Introducción a las bases de datos y Access capítulo 20

Queda terminantemente prohibido cualquier reproducción, modificación, distribución, transmisión, posterior publicación, exhibición o representación total o parcial del mismo, sin la autorización escrita de telecampus

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introducción

Introducción a las bases de datos y Access

20. Introducción a las bases de datos 20.1. ¿Qué es una base de datos? Según la Real Academia Española (RAE) una base de datos es un conjunto de datos organizado de tal modo que permita obtener con rapidez diversos tipos de información.

Las bases de datos controlan la información. Cualquier página web tiene una base de datos (una tienda online, una página de contactos de empresas…) y cualquier empresa, por pequeña que sea, necesita tener sus datos correctamente ordenados para poder acceder a ellos. Existe multitud de SGBD: unos preparados para albergar gran cantidad de datos y colgarlos en internet y otros para albergar menos datos y almacenarlos en el ordenador de trabajo o personal. Antes de empezar a trabajar con el programa debe tener en cuenta el tipo de datos que necesitará insertar y la Ley Organica de Protección de Datos de Carácter Personal (puede obtener información sobre esta ley con el curso “Implantación de LOPD en las empresas”). 20.2. Access, el gestor de bases de datos de Microsoft Access es sin duda, uno de los gestores de bases de datos estrella para almacenar los datos en nuestro ordenador. Su interfaz gráfica hace que su uso no requiera conocimientos de programación como los gestores más

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Access 2007

Explicado de otra forma más entendedora, una base de datos es un conjunto de datos generalmente relacionados entre sí que se almacenan de forma masiva en un sistema gestor de base de datos (SGBD). El propio SGBD permite la inserción, modificación y visualización de estos datos.

grandes. La primera versión de Microsoft Access apareció en el año 1992 y se acompañaba de los programas Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint y Microsoft Schedule Plus con el paquete Microsoft Office Professional. En este curso estudiará la versión 2007 del programa que alberga una gran cantidad de cambios respecto a su anterior versión, la 2003.

Microsoft Access utiliza los siguientes elementos para gestionar una base de datos: - Tablas: son la base de información de Access. Es donde toda la información se registra o elimina. Las tablas están formadas por columnas (campos) y filas (registros). -

Consultas: se utilizan para multitud de cosas, como consultar las tablas para que devuelvan una serie de datos deseados, eliminar registros de una tabla, actualizarlos o añadir nuevos. A través de ellas realiza las preguntas a la base de datos.

- Formularios: introducir, visualizar o modificar datos desde una tabla puede resultar incómodo, pues la forma de visualización resulta algo liosa. Con los formularios se podrá visualizar los datos de forma mas clara, ordenada. - Informes: para imprimir la información, enviarla por correo electrónico en pdf o realizar cálculos matemáticos para incluir totales o promedios, por ejemplo, necesitará crear informes.

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20.3. La ventana de presentación de Microsoft Access Para abrir Access puede hacerlo a través del menú inicio de Windows.

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Todos estos elementos los irá viendo mientras el curso avance y estudiará sus características de forma más detallada.

O a través del acceso directo del escritorio si lo tiene creado.

Una vez abierto aparecerá la ventana de presentación o bienvenida.

Access 2007

En ella encontrará diversas maneras de comenzar a trabajar. Puede escoger crear una base de datos desde una plantilla. Dispone de las plantillas locales (guardadas en el ordenador y que vienen de serie con Access cuando lo instala):

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Y las plantillas de Office Online:

Éstas se descargarán desde la web oficial de Microsoft Office. Más adelante estudiará las plantillas pero es recomendable que mientras pruebe las opciones que vaya aprendiendo, sobre todo las más complicadas. Para ello puede utilizar la plantilla Northwind 2007, que es una base de datos con muchos registros con los que podrá hacer todas las pruebas que necesite. Para abrirla selecciónela y guárdela en el lugar deseado presionando sobre la carpeta situada junto a “Nombre de archivo”.

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introducción Access 2007

Clique en Crear para crear la base de datos.

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20.4. Crear una base de datos Access 2007 La ventana de presentación de Access también proporciona crear una base de datos en blanco:

También puede crear una nueva desde el menú de Office nuevo:

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y allí seleccionar

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Aparecerá a la derecha de la ventana una barra vertical en la que deberá insertar el nombre de la base de datos y guardarla en el directorio deseado:

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La base de datos se abrirá con una tabla en blanco:

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20.5. Abrir una base de datos Access 2007 Para abrir una base de datos puede hacerlo desde la pantalla de presentación donde a la derecha de la pantalla le aparecerán las bases de datos abiertas recientemente:

También puede dirigirse al menú de office . Allí encontrará la opción Abrir para buscar la base de datos en el explorador de Windows.

También, a la derecha del menú, aparecerá una lista con los archivos recientes:

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20.6. Guardar una base de datos Access 2007 En Access el concepto de guardar es distinto al de los demás programas de Microsoft Office. La base de datos se guarda siempre de forma automática, cada vez que se inserta o elimina un registro.

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No obstante la opción Guardar como le permite guardar la base de datos en un formato distinto a Access 2007. Y es que en Access 2007 se modifica el formato de sus archivos de .mdb a .accdb. Esto quiere decir que una base de datos creada con Microsoft Access 2007 no podrá ser abierta por una versión anterior del programa, a no ser que se guarde en el formato específico.

Si clica directamente sobre la opción Guardar como deberá tener en cuenta el elemento que tiene seleccionado. Si tiene seleccionada una tabla.

Al ir a Guardar como abrirá un ventana en la que podrá crear una copia de la tabla o podrá de forma rápida (pero tal vez ineficaz si quiere un trabajo impoluto) crear un formulario, informe o consulta.

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20.7. La ventana de Access Si abre la plantilla anteriormente mencionada (Northwind 2007) observará una base de datos con todo tipo de elementos como tablas, formularios, informes y demás:

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De la misma forma, si tiene seleccionado un informe, una consulta o un formulario podrá crear copias u otros elementos.

Access 2007

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En la pantalla encontrará: - Barra de título: es la que contiene el nombre de fichero abierto, los botones para minimizar, maximizar y cerrar la ventana, la barra de acceso rápido y el botón de Office.

-

Cinta de opciones: la gran novedad de todos los programas de la versión de Office 2007 es la cinta de opciones. Es una mezcla entre la barra de menús y la barra de herramientas; de esta forma las dos se fusionan para dejar más a mano del usuario las opciones.

La cinta de opciones es dinámica, así cuando tenga abierta una tabla aparecerá un grupo más con opciones específicas para la tabla. - Panel de exploración: el panel de exploración es el lugar donde aparecerán todos los elementos que se disponen entre tablas, informes, formularios, consultas, etc.

El panel de exploración se puede abrir y cerrar para mostrar su contenido. En las imágenes, a la izquierda abierta y a la derecha, cerrado.

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En las versiones anteriores de Access los elementos se ordenaban por su tipología: las tablas con las tablas, los formularios con los formularios y así sucesivamente. En esta versión cabe la posibilidad de ordenarlas de la forma deseada de manera que puede crear grupos que engloben a su vez tablas, formularios o informes entre otros elementos. Para ello haga clic en la flecha superior que señala hacia abajo. En la parte superior encuentra cómo se desea ordenar los elementos y en la parte inferior puede filtrar por grupo los distintos elementos. Los grupos se crean de forma manual.

- La zona de trabajo: es donde se abrirá cada uno de los elementos. En la siguiente imagen puede ver una tabla abierta:

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Y en la siguiente, un informe:

introducción Los elementos en Access se abrirán como hojas distintas pudiendo navegar por ellos pinchando en la pestaña que aparece en la parte superior:

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Recordatorio

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lección 20

!- Las bases de datos son conjuntos de datos relacionados entre almacenados para que posteriormente se pueda acceder a la información de forma rápida.

!- Para el trato de las bases de datos es necesario un Sistema de Gestión de Bases de Datos.

!- Puede utilizar las plantillas que Access le proporciona en la pantalla de bienvenida.

!- La ventana de Access está dividido en barra de título, cinta de opciones, panel de exploración y zona de trabajo.

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