Diseño e implementación del Sistema de Manejo de Capacidad de Carga y Sistema de Coordinaciones y Monitoreo de las Actividades Turísticas de la Ciudad Colonial de Santo Domingo

Manual de operaciones de Museos y Recursos Visitables

Manual de Operaciones de Museos y Recursos Visitables Introducción ................................................................................................................................... 3 Objetivo.......................................................................................................................................... 3 Población objetivo.......................................................................................................................... 3 Operaciones .................................................................................................................................. 6 Posibles medidas de gestión de la capacidad de carga .............................................................. 10 Anexos Anexo I - Modelo Documento Acuerdo de Colaboración MM y RRVV Anexo II – Plantilla Flujo de Visitantes y Distribución Temporal – MM y RRVV (Plantilla Excel) Anexo II (2) - Encuesta a visitantes de museos y recursos visitables.

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Introducción El presente manual constituye un apoyo para la ejecución de las operaciones de manejo de la capacidad de carga turística y monitoreo de las actividades turísticas de Ciudad Colonial, llevadas a cabo entre la OGD y los museos y recursos visitables de la ciudad. El presente manual está dirigido a los encargados de la administración de los museos y recursos visitables de Ciudad Colonial, y está concebido para ser implementado y permitir el funcionamiento correcto entre la administración y la OGD. El contenido de este documento, no obstante, se concibe como un contenido dinámico, que puede estar sujeto a revisiones y mejoras por parte de los implicados en su ejecución, con el fin de optimizarse y ajustarse a las necesidades de las partes. La estimación de umbrales de capacidad de carga turística se considera una herramienta útil en la gestión de museos y recursos turísticos patrimoniales para: Garantizar la adecuada conservación del patrimonio. Garantizar la calidad de la visita. Optimizar las condiciones y características de visita, desde un punto de vista museográfico. Contribuir con conocimiento específico en las decisiones de marketing del recurso/museo y el destino: promociones, diseño de producto, estrategias de distribución o estrategias de comunicación.

Objetivo El objetivo de la Oficina de Gestión en Destino es monitorear la capacidad de carga de Ciudad Colonial en colaboración con los actores turísticos que operan en Ciudad Colonial. El objetivo del Manual de Operaciones de Museos y Recursos Visitables es contar con una herramienta administrativa de fácil ejecución, para llevar a cabo las operaciones entre los museos y recursos y visitables y la OGD, requeridas en el manejo de la capacidad de carga y monitoreo de la actividad turística en Ciudad Colonial.

Población objetivo Museos y recursos patrimoniales visitables, localizados en Ciudad Colonial, de titularidad pública o privada. Según el inventario realizado en la fase de diagnóstico de este proyecto, son los siguientes:

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Edificaciones y Monumentos visitables 1

Iglesia de Santa Bárbara

2

Alcázar de Colon

3

Torre del Homenaje

4

Catedral

5

Puerta de Carlos III

6

Iglesia de los Dominicos

7

Convento de los Dominicos

8

Capilla de la Tercera Orden

9

Regina Angelorum

10

Iglesia del Carmen

11

Iglesia de San Lázaro

12

Iglesia de Las Mercedes

13

Logia de Las Mercedes

14

Capilla de las Mercedes

15

Ruinas de S Francisco

16

Iglesia de San Miguel

17

Palacio Consistorial/ Cabildo A D N

18

Colegio Gorjón/ Centro Cultural de España

19

Casa de la Moneda

20

Casa de los Jesuitas

21

Casa de Diego Caballero

22

Casa del Sacramento

23

Casa de Hernán Cortés/ Embajada de Francia

24

Capilla de los Remedios

25

Casas de las Gárgolas

26

Casa del Tapao

27

Casa del Cordón

28

Casa de las Academias

29

Academia de Ciencias

30

Iglesia de la Altagracia

31

Ruinas de S Nicolas de Bari

32

Iglesia de San Antón Museos

1

Museo de Las Casas Reales

2

Museo de la Resistencia

3

Museo de la Porcelana

4

Museo de La Catedral

5

Casa de Herrera/ Borgellá

4

6

Museo de las Atarazanas Reales

7

Museo Casa de Tostado

8

Panteón de la Patria

9

Museo del Niño Trampolín/ Casa de Bastidas

10

Museo de Duarte

11

Museo Mundo del Ámbar

12

Museo del Larimar

13

Museo de la Policía

14

Museo de Armas de la Fortaleza

No obstante, no todos están acondicionados para la visita, ni disponen de un sistema de venta de entradas o similar, que permita realizar un seguimiento de visitantes. El presente manual de operaciones está pensado se dirija únicamente a aquellos museos y recursos turísticos más visitados, con personal y medios para implantar la recogida de información propuesta.

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Operaciones 1. Medición del flujo de visitantes y distribución temporal. 2. Rotación de la visita. 3. Encuesta a visitantes de museos y recursos visitables.

OPERACIÓN: 1. Medición del flujo de visitantes y distribución temporal. 1.1 Descripción: Operación para conocer el volumen total de visitantes que recibe cada museo/recurso visitable, así como su distribución temporal a lo largo del día. Pueden darse concentraciones en franjas horarias concretas, días de la semana o meses concretos, que requieran tomar medidas de gestión de la capacidad de carga. 1.2 Objetivo: Obtener la información necesaria para establecer los umbrales de capacidad de acogida, de manera que se garantice la óptima conservación patrimonial, así como la calidad de la visita. 1.3 Responsable: • Personal recepción visitantes o venta entradas. 1.4 Procedimiento: a) Registrar/apuntar diariamente el número de visitantes que acceden al museo/recurso, por franja horaria. b) Estos datos deben volcarse en la plantilla excel que se facilita (Anexo II). c) A mes vencido, la plantilla Excel, actualizada, se enviará por correo electrónico, a la dirección facilitada por la OGD. 1.5 Formato: Plantilla excel (Anexo II – Plantilla Flujo de Visitantes y Distribución Temporal - Museos y Recursos Visitables). Envío por email. Periodicidad envío: mensual. 1.6 Definiciones: Visitante: Se entiende por visitante a la persona que accede al museo o recurso patrimonial visitable con objeto de conocer el espacio, la colección o contenidos expuestos. Puede tratarse de un visitante individual (accede al museo o recurso por su cuenta) o de grupo (accede al museo o recurso formando parte de un grupo organizado por una agencia, tour operador, asociación u otra entidad organizadora de la visita, como un colegio o una institución cultural, por ejemplo).

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OPERACIÓN: 2. Rotación de la visita. 2.1 Descripción: La rotación de la visita es la duración media estimada de la visita al museo/recurso visitable por visitante. Se trata de un indicador muy importante para delimitar los aforos máximos simultáneos, de manera que se garantice la calidad óptima de la visita y la preservación del patrimonio y contenidos. La duración de la visita varía sobre todo en función del tipo de visitante, especialmente si se trata de una visita individual o guiada, o si de trata de una visita de grupo. No es el mismo tiempo el que dedican a la visita un grupo de escolares con su profesor, por ejemplo, que el empleado por una familia sin un interés especial, que acude de forma individual a visitar el museo/recurso/recinto. La capacidad de carga, por tanto, depende no sólo del número de visitantes que acceden, sino también del tiempo que permanecen en el museo/recurso/recinto. 2.2 Objetivo: Obtener la información necesaria para establecer los umbrales de capacidad de acogida, de manera que se garantice la óptima conservación patrimonial, así como la calidad de la visita. 2.3 Responsable: • Gerente/gestor del museo/recurso visitable. • Personal de recepción/atención visitantes. 2.4 Procedimientos: a) Estimar la duración media de la visita a partir del tipo de visitante. La estimación de la duración media de la visita debe establecerse al menos para dos tipos de visitante: visita guiada y visita individual. Para hallar la duración media de la visita se sugieren dos herramientas: • A través del reconocimiento de campo del espacio acondicionado para la visita y la observación directa. • La rotación de la visita puede también calcularse a través de encuestas al visitante. b) Una vez calculada, la estimación de la duración media de la visita se comunicará a la OGD por email, a través de la dirección de correo electrónico facilitada. c) Revisar anualmente el indicador de rotación de visita. 2.5 Formato: Envío de resultados por email. 2.6 Definiciones: Visita guiada: Visita, generalmente de grupo, dirigida por un guía especializado, un guía del museo, un profesor o similar.

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OPERACIÓN: 3. Encuesta a visitantes de museos y recursos visitables. 1.1 Descripción: Operación para conocer cuál es el perfil del visitante, cómo valora la experiencia de la visita y poder detectar si existen problemas de capacidad de carga. Supone una herramienta de gestión para el responsable del recurso, que permite identificar áreas de mejora. Ficha técnica: Universo: total visitantes anuales que recibe el museo / recurso Muestra: cálculo a partir del universo anterior, para un máximo margen de error permitido del ±5% para el total Intervalo de confianza: 95,5% p=q=50 Sistema: aleatorio simple. Entrevista personal en el interior del museo / recurso. Frecuencia: 1 oleada / año. Se recomienda distribuir el trabajo de campo de forma mensual, proporcional en función de la afluencia mensual de visitantes al recurso. 1.2 Objetivo: Obtener información acerca del perfil del visitante, caracterización de la visita y percepción de calidad de la misma, de utilidad para los gestores de los recursos, a fin de mejorar la experiencia del visitante en el mismo. 1.3 Responsable: • Personal interno del museo. 1.4 Procedimiento: a) Pre-test del cuestionario: El modelo de cuestionario que se presenta en este documento, ha sido diseñado a partir de la experiencia empírica en otros lugares, y adaptado a los objetivos del proyecto, así como a la realidad turística de Ciudad Colonial. No obstante, como en todos los estudios de estas características, se recomienda realizar un pre-test previo del mismo, antes de comenzar el trabajo de campo, con objeto de corregir o adaptar cuestiones no detectadas. Se recomienda realizar el pre-test con al menos 10 entrevistas. b) Traducción del cuestionario definitivo: A partir de los datos de demanda y mercados de que se dispone, se recomienda que el cuestionario esté disponible al menos en castellano, inglés y francés. c) Realización del trabajo de campo: A partir de las premisas de la ficha técnica, se llevará a cabo el trabajo de campo, lo que puede hacerse de diversas maneras, en función de los recursos disponibles: - Mediante contrato a una empresa especializada en estudios de mercado. - Mediante personal propio del museo - Mediante acuerdo de prácticas con las facultades universitarias de sociología o

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escuelas de turismo de la ciudad. El personal encuestador debe ser capaz de realizar las encuestas en los idiomas indicados. d) Volcado de datos, depuración y tabulación: Pueden emplearse diferentes programas informáticos para el tratamiento estadístico de los datos. Se recomienda el programa SPSS por su estandarización y por la naturaleza de los datos. e) Explotación y resultados: Explotación estadística de los datos obtenidos y obtención de resultados. Informe: Presentación de resultados e interpretación de los mismos en un informe, visual (gráficos) y explicativo. 1.5 Formato: Plantilla cuestionario papel (Anexo II(2) – Modelo Encuesta al Visitante de Museos y Recursos Visitables Tratamiento datos: Excel y/o SPSS 1.6 Definiciones: Visitante: Un visitante es una persona que viaja a un destino principal distinto al de su entorno habitual, por una duración inferior a un año, con cualquier finalidad principal (ocio, negocios u otro motivo personal) que no sea la de ser empleado por una entidad residente en el país o lugar visitados. Un visitante (interno, receptor o emisor) se clasifica como turista (o visitante que pernocta), si su viaje incluye una pernoctación, o como visitante del día (o excursionista) en caso contrario. Grupo de viaje: Un grupo de viaje se define como visitantes que realizan juntos un viaje y comparten los gastos vinculados con el mismo. Lugar de residencia habitual: El lugar de residencia habitual es el lugar geográfico en que la persona empadronada reside habitualmente, y se define por la ubicación de su vivienda principal.

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Posibles medidas de gestión de la capacidad de carga A través de la monitorización de los datos y el seguimiento de la evolución de los mismos, desde la OGD se podrá brindar a los responsables de museos y recursos visitables, información muy útil para la gestión de la capacidad de carga de estas instalaciones, que servirá para estudiar e implantar diferentes medidas que resuelvan situaciones y mejoren la preservación del patrimonio y la calidad de la visita, así como la gestión integral del museo o recurso. En colaboración con los responsables designados, la OGD puede detectar e informar de situaciones que afectan a la capacidad de carga (saturación en horas punta, saturación en fechas concretas, cuellos de botella….) y sugerir la implantación de medidas correctoras, del tipo: Zonificación Determinadas áreas pueden requerir un paso o un horario restringidos, de manera que se eviten aglomeraciones y se permitan la contemplación y disfrute del espacio u objeto en condiciones adecuadas. Señalización direccional y gestión del espacio Puede detectarse la necesidad de predeterminar el recorrido a través de la instalación en un sentido concreto, ordenando y dispersando los flujos, de manera que la visita sea más ordenada e interesante para el visitante. Otras herramientas museográficas pueden ayudar a configurar la estructura y duración de la visita, estableciendo sentidos de circulación, espacios estratégicos estanciales, áreas-pasillo, etc. Aforos máximos Una vez que se detecta una excesiva concentración en determinados lugares, horas o fechas, que afecta al patrimonio o a la calidad de la visita, pueden establecerse aforos máximos para evitar el problema. Venta anticipada y reserva de entradas La implantación de un sistema de venta anticipada y de reserva de entradas, permite a los gestores organizar adecuadamente los flujos, conociendo de antemano el número de visitantes previsto, y disponiendo horarios y pases en función de los umbrales máximos. Se evitan también así situaciones de largas colas en los accesos, puesto que el visitante acude ya con su entrada, a la hora adecuada. Organización de visitas guiadas: Estructurar las visitas en pequeños grupos y en horarios concretos, con reserva, permite a los gestores ordenar los flujos y evitar saturación. Gestión dinámica del precio: Existen diferentes estrategias a la hora de establecer los precios de entrada al museo o recinto, que ayudan en ocasiones en la ordenación de flujos (precios de grupo, precios diferentes según día o temporada…).

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