Manual de Operaciones

Tabla de Contenido 1. ¿Cómo Entrar al Sistema?

Pág. 3

1.1 Configuración Recomendada

Pág. 3

2. Uso de la Interfaz de Usuario

Pág. 4

2.1. Consideraciones Generales

7. Control de Procesos

Pág. 16

8. Procesos Especiales

Pág. 20

Pág. 4

8.1 Mantención de Plantillas

Pág. 20

2.2. Interfaz Gráfica

Pág. 4

8.2 Actualización de Contribuyentes

Pág. 21

2.3. Informes

Pág. 5

8.3 Búsqueda de Contribuyentes

Pág. 21

2.4. Procesos

Pág. 5

8.4 Extracto Archivo Bimensual

Pág. 22

2.5. Seguridad

Pág. 5

8.5 Listado por Oficina Emisora

Pág. 22

2.6. Requisito de operación

Pág. 5

8.6 Cambia Año de Procesos

Pág. 23

2.7. Indicaciones a considerar

Pág. 6

8.7 Extracto Archivo RMNP

Pág. 23

2.8. Navegación por Menús

Pág. 6

8.8 Listado de Causas por actuario

Pág. 23

2.9. Navegación por Pantallas

Pág. 6

8.9 Listado de Ingresos

Pág. 24

3. Conexión al Sistema

Pág. 7

9. Consulta Giros y Pagos

Pág. 24

3.1 Inicio del sistema

Pág. 7

10. Menú de Informes

Pág. 25

4. Descripción General del Sistema

Pág. 8

10.1 Nómina de Causas a la Corte (Trimestral) Pág. 25

4.1 Componentes de la pantalla

Pág. 9

10.2 Resumen Trimestral de Causas

Pág. 26

5. Pantalla Principal Sistema de Juzgado

Pág. 10

10.3 Libro de Ingresos Diarios

Pág. 27

5.1 Menú principal

Pág. 10

10. 4 Nomina de Citados

Pág. 28

5.2 Menú de Herramientas

Pág. 10

10.5 Listado Registro Multas no Pagadas

Pág. 29

6. Menú Parámetros

Pág. 11

10.6 Estadísticas Infrac./Estados/Oficinas

Pág. 30

6.1 Parámetros Generales

Pág. 11

10.7 Listado Pagos por Oficina Remisora

Pág. 31

6.2 Actualización de Materias

Pág. 12

10.8 Listado Morosos Juzgado

Pág. 32

6.3 Clasificaciones de Infracción

Pág. 12

10.9 Listado Causas sin Infracción

Pág. 33

6.4 Tipos de Infracción

Pág. 13

10.10 Listado Infracciones

Pág. 34

6.5 Valores por clasificación de Infracciones

Pág. 13

10.11 Listado Materias

Pág. 35

6.6 Instituciones Emisoras

Pág. 14

10.12 Listado Cod. Estados

Pág. 36

6.7 Estados de las Causas

Pág. 14

10.13 Listado de Causas por Infracción

Pág. 37

6.8 Estados Oficiales

Pág. 15

10.14 Cambio de Contraseña

Pág. 38

6.9 Actualización de Actuarios

Pág. 15

10.15 Bloqueo de causa

Pág. 38.

6.10 Actualización de artículos de infracción

Pág. 15

2

1. COMO ENTRAR AL SISTEMA 1.1 Configuración Recomendada Con el propósito de lograr una mejor visualización del sistema, se recomienda verificar que la configuración de la pantalla del PC tenga una resolución de 800 por 600 píxeles. Esto queda ilustrado en los siguientes pasos: En el menú Inicio de Windows deberá seleccionar la opción Configuración. Para luego seleccionar la opción Panel Control Esta acción, despliega las todas las opciones que contiene el Panel de control. Desde aquí el usuario podrá modificar la apariencia de la pantalla, es decir, cambiar la resolución. Esta acción sé lograr realizando doble clic con el botón izquierdo del Mouse sobre el icono Pantalla.

Al hacer doble clic con el botón izquierdo del Mouse sobre el icono Pantalla, se despliega otro cuadro que permite configurar la pantalla del PC.

3 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

2. Uso de la Interfaz de Usuario 2.1. Consideraciones Generales

Todos los sistemas de esta generación, ofrecidos por Sistemas Modulares de Computación Ltda., (S. M. C.), fueron desarrollados como aplicaciones ClienteServidor, con interfaz gráfica basada en sistemas operativos Windows de 32 bits (95, 98, NT), utilizando el lenguaje Visual Basic, con una base de datos subyacente de tipo Relacional. Se considera una base de datos única para todos los sistemas desarrollados por esta empresa y, por esta razón, están absolutamente integrados entre sí. Las consultas a las bases de datos se realizan por medio de la pantalla o de listados impresos.

2.2. Interfaz Gráfica Los sistemas respetan las características principales de las aplicaciones Windows, relativas a su operación, tales como el uso de ventanas, el ratón (Mouse) con las posibilidades que ofrecen sus botones izquierdo y derecho y algunas funciones del teclado. Cada una de las funciones que forman parte de un sistema están concentradas en una sola pantalla, evitando así tener que memorizar secuencias de aperturas de ventanas. Durante cualquier momento del desarrollo de un proceso el usuario puede cambiar a otro abriendo la ventana respectiva. Es conveniente, eso sí, no mantener demasiadas pantallas superpuestas para evitar la confusión. 4 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

En cada una de las etapas del procesamiento los datos almacenados en etapas anteriores se importan para evitar la duplicidad de digitación.

2.3.

Informes

La emisión de los informes considera un formulario de consulta de los parámetros necesarios: tramos de fecha, contabilidades a consolidar, impresora a utilizar, cuentas a considerar, etc. Todos los informes, a excepción de algunos formularios preimpresos, ofrecen la posibilidad de una Vista Preliminar en pantalla. Estos pueden ser exportados a otras aplicaciones como Word, Excel, HTML, etc. , pueden almacenarse en disco o disquete o enviarse vía “mail”. 2.4.

Procesos

La forma en que han sido diseñados y confeccionados los sistemas permite que, en general, los procesos no sean demasiado lentos. 2.5. Seguridad La utilización de las funciones del sistema está controlada por un módulo de seguridad, basado en la definición de permisos para los diferentes usuarios. Según sea la autorización, son los módulos a los que puede ingresar y, en cada uno de ellos cuáles las funciones específicas a efectuar: actualización o consulta de antecedentes o emisión de informes. Además de la seguridad que proporcionan los sistemas está la seguridad que brinda el acceso a la red, los permisos de los usuarios a las tablas subyacentes de la base de datos y, las validaciones de la integridad de la misma. 2.6. Requisito de operación 5 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

Consecuente con la explicación dada con anterioridad, es necesario que toda persona que utilice alguno de los sistemas desarrollados por S. M. C. debe estar familiarizado con el manejo de Windows.

2.7. Indicaciones a considerar Ubicación en la pantalla Para incorporar información en algún casillero, debe ubicarse en él con ayuda del ratón, o con la utilización de las flechas del teclado. Ingreso y revisión de información Cuando el usuario debe ingresar o revisar información tiene la necesidad de ir cerrando los procesos que ejecuta. Para ello se cuenta, normalmente al pie de cada ventana, con recuadros que contienen las palabras Aceptar, Imprimir y Aceptar, Cancelar, Eliminar o Salir. Si, ingresado a algún proceso, el usuario se percata que no corresponde a lo deseado y decide no seguir, o, si ha terminado la sesión de actualización de información, procederá a abandonar el proceso utilizando Salir o X . Ante cualquier situación que le recomiende al usuario no seguir con el ingreso de información y dejar sin efecto lo obrado en el formulario que está trabajando, basta utilizar Cancelar . Ninguna información ingresada será almacenada. Si ha terminado de ingresar toda la información en forma correcta el usuario finalizará el proceso que está ejecutando utilizando Aceptar . Si, además de estar todo bien, desea dejar constancia de lo obrado, utilizará Imprimir y Aceptar . Cuando el usuario detecta que la información existente, por alguna razón, no debiera estar registrado, puede hacerla desaparecer utilizando Eliminar. 6 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

2.8. Navegación por Menús El sistema cuenta con un menú que se encuentra localizado en la parte izquierda de la pantalla. Para activar cada nivel se debe realizar un clic sobre el nombre de cada ítem, además las opciones del menú se despliegan de acuerdo con las restricciones propias de sus competencias, esto es de acuerdo a los permisos otorgados a cada usuario. 2.9. Navegación por Pantallas Se puede acceder a cada una de las opciones del menú, ubicadas a la izquierda o en la parte superior del sistema, por lo tanto el cambio de una pantalla a otra se realizando un clic sobre la opción del menú al que se desea ingresar.

3. CONEXIÓN AL SISTEMA 3.1 Inicio del sistema Para acceder al sistema el usuario debe identificarse, a través de los siguientes datos: Usuario: Cuenta del Usuario autorizado. Password: Palabra secreta o clave definida por el usuario. La Password puede ser modificada, para ello vea el contenido del tema “cambio de Password” en este manual.

- Para ingresar al sistema deberá Aceptar - Si no desea continuar basta Cancelar

7 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

En el caso de que el usuario tenga permiso para acceder a otros dominios se podrá seleccionar de una lista la opción requerida.

Papa moverse dentro de los cuadro de texto se podrá usar la tabla tab o el puntero del Mouse.

4. Descripción General del Sistema

El Sistema de Juzgado, tiene por objetivo mantener un registro de las causas que se tramitan, de manera de ir entregando información en línea de cualquier antecedente, procedimiento o instancia que le toca conocer al Juzgado de Policía Local. Es un sistema computacional de estructura modular, en el que se ingresan las denuncias que luego son asignadas a un determinado actuario, además se registran las especies y/o documentos que pueden ser una prueba en la tramitación de la causa, transformándose así es un custodio de información relevante para los casos. Permite registrar la tramitación de las causas, de distintas materias y los elementos que la conforman; litigantes o participantes, infracción o materia, etc., entregando además las herramientas necesarias para registrar la documentación generada posteriormente al ingreso de la causa, como resultado del desarrollo del proceso. Este sistema es una efectiva herramienta para controlar y elaborar, a partir de los registros existentes, los informes oficiales que se envían a distintas instituciones como son el INE, el registro de Multas no Pagadas y la Corte de Apelaciones. Esta solución permite mejorar la gestión y el flujo de información a los distintos niveles de usuarios, de manera de controlar todos los factores que inciden en una causa. 8 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

Está relacionado con el área financiera de manera de que se pueden efectuar los cobros de las multas, las que quedan disponibles en línea con el sistema de Tesorería.

4.1 Componentes de la pantalla En esta parte se describen en forma detallada la estructura que posee una pantalla de trabajo (Aplicación) en general. Una pantalla de trabajo o de aplicaciones se compone de los siguientes elementos: Barra de Menú

Menú Principal

Pantalla de Captura

El sistema cuenta con módulos básicos y una serie de módulos complementarios y de apoyo a la gestión 9 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

A traves del meú de herramientas se pude acceder a algunas opciones del Sistema. Es accesible a través de una cuenta de usuario que nos otorga un perfil, con las restricciones propias de sus competencias, con esto es posible delimitar, por ejemplo el acceso a ingresar solo trámites y otros con acceso solo a emitir cobros de las sentencias.

5. Pantalla Principal Sistema Juzgado

5.1 Menú principal del Sistema Menú de Parámetros Control de Procesos Procesos Especiales Consulta de Giros y Pagos Menú de Informes del Sistema

Salida del Sistema 10 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

5.2. Menú de Herramientas

Desde la barra de menú se puede acceder a algunas opciones del sistema. En el menú de ayuda están consideradas alguna leyes.

6. Menú Parámetros

Antes de comenzar a utilizar el sistema es necesario llenar algunos parámetros, esto quiere decir definir la tipificación de algunos conceptos, por ejemplo: 6.1 Parámetros Generales

11 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

En los parámetros generales se ingresan, algunos antecedentes generales como son el nombre del Juzgado, nombre del magistrado, cargo, dirección, nombre del secretario y cargo para incorporarlo a los informes, como así mismo la definición del correlativo de los roles de las causas, que puede quedar expresado como una unidad continua en el tiempo o con numeración anual.

6.2 Actualización de Materias

Corresponde a la definición de las materias de las infracciones, las que son requeridas por la corte para los resúmenes y por el Instituto Nacional de Estadísticas. 6.3 Clasificaciones de Infracción 12 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

Son las categorías de cada infracción de acuerdo con su gravedad.

6.4 Tipos de Infracción

Se encuentran definidas acá la infracciones que van a ser usadas en los distintos procesos, con la asociación de la materia que le corresponde, la clasificación y el grupo contable para el área financiera de los ingresos generados por los cobros de las multas. 13 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

6.5 Valores por clasificación de Infracciones

Es la asociación de las clasificaciones de las infracciones al valor de la multa, la que puede estar expresada en distintas unidades(Pesos, UF, UTM). Estos valores son usados posteriormente para calcular en forma automática el cobro generado en las sentencias.

6.6 Instituciones Emisoras

Es el ingreso de las distintas unidades desde donde provienen las denuncias, la comuna y en el caso de que la unidad sea interna, se puede asociar a un departamento, de manera de vincularlo por ejemplo a la generación de partes desde el Sistema de Inspección. 6.7 Estados de las Causas

14 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

En esta pantalla de captura se encuentran definidos los estados que posteriormente son usados en cada uno de los trámites. Está definido el código, la descripción, si se encuentra activo, si se va a considerar como pendiente, la categoría oficial para los informes trimestrales y si se debe considerar como ultimo estado dentro de todos los estados de la causa.

6.8 Estados Oficiales

Son las categorías oficiales para los informes trimestrales 6.9 Actualización de Actuarios

15 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

Codificación de los actuarios que conocen de las causas tramitadas en el Juzgado. 6.10 Actualización de artículos de infracción

Corresponden a la codificación de los artículos de Ley de cada infracción.

7. Control de Procesos El módulo definido como de Control de Procesos permite crear o modificar las causas del Juzgado de Policia Local.

16 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

La primera parte de la pantalla solicita información del rol de la causa, el que de acuerdo con el parámetro general, propondrá el último correlativo disponible. Al ingresar este número, revisa si existe en la base de datos. En caso afirmativo, recupera toda la información que tiene almacenada y la muestra en pantalla, permitiendo efectuar modificaciones o actualizaciones de ella. Aceptado el Rol pide a continuación la oficina emisora, la que puede ser ingresada con el código o parte del nombre de esta, de manera que se pueda hacer de ambas maneras. A continuación se ingresa la fecha de inicio del proceso, en donde se propone la fecha del día en que se está ingresando. Se debe ingresar a continuación el número del parte y la fecha, la descripción de la causa, el actuario, la fecha y la hora de citación, contenido en el parte.

El primer Tab del sistema corresponde a los datos del demandante, al que se le puede ingresar con el rut o sin el, en este caso se deberá ingresar “SR”, además el cargo si corresponde, en el caso de que sea un inspector o carabinero el denunciante. Se podrá ingresar además un apoderado por denunciante en el caso de que tenga representante.

Para ingresar más de un denunciado existen en el extremo superior derecho del TAB las flechas de desplazamiento, para avanzar o retroceder.

17 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

Para el denunciante es posible además, ingresar la licencia de conducir en el caso de que sea requerido. El segundo TAB es para el ingreso del denunciado o demandado, en el que se requerirá el rut, en el caso de que se tenga o el indicador “SR” si no lo tiene, si el rut ingresado existe en la base de datos, se exhibirán los datos que lo componen, como son el Nombre y dirección del demandado. Si no existe se abrirá una pantalla donde deberá ingresarse cada uno de los datos que componen la identificación del infractor. A continuación deberá ingresarse los datos anexos, que corresponden a los requeridos en el caso de haber un vehiculo involucrado en el parte. El lugar, la hora, la placa el tipo de vehiculo, y en este caso se usará la codificación de vehículos que existe en el sistema de permisos de circulación vehicular. Se ingresara además el rut del propietario del vehiculo cuando corresponda. En esta sección se deberá ingresar también la fecha y la infracción de la causa.

Para cada uno de los infractores es posible ejecutar las siguientes acciones:

Ver el historial de infracciones registradas en causas anteriores. Otorgar permisos provisorios para conducir. Registro de Licencias de conducir Registro de especies. Apoderado. Borrar demandado.

El tercer TAB corresponde al registro de lesionado cuando corresponda. Para el cuarto TAB corresponde el ingreso de los trámites que se registraran a lo largo de la causa. En donde deberá ingresarse la fecha, descripción y el estado que en que va 18 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

quedando la causa, para esto se exhibirán los códigos de estado que están registrados en el parámetro. En esta sección además, se podrá enlazar el sistema, con software de productividad personal, como es Microsoft Word, con el que se podrá registrar toma de declaraciones, así como el uso de plantillas, para documentos usados regularmente en el tribunal.

Para acceder al uso del procesador de textos con documento en blanco o plantilla se debe presionar el botón “Nuevo Trámite con Doc.” Se podrá seleccionar Word en blanco, plantilla para envío individual o plantilla masiva, o escáner para incorporar documentos externos a los antecedentes de la causa.

Para la selección del plantilla se presentará la siguiente pantalla de donde se deberá seleccionar la plantilla previamente diseñada y la persona con la que posteriormente se combinaran los datos.

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El TAB anotaciones corresponde al ingreso del motivo de retardo en ser fallada la causa.

Finalmente para ingresar las sentencias o cobros se deberá elegir este TAB:

Acá se seleccionará el infractor al que se le agregará la fecha, descripción de la sentencia los días de suspensión de licencia, un valor de indemnización y el cobro de la multa, para la que se podrá elegir la unidad en que se va cobrar(UF, UTM, Pesos). El botón “Crea Sentencia y Gira”, propone la fecha del día como fecha de sentencia, la descripción de la infracción y su gravedad y el valor de esta, si se encuentra debidamente parametrizada en los valores por clasificación. Al momento de grabar el sistema determina el impuesto, según como se encuentre definido el grupo contable por cada infracción.

8. Procesos Especiales.

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8.1 Mantención de Plantillas Ingreso y mantención de plantillas.

Este proceso corresponde a la creación y mantención de las plantillas usadas en los documentos que pueden ser una prueba en la tramitación de la causa

8.2 Actualización de Contribuyentes

21 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

Esta opción corresponde al ingreso de datos de las partes o litigantes en los procesos y que conforman una base única de la Municipalidad

8.3 Búsqueda de Contribuyentes

Corresponde a la búsqueda de los contribuyentes ya grabados en la base de datos y que permite hacerlo a través del rut o el nombre.

8.3 Extracto Archivo Bimensual 22 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

Esta opción permite la generación de un archivo plano o texto de las causas de acuerdo a los tramos de fechas solicitados por la Corte de Apelaciones. 8.5 Listado por Oficina Emisora

Listado mediante el cual se puede obtener información de los procesos seleccionados por el origen de donde provienen las causas, este puede ser ordenado por Rut u Oficina emisora.

8.6 Cambia Año de Procesos 23 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

Proceso especial que permite cambiar el año de una causa que ha sido mal ingresada. 8.7 Extracto Archivo RMNP

Generación de archivo plano o texto para el envío de causas que no han sido pagadas al Registro Nacional de Multas No Pagadas, de acuerdo con el formato requerido por esta institución. 8.8 Listado de Causas por actuario

Informe que permite seleccionar registros por un actuario o todos y con el filtro por estados oficiales.

8.9 Listado de ingresos 24 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

Listado que muestra solo las causas ingresadas entre un período de fechas determinado. 9. Consulta Giros y Pagos

Permite consultar los giros y pagos realizados, esto puede ser obtenido ingresando el rut o el rol de la causa.

Seleccionando la opción solo giros pendientes, se desplegaran todos los giros del contribuyente que no han sido pagados. La opción Solo giros pagado muestra solo aquellos giros que han sido cancelados. Se podrá obtener un certificado de morosidad o certificado de pago según sea la opción seleccionada. 10. Menú de Informes

25 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

A continuación se muestran las pantallas e informes que el sistema entrega: 10.1 Nómina de Causas a la Corte (Trimestral)

26 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

10.2 Resumen Trimestral de Causas

10.3 Libro de Ingresos Diarios 27 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

10.4

Nomina de Citados 28 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

29 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

10.5

Listado Registro Multas no Pagadas

30 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

10.6

Estadísticas Infrac./Estados/Oficinas

31 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

10.7 Listado Pagos por Oficina Remisora

32 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

10.8 Listado Morosos Juzgado

33 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

10.9 Listado Causas sin Infracción

34 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

10.10 Listado Infracciones

35 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

10.11 Listado Materias

36 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

10.12 Listado Cod. Estados

37 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

10.13 Listado de Causas por Infracción

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10.14 Cambio de Contraseña

Esta opción se encuentra en la barra de Menú y permite a un usuario cambiar la contraseña para ingresar al sistema. Se beberá ingresar la contraseña antigua y dos veces la contraseña nueva.

10.15 Bloqueo de causa 39 Sistemas Modulares de Computación Ltda.

Opción que permite a un usuario con permisos bloquear la causa, de manera de esta no puede ser modificada pon ningún otro usuario

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