“Las nuevas tecnologías y las bibliotecas: una síntesis sobre su evolución y repercusiones”

José Luis Herrera Morillas Universidad de Extremadura. Facultad de Biblioteconomía y Documentación La Alcazaba (antiguo hospital militar) 06071 BADAJOZ Teléfono: 924/289300 (ext. 6426) Fax: 924/286401 C.e. [email protected] Resumen: Se realiza una síntesis sobre la evolución y repercusiones de las nuevas tecnologías en las bibliotecas a través del desarrollo de la automatización de las bibliotecas, los sistemas integrales de gestión y la biblioteca digital.

I. INTRODUCCIÓN Las tecnologías de la información y de la comunicación han introducido cambios tan significativos que las bibliotecas no han podido permanecer ajenas a ellos. Las tecnologías de la información representan un fenómeno de amplio espectro porque conllevan un verdadero cambio estructural en las organizaciones e implican el acceso de todas las informaciones. Estamos ante una doble revolución: -

revolución informativa, y revolución organizativa

La consecuencia lógica de la tecnología de la información es la sociedad de la información, término acuñado a principios de los ochenta para hacer referencia a la importancia que adquiere la información y las tecnologías relacionadas con ellas en todos los ámbitos, hasta tal punto que dentro de las organizaciones la información se considera como un activo más, y se le da cada vez más importancia a su gestión. La sociedad de la información trae consigo fundamentalmente tres consecuencias: -

Mayor cantidad de información.

-

Nuevas formas de información.

-

Nuevas herramientas para gestionarla.

En el ámbito de las bibliotecas, el desarrollo tecnológico que ha tenido lugar desde los años sesenta ha supuesto un cambio en el concepto tradicional

de biblioteca. La historia de las bibliotecas muestra cómo la tecnología disponible en cada época (desde la pluma y la tinta, la máquina de escribir, hasta la microfotografía, el ordenador y las redes telemáticas) influye decisivamente en la forma en que lleva a cabo sus trabajos técnicos y en los servicios que puede ofrecer a sus usuarios. Uno de los ejemplos más claros puede ser el catálogo, el elemento bibliotecario por excelencia. Los instrumentos que se utilizan para crear un catálogo manual determinan la forma en que ese catálogo se lleva a cabo, sus funciones y su uso. Y será completamente distinto de aquél creado a través de un sistema informático al que se puede acceder desde cualquier lugar del mundo. Al mismo tiempo esta nueva tecnología pone en tela de juicio las normas y estándares que se utilizan para su creación y no porque las anteriores fueran inapropiadas sino porque se crearon para una tecnología determinada que nada tiene que ver con la actual. Y además, gracias a la tecnología la creación del catálogo ya no ocupa el lugar tan relevante que antes tenía (Ortiz-Repiso, 2001). La biblioteca como institución y organización, por tanto, ha sido afectada por estas mutaciones. La transformación más importante ha podido ser la desaparición del concepto de biblioteca como colección local y precisa de recursos de información ubicados en un depósito físico, sustituido por la idea de la biblioteca como servicio capaz de suministrar todo un universo de recursos de información. Este cambio de concepción está estrechamente vinculado con la noción de la biblioteca como sistema de información que conecta recursos de información y usuarios. Para facilitar ese uso de la información es por lo que la biblioteca se organiza como sistema y emplea la tecnología (Tardón, 2001). La tecnología en definitiva no es sólo una herramienta para hacer las mismas cosas de la misma forma pero de manera más cómoda y rápida sino que trastoca todo lo que toca.

2. EL DESARROLLO DE LA AUTOMATIZACIÓN DE BIBLIOTECAS La automatización de las bibliotecas es un proceso que ha producido profundos cambios en el mundo bibliotecario, principalmente en la evolución tecnológica y en la actividad del personal. La automatización tuvo como primera misión que las labores de creación y organización de un fondo bibliográfico, principalmente, puedan realizarse automáticamente, liberando de este modo al bibliotecario de muchas de estas tareas repetitivas, consiguiendo aumento de la eficacia en el proceso técnico. Posteriormente fue incorporando otras ventajas: -

La mejora del servicio a los usuarios: rapidez en la información deseada.

-

De seguridad (erratas, pérdidas, etc.).

-

De rapidez de puesta al día.

-

De cooperación: constitución de redes, préstamo interbibliotecario, etc.

-

Normalización de la documentación.

-

La producción de todo tipo de estadísticas, listas, catálogos, etc.

-

Rapidez y exhaustividad en la gestión de los catálogos.

-

Liberación y control de la circulación de las publicaciones.

El impacto que han sufrido las bibliotecas con la informatización se debe a dos causas primordialmente: -

A la automatización de las tareas concretas tradicionales.

-

A la incorporación de los Sistemas Integrales.

Los estudios evolutivos sobre el desarrollo de la automatización de bibliotecas han identificado 4 fases (Lavagnino, 1997): 1ª. Uso de tecnología de impresión tradicional: máquinas de escribir eléctricas. 2ª. Aparición de los sistemas de biblioteca monofuncionales: trabajan sobre minicomputadores. Se pone el énfasis en la automatización de tareas técnicas. 3ª. Importante salto cualitativo en los servicios ofrecidos gracias a la digitalización de los documentos secundarios. Permite construir un único catálogo que integra a todos los demás: el opac. 4ª. Desterritorialización de la biblioteca para consulta de fondos: gracias a la interconexión de redes de comunicaciones locales, nacionales, e internacionales

3. LOS SISTEMAS INTEGRALES DE BIBLIOTECAS Uno de los objetivos de la automatización de bibliotecas ha sido el desarrollo de sistemas multifuncionales que sean capaces de hacer más de un único conjunto de operaciones. Es lo que se llama “sistemas integrados o integrales”. Se pueden definir como un grupo de programas informáticos relacionados entre sí que automatizan múltiples operaciones y funciones bibliotecarias. Una configuración básica incluye programas para la gestión de catalogación, opac y circulación (Tardón, 2001). Los sistemas integrales de biblioteca constituyen la primera fase de la biblioteca electrónica. Al principio lo hicieron de forma muy rudimentaria automatizando tareas puramente administrativas. Progresivamente fueron incrementando su capacidad de interconexión, hasta llegar al momento actual,

que presentan nuevas tendencias con vistas a incrementar su competitividad. Las empresas de sistemas integrados de bibliotecas han realizado un conjunto de mejoras en sus sistemas, podemos destacar: -

Módulos de aplicación que disminuyen la necesidad de operadores humanos por ser tareas esencialmente repetitivas: módulos de autopréstamo…

-

Incremento de funcionalidades del opac: acceso a un número mayor de recursos de información (bases de datos, revistas electrónicas, etc.).

-

Módulos de biblioteca digital: digitalización de documentos, consultas a través de la red (libros, fotos, artículos, etc.).

Para ver las cualidades actuales de estos sistemas nos vamos a fijar en dos de los productos más recientes: los sistemas integrados ABSYS e Innopac Millennium. El sistema integrado ABSYS (desarrollado por la empresa Baratz) presenta como versión más reciente: Absys 6.0. (diciembre 2002). Algunas Innovaciones son1: -

Incorporación de la última versión de IBERMARC / MARC 21.

-

Herramientas para la gestión de tesauros o sistemas de control de autoridades múltiples (multilingües o de otro tipo).

-

Base de datos de autoridades, con la introducción de enlaces (links) entre registros de autoridad.

-

Absys Web Opac con: o Gestión del histórico de búsquedas. o Posibilidad de ejecución por un lector de su perfil de DSI. o Visualización detallada de colecciones. o Personalización por el usuario del número de documentos a visualizar. o Ordenación y rediseño de su interfaz estándar.

-

1

Presentación opcional del estado detallado de las colecciones (kardex) en Absys Web Opac y también para el profesional, incluyendo en este caso la visualización y gestión en formato de calendario.

Más información disponible en: http://www.baratz.es/baratz/

El sistema integrado Innopac Millennium (desarrollado por Innovative Millenium2) tuvo su primera entrega en 1996. Cuenta con mayor difusión en las bibliotecas universitarias. Es una aplicación tecnológicamente muy avanzada. Ofrece una solución global a las distintas tareas y servicios que debe ofrecer un centro bibliográfico a sus usuarios (Kline, 1999): -

Independencia de plataforma: o Las bibliotecas tienen la opción de decidir qué hardware y sistemas operativos pueden combinarse: de esta forma se reduce la necesidad de sustituir las máquinas existentes.

-

Implementación de programación en Java: o Permite utilizar únicamente una versión del software del cliente, debido a su eficacia, seguridad y compatibilidad con varias plataformas. o Los módulos de Millennium están disponibles en Java con una interfaz de usuario gráfica interactiva a todo color.

-

Diversidad: se puede adaptar a pequeñas o grandes bibliotecas.

Respecto al Hardware, Millennium es un sistema abierto e integrado, diseñado para permitir a las bibliotecas maximizar el uso del hardware existente, sin tener que volver a invertir grandes cantidades en nuevas configuraciones. Tiene disponibles clientes gráficos Java para PC con Windows 95/98/2000/NT. La interfaz, basada en caracteres, admite cualquier tipo de ordenador personal. Además de los módulos para las funciones clásicas incluye:

2

-

INN-Reach: es el software más sofisticado disponible actualmente. Permite a las bibliotecas compartir datos y recursos ubicados y mantenidos en distintos sistemas de automatización. Junto con el software y el hardware del sistema Innovative, INN-Reach crea una comunidad virtual, lo que permite a las bibliotecas compartir un catálogo conjunto y aumentar así la oferta al usuario. Al unir varios sistemas bibliotecarios, INN-Reach combina el catálogo conjunto con funciones de circulación y préstamo interbibliotecario altamente sofisticadas. Los usuarios pueden buscar el catálogo conjunto desde el acceso OPAC de cualquier biblioteca y realizar peticiones de materiales desde otras bibliotecas. Debido a que las peticiones se realizan en tiempo real, se reducen los costes y el período de devolución de los préstamos interbibliotecarios y se garantiza al usuario rapidez en la entrega de estos documentos.

-

Web OPAC: los usuarios cuentan con acceso global y, con sólo un navegador Web estándar con acceso a Internet, pueden acceder al

Para más información véase: http://www.iii.com/index.shtml

catálogo de la biblioteca desde cualquier lugar y a cualquier hora, independientemente de la ubicación física, la información estará siempre a disposición de los usuarios. -

MAP - Millennium Access Plus: al incrementarse el contenido en línea, las bibliotecas deben encargarse de gestionar el acceso a información que va más allá de las áreas de control tradicionales de las bibliotecas. Los usuarios de las bibliotecas necesitan y esperan un mapa electrónico del sitio fácil de usar y de gran alcance. MAP (Millennium Access Plus) es una solución integrada destinada a satisfacer la necesidad de gestionar el acceso a recursos de información en línea sirviendo a los usuarios de guía rápida para los contenidos de Internet, al mismo tiempo que se protegen los derechos de la biblioteca y sus proveedores. MAP permite a la biblioteca ofrecer acceso a través de: o Web Access Management (con enlaces directos a bases de datos y servidores externos para los usuarios). o MetaFind (con acceso a varios recursos basados en Web con sólo una búsqueda). o Resource Linking (que conduce directamente desde la pantalla bibliográfica a los recursos relacionados).

-

TNS (telephone notification system), para el envío de notificaciones automáticas por teléfono a los usuarios.

-

Telephone Renewal, para la solicitud de renovaciones del préstamo por teléfono.

-

Millenium Reports, sofisticada herramienta para la generación de informes.

4. LA BIBLIOTECA DIGITAL Hemos visto cómo desde la automatización de los catálogos se ha ido incrementando la aplicación de las nuevas tecnologías a las bibliotecas, en un proceso no completado aún. En esta evolución, una aportación importante se va a producir en la década de los noventa del pasado siglo, nos referimos a la edición digital, hecho que ha transcurrido de forma simultánea a la generalización del uso de Internet. A partir de aquí se ha dado un paso adelante, quizá el más innovador y el que ofrece perspectivas más transformadoras: el ofrecimiento de repertorios en texto completo, incluyendo libros anteriormente editados en soporte papel y, sobre todo, revistas. La gran novedad des este sistema, consiste en que permite la consulta de los textos digitales en línea, desde un ordenador personal (Laparra, 2002). Asistimos en la actualidad al desarrollo de las bibliotecas digitales, sobre las que existe cierta confusión a la hora de definirlas. La propia comunidad

bibliotecaria ha usado diferentes nombres para referirse a la biblioteca digital (Bustamante y Padial, 2002): -

Biblioteca electrónica.

-

Biblioteca virtual.

-

Biblioteca sin paredes.

-

Biblioteca híbrida.

Pero no deben confundirse, pues la biblioteca digital implica el uso de las telecomunicaciones, es decir, el acceso a la información puede realizarse de forma remota e independiente del lugar y número de conexiones (Hípola, Vargas y Senso, 2000). Para Galán Gall (2001) primero se habló de bibliotecas electrónicas, cuando el acceso a la información empezó a ofrecerse por medios informáticos de modo local, posteriormente comenzamos a hablar de bibliotecas virtuales, cuando el acceso a los catálogos y a otros tipos de información pudo extenderse a áreas geográficas mucho más amplias por medio de Internet. Finalmente hablamos de bibliotecas digitales cuando lo accesible no es ya sólo información referencial sino los documentos primarios en sí mismos, aunque en soportes diferentes de los tradicionales. La mayoría de los expertos en biblioteconomía y documentación definen las bibliotecas digitales como repertorios de objetos digitales, más o menos organizados, que sirven a una comunidad de usuarios definida; ellas respetan los derechos de autor y los gestionan, además disponen de mecanismos de preservación y conservación apropiados. Así, según Bustamante y Padial (2002) la biblioteca digital es: “Una colección organizada de materiales en formato digital (texto, datos numéricos, imágenes, vídeos, música, etc.) a las que se accede por medio de las redes telemáticas, permitiendo el acceso local o a distancia por parte de una comunidad de usuarios locales o remotos”. Una biblioteca digital no es una simple colección de documentos digitalizados que se consultan mediante un catálogo en línea, es todo un espacio de investigación capaz de generar conocimiento. El concepto de biblioteca digital no es únicamente el equivalente de repertorios digitalizados con métodos de gestión de la información. Es más bien, un entorno donde se reúnen colecciones, servicios y personal que favorecen el ciclo completo de la creación, difusión, uso y preservación de los datos, para la información y el conocimiento. La biblioteca digital no intenta "copiar" la realidad impresa, sino que genera una nueva estructura de la información que hace que esta evolucione

desde el concepto lineal del libro y los documentos tradicionales al concepto hipertextual, donde la información llega al usuario de formas muy variadas y provista de todo tipo de vínculos, los cuales permiten ampliar, concretar o explicar los contenidos de forma simultánea y diferente. El hipertexto incluye mucha más información no textual que el impreso, al incorporar elementos multidimensionales. ¿Qué es entonces una biblioteca digital? En la definición más amplia de la palabra, se podría decir que una biblioteca digital es: una colección de servicios y objetos de información los cuales se acceden vía medios electrónicos o digitales. Una definición más estricta exige que la colección esté organizada, y al igual que en una biblioteca tradicional, que los documentos estén catalogados y clasificados para su recuperación. A los documentos se accede y son legibles mediante el ordenador. En los casos de las bibliotecas digitales en línea, los documentos están disponibles desde cualquier máquina conectada a la red. El ideal es que la biblioteca digital ofrezca servicios, organización, clasificación, catalogación, acceso y recuperación de la información y la presentación electrónica de los materiales. Respecto al impacto y repercusiones de la biblioteca digital citamos algunos de los aspectos señalados por Moscoso y Ortiz-Repiso (2002): -

El usuario final tiende a convertirse en ser autosuficiente en la búsqueda y acceso a la información, pero se enfrenta a un caos informativo, en ocasiones incapaz de descifrar.

-

El bibliotecario debe abandonar su papel de intermediario y convertirse en intérprete.

-

La misión de las bibliotecas digitales no consiste tanto en crear y mantener colecciones impresas, analógicas o digitales: sino en proporcionar acceso al sinfín de objetos digitales de la red a través de protocolos y enlaces transparentes para el usuario final.

-

Surgen problemas asociados a la financiación: o La infraestructura necesaria implica costes elevados. o Gastos del pago de licencias. o Formación continua del personal. o Se prolonga el debate sobre si las bibliotecas deben cobrar por sus servicios a los usuarios.

-

La primacía de recursos electrónicos en lengua inglesa amenaza la diversidad cultural.

-

El principio de autoridad amenaza con desintegrarse debido a: o la proliferación de documentos “basura”. o y a la posibilidad manipular con extrema facilidad y flexibilidad el contenido de cualquier recurso en la red: cualquiera puede generar un documento e introducirlo en la red.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

BUSTAMANTE, A. T.; PADIAL, M. A. (2002). Bibliotecas electrónicas, digitales y virtuales: conceptualización del nuevo modelo de biblioteca. En: JORNADAS BIBLIOTECARIAS DE ANDALUCÍA (12ª. 2002. Málaga). Los nuevos retos de los servicios bibliotecarios: Málaga: Asociación Andaluza de Bibliotecarios, p. 279-288. GALÁN GALL, A. (2001). La biblioteca digital de la UCLM. Universidad de Castilla-La Mancha [en línea]. Disponible en: gaia.dcs.fi.uva.es/~jbidi2001/comunicaciones/33_Bibdig_UCLM.pdf [Citado 24 enero 2002]. HÍPOLA, P.; VARGAS, B.; SENSO, J. A. (2000) Bibliotecas digitales: situación actual y problemas. El profesional de la información, 2000, abril, vol. 9 (4), p. 413. KLINE, J. (1999). El futuro de los sistemas integrados de gestión bibliotecaria: entrevista con Jerry Kline. El Profesional De La Información, vol. 8 (12), p. 2428. LAPARRA, E. (2002). Las bibliotecas digitales y el reto de la edición electrónica. Una propuesta: “La biblioteca Virtual Miguel de Cervantes Saavedra”. En: JORNADAS BIBLIOTECARIAS DE ANDALUCÍA (12ª. 2002. Málaga). Los nuevos retos de los servicios bibliotecarios. Málaga: Asociación Andaluza de Bibliotecarios, 2002, p. 105-121. LAVAGNINO, M. B. (1997). Networking an the role of the academic systems librarian: an evolutionary perspective. College and Research Libraries, vol. 58 (3). p. 49-75. MOSCOSO, P.; ORTIZ-REPISO, V. (2001). El impacto tecnológico en el quehacer bibliotecario: hacia un nuevo modelo de Biblioteca. La Biblioteca Digital. Documentación de las Ciencias de la Información, vol. 25 (7-8), p. 115127. ORTIZ-REPISO, V. Tecnología de la Información en las bibliotecas: inventando el futuro. En: CONGRESO ISKO-ESPAÑA (5º. 2001. Alcalá de Henares) [Cd-

Rom]. La representación y organización del conocimiento: metodologías, modelos y aplicaciones. TARDÓN, E. (2001). De los sistemas integrales de biblioteca a los sistemas integrales de información. En: MAGÁN WALS, J. A. (coord.). Temas de biblioteconomía universitaria y general. Madrid: Editorial Complutense, p. 249271.