LA ETICA EMPRESARIAL Y AUDITORIA Juan Alberto Güílamo J. 20 de julio de 2012

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INDICE I. Introducción II. Conceptos Generales de Etica III. Etica Empresarial IV. Estructura de la Etica en la Empresa

V. Evaluación de la Etica VI. Papel de la Auditoría VII. Conclusión 2

I- Introducción Nos encontramos en una sociedad que desafía las estructuras sociales tradicionales. Las empresas tienen la obligación moral de analizar el ambiente ético en la que se desenvuelven. La ética, como ciencia que estudia la moral, debe aplicarse en todas las dimensiones empresariales. La integridad, transparencia, responsabilidad social, coherencia y honradez, se hacen indispensables hoy día. 3

I- Introducción Las empresas deben asegurar un compromiso de sus miembros con el comportamiento ético individual y colectivo.

Afianzar aspectos positivos y buscar soluciones a situaciones potencialmente dañinos. La función de auditoría debe incidir en la vigencia de una cultura de valores ético institucional.

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II- Etica Conceptos Generales

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 Conjunto de valores morales que permiten a la persona adoptar decisiones y comportamientos apropiados.

 Ciencia de la conducta humana, que estudia la forma de actuar frente a nuestros semejantes.  La ética profesional abarca deberes y derechos de los profesionales en el cumplimiento de sus actividades. Conjunto de principios éticos asumidos voluntariamente por quienes profesan una determinada profesión. 6

III- Etica Empresarial 7

 Todas las empresas tienen una obligación ética, hacia cada uno de los grupos que las constituyen, no solo en términos de normas y deberes como reglas, sino en términos de valores.  La falta de ética en la actividad empresarial acarrea consecuencias que podría conducir a consecuencias sociales y económicas catastróficas.  El empresario debe tener presente que faltar a la ética es para él un costo alto, aunque no necesariamente se concrete en registros contables. 8

III- Continuación  El liderazgo ético es una necesidad que hace mejor y más rica a la empresa. Si se busca enriquecimiento acelerado sobre bases ilícitas, la empresa se condena a sí misma.

 En las organizaciones donde la honestidad y la integridad son una regla clara, es fácil para los empleados resistir las múltiples tentaciones.  Para sostener una buena reputación corporativa se deben diseñar campañas publicitarias que promuevan a la empresa como un todo. 9

III- Continuación  Es el momento de valorizar las actitudes y valores, que se comprenda que la ética empresarial es una necesidad.  Los directivos honestos serán capaces de tomar decisiones correctas.

 La ética es necesaria para ser un buen profesional, es una fortaleza y una ventaja para las organizaciones. 10

IV- Estructura Etica en la Empresa

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IV- Continuación 

Establecimiento de un comité con autoridad para vigilar y hacer cumplir el Código de Etica.



Aplicar acciones disciplinarias contrarios a la ética a fin comportamientos antiéticos.



Los empleados deben conocer las consecuencias de sus acciones.



Los Directores: Deberán desarrollar sus actividades en coherencia con los valores y principios organizacionales

a los actos de desanimar

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IV- Continuación  Los directivos normalmente deben expresar los valores de la organización y el compromiso y voluntad de implantarlo.  La Organización: Debe garantizar condiciones necesarias para que el personal pueda desarrollar sus tareas.

 La implantación de una cultura ética debe ser del interés de la alta dirección.  Asimismo, velar por mantener un ambiente de trabajo libre de discriminación, higiene, seguridad y salud dentro de la empresa. 13

IV- Continuación Los Empleados: Deberán desempeñar su trabajo con integridad y responsabilidad.  Mantener respeto mutuo.

 Comunicar cualquier situación lineamientos de la empresa.

contraria

a

 Velar por la buena imagen de la empresa.  Solicitar asesoramiento en los casos tenga dudas sobre la forma correcta de actuar. 14

IV- Continuación

 Mantener altos estándares profesionales y éticos.

 Los supervisores deberán tomar acción sobre las denuncias recibidas y mantener discreción con informaciones confidenciales.

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IV- Continuación Que debe hacer la empresa para que el personal actue correctamente. La empresa debe perseguir finalidades moralmente correctas, creando un ambiente que las personas puedan avanzar y desarrollarse éticamente. La organización no debe ser ética para obtener beneficios, si no que debes buscar los beneficios actuando éticamente. Se deben establecer guías de principios, órganos de supervisión y sanción, mecanismos de investigación y comités de ejecutivos. Los cuales podrían ser: 16

IV- Continuación A) Creación Código Etico:  Conjunto de normas, principios, guías o directrices, con el fin de determinar responsabilidades, orientar el trabajo profesional y regular la conducta de los empleados.  Deberá contener principios fundamentales para tomar decisiones conductuales y acciones de empleados.  Su implementación garantizará, confianza, credibilidad y permitirá que las empresas se desempeñen con altos estándares y transparencia. 17

IV- Continuación  El Código debe ser, formal, claro, comprensible, estratégico, que apoye la cultura ética y defina el compromiso de la organización.

 Los códigos ni las auditorías éticas por sí mismas pueden hacer que sus miembros sean morales, pero sientan las bases para activar el sistema de valores.  La adopción del código debe quedar marcada con una ceremonia formal, que participen todos los empleados.  Para facilitar la integración, se debe realizar un plan para su implementación, el cual debe incluir lo siguiente: 18

IV- Continuación

 Publicidad del documento por parte de los directivos.  Formación, compromiso de evaluación, revisión y mejoras continua.  Realizar charlas, conferencias, talleres, etc.  Certificar cada año a todos los empleados, mediante pruebas por medios electrónicos y/o manuales, con la finalidad de asegurar el conocimiento del contenido del Código. 19

IV- Continuación Una vez conocido el Código se debe poner en marcha lo siguiente:  Formación sobre ética, enfocada hacia la difusión, interpretación e implantación.  Incluir el Código en los manuales de bienvenida y cursos de formación.  Los directivos debe mostrar su compromiso con los valores y normas, debido a su posición. 20

IV- Continuación

 Asignar un responsable del cumplimiento ético y dar poder al Comité de Etica, para garantizar su efectividad.  Mantener y garantizar vías de comunicación de violaciones al Código de Etica.  El incumplimiento debe dar lugar a disciplinarias para garantizar su efectividad.

acciones

 El Código de Etica tendrá poco éxito si una actividad ilegal y/o antiética no es castigada, especialmente si está relacionada con las actividades de la alta dirección. 21

IV- Continuación Ventajas al implementarse un Código de Etica  Obtención de mayores resultados y garantía de la sostenibilidad de la empresa.  Óptimo ambiente laboral, ampliación de negocios.

alto

rendimiento

y

 Consolida lealtad y fidelidad del cliente.

 Facilita la toma de decisiones.  Agregan valor, mejora y fortalece la imagen de la empresa. 22

IV- Continuación B) Creación de un Comité Etico:

Para apoyar la correcta aplicación del Código de Etica, la empresa debe crear un Comité Etico. Integrado por miembros de la Alta Gerencia y/o Directores, los cuales podrían tener las responsabilidades siguientes:  Conocer, evaluar y decidir sobre las violaciones al Código de Ética.

 Velar que las decisiones se apliquen sin distinción.  Mantener confidencialidad de las informaciones.

 Garantizar la equidad e integridad de los empleados 23 evaluados.

IV- Continuación C) Creación Area de Investigación Etica El director de la misma podrá ser el coordinador del Comité Etico.  Responsable de las investigaciones que permitan esclarecer y documentar los hechos.  Garantizar la preservación de la integridad de los empleados.  Documentar en un acta las decisiones emanadas del Comité Etico. 24

IV- Continuación D) Creación de mecanismos para que los empleados comuniquen acciones antiética.  Las informaciones deberán ser canalizadas al área de investigación.  Línea Etica: Para comunicar casos de violaciones antiéticas y se garantice discreción y confiabilidad.  Debe ser conocido todos los empleados.

por 25

IV- Continuación  Correo electrónico exclusivo y de fácil acceso dentro de la organización.  Oficina de Consulta Etica: Con la finalidad de asesorar a los empleados en la toma de decisiones ante situaciones que no están seguro.

Una persona sincera dirá siempre la verdad, creará un ambiente de transparencia, de claridad y de honestidad a su alrededor, mejorará cada día y enseñará a hacerlo a los demás. 26

V- Evaluación de la

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 Para ser eficaz, un programa de ética debe crecer y evolucionar junto con la organización.  Es esencial que el programa sea supervisado y evaluado para determinar si se están cumpliendo los objetivos que se fijó, referente a la detección y disuasión de comportamientos poco éticos, mala conducta y actos ilegales.  El programa debe considerar también someterse a una evaluación periódica, completa e independiente para determinar si es eficaz. 28

V- Continuación  La evaluación del riesgo proporciona una lista priorizada de los riesgos más críticos y sugiere los pasos que la organización debe tomar para hacer frente a los mismos.

 Una evaluación del programa de ética y cumplimiento ayuda a determinar si la organización ha tenido éxito en reducir o mitigar esos riesgos.  Este requerimiento está diseñado para asegurar que las organizaciones prevengan y detecten actividades ilegales y poco éticas. 29

V- Continuación  La alta dirección de la organización debe ser regularmente informada de los resultados de las evaluaciones y auditorías del programa de ética y cumplimiento.

 Evaluaciones del programa deben esforzarse por otorgar recomendaciones prácticas para la mejora, y se deben destinar recursos suficientes para su aplicación.  El programa de ética y cumplimiento debe ser supervisado y evaluado periódicamente para asegurarse de que está satisfaciendo las necesidades de la organización. 30

V- Continuación  La auditoría puede ser un recurso valioso para un programa de ética y cumplimiento, ya que suelen examinar las políticas y controles de la organización relacionado con aspectos designados del programa de ética y cumplimiento.  La auditoría de ética y cumplimiento debe regirse por un plan escrito que establezca los temas, métodos y frecuencia de las auditorías.  El plan debe tener en cuenta la historia anterior de la organización (mala conducta, demandas legales, vulnerabilidades éticas, etc.). 31

V- Continuación  Si hay hallazgos adversos a cualquiera de las auditorías, un plan de acción correctiva debe ser creado y seguido.  El plan debe ser formulado e implementado por el equipo de auditoría en coordinación con el Area de Ética y de Cumplimiento.

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V- Continuación La Etica y las Normas de Auditoria  El propósito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoría interna deben estar definidos en un estatuto, el Código de Ética y las Normas. El Director de Auditoría debe revisarlo periódicamente y presentarlo a la Alta Dirección para su aprobación  El Auditor Interno deberá guiarse por el Código de Ética y las Normas sobre atributos y desempeño.  Cualquier tipo de conflictos o asuntos imprevistos deberán ser resueltos de manera consistente con el Código de Ética y las Normas. 33

V- Continuación Los auditores deben cumplir su trabajo razonablemente prudente y competente. Cumplir con las normas profesionales de conducta.

El Código de Ética del Instituto Interno de Auditores incluye dos componentes esenciales:  Reglas de Conducta que describen las normas de comportamiento que se espera sean observadas. Además, para guiar la conducta ética de los auditores.  Principios que son relevantes para la profesión y práctica de la auditoría interna (Integridad, Objetividad, confidencialidad y competencia). 34

V- Continuación  Integridad: Persona de principios, honorable, recta, valerosa, y actúa de acuerdo a sus convicciones. Preservar sus valores por encima de las presiones.  Objetividad: Mantener una visión independiente de los hechos, evitando formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que obtenga.  Confidencialidad: Conservar en secreto la información y no utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos.  Competencia: Aptitud demostrada para aplicar 35 conocimientos y habilidades.

VI- Papel de la Auditoría

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 Auditoría debe evaluar y contribuir a la mejora de los procesos, gestión de riesgos y control, utilizando un enfoque sistemático y disciplinado.

 Debe considerarse como un instrumento de gestión para la mejora de las prácticas empresariales.  La auditoría ética fortalece la integridad organizacional, para mejorar el desempeño ético y el cumplimiento de responsabilidad.

 La auditoría debe evaluar el diseño, implantación y eficacia de los objetivos, programas y actividades de la organización relacionados con la ética. 37

VI- Continuación  Los auditores internos deben determinar el rol que cumplirán en la cultura ética de la organización, dependiendo de su existencia, falta, o grado de desarrollo.  Todas las personas asociadas y específicamente los auditores, deben asumir el rol de defensores de la ética, ya que tienen un alto nivel de confianza e integridad dentro de la empresa.  Además, tienen la competencia y capacidad para orientar en la actuación ética del resto del personal de la empresa. 38

VI- Continuación Se debe evaluar periódicamente el ambiente ético de la organización y la eficacia de sus estrategias, para alcanzar el nivel deseado de cumplimiento legal y ético. Los auditores deben evaluar la eficacia de los aspectos siguientes : Implementación de programas de ética con procedimientos iguales a una revisión normal, que incluyan:  Confirmación de la existencia de una cultura ética apropiada. 39

VI- Continuación  Cerciorarse de que los directores asumen su responsabilidad y entienden la importancia del riesgo ético.  Establecimiento de cursos sobre la misión, visión y valores de la entidad, integridad y valores éticos.  Ofrecer talleres de casos reales que incluyan irregularidades, fraude y comportamientos no ético.  Verificar si existen amenazas y oportunidades éticas integradas en un plan estratégico. 40

VI- Continuación  Confirmar alineación de la empresa cumplimiento de valores éticos.

con

el

 Cerciorarse de que se lleven estadísticas de los casos de empleados involucrados en violaciones éticas.  Asegurarse de que el Código de Conducta sea claro y comprensible.

 Observar si existen comunicaciones frecuentes, demostraciones de actitudes y comportamientos éticos de líderes de influencia en la organización.

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VI- Continuación  Observar si existen estrategias que apoyen la cultura ética con programas para actualizar y renovar el compromiso de la organización con la misma.  Si existen herramientas y mecanismos diversos para que los empleados y/o clientes informen confidencialmente supuestas violaciones éticas.

 Declaraciones de los empleados, afirmando que conocen los requerimientos de conducta ética para efectuar transacciones y/o actividades con la organización. 42

VI- Continuación  Encuestas a empleados, para determinar el estado del ambiente ético de la organización. Tres preguntas deben formar parte de esta encuesta: ¿La respuesta de la gerencia es adecuada ante los asuntos de ética? ¿Qué tan adecuado es el sistema de aseguramiento de la gestión de riesgo ético? ¿Cómo el sistema ético es regularmente examinado y actualizado? 43

VI- Continuación  Fácil acceso a oportunidades de aprendizaje que permitan a todos los empleados ser defensores de la ética.  Prácticas positivas del personal que alienten a los demás a contribuir con el ambiente ético de la organización.  Cotejos de referencias y antecedentes como parte de procedimientos de contratación de empleados, incluyendo pruebas de integridad, análisis de sustancias prohibidas, y medidas similares. 44

VI- Continuación Cuando los auditores detecten problemas éticos deben:  Obtener un entendimiento claro y alcance de la situación.  Analizar impacto financiero y de reputación para la empresa.  Estrategia y plan implementado.  Opinión, puntos de vista y análisis de las partes interesadas.  Investigar por qué ocurrió la falla.  Coordinar con el área de investigaciones las acciones más convenientes para conocer el caso.

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VII- Conclusión

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Conclusión  Las organizaciones deben establecer estándares éticos y convertirse en lugares gratos para trabajar y al mismo tiempo en empresas en las que los resultados no se hagan esperar.

 El reto que nos espera es ética con beneficios, o sea, hacer de la ética no un costo, ni una restricción, sino una fortaleza, un componente de la buena gestión.  La función de Auditoría siempre será el soporte de una empresa éticamente exitosa. 47

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