Story Transcript
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EPM
POLITICA Y INEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADM-GDC-MP-002
Página 1 de 17
MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADM-GDC-MP-002
VERSIÓN 01
Páginas 17
(Julio 23 de 2008)
REVISIÓN 01
FECHA Julio 23 de 2008
CAMBIO Redacción de la política, lineamientos y reglas negocio. Versión 00 por versión 01.
ELABORÓ
MOTIVO Actualización de la caracterización del proceso y modelo de proceso. Cambio en estructura administrativa
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE
MARIO ALBERTO BAENA QUINCHÍA
RICARDO JOSE ARANGO RESTREPO
FEDERICO JOSE RESTREPO POSADA
CARGO
JEFE DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
DIRECTOR SERVICIOS INSTITUCIONALES
GERENTE GENERAL
FIRMA FECHA
JULIO 23 DE 2008
EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P. ESTRUCTURA NORMATIVA DIRECCIÓN SERVICIOS INSTITUCIONALES SUBDIRECCIÓN LOGÍSTICA UNIDAD ALMACENES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADM-GDC-MP-002
Página 2 de 17
DOCUMENTO CONTROLADO
CONTENIDO 1
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 3
2
OBJETIVO ................................................................................................................................... 4
3
MARCO NORMATIVO EXTERNO (VER ANEXO 1) ................................................................ 4
4 POLÍTICAS PARA EL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL .................................................. 4 4.1 RESUMEN GENERAL DEL CAPITULO ...................................................................................... 4 4.2 POLITICA ESPECÍFICA: NORMALIZACIÓN DE UNIDAD DOCUMENTAL ................................ 4 4.2.1 Competencia: ........................................................................................................................ 6 4.2.2 Asesoría: ............................................................................................................................... 6 4.2.3 Acuerdos de negociación para Software: .......................................................................... 6 4.3 POLITICA ESPECÍFICA: PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS ................................................... 6 4.3.1 Propiedad: ............................................................................................................................. 7 4.3.2 Registro: ................................................................................................................................ 7 4.3.3 Requisitos: ............................................................................................................................ 7 4.3.4 Ejemplares: ........................................................................................................................... 7 4.4 POLITICA ESPECÍFICA: RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS...................................................... 7 4.4.1 Admisión: .............................................................................................................................. 7 4.4.2 Recepción: ............................................................................................................................ 8 4.5 POLITICA ESPECÍFICA: TRAMITE DE DOCUMENTOS ............................................................ 8 4.5.1 Confidencialidad: ................................................................................................................. 8 4.5.2 Integridad: ............................................................................................................................. 8 4.6 POLITICA ESPECÍFICA: ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS ......................................... 8 4.6.1 Duplicación: .......................................................................................................................... 9 4.6.2 Locales y servidores: ........................................................................................................... 9 4.7 POLITICA ESPECÍFICA: CONSULTA DE DOCUMENTOS ........................................................ 9 4.7.1 Medios de consulta: ............................................................................................................. 9 4.7.2 Reserva de la información:.................................................................................................. 9 4.7.3 Continuidad de la gestión: .................................................................................................. 9 4.7.4 Consulta por parte de personas externas: ...................................................................... 10 4.8 POLITICA ESPECÍFICA: PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS................................................. 10 4.8.1 Competencias: .................................................................................................................... 10 4.8.2 Versiones: ........................................................................................................................... 10 5
LISTA DE DISTRIBUCIÓN ........................................................................................................ 10
6 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES SOBRE LAS POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO “GESTIÓN DOCUMENTAL ........................................................................................... 11 ANEXO 1. MARCO NORMATIVO EXTERNO DEL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL ......... 11 NORMATIVIDAD ESPECÍFICA NORMALIZAR UNIDAD DOCUMENTAL..................................... 11 NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA PRODUCIR DOCUMENTO ................................................. 12 NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA TRAMITAR DOCUMENTO .................................................. 13 NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA CONSULTAR DOCUMENTO .............................................. 15 NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA PUBLICAR DOCUMENTO .................................................. 16 ANEXO 2: VOCABULARIO .............................................................................................................. 17
Archivado en: \\ epm-file\ 5000 \5080 FA1-Gestion Documental\Calidad\ManualPolíticasLineamientosGestiónDocumentalMayo25-200431
EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P. ESTRUCTURA NORMATIVA DIRECCIÓN SERVICIOS INSTITUCIONALES SUBDIRECCIÓN LOGÍSTICA UNIDAD ALMACENES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADM-GDC-MP-002
Página 3 de 17
DOCUMENTO CONTROLADO
1 INTRODUCCIÓN La gestión de documentos en el sector público está reglamentada por disposiciones emanadas del Archivo General de la Nación como organismo rector en Colombia, y las demás normas que impactan los diferentes procesos de la empresa. Todo documento tiene su ciclo de vida y adquiere valores que pueden ser administrativo, fiscal, jurídico, técnico o histórico, asociados a la actividad que los produce; por esta razón, es necesario establecer esta política con sus respectivos lineamientos, los cuales deben ser de obligatorio cumplimiento con el fin de garantizar la su disposición en condiciones optimas de autenticidad, integridad, confidencialidad y accesibilidad. Esta política, sus lineamientos y reglas de negocio, se definen con el propósito guiar la acción de los funcionarios de la empresa que en cumplimiento de sus funciones, deben involucrarse en las diferentes actividades y tareas del proceso gestión de documentos.
Archivado en: \\ epm-file\ 5000 \5080 FA1-Gestion Documental\Calidad\ManualPolíticasLineamientosGestiónDocumentalMayo25-200431
EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P. ESTRUCTURA NORMATIVA DIRECCIÓN SERVICIOS INSTITUCIONALES SUBDIRECCIÓN LOGÍSTICA UNIDAD ALMACENES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADM-GDC-MP-002
Página 4 de 17
DOCUMENTO CONTROLADO
2 OBJETIVO Establecer y documentar la política corporativa para gestión de documentos, sus lineamientos y reglas de negocio, como el medio para orientar el actuar de quienes se encuentran involucrados en su producción, captura y disposición.
3 MARCO NORMATIVO EXTERNO (ver anexo 1) Se deben cumplir las disposiciones de orden constitucional, legal y reglamentario de manejo del patrimonio documental.
4 POLÍTICA PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS 4.1
RESUMEN GENERAL
La Política y los lineamientos establecidos, deben ser la base para facilitar el adecuado control de la documentación de las Empresas Públicas de Medellín E.S.P, desde su producción o captura hasta la disposición final. Las disposiciones internas (circulares y decretos) que históricamente han reglamentado la gestión de documentos en la empresa, han sido tenidas en cuenta para la definición de esta política, sus lineamientos y reglas de negocio, razón por la cual con la entrada en vigencia de esta manual, entran en obsolescencia. 4.2
DECLARACIÓN DE LA POLITICA
(Nueva propuesta Julio de 2010) La gestión de documentos en Las Empresas Públicas de Medellín E.S.P, deberá orientar su marco de actuación a la preservación de la memoria institucional; a mantener la disponibilidad, confidencialidad e integridad de los documentos; a mantener el flujo de información para la toma de decisiones; a apoyar los objetivos estratégicos y, a demostrar a los grupos de interés la transparencia en la gestión.
Archivado en: \\ epm-file\ 5000 \5080 FA1-Gestion Documental\Calidad\ManualPolíticasLineamientosGestiónDocumentalMayo25-200431
EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P. ESTRUCTURA NORMATIVA DIRECCIÓN SERVICIOS INSTITUCIONALES SUBDIRECCIÓN LOGÍSTICA UNIDAD ALMACENES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADM-GDC-MP-002
Página 5 de 17
DOCUMENTO CONTROLADO
El proceso gestión de documentos debe ser planificado, ejecutado y controlado con el propósito de contribuir al logro de la estrategia corporativa, soportar los procesos de la empresa y facilitar la toma de decisiones. , Los Documentos de las Empresas Públicas de Medellín E.S.P, deberán ser controlados desde su producción o captura hasta su disposición final, a través de los medios tecnológicos corporativos destinados para este fin, con el propósito de que se mantenga su, integridad, confidencialidad y disponibilidad, como valor agregado para los diferentes grupos de interés. REGLAS DE NEGOCIO PROPUESTAS EN JULIO 30 DE 2010-07-30 • Para todo documento oficial que ingrese a las Empresas o se produzca en ellas, se deberán aplicar los controles corporativos pertinentes para su atención oportuna y preservación como parte de la memoria institucional. • Todos los documentos que se producen o ingresan a las Empresas, son de su propiedad y, una vez atendidos, deberán ser depositados en los repositorios corporativos para conservación, consulta y disposición final controlada. • Al cumplir su vigencia, los documentos de las Empresas deberán ser entregados al archivo central para custodia y conservación; de allí solamente podrán salir en caso de requerimientos formales de entidades judiciales y de control. Las consulta del personal de la empresa, contratistas y la comunidad, deberán atenderse a través de los medios de respaldo.
Archivado en: \\ epm-file\ 5000 \5080 FA1-Gestion Documental\Calidad\ManualPolíticasLineamientosGestiónDocumentalMayo25-200431
EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P. ESTRUCTURA NORMATIVA DIRECCIÓN SERVICIOS INSTITUCIONALES SUBDIRECCIÓN LOGÍSTICA UNIDAD ALMACENES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADM-GDC-MP-002
Página 6 de 17
DOCUMENTO CONTROLADO
4.3 LINEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
4.3.1 Estandarización Toda unidad documental debe cumplir los estándares y modelos establecidos por el área responsable del proceso gestión documental para garantizar la disponibilidad, confiabilidad y seguridad de la documentación. Son lineamientos de esta política los siguientes: 4.2.1 Competencia: La aprobación de estándares y modelos para unidades documentales, deberá proceder del comité que para este fin se establezca, para mantener unidad de criterio y promover la participación de los involucrados en la producción documental 4.2.2 Asesoría: El área responsable del proceso Gestión Documental, deberá establecer y mantener medios de apoyo para la aplicación de los estándares y modelos establecidos en la producción y organización de las unidades documentales. 4.2.3 Acuerdos de negociación para Software: Cuando se requiera realizar acuerdos de negociación para desarrollar o adquirir software de manejo de documentos, se deberá contar con el concepto del área responsable de administrar el proceso Gestión Documental, la cual propenderá porque dicho software sea compatible con los corporativos. 4.3
POLITICA ESPECÍFICA: PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos que se produzcan en las Empresas Públicas de Medellín E.S.P, deberán elaborarse en laas plantillas, soportes y medios tecnológicosestablecidos a nivel corporativo por los procesos el área responsable de administrar el proceso Gestión Documental. Son lineamientos de esta política los siguientes:
Archivado en: \\ epm-file\ 5000 \5080 FA1-Gestion Documental\Calidad\ManualPolíticasLineamientosGestiónDocumentalMayo25-200431
EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P. ESTRUCTURA NORMATIVA DIRECCIÓN SERVICIOS INSTITUCIONALES SUBDIRECCIÓN LOGÍSTICA UNIDAD ALMACENES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADM-GDC-MP-002
Página 7 de 17
DOCUMENTO CONTROLADO
4.3.1 Propiedad: Todo documento que se produzca o ingrese a las Empresas independientemente del medio en que se encuentre almacenado, es de su propiedad y deberá disponerse para uso en las actividades corporativas. 4.3.2 Registro: Todo documento que se produzca o ingrese a las Empresas, deberá cumplir el formalismo de ser registrado y radicado en el sistema de información documental establecido. 4.3.3 Requisitos: Los trabajadores de las Empresas que dentro de sus funciones produzcan u organicen documentos, deben velar por el cumplimiento de los estándares y modelos establecidos. 4.3.4 Ejemplares: Con el fin de optimizar recursos, en las Empresas se deberá producir en formato físico solamente el ejemplar para el destinatario y otro adicional para la memoria institucional en el Archivo Corporativo, la dependencia responsable del documento, deberá conservar en su sistema de información, el ejemplar electrónico para su uso y consulta. 4.4
POLITICA ESPECÍFICA: RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos oficiales dirigidos a las Empresas, deben ser recibidos, registrados y radicados a través de los medios técnicos y tecnológicos establecidos para este fin. Son lineamientos de esta política los siguientes: 4.4.1 Admisión: En el sistema documental corporativo, solamente deben ser admitidos los documentos oficiales cuyo asunto se relacione con los procesos de las Empresas Publicas de Medellin. Archivado en: \\ epm-file\ 5000 \5080 FA1-Gestion Documental\Calidad\ManualPolíticasLineamientosGestiónDocumentalMayo25-200431
EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P. ESTRUCTURA NORMATIVA DIRECCIÓN SERVICIOS INSTITUCIONALES SUBDIRECCIÓN LOGÍSTICA UNIDAD ALMACENES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADM-GDC-MP-002
Página 8 de 17
DOCUMENTO CONTROLADO
4.4.2
Recepción:
Las dependencias podrán recibir en sus oficinas independientemente de la ubicación geográfica, los documentos relacionados con los asuntos a su cargo, y previa verificación del cumplimiento de los requisitos del proceso, deberán redireccionarlos para registro y radicación al área responsable de esta actividad. 4.5
POLITICA ESPECÍFICA: TRAMITE DE DOCUMENTOS
Durante el trámite se deberá velar por mantener la reserva e integridad de la información y una vez cumplidos los requisitos formales de dicho trámite, proveer para el archivo corporativo un ejemplar de cada documento para la memoria institucional de las Empresas. Son lineamientos de esta política los siguientes: 4.5.1 Confidencialidad: Todo documento en trámite es confidencial, una vez oficializado y divulgado, deberá ser de conocimiento público, excepto los relacionados con la seguridad y aspectos estratégicos de la empresa, los cuales tienen tratamiento especial por parte del área responsable del proceso .. 4.5.2 Integridad: En cada una de las etapas del trámite de los documentos, se deberá velar por que en el original y en la copia destinada a la memoria institucional de las Empresas, la información se mantenga intacta y se registre el cumplimiento de los requisitos formales objeto de dicho trámite. 4.6
POLITICA ESPECÍFICA: ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
Los documentos que se produzcan o ingresen a las Empresas Publicas de Medellin, son de su propiedad y deberán ser transferidos a los archivos corporativos una vez atendidos o cumplido su trámite según el caso, con el fin de propender por la adecuada organización, almacenamiento y disposición para consulta. Son lineamientos de esta política los siguientes:
Archivado en: \\ epm-file\ 5000 \5080 FA1-Gestion Documental\Calidad\ManualPolíticasLineamientosGestiónDocumentalMayo25-200431
EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P. ESTRUCTURA NORMATIVA DIRECCIÓN SERVICIOS INSTITUCIONALES SUBDIRECCIÓN LOGÍSTICA UNIDAD ALMACENES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADM-GDC-MP-002
Página 9 de 17
DOCUMENTO CONTROLADO
4.6.1 Duplicación: La duplicación de documentos deberá fundamentarse en la optimización de los recursos para almacenamiento y necesidades de respaldo o distribución para consulta. Los formatos y procedimientos, deberán ser los establecidos por el área responsable de administrar el proceso Gestión Documental. 4.6.2
Locales y servidores:
Para la asignación de locales y servidores con destino al almacenamiento de documentos, deberá fundamentarse en los requisitos definidos y establecidos por el área responsable de administrar el proceso Gestión documental. 4.7
POLITICA ESPECÍFICA: CONSULTA DE DOCUMENTOS
Los documentos que conforman la memoria institucional de las Empresas Publicas de Medellin, deberán estar disponibles en los diferentes medios de almacenamiento, para uso por parte de quienes los requieran para el desempeño de sus funciones. Son lineamientos de esta política los siguientes: 4.7.1 Medios de consulta: Con el fin de facilitar la custodia de los documentos, se deberá optar porque estos no sean retirados de los archivos corporativos y las consultas se realicen directamente en las salas destinadas para este fin, o a través de los medios informáticos y telemáticos disponibles. 4.7.2
Reserva de la información:
Siempre que se incluyan cláusulas de reserva de la información, el área responsable del proceso definirá si se autoriza la consulta del documento por parte de los interesados, los cuales deberán velar por mantener dicha reserva. 4.7.3
Continuidad de la gestión:
Quien posea documentos oficiales en préstamo, deberá devolverlos al archivo corporativo una vez concluida la consulta. En caso de retiro de la empresa, Archivado en: \\ epm-file\ 5000 \5080 FA1-Gestion Documental\Calidad\ManualPolíticasLineamientosGestiónDocumentalMayo25-200431
EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P. ESTRUCTURA NORMATIVA DIRECCIÓN SERVICIOS INSTITUCIONALES SUBDIRECCIÓN LOGÍSTICA UNIDAD ALMACENES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADM-GDC-MP-002
Página 10 de 17
DOCUMENTO CONTROLADO
incapacidad, vacaciones, licencias, o cambio de cargo, deberá quien lo reemplace en el ejercicio de sus funciones. 4.7.4
transferirlos a
Consulta por parte de personas externas:
El acceso a los documentos de la Empresa por parte de entidades externas o personas particulares, deberá ser controlado por las áreas competentes. La consulta deberá ser atendida por el área responsable de la documentación previa aplicación de los procedimientos establecidos. 4.8
POLITICA ESPECÍFICA: PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos corporativos cuya información sea de carácter general, deberán darse a conocer a través de la página web de las Empresas. Cuando se trate de documentos de carácter específico, bastará con la publicación a través del aplicativo correspondiente. Con el fin de optimizar recursos, se deberá evitar duplicar documentos en medios físicos como el papel para efectos de consulta. Son lineamientos de esta política los siguientes: 4.8.1
Competencias:
Para la publicación de documentos se deberá contar con la aprobación de quien tenga la competencia para firmar. En todos los casos, el documento a publicar, deberá cumplir los trámites formales establecidos para garantizar la seguridad, confidencialidad, integridad y disponibilidad. 4.8.2
Versiones:
Solamente se deberán publicar las versiones definitivas de los documentos, es decir, los ejemplares que se considere que no van a tener cambios. En los casos en que se requiera producir documentos en formato papel, se deberá velar por que un ejemplar sea transferido para organización en el archivo corporativo..
5 LISTA DE DISTRIBUCIÓN EJEMPLAR
Original
ARCHIVADO EN
FECHA
Departamento Administración Documental// Julio 17 de \\epm-file\5000 \5080 FA1-Gestion 2004 Documental\Calidad\ManualPolitica
FORMATO
Papel
CONSULTA Jefe y analistas del Departamento Administración Documental
sLineamientosGestionDocumental Archivado en: \\ epm-file\ 5000 \5080 FA1-Gestion Documental\Calidad\ManualPolíticasLineamientosGestiónDocumentalMayo25-200431
EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P. ESTRUCTURA NORMATIVA DIRECCIÓN SERVICIOS INSTITUCIONALES SUBDIRECCIÓN LOGÍSTICA UNIDAD ALMACENES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADM-GDC-MP-002
Página 11 de 17
DOCUMENTO CONTROLADO
Copia
Bitácora Empresas Publicas Julio xx de de Medellin 2004
Digital (.pdf)
Todo el personal de las Empresas Publicas de Medellin
6 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES SOBRE LAS POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO “GESTIÓN DOCUMENTAL ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Proponer
Departamento Administración Documental
Aprobar Establecer
Unidad Almacenes y Servicios Generales y Grupo Desarrollo Organizacional Dirección Administrativa Gerencia General
Coordinar y verificar el cumplimiento
Departamento Administración Documental
Aplicar
UEN´S UNC´S USC´S Gerencias Direcciones
Revisar propuesta
ANEXO 1. MARCO NORMATIVO EXTERNO DEL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL NORMATIVIDAD DOCUMENTAL AUTOR Congreso de la República
NORMA Ley 80/1989 Ley 527/1999
Archivo General de La Nación
Ley 594/2000 Acuerdo 07/1994 Acuerdo 012/1995 Acuerdo 022/2000 Acuerdo 048/2000
ESPECÍFICA
NORMALIZAR
UNIDAD
CONTENIDO Establece que el Archivo General de La Nación (AGN) es la entidad reguladora de la actividad archivística en Colombia. Validez de mensajes de datos, firma digital y entidades certificadoras de comercio electrónico. Ley general de archivos. Adopta y establece el reglamento general de archivos para Colombia. Define los integrantes de los comités de Archivos Modifica parte 1 del acuerdo 07/1994 en cuanto a Entidades de Dirección, coordinación y asesoría para el Sistema Nacional de Archivos. Modifica parte 1 del acuerdo 07/1994 en cuanto a Entidades de Dirección, coordinación y asesoría para el Sistema Nacional de Archivos. Medidas preventivas para evitar deterioro de los documentos.
Archivado en: \\ epm-file\ 5000 \5080 FA1-Gestion Documental\Calidad\ManualPolíticasLineamientosGestiónDocumentalMayo25-200431
EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P. ESTRUCTURA NORMATIVA DIRECCIÓN SERVICIOS INSTITUCIONALES SUBDIRECCIÓN LOGÍSTICA UNIDAD ALMACENES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADM-GDC-MP-002
Página 12 de 17
DOCUMENTO CONTROLADO
AUTOR
ICONTEC
Acuerdo 049/2000 Acuerdo 050/2000 Acuerdo 037/2002 Acuerdo 039/2002 Acuerdo 041/2002 Acuerdo 015/2003 Acuerdo 042/2002 Acuerdo 015/2004 Circular 02/1997 Circular 07/2002 Circular 04/2003 Circular 012/2004
Especificaciones para locales de archivo.
NORMA NTC 1486 NTC 1075 NTC 1487 NTC 1160 NTC 1308 NTC 1307 NTC 3393 NTC 3397 NTC 3235 NTC 3234 NTC 3394 NTC 3369 NTC 3580 NTC 3588 NTC 4095 NTC 4080 NTC 5029
CONTENIDO Presentación de trabajos de investigación Numeración de divisiones y subdivisiones en documento escrito Notas de pie de página y citas Referencia bibliográfica para libro y folleto Referencia bibliográfica para publicación seriada Referencia bibliográfica para normas Elaboración de carta Elaboración de memorando Elaboración de mensaje telegráfico Elaboración de circular Elaboración de acta Elaboración de sobre de correo Elaboración de hoja para transmisión de telefax Elaboración de informe administrativo Descripción archivística Símbolos gráficos y clasificación para uso de microfilm. Medición de archivos.
Gestión de riesgos para archivos (medidas preventivas para gestión documental). Especificaciones para contratar servicios de almacenamiento de documentos. Procedimiento para tablas de retención documental. Transferencia de documentos por liquidación, fusión o privatización de empresas oficiales. Parágrafo del artículo 1 del acuerdo 041/2002 Criterios para organizar archivos de gestión. Organización de fondos acumulados. Parámetros para implantación de nuevas tecnologías en archivos oficiales. Organización y conservación de documentos en entidades de la rama ejecutiva del orden nacional. Organización de historias laborales. Orientaciones par organización de historias laborales.
NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA PRODUCIR DOCUMENTO Archivado en: \\ epm-file\ 5000 \5080 FA1-Gestion Documental\Calidad\ManualPolíticasLineamientosGestiónDocumentalMayo25-200431
EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P. ESTRUCTURA NORMATIVA DIRECCIÓN SERVICIOS INSTITUCIONALES SUBDIRECCIÓN LOGÍSTICA UNIDAD ALMACENES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADM-GDC-MP-002
Página 13 de 17
DOCUMENTO CONTROLADO
AUTOR
NORMA
Congreso de la República Presidencia de la República
Ley 23/1982 Ley 44/1993 Ley 734/2002 Ley 527/1999 Decreto 1094/1996 Decreto 1474/1997
CONTENIDO Derechos de autor Derechos de autor en el sector oficial. Artículo 34 numeral 5: Custodia y cuidado de la documentación e información producida o recibida por los funcionarios públicos. Documento electrónico. Factura electrónica. Certificado laboral de empleados.
NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA RECIBIR DOCUMENTO AUTOR
NORMA Ley 734/2002
Congreso de la República
Archivo General de La Nación
Ley 527/1999 Decreto 1094/1996 Acuerdo 041/2002 Acuerdo 015/2003
CONTENIDO Artículo 34 numeral 5: Custodia y cuidado de la documentación e información producida o recibida por los funcionarios públicos. Documento electrónico. Factura electrónica. Transferencia de documentos por liquidación, fusión o privatización de empresas oficiales. Parágrafo del artículo 1 del acuerdo 041/2002.
NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA TRAMITAR DOCUMENTO AUTOR Congreso de la República Presidencia de la República Archivo General de La Nación
NORMA Ley 57/1985 Ley 734/2002 Ley 527/1999 Decreto 2150/1995
Acuerdo 060/2001
CONTENIDO Publicidad y acceso a los documentos públicos Artículo 34 numeral 5: Custodia y cuidado de la documentación e información producida o recibida por los funcionarios públicos. Documento electrónico. Supresión de trámites innecesarios. Derecho de petición. Intercambio de información. Uso de medios telemáticos e informáticos. Pautas para oficialización del trámite de comunicaciones oficiales.
NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA ALMACENAR DOCUMENTO AUTOR Congreso de la República
NORMA Ley 39/1981 Ley
CONTENIDO Microfilmación y certificación de archivos Artículo 34 numeral 5: Custodia y cuidado de la documentación e
Archivado en: \\ epm-file\ 5000 \5080 FA1-Gestion Documental\Calidad\ManualPolíticasLineamientosGestiónDocumentalMayo25-200431
EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P. ESTRUCTURA NORMATIVA DIRECCIÓN SERVICIOS INSTITUCIONALES SUBDIRECCIÓN LOGÍSTICA UNIDAD ALMACENES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADM-GDC-MP-002
Página 14 de 17
DOCUMENTO CONTROLADO
734/2002
Presidenci a de La República
Ley 527/1999 Decreto 2527/1950 Decreto 3354/1954 Decreto 2150/1995 Decreto 624/1989 Decreto 2620/1993
información producida o recibida por los funcionarios públicos. Artículo 35 numeral 13: Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de expedientes o documentos producidos o recibidos por funcionarios públicos. Documento electrónico.| Uso y valor probatorio de la microfilmación. Adulteración, corte y dobles del microfilm. Método de eliminación de documentos microfilmados. Obligación de conservar copia de cada acto administrativo en el archivo corporativo. Medios magnéticos para almacenar información tributaria. Disco óptico para almacenar documentos de comercio.
Archivado en: \\ epm-file\ 5000 \5080 FA1-Gestion Documental\Calidad\ManualPolíticasLineamientosGestiónDocumentalMayo25-200431
EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P. ESTRUCTURA NORMATIVA DIRECCIÓN SERVICIOS INSTITUCIONALES SUBDIRECCIÓN LOGÍSTICA UNIDAD ALMACENES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADM-GDC-MP-002
Página 15 de 17
DOCUMENTO CONTROLADO
AUTOR
Archivo General de La Nación
NORMA Decreto 1748/1995 Decreto 1094/1996 Decreto 1474/1997 Decreto 1571/1998 Acuerdo 048/2000 Acuerdo 049/2000 Acuerdo 050/2000 Acuerdo 037/2002 Acuerdo 042/2002 Circular 02/1997 Circular 07/2002 Circular 04/2003 Circular 012/2004
CONTENIDO Archivos laborales informáticos. Factura electrónica Certificaciones laborales de empleados. Artículo 12: Archivo de historias laborales. Medidas preventivas para evitar deterioro de los documentos. Especificaciones para locales de archivo. Gestión de riesgos para archivos (medidas preventivas para gestión documental). Especificaciones para contratar servicios de almacenamiento de documentos. Criterios para organizar archivos de gestión. Parámetros para implantación de nuevas tecnologías en archivos oficiales. Organización y conservación de documentos en entidades de la rama ejecutiva del orden nacional. Organización de historias laborales. Orientaciones par organización de historias laborales.
NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA CONSULTAR DOCUMENTO AUTOR
NORMA Ley 734/2002
Congreso de la República
Archivo General de La Nación
Ley 57/1985 Decreto 2150/1995
Ley 190/1995 Ley 527/1999 Acuerdo 056/2000
CONTENIDO Artículo 35 numeral 13: Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de expedientes o documentos producidos o recibidos por funcionarios públicos. Publicidad y acceso a los documentos. Derecho de petición. Silencio administrativo. Medios telemáticos e informáticos para intercambio de información oficiosa. Artículos 27 y 79: Estatuto anticorrupción. Acceso y uso de mensajes de datos. Requisitos para consulta y acceso a los documentos de archivo.
Archivado en: \\ epm-file\ 5000 \5080 FA1-Gestion Documental\Calidad\ManualPolíticasLineamientosGestiónDocumentalMayo25-200431
EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P. ESTRUCTURA NORMATIVA DIRECCIÓN SERVICIOS INSTITUCIONALES SUBDIRECCIÓN LOGÍSTICA UNIDAD ALMACENES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADM-GDC-MP-002
Página 16 de 17
DOCUMENTO CONTROLADO
NORMATIVIDAD ESPECÍFICA PARA PUBLICAR DOCUMENTO AUTOR Congreso de la República Presidencia de la República
NORMA
CONTENIDO
Ley 57/1985
Publicidad y acceso a los documentos.
Decreto 2150/1995
Obligación de enviar copia de los actos administrativos para que sean dispuestos en el Archivo Central al servicio de la comunidad y entidades de control.
Archivado en: \\ epm-file\ 5000 \5080 FA1-Gestion Documental\Calidad\ManualPolíticasLineamientosGestiónDocumentalMayo25-200431
EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P. ESTRUCTURA NORMATIVA DIRECCIÓN SERVICIOS INSTITUCIONALES SUBDIRECCIÓN LOGÍSTICA UNIDAD ALMACENES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADM-GDC-MP-002
Página 17 de 17
DOCUMENTO CONTROLADO
ANEXO 2: VOCABULARIO Almacenar documento: Disponer el documento en la unidad de conservación para facilitar su utilización Comité de Gestión Documental: Mecanismo de integración conformado por profesionales calificados que asesoran la normalización de terminología, instrumentos y procesos técnicos de Gestión Documental. Consultar documento: Buscar la información requerida en el documento previamente identificado de acuerdo con los atributos y contenidos predefinidos. Documento: Registro de información en cualquier soporte, producida o recibida por una persona en razón de las actividades de las empresas, que tiene valor administrativo, fiscal, legal o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. Fondo documental: Conjunto de los documentos oficiales producidos o recibidos por la empresa, y que se deben conservar como evidencia del cumplimiento de requisitos de carácter legal, jurídico, administrativo, fiscal, técnico o histórico. Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de los documentos producidos y recibidos, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. La Dirección Administrativa es el área responsable de normalizar este proceso a través de los mecanismos de integración necesarios para tal fin. Normalizar unidad documental: Ajustar los documentos a las normas en las diferentes etapas de su ciclo vital, de acuerdo con los atributos, formas y contenidos. Producir documento: Generar el documento de acuerdo con los requisitos mínimos y atributos que lo deben caracterizar para su plena identificación y direccionamiento. Publicar documento: Anunciar, dar noticia o aviso del documento, disponer los documentos en los sistemas de información para consulta por parte de las personas o entidades interesadas en conocer su contenido. Recibir documento: Aceptar su ingreso al sistema de información documental, de acuerdo con los atributos, formas y contenidos establecidos. Archivado en: \\ epm-file\ 5000 \5080 FA1-Gestion Documental\Calidad\ManualPolíticasLineamientosGestiónDocumentalMayo25-200431
EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P. ESTRUCTURA NORMATIVA DIRECCIÓN SERVICIOS INSTITUCIONALES SUBDIRECCIÓN LOGÍSTICA UNIDAD ALMACENES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADM-GDC-MP-002
Página 18 de 17
DOCUMENTO CONTROLADO
Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por Empresas Públicas de Medellín E.S.P en el cumplimiento de sus actividades, a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase del Fondo documental. Tramitar documento: Pasar el documento por cada uno de los estados y requisitos que debe cumplir durante su gestión, de acuerdo con las normas establecidas por el Comité de Gestión Documental. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras: Caja de archivo, Carpeta de cartulina, Libro en pasta dura, Tomo en AZ, Estante, Planoteca, Archivador, CD, DVD, Cinta magnética, Microficha, Microfilm, Servidor, entre otros. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.
Archivado en: \\ epm-file\ 5000 \5080 FA1-Gestion Documental\Calidad\ManualPolíticasLineamientosGestiónDocumentalMayo25-200431