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1. Objetivo y Alcance Establecer los pasos necesarios para liquidar las Prestaciones Sociales a que tienen derecho los Docentes de Planta, Docentes de Tiempo Completo Ocasional, Comisión de Estudios, trabajadores oficiales y Personal Administrativo cuando termina su relación laboral con la Universidad de Pamplona. Este procedimiento aplica desde la verificación de la terminación de la relación laboral termina con entrega de la liquidación para proceso de pago 2. Responsable El responsable por garantizar la adecuada aplicación del presente documento es el (la) Líder del Proceso de Gestión de Talento Humano y el técnico de novedades y liquidación. 3. Definiciones 3.1 Prestaciones Sociales Es lo que debe pagar el empleador al empleado en dinero, especie, servicios y otros beneficios por ministerio de ley o por haberse pactado en convenciones colectivas o en pactos colectivos o en el contrato de trabajo o establecidas en el reglamento interno de trabajo en fallos arbítrales o en cualquier acto unilateral del patrono. 3.2 Liquidación Procedimiento que busca establecer y cuantificar una valor a reconocer y pagar por un concepto determinado. 3.3 Desvinculación Cuando un funcionario es separado de su cargo. Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000; Sistema de Gestión de Calidad; Fundamentos y Vocabulario.

4. Contenido 4.1 Verificación de la Terminación de la Responsable: Técnico de Novedades Relación Laboral y Liquidación Verifica la terminación de la Relación Laboral mediante revisión de los actos administrativos de insubsistencia o renuncia y se verifica el tipo de vinculación que tenia

Fecha

Elaboró

Aprobó

Validó

Firma Carmen Rosa Arias Vera

Firma Karin Johanna Fajardo Martínez

Firma María Victoria Bautista Bochagá

2 de julio de 2010

Fecha

7 de julio de 2010

Fecha

9 de julio de 2010

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el funcionario. Dependiendo de cada tipo de vinculación remitirse a los numerales 4.2, 4.3 o 4.4. 4.2 Requisitos para Reconocimiento de Prestaciones Sociales a Docentes de Responsable: Técnico de Novedades y Liquidación Tiempo Completo, Ocasionales, Comisión de Estudios Hora Cátedra y Tutores La liquidación de prestaciones sociales se realiza mediante lo establecido en el Decreto 1279 de 2002 y el Acuerdo 046 de 2002: a. Prima de Servicio: se les reconoce a los Docentes la proporción del factor 1.03 sobre el sueldo siempre y cuando hayan estado vinculados como mínimo seis meses calendario a 30 de mayo de servicio continuo con la Universidad. b. Prima de vacaciones: tienen derecho todos los Docentes a partir del primer día de vinculación y proporcionalmente al tiempo laborado se les reconoce el factor 0.78 sobre el sueldo. c. Bonificación por Recreación: se tiene derecho a dos días de salario por año laborado, a quien no cumpla el año laborado se liquida proporcional al tiempo laborado. NOTA: La liquidación de bonificación por recreación se suma a la liquidación de la prima de vacaciones. d. Bonificación 35% (solo aplica para docentes de tiempo completo): Los docentes que ocupen cargos en comisión administrativa y cuyo salario sea administrativo, no tienen derecho a esta bonificación; si durante el tiempo de la comisión administrativa se regresa al salario de docente no se reconoce esta bonificación es decir, tienen derecho a esta prestación quienes cumplan 1 año de servicios ininterrumpidos. Ejemplo 1: si el docente cumple su año de servicio el día 15 de enero y se nombra en comisión administrativa con salario administrativo a partir del día 15 de enero pierde su bonificación. Ejemplo 2: si el docente es nombrado en comisión administrativa el día 15 de enero de 2010 y permanece en la comisión con el salario administrativo hasta el 30 de marzo de 2010 y a partir del 1 de abril de 2010 regresa al salario docente y continua en la comisión administrativo (o así no continué) se reconocerá la bonificación en el año 2012. e. Prima de Navidad: se les reconoce la proporcionalidad 1.18 sobre el sueldo, a quienes hayan estado vinculados por un tiempo continuo de un mes calendario, es decir del 1 al 30 del mes. f.

Tendrán derecho a una bonificación del 11.5% sobre la prima de vacaciones solo para los docentes de planta.

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g. Vacaciones: Se cancelan las vacaciones pendientes por disfrutar al momento de la terminación de la relación laboral. h. Factor de cesantías 15.46% i.

Tienen derecho al 12% de interés sobre las cesantías liquidadas

NOTA 1: Las personas que se encuentran afiliadas al Fondo Nacional del Ahorro no se les reconoce intereses por cesantías por cuanto la Universidad las consigna mes a mes. NOTA 2: Este procedimiento se realiza en el FGH-17 “Liquidación de Prestaciones Sociales” cuando el número de personas a incluir no exceda de diez (10), de lo contrario se realizará en el FGH-12 “Planilla de Nómina” y se reporta a la Dirección Administrativa para que inicien el trámite de pago dejando evidencia en el FGH-09 “Control Salida de Documentos”. 4.3 Requisitos para Reconocimiento de Responsable: Técnico de Novedades Prestaciones Sociales Personal Administrativo La liquidación de prestaciones sociales se realiza mediante lo establecido en el Decreto 1045 de 1979 y el 1919 de 2002: a. Prima de Navidad: se reconoce la proporcionalidad del factor 1.0867 sobre el sueldo, a quienes hayan estado vinculados por el tiempo mínimo de un mes calendario, es decir del 1 al 30 del mes. b. Prima de vacaciones: tienen derecho al reconocimiento proporcional al factor 0.54166 sobre el sueldo. c. Bonificación por Recreación: se tiene derecho a dos días de salario por año laborado, a quien no cumpla el año laborado se liquida proporcional al tiempo laborado. NOTA: La liquidación de bonificación por recreación se suma a la liquidación de la prima de vacaciones. d. Prima de Servicio: se reconoce la proporción del factor 0.5 sobre el sueldo siempre y cuando hayan estado vinculados como mínimo seis meses de servicio contínuo contados hasta el 30 de junio. e. Vacaciones: Se cancelan las vacaciones pendientes por disfrutar al momento de la terminación de la relación laboral. f.

Factor de Cesantías 14.13%.

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g. Tienen derecho al 12% de interés sobre las cesantías liquidadas NOTA 1: Las personas que se encuentran afiliadas al Fondo Nacional del Ahorro no se les reconoce intereses por cesantías por cuanto la Universidad las consigna mes a mes. NOTA 2: Este procedimiento se realiza en el FGH-17 “Liquidación de Prestaciones Sociales” cuando el número de personas a incluir no exceda de diez (10), de lo contrario se realizará en el FGH-12 “Planilla de Nómina” y se reporta a la Dirección Administrativa para que inicien el trámite de pago dejando evidencia en el FGH-09 “Control Salida de Documentos”. 4.4 Liquidación de Prestaciones Sociales Responsable: Técnico de Novedades Trabajadores Oficiales Se reconocen las siguientes prestaciones sociales al trabajador oficial conforme los establecido en el Decreto 1045 de 1979 y la Convención Colectiva de los Trabajadores Oficiales: a. Prima Servicio: se liquida la proporción del factor 1.5 sobre el sueldo siempre y cuando hayan laborado como mínimo seis meses (a partir del 1 julio al 30 junio del siguiente año) de servicio continúo con la Universidad. b. Prima de Antigüedad: se paga en el mes de octubre se liquida la proporción del factor 1 siempre y cuando hayan laborado más de tres meses. c. Prima de Navidad: se liquida la proporcionalidad 1.5 sobre el sueldo, se reconoce a partir de 1 mes calendario de labores. d. Prima de vacaciones: se liquida el factor 0.61 sobre el sueldo. Se reconoce a partir del primer día de vinculación. e. Bonificación por Recreación: se tiene derecho a dos días de salario por año laborado, a quien no cumpla el año laborado se liquida proporcional al tiempo laborado. NOTA: La liquidación de bonificación por recreación se suma a la liquidación de la prima de vacaciones. f.

Vacaciones: Se cancelan las vacaciones pendientes por disfrutar al momento de la terminación de la relación laboral.

g. Factor de Cesantías: 16.37 h. Tienen derecho al 12% de interés sobre las cesantías liquidadas NOTA 1: Las personas que se encuentran afiliadas al Fondo Nacional del Ahorro no se les reconoce intereses por cesantías por cuanto la Universidad las consigna mes a mes.

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NOTA 2: Este procedimiento se realiza en el FGH-17 “Liquidación de Prestaciones Sociales” cuando el número de personas a incluir no exceda de diez (10), de lo contrario se realizará en el FGH-12 “Planilla de Nómina” y se reporta a la Dirección Administrativa para que inicien el trámite de pago dejando evidencia en el FGH-09 “Control Salida de Documentos”. 4.5 Recepción de la Solicitud y Requisitos Responsable: Técnico de Novedades para Retiro de Cesantías Parciales Requisitos para compra y arreglos locativos:

-

Debe presentar el contrato autenticado de los arreglos locativos. Para compra de vivienda anexar Promesa de Compra – Venta autenticada. Certificado de libertad y tradición no mayor a tres de expedición Fotocopia de la matricula profesional del contratista (para arreglos locativos) Fotocopia de la Cedula del funcionario Fotocopia del a Cedula del contratista Carta de solicitud dirigida al ordenador (a) del gasto

De los documentos anteriormente solicitados se requiere original y copia. Requisitos para educación:

-

Carta de solicitud dirigida al ordenador (a) del gasto Formato de liquidación de pago de matricula financiera Registro civil (hijos) Registro civil de matrimonio o declaración juramentada (conyugue)

De los documentos anteriormente solicitados se requiere original y copia. NOTA 1: Con el cumplimiento y verificación de estos requisitos se remite a la Rectoría para gestionar la aprobación correspondiente y trámites a lugar. NOTA 2: Para el retiro de cesantías totales aplica cuando se termina la relación laboral, se expide FGT-14 “Carta” dirigida al fondo de cesantías informando la terminación. NOTA 3: El proceso de Gestión de Talento Humano cuenta con 1 día para remitir la documentación recepcionada a la Rectoría mediante FGH-09 “Control Salida de Documentos”.

Código PGH-05 v.02 Liquidación de Prestaciones Sociales Página 4.6 Liquidación de las Cesantías con Retroactividad para Retiros Parciales

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Responsable: Técnico de Novedades y Liquidación.

Liquidación:

-

Revisados los datos de la actividad anterior, se procede a elaborar la liquidación de la siguiente manera:

Registro de los datos del FGH-17 “Liquidación de Prestaciones Sociales”, se deben llenar todos los campos y los cálculos se realizan de acuerdo a el Articulo 102 de la Ley 50 de 1990: •

Años: Se toma el sueldo se multiplica por el factor 14.13, se divide en 12 este resultado se multiplica por el número de años Sueldo *14.13/12*Nº de años

•

Meses: Se toma el sueldo se multiplica por el factor 14.13, se divide en 12 y se divide otra vez 12 este resultado se multiplica por el número de meses Sueldo *14.13/12/12*Nº de meses

•

Días: Se toma el sueldo se multiplica por el factor 14.13, se divide en 12 y se divide otra vez 12 y luego se divide en 30 este resultado se multiplica por el número de días. Sueldo *14.13/12/12/30*Nº de días Con los resultados de los valores anteriores se suman para tener el gran total y se le restan los anticipos.

Luego de haber elaborado la liquidación se envía a la Oficina de Dirección Administrativa para el trámite correspondiente mediante FGH-09 “Control Salida de Documentos”. 4.7 Entrega de la Liquidación para Proceso Responsable: Técnico de Novedades de Pago El FGH-17 “Liquidación de Prestaciones Sociales” junto con la copia del acto administrativo de desvinculación o de terminación de la relación laboral con la institución se remite mediante FGH-09 “Control Salida de Documentos” a la Dirección Administrativa para el inicio del proceso de pago. 5. Documentos de Referencia -

NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario

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NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos NTC GP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública MECI Modelo Estándar de Control Interno Decreto 1279 de 2002 y el Acuerdo 046 de 2002 Decreto 1045 de 1979 y el 1919 de 2002

6. Historia de Modificaciones Naturaleza del Cambio Actualización del procedimiento por el cambio de roles. Modificación de todas las actividades del procedimiento. Acta N°02 del 7 de julio de 2010

Versión 00

01

Fecha de Aprobación

Fecha de Validación

17 de Octubre de 2007

25 de Octubre de 2007

7 de julio de 2010

12 de julio de 2010

7. Administración de Formatos Código

Nombre

Responsable

Ubicación

FGH-09

Control Salida de Documentos

Técnico de Novedades Oficina Gestión del Talento Humano

Oficina Gestión del Talento Humano

FGH-12

Planilla de Nómina

Técnico de Novedades Oficina Gestión del Talento Humano

Oficina Gestión del Talento Humano

FGH-17

Liquidación de Prestaciones Sociales

Técnico de Novedades

Hoja de Vida Oficina Gestión del Talento Humano

Carta

Técnico de Novedades

Oficina Gestión del Talento Humano

FGT-14

8. Anexos “No Aplica”

Acceso Personal adscrito a la Oficina Gestión del Talento Humano Personal de la Oficina Gestión del Talento Humano Personal Adscrito a la Oficina Gestión del Talento Humano Personal de la Oficina Gestión del Talento Humano

Tiempo de Retención

Disposición Final

Según las TRD

Archivo Central de la Universidad de Pamplona

Según las TRD

Archivo Central de la Universidad de Pamplona

Según las TRD

Archivo Central de la Universidad de Pamplona

Según las TRD

Archivo Central de la Universidad de Pamplona