MANUAL DE DEPURACIÓN APLICATIVO CENSO DE ESTABLECIMIENTOS VERSIÓN 3.4 Actualización Marzo de 2014

MANUAL DE DEPURACIÓN DEL APLICATIVO BASE CENSO VERSIÓN 3.4 ACCESS CORRESPONDIENTE A LOS E STABLECIMIENTOS INSPECCIONADOS POR LAS EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO

GENERALIDADES El manual de depuración constituye una de las herramientas de mayor importancia en el proceso de verificación y validación de la información que se reporta por las Empresas Sociales del Estado (ESE), producto de las actividades de inspección, vigilancia y control (IVC) de establecimientos en el Distrito Capital. Este documento se desarrolla a partir del análisis de las variables incluidas en la versión 3.4 del aplicativo en Access del censo de establecimientos. Si bien la validación de la información se realiza variable a variable, existe un análisis integrado que se presenta en este documento, con el propósito de detectar incongruencias en la información registrada y reportada por las ESE, que favorece no solo la calidad de la información que se digita, sino que involucra también la detección de falencias en el diligenciamiento de las actas por parte de los funcionarios de la ESE. Este manual de depuración debe ser de uso permanente, las ESE lo emplearán para la identificación de inconsistencias sobre la base censo de establecimientos, antes de ser remitido con periodicidad mensual a la SDS y los funcionarios de la SDS lo emplearán de la misma forma para la detección de inconsistencias de la información reportada por la ESE. Desde la Secretaría el procedimiento de validación de la información contenida en el censo, empieza con una primera identificación de inconsistencias, producto de la cual se señalan los hallazgos y se remiten las inconsistencias por ESE; posteriormente y establecidos los plazos, los hospitales deben realizar el envío de las bases ajustadas, previa validación de todas las inconsistencias contra el archivo físico en custodia de la ESE. Debido al elevado número de registros que reportan las catorce ESE, es responsabilidad de cada uno de los hospitales garantizar la calidad del dato que se ingresa a la base, siguiendo el procedimiento establecido en este manual. La redacción de este manual en algunos apartes está hecha como si este procedimiento pudiera ser aplicado solamente por los funcionarios de nivel central, pero se aclara que todas las instrucciones pueden ser aplicadas por cada una de las ESE en el proceso de depuración de la información.

Elaboró: Sandra Rodríguez - Ferney Beltrán - Fanny Higuera

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PROCEDIMIENTO PARA LA DEPURACIÓN DE LA BASE CENSO ESTABLECIMIENTOS VERSIÓN 3.4 1. Exportar consultas del periodo en revisión y para el caso de la SDS adicionalmente consolidar base distrital en archivo plano Excel: Se debe realizar la consulta y exportación del periodo correspondiente en el aplicativo, desde el panel de control principal, seleccionando la opción “EXPORTAR CONSULTAS”. PANEL DE CONTROL PRINCIPAL

Ilustración 1 Panel principal Censo Establecimiento IVC Versión 3.4

PANEL EXPORTAR CONSULTAS – CONSULTA ESTABLECIMIENTOS

Ilustración 2 Panel Exportar consultas Censo Establecimiento IVC Versión 3.4

Cuando se pretenda realizar consultas que superan los 5.000 registros, se recomienda realizar consultas parciales o por periodos, por ejemplo 01/01/Año – 30/06/Año. Para el caso de las SDS, en la medida que se exportan las consultas por ESE, se deben consolidar los datos en un único archivo plano Excel para obtener la base general distrital mensual. De esta manera se garantiza que el proceso de depuración cumple con criterios estandarizados de validación para todos los registros.

Elaboró: Sandra Rodríguez - Ferney Beltrán - Fanny Higuera

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Para el proceso de depuración del histórico 2009, todas las consultas para todos los años hasta 2014 deberán ser consolidadas en un único archivo plano Excel, debido a que representa la trazabilidad de un establecimiento en el tiempo que ha sido objeto de IVC por parte de las ESE. Para el caso de la verificación por parte de la SDS, si por el elevado número de registros no se puede revisar el histórico de todas las ESE al mismo tiempo, se podrá hacer la revisión hospital por hospital. 2. Validación de registros duplicados (Establecimientos y Visitas): Sobre el consolidado mensual exportado a Excel (para el caso de la SDS consolidado distrital), se realiza la identificación de registros por “ANULAR”, indicados en los campos “Observaciones Establecimiento” y “Observaciones Visita” según sea el caso. Estos registros identificados se derivan de un proceso interno de auditoría y depuración de la información que debe realizar periódicamente la ESE, para favorecer la calidad de los registros y eliminar el sobreregistro de establecimiento por ingreso duplicado. Antes de cualquier proceso de depuración, se debe asegurar la eliminación de todos los registros “ANULAR”; este procedimiento se realiza únicamente por funcionarios de nivel central, a partir de la versión 3.4 podrá ser adelantado por la ESE en el archivo Access de cada ESE para que el histórico mensual y anual no conserve los establecimientos como una inconsistencia. Finalizado este proceso, el primer paso en la depuración corresponde a “ordenar la base” por las variables como se menciona abajo. A través de formulas lógicas se verifica en cada variable la existencia de registros coincidentes con el criterio establecido, que para este análisis representan los registros duplicados, de establecimientos y visitas. En cuanto se van identificando los registros duplicados, estos son señalados en amarillo para la verificación por parte de la ESE frente al archivo físico, si se comprueba que son duplicados se deberán eliminar siguiendo el procedimiento mencionado en el primer párrafo del punto 2, con la salvedad que los registros identificados como duplicados bien sea de visitas o de establecimientos podrán ser eliminados previo cargue de la o las visitas al historial único de cada establecimiento, para que no se pierda la trazabilidad o histórico. PASO 1. La base de datos de debe ordenar bajo los siguientes parámetros: a. Razón social b. Dirección c. Sede d. Fecha Todo debe quedar en el anterior orden establecido, hacerlo de otra manera no refleja el dato real. Finalizado este proceso se debe crear una columna al lado derecho de la variable razón social, dirección, sede y fecha con el fin de utilizar en cada uno de los parámetros la siguiente función lógica: Ejemplo: =si(A1=A2;"verdadero";"falso"), se deben realizar filtros en las anteriores variables dejando únicamente las verdaderas, es de aclarar que los filtros se deben realizar en el mismo orden en el que fue organizada la base. Elaboró: Sandra Rodríguez - Ferney Beltrán - Fanny Higuera

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Luego de ordenar toda la base, para obtener el censo de establecimientos, se debe crear una variable al lado de la variable “Fecha” y crear una condición lógica que permita dejar solo una única dirección y con ello un único establecimiento, dado el orden lógico establecido. PASO 2. La base de datos de debe conservar el orden bajo los siguientes parámetros: a. Razón social b. Dirección c. Sede d. Fecha Todo debe quedar en el anterior orden establecido, hacerlo de otra manera no refleja el dato real. Finalizado este proceso se debe crear una columna al lado derecho de la variable dirección, con el fin de crear una función lógica que permita evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. Ejemplo: =si(A1=A2;"verdadero";"falso"), dado el anterior ejemplo para determinar un solo establecimiento se dejan las condiciones falsas, de esta forma se obtiene el censo de establecimientos. Finalizada esta primera parte, se realizará una segunda depuración, ajustando en la base de visitas los espacios dobles, registros sin espacios, puntos, comas y otros en las variables Razón social y Dirección, de tal forma que en una posterior revisión de las ESE se puedan detectar aquellos establecimientos que están duplicados; este procedimiento será adelantado por la Secretaría solo durante el mes de marzo de 2014, antes de iniciar por parte de la ESE la depuración de la base 2009 a la fecha. 3. Depuración de variables: A continuación se indica cómo se adelanta la verificación y validación para las variables contenidas en el aplicativo, por parte de los funcionarios de la SDS, que al igual que las visitas y establecimientos duplicados identificados deberán ser señalados en color amarillo. En el proceso de depuración se establecen otros colores para realizar validaciones desde nivel central. Es de gran importancia mencionar que en las variables de campo cerrado, como SI/NO o en los casos de variables que solo aplican o se despliegan para determinadas intervenciones, el resultado de la consulta que genera la base para los registros que no aplican es N/A, por lo que debe ser cuidadosamente validada para no confundir con inconsistencias. 3.1 ID Establecimiento: Todos los registros deben tener un ID numérico. Celdas vacías o con ingreso de códigos alfanuméricos es una inconsistencia y debe ser señalada en amarillo. 3.2 ID Base Anterior: Los registros deben coincidir con la tabla de homologación, definida para las bases de datos migradas durante la actualización del aplicativo (ver Manual de Usuario). Para los registros año 2013 y anteriores, los registros vacíos encontrados en Elaboró: Sandra Rodríguez - Ferney Beltrán - Fanny Higuera

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esta variable, deben ser señalados en color azul y entregados al profesional del nivel central responsable de administrar el aplicativo. Estos hallazgos deben ser validados debido a que corresponden a establecimientos nuevos únicamente, de los cuales no existe un ID Base Anterior; deberán existir congruencia frente a la fecha de visita y deben corresponder a visitas posteriores a la fecha de migración de datos a la versión 3.3 del censo. Para las bases que se exporten desde Enero 2014, el campo vacío en esta variable, será validado únicamente frente al archivo físico sobre los nuevos establecimientos intervenidos por IVC en cada ESE. 3.3 ESE: Validar que se encuentren los registros de las catorce Empresas Sociales del Estado.              

USAQUÉN CHAPINERO CENTRO ORIENTE SAN CRISTÓBAL USME TUNJUELITO PABLO VI BOSA SUR FONTIBÓN ENGATIVÁ SUBA RAFAEL URIBE URIBE VISTA HERMOSA NAZARETH

Si durante la revisión de esta variable se evidencian registros de la ESE MEISSEN, estos deberán ser señalados en color verde y entregados al técnico del nivel central responsable del proceso, quien deberá realizar el ajuste de estos registros según la localidad a la que correspondan, esto para los registros anteriores a Enero 2004. A partir de la actualización e instalación de la versión 3.4 del aplicativo censo, se espera no encontrar registros para la ESE MEISSEN.

3.4 Establecimiento Formal (Variable nueva que aplica a partir de Enero 2014): Deberán encontrarse registros de SI o NO únicamente. En cualquier otro caso, es una inconsistencia. Aunque esta variable corresponde a un campo cerrado de selección, debe realizarse esta validación para verificar el funcionamiento del aplicativo. Adicionalmente, se debe realizar una validación por argumento; para este caso se filtran los registros “NO” y se verifican contra la variable “Matricula Establecimiento”, para este caso no deberán tener información diferente a cero escrito en número. En caso de encontrar registros diferentes, corresponde a una inconsistencia. Se realiza el mismo procedimiento filtrando los registros “SI” y se valida contra registros Elaboró: Sandra Rodríguez - Ferney Beltrán - Fanny Higuera

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vacíos o ceros encontrados en la variable “Matricula Establecimiento”, estos constituyen una inconsistencia y deberá ser señalado en amarillo, para validación por parte de la ESE. 3.5 Matrícula Establecimiento: Deberá encontrarse el número de matrícula del establecimiento, cuando corresponda a un establecimiento formal. Esta variable se valida según procedimiento indicado en la variable “Establecimiento Formal”. En los casos que se haya seleccionado la opción “NO”, en la variable “Establecimiento Formal”, esta variable no será validada, ya que el campo debe quedar cerrado para ingreso de información. 3.6

Razón Social: Deberá estar digitada en mayúscula sostenida la razón social del establecimiento. En caso de establecimiento informal deben aparecer NO TIENE en mayúscula. Aunque no se configura como una inconsistencia, es importante validar el campo con el técnico del nivel central para estandarizar la información y facilitar las salidas para las consultas de los profesionales de las líneas de intervención.

3.7

Nit: Espacios vacios, “no registra”, “no tiene”, “sin número” deben ser señaladas como inconsistencia. El único valor válido en caso que el propietario del establecimiento no tenga Nit es cero "0", digitado en número.

3.8

Tipo Sede (Variable nueva a partir de Enero 2014): Todos los establecimientos que se encuentren ubicados dentro de plazas de mercado o conglomerados, deberán ser validados contra las variables tipo de establecimiento e intervención; lo cual significa que todas las intervenciones en establecimientos ubicados dentro de las plazas de mercado o conglomerados deberán estar asociadas a este tipo de sede. Adicionalmente en el caso de conglomerados se debe validar la opción “Otro”, campo que se deberá seleccionar solo cuando el establecimiento intervenido no se encontraba incluido en la lista desplegable. Debido a que este campo es obligatorio y se encuentra vinculado con el tipo de intervención que se selecciona, se debe reflejar la calidad de esta información. Las inconsistencias para esta variable se configuran cuando se selecciona la intervención Plazas de mercado, establecimiento Plazas de mercado y en razón social se evidencian nombres de establecimientos comerciales, lo cual corresponde a una visita a un punto crítico de un establecimiento dentro de la plaza o conglomerado, y no corresponde a una visita integral, en este caso se debe reportar como inconsistencia; con el mismo criterio se validan las intervenciones en Conglomerados. Cuando se selecciona en tipo de sede la opción “Otro” en ningún caso el establecimiento puede estar ubicado en plaza de mercado o conglomerado.

3.9

Sede: La verificación se realiza para los campos vacios, ceros y similares que no sean congruentes con la información específica de esta variable.

3.10 Dirección: El proceso de validación en este caso se realiza con una herramienta externa, Elaboró: Sandra Rodríguez - Ferney Beltrán - Fanny Higuera

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correspondiente a un programa georreferenciador que cruza los datos registrados por la ESE con bases de datos de direcciones (antigua nomenclatura, nueva nomenclatura, catastro distrital, planeación distrital, servicios públicos de telefonía). Una vez se corren los datos en el programa, se remiten los archivos independientes a las ESE con los hallazgos correspondientes, para su respectivo ajuste. Adicionalmente todos los espacios vacios y ceros deben ser reportados como incongruentes. 3.11 Localidad: Validar que se encuentren los registros de las veinte localidades del distrito capital                    

USAQUÉN CHAPINERO BARRIOS UNIDOS TEUSAQUILLO CANDELARIA MÁRTIRES SANTA FÉ SAN CRISTÓBAL USME TUNJUELITO BOSA KENNEDY PUENTE ARANDA FONTIBÓN ENGATIVÁ SUBA RAFAEL URIBE URIBE ANTONIO NARIÑO CIUDAD BOLÍVAR SUMAPAZ

3.12 UPZ: Este campo es de selección, por lo cual no deben encontrarse espacios vacios. En cualquier caso debe validarse para verificar el funcionamiento del aplicativo. 3.13 Barrio: Siempre debe encontrarse un barrio al cual pertenece el establecimiento, bien sea seleccionado por la lista desplegable o determinado como “otro barrio” en la columna siguiente, espacios vacíos constituyen inconsistencias (se tendrán en cuenta para validación por parte del Técnico administrador del aplicativo). La verificación para este campo corresponde a los casos en que se realiza la selección de “otro barrio”, que sucede en los casos que no se encuentra el barrio registrado en el acta, fuera de la lista desplegable que ofrece el aplicativo; en este caso se valida el Elaboró: Sandra Rodríguez - Ferney Beltrán - Fanny Higuera

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campo, filtrando la opción “otro barrio” y validando que efectivamente se haya inscrito el barrio en cada caso. Cuando no se evidencia registro alguno, esto se reporta como inconsistencia, señalada en amarillo para validación por parte de la ESE. 3.14 Otro Barrio: Ver 3.13 3.15 Territorio: Debido a que no se cuenta con un listado oficial de los territorios en las localidades es un campo abierto. En caso que la localidad no tenga definido el nombre del territorio debe indicar en mayúsculas sostenidas “NO DEFINIDO”, si la intervención fue adelantada en un estrato superior al 3 la ESE debe escribir “FUERA DEL MODELO”, si no se indica el nombre del territorio o se indica lo anteriormente descrito se constituye inconsistencia. En los casos de proyectos especiales, donde las ESE realizan intervenciones en localidades diferentes a las propias, hay desconocimiento de los territorios a los cuales pertenecen los establecimientos, en estos casos no se generarán las inconsistencias, hasta tanto no esté definido el listado oficial distrital de territorios. 3.16 Microterritorio: Aplica la misma metodología de revisión de la variable territorio. 3.17 Teléfono fijo: La validación de este campo se realiza por longitud de los registros, determinando si corresponde o no al número de dígitos de un teléfono fijo; el único valor diferente validado para este campo en los casos que no posea teléfono fijo corresponde a cero “0” en número, en los demás hallazgos se registra como inconsistencia. 3.18 Teléfono móvil: La validación de este campo se realiza por longitud de los registros, determinando si corresponde o no al número de dígitos de un teléfono móvil; el único valor diferente validado para este campo en los casos que no posea teléfono móvil corresponde a cero “0” en número, en los demás hallazgos se registra como inconsistencia. 3.19 Tipo Institución Educativa (Variable nueva que aplica a partir de Enero 2014): Todas las instituciones educativas definidas en las intervenciones de la línea "Calidad del Agua y Saneamiento Básico" deberán registrar una de las siguientes opciones mencionadas abajo; en caso contrario (vacios, ceros, otros), es una inconsistencia y debe ser validada por el administrador del aplicativo, señalado en azul y posteriormente ajustada por la ESE. Para este caso, se debe filtrar por la línea, posteriormente filtrar por los puntos críticos o intervenciones y finalmente por la variable Tipo Institución Educativa.   

IED Privado Concesión

3.20 Administración Jardín (Variable nueva que aplica a partir de Enero 2014): Todos los establecimientos de educación preescolar catalogados como Jardín, intervenidos a través de la línea de intervención "Calidad del Agua y Saneamiento Básico" deberán registrar Elaboró: Sandra Rodríguez - Ferney Beltrán - Fanny Higuera

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una de las siguientes opciones, en caso contrario (vacios, ceros, otros) es una inconsistencia y debe ser validada por el administrador del aplicativo, señalado en azul y posteriormente ajustada por la ESE.      

Privado Concesión SDIS CDI Jardín ICBF: Esta opción requiere una validación, que corresponde a verificar que no se hayan ingresado por este ítem los Hogares de bienestar (HOBIS) SED

3.21 Administración Comedor comunitario (Variable nueva que aplica a partir de Enero 2014): Todos los comedores comunitarios y cocinas comunitarias, ingresados únicamente por la línea de intervención "Alimentos sanos y seguros" deberán registrar una de las siguientes opciones, en caso contrario (vacios, ceros, otros) es una inconsistencia y debe ser validada por el administrador del aplicativo, señalado en azul y posteriormente ajustada por la ESE. Para las consultas anteriores a Enero 2014, la instrucción establecida para el registro de la administración de comedores y cocinas comunitarias, correspondía a ingresar el tipo de administración de estos establecimientos en la variable Sede, y corresponde a una inconsistencia que deberá se señalada en amarillo para ajuste por parte de la ESE cuando aparezca información diferente a las variables que se relacionan, mismas que aparecen ahora desplegadas en el aplicativo versión 3.3     

Particular SDIS ICBF Fondo de Desarrollo Local IDIPRON

Para el año 2013 las opciones anteriores debían ser digitadas en el espacio de sede, de no ser así se constituye en inconsistencia. Para la información del año 2013 se recomiendo verificar las dos opciones, teniendo en cuenta que algunos hospitales ya seleccionaron el espacio Administración Comedor comunitario. 3.22 Nombre del propietario: Todos los establecimientos deben tener información en esta variable, o en su defecto en la variable “Nombre del Representante legal” razón por lo que se deben verificar campos vacios, ceros, sin dato, no tiene, no reporta o similares, porque constituye una inconsistencia. Para esta validación se debe filtrar en las dos columnas los mismos criterios, y en caso de coincidencia, es decir que no existe registro en ninguna de las columnas, constituye una inconsistencia en el dato. Elaboró: Sandra Rodríguez - Ferney Beltrán - Fanny Higuera

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3.23 Tipo del documento: Se valida que corresponda a las opciones cédula ciudadanía, cédula extranjería y/o NIT. No debe presentar incongruencias debido a que es un campo de selección. 3.24 Número: Para determinar las inconsistencias de esta variable, se deben filtrar los espacios vacios, ceros, no reporta y similares; posteriormente se filtran los mismos criterios en la columna correspondiente al número de identificación del Representante legal del establecimiento, debido a que en algunas ocasiones no se cuenta con la información del Propietario; en caso de encontrar coincidencia, es decir que no hay un número de identificación registrado en ninguna de las dos columnas, esto corresponde a una inconsistencia. 3.25 Nombre del representante legal: Ver ítem 3.22 3.26 Tipo del documento: Se valida que corresponda a las opciones cédula ciudadanía, cédula extranjería y/o NIT. No debe presentar incongruencias debido a que es un campo de selección. 3.27 Número: Ver ítem 3.24 3.28

Línea de intervención: Verificar que se encuentren las líneas de intervención.     

Alimentos sanos y seguros Calidad de agua y saneamiento Eventos transmisibles de origen zoonótico Medicamentos seguros Seguridad química

3.29 Intervención: Todos los campos requieren esta información; en caso de espacios vacíos, ceros o información diferente a los puntos críticos definidos por las líneas corresponde a una inconsistencia. Esta información deberá ser tenida en cuenta para ser validada por el Técnico administrador del aplicativo (señalar en azul) para verificar si corresponde a registros que no migraron de las bases anteriores. En caso de inexistencia de información, el Técnico administrador del aplicativo, señalará en amarillo los registros como inconsistencia, para verificación por parte de la ESE. 3.30 Tipo de establecimiento: Por ser una lista desplegable, requiere validación del aplicativo. Realizar el mismo procedimiento descrito en el numeral 3.29 3.31 Actividad Económica: Validar que no presente espacios en blanco, ceros, no registra o no reporta; en estos casos es una inconsistencia. 3.32 CIIU: Aunque el registro es automático, se debe validar que no presente espacios en Elaboró: Sandra Rodríguez - Ferney Beltrán - Fanny Higuera

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blanco, ceros, no registra o no reporta; en estos casos es una inconsistencia que debe ser analizada por el Técnico administrador del aplicativo. 3.33 Coincidencia CIIU: Verificar este campo en lo que corresponde a la selección “NO”; aplicar filtro para validar que los datos correspondientes a Línea de intervención, Intervención, Tipo de establecimiento y CIIU Ejercido estén completos, en caso contrario se considera una inconsistencia que deberá se señalada en amarillo para validación por parte de la ESE. 3.34 Nombre médico veterinario: Este campo se encuentra habilitado únicamente en la línea ETOZ, está relacionado a las intervenciones en: Clínicas veterinarias y Consultorios veterinarios; por esta razón todos los campos vacios, con cero, no registra, no presenta o similares constituyen una inconsistencia cuando los conceptos emitidos son Favorables. Los hallazgos en esta variable requieren adicionalmente la validación por el referente de la línea ETOZ del hospital, debido a que se detectan frecuentemente actividades como Tiendas de mascotas (Pet Shop) o Venta de animales que ingresan por este punto crítico y el CIIU no corresponde a la actividad Clínica o Consultorio. 3.35 Tarjeta profesional: Este campo se encuentra relacionado al tipo de establecimiento (ejemplo clínica veterinaria y consultorio veterinario) y será solicitado únicamente cuando lo exige la norma; por esta razón todos los campos vacios, con cero, no registra, no presenta o similares constituyen una inconsistencia cuando los conceptos emitidos son Favorables. 3.36 Nombre director técnico: Este campo se encuentra habilitado únicamente en la línea Medicamentos seguros y está relacionado con el tipo de establecimiento, será solicitado únicamente cuando lo exige la norma; por esta razón todos los campos vacíos, con cero, no registra, no presenta o similares constituyen una inconsistencia cuando los conceptos emitidos son Favorables. Aplica en: Droguerías, Farmacias, Farmacias Droguería, Hiperdroguerías, Farmacias Homeopáticas, Droguerías de alto riesgo, Depósitos y Agencias; para las intervenciones en Ópticas y Talleres ópticos, este campo corresponde al director científico y requiere la misma validación para los casos en que se emite concepto favorable. 3.37 Tipo de documento: Validar todos los campos vacios, con cero, no registra, no presenta o similares constituyen una inconsistencia cuando los conceptos emitidos son Favorables, para los tipos de establecimientos citados. 3.38 Título del director técnico: Validar todos los campos vacios, con cero, no registra, no presenta o similares constituyen una inconsistencia, es un campo obligatorio en el caso de los establecimientos indicados. 3.39 MECE: Esta variable es de selección, por lo cual no debería presentar inconsistencias. La verificación en este caso corresponde a realizar un filtro en la línea Medicamentos Elaboró: Sandra Rodríguez - Ferney Beltrán - Fanny Higuera

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seguros, posterior filtrar por tipo de establecimientos las Droguerías con arqueo de medicamentos de control especial, y validar que aparezca “SI” en la columna MECE; en caso de detectar “NO”, esto representa una inconsistencia, se marca y debe ser ajustada por la ESE. 3.40 Inyectología: Esta variable es de selección, por lo cual no debería presentar inconsistencia. La verificación posible para este campo, corresponde a la validación del Plan de gestión de residuos y Concepto emitido en el establecimiento, lo que significa que, todo establecimiento donde se realicen procedimientos de inyectología debe cumplir con los requerimientos de la norma en lo correspondiente al Plan de gestión de residuos, lo cual debe ser reflejado en el concepto del establecimiento, aplica para los establecimientos autorizados para prestar este servicio en la línea de Medicamentos Seguros. 3.41 Plan de gestión de residuos (Variable ajustada desde Enero 2014): Esta variable se habilita únicamente para cuatro líneas de intervención y para puntos críticos específicos; debido a que el plan de gestión de residuos constituye una exigencia reglamentada por norma sanitaria, se debe validar frente al concepto sanitario emitido a los establecimientos donde se verifica esta exigencia. El procedimiento de validación, se realiza filtrando por línea y por intervención; posteriormente se seleccionan según corresponda las opciones “NO”, “NO CUMPLE”, “NO APLICA”, “NO OBSERVADO” y posteriormente se filtran en la columna concepto todos los “FAVORABLES” en caso de coincidencia, esto representa una inconsistencia en el dato reportado por la ESE. En algunos casos estos hallazgos representan no solo errores en la digitación, sino, calidad en el diligenciamiento de las actas; a continuación se presentan las líneas y las intervenciones donde debe ser verificada esta variable. 

Medicamentos Seguros: Tiendas naturistas, Droguerías y Farmacias-droguerías, las opciones de selección corresponden a: SI o NO

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Eventos transmisibles de origen zoonótico: Consultorios, Clínicas, Laboratorios y Droguerías veterinarias. Las opciones de selección son: Cumple, No Cumple, No aplica, No observado.



Calidad de Agua y Saneamiento Básico: Cementerios, Funerarias, Salas de velación y actividades similares. Las opciones de selección son: Cumple, No Cumple, No aplica, No observado.

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Seguridad Química: Centros de Estética, escuelas de formación de estilistas y manicuristas, peluquerías y actividades y similares (PGIRP). Las opciones de selección son: Cumple, No Cumple, No aplica, No observado.

Para registros anteriores a Enero 2014, permanecen en las bases registros con: “presentado, presentado no aprobado, presentado y aprobado”, debido a que eran las respuestas categorizadas en el acta de IVC. Para los registros ingresados a partir de Enero Elaboró: Sandra Rodríguez - Ferney Beltrán - Fanny Higuera

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2014 y considerando que este campo es cerrado para las opciones de las actas vigentes, todos los hallazgos deberán ser señalados en azul para validación por parte del administrador del aplicativo y posterior ajuste de las ESE. 3.42 Droguería 24 horas: Este campo es cerrado por lo que debería encontrarse registros únicamente con la selección SI/NO. Requiere validación sobre las intervenciones en Droguerías, para lo cual se filtra por la línea Medicamentos Seguros y se validan los espacios vacíos, ceros o similares de esta variable. Son señalados en azul para validación por parte del administrador del aplicativo y posterior ajuste por parte de la ESE. 3.43 Código censo: Validación únicamente contra archivos físicos en la ESE, de obligatorio diligenciamiento, espacios vacíos, ceros, números cortos que se presuman no correspondan al archivo físico se seleccionarán como inconsistencia. 3.44 Observaciones Establecimiento: Verificar que no existan registros para anular informados previamente por la ESE, de ser así los mismos serán eliminados de la base. Instrucciones para Validación de registros correspondientes a proyectos especiales: 3.45 Puertos: Variable habilitada únicamente para la ESE Fontibón, por lo cual los registros deben corresponder únicamente a esta ESE. En caso de encontrar intervenciones en alguno de los puertos terrestre o aéreo del distrito capital, en una ESE diferente a la que ejecuta el proyecto especial, se señala como inconsistencia para validación por parte de la ESE. 3.46 Hogares geriátricos y gerontológicos: Proyecto desarrollado actualmente por las ESE Fontibón y Chapinero, por lo cual los registros deben corresponder únicamente a estas ESE. En caso de encontrar intervenciones en una ESE diferente a la que ejecuta el proyecto especial, se señala como inconsistencia para validación por parte de la ESE. PROCEDIMIENTO DE DEPURACIÓN PARA LAS VARIABLES DEL FORMULARIO VISITAS 1. ID Visita: No requiere validación, la base de datos genera automáticamente el número del consecutivo del registro ingresado. 2. Fecha: Validar que correspondan al mes o periodo de consulta, si se evidencia reporte tardío se generará la glosa correspondiente. 3. Número del acta: La validación de este campo se realiza frente a la asignación numérica establecida por consecutivo desde nivel central para cada ESE y por cada línea. Se configura una inconsistencia cuando la ESE asigna números a las actas fuera de los asignados. De igual manera los ceros y campos vacios deben ser señalados y remitidos a las ESE para ajuste. Elaboró: Sandra Rodríguez - Ferney Beltrán - Fanny Higuera

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4. Concepto sanitario: Ya que las opciones se cargarán según la línea de intervención seleccionada, no deberán presentarse errores. En todo caso se puede verificar la operación del aplicativo seleccionando los conceptos “Pendiente” que aplica únicamente para la línea Alimentos sanos y seguros. En el caso de la línea Calidad de agua y saneamiento básico, en establecimientos de alto impacto y hogares geriátricos y gerontológicos aplica únicamente “No se emite concepto”, razón por la que se puede filtrar y detectar posibles inconsistencias si hay evidencias de otro tipo de concepto para estas intervenciones. 5. Aplica medida al establecimiento: Este campo es de selección y requiere validación con la variable “Medida aplicada al establecimiento”; en este caso se filtran las opciones “SI” y se valida que en la variable “Medida aplicada al establecimiento” efectivamente se haya registrado cual medida se aplicó, en caso de encontrar campos vacios, con ceros, no aplica, no registra, representa una inconsistencia. 6. Medida aplicada al establecimiento: Ver ítem 5 7. Medida preventiva: En los casos de no aplicar medida la única respuesta avalada es “NO APLICA” para otros hallazgos como campos vacios, no, no presenta, se señala como inconsistencia. 8. Aplica medida a producto: Campo con respuesta de selección, no debe presentar inconsistencia 9. Medida aplicada a producto: Este campo se valida con el ítem 8. Se seleccionan con aplicación de filtro, los casos en que la respuesta fue positiva para aplicación de medida a producto y se valida que exista información en el campo de “Medida aplicada a producto”; si se evidencian campos vacios, ceros, no aplica, no reporta, constituye una inconsistencia en el dato. 10. Número Radicado Oficio: Requiere validación ya que genera una alerta cuando transcurre un mes posterior a la digitación y no se completa la información de este campo. Esta variable es de obligatorio diligenciamiento cuando se indicó que se aplicó medida a establecimientos y/o a producto. 11. Fecha Radicado: Requiere validación ya que genera una alerta cuando transcurre un mes posterior a la digitación y no se completa la información de este campo. Esta variable es de obligatorio diligenciamiento cuando se indicó que se aplicó medida a establecimientos y/o a producto. 12. Se encontró potenciador homeopático?: Variable nueva que aplica a partir de febrero 2014: Verificar que los registros correspondan únicamente a la línea de intervención medicamentos seguros; opción desplegada por lo cual no debe generar inconsistencias en el registro. Indica si en el momento de la inspección de las droguerías, tiendas naturistas y Farmacias homeopáticas se encontró o no medicamento homeopático indicado como potencializador sexual. Elaboró: Sandra Rodríguez - Ferney Beltrán - Fanny Higuera

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MANUAL DE DEPURACIÓN APLICATIVO CENSO DE ESTABLECIMIENTOS VERSIÓN 3.4 Actualización Marzo de 2014

13. Muestreo: Validar que aparezcan registros únicamente SI o NO, cualquier otro hallazgo en el campo es una inconsistencia. No aplica para las líneas de Seguridad química y ETOZ; aplica solo para las intervenciones definidas en la línea de Alimentos Sanos y Seguros y Calidad del agua y saneamiento básico y Medicamentos Seguros. 14. Cumple ley 1335 de 2009: Validar que aparezcan registros únicamente SI, NO o NO APLICA; cualquier otro hallazgo en el campo es una inconsistencia que requiere validación por el Técnico administrador del aplicativo, este es un campo cerrado de selección. 15. Responsable de la visita: La ESE debe indicar el nombre del funcionario que adelantó la intervención. 16. Observaciones Visita: Verificar que no existan registros para anular, informados previamente por la ESE. En caso positivo proceder con eliminar los registros de la base Access (únicamente por el Técnico administrador del aplicativo de nivel central).

Elaboró: Sandra Rodríguez - Ferney Beltrán - Fanny Higuera

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