TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONVOCATORIA PÚBLICA A PERSONAS NATURALES, PERSONAS JURÍDICAS PÚBLICAS O PRIVADAS INTERESADAS EN QUE SE LES RECONOZCA LA COMPETENCIA TÉCNICA Y LA IDONEIDAD COMO ORGANISMOS DE INSPECCIÓN, PARA QUE BAJO EL SISTEMA DE AUTORIZACIÓN DEL ICA, ACTÚEN EN EL PROGRAMA DE TUBERCULOSIS DE LA ESPECIE BOVINA Y DE OTRAS ESPECIES ANIMALES SUSCEPTIBLES

1.

OBJETO GENERAL DE LA CONVOCATORIA Invitar a las personas naturales o jurídicas interesadas en el reconocimiento de la competencia técnica y la idoneidad en el sistema de autorización de organismos de inspección, para la realización de actividades del programa de tuberculosis de la especie bovina y otras especies animales susceptibles.

2.

OBJETIVOS ESPECIFICOS DE LA CONVOCATORIA

2.1. Dar a conocer los requisitos que deben cumplir los aspirantes a ser autorizados por el ICA como organismos de inspección en el programa de tuberculosis de la especie bovina y de otras especies animales susceptibles. 2.2. Dar a conocer los trámites que los aspirantes deben efectuar ante el ICA para acceder a este sistema de autorización. 2.3. Dar a conocer las modalidades mediante las cuales el ICA hará el seguimiento y la supervisión de los organismos de inspección autorizados. 2.4. Definir las actividades que deben desarrollar los organismos de inspección autorizados en el desarrollo de sus funciones dentro del programa de tuberculosis bovina. 2.5. Dar a conocer las obligaciones y derechos de los organismos de inspección autorizados. 3.

PLAZO DE LA CONVOCATORIA. Fecha: Septiembre 16 de 2011

Hora: 5:00 P.M.

Lugar: Bogotá, D.C. Dirección Técnica Sanidad Animal, en la Carrera. 41 Ni, 17-81 Piso 5, oficina de la Dirección Técnica de Sanidad Animal. CIERRE Lugar: Bogotá, D.C. Dirección Técnica Sanidad Animal, en la Carrera. 41 Ni, 17-81 Piso 5, oficina de la Dirección Técnica de Sanidad Animal. Fecha: Octubre 14 de 2011

Hora: 4:00 P.M.

Las solicitudes que lleguen después de la fecha y hora señalada para el cierre de la Convocatoria, no serán consideradas y serán devueltas al proponente sin ser abiertas. 4.

CONSULTA DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIAY PAGO DE INSCRIPCION

Los Términos de referencia podrán ser consultados a partir de la fecha y hora de apertura en la página principal del ICA www.ica.gov.co, Link Convocatoria Sistema de Autorización a Organismos de Inspección para programas de Brucelosis y Tuberculosis Bovina. Los interesados deben imprimir los términos de referencia y diligenciar sus anexos, realizar el pago de la inscripción para participar en la Convocatoria, que de acuerdo a la resolución de tarifas asciende a la suma de ciento diez y seis mil quinientos pesos M/CTE ($116.500), valor

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que deberá ser consignado en la cuenta corriente No. 002300201270 del Banco Agrario – Convenio No. 11299, cuenta de recaudo nacional, tarifa 429: Inscripción del organismo de inspección.” El interesado deberá entregar en la oficina local más cercana copia del recibo de consignación, la oficina local enviara esta copia con notificación de recibido al correo electrónico [email protected], indicando los siguientes datos: Nombre con Cédula de ciudadanía ó razón social con Nit, nombre del representante legal, número telefónico de contacto y correo electrónico. Solamente los interesados que acrediten el pago de la inscripción recibirán en medio magnético, los términos de referencia, normatividad, instructivos y formas de las actividades propias de la autorización, remitidos por correo a la oficina local después de recibida la copia de la consignación con los datos solicitados, cinco días hábiles después de recibido.” 5.

DEFINICIONES Para los efectos de aplicación e interpretación de estos Términos de Referencia y durante la vigencia del proceso de autorización, se establecen las siguientes definiciones:

5.1.

CERTIFICADO DE FINCA LIBRE DE TUBERCULOSIS BOVINA: Documento expedido por el Instituto Colombiano Agropecuario ICA que avala el estatus de una ganadería como libre de tuberculosis.

5.2.

DIAGNÓSTICO DE TUBERCULOSIS BOVINA: Procedimiento mediante el cual con el uso de pruebas de campo y complementarias se determina el estatus sanitario de una ganadería.

5.3.

FINCA LIBRE DE TUBERCULOSIS: Predio con ganaderías bovinas o bufalinas verificadas como negativas a tuberculosis, a través de las pruebas diagnósticas y certificadas por el Instituto Colombiano Agropecuario, ICA.

5.4.

INFORME DE ACTIVIDADES: Documento diligenciado por el Organismo de Inspección autorizado, en el cual se informa mensualmente en formato establecido por el ICA, la casuística atendida.

5.5.

MOVILIZACIÓN DE ANIMALES: traslado de animales nacional (inter o intra departamental), cumpliendo los requisitos sanitarios establecidos por el ICA.

5.6.

OFICINA ICA: Unidad operativa territorial del ICA, en cuya jurisdicción se ubica el establecimiento pecuario bovino.

5.7.

TUBERCULINA: Extracto o derivado proteico purificado obtenido del crecimiento de una micobacteria en un medio de cultivo líquido (PPD).

5.8.

TUBERCULOSIS BOVINA: Enfermedad infecto-contagiosa, que evoluciona hacia la forma crónica en el bovino, el hombre y otros animales domésticos y silvestres. Afecta principalmente los aparatos respiratorio y digestivo y se caracteriza por el desarrollo progresivo de lesiones llamadas granulomas o tubérculos.

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6.

REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN LA CONVOCATORIA. Podrán participar en la presente Convocatoria, todas las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que reúnan los siguientes requisitos:

6.1.

Requisitos de personal: Cada uno de los profesionales del Organismo de Inspección debe: Ser Médico Veterinario o Médico Veterinario Zootecnista, titulado egresado de una universidad reconocida legalmente por el Estado colombiano. Participar en uno de los cursos-taller de capacitación que realizará el Instituto y presentar un examen sobre conocimiento técnico y normativo de tuberculosis, y obtener una calificación mínima de 90/100.

6.2.

Requisitos sobre documentación. Los organismos de inspección deben disponer en sus instalaciones de:

6.2.1 Las hojas de vida de todo el personal que interviene en la actividad objeto de la autorización, con los soportes correspondientes de formación, conocimiento y experiencia. 6.2.2 La copia, entregada por el ICA al momento de la adquisición de los presentes términos de referencia, de los siguientes instructivos de Tuberculosis: a.

Instructivo 1: Instructivo Certificación de Fincas Libres de Tuberculosis.

b.

Instructivo 2: Instructivo Actividades de Vigilancia y Saneamiento de Predios con Tuberculosis Bovina.

c.

Instructivo 3: Instructivo Diagnóstico de Tuberculosis en animales.

d.

Instructivo 4: Instructivo adquisición de tuberculina

NOTA: Los instructivos mencionados hacen parte integral de los presentes términos de referencia. 6.2.3 Generalidades de Tuberculosis entregadas por el ICA 6.2.4 La resolución vigente sobre medidas sanitarias de brucelosis bovina en Colombia. 6.2.5 Una vez autorizados Mantener un archivo legible y de fácil consulta, durante el tiempo de la autorización y un año adicional, el cual debe contener los siguientes registros: a. Los informes de inspección y los informes mensuales de actividades en los formatos establecidos por el ICA para tal fin.

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b. Los registros de participación en actividades de capacitación y entrenamiento interno y externo en materias relacionadas con la autorización. c. Un documento con las funciones y las responsabilidades del personal vinculado a la actividad objeto de la autorización, en el caso de llegarlo a tener. d. El organigrama técnico administrativo, cuando fuera el caso. 6.2.6

Los instructivos escritos de las siguientes actividades: a. El control de documentos, manejo de registros y protección de la información confidencial. b. La revisión periódica interna de los procesos técnico-administrativos (auditorías internas) que se desarrollen dentro del alcance de la autorización, incluyendo la adopción de medidas correctivas. c. La atención de quejas y reclamos de los clientes. d. Desinfección, lavado y manejo de la dotación personal. e. Los demás que considere relevantes para llevar a cabo las actividades relacionadas con el alcance de la autorización.

6.3.

Requisitos sobre las instalaciones y el ambiente. El Organismo de Inspección debe contar con una sede de trabajo claramente identificable y verificable por el ICA, y contar al menos con las siguientes características:

6.3.1

Un área administrativa con los siguientes elementos: a. Un archivador con llave con el tamaño indicado para el manejo cómodo de la información generada en las actividades a las cuales se refieren los presentes términos de referencia. b. Al menos un computador con las características técnicas que permitan la ejecución de los programas Windows 98, Word y Excel versión 2000 o superior. c. Los programas de software indicados en el numeral anterior además de una versión del programa Acrobat Reader. d. Medios de comunicación tales como una línea telefónica fija con acceso a la recepción y envío de documentos vía fax, teléfono móvil o sistema buscapersonas y cuenta de correo electrónico personal o institucional. Los Organismos de Inspección que se encuentren autorizados para el programa de brucelosis, pueden habilitar la misma área administrativa y sus elementos para la autorización de tuberculosis, pero la documentación de cada autorización debe ser archivada de forma independiente una de otra.

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6.4

Requisitos de equipos y elementos menores.

6.4.1

Dotación personal conformada por: a. Overol b. Botas de caucho c. Guantes y mangas plásticas d. Desinfectantes tales como yodados, fenoles o hipoclorito de sodio.

6.4.2

Cutímetro para la lectura de la prueba de la tuberculina. (Plazo máximo para disponer de cutímetros 60 días. En el momento de la visita se pueden presentar pie de rey)

6.4.3

Jeringuillas de 1ml desechable para tuberculina o jeringuilla tipo insulina y agujas desechables para aplicación de tuberculina 0.40 X 12mm o agujas hipodérmicas ángulo de bisel primario 12 grados más o menos 2 grados 27 G x ½ pulgada 12 por 0.4 mm.

6.4.4

Equipo de necropsia constituido como mínimo por: tijeras, hachuela, cuchillo, pinzas, guantes de caucho, gafas de protección y tapa bocas.

6.4.5

Nevera con rango de temperatura de 4°C a 10 °C ± 0.5°C, y termómetro que permita llevar registros diarios de temperatura.

6.4.7

Nevera portátil con refrigerante para la conservación de tuberculina.

6.4.8

Frascos de vidrio o plástico con buffer formalina al 10% y bolsas tipo nasco para envío de muestras de tejidos al laboratorio del ICA. Si dispone de equipos o elementos adicionales que puedan ser útiles en el área de autorización, se debe anexar a la solicitud la relación correspondiente.

6.5

Requisitos sobre instructivos técnicos Usar los instructivos y formatos para las actividades de inspección estipulados por el ICA y consignados en los instructivos de tuberculosis mencionados en el numeral 6.2.2 de los presentes Términos de Referencia, y además de los criterios establecidos en la resolución vigente sobre medidas sanitarias de Tuberculosis Bovina en Colombia.

7.

FORMA DE PRESENTAR LA SOLICITUD

7.1.

Las solicitudes deben referirse y sujetarse a todos y a cada uno de los puntos contenidos en los presentes términos de referencia, reuniendo todos los requisitos exigidos.

7.2.

Los solicitudes deben entregarse personalmente o ser enviadas por correo certificado antes de la 4 P.M. del día 14 de octubre de 2.011, a la carrera 41 No. 17-81 piso 5 de la ciudad de Bogotá D.C., Dirección Técnica de Sanidad Animal del ICA.

7.3.

La propuesta debe presentarse en carpeta plastifica tipo Norma Catálogo 1.5-R con todos los documentos requeridos en idioma español, escritas a máquina o computador, numeradas hoja por hoja en estricto orden consecutivo ascendente, con su

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correspondiente índice o tabla de contenido que permitan la consulta ágil de la propuesta. No debe incluir hojas en blanco. 7.4.

La solicitud (Forma 3-940) debe estar firmada por el representante legal en caso de personas jurídicas y por el interesado en caso de personas naturales.

7.5.

La solicitud debe presentarse sin tachaduras, borrones o enmendaduras que den lugar a interpretaciones erróneas, ambiguas o que impidan su evaluación.

7.6.

No se recibirán solicitudes entregadas en un lugar distinto al fijado para su entrega o presentadas en el ICA después de la fecha y hora límite fijada para su presentación.

8.

DOCUMENTOS QUE DEBE CONTENER LA SOLICITUD

8.1.

Solicitud escrita forma 3-940 debidamente diligenciada y firmada por el representante legal cuando se trate de personas jurídicas o por el solicitante en caso de ser persona natural.

8.2.

Hoja(s) de vida del personal profesional forma 3-941 debidamente diligenciada y soportada mediante Cédula de ciudadanía y certificaciones del título Profesional ó acta de grado ó fotocopia de la matrícula profesional.

8.3.

Forma 3-944 donde se encuentra(n) registrada(s) la(s) firma(s) autorizada(s) para respaldar los informes de inspección y los informes de actividades emitidos por los autorizados. Las formas 3-940 3-941 y 3-944 se entregarán al interesado en el momento de retirar el CD y demás documentos enunciados en el numeral 3.

8.4.

Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio en original, con una vigencia no mayor a treinta (30) días a la presentación de la solicitud.

8.5.

Certificación expedida por el revisor fiscal o por contador público, y por el representante legal o el solicitante, en la cual se exprese, en primer término, la vinculación del personal involucrado en el desarrollo de las actividades dentro del alcance de la autorización, al sistema nacional de seguridad social, y en segundo lugar, manifestar encontrase el día en los pagos por dicho concepto.

8.6.

El organigrama técnico-administrativo, junto con una descripción de la estructura organizacional y de los recursos humanos (profesionales, y de apoyo) con los cuales cuenta el solicitante.

8.7.

Planos y/o bosquejo de la sede de trabajo identificando las distintas áreas, así como los de cualquier otra instalación que cumpla alguna función dentro del alcance de la autorización. Declaración juramentada del solicitante en caso de ser persona natural o del representante legal si es persona jurídica ante autoridad pública competente (Juez de la República, notario público, personero o alcalde distrital, municipal o local) en la cual manifiesta que el solicitante no se encuentra incurso en ninguna inhabilidad ni incompatibilidad para el desarrollo de las actividades dentro del alcance de la autorización.

8.8.

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8.9.

Los instructivos internos relacionados en el numeral 6.2.6.

8.10. Relación de elementos y equipos de oficina. 8.11. Relación y descripción de los equipos y elementos técnicos. 8.12. Descripción de los medios de transporte y comunicación disponibles. 8.13. Desprendible de pago por concepto de Inscripción al Sistema de Autorización. Nota: La solicitud de cada interesado, debe ser presentada en carpeta plastifica Norma Catálogo 1.5-R que identifique el nombre del organismo de inspección. Cada documento solicitado en los presentes Términos de referencia debe ser incluido en esta carpeta, independizándolos con un marbete que los identifique. En el momento de la recepción se constatará el cumplimiento de este requisito, y en consecuencia no serán radicadas aquellas las solicitudes que no lo cumplan. 9.

TRÁMITE PARA LA AUTORIZACIÓN.

9.1.

Para participar en la convocatoria pública, los interesados deben adquirir los documentos de consulta siguiendo el procedimiento indicado en el numeral 4 del presente documento,

9.2.

Los aspirantes deben entregar la solicitud en la carrera 41 No. 17-81 Zona Industrial Puente Aranda, piso 5 de la ciudad de Bogotá D.C. antes de la fecha y hora establecida para el cierre de la convocatoria. Al momento de la inscripción le será asignado un número de radicación. La Dirección Técnica de Sanidad Animal efectuará la evaluación de la documentación dentro de los cinco días hábiles siguientes a su radicación. Si surgiera alguna inconsistencia en la solicitud, el Instituto le informará por escrito al interesado para que subsane las observaciones, en un plazo de cinco días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación. La no repuesta en el tiempo requerido se entenderá por abandonada la solicitud.

9.3.

Aceptada la solicitud o completada la información requerida, la Dirección Técnica de Sanidad Animal del ICA proporcionará instrucciones para la capacitación que brindará el Instituto a todos los aspirantes de cada organismo. A la vez se indicara sobre el pago y lugar y fecha de realización del examen, el cual debe ser presentado por cada uno de los profesionales integrantes del Organismo de Inspección. El costo del examen es de $26.100 por cada profesional a autorizar, y que corresponde al servicio No. 430 del Instituto.

9.4.

Los resultados del examen de inspectores serán publicados en fecha divulgada por el ICA en la página Web de la Entidad.

9.5.

Conforme con los resultados del examen de inspectores, la Dirección Técnica de Sanidad Animal del ICA, proporcionará instrucciones de pago para la auditoría. Una vez realizado el pago por el interesado, se programará y realizará una auditoría a las instalaciones del

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solicitante con el fin de comprobar la veracidad de la información aportada y verificar el cumplimiento de los requisitos. El valor de la auditoría es de $38.500/hora de trabajo, que corresponde a la tarifa 431del Instituto por hora auditor, de acuerdo al número de horas auditoria registradas en la correspondiente acta. Si durante la visita de auditoría se encuentran no conformidades con relación al cumplimiento de uno o más requisitos, el interesado dispone de treinta días calendario, a partir de la fecha en que se le informa de las mismas, para que tome las medidas correctivas necesarias e informe de ellas al ICA, para que realice una nueva auditoría, Vencido el plazo establecido sin recibir la nueva solicitud de auditoria se entenderá por abandonada. El costo que genere la nueva visita de auditoría será el de la tarifa vigente para tal caso. 9.6. Cumplidos todos los requisitos, incluido el concepto favorable definitivo de la auditoría, el ICA celebrará un convenio por cinco (5) años con el Organismo de Inspección solicitante. Una vez finalizado el plazo inicialmente pactado, no se concederá prorroga. 9.7

El ICA enviará a cada uno de los solicitantes escogidos, en caso de ser persona natural, o al representante legal, en caso de ser persona jurídica, la minuta del convenio, para ser suscrito por este. Una vez suscrito, debe remitirse adjuntando las pólizas constituidas (referenciadas en el numeral 13.10) y el recibo de pago de publicación en el diario oficial, a la Oficina del Grupo de Gestión Contractual del ICA, ubicada en la carrera 41 No. 17-81 piso 5, en Bogotá D.C. en un término no mayor a diez días hábiles a la recepción del documento. Si vencido este plazo no se reciben los documentos, se considerará abandonada la solicitud.

10.

EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LAS SOLICITUDES

10.1

Para la evaluación, se tendrán en cuenta las solicitudes que llenen la totalidad de los requisitos establecidos en los términos de referencia.

10.2

Será(n) autorizado(s) por parte del ICA quien(es) logre(n) la aprobación del examen de inspectores realizado por el ICA, con una nota mínima de 90/100 y no presenten dentro del informe final de auditoría “no conformidades”.

11.

CAUSALES PARA NO ADMISIÓN DE SOLICITUDES Será motivo de no admisión de una solicitud la ocurrencia de cualquiera de los siguientes eventos:

11.1

La entrega extemporánea de la solicitud

11.2

El incumplimiento por parte del solicitante de los requisitos estipulados para participar en la Convocatoria, siempre que transcurrido el plazo para subsanar la entrega de los documentos solicitados éste no los allega.

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11.3

La omisión de cualquier documento de los señalados en el numeral 8 del presente documento, siempre que transcurrido el plazo para subsanar la entrega de los documentos solicitados éste no los allega.

11.4

Cuando la solicitud sea firmada por una persona diferente al representante legal si es persona jurídica o el solicitante si es persona natural, o cuando no se encuentre firmada.

12.

ACTIVIDADES QUE EJERCERÁN LOS AUTORIZADOS. Las actividades desarrolladas por los Organismos de Inspección autorizados están enmarcadas dentro de las medidas sanitarias adoptadas por el Instituto Colombiano Agropecuario para Tuberculosis Bovina en Colombia a través de la Resolución 001513 del 15 de julio de 2004 o las que la llegaran a modificar o sustituir. El ejercicio de las actividades por parte de los organismos de inspección autorizados está bajo la dirección, coordinación y supervisión de la Subgerencia de Protección Animal del ICA, buscando en todo caso ampliar la cobertura y mejorar la oportunidad de los servicios de inspección en tuberculosis. Las actividades que deben realizar y cumplir los Organismos de Inspección son:

12.1

En certificación de fincas libres: Realizar los instructivos establecidos por el ICA en los términos de referencia, para la certificación de Fincas Libres de Tuberculosis en las especies bovina y bufalina y otras que determine en su momento.

12.2

En movilización: Realizar pruebas de tuberculina para movilizaciones de bovinos y otras especies animales susceptibles, con propósitos de: a. Participación en ferias exposiciones y remates de ganados; así como a las ferias comerciales que establezca el Instituto. b. Movilizaciones a fincas no libres de tuberculosis bovina. c. Movilizaciones a fincas y zonas libres de tuberculosis bovina.

12.3

En vigilancia epidemiológica y saneamiento de predios.

12.3.1 Notificar ante el ICA, casos de animales con signos o síntomas compatibles con tuberculosis. Esta actividad no implica pago alguno por parte del ICA al organismo de inspección autorizado. 12.3.2 Apoyar los procesos de saneamiento de ganaderías positivas a tuberculosis. El manejo oficial será realizado por médicos veterinarios del ICA. 12.3.3 Atender las convocatorias del ICA en caso de emergencia zoosanitaria por tuberculosis bovina. Esta actividad no implica pago alguno por parte del ICA al organismo de inspección autorizado. 9

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12.3.4 Orientar a los productores y ganaderos sobre la legislación sanitaria en tuberculosis y vigilar el cumplimiento permanente de la misma. Además de las actividades previstas en el presente artículo, el “ICA” podrá establecer al momento de la autorización otras actividades y funciones específicas que permitan dar cabal cumplimiento al programa de Tuberculosis. 13.

SUPERVISIÓN DE LAS ACTIVIDADES EJECUTADAS POR LOS AUTORIZADOS

13.1.

Dirección, Coordinación y Supervisión El ejercicio de las actividades por parte del autorizado está bajo la dirección, coordinación y supervisión de la Dirección Técnica de Sanidad Animal, adscrita a la Subgerencia de Protección Animal del ICA.

13.2.

Supervisión a nivel local La supervisión tendrá el apoyo permanente del Gerente Seccional donde se encuentre la sede del autorizado o donde se desarrolle su actividad. El ICA, realizará seguimiento a los Organismos de Inspección autorizados bajo dos modalidades:

13.2.1 Visita de auditoria: Se realizará al menos una vez al año por auditores ICA y será pagada por el Organismo de Inspección Autorizado, según tarifa determinada por el Consejo Directivo del ICA. 13.2.2 Visitas de seguimiento: Serán realizadas por funcionarios del ICA y podrán efectuarse sin previo aviso. La visita no conlleva ningún pago para el Organismo de Inspección Autorizado, se realizarán al menos dos veces al año. 14.

OBLIGACIONES DE LOS AUTORIZADOS

14.1. Cumplir con los reglamentos que expida el ICA, en lo relacionado con el sistema de autorización. 14.2

Presentar los informes relacionados a continuación y otros que en su momento el ICA considere conveniente:

14.2.1 Informe de inspección: En el formato establecido por el ICA, al finalizar cada actividad los organismos de inspección deberán elaborar un informe para ser distribuido de la siguiente manera:




Original para el usuario




Copia enviada por fax o por cualquier otro medio expedito, para la oficina local del ICA a cuya jurisdicción pertenezca la finca visitada.




Copia legible para el archivo del Organismo de Inspección Autorizado.

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14.2.2 Informe de actividades. Los Organismos deben realizar el cierre del ejercicio de sus actividades el último día de cada mes, y presentar dentro de los primeros 5 días hábiles del mes siguiente a la Entidad, el cual debe ser distribuido de la siguiente manera:




Por correo electrónico a las siguientes direcciones: [email protected] y [email protected] y en Original impreso, enviado por servicio de mensajería a la Dirección Técnica de Sanidad Animal del ICA o quien haga sus veces, anexando el cronograma de actividades del mes siguiente.




Copia legible para el archivo del Organismo de Inspección Autorizado.




Copia legible enviada por servicio de mensajería a la oficina local del ICA a cuya jurisdicción pertenezca el Organismo de Inspección Autorizado, anexando el cronograma de actividades del mes siguiente. Los informes referidos en el numeral 14.2. tienen carácter confidencial y no deben ser divulgados a personas o entidades diferentes a los destinatarios mencionados en los mismos. En caso de error involuntario en la elaboración de los informes referidos en el numeral 14.2, el Organismo de Inspección debe informar de manera inmediata la situación a cada uno de los destinatarios del mismo y en un término no superior a un día, enviar el informe corregido con la advertencia que el informe errado se debe eliminar. Los informes iniciales y los corregidos deben ser archivados para efectos de las auditorias y visitas de seguimiento efectuadas por el Instituto. De los informes referidos en el numeral 14.2, así como de la información que les dio origen, deben existir copias de seguridad, almacenadas en un lugar diferente al computador o al archivo de uso habitual del organismo de inspección.

14.2.3 Enviar por medio magnético y en medio escrito el informe de Archivo a la unidad regional de epidemiología del ICA a la cual pertenezca el organismo de inspección y mantener una copia en medio magnético en la sede del organismo de inspección. 14.3

El ICA, por razones técnicas o administrativas fundamentadas, se reserva el derecho de aceptar, revisar, constatar o pedir repetición de los informes considerados en el numeral 14.2.

14.4

Permitir el control, el seguimiento y la supervisión por parte de funcionarios del ICA, y poner a su disposición la documentación e información requerida, así como permitir su ingreso e inspección del área administrativa y de manejo de las muestras.

14.5

Realizar las inspecciones a quien lo solicite o declarar su impedimento para realizar actividades de inspección cuando se presenten inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de intereses entre el organismo autorizado y el solicitante, o entre aquel y funcionarios del ICA, previstas en el artículo 40 de la Ley 734 de 2.002 que sean compatibles con el Sistema de Autorización.

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14.6

Mantener durante la vigencia del convenio todos los requisitos exigidos en los presentes términos de referencia.

14.7

Adoptar y aplicar las actualizaciones que el ICA, realice a los reglamentos, normas y instructivos que rigen en la actividad objeto de autorización.

14.8

Asumir la responsabilidad de la calidad y veracidad de los trabajos e informes que realicen dentro del Sistema de Autorización

14.9

Participar en la programación y realización de eventos de capacitación en tuberculosis que lidere el ICA.

14.10

Constituir Pólizas

13.11.1 el autorizado se obliga a constituir a favor del ICA, a la firma del Convenio, una garantía única a favor de entidades estatales otorgada a través de una entidad bancaria o compañía aseguradora, cuya póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera, que ampare los siguientes riesgos: a. Cumplimiento El valor asegurado es la suma equivalente a cincuenta (50) salarios mínimos mensuales legales vigentes, con vigencia igual al plazo del Convenio y seis (6) meses más. b. Salarios y prestaciones sociales El valor asegurado es la suma equivalente a cien (100) salarios mínimos mensuales legales vigentes, con vigencia igual al plazo del Convenio y tres (3) años más. c. Responsabilidad Civil Extracontractual El valor asegurado es la suma equivalente a cien (100) salarios mínimos mensuales legales vigentes, con vigencia igual al plazo del Convenio y seis (6) meses más. Parágrafo: las pólizas arriba relacionadas se podrán expedir por vigencias de un (1) año y ser renovadas antes de su vencimiento, obligación que debe ser cumplida y permanentemente reportada ante el Supervisor del Convenio. Es obligación del autorizado, que las pólizas se encuentren vigentes durante la ejecución del Convenio. La no renovación oportuna de las pólizas se considera como incumplimiento de las obligaciones establecidas y será causal de terminación unilateral del Convenio. En la constitución de las pólizas se debe tener en cuenta que el TOMADOR es el Autorizado, el ASEGURADO es el Instituto Colombiano Agropecuario y los BENEFICIARIOS son el ICA y los terceros afectados. 14.11 Realizar directamente las actividades relacionadas con la autorización otorgada, dado que estas no podrán ser delegadas o subcontratadas por ningún motivo.

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14.12 Garantizar la vinculación al sistema nacional de seguridad social, de conformidad a la normatividad vigente, del personal directamente involucrado en la realización de las actividades de inspección dentro del alcance de la autorización. 14.13

Uso de los Logotipos del ICA y del Sistema de Autorización:

14.13.1 Los Logotipos mencionados pueden utilizarse en los siguientes casos: a. En las formas utilizadas por los Organismos de Inspección, suministradas por el ICA dentro del alcance de la autorización, relacionadas a continuación: Sistema de Autorización. Informe Mensual de Actividades. Organismos de Inspección de Tuberculosis Bovina

3-012

Programación Mensual de Actividades Tuberculosis (Sistema de Autorización)

3-090

Formato aplicación Tuberculina Autorizados

3-094

Informe reporte de despacho de tuberculina (Sistema de Autorización)

3-218

Aprobación de despacho de tuberculina (Sistema de Autorización)

3-219

Confirmación despacho de tuberculina

3-220

Nueva Solicitud de tuberculina, reporte de tuberculina Anterior

3-579

Resultados alérgicos Sistema de Autorización

3-691A

Sistema de Autorización. Solicitud de Adquisición de Tuberculina Bovina

3-999

b. En los siguientes documentos: Instructivos suministrados por el ICA e informes solicitados por el ICA. c. En los siguientes documentos de tipo publicitario: Folletos, sitios Web o anuncios relacionados únicamente con la actividad autorizada, conservando los siguientes requisitos: El tamaño del Logotipo del ICA debe ser igual o menor al utilizado por el Organismo de Inspección, el Logotipo del ICA debe tener las características institucionales de imagen y debe plasmarse

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debajo del logotipo de autorización, en letra pequeña, el periodo de vigencia del convenio de manera tal que el usuario conozca expresamente que se trata de una situación temporal. 13.2

Restricciones al uso del Logotipo: a. Por Organismos de Inspección no autorizados, ni en proceso de autorización. b. En documentos diferentes a los mencionados en el numeral 13.1

c. En ningún documento, actividad publicitaria o promocional cuando se haya liquidado el convenio de autorización. d. En cualquier situación que pueda dar lugar a una interpretación incorrecta de la condición de Autorización o que pueda inducir a considerar actividades no autorizadas. e. En forma separada un logotipo del otro. Esto significa que el logotipo del ICA siempre debe estar acompañado del logotipo del sistema de autorización. f. Cualquier uso que resulte improcedente a juicio del ICA 15.

DERECHOS DE LOS AUTORIZADOS

15.1

Percibir del usuario la remuneración por los servicios prestados correspondientes a las actividades para las cuales fueron autorizados, al costo que establezcan de manera proporcional y razonada, tomando como referencia las tarifas que el ICA, tenga fijadas para el mismo servicio.

15.2

Participar en otras actividades que el ICA pretenda autorizar siguiendo el mismo procedimiento previsto para la autorización inicial.

15.3

Utilizar la condición de autorizados por parte del ICA para fines publicitarios o de divulgación con el objeto de promover exclusivamente los servicios de su autorización. Los Organismos de Inspección Autorizados no podrán publicitar como propias las políticas o los servicios que son reglamentados por el ICA, sin citar su origen o fuente legal correspondiente.

16.

CONTROL, VIGILANCIA Y ORIENTACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN La responsabilidad, la regulación, el control, la vigilancia y la orientación de la autorización corresponderán en todo momento, dentro del marco legal, al ICA como titular de la función autorizada. En consecuencia, el ICA impartirá las instrucciones y directrices necesarias para el cabal cumplimiento del ejercicio de la autorización. Sin perjuicio de los controles pertinentes por razón de la naturaleza de la autorización, el ICA, una vez conferida la atribución de esta función, ejercerá un control directo sobre 14

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el cumplimiento de las finalidades, objetivos y políticas que deben ser observados por los autorizados. 17.

SANCIONES En caso de presentarse algún tipo de incumplimiento por parte de los autorizados, o cualquier hecho susceptible de ser sancionado por parte del ICA, se aplicará lo dispuesto en los Acuerdos 0008 del 24 de noviembre de 2003 y 0007 del 23 de noviembre de 2004 del Consejo Directivo del ICA, y las normas que las llegaren a modificar o sustituir y lo establecido para tal fin en el Decreto 1840 de 1994. En caso de imponerse sanciones por parte del ICA, procederán los recursos previstos en el Código Contencioso Administrativo.

18.

RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE. Le corresponde al ICA velar por la sanidad agropecuaria del país y desarrollar las actividades de diagnóstico y de inspección en campo, realizadas dentro del programa de control y erradicación de la tuberculosis en Colombia, catalogada como enfermedad de interés nacional por lo cual se debe dar cumplimiento a la normatividad que regula la materia. El ICA como Entidad del Estado podrá autorizar temporalmente a particulares para que desempeñen actividades en los términos que determine la normatividad vigente y muy especialmente en los artículos 123, 209 y 210 de la Constitución Política de Colombia, en la Ley 101 de 1995, en el capítulo XVI de la Ley 489 de 1998; en el literal h del artículo 2° del Decreto 1840 de 1994; en el artículo 112° del Decreto 2150 de 1995, en los Acuerdos 0008 del 24 de noviembre de 2003 y 0007 del 23 de noviembre de 2004 del Consejo Directivo del ICA o en aquellos que los modifiquen, deroguen o sustituyan, en los términos de referencia que para el efecto se publican, o las normas que las llegaren a modificar o sustituir.

19.

SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS En caso de presentarse conflictos entre los autorizados y sus usuarios o entre cualquiera de estos y el ICA, en el ejercicio de las actividades establecidas en los presentes términos de referencia, las partes deberán acudir a uno cualquiera de los siguientes mecanismos de solución de conflictos:

19.1. Arreglo directo: mecanismo a través del cual dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de su controversia o previenen un conflicto futuro sin la intervención de un tercero. El acuerdo al que llegan las partes se consigna en un contrato de transacción. 19.2. Conciliación extrajudicial: mecanismo a través del cual, dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador y reconocido legalmente como tal.

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19.3. Amigable Componedor: mecanismo a través del cual un tercero imparcial toma la decisión sobre un conflicto en virtud de un mandato que le ha sido otorgado por las personas envueltas en un conflicto. 19.4. Arbitraje: mecanismo por medio del cual las partes involucradas en un conflicto de carácter transigible, defieren su solución a un tribunal arbitral, el cual queda transitoriamente investido de la facultad de administrar justicia, profiriendo una decisión denominada laudo arbitral. El campo de aplicación para la solución de controversias será el establecido en los presentes términos de referencia, los acuerdos expedidos por el Consejo Directivo del ICA, los principios que rigen la contratación estatal en Colombia y los principios que rigen para la función administrativa consagrados en la Constitución Política de Colombia y demás normas que disciplinen el tema.

Proyectó: Revisión Técnica: Vo.Bo. Técnico: Vo.Bo. Jurídico:

Francisco Javier Osorio M. Líder Programa Nacional Programa Tuberculosis Bovina. Miryam luz Gallego Alarcón. Directora Técnica Sanidad Animal Deyanira Barrero León. Subgerente de Protección Animal Juan Diego Blanco - Gilberto Salazar Nidia Castro. Coordinadora Grupo Gestión Contractual .l

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