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INVITACIÓN ABIERTA A COTIZAR Y PRESENTAR PROPUESTA No. 004 de 2015 DOCUMENTO BASE DE INVITACIÓN Tierralta, Córdoba. Mayo 29 de 2015

Convenio COL/K53 “Apoyo a la implementación y monitoreo de una estrategia integral y sostenible de reducción de cultivos ilícitos y promoción del desarrollo alternativo en Colombia para la consolidación territorial” ASOCIACION DE COOPERATIVAS Y ORGANIZACIONES DE TIERRALTA Y VALENCIA ACTIVA G-10

OBJETO: SUMINISTRO DE 207 (DOSCIENTOS SIETE) COLMENAS DE APICULTURA CON DOS ALZAS, 207 (DOSCIENTOS SIETE) NÚCLEOS DE ABEJAS Y 69 (SESENTA Y NUEVE) ESPÁTULAS DE APICULTURA PARA PROYECTO DE DESARROLLO ALTERNATIVO DENTRO DEL MEMORANDO DE ACUERDO No. 1241 PARA LA CONSOLIDACION TERRITORIAL EN EL DEPARTAMENTO DE CORDOBA. No

PRODUCTOS A COTIZAR

UNIDAD CANTIDAD

4.1

Colmenas de apicultura con dos alzas

unidad

207

4.2

Núcleo de abejas

unidad

207

4.3

Espátulas apicultura

unidad

69

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TABLA DE CONTENIDO 1. Condiciones que regulan el trámite de la invitación. 2. Objeto de la contratación 3. Alcance 4. Calidades del proponente 5. Apertura y términos de la invitación 6. Validez de la propuesta 7. Interpretaciones, modificaciones y aclaraciones 8. Términos para la evaluación 9. Adjudicación 10. Declaratoria de desierta 11. Términos para suscripción y legalización del contrato 12. Condiciones generales para la presentación de la oferta 13. Causales de rechazo de las propuestas 14. Documentos de la propuesta 15. Propuesta económica 16. Plazo y lugar de entrega 17. Forma de pago 18. Garantías solicitadas 19. Factores y criterios de calificación y adjudicación 20. Imputación presupuestal

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DESCRIPCIÓN DE LA INVITACIÓN 1. Condiciones que regulan el trámite de la invitación. La presente invitación se regula y se realiza en cumplimiento al Memorando de Acuerdo No. 1241 suscrito entre la ASOCIACION DE COOPERATIVAS Y ORGANIZACIONES DE TIERRALTA Y VALENCIA ACTIVA G-10 y la OFICINA DE LAS NACIONES UNIDAS CONTRA LAS DROGAS Y EL DELITO UNODC dentro del Convenio COL/K53 “Apoyo a la implementación y monitoreo de una estrategia integral y sostenible de reducción de cultivos ilícitos y promoción del desarrollo alternativo en Colombia para la consolidación territorial” 2. Objeto de la contratación. Suministro de 207 (doscientos siete) colmenas de apicultura con dos alzas, 207 (doscientos siete) núcleos de abejas y 69 (sesenta y nueve) espátulas de apicultura para proyecto de desarrollo alternativo MA No. 1241 para la consolidación territorial en el departamento de Córdoba. 3. Alcance. Los materiales apícolas a proveer se destinarán a la implementación de apiarios para el beneficio de 69 familias en el municipio de Tierralta, departamento de Córdoba.

ASOCIACIÓN DE COOPERATIVAS Y ORGANIZACIONES DE TIERRALTA Y VALENCIA “ACTIVA G10” NIT. 900118676-1 Tabla 1. Cantidades y características de los insumos requeridos.

No

ARTÍCULO

UNID ADES

4.1

Colmenas de apicultura con dos alzas

unida d

4.2 Núcleo de abejas

4.3

Espátulas apicultura

unida d

unida d

CANTID ADES

ESPECIFICACIONES

•2 alzas de 51 cm de largo x 42 cm de ancho x 27 cm de alto en madera caracolí. •1 techos en madera roble o caracolí y zinc liso •1 piqueras en madera roble o caracolí 207 •20 marcos o cuadros alambrados en madera de roble •1 soportes de hierro de 3/8 legitimo corrugado •20 láminas de cera estampada de cera de abejas o parafina natural •1 cepillo apícola •un cuadro con miel y polen •dos cuadros con crías cerradas •un cuadro con crías abiertas (larvas del 207 día) •reina fecundada •un kilo de abejas Fabricada en acero inoxidable, con un 69 extremo angulado y el otro liso, con medida de 25 cm

Tabla 2. Cantidad y puntos de entrega.

Puntos de entrega por veredas Municipio de Tierralta

Colmenas Núcleos Espátulas

ASOCIACIÓN DE COOPERATIVAS Y ORGANIZACIONES DE TIERRALTA Y VALENCIA “ACTIVA G10” NIT. 900118676-1 Las Delicias

9

9

3

Lorenzo

15

15

5

Canutillal

6

6

2

Pueblo Nuevo Jobo

88

88

30

Pueblo Nuevo Boni

89

89

31

3.1. Los materiales apícolas a proveer tendrán las siguientes especificaciones: a. El proveedor deberá garantizar la óptima calidad del material apícola a la hora de ser entregado a los productores; en tal sentido asume la responsabilidad de cambiar aquel material que no cumpla con las especificaciones técnicas, asumiendo los costos que tal situación genere. b. El proveedor garantiza el remplazo de la totalidad de los insumos apícolas que no se encuentren aptos y/o cuando no sea posible su utilización. c. El proveedor Garantiza la óptima calidad y garantía de los objetos de este contrato y por tanto responder por los vicios ocultos de los cuales llegaren a encontrarse en los términos de la normatividad aplicable contenida en el Código de Comercio y el Código Civil Colombiano. En este sentido, deberá cambiar aquellos bienes que se encuentren en mal estado impidiendo su utilización o que no cumplan con las especificaciones técnicas señaladas en el menor plazo posible y correrá con los gastos que ello genere.

4. Calidades del proponente. Podrán participar en esta invitación las personas naturales y jurídicas nacionales consideradas legalmente capaces, actuando individualmente para cumplir con el objeto de la invitación.

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El oferente bajo la gravedad del juramento, que se entiende prestado con la firma de la propuesta técnica y económica que presenta, manifiesta expresamente que no está incurso en inhabilidades. Si se trata de personas jurídicas, que participen directamente, deberá acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un (1) año más, mediante el correspondiente certificado expedido por la cámara de Comercio. 5. Apertura y términos de la invitación Lugar de entrega de propuestas: Municipio de Tierralta Carrera 29 A No 12 A 13 Barrio Villa Nazareth, oficinas de ACTIVA G-10. Fecha apertura: 29/05/2015 Hora: 10:00 Fecha cierre: 05/06/2015 Hora: 18:00 6. Validez de la propuesta Las propuestas deberán tener una validez mínima de treinta (30) días, contados a partir de la fecha límite de entrega de ofertas o de su prórroga si la hubiere.

7. Interpretaciones, modificaciones y aclaraciones Si un proponente encontrare incongruencias, errores, u omisiones, o necesitare alguna aclaración al contenido de los términos de Referencia, deberá enviar su solicitud escrita al correo electrónico [email protected] Municipio de Tierralta Carrera 29 A No 12 A 13 Barrio Villa Nazareth, a más tardar tres (3) días antes de

ASOCIACIÓN DE COOPERATIVAS Y ORGANIZACIONES DE TIERRALTA Y VALENCIA “ACTIVA G10” NIT. 900118676-1 la fecha prevista para la presentación de ofertas. Las solicitudes se contestarán a más tardar al día hábil siguiente a su presentación. 8. Términos para la evaluación. El Comité Técnico Local CTL, conformado por: ACTIVA G-10, UNODC, Unidad Administrativa para la Consolidación Territorial UACT, realizará la evaluación de las ofertas dentro de los CINCO (5) días hábiles siguientes al cierre de la convocatoria. En este término realizará la evaluación de las propuestas y podrá solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que estime indispensables. Cuando dicho plazo no garantice el deber de selección objetiva, el CTL podrá modificarlo, determinando un nuevo plazo que no podrá exceder al término inicialmente definido. Para este proceso, el CTL elabora el cuadro comparativo de ofertas según criterios establecidos, para el análisis y toma de decisiones. 9. Adjudicación El CTL hará la adjudicación dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al cierre de la convocatoria para comunicar al oferente seleccionado la decisión tomada por el CTL. La adjudicación se hará mediante acto debidamente motivado que se notificará personalmente al proponente seleccionado en la forma y términos establecidos para los actos administrativos, dando lugar al proceso de contratación. 10. Declaratoria de desierta.

ASOCIACIÓN DE COOPERATIVAS Y ORGANIZACIONES DE TIERRALTA Y VALENCIA “ACTIVA G10” NIT. 900118676-1 El CTL podrá declarar desierta la presente invitación por motivos o causas que impidan la selección objetiva del contratista, cuando no se presente oferta alguna o ninguna oferta se ajuste a estos Términos de Referencia, o en general cuando falte voluntad de participación y/o no se ajuste al presupuesto establecido por ACTIVA G-10, mediante acta se señalarán, en forma expresa y detallada, las razones que han conducido a esa decisión. 11. Términos para suscripción y legalización del contrato El proponente seleccionado mediante la presente invitación, dispondrá de un término máximo de cinco (5) días hábiles contado a partir de la fecha de notificación del acto de adjudicación para adjuntar todos los documentos y legalización del respectivo contrato, así como las garantías solicitadas. 12. Condiciones generales para la presentación de la oferta. La propuesta y sus documentos anexos deben redactarse en español y presentarse por escrito elaborado a máquina o por cualquier medio electrónico. La propuesta debe ser presentada en original y una copia del mismo tenor, la cual debe estar empastada, argollada o anillada, foliada (sin importar su contenido o materia), en estricto orden numérico consecutivo ascendente, incluyendo en cada ejemplar los documentos y requisitos exigidos en estos Términos de Referencia. Sin tachaduras o enmendaduras, a menos que se haga la salvedad correspondiente al pie de cada página. No habrá exenciones en la responsabilidad de los datos, informes, documentos y resultados que se suministren tanto en el proceso de selección como en el desarrollo del contrato producto de la invitación. La carta de presentación de la

ASOCIACIÓN DE COOPERATIVAS Y ORGANIZACIONES DE TIERRALTA Y VALENCIA “ACTIVA G10” NIT. 900118676-1 propuesta debe estar firmada por el proponente o por su representante o por el apoderado constituido para el efecto, según el caso. Con la suscripción de la carta de presentación, el proponente deberá manifestar no estar incurso en cualquiera de las causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en la Constitución Política Colombiana. El CTL no admite la presentación de ofertas parciales, Se acepta la presentación de propuestas alternativas en los aspectos técnicos y económicos, siempre y cuando estas superen las especificaciones técnicas mínimas y ello no signifique condicionamientos para la adjudicación. El proponente presentara una propuesta técnica y económica de carácter obligatorio que se ajuste a todas las condiciones previstas en esta invitación, comprometiéndose claramente cada proponente a cumplir las condiciones allí ofrecidas. La Oferta Financiera y la Oferta Técnica deberán presentarse conjuntamente y bajo sello en un mismo y único sobre, y entregadas ya sea personalmente o por servicio de mensajería. En la parte externa deberá: a) Nombre de la convocatoria a la cual se está presentando b) llevar el nombre del Proponente; c) estar dirigida a ACTIVA G 10. d) llevar una advertencia de no abrirlo antes de la hora y la fecha de apertura de la Oferta para evaluación. Si el sobre no está cerrado ni etiquetado de forma adecuada, el proponente deberá asumir la responsabilidad por el extravío o la apertura prematura de la oferta debido al inadecuado sellado y etiquetado.

ASOCIACIÓN DE COOPERATIVAS Y ORGANIZACIONES DE TIERRALTA Y VALENCIA “ACTIVA G10” NIT. 900118676-1 Los proponentes deberán tener en cuenta que el mero acto de presentación de una oferta, en sí y por sí, implica que acepta los Términos y Condiciones Generales de Contratación. 13. Causales de rechazo de las propuestas Además de los motivos de rechazo previstos en estos Términos de Referencia señalados anteriormente son causales de rechazo las siguientes: • Encontrarse el proponente incurso en alguna de las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades de conformidad con lo dispuesto por la ley colombiana. • Presentar la propuesta después de la hora de cierre estipulada en el presente documento. • No cumplir con las calidades requeridas como proponente, ni ofrecer o cumplir con las especificaciones y requerimientos técnicos establecidos en este documento. • Encontrarse incurso en alguna causal de disolución o liquidación. 14. Documentos de la propuesta. Los proponentes deberán estudiar cuidadosamente este documento y las adendas en el evento en que se surtan, para informarse a cabalidad sobre el objeto y reglas del presente proceso. Su presentación implica que el proponente los ha analizado a profundidad y conoce las actividades que le corresponde desarrollar en el caso de ser seleccionado y acepta todas las condiciones y obligaciones previstas en las normas vigentes y en el presente documento.

ASOCIACIÓN DE COOPERATIVAS Y ORGANIZACIONES DE TIERRALTA Y VALENCIA “ACTIVA G10” NIT. 900118676-1 La propuesta deberá contener toda la información requerida para su verificación o evaluación y por lo menos la siguiente documentación y/o información, la cual se tiene como indispensable para su consideración y estudio; se sugiere que el proponente integre los documentos de la propuesta en el mismo orden en que se relacionan en este numeral. a. Propuesta técnica. El proponente deberá presentar una propuesta técnica de máximo 10 páginas, donde presente su propuesta técnica para cumplir con el objeto de la presente invitación. b. Cronograma de actividades y productos Detallar un cronograma de entrega de los Materiales que permitan determinar las cantidades, para cumplir con el objeto de la presente invitación, la cual debe contener la siguiente información: • Materiales a suministrar: descripción detallada del material a suministrar y cantidades disponibles. • Plan de entrega: El proponente presentará un cronograma de entrega, especificando cantidades, fechas y lugar de entrega según los presentes términos de referencia. Además de lo anterior, la propuesta deberá acompañarse de los siguientes documentos:

•

Formato

1,

subsanable).

Solicitud

a

cotizar

debidamente

diligenciado

(No

ASOCIACIÓN DE COOPERATIVAS Y ORGANIZACIONES DE TIERRALTA Y VALENCIA “ACTIVA G10” NIT. 900118676-1 •

Copia RUT actualizado (No subsanable)..

•

Copia Cámara de Comercio (Expedida por término no superior a 30 días antes de la radicación en ACTIVA G - 10 con al menos dos años de existencia, original) (No subsanable)..

•

Tratándose de personas jurídicas el representante legal deberá acreditar tener capacidad para celebrar el contrato ofertado; cuando fuere necesario, adjuntará el acta del órgano social que corresponda que le confiere tal autorización (No subsanable)..

•

Copia

cédula

ciudadanía

del

propietario/administrador

del

establecimiento de comercio o del representante legal de la persona jurídica (No subsanable). •

Balance a 31 de diciembre de 2014 firmada por contador.

•

Copia de los dos últimos contratos de suministro.

•

La cotización debe presentarse en los formatos adjuntos (No subsanable).

•

La propuesta y los documentos anexos deben enviarse únicamente en forma física y debe incluir la solicitud a cotizar tanto física como en CD, a la dirección indicada.

•

La cotización debe venir debidamente FIRMADA por el representante legal.

•

Forma de pago: Pago a 30 días contados a partir de la fecha de radicación de la factura mediante transferencia electrónica.

•

Debe discriminar el IVA. (Si aplica).

•

Tiempo de vigencia de la cotización (30 días).

•

Se evaluará la oferta más económica y que cumpla con los requerimientos técnicos establecidos.

15. Propuesta económica.

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La propuesta económica deberá diligenciarse según formato adjunto (Anexo 1; no subsanable). 16. Plazo y lugar de entrega. El plazo para el cumplimiento de las obligaciones objeto de esta invitación será de CUATRO (4) MESES contados a partir de la firma del contrato. El proponente deberá incluir en el precio de cada material, los costos de transporte, cargue y descargue de la totalidad de los insumos situados en cada uno de los puntos de entrega del proyecto anteriormente mencionados. Se tendrá en cuenta durante la evaluación el menor tiempo propuesto para completar las entregas. 17. Forma de pago. Los pagos a los proveedores sólo podrán realizarse previo cumplimiento satisfactorio de las obligaciones pactadas en el contrato, que corresponden a los requisitos necesarios para que proceda el desembolso.

18. Garantías solicitadas. Para asegurar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en virtud del contrato, el Contratista se obliga a constituir a favor del Contratante, una garantía única que podrá consistir en una póliza de seguros, dentro de los cinco (5) días siguientes a la firma del contrato en una compañía de seguros cuya matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera, garantías en los siguientes términos: a) de cumplimiento, en cuantía equivalente al 20% del valor total del

ASOCIACIÓN DE COOPERATIVAS Y ORGANIZACIONES DE TIERRALTA Y VALENCIA “ACTIVA G10” NIT. 900118676-1 contrato y tendrá una vigencia igual a la del término del contrato y cuatro meses más. b) de calidad del bien y/o servicio en cuantía equivalente al 20% del valor total del contrato y tendrá una vigencia igual a la del término del contrato y cuatro meses más. 19. Factores y criterios de calificación y adjudicación. El Comité Técnico Local realizará la verificación sobre el cumplimiento de la documentación requerida. Se evaluará cada componente de la propuesta, desde lo jurídico, financiero y técnico. Las propuestas que no cumplan con las especificaciones requeridas serán rechazadas y no serán objeto de comparación ni calificación.

CRITERIOS

RANGO DE CALIFICACIÓN

PUNTAJE MÁXIMO 70

< 1 mes

20

1 PROPUESTA TÉCNICA 1.1 Tiempo de Entrega

1.2. Ofrece la totalidad de los insumos solicitados Ofrece parte de los insumos solicitados 1.3.

Experiencia del proponente en el suministro de los insumos solicitados Experiencia certificada mayor a 5 años

Entre 1 y 2 meses

15

Más de 2 meses

10 20 10 15 15

Experiencia certificada entre 3 y 5 años

10

Experiencia certificada entre 1 y 3 años

5

1.4 Respaldo, garantías y solidez financiera del proponente

15

Patrimonio superior al monto a contratar

15

Patrimonio igual al monto a contratar

10

Patrimonio inferior al monto a contratar

5

ASOCIACIÓN DE COOPERATIVAS Y ORGANIZACIONES DE TIERRALTA Y VALENCIA “ACTIVA G10” NIT. 900118676-1 2. PROPUESTA ECONÓMICA

30

El Comité Técnico Local examinará las propuestas económicas para determinar si: - Están completas, es decir si incluyen los costos de todas las actividades ofrecidas en la propuesta técnica, de lo contrario la propuesta será rechazada. - Si presenta errores aritméticos los corregirá, sobre la siguiente base: Si existe discrepancia entre el precio unitario y el precio total, obtenido de multiplicar el precio unitario por la cantidad, el precio unitario prevalecerá y el precio total será corregido. Si existe discrepancia entre la cantidad expresada en palabras y la cantidad en cifras, prevalecerá el monto expresado en palabras, salvo que la cantidad expresada en palabras tenga relación con un error aritmético, en cuyo caso prevalecerá el monto en cifras.

Si el proponente en primer lugar de

elegibilidad no acepta la corrección de errores, su propuesta será rechazada. Se calculará como la relación entre precio de la propuesta y el precio más bajo de todas las propuestas que haya recibido ACTIVAG10. A la propuesta de valor menor se le asignara un puntaje de 30 (Este es el máximo puntaje permitido) y a las demás propuestas se les asignará el puntaje de acuerdo a la siguiente fórmula: ܷܲܰܶ‫ ܣܬܣܤ ܵܣܯ ܣܶܵܧܷܱܴܲܲ ܣܮ ܧܦ ܴܱܮܣܸ ( = ܧܬܣ‬/ ܸ‫ܴܲ ܣܮ ܧܦ ܴܱܮܣ‬OPܷ‫ܣܶܵܧ‬ ‫ ∗ )ܣܦܣܼܫܮܣܰܣ‬30 20. Imputación presupuestal. El pago de la suma a que se obliga por parte del contratante, quedará con cargo a los recursos disponibles para el Memorando de Acuerdo 1241 suscrito entre la UNODC y Activa G-10.