LANPOSTUAREN AZALPEN ZEHATZA MONOGRAFIA DEL PUESTO DE TRABAJO

EZAGUKARIA / CODIGO: 3249 DOTACIONES: 1, 2, 3 0.- LANPOSTUAREN IZENA / DENOMINACION DEL PUESTO

AUXILIAR ADMINISTRATIVO B

1.- LANPOSTURA EZAGUTZEKO DATUAK / IDENTIFICACION DEL PUESTO Saila / Departamento:

INTERIOR

Artezkaritza / Dirección: PROCESOS ELECTORALES Y DOCUMENTACIÓN Zerbitzua / Servicio: ÁREA DOCUMENTAL

ELECTORAL (Dot: 3) Lan-tokia / Centro de trabajo: BILBAO / LAKUA Zuzeneko nagusiak duen lanpostua eta izena / Puesto y nombre del jefe inmediato:

JEFE DE ÁREA DOCUMENTACIÓN Y ANÁLISIS: Joseba Arocena RESPONSABLE

TERRITORIAL

SERVICIO

ELECTORAL:

Fernando

Castresana

2.- LANPOSTUAREN ZEHAZTAPEN LABURRA / DESCRIPCION RESUMIDA DEL PUESTO

Proporcionar el apoyo administrativo necesario para que el Área o Servicio pueda ejecutar correctamente sus competencias y cometidos.

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3.- EGINKIZUN AZALPEN ZEHATZA / DESCRIPCION DETALLADA DE LAS TAREAS del puesto de trabajo " AUXILIAR ADMINISTRATIVO B ", del Departamento de Interior.

1- Atender las llamadas telefónicas tanto internas como externas, solucionándolas en un primer contacto o trasladándolas a la persona correspondiente. 2- Recepcionar el correo y distribuirlo al personal correspondiente. 3- Realizar el registro de las entradas y salidas de la correspondencia, así como de la documentación que lo requiera. Copia y archivo de las mismas. 4- Llevar a cabo la preparación y remisión de la documentación generada en el área. Fotocopiado y encuadernación. 5- Manejar las aplicaciones y herramientas informáticas necesarias para la elaboración de la documentación requerida por el área. 6- Alimentar, mantener actualizadas y gestionar las bases de datos del área 7- Ordenar el archivo así como los fondos bibliográficos, si los hubiera. 8- Identificar el material que se consume, detectar las necesidades y realizar los pedidos. Mantener actualizado el inventario. 9- Confeccionar y transcribir escritos y comunicaciones 10- Recibir a las visitas y resolver según instrucciones 11- Tramitar administrativamente la gestión contable (liquidaciones de gastos, facturas, anticipos…) 12- Tramitar administrativamente las incidencias y/o solicitudes generadas por el personal del área (consultas médicas, permisos, subvenciones, cursos, …) 13- Trasladar al área correspondiente (mantenimiento, informática…) las averías y /o necesidades que surjan en el área. 14- Elaborar diariamente un dossier de prensa y distribuirlo a quien corresponda.

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4.- EZAGUPENAK / CONOCIMIENTOS 4.1. OINARRIZKOAK / BASICOS
Bachiller Elemental // Graduado Escolar

4.2. BEREZIAK / ESPECIFICOS
Manejo de aplicaciones informáticas
Normativa y procedimientos internos
Manejo de digitalizadotas editoras de vídeo

5.- LAN-ESPERIENTZIA / EXPERIENCIA


3 meses

6.- EGIN BEHAR DIREN BURU-AHALEGINAK / ESFUERZO MENTAL


En la transcripción de textos, informatización y registro de datos… para evitar que se produzcan errores que perjudicarían el trabajo posterior del personal del área
Cuando las realización de las tareas se encuentra sujeta a plazos establecidos
En la organización, localización y cotejo de la documentación, archivos …

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7.- AUTONOMIA - EKIMENA / AUTONOMIA - INICIATIVA 7.1. AGINTE-MAILA / POSICION JERARQUICA

ZUZENEKO NAGUSIAREN LANPOSTUA PUESTO DEL JEFE INMEDIATO


JEFE ÁREA
RESPONSABLE TERRITORIAL ZUZENEKO NAGUSIAREN DAUDEN BESTE BATZUK OTROS QUE DEPENDAN ASIMISMO DEL JEFE INMEDIATO

     

GALDEKIZUNA ERANTZUNEN DUENAREN LANPOSTUA PUESTO DEL ENTREVISTADO

AUXILIAR ADMINISTRATIVO B

7.2- AUTONOMIA . ERABAKIAK / AUTONOMIA . DECISIONES


Priorizar y organizar las tareas a realizar según necesidades
A la hora de realizar alguna compra, incluir alguna noticia…

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7.3. EKIMENA / INICIATIVA


Sobre cuestiones del día a día en la que se conoce su operativa

7.4. LANPOSTUAK JASATEN DUEN KONTROLA / CONTROL EJERCIDO SOBRE EL PUESTO


Trato diario con el superior inmediato
Dependiendo de la complejidad, control en momentos puntuales del desarrollo del trabajo.

8.- EGINKIZUNAGATIKO ERANTZUKIZUNA / RESPONSABILIDAD POR LA FUNCION

8.1. LANPOSTUAREN BALIO ERANTSIA / VALOR AÑADIDO DEL PUESTO

SARRERAK / ENTRADAS

BALIABIDEAK / MEDIOS

IRTEERAK (EKOIZKINAK / ZERBITZUA) SALIDAS (PRODUCTOS / SERVICIO)

GIZAKIZKOAK / HUMANOS

 Correspondencia, solicitudes de

información

documentación variada  Necesidades materiales  Imágenes y documentos  Recepción de facturas

 Información  Publicaciones, dossier de

y TRESNERIA / GAIAK EQUIPO / MATERIALES

Informáticos Archivos Normativas, circulares Videograbadoras, edición de vídeo y audio DIRUZKOAK / PRESUPUESTARIOS

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prensa

informes, textos,

listados…  Pedidos de material  Notificaciones  Tramitación de facturas

8.2. EMAITZEN DUEN ERAGINA / INCIDENCIA SOBRE LOS RESULTADOS


Retrasos, repetición y/o corrección de los trabajos
Información no actualizada, Perjuicios al usuario
Deterioro de la imagen del área y del Departamento

9.- HARREMANEKIKO ERANTZUKIZUNA / RESPONSABILIDAD POR LAS RELACIONES

9.1. BARRUKOAK / INTERNAS





Con quien Dirección de Servicios Departamento

Con que frecuencia








y

peticiones

de





Hacienda y Administración Pública

Para que Resolución de consultas

Habitual

Informática

Envío documentación Tramitación

de

permisos,

facturación…




Usuarios

Pedidos de material y compras

9.2. KANPOKOAK / EXTERNAS

Con quien










Con que frecuencia

Para que




Proveedores

pedidos,

renovar

suscripciones

Correos, mensajería Técnicos mantenimiento

 Habitual

Empresas externas

 En

Juntas Electorales

Realizar

periodos

electorales

Ayuntamientos Partidos políticos

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Solicitar presupuestos Reparaciones Facturación Correspondencia Tramitación de documentos …

10.- INOREN LANAGATIKAKO ERANTZUKIZUNA / RESPONSABILIDAD POR EL TRABAJO DE OTROS

ZUZENAK / DIRECTOS

MAILA / CATEGORIA

ZEHARKAKOAK / INDIRECTOS

MAILA / CATEGORÍA

11.- LANPOSTUAREN BESTE ZEHAZTASUN BATZUK / OTROS ASPECTOS DEL PUESTO DE TRABAJO


Manejo de información confidencial
Uso frecuente de pantalla del ordenador,
Plazos inaplazables en periodo electoral
Fuerte carga de trabajo en ocasiones

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LANPOSTUDUNAREN OHARRAK / OBSERVACIONES DEL TITULAR

Eguna / Fecha: Izenpea / Firma:

ZUZENEKO NAGUSIEN OHARRAK / OBSERVACIONES DEL SUPERIOR INMEDIATO

Eguna / Fecha: Izenpea / Firma:

TEKNIKARIAREN IZENA / NOMBRE DEL ANALISTA:

Eguna / Fecha: Izenpea / Firma:

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