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Directrices del Fondo Mundial sobre
la presupuestación de subvenciones y la presentación de informes financieros anuales
Agosto de 2014 Ginebra, Suiza
La presente traducción de las Directrices del Fondo Mundial sobre la presupuestación de subvenciones y la presentación de informes financieros anuales (“las directrices”) al español se ofrece únicamente a título informativo. El documento en inglés publicado en el sitio web del Fondo Mundial (que podrá modificarse oportunamente) constituye la versión oficial de las directrices.
Índice Acrónimos y abreviaturas..................................................... 3 1. Introducción ................................................................. 5 1.1 1.2 1.3 1.4
2. 2.1
Propósito y alcance .................................................................................... 5 Estructura de las directrices ...................................................................... 7 Sostenibilidad y asignación eficaz ............................................................. 7 Modificaciones en las directrices para la presupuestación ....................... 8
Orientaciones generales ................................................ 9 Principios de la presupuestación .............................................................. 9
2.1.1 Límite de financiamiento ................................................................................... 11
2.2 Gestión de los saldos de caja nacionales ......................................................... 13
2.3
2.2.1 Fase de elaboración de la Nota Conceptual ...................................................... 13 2.2.2 Fase de preparación de la subvención .............................................................. 13 2.2.3 Aprobación de la Junta Directiva y primera decisión de financiamiento anual .......................................................................................................................... 14
Cambio de divisas .................................................................................... 15
2.3.1 Moneda de asignación: moneda de denominación de la subvención .............. 15 2.3.2 Moneda para la elaboración del presupuesto ................................................... 16 2.3.3 Aplicación del tipo de cambio y los índices de inflación .................................. 16
2.4 Impuestos ..................................................................................................17 2.5 Gestión de los complementos salariales y los gastos de viaje ................. 19 2.6 Gestión de costos compartidos ................................................................ 20 2.7 Diferenciación entre la presupuestación y la presentación de informes sobre gastos............................................................................................................ 20 2.8 Creación de capacidad para mejorar los sistemas financieros y la presentación de informes ...................................................................................... 21
3.
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
4. 4.1 4.2
4.3 4.4
El mecanismo de presupuestación .............................. 22
Especificidad del presupuesto ................................................................. 23 Presupuesto de la Nota Conceptual ......................................................... 24 Presupuesto de la preparación de la subvención .................................... 25 Mecanismo de aprobación del presupuesto ............................................ 27 Ajustes presupuestarios: ejecución de la subvención ............................. 28
3.5.1 Cambios presupuestarios sustanciales y no sustanciales ................................. 29 3.5.2 Revisión del presupuesto resumido .................................................................. 31
Presentación de informes financieros ......................... 32 Principios y periodos para la presentación de informes financieros ...... 32 Alcance y frecuencia de la presentación de informes .............................. 34
4.2.1 Presentación de informes financieros trimestrales .......................................... 34 4.2.2 Presentación de informes financieros anuales ................................................. 34 4.2.3 Ilustración del mecanismo de presentación de informes financieros anuales. 36 4.2.4 Gestión de las variaciones del presupuesto ...................................................... 37 4.2.5 Ajustes en los gastos comunicados ................................................................... 37
Otros tipos especiales de presentación de informes financieros ............ 38 Gastos elegibles ........................................................................................ 38
5. Orientaciones específicas para la presupuestación y el cálculo de costos .................................................................. 41 5.1 5.2
Recursos humanos ................................................................................... 41 Tipos de remuneración y requisitos para la presupuestación ................ 42
5.2.1 Salarios .............................................................................................................. 42
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5.3
5.2.2 Prestaciones ...................................................................................................... 42 5.2.3 Derechos devengados a indemnización por cese y gratificaciones salariales... 43 5.2.4 Pago de complementos salariales y otros incentivos ........................................ 43
Gastos de viaje.......................................................................................... 44
5.3.1 Planes de formación .......................................................................................... 45 5.3.2 Gastos de viaje: seguimiento y evaluación....................................................... 47 5.3.3 Gastos de viaje: gestión y supervisiones del programa .............................. 48
5.4 5.5
5.6
5.7
5.8
Servicios profesionales externos .............................................................. 48
5.4.1 Otros aspectos relacionados con la supervisión y la gestión financiera de los costos de los servicios prestados por profesionales externos .................................... 49
Productos sanitarios farmacéuticos, no farmacéuticos y equipos médicos……………………………………………………………………………………………….50 5.5.1 Reservas de estabilización ................................................................................. 51 5.5.2 Costos relacionados con equipo médico ........................................................... 52 5.5.3 Costos de gestión de adquisiciones y suministros ............................................ 52 5.5.4 Otros aspectos de la gestión y supervisión financiera de los costos de gestión de adquisiciones y suministros .................................................................................. 54
Infraestructura y equipamiento no sanitario .......................................... 54
5.6.1 Vehículos ........................................................................................................... 56 5.6.2 Costos de mantenimiento del equipamiento .................................................... 57 5.6.3 Rehabilitación, renovación y mejora de la infraestructura sanitaria ............... 57
Materiales de comunicación y publicaciones ......................................... 58
5.7.1 Material impreso ............................................................................................... 59 5.7.2 Material visual, de audio y de vídeo .................................................................. 59 5.7.3 Otros aspectos del seguimiento y el control financiero .................................... 60
Costos indirectos y gastos generales ........................................................ 60
5.8.1 Honorarios de gestión y recuperación de costos indirectos ............................. 62
5.9 Apoyo económico a los clientes y los grupos de población destinatarios .......................................................................................................... 63 5.9.1 Microcréditos y microsubvenciones.................................................................. 64 5.9.2 Incentivos en metálico ...................................................................................... 64
Anexo 1 ................................................................................................................. 66 Enfoque modular del Fondo Mundial ................................................................... 66 Anexo 1A – Malaria ................................................................................................... 66 Anexo 1B – VIH y SIDA ............................................................................................. 68 Anexo 1C – Tuberculosis ........................................................................................... 70
Anexo 2. ................................................................................................................71 Dimensión de cálculo de costos del Fondo Mundial ..............................................71 Anexo 3. ............................................................................................................... 74
Anexo 3A .................................................................................................................... 74 Anexo 3B .................................................................................................................... 75 Plantilla de la ficha de datos biográficos del empleado ............................................. 75 Anexo 3C ………………………………………………………………………………………………………76 Diseño de planes de formación.................................................................................. 76 Anexo 3D ……………………………………………………………………………………………………. 78 Evaluación de las necesidades de vehículos y plan de gestión .................................. 78 Plantillas correspondientes……………………….………..……………………………………....... 81
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Acrónimos y abreviaturas AFR ALF ARC ARVs AT BS CAS CBCTS CBTC CLV
Informe financiero anual Agente Local del Fondo Ciclo anual de presentación de informes Antirretrovirales Asistencia técnica Seguridad hematológica Comité de Aprobación de Subvenciones Atención, tratamiento y apoyo comunitarios Asesoramiento y pruebas en la comunidad Comité Luz Verde
CMP CN CT
Material de comunicaciones y publicaciones Nota Conceptual Equipo de País del Fondo Mundial
EFR EPS FBCTS FSS FX GAS GF GM GP GR HIS
Informe financiero detallado Costos de servicios profesionales externos Atención, tratamiento y apoyo en los centros Fortalecimiento de los sistemas de salud Tipo de cambio de divisas Costos de Gestión de Adquisiciones y Suministros Fondo Mundial de lucha contra el SIDA, la tuberculosis y la malaria Preparación de la subvención Población general Reglamentos de la subvención Sistema de información sanitaria
HPE HPNP HPPP HSH HTC IC
Productos sanitarios: equipamiento Productos sanitarios no farmacéuticos Productos sanitarios: productos farmacéuticos Hombres que tienen relaciones sexuales con hombres Asesoramiento y pruebas del VIH Control de infecciones
ICR INF IP MACD MARP MCP
Recuperación de costos indirectos Costos de infraestructura Asociado ejecutor Enfoque modular y dimensión de cálculo de costos Personas más vulnerables Mecanismo de Coordinación de País Costos de equipamiento no sanitario Nuevo Modelo de Financiamiento Organización no gubernamental Manual de política operativa Huérfanos y niños vulnerables Coordinador/Secretaría del PEPFAR Plan Estratégico Nacional
NHE NMF ONG OPM OVC PC/S PEN
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PEP
PF PITC PRT
Profilaxis posterior a la exposición Plan de Emergencia del Presidente de los Estados Unidos para el Alivio del SIDA Marco de desempaño Asesoramiento y pruebas iniciadas por el proveedor Panel de Revisión Técnica
PTMI
Prevención de la transmisión maternoinfantil
PUDR RBF RH RP SIDA SORP SPI SR SSR STC SW SyE TARV TB TRC UDI UQD USG VC VCT VIH VMMC
Informe de actualización de avances a la fecha y solicitud de desembolso Financiamiento basado en los resultados Costos de recursos humanos Receptor Principal Síndrome de inmunodeficiencia adquirida Prevención sexual y de otros riesgos Intervenciones de prevención específicas Subreceptor Sub-subreceptor Términos y condiciones estandarizados Profesional del sexo Seguimiento y evaluación Terapia antirretroviral Tuberculosis Gastos de viaje Usuario de drogas inyectables Demanda de calidad no financiada Gobierno de los Estados Unidos Control de vectores Asesoramiento y pruebas voluntarios Virus de la inmunodeficiencia humana Circuncisión masculina médica voluntaria
PEPFAR
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1. Introducción 1. El objetivo del Fondo Mundial es atraer, gestionar y desembolsar recursos adicionales para luchar contra el SIDA, la tuberculosis y la malaria. Para cumplir estas funciones, el Fondo Mundial debe asegurar que la Secretaría y los países disponen de los controles fiduciarios adecuados para gestionar los fondos de los donantes, así como de un conjunto mínimo de datos financieros fiables sobre la ejecución de las subvenciones. El Nuevo Modelo de Financiamiento del Fondo Mundial permite invertir estratégicamente para obtener la máxima repercusión. Asimismo, facilita a las entidades ejecutoras plazos flexibles, una mejor armonización con las estrategias nacionales y previsibilidad con respecto al nivel de financiamiento disponible. Propicia la colaboración activa con las entidades ejecutoras y los asociados durante los procesos de solicitud de financiamiento y de ejecución de la subvención con el fin de conseguir una mayor repercusión mundial. Consulte los Procesos y pasos del financiamiento para obtener más información sobre las diferentes etapas que comprende el proceso (véase también http://www.theglobalfund.org/es/fundingmodel/support/).
SR: subreceptor CAS: Comité de Aprobación de Subvenciones
1.1
Propósito y alcance
2. Estas directrices se han preparado conforme a los requisitos de control fiduciario del Fondo Mundial y tienen por finalidad asegurar que los procedimientos y las políticas fiduciarios del Fondo Mundial se apliquen de manera sistemática, introducir mayor claridad en la toma de decisiones financieras y conseguir un mejor equilibrio entre, por un lado, la flexibilidad y, por otro, la eficiencia, la transparencia y la rendición de cuentas, así como establecer criterios de elegibilidad más claros para los gastos de subvención.
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3. Las presentes directrices proporcionan orientación a todas las partes interesadas que participan en la elaboración, revisión y ejecución de presupuestos de programas de enfermedad1 y de subvenciones específicas financiados por el Fondo Mundial, entre ellas el Panel de Revisión Técnica, la Secretaría del Fondo Mundial, los agentes locales del Fondo (ALF), los mecanismos de coordinación de país (MCP), los receptores principales (RP), los proveedores de asistencia técnica y otras entidades ejecutoras de subvenciones. 4. Las presentes directrices deben emplearse junto con el Manual de Política Operativa. Este manual ofrece un marco operativo para gestionar las subvenciones2 del Fondo Mundial, mientras que las presentes directrices facilitan orientación más detallada sobre los principales requisitos relativos a la presupuestación y la presentación de informes financieros. 5. Los principios expuestos se aplican en general a: 1) la presupuestación y la presentación de informes financieros en las subvenciones del Nuevo Modelo de Financiamiento; 2) ajustes presupuestarios o reprogramaciones sustanciales; y 3) solicitudes de financiamiento de los mecanismos de coordinación de país, con algunas excepciones. Para más detalles, véase la Política de Financiamiento para MCP. 6. Las presentes directrices deben utilizarse conjuntamente con las directrices para el diálogo de país y la elaboración de la Nota Conceptual a fin de ayudar a preparar la información que fundamentará las decisiones sobre inversiones estratégicas y la plantilla modular del presupuesto. Asimismo, las presentes directrices también deben leerse junto con las cláusulas pertinentes del Acuerdo de Subvención que rige la misma. 7. Los agentes locales del Fondo deben usar estas directrices para fundamentar su labor en la evaluación de la capacidad de las entidades ejecutoras, la revisión del presupuesto y la verificación de los gastos, así como para complementar las herramientas y directrices de las que disponen. 8. En caso de que exista alguna discrepancia o diferencia entre la información expuesta en el Acuerdo de Subvención y estas directrices, prevalecerán las cláusulas específicas del Acuerdo de Subvención. Sin embargo, en el resto de casos, para cuestiones relacionadas con la presupuestación y la presentación de informes financieros prevalecerán las presentes directrices.
También incluye intervenciones FSS, fondos de iniciativas especiales añadidos a la subvención de mecanismos de fortalecimiento, y financiamiento del MCP. 1
El término “subvenciones”, tal como se emplea en las presentes directrices, se refiere tanto a las subvenciones concedidas en el marco del modelo de financiamiento basado en convocatorias como a las aprobadas de conforme al Nuevo Modelo de Financiamiento. 2
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1.2 Estructura de las directrices 9. Las presentes directrices se dividen en cuatro áreas diferentes, con orientaciones adicionales específicas sobre presupuestación. Establecen los requisitos generales para que las subvenciones del Fondo Mundial puedan cumplir sus obligaciones sobre presupuestación, seguimiento y presentación de informes financieros. Estas secciones son las siguientes: Sección 2
Orientaciones generales
Sección 3
Mecanismos de presupuestación
Sección 4
Presentación de informes financieros
Sección 5
Orientaciones específicas para la presupuestación y el cálculo de costos Anexos
1.3
Sostenibilidad y asignación eficaz
10. Las solicitudes de financiamiento que se presentan al Fondo Mundial se basan en los planes estratégicos nacionales, que deben reflejar los principios generales sobre eficiencia distributiva de las inversiones en los programas, concretamente que: se han seleccionado (entre varias opciones) intervenciones rentables y basadas en pruebas conforme a lo que resulte apropiado en el contexto del país; habida cuenta de la limitación de recursos, las intervenciones se han priorizado; y las inversiones se han asignado de forma óptima entre las intervenciones para obtener la máxima repercusión en la salud. 11. Puesto que la sostenibilidad es uno de sus principios rectores, el Fondo Mundial ha establecido varias políticas para mejorar la viabilidad a largo plazo de los programas que financia y está preparado para ayudar a los países a aplicarlas. Estas políticas se han diseñado para: 1) fomentar la planificación nacional; 2) determinar cómo se van a aumentar los recursos nacionales (financieros y programáticos) a lo largo del tiempo; y 3) alcanzar la sostenibilidad y la implicación nacional. El Fondo Mundial prevé incorporar principios sobre sostenibilidad financiera y programática en sus procesos de preparación de subvenciones. A fin de alentar la sostenibilidad, el Fondo Mundial se sirve del requisito de voluntad de pagar para ayudar a los países a aumentar sus inversiones en áreas estratégicas, como: la ampliación de la cobertura de intervenciones clave (por ejemplo: medicamentos, productos, intervenciones dirigidas a objetivos específicos); costos recurrentes, como los de recursos humanos, y la absorción del apoyo de donantes existente en este área; el cofinanciamiento de apoyo específico del Fondo Mundial, por ejemplo, o los costos de almacenamiento y distribución de medicamentos y productos en el país; o costos relacionados con campañas de distribución a gran escala de mosquiteros tratados con insecticida de larga duración. inversiones en los sistemas de salud que beneficien directamente a programas financiados por el Fondo Mundial.
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1.4 Modificaciones en las directrices para la presupuestación 12. Estas directrices sustituyen a las anteriores Directrices para la presupuestación e informes financieros detallados3 publicadas por el Fondo Mundial. Integran los componentes principales del Nuevo Modelo de Financiamiento a través de un enfoque modular y una dimensión de cálculo de costos que mejoran la presentación de informes utilizando una matriz y la relación entre la información programática y la financiera. Las intervenciones y las actividades se definen en el enfoque modular, y las categorías e insumos de costos en la dimensión de cálculo de costos (marco presupuestario). 13. El nuevo marco presupuestario mejorará la eficiencia general, así como la coherencia y la calidad de los datos denle todo el portafolio de subvenciones, y ofrecerá al Fondo Mundial y a todas las partes interesadas una mayor transparencia sobre las intervenciones y los factores generadores de los costos relacionados con las inversiones. 14. El enfoque revisado proporciona a los solicitantes y las entidades ejecutoras una dimensión normalizada para el cálculo de costos que incorpora los insumos de costos como una parte integral del enfoque modular a fin de mejorar más las intervenciones y los módulos normalizados. Este enfoque integrado permitirá fortalecer el seguimiento del presupuesto con respecto a los datos sobre gastos y facilitará el alineamiento y la armonización con los sistemas de datos de los asociados y los países. 15. Las directrices revisadas ofrecen a todas las partes interesadas que participan en la ejecución y/o verificación y auditoría de las subvenciones del Fondo Mundial orientación e información sobre los siguientes temas: presupuestación y presentación de informes empleando el enfoque modular y la dimensión de cálculo de costos; la repercusión del cambio de divisas y las monedas de pago en la presupuestación y presentación de informes; información sobre impuestos incluidos en la presupuestación en la presentación de informes financieros; documentos recomendados para justificar los supuestos presupuestarios; orientación más detallada sobre la presupuestación de categorías específicas de costos presupuestarios; gestión de los complementos salariales e incentivos que solo son elegibles en circunstancias excepcionales (se precisa aprobación por parte del Comité de Aprobación de Subvenciones y la Junta Directiva); ajustes presupuestarios sustanciales y no sustanciales; y definición y gestión de gastos elegibles y no elegibles.
Las directrices para sobre Informes Financieros Detallados siguen siendo válidas para las subvenciones que no han pasado al Acuerdo de Subvención del Nuevo Modelo de Financiamiento y el enfoque modular y de cálculo de costos conexo. 3
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2. Orientaciones generales 16. Las actividades e intervenciones de la subvención que se van a llevar a cabo en el marco de los programas financiados por el Fondo Mundial, deben estar planificadas adecuadamente y ser lo bastante específicas para que se integren en los procesos globales de planificación y presupuestación. El proceso exhaustivo para determinar, ejecutar y evaluar las acciones necesarias para lograr las metas y los objetivos estratégicos, debería fundamentarse en intervenciones aceptables y prudentes. Asimismo, deben tener en cuenta las necesidades del componente de enfermedad y la repercusión estratégica prevista de la subvención en el mismo. 17. Un plan de actividades presupuestado, como se refleja en el enfoque modular y la dimensión de cálculo de costos, es una expresión cuantitativa de un conjunto de acciones a la que se ha otorgado un valor económico y se ha preparado con antelación, que ayuda a las entidades ejecutoras a asignar los recursos y establecer metas realistas para cada periodo definido del ciclo de vida de la subvención. Asimismo, actúa como un medio para comunicar información al Mecanismo de Coordinación de País, el Gobierno, los proveedores de servicios de supervisión y aseguramiento, y otras partes interesadas implicadas. El enfoque modular y la dimensión de cálculo de costos proporcionan información sobre los productos físicos de las intervenciones de subvención y los costos estimados de las mismas. 18. En consecuencia, proporciona una base para supervisar el desempeño programático y financiero, así como para determinar las áreas que necesitan medidas correctivas. Además, establece una metodología uniforme para realizar controles, incluido el análisis de la variación entre los costos presupuestados, previstos y reales de todas las intervenciones financiadas por el Fondo Mundial por componente de enfermedad. 19. Como parte del proceso de presentación de la Nota Conceptual y de preparación de la subvención, se exige al solicitante y los receptores principales que den a conocer al Fondo Mundial el financiamiento procedente del gobierno y otros asociados para el programa de enfermedad y las intervenciones, lo que se expone en la Nota Conceptual dentro del análisis de deficiencias de financiamiento.
2.1
Principios de la presupuestación
20. El objetivo es asegurar que el enfoque y los sistemas de cálculo de costos en que se basan las subvenciones del Fondo Mundial suministren información y análisis significativos que fundamenten las inversiones estratégicas para lograr una mayor repercusión, la optimización de los recursos, la evaluación del desempeño, la planificación y la toma de decisiones sobre inversiones. En consecuencia, los presupuestos4 deben: estar basados en las políticas institucionales nacionales vigentes y seguir las mejores prácticas de los mercados locales; facilitar el establecimiento de una relación sólida entre las aportaciones, los productos y los resultados; contar con definiciones y fuentes de datos (financieros y cualitativos), supuestos y métodos para el cálculo de costos transparentes y verificables;
Por lo general, los presupuestos del Fondo Mundial deben elaborarse utilizando los flujos en efectivo como base en la ejecución de las actividades. 4
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guardar un justo equilibrio entre los beneficios de disponer de mejor información y los costos de obtenerla: el diseño, la ejecución y la mejora continua de los métodos de cálculo de costos, recopilación de datos y sistemas deben reflejar este equilibrio; y ser coherentes y permitir la comparación de costos a lo largo del tiempo. 21. El Fondo Mundial desaconseja que las entidades ejecutoras elaboren documentos de política específicos del Fondo Mundial para los sistemas y la gestión financiera general. Sin embargo, con relación a una subvención, en caso de que las políticas y procedimientos del Fondo Mundial difieran del marco político vigente de la entidad ejecutora, las políticas del Fondo Mundial prevalecerán sobre las políticas y procedimientos nacionales en cuanto a presupuestación y presentación de informes sobre la ejecución y los gastos, a menos que se haya establecido lo contrario en el Acuerdo de Subvención. 22. El Fondo Mundial solo apoya intervenciones de salud (incluidas las actividades conexas para el fortalecimiento de los sistemas de salud) directa o indirectamente relacionadas con la lucha contra el SIDA, la tuberculosis y la malaria. Las subvenciones solo pagarán el costo razonable de las intervenciones teniendo en cuenta el contexto y la necesidad de mejorar la repercusión y de maximizar la eficiencia de los costos. Si el Fondo Mundial estima que una partida presupuestaria supera el costo razonable, éste podrá financiar solo el monto que considere conveniente y ajustar el presupuesto de la subvención como corresponda. 23. El presupuesto debe estar cifrado en euros (€) o en dólares estadounidenses (US$) conforme a lo comunicado por el país al Fondo Mundial. Si no se ha recibido ninguna comunicación del país como parte de la confirmación de la asignación, la moneda que se empleará por defecto será el dólar estadounidense. No obstante, el presupuesto debe elaborarse usando las diferentes denominaciones monetarias para cada partida presupuestaria; esto es, la o las monedas en las que se va a facturar y/o cargar la partida presupuestaria en cuestión. En tal caso, se deberán convertir a la moneda de la subvención utilizando una tasa de cambio apropiada (véanse las orientaciones sobre la tasa de cambio). 24. Los presupuestos no solo deben incluir los costos para las actividades del programa, sino también tomar en consideración todos los ingresos significativos que puedan generar las actividades y los activos del programa5. Cuando se solicite financiamiento, es necesario que también se reflejen en el presupuesto las mejores estimaciones de ingresos varios previstos. También se deben describir el flujo de fondos y el mecanismo de presentación de informes relacionados. 25. Debe informarse igualmente de los ingresos varios no presupuestados, conforme a lo estipulado en el Acuerdo de Subvención. Dichos ingresos solo pueden usarse para los fines del programa y para gastos previstos, y se debe obtener la aprobación previa del Fondo Mundial por escrito. 26. El presupuesto debe reunir las siguientes características, que determinan si las partidas presupuestarias individuales y el presupuesto total de la subvención son razonables. El presupuesto debe: asegurar la economía, la eficiencia y la eficacia (optimización de los recursos6) de las actividades y tenerse en cuenta al priorizar las intervenciones; constar de las categorías presupuestarias definidas por el Fondo Mundial (véase el anexo 2 para consultar la lista de categorías de costos del Fondo Mundial y su definición);
Estos incluyen, entre otros: ingresos por intereses de cuentas bancarias, ganancias por tipo de cambio, ingresos por venta de productos sanitarios, intereses de microcréditos y cualquier otra remuneración por servicios que se prevea recibir. 6 1) economía: minimizar el costo de los recursos ("hacer las cosas a bajo precio"); 2) eficiencia: realizar las tareas con un esfuerzo razonable ("hacerlas de manera apropiada", a menudo se mide como costo por producto); 3) eficacia: el nivel de consecución de los objetivos ("hacer las cosas apropiadas", a menudo se mide como costo por resultado). 5
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ser coherente con el presupuesto presentado con la Nota Conceptual y reflejar los ajustes propuestos por el Panel de Revisión Técnica y el Comité de Aprobación de Subvenciones; incluir los requisitos exigidos por la Junta Directiva (por ejemplo, inclusión de honorarios del Comité Luz Verde para los programas de tuberculosis multirresistente aprobados); no duplicar los costos cubiertos por otras fuentes de financiamiento (otros donantes, ayudas gubernamentales, etc.); especificar claramente cantidades y precios unitarios razonables; ser acorde a los objetivos del programa propuestos definidos para cada periodo de tiempo; reflejar una tasa realista de utilización de los fondos teniendo en cuenta la capacidad de absorción del Receptor Principal7; ser aritméticamente preciso; y no rebasar el monto máximo disponible asignado al componente de enfermedad tras los ajustes introducidos en la distribución del programa aceptada y cualquier financiamiento por encima del monto asignado aprobado por el Fondo Mundial. El presupuesto planteado en las fases de elaboración de la Nota Conceptual y de preparación de la subvención, debe tener en cuenta el desembolso real y previsto del Fondo Mundial y los saldos de caja del país antes de la firma de la subvención del Nuevo Modelo de Financiamiento.
2.1.1 Límite de financiamiento 27. Esta sección ofrece orientación para calcular el límite de financiamiento disponible para las notas conceptuales en las que se hayan unificado los presupuestos de subvenciones en curso (concedidas conforme al canal de financiamiento basado en convocatorias) en el enfoque del Nuevo Modelo de Financiamiento basado en asignaciones. 28. A la hora de preparar la Nota Conceptual, el solicitante elige una fecha de inicio propuesta para la Nota Conceptual. Ésta será la fecha de inicio del periodo de ejecución de la nueva solicitud de financiamiento. El solicitante deberá conocer el monto máximo para preparar la subvención, teniendo en cuenta la previsión de financiamiento disponible en la fecha de inicio de este periodo. Para calcularlo hay que tener en cuenta la asignación del país para el componente en cuestión tras haber realizado la distribución del programa, y deducir de esta cifra los montos de los desembolsos (reales o previstos) que se llevarán a cabo antes de la fecha de inicio de la nueva solicitud. El Equipo de País podrá ofrecer al solicitante un desglose del monto asignado si es necesario, que indique las subvenciones en curso, una por una, así como los nuevos fondos disponibles por componente, conforme a la distribución del programa tal y como la haya determinado el MCP y la haya aprobado el Fondo Mundial. Esto ofrecerá la previsión de fondos disponibles para cada enfermedad, que representará el límite máximo del presupuesto para cada Nota Conceptual. El Fondo Mundial podrá, a su propia discreción, autorizar la transferencia a la Nota Conceptual para ese mismo componente de fondos que no se hayan utilizado completamente (esto es, ajenos a la previsión) antes de la fecha de inicio del periodo de ejecución. 29. En el enfoque modular, el presupuesto debe preparase tomando como base el monto razonablemente necesario para alcanzar los objetivos previstos durante el periodo de ejecución, así como ajustarse a los límites del monto total de fondos de subvención disponibles en la fecha de inicio del Nuevo Modelo de Financiamiento. Todas las intervenciones que se vayan a ejecutar y pagar a partir de la fecha de inicio de la
En sentido general, “Receptor Principal” puede referirse también a cualquier organización que gestione acuerdos de financiamiento de un Mecanismo de Coordinación de País. 7
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subvención del Nuevo Modelo de Financiamiento (tanto si provienen de subvenciones preexistentes como si forman parte de la Nota Conceptual recién elaborada), deben incluirse en el presupuesto de preparación de la subvención. 30. El límite máximo de financiamiento indicativo disponible para cada componente de enfermedad en la fase de elaboración de la Nota Conceptual se puede calcular como se indica en la tabla 1.a siguiente: 1 .a Fondos disponibles para la preparación de la Nota Conceptual - CAS1 Montos ilustrativos Fecha de inicio del Acuerdo de Subv ención del Nuev o Modelo de Financiam iento Asignación a la enfermedad 201 4-201 6 conforme a las modificaciones de la distribución del programa menos: las reducciones propuestas para la v oluntad de pagar
01-Jan-15 400,000,000 1 ,000,000
menos: los desembolsos reales (de enero de 201 4 a la fecha de conciliación)
85,000,000
menos: la prev isión de desembolso adicional (hasta la fecha de inicio propuesta para el financiamiento del NMF)
35,000,000
más: el saldo de caja del país en la fecha de inicio del NMF (estimado) Igual: Fondos estim ados disponibles para el periodo de ejecución (lím ite m áx im o de presupuesto recom endado por el CAS)
5,000,000 284,000,000
31. Tras la aprobación de una Nota Conceptual que integre el conjunto de subvenciones vigentes8 procedentes del modelo basado en convocatorias, las disposiciones normales de cierre de subvenciones no exigen un cierre formal de las subvenciones del modelo basado en convocatorias, si bien es necesario cumplir con la presentación de los informes de auditoría y otras obligaciones en materia de comunicación de datos previstas en esas subvenciones para el periodo comprendido entre el final del periodo previo de presentación de informes y la fecha de inicio de la subvención del Nuevo Modelo de Financiamiento. El límite máximo indicativo disponible para cada componente de enfermedad en la fase de preparación de la subvención se puede calcular como se indica en la tabla 1.b siguiente: 1 .b Fondos recomendados por el CAS2 para la preparación de la subv ención Montos ilustrativos Fecha de inicio del Acuerdo de Subv ención del Nuev o Modelo de Financiam iento Fondos estim ados disponibles para el periodo de ejecución, en el m arco de la asignación (lím ite m áx im o del presupuesto), siem pre que no se hay an introducido reducciones en la rev isión del CAS más: financiamiento de incentiv o por encima de la asignación recomendado por el CAS Igual: Fondos estimados disponibles para el periodo de ejecución (límite máx imo de presupuesto recomendado por el CAS)
01-Jan-15 284,000,000 20,000,000 304,000,000
32. El monto máximo para la preparación de la subvención calculado arriba puede incrementarse con los saldos de caja nacionales disponibles procedentes de subvenciones en curso, siempre que se cuente con la aprobación previa del Fondo Mundial. En el caso de que dichos saldos de caja nacionales (a nivel de los receptores principales de los subreceptores) aumenten la asignación del país, es necesario contar con el visto bueno del Comité de Aprobación de Subvenciones o la Junta Directiva, teniendo en cuenta la repercusión de dichos fondos sobre los recursos disponibles para la demanda de calidad no financiada y las solicitudes de financiamiento por encima del monto asignado para el portafolio. El límite máximo indicativo disponible para cada subvención en la fase de aprobación de la Junta Directiva se puede calcular como se indica en la tabla 1.c siguiente:
Se refiere al conjunto de fondos de subvenciones para propuestas aprobadas por la Junta Directiva u otras decisiones tomadas por la misma en el 3er Periodo de Reposición de Recursos, o antes, que a 31 de diciembre de 2013 no se habían desembolsado. 8
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1 .c Fondos recomendados por el CAS para su aprobación por parte de la Junta Directiv a (subv ención lista para su desembolso) Montos ilustrativos Fecha de inicio del Acuerdo de Subv ención del Nuev o Modelo de Financiam iento Fondos estimados disponibles para el periodo de ejecución (límite máx imo del presupuesto) Más: efectiv o adicional disponible por encima de la estimación anterior (efectiv o total 6.000.000)**
Lím ite m áx im o del presupuesto total para la preparación de la subv ención desde la fecha de inicio, sujeto a la recom endación del CAS** Presupuesto total recom endado por el CAS para su aprobación por parte de la Junta Directiv a Menos: fondos no desembolsados en la fecha de inicio del financiamiento del NMF* Menos: saldo de caja del país en la fecha de aprobación por parte de la Junta Directiv a Financiam iento adicional total disponible en el Nuev o Modelo de Financiam iento para su aprobación por parte de la Junta Directiv a
01-Jan-15 304,000,000 1 ,000,000
305,000,000
305,000,000 1 0,000,000 6,000,000 289,000,000
* Los fondos no desembolsados son los correspondientes al monto firmado menos los desembolsos totales (reales + prev istos). ** Si los fondos no están disponibles conforme a la prev isión, el Comité de Aprobación de Subv enciones podrá realizar un ajuste antes de la aprobación de la Junta Directiv a.
2.2 Gestión de los saldos de caja nacionales 2.2.1 Fase de elaboración de la Nota Conceptual 33. Al establecer el límite de financiamiento de la Nota Conceptual para presupuestación, la previsión del desembolso correspondiente al periodo restante de la subvención en curso debe realizarse bajo el supuesto de un “saldo de caja a cero”, a menos que se cuente con saldos de caja de subvenciones activas que no se necesiten para pagar facturas o ejecutar actividades en el marco del Acuerdo de Subvención conexo, anterior a la subvención del Nuevo Modelo de Financiamiento. Con respecto a los saldos de caja nacionales relacionados con: 1) montos recuperables (OIG u otros); 2) subvenciones en fase de cierre o que se han cerrado antes del periodo de asignación, el Receptor Principal tiene que reembolsar el saldo de caja directamente al Fondo Mundial, a menos que éste haya aprobado lo contrario por escrito para su reinversión en la Nota Conceptual del Nuevo Modelo de Financiamiento o en reprogramación.
2.2.2 Fase de preparación de la subvención 34. Al elaborar el presupuesto detallado durante la fase de preparación de la subvención, el Receptor Principal9 debe tener en cuenta los saldos de caja previsibles 10 de las subvenciones en curso11 en la fecha de inicio del Nuevo Modelo de Financiamiento y determinar qué tratamiento se les dará durante la firma y la ejecución de la subvención. En caso de duda, debe analizarse el asunto con el Equipo de País, que facilitará la orientación necesaria.
Esto es aplicable cuando el mismo Receptor Principal es la entidad ejecutora de una subvención en curso para el país o la enfermedad. En el caso de que se haya efectuado un cambio de Receptor Principal, las actividades de cierre deben estar totalmente presupuestadas y cualquier excedente del saldo de caja debe reembolsarse directamente al Fondo Mundial. 10 Incluidos los saldos de caja de los subreceptores, los agentes de adquisición, los agentes del Mecanismo de Adquisiciones Conjuntas y los montos reembolsables asociados a la Oficina del Inspector General y otros gastos no elegibles. 11 Todas las subvenciones activas y/o en fase de cierre, incluidos fondos generados por ingresos. 9
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35. El Receptor Principal debe comunicar con antelación los saldos de caja previstos de las subvenciones activas en la fecha de inicio de la subvención del Nuevo Modelo de Financiamiento, indicando si son necesarios: a) para cumplir con obligaciones pasadas derivadas de los gastos de actividades aprobadas; o b) para llevar a cabo intervenciones en el marco de la subvención del Nuevo Modelo de Financiamiento. Por defecto, los saldos de caja disponibles en la fecha de inicio del Nuevo Modelo de Financiamiento se utilizarán para financiar el nuevo presupuesto aprobado, suponiendo que procedan del grupo de subvenciones actuales de la asignación total. Dichos saldos de caja nacionales pueden hacer incrementar la asignación inicial comunicada al país por el Fondo Mundial y deberán ser aprobados por el Comité de Aprobación de Subvenciones y/o la Junta Directiva. 36. Por ello, si se puede establecer que el saldo de caja tenía por finalidad liquidar las obligaciones existentes de la subvención en curso, podrá ser justificado y consignado en dicha subvención. Esto debe realizarse a corto plazo, y las entidades ejecutoras deben haber liquidado completamente todas las obligaciones antes de la fecha de inicio del Nuevo Modelo de Financiamiento. Si este no es el caso, se recomienda encarecidamente que se adelanten las obligaciones en curso o a largo plazo y se incorporen en el presupuesto agrupado para la preparación de la subvención como parte de la subvención del Nuevo Modelo de Financiamiento. Con ello se garantiza que ni el Receptor Principal ni el Fondo Mundial mantienen una comunicación de datos y un seguimiento de los gastos en paralelo para las subvenciones en curso y las nuevas. 37. Cabe destacar que, en ambos casos arriba descritos, el presupuesto total aprobado por el Fondo Mundial puede ser superior al monto indicado en la portada o la confirmación del programa del Acuerdo de Subvención, ya que este último solo cubre el monto que el Fondo Mundial desembolsará en el marco del Acuerdo de Subvención y por lo tanto no incluye los saldos de caja del país. Como principio general, en el resumen del presupuesto debe incluirse una nota al pie12 que indique que una parte del presupuesto se financia con los saldos de caja disponibles del país y que especifique el monto del saldo de caja. La suma de los saldos de caja del país y del monto indicado en el Acuerdo de Subvención debe ser igual al presupuesto aprobado por el Fondo Mundial.
2.2.3 Aprobación de la Junta Directiva y primera decisión de financiamiento anual 38. El saldo de caja previsto en la fecha de firma o de aprobación del Nuevo Modelo de Financiamiento por parte de la Junta Directiva se incluirá en la primera decisión de financiamiento anual y el primer desembolso como saldo de caja inicial para el periodo de ejecución de la nueva subvención. El saldo de caja real disponible el primer día de la subvención del Nuevo Modelo de Financiamiento y que se indique en la última actualización de progresos o el último informe financiero anual13 puede diferir de la estimación incluida en el momento de la aprobación o la firma por parte de la Junta Directiva. En consecuencia, el próximo desembolso y/o la segunda decisión de financiamiento pueden verse afectados por un ajuste en el saldo de caja. 39. Si el saldo de caja final difiere notablemente (+/-10%) de la cifra estimada, habrá que ajustar el presupuesto o la confirmación de la subvención, para lo que será necesario modificar el Acuerdo de Subvención (a través de una carta de ejecución) dentro del límite de financiamiento aprobado por el Comité
El ejemplo de la nota al pie que debe incluirse en los presupuestos es el siguiente: [Nota importante: el presupuesto aprobado se financiará en parte con el saldo de caja [estimado o real] cuyo monto asciende a [US$ o €] XXXXXX a [fecha], y por lo tanto el saldo de caja no se incluye en el monto especificado en el Acuerdo de Subvención, que solo cubre el monto que desembolsará el Fondo Mundial durante el periodo de ejecución]. 13 Informe Financiero Detallado para las subvenciones firmadas en el marco del antiguo mecanismo de financiamiento que todavía no hayan realizado la transición al Nuevo Modelo de Financiamiento. 12
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de Aprobación de Subvenciones y/o la Junta Directiva. El Equipo de País puede solicitar asesoramiento a los equipos de Finanzas y Tesorería de Subvenciones, especialmente si dichos ajustes aumentan la asignación total.
2.3 Cambio de divisas 40. Los presupuestos de las subvenciones del Fondo Mundial se cifran en dólares estadounidenses o en euros, en función de la moneda elegida para la asignación en el marco del Nuevo Modelo de Financiamiento, y teniendo en cuenta la moneda de pago de cada partida presupuestaria. Puesto que es posible que parte del gasto de la subvención se incurra en la moneda local o en una moneda que no se corresponda con la de la subvención, ésta podría verse expuesta a riesgos importantes de divisas que es necesario controlar y reducir en el momento de aprobación del presupuesto y durante el desembolso y el seguimiento de la subvención. 41. La finalidad de este módulo es explicar el cálculo y el uso de los tipos de cambio de divisas para ultimar los presupuestos de las subvenciones.
2.3.1 Moneda de asignación: moneda de denominación de la subvención 42. Las subvenciones del Fondo Mundial están cifradas en dólares estadounidenses o en euros y se fijan para un periodo de ejecución. El solicitante debe solicitar la “moneda de asignación” en un plazo máximo de 30 días después de que se haya emitido la carta de asignación para el país14. El Departamento de Tesorería del Fondo Mundial revisará la solicitud de una “moneda de asignación” teniendo en cuenta la exposición general de la moneda y las actividades asociadas a la subvención al cambio de divisas. La evaluación también incluirá “tipos de cambio fijos normalizados a nivel mundial” con la moneda local del solicitante. Para el franco CFA emitido por el Banco Central de los Estados de África Occidental, se espera que el euro sea la moneda de asignación, a menos que el Receptor Principal vaya a gastar una parte sustancial del presupuesto15 (más del 60%) en dólares estadounidenses, en cuyo caso la moneda de asignación puede ser el dólar estadounidense. 43. La moneda de la subvención solo se puede cambiar a petición del país ejecutor (el Mecanismo de Coordinación de País y/o el Receptor Principal) cuando haya un nuevo periodo de ejecución y previa aprobación formal por parte del Departamento de Tesorería del Fondo Mundial. 44. Como parte de la aplicación del Nuevo Modelo de Financiamiento, la regla general es que un Receptor Principal debe completar una subvención en curso en la moneda de esa subvención y debe cambiar a la moneda de asignación para la firma de una nueva subvención en el marco del Nuevo Modelo de Financiamiento. En el momento de firmar la subvención, los fondos disponibles para las nuevas subvenciones pueden estar compuestos de: i) balances no desembolsados procedentes de subvenciones en curso; y ii) saldos de caja del país.
En el caso de que el Mecanismo de Coordinación de País u otros solicitantes (en las propuestas regionales) no hayan confirmado la moneda de la subvención dentro del plazo establecido, la elección final de la moneda correrá a cargo del Fondo Mundial y la moneda de asignación (US$) podrá imponerse. 15 Si los productos se adquieren a través del Mecanismo de Adquisiciones Conjuntas del Fondo Mundial u otros agentes de adquisición (p. ej. UNICEF) en US$, se deberá tener en cuenta este factor a la hora de elegir la moneda. 14
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45. Los fondos que aún se encuentren en el Fondo Mundial (fondos no desembolsados) se convertirán según el tipo de cambio al contado comunicado por el Fondo Mundial a efectos de su asignación16. Los saldos de caja del país deben convertirse utilizando la tasa de cambio al contado al final de la subvención en curso de la siguiente forma: Saldos bancarios en la moneda local: deben mantenerse en la moneda local y no es necesario realizar una conversión física. La conversión sólo debe realizarse a efectos de comunicación de datos, empleando el tipo de cambio al contado tanto en el último Informe de actualización de avances a la fecha y solicitud de desembolso, como en el saldo de caja inicial de la nueva subvención. Saldos bancarios en la moneda de la subvención: se debe solicitar al banco que convierta y transfiera el saldo de la moneda de la subvención a la moneda de asignación si éstas fuesen diferentes. Si en ambos casos son la misma, no se llevará a cabo ninguna acción y el saldo se mantendrá como saldo de cierre para el financiamiento existente y como saldo inicial para la subvención del Nuevo Modelo de Financiamiento respectivamente. 46. Cuando el Fondo Mundial haya aprobado la moneda de asignación, ésta será válida durante todo el periodo de ejecución y solo se modificará en circunstancias excepcionales, como cambios en la situación macroeconómica del país de ejecución de la subvención.
2.3.2 Moneda para la elaboración del presupuesto 47. Por regla general, los presupuestos de las subvenciones del Fondo Mundial deben elaborarse utilizando las distintas denominaciones de moneda de cada partida presupuestaria (esto es, las monedas en las cuales se imputarán o facturarán los gastos a las partidas presupuestarias), convertidas, si procede, a la moneda del Acuerdo de Subvención, según un tipo de cambio apropiado. 48. No se deben presupuestar partidas directamente en la moneda de la subvención si la transacción que está en su origen se va a efectuar en moneda local; por ejemplo, los salarios abonados en moneda local deben ser presupuestados en moneda local y luego convertidos a la moneda de la subvención a efectos de presupuesto. 49. Cualquier factor inflacionario debe tener en cuenta la moneda de denominación de la partida presupuestaria (las partidas denominadas en moneda local pueden requerir un índice de inflación diferente al de las partidas denominadas en moneda extranjera). La relación entre las dos variables, tipo de cambio e índice de inflación, debe describirse en los supuestos generales del presupuesto.
2.3.3 Aplicación del tipo de cambio y los índices de inflación 50. El tipo de cambio utilizado en el presupuesto debe ser el que refleje la mejor estimación del tipo de cambio al cual el Receptor Principal cambiará la moneda de su subvención en moneda local durante el plazo de la subvención, de acuerdo con los datos disponibles. Se deben exponer claramente en los supuestos generales del presupuesto el método y/o las referencias empleadas. El tipo de cambio asumido puede variar en el curso de la ejecución del presupuesto, siempre que se indiquen los supuestos en que se basan dichos tipos. No se pueden incluir en el presupuesto "imprevistos de tipo de cambio".
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Esta es la tasa de asignación aplicada para cambiar todos los fondos existentes a dólares estadounidenses.
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51. Dadas las limitaciones inherentes a predecir de manera coherente y precisa la evolución futura de los tipos de cambio, se asume que siempre habrá un margen de error cuando se utilicen tipos de cambio de divisas en el proceso de presupuestación de la subvención. 52. El Fondo Mundial recomienda encarecidamente que se use una media móvil exponencial sobre 200 días para los tipos de cambio de divisas a la hora de elaborar el presupuesto. Esto ofrece una serie histórica de fijación de precios suficientemente larga, ponderada hacia la fecha actual. Cuando sea solicitado, el Fondo Mundial suministrará a las entidades ejecutoras información sobre el uso de esta metodología para el cálculo de los tipos de cambio de divisas. Siempre que el tipo de cambio utilizado en el presupuesto esté más o menos en línea con el tipo recomendado por el Fondo Mundial, debería ser aceptable a efectos de presupuestación de la subvención. 53. Tras la elaboración y/o la aprobación del presupuesto, si 1) se produjera un hecho exógeno importante (por ejemplo, la devaluación gestionada de una moneda) que resultara en un cambio o tendencia importante y perdurable del tipo de cambio de la divisa en cuestión, o 2) aumentara a corto plazo la volatilidad del tipo de cambio (esto es, que cambie en más de un 5%-10% en un lapso breve de tiempo), el Fondo Mundial recomienda usar una media móvil exponencial actualizada, a fin de utilizar un tipo de cambio más razonable para el presupuesto de la subvención. 54. Si las autoridades de un país fijan o regulan el tipo de cambio de la moneda nacional, el presupuesto debe guiarse por el tipo de cambio oficial establecido. Si hay un mercado de divisas paralelo y el tipo de cambio oficial está sobrevaluado en comparación con el tipo de cambio no oficial, el Receptor Principal debe utilizar el tipo que proteja mejor el valor de los fondos asignados, pero siempre observando las leyes del país en cuestión. En caso de duda, se aconseja que el Receptor Principal analice el asunto con el Equipo de País y el Departamento de Tesorería del Fondo Mundial. 55. El tipo de cambio aplicado y la moneda de la subvención deben tenerse en cuenta en cualquier ajuste de inflación propuesto. La tasa de cambio y los supuestos de inflación deben ser coherentes entre sí y llevar a un cálculo general preciso de los costos en el equivalente en dólares estadounidenses en el momento de liquidar los gastos. 56. De ser posible, al comunicar los gastos en el informe financiero anual deben emplearse los tipos de cambio reales aplicables en la fecha en la que se liquidaron los gastos, si se conocen y son factibles, o el tipo de cambio medio anual o del periodo, sirviéndose de un tipo oficial o publicado que sea verificable y esté en línea con el enfoque de presupuestación y las normas del país. El tipo aplicable debe proceder del banco central nacional o un servicio internacional de referencia del tipo de cambio (p. ej. Reuters, Oanda.com, etc.). 57. A la hora de comunicar los gastos, no se permite que las entidades ejecutoras se limiten a aplicar la media ponderada de los tipos de cambio calculada a partir de diferentes fracciones de recibos de desembolso del Fondo Mundial para convertir e informar sobre los gastos y los saldos de caja del país.
2.4 Impuestos 58. Para los fines de las presentes directrices, por “impuestos” se entenderá una carga económica (por ejemplo, impuesto sobre el valor añadido o “IVA”, aranceles aduaneros, etc.) o cualquier otro gravamen que un Gobierno o una entidad pública impone por ley a un contribuyente (un individuo o una entidad jurídica) de forma obligatoria.
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59. Tal y como se estipula en la sección 3.5 de los Reglamentos de Subvenciones del Fondo Mundial (2014) aplicables a las subvenciones del Nuevo Modelo de Financiamiento, los recursos del Fondo Mundial estarán disponibles basándose en el principio de que estén exentos de los impuestos correspondientes aplicados por el país receptor en cuestión, con el fin de que todos los fondos de subvención facilitados por el Fondo Mundial contribuyan directamente a la lucha contra las tres enfermedades en dichos países. La exención fiscal exigida para los fines del Fondo Mundial incluye principalmente (aunque no de forma exclusiva): a) aranceles aduaneros, derechos de importación, impuestos o cargas fiscales de efecto similar gravados o impuestos de alguna forma sobre los “productos sanitarios” 17 importados en el país receptor en el marco de un Acuerdo de Subvención u otro contrato relacionado (en conjunto, “Impuestos de aduanas/importaciones”); y b) los impuestos sobre el valor añadido gravados o impuestos de cualquier otra forma sobre los bienes y servicios adquiridos con recursos de la subvención. 60. Asimismo, de acuerdo a lo estipulado en la sección 3.5 de los Reglamentos de Subvenciones del Fondo Mundial (2014), se incluye la obligación de que el país receptor facilite dicha exención fiscal, y el alcance de dicha obligación también incluirá los programas del Fondo Mundial ejecutados parcial o totalmente por un Receptor Principal o un Subreceptor18 que no sea una “entidad gubernamental”.19 En aquellas situaciones en las que el Receptor Principal propuesto no sea una entidad gubernamental, dicho receptor deberá hacer todo lo posible para facilitar y asegurar la exención fiscal pertinente del Gobierno del país receptor en cuestión. A fin de asegurar que la cobertura de la exención fiscal correspondiente sea suficiente, es importante que cubra a todos los receptores (incluido el Receptor Principal, los subreceptores, etc.) que participan en la ejecución de la subvención. Al gestionar la exención fiscal, si es necesario, el Receptor Principal debe asegurar que se realice un seguimiento adecuado de los impuestos pagados y recuperados por los subreceptores. El certificado de exención fiscal o la notificación oficial de dicha exención deberá estipular claramente de qué tipo de impuestos se exime al Receptor Principal y los subreceptores en la ejecución de la subvención. 61. Cuando se obtenga la exención fiscal, el presupuesto presentado al Fondo Mundial no debe incluir ningún elemento impositivo sobre los costos unitarios aplicables. En aquellos casos en que se prevea que la exención fiscal no se otorgará en el momento de firmar la subvención, el monto de los impuestos incluidos en el presupuesto de la subvención propuesto deben exponerse claramente durante la preparación de la subvención y comunicarse al Fondo Mundial con suficientes detalles para que se pueda verificar la información pertinente. 62. Cuando el Receptor Principal no haya obtenido la exención fiscal correspondiente al concluir el proceso de preparación de la subvención, el Fondo Mundial podrá considerar la posibilidad de modificar el acuerdo de ejecución propuesto con el fin de evitar la pérdida de fondos a causa de los impuestos. Estas modificaciones podrán incluir, por ejemplo, trasladar la responsabilidad de realizar las adquisiciones a organizaciones alternativas que disfruten de una exención fiscal. De forma alternativa, el Fondo Mundial (según su criterio) podrá deducir los impuestos que se han de pagar de la asignación del país o retener el desembolso de las subvenciones del país (especialmente en el caso de subvenciones ejecutadas por el Gobierno).
Tal y como se define dicho término en la Guía de las Políticas del Fondo Mundial sobre Gestión de Adquisiciones y Suministros de Productos Sanitarios del Fondo Mundial (2012, ya que podrá modificarse oportunamente). 17
Recuerde que en los Reglamentos de Subvenciones del Fondo Mundial (2014), el término “Subreceptor” se define de forma que incluye a los receptores que reciben fondos de subvención “indirectamente” a través de los receptores principales. Esto significa que comprende también a los sub-subreceptores. 19 Tal y como se define en los Reglamentos de Subvenciones del Fondo Mundial (2014), una “entidad gubernamental” es una delegación, ministerio, división, departamento, unidad o agencia, instrumento o cualquier otra entidad del Gobierno del país receptor en cuestión a cualquier nivel, o cualquier entidad u organización en la que el Gobierno de dicho país sea un accionista mayoritario o tenga control o influencia considerable sobre sus operaciones a cualquier nivel. 18
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63. Si la exención fiscal se concreta en forma de imposición reembolsable (es decir, si el Receptor Principal debe pagar los impuestos primero y luego solicitar su reintegro), el Receptor Principal debe mantener un mecanismo de seguimiento de los impuestos pagados, reclamados y reembolsados respectivamente por parte de las autoridades fiscales del país receptor. Se debe informar anualmente al Fondo Mundial sobre este seguimiento como parte de la presentación de informes financieros anuales y/u otros informes financieros ad hoc. Los impuestos reembolsables que se hayan pagado pero que no hayan sido devueltos pueden considerarse gastos no elegibles según lo descrito en la sección 4.4 del presente documento. El Fondo Mundial se reservará el derecho a solicitar el reembolso de estos impuestos no recuperados. 64. Además, cuando la exención fiscal se obtenga mediante reembolsos, el presupuesto del primer año podrá incluir una disposición relacionada con las necesidades de flujos de efectivo. Esto se deberá solicitar en el presupuesto y justificarse mediante previsiones precisas de flujos de efectivo relacionadas con el pago y la recuperación de impuestos. Se requerirá asimismo presentar un seguimiento específico de este monto en los informes financieros anuales correspondientes. 65. Cuando la legislación nacional no contemple exenciones de impuestos para los ingresos personales del personal nacional que trabaja en subvenciones del Fondo Mundial, el Receptor Principal, con arreglo a las leyes correspondientes, deberá asegurar el pago de los impuestos retenidos de los salarios del personal nacional a las autoridades fiscales pertinentes al hacer el desembolso del presupuesto de subvención, así como declarar las ganancias a dichas autoridades o a otras según corresponda.
2.5 Gestión de los complementos salariales y los gastos de viaje 66. Es necesario racionalizar con urgencia los incentivos y complementos salariales, las dietas de viajes y las prácticas de transporte en programas financiados por el Fondo Mundial. El Fondo Mundial se compromete a armonizar las prácticas relativas a prestaciones con sus asociados donantes y alinearlas con el sistema del país. Sin embargo, dichas prestaciones no se deberán cubrir con fondos de subvención a no ser que se incluyan de forma excepcional y explícita en la Nota Conceptual y en el Acuerdo de Subvención conforme a lo aprobado por el Comité de Aprobación de Subvenciones y la Junta Directiva. 67. Los gobiernos se han comprometido a diseñar (y deben seguir haciéndolo) un programa de incentivos sostenible como parte de una reforma más amplia del servicio civil y público para mejorar los programas de motivación y retención. El Fondo Mundial podrá participar en el financiamiento de estos programas generales diseñados y financiados por el Gobierno y los asociados nacionales que mejoran la eficiencia y eficacia generales de las intervenciones de prestación de servicios para subvenciones del Fondo Mundial. 68. Cuando haya subvenciones que ya cubran estas prestaciones, el Equipo de País deberá elaborar un plan de transición para interrumpir esta práctica y/o los pagos deberán vincularse directamente al desempeño y la repercusión de la subvención en lugar de adoptar la forma de ingresos mensuales adicionales. En caso de que dichos programas sean indispensables para la prestación de servicios, se recomienda a los solicitantes que incluyan una justificación válida del financiamiento de dichos incentivos como parte de las intervenciones de fortalecimiento de los sistemas de salud dentro de una Nota Conceptual de una enfermedad específica o como parte de una Nota Conceptual dedicada únicamente al fortalecimiento de los sistemas de salud.
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2.6 Gestión de costos compartidos 69. En la presupuestación y la presentación de informes sobre gastos al Fondo Mundial, los costos compartidos se pueden definir como aquellos que se pueden asignar a dos o más fuentes de financiamiento (el Gobierno, el Fondo Mundial, otros donantes, etc.) o a diferentes subvenciones del Fondo Mundial a fin de conseguir beneficios compartidos y eficiencia administrativa. Se permite compartir costos en las subvenciones del Fondo Mundial en las siguientes circunstancias: el método de reparto se describe claramente en los supuestos presupuestarios; se pueden verificar en registros de las entidades ejecutoras que avalen el principio de “porcentaje justo”20; son necesarios y razonables para el cumplimiento adecuado y eficiente de los objetivos de la subvención y el programa; están incluidos en el presupuesto aprobado cuando sea necesario; y se producen durante el periodo de ejecución de la subvención. 70. Para la distribución de los gastos se deben aplicar los mismos supuestos y metodología empleados para la distribución de los presupuestos de actividades compartidas en el último presupuesto aprobado. Los costos compartidos reales realizados y comunicados al Fondo Mundial deberán basarse en el gasto real en el que haya incurrido la entidad ejecutora y no en el monto presupuestado.
2.7 Diferenciación entre la presupuestación y la presentación de informes sobre gastos 71. En casos muy específicos, y como parte de un enfoque diferenciado, en algunas subvenciones de bajo riesgo21 y/o inversión baja (por debajo de US$ 15 millones), las entidades ejecutoras pueden ser autorizadas a elaborar presupuestos y presentar informes utilizando las categorías generales por intervención y grupos de costos.22 72. La presentación de informes diferenciada también será aceptable cuando el Receptor Principal y los principales subreceptores con capacidad plena para informar sobre los insumos de costos ejecuten un componente significativo (de al menos el 75%) del presupuesto aprobado. 73. El Receptor Principal deberá recibir una aprobación previa del Fondo Mundial sobre el mecanismo y el formato de presupuestación y presentación de informes que utilizará antes de la presentación y la aprobación del presupuesto detallado. El requisito estándar es realizar la presupuestación y la presentación de informes por intervenciones e insumos de costos, y los informes sobre variaciones se generan en consecuencia en el mismo nivel de clasificaciones. 74. El Fondo Mundial aprueba formalmente estas diferenciaciones, que deben reflejarse de forma explícita en el Acuerdo de Subvención y/o en la carta de ejecución dentro de un plazo máximo de seis meses
“Porcentaje justo” hace referencia a la proporción de los costos que pueden atribuirse a subvenciones del Fondo Mundial en función de los valores de transacción, espacio, nivel de financiamiento, etc. 20
Como se indica en la clasificación de riesgo fiduciario de la Evaluación del Riesgo del Fondo Mundial (QUART) aprobada por el Comité de Riesgo Operacional y/o la herramienta de evaluación de la capacidad (CAT, por sus siglas en inglés). 22 Es posible que el Receptor Principal también sea autorizado a presentar informes sobre ciertos gastos de los subreceptores en los costos agrupados cuando el Receptor Principal y los principales subreceptores con capacidad plena para informar sobre los insumos de costos ejecuten un componente significativo (de al menos el 75%) del presupuesto aprobado. 21
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a partir de la fecha de inicio del Acuerdo de Subvención. Por lo general, el mecanismo diferenciado aprobado es válido durante el periodo de ejecución.
2.8 Creación de capacidad para mejorar los sistemas financieros y la presentación de informes 75. Como parte de la ejecución del Nuevo Modelo de Financiamiento, el Fondo Mundial ha puesto a disposición de los receptores de la subvención financiamiento para la creación de capacidad. 76. Durante el proceso de solicitud de subvenciones, se insta a los solicitantes y los receptores principales a evaluar la repercusión de los nuevos requisitos de presupuestación y presentación de informes en los sistemas existentes de gestión financiera y contabilidad. Esta evaluación será también parte integral del mecanismo de evaluación de la capacidad del Fondo Mundial. 77. En determinados casos, el proceso requerirá una replanificación integral del plan de cuentas y de las estructuras de costos existentes en el sistema de contabilidad de la entidad ejecutora en función de las intervenciones revisadas y la dimensión de cálculo de costos necesarias para la subvención. En otros casos, es posible que el sistema de gestión financiera y contabilidad actual del Receptor Principal deba mejorarse mediante la actualización o la adquisición de un nuevo sistema que pueda cumplir con los requisitos correspondientes de supervisión del presupuesto y presentación de informes sobre gastos de forma precisa y oportuna. 78. El análisis de las necesidades debe realizarse como parte de la evaluación de la capacidad del Receptor Principal antes de la firma de la subvención, y se deberá establecer un plan de acción presupuestado sobre las mejoras necesarias en los sistemas de gestión financiera y/o la adquisición de programas informáticos de contabilidad. El costo del plan de acción se puede incorporar total o parcialmente en el presupuesto detallado de la subvención. Dichos costos pueden tenerse también presentes en la solicitud de prefinanciamiento 23 de los receptores principales elegibles para asegurar la ejecución de las acciones centrales antes de la firma de la subvención. El Equipo de Desarrollo Financiero del Fondo Mundial puede prestar asistencia a los equipos de país y los receptores principales en esta evaluación de las necesidades o ejercicio de planificación para validar la estructura de presupuestación y presentación de informes financieros. 79. El costo de crear capacidad en las entidades ejecutoras para mejorar los sistemas financieros y sus capacidades de presentación de informes puede ser incluido en el financiamiento para la capacitación facilitado por donantes del Fondo Mundial (como las iniciativas del 5% del Gobierno de los Estados Unidos y del Gobierno francés, la Fundación Gates, etc.). En colaboración con asociados y los equipos de país del Fondo Mundial, se deberá determinar con prontitud el proveedor de asistencia técnica y el donante más adecuados en el proceso de acceso al financiamiento (antes de finalizar la preparación de la subvención) para una ejecución y presentación de informes eficaces. 80. Se espera que todas las entidades ejecutoras que requieran capacitación para cumplir los nuevos requisitos los cumplan antes de la fecha de presentación de informes financieros del segundo año del periodo de ejecución.
Las nuevas entidades ejecutoras que no tengan acceso a fondos existentes para participar en programas del Fondo Mundial, a menos que se disponga de fondos flexibles para financiar la preparación y el inicio de las subvenciones, incluidas medidas para la capacitación a corto plazo a fin de asegurar una transición fluida a la ejecución, podrán solicitar una aprobación de prefinanciamiento del Fondo Mundial. 23
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3. El mecanismo de presupuestación 81. El enfoque modular se utiliza para gestionar inversiones del Fondo Mundial en las tres enfermedades y se define mediante una jerarquía estandarizada de dicho enfoque y la dimensión de cálculo de costos. Cada módulo está relacionado con una enfermedad específica y cada intervención a su vez con un módulo. Los módulos ofrecen fundamentalmente definiciones generales de los principales tipos de iniciativas programáticas relacionadas con enfermedades para los programas financiados por el Fondo Mundial. 82. Cada módulo contiene una lista de intervenciones para enfermedades específicas financiadas mediante subvenciones del Fondo Mundial, que se enumeran en el anexo 1. Estas intervenciones ofrecen una descripción de la naturaleza concreta de la iniciativa programática con la que se vincula una partida presupuestaria determinada. Una vez más, las intervenciones son específicas por enfermedad (incluido el FSS) y no todas las intervenciones se pueden aplicar a todas las enfermedades ni a todas las subvenciones. 83. El siguiente diagrama ilustra el enfoque modular y la dimensión de cálculo de costos del Fondo Mundial dentro del Nuevo Modelo de Financiamiento, así como su armonización con la estrategia para invertir a fin de conseguir una mayor repercusión y demostrar eficiencia y optimización de los recursos.
84. Este enfoque revisado presenta a los solicitantes y las entidades ejecutoras una visión estandarizada del cálculo de costos que incorpora los insumos de costos como una parte integral del enfoque modular a fin de mejorar en mayor medida los módulos e intervenciones normalizados. Dicho enfoque integrado facilitará un seguimiento más preciso del presupuesto con respecto a los datos sobre gastos, así como el alineamiento y la armonización con los sistemas de datos de los asociados y los países. 85. Al presentar la solicitud de financiamiento, el solicitante debe prestar atención a las cuestiones que se enumeran a continuación durante las fases de diálogo de país, elaboración de la Nota Conceptual y preparación de la subvención:
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preparar presupuestos para todas las actividades significativas del Receptor Principal, con suficiente detalle, utilizando el enfoque modular y la dimensión de cálculo de costos del Fondo Mundial; establecer vínculos claros y tangibles entre los indicadores programáticos de repercusión y los objetivos financieros, con el fin de facilitar una herramienta útil con la que supervisar el subsiguiente desempeño; hacer suficiente hincapié en asegurar que los planes y presupuestos de gestión de la subvención sean realistas, se basen en supuestos válidos, sean elaborados por personas cualificadas y representen la optimización de los recursos; establecer procedimientos rigurosos para planificar actividades, recopilar información de las entidades encargadas de los diferentes componentes y preparar presupuestos; establecer un mecanismo de control presupuestario mediante el cual se comparen los gastos reales con el presupuesto con una frecuencia razonable y se pueda justificar cualquier desviación significativa del mismo; y determinar si se necesitará la aprobación previa de ajustes presupuestarios y en qué circunstancias.
3.1 Especificidad del presupuesto 86. El siguiente diagrama presenta un resumen de alto nivel de la especificidad del presupuesto que deberán presentar los solicitantes y/o los receptores principales en las diferentes fases de los procesos del Nuevo Modelo de Financiamiento y el nivel que debe presupuestarse a efectos del Fondo Mundial. Teniendo en cuenta el contexto del país y el alcance del programa, los solicitantes cuentan con la flexibilidad de crear subintervenciones (actividades) si con ellas mejoran la ejecución del programa y la supervisión del presupuesto. Este nivel, si el solicitante y/o Receptor Principal decide incluirlo, no formará parte del marco de presentación de informes para el Fondo Mundial. Tabla 2 – Diagrama sobre la especificidad del presupuesto
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3.2 Presupuesto de la Nota Conceptual 87. La elaboración de una Nota Conceptual es un proceso de colaboración y repetición incluido en el Nuevo Modelo de Financiamiento. Se necesita contar con una participación activa y con aportaciones de todas las partes interesadas, incluidos los asociados nacionales, el Mecanismo de Coordinación de País y el Panel de Revisión Técnica. La Secretaría del Fondo Mundial facilita las directrices pertinentes sobre el mecanismo general y las herramientas aplicables para prestar asistencia a las partes interesadas. Los solicitantes deben velar por que todas las partes interesadas clave realicen y validen las repeticiones pertinentes en el país antes de presentar el presupuesto de la Nota Conceptual al Fondo Mundial. 88. Como parte del enfoque simplificado y diferenciado de los procesos del Nuevo Modelo de Financiamiento, los presupuestos iniciales con “las mejores estimaciones” por intervención constituyen un requisito mínimo para enviar la Nota Conceptual, que deberá presentarse para un componente de enfermedad. Por ejemplo, puede haber una Nota Conceptual para la tuberculosis, el VIH, la tuberculosis y el VIH conjuntamente, la malaria y el FSS. El siguiente diagrama presenta un resumen de las fases del proceso de presupuestación en la Nota Conceptual.
89. El presupuesto de la fase de la Nota Conceptual sirve para presentar las decisiones sobre inversiones e intervenciones estratégicas adoptadas por el solicitante. En esta fase no es necesario presentar un presupuesto detallado (que cubra actividades individuales) para no complicar excesivamente la revisión y las decisiones estratégicas. Esto también ofrece a los países flexibilidad a la hora de realizar un cálculo general de sus requisitos de financiamiento durante los tres años siguientes con arreglo a la asignación que les ha sido comunicada. Los siguientes son los requisitos de información clave para los presupuestos de esta fase: Una descripción de la intervención, incluidos detalles sobre: o la población destinataria y el alcance geográfico; o
el enfoque de ejecución; y
o
otra información pertinente.
El financiamiento anual necesario para cada intervención, incluidos los siguientes datos cualitativos (si se dispone de ellos): o supuestos de costos (por ejemplo, últimos costos registrados, cotizaciones de vendedores, etc.); o
referencias a herramientas de cálculo de costos de asociados para el desarrollo (cuando proceda) [tales como el cálculo de costos para la malaria de la Alianza Hacer Retroceder la
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Malaria, la herramienta de estimación de costos para la tuberculosis de la Organización Mundial de la Salud (OMS), One Health Tool, etc.]; y o
descripción de fuentes y montos de financiamiento adicionales disponibles para cada intervención, haciendo distinción entre las solicitudes:
“dentro de los límites de la asignación”, que se sitúa en la distribución total del programa del país aprobada por enfermedad específica; y
“por encima de la asignación”, que incluye la expresión completa de la necesidad para una ejecución eficaz del programa de enfermedad en el país, cubriendo todas las deficiencias de financiamiento existentes.
Receptores principales y subreceptores ejecutores propuestos (si se dispone de esta información).
90. Se entiende que algunos países pueden considerar más conveniente 24 elaborar un presupuesto más detallado en la fase de la Nota Conceptual, que puede consolidarse posteriormente en forma de un presupuesto basado en intervenciones que se presentará al Fondo Mundial. 91. En aquellos casos en que se disponga de los últimos costos históricos de determinadas actividades ya conocidas en una intervención, para evitar el riesgo de infra o sobrepresupuestación, se podrán utilizar las plantillas del presupuesto detallado en lugar de una descripción de las actividades clave requeridas en las notas conceptuales. Esta opción es completamente discrecional y se basa en las preferencias del país.
3.3 Presupuesto de la preparación de la subvención 92. Tras la aprobación final de la Nota Conceptual, los receptores principales designados 25 deben elaborar un presupuesto detallado utilizando como base el enfoque modular completo y la dimensión de cálculo de costos. 93. Cada Receptor Principal deberá presentar un presupuesto revisado para su revisión y aprobación, tal y como se indica en el siguiente diagrama.
Especialmente cuando se prevea que el tiempo que transcurre entre la aprobación de la Nota Conceptual y la aprobación de la Junta Directiva sea breve, los países pueden conseguir una mayor eficiencia comenzando con un presupuesto detallado. 24
Sujeto a la finalización de la evaluación de la capacidad y los estándares mínimos para cada Receptor Principal designado por el Mecanismo de Coordinación de País. 25
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94. Este presupuesto se basará en el financiamiento total aprobado para la Nota Conceptual, incluidos los fondos por encima de la asignación y cualquier saldo de caja del país previsto para la subvención del Nuevo Modelo de Financiamiento. El presupuesto incluirá la siguiente información y justificación:
armonización del presupuesto detallado con la Nota Conceptual aprobada, teniendo en cuenta cualquier ajuste comunicado por el Fondo Mundial tras las revisiones del Panel de Revisión Técnica y del Comité de Aprobación de Subvenciones; y
supuestos cuantitativos empleados para los costos unitarios en función de datos históricos y/o facturas proforma cuando sea necesario.
95. El presupuesto detallado deberá presentarse utilizando la plantilla estándar del Fondo Mundial, que incluye la siguiente información básica:
Módulos: seleccionados a partir de una lista preestablecida (véase el anexo 1 para consultar ejemplos).
Intervenciones: relacionadas con el módulo seleccionado en la lista preestablecida.
Actividad26: no es obligatoria, sino a discreción del Receptor Principal.
Entidad ejecutora: la entidad que ejecutará y gestionará27 la partida presupuestaria asociada.
Insumo de costos28: seleccionado a partir de una lista preestablecida (véase el anexo 2).
Moneda de pago: puede ser la moneda de la subvención, la moneda local o dólares estadounidenses para subvenciones denominadas en euros. La moneda de pago es la que se utilizará para pagar los bienes y servicios. Por ejemplo, los salarios normalmente se pagarán en la moneda local 29, los productos sanitarios en dólares estadounidenses, etc.
Costo unitario30 al inicio del presupuesto, e inflación anual/factor de crecimiento.
Cantidades necesarias para cada periodo.
Periodo (trimestre): debe ser el periodo estimado del requisito de pago y desembolso del Fondo Mundial. Por lo general, no incluye los plazos de tramitación de las adquisiciones para la prestación de bienes, servicios o productos, a menos que exista una cláusula específica en el Acuerdo de Subvención que cite un requisito jurídico nacional para acceder al financiamiento antes del comienzo del proceso de adquisición.
96. El presupuesto total no deberá superar el financiamiento disponible, es decir, el monto asignado ajustado con cualquier fondo por encima de la asignación y el saldo de caja del país previsto conforme a lo comunicado por el Fondo Mundial. Todos los desembolsos que tengan lugar entre el anuncio de la asignación y el nuevo periodo de subvención deben tenerse en cuenta y no incluirse en el presupuesto.
El nivel de subintervención es opcional. La entidad que recibirá el financiamiento asociado con esta partida presupuestaria realizará las adquisiciones y se encargará de pagar los bienes y servicios correspondientes. 28 Como parte del enfoque diferenciado, algunas subvenciones de bajo riesgo/bajo valor (por debajo de US$ 15 millones) pueden recibir autorización para presentar un presupuesto detallado utilizando la categoría general de costos. El Receptor Principal deberá recibir una aprobación previa del Equipo de País y esto debe estipularse claramente en la evaluación de la capacidad y el plan de gestión de subvenciones. Sin esta aprobación previa, todos los presupuestos deberán elaborase utilizando los insumos de costos por defecto. 29 A excepción del personal expatriado, que puede percibir su salario en otras monedas. 30 Utilice y aplique precios de referencia pertinentes a partir de costos históricos o conforme a lo publicado por el Fondo Mundial o asociados para el desarrollo (si no se dispone de referencias del Fondo Mundial). Facturas proforma (al menos tres cotizaciones cuando sea necesario). 26 27
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3.4 Mecanismo de aprobación del presupuesto 97. El presupuesto de la Nota Conceptual y el presupuesto detallado elaborado para el proceso de preparación de la subvención deben cargarse en el Portal para la Gestión de Subvenciones del Fondo Mundial (Salesforce) en el formato prescrito. El solicitante tiene dos opciones:
introducir el presupuesto directamente en el Portal para la Gestión de Subvenciones utilizando la plantilla designada del presupuesto en línea; o
descargar una versión de la plantilla del presupuesto fuera de línea y cargarla posteriormente para proceder a su envío.
98. En ambos casos, el presupuesto resumido se crea automáticamente mediante los presupuestos de la herramienta de solicitud para todas las fases del mecanismo de presupuestación (Nota Conceptual, preparación de la subvención, reprogramación, etc.). El presupuesto resumido muestra los costos de cada intervención (enfoque modular) y los grupos de costos empleando clasificaciones presupuestarias normalizadas incluidas en la dimensión de cálculo de costos (grupos e insumos de costos). 99. El Fondo Mundial es responsable de la revisión y aprobación general del presupuesto. El Fondo Mundial podrá solicitar al Agente Local del Fondo que revise el presupuesto y le facilite su análisis directamente. El Fondo Mundial tendrá en cuenta este análisis en la revisión y aprobación final del presupuesto. 100. Al presentar el presupuesto para su aprobación, a fin de asegurar que la revisión y la aprobación se realicen de forma adecuada y en el momento oportuno, el Receptor Principal deberá incluir todos los supuestos de costos unitarios y cargar todos los documentos justificativos pertinentes en la herramienta. El Fondo Mundial o el Agente Local del Fondo podrán solicitar información adicional que el Receptor Principal deberá poner a su disposición cuando corresponda. 101. El tiempo estimado para la revisión y la aprobación del presupuesto detallado presentado por el Receptor Principal es de 30 a 90 días, dependiendo de la fase del proceso. El Equipo de País mantendrá informado al Receptor Principal durante el proceso de revisión. Las aclaraciones adicionales y/o los presupuestos que no cumplan los principios descritos en estas directrices podrán dar lugar a retrasos adicionales en el proceso de aprobación.
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102. El siguiente diagrama ofrece una estimación de los plazos de aprobación del presupuesto y el primer desembolso.
103. Una vez aprobado, el presupuesto quedará registrado en los sistemas del Fondo Mundial como el presupuesto oficial aprobado y servirá de base para la presentación de informes financieros a menos que se modifique mediante el Acuerdo de Subvención tras la realización de cualquier ajuste presupuestario sustancial. Éste será también el “presupuesto de referencia” y cualquier ajuste presupuestario se comparará con esta versión a fin de establecer umbrales de importancia relativa. 104. El presupuesto ordinario frente al análisis de la variación real para la presentación de informes financieros anuales se basará en el último presupuesto aprobado (presupuesto aprobado revisado) mediante un acuerdo jurídicamente vinculante (Acuerdo de Subvención o carta de ejecución) entre el Receptor Principal y el Fondo Mundial. Cualquier otra modificación deberá tratarse únicamente como variación y el Receptor Principal no actualizará las cifras del presupuesto a efectos de la presentación de informes. Las explicaciones de cualquier ajuste de este tipo deberán incluirse en el análisis de las variaciones.
3.5 Ajustes presupuestarios: ejecución de la subvención 105. En el curso normal de ejecución de la subvención, el Receptor Principal deberá realizar revisiones periódicas del presupuesto para determinar qué cambios presupuestarios son necesarios. Podrá realizar ajustes para responder a las realidades del programa, por ejemplo, reflejar cambios en los costos unitarios de productos adquiridos (hasta el límite considerado no sustancial, como se indica en la tabla 3). 106. Con el fin de racionalizar, simplificar y ofrecer flexibilidad general durante la ejecución de la subvención, no es necesario que los receptores principales pasen de forma sistemática por un proceso de aprobación previa oficial del Fondo Mundial de todos los ajustes realizados al presupuesto aprobado originalmente. Los ajustes en el presupuesto se han clasificado como “sustanciales” y “no sustanciales” a fin de establecer un mecanismo preciso y claro para procesarlos y aprobarlos.
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107. La siguiente tabla presenta los principios rectores y los límites aplicables a los ajustes presupuestarios. Cabe señalar que estos límites son acumulativos para todo el periodo de ejecución y siempre se comparan con el presupuesto aprobado originalmente en el momento de la firma de la subvención31 a fin de establecer el nivel de importancia relativa. Tabla 3 – Directrices sobre ajustes presupuestarios
Intervenciones estándar
Ajustes presupuestarios sustanciales*
> +/- 15% del presupuesto total para cualquier intervención (incluidas las intervenciones “crecientes” y/o “decrecientes”)33 Inclusión de nuevos módulos e intervenciones en el presupuesto oficial aprobado
Categorías opcionales32 > 5% del presupuesto total de los costos agrupados del receptor
Aprobación previa
Requerida
* En casos concretos, en función de la evaluación del riesgo del país, el Equipo de País puede definir específicamente principios para determinar la importancia relativa de los cambios presupuestarios que pueden diferir parcial o totalmente de los principios mencionados arriba34 para determinar la importancia relativa.
3.5.1 Cambios presupuestarios sustanciales y no sustanciales 108. Un ajuste presupuestario sustancial se define normalmente como cambios en el presupuesto aprobado oficialmente basado en el umbral máximo de +/-15% de cualquier intervención aprobada. Todos los ajustes sustanciales (véase la tabla 3) para la subvención deben presentarse al Equipo de País para su aprobación previa antes del inicio de la actividad y el pago conexo. Dicha presentación debe realizarse en forma de un presupuesto detallado revisado que incluya los ajustes propuestos dentro del límite general del presupuesto aprobado inicialmente. Cabe señalar que el umbral indicado para el “ajuste sustancial” de una intervención (por ejemplo, +/-15%) es la flexibilidad máxima permitida y no deberá incrementarse sin la correspondiente aprobación del Fondo Mundial. 109. Teniendo en cuenta el contexto del programa y de la subvención, incluidos, entre otros, los índices elevados de riesgo, el Fondo Mundial podrá determinar los umbrales de subvenciones específicas 35 para definir ajustes “sustanciales”. Cuando dichos umbrales difieran de las directrices presentadas en la tabla 3, la definición de los “ajustes presupuestarios sustanciales” de una subvención específica debe estipularse en el Acuerdo de Subvención o comunicarse al Receptor Principal mediante una carta de desempeño u otra notificación jurídica oficial. En ausencia de dicha estipulación, se aplicarán los principios descritos en la tabla 3.
Este es el presupuesto presentado en la segunda revisión del Comité de Aprobación de Subvenciones y forma la base para la aprobación de la subvención por parte de la Junta Directiva y de la primera decisión de financiamiento anual. 32 Las categorías opcionales pueden predefinirse teniendo en cuenta el contexto del país y los riesgos asociados a la subvención. La definición general para las subvenciones del Fondo Mundial incluye: recursos humanos, vehículos, gastos de viaje (viáticos, etc.), costos indirectos y gastos generales, y cualquier otra actividad predefinida, a discreción del Fondo Mundial. 33 A modo indicativo, los equipos de país pueden establecer un mínimo de US$ 100.000 u otro monto aplicable, teniendo en cuenta el contexto del país y los riesgos asociados. 34 Este umbral no deberá incrementarse sin la aprobación previa del Jefe de Departamento y del Jefe de Control y Finanzas de Programas de la División de Finanzas del Fondo Mundial. 35 En casos especiales y justificados, el Fondo Mundial podrá determinar la aprobación previa de todos los cambios presupuestarios independientemente del monto. 31
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110. En aquellos casos en los que no se obtenga dicha aprobación, es preciso señalar claramente que cualquier notificación posterior de variaciones sustanciales, su aprobación, aceptación o cualquier otra decisión será únicamente a discreción del Fondo Mundial, que se basará en la naturaleza del gasto y el contexto programático y financiero. Si el Fondo Mundial no aceptara dichos gastos, se clasificarán como no elegibles36, y solicitará al Receptor Principal el reembolso de los costos asociados. En consecuencia, no se permitirá que el Receptor Principal realice pagos de gastos con variaciones sustanciales sin la aprobación previa del Fondo Mundial (mediante un presupuesto detallado revisado). 111. Los cambios presupuestarios que pueden requerir aprobación previa del Fondo Mundial pueden incluir los siguientes casos:
cuando una condición precedente del Acuerdo de Subvención exija específicamente aprobación previa;
actividades que no estén incluidas en el presupuesto detallado aprobado;
ciertos cambios del presupuesto, como los relacionados con salarios y complementos salariales, que puedan poner en cuestión la sostenibilidad del programa, como por ejemplo: 37 o aumento en la categoría, número o nivel de dedicación de personal expatriado asignado con cargo a la subvención; o o
aumento del número o categoría del personal local empleado por una organización internacional u organismo de las Naciones Unidas con respecto al organigrama y presupuestos detallados presentados.
otros cambios en el presupuesto que el Equipo de País determine que deban ser previamente aprobados, como por ejemplo: o aumentos en el presupuesto aprobado para viajes internacionales de cualquier entidad ejecutora (Receptor Principal o Subreceptor); o o
aumentos en los costos unitarios presupuestados para reembolso de la ayuda de subsistencia a los pacientes, gastos de viáticos, tasas de combustible, etc.
112. Los ejemplos previos son ilustrativos y no constituyen una lista exhaustiva. Se aplicarán a discreción del Equipo de País en función del contexto de la subvención y/o de los riesgos asociados. 113. Cualquier otro cambio en las actividades incluidas en el presupuesto detallado aprobado, a menos que se notifique específicamente por escrito, puede por consiguiente considerarse “no sustancial” y no estar sujeto a la aprobación previa del Fondo Mundial. Las entidades ejecutoras tendrán flexibilidad para realizar estos ajustes38 y efectuar gastos relacionados con estos ajustes presupuestarios no sustanciales. El Receptor Principal informará sobre éstos como gastos ordinarios en los informes financieros anuales e incluirá comentarios en el análisis de variaciones presupuestarias. 114. Todas las consideraciones sobre importancia relativa mencionadas aquí tienen por objeto determinar qué modificaciones del presupuesto detallado aprobado necesitarán la aprobación previa del Fondo Mundial. En consecuencia, a efectos del Fondo Mundial no será obligatorio que las entidades ejecutoras cuenten con que el Mecanismo de Coordinación de País haya aprobado el presupuesto revisado antes de presentarlo al Fondo Mundial para su aprobación. Si los ajustes en el presupuesto detallado incluyen ajustes correspondientes en los objetivos programáticos, se deberá seguir la Nota de política operativa sobre reprogramación. Véase la sección 4.4 más adelante sobre la clasificación de los gastos no elegibles. Los ejemplos ilustran las situaciones que los equipos de país pueden desear aplicar, en función del contexto de la subvención o de consideraciones en torno a los riesgos. 38 Dichas modificaciones pueden estar sujetas a procesos de aprobación interna del Receptor Principal y deben incluirse en el Manual de Procedimientos para Receptores Principales. 36 37
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3.5.2 Revisión del presupuesto resumido 115. El presupuesto resumido forma parte del Acuerdo de Subvención. Como tal, se considera un punto de referencia y solo deberá revisarse en circunstancias excepcionales, según lo acordado por el Fondo Mundial y el Receptor Principal. Cuando se haya ampliado la duración de una subvención, haya sido objeto de una reprogramación significativa de sus actividades y/o de ajustes presupuestarios sustanciales, estos cambios se traducirán en modificaciones del presupuesto resumido y deberán realizarse mediante una carta de ejecución firmada por ambas partes.
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4. Presentación de informes financieros 116. El objetivo del Fondo Mundial es invertir recursos adicionales para luchar contra el SIDA, la tuberculosis y la malaria. A fin de cumplir estas funciones, necesita un conjunto mínimo de información financiera fiable sobre la ejecución de las subvenciones. Dicha información es importante para:
ayudar en la gestión de la subvención: contar con desgloses financieros y análisis de variaciones, y poder relacionar la información financiera con el desempeño programático, fortalece la capacidad de tomar decisiones fundamentadas sobre financiamiento e inversiones (por ejemplo, asignaciones, decisiones de financiamiento anual y desembolsos);
detectar áreas de riesgo financiero: hacer un seguimiento de los gastos con respecto a los presupuestos también permite analizar los riesgos financieros en el portafolio de subvenciones. Por ejemplo, ¿dónde se asigna y utiliza la mayor parte de los fondos? ¿Se están gastando los fondos en las áreas planificadas? ¿Existe algún obstáculo financiero (por ejemplo en la adquisición)?, etc.;
la presentación de informes y la movilización de recursos externas: ser capaz de demostrar la eficiencia de las inversiones del Fondo Mundial y que el financiamiento se utiliza con arreglo al Acuerdo de Subvención aprobado del Fondo Mundial para conseguir la máxima repercusión en el programa de la enfermedad es esencial para la presentación de informes y la movilización de recursos externas; y
transparencia y rendición de cuentas: poder informar con precisión del uso de los fondos a los donantes, el público general y otras partes interesadas de forma eficiente y oportuna es uno de los principios centrales del Fondo Mundial.
117. Con el fin de mejorar la comprensión de las inversiones estratégicas generales, todas las subvenciones deben seguir el principio de exclusión mutua y exhaustividad colectiva en la presupuestación y la presentación de informes financieros. Esto facilitará al Fondo Mundial y a las partes interesadas (como solicitantes y donantes) datos sólidos sobre los presupuestos y los gastos para los análisis financieros, que también están vinculados adecuadamente a los indicadores y resultados programáticos pertinentes. 118. A fin de cumplir fácilmente con las clasificaciones de presentación de informes sobre gastos del Fondo Mundial, se deberán incluir las clasificaciones del enfoque modular y la dimensión de cálculo de costos como campos de entrada o vincularse a los sistemas de contabilidad de las entidades ejecutoras (especialmente el Receptor Principal y los principales subreceptores) para hacer un mejor seguimiento de los gastos. Se recomienda encarecidamente a las entidades ejecutoras que cuenten con un sistema que les permita realizar un seguimiento del presupuesto detallado aprobado (incluidas actividades individuales) y gastos con respecto a las actividades aprobadas. Sin embargo, no es necesario informar de los detalles de las actividades al Fondo Mundial. En el momento en que se presenten los informes, en función de la introducción y las clasificaciones de gastos, las entidades ejecutoras deberán agrupar los gastos e informar sobre ellos con arreglo a las clasificaciones de intervenciones y grupos e insumos de costos del Fondo Mundial.
4.1 Principios y periodos para la presentación de informes financieros 119. El Receptor Principal deberá elegir un ciclo de presentación anual de informes programáticos y financieros39 para cada subvención del Fondo Mundial. Este ciclo debe estar alineado con los ciclos de presentación de informes periódicos sobre resultados programáticos del país o el receptor y/o con su ciclo de presentación de informes financieros en el país. Sr recomienda vivamente a los mecanismos de
39
Podría comenzar en cualquier mes del año por un periodo de 12 meses.
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coordinación de país y otros solicitantes que se aseguren de que los ciclos anuales de presentación de informes para todas las subvenciones de un componente de enfermedad determinado estén alineados con vistas a facilitar la presentación de informes en todo el portafolio de la enfermedad. 120. Con el fin de alinear las fechas de inicio de la subvención con el ciclo anual de presentación de informes seleccionado, el primer y el último periodo de presentación de informes de la subvención podrá ser superior o inferior a 12 meses. El primer periodo de la subvención puede durar tan solo seis meses o hasta un máximo de 18 meses. Por ejemplo, si la fecha de inicio de una subvención es el 1 de abril y el ciclo anual de presentación de informes es de enero a diciembre, el primer periodo de presentación de informes 40 deberá cubrir desde abril hasta diciembre (esto es, nueve meses). El Fondo Mundial podrá a su discreción permitir a los receptores principales combinar el primer y el segundo periodo de presentación de informes anuales cuando el primer periodo sea inferior a seis meses. 121. En aquellos casos en los que los ciclos de presentación de informes programáticos en el país y los ciclos fiscales no sean los mismos para las distintas entidades ejecutoras del mismo componente de enfermedad, se recomienda que éstas tengan un ciclo común de presentación de informes que esté alineado con el ciclo de presentación de informes programáticos o con el ciclo financiero de la entidad ejecutora principal y/o el país. 122. A fin de simplificar el ciclo anual de presentación de informes general para un país y/o entidad ejecutora, el Fondo Mundial ofrece una mayor flexibilidad para reducir o ampliar el periodo de ejecución de la subvención en función del ciclo anual de presentación de informes. En el ejemplo previo, una fecha de inicio de la subvención del 1 de abril con un ciclo anual de presentación de informes de enero a diciembre podría tener un periodo de ejecución de la subvención de dos años y nueve meses, o de tres años y nueve meses, en función de los fondos disponibles. Se deberá planificar que la subvención termine en el mes de cierre del ciclo anual para la presentación de informes (esto es, diciembre).
La primera decisión de financiamiento anual asociada y el calendario de desembolsos también estarán alineados, más un periodo de estabilización. 40
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4.2 Alcance y frecuencia de la presentación de informes
4.2.1 Presentación de informes financieros trimestrales 123. El objetivo de la presentación de informes financieros trimestrales es ofrecer el saldo de caja actualizado del país para los portafolios de países preseleccionados,41 y debe fundamentar la decisión sobre liberación de recursos del Fondo Mundial. La información habitual que se recopilará incluye:
los saldos bancarios del Receptor Principal según un estado de conciliación bancario42; y
anticipos pendientes a subreceptores y agentes de adquisiciones43 conforme a los registros contables del Receptor Principal.
4.2.2 Presentación de informes financieros anuales44 124. Su objetivo es mejorar el análisis general de gastos en las inversiones del Fondo Mundial. El informe cubre los gastos nacionales y el análisis de variaciones con respecto al plan de actividades y el financiamiento aprobados para los receptores principales y los subreceptores. En consonancia con el presupuesto detallado aprobado para las subvenciones, el nuevo requisito de presentación de informes financieros anuales presenta un enfoque de comunicación de datos normalizado que incorpora la
El Fondo Mundial, a su discreción, determinará la lista de países y/o subvenciones para los cuales es obligatorio presentar actualizaciones financieras trimestrales. 42 El Receptor Principal deberá adjuntar una copia del estado bancario o, en casos en que haya sido previamente aprobado por el Fondo Mundial, el estado de conciliación bancario o de fondos debidamente certificado. 43 Técnicamente, esto representa los fondos pendientes de subreceptores y/o agentes de adquisiciones. 44 La presentación de informes financieros anuales será aplicable a todas las subvenciones que hayan pasado a formar parte del Nuevo Modelo de Financiamiento. Para subvenciones que sigan el canal de financiamiento basado en convocatorias, todavía se aplicará la presentación del informe financiero detallado. 41
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dimensión de cálculo de costos (grupos e insumos de costos) como parte integral del enfoque modular general, que mejora los módulos e intervenciones estandarizados. 125. Este enfoque integrado y estas opciones estandarizadas para la clasificación de los módulos y los costos eliminan la ambigüedad y facilitan una mayor alineación con asociados, sistemas de datos nacionales y cuentas de salud nacionales. También ofrecen especificidad analítica tanto para la presupuestación como para la presentación de informes de gastos, mejorando así la información estratégica y operativa en la gestión de inversiones del Fondo Mundial. La presentación de informes financieros anuales está así totalmente alineada con el enfoque modular y el cálculo de costos, y ofrecerá mayor visibilidad para comprender mejor los gastos nacionales. También ofrece información sobre inversiones del Fondo Mundial y su relación con los resultados programáticos y la repercusión obtenidos. 126. Las cifras de los informes financieros anuales deberán estar completamente armonizadas y conciliadas con los estados financieros del Receptor Principal. Cualquier ajuste o modificación de los gastos de los estados financieros deberá incluirse en los informes financieros anuales revisados45, con arreglo a los estados finales auditados. Los informes financieros anuales revisados (si corresponde) se presentarán a continuación, junto con el informe de auditoría externa. 127. Los receptores principales enviarán los informes financieros anuales para cada subvención al menos cada año a partir de la fecha de inicio de la subvención acordada (esto es, en el mes 12, 24, etc.) El primer informe financiero anual para cualquier subvención, en función de la fecha de inicio y de la armonización con los ciclos de presentación de informes del país y/o el Receptor Principal, podrá cubrir un periodo de seis a 18 meses, y establecerse cada doce meses a partir de ese momento. La selección del ciclo para la presentación anual de informes se aborda en la sección 4.1 del presente documento. 128. La información financiera facilitada deberá incluir los presupuestos aprobados, gastos y análisis de variaciones por: (a) módulos e intervenciones; (b) grupos e insumos de costos; y (c) entidades ejecutoras (receptores principales y subreceptores). El presupuesto total y los montos de gastos en los tres puntos serán los mismos. 129. La presentación de informes por dimensión de cálculo de costos agrupada se basa en los nuevos grupos e insumos de costos (descritos en el anexo 2). Se recomienda a los receptores principales que presenten sus informes financieros utilizando los insumos de costos y aplicando los siguientes principios rectores para cada categoría de informes. 130. La presentación de informes por entidad ejecutora deberá incluir el nombre y la naturaleza de dicha entidad. Estos informes deben hacerse para los receptores principales y los subreceptores (no es necesario para los sub-subreceptores). 131. Deberá presentarse la información financiera para el año del ciclo de subvención actual, y de forma acumulativa desde el inicio del periodo de ejecución. Los informes deben cubrir el presupuesto y la información sobre gastos de todo el periodo de ejecución de la subvención. 132. El enfoque consolidado para producir los informes financieros anuales es idéntico al supuesto y al proceso que los receptores principales deben utilizar al elaborar los estados financieros consolidados para subvenciones del Fondo Mundial, que pueden auditarse para generar un informe de auditoría consolidado para la subvención. Por lo tanto, cuando las fechas de los estados financieros y los informes financieros anuales estén alineadas, y los estados financieros estén preparados utilizando los flujos en efectivo como
45
Dichos ajustes pueden incluir la conciliación de los valores devengados con respecto a las salidas reales de efectivo.
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base contable, los gastos comunicados en los estados financieros de los informes financieros anuales deben ser exactamente iguales. Esto formará parte de la verificación del Fondo Mundial durante la revisión de los estados financieros y los informes de auditoría. Los detalles relativos a los requisitos de consolidación para los estados financieros consolidados se tratan en las Directrices de Auditoría del Fondo Mundial.
4.2.3 Ilustración del mecanismo de presentación de informes financieros anuales 133. Si el presupuesto de la subvención para el año es de US$5 millones, este monto está bajo el control del Receptor Principal, que o bien lo emplea como gasto directo o lo desembolsa a los subreceptores. Los gastos directos del Receptor Principal deberán incluirse en los informes financieros anuales. Los desembolsos para los subreceptores no son gastos directos y por lo tanto no se incluyen automáticamente en estos informes. 134. Al recibir el desembolso del Receptor Principal, el Subreceptor realizará gastos directos, y dichos gastos deben comunicarse al Receptor Principal e incluirse en los informes financieros anuales. Los subreceptores podrán también desembolsar fondos a sub-subreceptores. Solo los gastos directos realizados por los sub-subreceptores se tratarán e incluirán en los informes financieros anuales.
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135. La siguiente tabla muestra este tipo de disposición. Es importante recordar que el presupuesto y los gastos reales realizados por el Receptor Principal, los subreceptores y los sub-subreceptores en su conjunto se agruparán para conformar la información general que se incluirá en esta plantilla.
Entidad
Presupuesto detallado
Gastos directos
(año 1)
realizados
Desembolsos a Receptor Principal, subreceptores y sub-subreceptores
Receptor Principal
2.500.000
1.000.000
6.000.000
Subreceptores
4.000.000
3.300.000
4.000.000
500.000
500.000
700.000
7.000.000
4.800.000
6.000.000
Sub-subreceptores Total
136. Se informará al Fondo Mundial de los gastos reales consolidados realizados por el Receptor Principal, los subreceptores y los sub-subreceptores como gastos del país en los informes financieros anuales. 137. Sin embargo, las entidades ejecutoras deben tener en cuenta que en los informes financieros anuales solo se especifican los receptores principales y los subreceptores. Por consiguiente, en el ejemplo previo, los gastos del Receptor Principal serían US$1 millón, mientras que el monto comunicado para los gastos de subreceptores sería de US$3,8 millones, lo que incluye los gastos directos de los subreceptores y de sus subsubreceptores, si bien este monto no se basa en el desembolso del Subreceptor a sus sub-subreceptores.
4.2.4 Gestión de las variaciones del presupuesto 138. Los informes financieros anuales se utilizarán para explicar cualquier variación respecto al último presupuesto aprobado para cada módulo o intervención y grupo o insumo de costos. En la sección 3.5.1 del presente documento se define qué constituye una variación “sustancial”. 139. Como principio general, incluso en el caso de ajustes presupuestarios no sustanciales, el análisis detallado de variaciones en los gastos se exige para aquellas variaciones que son +/-10% del presupuesto oficial aprobado para la intervención específica, o la especificidad acordada para la presentación de informes utilizando la dimensión de cálculo de costos del enfoque modular dentro del requisito de presentación de informes diferenciados. 140. En función de los controles automatizados, los informes financieros anuales no cumplirán todos los requisitos si una variación supera el umbral mencionado anteriormente y el Receptor Principal no facilita el análisis de variaciones correspondiente.
4.2.5 Ajustes en los gastos comunicados 141. Todos los ajustes en los gastos del Receptor Principal y los subreceptores que se han incluido en informes financieros anuales que ya han sido comunicados y aprobados (los informes financieros anuales del periodo previo) deben realizarse en el periodo de presentación de informes actual y explicarse en el análisis de variaciones del último ciclo de presentación de informes. 142. No es posible modificar los datos sobre gastos en informes que ya se han presentado y que el Fondo Mundial ya ha aprobado, ya que los datos de gastos del periodo previo están bloqueados frente a futuras modificaciones. Estos cambios pueden ser resultado de terminar la verificación de gastos, de reembolsos recibidos de proveedores y/o agentes de adquisiciones o de otros ajustes de auditoría en las actividades del
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Receptor Principal, los subreceptores y/o los sub-subreceptores. En consecuencia, el ajuste deberá reflejarse como parte de los informes financieros anuales actuales y no como una reformulación del informe financiero anual previo con el que se relaciona el ajuste en cuestión.
4.3 Otros tipos especiales de presentación de informes financieros 143. Los equipos de país pueden tener en cuenta otros ciclos especiales de presentación de informes más frecuentes (como cada semestre) como parte de las medidas para mitigar el riesgo y demostrar la absorción mejorada de los fondos en subvenciones y contextos nacionales de alto riesgo y/o cuando los índices de absorción son bajos. 144. Estos informes deben diferenciarse de los informes financieros anuales tanto en su alcance como en su exhaustividad. Se recomienda a los equipos de país que elaboren los aspectos de tales informes como parte de la supervisión continua de la subvención y de los controles aleatorios. No existe ningún formato prescrito para dichos informes y los equipos de país deberán llegar a un acuerdo con el Receptor Principal y el Agente Local del Fondo en lo que respecta a su contenido, en la forma de informes existentes utilizados por el equipo de gestión del Receptor Principal para el seguimiento operativo (cuando estén disponibles).
4.4 Gastos elegibles 145. En las subvenciones del Fondo Mundial, los gastos realizados por las entidades ejecutoras se clasifican como “elegibles” o “no elegibles”. Esta clasificación inicial la suelen realizar el Agente Local del Fondo y/o proveedores de garantías (esto es, la Oficina del Inspector General, auditores internos y externos, equipos de país), mientras que la clasificación final de los gastos la confirma en Fondo Mundial. 146. Los gastos elegibles son aquellos que han sido validados por la Secretaría del Fondo Mundial y/o proveedores de servicios de garantías en función de pruebas documentales fiables que demuestren que están en línea con el presupuesto aprobado por el Fondo Mundial y que se han utilizado únicamente para los objetivos programáticos con arreglo a los términos y condiciones del Acuerdo de Subvención. 147. Los gastos elegibles46 son: (1) los realizados durante el periodo de ejecución 47 conforme a lo estipulado en el Acuerdo de Subvención; (2) los que están en línea con el presupuesto detallado aprobado por el Fondo Mundial; y/o (3) los que cuentan con la aprobación previa por escrito del Fondo Mundial antes de que se realizaran los gastos. Deben cumplir con los procesos de adquisición y licitación competitivos y transparentes y la aplicación apropiada de los procedimientos financieros y de adquisiciones pertinentes. 148. Al final del periodo de ejecución, el Fondo Mundial podrá aprobar un presupuesto de liquidación para el cierre administrativo de la subvención si no se ha asignado financiamiento adicional al Receptor Principal para periodos subsiguientes. Los gastos incurridos como parte de los planes de liquidación aprobados son considerados elegibles sujetos a la aplicación de las regulaciones de la subvención y los procedimientos financieros y de adquisiciones correspondientes. 149. Los gastos no elegibles son aquellos que se han realizado sin cumplir con el Acuerdo de Subvención firmado y/o los procedimientos financieros o de adquisiciones adecuados de la entidad ejecutora o la subvención. En una lista no exhaustiva de gastos que el Fondo Mundial pudiera clasificar como no elegibles se pueden incluir:
Incluye gastos realizados por las entidades ejecutoras dentro del umbral no sustancial según lo estipulado en la tabla 3 de las presentes directrices y/o provisiones específicas en el Acuerdo de Subvención que no requieran aprobación previa. 47 Puede incluir gastos de prefinanciamiento según lo aprobado por escrito por el Fondo Mundial antes de que comience el periodo de ejecución del programa. 46
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gastos en bienes y servicios no contemplados en el presupuesto detallado aprobado 48;
gastos realizados fuera del periodo de ejecución de la subvención, el periodo de liquidación y/o no incluidos en el presupuesto de liquidación aprobado;
gastos no autorizados debidamente por la autoridad correspondiente según se estipula en el Manual de Procedimientos y/o la autoridad signataria y el procedimiento de aprobación de la entidad ejecutora (esto es, ausencia y/o invalidez de la firma del justificante de pago o instrucción del banco)49;
los precios que exceden los precios imperantes en el mercado para bienes y servicios sin justificación adecuada;
gastos en servicios para los que se requiere un informe que no se ha recibido (por ejemplo, honorarios de las sedes, asesoría);
gastos fraudulentos (verificados por los proveedores de servicios de garantías del Fondo Mundial), tales como gastos en recetas falsificadas o falsas, contratos con proveedores ficticios, contratos en los que existe colusión o nepotismo entre la entidad ejecutora y los proveedores, otras irregularidades en las adquisiciones;
impuestos reembolsables no recuperados por la entidad ejecutora dentro de un periodo de tiempo razonable (de seis a nueve meses tras realizar el pago); y
uso de ingresos de intereses y/o otros ingresos50 (como los conseguidos con proyectos que generan ingresos) por parte de las entidades ejecutoras para efectuar gastos sin la aprobación previa del Fondo Mundial.
150. Si el Agente Local del Fondo y/o los proveedores de servicios de garantías clasifican inicialmente los gastos como no elegibles, el Fondo Mundial podrá a su discreción solicitar justificación adicional al Receptor Principal y/o demandarle directamente su reembolso. 151. Si el Fondo Mundial decide solicitar justificación adicional sobre gastos no elegibles, el Receptor Principal contará con 30 días desde la fecha de notificación oficial del Fondo Mundial (mediante una carta de desempeño o de notificación) para facilitar la justificación correspondiente mediante documentos justificativos adecuados para que el Fondo Mundial proceda a su revisión (con copia al Agente Local del Fondo). 152. Tras recibir y revisar la justificación adicional y los documentos justificativos, el Fondo Mundial podrá volver a clasificar total o parcialmente 51 los gastos como elegibles para su financiamiento o confirmar su no elegibilidad. En este último caso, se comunicará una solicitud de reembolso del monto considerado no elegible en la moneda de la subvención, utilizando el tipo de cambio aplicable en la fecha de transacción del gasto original o en la fecha de la primera notificación de no elegibilidad. 153. Cuando el Fondo Mundial confirme la no elegibilidad de los gastos, los recursos de la subvención no podrán utilizarse para cubrir dichos gastos (aunque ya se hayan realizado).
Excepto en casos en los que la entidad ejecutora haya obtenido una aprobación por escrito del gerente de portafolio del Fondo para realizar gastos fuera del presupuesto aprobado utilizando ahorros o un mecanismo de reajuste. 49 Puede incluir gastos realizados cuando falten las facturas y/o recibos originales. Dichos gastos no tendrán justificación. Sin embargo, el Fondo Mundial podrá decidir que estos gastos no elegibles no sean reembolsados. 50 Ingresos generados a partir de inversiones de subvenciones del Fondo Mundial (efectivo y ventas de productos). 51 Se considerará una reclasificación parcial si, tras verificar los precios de mercado imperantes, los precios pagados por bienes y servicios se consideran excesivos. En tales casos, el Fondo Mundial podrá aceptar un “precio justo” como elegible y mantener la diferencia en el precio como no elegible. 48
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154. El Receptor Principal deberá reembolsar la totalidad del monto directamente a la cuenta bancaria de la subvención (a menos que el Fondo Mundial especifique lo contrario) dentro de un plazo de 60 días desde la notificación de la solicitud de reembolso52. El Fondo Mundial no volverá a deducir gastos no elegibles de futuros desembolsos como medida correctiva y, a su discreción, podrá congelar todos los desembolsos al Receptor Principal hasta que éste aporte pruebas del reembolso real. 155. Si el Receptor Principal no pudiera reembolsar los gastos no elegibles dentro de los 60 días estipulados, deberá presentar una solicitud formal para participar en un plan de reembolso con el Fondo Mundial. Dicho plan tendrá una validez de un periodo máximo de 6 a 12 meses, en función de la naturaleza de la no elegibilidad, y estará sometido a la aprobación del Comité de Recuperaciones del Fondo Mundial. El desembolso se mantendrá si el Receptor Principal se adhiere a la disposición del plan de pago.
Los costos de transacción asociados con el reembolso de gastos no elegibles son responsabilidad de los receptores principales, quienes deberán utilizar a este fin sus propios recursos y no fondos de subvención. 52
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5. Orientaciones específicas para la presupuestación y el cálculo de costos 5.1 Recursos humanos 156. El Fondo Mundial puede financiar los costos de recursos humanos que estén relacionados directamente con la ejecución de una subvención y de las actividades financiadas por el Mecanismo de Coordinación de País. Estos costos de recursos humanos son necesarios para garantizar que los programas financiados por el Fondo Mundial sean ejecutados por personas competentes y motivadas, capaces de alcanzar los objetivos establecidos. Esta sección ofrece a las partes interesadas orientación sobre los requisitos del Fondo Mundial con respecto a esos costos. El Fondo Mundial no reemplazará ni duplicará los acuerdos de financiamiento existentes y solo se podrán financiar pagos adicionales para personas ya empleadas y pagadas por un gobierno, un Receptor Principal u otra fuente de financiamiento. 157. Los costos de recursos humanos abarcan todos los pagos por servicios prestados relacionados con el empleo de personal, incluidos: salarios, jornales y otros costos directos de empleo. Los gastos de remuneración del personal deben presupuestarse al nivel más rentable económicamente para alcanzar los objetivos del programa. 158. Los receptores principales y los subreceptores pertinentes son únicamente responsables de cumplir la legislación laboral y otras reglamentaciones conexas aplicables (incluidas, entre otras, las que atañen a la salud y la seguridad laboral, salario mínimo, indemnizaciones por cese de servicio, seguridad social, seguro de enfermedad e impuestos). 159. Los niveles de remuneración deben basarse en los niveles correspondientes del país, conforme a lo indicado en los marcos salariales nacionales o interinstitucionales. En general, deberían ser acordes a la práctica del mercado local, a fin de permitir contratar personal apropiado en número suficiente para gestionar la subvención. 160. Los gastos de remuneración pagados a través del mismo Receptor Principal o Subreceptor deben armonizarse en todas las subvenciones del Fondo Mundial. Se desaconseja encarecidamente aplicar niveles de remuneración creados especialmente para las subvenciones del Fondo Mundial que sean diferentes de los habituales en el país, ya que esto contradice el modelo del Fondo Mundial y su compromiso con la eficacia en la ayuda; además, se corre el riesgo de crear un sistema de remuneración de dos niveles en el país. Cualquier excepción debe ser plenamente justificada. 161. Al presentar una Nota Conceptual al Fondo Mundial, el Mecanismo de Coordinación de País debe asegurarse de que los niveles de remuneración propuestos estén en consonancia con los niveles de remuneración correspondientes en el país. Toda desviación de estos niveles de remuneración debe justificarse en la Nota Conceptual 162. El Fondo Mundial revisará y aprobará los niveles de remuneración durante el proceso de preparación de la subvención hasta la aprobación del presupuesto. Los mecanismos de coordinación de país y/o el Receptor Principal o los subreceptores deben poder presentar el marco salarial pertinente y cualquier información adicional que solicite el Fondo Mundial para justificar todos los costos de recursos humanos. El anexo 3A contiene una lista orientativa de aspectos relacionados con la documentación de los niveles de remuneración. 163. Si procede, el Fondo Mundial solicitará al Receptor Principal y/o al Mecanismo de Coordinación de País información con respecto a la sostenibilidad futura del financiamiento de los costos de recursos
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humanos después de finalizada la subvención y las medidas que se han tomado para garantizarla, lo que puede incluir información con respecto a la planificación y presupuestación por parte del Gobierno. 164. El Receptor Principal debe mantener un registro con una ficha de datos biográficos de cada empleado que recibe una remuneración en el marco de la subvención. La plantilla del anexo 3B ofrece un ejemplo y el requisito de datos mínimos.
5.2 Tipos de remuneración y requisitos para la presupuestación 5.2.1 Salarios 165. Se puede imputar a la subvención del Fondo Mundial todo el costo de los salarios correspondientes a puestos nuevos necesarios para apoyar directamente la ejecución de las actividades de subvención financiadas por el Fondo Mundial. No debe haber duplicación de financiamiento con otras subvenciones del Fondo Mundial o con fondos de otras fuentes (incluidos los del Receptor Principal y los subreceptores pertinentes). El presupuesto debe incluir un desglose detallado de los puestos y los costos a satisfacción del Fondo Mundial. Para los puestos de personas que trabajan parcialmente en actividades subvencionadas por el Fondo Mundial, se pueden prorratear los costos según el nivel de esfuerzo requerido. En el presupuesto también se deben indicar los supuestos que sirven de base al prorrateo.
5.2.2 Prestaciones 166. Las prestaciones pagadas adicionalmente al salario base se incluyen como parte de los salarios si forman parte del paquete de remuneración estándar del país. En el presupuesto detallado se debe incluir un desglose detallado de tales prestaciones. A efectos de presupuestación y comunicación de datos, el incentivo periódico que reciben los trabajadores de salud comunitarios por prestar servicios dentro de las actividades subvencionadas por el Fondo Mundial en las comunidades locales debe clasificarse como prestación (salario). 167. Las prestaciones que pueden ser financiadas con cargo a subvenciones del Fondo Mundial en general pertenecen a las ocho categorías siguientes aplicando los controles y las comprobaciones necesarios en la selección y el pago:
Contribución patronal a la seguridad social: se pueden presupuestar las sumas mínimas y legisladas requeridas conforme a la legislación laboral local. El seguro de enfermedad también se puede presupuestar conforme a lo requerido por la legislación laboral local o si se corresponde con una práctica habitual del mercado.
Subsidio de vivienda: solo se puede incluir en el presupuesto si forma parte del paquete de remuneración estándar del empleado y es una práctica laboral habitual en el país. También se puede incluir el 13º salario mensual (paga extra) si forma parte de la práctica normal en el mercado laboral local.
Jubilación: se puede cargar al presupuesto la contribución mínima legal o correspondiente a la política de la organización, en cumplimiento de las leyes laborales y ajustándose a la práctica habitual del mercado local.
Indemnización por cese o finalización del contrato: solo puede incluirse en el presupuesto si lo exigen las leyes laborales nacionales y el contrato expira en la fecha de finalización de la subvención o antes de ésta. Se requiere la aprobación específica del Fondo Mundial para cualquier pago por
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cese si la finalización no ha sido anticipada y es resultado de una ruptura efectiva o potencial de un Acuerdo de Subvención. Deberá consultarse a la unidad de Asuntos Jurídicos del Fondo Mundial.
Otros pagos marginales53: se pueden presupuestar sumas mínimas según lo requieran las leyes laborales nacionales o la práctica del mercado local.
Prestaciones para los profesionales de salud54 por el número de pacientes examinados que han recibido un diagnóstico correcto. Ese tipo de prestaciones debería redundar en un incremento de los resultados. Sin embargo, el Receptor Principal o el Subreceptor debe garantizar que se mantenga la calidad de los servicios.
5.2.3 Derechos devengados a indemnización por cese y gratificaciones salariales 168. El Fondo Mundial puede autorizar que se incluyan en el presupuesto los derechos a indemnizaciones por cese acumulados si el Receptor Principal va a incurrir en los costos asociados al final del periodo de ejecución de la subvención. 169. En circunstancias concretas y en el caso de que el Receptor Principal esté empleando el personal existente para ejecutar las subvenciones del Fondo Mundial, el Receptor Principal debe presentar una previsión del monto máximo correspondiente a las indemnizaciones a las que tiene derecho el personal conforme a las políticas, los procedimientos y/o la legislación nacional sobre recursos humanos aplicables. La parte equitativa de la indemnización global de la que debe hacerse cargo el Fondo Mundial ha de calcularse y presupuestarse debidamente. A menos que la entidad ejecutora esté obligada por las normas internacionales de contabilidad (IPSAS, NIIF, etc.) a pagar el monto devengado de forma anual o periódica, la entidad ejecutora debe incluir dichos gastos como parte de las obligaciones de cierre de la subvención. 170. El Fondo Mundial no permite que los recursos de la subvención se destinen al pago de gratificaciones salariales y, a efectos del Fondo Mundial, éstos son sistemáticamente clasificados como “gastos no elegibles”.
5.2.4 Pago de complementos salariales y otros incentivos 171. Conforme a lo establecido en la sección 2.5, la subvención del Fondo Mundial puede financiar en circunstancias muy excepcionales aquellos complementos salariales o incentivos que sean acordes a los sistemas nacionales y se presenten de forma transparente en las notas conceptuales. El financiamiento de complementos salariales o incentivos solo es posible con el aval del Comité de Aprobación de Subvenciones y la aprobación previa de la Junta Directiva del Fondo Mundial durante el proceso de aprobación de la subvención, siempre que se den las condiciones siguientes:
el asunto es presentado claramente y se justifica cómo está relacionado el pago de las sumas en cuestión con los objetivos de la subvención 55;
se dispone de información sobre la sostenibilidad del financiamiento y se explica cómo se financiarán los costos tras la finalización de la subvención del Fondo Mundial;
Esto puede incluir prestaciones por expatriación para las ONG internacionales y otras organizaciones multilaterales. Los ejemplos de reembolsos del pago de servicios que existen en el marco de las subvenciones del Fondo Mundial incluyen prestaciones a los trabajadores que protegen a los niños en la comunidad, estipendios para cuidadores y compensaciones de los costos de transporte de los educadores de pares. 55 Vinculado al desempeño de la persona y de la subvención o basado en la finalización satisfactoria del contrato con el objetivo de retener al personal. 53
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no debe haber conflicto de intereses real o aparente entre los cargos que recomiendan el pago del incentivo y los puestos que se benefician de éste; y
cada uno de estos pagos se abona directamente al empleado en cuestión en lugar de asignarlo a un conjunto de bonificaciones general.
172. Los pagos de incentivos que pueden financiarse con cargo a las subvenciones del Fondo Mundial se clasifican en dos categorías:
Incentivos basados en el desempeño: complementan los salarios base de los miembros del personal que tienen una influencia directa y esencial sobre el desempeño de la subvención, que se puede medir y verificar antes de efectuar su pago. Los incentivos deben ser motivacionales y moderados (como orientación, debería aplicarse un límite máximo del 20% del salario base)56. Las excepciones a esta categoría deben justificarse y recibir la aprobación del Fondo Mundial.
Incentivos destinados a la retención del personal: pueden pagarse si existe un riesgo importante de perder personal clave y esta pérdida tuviera efectos adversos significativos para la ejecución de la subvención, por ejemplo, para retener personal médico en lugares difíciles, o cuando la remuneración no sea suficientemente competitiva como para evitar el riesgo de rotación de personal en puestos clave.
5.3 Gastos de viaje 173. Las subvenciones del Fondo Mundial se pueden utilizar para financiar los gastos de viaje y dietas. Esta sección ofrece información a las partes interesadas sobre los requisitos del Fondo Mundial para tales gastos relacionados con formación, asistencia técnica, supervisión y recopilación de otros datos, reuniones y promoción de la causa y otros gastos de transporte. 174. Los gastos de viaje incluyen el pago del costo directo de los viajes y el costo directo de los gastos incurridos por el Receptor Principal, los subreceptores o, en el marco de la solicitud de financiamiento del Mecanismo de Coordinación de País57, para sus miembros o empleados que deban permanecer lejos de sus hogares por motivos de trabajo relacionados directamente con la ejecución de la subvención del Fondo Mundial. Habitualmente, la mayoría de estos costos son para formación, visitas de supervisión del seguimiento y la evaluación, y reuniones y promoción de la causa, pero también pueden incluir los relacionados con visitas ligadas a la planificación y la gestión de programas y con reuniones de coordinación. 175. Los gastos de viaje deben basarse en las políticas vigentes del Receptor Principal y los subreceptores, según corresponda, y estar armonizados en la totalidad de las subvenciones del Fondo Mundial gestionadas por el mismo Receptor Principal y subreceptores y, de ser posible, con otros donantes. No se aceptan políticas sobre gastos de viaje creadas especialmente para las subvenciones del Fondo Mundial que no se correspondan con las políticas del Receptor Principal o las políticas habituales del país. Las políticas sobre gastos de viaje para las subvenciones del Fondo Mundial deben ajustarse plenamente a las prácticas del Gobierno y otros donantes con respecto a la administración de dichos pagos. 176. Los gastos de viaje deben reflejar los costos reales en que incurre el empleado y no deben contener ningún elemento de remuneración adicional. Los costos deben corresponder a la práctica del mercado local en el país en cuestión. Pueden ser superiores si existe un marco establecido aprobado por el Gobierno y aplicado en todos los proyectos financiados por donantes en el país. Este marco debe estar vigente, plenamente operativo y no ser aplicable únicamente a las subvenciones del Fondo Mundial. 57 El financiamiento del Mecanismo de Coordinación de País no puede emplearse para viajes internacionales. 56
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177. Los gastos de viaje deben presupuestarse al nivel más rentable económicamente para alcanzar los objetivos del programa financiado por el Fondo Mundial.
El transporte hasta el lugar fijado debe ser por el medio de transporte público más económico y práctico.
Los viajes aéreos deben reducirse al mínimo; si son indispensables, se restringirán a las tarifas aéreas de la clase económica. Se recomienda aprovechar las tarifas de descuento y los vuelos contratables por Internet.
Cuando se usen vehículos privados, los costos de combustible pueden ser reembolsados conforme a tarifas por kilómetro acordadas, sean las establecidas por el Gobierno o tomando como base tarifas establecidas por la organización, conforme al precio del combustible y el consumo promedio de combustible para la distancia del viaje.
178. El método más corriente para compensar al personal y los participantes por cada noche que pasan en el lugar del acto, en vez de pagar los gastos exactos incurridos, es abonar una cantidad en concepto de dietas o viáticos. Esta política abarca los siguientes elementos:
si se ofrece alojamiento o comidas, el monto de la dieta se reducirá en consecuencia.
solo se abona una dieta por los días en que una persona asistió al taller o la reunión y por una noche antes o después del acto si se espera que el participante llegue un día antes o se vaya un día después. Es necesario llevar un registro para confirmar la presencia de la persona en el taller o reunión. No es aceptable asistir solo a una parte de una actividad y reclamar una dieta por todos los días de duración de la misma.
Las tarifas y los procedimientos de dietas deben cotejarse con las reglamentaciones pertinentes que aplican las entidades gubernamentales o financiadas o establecidas por el Estado. Las tarifas de las ONG locales deben ser comparables a las tarifas que aplica el Gobierno. El Mecanismo de Coordinación de País, cuando presenta una solicitud de financiamiento, examina las tarifas de viaje y estancia planeadas.
Las organizaciones multilaterales pueden aplicar sus propias políticas de gastos de viaje y estancia a su personal.
Para viajes internacionales de los participantes financiados por subvenciones del Fondo Mundial, deben presupuestarse las tarifas de dietas del Gobierno o de las Naciones Unidas.
No se admiten reclamaciones de financiamiento de dietas con cargo a la subvención del Fondo Mundial si las dietas o los gastos de estancia ya están cubiertos por otra fuente de financiamiento, incluidos actos con un servicio de alojamiento completo.
5.3.1 Planes de formación 179. La formación puede ser un componente importante de los gastos de viaje en algunas subvenciones. Como parte de la gestión general de los gastos de viaje y de las actividades de desarrollo de capacidad, el Fondo Mundial puede solicitar a los receptores principales que elaboren planes de formación exhaustivos en determinadas circunstancias. El plan de formación traduce las necesidades de formación indicadas en la Nota Conceptual y/o la evaluación de las necesidades de formación en un plan de trabajo detallado que justifica la proporcionalidad de los costos presupuestados, demuestra la optimización de los recursos, garantiza una adecuada planificación y evita cualquier posible mala gestión de los fondos destinados a la formación durante la ejecución.
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180. Si el Fondo Mundial solicita un plan de formación, las entidades ejecutoras no pueden realizar ni financiar actividades de formación a cargo de los fondos de la subvención a menos que el Fondo Mundial dé su aprobación formal al plan de formación o a actividades de formación concretas. 181. El plan de formación ofrece tanto una descripción explicativa del marco formativo que cubre los diseños de la formación, las disposiciones logísticas y el seguimiento tras la formación, como una lista de actividades formativas que debe corresponderse con el presupuesto detallado58. Esta lista debe extraerse del presupuesto detallado junto con los datos necesarios de los supuestos presupuestarios59. El anexo 3D ofrece orientación adicional sobre la elaboración del plan de formación. 182. Pagos: por lo general, todos los planes de formación deben incorporar las medidas establecidas por el Receptor Principal para el pago de los participantes en la formación y otros costos asociados. En concreto:
el Receptor Principal debe hacer todo lo que esté en su mano para hacer efectivos todos los pagos a los participantes mediante cheque, transferencia bancaria, giro postal y/u otros métodos de pago innovadores (p. ej. transferencias de dinero a través de móviles).
los pagos en efectivo deberán limitarse tanto como sea posible y, de ser inevitables, deben ajustarse estrictamente a los procedimientos establecidos, a fin de garantizar en todo momento la conciliación y validación adecuadas de los pagos a los participantes. Las entidades ejecutoras deben valorar otros mecanismos innovadores y emplear la tecnología moderna (p. ej. transferencias de dinero a través de móviles) disponible actualmente en los países en desarrollo para pagar las dietas y otros costos de los participantes; y
los pagos a proveedores (por el alquiler de salas, servicios de catering, etc.) deben efectuarse mediante cheque o transferencia bancaria, a menos que se justifique el pago en efectivo por ser la opción más adecuada y la única posible (por ejemplo, falta de disponibilidad de servicios bancarios en ciertas partes del país).
Ejecución, seguimiento y comunicación de datos sobre el plan de formación 183. Los receptores principales deben elaborar arreglos de ejecución coherentes y verificables para las acciones de formación a todos los niveles, así como cumplir los siguientes requisitos:
los siguientes documentos deben estar disponibles antes de cada acto de formación: o
un programa de formación o un plan de estudios bien estructurado;
o
materiales didácticos; y
o
una lista provisional de participantes, perfiles resumidos de los participantes que confirmen su elegibilidad y guarden consonancia con el plan de formación, y el monto de los viáticos (incluidos los gastos reembolsables).
Los facilitadores y proveedores de instalaciones para la formación deben seleccionarse mediante un proceso de libre competencia, de conformidad con el artículo pertinente sobre contratos de bienes y servicios de las reglamentaciones de la subvención del Fondo Mundial. El personal contratado por el Receptor Principal y otras entidades ejecutoras de la subvención no tendrá derecho a percibir honorarios de facilitación durante las jornadas de formación; el pago debe limitarse a las dietas y los gastos de viaje.
Si la naturaleza de la actividad de formación aún no se ha determinado en el momento de preparar la subvención, por ejemplo, la actividad de formación se definirá tras una investigación operativa, consultas en grupo, etc., el Receptor Principal debe al menos proponer la metodología y describir el proceso. En cuanto la actividad formativa se haya definido, los supuestos presupuestarios deben actualizase tanto en el plan de formación como en el presupuesto detallado. 59 La revisión de las actividades de formación debe ser una parte integral de la revisión del presupuesto detallado por parte del Agente Local del Fondo. 58
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El Receptor Principal deberá establecer mecanismos para garantizar la verificación de la asistencia de los participantes a las actividades de formación. o
Después de que se hayan llevado a cabo las actividades de formación, el Receptor Principal debe preparar y conservar la lista de asistentes con todos los participantes y sus datos de contacto para que los proveedores de servicios de garantías puedan realizar posibles verificaciones.
o
Asimismo, el Receptor Principal deberá evaluar la pertinencia y la estructura de la formación impartida y presentar informes debidamente documentados.
184. Verificación y controles sobre el terreno: la verificación de las actividades de formación podrá ser parte de la verificación de la ejecución del Agente Local del Fondo. El Equipo de País determinará el alcance de la verificación del Agente Local del Fondo empleando un enfoque basado en el riesgo. 185. El Receptor Principal, el Mecanismo de Coordinación de País y los proveedores de garantías del Fondo Mundial deben evaluar de forma periódica la repercusión de las actividades de formación financiadas dentro del programa con respecto a un conjunto de objetivos y resultados de las mismas (p. ej. mejora de la gestión financiera y del programa, mayor calidad de los servicios que se prestan en los centros de atención de la salud y en la comunidad, etc.).
5.3.2 Gastos de viaje: seguimiento y evaluación 186. Los módulos y las intervenciones de seguimiento y evaluación tienen por objeto garantizar la disponibilidad de datos programáticos sólidos para presentar pruebas del logro de las metas del programa y, en última instancia, de sus finalidades y objetivos. Las subvenciones del Fondo Mundial se pueden utilizar para financiar los costos de seguimiento y evaluación. Los viajes y las dietas que se pagan específicamente por labores de recopilación, comunicación y/o validación de datos forman parte de los gastos de viaje y deben incluirse en el insumo de costos 2.3. 187. El Receptor Principal es el responsable del funcionamiento del sistema de recopilación y comunicación rutinarias de datos programáticos para hacer un seguimiento de los resultados del programa logrados en relación con los objetivos establecidos en el marco de desempeño y/o los planes estratégicos nacionales y los planes de seguimiento y evaluación. 188. Para respaldar el presupuesto de evaluaciones, encuestas, supervisiones y otros estudios especiales realizados periódicamente, el Receptor Principal debe justificar la necesidad de dichas evaluaciones, encuestas y estudios, así como los resultados previstos. 189. En el caso de que la realización de una evaluación o encuesta sea externalizada, el proveedor del servicio deberá ser seleccionado mediante un proceso competitivo, de conformidad con el artículo pertinente sobre los contratos de bienes y servicios de los Términos y Condiciones Estandarizados del Acuerdo de Subvención del Fondo Mundial a que se refiere la sección 5.4 sobre servicios profesionales externos. Este proceso competitivo de selección deberá incluir publicidad abierta y la colocación de anuncios de la licitación en uno o más sitios web reconocidos internacionalmente para el tipo de proyectos solicitados, así como un procedimiento global y transparente para la evaluación de las ofertas y la adjudicación.
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5.3.3 Gastos de viaje: gestión y supervisiones del programa 190. Con el fin de mejorar la supervisión de la gestión del programa y la subvención, las entidades ejecutoras deben presupuestar actividades de supervisión. El Receptor Principal debe asegurarse de que dichos costos estén correctamente vinculados al módulo de gestión del programa (intervenciones: coordinación y gestión de políticas o gestión de la subvención), en lugar de al módulo de seguimiento y evaluación. Dichos costos también se incluyen en el insumo de costos 2.3. 191. El presupuesto de supervisión general del programa debe estar respaldado por una estrategia de supervisión detallada en el plan operativo anual o en cualquier otro documento independiente, según corresponda. Esta estrategia debe incluir, como mínimo, una descripción de:
la naturaleza y el alcance de cada supervisión;
la frecuencia prevista de cada supervisión;
el papel y función de cada participante en la supervisión; y
el resultado previsto de la supervisión.
192. Los costos detallados de cada visita de supervisión deberán comunicarse, incluidos todos los supuestos relativos al transporte y las dietas. Los resultados de la supervisión y las actividades de seguimiento deben ser documentados mediante informes de misión, destacando los trabajos preparatorios realizados, los problemas encontrados y las medidas adoptadas. Se deberá prestar especial atención a: 1) evitar la duplicación con los sistemas existentes; y 2) velar por que las supervisiones se optimicen y combinen siempre que sea posible para ahorrar gastos de viaje. En los casos en que varios receptores principales estén ejecutando subvenciones del Fondo Mundial en el país, se deberá poner en marcha un mecanismo de coordinación para optimizar la supervisión.
5.4 Servicios profesionales externos 193. El Fondo Mundial puede financiar actividades profesionales externas que contribuyan directa o indirectamente a la ejecución y la gestión de subvenciones del Fondo Mundial, así como a las funciones de gobernanza y supervisión del Mecanismo de Coordinación de País (en el caso del financiamiento de los MCP). Debe ser posible demostrar claramente la relación directa o indirecta que guardan las partidas presupuestadas y cargadas a la subvención del Fondo Mundial con la aportación de un beneficio final a las subvenciones del Fondo Mundial. En los casos en los que un beneficio externo favorezca indirecta o parcialmente a una subvención del Fondo Mundial, se debe asignar y presupuestar o cargar a dicha subvención una parte razonable del costo total del servicio profesional externo. 194. Los servicios profesionales externos deben producir resultados específicos en plazos determinados. El presupuesto debe incluir solo servicios que no se puedan llevar a cabo con los recursos disponibles en el programa (como el personal permanente, el apoyo de la sede o la asistencia técnica que proveen los asociados técnicos) o que deben prestar profesionales externos independientes (esto es, agentes fiscales, auditores externos, etc.). 195. Los principales componentes de dichos costos incluyen honorarios, gastos de viaje y dietas para los proveedores del servicio externo. A estos costos se aplican las siguientes directrices esenciales para el cálculo de costos:
Honorarios de consultoría: los honorarios de consultoría deben ser acordes con las prácticas de mercado nacionales, regionales o internacionales, dependiendo del tipo de asistencia técnica
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prestada. En general, los honorarios de los consultores internacionales no deben sobrepasar las tarifas internacionales estándar de las Naciones Unidas; y los honorarios de los consultores nacionales y/o regionales no deben superar las tarifas locales estándar de las Naciones Unidas.
Honorarios de los agentes fiscales y fiduciarios 60: se trata de los costos que genera la prestación de servicios de gestión financiara suministrados a las entidades ejecutoras de la subvención por parte de organismos terceros. Normalmente forman parte de las medidas de mitigación de riesgos en la gestión financiara y el Fondo Mundial puede contratarlos directamente.
Honorarios de los auditores externos: costos relacionados con la contratación de un auditor independiente para que ofrezca una opinión y garantías con respecto a los estados financieros y los mecanismos de control de las subvenciones del Fondo Mundial.
Otros gastos de viaje: se pueden financiar con cargo a los fondos de la subvención gastos de viaje y dietas razonables de los proveedores de servicios externos siempre que se ajusten a la política habitual de viajes del Receptor Principal y el Subreceptor. Dichos costos solo serán elegibles si se incluyen en la propuesta de gastos del proveedor de servicios y en el contrato firmado entre el Receptor Principal y/o el Subreceptor y el proveedor.
5.4.1 Otros aspectos relacionados con la supervisión y la gestión financiera de los costos de los servicios prestados por profesionales externos 196. Proceso de selección: se debe seleccionar a los proveedores de asistencia técnica a través de un proceso competitivo, en cumplimiento del artículo pertinente sobre Contratos de Bienes y Servicios de los Términos y Condiciones Estandarizados del Acuerdo de Subvención del Fondo Mundial. Véase a continuación un extracto de dicho artículo:
Todas las convocatorias a licitación para contratos deben ser notificadas claramente a todos los licitadores potenciales, a los que se debe dar tiempo suficiente para responder a dicha convocatoria.
Las convocatorias de licitaciones de bienes y servicios deberán proporcionar toda la información necesaria para que un posible licitante prepare una oferta y, en esa medida, se basarán en una descripción clara y minuciosa de los términos y condiciones contractuales propuestos y de los productos o servicios a adquirir.
No se impondrá a los participantes de una licitación más condiciones que las más elementales destinadas a garantizar su capacidad de cumplir el contrato en cuestión y las leyes nacionales vigentes en materia de adquisiciones.
Solo se concederán contratos a contratistas responsables que posean la capacidad de cumplir con éxito los contratos.
No se pagará más que un precio razonable (determinado, por ejemplo, mediante una comparación entre las cotizaciones de precios y los precios de mercado) para adquirir bienes y servicios.
El Receptor Principal y sus representantes y agentes no tomarán parte en ninguna de las prácticas descritas en el artículo correspondiente sobre conflictos de intereses con relación a dicha adquisición.
El Receptor Principal mantendrá registros que documenten en detalle la recepción y uso de bienes y servicios que haya adquirido en el marco del acuerdo, la naturaleza y el alcance de las solicitudes de posibles proveedores de bienes y servicios adquiridos por el Receptor Principal, y los criterios aplicados para adjudicar los contratos y encargos del Receptor Principal.
Esto también puede incluir honorarios de los agentes de contabilidad y pagos contratados para administrar o gestionar los fondos de la subvención de manera periódica y/o puntual. 60
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197. Dependiendo del riesgo y el nivel de importancia de las adquisiciones individuales, el Fondo Mundial podrá solicitar al Agente Local del Fondo que lleve a cabo controles sobre el terreno para verificar el cumplimiento de las políticas de adquisiciones del Receptor Principal o que esté presente como observador durante el proceso de licitación, o pedir al Receptor Principal que obtenga el visto bueno de la Secretaría con respecto a los resultados de la licitación. 198. Los documentos de la licitación deben ajustarse a los procedimientos de adquisición del Receptor Principal y las Condiciones Estandarizadas del Acuerdo de Subvención. Sin embargo, como regla general, los documentos de licitación para los servicios de consultoría deben incluir como mínimo:
los términos de referencia y el calendario de costos del servicio;
una lista de al menos tres proveedores de dicho servicio, incluidas propuestas y currículos de los consultores según corresponda; y
un informe de evaluación basado en la formación académica, la experiencia y las competencias de los consultores, así como los honorarios propuestos.
199. Las solicitudes y las expresiones de interés de los consultores deben incluir datos biográficos completos y el currículo del candidato. Para determinar la remuneración diaria del consultor para los futuros encargos, los datos biográficos deben incluir el historial de las remuneraciones recibidas por el consultor en los tres últimos años. 200. Presentación de informes: el proveedor del servicio debe presentar un informe sobre las actividades conforme a lo estipulado en los términos de referencia y el contrato.
5.5 Productos sanitarios farmacéuticos, no farmacéuticos y equipos médicos 201. Se espera que la entidad ejecutora adquiera productos de calidad asegurada conforme a las políticas de Aseguramiento de la Calidad del Fondo Mundial, a través de un proceso competitivo y transparente a fin de lograr el precio más bajo posible para las especificaciones requeridas. Como regla general, la presupuestación de los productos sanitarios no difiere de la de cualquier otra categoría presupuestaria. Es particularmente necesario que el presupuesto demuestre un buen aprovechamiento de los recursos. 202. El presupuesto total de productos sanitarios debe ser idéntico y coincidir con el que figura en la lista de productos, cantidades y costos sanitarios. 203. Cuando se prepare el presupuesto, se deberá tener en cuenta que las adquisiciones de productos sanitarios están destinadas a ser utilizadas dentro del periodo de la subvención y no más allá de la fecha de finalización. No obstante, se podrá incluir un nivel adecuado de reservas de estabilización que deben contabilizarse conforme a la política del Fondo Mundial sobre el cierre de subvenciones. Esta política 61 establece que todas las actividades programáticas relacionadas con el presupuesto de una subvención concreta (incluidas las de flujo único de financiamiento) deben cesar en la fecha de finalización de la subvención (con asignaciones para ampliaciones en determinadas situaciones62). Véase la Nota de política operativa sobre el cierre de subvenciones. Por lo tanto, al preparar el presupuesto es importante que el Receptor Principal planifique los requisitos de flujo de caja basándose en las necesidades programáticas
61 62
Véase la Nota de política operativa sobre el cierre de subvenciones. [ref] Véase la Nota de política operativa sobre ampliación de subvenciones. [ref]
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(reflejadas en los objetivos), teniendo en cuenta los plazos de tramitación de las adquisiciones y las cantidades necesarias en la cadena de suministros a fin de asegurar un suministro ininterrumpido de productos sanitarios, incluyendo un nivel adecuado de reservas de estabilización. 204. Las referencias de precios son una fuente importante de información para ayudar en la presupuestación de productos sanitarios farmacéuticos y no farmacéuticos. Entre las fuentes de referencias se encuentran sitios webs y publicaciones reconocidos internacionalmente, facturas de adquisiciones anteriores y el Mecanismo de Adquisiciones Conjuntas del Fondo Mundial. Los receptores principales que ya estén realizando sus adquisiciones a través de este mecanismo o aquellos que tengan previsto hacerlo en el próximo periodo de ejecución, deben emplear los costos unitarios de los productos elegibles del Mecanismo de Adquisiciones Conjuntas. Al preparar el presupuesto de productos sanitarios, las entidades ejecutoras siempre deben proporcionar las referencias de precios utilizadas. Se entiende que pueden existir diferencias en los costos unitarios debido a estrategias de fijación de precios a escala regional o por nivel de ingresos y/o legislaciones nacionales específicas. El Fondo Mundial puede limitar los costos unitarios presupuestados a los precios negociados del Mecanismo de Adquisiciones Conjuntas para todas las subvenciones, incluso aquellas que no realicen adquisiciones a través de este mecanismo. 205. Una dimensión del costo unitario de un producto es el INCOTERM aplicado. No entender la terminología y las estructuras de costos empleadas a través de los diferentes INCOTERMS puede dar lugar a una presupuestación errónea. En http://www.iccwbo.org/incoterms/id3040/index.html se puede encontrar una guía de referencia sobre los INCOTERMS (condiciones comerciales) que se emplean en la adquisición de productos. Cuando se prepare un presupuesto para la adquisición de productos sanitarios, se deben señalar claramente los supuestos relativos a la estructura de los costos (INCOTERMS). 206. En general, el país elige los productos a adquirir basándose en una determinación técnica de las necesidades y preferencias y sus directrices de tratamiento estándar. Esta elección se aprueba a través de la lista de productos, cantidades y costos sanitarios. Como regla general, el Fondo Mundial no insistirá en que se cambie un producto sanitario a menos de que existan recomendaciones precisas basadas en pruebas de una autoridad técnica reconocida, como la OMS. 207. Sin embargo, se espera que el país tenga en cuenta el costo relativo de las intervenciones y busque la mejor optimización de los recursos. El Fondo Mundial podrá solicitar al país que presente una especificación técnica para la selección de un producto sanitario concreto que incluya, entre otras cosas, un análisis de la rentabilidad de la selección propuesta.
5.5.1 Reservas de estabilización 208. La reserva de estabilización es la reserva de existencias que se debe mantener siempre disponible a escala nacional, regional, de distritos y/o de centros para reducir el riesgo de desabastecimiento debido a incertidumbres en la oferta y la demanda. Representa la cantidad de existencias necesaria para compensar las variaciones en los plazos de espera de los suministros y las tasas de consumo. Hay muchas maneras de calcular el nivel de reservas de estabilización. Se puede estimar mediante un cálculo estadístico relativamente normalizado basado en la previsión de la variabilidad en los tiempos de espera y en el consumo, el nivel aceptable de riesgo de desabastecimiento y el procedimiento adoptado para hacer nuevos pedidos. Simplificando un poco, para cada artículo, no debe ser superior al resultado del tiempo de espera máximo aceptable menos el tiempo de espera medio en meses (que es el tiempo existente entre cursar un pedido y entregarlo) multiplicado por el resultado del consumo máximo aceptable del artículo menos su consumo medio mensual. El cálculo de la reserva de estabilización no es un proceso estático, ya que durante la ejecución de la subvención el consumo puede aumentar y el tiempo de espera puede variar. En caso de que las reservas de estabilización se deban incluir en el presupuesto, se solicitará una justificación en la que se indiquen los supuestos correspondientes.
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209. Es fundamental asegurarse de que las reservas de estabilización estén debidamente planificadas y gestionadas durante el periodo de ejecución en curso, ya que habitualmente son necesarias para permitir una transición del periodo de ejecución en curso al siguiente periodo de ejecución sin que haya riesgo de desabastecimiento. Al preparar el presupuesto para el siguiente periodo de ejecución, el país debe tener en cuenta las reservas existentes a nivel nacional o en proceso de entrega por parte de los proveedores.
5.5.2 Costos relacionados con equipo médico 210. Al igual que en las directrices sobre infraestructura y equipamiento no sanitario, los equipos médicos gozan por lo general de una vida útil más prolongada que el periodo de ejecución de la subvención. A pesar de ello, para activos adquiridos en el marco de las subvenciones, el Fondo Mundial mantiene un enfoque de contabilidad de caja, y por lo tanto los costos totales del equipo deben cargarse a la subvención en el momento en el que se incurre en el gasto, en lugar de depreciados a lo largo de la vida útil del equipo. 211. Desde una perspectiva de presupuestación, es preciso justificar la adquisición de cualquier equipo médico, ya sea durante el proceso de la Nota Conceptual y/o el de preparación de la subvención, teniendo en cuenta el costo total de propiedad. La presupuestación de los costos de servicio y mantenimiento de todos los equipos médicos debe formar parte del costo total de propiedad (véase el párrafo 248). El presupuesto del equipo médico debe ser idéntico y concordar con el que figura en la lista de productos, cantidades y costos sanitarios. 212. En general, la estrategia elegida para adquirir equipos médicos, tal y como se exponga en la Nota Conceptual o se describa en el proceso de preparación de la subvención, será aceptable siempre que sea sólida desde el punto de vista técnico y resulte económica. Sin embargo, si hay pruebas de que las actividades presupuestadas carecen de una sólida justificación comercial o si se dispone de otras opciones de menor costo, el Fondo Mundial puede limitar su financiamiento al menor monto considerado razonable o rehusarlo de plano. El Fondo Mundial puede solicitar luego al país que presente una especificación técnica para la selección de un equipo médico en particular que incluya, entre otras cosas, un análisis de la rentabilidad de la selección propuesta.
5.5.3 Costos de gestión de adquisiciones y suministros 213. El Fondo Mundial puede financiar los costos de gestión de adquisiciones y suministros asociados con las actividades de la cadena de adquisiciones y suministros en el marco de la subvención relativa a productos farmacéuticos, productos sanitarios y equipos médicos, desde su adquisición hasta su distribución al nivel más bajo de las entidades ejecutoras. 214. Como sucede con cualquier otro elemento, los costos de gestión de adquisiciones y suministros deben: i) presupuestarse en principio sobre la base de los costos, utilizando datos operativos reales y gastos corrientes; y ii) mostrar un buen aprovechamiento de los recursos y no contener ningún elemento de recuperación excesiva, provisión o contingencia de los costos. Cuando exista una fuerte expectativa de cambio de precios futuros, por ejemplo, siguiendo las tendencias del pasado o a raíz de nuevos cambios normativos, los futuros cambios de costos pueden preverse en el presupuesto aportando explicaciones justificativas sólidas. 215. En caso de contratar un agente de adquisición del sector privado, se asume que los honorarios incluyen un margen de beneficio basado en los términos negociados. Es necesario efectuar un desglose de los costos del mecanismo de adquisiciones y suministros en el presupuesto para facilitar la revisión por parte del Fondo Mundial. Los costos deben ir acompañados de comprobantes, que pueden ser facturas
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anteriores o proforma, costos operativos propios, cotizaciones de fuentes reconocidas, listas de precios actuales u otras referencias fiables. 216. Para mayor comodidad, los costos de gestión de adquisiciones y suministros se imputan a menudo como un porcentaje del valor de los productos. A pesar de utilizar un enfoque porcentual, en principio el presupuesto debe basarse en el costo real. Se deben tener en cuenta las siguientes categorías de costos. Los costos de gestión de adquisiciones y suministros pueden incluir los siguientes elementos:
honorarios de manipulación y de agentes de adquisición (cuando la función de adquisición esté externalizada);
costos de flete y seguro (si el pliego de condiciones de la licitación exige específicamente que el producto sea designado FOB y por lo tanto se deben abonar los costos de flete);
costos de depósito y almacenamiento (incluidos los contratos de prestación de servicios con proveedores privados);
costos de distribución nacional;
costos de aranceles y despacho de aduana; y
costos de aseguramiento y control de la calidad.
217. Honorarios de manipulación y de agentes de adquisición63: la mayoría de los agentes de adquisición cobran como honorarios un porcentaje del valor de los productos adquiridos. Se asume que los honorarios incluyen sus costos directos de funcionamiento, una contribución a los gastos generales y, en algunos casos, un margen de beneficio. 218. Costos de flete y seguro: deben basarse en los precios presentados por el proveedor, facturas anteriores u otras referencias de precios fiables. 219. Costos de depósito y almacenamiento: habitualmente estos costos se imputan como un porcentaje del valor, en función de la distancia y el peso. Los honorarios que se imputan y se pagan a los proveedores privados por los servicios de depósito y almacenamiento se incluyen en este insumo de costos.
Todos los costos basados en porcentajes deben tomar como base los costos operativos actuales de la organización, siendo preciso presentar una justificación y toda la documentación necesaria en apoyo de la solicitud de presupuesto.
Dicha documentación deberá incluir, entre otras cosas, información sobre el volumen de los productos gestionados en el pasado y previsto para el futuro, los estados financieros anteriores y el presupuesto o las previsiones de gastos.
El costo porcentual del almacenamiento debe ser justificado por una demostración de que el porcentaje se basa en los costos totales estimados del lugar de almacenamiento divididos entre el flujo de productos en el mismo periodo. No se acepta la simple estimación de los costos sin una base clara.
220. Costos de distribución nacional: se trata de los costos de transporte de los productos y el equipamiento de un lugar a otro en el país.
La entidad ejecutora debe demostrar en última instancia que el agente de adquisición fue seleccionado mediante un proceso de licitación competitivo y que, por lo tanto, representa la mejor opción para los servicios requeridos en términos de optimización de los recursos. 63
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221. Costos de aranceles y despacho de aduanas: estos deberían basarse en los costos adecuados impuestos localmente, respaldados por facturas anteriores u otras referencias fiables. Como principio general, las entidades ejecutoras deben solicitar una exención a las autoridades gubernamentales pertinentes para dichos costos en el caso de que deban pagarse al Gobierno. Los costos de agentes de tránsito y aduanas deben incluirse en este insumo de costos. 222. Costos de aseguramiento y control de la calidad: como componentes de los costos de gestión de adquisiciones y suministros, los costos de actividades de aseguramiento de la calidad se consideran admisibles. Para mayor comodidad, al igual que sucede con otros costos de GAS, los costos de aseguramiento y control de la calidad se presupuestan a menudo como un porcentaje del valor de los productos, lo que debe justificarse con supuestos y/o pruebas que indiquen cómo se ha alcanzado dicho porcentaje. Los costos pueden incluir cualquier prueba razonable (inspección física o visual o pruebas químicas) que deba realizarse para asegurar y supervisar la calidad de los productos sanitarios adquiridos a lo largo de la cadena de suministros. 223. Recuperación excesiva de costos: tanto si son utilizados para el desarrollo de capacidades como para cualquier otro fin, su financiamiento es inadmisible, y si son presupuestados, se considerarán no aceptables para ser financiados. Las actividades de desarrollo de capacidad deben ser presupuestadas en la categoría de costos de servicios profesionales externos o gastos de viaje. 224. Los sistemas de información sobre gestión logística se presupuestan en la categoría de costos de infraestructura y equipamiento, y se incluyen en la intervención “apoyo a la gestión de adquisiciones y suministros”.
5.5.4 Otros aspectos de la gestión y supervisión financiera de los costos de gestión de adquisiciones y suministros 225. Proceso de selección: cuando se haya seleccionado a proveedores de servicios no gubernamentales para realizar funciones de gestión de la cadena de suministros, éstos deben haberse elegido a través de un proceso competitivo y transparente, de conformidad con el artículo pertinente sobre productos farmacéuticos y otros productos sanitarios de los Términos y Condiciones Estandarizados del Acuerdo de Subvención del Fondo Mundial, las políticas de Gestión de Adquisiciones y Suministros del Fondo Mundial, y los procedimientos de adquisición del Receptor Principal y el Subreceptor. Este proceso competitivo de selección debe incluir un anuncio público y la colocación de anuncios sobre la licitación en sitios web internacionalmente reconocidos para el tipo de servicios requeridos. 226. Comunicación de los costos de gestión de adquisiciones y suministros: se podrá solicitar a la entidad ejecutora que apoye cualquier costo porcentual con los costos reales subyacentes para confirmar que los costos recuperados son razonables y no constituyen recuperaciones excesivas de costos. De estimarse que se trata de una recuperación excesiva de costos (por ejemplo, cuando los gastos cargados a la subvención son en realidad superiores a los costos reales en los que se ha incurrido), serán tratados como gastos no subvencionables.
5.6 Infraestructura y equipamiento no sanitario 227. El Fondo Mundial puede financiar los costos de infraestructura y otros equipamientos necesarios para garantizar que los receptores principales y los subreceptores dispongan de la capacidad física que les permita ejecutar y alcanzar los objetivos de los programas financiados por subvenciones del Fondo Mundial. Este módulo proporciona orientación sobre los requisitos del Fondo Mundial para la presupuestación de dichos gastos en las subvenciones.
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228. El presupuesto de infraestructura y equipamiento no sanitario debe basarse en una evaluación detallada de las necesidades como apoyo a la Nota Conceptual. La evaluación de las necesidades debe incluir la revisión de los bienes y la infraestructura existentes que poseen las entidades ejecutoras y aportar pruebas sobre la necesidad de cualquier sustitución o nuevas adquisiciones. Antes de incluir dichos costos en el presupuesto, el solicitante y/o el Receptor Principal deberá presentar un análisis basado en pruebas que justifique la necesidad para cada grupo de bienes y demuestre de qué modo la inversión propuesta es indispensable para el logro de las metas y objetivos del programa. 229. Los costos de infraestructura y otro equipamiento incluyen, entre otros, los siguientes gastos:
costos de rehabilitación, renovación y mejoras de la infraestructura sanitaria 64;
equipamiento no sanitario, como generadores, sistemas de potabilización del agua, etc.;
sistemas de tecnología de la información (TI) y aplicaciones informáticas, creación y desarrollo de sitios web;
sistemas de información sobre gestión logística;
vehículos, motocicletas, bicicletas, embarcaciones65; y
equipos y mobiliario de oficina, equipo audiovisual y mantenimiento del mismo, repuestos y costos de reparación.
230. Tales artículos tienen una vida útil que supera el periodo de ejecución original de la subvención y habitualmente se denominan "bienes de capital" que, siguiendo un criterio contable normal, se registran como un activo que se deprecia (o amortiza) durante su vida útil. Dado que en las subvenciones del Fondo Mundial se lleva la contabilidad en valores de caja, el presupuesto resulta plenamente afectado en el momento de la compra (del pago) de los bienes. Se espera que el Receptor Principal o el Subreceptor tenga una política clara en materia de mantenimiento, eliminación y/o reposición de los bienes, y que los costos de tales actividades sean claramente presupuestados, si procede. 231. La transferencia de bienes de capital adquiridos en anteriores subvenciones del Fondo Mundial debe ser debidamente planificada y presupuestada durante el proceso de preparación de las subvenciones. En el momento del cierre de la subvención, el plan y el presupuesto de liquidación deberán presentar los detalles de la propuesta del Receptor Principal para el uso, transferencia o venta de todos los activos no monetarios restantes. Esta propuesta debe ser aprobada por la Secretaría. Véase la Nota de política operativa sobre el cierre de subvenciones. 232. Desde una perspectiva de presupuestación, se deberá presentar justificación comercial de cualquier bien presupuestado, ya sea durante el proceso de la Nota Conceptual o el de preparación de la subvención. El Receptor Principal deberá realizar un análisis de la relación costo-beneficio comparando las opciones de adquisición de bienes y las consecuencias financieras. Por ejemplo, la compra de bienes de capital se puede contrastar con un contrato de arrendamiento con o sin opción de compra, si existiera esa posibilidad, garantizando, al mismo tiempo, una optimización de los recursos. 233. En general, los bienes deben presupuestarse con arreglo a la estrategia establecida en la Nota Conceptual como parte del fortalecimiento de los sistemas de salud si ésta se considera técnicamente sólida y resulta económica. Sin embargo, si hay pruebas de que los bienes o actividades presupuestados carecen
El Fondo Mundial puede financiar proyectos de construcción de pequeña escala, pero no proyectos de infraestructura sanitaria de gran escala, como un hospital completo. 65 No es aplicable para el financiamiento del Mecanismo de Coordinación de País. 64
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de una justificación comercial sólida o si se dispone de opciones competitivas, el Fondo Mundial puede negarse a financiar los bienes presupuestados. Por ejemplo, si no existen razones suficientes para la selección de un vehículo de alta gama, el Fondo Mundial puede negarse a financiar el costo total del vehículo. 234. Los costos de infraestructura y otros equipamientos deben estar respaldados por una estimación detallada que muestre claramente los siguientes elementos relativos a la adquisición del bien:
Todos los costos pertinentes, como el costo de los bienes (normalmente exento de impuestos), las cantidades y los costos de flete y seguro deben presupuestarse de acuerdo a los términos de las operaciones involucradas.
Los precios de referencia pertinentes, incluidas cotizaciones recientes, facturas anteriores para los mismos bienes, listas de precios de una serie de proveedores fiables, precios de referencia establecidos por el Fondo Mundial u otras fuentes fidedignas, etc.
235. Los plazos de presupuestación deben sincronizarse claramente con las metas y objetivos de la Nota Conceptual aprobada. Los bienes adquiridos dentro de esta categoría en general deberán regirse por la reglamentación o las normas de gestión locales, por ejemplo, las normas locales para el mantenimiento y el reemplazo de vehículos. En caso de que se utilicen reglamentos o normas diferentes, se deberán aducir razones de peso para tal decisión. 236. El Receptor Principal y los subreceptores pertinentes son los únicos responsables del cumplimiento de las leyes, normas y reglamentos aplicables, tales como los reglamentos de seguridad y salud, construcción, normas de diseño y de gestión, leyes laborales y sobre otros aspectos, responsabilidad civil, etc.
5.6.1 Vehículos66 237. Los vehículos cubiertos por estas directrices incluyen todas las categorías de vehículos que deben matricularse ante una autoridad de registro de vehículos en el área donde se ejecuten las subvenciones. En general, esto incluye a todos los vehículos motorizados de cierta cilindrada (incluidos automóviles, motocicletas, embarcaciones, etc.). Otros vehículos están incluidos en el insumo de costos “9.3 Otro equipamiento no sanitario". 238. La presupuestación de vehículos debe basarse en las metas y objetivos de la Nota Conceptual y en la documentación justificativa. Cuando no esté incluido como parte de la Nota Conceptual y el monto de financiamiento solicitado para vehículos se considere significativo, se podrá solicitar al Receptor Principal que presente al Fondo Mundial un plan de evaluación y gestión de las necesidades de vehículos que incorpore los procedimientos de adquisición al inicio de la subvención (o antes del desembolso correspondiente a la actividad). 239. No existe una definición estricta sobre el nivel de significancia de los presupuestos de vehículos. El nivel de importancia será determinado por el Equipo del País, teniendo en cuenta el contexto y las circunstancias de dicho país y el análisis de riesgos. A título orientativo, el presupuesto para vehículos puede ser considerado significativo cuando supere los US$500.000. Aún en los casos de presupuestos por debajo de este umbral, la Secretaría del Fondo Mundial podría solicitar el plan de vehículos habida cuenta de los riesgos previstos. Véase un ejemplo de este plan en el anexo 3.
66
No aplicable en los acuerdos de financiamiento de Mecanismos de Coordinación de País.
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240. Basándose en el análisis de necesidades realizado, las entidades ejecutoras tendrían que poder justificar la necesidad de ciertos tipos y cantidades de vehículos para alcanzar las metas y objetivos del programa. 241. Los costos de seguro de los vehículos, al igual que los de funcionamiento y mantenimiento, deben incluirse en el presupuesto. Estos costos deben tener en cuenta el contexto del país, incluido el estado de las vías, la disponibilidad de redes de servicios, repuestos, etc.
5.6.2 Costos de mantenimiento del equipamiento 242. Los costos de mantenimiento también se pueden incluir en los presupuestos de las subvenciones del Fondo Mundial, lo que contribuye a asegurar que el equipamiento y otros bienes (ya sean equipos médicos o de otra índole) adquiridos con recursos de las subvenciones del Fondo Mundial se mantienen de forma eficaz con el fin de apoyar los objetivos estratégicos y las inversiones para obtener repercusión de manera sostenible. 243. Por lo general, los costos de mantenimiento pueden presupuestare en la categoría 9 (equipamiento no sanitario) denominada “9.4 Costos de mantenimiento y servicio del equipamiento”. Si la entidad ejecutora necesita hacer un seguimiento independiente de los costos de mantenimiento del equipo médico por un lado y del equipamiento no sanitario por otro utilizando un mecanismo de contabilidad adecuado para separar los gastos, los costos de mantenimiento del equipo médico a criterio de la entidad ejecutora pueden presupuestarse y comunicarse en la categoría 6 (equipo médico y productos sanitarios) denominada “6.5 Costos de mantenimiento y servicio del equipo médico”. 244. El Fondo Mundial aceptará que los costos de mantenimiento y servicio de todo el equipamiento se presupuesten en la categoría 9.4 a efectos de la subvención.
5.6.3 Rehabilitación, renovación y mejora de la infraestructura sanitaria 245. Los costos de la infraestructura sanitaria utilizados en los programas apoyados por el Fondo Mundial pueden ser financiados a través de sus subvenciones. La infraestructura sanitaria puede incluir centros clínicos y no clínicos (por ejemplo, hospitales, centros de atención primaria, centros del Ministerio de Salud, instalaciones del Gobierno local, etc.). Sin embargo, el Fondo Mundial no financia proyectos de construcción de gran envergadura, como el de un hospital completo. 246. El presupuesto de dichos costos debe guardar consonancia con las metas y objetivos de la Nota Conceptual e ir acompañado de una formulación minuciosa de los motivos programáticos que lo respaldan. Dicha justificación deberá incluir los resultados esperados en materia de salud, apoyados por un análisis de la relación costo-beneficio que demuestre el "interés comercial" de la inversión en comparación con otras alternativas. 247. Al seleccionar a las entidades ejecutoras para la gestión de programas del Fondo Mundial, habitualmente se estipula que la entidad seleccionada debe contar con instalaciones adecuadas para la ejecución del programa y que, por lo tanto, el arrendamiento o construcción de locales de oficina para la ejecución de programas del Fondo Mundial por lo general no se financiará. En casos excepcionales, tal y como se señala en la Nota Conceptual, el Fondo Mundial puede tener en cuenta determinados aspectos de estos costos en situaciones posteriores a conflictos o desastres. 248. Los proyectos de rehabilitación y mejoras deben completarse dentro del periodo de ejecución original de la subvención y programarse de tal manera que se logre la máxima repercusión sobre las metas y objetivos de la subvención. La realización de estas actividades no debe depender de una revisión o decisión
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del Fondo Mundial sobre la continuación del financiamiento. No obstante, este requisito debe supeditarse a una gestión de contratos prudente por parte del Receptor Principal; por ejemplo, si la retención de los pagos finales es una práctica recomendada en el país o el sector, la retención del monto correspondiente sería entonces la consideración primordial. 249. Tomando como base el asesoramiento de un arquitecto para el proyecto previsto, el presupuesto debe incluir una estimación detallada de los costos, certificada por un profesional competente (como un aparejador). Por regla general, no se deben presupuestar ni las provisiones ni las contingencias.
5.7
Materiales de comunicación y publicaciones
250. El Fondo Mundial puede financiar los gastos de materiales de comunicación y publicaciones destinados a alcáncenla consecución de los objetivos de los programas que financia el Fondo Mundial. Los materiales de comunicación y publicaciones incluyen todo el material impreso y otros costos de comunicación relacionados con campañas, spots televisivos, programas de radio, publicidad, eventos en los medios de comunicación, educación, difusión, promoción y artículos promocionales relativos al programa. Estos costos por lo general incluyen el pago a proveedores externos por servicios relacionados con el diseño, el contenido, la producción y la colocación de material en línea, impreso, de audio y vídeo. 251. Los materiales de comunicación y publicaciones deben utilizarse principalmente para enviar mensajes a los grupos de población meta con el objeto de cambiar o reforzar algunos comportamientos y proporcionar información sobre los servicios disponibles para estos grupos. Los materiales de comunicación y publicaciones utilizados para la creación, planificación y administración de capacidad también pueden ser financiados en el marco de las subvenciones del Fondo Mundial. Los protocolos de prestación de servicios, las plantillas operacionales y los materiales didácticos deben ser elaborados, diseñados e impresos con los recursos humanos y la capacidad de impresión internamente disponibles, recurriendo a terceros solo en casos excepcionales, previa justificación al Fondo Mundial en supuestos presupuestarios. Para evitar la duplicación de costos, antes de presupuestar nuevos materiales de comunicación y publicaciones es preciso tener siempre en cuenta los ya existentes, sea interna o externamente. 252. Durante la preparación o la ejecución de la subvención, el Fondo Mundial puede solicitar al Receptor Principal que le proporcione información adicional sobre la estrategia de materiales de comunicación y publicaciones si el monto del presupuesto correspondiente es importante. El nivel de importancia será determinado por el Equipo del País, teniendo en cuenta el contexto de dicho país y el análisis de riesgos. A título orientativo, el presupuesto puede ser considerado importante cuando supere los US$500.000 para el periodo de ejecución. 253. En caso de que el presupuesto sea significativo, se solicitará al Receptor Principal que aporte la siguiente información adicional para reducir los riesgos de deficiencias en la planificación y en la posterior gestión del presupuesto asociado:
una descripción de la estrategia de comunicación para el programa y la repercusión esperada de cada una de las actividades de comunicación sobre los grupos beneficiarios;
demostración de la rentabilidad económica de las intervenciones de comunicación seleccionadas a través de los siguientes resultados:
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o
“ahorro” obtenido, mostrando que realmente el presupuesto incluía los mejores precios en materia de servicios externos para las especificaciones requeridas; y
o
eficiencia: para llegar al mejor costo posible se evaluaron todas las opciones razonables a fin de cubrir el mayor número de beneficiarios, por ejemplo, utilizando la capacidad interna, de menor costo, y aprovechando materiales ya existentes en lugar de desarrollar otros totalmente nuevos.
un resumen de los controles internos y los sistemas de gestión que utilizará el Receptor Principal para garantizar la calidad de los materiales de comunicación y publicaciones, y adquisiciones competitivas, y para evitar cualquier mala gestión del inventario de materiales de comunicación y publicaciones, y de los fondos destinados a tal fin.
254. Los costos de los materiales de comunicación y publicaciones producidos internamente deben basarse en los costos marginales de producción. El presupuesto no debe incluir “costos no recuperables” en los que se incurriría independientemente de la subvención del Fondo Mundial como, por ejemplo, la depreciación de las máquinas, los costos de los trabajadores de imprenta, etc.
5.7.1 Material impreso 255. Los costos unitarios del material impreso deben demostrar los ahorros obtenidos, gracias a la obtención del mejor precio disponible en el mercado para las especificaciones (por ejemplo, en cuanto al color, número de páginas, formato de papel). Al elaborar el presupuesto, el Receptor Principal debe consignar referencias de precios creíbles, utilizar datos históricos u obtener facturas proforma en apoyo del cálculo de costos. Dado que la escala de precios unitarios del material impreso puede variar en función de las especificaciones y el formato requerido, el presupuesto debe incluir información básica sobre las especificaciones de cada elemento (por ejemplo, color, número de páginas, formato de papel). 256. Las cantidades del material impreso deben estar claramente justificadas y ser acordes con el número de beneficiarios previsto en las metas y objetivos de la subvención. 257. Otros costos asociados con el material impreso, incluidos los de almacenamiento, distribución, diseño, desarrollo y/o traducción de los contenidos, pueden ser financiados por el Fondo Mundial. Dichos costos deben estar respaldados por supuestos presupuestarios claros y por las fuentes de referencia utilizadas en la presupuestación.
5.7.2 Material visual, de audio y de vídeo 258. Se pueden difundir mensajes para la comunicación de cambios de conducta a través de carteles publicitarios y anuncios en radio y televisión. Se debe incluir la debida justificación, por ejemplo, la naturaleza de la epidemia, y/o la necesidad de asegurar el acceso a las poblaciones vulnerables. Los costos de elaboración y producción de todo el material deben respaldarse con fuentes de referencia verificables y especificaciones esenciales. La frecuencia de la publicidad de audio y de vídeo debe estar claramente vinculada con el número de personas beneficiarias a las que se desea llegar con estos mensajes.
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5.7.3 Otros aspectos del seguimiento y el control financiero 259. Cuando la producción de los materiales de comunicación y publicaciones se externalice, la selección de las empresas comerciales debe efectuarse mediante un proceso competitivo, de conformidad con el artículo pertinente sobre los contratos de bienes y servicios de las reglamentaciones de la subvención del Fondo Mundial. 260. Tomando como base el riesgo y el nivel de importancia de las adquisiciones individuales, el Fondo Mundial podrá solicitar al Agente Local del Fondo que lleve a cabo controles sobre el terreno para verificar el cumplimiento de las políticas de adquisiciones del Receptor Principal, o bien que esté presente como observador durante el proceso de licitación, o pedir al Receptor Principal que obtenga el visto bueno de la Secretaría con respecto a los resultados de la licitación. 261. Los documentos de la licitación deben ajustarse a los procedimientos de adquisición del Receptor Principal y las Condiciones Estandarizadas del Acuerdo de Subvención. Sin embargo, cabe señalar a título informativo, que se espera que los documentos de la licitación relativos a los materiales de comunicación y publicaciones contengan como mínimo:
especificaciones detalladas de los trabajos y una cotización detallada del precio final del servicio;
una lista de al menos tres empresas preseleccionadas, incluidas las propuestas de servicios con los correspondientes presupuestos/cotizaciones de precios; y
un informe de evaluación basado en los criterios de evaluación de las ofertas, la experiencia de las empresas, y las tarifas propuestas, siendo este último el factor decisivo.
262. El Receptor Principal es el responsable final de la gestión del material impreso y de garantizar que no haya fraude, residuos o pérdidas a nivel del Receptor Principal, los subreceptores y las entidades ejecutoras. Como parte de sus políticas operativas, el Receptor Principal deberá contar con políticas y procedimientos claramente documentados con respecto a la gestión de materiales impresos, incluidos los procedimientos de almacenamiento y distribución, los recuentos periódicos de inventario, la prevención de residuos y pérdidas, etc.
5.8 Costos indirectos y gastos generales 263. El Fondo Mundial puede financiar costos indirectos y gastos generales relacionados con la ejecución de las subvenciones. Esta sección ofrece información a las partes interesadas sobre los requisitos del Fondo Mundial para presupuestar tales gastos. Por su naturaleza estos costos son habitualmente "directos", en el sentido de que pueden ser directamente imputables a la subvención y pueden incluir costos relacionados con el funcionamiento de las oficinas (p. ej. alquiler, electricidad, servicios públicos, correo postal, teléfono e Internet, seguros67, combustible, seguridad, limpieza, etc.).
Los costos del seguro basado en el riesgo para la salvaguardia y protección de bienes de subvención (sean tangibles o no) pueden ser costos elegibles de ser presupuestados o gastados en programas del Fondo Mundial. El contexto y el riesgo del país constituyen un factor determinante para fijar los costos de seguro. 67
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264. Como principio general, los gastos con cargo a una subvención del Fondo Mundial, ya sean directos o indirectos, deben:
ser los costos reales atribuibles a la actividad que está financiando la subvención (o una aproximación razonable);
no contener ningún elemento de beneficio o margen por encima del costo;
no imputarse con miras a la generación de ingresos; y
no incluir ninguna prima de riesgo que no se base en el costo real.
265. Cuando un Receptor Principal gestione varias subvenciones del Fondo Mundial o proyectos financiados por otros donantes, el presupuesto de la nueva subvención solo podrá incluir los gastos administrativos incrementales derivados del nivel adicional de actividad. En determinadas circunstancias, el Fondo Mundial puede aceptar que los costos reales se prorrateen conforme al valor de los fondos que se gestionen. Las proporciones del prorrateo deben ajustarse de forma periódica y al menos una vez al año para asegurar la tarificación equitativa de los costos administrativos. 266. Al solicitar financiamiento al Fondo Mundial para costos indirectos y gastos generales, es preciso tener en cuenta los fondos disponibles procedentes de las propias actividades de movilización de recursos del Receptor Principal y del financiamiento de otros donantes. 267. Todos los gastos administrativos directos presupuestados en las subvenciones del Fondo Mundial deben ser detallados y desglosados en función de su naturaleza, debiendo consignarse además los supuestos, las cantidades y los costos unitarios. Los costos históricos deben tenerse en cuenta si son pertinentes y están disponibles. Las desviaciones con respecto a los costos históricos deben estar claramente justificadas. Para incluir un presupuesto de costos indirectos (por ejemplo, cuando se solicita al Fondo Mundial que financie una parte de la factura de electricidad), el Receptor Principal debe:
proporcionar información suficiente sobre el costo total del servicio (por tipo, con todos los supuestos, incluyendo cantidades y costos unitarios);
indicar la contribución que se espera del Fondo Mundial;
explicar la razón y los métodos en que se basa la asignación de costos a las subvenciones del Fondo Mundial; éstos deben ser verificables; y
asegurarse de que el Fondo Mundial se hará cargo solo de un porcentaje justo de los gastos necesarios para el nivel de esfuerzo de la actividad; por ejemplo, el alquiler puede ser prorrateado tomando como base los metros cuadrados utilizados por el personal responsable de gestionar las subvenciones del Fondo Mundial.
268. Los costos de recursos humanos para la gestión y administración de las subvenciones (p. ej. salarios de los directores de programas, gestores financieros, responsables de seguimiento y evaluación, etc.), ya sean directos o indirectos, deben presupuestarse en la categoría de costos de recursos humanos. Para más orientación, véase la sección 5.2.
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5.8.1 Honorarios de gestión y recuperación de costos indirectos 269. Para la preparación del presupuesto se recomienda al Receptor Principal que incluya todos los costos directos o indirectos de gastos generales pertinentes. Por lo tanto, no deben presupuestarse otros cargos relacionados con la gestión de la subvención. No se admitirá el financiamiento de ningún monto presentado como honorarios de gestión68. 270. En el caso de las subvenciones gestionadas por ONG internacionales y otras organizaciones internacionales, se pueden incluir provisiones en los presupuestos de la subvención para remunerar los servicios prestados por la sede para apoyar la ejecución de la subvención en el país. Se puede obtener más información consultando la Nota de política operativa sobre gastos de apoyo de la sede/Política de recuperación de costos indirectos para las ONG internacionales ejecutoras. 271. Las organizaciones no gubernamentales locales deben incluir todos los costos relacionados con la ejecución de la subvención como cambios “directos” y por lo general la recuperación de un porcentaje de los costos indirectos no es aplicable cuando el Fondo Mundial es la fuente de financiamiento principal de las actividades del Subreceptor. Esto se debe al hecho de que todos los costos en que se incurrirá para ejecutar la subvención se generarán localmente sin que exista apoyo de la sede. 272. En circunstancias excepcionales, y a la entera discreción del Fondo Mundial 69, si una ONG local está ejecutando programas y actividades de varios donantes y cuenta con la capacidad y el sistema financiero necesarios para demostrar la recuperación transparente de los costos, el Fondo Mundial puede autorizar que se impute un porcentaje de costos directos como recuperación de costos indirectos en condiciones similares a las estipuladas para las ONG internacionales y las organizaciones multilaterales (incluidas provisiones relacionadas con costos elegibles y no elegibles para la recuperación de costos). El porcentaje máximo imputable por las ONG locales se aborda en la actualización de la Nota de política operativa sobre gastos de apoyo de la sede/Política de recuperación de costos indirectos para las entidades ejecutoras y como principio rector puede oscilar entre el 1% y el 5%, en función de la naturaleza de la actividad y la entidad ejecutora (actividades relacionadas con adquisiciones y de otra índole). 273. Los receptores principales gubernamentales solo deben cargar los costos directos en el presupuesto del Fondo Mundial. Se asume que los costos indirectos, tales como el uso de las instalaciones, la calefacción y la luz, son financiados con el presupuesto nacional. Tales costos solo pueden ser imputados en situaciones excepcionales en que el Receptor Principal pueda demostrar claramente que los costos indirectos se han incrementado progresivamente, como consecuencia de la subvención del Fondo Mundial. Para las entidades públicas y gubernamentales no serán admisibles los cálculos porcentuales de costos indirectos. 274. El Receptor Principal es el responsable de negociar los costos indirectos y los gastos generales que cargarán los subreceptores y otras entidades ejecutoras, de acuerdo a los mismos principios descritos anteriormente y con el mismo nivel de detalles. Cuando el Fondo Mundial lo solicite, el Receptor Principal deberá estar en condiciones de proporcionar la documentación necesaria para respaldar el presupuesto de gastos administrativos de los subreceptores durante la negociación de la subvención o, si en el momento de la firma del Acuerdo de Subvención todavía no se ha seleccionado un Subreceptor, deberá hacerlo a más tardar cuando el Receptor Principal firme el acuerdo con el Subreceptor. Si dichas entidades son ONG internacionales, deben aplicarse las políticas pertinentes de recuperación de costos indirectos para los gastos de los subreceptores. Se puede obtener más información consultando la Nota de política operativa A excepción de los organismos de las Naciones Unidas y de las organizaciones multilaterales, en los que se pueden aplicar convenios específicos con el Fondo Mundial, basados en el acuerdo correspondiente entre el Fondo Mundial y los organismos. 69 La recomendación al CAS debe hacer referencia explícita a la aplicación del mecanismo de recuperación de costos indirectos para las ONG locales. 68
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sobre gastos de apoyo de la sede/Política de recuperación de costos indirectos para las ONG internacionales ejecutoras.
5.9 Apoyo económico a los clientes y los grupos de población destinatarios 275. Las subvenciones del Fondo Mundial pueden proporcionar financiamiento para ayuda de subsistencia. El apoyo económico a los clientes o grupos de población destinatarios también abarca el apoyo a las actividades de generación de ingresos y el Fondo Mundial la define como el apoyo monetario o en especie concedido a los clientes y los pacientes para que puedan acceder a los servicios del programa; por ejemplo: gastos de escolarización para huérfanos, asistencia a la familias de acogida, subsidios de transporte para acudir a los centros de tratamiento y atención, incentivos a los pacientes, subvenciones para actividades generadoras de ingresos, paquetes de alimentos y asistencia o gastos destinados a apoyar la atención al paciente. 276. El presupuesto debe basarse en supuestos claros y razonables con relación a la cantidad de beneficiarios meta y las especificaciones del paquete de apoyo económico que guían el cálculo de cantidades y costos unitarios. Los supuestos deben guardar consonancia con la Nota Conceptual aprobada y tomar como base:
los últimos resultados disponibles y las tendencias previstas;
los supuestos relativos a los grupos de población destinatarios; y
las directrices nacionales o internacionales y/o las prácticas óptimas pertinentes; en ausencia de tales directrices, se debe solicitar orientación a los asociados técnicos y/o instituciones especializadas (instituciones de microcrédito o microfinanzas).
277. La calidad y las especificaciones de los productos o suministros enumerados deben ser acordes a las necesidades, los objetivos, las políticas nacionales e internacionales y/o las prácticas óptimas pertinentes. Durante la planificación y la presupuestación es necesario tener en cuenta y cumplir los reglamentos y leyes aplicables (p. ej., licencias para programas de microfinanciamiento, certificaciones de seguridad alimentaria). 278. El Receptor Principal y los subreceptores pertinentes deben gestionar sistemas de control, procedimientos y procesos eficaces y verificables en relación a los siguientes puntos:
identificación de los clientes y beneficiarios del programa;
distribución justa de los beneficios dentro del grupo seleccionado de clientes;
asegurar que el apoyo llegue a sus destinatarios;
control del almacenamiento y la distribución; y
verificación, supervisión y contabilidad de las actividades pertinentes de apoyo monetario o en especie.
279. En general, el uso de vales y mecanismos innovadores de transferencias en efectivo (instituciones bancarias, transferencias de dinero a través de dispositivos móviles, etc.) en lugar de la distribución efectiva de paquetes de alimentos y otras contribuciones en especie solo debe aplicarse cuando existan mecanismos de control eficaces. Los mecanismos de control garantizan que solo las poblaciones beneficiarias reciban el apoyo y reducen las actividades posteriores de distribución y venta.
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280. Si se utilizan vales o dinero en efectivo, el Receptor Principal deberá demostrar que los riesgos se gestionarán y se mitigarán utilizando sistemas eficaces de control y seguimiento y, de ser necesario, asociándose con organizaciones experimentadas. Cualquiera de esos instrumentos deberá aplicarse de acuerdo con las prioridades y políticas nacionales y su uso deberá estar respaldado por un análisis de la relación costo-beneficio que demuestre un costo unitario óptimo. 281. Los costos de cualquier programa que contemple el apoyo a las familias deben calcularse por un monto apropiado, de acuerdo a las prácticas de mercado del país pertinente. El programa también debe incluir un plan de sostenibilidad que aborde las cuestiones de planificación a largo plazo. 282. Los programas de suplementos alimentarios, tales como los paquetes de asistencia alimentaria 70, deberán ajustarse, siempre que sea posible, a regímenes de alimentación y de precios conocidos, como los que proporciona el Programa Mundial de Alimentos, adaptados al contexto y las condiciones locales. El contenido estándar de los paquetes suministrados debe ser determinado y aprobado por expertos idóneos. El cálculo del costo del contenido debe ser presupuestado al precio más bajo posible siempre que cumplan con los requisitos establecidos. Para los paquetes alimentarios básicos, se recomienda especialmente la evaluación comparativa con la fijación de precios estándar empleada en los organismos especializados. 283. El importe de las asignaciones debe basarse en un precio razonable (p. ej.: el costo de un viaje de ida y vuelta en el transporte público local). Siempre que sea posible y rentable, los servicios deben pagarse directamente al proveedor (p. ej., compra de billetes de transporte público, gastos de hospitalización, compra de suministros a granel).
5.9.1 Microcréditos71 y microsubvenciones 284. Los programas que utilicen fondos rotatorios o acuerdos de microfinanzas deben explicar con claridad cómo realizan la recuperación de fondos, y los mecanismos de evaluación de las tasas de interés y del crédito, y han de ser seguros y eficaces para que el programa pueda funcionar dentro de los límites del presupuesto. El presupuesto debe tener en cuenta tanto las recuperaciones como los pagos, así como prever la capacidad para administrar los fondos con personal cualificado y sistemas adecuados para la distribución y la recuperación de préstamos.
5.9.2 Incentivos en metálico 285. Todos los programas que incluyan pagar incentivos con recursos del Fondo Mundial a pacientes, consejeros y mediadores deben contemplar costos unitarios razonables teniendo en cuenta el contexto del país y, por ejemplo, el tiempo de dedicación diaria, los resultados esperados, los costos de transporte, etc. El pago de estos incentivos no debería sumarse a los incentivos costeados a través de otras subvenciones financiadas por el Fondo Mundial. El incentivo debe pagarse directamente al paciente o el beneficiario del modo más eficiente posible reduciendo al mismo tiempo el riesgo de mala gestión o pagos indebidos. 286. Se debe prestar especial atención a que los incentivos y asignaciones pagados al personal y los voluntarios sean clasificados como prestaciones en el insumo de costos 1.2 (salarios: agentes de divulgación, personal médico y otros proveedores de servicios) en recursos humanos conforme a lo estipulado en la
Como ejemplos de paquetes de asistencia alimentaria distribuidos por los programas del Fondo Mundial cabe mencionar los paquetes de alimentos gratuitos para pacientes de tuberculosis (que, por ejemplo, contienen arroz, guisantes, y aceite vegetal) y los suplementos alimentarios para los pacientes seropositivos. 71 Como ejemplos de reembolso del pago de servicios en el marco de las subvenciones del Fondo Mundial, cabe citar el programa de microcréditos para personas que apoya a pequeños comerciantes, la compra de animales pequeños, o proyectos de jardinería y actividades de formación. 70
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sección 5.2.2 del presente documento. En consecuencia, los incentivos pagados a los trabajadores de salud comunitarios no se clasificarán por lo tanto como “apoyo económico”. 287. Es recomendable realizar una evaluación del riesgo previa sobre la introducción o la continuidad de los incentivos en metálico y prever la evaluación de la repercusión como parte de la ejecución para realizar ajustes.
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Anexo 1 Enfoque modular del Fondo Mundial Anexo 1A – Malaria Consulte la traducción completa del enfoque modular en el Marco Modular.
Module Vector control
Case management
Scope and Description of Intervention Package (Includes human resources required under each intervention)
Intervention
Long-lasting Includes activities related to planning and implementation of mass net distributions, whether targeted to specific population groups or for universal coverage. It includes coordination, insecticidal nets - Mass planning and budgeting, procurement, logistics, communication, implementation, training, etc. campaign Long-lasting insecticidal nets Routine distribution
This intervention encompasses efforts to start, strengthen or scale up continuous delivery of nets through antenatal care clinics, the Expanded Programme on Immunization, or other routine services at public and private health facilities, to sustain high net coverage. It includes activities related to coordination and planning, training, logistics, communication, supervision, etc.
Indoor residual spraying
It includes planning and implementation of indoor residual spraying campaigns as well as enumeration of households to be sprayed. Activities include procurement of insecticides, equipment, other commodities, information/education/communication materials for indoor residual spraying campaigns, trainings, etc.
Other vector control measures
This includes environmental management strategies that can reduce or eliminate vector breeding grounds through improved design or operation of water resources development projects; and the use of biological controls (e.g. bacterial larvicides and larvivorous fish) that target and kill vector larvae. In addition it includes chemical larvicides and adulticides that reduce disease transmission by shortening or interrupting the lifespan of vectors.
Entomological monitoring
Includes activities to determine and characterize the dominant mosquito species in the area, vector density, biting behavior as well as test mosquitoes' susceptibility to insecticides. The activities range from planning for entomological monitoring and implementation, mosquito collection and testing to procurement of entomological equipment, training, maintenance of insectary, etc.
Information, education, communication/ Behavior change communication
Includes advocacy, communication and social mobilization activities related to vector control. Preparation of advocacy kits (including kits for community-based organizations and nongovernmental organizations); sensitization and mobilization events targeting the policy-makers and key players; periodic multimedia campaigns, radio and TV instructional series, jingles, billboards and community radio, etc.; development and distribution of information/education/communication materials; training of community health workers and community volunteers on effective behavior change communication and community mobilization on malaria; periodic sensitization meetings for opinion leaders at the community and village levels.
Facility-based treatment
Includes activities related to testing and treating malaria cases, ranging from procurement of diagnostic equipment, rapid diagnostic tests, reagents and anti-malaria drugs to quality assurance of laboratories, training of health care providers and technical assistance.
Epidemic preparedness Includes refining en epidemic response strategy, providing support to epidemic detection, management of health commodities and supplies, and recruitment and salary support. and response Integrated community case management
Includes activities related to testing and treating malaria cases at the community level: procurement of rapid diagnostic tests and anti-malaria drugs, training of health care providers and technical assistance.
Active case detection and investigation (elimination phase)
Includes activities to conduct active case detection / foci investigations, training and technical assistance.
Therapeutic efficacy surveillance
Including activities to conduct therapeutic efficacy surveillance including any required technical assistance
Severe malaria
Includes activities related to treating severe malaria cases from procurement of antimalarial drugs, support to blood transfusion services, training of health care providers and technical assistance.
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Module
Scope and Description of Intervention Package
Intervention
(Includes human resources required under each intervention)
Private sector copayment mechanism
Includes activities related to the private sector co-payment mechanism, including the co-payments and supporting interventions
Private sector case management (other)
Includes activities related to testing and treating malaria cases in the private sector: procurement of diagnostic equipment, rapid diagnostic tests, reagents and antimalarial drugs, quality assurance of laboratories, training of health care providers and technical assistance.
Ensuring drug quality
Includes activities related to the removal of artemisinin monotherapies, removal of substandard or counterfeit medicines, training and technical assistance
Information, education, communication/ Behavior change communication
It includes advocacy, communication and social mobilization activities related to malaria case management: preparation of advocacy kits (including kits for community-based organizations and nongovernmental organizations); sensitization and mobilization events targeting the policy-makers and key players; periodic multimedia campaigns, radio and TV instructional series, jingles, billboards and community radio, etc.; development and distribution of information/education/communication materials; training of community health workers and community volunteers on effective behavior change communications and community mobilization on malaria; periodic sensitization meetings for opinion leaders at the community and village levels.
Other
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Anexo 1B – VIH y SIDA Consulte la traducción completa del enfoque modular en el Marco Modular. Module Prevention - general population
Scope and description of intervention package (Includes human resources required under each intervention)
Intervention Behavioral change as part of programs for general population
Designing, developing and implementing behavioral change programs: including planning, human resources, training, information/education/communication material, targeted mass media campaigns, outreach and peer education. Include programs tailored for the different needs of men, women and girls in the general population, to support male and female condoms, gender norms, testing and counseling and male circumcision. This includes workplace policies and programs. It excludes programs for key and vulnerable populations and youth.
Condoms as part of programs for general population
Promotion and distribution of female and male condoms for HIV prevention, including links to behavior change programs. Exclude condoms included as part of prevention of mother-tochild transmission (PMTCT) Prong 2. Excludes programs for key and vulnerable populations and youth.
Male circumcision
Promotion and provision of medical male circumcision for adults, adolescents and youth, including links to behavior change programs, HIV testing and counseling and diagnosis and treatment of sexually transmitted infections.
Diagnosis and treatment of Designing, developing and implementing syndromic and clinical management programs for sexually transmitted infections. Exclude programs for key and vulnerable populations. sexually transmitted infections as part of programs for general population Prevention of mother-to- Prong 1: Primary Designing, developing and implementing programs aimed at primary prevention of HIV among women of reproductive age within services related to reproductive health such as antenatal child transmission prevention of HIV care, postpartum/natal care and other health and HIV service delivery points, including working with community structures. infection among women of childbearing age
Treatment, care and support
TB/HIV
Prong 2: Preventing unintended pregnancies among women living with HIV
Designing, developing and implementing reproductive health programs targeting women living with HIV including linkages and referrals.
Pre-antiretroviral (ARV) care
Designing, developing and implementing comprehensive pre-ARV therapy interventions, including confirmation of HIV infection status, staging of the disease, baseline clinical assessment and monitoring before treatment initiation including treatment preparedness.
ARV Therapy
Designing, developing and implementing ARV therapy programs for all populations, with the exception of prophylaxis under Options A and B which are included in the PMTCT module. This includes first-, second- and third-line treatments for both adults and children, treatment as prevention and provisions for expansion to Option B+, as well as pre- and post-exposure prophylaxis (PrEP and PEP). This includes links and referrals to care and support.
TB/HIV collaborative interventions
This intervention refers to implementation of the 12 elements of TB/HIV collaborative activities that are aligned with the HIV program. These include setting up and strengthening a coordinating body for collaborative TB/HIV activities functional at all levels, joint TB and HIV planning to integrate the delivery of TB and HIV services; HIV testing of TB patients and early initiation of ARV therapy and CPT for co-infected patients; It also includes screening of people living with HIV for TB and rapid molecular tools for TB diagnosis among people living with HIV with presumptive TB; IPT, infection control measures. It includes procurement of consumables and drugs which are not covered by the HIV program.
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Module Program management
Scope and description of intervention package (Includes human resources required under each intervention)
Intervention Policy, planning, coordination and management
For the three diseases, it could include national program activities at the administrative level outside the point of health care delivery, such as development of national strategic plans and annual operational plans and budgets; oversight, technical assistance and supervision from national to subnational levels; human resource- planning/ staffing and overheads, operational costs; coordination with district and local authorities; quarterly meetings, training, and office/IT equipment; partnering process including advocacy and public awareness and communication carried out by partners and the national program; mobilizing leaders to support implementation and sustainability of the program. etc... In addition, for TB, it could include cross-sector policy and planning on TB social determinants and protection (e.g. justice, housing, labor, poverty and social welfare); involvement of key populations in planning. For health systems strengthening, it could include activities at the local, district, regional and national levels aimed at integrated planning, programming, budgeting and financing health and disease-control programs, integrating national disease strategies and budgets into the broader health sector strategy, development of comprehensive national strategic plans, health sector budget and annual operational plan; oversight, technical assistance and supervision from national to subnational levels.
Results-based financing Results-based financing
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Anexo 1C – Tuberculosis Consulte la traducción completa del enfoque modular en el Marco Modular. Module TB care and prevention
Scope and description of intervention package (Includes human resources required under each intervention)
Intervention Case detection and diagnosis
This intervention includes early detection of all forms of TB among all ages. It includes diagnosis of TB using sputum smear microscopy (ZN and/or LED-FM) and rapid molecular tools for early and rapid diagnosis (e.g. Xpert MTB/RIF) and also culture and DST; It also includes other tools such as X-rays to support diagnosis among smear-negative and extra-pulmonary TB cases, children and people living with HIV; Additionally it includes activities related to strengthening the delivery of TB services, such as renovating and equipping laboratory infrastructure and specimen referral mechanisms from lower to higher-level laboratories for additional tests. Support for access to diagnosis for poor.
Treatment
It includes standard, supervised treatment with first line drugs, including pediatric preparations, with social support for patients with drug-sensitive TB and innovative patients-centered care. Clinical and/or laboratory tests to monitor treatment responses. Additionally, it includes activities related to strengthening the delivery of TB services, such as renovating and equipping service delivery infrastructure (health facilities). Active pharmacovigilance (in the case of use of drugs which have not yet completed Phase III trials)
TB/HIV
Prevention
Provision of INH preventive therapy for children in contact with bacteriologically confirmed TB cases, administrative controls for infection control
Community TB care delivery
Capacity building for community-level service delivery. This includes training and capacity-building of TB service providers, TB patients, community-based interventions and outreach services for TB patients.
TB/HIV collaborative interventions
This intervention refers to implementation of the 12 elements of TB/HIV collaborative activities that are aligned with the HIV program. These include setting up and strengthening a coordinating body for collaborative TB/HIV activities functional at all levels, joint TB and HIV planning to integrate the delivery of TB and HIV services; HIV testing of TB patients and early initiation of ARV therapy and CPT for co-infected patients. It also includes screening of people living with HIV for TB and rapid molecular tools for TB diagnosis among people living with HIV with presumptive TB; intermittent preventive treatment, infection control measures. It includes procurement of consumables and drugs which are not covered by the HIV program.
Key populations
This includes active case finding among key populations such as prisoners, displaced people, migrants and ethnic minorities/indigenous populations, miners, children, urban poor and the elderly and adapting models of TB/HIV care for key populations, such as people who inject drugs. This includes adapting services to the needs of specific groups to make services people-centered and improve accessibility, appropriateness, and availability. Adapt diagnostic and treatment structures to meet the needs of key populations, e.g. through communitybased TB care and prevention, mobile outreach to remote areas, community-based sputum collection, sputum transport arrangements, etc.
Collaborative activities with other programs and sectors⃰
This intervention includes collaboration with other service providers for patients with co-morbidities including reproductive, maternal, neonatal and child health (RMNCH), diabetes comorbidities and collaborative activities for TB /HIV prevention and care with other sectors beyond health
Multidrug-resistant Case detection and diagnosis: TB multidrug-resistant TB
Early detection, including the use of rapid molecular diagnostics at decentralized settings and culture and DST in at least reference labs (if not included under community-based TB care and prevention module)
Treatment: multidrug-resistant TB
Provision of supervised second-line treatment for multidrug-resistant TB patients delivered through appropriate models of care, with social support, management of adverse drug effects, and monitoring of treatment response by clinical and lab services for patients on treatment; coordination of ARV therapy for patients with HIV co-infection. Active pharmacovigilance (in the case of use of drugs which have not yet completed Phase III trials)
Prevention for multidrugresistant TB
Implementation of infection control measures at all levels, including appropriate administrative measures, coordination of information and communication activities, personal protection and environmental control measures.
Improving service delivery infrastructure
Interventions aimed at supporting the scale-up, accessibility, availability and quality of health services, whether in health facilities or in community based organizations, by upgrading or scaling-up service delivery infrastructure including facilities, equipment, furniture, vehicles, etc. It may also include necessary operational inputs that are essential for uninterrupted service delivery (limited to low-income countries and fragile states, please refer to the Health Systems Strengthening Information Note for more information). These activities should benefit more than one of the three disease outcomes (HIV, TB, malaria) and may also have broader reach to other health outcomes (e.g. RMNCH). Similar activities benefitting only one disease outcomes within HIV, TB and malaria should be included in relevant disease grants. Large-scale construction projects (e.g. building a multifunctional hospital) are not funded by the Global Fund.
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Anexo 2 Dimensión de cálculo de costos del Fondo Mundial Grupo analítico
Recursos humanos
Costos relacionados con el programa
Costos relacionados con el programa
Categoría de costos72
1 Recursos humanos
2 Gastos de viaje
3 Servicios profesionales externos
Descripción
Las subvenciones pueden financiar los costos de recursos humanos del Receptor Principal y los subreceptores necesarios para que los programas financiados por el Fondo Mundial sean ejecutados por personas competentes y motivadas, capaces de alcanzar los objetivos establecidos.
Los gastos de viaje suelen incluir el pago del costo directo de los viajes y el costo directo de los gastos realizados por el Receptor Principal, los subreceptores o, en el marco de la solicitud de financiamiento del Mecanismo de Coordinación de País, para sus miembros o empleados que deban permanecer lejos de sus hogares por motivos de trabajo relacionados directamente con la ejecución del programa de la subvención del Fondo Mundial.
Los costos de servicios profesionales externos deben presupuestarse al nivel más económico posible, en consonancia con el alcance y la duración de la asistencia requerida para alcanzar los objetivos del programa. En el caso de los servicios de consultoría, los baremos de costos unitarios deben ajustarse a las tarifas internacionales o nacionales estándar de las Naciones Unidas, según corresponda. Todos los costos de servicios profesionales externos internacionales deben cumplir firmemente los principios de optimización de los recursos, así como presupuestarse y realizarse únicamente después de haber analizado manifiestamente (conforme a pruebas documentadas) todas las opciones locales que prestan servicios similares, y si dichas opciones no son viables en términos programáticos y resultan más caras económicamente. La contratación de todos los servicios profesionales externos debe cumplir plenamente las políticas de adquisición propias de los receptores principales, los subreceptores y/o los sub-subreceptores, así como las prácticas comunes recomendadas y los principios de adquisición de transparencia, necesidad de evitar conflictos de interés, consideraciones de calidad y costos que dicta la metodología de adquisiciones seleccionada (p. ej. selección basada en la calidad y el costo, selección basada en la calidad, selecciones basadas en una única fuente, etc.).
Costos relacionados con productos sanitarios y productos básicos
Costos relacionados con productos sanitarios y productos básicos
Costos relacionados con productos
72
4 Productos sanitarios: productos farmacéuticos
Los productos farmacéuticos son los utilizados para tratar las tres enfermedades que contienen un ingrediente farmacéutico activo en su forma de dosificación acabada. Proceden de la lista de productos, cantidades y costos sanitarios y se integran automáticamente en el presupuesto como parte de la presentación del Receptor Principal.
Todos los productos sanitarios que no puedan clasificarse como farmacéuticos o equipo médico se incluirán en esta categoría. 5 Productos sanitarios: Los productos sanitarios no farmacéuticos incluyen el material utilizado para prevenir, diagnosticar o tratar las tres enfermedades productos no farmacéuticosque no contengan un ingrediente farmacéutico activo. Proceden de la lista de productos, cantidades y costos sanitarios y se integran automáticamente en el presupuesto como parte de la presentación del Receptor Principal. 6 Productos sanitarios: equipamiento
El equipo médico abarca una amplia variedad de equipo médico técnico que es necesario y útil para la ejecución del programa y su adquisición se financia fuera de la subvención del Fondo Mundial.
Elementos del cálculo de costos del enfoque modular del Fondo Mundial.
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Insumos de costos aplicables 1.1 Salarios: gestión del programa 1.2 Salarios: trabajadores sociales, personal médico y otros proveedores de servicios. 1.3 Incentivos y complementos basados en el desempeño. 1.4 Otros costos de recursos humanos. 2.1 Dietas/transporte/otros costos relacionados con formación. 2.2 Dietas/transporte/otros costos relacionados con asistencia técnica. 2.3 Dietas/transporte/otros costos relacionados con supervisión/encuestas/recopilación de datos. 2.4 Dietas/transporte/otros costos relacionados con reuniones/promoción de la causa. 2.5 Otros costos de transporte.
3.1 Honorarios de consultoría/asistencia técnica. 3.2 Honorarios de agentes fiscales/fiduciarios. 3.3 Honorarios de auditoría externa. 3.4 Otros servicios profesionales externos.
4.1 Antirretrovirales. 4.2 Medicamentos contra la tuberculosis. 4.3 Medicamentos contra la malaria. 4.4 Medicamentos de sustitución de opiáceos. 4.5 Medicamentos para infecciones oportunistas e infecciones de transmisión sexual. 4.6 Ayudas del sector privado para terapias combinadas con artemisinina (copagos). 4.7 Otros medicamentos. 5.1 Mosquiteros tratados con insecticida (MILD/MTI). 5.2 Preservativos masculinos. 5.3 Preservativos femeninos. 5.4 Pruebas de diagnóstico rápido. 5.5 Insecticidas. 5.6 Reactivos de laboratorio. 5.7 Agujas y jeringuillas. 5.8 Otros productos fungibles. 6.1 Equipo/accesorios de análisis del recuento de CD4. 6.2 Equipo/accesorios de análisis de la carga viral.
Grupo analítico sanitarios y productos básicos
Categoría de costos72
Descripción Por lo general son artículos con una vida útil superior a un año, y deben clasificarse como activos fijos en el registro de activos primarios y secundarios de las entidades ejecutoras. Los sistemas de información para la gestión logística deben incluirse en la categoría “productos sanitarios: equipamiento”
Costos relacionados con productos sanitarios y productos básicos
Infraestructura y equipamiento no sanitario
Infraestructura y equipamiento no sanitario
Costos relacionados con el programa
Costos relacionados con el programa
7 Costos de gestión de la cadena de adquisiciones y suministros
8 Infraestructura
Costos de gestión de adquisiciones y suministros asociados con las actividades de la cadena de adquisiciones y suministros en el marco de la subvención relativas a productos farmacéuticos, productos sanitarios y equipos médicos, desde su adquisición hasta su distribución al nivel más bajo de la cadena de distribución.
Costos de infraestructura necesarios para que el Receptor Principal y los subreceptores dispongan de la capacidad física que les permita poner en práctica y alcanzar los objetivos de los programas financiados por subvenciones del Fondo Mundial. El presupuesto de infraestructura y equipamiento no sanitario debe basarse en una evaluación detallada de las necesidades elaborada como apoyo a la Nota Conceptual. La evaluación de las necesidades debe incluir la revisión de los bienes y de la infraestructura que poseen las entidades ejecutoras y aportar pruebas sobre la necesidad de cualquier sustitución o nuevas adquisiciones.
Insumos de costos aplicables 6.3 Microscopios 6.4 Equipo para la prueba molecular de la tuberculosis. 6.5 Costos de mantenimiento y servicio del equipo médico73. 6.6 Otro equipo médico. 7.1 Honorarios de manipulación y de agentes de adquisición. 7.2 Costos de flete y seguro (productos sanitarios)74. 7.3 Costos de depósito y almacenamiento. 7.4 Costos de distribución nacional. 7.5 Costos de aseguramiento y control de la calidad. 7.6 Cargos por despacho y aranceles de aduana de la gestión de adquisiciones y suministros. 7.7 Otros costos de gestión de adquisiciones y suministros. 8.1 Mobiliario. 8.2 Renovación/construcciones. 8.3 Mantenimiento de las infraestructuras y otros costos relativos a las mismas.
** Todas las infraestructuras sanitarias o los equipos médicos deben presupuestarse y cargarse en la categoría “Productos sanitarios: equipamiento”. *** Los costos operativos relacionados con artículos de infraestructura, incluidas reparaciones y mantenimiento, y otros elementos necesarios para mantener operativos los artículos se presupuestan en el insumo de costos 8.3.
9.1 TI: ordenadores, equipo informático, programas y aplicaciones informáticas. 9.2 Vehículos. 9.3 Otro equipamiento no sanitario. 9.4 Costos de mantenimiento y servicio del equipamiento no sanitario.
10 Materiales de comunicación y publicaciones
Los materiales de comunicación incluyen todo el material impreso y otros costos de comunicación relacionados con campañas, spots televisivos, programas de radio, publicidad, eventos en los medios de comunicación, educación, difusión, promoción y artículos promocionales relativos al programa. Cualquier componente de recursos humanos y/o la asistencia técnica de los costos de materiales de comunicación y publicaciones debe presupuestarse en la categoría de recursos humanos y/o servicios profesionales externos respectivamente.
10.1 Material impreso (formularios, libros, guías, folletos,...). 10.2 Programas y spots de radio y televisión. 10.3 Materia promocional (camisetas, tazas, pins,…) y otros costos de materiales de comunicación y publicaciones.
11 Gastos indirectos y costos generales
Los costos indirectos y los gastos generales son habitualmente "directos", en el sentido de que pueden ser directamente imputables a la subvención y pueden incluir costos relacionados con el funcionamiento de las oficinas (p. ej. alquiler, electricidad, servicios públicos, correo postal, teléfono e Internet, seguros, combustible, seguridad, limpieza, etc.).
9 Equipamiento no sanitario
La ayuda económica a los clientes o grupos de población destinatarios también abarca el apoyo a actividades de generación de ingresos y el Fondo Mundial la define como el apoyo monetario o en especie concedido a los clientes y los pacientes para que puedan acceder a los servicios del programa; por ejemplo: gastos de escolarización para huérfanos, asistencia a la familias de acogida, asignaciones de transporte para acudir a los centros de tratamiento y atención, incentivos a los pacientes, subvenciones para actividades generadoras de ingresos, paquetes de asistencia y alimentos o gastos destinados a apoyar la atención al paciente.
Costos relacionados con el programa
12 Apoyo económico a los clientes o grupos de población destinatarios
Costos relacionados con el programa
13 Financiamiento basado Modelo de inversión innovador del mecanismo de fondo de recompensa por logro de metas. Este modelo de inversión está en los resultados disponible a criterio del Fondo Mundial en circunstancias específicas.
73
La entidad ejecutora también puede agrupar los costos de mantenimiento de todo el equipamiento (sea médico o no) en el insumo de costos 9.4 si con ello se mejora la eficiencia y la comunicación de los gastos por parte de los centros.
74
(Si el pliego de condiciones de la licitación exige específicamente que el producto sea designado franco a bordo (FOB) y por lo tanto se deben abonar los costos de flete).
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11.1 Costos relacionados con el funcionamiento de las oficinas. 11.2 Impuestos y tributos irrecuperables. 11.3 Recuperación de costos indirectos: en %. 11.4 Otros costos de planificación y administración. 12.1 Apoyo para huérfanos y otros niños vulnerables (gastos de escolarización, uniformes, libros, etc.). 12.2 Paquetes de alimentos y asistencia. 12.3 Incentivos en efectivo para pacientes/asesores/mediadores. 12.4 Microcréditos y microsubvenciones. 12.5 Otros costos relacionados con el apoyo económico a los clientes o grupos de población destinatarios. El aspecto de la subvención de financiamiento basado en los resultados relacionado y pagado en función del desempeño.
Grupo analítico
Categoría de costos72
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Descripción
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Insumos de costos aplicables Si existen otros costos fijos que no estén relacionados directamente con el desempeño, los insumos de costos habituales expuestos arriba deben utilizarse para esos componentes.
Anexo 3 Orientación sobre la presupuestación y el cálculo de costos específicos
Anexo 3A Documentación orientativa relativa a los niveles de remuneración En el caso de las entidades que reciben financiamiento del Fondo Mundial para la remuneración de su personal, el Receptor Principal debe poder presentar al Fondo Mundial la siguiente documentación para que éste pueda verificar si los costos presupuestados son razonables: (i)
una descripción de los tipos de puestos normalmente requeridos para la ejecución del programa financiado por el Fondo Mundial y las condiciones habituales del mercado laboral local para ese tipo de puestos;
(ii) todos los salarios, complementos salariales y prestaciones deben calcularse en moneda local. Si se usa otra moneda (dólares estadounidenses, euros) se debe indicar el motivo y presentar una tarifa fijada independientemente que sea verificable; (iii) una descripción de los costos presupuestados a cargo de una subvención, por ejemplo, la totalidad de los costos de puestos específicos para un nuevo programa, o los complementos salariales porcentuales para el personal existente. En los casos en que dicho personal esté asignado a una unidad de gestión de programas del Receptor Principal, no es apropiado aumentar de manera significativa los salarios conforme a las condiciones del mercado si no se ofrece, al mismo tiempo, la posibilidad de competir por el puesto a candidatos externos para que el aumento de los costos atraiga a los mejores candidatos posibles; (iv) una descripción de los costos sufragados por el Gobierno (para las entidades del sector público), tales como el salario básico y las prestaciones del personal existente; (v) un marco de salarios pertinente para comparar los salarios con los de los puestos correspondientes en el país; por ejemplo, un marco de salarios armonizado aplicado por los donantes; (vi) una descripción de los niveles de salarios para puestos genéricos, por ejemplo, jefe de programas, oficial de SyE, oficial de contabiliadad y finanzas, asistente de finanzas, chófer y auxiliar, etc.; (vii) una descripción de todas las prestaciones a abonar, las tarifas aplicables y las circunstancias en que deben pagarse; (viii)si se han presupuestado complementos salariales o incentivos, se deben explicitar las razones para ello, por ejemplo, motivación del personal para que realice un esfuerzo adicional, retención de personal esencial, etc.; y (ix) una descripción de la sostenibilidad del financiamiento de costos de recursos humanos en el futuro, una vez finalizado el periodo de la subvención del Fondo Mundial.
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Anexo 3B Plantilla de la ficha de datos biográficos del empleado 1. Nombre
2. Nombre del contratista
3. Puesto bajo contrato
3. Dirección del empleado 4. Nº de contrato (o nº de 5. Salario propuesto convocatoria de propuestas)
8. Nº de teléfono
6. Nacionalidad
7. Duración del trabajo
9. Dirección de correo electrónico
10. Idiomas
11. Antecedentes personales75 ☐ Sin conflictos ☐ Conflictos
12. Educación (incluir todos los grados universitarios) Nombre y sede de la institución Asignatura principal
Titulación
Fecha
13. Historial laboral a. Indique solo los tres últimos años. Enumere los salarios por año. b. Definición de salario: salario base. No incluya bonificaciones, participaciones en los beneficios, comisiones, horas extras, compensación por lugar de asignación, aumento del costo de la vida o subsidio familiar, honorarios de asesoría,… Denominación Nombre y dirección del empleador del puesto Punto de contacto y teléfono
Fechas de empleo
Salario anual
(mm/aaaa)
(en dólares estadounidenses)
Desde
hasta
14. Servicios específicos de asesoría (Indicar como mínimo tres años). Definición de tarifa diaria: salario base. No incluya bonificaciones, participaciones en los beneficios, comisiones, horas extras, viáticos, compensación por lugar de asignación, subsidio por costo de la vida, gastos generales, costos indirectos, honorarios por gastos generales y administrativos,… Denominación Nombre y dirección del del puesto empleador Punto de contacto y teléfono
15.
Fechas de empleo (dd/mm/aaaa) Desde
Número de días a la Tarifas diarias en tarifa indicada dólares estadounidenses
hasta
Certificación. A mi leal saber y entender, los datos que preceden son correctos y reflejan los hechos.
75El
empleado o asesor debe tener un certificado de conducta y/o una copia de su registro de antecedentes penales en su archivo si va a asumir un puesto con responsabilidad de toma de decisiones y/o tendrá acceso a cuentas bancarias de la subvención o autoridad para aprobar pagos. Si se detectan conflictos, incluya un resumen de los mismos en el archivo e indique cómo influirían en el buen uso de los recursos del Fondo Mundial en el marco de la subvención.
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Firma del empleado/asesor
Fecha
Firma del representante del contratista (si procede)
Fecha
Anexo 3C Diseño de planes de formación El objetivo del plan de formación es traducir las necesidades de formación indicadas en la Nota Conceptual y/o la evaluación de las necesidades de formación en un presupuesto detallado que fundamente la proporcionalidad de los costos presupuestados siguiendo los principios generales antes mencionados, demuestre la optimización de los recursos, garantice una adecuada planificación y prevenga cualquier posible mala gestión de los fondos destinados a la formación durante la ejecución de la subvención. Un plan de formación consta de tres secciones: i) una tabla de información general sobre la subvención y el plan de formación; ii) una descripción explicativa del marco de formación; y iii) una lista de actividades y calendarios de formación para todo el periodo de ejecución de la subvención.
Sección 1: Información general Número del programa: Receptor Principal: Fecha de inicio y finalización de la subvención (indicar el periodo de ejecución): Periodo cubierto por este plan de formación con fechas de inicio y finalización: ¿El plan de formación incluye un programa formativo que está cofinanciado? En caso afirmativo, describa brevemente los programas formativos y los principales donantes. Presupuesto total del plan de formación: Proporción del presupuesto de formación con respecto al presupuesto aprobado:
Sección 2: Marco de formación En esta sección debe aportar una descripción explicativa de los planes de formación financiados en el marco de la subvención, teniendo en cuenta todos los programas formativos contemplados en el marco de
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desempeño del Acuerdo de Subvención y aquellos contenidos en el presupuesto detallado que estén estrechamente relacionados con la obtención de buenos resultados en el indicador de personas cubiertas. Recuerde: las respuestas en esta sección deben describir brevemente el marco de formación en el contexto de la subvención, en lugar de facilitar información detallada de cada programa formativo por separado.
2.1 Diseño de la formación Responda a las siguientes preguntas sobre el diseño de la formación:
(i) ¿Cómo añaden valor los objetivos de los programas formativos a las metas y objetivos de la subvención?
(ii) ¿Cómo se seleccionará a los formadores y los alumnos para favorecer la prestación de una formación de máxima calidad?
(iii) ¿Cómo se van a elaborar los esquemas de los cursos, los materiales y las herramientas de formación? (p. ej. grupo de expertos, consultor, reutilización de materiales existentes).
(iv) ¿Cómo se van a evaluar los conocimientos y competencias previos y posteriores a la formación? (v) Describa las medidas adoptadas para asegurar que los programas de formación se ajusten a las directrices nacionales y el plan nacional para el desarrollo de los recursos humanos. 2.2 Logística asociada a la formación Incluya una descripción explicativa de los planes para organizar la logística asociada a la formación sobre:
(i) Cómo se van a seleccionar los proveedores de servicios logísticos asociados a la formación. (ii) Cómo se va a organizar la distribución de los viajes, el alojamiento y las dietas de los participantes.
(iii) Cómo se calcularán los viáticos y, en el caso de que la entidad ejecutora no cuente con una política propia al respecto, cuál es su comparación con los que abonan organizaciones similares en el país.
(iv) Cómo se minimizarán y se mitigarán los riesgos asociados a las transacciones de efectivo.
2.3 Seguimientos tras recibir la formación ¿Cómo se incluirá la evaluación de los conocimientos y las competencias de los alumnos en la evaluación del resultado general sobre la salud en el país o la región?
Sección 3: Lista de actividades y calendarios de formación Conforme al presupuesto y en línea con él, facilite una lista de todas las actividades y calendarios de formación para todo el periodo de ejecución de la subvención (a menos que se haya acordado un plazo diferente con el Equipo de País o el gerente de portafolio del Fondo).
El Receptor Principal debe emplear la lista extraída del presupuesto detallado con datos de supuestos presupuestarios como: el trimestre/año de la formación, número de participantes, número de días,
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viáticos por participante, costo del emplazamiento, costo de los suministros y los materiales, costo de los facilitadores, otros costos pertinentes para la formación.
Anexo 3D Evaluación de las necesidades de vehículos y plan de gestión 1.
Alcance del plan
2.
Uso de vehículos y cantidad requerida
Las entidades ejecutoras deben tener una idea clara de los vehículos que se requiere para satisfacer las necesidades del programa utilizando de manera óptima los recursos. Para ello deben documentar claramente los siguientes aspectos:
Usos primarios y secundarios de los vehículos. ¿Para qué se van a usar los vehículos (por ejemplo, transporte de personas, suministros, etc.)? Debe mostrarse la vinculación directa con los objetivos y metas de la propuesta.
Frecuencia de uso. ¿Con qué frecuencia se requiere usar los vehículos?
Plazo del uso. El vehículo, ¿será necesario a corto o largo plazo?
Necesidades de capacidad. ¿Cuál es el número total de personas o la cantidad de suministros que se van a transportar?
Características especiales. ¿Cuáles son las características u opciones especiales para necesidades particulares que se requieren para cumplir con todas las reglamentaciones y requisitos de seguridad pertinentes?
Cantidad. ¿Cuántos vehículos de cada tipo se necesitarán para los programas?
Déficit financiero. ¿Cuántos vehículos de cada tipo son financiados por otras fuentes nacionales y/o extranjeras? ¿Cuál es el déficit que se pide que cubra el Fondo Mundial?
Basándose en el análisis realizado, las entidades ejecutoras deben poder justificar la necesidad de comprar un cierto número de vehículos de determinados tipos. Por ejemplo, si la necesidad de disponer de ciertos tipos de vehículos es a corto plazo o los vehículos no se usan con frecuencia, puede ser satisfecha alquilando vehículos u ofreciendo una compensación por el uso de vehículos personales. Si las necesidades son a largo plazo y el uso frecuente, se podría considerar la compra o el alquiler con opción de compra. 3.
Infraestructura existente y otras consideraciones Como parte de la evaluación de las necesidades, las entidades ejecutoras deberían también evaluar la infraestructura existente, en particular el estado de las carreteras, la disponibilidad de redes de servicios, los repuestos, las estaciones de servicio, etc.
Idoneidad de las estructuras. Las carreteras, puentes y otras estructuras de transporte, ¿son apropiadas para transitarlas con ciertos tipos de vehículos?
Disponibilidad de espacio. ¿Habrá suficiente espacio seguro para estacionar o dejar los vehículos?
Redes de servicios. ¿Habrá talleres apropiados para mantener los vehículos en condiciones de manera económica?
Repuestos y neumáticos. ¿Habrá suficientes repuestos y neumáticos de calidad y costo apropiados en el mercado local (o va a ser necesario importarlos)?
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4.
Combustible. ¿Hay combustible (diesel y gasolina) y lubricantes disponibles y fáciles de obtener en el área de operación?
Política administrativa Describir los procedimientos administrativos para la gestión de la flota de vehículos. Describir la función e identificar a la(s) persona(s) o unidades responsables de la gestión de la flota al nivel del Receptor Principal. Si al nivel de los subreceptores se usan más de 10 vehículos, hacer lo mismo para ellos. Indicar quién tiene la responsabilidad ejecutiva de lo siguiente:
5.
Decisiones sobre la compra de vehículos.
Decisiones sobre la sustitución de vehículos.
Decisiones sobre el mantenimiento.
Decisiones sobre reparaciones.
Decisiones sobre asignación de vehículos y su uso.
Decisiones sobre la eliminación de los vehículos.
Examen de las denuncias de uso indebido de los vehículos.
Política y procedimientos operativos El Receptor Principal y todos los subreceptores que operan con vehículos de la flota (10 como mínimo) deben respetar las políticas y procedimientos por escrito que rigen las operaciones. Los documentos de política y procedimientos deben ser aprobados por el Receptor Principal y conservados en los archivos de éste. Se recomienda a las entidades a adoptar prácticas específicas para sus flotas de vehículos. Todas las políticas y procedimientos que se adopten además de las mencionadas deben ser acordes a los requisitos del plan. Las políticas y procedimientos de operación de vehículos deben establecer, entre otras cosas:
Condiciones que deben reunir los chóferes.
Uso de vehículos de propiedad particular.
Entrega de nuevos vehículos.
Calendario de reemplazo de vehículos.
Eliminación de vehículos usados.
Mantenimiento preventivo.
Limpieza de vehículos.
Seguimiento de garantías.
Reparaciones.
Seguridad y notificación de accidentes.
Renovaciones del registro.
Responsabilidades de los chóferes.
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6.
Asignación de vehículos o procedimientos relativos al parque de vehículos.
Uso apropiado de los vehículos financiados por la subvención.
Política de adquisiciones El Receptor Principal debe definir la política de adquisiciones y contratación y el proceso de licitación, y conocer y aprobar los de los subreceptores, si éstos tienen los suyos propios. El proceso de licitación debe guiarse por la búsqueda de eficiencia, eficacia y economía de escala. Se recomienda comprar al por mayor, con especificaciones y plazos de entrega claros para todas las entidades ejecutoras. Reemplazo de vehículos ¿Con qué frecuencia y en qué circunstancias se reemplazan los vehículos? Transferencia de vehículos ¿Cuándo y en qué circunstancias se transfiere la propiedad de los vehículos? Alternativas a la compra de vehículos El Receptor Principal debe aportar pruebas de que ha considerado la viabilidad de otras alternativas a la compra de vehículos, incluidos el arrendamiento (con y sin opción de compra) y reintegros por el uso de vehículos del Gobierno o vehículos particulares de sus empleados.
7.
Política de uso y mantenimiento Asignación de vehículos El Receptor Principal debe describir la política que aplica para determinar el uso y el mantenimiento de los vehículos. Está prohibido asignar para uso diario o periódico un vehículo a un empleado administrativo o ejecutivo, salvo que se documente por escrito que tal asignación es indispensable para la misión del organismo o la institución. Información sobre la asignación de un vehículo El Receptor Principal o la institución que asigna un vehículo a un empleado administrativo o ejecutivo deben obtener los datos siguientes, que han de estar disponibles para su inspección: Número de identificación del vehículo, número de matrículas (licencia), año, marca y modelo. Nombre y puesto de la persona a la cual ha sido asignado. Motivo por el cual la asignación es indispensable para la misión del organismo o institución. Combustible El Receptor Principal debe explicar e incorporar la política y la práctica de asignación de combustible en el manual de procedimiento. Política de reemplazo y eliminación de vehículos En general, los receptores principales deben definir el ciclo óptimo de reemplazo de vehículos que minimice los costos de capital y operación en un tiempo dado. Pueden darse circunstancias en que los vehículos deban ser reemplazados antes (por ejemplo, debido a costos de mantenimiento y reparación excesivamente elevados) o por el contrario, más tarde (por ejemplo, a causa de costos de mantenimiento inusualmente bajos). Los responsables de flota pueden adoptar esas decisiones caso por caso. Procedimiento para la eliminación de vehículos Los receptores principales deben definir el procedimiento de eliminación (venta y/u otras formas de eliminación).
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Plantillas correspondientes
TGF Costing Consolidated Global Fund Budget Dimension_Grants_May2014.xlsx modular template 2014-01-30 Template 0030.xlsx 2014-05-30-16h30.xlsx
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