INSTITUTO MEDITERRANEO DE ESTUDIOS DE PROTOCOLO (IMEP) Informe de Auditoría Nº EXPEDIENTE: 2013/0480/ER/01

Nº INFORME: 3

TIPO DE AUDITORÍA: 1ª Seguimiento

NORMA DE APLICACIÓN: UNE-EN ISO 9001:2008

Requiere envío de PAC a AENOR:

SI 

NO 

Fecha de realización de la Auditoría: 2014-07-17

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1.

DATOS GENERALES

A. DATOS DE LA ORGANIZACIÓN

Nombre de la Organización

INSTITUTO MEDITERRANEO DE ESTUDIOS DE PROTOCOLO (IMEP)

Dirección

CL SALAZAR ALONSO, 31 ENTLO. DCHA. 03203 - ELCHE(ALICANTE) España

Representante de la Organización (nombre y cargo)

Dña. Concepción ALHAMA RODRÍGUEZ (DIRECCIÓN)

B .EQUIPO AUDITOR Función

Nombre

Iniciales

Auditor Jefe

Dña. Mª del Mar RAVELO MOLINA

MRM

C. MODIFICACIONES SOBRE EL ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN, SI PROCEDE

No se detectan modificaciones sobre el alcance de la auditoria.

D. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA Los objetivos de la auditoría son: determinar la conformidad del sistema de gestión de la organización / empresa auditada con los criterios de auditoría, evaluar su capacidad para cumplir con los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables, así como evaluar su eficacia para cumplir los objetivos especificados y cuando corresponda, identificar posibles áreas de mejora. (Si procede, añadir objetivos específicos de la presente auditoría) Se Indicará en el resumen de auditoría si se ha producido cualquier situación durante la auditoría que haya afectado a la consecución de sus objetivos (imposibilidad de evaluar una actividad, centro, requisito…)

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2. RESUMEN EJECUTIVO DE AUDITORÍA Durante el curso 2013/2014 se ha llevado a cabo la siguiente oferta formativa: Cursos oficiales:  1º y 2º Grado en Organización en eventos, protocolo y relaciones institucionales  Master oficial  Adaptación a Grado Oficial. Cursos propios:  Master on line en Comunicación corporativa, protocolo y asesoría en imagen  Experto en Organización de eventos, protocolo y comunicación on line  Experto en Asesoría de imagen, coaching y gestión del talento profesional. Cambios significativos del sistema con respecto a la anterior visita: No se detectan cambios significativos con respecto a la anterior visita. Conclusiones sobre el cumplimiento de los objetivos de la auditoría y la eficacia del sistema de gestión. Se evidencia que el sistema está adecuadamente implantado y mantenido en relación a los requisitos de la norma, aunque se ha detectado una no conformidad para la cual la organización deberá presentar el correspondiente plan de acciones correctivas. En relación al estudio de satisfacción se evidencia un aumento de las valoraciones en relación al pasado curso siendo los datos medios del 2013/2014 de 7,83 y 8,61 puntos sobre 10 para 1º y 2º grado oficial en Organización de Eventos, Protocolo y Relaciones Institucionales, así como de 8,19 para los alumnos del curso de adaptación a grado. Se consideran cumplidos al 100% los objetivos establecidos en 2013/2014 relativos a:  Mantener los alumnos matriculados  Aumentar en 2 cursos la oferta formativa  Mejorar la satisfacción e implicación , comunicación de los empleados Para el 2014/2015 se han planteado los siguientes objetivos:  Mantener los alumnos matriculados respecto al curso 2013 y 2014.  Mejorar el posicionamiento en relaciones externas con respecto al curso 2013 y 2014. Aumentar la presencia de IMEP en foros, congresos y ferias.  Mejorar y potenciar la formación online de nuestros estudios.  Potenciar las prácticas de l alumnos, realizar un mínimo de 4 eventos reales durante el curso. Puntos fuertes: En proceso de creación del Plan estratégico IMEP 2014-2015. Las mejora de la comunicación interna y puesta en común de nuevo proyectos o desarrollo de ideas. Oportunidades de mejora:  

Se debe mejorar el análisis en relación al resultado de algunas encuestas de satisfacción para el curso 2014/2015 para los cursos propios. Incorporar nuevos indicadores aprovechando el cuadro de indicadores IMEP.

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    

Incluir en la IT 1 PR06 Admisión y matricula la parte del proceso de reserva y prescripción. Incorporar al sistema documental el documento “guía de estudios” y “guía docente de la asignatura” En relación a las posibles visitas y eventos a realizar con los alumnos en horario lectivo se debería mejorar su planificación y documentación. Considerar incorporar el cronograma previsto de la signatura al documento de seguimiento de la programación docente, con el objeto de mejorar la trazabilidad y el control de la realización del temario a lo largo del curso. Mejorar y potenciar el uso del aula virtual.

Observaciones: 1. Puntualmente no se ha planificado la realización de la encuesta para el master online. 2. Se detecta errata en la codificación del formato “calendario académico” en el IT3-PR06. 3. Puntualmente la docente R.T. no está incluida en el listado de proveedores/docentes, si bien si en la relación de profesores. Listado de documentos del SGC Se adjuntan al presente informe los siguientes documentos: Obligatorios en todos los Sistemas: Matriz de actividades de auditoría. Anexo Centros visitados (emplazamientos fijos y/o temporales) Listado de participantes Hoja de Datos (no procede en GFS) Listado de documentos en vigor Listado de legislación aplicable No Obligatorios en todos los Sistemas: Listado de proyectos (obligatorio en I+D+i) Listado de proyectos obras y/o servicios (en 9001/14001) Otros:

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4. CUADRO DE NO CONFORMIDADES Ref. N. C.

1

DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD

Apdo. Norma

a) En relación a la asignatura Catering y Restauración del 2º curso de Grado 7.5.1. Oficial se detecta que:

Categoría N. C.

MENOR

1. No hay registro de asistencia los días 28-03-2014 y 23-05-2014 sin que se disponga de justificación. Así mismo se detecta la realización de dos salidas durante las horas lectivas del curso sin que se disponga de evidencias del control de asistencia. (consejo Regulador DO vinos Alicante y Semana Gastronómica Restaurante Ya.) 2. En contra de lo indicado en la programación docente de la asignatura no se puede evidenciar que se haya evaluado la asistencia obligatoria como criterio para superar la asignatura, así mismo no se ha establecido un % mínimo de asistencia. 3. En contra de lo indicado en el cronograma de la “guía docente de la asignatura”, se detecta que en el seguimiento mensual de febrero se ha incluido un tema el cual no estaba previsto en la Programación Docente, sin evidencia de comentarios o justificación al respecto. 4. En contra de lo indicado en la programación docente se detecta modificación de los criterios de realización de la prueba final (sustituyendo el examen por un resumen) sin que se haya justificado dicha decisión. b) Para la asignatura Legislación Protocolo del 2º semestre de 2º curso del Grado Oficial se detecta que no se ha definido el criterio para puntuar con 0, 0,5 o 1 en relación al 10% de la nota en función de la asistencia. Nota 1: Para todas las NC descritas en esta tabla, será necesario que la Organización establezca y documente las acciones correctivas pertinentes. Nota 2: Aunque puedan existir apartados / subapartados que se auditen conjuntamente (cuando así lo indique la Matriz de Actividades), las NC se asignarán al subapartado específico en el que se detectan.

EL REPRESENTANTE DE LA ORGANIZACIÓN

EL EQUIPO AUDITOR

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6. DISPOSICIONES FINALES 1. Las observaciones y no conformidades han sido aclaradas y entendidas. 2. Teniendo en cuenta las no conformidades indicadas en este informe, si fuese necesaria la presentación del Plan de Acciones Correctivas, la Organización se compromete a enviarlo a AENOR en 30 días naturales a partir de la fecha de emisión del informe de auditoría, con la información requerida por la Guía para la elaboración del plan de acciones correctivas. Envio PAC al correo: [email protected] 3. Indicar las no conformidades del presente informe a las cuales la organización tiene intención de presentar apelación. En este caso, la organización deberá enviar a AENOR la justificación y evidencias documentales necesarias para su valoración por los servicios de AENOR: 4. Se indican a continuación los comentarios del equipo auditor sobre el cierre de las no conformidades detectadas en la anterior auditoría: correctas. 5. El equipo auditor informa que esta auditoría se ha realizado a través de un muestreo por lo que pueden existir otras no conformidades no identificadas en este informe. 6. Durante la auditoría se ha comprobado el uso de la marca correspondiente a la/s Norma/s auditada/s,,identificándose en el presente informe cualquier desviación que pudiera haberse detectado al respecto. 7. Las no conformidades pueden referirse a incumplimientos de los requisitos de la norma de referencia aplicable, o de cualquier otro requisito establecido en el Sistema de Gestión de la Organización. 8.

Se acuerda con la Organización, las siguientes fechas para la realización de la próxima auditoría: JULIO 2015

Fecha próxima auditoría: Fecha expiración del actual certificado: (no cumplimentar en Fase I / Fase II)

9.

2016-07-29

Comentarios si procede, sobre la planificación de la próxima auditoría (a cumplimentar por el Auditor Jefe):

10. Con antelación a la realización de la próxima auditoría, se determinarán en el Plan de Auditoría los centros a visitar y la planificación de actividades prevista.

11. Una vez concedida la Certificación, la organización se compromete a poner a disposición de AENOR durante la realización de las auditorías la documentación vigente del Sistema de Gestión. 12. Para cualquier aspecto relacionado con el proceso de certificación, la organización puede dirigirse al Técnico Responsable de su Expediente (TRE). RAVELO MOLINA, MARIA DEL MAR

En

ELCHE

, a 17 de JULIO

El Representante de la Organización

de 2014

El Equipo Auditor

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1 CENTRO

DIA

1) HORA

10:30 13:30

13:30 14:30. 14:30 15:00 PROCESO/ DEPARTAMENTO/ AUDITOR DOCUMENTO/ ACTIVIDAD

8:15 10:30

1 DIRECCIÓN SISTEMA DE GESTIÓN. DISEÑO Y PROCESO DE FORMACIÓN

UNE-EN ISO 9001:2008

X X X

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8:00 8:15

X X X X X 8.2.1 Satisfacción del cliente 8.2.2 Auditoría Interna 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del producto 8.3 Control, del producto no conforme 8.4 Análisis de datos 8.5 (8.5.1, 8.5.2 y 8.5.3) Mejora Continua. Acción correctiva. Acción Preventiva

Reunión inicial 8.1 Generalidades

X

7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición

7.5 (7.5.1 a 7.5.5) Producción y prestación del servicio

7.4 Compras

7.3 Diseño y desarrollo

7.2 Procesos relacionados con el cliente

7.1 Planificación de la realización del producto

6.4 Ambiente de trabajo

6.3 Infraestructura

6.2 Recursos Humanos

6.1 Provisión de recursos

5 (5.1 a 5.6) RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

4.2 Requisitos de la documentación

4.1 Requisitos generales

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ANEXO CENTROS VISITADOS

CENTRO 1:

DIRECCIONES CENTROS AUDITADOS (Detallar la dirección de los centros indicados en la Matriz de Actividades)

DIRECCIÓN: CL SALAZAR ALONSO, 31 ENTLO. DCHA., 03203 - ELCHE, (ALICANTE)

ANEXO - MATRIZ AUDITORÍA

X X X X X X X X

X X X X X

Elaboración del informe de auditoría por el equipo auditor

Reunión final

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ANEXO RELACIÓN DE PARTICIPANTES (marcar con X el tipo de participación) Nombre y apellidos

Departamento o cargo

Reunión inicial

Auditoría

Reunión final

X

X

Dña. Concepción ALHAMA RODRÍGUEZ

DIRECCIÓN

X

Dña Laura HERRERO

RESPONSABLE DE CALIDAD

X

D. Joaquin SÁEZ

JEFE DE ESTUDIOS

X

Dña. Aranzazu VICEDO

SECRETARIA ALUMNADO

X

D. Julio CORTÉS

CONSULTOR

X

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X

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X

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ANEXO HOJA DE DATOS DATOS GENERALES

Modificaciones identificadas en auditoría (planificación y/o realización)

Nombre de la Organización Factoría/Planta/Delegación Domicilio Social C.I.F. Grupo (si aplica) Correo electrónico Representante de la Dirección

INSTITUTO MEDITERRANEO DE ESTUDIOS DE PROTOCOLO (IMEP)

Nombre Cargo Teléfono Fax Correo electrónico Dirección General

Dña. Concepción ALHAMA RODRÍGUEZ

Nombre Cargo

CL SALAZAR ALONSO, 31 ENTLO. DCHA., 03203 - ELCHE, (ALICANTE) B53342739 [email protected]

DIRECCIÓN 965459538 965421530 [email protected] Concepción ALHAMA RODRÍGUEZ DIRECCIÓN

Modificaciones identificadas en auditoría (planificación y/o realización)

ALCANCE DEL CERTIFICADO (añadir tantas filas como traducciones sean necesarias)

Norma de referencia Alcance Español

Alcance Inglés

UNE-EN ISO 9001:2008 Diseño, desarrollo e impartición de formación universitaria oficial de grado, curso de adaptación a grado, master en organización de eventos, protocolo y relaciones institucionales, y formación no oficial en las áreas de comunicación, marketing, organización de eventos, protocolo, relaciones institucionales y asesoría de imagen. Design, development and delivery of official university degree, adaptation course to bachelor degree, master's degree in event management, protocol and institutional relations, and non-formal education in the areas of communication, marketing, event management, protocol, institutional relations and image consulting.

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Procesos subcontratados (mencionar procesos)

Productos/Proyectos Modificaciones identificadas en auditoría (planificación y/o realización)

CENTROS DE ACTIVIDAD Y Nº PERSONAS Pers Prop 6

Emplazamientos permanentes a incluir en el certificado (añadir tantas filas como sean necesarias)

CL SALAZAR ALONSO, 31 ENTLO. DCHA.. 03203 - ELCHE (ALICANTE)

Emplazamientos temporales

Pers Subc 25

Nº Centros:

Total personas implicadas en el alcance del certificado: Total personas que realizan la misma actividad: Personal estacional Nº Personas: Periodo: Personal a tiempo parcial Nº Personas: Duración jornada: Personal en turnos Nº Personas: Nº turnos: Distribución personal por área Producción:

Comercial:

Admón:

Nº Centros:

Profesores):

Modificaciones identificadas en auditoría (planificación y/o realización)

ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL ESQUEMA AUDITADO Indicar los apartados de la Norma en los que se realizan exclusiones Reglamentación aplicable al alcance del certificado El representante de la empresa

El representante de AENOR

Fdo:

Fdo:

Fecha: 2014-07-17

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Pers Subc

Ámbito geográfico (Local / Nac / Internac):

Modificaciones identificadas en auditoría (planificación y/o realización) Total personas implicadas en el alcance del certificado 32 Total personas que realizan la misma actividad 25 Personal estacional Nº Personas: Periodo: Personal a tiempo parcial Nº Personas: Duración jornada: Personal en turnos Nº Personas: Nº turnos: Distribución personal por área Producción Dirección: 1 25 Comercial: 1 Admón: (Jefe Estudios-

OTROS DATOS SOBRE EL PERSONAL DE LA ORGANIZACIÓN

Dirección:

(añadir tantas filas como sean necesarias)

Emplazamientos temporales

Ámbito geográfico (Local / Nac / Internac):

Pers Prop

Indicar posibles modificaciones en los centros

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