MANUAL DE ADMINISTRADOR SPONTANIA v5

Dialcom Network, S.L. Febrero, 2009

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Contenidos Contenidos ............................................................................................................................................... 2 1 Introducción ..................................................................................................................................... 3 2 Acceso a la Administración .............................................................................................................. 6 3 GENERAL ........................................................................................................................................ 8 Opción “Info Sistema” .......................................................................................................................... 8 Opción “Conectados” ......................................................................................................................... 10 4 SPONTANIA .................................................................................................................................. 11 Opción “Conectados” ......................................................................................................................... 11 Opción “Áreas” .................................................................................................................................. 11 Opción “Sesiones” ............................................................................................................................. 16 Opción “Publicaciones” ...................................................................................................................... 21 Opción “Moderadores” ....................................................................................................................... 22 Opción “Traductores” ......................................................................................................................... 25 Opción “Usuarios” .............................................................................................................................. 26 Opción “Grupo de Usuarios” .............................................................................................................. 27 Opción “CDR” .................................................................................................................................... 29 Opción “Histórico” .............................................................................................................................. 32 Opción “Sesiones grabadas” ............................................................................................................. 32 Opción “Estadísticas”......................................................................................................................... 33 5 IM ................................................................................................................................................... 34 Opción “Conectados” ......................................................................................................................... 34 Opción “Usuarios” .............................................................................................................................. 34 Opción “Perfiles” ................................................................................................................................ 36 6 CONFIGURACIÓN......................................................................................................................... 37 Opción “RTC/3G Routing” ................................................................................................................. 37

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1 Introducción Para acceder a la administración deberá introducir una URL en cualquier navegador web que le será proporcionada por Dialcom Networks. En dicha dirección web, deberá introducir login y password de acceso que también le serán facilitados por Dialcom Networks. Guárdelos en un sitio seguro porque serán su único modo de acceso a la gestión de su sistema. Una vez autentificado se encontrará dentro la administración Dialcom Networks, nos aparece el menú de gestión.

Deberá desplegar la opción de menú que corresponda a Spontania una vez realizado esto, la operativa de uso es muy sencilla y fundamentalmente se pueden realizar tres operaciones en casi todos los apartados del menú que forman la administración web y que son: altas, eliminaciones y modificaciones. Para cada una de estas operaciones encontrará un botón rotulado con la acción relacionada. El acceso a la administración es igual para todo tipo de administradores ya que adelantamos que puede haber varios tipos. Existe la figura del administrador general que tiene potestad para ver “todo” dentro la web y existe la figura del administrador de un área que puede ver todo lo relacionada con el área que administre. Esta opción para que esté disponible, debe ser activada previamente en la creación de dicha Área. A lo largo del manual nos referimos a las sesiones nombrándolas también como salas, así que desde el principio téngalo en cuenta. Aunque la administración no reviste ninguna dificultad vamos a describir brevemente las opciones de menú antes de entrar en detalle. GENERAL • Info Sistema: Proporciona información de los servicios disponibles. Permite cambiar los datos de acceso, la personalización de la página web de acceso y del interfaz de usuario. • Conectados: Presenta una relación de las sesiones (de todos los módulos: IM, sesiones de Spontania, Webcall, etc.) que en el momento de la consulta están activas, así como los usuarios que están participando en las mismas.

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SPONTANIA • Conectados: Presenta una relación de las sesiones Spontania que en el momento de la consulta están activas, así como los usuarios que están participando en las mismas. • Áreas: Pueden tener una similitud con departamentos o grupos. • Sesiones: Son el centro neurálgico de Spontania, son aulas o salas de reunión donde los usuarios se reúnen. • Publicaciones: Proporcionan una relación de las sesiones disponibles en el sistema con información relativa a los horarios de acceso, tipo de autentificación requerida, moderador asignado y un acceso rápido para realizar la Conexión a través de un enlace web. • Moderadores: Son las figuras que controlan una sesión y otorgan permisos a los usuarios partícipes. Pueden ejercer su rol de moderadores en una o en varias áreas. • Traductores: Son unos participantes especiales dentro de la sesión. Realizan la traducción de la conversación de la sesión en un idioma determinado. Al igual que ocurre con los moderadores, pueden ejercer su rol en una o varias áreas. • Usuarios: Son el resto de asistentes a la reunión. A una sesión pueden conectarse usuarios que deban estar registrados en el sistema o usuarios anónimos, es decir, que no estén dados de alta dentro del servicio. • Grupos Usuarios: La finalidad de este apartado es agrupar a un número de usuarios que tendrán derecho exclusivo de acceso a algunas sesiones. • CDR: Son listados de situación, almacenan información sobre las sesiones que se han llevado a cabo. • Histórico: Al igual que en el apartado anterior proporcionan información sobre los usuarios que se han conectado a una sesión, la diferencia principal estriba es que aquí la información proporcionada es relativa a sesiones que se han dado de baja en el sistema. • Sesiones grabadas: Aquel cliente que tenga el módulo adicional de Reproducción de Sesiones, podrá realizar grabaciones íntegras de las reuniones que considere oportunas y desde esta opción poder acceder a la visualización de dichas grabaciones. • Estadísticas: Desde esta opción podrá obtener informes de acceso de participantes acotados por diferentes conceptos (áreas, moderador, fechas de inicio, terminación de las sesiones, etc.) • Documentación: Aparece disponible toda la documentación relativa al servicio. Este manual puede ser descargado desde esta opción en formato PDF. IM • Conectados: Indica los usuarios conectados en tiempo real al servicio de mensajería instantánea. • Usuarios: Permite la gestión de usuarios (creación, modificación y eliminación). Page 4 of 38 Dialcom Networks S.L. Febrero 2009

• Perfiles: Proporciona una lista de los usuarios que pueden moderar en el área IM. • Documentación: Aparece disponible toda la documentación relativa al servicio. Este manual puede ser descargado desde esta opción en formato PDF. CONFIGURACIÓN • RTC/3G Routing: Define la numeración de acceso a las sesiones creadas. Con esta breve descripción, se hace evidente que tiene que haber un orden en la creación de todos los objetos necesarios para una gestión adecuada. Recomendamos que se siga el siguiente orden: • • • • •

Áreas Moderadores Grupos (*) Usuarios (*) Sesiones (*)Necesarios sólo si va a dar de alta sesiones dirigidas a grupos de usuarios determinados. Si opta por sesiones de acceso libre o de sesión, no es necesario crear ni grupos ni usuarios pertenecientes a dichos grupos.

El hecho de usar LDAP para la autentificación conlleva ciertas limitaciones con respecto a la autentificación estándar a través de base de datos y se producen algunos cambios en la administración web: –

La rama de moderador, traductor, usuario y grupos de usuarios desaparecen de la administración (carecen de sentido).

–

Cualquier usuario definido en el LDAP puede ser moderador y puede reservar sesión a través del plug-in de Outlook y de las sesiones definidas a través del cliente IM o del cliente LCS/OCS.

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2 Acceso a la Administración Para acceder a la administración deberá introducir una URL en cualquier navegador web que le será proporcionada por Dialcom Networks. En dicha dirección web, pulsando en el logo de la empresa, le aparecerá una venta donde deberá introducir login y password de acceso, que también le serán facilitados por Dialcom Networks. Guárdelos en un sitio seguro porque serán su único modo de acceso a la gestión de su sistema.

Si los datos no son correctos, aparece un mensaje advirtiéndolo y de nuevo el formulario para que sean introducidos los datos de acceso correctos.

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También es posible recordar la contraseña si se ha olvidado seleccionando sobre el enlace “¿Ha olvidado su password?”.

Una vez dentro, aparecerá el siguiente menú a la izquierda de la pantalla con las opciones disponibles.

En esta primera pantalla, además del menú, podrá ver los usuarios conectados en ese momento a cualquiera de las sesiones que se estén llevando a cabo. Por defecto la administración web se presenta en el idioma pre-configurado en el navegador, inglés o castellano. Si no hay ninguno de estos idiomas configurado, se mostrará en inglés. En cualquier momento puede conmutar de inglés a castellano o viceversa pulsando en los iconos de banderas que aparecen en la parte superior del menú.

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3 GENERAL Opción “Info Sistema” Proporciona información sobre el número de licencias (usuarios concurrentes), los servicios disponibles (chat de texto, voz, video, compartición de aplicaciones, control remoto, navegación compartida y transferencia de ficheros). Permite personalización en los logos de la página web de acceso y los logos del cliente PC.

Mediante la opción de Información General, el administrador podrá visualizar las propiedades generales de la entidad, así como toda la configuración de servicios y funcionalidades disponibles.

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Los datos de acceso a la administración, podrán ser modificados seleccionando la opción de Datos de Acceso. Seleccionando Personalizar logo PDA, se puede modificar el logo de la PDA que aparece en la página web. El icono debe ser en formato .gif y .jpg. Además, es posible cambiar el icono del equipo H.323, dispositivo móvil y el PC. La página intermedia hace alusión a la página web que aparece mientras se está descargando el cliente PC.

El logo de administración es el logo de acceso a la página web de administración.

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El logo Conectar es el logo de acceso a la sesión Spontania

Opción “Conectados” Es la pantalla por defecto que aparece cuando se entra a la administración web de Spontania y hay sesiones activas en ese momento.

Por cada sesión aparecería una información del mismo tipo que la que puede verse en la imagen. Los datos de este apartado Conectados son iguales a los que pueden obtenerse mediante la opción CDR que más adelante veremos con más detalle. La única diferencia es que desde aquí vemos los usuarios conectados a sesiones no terminadas y en el CDR vemos los usuarios participes en sesiones ya concluidas. El administrador desde esta pantalla tendría la opción de poder finalizar la sesión que en ese momento . se está celebrando pulsando sobre, el siguiente botón: En cuanto a los servicios utilizados, cada uno de los iconos que aparecen a la derecha de la pantalla, representa un servicio de Spontania tal y como se muestra en la siguiente tabla. Chat de Texto Chat de Voz Compartir Aplicaciones Control Remoto Navegación Asistida Transferencia de Ficheros Video Marca que indica que el servicio se ha activado

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4 SPONTANIA Opción “Conectados” Muestra la misma información que aparece en la opción de “Conectados” del menú General, pero sólo la relativa al servicio Spontania.

Opción “Áreas” Las áreas pueden compararse con departamentos o grupos dentro de una compañía. De esta manera al igual que para poder crear una sesión es necesario que exista un moderador, es indispensable que dicha sesión pertenezca a un área que la gestione, esto es, hay que tener creadas las áreas antes de proceder a dar de alta cualquier sesión. Desde la opción “Áreas” la pantalla que nos aparece es la siguiente:

En primer lugar podemos ver el número de áreas que hay creadas en el sistema. A continuación; aparecen las áreas con sus datos más relevantes: nombre del área, responsable de la misma con su dirección de correo electrónico y servicios que puede gestionar esta área. Pulsando sobre el nombre accederemos al menú de modificación del área donde pueden verse todos los datos que identifican a un área, y los valores por defecto que heredarán las sesiones que pertenezcan a esta área. Otro de los campos que aparecen aquí es ABM que puede tomar dos valores “Si” y “No”, y para cambiarlo habrá que acceder al menú de modificación del área. Su función es la siguiente: La función de ABM optimiza en tiempo real la calidad del sistema de Videoconferencia, controlando de forma automática los parámetros de videostreaming enviados al dispositivo del usuario. El módulo ABM integrado en el servidor de Dialcom, consigue un equilibrio entre recursos de red (ancho de banda) y calidad de servicio.

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Adelantar quizás, que un área se crea con una serie de servicios y cualquier sesión que pertenezca a esta área heredará por defecto estos servicios, nunca se podrá activar uno en ninguna sala que no le haya sido asignado al área en su creación. La posibilidad de incrementar los servicios disponibles de un área recae únicamente en la figura del administrador general, que es aquel que tiene acceso a la gestión de todas las áreas. Las operaciones que se pueden realizar sobre un área son: creación, modificación y eliminación. No existe ninguna limitación en cuanto al número de áreas que se pueden crear siempre y cuando usted haya accedido con los datos de acceso de administrador general, porque de otra forma significará que ha accedido como administrador de área y en esta administración solo tendrá valores informativos no pudiendo realizar ninguna operación sobre esta área. Hay tres áreas creadas por defecto dependiendo de la activación o no de diversos módulos: -

Área IM: se crea por defecto cuando el módulo de IM está configurado. Área LCS: se crea por defecto cuando el módulo Brdige LCS /OCS está activado. Área Outlook: cuando un usuario reserva una sesión a través del plug-in de Outlook se crea bajo esta área.

Estas áreas no pueden ser borradas por el administrador. Crear un área Para crear un área basta pulsar sobre el botón “Crear” que aparece en la parte superior de la relación de áreas. Aparecerá una pantalla con un formulario en el que deberemos introducir los datos que se solicitan. El único dato obligatorio a la hora de crear un área es el nombre si bien lo idóneo es tener la máxima información posible.

Cuando un área se crea, hereda por defecto los mismos servicios activos que la compañía a la que pertenece y por esta razón no se solicitan en el formulario de creación. Si usted desea parametrizar estos valores, deberá acceder a la opción de modificación que explicaremos en el siguiente apartado. Una vez rellenados todos los datos, pulsamos sobre el botón “Guardar”. Si el área se ha creado correctamente seremos redirigidos nuevamente a la pantalla de áreas donde podremos ver como la nueva área se ha incorporado a las ya existentes. Page 12 of 38

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Modificar un área En cualquier momento podemos acceder al contenido de un área y realizar las modificaciones que consideremos oportunas sobre la misma. Para acceder a la modificación de un área, basta pulsar sobre el nombre de la que queremos modificar.

Automáticamente nos llevará a una pantalla donde se mostrarán los valores actuales del área y sobre los que procederemos a realizar los cambios precisos. La siguiente imagen nos muestra una situación de modificación.

Hay que tener en cuenta, que los datos de obligado cumplimiento son los mismos que los señalados para la creación; pero además, aparecerán rellenados ya una serie de ítems más. Page 13 of 38

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De esta manera, aparecen activados todos los servicios que se dieron de alta al crear la entidad y ahora podemos modificar los que queramos. Pero si hubiera alguno que no se hubiese dado de alta al crear la entidad, aparecería el texto: “No disponible”, o no aparecería la opción. Es necesario recordar que no podemos dar de alta más de un área con el mismo nombre. Una de las opciones que se muestran es: “Delegar administración del Área”. Si activamos Delegar Administración, deberemos cumplimentar el login y el password que se deberá proporcionar para acceder a la gestión de todo lo relacionado con esta área, y así pasar estos datos a un subadministrador, a la vez se genera una URL que permitirá acceder directamente al área. Si dejamos el valor a “No”, esta área no tendrá posibilidad de ser gestionada por otra persona distinta al Administrador.

Si prestamos atención a esta pantalla, veremos que tenemos dos apartados especiales aparte de los datos de identificación del área y son: Servicios disponibles, y Valores personalizados.

Sobre servicios disponibles poco más hay que decir sólo que los podemos activar/desactivar y que las sesiones que creemos y que pertenezcan a esta área heredarán estos mismos servicios. Hay un caso especial para los servicios de texto, voz y vídeo y es que tienen un valor adicional y es el valor “ACTIVO”. Cuando un servicio es seleccionado con este valor, significa que nada más comenzar la sesión tendrá este servicio activado por defecto. Page 14 of 38

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Comentemos ahora los valores personalizados. Para determinar cuáles vamos a personalizar para el área, sólo hay que pulsar sobre la lista desplegable que hay al lado de las leyendas VALORES PERSONALIZADOS y seleccionar el valor deseado. Valores personalizados: Digamos que es un “paso más” en la personalización de un área. Se divide en distintos apartados: Audio, vídeo, compartición, y multicast. Audio

Dentro de audio nos encontramos con la opción “Manos libres” que podremos activar por defecto o no. Si aparece desactivada (opción NO), cuando un usuario quiera utilizar el servicio de voz deberá mantener la tecla CTRL pulsada. Sin embargo, si está activada (opción SI) esto no será necesario.

Video

Calidad de vídeo predefinida: Calidad de video a aplicar a todos los usuarios al conectarse e iniciar el video. Este valor podrá ser modificado en tiempo real durante la sesión por el moderador. Calidad de vídeo máxima: Máxima calidad de vídeo aplicable a los usuarios conectados a las sesiones pertenecientes al área. Número máximo de vídeos: Número máximo de videos a mostrar en las sesiones pertenecientes al área.

Compartición

Calidad compartición predefinida: corresponden al valor predefinido que utilizaremos cuando iniciemos la compartición de aplicaciones. Calidad compartición máxima: el valor máximo al que dejaremos llegar dentro de las sesiones que correspondan a esta área.

Multicast

En caso de que el moderador decida utilizar el servicio vía Multicast deberá especificar la dirección IP que desean utilizar para la sesión.

Una vez introducidos los cambios necesarios, pulsamos el botón “Modificar” y si todos los datos han sido correctamente cumplimentados se presentará en pantalla el listado de todas las áreas con los cambios efectuados sobre el área modificada. Eliminar un área Para borrar un área, una vez tengamos el listado de las disponibles en el sistema, únicamente hay que presionar el botón “Eliminar”. Se produce una serie de verificaciones, para comprobar que el área que se quiere borrar no está vinculada con sesiones, para evitar la inconsistencia de datos y adicionalmente para asegurar que el borrado realmente se quiere llevar a cabo. Pueden darse las siguientes situaciones: -

El área que queremos borrar no está vinculada a ninguna sesión activa o no activa del sistema: Se pide confirmación. En cualquier caso una vez realizada la selección se regresa a la pantalla de áreas informando al administrador de la operación llevada a cabo.

-

El área que queremos borrar está vinculada a alguna sesión activa o no activa del sistema: Si decide eliminar el área y se llevaron a cabo sesiones, la información se elimina del CDR pero se pasa a un histórico para posibles consultas. Page 15 of 38 Dialcom Networks S.L. Febrero 2009

Opción “Sesiones” En esta opción podrá gestionar las sesiones del sistema. Recuerde que hasta llegar a este punto habrá tenido que crear los moderadores del sistema y las áreas porque le serán solicitados para crear una sesión. Las sesiones son las salas por definirlas de alguna manera a las que se conectan los usuarios y que son controladas por un moderador que tiene ciertos privilegios durante la sesión.

Al acceder a la opción “Sesiones” desde el menú, aparece un listado con las sesiones del sistema. Los datos que pueden verse desde este punto son los más relevantes de una sesión pero no los únicos. Para ver con detalle la configuración de una sesión o modificarla debe pulsar sobe el nombre de la misma. Además de datos obvios como nombre, a qué área pertenece, moderador, etc. la sesión viene definida por otros ítems que quizás no estén tan claros sin una explicación. Por eso, antes de pasar al proceso de creación de una sesión vamos a introducir brevemente algunos conceptos. •

Una sesión puede ser diseñada con autentificación o sin autentificación, esto es que puede que necesite o no que el usuario introduzca una contraseña para conseguir conectarse a ella. ( Campo “Tipo de autenticación” )

•

La sesión tiene fecha de comienzo y puede tener fecha de finalización, si se indica una fecha concreta de finalización será “caduca”, si no, será “no caduca”. Independientemente de que la sesión, sea o no caduca, debemos indicar el rango de horas en que queremos este activa la sesión, se puede poner un intervalo horario o dejar las horas a cero, para aquellas sesiones a las que se pueda conectar las 24 horas del día

•

Una sesión puede ser iniciada por el primer usuario que se conecta a ella o puede ser que únicamente pueda comenzar cuando el moderador está conectado y en espera de usuarios. ( campo “Puede iniciar usuario” )

Con estos puntos debería ser más sencillo crear una sesión.

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Cada sesión puede pertenecer a una sola área; también solicitará que se le asigne un moderador, por lo tanto, ambas opciones, deben haber sido creadas, con anterioridad. Crear sesión Consta de dos pantallas. Veamos la primera:

Lo primero que solicita es el nombre de la sesión. Seguidamente, pide el nombre del área que va a gestionar la sesión que estamos creando. Seleccione del desplegable la que corresponda y tenga en cuenta que cuando tenga que decidir quién modera la sesión que está creando, sólo se le mostrarán los moderadores que tengan permiso de moderación en el área que acaba de seleccionar. A continuación puede escribir una descripción del contenido de la sesión. Es el único dato de esta pantalla que no es obligatorio, si bien es recomendable rellenarlo porque puede servir de orientación previa para otros administradores de la plataforma (indicar que la información de este campo no será visto por los usuarios de dicha sesión). El siguiente campo que se solicita es que introduzcamos el número máximo de usuarios que permitimos que se conecten a la sesión. Hay que decir antes de continuar, que este número ya viene acotado por el número de licencias de las que dispone la compañía, pero aún así puede que la sesión esté pensada para un número de usuarios reducido. Si quiere proporcionar un valor concreto hágalo aquí; si no quiere poner restricción al número de usuarios que pueden conectarse déjelo a cero. Ahora debemos decidir si la sesión está activa o no. Si hemos pulsado sobre la leyenda NO, significará que a pesar de que pongamos unos límites de tiempo adecuados nadie podrá conectarse a esta sesión. La finalidad de poner una sesión activa o no activa es simplemente si queremos mostrarla o no al usuario. Lo siguiente que se solicita es que determinemos el tipo de autentificación que se ha de llevar a cabo cuando un usuario se quiera conectar a la sesión que estamos creando. Hay tres opciones: •

De sesión: significa que el usuario deberá utilizar un password para acceder a la sesión. Este password deberá coincidir exactamente (mayúsculas / minúsculas) con el que rellenaremos en la siguiente pantalla. Si el usuario intenta acceder a la sesión sin proporcionar correctamente esta información se le negará el acceso. Page 17 of 38

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•

No requerida: significa que la sesión que estamos creando no controla el acceso de los usuarios con un password. Cualquier usuario que desee acceder a la sesión será aceptado en la misma siempre y cuando no se haya superado el número máximo de usuarios permitidos y se encuentre dentro de los límites horarios de acceso a la misma.

•

De usuario: significa que la sesión va dirigida a un grupo de usuarios en concreto y cada uno de ellos deberá introducir sus datos de acceso (un login y un password para cada usuario) y así conectarse. Estas sesiones requieren que los usuarios estén dados de alta en el sistema (apartado usuarios/grupos). Cuando la sesión es de este tipo, hay dos opciones: 1. Que siendo para determinados usuarios, estos pertenezcan a un grupo de los que tenemos dados de alta en el sistema. Si es así, marque la casilla de verificación que aparece en esta pantalla.

2. Que sea para usuarios que están dados de alta en el sistema pero sin que pertenezcan a un grupo determinado, y en este caso no hace falta que marque la casilla “grupo de usuarios”. La diferencia entre estas dos opciones es que, si es para un grupo en concreto, en la siguiente pantalla deberá seleccionar dicho grupo de la lista que verá y si es para usuarios que no pertenecen a un determinado grupo debe incorporarlos uno a uno. • Puede iniciar un usuario: Podemos decidir si permitimos conectar a los usuarios, antes de que se conecte el moderador, o por el contrario que no pueden entrar aún teniendo datos de acceso hasta que no haya un moderador en la sala. También se define desde la administración Web si se desea grabar la sesión o no, siempre y cuando la entidad disponga del modulo de Grabación de sesión. También se debe especificar la caducidad de la sesión. Tal y como hemos explicado antes, si decimos que la sesión no caduca, más adelante sólo se nos pedirá la fecha de inicio de la sesión y si decidimos que la sesión caduca deberemos especificar la fecha de inicio y la fecha de final de la sesión. Si pulsa el botón “Siguiente”, aparecerá el resto de la información que el sistema requiere para la creación de la sesión. Si ha ocurrido algún error o falta algún dato, aparecerá un mensaje informándole de la situación. La siguiente pantalla aparece:

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Al poner que la sesión caduca, nos solicita la fecha de inicio y de final de la sesión. En cuanto al intervalo horario, si seleccionamos 24 horas dentro del período de fechas previamente establecido, la sesión durará las 24 horas. Si introducimos otros parámetros de hora, la sesión solo estará activa durante ese rango horario los días definidos anteriormente. Una vez cumplimentados todos los valores, pulse en el botón “Crear” y la sesión se habrá dado de alta correctamente. Podremos verlo en el momento porque seremos redirigidos a la pantalla de sesiones donde aparecerá la sesión que acabamos de crear. Modificar sesión Podemos acceder a cambiar los datos de una sesión pulsando sobre el nombre de la misma, una vez situados en la pantalla principal de salas. Es importante reseñar, que los datos de una sesión no pueden ser modificados si está siendo utilizada, porque podría producir inconsistencias en los datos que se vayan almacenando.

El proceso de modificación de una sesión es en parte igual, a lo que hemos visto sobre creación de la sesión, si bien al igual que describimos en la sección áreas se incorporan unos nuevos valores. Cuando se crea una sesión se heredan ciertos valores por defecto del área a la que pertenece. Sólo si se quieren modificar estos valores es necesario acceder a la opción de modificación de la sesión. Page 19 of 38

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Cuando se accede a cambiar los datos de una sesión, veremos la información que hasta ese momento tenía dicha sesión. Podemos cambiar cualquier dato, esto es, pasar una sesión no caduca a caduca, ponerle autentificación a una que no la tenía o quitársela.

Hasta aquí, hemos descrito la primera pantalla. Ahora, describamos la segunda parte. Es ahí donde aparecen los valores heredados del área a la que pertenece la sesión y desde esta pantalla podremos gestionarlos. El funcionamiento y definición de los parámetros que se pueden modificar es exactamente igual al descrito en la modificación de áreas. Podemos diferenciar, aparte de los datos de definición de sesión, otros dos apartados: servicios disponibles y valores personalizados. De los datos de definición de sesión, podremos modificar el moderador de la sesión, y este será el momento de asociar el número de teléfono para llamadas entrantes a la sesión, si la entidad tiene disponible este servicio. En el caso en el que el enrutado sea por DTMF, se solicitará al administrador que introduzca el código DTMF que se solicitará al usuario al realizar la llamada. A grandes rasgos, vamos a definir una serie de valores que serán los que adopten todos los usuarios que se conecten a la sesión. No obstante, el moderador tiene potestad para modificarlos a lo largo de la sesión cuando lo considere conveniente; la única restricción al respecto, es que no podrá superar los valores máximos que se establezcan aquí. Servicios disponibles: Presenta los servicios que pueden utilizarse cuando se lleve a cabo la sesión. Sólo podrán modificarse aquellos que estén permitidos dentro del área a la que pertenece esta sesión. Esto es, si el área a la que pertenece la sala que estamos modificando, sólo tuviera disponible los servicios de texto y video, Page 20 of 38

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aquí solo aparecería para gestionar esos dos servicios. En el ejemplo, la sesión ha heredado todos los servicios como activos; aquí podríamos deshabilitar aquellos que no queremos sean utilizados en esta sesión. Hay algún caso especial de servicio como es el de texto, voz y vídeo que permiten un tercer estado: el de activo y que lo que permiten es que aparezcan como activos ya al iniciar la sesión sin necesidad de hacerlo manualmente desde el interfaz del usuario. Valores personalizados: En este apartado, disponemos de la posibilidad de parametrizar la sesión. De esta manera y para una mejor compresión se han dividido en secciones que son las siguientes: audio, vídeo, compartición, y multicast. En audio podemos seleccionar si queremos que la sesión comience con manos libres o no. En vídeo, el consumo de canales predefinido se refiere al máximo que permitimos enviar por defecto a la aplicación; el máximo se refiere a la máxima calidad a la permitimos enviar; el número de vídeos al número de ventanas de vídeo que podremos ver como máximo dentro del interfaz de usuario y el tamaño de vídeo nos deja seleccionar un tamaño más o menos grande. En compartición, igualmente deberemos seleccionar la calidad predefinida y máxima a que enviamos, por último, si el servicio se va a utilizar por multicast deberemos proporcionar la dirección IP. Una vez introducidos todos los parámetros, pulsaremos sobre el botón “Modificar” y si la información proporcionada es correcta, seremos redirigidos a la pantalla principal de sesiones donde apreciaremos los cambios que hayamos aplicado. Eliminar sesión El proceso de eliminación de sesión es muy sencillo. Sólo decir, que obviamente no podrá borrarse una sesión que se esté llevando a cabo. Antes de proceder a la eliminación de una sesión, se solicita la confirmación y se advierte de que serán eliminados igualmente todos aquellos datos vinculados con la sesión, como el registro de conexiones que se hayan llevado a cabo sobre la misma. Una vez que se ha confirmado la eliminación no hay vuelta atrás, pero parte de los datos pasan a un fichero histórico donde pueden consultarse cuantas veces sea necesario.

Opción “Publicaciones” Esta opción corresponde exactamente a lo que el usuario puede ver cuando quiere conectarse a una sesión. Se trata de un listado de las sesiones disponibles para que el usuario se conecte.

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La información que puede verse es: nombre de la sesión, área que la gestiona, disponibilidad, horario permitido, tipo de acceso y por último los iconos que deberá pulsar el usuario (tanto moderador, como partícipe) para conectarse a la sesión ya sea desde un PC o una PDA, etc. Por último, el siguiente icono que al ser pulsado muestra la dirección que se debe teclear en cualquier navegador para conectarse a esa sesión.

Entre otros datos, aparece el tipo de acceso que corresponde a si la sesión necesita que el usuario proporcione un password de acceso, además de un identificador de usuario en el caso de tipo de acceso restringido o, únicamente, debe proporcionar un identificador de usuario en el caso de tipo de acceso libre. Los últimos iconos corresponden a lanzadores de conexión a la sesión, son los que debe presionar cualquier persona para conectarse a una sesión. Es posible que en lugar de un icono, aparezca la leyenda “PRÓXIMAMENTE”; esto significa, que la sesión está dentro de un margen adecuado de fechas, pero no así el intervalo horario.

Opción “Moderadores” Otro de los apartados principales de la administración es el de moderadores. Recuerde que no podrá crear un moderador si antes no hay un área creada. Cuando entramos dentro de moderadores aparece una lista con los ya existentes dentro del sistema tal y como se muestra en la siguiente figura:

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Aparecen solo algunos datos, si deseamos ver con más detalle la información de los moderadores podemos pulsar sobre su nombre. Comentar quizás que la columna “área sobre la que modera”, proporciona información sobre el área/áreas sobre las que el moderador puede ejercer la moderación. No existe un límite de áreas, es decir, podrá moderar sobre todas las áreas del sistema, sobre una, etc. Crear un moderador Para dar de alta un nuevo moderador en el sistema, basta pulsar el botón “Crear”. No existe un límite en cuanto al número de moderadores que pueden darse de alta en el sistema, es independiente del número de licencias que haya adquirido y que se refiere exclusivamente el número de conexiones simultáneas. Cuando accedemos a crear un moderador, nos encontramos con un formulario los datos como nombre, login, password, e-mail son obligatorios y necesarios para un buen acceso a Spontania. En último lugar, aparece una relación de todas las áreas creadas en el sistema para activar con un clic, aquellas sobre las que el moderador pueda ejercer el rol de moderador.

Si no cumplimenta todos los datos o si los datos de nombre y acceso que proporciona para el alta ya están asignados a otro moderador, el proceso se detendrá dando opción a corregir y continuar con el alta o a cancelar el proceso. Una vez creado, se redirigirá automáticamente al listado de moderadores del sistema desde el que podrá observar las nuevas altas que vaya incorporando.

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Modificar moderador Para cambiar cualquier dato de un moderador pulse sobre su nombre desde la opción “Moderadores” del menú. Se mostrará la pantalla del apartado anterior, sólo que esta vez los datos ya están cumplimentados y listos para registrar cualquier cambio que introduzca.

Una vez realizados los cambios oportunos, pulse sobre el botón modificar. En caso de que alguno de los datos proporcionados no sea correcto se avisará del tipo de error y se dará opción a corregirlo y continuar la modificación o a cancelar el proceso de modificación en cuyo caso la situación de los datos del moderador quedará igual que antes de entrar a modificar. Eliminar un moderador. En primer lugar cuando se elimina un moderador (al igual que ocurre con las áreas y con las sesiones) se verifica que no esté en ese momento en sesión. No obstante, el sistema realiza un chequeo previo antes de proceder a borrar. Eliminar un moderador puede tener varias implicaciones que hay que tener en cuenta: •

El moderador puede estar asignado a una sesión disponible a la que se puede conectar un usuario próximamente o incluso en cualquier momento. Si lo borra estas sesiones se actualizarán automáticamente de tal manera que cualquier moderador del área a la que pertenezca la sesión podrá asumir la moderación.

•

Deberá tener en cuenta que se eliminarán también los CDRs de sesiones en las que ha intervenido. Eso sí, podrá acceder a esta información desde la opción histórico del menú. Como alternativa adicional también puede antes de eliminar la sesión proceder a la exportación de la misma a un fichero que podrá manipular con cualquier aplicación externa.

Es decisión suya determinar qué quiere borrar y qué quiere mantener. El sistema únicamente le solicita su aprobación porque una vez lanzado un proceso de eliminación es imposible del todo recuperar la información, salvo lo relativo a los datos que se pasan a un histórico para futuras consultas. Page 24 of 38

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Opción “Traductores” Desde esta opción podrá gestionar los traductores del sistema si va a ofrecer la posibilidad de que las sesiones sean traducidas mientras se producen. Como puede ver aparece una relación de los traductores creados en el sistema con sus datos personales, de acceso, las áreas sobre las que traduce y los idiomas que puede traducir.

Crear un traductor. El funcionamiento de la gestión del moderador no difiere en absoluto de los explicados hasta aquí. Cuando se da de alta un traductor se han de especificar como mínimo su nombre y sus datos de acceso, las áreas sobre las que puede ejercer su rol de traductor. De esta manera el traductor sólo podrá conectarse como tal a las sesiones que pertenezcan al área sobre la que tenga derechos de acceso. En la figura observará, que aparecen todas las áreas de la entidad y únicamente tendremos que marcar aquellas sobre las que queremos que actúe. Igualmente aparecen los idiomas que se ofrecen como posibles para traducir y habrá que marcar cuáles son los que conoce el traductor.

Cuando haya introducido los datos pulse en el botón crear y si todo ha sido cumplimentado satisfactoriamente, verá como se ha incorporado a la lista de los existentes. Modificar traductor Desde la pantalla principal de traductores, pulse sobre el nombre del traductor que quiere modificar y le aparecerá un formulario con los datos actuales sobre los que podrá practicar la modificación que necesite, cambiar el nombre, los datos de acceso, completar información, añadir o quitar áreas sobre las que traduce, etc. Una vez que realice los cambios, pulse el botón modificar y listo. Page 25 of 38

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Eliminar traductor Antes de eliminar un traductor debería asegurarse de que no está en sesión en ese momento, de cualquier forma la comprobación se hace de forma automática. Debería saber también que si elimina un traductor y luego va a consultar los CDRs, si ese traductor apareciera en ellos porque hubiese sido parte de la sesión, la información no se podría mostrar correctamente, por lo que quizá opte por deshabilitar la capacidad de traducir en todas las áreas y preserve así correctamente los CDRs para futuras consultas. En cualquier caso, usted decide.

Opción “Usuarios” Desde esta opción daremos de alta a todas aquellas personas que formen parte como usuarios del servicio Spontania y que no sean ni traductores ni moderadores. Cuando accedemos a esta opción aparece una relación de los usuarios que hay en el sistema:

Veamos ahora como es la gestión de los usuarios. Crear usuarios Accedemos a esta opción pulsando sobre el botón crear de la pantalla anterior, aparecerá el siguiente formulario para que procedamos a su cumplimentación:

Todos los datos son de obligado cumplimento. Login y Password serán con los que el usuario acceda a las sesiones a las cuales está invitado por ser integrante de un grupo. Se hace una verificación de que los datos de acceso no estén adjudicados a otro usuario existente previamente en el sistema, así como que no haya otra persona con ese nombre como identificador. Si esto es así, el usuario se da de alta en el sistema y así lo podremos comprobar cuando seamos redirigidos nuevamente a la pantalla de usuario y veamos su información. Page 26 of 38

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Modificar usuario Para cambiar los datos de un usuario que existe en el sistema pulsamos sobre su nombre en la pantalla principal de usuarios y accederemos a una pantalla similar a la siguiente:

Desde aquí y siguiendo las mismas indicaciones que en el alta de usuarios explicada en el apartado anterior, cumplimentaremos los nuevos datos. Eliminar un usuario Poco hay que explicar de esta opción, sólo que desde la pantalla principal y pulsando el botón eliminar, dará de baja al usuario especificado del servicio borrando además cualquier relación que tuviera con los grupos del sistema.

Opción “Grupo de Usuarios” La finalidad de esta opción, es dar de alta grupos en los cuales se incluirán determinados usuarios que serán los únicos que tengan permiso para conectarse a la sesión o sesiones que se creen para dicho grupo. Obviamente, todos los usuarios que se incluyan en un grupo determinado tendrán que ser dados de alta en el sistema y cuando se conecten a la sesión, proporcionarán como login y password de acceso los que se especifiquen cuando se creen. Esto es, en los casos de sesiones con autenticación de usuario o grupo de usuarios. Los grupos tienen la misión de agrupar a los usuarios y clasificarlos.

El mantenimiento es sencillo y la dinámica de funcionamiento es exactamente igual que la descrita hasta ahora para el resto de opciones. Page 27 of 38

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Crear grupo Si pulsamos sobre el botón crear accederemos a la siguiente pantalla:

Sólo tenemos que cumplimentar el nombre que le queremos dar al grupo y seleccionar el área a la que pertenece de entre las que aparecen en el desplegable que se presenta en el formulario. Cada área puede tener su grupo de usuarios particulares. Cuando hayamos cumplimentado el nombre y el área, pulsaremos sobre el botón Crear y si los datos son correctos seremos redirigidos nuevamente a la pantalla de grupos donde podremos apreciar que el nuevo grupo ha sido creado correctamente y que el número de usuarios que lo integran está de momento a cero. Modificar grupo Si necesitamos modificar un grupo o añadir usuarios, lo único que tenemos que hacer es pulsar sobre el nombre del mismo en la pantalla de grupos. Accederemos a un formulario como el que sigue:

Desde aquí, podemos cambiar el nombre del grupo y el área a la que pertenece, pero además, tenemos también la posibilidad de ver qué usuarios pertenecen a ese el grupo y eliminarlos desactivando las casillas de verificación que aparecen al lado de cada nombre de usuario o añadir más usuarios pulsando en el enlace “Añadir usuarios al grupo”. Veamos cómo se añaden más usuarios a un grupo. Primero pulsamos sobre el enlace comentado y seremos redireccionados a la siguiente pantalla:

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Nos aparecen todos los usuarios dados de alta en el. Podemos seleccionar varios usuarios a la vez manteniendo pulsada la tecla “ctrl.” mientras vamos pulsando sobre el nombre de los usuarios que queremos añadir. Cuando tengamos la relación adecuada pulsamos sobre el botón Crear y serán añadidos al grupo. Si hay muchos usuarios dados de alta en el sistema y estamos intentando localizar a uno en concreto, podemos agilizar la búsqueda pulsando en las iniciales que aparecen en la parte inferior de la. Eliminar grupo Desde la pantalla principal de grupos podemos eliminar un grupo únicamente pulsando sobre el botón eliminar. Esta operación no borra a los usuarios del servicio, únicamente da de baja al grupo. Si había sesiones que estaban dirigidas a ese grupo en concreto, deberá acceder al mantenimiento de sesiones y cambiar el grupo a otro que exista o dejar el acceso abierto para cualquier usuario ya sea sin password de acceso o con él. De otra manera la sesión quedaría sin posibilidad de llevarse a cabo.

Opción “CDR” A través de esta opción, podrá obtener una información detallada de qué ha ocurrido en una sesión, es decir ,cuantos y qué usuarios se han conectado, quién ha moderado, qué servicios se han utilizado, cuándo empezó y acabó, etc. ... La información que aquí se obtiene es de las sesiones que ya han finalizado. Lo primero que nos encontramos es un formulario en el que podremos refinar la búsqueda de CDRs, ya sea por fecha, entre fechas, moderadores, áreas, etc. Desde esta pantalla es desde la que deberá parametrizar la búsqueda.

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En la búsqueda del CDR podemos seleccionar un rango de fechas y además, decidir si lo queremos ordenar por áreas o por un moderador en concreto. Si seleccionamos por áreas, saldrán todos los moderadores que pueden ejercer el rol de moderador en dicha área. También se puede filtrar por el identificador de un usuario que se haya conectado a una sesión. Si ha accedido a la administración Web como administrador de un área determinada, el desplegable de áreas no aparecerá porque únicamente se mostrarán los CDRs del área. Elija la opción que elija, el resultado que se mostrará será una relación de CDRs (uno por línea) que cumplan la condición impuesta. La información que se muestra a continuación está formada por: • • • • • • • •

Nombre de la sesión Área que la gestiona Fecha en la que se llevó a cabo Hora de Inicio Hora Final Duración Moderador Número de asistentes

Si queremos ver una información más detallada de un CDR en concreto, pulsaremos sobre el nombre de la sesión y se mostrará la siguiente pantalla:

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Al igual que veíamos en el apartado de conectados, la información que obtenemos puede dividirse en dos bloques. La relacionada con datos de la sesión, esto es, su nombre, número de participantes, fecha y hora en la que se llevo a cabo, quién la moderó, a qué área pertenece, pulsando sobre “sig>>” se podrían visualizar documentos adjuntos a esta sesión y adicionalmente otro gran apartado que es la relación de usuarios partícipes con su hora de conexión, el tiempo de sesión, el número de veces que se ha reconectado y los servicios que ha utilizado. Junto al nombre del usuario, aparece el rol que ha tenido dentro de la sesión. Puede tener el valor U (Usuario), T (Traductor) y M (Moderador) El nombre que aparece aquí para identificar al usuario, es el que proporciona el mismo cuando se conecta a la sesión. Además, aparece también información sobre la fecha y la hora de la conexión y la duración del usuario en la sesión. También está disponible un icono de información , que al ser pulsado proporciona información sobre el usuario como: el sistema operativo, la URL desde la que realizó la conexión, el navegador utilizado y la dirección IP. La siguiente imagen representa lo que aparece al pulsar sobre este icono:

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Si deseamos ver una información más detallada de cuándo se produjeron esas reconexiones, sólo hay que pulsar sobre el enlace “Ver listado de reconexiones de la sesión”. La pantalla que nos aparece es la siguiente:

Opción “Histórico” Al igual que en el apartado anterior proporcionan información sobre los usuarios que se han conectado a una sesión, la diferencia principal es que aquí la información proporcionada es relativa a sesiones que se han dado de baja en el sistema.

Opción “Sesiones grabadas” Esta opción permite a los clientes que dispongan del módulo adicional de Reproducción de Sesiones, poder acceder a la visualización de las grabaciones que haya realizado Lo primero que nos encontramos es un formulario en el que podremos refinar la búsqueda de sesiones grabadas. Desde esta pantalla es desde la que deberá parametrizar la búsqueda.

Los resultados se muestran en línea por cada sesión grabada, en la que se incluyen datos de la sesión, tamaño de la grabación, y la posibilidad de eliminar la grabación.

Además se incluyen enlaces desde los que se puede descargar la sesión grabada: •

Reproductor: Esta opción ofrece la URL a partir de la cual se descarga todo el fichero de la sesión grabada y se visualiza directamente sin necesidad de almacenarlo en local en el PC. Page 32 of 38

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•

Fichero: Descarga la sesión grabada, fichero .wconf, en el PC del usuario. Es necesario disponer del cliente PC en el PC del usuario para poder visualizar la sesión grabada. Cuando se selecciona el icono de fichero, se lanza una ventana con una URL, para poder grabar el fichero se selecciona la URL con el botón derecho y se elige la opción de “Guardar como…”

En todas las sesiones que se reproducen aparece un usuario REPRODUCTOR en la lista de usuarios.

Opción “Estadísticas” Desde esta opción podrá obtener informes de acceso de participantes acotados por diferentes conceptos (áreas, moderador, fechas de inicio y terminación de las sesiones, etc.) Lo primero que nos encontramos es un formulario de búsqueda de estadísticas. Desde esta pantalla es desde la que deberá parametrizar la búsqueda.

Los resultados que se muestran son las estadísticas de un día por línea en caso de que se deseen obtener estadísticas de la última semana, o el mes actual o por horas en caso de que las estadísticas se deseen del día de hoy. A continuación se muestra como se visualiza la información:

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5 IM Unified Instant Messaging de Dialcom es una solución que permite mantener sesiones multiusuario de Chat de Texto de manera bidireccional y en tiempo real. También desde el interfaz permite el aprovisionamiento de los datos necesarios para establecer una sesión de Spontania, servicio alojado en el servidor de Dialcom. Las principales funcionalidades: • • •

Gestionar y administrar los usuarios (buscar, editar, añadir y borrar) Controlar la presencia de usuarios: disponible, no disponible. Permite iniciar una sesión de videoconferencia multiusuario desde el interfaz de Mensajería Instantánea o desde una sesión ya iniciada de Spontania.

Todas las sesiones de Mensajería Instantánea son autenticadas, con el fin de mantener la seguridad y privacidad de los participantes en la videoconferencia. Así mismo, toda la información está encriptada con el protocolo SSL a 128-bit, proporcionando seguridad absoluta a los usuarios del servicio.

Opción “Conectados” Se muestran los usuarios conectados a la sesión de IM.

Por cada sesión aparecería una información del mismo tipo que la que puede verse en la imagen. Adicionalmente, el administrador puede finalizar la sesión de IM desde la administración web o desconectar algún usuario de la sesión IM.

Opción “Usuarios” Desde esta opción daremos de alta a todas aquellas personas que formen parte como usuarios del servicio de Mensajería Instantánea. Cuando accedemos a esta opción aparece una relación de los usuarios que hay en el sistema:

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Veamos ahora como es la gestión de los usuarios. Crear usuarios Accedemos a esta opción pulsando sobre el botón crear de la pantalla anterior, aparecerá el siguiente formulario para que procedamos a su cumplimentación:

Todos los datos son de obligado cumplimento. Se hace una verificación de que los datos de acceso no estén adjudicados a otro usuario existente previamente en el sistema, así como que no haya otra persona con ese nombre como identificador. Si esto es así, el usuario se da de alta en el sistema y así lo podremos comprobar cuando seamos redirigidos nuevamente a la pantalla de usuario y veamos su información. Modificar usuario Para cambiar los datos de un usuario que existe en el sistema pulsamos sobre su nombre en la pantalla principal de usuarios y accederemos a una pantalla similar a la siguiente:

Desde aquí y siguiendo las mismas indicaciones que en el alta de usuarios, cumplimentaremos los nuevos datos. Una vez realizado esto, pulsamos en “Modificar”.

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Eliminar un usuario Poco hay que explicar de esta opción, sólo que desde la pantalla principal y pulsando el botón eliminar, dará de baja al usuario especificado del servicio borrando además cualquier relación que tuviera con los grupos del sistema.

Opción “Perfiles” IM nos permite tener dos tipos de usuarios, uno normal y el otro como moderador, a este último además se le permitirá crear sesiones de videoconferencia Spontania.

El resto de usuarios sí podrán ser invitados, a asistir a la sesión convocada por aquellos que tengan roll de moderador.

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6 CONFIGURACIÓN Opción “RTC/3G Routing” Desde la administración web del DCS, es posible definir un número de teléfono para llamadas entrantes (voz y vídeo) a través del cuál se puede acceder a una sesión Spontania. La opción permite al administrador del servicio definir el número asociado a dos modos distintos de conexión: -

Número de acceso directo: Un número que está disponible para definir acceso directo a una sesión. Código DTMF: El usuario llama a través de un número de teléfono al sistema quien solicita que introduzca un código DTMF. En base a ese código DTMF la llamada será enrutada a una u otra sesión Spontania.

Una vez definidos los números de acceso, la asociación entre número y sesión, y la asignación del código DTMF (en modo de conexión por código DTMF) se realiza cuando se define la sesión a través de la opción “Sesiones”. Por defecto, una entidad que tenga habilitada la funcionalidad de llamadas entrantes no tendrá asociado ningún número de teléfono. Mediante la opción crear, se introducirá el número de teléfono, asi como el enrutamiento asociado.

En el caso de asociar un enrutado DTMF, se mostrará la opción de asociarlo como número predeterminado de la entidad (esta opción sólo se muestra en el caso en aún no haya asociado ningún número predeterminado). El número con enrutado DTMF que se marque como predeterminado será el que se emplee para las sesiones reservadas a través del plug-in de Outlook. Una vez definidos los números necesarios, se mostrará el listado con el tipo de enrutado y el número de sesiones asociadas en caso de ser DTMF.

Pulsando sobre el número de sesiones se mostrarán las sesiones que emplean este número y el DTMF asociado. Page 37 of 38

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Seleccionando el teléfono se puede modificar el tipo de enrutado

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