SUBSECRETARÍA DE TRANSPORTES PROGRAMA DE FISCALIZACIÓN SISTEMA UNIFICADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE LA BITÁCORA DE RECORRIDO

Uso interno Programa de Fiscalización

Código: Fecha:

I-PF-NC-R-IT-UB Noviembre 2010

Versión:

0.1

1.0 DOCUMENTO

1.1

DISTRIBUCIÓN La distribución de este documento es la que se indica a continuación COPIA Nº: 1 2 3 4 5 6

DISTRIBUIDO A: Secretario Ejecutivo Programa Nacional de Fiscalización Área Operaciones Área Regional Área Logística Área Legal Área de Coordinación y Prevención

2.0

OBJETIVO El presente procedimiento tiene por objeto establecer los requisitos para el uso de la Bitácora de Recorrido que deben portar los vehículos del Programa Nacional de Fiscalización.

3.0

ALCANCE Bitácora de Recorrido de los vehículos del Programa Nacional de Fiscalización

4.0

RESPONSABILIDADES El Encargado de Logística y sus superiores jerárquicos directos, serán los responsables de la implementación y ejecución de este procedimiento.

Fecha 03/11/2010

Generador por: Nombre: Claudio Signorelli G. Cargo: Encargado Logística

Revisado por: Nombre: Sergio Alvarez A. Cargo: Encargado Gestión y P. P.

Aprobado por: Nombre: Jerko Juretic D. Cargo: Secretario Ejecutivo.

Uso interno Programa de Fiscalización

SUBSECRETARÍA DE TRANSPORTES PROGRAMA DE FISCALIZACIÓN SISTEMA UNIFICADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE LA BITÁCORA DE RECORRIDO 5.0

Código: Fecha:

I-PF-NC-R-IT-UB Noviembre 2010

Versión:

0.1

CAMPOS A LLENAR EN LA BITÁCORA Y SU SIGNIFICADO A continuación se muestra un facsímil de la Bitácora de Recorrido: Patente:

N° FECHA USUARIO DESTINO KM.INICIAL KM.FINAL HR.INIC HR.TERM

Pág.

FIRMA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 El contenido de cada uno de los campos, se detalla a continuación: 5.1

Fecha Indicar día, mes, y año en el siguiente formato: (Ej.: 19/11/09)

5.2

Usuario Indicar el código del conductor y de su acompañante. (Ej. 303/340), siendo, siempre, el primer código digitado el correspondiente al conductor. Si el conductor no tiene asignado un código, debe ingresar su nombre y apellido.

5.3

Fecha 03/11/2010

Destino En este campo se debe indicar el para “que” está siendo usado el vehículo y la dirección de destino si es factible incluirla.

Generador por: Nombre: Claudio Signorelli G. Cargo: Encargado Logística

Revisado por: Nombre: Sergio Alvarez A. Cargo: Encargado Gestión y P. P.

Aprobado por: Nombre: Jerko Juretic D. Cargo: Secretario Ejecutivo.

SUBSECRETARÍA DE TRANSPORTES PROGRAMA DE FISCALIZACIÓN SISTEMA UNIFICADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE LA BITÁCORA DE RECORRIDO

Uso interno Programa de Fiscalización

Código: Fecha:

I-PF-NC-R-IT-UB Noviembre 2010

Versión:

0.1

A continuación se muestran algunos ejemplos: a. Punto de Control: Indicar “Punto de Control” y la dirección o la intersección de dos calles y la comuna. b. Traslado de Inspectores a sus domicilios: se debe indicar “Traslado Inspectores”. c. Supervisión: se debe indicar “Supervisión”. d. Fiscalización Establecimientos: Se debe indicar “Fiscalización Establecimientos”. e. Fiscalización denuncias: se debe indicar “Fiscalización Denuncias”. f. Traslado a taller: Se debe indicar nombre del taller y dirección o la intersección de dos calles y la comuna. g. Traslado a bomba de combustible: Se debe indicar “Copec” y la dirección o la intersección de dos calles y la comuna. h. Etc. Se reitera la idea general, que es señalar el para “que” está siendo usado el vehículo y la dirección de destino si es factible incluirla. 5.4

Kilometraje Inicial Se debe ingresar el kilometraje que marca el odómetro al momento de tomar el vehículo. Este dato, corresponde al total de kilómetros recorridos por el vehículo desde su fabricación y se obtiene del odómetro del vehículo que se encuentra en el tablero. No confundir con el TRIP que mide un kilometraje parcial. Prestar atención a que el kilometraje inicial debe coincidir con el kilometraje final de la línea anterior. En caso que sea diferente, llenar las dos primeras columnas: fecha y usuario y a continuación anotar: “Kilometraje inicial no coincide con el final anterior” y formalizar el hecho, llenando el formulario: “Informe de Incidentes” que debe solicitar al personal de logística. Luego continuar con el llenado normal en la línea siguiente.

5.5

Kilometraje Final Al terminar su cometido debe indicar el kilometraje final que indica el odómetro estando el vehículo ya estacionado en base. Cabe recordar nuevamente la recomendación de asegurarse que el kilometraje registrado corresponda a lo que indica el odómetro y no el TRIP.

5.6

Hora de inicio Indicar la hora inicial en que tomó el vehículo para salir a su cometido. La hora debe escribirse en el formato de 24 hrs. es decir después de las 12 hrs. sigue las 13 hrs. hasta las 24 hrs. No usar el formato AM o PM que induce a errores de interpretación.

Fecha 03/11/2010

Generador por: Nombre: Claudio Signorelli G. Cargo: Encargado Logística

Revisado por: Nombre: Sergio Alvarez A. Cargo: Encargado Gestión y P. P.

Aprobado por: Nombre: Jerko Juretic D. Cargo: Secretario Ejecutivo.

SUBSECRETARÍA DE TRANSPORTES PROGRAMA DE FISCALIZACIÓN SISTEMA UNIFICADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE LA BITÁCORA DE RECORRIDO

6.0

Uso interno Programa de Fiscalización

Código: Fecha:

I-PF-NC-R-IT-UB Noviembre 2010

Versión:

0.1

5.7

Hora de término Debe registrar la hora en que llegó a la base y dejó el vehículo estacionado. Nuevamente recordar que la hora debe escribirse en el formato de 24 hrs. y no AM o PM

5.8

Firma Registrar la firma del conductor para certificar que la información proporcionada es correcta.

COMO USAR CORRECTAMENTE LA BITÁCORA DE RECORRIDO 6.1

Cada vez que el conductor se disponga a iniciar un viaje en un vehículo del Programa Nacional de Fiscalización debe llenar la Bitácora, independiente de si el viaje será corto o largo. No se puede usar un vehículo del Programa Nacional de Fiscalización sin llenar la Bitácora. No existen excepciones en esta materia.

6.2

Todos y cada uno de los datos solicitados en la Bitácora, deberán ser llenados correctamente, con letra clara y legible. No están permitidos borrones o enmendaduras de cualquier tipo. En el caso de cometer un error al llenar cualquiera de los campos requeridos, debe tarjar toda la línea (la idea es que se pueda leer lo escrito, por lo tanto no se debe tachar), anotar al costado la palabra “NULO” y llenar correctamente la bitácora utilizando la fila siguiente.

6.3

El conductor debe registrar los datos solicitados inmediatamente después de la última línea que está informada. No debe dejar espacios en blanco entre lo informado por el último usuario y el actual conductor, a no ser que su kilometraje inicial, no concuerde con el kilometraje final anterior; ya que en este caso, se debe realizar lo señalado en el punto 5.4.

6.4

Si el conductor sale en un cometido funcionario de varios días, debe llenar una línea de la Bitácora por cada día de uso del vehículo. No puede incluir más de un día en una línea de la Bitácora.

6.5

La Bitácora debe mantenerse en todo momento en la guantera del vehículo. Debe usarse con el debido cuidado para evitar dañarla o ensuciarla. Las hojas de la bitácora están foliadas por lo que no se debe arrancar ninguna de ellas ni pueden ser usadas para otros fines que no sean los expresamente indicados en este procedimiento. Tampoco se permite hacer anotaciones, dibujos o cualquier otro uso indebido.

Fecha 03/11/2010

Generador por: Nombre: Claudio Signorelli G. Cargo: Encargado Logística

Revisado por: Nombre: Sergio Alvarez A. Cargo: Encargado Gestión y P. P.

Aprobado por: Nombre: Jerko Juretic D. Cargo: Secretario Ejecutivo.

SUBSECRETARÍA DE TRANSPORTES PROGRAMA DE FISCALIZACIÓN SISTEMA UNIFICADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE LA BITÁCORA DE RECORRIDO 7.0

Uso interno Programa de Fiscalización

Código: Fecha:

I-PF-NC-R-IT-UB Noviembre 2010

Versión:

0.1

CONTROL POR PARTE DEL PERSONAL DE LOGÍSTICA 7.1

Personal de logística revisará las bitácoras de todos los vehículos en un período de dos semanas. Se llevará un registro de estas revisiones y se entregará un informe mensual al Encargado de Gestión y Políticas Públicas.

7.2

Toda anomalía en el registro de la bitácora será investigada, y sus resultados derivados a la jefatura directa del conductor, con el fin de que sea registrado el hecho, tanto en su evaluación del período, como en su hoja de vida. La investigación pertinente será efectuada por el Área Coordinación y Prevención del Programa Nacional de Fiscalización, o por quien se designe para el efecto.

8.0

DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA. a)

9.0

Bitácora de Recorrido

REGISTROS. Nombre

Procedimiento para el uso de la Bitácora de Recorrido Bitácora de Recorrido

Fecha 03/11/2010

Tipo de archivo

Código

Responsable

Tiempo archivado

I-PF-NC-R-IT-UB

Digital Digital

Encargado de logística Supervisor

05 años

F-PF-NC-R-IT-UB-BR

Digital Papel

Encargado de logística Supervisor

05 años

Generador por: Nombre: Claudio Signorelli G. Cargo: Encargado Logística

Revisado por: Nombre: Sergio Alvarez A. Cargo: Encargado Gestión y P. P.

Aprobado por: Nombre: Jerko Juretic D. Cargo: Secretario Ejecutivo.

SUBSECRETARÍA DE TRANSPORTES PROGRAMA DE FISCALIZACIÓN SISTEMA UNIFICADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE LA BITÁCORA DE RECORRIDO

CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha

V0.0 V0.1

Fecha 03/11/2010

06-09-2010 03-11-2010

Principales Puntos Modificados

N/A 9.0 Registros

Generador por: Nombre: Claudio Signorelli G. Cargo: Encargado Logística

Uso interno Programa de Fiscalización

Código: Fecha:

I-PF-NC-R-IT-UB Noviembre 2010

Versión:

0.1

Resumen de modificaciones

Se incorpora el encabezado oficial ISO Se incorporan códigos de referencias. Además se borra los duplicados de la bitácora de recorrido

Revisado por: Nombre: Sergio Alvarez A. Cargo: Encargado Gestión y P. P.

Aprobado por: Nombre: Jerko Juretic D. Cargo: Secretario Ejecutivo.