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TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVOS 1.1. OBJETIVO GENERAL 1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 2. INSUMOS 3. NORMATIVIDAD 4. DEFINICIONES 5. PROCEDIMIENTOS CONTABLES 5.1. ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS 5.2. ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN EXÓGENA 5.3. ACTIVOS 5.3.1. 5.3.2. 5.3.3. 5.3.4. 5.3.5.

Activos Fijos Cajas Menores Conciliaciones Bancarias Manejo y Control de Derechos en Fideicomiso Recursos de acreedores reintegrados a la Dirección General de Crédito Público del Tesoro. 5.3.6. Otros deudores 5.3.7. Otros activos bienes y servicios pagados por anticipado 5.4. PASIVOS 5.4.1. Retenciones y revisión información para declaración de impuestos 5.4.2. Pasivos nómina

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5.5. INGRESO 5.5.1. Ingresos por reclasificar 5.6. GASTOS 5.6.1. Nómina 5.7. CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS EN CONTRA 5.7.1. Conciliaciones procesos jurídicos 5.7.2. Movilizaciones y circulación 6. OPERACIONES RECIPROCAS 7. MOVILIZACIONES Y CIRCULARIZACION 8. CONTROL DE CAMBIOS

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1. OBJETIVOS 1.1. OBJETIVO GENERAL Establecer una herramienta de apoyo que facilite a las distintas áreas del Ministerio, identificar la forma en la cual debe circular la información que debe ser reflejada en los Estados Financieros del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio y el Fondo Nacional de Vivienda FONVIVIENDA. 1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS      



 

Establecer las actividades necesarias para procesar y elaborar los estados financieros del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio y Fondo Nacional de Vivienda. Indicar las actividades para consolidar los pagos y deducciones a nivel de terceros que se realizaron durante la vigencia del año anterior. Establecer las actividades para conciliar y registrar contablemente los movimientos de almacén y la depreciación mensual de los activos fijos de la entidad. Definir las actividades requeridas para el registro contable de los gastos de caja menor. Establecer las actividades para conciliar los saldos de los extractos bancarios con las cuentas contables de bancos, para posterior entrega al área de Tesorería, para la depuración de las partidas conciliatorias. Establecer las actividades necesarias para efectuar los registros contables que afectan las cuentas de balance y de resultados al igual que las cuentas de orden, por la ejecución y rendimientos generados en los derechos en fideicomisos, firmados por el Ministerio de Vivienda Ciudad y territorio y el Fondo Nacional de Vivienda. Definir el procedimiento contable para el reconocimiento y control de los acreedores varios sujetos a devolución, de los recursos que deposita la Dirección del Tesoro Nacional DTN a las cuentas bancarias del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio y el Fondo Nacional de Vivienda, para pago al beneficiario final y que no fueron efectivos por transferencias electrónicas o pagos masivos. Establecer las actividades para registrar y contabilizar los pagos por anticipado. Establecer las actividades para consolidar las deducciones de impuestos a declarar y pagar a la DIAN y a la Secretaria de Hacienda Distrital.

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 Establecer las actividades para revisar y analizar los saldos de las cuentas contables de Acreedores, con signo contrario a su naturaleza y realizar los ajustes correspondientes.  Identificar los saldos por imputar de ingresos presupuestales.  Establecer las actividades para realizar la causación de la nómina.  Establecer las actividades para conciliar las bases de datos de los procesos jurídicos y determinar partidas conciliatorias para su depuración.  Establecer las actividades necesarias para efectuar los registros contables que afectan las cuentas de orden, con relación a los giros modalidad pago anticipado, movilizaciones, liberaciones, ejecución financiera, novedades y ajuste de saldos por pagos anticipados a Fiducias.  Establecer las actividades para conciliar, registrar, validar y reportar la información de Operaciones Recíprocas. 2. INSUMOS:                    

Reportes del SIIF Nación II: Diario mayor, saldos y movimientos, Auxiliares contables, listado de órdenes de pago, Comprobantes de Contabilidad Memorandos y otros documentos soportes remitidos a contabilidad. Información de las diferentes dependencias de la Entidad Obligaciones Normas expedidas en la materia Entradas de Almacén Salidas de Almacén Bajas de Almacén Detalle de Movimientos de Bodega a Uso y viceversa. Reporte de Depreciación Detallado y Consolidado – Sistema SEVEN Formato de control de derechos en fideicomisos. Copia de extractos de las cuentas abiertas en cumplimiento del derecho en fideicomiso. Relación en Excel de los distintos extractos con sus saldos. Extractos Bancarios Soporte de la consignación realizada a la DTN Copia de extractos de las cuentas abiertas en cumplimiento del derecho en fideicomiso. Relación en Excel de los distintos extractos con sus saldos. Memorandos y otros documentos soportes. Soporte físico de la consignación del banco de la república Página 4 de 46

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Hoja de trabajo de control y seguimiento a los Gastos Pagados por Anticipado Copia de Factura o Cuenta de Cobro de la póliza adquirida y fechas de vigencia. Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Consignaciones o Notas Crédito, bajadas del portal del Ministerio de Hacienda. Reporte de saldos por imputar de ingresos presupuestales. Cuenta por pagar Consolidado en Excel de todos los conceptos que afectan la nómina Bases de datos de procesos jurídicos. Conciliación contable mes anterior Solicitud de Pago Movilización de recursos Anexo 14 para pago anticipado SFV Anexo 17B Autorización Movilización 20% subsidios en encargo fiduciario. Correos electrónicos entre la Fiduciarias y FONVIVIENDA (Trimestral). Conciliación entre el saldo contable y lo reportado por las fiduciarias. Relación de Giros SGP – APSB Contabilidad período respectivo Reporte C05 – Entidades que registran partidas conciliatorias por Entidad serie oficial Formulario CGN 2005-002 Operaciones Recíprocas Listado Entes Territoriales Base de datos tomada de la CGN Entidades Sector Público

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3. NORMATIVIDAD: Norma

Descripción

Manual de Políticas Contables

"Por el cual se orienta los procesos de elaboración y entrega de la información financiera y contable asegurando que se cumplan con los principios, normas técnicas y procedimientos fijados en el régimen de la Contabilidad Pública."

Resolución 354 de 2007

“Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se establece su conformación y se define el ámbito de aplicación”

Resolución 356 de 2007

“Por la cual se expide el catálogo general de cuentas del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública”

Instructivo CGN

“Instrucciones relacionadas con el cambio del período contable, el reporte de la información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntos del proceso contable”

Cartas circulares, circulares externas, instructivos

Emitidos por SIIF Nación

Resoluciones expedidas por la DIAN y La Secretaría de Hacienda Distrital

Se indica quienes son los responsables y que información se debe presentar en la exógena y se dan los lineamientos para la elaboración de los archivos planos

Decreto No. 1068 del 26 de mayo de 2015 Títuo 8

Se reglamenta la constitución y funcionamiento de las caja menores

Circular 007 Enero 17 de 2011 del Ministerio de Hacienda

Apertura y provisión fondos de las cajas menores

Circular 058 Octubre 29 de 2013 del Ministerio de Hacienda

Cambios y mejoras en cajas menores

Manual de procedimiento 25/11/2015

Guía Gestión Caja Menor

Manual de procedimiento 25/11/2015

Guía Cierre Definitivo Caja Menor Cuentadante

Manual de procedimiento 18/11/2016

Guía Gestión Caja Menor

Manual de procedimiento 25/11/2015

Guía como Ejecutar Reembolsos de Recursos de Caja Menor

Manual de procedimiento 25/11/2015

Guía cierre definitivo de caja Menor

Resolución 001 del 7 de enero de 2019

Constitución caja menor para el Ministerio de Vivienda y Ciudad Territorio (Para la apertura de caja menor es una resolución por año)

RAD 2-2016-016186 y RAD 2-2016016205 Ministerio de Hacienda y Crédito Cambio procedimiento de Acreedores Varios Sujetos a Devolución. Público de mayo de 2019 Resolución 0703 del 18 de Noviembre de 2016

Manual para el manejo administrativo de los bienes de Propiedad del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio

http://www.chip.gov.co/descarga/Manual_de_instrucciones_funcionalidad_operaciones_reciprocas.pdf Manual de Instrucciones “Operaciones Reciprocas” Resolución 248 de 2010

Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación.

Resolución 375 de 2010

Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación.

Resolución 117 de 2018

Cuentas habilitadas como recíprocas: Reglas de Eliminación

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4. DEFINICIONES: ACREEDOR VARIO SUJETO A DEVOLUCIÓN: Son aquellos pagos no efectivos, por transferencias electrónicas o pagos masivos en los bancos, realizados desde las cuentas bancarias de la entidad, que no pueden ser pagados al beneficiario final o cheques no cobrados después de 6 meses de haberse girado por parte de la entidad. ACTIVO FIJO: Es un bien de la entidad, ya sea tangible o intangible, que no puede convertirse en líquido a corto plazo y que normalmente son necesarios para el funcionamiento de la empresa y no se destinan a la venta. Al Senado de la República, Cámara de Representantes, Consejo Superior de La Judicatura, Fiscalía General de la Nación, Contraloría General de la República, Contralorías departamentales, distritales y municipales, Procuraduría General de la Nación, Registraduría Nacional del Estado Civil, Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, en general organismos o dependencias del Estado a lo que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos. ANÁLISIS: tiene como objetivo el estudio de la información divulgada por una unidad económica, principalmente de naturaleza contable, con el fin de obtener un diagnóstico sobre su situación y evolución, permitiendo extraer conclusiones válidas y fiables que sirvan de base para la adopción de decisiones en la gestión empresarial. AUXILIAR CONTABLE: Es un reporte que arroja el aplicativo SIIF, donde se refleja el saldo inicial, movimientos débitos, créditos y saldo final de una cuenta. BANCO DE LA REPUBLICA: Entidad Bancaria que recauda los saldos por imputar de ingresos presupuestales. BASE DE DATOS: Son recursos que recopilan todo tipo de información, para atender las necesidades de un amplio grupo de usuarios. Su tipología es variada y se caracterizan por una alta estructuración y estandarización de la información.

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CAJA MENOR: es un fondo en efectivo, fijo y renovable, cuyo manejo se confía a un funcionario, con el fin de atender gastos IMPREVISTOS y URGENTES y de menor cuantía que requiera la entidad. CAUSACIÓN: El registro contable que se realiza por concepto de prestación de un servicio o compra realizada por la entidad que tiene que ver directamente con el funcionamiento de esta. CGN: Contaduría General de la Nación. CHIP: Es un Sistema que permite definir, capturar, consolidar y difundir información cuantitativa y cualitativa, producida por entidades públicas y otros actores, con destino al gobierno central, organismos de control y ciudadanía en general, para apoyar la toma de decisiones en materia de política macroeconómica y fiscal, así como la definición, ejecución y administración de planes de gobierno. COMPROBANTE MANUAL: Es el que registra en el débito y crédito de una cuenta contable, por concepto de reclasificación o contabilización de un hecho económico que no realiza automáticamente el sistema SIIF NACION. CONCILIACIÓN: Es un proceso que permite comparar los valores que la entidad ha registrado en una cuenta de ahorros o cuenta corriente, con los valores que el banco le suministra por medio del extracto bancario, que suele recibirse cada mes. Es un proceso que permite comparar dos bases de datos para determinar partidas conciliatorias. CONSIGNACIÓN: Deposito realizado en efectivo o en cheque en una entidad financiera. CONSOLIDADOR DE HACIENDA E INFORMACIÓN PÚBLICA (CHIP): Herramienta informática a través de la cual se genera, transmite y difunde la información financiera, económica y social producida por las entidades públicas y canalizada por este medio con destino a todos los usuarios que requieran de dicha información. CONSULTA LIBRO MAYOR DE SALDOS Y MOVIMIENTOS: Es el balance general de la entidad, donde se consolidan todas las causaciones o pagos realizados, clasificados por conceptos contables. Página 8 de 46

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CONTRATO DE FIDUCIA MERCANTIL: Un negocio jurídico en virtud del cual una persona, llamada fiduciante o fideicomitente transfiere uno o más bienes a otra llamada fiduciario quien se obliga a administrarlos para cumplir una finalidad determinada por el constituyente, en provecho de éste o de un tercero llamado beneficiario o fideicomisario. DEDUCCIONES CAJA MENOR: Es un reporte que se exporta en Excel del SIIF y comprende todas las deducciones por retenciones en la fuente aplicadas a cada comprobante que afectan la contabilidad de acuerdo al período que corresponda la caja menor. DEDUCCIÓNES: Son los descuentos legales que se realizan en los pagos a funcionarios, contratistas y proveedores por la prestación de un servicio o compra realizada por la entidad. DEPRECIACIÓN: Es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de él. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser inutilizable. A el ingreso generado por el activo usado, se le debe incorporar el gasto correspondiente al desgaste que ese activo ha sufrido para poder generar el ingreso, puesto que como según señala un elemental principio económico, no puede haber ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el desgaste de un activo por su uso, es uno de los gastos que al final permiten generar un determinado ingreso. DERECHOS FIDUCIARIOS: Son participaciones en un fideicomiso Patrimonio Autónomo, administrado por una Sociedad Fiduciaria autorizada por la Superintendencia Financiera. DEUDORES: Representan los fondos entregados en dinero o títulos por la tesorería de la entidad contable a otras entidades para el pago de sus gastos incluidos en el presupuesto. Además, representa la disminución de los derechos por cobrar por ingresos reconocidos por una entidad contable pública del nivel nacional, cuyo recaudo lo efectúa la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional-DGCPTN. También incluye las operaciones sin flujo de efectivo realizadas entre entidades contables públicas, con independencia del nivel y el sector al que pertenezca. DGCPTN: Dirección General del Crédito Público del Tesoro Nacional DTN:

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EJECUCIÓN CAJA MENOR: Es un reporte que se exporta en Excel del SIIF y comprende todos los comprobantes de egresos causados que afectan la contabilidad de acuerdo al período que corresponda la caja menor. ENCARGO FIDUCIARIO: El fideicomitente entrega uno o más bienes a una persona jurídica llamada sociedad fiduciaria o fiduciario. ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA: Es la unidad mínima productora de información que se caracteriza por ser una unidad jurídica y/o administrativa y/o económica, que desarrolla funciones de cometido estatal y controla recursos públicos; la propiedad pública o parte de ella le permite controlar o ejercer influencia importante; predomina la ausencia de lucro y que, por estas características, debe realizar una gestión eficiente; sujeta a diversas formas de control y a rendir cuentas sobre el uso de los recursos y el mantenimiento del patrimonio público. En consecuencia, la entidad contable pública debe desarrollar el proceso contable y producir estados, informes y reportes contables con base en las normas que expida el Contador General de la Nación. ENTIDADES ESTATALES: Se denominan Entidades Estatales a: Este contrato se caracteriza por la entrega de bienes a la sociedad fiduciaria, sin que se transfiera la propiedad de los mismos. EXÓGENA: Es el conjunto de datos que la entidad debe presentar periódicamente a la DIAN y a la Secretaría de Hacienda Distrital, según Resolución expedida por estas entidades, sobre los pago y deducciones realizados con sus clientes o usuarios. EXTRACTO: Es un documento que el titular de una cuenta corriente recibe periódicamente en el que se recoge el saldo disponible de la cuenta y los movimientos que se han realizado durante el último mes y sirve para controlar las operaciones que se llevan a cabo. FIDUCIA: Acto de confianza en virtud del cual una persona entrega a otra uno o más bienes determinados, transfiriéndole o no la propiedad de los mismos con el propósito de que ésta cumpla con ellos una finalidad específica, bien sea en beneficio del fideicomitente o de un tercero.

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GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO: Los Gastos Pagados por Anticipado, son gastos que se registraron como un activo y que deben ser usados dentro del término de un año o en un ciclo financiero a corto plazo. Como su nombre lo indica, es una cuenta que abarcará todas las cuentas que se paguen por anticipado a cuentas de futuros gastos. INTÁNGIBLES: Son activos que no pueden palpar, tales como derechos de patente, las inversiones en compañías, licencias. La fiduciaria busca el cumplimiento de la finalidad prevista en el contrato, en provecho del mismo Fideicomitente o de un tercero (Beneficiario). La Nación, regiones y departamentos, provincias, distritos capitales y distritos especiales, áreas metropolitanas, municipios y sus asociaciones, establecimientos públicos, empresas industriales y comerciales del estado, sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación, entidades descentralizadas y demás personas jurídicas en donde tenga participación mayoritaria el estado. LIBERACIONES: Autorización que realiza FONVIVIENDA a la fiduciaria para desembolsar al oferente del ultimo 20%, una vez escriturado la vivienda al beneficiario del subsidio. MCVT: Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio MOVILIZACIÓN: Traslado del Banco Agrario a la fiduciarias de los recursos girados por FONVIVIENDA, de acuerdo a la solicitud realizada por cada uno de los beneficiarios de los subsidios. NÓMINA: Son los pagos realizados a los funcionarios por los servicios que prestaron durante un periodo de tiempo, incluye salarios, bonificaciones y deducciones. OBLIGACIÓN EN SIIF NACIÓN: Causación del gasto y la cuenta por pagar por medio del sistema financiero de la Nación. OPERACIONES RECÍPROCAS: Son aquellas transacciones económicas entre entes públicos, las cuales están asociadas con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y costos, que son objeto de eliminación en el proceso de consolidación de la información contable. PAGOS ANTICIPADO: Son los recursos transferidos a las Fiduciarias en forma anticipada de acuerdo a la solicitud realizada por cada uno de los Página 11 de 46

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beneficiarios del subsidio de vivienda, por medio de las Cajas de Compensación. PAGOS: Entrega de dinero o especie que se da a funcionarios, contratistas y proveedores por la prestación de un servicio o compra realizada por la entidad. PATRIMONIO AUTÓNOMO: Se entiende como el conjunto de bienes transferidos a una fiduciaria en desarrollo de un contrato de Fiducia Mercantil de Administración y Pagos con un fin específico. PCI: Posición catalogo institucional en el aplicativo SIIF NACION. PERIODO: Corresponde a las fechas de corte de la información contable. PORTAFOLIO: Código que asigna DTN a cada una de las entidades del Estado para que se le realicen consignaciones por medio del Banco de la República. REGISTRO: Es la afectación o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de un ente económico, con el objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera del mismo. RVA: Recaudo Vigencias Anteriores. SALDOS DE CUENTAS RECIPROCAS: Listado de entidades, cuentas y valores que fueron reportados como recíprocas por la Contaduría General de la Nación. SIIF NACIÓN: Sistema Integrado de Información Financiera. TANGIBLES: Elementos que pueden ser tocados, tales como los terrenos, los edificios, la maquinaria, etc.

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5. PROCEDIMIENTOS CONTABLES 5.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS 5.1.1. ALCANCE: Inicia con el registro de la totalidad de los hechos económicos y finaliza con la impresión y archivo de los soportes de la transmisión por medio del CHIP a la Contaduría General de la Nación. 5.1.2. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA: • Estados Financieros • Informes Especiales • Reporte de Histórico de Envíos- Página web CGN. 5.1.3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Representante Legal: • Firmar los estados financieros, informes especiales y certificación Subdirector de Finanzas y Presupuesto • Revisar, aprobar y firmar los estados financieros e informes especiales y certificación. Profesional Especializado Subdirección de Finanzas y Presupuesto • • • • • •

Registrar la totalidad de los hechos económicos Analizar, revisar y validar la información para el cierre contable Diligenciar formatos de reporte de los Estados Financieros Validar los Estados Financieros Reportar los estados financieros por medio del CHIP a la CGN Imprimir y archivar estados financieros.

Asignado-Subdirección Financiera • Enviar información de los estados financieros a la CGN. • Entregar al área de las TIC escaneados los estados financieros para su publicación en la página Web.

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5.1.4. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN: • Incluir todos los hechos económicos que afectan potencial y realmente la Entidad, con plena observancia del Régimen de Contabilidad Pública. • Validar la información del cierre contable, dos (2) días antes de los vencimientos de términos para su presentación a los entes que lo requieren, con fin de minimizar los riesgos en la calidad y oportunidad de la información. 5.1.5. ANEXOS: Formatos de presentación de la información financiera como exige la Contaduría General de la Nación, con sus correspondientes soportes.

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5.2. ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN EXÓGENA 5.2.1. ALCANCE: Inicia con la generación de las obligaciones en el aplicativo SIIF NACION, que generan la causación del gasto, cuentas por pagar y deducciones, reporte del listado de órdenes de pago, consulta de saldos contables y finaliza con la elaboración y presentación del archivo plano que se le transmiten a la DIAN y La Secretaría de Hacienda Distrital. 5.2.2. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA: • Archivo Plano de transmisión con sus correspondientes soportes. 5.2.3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Profesional Especializado Subdirección de Finanzas y Presupuesto El profesional de contabilidad de la Subdirección de Finanzas y Presupuesto para realizar las exógenas requiere generar del Sistema SIIF los siguientes reportes: Listados de órdenes de pagos: por el perfil consulta y se ingresa por cada PCI que tiene la entidad. La ruta es: CONT-EPG-LISTADOS DE ÓRDENES DE PAGO, se ingresa la fecha, en tipo de gastos y en estados se selecciona todos y en la vigencia se debe seleccionar una por una. Se consolidan todas las PCI. Consulta de saldos contables y auxiliar ECP: por el perfil Consolidador y se ingresa por 40-01-01. La ruta es: CONT-CONSULTAS- CONSULTA DE SALDOS CONTABLES Y AUXILIAR ECP, se ingresa la fecha, en clase se selecciona y en auxiliar se escoge terceros. Listados de deducciones: por el perfil contable, CEN-EPG-CONSULTA DE DEDUCCIONES, se ingresa la fecha, en rango se coloca con saldo por pagar y ver consulta. Y esto se realiza por cada PCI y se consolida. El Profesional de contabilidad realiza el archivo con base a los datos solicitados según la resolución que expide la DIAN y la Secretaria de Hacienda Distrital cada año. Página 15 de 46

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Se selecciona tercero por tercero del consolidado las órdenes de pago y se verifica con los gastos relacionados en el listado de saldos contables y auxiliar ECP, con el fin de comparar que los valores cancelados son iguales e identificar el concepto del pago y si hay diferencia verificar que esta diferencia corresponda a las cuentas por pagar del año anterior o el saldo que quedó pendiente en las cuenta por pagar del año en que se realiza la exógena. Para ir alimentado el archivo base en los pagos se debe discriminar el ingreso real con el IVA. Las deducciones que se reflejan en el consolidado de las órdenes de pago se verifican con los gastos relacionados en el listado de saldos contables y auxiliar ECP, con el fin de comparar que los valores descontados sean iguales y si hay diferencia verificar que esta diferencia corresponda a las cuentas por pagar del año anterior o el saldo que quedó pendiente en las cuentas por pagar del año en que se realiza la exógena o son descuentos por otros conceptos como AFC, o aportes voluntarios a pensiones. Los valores reportados deben ser iguales a la suma de los valores declarados y pagados mensualmente a la DIAN y a la Secretaria de Hacienda Distrital. Cuando en el consolidado de órdenes de pago exista un tercero que no se encuentra en el listado de saldos contables y auxiliar ECP, se debe analizar el porqué, ya que puede ser algún pago de por concepto de gastos de personal o una cuenta por pagar del año anterior. Cuando en el listado de saldos contables y auxiliar ECP exista un tercero que no se encuentra en el consolidado de órdenes de pago, se debe analizar el porqué, ya que puede ser algún pago que se realizó por caja menor o corresponde a una cuenta por pagar del año en que se realiza la exógena. Al final los valores del consolidado de órdenes de pago y el listado de saldos contables y auxiliar ECP, las diferencias de los totales deben ser las cuentas por pagar del año anterior, las cuentas por pagar del año en que se realizó la exógena y los pagos realizados por concepto de gastos de personal. Se deben solicitar a la oficina de Gestión del talento Humano los valores a reportar por concepto de seguridad social, aportes parafiscales e ingresos laborales, teniendo en cuenta la resolución que expide la DIAN. Estos Página 16 de 46

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valores se deben conciliar con el consolidado de órdenes de pago y el listado de saldos contables y auxiliar ECP, los cual deben ser iguales. Se debe solicitar al Grupo de Talento Humano los valores a reportar por concepto de retenciones laborales, los cuales deben ser iguales a la suma de los valores declarados y pagados mensualmente a la DIAN. 5.2.4. LINEAMIENTOS O POLITICAS DE OPERACIONES: • Se debe descargar por medio de la página Web las resoluciones emitidas por la DIAN y la Secretaria de Hacienda. 5.2.5. ANEXOS: Archivo plano de presentación a la información exógena con sus soportes

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5.3. ACTIVOS 5.3.1.

ACTIVOS FIJOS

5.3.1.1. ALCANCE: Inicia cuando se realiza la compra del activo fijo y finaliza con la contabilización de baja del bien mueble o inmueble, traslado a otra entidad y la aplicación a la depreciación. 5.3.1.2. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA: • Análisis, depuración y conciliación de las cuentas de activos fijos y su depreciación. 5.3.1.3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: El área de Recursos Físicos envía por correo electrónico el reporte consolidado y detallado de depreciación y en caso de haber bajas o entradas de almacén envían los soportes correspondientes, con esta información el profesional del Grupo de Contabilidad realiza el análisis y conciliación. El profesional de contabilidad, con el reporte consolidado de depreciación, alimenta mensualmente el archivo en Excel de activos y depreciación que se maneja por grupo de activo y por cuenta contable, al finalizar se verifica si existen diferencias entre los grupos de activos; de ser así, se debe identificar a que movimiento de almacén corresponde. Posteriormente, se realiza el archivo plano donde se registran los ajustes a los movimientos contables relacionados con costos y depreciaciones, por cada grupo de activo a la cuenta contable que corresponda y se carga en el aplicativo SIIF NACIÓN, lo anterior genera un número de transacción que es aprobado por la Coordinadora del Grupo de Contabilidad. El profesional del Grupo de Contabilidad genera el Reporte de Saldos y Movimientos de SIIF NACIÓN a través de la siguiente ruta: Entidad Gestión Contable – Subunidad - CON – Consulta – Saldos y Movimientos y verifica los saldos de las cuentas del activo y Depreciación acumulada, se alimenta nuevamente el archivo en Excel en la Columna Saldos de SIIF, Página 18 de 46

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esto con el fin de validar que no existan diferencias entre el Saldo del Sistema SEVEN con el Saldo de SIIF. Se elabora la conciliación la cual es firmada por el Coordinador y el Profesional Especializado del Grupo de Contabilidad, y el Coordinador del Grupo de Recursos Físicos. 5.3.1.4. LINEAMIENTOS O POLITICAS DE OPERACIONES: El Grupo de Recursos Físicos de la Entidad deberá suministrar en los (10) diez primeros días de cada mes, al Grupo de Contabilidad el reporte consolidado y detallado de depreciación, bajas de almacén y movimientos de traslados de bodega a uso. 5.3.1.5. ANEXOS: Conciliación con sus correspondientes soportes.

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5.3.2. CAJAS MENORES 5.3.2.1. ALCANCE: El cuentadante de Caja Menor registra en el aplicativo la solicitud de reembolso y entrega al Grupo responsable de la revisión los soportes de los gastos para que inicie los trámites correspondientes para provisionar nuevamente los recursos autorizados a la caja menor, las transacciones a realizar son: 1 Radicar una cuenta por pagar para el reembolso de caja menor 2 Aprobar la cuenta por pagar 3 Legalización egresos caja menor Perfil: Entidad – Gestión Contable 4 Solicitud de CDP de reembolso 5 Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP 6 Registrar un Compromiso Presupuestal 7 Registrar y aprobar La Cuenta Por Pagar 8 Registrar una Obligación Perfil: Entidad –Gestión Contable 9 Registrar una Orden de Pago 10 Autorizar Orden de Pago 5.3.2.2. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA: • Reporte EPG_025_Ejecución caja menor • Reporte EPG_029_Deducciones caja menor • Exportar en Excel egreso caja menor comprobante • Comprobante manual para reclasificación de terceros en aplicación del rubro presupuestal. 5.3.2.3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Perfil: Entidad – Gestión Contable y/o Gestión Central de Cuentas Radicar una cuenta por pagar para el reembolso de caja menor Perfil: Entidad – Gestión Contable Legalización egresos de caja menor Perfil: Entidad – Gestión Presupuesto Gasto Solicitud de CDP de reembolso Expedición del certificado de disponibilidad presupuestal CDP Registrar un compromiso presupuestal Página 20 de 46

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Perfil: Entidad – Gestión Central de Cuentas y/o Gestión Contable Registrar y aprobar la cuenta por pagar Perfil: Entidad –Gestión Contable Registrar una obligación Perfil: Entidad –Pagador Central y/o Pagador Regional Registrar una orden de pago Autorizar orden de pago Profesional de la Contabilidad de la Subdirección de Finanzas y Presupuesto: Perfil: Entidad – Gestión Contable Legalización egresos de caja menor • Exportar en Excel Reporte EPG_025_Ejecución caja menor • Exportar en Excel Reporte EPG_029_Deducciones caja menor • Exportar en Excel Egreso caja menor comprobante • Elaborar comprobante manual para reclasificación de terceros en aplicación del rubro presupuestal • Validar una a una de las ejecuciones contra el documento físico • Validar una a una de las deducciones de retención en la fuente contra el documento físico • Identificar el tercero de una a una de las deducciones contra el documento físico • Ruta de la Transacción: EPG/Legalizaciones/Egresos Caja Menor • Registrar una obligación. Ruta EPG/Obligación/Crear 5.3.2.4. LINEAMIENTOS O POLITICAS DE OPERACIONES: El Grupo de Tesorería de la Entidad, solicita al Grupo de Contabilidad la creación de la legalización y de la obligación. 5.3.2.5. ANEXOS: Número de legalización y Obligación generada por el SIIF, comprobante de reclasificación, asignación de terceros a las deducciones.

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5.3.3. CONCILIACIONES BANCARIAS 5.3.3.1. ALCANCE: Inicia con la entrega de los extractos bancarios por parte de la tesorería en los (10) diez primeros días de cada mes y la generación del reporte del auxiliar detallado por PCI del aplicativo SIIF Nación, para realizar la conciliación de la información y así determinar las partidas conciliatorias las cuales se incluyen en el formato de conciliación bancaria el cual se entrega a tesorería para su respectiva depuración y archivo. 5.3.3.2. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA: • Conciliaciones Bancarias. 5.3.3.3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Profesional de la Contabilidad de la Subdirección de Finanzas y Presupuesto. • Revisa, analiza y determina las partidas conciliatorias. • Mensualmente realiza la conciliación •Producto de la conciliación bancaria da traslado inmediato de la Información al área de Tesorería para la depuración de las partidas conciliatorias • Elabora y firma el formato de la conciliación bancaria. • Archiva los documentos soporte de la Conciliación. Profesional de la Tesorería de la Subdirección de Finanzas y Presupuesto • Firma acuse recibo en el formato de la conciliación bancaria. • Realiza la depuración de las partidas conciliatorias. 5.3.3.4. LINEAMIENTOS O POLITICAS DE OPERACIONES: • El Grupo de Tesorería de la Entidad deberá suministrar en los (10) diez primeros días de cada mes, al Grupo de Contabilidad el extracto por cada una de las cuentas bancarias activas. 5.3.3.5. ANEXOS: Conciliación con sus correspondientes soportes.

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5.3.4. MANEJO Y CONTROL DERECHOS EN FIDEICOMISOS 5.3.4.1. ALCANCE: Inicia con el registro del desembolso para la apertura de los derechos en fideicomisos y continúa con la entrega del informe mensual o de acuerdo a lo establecido en el contrato de negocio fiduciario, acompañado de los extractos que envían las distintas entidades fiduciarias a cada uno de los supervisores de los diferentes derechos en fideicomisos, que es el insumo para el diligenciamiento del formato de control de derechos en fideicomisos que se remite junto con relación en excel de los extractos con sus correspondientes saldos y copia de los extractos al grupo de contabilidad de la Subdirección de Finanzas y Presupuesto, para su revisión, registro contable, conciliación del saldo contable vs saldo del formato de control de derechos en fideicomisos, y archivo. Finaliza con la liquidación del derecho en fideicomiso. 5.3.4.2. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA: • Afectación en los Estados Financieros • Conciliación de la información contable vs saldos del formato de control de derechos en fideicomisos. 5.3.4.3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Entidad Fiduciaria: • Presenta informe mensual o de acuerdo a lo establecido en el contrato de derechos en fideicomisos, junto con los extractos que reflejen el movimiento de ejecución y rendimientos generados de los recursos administrados. Supervisor del contrato de derechos en fideicomisos: 

Seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato de derechos en fideicomiso.



Revisa y valida los informes presentados por la Fiduciaria.

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 Diligencia el formato de control derechos en fideicomiso que se remite mensual o de acuerdo a lo establecido en el contrato de derechos en fideicomisos, junto con relación en excel de los extractos con sus correspondientes saldos y copia de los extractos al grupo de contabilidad de la Subdirección de Finanzas y Presupuesto. Profesional Especializado Subdirección de Finanzas y Presupuesto: • Analiza, revisa y valida la información suministrada por los supervisores de cada derecho en fideicomiso. • Cruza la información reportada en el archivo excel de los saldos de los extractos con el saldo del derecho en fideicomiso reportado en el formato control. • Realiza los registros contables. • Concilia el saldo del auxiliar contable con el saldo informado en el formato enviado por el supervisor. • Imprime y archiva. • Realiza control a nivel acumulado de la ejecución, generación de rendimientos y cierre del Patrimonio Autónomo de los recursos girados por el Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio / Fondo Nacional de Vivienda como el manejo en cuentas de orden de los recursos de otros aportantes cuando el Ministerio o el Fondo son los Fideicomitentes. 5.3.4.4. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN: • Entrega por parte de los supervisores la información correspondiente a las ejecuciones y rendimientos de los recursos girados por la entidad y los recursos de otros aportantes a la Subdirección de Finanzas y Presupuesto en forma mensual o según lo establecido en el contrato de derechos en fideicomisos. 4.3.4.5. ANEXOS: 

Conciliación contable a nivel de cada uno de los contratos de derechos en fideicomisos, con sus correspondientes soportes.

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5.3.5 RECURSOS DE ACREEDORES REINTEGRADOS A LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO PÚBLICO DEL TESORO NACIONAL 5.3.5.1. ALCANCE: Inicia con la consignación realizada por la Dirección del Tesoro Nacional a las cuentas bancarias de la Tesorería del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio / Fondo Nacional de Vivienda, para el pago al beneficiario, continua con el reintegro de los recursos nuevamente a la Dirección del Tesoro por parte la Tesorería del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio / Fondo Nacional de Vivienda y finaliza con el pago definitivo al beneficiario final o ingreso definitivo a la DTN. 5.3.5.2. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA: • Archivo en Excel con la información detallada de cada uno de los beneficiarios que el pago no fue exitoso. • Pago definitivo al beneficiario final o reintegro a la DTN, como ingreso 5.3.5.3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Dirección General del Crédito Público del Tesoro Nacional: • Depositar en las cuentas bancarias del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio / Fondo Nacional de Vivienda, los recursos solicitados por medio de la obligación en el sistema SIIF Nación. • El grupo de registro contable de la DGCPTN, crea el título Recaudo Vigencias Anteriores –RVA, para los recursos consignados con anterioridad al 1 de abril de 2016. • Generar el documento de recaudo por reclasificar en bancos, para los recursos consignados con posterioridad al 1 de abril de 2016 generan. • Pagar los acreedores varios sujetos a devolución mediante las órdenes bancarias correspondientes.

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Profesional de la Tesorería de la Subdirección de Finanzas y Presupuesto: • Realizar el desembolso de los recursos a la cuenta suministrada por el beneficiario final. • Verificar si el pago se realizó en forma exitosa. • En caso en que el pago sea rechazado elaborar la nota crédito la cual será el soporte del registro contable. • Si el motivo del rechazo no es corregido por el área originadora del gasto en un término de 5 días, se procederá a realizar la orden de transferencia por concepto de devolución de los recursos a la DTN. • Realizar la Consignación a la DTN. • Realizar el giro definitivo al beneficiario final una vez se corrija la inconsistencia. • Suministrar los extractos bancarios al Grupo de Contabilidad. Profesional de la Contabilidad de la Subdirección de Finanzas y Presupuesto: • Mensualmente realizar la conciliación de la cuenta Bancaria de sujetos a devolución. • Controlar a nivel de terceros los movimientos débitos, créditos y saldos de la cuenta Recursos de Acreedores Reintegrados a Tesorería. • Cuando se corrija la inconsistencia por parte del ordenador del gasto, o cuando el beneficiario final solicite su devolución, se procederá a seguir el procedimiento establecido por la Contaduría General de la Nación, de acuerdo a la comunicación RAD 2-2016-016186 y RAD 22016-016205 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el cual está establecido para dos situaciones: la primera para recursos consignados con posterioridad al 1 de abril de 2016 y la segunda, para los recursos consignados antes del 1 de abril de 2016. • Para las dos situaciones anteriores, se procede a realizar la anulación del pago no efectivo o cheque no cobrado, con base en la conciliación bancaria se procederá a realizar el registro manual en el SIIF, generando el ingreso al banco y la cuenta por pagar. • Giro de los recursos a la DTN para la situación de los recursos consignados con posterioridad al 1 de abril de 2016, constituir el Página 26 de 46

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acreedor vario sin documento de recaudo por clasificar en SIIF por medio de registro manual. • Giro de los recursos a la DTN para la situación de los recursos consignados antes del 1 de abril de 2016, con el documento de recaudo en títulos y el tipo de título RVA, que dispone la DTN, se constituye el acreedor vario sujeto a devolución con el tercero que tiene el pasivo, para lo cual se requiere una posición de pago no presupuestal y crear la orden de pago. • Cuando se realiza el pago definitivo al beneficiario final el sistema genera automáticamente los registros contables. Entidad Financiera: • Expedir y suministrar mensualmente por medio físico o electrónico, el extracto bancario. 5.3.5.4. LINEAMIENTOS O POLITICAS DE OPERACIONES: • El Grupo de Tesorería de la Entidad, solicitará al Grupo de Contabilidad la creación del acreedor sujeto a devolución, cada vez que se presente el caso de no pago exitoso por transferencia electrónica o pagos masivos. 5.3.5.5. ANEXOS: Obligación generada por el SIIF, ordenes de transferencia, consignación y boletín de tesorería.

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5.3.6. OTROS DEUDORES 5.3.6.1. ALCANCE: Inicia en el momento en que se da el reintegro de las EPS por mayor valor pagado por concepto de seguridad social y finaliza cuando el Ministerio recibe los recursos a través de la DTN 5.3.6.2. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA: • Reporte libro diario • Comprobante manual para registrar la disminución de los derechos por cobrar por ingresos reconocidos por una entidad. 5.3.6.3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Dirección General del Crédito Público del Tesoro Nacional: • Depositar en las cuentas bancarias del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio, los recursos por mayor valor de prestaciones sociales. • El grupo de registro contable del Ministerio de Hacienda, crea el reporte SALDOS POR IMPUTAR DE INGRESOS PRESUPUESTALES Profesional de la Tesorería de la Subdirección de Finanzas y Presupuesto: • La creación de la orden de pago realizada por presupuesto, orden de pago presupuestal de gastos, orden de pago no presupuestal, orden de transferencia de fondos realizada por Tesorería Profesional de la Contabilidad de la Subdirección de Finanzas y Presupuesto: • El área de contabilidad con base en el reporte de saldos por imputar de ingresos presupuestales, identifica los reintegros de prestaciones sociales de vigencia anterior. • El área de contabilidad pasa al área de presupuesto relación de ingresos por aplicar que incluya los reintegros de prestaciones sociales de vigencia anterior. Página 28 de 46

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5.3.6.4. LINEAMIENTOS O POLITICAS DE OPERACIONES: Una vez aplicados por el área de presupuesto, el área de contabilidad exporta un libro diario para verificar y hacer comprobante manual. 5.3.6.5. ANEXOS: Comprobante manual generada a través de SIIF. 5.3.7. OTROS ACTIVOS BIENES Y SERVICIOS PAGADOS POR ANTICIPADO 5.3.7.1. ALCANCE: El procedimiento inicia con el listado de movimientos mensuales del libro diario de la cuenta 1905 y 511125 y finaliza con el archivo del comprobante de contabilidad. 5.3.7.2. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA: Afectación de los Estados Financieros, como resultado de las constituciones y amortizaciones de los activos, bienes y servicios pagados por anticipado. 5.3.7.3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Profesional Especializado Grupo de Contabilidad: • Analizar el movimiento de cuentas 1905 y 511125 en el programa de contabilidad. • Incluir los movimientos nuevos a la Hoja de trabajo de control y seguimiento a los Gastos • Imprimir el listado soporte del registro contable • Contabilizar los gastos anticipados del mes. • Conciliar los saldos contables con los saldos por terceros • Aprobar Comprobante de Contabilidad. 5.3.7.4. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Los gastos pagados por anticipado deben amortizarse durante los períodos en los cuales se espera percibir los beneficios de los costos y gastos Página 29 de 46

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incurridos, de acuerdo con los estudios de factibilidad para su recuperación, los períodos estimados de consumo de los bienes o servicio, o la vigencia de los respectivos contratos, según corresponda. 5.3.7.5. ANEXOS: Soportes del análisis y registro contable de los otros activos bienes y servicios pagados por anticipado.

5.4. PASIVOS 5.4.1. RETENCIONES Y REVISIÓN DECLARACIÓN DE IMPUESTOS

INFORMACIÓN

PARA

5.4.1.1. ALCANCE: Inicia con la entrega de los reportes de deducciones por los diferentes conceptos de retenciones, por parte de la tesorería en los (10) diez primeros días de cada mes, la generación del reporte del auxiliar contable por PCI y la consulta libro mayor de saldos y movimientos del aplicativo SIIF Nación, para realizar la verificación de la información recibida y posterior envío a Tesorería para la elaboración de la declaración y pago, finaliza con el archivo de la obligación y sus correspondientes soportes en el boletín de tesorería. 5.4.1.2. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA: • Soportes para elaboración de la declaración y pago de los de impuestos. 5.4.1.3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: • Consolidación de deducciones: El Profesional de la Contabilidad de la Subdirección de Finanzas y Presupuesto realiza la consolidación de las deducciones para lo cual se requiere generar del Sistema SIIF los siguientes reportes: Página 30 de 46

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Listados de deducciones: por el perfil contable, CEN-EPG-CONSULTA DE DEDUCCIONES, se ingresa la fecha, en rango se coloca con saldo por pagar y ver consulta, esto se realiza por cada PCI y se consolida. Reporte auxiliar contable por PCI: por el perfil consolidación contable y se ingresa por 40-01-01 (MVCT) o 40-02-00 (FNV). La ruta es: CONTREPORTES-REPORTE AUXILIAR CONTABLE POR PCI, se ingresa la fecha, cuenta contable desde, cuenta contable hasta, en datos específicos tercero. Ver reporte. Consulta libro mayor de saldos y movimientos: por el perfil consolidación contable y se ingresa por 40-01-01 (MVCT) O 40-02-00 (FNV). La ruta es: CONT-CONSULTAS- CONSULTA DE SALDOS CONTABLES Y AUXILIAR ECP, se ingresa la fecha y aceptar. El Profesional de la Tesorería de la Subdirección de Finanzas y Presupuesto envía el reporte de deducciones por pagar por los diferentes conceptos y el profesional de la contabilidad verifica que las sumas sean iguales con lo arrojado en la consolidación de la información. Las deducciones que están a nombre del MVCT o FNV, que corresponden a pagos realizados a través de cajas menores, se deben discriminar por el tercero correspondiente al pago y valores retenidos. Se compara el consolidado de deducciones con el reporte auxiliar contable por PCI por conceptos de deducciones y las diferencias deben ser las deducciones que corresponden a las causaciones de obligaciones que no han sido canceladas en ese mes y que se reflejan como cuentas por pagar a terceros. Con base al consolidado, se realiza el resumen de impuesto, donde se relaciona la base y el valor a pagar del impuesto por concepto, las retenciones causadas cuyas obligaciones no han sido canceladas (que corresponde a las diferencias) y al final un cuadro consolidado por concepto de pagos y por PCI. El valor a pagar de impuesto más las deducciones causadas deben ser igual al valor reflejado en el reporte de consulta libro mayor de saldos y movimientos. Le corresponde al Sistema General de Regalías (SGR) se relaciona extracontable, de acuerdo a la instrucción impartida por el Ministerio de Hacienda de acuerdo el manejo que se le está dando a esos recursos en el sistema SIIF.

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Este resumen se le envía a tesorería, donde se diligencia el formulario, presenta y paga la declaración. • Reclasificación de cuentas de retenciones a nivel de tercero: El Profesional de la Contabilidad de la Subdirección de Finanzas y Presupuesto una vez canceladas las declaraciones de impuestos por parte del profesional de la Tesorería, reclasifica el saldo de la cuenta de retenciones pagado a la cuenta de retenciones retenido a nivel de tercero, para lo cual se requiere generar del Sistema SIIF los siguientes reportes: Reporte auxiliar contable por PCI: por el perfil consolidación contable - se ingresa por 40-01-01 (MVCT) O 40-02-00 (FNV). La ruta es: CONTREPORTES-REPORTE AUXILIAR CONTABLE POR PCI, se ingresa la fecha del periodo declarado, cuenta contable desde, cuenta contable hasta, en datos específicos tercero. Ver reporte. Se verifica que los valores cancelados por el área de tesorería sean iguales al presentado en el cuadro resumen por contabilidad. Como el sistema SIIF tiene un código de cuenta contable para el pago, a través de un archivo plano se debe cancelar este valor con la cuenta de causación teniendo en cuenta el concepto, terceros y valores declarados. Se genera nuevamente el Reporte auxiliar contable por PCI, para verificar que las cuentas de pagos de deducciones queden en cero. 5.4.1.4. LINEAMIENTOS O POLITICAS DE OPERACIONES: • El Grupo de Tesorería de la Entidad deberá suministrar en los (10) diez primeros días de cada mes, al Grupo de Contabilidad el listado de deducciones por cada uno de los conceptos. 5.4.1.5. ANEXOS: Declaración de impuestos presentada y cancelada. 5.4.2. PASIVOS NOMINA 5.4.2.1. ALCANCE: Página 32 de 46

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Inicia con la generación del reporte Auxiliar Detallado por PCI del Sistema SIIF NACION de la cuenta 2425 – Acreedores a nivel detallado, se procede a realizar la revisión y análisis de los saldos de cada uno de los terceros de esta cuenta y finaliza con la elaboración del comprobante contable de reclasificación de terceros o de cuenta. 5.4.2.2. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA: • Comprobante de contabilidad en el sistema SIIF NACIÓN. 5.4.2.3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Para el análisis del saldo de la cuenta 2425 – Acreedores se tiene en cuenta los siguientes pasos: • Obtención de reporte en el sistema SIIF: El profesional del Grupo de Contabilidad, mensualmente genera en SIIF el reporte de auxiliar por PCI de la cuenta 2425 “Acreedores”. • Análisis de la información: El profesional del Grupo de Contabilidad, verifica los saldos a nivel de cada tercero y en el evento de estar con naturaleza contraria (negativo) se procederá a la verificación con los soportes que dieron origen a este registro para obtener el dato correcto ya que se puede presentar error en el número de la identificación o en la cuenta contable, dependiendo de lo que arroje la verificación anterior se procederá a realizar el ajuste contable correspondiente. • Elaboración del ajuste: El profesional del Grupo de Contabilidad, realiza el archivo plano en Excel el cual se sube al sistema SIIF y se pasa a la coordinadora de contabilidad para su aprobación, luego de esto se vuelve a generar el reporte y se verifica que el saldo pendiente en cada una de las cuentas sean solo los valores pendientes por pagar y que corresponda al tercero y cuenta correcta. Se debe tener en cuenta que si existen saldos a nombre del Ministerio de Vivienda con NIT No. 900463725, se debe consultar el Reporte de Libro Diario, y con el No. de Comprobante de consulta la Obligación y se solicitan los soportes para realizar la reclasificación al tercero correspondiente, pues cabe anotar que este NIT debe permanecer en Saldo cero. Página 33 de 46

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5.4.2.4. LINEAMIENTOS O POLITICAS DE OPERACIONES: • El Profesional responsable de esta actividad en el grupo de Contabilidad en los primeros 5 días de cada mes realizará esta tarea. 5.4.2.5. ANEXOS: Comprobante de contabilidad aprobado.

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5.5. INGRESO 5.5.1. INGRESOS POR RECLASIFICAR 5.5.1.1. ALCANCE Por medio del reporte de ingresos de saldos por imputar de ingresos presupuestales, entregado por el área de Presupuesto de esta Subdirección, se procede a identificar los conceptos de las consignaciones que realizan los terceros en el Banco de la Republica tanto para el MVCT o FNV, para aplicarlos en la contabilidad. 5.5.1.2. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA: • Cuadro en Excel de ingresos. 5.5.1.3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Para realizar la aplicación de ingresos se requiere:  El área de Presupuesto envía al área Contable el reporte SIIF Saldos por imputar de ingresos presupuestales- por cada unidad ejecutora.  Se ingresa a la página del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. La ruta es: Ministerio-Información contable-Notas crédito y consignaciones, se selecciona el mes del ingreso a buscar, en consignaciones del Banco de la República se escoge el día exacto del ingreso y el archivo se busca la consignación. Se debe tener en cuenta que el portafolio debe ser igual al que se está buscando y se imprime. Si en ese archivo no está la consignación se realiza el siguiente paso.  Se ingresa a la página del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. La ruta es: Ministerio-Información contable-Notas crédito y consignaciones, se selecciona el mes del ingreso a buscar, en Notas debito-crédito se escoge el día exacto del ingreso y el archivo se busca la consignación por valor. Se debe tener en cuenta que el portafolio debe ser igual al que se está buscando y se imprime.  Se realiza una relación por concepto, detalle, valor y rubro presupuestal y se envía al área de Presupuesto para que la persona encargada lo realice en el sistema SIIF aplicación de cada registro de acuerdo a los conceptos de cada ingreso según portafolio. Página 35 de 46

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 

Se consolida la información mensualmente por concepto. Registro contable y archivo.

5.5.1.4 LINEAMIENTOS O POLITICAS DE OPERACIONES: Semanalmente el grupo de presupuesto de la entidad suministrará el reporte al grupo contable el reporte de ingresos por reclasificar con el fin que se identifiquen a que rubro se debe aplicar en el SIIF. 5.5.1.5 ANEXO: Imputación del rubro presupuestal de ingresos el cual genera en forma automática el registro contable según parametrización de la Contaduría General de la Nación.

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5.6. GASTOS 5.6.1. NOMINA 5.6.1.1. ALCANCE: Inicia con la recepción de la cuenta por pagar, reporte resumen contable y reporte de deducciones de los funcionarios del MVCT, entregado por el Grupo de Presupuesto de esta Subdirección, que es donde se recibe de la Grupo de Talento Humano esta información entre el 15 y 18 de cada mes, se procede a realizar la causación en el sistema SIIF NACION de la obligación, la cual se firma para posterior pago, finaliza con el archivo de la obligación y sus correspondientes soportes en el boletín de tesorería. 5.6.1.2. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA: • Obligación generada por el sistema SIIF NACION. 5.6.1.3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Para la causación de los gastos de nómina se tiene en cuenta los siguientes pasos: • Recepción de información: El profesional del Grupo de Contabilidad recibe la cuenta por pagar con sus correspondientes soportes que trae el Grupo de presupuesto, las cuales se deben firmar en el libro de control de cuentas. Con base al resumen contable que anexa el Grupo de Recursos Humanos, se realiza en Excel un consolidado de todos los conceptos que afectan la nómina para generar el archivo plano de las cargas masivas de deducciones. • Registro de la cuenta por pagar en SIIF NACIÓN: El profesional del Grupo de Contabilidad realiza la obligación en el sistema SIIF, ingresando por el perfil gestión contable. La ruta es: EPGOBLIGACION-CREAR- se ingresa la cuenta por pagar aprobada, verificar Página 37 de 46

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que el compromiso que trae sea igual al que está, el tipo de gasto siempre es administrativo, en atributo contable siempre es ninguno, se selecciona el ítem para afectación del gasto, buscar, se relacionan los valores por cada ítem de afectación del gasto, dos veces aceptar, línea de pago se la combinación de selección del catálogo PAC y aceptar, se selecciona el plan de pago por posición de catálogo PAC y línea de pago de la obligación, en fecha la que trae la cuenta por pagar, se coloca valor –continuar-dos veces aceptar. Se selecciona el ítem de afectación de gastos por compromisos y se selecciona los datos contables que se deben afectar. Se realiza el cargue de las deducciones masivo, y se carga el archivo plano generado, aceptar, verificar que la diferencia del nuevo valor neto a pagar sea la suma de las deducciones por concepto de ingresos laborales y sanción - para usarlo en bienestar (si los hay), ya que estos valores el sistema SIIF no permite cargarlos masivamente -datos administrativos-en tipo de documento soporte siempre es cumplido a satisfacción-número de documento soporte es el número de la orden de pago-expedidor siempre es la entidad-nota el concepto del pago- aceptar-guardar-firmar-aceptar y el sistema genera el número de la obligación. Se modifican las deducciones de la obligación, para ingresar las deducciones por concepto de ingresos laborales y sanción - para usarlo en bienestar (si los hay), ingresando por el perfil contable. La ruta es: EPGOBLIGACION-MODIFICAR DEDUCCIONES-se selecciona la obligación presupuestal-buscar-aceptar-agregar-se selecciona la posición de catálogo para pago no presupuestal-valor y aceptar-verificar que el nuevo valor neto a pagar en pesos colombianos sea igual al de la orden de pago y guardar. Se realiza archivo plano de los terceros de las deducciones, ya que el sistema por defecto los relaciona con el NIT de la entidad. Con el fin de afectar el código contable real se requiere: Con el reporte auxiliar contable por PCI: Se genera por el sistema SIIF por el perfil consolidación contable, y se ingresa por 40-01-01 (MVCT). La ruta es: CONT-REPORTES-REPORTE AUXILIAR CONTABLE POR PCI, se ingresa la fecha, cuenta contable desde, cuenta contable hasta, en datos específicos tercero y con esta información se realiza el archivo plano del cambio del tercero de las deducciones.

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5.6.1.4. LINEAMIENTOS O POLITICAS DE OPERACIONES: • La Oficina de Talento Humano, remitirá entre los días 15 a 18 de cada mes al El Grupo de presupuesto de esta Subdirección, el reporte de resumen contable y reporte de deducciones para generar la cuenta por pagar y hacerla llegar al Grupo de Contabilidad para su causación. 5.6.1.5. ANEXOS: Nómina causada, cancelada y archivada en el boletín de Tesorería

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5.7. CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS EN CONTRA 5.7.1. CONCILIACIONES PROCESOS JURIDICOS 5.7.1.1. ALCANCE: Inicia con la entrega de las bases de datos de los procesos jurídicos del Ministerio, PAR- INURBE Y FONVIVIENDA, por parte de la Oficina Asesora Jurídica, en forma electrónica en los (10) diez primeros días de cada mes y las bases de datos de los procesos jurídicos del mes anterior, para realizar la conciliación de la información y así determinar las partidas conciliatorias, las cuales se incluyen en el formato de conciliación de procesos jurídicos el cual se remite firmado por el profesional del grupo de contabilidad, por medio de memorando a la Oficina Asesora Jurídica, para su revisión y si están de acuerdo sea firmada por esa dependencia y remitidas nuevamente por medio de memorando a la Subdirección de Finanzas y Presupuesto para proceder a realizar el registro contable correspondiente y archivo. 5.7.1.2. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA: • Conciliaciones de Procesos Jurídicos. 5.7.1.3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Profesional de la Oficina Asesora Jurídica: • Suministrar mensualmente al grupo de contabilidad las bases de datos de los procesos jurídicos tanto del Ministerio, Par-Inurbe como del Fondo Nacional de Vivienda. • Verificar y firmar el formato de la conciliación que remite la Subdirección de Finanzas y Presupuesto. • Realiza la depuración de las partidas conciliatorias. • Enviar firmado el formato de la conciliación a la Subdirección de Finanzas y Presupuesto.

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Profesional de la Contabilidad de la Subdirección de Finanzas y Presupuesto: • • • •

Mensualmente realiza la conciliación. Revisa, analiza y determina las partidas conciliatorias. Elabora y firma el formato de la conciliación de Procesos Jurídicos. Envía por medio de memorando a la Oficina Asesora Jurídica el resultado de la conciliación para la depuración de las partidas conciliatorias. • Envía por medio electrónico al profesional de la Oficina Asesora Jurídica los archivos que dieron origen a las partidas conciliatorias, para su revisión, verificación y posterior firma del formato de conciliación. • Realiza el registro contable correspondiente y archiva la conciliación. 5.7.1.4. LINEAMIENTOS O POLITICAS DE OPERACIONES: • La Oficina Asesora Jurídica mensualmente suministrará en los (10) diez primeros días de cada mes, al Grupo de Contabilidad la base de datos de los procesos jurídicos. 5.7.1.5. ANEXOS: Conciliación de procesos jurídicos, con sus correspondientes soportes.

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6. OPERACIONES RECIPROCAS 6.1. ALCANCE: Este instructivo aplica para todas las cuentas que tienen operaciones recíprocas con los diferentes entes territoriales La Conciliación de Operaciones Recíprocas inicia con el Reporte C05 – Entidades que registran partidas conciliatorias por Entidad serie oficial de la Contaduría General de la Nación y finaliza con el archivo del Formato Conciliación Operaciones Recíprocas establecido por el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, en medio magnético o físico. 6.2. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA: Transmisión a la Contaduría General de la Nación, por medio del CHIP, del formato de operaciones reciprocas. 6.3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Contaduría General de la Nación: Consolidar la información de reciprocas a nivel nacional para generar el reporte de partidas a depurar por cada entidad contable pública. Profesional Especializado Subdirección de Finanzas y Presupuesto: 

Descargar el Reporte C05 – Entidades que registran partidas conciliatorias por Entidad serie oficial, de la página de la Contaduría General de la Nación, para el período a conciliar.



Verificar que el valor reportado en el Formulario CGN 2005-002 de operaciones reciprocas, sea igual al del auxiliar contable de la entidad.



Elaborar el Formato de Conciliación Cuentas Recíprocas para remitir a las entidades con las que se tengan partidas por depurar.

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

A través de correo electrónico, se envía el Formato Conciliación cuentas Recíprocas a la entidad para que sea completado con la información contable reportada. Se le comunica la causa de la diferencia si se tiene identificada y se solicita una vez analizada la información realizar los ajustes a que haya lugar y/o si el error es del MVCT se le solicita enviar los soportes respectivos junto con el formato debidamente diligenciado y firmado por la persona responsable de la Información Contable Pública.



Recibo del formato: El municipio envía vía mail el formato debidamente diligenciado, si los valores están conciliados se archiva en la carpeta respectiva al período de conciliación.



Si hay partidas conciliatorias se verifican las cuentas y se solicitan los ajustes y soportes a la entidad.

Comunicación permanente con el ente territorial. 6.4. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Cada trimestre se debe realizar la conciliación de operaciones reciprocas una vez la Contaduría cargue en la página web el reporte C05 – Entidades que registran partidas conciliatorias. 6.5. ANEXOS: Formatos de conciliaciones diligenciados y correos solicitando detalle de la información al igual que sus respuestas.

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7. MOVILIZACIONES Y CIRCULARIZACION 7.1. ALCANCE: Inicia con la entrega de los documentos de solicitud de pagos y movilizaciones de recursos por parte del Área de Pago de la Subdirección de Subsidio de Vivienda, al Área de Contabilidad, y finaliza con el análisis saldos relacionados en archivos de Excel (Saldos Fiducias y de control de liberaciones). 7.2. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA:     

Certificado 20% (Movilización No.) Hoja de control de liberaciones Afectación en los Estados Financieros Resumen de giro por movilización Actualización archivo Excel de Saldos Fiduciarios

7.3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Profesional Especializado del Área de Pago de la Subdirección de Subsidio de Vivienda •Enviar los documentos de solicitud de pagos, movilizaciones de recursos y Anexo 17b al Área de Contabilidad. Profesional Especializado Subdirección de Finanzas y Presupuesto •En el archivo de saldos fiduciarias y de control de liberaciones se obtiene la información del total de los giros, ejecuciones y saldos con relación a los subsidios y valores. •Elaboración de los Certificados del último 20% (Movilización No.), solicitados por el Área de Pago de la Subdirección de Subsidio de Vivienda. •Imprimir y enviar al Área de Pago de la Subdirección de Subsidio de Vivienda, los Certificados del último 20% (Movilización No.) •Analizar, revisar y validar la información suministrada por las fiduciarias. •Alimentar y conciliar los saldos de fiducias en los archivos de Excel (Saldos Fiduciarias y el de Control de Liberaciones).

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•Con los archivos de reporte de movilizaciones por pagos anticipados a fiducias se realiza en Excel el resumen por proyectos y fiduciarias con el fin de actualizar saldos por giros en el archivo de saldos fiduciarias. •Realizar los registros contables. •Imprimir y Archivar: Hoja de control de liberaciones y Resumen de giro por movilización 7.4. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN: •Con respecto a los giros por movilización, liberaciones del 20% y novedades, se realizaran en forma mensual. Esta información que debe ser suministrada por el Área de Pago de la Subdirección de Subsidio de Vivienda en los primeros 15 días hábiles del mes siguiente. •Las circularizaciones, se realizan entre FONVIVIENDA y las entidades Fiduciarias en forma trimestral. •Incluir todos los hechos económicos que afectan potencial y realmente la Entidad, con plena observancia del Régimen de Contabilidad Pública. •Validar la información antes del cierre contable. 7.5. ANEXO: Memorandos de solicitud y respuesta de las diferentes fiduciarias de los saldos de cada uno de los proyectos y la certificación de autorización para el desembolso del 20%.

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8. Control de Cambios FECHA

VERSIÓN DEL DOCUMENTO QUE MODIFICA

Elaboró: Rosa Coralia Agurto. Cargo: Profesional Especializado. Firma: Fecha: 21/09/2016

VERSIÓN ACTUAL DEL DOCUMENTO

Revisó: Damaris Matilde Arroyo Cargo: Profesional Especializado Firma: Fecha: 23/09/2016

MOTIVO DE LA MODIFICACIÓN

Aprobó: Ivan David Borrero Henriquez Cargo: Subdirector de Finanzas y Presupuesto Firma: Fecha: 30/09/2016

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