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LECCIÓN Nº 16 LOS COSTOS PREDETERMINADOS : EL SISTEMA DE COSTOS ESTANDAR Vamos a enfocarnos en este grupo que se refiere a la clasificación de acuerdo al tiempo en que se determinan, específicamente en los costos predeterminados que es donde se encuentran los costos estándar, de los que nos interesa estudiar en esta ocasión. Predeterminados.- Se determinan antes de que sean realizados. Históricos.- Costos que se determinan cuando ya se realizaron. Predeterminados.- Se determinan antes de que sean realizados.

Costos Predeterminados Los costos históricos o reales que se registran hasta que han sido realizados y esto provoca que se conozca el costo total hasta que se finalice el periodo o la producción, por lo cual se ha hecho necesario diseñar técnicas de valuación predeterminadas, que consisten en conocer, mediante ciertos estudios, por anticipado el costo de la producción, lo que permite que en cualquier momento se pueda obtener el costo de ventas, además de aportar un mayor control interno. Los costos predeterminados se clasifican a su vez en costos estimados y costos estándar.

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Los costos estimados son una técnica que se basa en la experiencia habida, el costo estimado indica lo que puede costar algo, motivo por el cual al final del periodo se ajusta a los costos reales. Los costos estándar representan el costo planeado de un producto y por lo general se establecen mucho antes de que se inicie la producción, proporcionando así una meta que debe alcanzarse. Ahora analizaremos más a fondo este tipo de costos. DEFINICIONES IMPORTANTES: 1.- Un estándar se puede definir como un patrón de medida científicamente elaborado. 2.- Un costo estándar es entonces un patrón de medida que nos indica cuánto debería costar la elaboración de un producto o la prestación de un servicio si se dan ciertas condiciones. 3.- Un sistema de costos estándar es el conjunto de procedimientos y normas que permiten determinar el costo estándar y además ayudar en el control y la toma de decisiones. 4.- Cuando los estándares se involucran formalmente al sistema contable de la empresa se dice que hay un sistema de contabilidad de costos estándar.

Para el caso que nos ocupa en este capítulo, se desarrollarán métodos que no nos involucra en los sistemas contables.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS COSTOS ESTANDAR VENTAJAS: Para poder hablar de ventajas de algo, es necesario referenciarlo con respecto a otra cosa. En este caso las ventajas de los costos enfrentaremos contra el costo real. 1) La primera ventaja de sistema de costos estándar está dada por la calidad de la información que suministra.

Esta información es más rápida, oportuna, veraz y

económica. 2) Una vez implantado el sistema es más económico. Esta economía se refleja en la reducción de papelería y trabajo de Secretaria. Veamos: Por ejemplo, si se conociera qué cantidad de materiales se requiere para elaborar determinado producto, basta entonces con una sola requisición de materiales para solicitar al almacén los elementos necesarios; en el caso de las tarjetas de tiempo ocurre igual, ya que también se conoce el tiempo requerido para la producción. En otros sistemas no ocurre lo mismo, ya que sólo cuando se produce se conocen las cantidades y cualquier número de requisiciones y de tarjetas de tiempo es usado. Prof. CPC Iván Carvajal Aparicio

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3) Como consecuencia de la oportunidad de la información, la empresa puede tomar mejores decisiones en cuanto a: Fijación de precios de venta a) Analizar rentabilidad por producto b)

Analizar qué productos retirar

c)

El sistema permite elaborar el presupuesto.

d)

Hay mejores normas para la evaluación operativa y administrativa.

DESVENTAJAS: 1) Su implementación puede ser costosa. 2) Por pensarse en la eficiencia se puede perder eficacia. 3) Las normas tienden a adquirir rigidez. Mientras que las condiciones de fabricación podrían cambiar aceleradamente. 4) Cuando las normas se revisan frecuentemente, su efectividad para evaluar la actuación podría debilitarse, ya que ello es medir actividades con un criterio elástico poco uniforme. Por otra parte, si no se revisan las normas cuando se producen cambios de fabricación importantes, se podría obtener una medición deficiente. 5) En periodos de inflación galopante es necesario cambiar constantemente dichos estándares, especialmente si las cifras de costos son en términos nominales. Para ciertas empresas por su tamaño no aceptan el sistema estándar 6) y podría ser más apropiado un sistema de costos estimados o un sistema de costos real. A.

CLASIFICACIÓN

La abundante información existente, ha permitido que se den diferentes denominaciones a una misma cosa, esto a creado confusiones. En otro orden de ideas a los mismos estándares se ha llamado de diferentes maneras, pero las denominaciones mas conocidas son aquellas que se dividen en dos grupos: 1. Costos estándar circulantes o ideales. Son aquellos que representan metas por alcanzar, en condiciones normales de la producción, sobre bases de eficiencia; es decir representan patrones que sirven de comparación para analizar y corregir los Costos Históricos, claro esta que los Costos Estándar de este tipo, se encontrarán continuamente sujetos a rectificaciones, si las circunstancias que se tomaron como base para su cálculo han variado. 2. Costos estándar básicos o fijos. Representan medidas fijas que sólo sirven como índice de comparación y no necesariamente deben ser cambiados, aun cuando las condiciones del mercado no han prevalecido.

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Estos estándares reúnen las siguientes características: •

Su rendimiento se espera que sea el máximo, es decir, un rendimiento del 100%

•

Se consideran que son estándares para el largo plazo, lo que implica hacer las mínimas modificaciones. Charles T. Horngren los ha definido así: "Son los sueños de los Ingenieros Industriales en sus fábricas celestiales.

•

Un segundo grupo de estándares se ha llamado como: normales, circulares, flojos, de promedio, espectros y móviles. El rendimiento de estos estándares se espera que en promedio sea el de períodos anteriores. Son estándares para el corto plazo que permite sean fácilmente modificables.

•

Existe un tercer grupo que se conoce como: reales previstos, elevado rendimiento factible y presupuestado. Estos estándares tienen la característica de que con una actuación normal pueden ser fácilmente alcanzabas lo que permite servir de factor motivante.

Son determinados para el corto plazo pero un corto plazo definido -

normalmente un período contable -. •

Con cualquiera de los tres tipos arriba descritos una empresa puede trabajar. Si lo que se pretende es estandarizar los materiales o el tiempo de producción, es necesario utilizar los estándares ideales. El caso más concreto de éstos sé da en productos que llevan bastante tiempo sin ser modificados y siguen cumpliendo su función. La Coca-Cola es un prototipo, la tela conque se produce el jean, etc.

•

El precio de compra de los materiales es difícil que se pueda estandarizar y es necesario recurrir entonces a los estándares de¡ grupo 2 y por el lado humano de la empresa el grupo 3 tiene sus aplicaciones.

DETERMINACIÓN DE ESTANDARES: Como más adelante se demuestra, para establecer cuánto debería costar la producción de un artículo, es necesario definir estándares: dos por cada elemento del costo.

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1) Estándares de materiales: Con este estándar se pretende determinar cuánto deberían costar los materiales para el producto que se elabora. Esto implica estandarizar precios y cantidades. Estándares de precios: Como anteriormente se indicó éste es un estándar que solo se puede definir para el corto plazo.

Es tratar de proyectar por parte de la compañía cuánto debería pagar por sus

materiales en un futuro. Para llegar a establecer este precio, normalmente las empresas conforman un comité. Este comité puede estar compuesto por las siguientes personas: El jefe de compras que es quien conoce los proveedores - sabe dónde se compra -; el jefe de producción que es quien conoce las especificaciones de los materiales requeridos y evitar compras de materiales que no cumplan las condiciones exigidas; el jefe del departamento financiero que es el encargado de indicar las formas de pago; también debe tener participación en este comité un representante de mercadeo ya que las especificaciones de lo que verdaderamente quiere el consumidor puede influir en el tipo de material que se requiere. Bien sabido es que en ningún momento un comité toma decisiones y su labor es de sugerir, por consiguiente la decisión es tomada exclusivamente por la gerencia. El precio de compra deberá incluir los siguientes conceptos: •

El precio de lista.

•

Si es posible identificar sin son de valor relevante y si la empresa desea tener los precios más científicos deberá cargar los -fletes- seguros, y costos de manejo. La inflación proyectada también debe ser incluida.

•

En ocasiones existen materiales que tienen un impuesto al valor agregado ¡VA mayor que el reconocido por el gobierno. Si esto ocurre, es necesario agregar también 'al precio la diferencia entre lo pagado y lo reconocido por el gobierno.

•

Los descuentos se deducirán si son descuentos comerciales y por volumen cuando se compre lo exigido por el proveedor.

Los descuentos por pronto pago deben ser

considerados como ingresos o egresos financieros. Existen diferentes formas de determinar el precio estándar. La forma más tradicional en nuestro medio es la de considerar precios negociados, es decir, llegar a un acuerdo con el proveedor de manera que garantice un precio igual para un período determinado. Otra forma usual es la de utilizar la estadística, tratar de proyectar el precio. Aunque se pierde la característica de estándar es frecuente que algunas empresas se valgan de la intuición para fijar este renglón. Cuando se puede confiar en el mercado, es posible que éste pueda dar una información aceptable para proyectar los precios. Cualquier variación que se presente entre el precio pagado y el precio estándar debe ser consultado con el jefe de compras no para hacerlo responsable - es difícil que este

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funcionario pueda tener incidencia en los cambios de precios -, más bien, para conocer las causas y poder tomar las medidas correctivas. Estándares de cantidades: Este estándar pretende' indicar las cantidades necesarias para que se pueda elaborar el producto requerido por el consumidor. Las pruebas de laboratorio e investigaciones de mercados pueden ser las bases para llegar a establecer la FORMULA DE ELABORACION. El estándar de cantidades puede ser hecho para el largo plazo en la esencia de¡ producto. Los accidentes como color, forma, talla, etc., pueden permitir ciertos cambios que den apariencia de un nuevo producto pero conservando las características fundamentales. Para evitar daños en la producción del artículo, es necesario además de las cantidades mínimas requeridas dejar alguna holgura en el estándar. Cualquier exceso -a veces menor cantidad- de material usado es de responsabilidad del jefe de producción. 2) Estándares de mano de obra: Al igual que con el costo estándar de los materiales, es necesario en el caso de la mano de obra fijar también un estándar por precio o salario y otro por tiempo o cantidad. Estándar de precio. Este estándar indica el precio que deberá cargarse al producto por utilizarse la mano de obra. Es responsabilidad de Relaciones Industriales fijar el salario que se debe pagar a quienes directamente transforman el producto. La base para determinar el precio estándar de la mano de obra puede ser las colectivas no hay Sindicato, la base puede ser un acuerdo colectivo; la falta de este acuerdo, se puede hacer por promedio de los pagos hechos en períodos anteriores y en última instancia por lo que se paga a la competencia. El salario estándar deberá incluir el salario básico más las prestaciones sociales más los aportes patronales que generan quienes constituyen la mano de obra directa. Es normal que en el medio colombiano las convenciones y los pactos colectivos se acuerden para un período hasta de dos años. Cualquier cambio que se dé entre lo pagado y lo estandarizado tiene como responsable a Relaciones Industriales o a Producción si está ubicado mal el personal. a) Estándares de tiempo y cantidad. Para determinar qué cantidad de tiempo se debería utilizar en la producción de un artículo, la- Ingeniería Industrial ha desarrollado los estudios de tiempo y movimientos.

Por consiguiente son

responsables de determinar el tiempo estándar los departamentos de Ingeniería Industrial. El tiempo debe ser fijado para un largo plazo. La responsabilidad por usar mayor o menor cantidad de tiempo en la producción recae en el departamento de producción.

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El estándar de tiempo debe incluir además de lo que en condiciones normales se estima, una holgura que se denomina suplementos. Dentro de los suplementos debe adicionarse parte por fatiga, necesidades fisiológicas y algunas actividades que no son productivas. 3) Estándares de costos indirectos fabricación: CIF. Como todo costo estándar, este elemento de¡ costo requiere también que se defina un estándar, por precio y otro por cantidad. Estándar de precio o tasa estándar. Para poder definir esta tasa es necesario hacer dos presupuestos: Lo primero que debe proyectar es el nivel de actuación que se espera alcanzar, es decir, qué nivel de operación es el más recomendable para la empresa. El segundo presupuesto es el de los costos indirectos de fabricación. Para el nivel de actuación es necesario definir qué capacidad deberá utilizar la empresa y qué base debe ser usada. - No es tema de este capítulo entrar a discutir cuáles criterios con respecto a éste sea lo mejor -Con respecto al presupuesto de los CIF se partirá de un presupuesto flexible. Es normal que la tasa se defina en término de S/./hora y definida así, la cantidad estándar serían las horas de mano de obra que se estandarizaron en el ese elemento mano de obra directa. Son responsables de definir estos dos estándares los encargados de producción y la responsabilidad de hacer buen o mal uso recae también en producción. Una vez definidos los estándares por cada elemento del costo, la empresa elabora una tarjeta estándar que solo es un resumen de los seis estándar. Un modelo de tarjeta se muestra a continuación: TARJETA DE COSTOS ESTANDAR Producto Z. Materiales: Precio estándar Cantidad estándar Costo estándar materiales

xxxxx xxxxx xxxxx

Mano de obra: Precio estándar Cantidad estándar Costo estándar mano de obra

xxxxx xxxxx xxxxx

Costos Indirectos de fabricación: Tasa estándar Cantidad estándar Costo estándar de los CIF

xxxxx xxxxx xxxxx

Costo estándar de producción

xxxxx

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Habiendo determinado los elementos del costo estándar de la producción es posible elaborar la hoja de costos. Ejemplo: HOJA DE COSTO ESTÁNDAR Producto "X" Concepto

Cantidad

MP A B

10 20

MO A B MP A B

Costo p. und

Parcial

Total

12.00 10.00

120.00 200.00

320.00

23 hr. 09 hr.

2.00 8.00

46.00 72.00

118.00

23 hr. 09 hr.

6.00 20.00

138.00 180.00

318.00

Costo estándar por unidad

756.00

B. OBJETIVOS DE LOS COSTOS ESTÁNDAR •

Información amplia oportuna

•

Control de operaciones y gastos

•

Determinación confiable del costo unitario

•

Fijar el precio de venta.

•

Valuación de la producción terminada, en proceso, averiada, defectuosa, etc.

•

Políticas de explotación, producción, cambio, etc.

•

Unificación o estandarización de la producción, procedimientos y métodos.

•

Análisis de las desviaciones, en atención a su causa.

C. ANÁLISIS DE LAS DESVIACIONES Debido a que los costos estándar son los costos que debe tener un producto determinado al final del periodo es necesario realizar un análisis para determinar las causas por las cuales se ha tenido esa desviación en los costos y estos análisis se realizan tomando en cuenta cada elemento del costo. Las desviaciones de materia prima y mano de obra se realizan de la misma forma tomando en cuenta el precio y la cantidad tanto estándar como reales. Comparando los signos que se muestran a continuación de acuerdo a los datos que se tengan. Ejemplo: MP o MO

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Precio - Estándar Real Cantidad - Estándar Real

En el caso de los gastos de fabricación el análisis se elabora de forma diferente; tomando en consideración el presupuesto, la capacidad y la eficiencia. Presupuesto - Estándar G. Real Capacidad Presup. - Real Eficiencia - C. Estándar C. Real

D. CARACTERISTICAS DE LOS COSTOS ESTANDAR •

Los estándares de costo son instrumentos para la evaluación de la actuación, siempre y cuando sean realistas. Estimulan a los individuos a trabajar de manera más efectiva.

•

Exigen una cooperación estrecha entre los departamentos de Ingeniería y Contabilidad de Costos, para desarrollar y mejorar la estandarización del diseño de los productos, la calidad y los métodos de fabricación.

•

Una vez establecido, su uso es sencillo.

•

Permite tener la información más oportunamente.

•

Tipos de estándares: teóricos y alcanzables.

E. CASO PRACTICO A continuación se citara un caso practico de la Empresa Industrial “el sardinel”, que ha establecido los siguientes estándares para producción de harina de pescado a comienzos de este año. 1. Se tiene de conocimiento las siguientes pautas:

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•

Por cada 10 Kg. de carne de sardina se logra obtener 1 Kg. de harina de pescado como producto final.

•

La producción de harina de pescado no tiene mucha incidencia como agente contaminante en el medio ambiente, pero un mal control de químicos en su podría producir un daño

irreversible en el mar es por ello que se ha

considerado como gastos ambientales los siguientes rubros: o

Gastos de personal

o

Costo de energía destinada a los equipos.

2. Enunciado: •

La empresa a destinado para la fabricación de harina de pescado por cada kg.

•

o

Carne de sardina 1000 gr.

o

Esencias y químicos

Mano de obra por cada 100 kg. Se emplea 6 h/h y 2 h/m. Los estándares de precios de estos insumos son los siguientes:

•

o

Carne de sardina s/ 3.00 el kg.

o

Esencias y químicos s/40.00

c/kg.

Para gastos indirectos o

Como gastos de personal; se paga un jornal de s/ 30.00 y el costo de mantenimiento de la maquina es de s/ 18.000 mensuales, siendo su capacidad instalada de 50 000 Kg. Mensuales.

o

Como gastos de energía destinada a equipos a equipos definidos es de s/ 10 soles la hora. Se va a consumir por día 2 h/m

•

Pero sucede que en el mes de febrero del 2006 la empresa ha producido 30,000 Kg. (30 TM) de harina de pescado utilizando o

Carne de sardina 10,000 kg. Cuyo precio fue de s/2.50

o

Esencias y químicos

s/ 45.00, se emplearon

800 Kg. de

saborizantes o

El costo de mantenimiento fue de 25,000

o

Como gastos de energía destinada a equipos definidos es de s/ 10 soles la hora.

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Establecimiento del costo estándar UNIDAD DE MEDIDA

INSUMO

CANTIDAD

COSTO UNITARIO

TOTAL

MATERIALES Carne de sardina

kg.

Esencias y químicos

kg.

10,000 3.00

30,000.00

1,500 40.00

60,000.00

Operarios h/h GASTOS INDIRECTOS FABRICAC

3,000

6.48

19,440.00

Mantenimiento de maquinaria (como gastos de personal) Costo de energía destinada a los equipos

h/m

1,000 18.00

18,000.00

h/m

1,000 10.00

5,600.00

MANO DE OBRA

133,040.00 cantidad

50,000.00

Costo por cada kg.

2.66

Establecimiento del costo Real

INSUMO

UNIDAD DE MEDIDA

CANTIDAD

COSTO UNITARIO

TOTAL

MATERIALES Carne de sardina

kg.

10,000 3.50

Esencias y químicos MANO DE OBRA

kg.

Operarios GASTOS INDIREC FABRICAC

h/h

Mantenimiento de maquinaria (como gastos de personal) Costo de energía destinada a los equipos

h/m

600 41.67

h/m

1,000 10.00

800 45.00

1,800 7.55

30,000.00 36,000.00

13,540.00

25,000.00

5,600.00

110,140.00 cantidad

50,000.00

Costo por cada kg.

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2.20