igualmente podemos ir de celda en celda pulsando las teclas de dirección del teclado. ♣ Si nos fijamos en la parte derecha de la pantalla vemos el llamado panel de tareas. Se usa para facilitar tareas como crear nuevos libros de Excel, abrir libros existentes o guardar libros hechos. Nunca suelo contar nada de ese panel por compatibilidad con las versiones anteriores del programa, así que siempre le cerramos al abrir Excel. ♣ Por último nos fijamos en la parte inferior de la ventana donde vemos 3 hojas: hoja 1, hoja 2 y hoja 3. Cuando trabajamos con Excel estamos creando un libro con 3 hojas de cálculo de las cuales siempre se suele usar la hoja 1. Tiene sentido usar el resto de hojas cuando estamos haciendo un trabajo más complejo en el que por ejemplo queremos reflejar información a lo largo de los distintos meses del año y en ese caso podríamos tener una hoja para la información de cada uno de ellos; o el caso en que tengamos que poner las notas de unos alumnos y queramos hacer una hoja para cada uno de los grupos de la asignatura; etc. Cada cual tendrá unas necesidades y tiene la posibilidad de usar una hoja o varias. Siempre estamos trabajando en la hoja cuya solapa esté de color blanco

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“Informática II” Apuntes 1 – INICIACIÓN A EXCEL Una vez que hemos visto todo esto, podemos modificar el zoom de la ventana de tal modo que veamos un poco más grande la zona de trabajo. Igualmente para ganar espacio podemos cerrar el panel de tareas. Con esas dos operaciones nuestra ventana quedará de la siguiente forma:

Nos damos cuenta de dónde está el zoom. Le hemos puesto a 150% para ver un poco más grande la hoja de trabajo. Si necesitásemos trabajar con más celdas, modificaríamos el zoom para intentar verlas todas a la vez en pantalla. Igualmente no fijamos que de entre todas las celdas, siempre hay una que tiene un borde más oscuro alrededor suyo. Es la celda activa, es decir, aquella con la que estamos trabajando en cada momento. Vemos que cuando tengamos una o varias celdas seleccionadas, nos aparecerá su nombre a la izquierda de la barra de fórmulas y también se iluminan en color naranja el número de fila y el nombre de columna de modo que sea más fácil saber dónde nos encontramos.

Guardar y abrir libros con Excel Es fundamental saber guardar todo lo que hagamos con Excel, al igual que con el resto de programas que usemos. De nada vale trabajar si al final todo el trabajo que he hecho le pierdo por no guardarle o por guardarle en cualquier sitio y luego no acordarme dónde. Para guardar un libro de Excel hacemos uso del icono del disquete que se encuentra en la barra de herramientas estándar. Es el tercer icono empezando por la izquierda:

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“Informática II” Apuntes 1 – INICIACIÓN A EXCEL

Lo fundamental es seguir los 3 pasos que se marcan en la imagen anterior: ♣ Lo primero es elegir dónde voy a guardar el libro de Excel. Lo puedo guardar en la carpeta “Mis documentos” o en cualquier otro lugar siempre y cuando sepa dónde. ♣ A continuación me preocupo de dar un nombre al libro. Aquí no ocurre como en Word, que se nombra el documento con la primera línea del texto, de modo que a mal andar sería fácil saber cuál es cada uno. En este caso el nombre “Libro1” no describe nada del contenido del libro de Excel, así que debemos darle un nombre claro de modo que cuando le veamos sepamos de qué trabajo se trata. ♣

Por último pulsamos el botón “Guardar”.

Con esto el libro queda guardado dónde hayamos dicho y con el nombre que hayamos dicho. El resto de veces que pinchéis el icono del disquete ya no saldrá esta ventana. Si queremos volver a verla, deberemos usar la opción “Archivo” – “Guardar como”.

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“Informática II” Apuntes 1 – INICIACIÓN A EXCEL Para abrir sería algo parecido. Pinchamos el icono de la carpeta en la barra de herramientas estándar (el segundo icono empezando por la izquierda) y nos aparece una ventana semejante a la anterior para que elijamos el nombre del libro que queremos abrir. En nuestro ejemplo abriríamos el libro “Ventas de ordenadores” que habíamos guardado en “Mis documentos”:

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