JORNADAS BUENAS PRÁCTICAS SOSTENIBILIDAD OSAKIDETZA

Fernando Encinar Director Económico HUA Ireide Aldazabal Subdirectora Informática

José-Julio Peña Médico Responsable de Documentación Clínica

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Objetivos 2. DIGITALIZACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA

1. APERTURA DE HUACE el 1 de Octubre de 2013 (Hospital Universitario Araba Consultas Externas)

Eliminación de la totalidad de los Archivos en papel de HUA Txagorritxu y HUA -Santiago

Fomentar la utilización de la HCE por parte de los profesionales del HUA

- Todas las consultas de Txagorritxu y Santiago en un mismo centro -- Separado geográficamente de HUA Txagorritxu y HUA Santiago

Mantener los puestos de trabajo del personal de Archivo de los Hospitales Txagorritxu y Santiago, pasando a ser gestores documentales

Funcionamiento de la totalidad del HUA sin papeles a partir de marzo de 2014 en un 95%.

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3

INTEGRIDAD USABILIDAD

Garantiza la conservación de la HHCC

SEGURIDAD

Dos o más profesionales pueden acceder a la historia al mismo tiempo y desde cualquier punto

Acceso controlado No permite manipulación de datos Minimiza los riesgos de pérdidas

FLEXIBILIDAD

INTEROPERABILIDAD

Reconversión del personal de archivo en gestores documentales

Con los sistemas propios actuales de Osakidetza MEDIO AMBIENTE

SISTEMA SANITARIO

ALTA DISPONIBILIDAD

RENTABILIDAD Espacio, disminuye tiempo y recursos humanos

No habrá tiempos de espera para pacientes urgentes

Ahorra papel

RAPIDEZ

CENTRALIZACION

Facilita la rápida recuperación de la información

Agiliza el acceso a la historia

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1. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN 1.1 Punto de partida

HUA TXA: 235.000 historias Personal de archivo: 20 personas

HUA SAN: 206.700 historias Personal de archivo: 14,5 personas Ambulatorio: múltiples historias de especialidad, sin registro informático 5

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1.2. Situación Archivo HUA -TXAGORRITXU Hospital Txagorritxu

Personal de archivo: 20 personas Total historias: 235.000

Nº CCEE pacientes distintos

2011

2012

SEPT

25.662

OCTUBRE

14.680

NOVIEMBRE

12.633

DICIEMBRE

6.548

ENERO

8.675

FEBRERO

6.524

MARZO

5.816

ABRIL

4.098

MAYO

5.418

JUNIO

4.494

JULIO

3.155

AGOSTO

2.636 6

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1.3. Situación Archivo HUA - SANTIAGO Hospital Santiago Personal de archivo: 14,5 personas Total historias: 206.700

Nº CCEE pacientes distintos

2011

2012

7

SEPT

18.340

OCTUBRE

10.260

NOVIEMBRE

9.211

DICIEMBRE

4.939

ENERO

6.291

FEBRERO

5.237

MARZO

4.689

ABRIL

3.327

MAYO

2.896

JUNIO

3.603

JULIO

2.956

AGOSTO

2.216

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2. Planning digitalización 2.1 HUA- Txagorritxu Meses

HHCC digitalizadas necesarias

% programado

Empresa

Julio

--

17%

4.362

Agosto

--

15%

3.849

Septiembre

--

21%

6.928

Octubre

25.662

41%

7.521

3.000

Noviembre

14.680

8.180

6.500

Diciembre

12.633

6.133

6.500

Enero

6.548

---

6.500

Txagorritxu

Teniendo en cuenta que en Txagorritxu hay un total de 235.000 historias, la digitalización y, por tanto, la eliminación total del papel se conseguirá, aproximadamente, el año 2016. La empresa adjudicataria sólo digitalizará historias desde julio de 2013 hasta diciembre del mismo año, momento en el cual el personal de Txagorritxu ya podrá asumir la digitalización de toda la programación. 8

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Planning digitalización 2.2. HUA - Santiago Meses

HHCC digitalizadas necesarias

% programado

Empresa

Santiago

Julio

--

18%

3.301

Agosto

--

15%

2.751

Septiembre

--

27%

4.951

Octubre

18.340

41%

7.636

1.200

Noviembre

10.260

6.760

3.500

Diciembre

9.211

5.711

3.500

Enero

4.939

1.439

3.500

Febrero

6.294

2.794

3.500

Marzo

5.237

1.737

3.500

Abril

4.689

1.189

3.500

Mayo

3.327

---

3.500

Teniendo en cuenta que en Santiago hay un total de 206.700 historias (activas + pasivas), la digitalización y, por tanto, la eliminación total del papel se conseguirá, aproximadamente, en 2017. La empresa adjudicataria sólo digitalizará historias desde julio de 2013 hasta marzo de 2014, momento en el cual el personal de Santiago Apóstol ya podrá asumir la digitalización. 9

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Previsión Situación

AÑO

MES

JULIO AGOSTO *SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

HHCC SOLICITADAS

HHCC DISTINTA SOLICITADAS

2.500 5.000 6.000 6.700

10.537 6.027 5.166 2.542

67.200 73.400 79.200 83.300 88.700 93.200 96.400 99.000 100.500 101.700 102.700 103.700

7.000 7.000 7.000 7.000 7.000 7.000 7.000 7.000 7.000 7.000 7.000 7.000

3.280 3.542 2.378 1.681 2.214 1.845 1.312 1.066 615 492 410 410

67.200 74.200 81.200 88.200 95.200 102.200 109.200 116.200 123.200 130.200 137.200 144.200

104.700 105.700 106.700 107.700 108.700 109.700 110.700 111.700 112.700 113.700 114.700 115.700

7.000 7.000 7.000 7.000 7.000 7.000 7.000 7.000 7.000 7.000 7.000 7.000

410 410 410 410 410 410 410 410 410 410 410 410

151.200 158.200 165.200 172.200 179.200 186.200 193.200 200.200 207.200 214.200 221.200 228.200

25.700 40.400 53.000 59.200

2014

ENERO FEBREO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

8.000 6.200 5.800 4.100 5.400 4.500 3.200 2.600 1.500 1.200 1.000 1.000

2015

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000

8.224 6.939 8.021 9.678 6.600 538

HHCC DIGITALIZDAS ACUMULADAS 8.244 15.163 25.684 40.362 52.962 60.200

25.700 14.700 12.600 6.200

2013

HHCC HHCC HHCC A DIGITALIZAR DIGITALIZADAS POR DIGITALIZADAS POR DURANTE EL MISMO LOS RRHH EMPRESA MES DE CONSULTA TXAGORRITXU

FASE

IMPLANTACIÓN PUESTA EN MARCHA CONSOLIDACIÓN

SEGUIMIENTO Y SUPERVISIÓN

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Preparación día “x”: Información preliminar

Según el Hospital, el día “x” (en principio 1 de octubre 2014), se llevarían a cabo aproximadamente 44.000 consultas durante el mes de octubre. Siempre según los datos aportados por el SIS, hay un 41% y un 40% (Hospital Txago / Hospital Santiago) de las consultas que se programan el mismo mes de la visita, es decir, aproximadamente 17.800 pacientes ( 10.500 H.Txa + 7.300 H.Santiago) se tendrán que ir digitalizando a lo largo del mismo mes. Producción/mensual asumible por el personal de los Hospitales:

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Fases del proyecto 1

2

3

• Implantación • Puesta en marcha • Consolidación

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Fase I. Implantación: Julio-septiembre 2013

Instalación herramientas hardware y software en ambos hospitales: escáneres y software de digitalización e indexación Comienzo plan de formación en ambos hospitales: Incorporación de coordinadores/formadores Incorporación por parte de la empresa adjudicataria de personal auxiliar de refuerzo: Para permitir la formación sin alterar la gestión diaria

Digitalización por parte de la empresa adjudicataria de las hhcc ya programadas para el día 1 de octubre

Adecuación espacios de trabajo para la digitalización

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Fase II. Puesta en marcha de la visualización de la HHCC en formato Digital: 1 de octubre 2013

Se dejan de servir historias en papel en la Sede Txagorritxu

Continuación del plan de formación /supervisión: 1 coordinador

Apoyo por parte de la empresa adjudicataria en el proceso de digitalización

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Fase III - Consolidación : Abril 2014

Digitalización por parte del personal de ambos hospitales

Continuación del plan de formación /supervisión: internamente

Supervisión por parte de la empresa adjudicataria en el proceso de digitalización hasta los meses de diciembre de 2013 en Txagorritxu y de marzo de 2014 en Santiago

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Expediente •Importe Licitación: total de 239.580,00 €

G/205/20/1/0608/0101/0000/032013 SERVICIO DE DIGITALIZACION /INFORMATIZACIÓN DE HISTORIAS CLÍNICAS PARA EL HOSPITAL UNIVERSITARIO ARABA – SEDE TXAGORRITXU.

G/205/11/1/0192/O101/0000/012014 SERVICIO COMPLEMENTARIO DE DIGITALIZACIÓN/INFORMATIZACIÓN DE HISTORIAS CLÍNICAS PARA EL HOSPITAL UNIVERSITARIO ARABA-SEDE SANTIAGO

198.000,00 € + 41.580,00 € de IVA, resultando un importe

•Importe Adjudicación: EMPRESA EXTERNA …………………. 186.000,00 euros. •40.000HHCC •Equipamiento •Financiación 4 años •Supervisión

•Importe Licitación: 76.400,00 € + 16.044,00 € de IVA, resultando un Importe total de 92.444,00 €. •Importe Adjudicación: EMPRESA EXTERNA ……………………….. 76.400,00 euros. •10.000 hhcc •Equipamiento •Financiación 4 años •Supervisión

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JULIO 2013: Objeto Concurso HUA - Txagorritxu

Digitalización externa de 40.000 historias Aporte de herramientas de software –integración nulay hardware de escaneo Formación del personal de Archivo en digitalización, con progresiva asunción de funciones a medida que cese el servicio de historias –septiembre de 2013Integración de una parte de los equipos de electromedicina aún no integrados Coordinación del proyecto hasta fin de trabajos, prevista para el año 2016

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NOVIEMBRE 2013: Objeto Concurso HUA - Santiago

Digitalización externa de 10.000 historias Aporte de herramientas de software –integración nulay hardware de escaneo Formación del personal de Archivo en digitalización, con progresiva asunción de funciones a medida que cese el servicio de historias –mayo de 2014Integración de una parte de los equipos de electromedicina aún no integrados Coordinación del proyecto hasta fin de trabajos, prevista para el año 2016 18

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Situación actual En estos momentos hay digitalizadas alrededor de 184.000 historias completas de las dos sedes del HUA

• 140.000 en Txagorritxu • 44.000 en Santiago

Además, múltiples documentos “incrementales”, generados en las consultas, pruebas complementarias y hospitalizaciones

Se prevé la finalización de la digitalización de las hhcc del HUA para el año 2016 19

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Desarrollo del proyecto Situación inicial: • HUA TXA: 235.000 hhcc • HUA SAN: 206.700 hhcc • Ambulatorio: múltiples historias de especialidad, sin registro informático

Las historias se indexaron a nivel episodio, ya que aún no estaba aprobado por parte de Servicios Centrales de Osakidetza el catálogo corporativo de documentos. Además, la Dirección del HUA consideró que para realizar una digitalización masiva era la opción más adecuada

En septiembre de 2013 y enero de 2014, conforme la entrega de hhcc en formato físico fue descendiendo, el personal de los archivos del HUA TXA y HUA SAN, respectivamente, se fue encargando paulatinamente de la digitalización de las hhcc.

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Desarrollo del proyecto ¿Qué historias digitalizar?

¿Cuándo digitalizar?

• Al inicio: citas sucesivas. Sólo la hc completa de la sede del episodio. • Actualmente: toda cita, prueba u hospitalización. Las hhcc completas del paciente en cualquiera de las dos sedes.

• Las hhcc de consultas se digitalizan antes de la consulta. • Las programaciones quirúrgicas, antes del ingreso. • Las hhcc de hospitalización, al alta del paciente.

Documentos incrementales • Se indexan en el episodio de referencia y “se archivan” fuera de la historia. • Aparte: • Consentimientos Informados • Valoraciones preanestésicas • Pruebas complementarias de oftalmología

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Incidencias del proyecto El HUA ha sido el primer Centro de la Red Osakidetza que integra documentación en Sistemas Externos, con las incidencias lógicas de cualquier proyecto piloto. Cada Centro tenía su propio número de historia. El traspaso de especialidades/servicios se realizó de forma escalonada pero independiente en cada una de las dos sedes, con un total de 106.269 citas al finalizar en mayo de 2014. Además, cesó el servicio de hhcc en Txagorritxu el 15.9.2013 y en Santiago el 9.5.2014. Alto porcentaje de citas desprogramadas y reprogramadas. Al inicio, el personal del archivo junto con el personal de la empresa se tiene que enfrentar a un exceso de 300/500 hhcc al día. La coexistencia de documentación de varios centros obliga a trabajar con el CIC. Episodios antiguos no existentes en base de datos lo cual genera su imposibilidad de indexación. Documentos sin número de historia: pruebas realizadas a petición de primaria o de otros centros externos. 22

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Complejidad Números de HC diferente en cada uno de los trece centros Hacia una OSI: especializada / primaria

Primer centro para Sistemas Externos

Diferente ritmo para el cese de servicio de historias a consultas Diferente ritmo de incorporación de especialidades de ambos centros hospitalarios al nuevo edificio de consultas Diferente grado de adaptación a la historia clínica electrónica en algunos profesionales Situación socioeconómica actual 23

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Fases del proceso de digitalización de historias

Manipulación y Expurgo según Decreto Autonómico 38 / 2012, de 13 de marzo

Escaneo

Indexación de episodios: trece centros, se decide utilizar el CIC en lugar de la historia clínica de los pacientes

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Carga manual de pdf a Sistemas Externos por Informática del HUATXA

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Manipulación y Expurgo Decreto 38 / 2012 del Departamento de Sanidad y Consumo del Gobierno Vasco

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Indexación por episodios Software externo NATI

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Futuro inmediato Software de digitalización online corporativo:

Futuro de los documentos originales: • Custodia indefinida. • Destrucción, excepto Consentimientos Informados.

• Historia completa: indexar a nivel episodio • Documentos incrementales y de hospitalización: indexar a nivel documental, según Catálogo Corporativo

Decisión sobre historias pasivas: • Custodia indefinida. • Digitalización. • Expurgo según Decreto. 27

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Informática- punto de partida Primera dificultad: hacer frente al gran volumen de información almacenada en nuestros archivos (478.402 historias en la sede Txagorritxu, 339.943 historias en la sede Santiago).

Dimensionamiento de la infraestructura de almacenamiento necesaria para albergar nuestra información digitalizada en un repositorio común. El personal de Informática del HUA hace una estimación del espacio de almacenamiento hardware que necesita y se compran los discos necesarios para alojarlo.

lnformática de la Organización central desarrolla y nos proporciona el software necesario para poder alojar nuestra información en el repositorio común centralizado llamado de Sistemas Externos.

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Extracción de información Unidad de Gestión Sanitaria: establece criterios de priorización.

Informática: se encarga de • En un principio con procesos informáticos desarrollados a medida obtener la información de los pacientes que cumplan dichos • Posteriormente utilizando una serie de procesos planificados en la aplicación eOsabide criterios de los sistemas de para dar autonomía al personal del archivo. información corporativos:

El personal del archivo: con la información recibida extrae sus historias en papel y empieza a digitalizarlas. 29

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Diseño de la arquitectura informática Arquitectura de servidores del servicio de informática del HUA y procesos para el almacenamiento en el repositorio común de sistemas externos de Osakidetza: Se dota a los archivos de varios escáneres para digitalizar los documentos en papel

Para emparejar cada pdf con los códigos identificativos del paciente se está utilizando un software de indexación del proveedor contratado. Como resultado de la indexación se obtienen ficheros informáticos con un formato de nombre concreto.

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Se crean 2 servidores virtualizados: en uno ellos se almacena la información escaneada y la que se obtiene en el proceso de indexación.

En los 2 se implementa la arquitectura software necesaria para pasar los ficheros que contienen información digitalizada al repositorio común de Sistemas Externos de Osakidetza. La creación del segundo servidor nos permite agilizar el proceso de carga

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¿Qué hacemos con la información que se sigue generando en papel? De momento se sigue generando diariamente información en papel

Esta información se genera en diversos puntos del HUA y pertenece a pacientes que ya tienen su historia digitalizada 31

• Resultados de pruebas realizadas con aparatos de electro medicina • Valoraciones preanestésicas • Consentimientos informados para la realización de diversas pruebas.

• Escaneada en el archivo

• Puesta a disposición informática para su posterior almacenamiento

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¿ Cómo mostramos la información digitalizada al personal asistencial?

Además de digitalizar la documentación de los archivos y almacenarla en el repositorio común centralizado, necesitábamos poder mostrársela al personal asistencial de una forma ágil y cómoda.

Se decide que la información digitalizada se va a mostrar en las 2 aplicaciones que usa de forma generalizada el personal asistencial: Clinic y Osabide Global.

Esto hace necesario realizar modificaciones en dichos aplicativos e integrarlos con el repositorio común centralizado de Sistemas Externos.

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Informática de la Organización Central y empresas proveedoras tienen que trabajar contra reloj para atender a nuestras demandas en el menor tiempo

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Visualización en la aplicación Clinic

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Visualización en la aplicación Clinic

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Visualización en la aplicación Osabide Global

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Retos a corto plazo Tamaño de los pdfs resultantes de la digitalización

Reducir la generación de historia en papel

Para ello, es vital integrar todo los sistemas de electro medicina que dan soporte a pruebas complementarias

La integración, a veces requiere inversión económica

Documentos en color: ventajoso para los asistenciales, un problema para los informáticos.

Software para la digitalización on/line : el tamaño es un problema, no permite subir más de 2 MB 36

Datos encuestas ENCUESTA Accesibilidad de escaneados ¿Es fácil localizar un determinado documento? Rapidez en la localización hhcc ¿Es rápido localizar un determinado documento? Facilidad de Consulta de escaneados en las aplicaciones informáticas (OSABIDE GLOBAL-CLINIC) Rapidez en la digitalización (Para documentos recientes, demora en tenerlos disponibles en los ordenadores) Impresión Global del proceso de digitalización

MAYO 2014

OCTUBRE 2014

4,56

5,17

4,44

4,74

5,04

4,64

3,20

5,68

5,21

4,89 37

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