Manual de Normas y Procedimientos para la solicitud de Asignación de Código de Cliente

OBJETIVO Suministrar una guía de presentación de los pasos a seguir y la documentación necesaria, para solicitar la Asignación de Código de Cliente para la venta de “cemento”, ante el área Comercial de Venezolana de Cementos, S.A.C.A ALCANCE Este Manual aplica para solicitudes de Asignación de Códigos de: 1. Clientes nuevos 2. Clientes regulares que requieran realizar cambio de razón social. 3. Clientes regulares del giro de negocio de Agregados o Concretos que requieran apertura de sucursales/obras para consumir Cemento. NORMAS GENERALES 1. Los recaudos necesarios para realizar la gestión ante el área Comercial de Venezolana de Cementos, S.A.C.A. Deben ser presentados en una carpeta debidamente identificada, foliada, legible y organizada con sus respectivos separadores. 2. El expediente consignado debe contener sólo una solicitud. 3. Para realizar la solicitud de Asignación de Código de Cliente, se preparará una (01) carpeta con los documentos requeridos, los cuales tendrán el siguiente destino:

3.1.

La carpeta debe ser entregada en el área Comercial de Venezolana de Cementos, S.A.C.A de cada Planta o en la Sede Administrativa ubicada en Caracas sólo aquellas solicitudes correspondientes a la zona Centro-Capital; siendo los días de atención para la entrega de expedientes de solicitudes: PLANTA

REGIÓN QUE ATIENDE

RESPONSABLE PARA LA RECEPCIÓN DE EXPEDIENTES

MARA

ZULIA, COSTA ORIENTAL

GERENTE DE VENTAS DE LA ZONA

JUEVES (7:00AM A 12:00PM / 1:00PM A 4:00PM)

LARA

LARA, PORTUGUESA, BARINAS (MCPIOS: ARISMENDI,BARINAS,OBISPOS,ROJAS, SOSA Y TORREALBA)

GERENTE DE VENTAS DE LA ZONA

MIÉRCOLES (7:00AM A12:00PM / 1:00PM A 4:00PM)

PERTIGALETE

SUCRE, ANZOÁTEGUI, GUÁRICO (ZARAZA, SOCORRO,STA MARIA, RIVAS Y GUARIBE)

GERENTE DE VENTAS DE LA ZONA

JUEVES (8:00AM A 12:00PM / 1:00PM A 3:30PM)

NVA. ESPARTA

PORLAMAR

CONSULTOR COMERCIAL DE LA ZONA

JUEVES (8:00AM A 12:00PM / 1:00PM A 3:30PM)

GUAYANA

BOLÍVAR, DELTA AMACURO (MCPIO CASACOIMA) Y AMAZONAS

GERENTE DE VENTAS DE LA ZONA

JUEVES (8:00AM A 12:00PM / 1:00PM A 3:30PM)

SEDE ADMINISTRATIVA

MIRANDA (HATILLO, SUCRE, EJE DE BARLOVENTO) Y VARGAS

GERENTE DE VENTAS DE LA ZONA

MIERCOLES (EN LA MAÑANA DE (8:30 AM A 11:30 AM)

DÍA DE ATENCIÓN

3.2.

La carpeta debe poseer dos (2) Planillas de “Consignación de Documentos” con la misma información. Al momento de entregar el expediente, una le será sellada por el área Comercial como constancia de entrega de la solicitud.

3.3.

La entrega de los documentos o solicitud, no implica la aprobación y/o creación del código de cliente. Se validará la información.

IMPORTANTE: NO SE PROCESARAN SOLICITUDES QUE NO ESTEN RECIBIDAS, NI VALIDADAS, POR LOS GERENTES COMERCIALES REGIONALES. LA SOLICITUD SERÁ ENVIADA POR CADA GERENTE REGIONAL AL AREA COMERCIAL DE LA SEDE ADMINISTRATIVA EN CARACAS, PARA SU CERTIFICACION Y CONSIGNACION EN LA DIRECCIÓN COMERCIAL, ENTE RESPONSABLE DE DECIDIR SOBRE LA PROCEDENCIA DE LA SOLICITUD E INFORMAR LA DECISION.

4. Las imágenes o dibujos mostrados en el presente Manual son sólo de referencia u orientación para la conformación del expediente; por lo tanto no obliga a que sean exactos a dichos dibujos o imágenes. NORMAS ESPECÍFICAS 1.

De la presentación de la carpeta La carpeta a ser consignada para realizar el trámite, debe contemplar siguientes características: 1.1.

2.

Tamaño oficio marrón

Identificación de la carpeta del cliente: 2.1 Primera etiqueta: Debe estar colocada en la cara principal externa al centro con la información que se detalla: 2.1.1 Nombre de la Razón Social 2.1.2 N° de R.I.F: Indique el número de Registro de Información Fiscal. 2.1.3 Ubicación Geográfica: Indique estado y localidad. 2.1.4 Número de Cliente (para solicitudes de cambio de razón social o activación de códigos). 2.2 Segunda Etiqueta: Debe estar colocada en el cuadrante inferior derecho de la carpeta, señalando el nombre de la razón social.

Primera Etiqueta

Segunda Etiqueta

NOTA: Los dibujos presentados son de referencia para el usuario, con el objetivo de ilustrar la información.

3. Identificación de las hojas: Todas las hojas, deben estar enumeradas (inclusive los separadores) en el cuadrante superior derecho de forma vertical, en tinta negra, en letras y números, sin tachaduras ni enmendaduras, a excepción de la Hoja de Consignación de Documentos.

4. Los separadores (pueden ser: hoja de papel bond, cartulina o cualquier material que pueda ser utilizado para tal fin). Deben identificarse con el nombre del documento que antecede (en forma impresa o manuscrita en letra legible). Esta identificación debe estar colocada en forma legible en la parte central del mismo.

5. La Hoja de Consignación de Documentos la cual se anexa en este Manual, debe ser el primer documento que se incorpore a la carpeta (sin enumerar).

6. Los recaudos deben ser presentados en carpeta tipo oficio de color marrón, y sujetados con un gancho N° 22, en el margen izquierdo, centrado y en la parte interna de la carpeta; evitando dañar la información del expediente o la pérdida de la misma.

IMPORTANTE 

Si por alguna razón el expediente es devuelto a la zona es para que el solicitante complete o consigne algún requerimiento. Éste cuenta con un plazo de 7 días hábiles posterior a la notificación para retirar el expediente. Posterior a ese plazo será desechada la solicitud.



En el caso de consignar expedientes duplicados o correspondientes a solicitudes que ya se encuentran en curso, se anulará una de las solicitudes.



Es de carácter obligatorio, que el prospecto coloque su cuenta de correo electrónico (E-mail) en la planilla de consignación de documentos, ya que es la vía expedita para notificar cualquier decisión.



Cuando el prospecto es cliente del giro concreto o agregado y requiera la creación de una obra de cemento, se tramitará como cliente nuevo, igualmente esta condición aplicará para cambio de razón social y reactivación código de cliente.



Todas las solicitudes provenientes de las comunidades, consejos comunales u otras formas de organización social que demanden producto para la Gran Misión Vivienda Venezuela (Cemento Gris Portland Tipo I), deberán ser canalizadas a través de PDVSA Industrial quien es el órgano controlador y ejecutor de las políticas de asignación y distribución del producto a los entes ejecutores, los cuales son atendidos directamente por los centros de distribución ubicados en todo el territorio nacional coordinados por Construpatria.

DOCUMENTOS A CONSIGNAR PARA SOLICITAR ASIGNACIÓN DE CÓDIGO DE CLIENTE (Cliente Nuevo y Cambio de Razón Social) Orden 1

Presentación de documentos por separador

Detalles sobre la presentación del expediente

Hoja de Consignación de Documentos

Original

2

Carta de Solicitud de Creación de Código de Cliente

Especificar el uso del producto, el volumen y cronograma de consumo semanal requerido. En caso de ser BLOQUERA: comentar características y capacidad de producción del equipo. Para los casos de Cambios de Razón Social, la carta debe indicar el motivo del cambio e indicar el nombre, RIF y código de la razón social que es cliente de la empresa.

3

Carta de Autorización de Traspaso de Saldos (Sólo para solicitudes de Cambio de Razón Social)

Carta donde se autorice a la empresa a realizar el traspaso de saldo que hubiese en la cuenta/código activo al nuevo código asignado, en caso de que la solicitud sea aceptada.

4

Acta Constitutiva y Registro Mercantil (No se procesan Firmas Personales)

Copia de su original Debe verse completo, legible y sin ningún tipo de cortes

5

Constancia de Inscripción en SUNACOOP (Para solicitudes provenientes de Cooperativas)

Copia de su original (Legible)

6

Solvencia emitida por el SENIAT

Copia de su original

7

Última declaración del impuesto sobre la renta

Copia de su original

8

Última Acta de Asamblea

9

Cédula de Identidad de todos los accionistas

10

Registro de Información Fiscal (RIF)

11

Registro fotográfico

Copia de su original (Legible) Copia de su original (Legible) Copia VIGENTE de su original (Totalmente legible todos los datos y sin ningún corte por copiado) - Deben ser a color (obligatoriamente) y un mínimo de (6) fotografías (2) por cada hoja. Para Comercializadores: - Toma de la fachada donde se vea claramente el nombre de negocio, su ubicación, Registro de Información Fiscal e infraestructura. - Área de Despacho de Materiales - Área de Atención a Clientes Las tomas deben ser de día y en el caso de locales con la Santamaría o portones deberán estar abiertos. Para Contratistas/Constructores/ Bloqueros/ Concreteros: - Tomas de la obra y/o planta, de ser posible hacer tomas de señalizaciones que validen la ubicación o identificación de la obra/planta, imágenes de antes y durante el proceso de ejecución o en su defecto de la preparación del lugar. - Las imágenes que evidencien montajes, no se procesaran.

12

Inventario de Bienes (emitido por Servicio Especial de Contadores Públicos denominado SECP-4)

13

Memoria Descriptiva

14

Contrato

15

Acta de Inicio

Copia de la original, si la solicitud es para suministro de Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V)

16

Acta de Extensión

Copia de la original, si la solicitud es para suministro de Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V)

Copia de su original / Actualizado Para Constructores y Contratistas: Descripción o detalle de la obra para la cual se solicita el producto 1) Copia del original, si la solicitud es para suministro de Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V) 2) Permisos para la construcción emitidos por el Municipio en caso de ser obras privadas

DOCUMENTOS A CONSIGNAR PARA SOLICITAR ASIGNACIÓN DE CÓDIGO DE OBRA-SUCURSAL

Orden 1

Presentación de documentos por separador Hoja de consignación de documentos

Detalles sobre la presentación del expediente Original, (firmada y sellada por el Gerente Comercial de la zona). Especificar el uso del producto, el volumen y cronograma de consumo semanal requerido.

2

Carta de solicitud de creación de código En caso de ser BLOQUERA: comentar características y capacidad de producción del equipo.

3

Ficha de cliente (Esta ficha es elaborada por el Consultor Comercial)

Especificar la información de la razón social y la obra solicitada.

Para Constructores y Contratistas: 4

Memoria descriptiva de la obra

5

Contrato

6

Acta de Inicio

7

Acta de Extensión

Descripción o detalle de la obra para la cual se solicita el producto: objeto de la obra, localización, funcionamiento, materiales a emplear, estimación del producto requerido (TN) y otras especificaciones. 1)

8

Registro fotográfico

2)

Copia del original, si la solicitud es para suministro de Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V) Permisos para la construcción emitidos por el Municipio en caso de ser obras privadas

Copia de la original, si la solicitud es para suministro de Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V) Copia de la original, si la solicitud es para suministro de Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V) Para constructor, comercializador y/o transformador: - Registro fotográfico de la obra que visualice el área de construcción. De haber iniciado la obra colocar imágenes actualizadas. - Deben ser a color (obligatoriamente) y un mínimo de (6) fotografías (2) por cada hoja. - Las imágenes que evidencien montajes, no se procesaran.

9

Registro Mercantil o última acta de asamblea

Para comercializador y/o transformador: -Consignar copia de su original (Legible) donde se evidencia la razón social del cliente

Ciudad y Fecha: PLANILLA DE CONSIGNACIÓN DE DOCUMENTOS Solicitud de Asignación de Código para Cliente Nuevo y Cambio de Razón Social Ubicación Geográfica: Planta / Centro de Distribución: Estado:

Municipio:

Parroquia:

Localidad: Datos del Representante Legal de la empresa, que consigna los documentos Nombre de la razón social: Nombre y Apellido del cliente o prospecto: C.I.: R.I.F. : Teléfonos: Correo electrónico (obligatorio): Recaudos (Marque con una "x" los documentos a consignar) Carta de Solicitud de Código Carta de Autorización de Traspaso de Saldos (Sólo para solicitudes de Cambio de Razón Social) Copia del Acta Constitutiva y Registro Mercantil (No se procesan firmas personales) Constancia de Inscripción en SUNACOOP

(Para solicitudes provenientes de Cooperativas)

Copia de la última Acta de Asamblea Copia de solvencia emitida por el SENIAT Copia de la Última Declaración del Impuesto sobre la Renta Copia de la Cédula de Identidad de todos los Accionistas Copia del Registro de Información Fiscal (RIF) Inventario de Bienes (emitido por Servicio Especial de Contadores Públicos denominado SECP-4)) Registro Fotográfico: (A color) Para Comercializadores: Toma de la Fachada donde se lea claramente el nombre del negocio, R.I.F., ubicación e infraestructura Área de despacho de materiales / almacén/ área de atención al cliente Nota: Las tomas deben ser de día y en el caso de locales, deben tener abiertos la Santamaría o portones. Para Contratistas / Constructores / Bloqueras / Concreteras Imágenes fotográficas de la obra y/o planta, de ser posible hacer tomas de señalizaciones que validen la ubicación o identificación de la misma. Bloqueras: Imágenes fotográficas de la identificación de la empresa, las maquinarias y muestra de la operación. Para Asociaciones Civiles (O.C.V.) Copia del Contrato con la Contratista Copia del Acta de Inicio Permisos para la construcción emitido por el municipio (en caso de ser obra privada) En el caso de constructores, contratistas y concreteros agregar: Si la solicitud corresponde para suministro de obras del Estado consignar: Copia del Contrato Copia del Acta de Inicio Por la presente declaro que los documentos contenidos en esta carpeta son verídicos y reflejan con tal precisión la Situación de la empresa. Para ser llenado por Gerente Comercial de Venezolana de Cementos, S.A.C.A. Fecha de recepción: Nombre y Apellido del Gerente Comercial: Firma:

Sello:

IMPORTANTE: NO SE PROCESARAN SOLICITUDES QUE NO ESTEN RECIBIDAS, NI VALIDADAS POR LOS GERENTES COMERCIALES REGIONALES. LA SOLICITUD SERA ENVIADA POR CADA GERENTE REGIONAL AL AREA COMERCIAL DE LA SEDE ADMINISTRATIVA EN CARACAS, PARA SU CERTIFICACION Y CONSIGNACION ANTE LA DIRECCIÓN COMERCIAL, ENTE RESPONSABLE DE DECIDIR SOBRE LA PROCEDENCIA E INFORMAR LA DECISION CORRESPONDIENTE.