,.

•

. ARMADA NACIONAL REPUBLlCA

DE COLOMBIA

Código: SERVAPIT-004-JOLA-V01

INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACiÓN Proceso: SERVICIOS DE APOYO

RiQe a partir de: 12/12/201A

DE ARCHIVOS Autoridad: AYGAR Pág. 1 de 47

TABLA DE CONTENIDO

Pá:Jg. 1. 2.

3. 4.

5 6. 7.

OBJETIVO ALCANCE GLOSARIO ORGANIZACiÓN DE ARCHIVOS REGISTROS DOCUMENTOS DE REFERENCIA NORMATIVIDAD

ELABORADO POR: AS08 GEIDY BIVIANA ARROYO REYES CARGO: AUXILIAR DE ARCHIVO FECHA: 12/12/2014 FIRMA:

L:J

REVISADO POR: S3 JOHANA ALMEIDA POVEDA

2 2 2

5 46 46 46-47

APROBADO POR: CN REYNALDO ANTONIO ESPINOSA HEIDMANN CARGO: AYUDANTE GENERAL CARMA FECHA: 12/12/2014 FIRMA: -,J

J

~

*

INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACiÓN

DE ARCHIVOS

ARMADA NACIONAL REPUBLICA

DE COLOMBIA

Código: SERVAPIT-004-JOLA-V01

1.

Proceso: SERVICIOS DE APOYO

Riae a partir de: 12/12/2014

Autoridad: AYGAR Pág. 2 de 47

OBJETIVO

Dar a conocer, a los funcionarios que integran la Armada Nacional, el fundamento teóricopráctico acuerdo a las políticas impartidas por el Archivo General de la Nación como ente rector del manejo archivístico sobre la organización de los archivos de gestión con el fin de propender por el patrimonio documental como fuente de nuestra historia.

2. ALCANCE Está orientado a facilitar la organización de los Archivos de Gestión orientados a la correcta clasificación, ordenación y descripción de los documentos producidos por un funcionario de la institución en cumplimento de sus funciones legalmente asignadas.

3. GLOSARIO ~

Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

~

Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

~

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

~

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

~

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

~

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

~

Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

~

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

~

Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

en

..

INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN

ARMADA NACIONAL REPUBLlCA

Proceso: SERVICIOS DE APOYO

DE ARCHIVOS

Autoridad: AYGAR

DE COLOMBIA

Código: SERVAP-IT004-JOLA-V01

Rige a partir de: 12/12/2014

Página 3 de 47

~

Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son 'Ios instrumentos de descripción y de consulta.

~

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

~

Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

~

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

~

Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

~

Foliar: Acción de numerar hojas.

~

Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación ..

~

Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

~

Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la descripción de los documentos de una institución.

~

Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

~

Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

~

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y conte'nido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones asignadas mediante acto administrativo. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

la ordenación y

INSTRUCTIVO

ARMADA NACIONAL REPUBLlCA

PARA LA ORGANIZACiÓN

Proceso: SERVICIOS DE APOYO

DE ARCHIVOS

Autoridad: AYGAR

DE COLOMBIA

Código: SERVAP-IT004-JOLA-V01

Rige a partir de: 12/12/2014

Página 4 de 47

~

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

~

Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

~

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

~

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

~

Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACiÓN

DE COLOMBIA

Código: SERVAP-IT004-J O LA-VO 1

4.

Autoridad: AYGAR

Proceso: SERVICIOS DE APOYO

ARMADA NACIONAL REPUBLlCA

DE ARCHIVOS

ORGANIZACiÓN

Página 5 de 47

Rige a partir de: 12/12/2014

DE DOCUMENTOS

La organización de documentos se puede definir como el conjunto de operaciones técnicas orientadas a la correcta clasificación, ordenación y descripción de los documentos producidos por un funcionario de la institución en cumplimiento de sus funciones legalmente asignadas. En el proceso de organización de archivo podemos identificar tres grandes procedimientos estos son: Clasificación, Ordenación y Descripción .

ORGANIZACiÓN

1. CLASIFICACION

DE ARCHIVOS

DOCUMENTAL

•• •• ~

subprocesos

o

Clasificación Ordenación Descripción

Podemos decir que la Clasificación es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica y científica. A su vez permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico-funcional de la institución y los trámites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones, como a continuación se relaciona. ••

ESTRUCTURA

FONDO DOCUMENTAL

-.

ENTIDAD

SECCIONES

~

DEPENDENCIAS

DOCUMENTALES

••

GRUPOS DE TRABAJO

DOCUMENTALES

~

ESTRUCTURA

FONDO DOCUMENTAL

•••

ARMADA NACIONAL

SECCIONES

~

JEFATURA DE DESARROLLO

AGRUPACIONES

DOCUMENTALES

DOCUMENTALES

SUBSECCIONES

ORGANICA

MAYOR JERARQUIA

EJEMPLO: AGRUPACIONES

DOCUMENTALES

ORGANICA

HUMANO

SUBSECCIONES

DOCUMENTALES

~

DIRECCION DE PERSONAL

SUBSECCIONES

DOCUMENTALES

~

DIVISION DE PERSONAL

SUBSECCIONES

DOCUMENTALES

~

CONTROL INFANTERIA DE MARINA

¡Al

pe"1

.s;ee;u,q¡'M' ••••

,

INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACiÓN DE ARCHIVOS

REPUBLlCA

Autoridad: AYGAR

Proceso: SERVICIOS DE APOYO

ARMADA NACIONAL DE COLOMBIA

Código: SERVAP-IT004-JOLA- VO1

Página 6 de 47

Rige a partir de: 12/12/2014

La Clasificación Documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las Series que componen cada agrupación documental (Fondo, Sección y Subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional

de la entidad. los documentqs teniendo en cuenta la estructura orgánica y las

g•.

'\.

' ..;;y'

:YX €klC ¥ lH}-mbt: Código SerielSuiJserie:

.

de Archivo: ROTULO PARA MOBIUARlO DE ARCHIVO

Nombre del. Serie I Subserie:

Medidas:

11 cm de largo x 14 cm de ancho

INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACiÓN

ARMADA NACIONAL REPUBLlCA

Proceso: SERVICIOS DE APOYO

l

DE ARCHIVOS

Autoridad: AYGAR

DE COLOMBIA

Código: SERVAP-IT004-JOLA-V01 3. DESCRIPCION

Rige a partir de: 12/12/2014

Página 37 de 47

DOCUMENTAL:

Los instrumentos de descripción en un Archivo de Gestión tienen como objetivo facilitar, de la forma más eficaz, la recuperación de la información contenida en la documentación administrativa que en ellos se custodia. Para el Archivo Central de la institución se convierte en herramienta, puesto que puede ser utilizado como un instrumento de descripción auxiliar a la relación de entrega de la documentación transferida (el Inventario Documental, o la copia en CD-Rom) hace más rápida la búsqueda de expedientes. Los Inventarios Documentales consisten en una descripción global y sistemática de las Series Documentales, si bien pueden ser Esquemático (General) o Analítico (Individual). Este último se convierte en un instrumento más detallado, el cual le permite al usuario conocer relevantes, su volumen y el alcance cronológico.

las series más

En todos los países existe acuerdo en cuanto, a que entre un instrumento tan genérico como es la

guia y otro tan exhaustivo como el catalogo debe haber un instrumento intermedio que ofrezca la posibilidad de describir los fondos con un nivel de profundidad suficiente como para garantizar cantidad de información satisfactoria para los usuarios.

una

Con lo anteriormente expuesto, para la Armada Nacional se hace necesario tener en cuenta la implementación y aplicación del Inventario Documental Analítico, ya que este nos ofrece un análisis más detallado del contenido de los documentos de archivo y nos garantiza la consulta de manera satisfactoria para los usuarios. Esta aplicación se debe hacer en concordancia con las normas aplicables • • •

•

como son:

La ISAD (G) Norma Internacional de Descripción Archivística. La NTC 4095 sobre descripción archivística. ACUERDO No. 042 del Archivo General de la Nación, Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 Y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. ACUERDO No. 038, Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Todo formato de inventario se compone de tres sectores básicos: .:. .:. .:.

ENCABEZAMIENTO COLUMNADO DAT ACION

.:.

El encabezamiento: es el que recoge la información de identificación de la entidad y de la oficina productora, así como la numeración consecutiva y correlativa de cada una de las hojas. Se compone de los siguientes elementos.

INSTRUCTIVO

PARA LA ORGANIZACiÓN

Autoridad: AYGAR

Proceso: SERVICIOS DE APOYO

ARMADA NACIONAL

DE ARCHIVOS

REPUBLlCA DE COLOMBIA

Código: SERVAP-IT004-JOLA-V01

Página 38 de 47

Rige a partir de: 12/12/2014

1. FONDO Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación refiere al nombre de la Institución; Armada Nacional.

que se va a transferir, se

2. SUBFONDO Hace referencia a la unidad administrativa de mayor jerarquía productora de los documentos, Jefatura de Desarrollo Humano.

de la cual depende

la oficina

3. SECCION Hacer referencia a la unidad administrativa de la cual depende la oficina productora documentos en este caso las Direcciones cuando aplique; Dirección de Personal.

4. SUBSECCION Hacer referencia a la dependencia Vida.

Nota: ¡,9RJica

donde se están organizando

los documentos;

División

de los

Hojas de

Pueden existir oficinas que de acuerdo a su estruQtura?rganizacional Ileg~~n hasta Sl,Ibsec'''"''U'''''O

"'''!1I

' boh-1 •• d"

5~.......

de Gestión como a los de Apoyo. Tomando

como

.

DEL EXPEDIENTE ELECTRONICO

Uno de los mecanismos más empleados para ejecutar procedimientos administrativos, es el Expediente. Se puede decir que el expediente es un documento completo que reúne la suma de todos aquellos documentos que requiere la gestión solicitada por una persona física o legal. Es un conjunto de datos registrados en un soporte durante el seguimiento y hasta la finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba o una evidencia de esa actividad. En este orden de ideas la organización de un documento electrónico, debe permitir el uso de carpetas que puedan organizarse en categorías de series y subseries tal como se organizan en los documentos tipo papel. Los documentos electrónicos, como los documentos tipo papel se clasifican de acuerdo a las Tablas de Retención Documental (TRD), las cuales deben estar elaboradas y previamente aprobadas, teniendo en cuenta la estructura organizacional, manuales de procedimientos y manuales de funciones propios de la entidad. Esta organización constituye el punto de partida para cualquier actuación dirigida a normalizar la gestión de los documentos de archivo en la entidad. Esta recomendación, también es aplicable en el entorno analógico, se revela como absolutamente indispensable en el entorno digital. Nota: Un. expediente el~ctrónico es un cas() particular de un Trámite Electrón,ico, úcaracte" .... . " eas néces~ría$:t>ar'.... . '. n'lfstivá.legil'víg.ent .

el atent -,','-

tma gran eán s -

-

'. ::

_

'~<

entre .

amb