Tabla de contenido ............................................................................................................................................... 1 Introducción ......................................................................................................................................................... 2 Configuración........................................................................................................................................................ 2 Configuración de la base de datos.................................................................................................................... 2 Configuración de presupuesto ......................................................................................................................... 2 Distribución de presupuesto ............................................................................................................................ 3 Seleccione que datos incluir ............................................................................................................................. 4 Utilización ............................................................................................................................................................. 5 Entrada de presupuesto ................................................................................................................................... 5 Reporte de presupuesto ................................................................................................................................... 7
Manual B1 Budget
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Introducción Con SAP Business One usted solo puede manejar presupuestos para cuentas contables. Con B1 Budget también podrá hacer presupuestos sobre clientes y artículos y ejecutar reportes detallados de los avances y las ventas. Esto significa que los usuarios podrán consultar fácilmente qué partes del negocio están sobre el presupuesto y cuáles no. Los presupuestos de clientes y artículos también podrán estar ligados a nivel de Cliente/Grupo de artículos y/o Cliente/Artículo.
Configuración Configuración de la base de datos Antes de utilizar el sistema, usted necesitará definir como se creará la conexión a la base de datos si su Crystal Reports así lo necesita. Esto se realiza en Gestión > Add-ons > B1 Usability Package > Modulo configuración > B1 Budget > Establecer información de base de datos.
Configuración de presupuesto Lo primero que necesita definir son los presupuestos que va a utilizar y de que tipo son cada uno. Esto se realiza en Finanzas > B1 Budget > Definición de presupuesto.
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Columna Nombre Año Iniciar mes
Clase de presupuesto
Descripción Aquí usted definirá el nombre del presupuesto. NOTA: Tiene que ser único por lo que sería recomendable incluir el año en el mismo. Aquí se define el nombre que el presupuesto representa. Esto es usado para saber el periodo para calcular el valor actual y compararlo con el del presupuesto. Si su año fiscal no corresponde con el año natural, esta columna le permite la opción de definir el mes en el que inicia su año. Si está configurado a Enero en 2011 el valor actual será calculado del 1 de enero de 2011 al 31 de diciembre de 2011. Si por otro lado define que el mes inicia en Julio entonces el año actual será calculado del 1 de Julio de 2011 al 30 de Junio de 2012. Aquí se selecciona el tipo de presupuesto. Se cuentan con las siguientes opciones: Opción Interlocutor comercial
Usar empleado e venta Usar proyecto Usar centro de utilidad Comentarios
Descripción Puede definir presupuestos por cada socio de negocios y será comparado con la facturación de cada uno menos las notas de crédito. Grupo Interlocutor Puede crear presupuestos para cada grupo de socios de comercial negocios y toma en cuenta todas las facturas menos todas las notas de crédito de ese grupo. Artículo La asignación de presupuestos se asignaría a cada código de artículo y es calculada por las líneas de las facturas menos las líneas de las notas de crédito que las contengan. Grupo de artículo Puede crear presupuestos para cada grupo de artículos y es calculado tomando en cuenta las líneas de las facturas menos las líneas de las notas de crédito de los artículos del grupo. NOTA: Descuentos de nivel de cabecera en facturas y notas de crédito están incluidos en los cálculos, pero NO los gastos adicionales de los documentos. NOTA: Una vez que el presupuesto es creado no puede cambiar esta selección. Tiene la opción de distribuir un presupuesto en múltiples dimensiones. Esta casilla de selección indica si desea definir un presupuesto para cada empleado de ventas. NOTA: Una vez que el presupuesto es creado no puede cambiar esta selección. Esta casilla define si desea distribuir el presupuesto por cada uno de los proyectos de SAP. NOTA: Una vez que el presupuesto es creado no puede cambiar esta selección. Esta casilla define si desea crear un presupuesto por cada uno de los centros de costo existentes. NOTA: Una vez que el presupuesto es creado no puede cambiar esta selección. Puede agregar cometarios adicionales acerca de este presupuesto.
Distribución de presupuesto Para poder distribuir el presupuesto anual de manera mensual se requerirá definir la Distribución de presupuesto. Esto se encuentra en Finanzas > B1 Budget > Distribución de presupuesto.
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Deberá proporcionar un nombre y un monto total y posteriormente distribuirlo en su totalidad en los diferentes meses. En el ejemplo anterior el total es 12 y está distribuido de manera equitativa en cada uno de los meses pero por ejemplo podría ser que en su compañía se maneje de manera estacional siendo los meses de mayor venta los 6 y 7, en tal escenario podría seleccionar como total 14 y colocar en los meses de venta el numero 2 indicando que se espera que las ventas sean el doble comparado con los demás meses. Por defecto se cuentan con tres escenarios predefinidos de métodos de distribución: “Equal” (igual), “Ascending Order” (orden ascendente) y “Descending Order” (orden descendente). En el presupuesto deberá indicar alguno de estos tres métodos de distribución pero tendrá la opción también de seleccionarlo como distribución manual.
Seleccione que datos incluir En los socios de negocios, artículos, grupos de socios de negocios y grupos de artículos encontrará una opción para definir si este dato maestro aparecerá como una entrada de presupuesto, es decir que sea considerado o no. A continuación se muestra un ejemplo donde se definirá si un socio de negocios será incluido en el presupuesto o no.
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Esto no significa que deba asignarle un presupuesto si no que si será incluido en la lista o no.
Utilización Entrada de presupuesto Ahora le será posible definir su presupuesto. Esto se realiza en Finanzas > B1 Budget > Entrada de presupuesto.
Dependiendo si se definió el presupuesto seleccionado por empleado de ventas, proyecto o centro de costos, se habilitarán los campos para su selección (no tiene permitido continuar si están definidos y no los selecciona). Una vez seleccionados los valores requeridos aparecerá la ventana que se muestra a continuación.
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La primera vez que se ejecute la ventana no encontrará valores en la pantalla, por lo cual deberá activar la casilla de “Visualizar interlocutores comerciales sin presupuesto” para poder visualizarlos y poder definirles un presupuesto (donde se incluirán aquellos socios de negocios que en el campo definido por el usuario tienen el valor de Yes). Una vez realizado podremos visualizar los socios de negocios y podremos definirles los presupuestos correspondientes. Puede agregar un valor seleccionando el método de distribución e ingresando el valor de la moneda local en la columna de Total. Esto activará automáticamente la casilla de la columna “Incluir”, la cual también se puede seleccionar de manera manual por si se desea incluir al socio de negocios en el reporte de presupuesto aunque aún no se tenga un valor definido. Si desea ser más específico en como desea distribuir los valores del presupuesto en los meses correspondientes, hacer doble clic en la columna de fila para visualizar la vista mensual.
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Aquí podrá distribuir manualmente el importe total en los diferentes meses. El monto total deberá coincidir con la suma de los importes mensuales ingresados (utilice el botón actualizar diferencias para que se distribuya de manera equitativa el monto restante en el último mes). Una vez felices con el presupuesto ingresado dar clic en el botón que mostrará “Actualizar” para guardar los cambios (siempre puede volver a redefinirlo si es necesario). Además el valor actual del año en curso ahora se mostrará por cada presupuesto comparado con el presupuesto. NOTA: Definir los demás tipos de presupuestos se realiza de la misma manera.
Reporte de presupuesto Cuando desee consultar el reporte del progreso del presupuesto podrá realizarlo en Finanzas > B1 Budget > Informe de presupuesto.
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Primero seleccione el presupuesto que desea ver y posteriormente seleccione el empleado de ventas, proyecto y centro de costos (si así estuvo definido). Finalmente seleccione la clase de reporte a visualizar, ya sea de manera Mensual o trimestral (Ambos reportes muestran el año en su totalidad).
TIP: También puede crear sus propios reportes con tablas pivotes de Excel. Lea más sobre esto en el paquete de instalación.