Manual de Procesos y Procedimientos Certificados Bajo la norma ISO 9001:2008

Villahermosa, Tabasco Actualizado a Septiembre2014

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

PARTICIPARON EN LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Clara Luz Lamoyi Bocanegra Carolina González Constantino María Guadalupe Azuara Forcelledo Hilario Leyva Gómez Hortencia Rodríguez Hernández Audomaro Gurría Del Castillo Omar Bautista Campos Julio Osorio Domínguez Julián Martínez Méndez Marcos García Reyes Marcolfa Rodríguez Ramos Maribel Valencia Thompson José Luis Romero López Juan Rodrigo Mendoza Morales Elena Ocaña Rodríguez Miguel Martínez Pérez Yoni Hernández Hernández Enedina Soberano Vela Hugo Trinidad López Acosta Manuel Antonio Carrera Hernández María Concepción García Olán Amelia del Rosario Loya Caraveo Perla Karina López Ruíz

2

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

ÍNDICE

Pág.

I.

INTRODUCCIÓN

4

II.

OBJETIVO

4

III.

FINES

5

IV.

ORGANIGRAMA

6

V.

FILOSOFÍA INSTITUCIONAL

7

Misión Visión Valores VI.

SIMBOLOGÍA

10

VII.

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

11

Servicios Escolares

13

Servicios Bibliotecarios

48

Presupuesto y Control Presupuestal

67

Recursos Humanos

80

Servicios Médicos

103

3

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

I.

INTRODUCCIÓN

En la actualidad, la UJAT establece, cada vez más, estrategias de reorganización para adecuarse a las exigencias y cambios que demanda proporcionar una educación superior de calidad, generar conocimiento y transferirlo a los diferente sectores del estado, la región y el país. Como muchas universidades públicas estatales, es una institución que con una alta diversidad de conocimientos, juega un papel central en el desarrollo económico, social, político y cultural de su entorno, contribuyendo de esta manera al conocimiento universal y al progreso regional. Por ello, es fundamental precisar los métodos, procedimientos y trámites que deberán realizarse para apoyar académica y administrativamente a la comunidad universitaria. Se presentan entonces los procesos y procedimientos estratégicos que se encuentran certificados bajo la norma ISO 9001-2008.

II.

OBJETIVO

Describir, ordenar y clasificar de manera objetiva y gráfica las actividades académicas y de apoyo que realizan las áreas de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, con procesos certificados, para cumplir sus funciones conforme al marco jurídico y normativo aplicable; además de servir como instrumento de apoyo para hacer uso eficaz y eficiente de los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos.

4

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

III.

FINES DE LA UNIVERSIDAD JUÁREZ AUTÓNOMA DE TABASCO

La Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (UJAT) es un organismo público descentralizado del Estado, con autonomía constitucional, personalidad jurídica y patrimonio propios, responsable en y ante el Estado de la prestación del servicio público de educación superior. La UJAT se ajusta a las disposiciones y postulados contenidos en el Artículo 3°, fracción VII de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y sus leyes reglamentarias en que se garantiza el ejercicio de la autonomía universitaria para que la Universidad se organice, administre y funcione libremente y sea sustento de las libertades, jamás como fórmula de extraterritorialidad que implique la sustracción del organismo del orden jurídico político del Estado.

FINES La Universidad Juárez Autónoma de Tabasco tiene como fines esenciales: I.

Impartir educación superior para formar profesionistas, investigadores, profesores universitarios y técnicos útiles a la sociedad que satisfagan prioritariamente las necesidades planteadas por el desarrollo económico, social y cultural del Estado de Tabasco.

II.

Organizar y desarrollar actividades de investigación científica, tecnológica y humanística como tarea permanente de renovación del conocimiento y como una acción orientada a la solución en diversos órdenes de problemas del Estado, de la Región y de la Nación.

III.

Preservar y difundir la cultura a todos los sectores de la población con propósitos de integración, superación y transformación de la sociedad, así como extender con la mayor amplitud posible los beneficios de la educación universitaria.

La educación que se imparte en la Universidad está orientada al desarrollo integral de la personalidad y facultades del estudiante, fomentando en él, el amor a la patria y a la humanidad, y la conciencia de responsabilidad social.

5

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

IV.

ORGANIGRAMA

Rectoría

Oficina del Abogado General

Secretaría Particular

Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional

Secretaría Técnica

Unidad de Acceso a la Información Dirección de Tecnologías de Información e Innovación

Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas

Contraloría General

Secretaría de Servicios Académicos

Secretaría de Investigación, Posgrado y Vinculación

Unidad de Relaciones Internacionales

Secretaría de Servicios Administrativos

División Académica de Ciencias Agropecuarias

División Académica de Educación y Artes

Dirección de Ingresos

División Académica de Ciencias Básicas

División Académica de Ingeniería y Arquitectura

Secretaría de Finanzas

Dirección de Servicios Escolares

Dirección de Investigación

Dirección de Proyectos y Seguimiento de Obras

Dirección de Fortalecimiento Académico

Dirección de Posgrado

Dirección de Servicios Generales

Dirección de Egresos

División Académica de Ciencias Biológicas

División Académica de Informática y Sistemas

Dirección de Vinculación

Dirección de Recursos Humanos

Dirección de Contabilidad

División Académica de Ciencias Económico Administrativas

División Académica Multidisciplinaria de Comalcalco

División Académica de Ciencias de la Salud

División Académica Multidisciplinaria de los Ríos

División Académica de Ciencias Sociales y Humanidades

División Académica Multidisciplinaria de Jalpa

Dirección de Programas Estudiantiles Dirección de Educación a Distancia Dirección del Sistema Bibliotecario Dirección de Difusión Cultural

Dirección de Difusión y Divulgación Científica y Tecnológica

Dirección de Recursos Materiales

Centro de Comunicación

Centro de Enseñanza de Lenguas Extranjeras

Centro de Desarrollo de las Artes Centro de Fomento al Deporte

6

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

V.

FILOSOFÍA INSTITUCIONAL

MISIÓN La Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, como institución pública de educación superior, tiene la misión de contribuir de manera significativa a la transformación de la sociedad y al desarrollo del país, con particular interés en el Estado de Tabasco, a través de la formación sólida e integral de profesionales capaces de adquirir, generar, difundir y aplicar el conocimiento científico, tecnológico y humanístico, con ética y responsabilidad para ser mejores individuos y ciudadanos. VISIÓN La Universidad Juárez Autónoma de Tabasco es una universidad innovadora que participa en la Sociedad del Conocimiento, fuertemente vinculada con su entorno y con presencia internacional, consolidada académicamente, con altos niveles de calidad y programas educativos pertinentes, que forma a sus egresados sólidamente competentes, con espíritu emprendedor y humanista. Se distingue por sus aportes relevantes en la generación y aplicación de la ciencia y la tecnología, el rescate y la difusión de la cultura en su acepción amplia y su colaboración en el desarrollo sustentable del estado de Tabasco y del país. VALORES Nuestra Casa de Estudios asume y promueve los valores que sustentan el quehacer institucional y orientan el desempeño personal y laboral de los alumnos, egresados, maestros, investigadores, empleados, trabajadores y directivos que integran la comunidad universitaria. ÉTICA Como el conjunto de principios trascendentales, universales y permanentes que determinan la Misión, orientan el quehacer universitario y caracterizan el desempeño de sus integrantes para procurar el bien en todos los ámbitos.

7

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

PLURALIDAD Postura que define a la institución universitaria como el espacio ideal para el respetuoso encuentro de las diversas teorías, corrientes filosóficas, ideologías, propuestas y personalidades que enriquecen el trabajo académico orientado a la ciencia, tecnología, el arte y las humanidades. LIBERTAD Condición que favorece un ambiente institucional de responsabilidad con autocrítica e independencia intelectual para que cada quien ejerza sus funciones, desempeñe sus responsabilidades y logre para bien, los objetivos de los ámbitos que le competen. RESPETO Valor que representa una condición sine qua non para la adecuada convivencia y el armonioso desempeño de los universitarios, de tal modo que les permite aceptarse a sí mismos y actuar con tolerancia y consideración ante las diferentes formas de ser, pensar y actuar en un ámbito plural y diverso. EQUIDAD Principio que defiende la igualdad de derechos, bajo las mismas condiciones, independientemente del género, realidades, circunstancias, pensamiento e ideología de los individuos o grupos sociales. CALIDAD Característica que impregna toda la vida universitaria para cumplir las funciones institucionales en óptima concordancia con las necesidades y expectativas de la sociedad en cada momento histórico. EXCELENCIA Cualidad que sustenta el compromiso para que todo lo que se realiza y produce mediante el quehacer universitario alcance cada vez mejores parámetros. INNOVACIÓN Proceso permanente de la comunidad universitaria en el campo de la investigación, desarrollo y aplicación de la ciencia y la tecnología en beneficio de la institución, el conocimiento y la sociedad.

8

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

SERVICIO Disposición y conjunto de actitudes que reflejan la vocación de la Universidad para brindar el acervo de conocimiento, experiencia, dedicación y apoyo de sus recursos humanos y materiales a favor de las instituciones, organismos y causas sociales, así como una mejor calidad de vida para los individuos. PRESENCIA SOCIAL Actitud y disposición permanente de la Universidad y sus integrantes para identificar y compaginar el ejercicio de sus funciones con las necesidades de la sociedad, y ofrecer respuesta oportuna de manera coordinada y corresponsable. DESARROLLO SUSTENTABLE Objetivo que marca el quehacer de docentes, alumnos, egresados y personal administrativo de la Universidad para que el resultado de las acciones y desempeño profesional redunde en progreso con absoluto respeto de la vida, salud y bienestar presente y futuro de los individuos, la sociedad y el entorno. INTEGRACIÓN ARMÓNICA Proceso dinámico mediante el cual los miembros de la comunidad universitaria se asumen como partes de la institución y se relacionan entre sí de manera responsable y respetuosa para favorecer el desarrollo de la institución y de sus integrantes. TRANSPARENCIA Resultado del ejercicio y la voluntad institucional para permitir que sus acciones, disposiciones y logros se hagan públicos y se den a conocer en tiempo y forma tanto a las autoridades como a los integrantes de la sociedad.

9

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

VI.

SIMBOLOGÍA

Simbología usada en los procedimientos Terminador Indica el inicio o bien la conclusión del procedimiento.

Actividad Indica la ejecución de una actividad determinada en el procedimiento. Conector Indica la secuencia y orden en que se realizan las actividades de un procedimiento. Decisión Indica que en alguna determinada actividad el ejecutor tomará una decisión que implica la ejecución de actividades alternativas. Documento Indica que en alguna actividad se emite, recibe o genere un documento, o copia de un documento original. Referencia a otra página Indica que la secuencia de actividades debe identificarse o continúa en otra hoja del diagrama de flujo. Referencia en página Indica que la secuencia de actividades debe identificarse en otro paso dentro de la misma hoja del diagrama de flujo.

10

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

VII.

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ÍNDICE DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS



SERVICIOS ESCOLARES Proceso: Ingreso de Estudiantes

14

  

16 22 29

Procedimiento 1. Ingreso de los Estudiantes Procedimiento 2. Equivalencia y Revalidación de Estudios (Licenciatura) Procedimiento 3. Equivalencia y Revalidación de Estudios (Posgrado)

Proceso: Permanencia (trayectoria de estudiantes)

34



36

Procedimiento 1. Permanencia (trayectoria de estudiantes)

Proceso: Egreso

39



41

Procedimiento 1. Egreso

Proceso: Inscripción, seguimiento y acreditación del servicio social 



13

44

Procedimiento 1. Inscripción, seguimiento y acreditación del servicio social 45

SERVICIOS BIBLIOTECARIOS

48

Proceso: Gestión de colecciones bibliohemerográficas o documentales

49

 

51 53

Procedimiento 1. Desarrollo de colecciones Procedimiento 2. Procesos técnicos (catalogación y clasificación)

Proceso: Préstamos de acervo

55



57

Procedimiento 1. Préstamos de acervo

Proceso: Centros de Información en Bibliotecas

59



61

Procedimiento 1. Centros de Información en Bibliotecas (CIEB)

Proceso: Desarrollo de Habilidades Informativas

63



65

Procedimiento 1. Desarrollo de Habilidades Informativas

11

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008



PRESUPUESTO Y CONTROL PRESUPUESTAL Proceso: Programación y Autorización del Programa Operativo Anual (POA) 

Procedimiento 1. Programación y Autorización del POA

Proceso: Control Presupuestal 



Procedimiento 1. Control Presupuestal

RECURSOS HUMANOS Proceso: Contratación de Personal Docente y Administrativo de Confianza  

Procedimiento 1. Contratación del personal académico Procedimiento 2. Contratación del trabajador administrativo de confianza

Proceso: Elaboración de nómina 



Procedimiento 1. Elaboración de nómina

SERVICIOS MÉDICOS Proceso: Atención médica 

67 68 70 75 77

80 81 84 90 95 98

103 104

Procedimiento 1. Atención médica

106

Proceso: Control de expedientes clínicos

109



Procedimiento 1. Control de expedientes clínicos

Proceso: Entrega de medicamentos y material de curación 

Procedimiento 1. Entrega de medicamentos y material de curación

Proceso: Gestión de Recursos Administrativos y Médicos 

Procedimiento 1. Gestión de Recursos Administrativos y Médicos

111 113 115 118 120

12

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

UNIVERSIDAD JUÁREZ AUTÓNOMA DE TABASCO ESTUDIO EN LA DUDA, ACCIÓN EN LA FE

SERVICIOS ESCOLARES

13

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Proceso: Ingreso de Estudiantes I.

Objetivo del proceso Planear, organizar, coordinar, y controlar los procedimientos de admisión de los aspirantes a ingresar a la Universidad.

II.

Alcance Todos los aspirantes que desean ingresar a Nivel Técnico, Licenciatura y Posgrado.

III.

Área responsable del proceso Dirección de Servicios Escolares / Departamento de Admisión.

IV.

Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) 1. Capacidad por programa educativo y nivel (Técnico y Licenciatura). 2. Comprobante de registro en Internet. a) Documentos solicitados en la convocatoria. b) Comprobante de pago o descuento por concepto de pre-inscripción. 3. Fechas para el Proceso de Admisión/Autorización de convenios para pagos diferidos de Posgrados. 4. Lista de aspirantes aceptados/horarios/cuotas de los Posgrados ofertados. 5. Oficios de autorización de: a) Descuentos. b) Conceptos de pago y monto a cobrar.

V.

Normatividad -

Reglamento Escolar del Modelo Educativo Flexible.

-

Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.

-

Reglamento General de Estudios de Posgrado.

14

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

VI.

Documentos de referencia -

VII.

Convocatoria. Convenios. Calendario Escolar y de Actividades: • Nivel Técnico y de Licenciatura. • Nivel Posgrado. • Sistema de Educación a Distancia.

Siglas

DA CD FM3 DDA DSE NSS OSE JOSE ERYP JPDA IMSS TSU SEaD DRyC SF SSAcad

Departamento de Admisión. Coordinador de Docencia. Formato Migratorio. Director de División Académica. Dirección del Servicios Escolares. Número de Seguridad Social. Oficina de Servicios Escolares. Jefe de Oficina de Servicios Escolares. Encargado del Área de Revalidación y Posgrado. Jefe de Posgrado de División Académica. Instituto Mexicano del Seguro Social. Técnico Superior Universitario. Sistema de Educación a Distancia. Departamento de Registro y Control. Secretaría de Finanzas. Secretaría de Servicios Académicos.

15

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Procedimiento 1: Ingreso de Estudiantes INGRESO DE ESTUDIANTES

Director de Servicios Escolares

Secretaria de Servicios Académicos

Jefe de Admisión

Inicio

1. Elabora la convocatoria para estudios de nivel Técnico y Licenciatura

2. Solicita los Recursos para el proceso de Admisión

3. Solicita al CENEVAL a través del formato de aplicación, las guías de examen y folios correspondientes para el Proceso de Admisión

4. Realiza pruebas conjuntamente con el Centro de Cómputo de los procesos sistematizados, para la revisión de cada etapa del proceso de admisión 5. Prepara las actividades para la aplicación del Examen de Selección

6. Prepara informe para la publicación de los resultados

7. Solicita a las Divisiones Académicas la captura de los bloques de asignaturas, horarios y capacidades de los grupos de nuevo ingreso para el proceso de inscripción

8. Efectúa el Proceso de Admisión de nuevo ingreso para estudios de Nivel Técnico y Licenciatura 9. Da atención de Baja Definitiva para alumnos de nuevo ingreso

10. Entrega los Expedientes generados por los alumnos de nuevo ingreso o reingreso (nivel técnico, licenciatura y Posgrado) al Departamento de Registro y Control, digitalizados

11. Elabora los Calendarios Escolar y de Actividades 12. Proporciona otros servicios

Fin

16

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Desarrollo de actividades: Ingreso de estudiantes Actividad

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

Documentos de referencia

1

Elaborar la convocatoria para ingreso al nivel licenciatura y técnico superior universitario en el sistema escolarizo y no escolarizado.

Director de la DSE.

1) Fechas autorizadas por Secretaría Académica: - Fechas establecidas de Preinscripción vía Internet sólo nuevo ingreso a estudios de nivel Técnico y de Licenciatura. - Fecha de aplicación del examen de selección. - Fecha de publicación de los Resultados. - Fecha de Inscripción.

a) Oficio de programa de actividades.

Jefe Admisión.

de

2) Convocatoria publicación.

elaborada

para

su

3) Convocatoria elaborada y autorizada para su publicación vía Web entregada al Centro de Cómputo Universitario. Nota: Para ingresar a los posgrados, Divisiones Académicas emiten convocatoria, realizan el proceso selección y dan aviso a la DSE para inscripción. 2

Solicitar los Recursos para el proceso de Admisión.

c) Oficio de envío de información de la convocatoria a la Dirección de Tecnologías de Información e Innovación.

las la de su

Director de la DSE.

1) Espacio físico donde se llevará a cabo el examen de selección.

Jefe Admisión.

2) Personal de apoyo (maestros, personal administrativo y de logística).

de

b) Convocatoria.

Solicitud de recursos físicos y económicos.

3) Equipo de Cómputo y mobiliario. 4) Alimentos otorgados según las fechas requeridas. 3

Solicitar al CENEVAL, a través del formato de aplicación, las guías de examen y folios correspondientes para el Proceso de Admisión. Nota: En caso de material faltante o sobrante se le notifica a CENEVAL mediante oficio especificándole cualquiera de las dos situaciones. Si se requirieren más número de folios para el pre-registro de igual forma se les notifica por teléfono, enviándole un fax o a través de un oficio.

Director de la DSE. Jefe Admisión.

de

En base al convenio firmado entre las autoridades de la UJAT y el CENEVAL: - Se reciben los folios y guías de examen que serán entregadas a los aspirantes durante el proceso de recepción de documentos y emisión de comprobante de ingreso al examen. - Se reciben y resguardan los cuadernillos de exámenes de aplicación y hojas de respuesta conforme a lo establecido por los procedimientos de CENEVAL.

Oficio de solicitud al CENEVAL. Convenio entre la UJAT y CENEVAL.

Nota: la apertura de las cajas de exámenes y hojas de respuestas, se hace por parte de CENEVAL y en presencia de un Notario Público; de igual forma, concluido el examen, es CENEVAL quien guarda el material utilizado y sobrante y lo empaqueta en cajas en presencia del Notario Público, la DSE solo resguarda la cajas y las envía de regreso al CENEVAL.

17

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

4

Realizar pruebas conjuntamente con el Centro de Cómputo de los procesos sistematizados, para la revisión de cada etapa del proceso de admisión.

Director de la DSE.

Etapas del Proceso de Admisión Sistematizadas revisadas y funcionando correctamente: - Preinscripción (registro en línea de aspirantes).

Oficio para Dirección Tecnologías Información Innovación.

- Examen de Selección (validación del ingreso de aspirantes al examen de selección).

Formatos Impresos o en electrónico de las pruebas hechas en cada una de las etapas.

Jefe Admisión.

de

Dirección de Tecnologías de Información e Innovación.

- Inscripción (publicación de resultados y matriculación de alumnos de nuevo ingreso). 5

Preparar las actividades para la aplicación del Examen de Selección. Nota: esta actividad la llevan a cabo el personal de la DSE y CENEVAL, para de esta manera asegurar la integridad y transparencia del proceso.

6

Preparar informe para la publicación de los resultados.

Documentos de referencia la de de e

Director de la DSE.

 Apertura oficial de las cajas de los exámenes de selección con la presencia de la Secretaria de Servicios Académica, personal de CENEVAL, Director de la DSE, Jefe del Departamento de Admisión y Notario Público.

Jefe Admisión.

de

 Exámenes de selección contados antes y al término de la aplicación del examen.

Personal de CENEVAL.

 Reunión para asignación de responsabilidades en la operatividad del examen de selección coordinado.

Director de la DSE.

Entrega de los resultados del examen de selección, por parte del CENEVAL en diez días hábiles, para ser publicados en la página universitaria por la Dirección de Tecnologías de Información e Innovación.

Impresión de la Hoja de Resultado del Proceso de Admisión.

 Bloques de asignaturas, horarios y capacidades solicitadas, verificadas en el Sistema de Servicios Escolares para validar que coincidan con los anteriores procesos de admisión.

Oficio de solicitud de capacidades por carrera y grupos.

Secretaria de Servicios Académicos.

Jefe Admisión.

de

Exámenes CENEVAL. Croquis del lugar de aplicación del examen de selección.

Dirección de Tecnologías de Información e Innovación. 7

8

Solicitar a las Divisiones Académicas la captura de los bloques de asignaturas, horarios y capacidades de los grupos de nuevo ingreso para el proceso de inscripción.

Director de la DSE.

Efectuar el Proceso de Admisión (inscripción) de nuevo ingreso para estudios de Nivel Técnico y Licenciatura.

Director de la DSE.

Jefe Admisión.

de

 Bloques de asignaturas de los grupos de nuevo ingreso por carrera capturados, para el proceso de inscripción en el Sistema de Servicios Escolares.

Jefe Admisión.

Dar atención de Baja Definitiva para alumnos de nuevo ingreso.

Procedimiento de Inscripción en línea.

de  Preinscripción;  Examen de Selección; e  Inscripción.

Secretarias.

9

Proceso de Admisión realizado de acuerdo a lo establecido en la convocatoria con las siguientes etapas:

Jefes de las oficinas de la DSE.

Nota: Para estudios de posgrado las Divisiones Académicas envían a la DSE la relación de aspirantes aceptados para que se proceda a su inscripción.

Jefe Admisión.

Bajas definitivas efectuadas en el sistema y expediente del alumno.

de

Reglamento escolar correspondiente. Formato de Definitiva.

Baja

18

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

10

Entregar los Expedientes generados por los alumnos de nuevo ingreso o reingreso (nivel técnico, licenciatura y posgrado) al Departamento de Registro y Control.

Jefe de Admisión.

Expedientes que cumplen con los siguientes requisitos:

Expedientes alumnos.

 Folders Etiquetados (Nombre del Alumno, Matricula, Código de Barra, Programa Educativo y Tipo de Ingreso).

Formato Universal de Servicios (Recepción de Documentos).

Nota: Mientras los expedientes permanecen bajo la responsabilidad del Departamento, se ofrece el servicio de préstamo de documentos: Paso 1: El alumno solicita el documento. Paso 2: Se busca el expediente y el documento. Paso 3: El alumno llena el formato de préstamo correspondiente. Paso 4: Se le entrega el documento al alumno y se captura como adeudo en el Sistema de SE.

Encargado de Revalidación y Posgrado.

Secretarias.

Documentos de referencia de

 Documentos requisitados. Se verifica nuevamente la documentación entregada por los alumnos, antes de hacer entrega de estos al Departamento de Registro y Control.

Formato préstamo documentos originales.

de de

 Digitalización y codificación de documentos, así como verificación en el Sistema Web de Digitalización. (www.digitalizacion.ujat.mx).

Manual para digitalización búsqueda documentos.

la y de

 Adeudos de documentos capturados en el sistema según el asunto de cada alumno.

Procedimiento Validación Antecedentes Académicos.

de de

Formato Validación Antecedentes Académicos.

de de

 Expedientes con lista anexa, entregados ya sean alumnos de nuevo ingreso, revalidación, equivalencia, cambio de carrera, reingreso, ajuste de plan, o de baja definitiva y los casos que ameriten el traslado al Departamento de Registro y Control.  Validación de Antecedentes Académicos según corresponda al nivel de ingreso (Técnico, Licenciatura y/o Posgrado). Nota: se digitalizan los documentos entregados de forma extemporánea al proceso de inscripción mientras el expediente se encuentre bajo el resguardo del Departamento de Admisión. Una vez remitido el expediente del alumno al Departamento de Registro y Control, los documentos que se adeudan serán entregados a dicho departamento. En caso de que al momento de revisar el expediente del alumno de nuevo ingreso, se encuentre algún documento roto o manchado, se notifica al alumno mediante una llamada telefónica o vía e-mail para que tramite un duplicado del mismo. Se realiza el mismo procedimiento de notificación si el documento del alumno sufrió algún percance estando bajo el resguardo del departamento, se notifica al alumno y se procede a su reposición.

19

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

Documentos de referencia

11

Elaborar e imprimir los Calendarios escolares y de actividades de:

Director de la DSE.

Calendarios anuales elaborados tomando como premisas lo siguiente:

Calendario Escolar y de Actividades.

Jefe de Admisión.

Se toman como base los calendarios escolares inmediatos anteriores así como los Reglamentos Escolares y los Contratos Colectivos de Trabajo.

Calendario Escolar y de Actividades de Posgrado.

Encargado de Revalidación y Posgrado.

Por cada nivel, se elabora una propuesta del formato del próximo calendario, incluyendo la programación de las diferentes actividades escolares que se llevan a cabo en la Universidad: a) Inscripción. b) Reinscripción. c) Límite de Baja Temporal. d) Exámenes Ordinarios. e) Pago de exámenes Extraordinarios*. f) Exámenes Extraordinarios*. g) Pago de exámenes de Competencia*. h) Exámenes de Competencia*. i) Pago de exámenes de Titulo de Suficiencia*. j) Exámenes de Titulo de Suficiencia*. k) Registro de evaluaciones parciales*. l) Vacaciones. m) Días no laborables.

- Nivel Técnico Licenciatura.

y

de

- Nivel Posgrado. - Sistema de Educación a Distancia. Elaboración anual de 2 calendarios escolares: Uno para Licenciatura (Incluido nivel Técnico) y otro para Posgrado.

* No aplican Posgrado.

para

el

Calendario

de

Inicio y término de los periodos programados por tipo de Plan de estudio: a) Ciclos cortos*. b) Ciclos largos. c) Semestrales. d) Anuales. e) Cuatrimestrales. * Actualmente no aplica para el Calendario de Posgrado. Nota: Una vez terminado y revisado por la DSE, se envían las propuestas a los Directores de las Divisiones Académicas para sus observaciones, las cuáles se eliminarán o se agregarán al formato según sea el caso. En el caso del Calendario de Posgrado, sólo cuenta con el visto bueno de la Secretaría Académica y por último de Rectoría. En el caso del Calendario del nivel Licenciatura una vez revisado y con el visto bueno de la DSE, y la Secretaría Académica, se somete al H. Consejo Universitario para su aprobación. Calendarios actualizados y enviados a impresión para su posterior distribución entre la comunidad universitaria.

20

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad

12

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

Documentos de referencia

los

Jefe de Admisión.

Servicios proporcionados de acuerdo a requisitos.

1. Procedimiento Inscripción a Posgrado.

de Nivel

Encargado de Revalidación y Posgrado.

1. Procedimiento de inscripción a estudios de posgrado.

2. Procedimiento Equivalencias Revalidaciones Estudio.

de y de

Proporcionar servicios:

3. Procedimiento de Cambio de Carrera. 4. Procedimiento Ajuste de plan.

de

5. Procedimiento Reingreso.

de

6. Instrucción de Trabajo para impresión de credenciales de alumnos de nuevo ingreso de nivel técnico, licenciatura y posgrado. 7. Instrucción de Trabajo para Afiliación al Seguro Social (IMSS).

Secretarias.

2. Procedimiento de equivalencia y revalidación de estudios. 3. Procedimiento de cambio de carrera. 4. Procedimiento de ajuste de plan. 5. Procedimiento de reingreso. 6. Instrucción de Trabajo para impresión de credenciales de alumnos de nuevo ingreso. 7. Instrucción de Trabajo para afiliación al seguro social (IMSS). Nota: En caso de alguna falla técnica o administrativa ajena al Departamento, oficina o área, se deberá notificar al usuario a través de un letrero señal.

21

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Procedimiento 2: Procedimiento de Equivalencia y Revalidación de Estudios (Licenciatura) PROCEDIMIENTO DE EQUIVALENCIA Y REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS (LICENCIATURA) Aspirante

Encargado de Revalidación y Posgrado

Jefe del Departamento de

Jefe de Oficina de

Coordinador de

Admisión

Servicios Escolares

Docencia

Fin de trámite

B

Tutor

Inicio

1. Solicita informes al Encargado de Revalidación y Posgrado 2. Informa los requisitos y fechas de trámites para el estudio de equivalencia o revalidación

3. Entrega los documentos requisitados en las fechas establecidas 4. Revisa la documentación del aspirante para determinar si cumple o no con los requisitos

¿Cumple? No

Sí

6. Elabora un estudio previo de Equivalencia o Revalidación de estudios

5. Informa al aspirante que no procede su trámite y las causas

7. Se le informa al aspirante el resultado del estudio previo de la equivalencia/ revalidación

Sí

¿Presenta Examen?

No

8. Pregunta al aspirante si desea continuar con los trámites

A

No ¿Continúa?

Si 9. Informa al aspirante a que realice el preregistro en la página web de la UJAT 10. Realiza su preregistro en línea, imprime y paga la ficha de examen

11. Presenta examen de selección en la fecha, hora y lugar establecidos en la convocatoria y en su ficha

¿Aprobado?

No

B

Sí

12. Informa al ERYP si aprobó el examen

22

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Página 2 PROCEDIMIENTO DE EQUIVALENCIA Y REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS (LICENCIATURA) Aspirante

A

Encargado de Revalidación y Posgrado

Jefe del Departamento de

Jefe de Oficina de

Coordinador de

Admisión

Servicios Escolares

Docencia

Tutor

13. Informa al aspirante los requisitos, la fecha de recepción de documentos y entrega de estudios de equivalencia o revalidación de estudios para la posterior inscripción

14. Verifica el estudio previo de equivalencia o revalidación, corrige en su caso y elabora el estudio final

15. Solicita al Jefe del Departamento de Admisión asigne las matrículas de los aspirantes

16. Asigna matrícula y da de alta al aspirante en el Sistema de Servicios Escolares

17. Captura las materias equivalentes o revalidadas en el Sistema de Servicios Escolares de acuerdo al Estudio final

18. Revisa que las cuotas y conceptos de cobro sean correctos

¿Cuentas Correctas? Sí No Verifica y corrige en el Sistema de Servicios Escolares y si es asunto de Finanzas o de la Red de la UJAT solicita apoyo al Área correspondiente para que se actualicen los datos 19. Entrega los documentos en la fecha establecida 20. Captura los datos del aspirante en el sistema

23

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Página 3 PROCEDIMIENTO DE EQUIVALENCIA Y REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS (LICENCIATURA) Aspirante / Alumno

Encargado de Revalidación y Posgrado

Jefe del Departamento de Admisión

Jefe de Oficina de Servicios Escolares

Coordinador de Docencia

Tutor

21. Explica, imprime y entrega al aspirante el estudio final de equivalencia o revalidación, la ficha de depósito del Banco con las cuotas correspondientes a pagar y la guía de revalidación o equivalencia

22. Elabora e integra los expedientes 23. Efectúa pago correspondiente en el banco en la fecha indicada

24. Acude a la O.S.E. correspondiente con el oficio de revalidación o equivalencia y con la copia de la ficha de depósito del banco para tramitar su inscripción

25. Asigna correo electrónico de la UJAT, contraseña y fecha de inscripción al aspirante 26. Asigna tutor al aspirante 27. Establece trayectoria y ayuda al Aspirante aceptado

28. Selecciona horarios de materias disponibles en Internet, lo imprime y se dirige con el JOSE

29. Inscribe materias seleccionadas y entrega al aspirante su comprobante de inscripción

31. Acude al módulo de credencialización de la DSE con su comprobante de inscripción para tomarse la foto para su credencial universitaria (Como alumno ya inscrito)

30. Entrega al ERYP los recibos y formatos para los expedientes de los alumnos

32. Ingresa a la carrera

Fin

24

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Desarrollo de actividades: Procedimiento de Equivalencia y Revalidación de Estudios (Licenciatura) Actividad

Descripción

1

Solicitar informes al Encargado de Revalidación y Posgrado.

Aspirante.

2

Informar los requisitos y fechas de trámites para el estudio de equivalencia o revalidación.

Encargado Revalidación Posgrado.

Responsable

Descripción y/o criterios Acude con el ERYP para solicitar informe de los requisitos para ingresar por equivalencia/revalidación de estudios. de y

Informa al aspirante los requisitos y fechas para que se le realice el estudio para tramitar su ingreso por: Equivalencia de Estudios (Estudios parciales de licenciatura realizados en México). Los requisitos son: a) Copia del Certificado de Estudios Profesionales incompleto o Constancia de Estudios de la Universidad de Procedencia con materias, calificaciones y períodos cursados. b) Planes y Programas de Estudio de las materias que cursó en la universidad de procedencia. (si se requiere se le solicita). Nota: Los documentos académicos emitidos en otra entidad federativa deberán estar legalizados por las instancias correspondientes. Revalidación (Estudios parciales de licenciatura realizados en el extranjero). Los requisitos son: a) Copia de Revalidación del Certificado Parcial de estudios de licenciatura, realizado por parte de la Secretaría de Educación (para que este documento lo trámite ante la SE, primero tiene que acudir con la ERYP para que gestione ante las autoridades correspondientes de la Institución un predictamen de revalidación y agilizar su trámite). b) Copia de su FM3. Nota 1: Los documentos académicos emitidos en el extranjero deberán estar legalizados y apostillados por las instancias correspondientes. Nota 2: Los documentos con idioma diferente al español, deberán contar con la traducción correspondiente. Para los aspirantes procedentes de Instituciones con convenio vigente presentar la documentación requerida según lo establezca el convenio.

3

Entregar los documentos requisitados en las fechas establecidas.

Aspirante.

Entrega la documentación requerida, en las fechas establecidas por la DSE.

4

Revisar la documentación del aspirante para determinar si cumple o no con los requisitos.

Encargado Revalidación Posgrado.

de y

Si no cumple con la documentación pasa al punto 5. Si cumple pasa al punto 6.

5

Informar al aspirante que no procede su trámite y las causas.

Encargado Revalidación Posgrado.

de y

Se le indican las causas por el cual no procede su trámite.

25

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad

Descripción

6

Elaborar un estudio previo de Equivalencia o Revalidación de estudios.

Encargado Revalidación Posgrado.

de y

Procede a realizar el estudio previo de equivalencia/ revalidación.

7

Informar al aspirante el resultado del estudio previo de la equivalencia/ revalidación.

Encargado Revalidación Posgrado.

de y

Se le informa al aspirante el resultado del estudio previo de la equivalencia/ revalidación: - Si presenta examen de admisión o no (pasa al punto 13, de acuerdo al Título II, Capítulo III, Art. 14 del Reglamento Escolar Modelo Educativo Flexible). - Cantidad de créditos equivalentes o revalidados. - Cantidad de créditos no equivalentes o revalidados. - Nivel a cursar de la licenciatura solicitada. - Cantidad de créditos faltantes por cursar. - Cuotas a pagar.

8

Preguntar al aspirante si desea continuar con los trámites.

Encargado Revalidación Posgrado.

de y

Pregunta al aspirante si desea continuar con los trámites, si la respuesta es no, termina su trámite. Si la respuesta es sí, continúa con sus trámites.

9

Informar al aspirante y le solicita que realice el preregistro en la página web de la UJAT.

Encargado Revalidación Posgrado.

de y

Informa al aspirante de los requisitos y actividades para continuar con su trámite.

10

Realizar su preregistro en línea, imprime y paga la ficha de examen.

Aspirante.

Responsable

Descripción y/o criterios

Debe de realiza su preregistro en línea, imprimir y pagar la ficha de examen, presentarse en la fecha, lugar y hora para entregar los siguientes requisitos: Aspirantes a equivalencia de estudios: - Copia del certificado parcial u original de la constancia de estudios de licenciatura con calificaciones. - Copia del certificado de bachillerato. - Copia del acta de nacimiento. - Un fólder tamaño oficio. Aspirantes a revalidación de estudios: - Copia de acta de nacimiento. - Copia del certificado de revalidación nivel bachillerato realizado por la SE. - Copia del certificado de revalidación parcial de estudios de licenciatura realizado por la SE. - Un fólder tamaño oficio. Nota 1: Todos los documentos deben ser legibles y sin daños físicos. Nota 2: Si se llegara a detectar algún documento falso, se procede a cancelar la preinscripción y examen de selección del aspirante. Al entregar la documentación requerida, el aspirante recibirá su ficha que le da acceso a presentar el examen de selección.

11

Presentar examen de selección en la fecha, hora y lugar establecidos en la convocatoria y en su ficha.

Aspirante.

Con su folio CENEVAL especificado en la ficha, podrá consultar en la página web de la UJAT el resultado del examen: Aceptado o No Aceptado.

12

Informar personalmente al ERYP si aprobó el examen.

Aspirante.

Si el aspirante no aprobó el examen de Selección el ERYP elabora e integra los expedientes con los documentos entregados por los aspirantes. Posteriormente los Digitaliza.

Encargado Revalidación Posgrado.

de y

26

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad

Descripción

13

Informar al aspirante los requisitos, fechas importantes y estudio de revalidación o equivalencia.

Encargado Revalidación Posgrado.

de y

Informa al aspirante los requisitos, la fecha de recepción de documentos y entrega de estudio de revalidación o equivalencia de estudios para su inscripción en la división correspondiente.

14

Verificar el estudio previo, corregir en su caso y elaborar estudio de equivalencia final.

Encargado Revalidación Posgrado.

de y

Verifica el estudio previo, corrige en su caso y elabora estudio de equivalencia final.

15

Solicitar al JDA asigne las matrículas de los aspirantes.

Encargado Revalidación Posgrado.

de y

Solicita al Jefe del Departamento de Admisión asigne las matrículas de los aspirantes.

16

Asignar matrícula y dar de alta al aspirante en el sistema de la DSE.

Jefe Departamento Admisión.

del de

Asigna matrícula y da de alta al aspirante en el Sistema de Servicios Escolares.

17

Capturar las materias equivalentes en el sistema de la DSE de acuerdo al estudio final.

Encargado Revalidación Posgrado.

de y

Captura las materias equivalentes o revalidadas en el Sistema de Servicios Escolares de acuerdo al Estudio final.

18

Revisar que las cuotas y conceptos de cobro sean los correctos en el sistema de la DSE.

Encargado Revalidación Posgrado.

de y

Si las cuotas no están correctas, verifica y corrige, y si es asunto de la S.F o de la red de la UJAT solicita el apoyo a la Dirección de Tecnologías de Información e Innovación para que se actualicen los datos.

19

Entregar los documentos en la fecha establecida.

Aspirante.

Responsable

Descripción y/o criterios

Entrega requisitos de inscripción en las fechas establecidas: Por equivalencia de estudios: - Acta de Nacimiento (original y Copia). - Certificado de Bachillerato (original y Copia). - Certificado Parcial de Estudios Profesionales (original y copia). - Copia de la CURP. - Cubrir cuotas establecidas. Por revalidación: - Acta de nacimiento (copia). - Certificado de revalidación nivel bachillerato realizado por la SE (original y copia). - Certificado de revalidación parcial de estudios de licenciatura realizado por la SE (original y copia). - FM3. - Cubrir cuotas establecidas. Para los aspirantes procedentes de instituciones con convenio vigente para presentar la documentación requerida según lo establezca el convenio. Nota 1: Los documentos de ingreso por revalidación o equivalencia de estudios deben estar debidamente legalizados y/o apostillados. Nota 2: A los documentos con idioma diferente al español, deberán contar con la traducción correspondiente. El aspirante llenará los formatos de entrega de documentos que le entregue la ERYP, de los cuales uno quedará en el expediente y el otro como comprobante para el aspirante. Si el aspirante no cuenta con alguna documentación original, deberá entregar copia de dicho documento y posteriormente entregar el original, se le generará como adeudo de documentos en el Sistema de la DSE.

27

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

20

Capturar los datos aspirante en el sistema.

del

Encargado Revalidación Posgrado.

de y

Captura los datos del aspirante en el sistema.

21

Explicar, imprimir y entregar al aspirante el oficio de equivalencia o revalidación de estudios, las cuotas correspondientes a pagar y la guía para estudiantes de equivalencia y revalidación de estudios.

Encargado Revalidación Posgrado.

de y

Explica, imprime y entrega al aspirante el estudio final de equivalencia o revalidación, la ficha de depósito del Banco con las cuotas correspondientes a pagar y la guía de revalidación o equivalencia.

22

Elaborar e expedientes.

Encargado Revalidación Posgrado.

de y

Elabora e integra los expedientes con los documentos entregados por los aspirantes. Posteriormente los Digitaliza.

23

Efectuar el pago correspondiente en Caja en la fecha indicada.

Aspirante.

Efectúa el pago correspondiente en Caja en la fecha indicada.

24

Acudir a la OSE correspondiente con el oficio de revalidación o equivalencia y con la copia de la ficha de depósito del banco para tramitar su inscripción.

Aspirante.

Al día siguiente de realizar el pago, acude a la OSE correspondiente con el oficio de equivalencia o revalidación de estudios y con la copia del comprobante de pago para tramitar su inscripción.

25

Indicar la cuenta de correo institucional, emite hoja de instrucciones de consulta de contraseña para los Servicios Estudiantiles en Línea y fecha de inscripción al aspirante.

Jefe de Oficina de Servicios Escolares.

Indica la cuenta de correo institucional, emite hoja de instrucciones de consulta de contraseña para los Servicios Estudiantiles en Línea y fecha de inscripción al aspirante.

26

Asignar tutor aceptado.

Coordinador Docencia.

Asigna tutor al aspirante aceptado.

27

Establecer trayectoria.

Tutor.

Establece trayectoria y ayuda al aspirante aceptado a seleccionar horarios y materias disponibles a cursar.

28

Seleccionar horarios de materias disponibles en Internet, lo imprime y se dirige con el JOSE.

Aspirante.

Selecciona horarios de materias disponibles en Internet, de acuerdo a la trayectoria establecida por el Tutor, lo imprime y se dirige con el JOSE.

29

Inscribir materias seleccionadas y entrega al aspirante su comprobante de inscripción.

Jefe de Oficina de Servicios Escolares.

Inscribe materias seleccionadas y entrega al aspirante su comprobante de inscripción.

30

Entregar al ERYP los recibos y formatos para los expedientes de los alumnos.

Jefe de Oficina de Servicios Escolares.

Una vez terminadas las inscripciones por equivalencia o revalidación de estudios, entregará al JARYP el Formato Universal de Servicios correspondientes para que se anexen en el expediente del alumno.

31

Acudir al módulo de credencialización de la DSE con su comprobante de inscripción para tomarse la foto de su credencial universitaria.

Alumno.

Acude al módulo de credencialización de la DSE con su comprobante de inscripción para tomarse la foto de su credencial universitaria.

32

Ingresar al programa educativo correspondiente.

Alumno.

Ingresa al programa educativo correspondiente como alumno de licenciatura.

integra

al

los

aspirante

de

28

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Procedimiento 3: Procedimiento de Equivalencia y Revalidación de Estudios (Posgrado) PROCEDIMIENTO DE EQUIVALENCIA Y REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS (POSGRADO) Encargado de Revalidación y Posgrado

Aspirante

Jefe de Posgrado de División Académica

Jefe de Oficina de Servicios Escolares

Inicio

1. Solicita informes al ERYP

2. Remite al aspirante con el Jefe de Posgrado de División Académica

3. Indica los requisitos para el trámite

4. Entrega requisitos para el estudio al Jefe de Posgrado de División Académica

5. Evalúa el documento con al plan de estudio e informa al aspirante si procede

Sí

6. ¿Procede?

7. Acude con el ERYP y entrega copia de No

requisitos 8. Analiza nuevamente si procede el ingreso

¿Procede?

Fin de proceso

No

Sí 9. Genera matrícula al aspirante y captura la equivalencia o revalidación

10. Verifica equivalencia o revalidación capturada en el sistema de la DSE y cuotas

29

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Página 2 PROCEDIMIENTO DE EQUIVALENCIA Y REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS (POSGRADO)

Aspirante / Alumno

Encargado de Revalidación y Posgrado

Jefe de Posgrado de División Académica

Jefe de Oficina de Servicios Escolares

11. Entrega documentos de inscripción

12. Entrega oficio de equivalencia o revalidación

13. Tramita inscripción en la OSE correspondiente

14. Realiza pago de inscripción

15. Informa al aspirante el grado y las materias que cursará en el periodo vigente

16. Entrega al ERYP los recibos y formatos para los expedientes de los alumnos 17. Se dirige al módulo de credencialización para tomarse la foto y recibir su credencial universitaria

18. Ingresa al posgrado ya como alumno

Fin

30

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Desarrollo de actividades: Procedimiento de Equivalencia y Revalidación de Estudios (Posgrado) Actividad

Descripción

1

Solicitar informes al Encargado de Revalidación y Posgrado.

Aspirante.

2

Remitir al aspirante con el JPDA.

Encargado Revalidación Posgrado.

de y

Remite al aspirante a la Jefatura de Posgrado de la División Académica correspondiente.

3

Informar al aspirante los requisitos que requiere para analizar si procede el trámite.

Jefe de Posgrado de la División Académica.

Informa al aspirante los requisitos que requiere para analizar si procede el trámite.

4

Entregar requisitos al Jefe de Posgrado de la División Académica.

Aspirante.

Entrega los documentos requisitados al Jefe de Posgrado de la División Académica.

5

Evaluar el documento con el Plan de Estudio del posgrado que solicita ingresar.

Jefe de Posgrado de la División Académica.

Evalúa el documento con el Plan de Estudio del posgrado que solicita ingresar.

6

¿Procede el trámite?

Jefe de Posgrado de la División Académica.

Si procede remite al aspirante con el Encargado de Revalidación y Posgrado para que entregue los documentos para su trámite en la Dirección de Servicios Escolares.

Responsable

Descripción y/o criterios Acude con el Encargado de Revalidación y Posgrado para solicitar informes de los requisitos para ingresar por equivalencia/revalidación de estudios.

De no proceder finaliza el trámite. 7

Acudir con el Encargado de Revalidación y Posgrado y entrega copia de requisitos.

Aspirante.

Entrega requisitos para estudio final de equivalencia o revalidación de estudios.

8

Analizar nuevamente si procede el ingreso e informa al aspirante.

Encargado Revalidación Posgrado.

de y

9

Generar matrícula al aspirante y capturar la equivalencia o revalidación.

Encargado Revalidación Posgrado.

de y

Genera matrícula con los datos del aspirante y captura la equivalencia / revalidación.

10

Verificar revalidación capturada en el sistema de DSE y cuotas.

Encargado Revalidación Posgrado.

de y

Verifica equivalencia o revalidación capturada en el sistema de la Dirección de Servicios Escolares y cuotas.

Si no procede informa a los aspirantes las causas. Si procede, solicita al Jefe de Posgrado de la División Académica carta de aceptación al posgrado.

31

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad

Descripción

11

Entregar documentos de Inscripción en las fechas establecidas.

Responsable

Descripción y/o criterios

Aspirante.

Entrega documentos de Inscripción en las fechas establecidas. Por equivalencia de estudios: - Carta de aceptación al Posgrado (original). - Acta de Nacimiento (copia). - Certificado de estudios profesionales completos (original y una copia). - Certificado Parcial de Estudios de especialidad, maestría o doctorado, según sea el caso (Original y una copia). - Título de licenciatura o maestría, según sea el caso (copia). - Cédula de licenciatura o maestría, según sea el caso (copia). - Copia de la CURP. Por revalidación: - Carta de aceptación al Posgrado (original). - Acta de Nacimiento (copia). - Certificado de estudios profesionales completos (original y una copia). - Certificado Parcial de Estudios de especialidad, maestría o doctorado, según sea el caso (original y una copia). - Título de licenciatura o maestría, según sea el caso (copia). - Cédula de licenciatura o maestría, según sea el caso (copia). - FM3. Nota 1: En el caso de revalidación, si los estudios de licenciatura o posgrado los realizó en el extranjero, deberá entregar la revalidación realizada por la DSE. Nota 2: Los documentos de ingreso por revalidación deben estar debidamente legalizados y apostillados. Nota 3: A los documentos con idioma diferente al español, deberán contar con la traducción correspondiente. El aspirante llenará los formatos de entrega de documentos, de los cuales uno quedará en el expediente y el otro como comprobante para el aspirante. Si el aspirante no cuenta con alguna documentación original, deberá entregar copia de dicho documento y posteriormente entregar el original. Se le generará como adeudo de documentos en el Sistema de la DSE.

12

Entregar oficio de equivalencia / revalidación.

Encargado Revalidación Posgrado.

de y

Entrega oficio de equivalencia o revalidación.

13

Tramitar inscripción en la OSE correspondiente.

Aspirante.

Se dirige con el Jefe de la Oficina de Servicios Escolares correspondiente para que le asigne en el sistema de Servicios Escolares las materias que cursará.

14

Realizar el pago de Inscripción por concepto de equivalencia o revalidación.

Aspirante.

Realiza el pago en caja general del cuatrimestre o semestre del posgrado que va a cursar. Regresa con el JOSE para entregar recibo de pago.

32

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

15

Informar al aspirante el grado y las materias que cursará en el periodo vigente.

Jefe de Oficina de Servicios Escolares.

Valida pago en el sistema de SE e imprime tira de materias.

16

Entregar al ERYP los recibos y formatos para los expedientes de los alumnos.

Jefe de Oficina de Servicios Escolares.

Una vez terminadas las inscripciones por equivalencia o revalidación de estudios, entregará al Encargado de Revalidación y Posgrado los recibos de caja y original del Formato Universal de Servicios correspondientes para que se anexen en el expediente del alumno.

17

Acudir al módulo de credencialización para tomarse la foto y recibir su credencial universitaria.

Aspirante.

Se dirige al módulo de credencialización para tomarse la foto y recibir su credencial universitaria.

18

Ingresar al posgrado ya como alumno.

Aspirante.

Alumno matriculado.

33

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Proceso: Permanencia (trayectoria de estudiantes) I.

Objetivo del proceso Registrar, verificar y controlar todas las solicitudes que realice el alumno, así como el de su historial académico, y salvaguardar los documentos propiedad del mismo.

II.

Alcance Todos los alumnos y egresados de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

III.

Área responsable del proceso Dirección de Servicios Escolares.

IV.

Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) Departamento de Admisión: - Expediente de los alumnos inscritos. -

Expediente integrado de acuerdo al Reglamento Escolar del Modelo Educativo Flexible y digitalizado.

Coordinación de Docencia, Jefatura de Posgrado y/o Jefatura del Departamento de Programas Estudiantiles: - Horarios de clases.

V.

-

Programaciones de exámenes.

-

Homologación definitiva y boleta de calificaciones.

Normatividad -

Reglamento Escolar del Modelo Educativo Flexible.

-

Reglamento General de Estudios de Posgrado.

-

Reglamento de Titulación de los Planes y Programas de Estudio de Licenciatura y Técnico Superior Universitario.

-

Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.

-

Planes de Estudio. 34

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

VI.

Documentos de referencia -

VII.

Formato Universal de Servicios. Formato de homologación. Convenios. Calendario Escolar y de Actividades.

Siglas

DA CD DRyC SF FM3 DDA DSE NSS OSE JOSE ERYP JPDA IMSS

Departamento de Admisión. Coordinador de Docencia. Departamento de Registro y Control. Secretaria de Finanzas. Formato Migratorio. Director de División Académica. Dirección del Servicios Escolares. Número de Seguridad Social. Oficina de Servicios Escolares. Jefe de Oficina de Servicios Escolares. Encargado del Área de Revalidación y Posgrado. Jefe de Posgrado de División Académica. Instituto Mexicano del Seguro Social.

35

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Procedimiento 1: Permanencia (trayectoria de estudiantes) PERMANENCIA DE ESTUDIANTES Secretarias DRC

Responsable del Departamento de Registro y Control

Responsable de Archivo del Departamento de Registro y Control

Secretarias Oficinas de Servicios Escolares

Inicio

1. Recibe, verifica y asigna ubicación física y lógica de expedientes de nuevo ingreso

2. Atiende y presta servicios de: Reinscripción, Exámenes, Bajas Temporales, Elaboración de documentos, Autorización de pago de examen profesional

3. Atiende y presta servicios en ventanilla

4. Actualiza el expediente académico

5. Verifica de Calendarios de exámenes

6. Autoriza prórrogas para capturar calificaciones y para entrega de adeudo de documentos

7. Recibe y valida homologación definitiva y boleta de calificación de alumnos que realizan estudios en el programa de movilidad

8. Provee Expedientes al Departamento de Certificación y Titulación

Fin

36

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Desarrollo de actividades: Permanencia (trayectoria de estudiantes) Actividad

Descripción

Responsable

1

Recibir, verificar y asignar ubicación física y lógica de expedientes de nuevo ingreso.

Jefe del Departamento de Registro y Control.

Descripción y/o criterios

Documentos de referencia

Expediente integrado y digitalizado.

Reglamento Escolar del Modelo Educativo Flexible vigente.

Secretarias.

Reglamento de estudios de posgrado vigente. Formato Universal de Servicios Instrucción de Trabajo.

2

Atender y prestar servicios de: Reinscripción, Exámenes, Bajas Temporales, Elaboración de documentos (Constancias, Duplicado de reinscripción, Reposición de contraseña), Autorización de pago de examen profesional.

Jefe de las Oficinas de Servicios Escolares.

Propuesta de horario de la reinscripción. Solicitud de Examen Extraordinario.

Planes de Estudio vigentes.

Solicitud de Baja Temporal. Secretarias. Pago de la reinscripción.

Reglamento Escolar del Modelo Educativo Flexible.

Pago de Exámenes. Pago del Servicio (Constancias, duplicado de reinscripción y de credenciales; y de contraseña de Servicios Estudiantiles en Línea). Alumno activo solicite).

(según

el servicio

que

Egresado.

3

Atender y prestar servicios en ventanilla: -Bajas definitivas -Devolución de documentos por titulación, duplicado de credenciales, préstamos de documentación original, copias simples y certificas, y resello de credenciales.

Reglamento Escolar.

Jefe del Departamento de Registro y Control.

Alumno activo y egresado (según el servicio que solicite).

Responsable de Ventanilla.

Requisitos cubiertos.

Solicitud en el formato correspondiente.

Secretarias.

Instrucción Trabajo.

de

Reglamento de Titulación de los Planes y programas de Estudio de Licenciatura y Técnico Superior Universitario. Formato de solicitud de documentación original. Formato de solicitud de copias simples y certificadas. Formato Devolución documentos originales titulación.

de de por

Reglamento Escolar. Reglamento Escolar del Modelo Educativo Flexible. 4

Actualizar el expediente académico del estudiante.

Jefe y Secretarias del Departamento de Registro y Control.

Expediente actualizado.

Formato Universal de Servicios.

37

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad

5

Descripción Verificar Calendarios exámenes.

Responsable los de

Responsable del Departamento de Registro y Control.

Descripción y/o criterios Calendarios de exámenes verificados.

Documentos de referencia Instrucción Trabajo.

de

Calendario exámenes.

de

Instrucción Trabajo.

de

Secretarias. 6

Autorizar las prórrogas para capturar calificaciones y para entrega de adeudo de documentos.

Responsable del Departamento de Registro y Control.

Solicitud por oficio y por sistema.

7

Recibir y validar el formato de homologación definitiva y boleta de calificación del alumno que realiza estudios en el programa de movilidad.

Responsable del Departamento de Registro y Control.

Formato de homologación definitiva y boleta de calificación firmados y sellados por el responsable de la Institución receptora.

Formato Homologación Definitiva.

de

8

Provee de Expedientes al Departamento de Certificación y Titulación.

Responsable del Departamento de Registro y Control.

Solicitud electrónica requisitada.

Instrucción Trabajo.

de

Responsable del Archivo.

Actas del ciclo inmediato anterior. Comprobante de correspondiente en trámite.

documento

Formatos de control interno de préstamos de expedientes.

38

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Proceso: Egreso

I.

Objetivo del proceso Realizar todas las actividades relacionadas con la expedición de documentos oficiales que avalen la trayectoria académica del alumno o egresado de la Universidad para su certificación, titulación y ejercicio de su profesión, especialidad o grado.

II.

Alcance Todos los alumnos, egresados y titulados de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

III.

Área responsable del proceso Dirección de Servicios Escolares / Departamento de Certificación y Titulación.

IV.

Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) Departamento de Admisión:

V.

-

Solicitud de servicio.

-

Historial Académico (Departamento de Registro y Control).

-

Expediente de titulación (Coordinadores de estudios terminales).

-

Expediente por tipo de cédula.

Normatividad -

Reglamento Escolar del Modelo Educativo Flexible.

-

Reglamento de Titulación de los Planes y Programas de Estudio de Licenciatura y Técnico Superior Universitario.

-

Reglamento General de Estudios de Posgrado.

-

Reglamento del Servicio Social y Prácticas Profesional.

-

Reglamento del Sistema Bibliotecario.

-

Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016. 39

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

VI.

Documentos de referencia -

-

VII.

Solicitud de Servicio. Kardex con calificaciones. Documentos Oficiales: • Acta de Nacimiento. • Certificado de estudio. • Cédula Profesional. Planes de estudio. Libro de Registro. Formato de entrega y devolución de documentos.

Siglas

CyT CP CET CG DSE DA DDA DRyC ERYP JOSE OSE SSA

VIII.

Departamento de Certificación y Titulación. Coordinador de Posgrado. Coordinador de Estudios Terminales. Caja General. Dirección del Servicios Escolares. División Académica. Director de División Académica. Departamento de Registro y Control. Encargado del Área de Revalidación y Posgrado. Jefe de Oficina de Servicios Escolares. Oficina de Servicios Escolares. Secretaria de Servicios Académico.

Nota 1. Cuando se detecta que en el expediente falta algún documento oficial del alumno (acta de nacimiento o certificado), se consulta con el responsable del Departamento de Registro y Control para verificar si el documento se otorgó en préstamo al alumno o si éste no lo entregó. En este último caso el responsable de DRyC le notifica para que lo entregue y continúe el servicio solicitado. 2. En caso de que se detecte que en el expediente el documento oficial se encuentra deteriorado, se le notifica al responsable del DRyC para que verifique si de esa forma lo entregó el alumno o se deterioró en el área, en ambos casos notificará al alumno para lo que proceda. 3. Si el documento oficial se deteriora o extravía en el Departamento de Certificación y Titulación, se notifica al alumno para que gestione su reposición y con la autorización de la Dirección de Servicios Escolares se reembolsará al interesado el costo del documento. 40

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Procedimiento 1: Egreso EGRESO Departamento de Certificación y Titulación

Departamento de Registro y Control

Encargado del Área de Registro de Título y expedición de Cédula

Inicio

1. Recibe, distribuye y revisa la solicitud

2. Solicita expediente al archivo 3. Recibe solicitud y envía el expediente

4. Verifica expediente

5. Proporciona servicio

6. Envía a Firmas a Dirección de Servicios Escolares, Secretaría Académica y Rectoría y entrega al alumno o egresado

¿Tramita cédula profesional en UJAT?

Sí

7. Servicio Adicional: Registro de Título y expedición de Cédula a través de Validación Electrónica

No

Fin

41

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Desarrollo de actividades: Egreso de estudiantes Actividad

1

2

Descripción Recibir, distribuir revisar solicitud.

Responsable y

Solicitar expediente al archivo.

Departamento de Certificación y Titulación.

Departamento de Certificación y Titulación.

Descripción y/o criterios

Documentos de referencia

Formato Requisitado: - Tipo de servicio solicitado. - Matrícula. - Nombre. - Carrera. - Años de estudios. - Domicilio. - Teléfono. - Fotografías. - Recibo de pago.

Solicitud de servicios Múltiples.

Nota: Esta actividad no aplica para los servicios de Autorización de examen profesional o de grado y Expedición de títulos, diplomas y menciones honoríficas.

Solicitud Certificación Acta/Título.

Expediente entregado conforme a Relación requisitada: - No. de expedientes. - Matrícula. - Nombre. - Carrera. - Fecha de ingreso y egreso. - Fecha de solicitud y entrega. - Status. - No. de relación. - Fecha de recibido, cantidad y firma de quien recibe. - Fecha de devolución.

Registros originados de la Base de datos escolar.

Solicitud servicios Constancia Certificada.

de

Solicitud de copia certificada. de de

Nota: Esta actividad no aplica para los servicios de Autorización de examen profesional o de grado y Expedición de títulos, diplomas y menciones honoríficas. 3

Recibir solicitud y enviar el expediente.

Departamento de Registro y Control.

Envía expediente de acuerdo a la solicitud.

Registros originados de la Base de datos escolar.

4

Verificar expediente de acuerdo a la normatividad aplicable.

Departamento de Certificación y Titulación.

Expediente verificado de acuerdo a :

Acta Nacimiento.

- Autenticidad de los documentos oficiales presentados en su ingreso. - Adeudo de documentos oficiales. - Adeudo de asignaturas.

de

Certificados (de acuerdo al nivel de estudios). Carta de Buena Conducta (licenciatura). Cédula profesional (posgrado)

42

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad

5

Descripción Proporcionar solicitado.

servicio

Responsable

Descripción y/o criterios

Documentos de referencia

Departamento de Certificación y Titulación.

Servicio proporcionado de acuerdo a su clasificación: 1. Revisión de estudios.

Planes de estudios.

Oficinas de Servicios Escolares.

2. Constancia terminación promedio.

certificada y/o, de estudios y/o

de con

Reglamentos titulación posgrado.

de y

Reglamento de Servicio Social.

3. Certificado de estudios. 4. Autorización de examen profesional o de grado. 5. Expedición de títulos, menciones honoríficas.

diplomas

Reglamento Sistema Bibliotecario.

del

y

6. Certificación de título y/o Diploma y/o Acta de examen. 7. Copia certificada. 6

Enviar a Firmas a Dirección de Servicios Escolares, Secretaría Académica y Rectoría.

Departamento de Certificación y Titulación.

Documento correspondiente al servicio o Producto debidamente firmado de acuerdo a Relación: - Matrícula. - Nombre. - Tipo de servicio o producto.

Registros originados de la Base de datos escolar.

7

Proporcionar servicio Adicional de Registro de Título y expedición de Cédula a través de Validación Electrónica.

Departamento de Gestión de Cédulas.

1. Formato Requisitado: - Tipo de servicio solicitado. - Nombre. - Lugar y Fecha de Nacimiento. - CURP. - Domicilio. - Fotografías. - Firma.

Procedimiento de Registro de Título y expedición de Cédula a través de Validación Electrónica.

Nota: Este servicio se proporciona solo si el alumno decide tramitar la cédula profesional mediante la Universidad.

2. Documentos Validados conforme al nivel académico y de acuerdo a: - Tipo de formato. - Tipo de institución. - Sellos. - Firmas de funcionarios.

Solicitud de pago de Registro de Título y Expedición de cédula. Formato Universal de Servicios de Certificación de Antecedentes Académicos.

43

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Proceso: Inscripción, seguimiento y acreditación del servicio social I.

Objetivo del proceso Realizar la inscripción, seguimiento y acreditación, conforme a los tiempos establecidos con apego a la reglamentación aplicable.

II.

Alcance Aplica a los alumnos que se inscriben y concluyen su servicio social.

III.

Área responsable del proceso Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales.

IV.

Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) Calendario para pláticas informativas de servicio social: periodo, fecha, División Académica y horario.

V.

VI.

Normatividad -

Reglamento del Régimen de Servicio Social.

-

Reglamento Escolar.

-

Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.

Documentos de referencia -

VII.

Calendario para pláticas informativas de servicio. Reportes mensuales y final. Sistema de Servicios Escolares base de datos Oracle. Constancia de acreditación de servicio social.

Siglas UR SAIES

Unidad Receptora. Sistema para la Administración Educación Superior.

de

Instituciones

de

44

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Procedimiento 1: Inscripción, seguimiento y acreditación del servicio social INSCRIPCIÓN, SEGUIMIENTO Y ACREDITACIÓN DEL SERVICIO SOCIAL Jefe de Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales

Jefe de Unidad

Secretaria

Inicio

1. Envía oficio de invitación a las Divisiones Académicas

2. Imparte plática informativa, para dar a conocer el proceso de servicio social

3. Se reúne con el responsable del desarrollo de página la Web para definición de periodo de captación de servicio social, preinscripción e inscripción, registro de reportes mensuales en la página

4. Notifica a las Unidades Receptoras de Servicio Social que inicia periodo de registro, resuelve dudas si existen 5. Revisa el Sistema Base de datos Oracle el registro de los programas de las Unidades Receptoras, para darles de alta a las que cumplan con los requisitos

6. Proporciona a los alumnos a través de la página web los programas de las Unidades Receptoras para su preinscripción al Servicio Social

7. Registra la inscripción del Servicio Social

8. Elabora calendario de fechas para que el alumno registre sus reportes de actividades

9. Solicita que el prestador, al término del servicio social, presente evidencias 10. Imprime la constancia de acreditación de servicio social

11. Turna a rúbrica de la Coordinación de Extensión y Servicio Social

12. Turna a firma de la Directora de Servicios Escolares

13. Entrega Constancia de Acreditación del Servicio Social

Fin

45

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Desarrollo de actividades: Inscripción, seguimiento y acreditación del servicio social Actividad

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

1

Enviar oficio de invitación a las Divisiones Académicas.

Jefe de Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales.

Oficio a los Coordinadores de servicio social de las divisiones académicas.

Jefe de Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales.

Considera:

2

Impartir plática informativa, para dar a conocer el proceso de servicio social.

Oficio invitación.

de

Hincapié en hacerla extensiva a los alumnos próximos a realizar el servicio social.

• Definiciones. • Requisitos. • Procedimiento de preinscripción.

Jefe Unidad.

Documentos de referencia

de

Reglamento de Servicio Social vigente. Calendario para pláticas informativas de servicio social.

• Procedimiento de inscripción. Trípticos. • Becas PRONABES. C.D. • Servicio social comunitario. • Recomendaciones. • Registro en línea.

3

4

Acudir con el responsable del desarrollo de página la Web para definición de periodo de captación de servicio social, preinscripción e Inscripción, registro de reportes mensuales en la página.

Jefe de Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales.

Notificar a las Unidades Receptoras de Servicio Social que inicia periodo de registro y resuelve dudas si existen.

Jefe de Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales.

Oficio al Director del Centro de Cómputo solicitando las fechas de habilitación de la página para el registro de programas de las unidades receptoras.

Minuta de reunión.

Se notifica dentro del periodo establecido.

Correo electrónico.

Desarrollo Web.

Las Unidades Receptoras pueden ser: dependencias de gobierno federal, estatal y municipal, organizaciones privadas que cuenten con convenio con la Universidad, áreas de la Universidad que cuenten con proyectos de investigación. Fechas de registro de programas de servicio social. Actividades para el registro electrónico del programa. Usuario y contraseña para cada Unidad Receptora.

5

Revisar el Sistema Base de datos Oracle el registro de los programas de las Unidades Receptoras, para darles de alta a las que cumplan con los requisitos.

Jefe Unidad.

de

Se revisa dentro del periodo establecido. UR que tengan convenio con la UJAT.

Sistema de Servicios Escolares base de datos Oracle.

46

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad

Descripción

6

Proporcionar a los alumnos a través de la página web los programas de las Unidades Receptoras para su preinscripción al Servicio Social.

Responsable Jefe Unidad.

de

Descripción y/o criterios Se proporciona establecido.

dentro

del

Documentos de referencia periodo

Página web UJAT.

Listado de programa por carrera, que indica el nombre, dependencia, responsable, domicilio, horario y número de prestadores que requiere. En caso de no cubrir el 70% de créditos, el sistema no permite la preinscripción.

7

Registrar la inscripción del Servicio Social.

Jefe Unidad.

de

Ingresa matrícula, inserta programa y el status inscrito. Guarda movimientos.

Sistema de Servicios Escolares base de datos Oracle.

8

Elaborar calendario de fechas para que el alumno registre sus reportes de actividades.

Jefe de Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales.

Se envía calendario de elaboración de los reportes de actividades mensuales de los prestadores.

Correo Electrónico.

9

10

11

Solicitar que el prestador, al término del servicio social, presente evidencias.

Jefe Unidad.

de

Jefe Unidad.

de

Imprimir la constancia de acreditación de servicio social.

Secretaria.

Turnar a rúbrica de la Coordinación de Extensión y Servicio Social.

Secretaria

Jefe Unidad.

de

Calendario actividades.

• 6 reportes mensuales, firmados y sellados.

Reportes mensuales.

• Reporte final firmado y sellado.

Reporte final.

• Recibo de pago original y copia.

Recibo de pago (se devuelve al prestador de servicio social).

Se le adjunta a la constancia, los reportes mensuales y el final, debidamente firmados y sellados.

Constancia de acreditación de servicio social.

Listado por división académica con la relación del total de constancias.

Relación constancias firma.

Rúbrica en el extremo izquierdo bajo la firma de la directora de servicios escolares.

12

Turnar a firma de la Directora de Servicios Escolares.

Secretaria.

de

Listado por división académica con la relación del total de constancias.

de a

Constancia de acreditación de servicio social. Relación constancias firma.

de a

Constancia de acreditación de servicio social. 13

Entregar Constancia de Acreditación del Servicio Social.

Jefe Unidad. Secretaria.

de

Se solicita el recibo de pago de derecho al prestador y se le sella el recibo con la leyenda “entregado”.

Recibo de pago (se devuelve al prestador de servicio social).

47

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

UNIVERSIDAD JUÁREZ AUTÓNOMA DE TABASCO ESTUDIO EN LA DUDA, ACCIÓN EN LA FE

SERVICIOS BIBLIOTECARIOS

48

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Proceso: Gestión de colecciones bibliohemerográficas o documentales I.

Objetivo del proceso Gestionar y ofrecer servicios de información con calidad, los cuales sirven como apoyo académico a la docencia, investigación y difusión y extensión de la cultura, certificados con la norma ISO 9001:2008.

II.

Alcance Aplica a las Bibliotecas de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

III.

Área responsable del proceso Dirección del Sistema Bibliotecario.

IV.

Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) Desarrollo de colecciones: Bibliografía de los planes de estudios y programas educativos de las distintas Divisiones Académicas. Necesidad informativa de los cuerpos académicos y profesores para investigaciones. Procesos Técnicos: Acervo asignado a las bibliotecas. Políticas internas, normas y estándares internacionales para la organización y control del acervo bibliográfico, hemerográfico o documental que ingresa al Sistemas Bibliotecario.

V.

Normatividad -

Reglamento del Sistema Bibliotecario.

-

Reglamento Escolar.

-

Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.

-

Contrato colectivo de Trabajo del STAIUJAT.

-

Contrato colectivo de Trabajo del SPIUJAT. 49

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

VI.

Documentos de referencia -

VII.

Bibliografía de los planes de estudios y programas educativos. Solicitud de acervo bibliográfico, hemerográfico o documental.

Siglas

CA PE DSB SAB SAIES STAIUJAT SPIUJAT CONPAB-IES

Cuerpos Académicos. Programas Educativos. Dirección del Sistema Bibliotecario. Sistema de Administración Bibliotecaria. Sistema para la Administración de Instituciones de Educación Superior. Sindicato de Trabajadores Administrativos y de Intendencia de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Sindicato de Profesores e Investigadores de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios de Instituciones de Educación Superior.

50

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Procedimiento 1: Desarrollo de colecciones DESARROLLO DE COLECCIONES Jefes de Bibliotecas

Jefe del Departamento de Desarrollo de Colecciones

Director del Sistema Bibliotecario

Departamento Administrativo de Bibliotecas

Jefe del Departamento de Desarrollo de Colecciones

Inicio

1. Registra solicitud de acervo bibliográfico, hemerográfico o documental por biblioteca 2. Realiza concentrado de las solicitudes de acervos

3. Distribuye, por bibliotecas, el presupuesto asignado por la Universidad 4. Elabora la requisición de acervo bibliográfico, hemerográfico o documental y envía a la Dirección de Recursos Materiales para su adquisición 5. Recibe de la Dirección de Recursos Materiales el acervo adquirido para las bibliotecas, con las respectivas acta de recepción y resguardo

6. Registra en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB), el acervo adquirido y se les identifica de acuerdo con la biblioteca respectiva

7. Envía el acervo al Departamento de Procesos Técnicos para su organización bibliográfica (catalogación y clasificación)

Fin

51

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Desarrollo de actividades: Desarrollo de colecciones Actividad

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

1

Registrar solicitud de acervo bibliográfico, hemerográfico o documental por biblioteca.

Jefes de Bibliotecas.

Se registra en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB) de acuerdo al tipo de solicitud.

Documentos de referencia Acervo Bibliográfico. Acervo Hemerográfico. Acervo donación sustitución.

de o

2

Realizar concentrado de las solicitudes de acervos.

Jefe del Departamento de Desarrollo de Colecciones.

Se elabora libro de Excel con la información de los acervos (título, autor, editorial, ISBN, entre otros) por bibliotecas.

Listado general de los acervos solicitados.

3

Distribuir, por bibliotecas, el presupuesto asignado por la Universidad.

Director del Sistema Bibliotecario.

Se asigna el presupuesto por bibliotecas.

Presupuesto específico por bibliotecas.

4

Elaborar la requisición de acervo bibliográfico, hemerográfico o documental y envía a la Dirección de Recursos Materiales para su adquisición.

Departamento Administrativo de Bibliotecas.

Se captura en el SAIES la información correspondiente y se elabora el oficio respectivo.

Requisición compra.

de

5

Recibir de la Dirección de Recursos Materiales el acervo adquirido para las bibliotecas, con las respectivas “acta de recepción y resguardo”.

Jefe del Departamento de Desarrollo de Colecciones.

Se verifica el acervo de acuerdo con el “acta de recepción y resguardo”.

Acta recepción reguardo.

de y

6

Registrar en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB), el acervo adquirido y se les identifica de acuerdo con la biblioteca respectiva.

Jefe del Departamento de Desarrollo de Colecciones.

Asignación de número de adquisición, sellado y pegado de papeletas con códigos de barras.

Registros SAB.

del

7

Envíar el acervo al Departamento de Procesos Técnicos para su organización bibliográfica (catalogación y clasificación).

Jefe del Departamento de Desarrollo de Colecciones.

Se entrega el acervo adquirido y registrado en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).

Listado entrega acervo.

de de

52

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Procedimiento 2: Procesos técnicos (catalogación y clasificación) PROCESOS TÉCNICOS (CATALOGACIÓN Y CLASIFICACIÓN) Jefe del Departamento de Procesos Técnicos

Jefes de bibliotecas

Inicio

1. Recepciona el acervo bibliográfico, hemerográfico o documental asignado a cada biblioteca

2. Busca la catalogación y clasificación, en el sistema de administración bibliotecaria (SAB), de los acervos asignados a cada biblioteca

3. Registra el acervo que haya encontrado

4. Realiza la catalogación descriptiva, temática y clasificación de aquel acervo que no haya encontrado

5. Realiza la identificación del acervo de acuerdo con la biblioteca respectiva y el pegado de la cintilla magnética de seguridad

6. Envía el acervo procesado técnicamente a las bibliotecas respectivas

7. Reciben el acervo procesado correspondiente

Fin

53

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Desarrollo de actividades: Procesos técnicos (catalogación y clasificación) Actividad

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

1

Recepcionar el acervo bibliográfico, hemerográfico o documental asignado a cada biblioteca.

Jefe del Departamento de Procesos Técnicos.

Se verifica cada acervo, de acuerdo con el listado correspondiente.

Listado entrega acervo.

2

Buscar la catalogación y clasificación, en el sistema de administración bibliotecaria (SAB), de los acervos asignados a cada biblioteca.

Jefe del Departamento de Procesos Técnicos.

Se busca el acervo a partir del título, el autor, ISBN, etc.

Registros del Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).

3

Registrar el acervo que haya encontrado.

Jefe del Departamento de Procesos Técnicos.

Se captura en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB), el número de adquisición del acervo encontrado.

Registros del Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).

4

Realizar la catalogación descriptiva, temática y clasificación de aquel acervo que no haya encontrado.

Jefe del Departamento de Procesos Técnicos.

La catalogación se realiza con base en las reglas angloamericanas, las listas de encabezamientos de materia y los esquemas de clasificación de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos.

Registros del Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).

5

Realiza la identificación del acervo de acuerdo con la biblioteca respectiva y el pegado de la cintilla magnética de seguridad.

Jefe del Departamento de Procesos Técnicos.

Se pegan etiquetas con clasificación y las cintillas magnéticas.

Registros del Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).

6

Enviar el acervo procesado técnicamente a las bibliotecas respectivas.

Jefe del Departamento de Procesos Técnicos.

Se generan para cada biblioteca los listados de entrega del acervo procesado.

Listado entrega acervo.

de de

7

Recibir el acervo procesado correspondiente.

Jefes de bibliotecas.

Se verifica el acervo recibido con base en el listado de entrega.

Listado entrega acervo.

de de

Documentos de referencia de de

54

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Proceso: Préstamos de acervo

I.

Objetivo del proceso Proporcionar los servicios de préstamo en sala, domicilio y renovación del acervo bibliográfico y documental.

II.

Alcance Aplica a las colecciones de acervo general, consulta, reserva, posgrado, especiales, UJAT, INEGI, club de lectores, audiovisual, cartográfico, tesis y realias del Sistema Bibliotecario.

III.

Área responsable del proceso Dirección del Sistema Bibliotecario.

IV.

Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) Préstamos a comunidad universitaria: Credencial UJAT, recibo de pago e identificación (sólo para personal eventual) y tira de materias vigente. Préstamos a sociedad en general: Identificación Oficial vigente.

V.

Normatividad -

Reglamento del Sistema Bibliotecario.

-

Reglamento Escolar.

-

Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.

-

Contrato colectivo de Trabajo del STAIUJAT.

-

Contrato colectivo de Trabajo del SPIUJAT.

55

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

VI.

Documentos de referencia -

VII.

Bibliografía de los planes de estudios y programas educativos. Necesidad informativa de los cuerpos académicos.

Siglas

CA PE DSB SAB SAIES STAIUJAT SPIUJAT CONPAB-IES

Cuerpos Académicos. Programas Educativos. Dirección del Sistema Bibliotecario. Sistema de Administración Bibliotecaria. Sistema para la Administración de Instituciones de Educación Superior. Sindicato de Trabajadores Administrativos y de Intendencia de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Sindicato de Profesores e Investigadores de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios de Instituciones de Educación Superior.

56

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Procedimiento 1: Préstamos de acervo PRÉSTAMOS DE ACERVO Usuario

Bibliotecario

Jefe de Biblioteca

Coordinador

Inicio

1. Busca en el catálogo automatizado del Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB) el acervo requerido. Anota la clasificación

2. Busca en las colecciones de la biblioteca el acervo requerido, a partir de la clasificación 3. Verifica el estado de la colección

4. Realiza préstamo

5. Realiza la ordenación del acervo en las colecciones de la biblioteca

6. Analiza información y envía informe al Coordinador mensualmente

7. Concentra los informes de las bibliotecas y envía informe a la Dirección y a los Jefes de bibliotecas

Fin

57

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Desarrollo de actividades: Préstamos de acervo Actividad

Descripción

1

Buscar en el catálogo automatizado del Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB) el acervo requerido.

Responsable

Descripción y/o criterios

Documentos de referencia

Usuario.

Se requiere del título, autor, tema o ISBN.

Registros del Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).

Anotar la clasificación. 2

Buscar en las colecciones de la biblioteca el acervo requerido, a partir de la clasificación.

Usuario.

Clasificación del acervo.

Etiqueta con clasificación.

3

Verificar estado de colección.

Bibliotecario.

Revisa estado físico del acervo y realiza reparación menor a aquel que lo requiera.

Contrato colectivo de Trabajo del STAIUJAT.

el la

Guía para el descarte en las bibliotecas de las Instituciones de Educación Superior CONPAB. 4

Realizar préstamo.

Bibliotecario.

El usuario proporciona identificación oficial y acervo requerido para que se registre la matrícula y el número de adquisición, respectivamente, en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).

Reglamento Sistema Bibliotecario.

del

5

Realizar la ordenación del acervo en las colecciones de la biblioteca.

Bibliotecario.

El acervo se ordena con base en la clasificación.

Contrato colectivo de Trabajo del STAIUJAT.

6

Analizar información y envía informe al Coordinador mensualmente.

Jefe de biblioteca.

Se informa el movimiento de las colecciones por Biblioteca.

Informe seguimiento control préstamos.

del y de

7

Concentrar los informes de las bibliotecas y envía informe a la Dirección y a los Jefes de bibliotecas.

Coordinador.

Se informa los movimientos de las colecciones por Biblioteca para toma de decisiones.

Informe seguimiento control préstamos.

del y de

58

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Proceso: Centros de Información en Bibliotecas I.

Objetivo del proceso Proporcionar servicios de cómputo, recuperación de documentos y difusión de recursos electrónicos, como apoyo fundamental a las actividades académicas y de investigación.

II.

Alcance Servicios de recuperación de información, de cómputo y difusión de recursos electrónicos en las bibliotecas: DACEA, Chontalpa, DACA, DACSyH, DACS, DAEA, DACBiol, DAMR y DAMC. Así como el apoyo en la impartición de talleres de biblioteca virtual al Proceso de Desarrollo de Habilidades Informativas (DHI).

III.

Área responsable del proceso Dirección del Sistema Bibliotecario.

IV.

Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.)   

V.

VI.

Información de carácter académico. Delimitación del tema o temas. Número de pláticas, nivel: alumnos/maestros.

Normatividad -

Reglamento del Sistema Bibliotecario.

-

Reglamento Escolar.

-

Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.

-

Contrato colectivo de Trabajo del STAIUJAT.

-

Contrato colectivo de Trabajo del SPIUJAT.

Documentos de referencia -

Hoja de entrevista para búsquedas de información. Actividades de desarrollo de habilidades informativas. Actividad y registro de participantes. Programa de mantenimiento de infraestructura. 59

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

VII.

Siglas

CA PE DHI DSB SAB CIEB SAIES STAIUJAT SPIUJAT CONPAB-IES

Cuerpos Académicos. Programas Educativos. Desarrollo de Habilidades Informativas. Dirección del Sistema Bibliotecario. Sistema de Administración Bibliotecaria. Centros de Información en Bibliotecas. Sistema para la Administración de Instituciones de Educación Superior. Sindicato de Trabajadores Administrativos y de Intendencia de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Sindicato de Profesores e Investigadores de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios de Instituciones de Educación Superior.

60

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Procedimiento 1: Centros de Información en Bibliotecas (CIEB) CENTROS DE INFORMACIÓN EN BIBLIOTECAS (CIEB) Responsable de CIEB

Inicio

1. Verifica el óptimo desempeño del hardware y software

2. Realiza actividades de difusión de los servicios de información en línea

3. Identifica el tipo de servicio que requiere el usuario y se lo proporciona

4. Imparte el Taller

5. Registra las actividades del centro de información en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB)

6. Elabora informe trimestral

Fin

61

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Desarrollo de actividades: Centros de Información en Bibliotecas (CIEB) Actividad

Descripción

1

Verificar el óptimo desempeño del hardware y software.

Responsable

Responsable CIEB.

Descripción y/o criterios

Realiza pruebas al hardware y el software.

Documentos de referencia Documento Solicitud mantenimiento los equipos cómputo.

de de de de

Programa de mantenimiento de infraestructura. 2

Realizar actividades de difusión de los servicios de información en línea.

Responsable CIEB.

Promociona los servicios de información con que se cuentan para impartir los talleres.

Registro de visitas a profesores.

Visita a los profesores para dar a conocer los servicios que ofrece el CIEB.

Listado de correos electrónicos.

Realiza la diseminación selectiva de la información (DSI) a profesores a partir de las visitas y se envía por correo electrónico.

Guía de uso de los servicios de información en línea.

Facilita guías para el uso de los servicios de información en línea. 3

Identificar el tipo de servicio que requiere el usuario y se lo proporciona.

Responsable CIEB.

Servicios:  Recuperación de información.  Servicio de cómputo.  Taller de recursos electrónicos.

Búsqueda de información y renta de PC. Hoja de entrevista para búsquedas de información SAB. Actividades desarrollo habilidades informativas.

de de

Actividad y registro de participantes. 4

Impartir el Taller.

Responsable CIEB.

Se imparte el taller de acuerdo con el tipo de servicio que requiere el usuario.

Actividades desarrollo habilidades informativas.

de de

Actividad y registro de participantes. 5

6

Registrar las actividades del centro de información en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).

Responsable CIEB.

Elaborar trimestral.

Responsable CIEB.

informe

Registra en el sistema de administración bibliotecaria (SAB), la matrícula del usuario y el tipo de servicio proporcionado.

Búsqueda de información y renta de PC. Actividades desarrollo habilidades informativas.

Elabora el informe trimestral detallado con base en los servicios proporcionados.

de de

Informe.

62

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Proceso: Desarrollo de Habilidades Informativas I.

Objetivo del proceso Contribuir con la formación integral de los usuarios proporcionando las herramientas básicas para desarrollar habilidades informativas (DHI), a partir del cómo y dónde realizar la búsqueda, localización y recuperación de información bibliohemerográfica, en las estanterías, y electrónica, en las bases de datos a través de la biblioteca virtual, y fomentando el hábito de la lectura a través de círculos y maratones de lectura.

II.

Alcance Aplica a talleres, visitas guiadas y círculos de lectura en beneficio de los clientes de todas las bibliotecas que integran el Sistema Bibliotecario de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

III.

Área responsable del proceso Dirección del Sistema Bibliotecario.

IV.

Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) 

V.

VI.

Solicitud de talleres, visitas guiadas o círculos de lectura.

Normatividad -

Reglamento del Sistema Bibliotecario.

-

Reglamento Escolar.

-

Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.

-

Contrato colectivo de Trabajo del STAIUJAT.

-

Contrato colectivo de Trabajo del SPIUJAT.

Documentos de referencia -

Agenda de actividades.

-

Catálogos de base de datos.

-

Guía (electrónica o en papel) aplica a Talleres de biblioteca virtual.

-

Colecciones bibliográficas seleccionadas para su lectura. 63

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

VII.

Siglas

CA PE DHI DSB SAB CIEB SAIES STAIUJAT SPIUJAT CONPAB-IES

Cuerpos Académicos. Programas Educativos. Desarrollo de Habilidades Informativas. Dirección del Sistema Bibliotecario. Sistema de Administración Bibliotecaria. Centros de Información en Bibliotecas. Sistema para la Administración de Instituciones de Educación Superior. Sindicato de Trabajadores Administrativos y de Intendencia de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Sindicato de Profesores e Investigadores de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios de Instituciones de Educación Superior.

64

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Procedimiento 1: Desarrollo de habilidades informativas DESARROLLO DE HABILIDADES INFORMATIVAS Jefe de Biblioteca

Persona asignada por Jefe de Biblioteca

Coordinador

Inicio

1. Programa las actividades solicitadas

2. Difunde las actividades

3. Realiza la actividad

4. Evalúa la actividad

5. Da seguimiento a los Resultados de la evaluación

6. Realiza análisis semestral de las actividades

7. Realiza acciones de mejora continua

Fin

65

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Desarrollo de actividades: Desarrollo de habilidades informativas Actividad

1

Descripción Programar actividades solicitadas.

Responsable las

Jefe de la Biblioteca.

Descripción y/o criterios Actividades:  Talleres.  Visitas guiadas.

Documentos de referencia Programación semestral por biblioteca. Agenda actividades.

de

 Círculos de lectura. 2

Difundir actividades.

3

Realizar actividad.

4

Evaluar actividad.

las

Jefe de la Biblioteca.

Se promocionan y difunden las actividades a desarrollar.

Actividades Desarrollo Habilidades Informativas.

de de

la

Personal Asignado por el Jefe de la biblioteca.

Se realizan las actividades solicitadas.

Actividades Desarrollo Habilidades Informativas.

de de

Registro Actividades Desarrollo Habilidades Informativas.

de de de

Actividad Registro participantes.

y de

Registro Actividades Desarrollo Habilidades Informativas.

de de de

la

Jefe de la Biblioteca.

Se evalúa el impacto y beneficio de las actividades desarrolladas.

5

Dar seguimiento a los Resultados de la evaluación.

Jefe de la Biblioteca.

Se difunden los resultados de las actividades realizadas.

Cartel de retroalimentación con los usuarios.

6

Realizar análisis semestral de las actividades.

Jefe de la Biblioteca.

Se genera informe semestral.

Informe.

7

Realizar acciones de mejora continua.

Coordinador.

Se realizan actividades de mejora de acuerdo a los resultados de las actividades desarrolladas.

Solicitud Acciones Mejora.

de de

Proyecto mejora.

de

66

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

UNIVERSIDAD JUÁREZ AUTÓNOMA DE TABASCO ESTUDIO EN LA DUDA, ACCIÓN EN LA FE

PRESUPUESTO Y CONTROL PRESUPUESTAL

67

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Proceso: Programación y Autorización del Programa Operativo Anual (POA) I.

Objetivo del proceso Prestar un servicio eficiente en el proceso de elaboración, programación y trámite para la autorización del Programa Operativo Anual (POA), proporcionando las herramientas necesarias (Normatividad, lineamientos y asesoría), en el momento en que las Unidades Responsables lo requieran, para lograr el ejercicio y cumplimento de las metas en tiempo y forma.

II.

Alcance Aplica al proceso de Autorización del Programa Operativo Anual (POA) que se realiza en la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco a través de la Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional.

III.

Área responsable del proceso Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional.

IV.

Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) Proyectos Nuevos: Se programan y presupuestan proyectos nuevos para el ejercicio presupuestal actual, partiendo de la asignación de recursos, a través de un comunicado oficial de la Comisión Institucional de Presupuesto. Proyectos que surgen de la asignación de recursos financieros, emitidos por la Comisión antes mencionada, a través de oficio firmado por la Secretaria de Finanzas, para el inicio del ejercicio presupuestal de los fondos autorizados a la Institución y de aquellos autogenerados; posteriormente se asignan los fondos extraordinarios. Proyectos de Refrendo: Programación y presupuestación de proyectos que no concluyeron el ejercicio del presupuesto. Proyectos que no concluyeron en el ejercicio señalado, continúan vigentes con el recurso que faltó por ejercer, normalmente son POA de fondos extraordinarios.

68

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

V.

VI.

Normatividad -

Ley General de Contabilidad Gubernamental.

-

Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.

Documentos de referencia -

VII.

Manual de Normas Presupuestarias para la Administración de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Formato del Programa Operativo Anual (POA) original. POAS de continuación. Oficio de asignación de recursos emitido por la Comisión de Evaluación y Seguimiento Presupuestal, a través de la Secretaria de Finanzas. Control Interno de registro de atención a usuarios.

Siglas POA PPOA PDI URES SAIES DGPEI MIR

Programa Operativo Anual. Proyecto del Programa Operativo Anual Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016. Unidades Responsables. Sistema de Administración de Instituciones de Educación Superior. Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional. Matriz de Indicadores de Resultados.

69

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Procedimiento 1: Programación y Autorización del Programa Operativo Anual PROGRAMACIÓN Y AUTORIZACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL (POA) Departamento de Programación y Presupuestación

Secretaria de la DGPEI

Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional

Auxiliar Administrativo

Inicio

1. Proporciona asesoría, para la elaboración del PPOA, vía telefónica, en línea y/o personalizada para aclarar dudas a los usuarios

2. Registra las observaciones realizadas a los PPOA para su corrección por la URES correspondiente

3. Comunica a los usuarios las observaciones realizadas al PPOA en línea o sin firma 4. Ingresa PPOA oficial y sella de recibido

5. Turna el PPOA para su revisión al área correspondiente 6. Revisa el PPOA de carácter programático y presupuestal

7. Registra el ingreso

¿Cumple Documentación?

No

Sí

Notifica el incumplimiento al Área correspondiente y se cambia a estatus 4 en SAIES

8. Elabora relación correspondiente de envío como acuse de recibo para turnar al Área de Control Presupuestal de la Secretaria de Finanzas de los PPOA recepcionados

70

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Página 2 PROGRAMACIÓN Y AUTORIZACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL (POA) Departamento de Programación y Presupuestación

Secretaria de la DGPEI

Directora General de Planeación y Evaluación Institucional

Auxiliar Administrativo

9. Realiza el cambio de estatus a 8 en el SAIES

10. Envía el PPOA al Departamento de Control Presupuestal de la Secretaría de Finanzas de la UJAT para su revisión y/o aprobación

11. Recibe del Departamento de Control Presupuestal los PPOA autorizados y firmados por el titular de la Secretaría de Finanzas de la UJAT para recabar firma del titular de la DGPEI

12. Firma de autorización de los PPOA enviados por la Secretaría de Finanzas

13. Coloca facsímil en el juego de copias del proyecto y archiva original

14. Se envía la copia del POA con facsímil a la URES correspondiente que su proyecto fue autorizado.

Fin

71

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Desarrollo de actividades: Programación y Autorización del Programa Operativo Anual Actividad

Descripción

Responsable

1

Proporcionar asesoría, para la elaboración del PPOA, vía telefónica, en línea y/o personalizada para aclarar dudas a los usuarios.

Departamento de Programación y Presupuestación.

Descripción y/o criterios Datos e información del PPOA: •Descripción del proyecto. •Programa Presupuestario. • Indicador Estratégico. • Función, Línea de Desarrollo, Subtema y Objetivo del PDI.

Documentos de referencia Capítulo II del Manual de Normas Presupuestarias para la Administración de la UJAT. Vigente. Ley General de Contabilidad Gubernamental.

• Fechas del periodo de ejecución. • Descripción de metas. • Indicador. • Programación de metas.

Plan Desarrollo Institucional 2012-2016.

de

Programas Presupuestarios.

• Justificación. • Objetivo. • Actividades.

2

Registrar las observaciones realizadas a los PPOA para su corrección por la URES correspondiente.

Departamento de Programación y Presupuestación.

• Solución o sugerencia a las dudas que se les presenten referentes al sistema SAIES.

Oficio de asignación de recursos emitido por la Comisión Institucional de presupuesto.

• Unidad Responsable de que se trata.

PPOA sin firma con anotaciones realizadas para corrección por las Unidades Responsable Correspondiente.

• Tipo de asesoría. • Descripción de la duda. • Solución: observaciones realizadas al PPOA, incumplimiento de requisitos, etc. Se aclaran dudas o se sugiere a qué Área recurrir si se les presenta algún problema de sistema.

3

Comunicar a los usuarios las observaciones realizadas al PPOA en línea o sin firma.

Departamento de Programación y Presupuestación.

Una vez realizada las modificaciones o correcciones pertinentes, la URES cambia el PPOA a estatus 1 en el SAIES. 4

Ingresar PPOA oficial y sella de recibido.

Objetivos e, Indicadores de Desempeño de la MIR.

Observaciones realizadas al PPOA.

Control Interno de registro de atención a usuarios. Formato PPOA impreso sin firma.

Se aclaran dudas o se dan sugerencias a quien recurrir si se les presenta algún problema de sistema. La URES realiza las correcciones (en caso de existir) en el sistema, imprime el PPOA y recaba firma del responsable para proceder a la entrega oficial.

Secretaria de la DGPEI.

• El PPOA, debe estar firmado por el Director de División o titular de la URES. • El PPOA se recibe en original y una copia.

Formato del Proyecto (PPOA) original. PPOA continuación

de

72

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

Documentos de referencia

5

Turnar el PPOA para su revisión al área correspondiente.

Secretaria de la DGPEI.

• El PPOA, debe estar firmado por el Director de División o de Área.

Formato del Programa Operativo Anual (POA) original, y/o PPOA de continuación.

• El PPOA se recibe en original y una copia. • El PPOA, debe incluir el sello de recibido de la DGPEI. 6

Revisar el PPOA de carácter programático y presupuestal.

Departamento de Programación y Presupuestación.

Datos e información del PPOA: • Descripción del proyecto. • Programa Presupuestario

Manual de Normas Presupuestarias para la Administración de la UJAT.

• Indicador Estratégico • Función, Línea de Desarrollo, Subtema y Objetivo del PDI.

Plan Desarrollo Institucional 2012-2016.

de

• Fechas del periodo de ejecución. • Descripción de metas. • Indicador. • Programación de metas. • Justificación.

Visión 2028, Políticas Institucionales. Objetivos e, Indicadores de Desempeño de la MIR.

• Objetivo. • Actividades. • Todos estos datos informativos que integran el POA, deben ser congruentes entre sí, en relación a las metas a alcanzar y lo establecido en el PDI 20122016. 7

Registrar el ingreso del PPOA: ¿Cumple la documentación con los requisitos solicitados?

Departamento de Programación y Presupuestación.

Si cumple continúa: • Número de proyecto.

Oficio de asignación de recursos emitido por la Comisión Institucional de presupuesto.

PPOA para autorización de la Secretaria de Finanzas.

• Descripción del Proyecto. • Área o División que envía.

Sí.

Pasa al

punto 8. • Fondo.

No. Notifica el incumplimiento al área correspondiente y se cambia a estatus 4 en el SAIES.

• Monto. • Observaciones de Planeación. • No. Oficio Recibido. • Fecha de ingreso. No cumple: Regresa POA a la URE correspondiente, indicando los incumplimientos y cambia de status (nivel 4) en el sistema SAIES para que el Área pueda realizar la corrección.

73

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad

Descripción

Responsable

8

Elaborar relación correspondiente de envío como acuse de recibo para turnar al Área de Control Presupuestal de la Secretaria de Finanzas de los PPOA recepcionados.

Departamento de Programación y Presupuestación.

Descripción y/o criterios • Número de proyecto. • Descripción de Proyecto.

Documentos de referencia PPOA para autorización de la Secretaria de Finanzas.

• Área o División que envía. • Fondo. • Monto.

9

Realizar el cambio de estatus a 8 en el SAIES.

Departamento de Programación y Presupuestación.

Cambia a status 8 los PPOA en el SAIES que cumplieron con todos los requisitos de programación y presupuestación.

PPOA originales firmados por los titulares de la URES.

10

Enviar el PPOA al Departamento de Control Presupuestal de la Secretaría de Finanzas de la UJAT para su revisión y/o aprobación.

Departamento de Programación y Presupuestación.

El Departamento de Control Presupuestal de la Secretaría de Finanzas revisa los COG y valida con el oficio de asignación presupuestal los montos de los PPOA.

PPOA originales autorizados y firmados por la Secretaria de Finanzas.

Sí cumple, realiza el cambio de estatus a 10 en el SAIES y asigna presupuesto para el ejercicio anual. Firma autógrafa en las hojas originales del PPOA por el titular de la Secretaría de Finanzas.

11

Recibir del Departamento de Control Presupuestal los PPOA autorizados y firmados por el titular de la Secretaría de Finanzas de la UJAT para recabar firma del titular de la DGPEI.

Departamento de Programación y Presupuestación.

Mediante relación, el Departamento de Control Presupuestal entrega al Departamento de Programación y Presupuestación los PPOA autorizados y firmados para su resguardo.

PPOA originales autorizados y firmados por la Secretaria de Finanzas.

12

Firmar de autorización de los PPOA enviados por la Secretaría de Finanzas.

Dirección General Planeación Evaluación Institucional.

Firma autógrafa en las hojas originales del PPOA.

PPOA originales con firmas originales.

13

Coloca facsímil en el juego de copias del proyecto y archiva original

Auxiliar administrativo

Coloca facsímil en el juego de copias del proyecto y archiva el documento original

PPOA copias con firma facsímil

14

Se envía la copia del POA con facsímil a la URES correspondiente que su proyecto fue autorizado.

Auxiliar administrativo

Remite la copia del POA con facsímil a la URES correspondiente cuyo proyecto fue autorizado.

PPOA copias con firma facsímil

de y

74

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Proceso: Control Presupuestal

I.

Objetivo del proceso Controlar el ejercicio del presupuesto asignado de las Unidades Responsables, para autorizar los documentos en un tiempo máximo de 5 días hábiles.

II.

Alcance Aplica a las solicitudes de pago realizadas por las áreas administrativas.

III.

Área responsable del proceso Dirección de Egresos/Departamento de Control Presupuestal.

IV.

V.

Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) -

Proyectos autorizados.

-

Autorización de Pagos.

Normatividad -

Ley General de Contabilidad Gubernamental.

-

Contrato Colectivo de Trabajo del STAIUJAT.

-

Manual de Normas Presupuestarias para la Administración de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

-

Contrato Colectivo de Trabajo del SPIUJAT.

-

Reglamento del Régimen de Pensiones y Jubilaciones.

-

Ley Federal del Trabajo.

-

Ley del Impuesto Sobre la Renta.

-

Ley del INFONAVIT.

-

Ley del IMSS.

-

Políticas y lineamientos del Departamento de Nómina.

75

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

VI.

Documentos de referencia -

VII.

Calendario de entrega de documentos del Ejercicio del Presupuesto del Programa Operativo Anual. Relación de documentación para trámite de pago generado a través del sistema SAIES. Documento denominado Cuentas por Pagar (Orden de Pago). Catálogo Clasificador por Objeto del Gasto. Catálogo de Materiales y Suministros. Catálogo de Servicios Capítulo 3000. Catálogo de Bienes Muebles de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

Siglas DE COG URES SAIES STAIUJAT SPIUJAT

Dirección de Egresos. Clasificador por Objeto del Gasto. Unidades Responsables. Sistema para la Administración de Instituciones de Educación Superior. Sindicato de Trabajadores Administrativos y de Intendencia de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Sindicato de Profesores e Investigadores de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

76

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Procedimiento 1: Control Presupuestal CONTROL PRESUPUESTAL Jefe del Departamento de Control Presupuestal

Oficial Administrativo

Inicio

1. Recibe de la secretaria de la Secretaría de Finanzas documentación enviada por las áreas administrativas de la universidad para su revisión y autorización de pago 2. Revisa la documentación recibida

¿La documentación cumple los requisitos solicitados? Sí

3. Coloca el sello Revisado y pasa actividad 5

5. Elabora relación de documentación para trámite de pago

No

4. Llena el formato de devolución indicando en forma breve la o las observaciones de los documentos y notifica vía telefónica al área solicitante y devuelve para corrección

5. Clasifica la documentación por fondo

6. Autoriza los Documentos relacionados para trámite de pago

7. En caso de extravío o deterioro de un comprobante informa a la Alta Dirección

8. Recibe copia del oficio enviado por la Dirección de Egresos a la URES correspondiente

Fin

77

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Desarrollo de actividades: Control Presupuestal Actividad

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

Documentos de referencia

1

Recibir la documentación enviada por las áreas administrativas de la universidad para su revisión y autorización de pago.

Jefe de Departamento de Control Presupuestal.

• Cumplir con las etapas del calendario de entrega de documentos del Ejercicio del Presupuesto del Programa Operativo Anual 2013 de las diferentes fuentes de financiamiento (FONDOS) autorizados.

Calendario de entrega de documentos del Ejercicio del Presupuesto del Programa. Operativo Anual de las diferentes fuentes de financiamiento. (FONDOS) autorizados, emitido por la Dirección de Egresos.

•Sello de recibido. • Vo.Bo. De la Dirección de Egresos.

2

Revisar la documentación entregada por las URES.

Oficial administrativo.

• De acuerdo a las partidas del gasto que se solicitan: reembolso de gastos, pago a proveedores, fondo revolvente y gastos a comprobar. • Importes/Montos. • Verifica número de comprobante que coincida con el descrito en la Cuenta por Pagar o Requisición de Compra (Pago a Proveedor). • Fecha de vencimiento del comprobante.

Manual de Normas Presupuestarias para la Administración de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco vigente. Capítulo 1.3 fracción 1.3.6, capítulo 1.5 fracción 1.5.2 y capítulo 1.9 fracción 1.9.2.

• Requisitos fiscales. • Compras directas hasta por un monto de 300 SMG vigentes de la zona geográfica “B” con IVA incluido.

3

4

Colocar el sello Revisado y pasa actividad 5, si la documentación cumple con los requisitos solicitados.

Oficial administrativo.

Llenar el formato de devolución indicando en forma breve la o las observaciones de los documentos y notificar vía telefónica al área solicitante y devolver para corrección, si no cumple con los requisitos solicitados.

Oficial administrativo.

• Sello de Revisado. • Vo. Bo. Cuando la revisión la realice otra área.

• Sello Devolución para corrección. • Anexa formato de devolución. • Fotocopia la Orden de Pago y coloca sello devolución para corrección.

Tabulador de viáticos incluido en el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración de la UJAT vigente, Capitulo 1.8 fracción 1.8.2.4. Documento denominado Cuentas por Pagar (Orden de Pago) y documentación soporte. Documento denominado Cuentas por Pagar (Orden de Pago) y documentación soporte.

78

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

Documentos de referencia

5

Clasificar la documentación por fondo.

Oficial administrativo.

• Sólo si se trata de Recursos Propios y/o fondos extraordinarios, se turna al área de Recursos Propios para verificar que cuenten con liquidez, se coloca respectivo sello “Recursos Propios o Recursos Vinculación” y fecha.

Cuentas por Pagar (Orden de Pago).

• La documentación es devuelta a Control Presupuestal.

Vales. Orden de Pago Factura con su respectiva Requisición de Compra. Fondo Revolvente.

5

Elaborar relación de documentación para trámite de pago.

Jefe de Departamento de Control Presupuestal.

Relación de documentos con base en el fondo: • PIFI, PROMEP y fondos extraordinarios a los responsables de los programas.

Relación de documentación para trámite de pago generado a través del sistema SAIES.

• Los demás fondos, al Departamento de Control de Pagos, como pago de honorarios, pago a proveedores, pago de becas, reembolsos, gastos a comprobar, fondo revolvente, etc. 6

Autorizar los Documentos relacionados para trámite de pago.

Jefe de Departamento de Control Presupuestal.

Los documentos enlistados en la Relación son autorizados, se recaba acuse de recibo.

Relación de documentación para trámite de pago.

7

Informar a la Dirección de Egresos en caso de extravío o deterioro de un comprobante.

Jefe de Departamento de Control Presupuestal.

• Se identifica el número de Cuenta por Pagar y la Unidad Responsable (UR).

Registro Control Documentos Extraviados Deteriorados.

Recibir copia del oficio enviado por la Dirección de Egresos a la URES correspondiente.

Jefe de Departamento de Control Presupuestal.

Se anexa a la relación de Control de Documentos Extraviados o Deteriorados, la copia del oficio con la Cuenta por Pagar (Orden de Pago).

8

de de o

Se relaciona en el registro de Control de Documentos Extraviados o Deteriorados.

79

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

UNIVERSIDAD JUÁREZ AUTÓNOMA DE TABASCO ESTUDIO EN LA DUDA, ACCIÓN EN LA FE

RECURSOS HUMANOS

80

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Proceso: Contratación de Personal Docente y Administrativo de Confianza I.

Objetivo del proceso Integrar con calidad y oportunidad a los candidatos que reúnan los requisitos del perfil de los puestos académicos y administrativos de las dependencias universitarias, con apego a las disposiciones legales, contractuales, estatutarias, normatividad institucional y presupuestales.

II.

Alcance Todo aspirante sujeto a contratación por la Dirección de Recursos Humanos de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, considerando al personal administrativo sindicalizado y al personal de nueva generación académico y administrativo de confianza, exceptuando las contrataciones para la enseñanza clínica en las Divisiones Académicas en las que se imparten programas educativos de Ciencias de la Salud.

III.

Área responsable del proceso Departamento de Integración de Personal de la Dirección de Recursos Humanos.

IV.

Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) Para la contratación del personal académico: • Propuesta de Contratación de personal académico (CPA01) (DRH RE-011) y todos los documentos comprobatorios que allí se indican que se deben de anexar. • Solicitud de Ingreso de Personal Académico (DRH RE-023). • Evaluación del candidato a Personal Académico (DRH RE-025). • Evaluación disciplinaria y pedagógica del candidato a profesor, (DRH RE026), no aplica para los Técnicos Académicos. Para la contratación del personal administrativo de confianza: • Propuesta de contratación de personal administrativo de confianza (CPC01) (DRH RE-012) y todos los documentos comprobatorios que allí se indican que se deben de anexar. • Evaluación del candidato a personal administrativo de confianza (DRH RE024). • Solicitud de ingreso para personal administrativo de confianza (DRH RE027). 81

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Para la contratación del personal administrativo y de intendencia sindicalizado: • Solicitud de entrevista para la contratación. • Solicitud de empleo comercial. • Documentos comprobatorios del formato “Documentos que debe de entregar el aspirante a contratar a un puesto ADMINISTRATIVO Y DE INTENDENCIA SINDICALIZADO de la UJAT”. • Propuesta de eventualidad requisitada.

V.

Normatividad -

Contrato Colectivo de Trabajo del STAIUJAT.

-

Contrato Colectivo de Trabajo vigente del SPIUJAT.

-

Estatuto de Personal Académico.

-

Estatuto General de la UJAT.

-

Ley Orgánica de la UJAT.

-

Ley Federal del Trabajo.

-

Reglamento del Régimen de Pensiones y Jubilaciones.

-

Convenio de Incorporación Voluntaria al Régimen Obligatorio al Seguro Social de los Trabajadores con el Seguro Social de los Trabajadores al Servicio de Organismos Públicos Descentralizados (IMSS-UJAT) vigente.

VI.

Documentos de referencia -

Propuesta de contratación de personal académico CPA01 (DRH RE-011). Propuesta de contratación de personal administrativo de confianza CPC01 (DRH RE-012). Contrato académico (DRH RE-021). Movimientos de nómina de personal académico y administrativo de confianza (DRH RE-013). Movimientos de nómina de personal administrativo y de intendencia sindicalizado (DRH RE-018). Registro electrónico del número de empleado en la base de datos del SAIES. Registro electrónico del Nombramiento en el SAIES. Contrato de trabajo (DRH RE-033).

82

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

VII.

Siglas DRH SAIES STAIUJAT SPIUJAT

VIII.

Dirección de Recursos Humanos. Sistema para la Administración de Instituciones de Educación Superior. Sindicato de Trabajadores Administrativos y de Intendencia de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Sindicato de Profesores e Investigadores de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

Nota En el proceso de contratación de personal académico se presentarán casos extemporáneos, cuando el profesor de base a sustituir se encuentre realizando estudios de posgrado, este de año sabático, de permiso con o sin goce de sueldo o cualquier otro tipo de licencia.

83

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Procedimiento 1: Contratación del personal académico CONTRATACIÓN DE PERSONAL ACADÉMICO Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza

Jefe del Departamento de Integración de Personal

Inicio

1. Recibe oficio de solicitud de contratación

2. Revisa la documentación recibida y el perfil del candidato de acuerdo al puesto que se solicita

Fin

No

¿Procede?

Sí

3. Recibe y envía al Director de Recursos Humanos y al Secretario de Servicios Administrativos la propuesta de contratación para su autorización

4. Revisa y coteja los documentos con el candidato a ser contratado

5. Verifica en la página web de la SEP, el registro de la cédula profesional 6. Solicita a la Coordinación de los Servicios Médicos la valoración del candidato y la emisión de los resultados del examen médico

7. Solicita al candidato requisitar el folder para personal académico, póliza del seguro de vida y trámite de número de cuenta para pago de nómina 8. Asigna número de empleado y capturar en el SAIES los datos básicos del empleado

9. Solicita a la Coordinación de Seguridad Social el alta del candidato ante el Instituto Mexicano del Seguro Social

10. Solicita al coordinador de docencia la captura del contrato académico del personal contratado

11. Valida la asignación o contrato académico del personal contratado y su inclusión en la nómina de pago

12. Registra en el SAIES el número de cuenta bancaria del empleado para la dispersión de su nómina

84

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Página 2 CONTRATACIÓN DE PERSONAL ACADÉMICO Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza

Jefe del Departamento de Integración de Personal

13. Comunica al Departamento de Nómina el pago de la diferencia de salario

14. Envía al Departamento de Control Administrativo los documentos del empleado para la integración del expediente y resguardo del mismo

15. Recepciona la asignación y contrato académico del personal académico contratado

Fin

85

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Desarrollo de actividades: Contratación del personal académico Actividad

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

1

Recibir oficio de solicitud de contratación acompañado de los siguientes documentos:

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

El oficio se dirige al Director de Recursos Humanos.

• Solicitud de ingreso para personal académico (DRH RE-023). • Propuesta de contratación de personal académico CPA01 (DRH RE-011). • Evaluación del candidato ha puesto académico (DRH RE-025). • Evaluación disciplinaria y pedagógica del candidato a profesor (DRH RE-026).

La documentación no se recibe si no está completa: La Evaluación del candidato a puesto académico (DRH RE-025) no aplica para los Técnicos Académicos.

Documentos de referencia Oficio de dependencia solicitante.

la

Requisitos de contratación para ingresar a laborar a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (DRH RPC-001). Propuesta de contratación de personal académico CPA01 (DRH RE011).

Cuando se trata de una solicitud de recontratación de personal, se pasa a la actividad No. 8.

Evaluación del candidato a puesto académico (DRH RE-025). Evaluación disciplinaria y pedagógica del candidato a profesor (DRH RE-026). Solicitud de ingreso para personal académico (DRH RE-023).

2

Revisar la documentación recibida y el perfil del candidato de acuerdo al puesto que se solicita. Cuando el candidato no cumple con el perfil requerido se da aviso al área correspondiente que no procede la contratación.

3

Enviar al Director de Recursos Humanos y al Secretario de Servicios Administrativos la propuesta de contratación para su autorización.

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

Si el candidato cumple con el perfil y los lineamientos de contratación para el puesto que se propone, se continúa con el proceso. De no cumplir se excluye del mismo.

Lineamientos Generales de Contratación.

Jefe del Departamento de Integración de Personal.

La Propuesta de Contratación de Personal Académico debidamente requisitada, es firmada en primer lugar por el Director de Recursos Humanos y después por el Secretario de los Servicios Administrativos.

Propuesta de contratación de personal académico (DRH RE-011).

Lineamientos para la contratación de personal académico.

86

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad 4

Descripción Revisar y cotejar los documentos con el candidato a ser contratado.

Responsable Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

Descripción y/o criterios

Documentos de referencia

Se notifica vía telefónica al Coordinador de Docencia del área solicitante de la autorización de la propuesta del candidato, solicitando cite al candidato para el cotejo de documentos.

Requisitos de contratación para ingresar a laborar a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (DRH RPC-001).

Si el candidato no presenta los documentos originales al momento del cotejo, se reprograma la cita. 5

Verificar en la página web de la SEP, el registro de la cédula profesional. http://www.cedulaprofesional. ep.gob.mx/cedula/ indexAvanzada.action

6

7

8

Solicitar a la Coordinación de los Servicios Médicos la valoración del candidato y la emisión de los resultados del examen médico.

Solicitar al candidato requisitar el folder para personal académico, póliza del seguro de vida y trámite de número de cuenta para pago de nómina.

Asignar número de empleado y capturar en el SAIES los datos básicos del empleado.

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

Para la verificación de la Cédula Profesional se requiere el documento original. Si el candidato no cuenta con dicho documento, se le puede autorizar una prorroga hasta de seis meses a través de una carta compromiso, siempre y cuando presente evidencias del trámite.

Impresión del número de la cédula profesional registrada en la página web.

Jefe del Departamento de Integración de Personal.

Si el candidato no presenta los documentos originales para cotejo, no se le puede otorgar la solicitud de examen médico.

Solicitud de examen médico de admisión (DRH RE-015).

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

Si el candidato no resulta apto no se lleva a cabo la contratación.

Jefe del Departamento de Integración de Personal.

El candidato llena con su puño y letra el folder que servirá para integrar su expediente como personal académico de la universidad.

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza. Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

Resultado del examen médico.

Cuando el candidato propuesto es personal que ya ocupa una plaza administrativa de confianza, se dispensa el examen médico de admisión.

Se le entrega oficio para que realice la apertura de la cuenta de nómina para el pago correspondiente de su salario.

Se podrá asignar número de empleado una vez que la propuesta del candidato haya sido autorizada. Si el candidato ya es trabajador de la Universidad, se utiliza el mismo número de empleado, o en caso de una recontratación el número de empleado se activa nuevamente.

Folder para expediente académico. Póliza del seguro de vida. Número de cuenta bancaria.

Registro electrónico del número de empleado en la base de datos del SAIES.

87

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad 9

Descripción Solicitar a la Coordinación de Seguridad Social el alta del candidato ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.

Responsable Jefe del Departamento de Integración de Personal.

Descripción y/o criterios Nota: A partir del 01 de julio de 2008, la contratación del personal académico se realiza bajo el Régimen de Pensiones y Jubilaciones.

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

10

11

Solicitar al coordinador de docencia la captura del contrato académico del personal contratado.

Validar la asignación o contrato académico del personal contratado y su inclusión en la nómina de pago.

Registrar en el SAIES el número de cuenta bancaria del empleado para la dispersión de su nómina.

Solicitud de altas, bajas y modificaciones de salario DRH RE-036. Reglamento del Régimen de Pensiones y Jubilaciones. Convenio de Incorporación Voluntaria al Régimen Obligatorio al Seguro Social de los Trabajadores con el Seguro Social de los Trabajadores al Servicio de Organismos Públicos Descentralizados (IMSS-UJAT) vigente.

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

El Coordinador de Docencia de la División Académica captura la asignación o contrato del personal académico en el Sistema de Servicios Escolares.

Jefe del Departamento de Integración de Personal.

La revisión y validación de la asignación o contrato académico se realiza en el Sistema de Servicios Escolares para la generación automática del nombramiento en el SAIES, para su inclusión en la nómina y pagos de sueldos, durante el periodo de la contratación.

Registro electrónico en la base de datos del Sistema de Servicios Escolares y SAIES.

Solo se dará de alta el número de cuenta que sea proporcionado por el candidato.

Número de cuenta bancaria.

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

12

Documentos de referencia

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

Registro electrónico en el Sistema de Servicios Escolares. Propuesta de contratación de personal académico (DRH RE-011).

Lineamientos para la asignación de actividades académicas.

88

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad 13

14

Descripción Comunicar al Departamento de Nómina el pago de la diferencia de salario.

Enviar al Departamento de Control Administrativo los documentos del empleado para la integración del expediente y resguardo del mismo.

Responsable

Descripción y/o criterios

Documentos de referencia

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

La cédula de movimientos de nómina de personal académico, confianza debe de contener todos los datos requeridos en el campo:

Cédula de movimientos de nómina de personal académico, confianza (DRH RE-013).

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

El folder se envía sí cumple con todos los requisitos de contratación para ingresar a laborar a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco DRH RC-001.

Los datos de la cédula deben de coincidir con los datos del SAIES.

Memorándum Cédula verificación documentos expediente laboral (DRH 008).

de de del RE-

Cédula de verificación de requisitos de contratación para su envío a al departamento de control administrativo de personal (DRH RE-032). 15

Recepcionar la asignación y contrato académico del personal académico contratado.

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

La asignación académica y contrato académico debes estar firmado de conformidad por el profesor.

Asignación o contrato académico (DRH RE-021).

89

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Procedimiento 2: Contratación del trabajador administrativo de confianza CONTRATACIÓN DEL TRABAJADOR ADMINISTRATIVO DE CONFIANZA Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza

Jefe del Departamento de Integración de Personal

Inicio

1. Recibe oficio de solicitud de contratación

2. Revisa la documentación recibida y el perfil del candidato de acuerdo al puesto que se solicita.

Fin

No

Cumple el perfil

Sí

3. Envía al Director de Recursos Humanos y al Secretario de Servicios Administrativos la propuesta de contratación para su autorización

4. Revisa y coteja los documentos con el candidato a ser contratado

5. Verifica en la Pagina Web de la SEP la Cédula Profesional 6. Envía al candidato a la Coordinación de los Servicios Médicos para que le autoricen la realización del examen médico

7. Solicita al candidato requisitar el folder para personal administrativo, póliza del seguro de vida y trámite de número de cuenta para pago de nómina 8. Asigna número de empleado y capturar en el SAIES los datos básicos del empleado

9. Solicita a la Coordinación de Seguridad Social el alta del candidato ante el Instituto Mexicano del Seguro Social

10. Crea en el SAIES la plaza para generar el nombramiento del trabajador 11. Registra en el SAIES el número de cuenta bancaria del empleado para la dispersión de su nómina

12. Comunica al Departamento de Nómina el pago de la diferencia de salario

13. Revisa en la prenómina la aplicación de las incidencias

14. Envía al Departamento de Control Administrativo el Folder requisitado por el trabajador con los requisitos de contratación para la integración del expediente y resguardo del mismo

Fin

90

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Desarrollo de actividades: Contratación del trabajador administrativo de confianza Actividad

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

1

Recibir oficio de solicitud de contratación, con la siguiente documentación:

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

La documentación adjunta al oficio debe estar debidamente requisitada.

• Solicitud de ingreso como personal administrativo de confianza (DRH RE027).

Nota: Los documentos descritos anteriormente se exceptúan para quienes ocupan los puestos de Rector, Secretarios, Directores de División Académica y de Áreas, Abogado General, Contralor General, Director de Planeación y Evaluación Institucional.

• Propuesta de Contratación como Personal Administrativo de Confianza CPC01 (DRH RE-012), con los documentos comprobatorios que se indican en la misma.

Documentos de referencia Oficio de dependencia solicitante

la

Requisitos de contratación para ingresar a laborar a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (DRH RPC-001). Solicitud de ingreso como personal administrativo de confianza (DRH RE-027). Propuesta de contratación como personal administrativo de confianza (DRH RE-012).

• Evaluación del candidato para puesto administrativo de confianza (DRH RE024). Cuando se trata de una solicitud de recontratación de personal administrativo de confianza, se pasa a la actividad No. 9.

Evaluación del candidato ha puesto administrativo de confianza (DRH RE-024). Estatuto General de la UJAT, vigente. Ley Orgánica de la UJAT, vigente.

2

3

Revisar la documentación recibida y el perfil del candidato de acuerdo al puesto que se solicita.

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

Si el candidato cumple con el perfil y los lineamientos de contratación para el puesto que se propone, se continúa con el proceso de lo contrario se informa a la dependencia solicitante.

Lineamientos Generales de Contratación.

Enviar al Director de Recursos Humanos y al Secretario de Servicios Administrativos la propuesta de contratación para su autorización.

Jefe del Departamento de Integración de Personal.

La propuesta de contratación de personal administrativo de confianza es firmada en primer lugar por el Director de Recursos Humanos y después por el Secretario de los Servicios Administrativos.

Propuesta de contratación de personal administrativo de confianza cpc01 (DRH RE-012).

Lineamientos para la contratación de personal administrativo de confianza.

91

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

Documentos de referencia

4

Revisar y cotejar los documentos con el candidato a ser contratado.

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

Se notifica vía telefónica al Coordinador Administrativo del área solicitante de la autorización de la propuesta del candidato, solicitando cite al candidato para el cotejo de documentos.

Requisitos de contratación para ingresar a laborar a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (DRH RPC-001).

Si el candidato no presenta los documentos originales al momento del cotejo, no se lleva a cabo esta actividad. 5

Verificar en la página web de la SEP, el registro de la cédula profesional. http://www.cedulaprofesional. ep.gob.mx/cedula/index Avanzada.action

6

Enviar al candidato a la Coordinación de los Servicios Médicos para que le autoricen la realización del examen médico.

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

Para la verificación de la Cédula Profesional se requiere el documento original. Si el candidato no cuenta con dicho documento, se le puede autorizar una prorroga hasta de seis meses a través de una carta compromiso, siempre y cuando presente evidencias del trámite.

Impresión del número de la cédula profesional registrada en la página web.

Jefe del Departamento de Integración de Personal.

Si el candidato no presenta los documentos originales para cotejo, no se le puede otorgar la solicitud de examen médico.

Solicitud de examen médico de admisión (DRH RE-015).

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

Si el candidato no resulta apto se excluye del proceso. Cuando el candidato propuesto es personal que ocupa una plaza académica, se dispensa el examen médico de admisión. Nota: esta actividad solo aplica a los candidatos al puesto de Secretaria Ejecutiva de Confianza, Oficial Administrativo y Chofer de Confianza.

7

8

Solicitar al candidato requisitar el folder como personal administrativo, póliza del seguro de vida y trámite de número de cuenta para pago de nómina.

Asignar número de empleado y capturar en el SAIES los datos básicos del empleado.

Jefe del Departamento de Integración de Personal.

El candidato llena con su puño y letra el folder que servirá para integrar su expediente como personal académico de la universidad.

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

Se le entrega oficio para que realice la apertura de la cuenta de nómina para el pago correspondiente de su salario.

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

Se podrá asignar número de empleado una vez que la propuesta del candidato haya sido autorizada. Si el candidato ya es trabajador de la Universidad, se utiliza el mismo número de empleado, o en caso de una recontratación, el número de empleado se activa nuevamente.

Folder para expediente como personal administrativo de confianza. Póliza del seguro de vida.

Registro electrónico del número de empleado en la base de datos del SAIES.

92

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

Documentos de referencia

9

Solicitar a la Coordinación de Seguridad Social el alta del candidato ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.

Jefe del Departamento de Integración de Personal.

Nota: A partir del 01 de julio de 2008, la contratación del personal administrativo de confianza se realiza bajo el Régimen de Pensiones y Jubilaciones.

Solicitud de altas, bajas y modificaciones de salario DRH RE-036.

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

Reglamento del Régimen de Pensiones y Jubilaciones. Convenio de Incorporación Voluntaria al Régimen Obligatorio al Seguro Social de los Trabajadores con el Seguro Social de los Trabajadores al Servicio de Organismos Públicos Descentralizados (IMSS-UJAT) vigente.

10

Crear en el SAIES la plaza para generar el nombramiento del trabajador (Tipo de Contratación, Puesto y Categoría Unidad Responsable, Fecha de Ingreso, Programa, Fondo, Número de Empleado).

Jefe del Departamento de Integración de Personal.

Se crea la plaza y nombramiento correspondiente, cuando el área de Seguridad Social informa de la procedencia de las altas ante el Seguro Social.

Registro electrónico en la base de datos del SAIES.

11

Registrar en el SAIES el número de cuenta bancaria del empleado para la dispersión de su nómina.

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

Solo se dará de alta el número de cuenta que sea proporcionado por el candidato.

Número de cuenta bancaria.

12

Comunicar al Departamento de Nómina el pago de la diferencia de salario.

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

La cédula de movimientos de nómina de personal académico y administrativo de confianza debe de contener todos los datos requeridos en el campo.

La cédula de movimientos de nómina de personal académico y administrativo de confianza (DRH RE-013).

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

La incidencia comunicada al Departamento de Nomina debe de estar aplicada en la prenómina.

13

Revisar en la prenómina la aplicación de las incidencias.

Los datos de la cédula deben de coincidir con los datos del SAIES.

Prenómina electrónica.

93

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad

14

Descripción Enviar al Departamento de Control Administrativo el Folder requisitado por el trabajador con los requisitos de contratación para la integración del expediente y resguardo del mismo.

Responsable

Descripción y/o criterios

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

El folder se envía si cumple con todos los Requisitos de contratación para ingresar a laborar a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (DRH RPC-001).

Documentos de referencia Memorándum. Cédula de verificación de documentos del expediente laboral (DRH RE-008). Cédula de verificación de requisitos de contratación para su envío a al departamento de control administrativo de personal (DRH RE-032)

94

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Proceso: Elaboración de nómina

I.

Objetivo del proceso Procesar de manera correcta y oportuna la elaboración de las nóminas del personal de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, con apego a las disposiciones legales y reglamentarias.

II.

Alcance Aplica a la Nómina Administrativa y Académica.

III.

Área responsable del proceso Departamento de Nómina de la Dirección de Recursos Humanos.

IV.

Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) De la Dirección de Recursos Humanos:        

Nombramientos (altas, promociones). Bajas de personal, ajustes de salarios. Memorándum de Pagos de Honorarios por Maestrías, Cursos y Diplomados. Base de datos de empleados. Licencias sin goce de sueldo. Descuentos del personal por convenio. Convenios por revisiones salariales y contractuales con los sindicatos. Calendario de elaboración y programación de pago de nómina.

De las Dependencias académicas y administrativas de la UJAT: • • • • •

Incidencias de nómina. Pagos de sueldo base a personal eventual. Pago de Sinodales. Faltas del personal académico. Calendario para la recepción de documentos y pagos en la Secretaría de Finanzas.

95

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Sindicatos de la UJAT, Instituciones externas (FONACOT, SHCP, INFONAVIT, entre otras): • • • •

V.

VI.

Descuentos autorizados por el trabajador para cubrir créditos con empresas externas. Reformas fiscales (actualización de tablas de impuestos). Avisos de retención y suspensión de descuentos. Otros descuentos (judiciales, adeudos con la universidad, PROMEP).

Normatividad -

Contrato Colectivo de Trabajo del STAIUJAT.

-

Contrato Colectivo de Trabajo del SPIUJAT.

-

Políticas y lineamientos del departamento de Nómina.

-

Reglamento del Régimen de Pensiones y Jubilaciones.

-

Ley Federal del Trabajo.

-

Ley del Impuesto Sobre la Renta.

-

Ley del INFONAVIT.

-

Ley del IMSS.

Documentos de referencia -

Manual de Cálculo de la Nómina Docente (DRH MA-001). Manual de Cálculo de Procedimientos de la Nómina Administrativa (DRH MA-002). Manual de usuarios sistema SAIES módulo de personal (DRH MA-003). Movimientos de nómina de personal académico (DRH RE-013) y administrativo (DRH RE-018). Lista de verificación de prenómina DRH RE-116. Lista de verificación de prenómina complementaria DRH RE-121. Comparativo de nómina administrativa sindicalizada DRH RE-117. Cédula de ajustes de descuentos DRH RE-114. Aviso de baja de empleados DRH RE-115. Movimientos de licencias y prestaciones (DRH RE-208). Reporte de faltas, guardias e incentivos (DRH RE-108). Reporte de tiempo extra (DRH RE-109). Calendario de entrega de movimientos de nómina (DRH RE-111). Solicitud de descuentos de salarios por investigación administrativa (DRH RE-405).

96

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

VII.

Siglas DRH SEP URES SAIES STAIUJAT SPIUJAT

Dirección de Recursos Humanos. Secretaria de Educación Pública. Unidades Responsables. Sistema para la Administración de Instituciones de Educación Superior. Sindicato de Trabajadores Administrativos y de Intendencia de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Sindicato de Profesores e Investigadores de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

97

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Procedimiento 1: Elaboración de la nómina ELABORACIÓN DE LA NÓMINA Director de Recursos Humanos

Departamento de Control Administrativo de Personal

Departamento de Relaciones Laborales

Departamento de Integración de Personal

Departamento de Nómina

Departamento de Sistemas

Oficial y/o Auxiliar Administrativo

Inicio

1. Revisan las incidencias a la nómina: Altas y bajas del personal, ajuste de salarios, promociones de personal, descuentos y modificaciones a las prestaciones económicas, jubilaciones y pensiones, licencias sin goce de sueldo, faltas, tiempo extra, incentivos y guardias.

2. Captura en el SAIES las incidencias a la nómina de acuerdo a lo reportado incluyendo los pagos por conceptos de honorarios por maestrías, cursos y diplomados.

3. Genera la prenómina para la revisión de las incidencias capturadas y en caso de observar errores corregirlos

4. Validan en coordinación con los responsables que participan en el proceso de elaboración de la nómina a fin de verificar que se haya aplicado correctamente

5. Generan la nómina

6. Afecta contablemente la nómina y elaborar las órdenes de pago y firmarlas

7. Imprime la nómina por tipos y URES (Unidades responsables)

8. Imprime los recibos de pago de nómina

9. Imprime reporte de conceptos de pago y orden de pago

Fin

98

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Desarrollo de actividades: Elaboración de la nómina Actividad

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

Documentos de referencia

1

Revisar las incidencias a la nómina: Altas y bajas del personal, ajuste de salarios, promociones de personal, descuentos y modificaciones a las prestaciones económicas, jubilaciones y pensiones, licencias sin goce de sueldo, faltas, tiempo extra, incentivos y guardias.

Jefe del Depto. de Integración de Personal.

Revisa que las incidencias contengan firmas, descripción detallada de los movimientos reportados.

1. Movimientos de nómina de personal académico.

Departamento de Relaciones Laborales.

Si cumple con los requisitos anteriores se asigna un folio por hoja a los registros.

Departamento de Control Administrativo de Personal. Director Recursos Humano.

de

Jefe del Depto. De Nómina.

De acuerdo al calendario de entrega de movimientos de nómina se asigna fecha de aplicación de las incidencias.

2. Movimientos de nómina de personal administrativo. 3. Calendario de entrega de movimientos de nómina. 4. Movimientos de licencias y prestaciones. 5. Reporte de faltas, guardias e incentivos. 6. Reporte de tiempo extra. 7. Solicitud de cálculo de liquidación y baja en el sistema 8. Solicitud de descuentos de salarios por investigación administrativa de conformidad a la Ley Federal del trabajo Art. 110.

99

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

Documentos de referencia

2

Capturar en el SAIES las incidencias a la nómina de acuerdo a lo reportado incluyendo los pagos por conceptos de honorarios por maestrías, cursos y diplomados.

Jefe del Departamento Nómina

Los registros deberán especificar nombre completo del o los empleados, empezando por el apellido paterno, especificar las horas extras laboradas por día (horas reales incluyendo los minutos), faltas, guardias e incentivos según corresponda.

Manual de usuarios sistema SAIES módulo de personal.

Oficiales Administrativos y Auxiliares Administrativos.

En los casos de alguna incidencia extraordinaria como el caso del tiempo extra, deberá mencionarse el motivo que la originó. Para la aceptación del pago de incentivos, se procederá a los siguiente: 1. Conciliar con todas las incapacidades del personal, según sea el caso. 2. Conciliar los días económicos solicitados por el personal, según sea el caso. 3. Conciliar con todos los permisos ya sea con goce, sin goce o sindicales autorizados, según sea el caso. Nota: Al incurrir el trabajador en un retardo durante el mes, pierde el derecho al pago del incentivo, según sea el caso.

Políticas y lineamientos del departamento de Nómina. Reglamento Régimen Pensiones Jubilaciones.

del de y

Ley Federal del Trabajo Título Tercero CONDICIONES DE TRABAJO. Ley del Impuesto Sobre la Renta Título IV DE LAS PERSONAS FISICAS. Contrato Colectivo Trabajo STAIUJAT vigente.

de

Contrato Colectivo de Trabajo SPIUJAT vigente. Memorándum de solicitud de pago de honorarios. 3

Generar la prenómina para la revisión de las incidencias capturadas y en caso de observar errores corregirlos.

Jefe del Departamento de Nómina y/o Jefe de Departamento de Sistemas.

Se procesa automáticamente la nómina a través del sistema SAIES, de acuerdo al manual de usuarios del sistema SAIES en el módulo de personal.

Manual Cálculo Nómina

de de la Docente

Manual de Cálculo de la Nómina Administrativa Manual de usuarios sistema SAIES módulo de personal. Ley Federal del Trabajo Ley del Impuesto Sobre la Renta Ley del Infonavit Ley del IMSS Calendario corrida nómina.

de de

100

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad

Descripción

Responsable

4

Validar en coordinación con los responsables que participan en el proceso de elaboración de la nómina a fin de verificar que se haya aplicado correctamente.

Jefe del Depto. de Nómina.

Descripción y/o criterios La

verificación

la

debe

Documentos de referencia realizar:

El Jefe del Departamento de Nómina. Jefe del Depto. de Integración de Personal, Oficiales Administrativos y Auxiliares Administrativos del Departamento de Nómina. Jefe del Depto. De Relaciones Laborales.

El Jefe del Departamento de Integración de Personal, Oficiales Administrativos y Auxiliares Administrativos. El Jefe del Departamento de Relaciones Laborales.

Si durante la validación se identifica errores u omisiones, se realizan las correcciones pertinentes y nuevamente se genera la prenómina.

Lista verificación prenómina.

de de

Lista de verificación de prenómina complementaria. Comparativo de nómina administrativa sindicalizada. Cédula de ajustes de descuentos. Aviso de baja de empleados.

5

Generar la nómina.

Jefe del Departamento de Sistemas.

Se revisa de manera aleatoria en el sistema SAIES, para asegurarse de que los movimientos de nómina se hayan realizado correctamente.

Nómina electrónica.

Realiza la afectación contable de la nómina, para que todos los movimientos de la misma se registren en la contabilidad de la Universidad.

Órdenes de pago

Jefe del Departamento de Nómina. 6

Afectar contablemente la nómina y elaborar las órdenes de pago y firmarlas.

Jefe del Departamento de Nómina.

Acuse de recibo de Finanzas.

Se imprime un reporte de las órdenes de pago a instituciones externas (INFONAVIT, IMSS, FONACOT, CREDILAND, ETESA, ISR, aseguradoras), préstamos personales, pensiones alimenticias, cuotas sindicales, entre otras. Las órdenes de pago se envían a la Secretaría de Finanzas. 7

Imprimir la nómina por tipos y URES (Unidades responsables).

Jefe del Departamento de Sistemas.

Se procesa e imprime la nómina por el sistema SAIES y el reporteador Business Objects.

Jefe del Departamento de Nómina.

Imprime reporte de totales de nómina consolidados para firma del Director de Recursos Humanos.

Reporte de nóminas electrónico y físico por URES.

Oficial Administrativo. 8

Imprimir los recibos de pago de nómina.

Jefe del Departamento de Sistemas. Oficial Administrativo. Auxiliar Administrativo.

El Jefe del Departamento de Sistemas elabora archivo por tipo de nómina y lo envía al Oficial Administrativo y/o Auxiliar Administrativo para impresión de formato en texto ASCII. Imprime los recibos de pago en original y copia y los envía a la Caja General de la Secretaría de Finanzas y a las coordinaciones administrativas de la UJAT.

Reporte nóminas electrónico URES.

de por

Recibos de nómina en original y copia.

101

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

Documentos de referencia

9

Imprimir reporte de conceptos de pago y orden de pago.

Oficial Administrativo y/o Auxiliar Administrativo.

Imprime por medio del reporteador BUSSINES OBJECTS, los reportes de los descuentos identificados con clave del número 50 en delante de los conceptos de nómina.

Reporte electrónico de descuentos por conceptos de pago en el Reporteador Business Objects

Los reportes se envían a la Secretaría de Finanzas de la UJAT. Se emite un listado de las órdenes de pago contables derivadas de los descuentos debidamente firmado por el Jefe del Departamento de Nómina y se turnan a la Secretaría de Finanzas.

Acuse de recibo de la Secretaría de Finanzas.

102

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

UNIVERSIDAD JUÁREZ AUTÓNOMA DE TABASCO ESTUDIO EN LA DUDA, ACCIÓN EN LA FE

SERVICIOS MÉDICOS

103

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Proceso: Atención médica I.

Objetivo del proceso Proporcionar la adecuada y oportuna atención médica a los derechohabientes y sus beneficiarios con base a sus solicitudes, conforme a las disposiciones contractuales de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

II.

Alcance Departamento de Servicios Médicos de la Unidad Central de la Coordinación General de los Servicios Médicos.

III.

Área responsable del proceso Coordinación General de Servicios Médicos.

IV.

Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.)  

 

V.

La atención de medicina general y odontología será recibida por petición personal a la recepcionista. En caso de consulta de medicina especializada la solicitud de atención será recibida a través de la Hoja de Referencia y Contrarreferencia y Solicitud de Auxiliares de Diagnóstico. La información personal deberá ser proporcionada mediante la Credencial actualizada del Servicio Médico o recibo de pago. El personal asignado al turno se determinará de forma semanal y quedará registrado mediante oficio.

Normatividad -

Contrato Colectivo de Trabajo del STAIUJAT.

-

Contrato Colectivo de Trabajo del SPIUJAT.

-

Reglamento de los Servicios Médicos de la UJAT.

-

Manual de Organización y Funciones de la Coordinación General de Servicios Médicos.

-

Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.

104

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

VI.

Documentos de referencia -

VII.

Comprobante de pago o propuesta de trabajo. Guía para la Toma de Signos Vitales. Expediente Clínico. Registro de Consulta Médica en SAIES. Informe Diario de Labores. Receta Médica. Hoja de Referencia y Contrarreferencia. Solicitud de Auxiliares de Diagnósticos. Solicitud para Generar Licencia Médica. Solicitud de Cirugía. Justificante Médico.

Siglas DRH URES SAIES STAIUJAT SPIUJAT

Dirección de Recursos Humanos. Unidades Responsables. Sistema para la Administración de Instituciones de Educación Superior. Sindicato de Trabajadores Administrativos y de Intendencia de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Sindicato de Profesores e Investigadores de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

105

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Procedimiento 1: Atención médica ATENCIÓN MÉDICA Recepcionista

Auxiliar de clínica

Médico Tratante

Inicio

1. Recibe la solicitud de atención médica del derechohabiente y/o beneficiario

2. Registra la solicitud de atención médica

¿Odontología o Imagen?

Sí

No

3. Realiza y registra la toma de signos vitales, así como de somatometría y glucemia capilar en los casos que sea requerido

4. Solicita al Departamento de Afiliación de Derechos y Archivo el expediente clínico del derechohabiente y/o beneficiario y lo entrega al Médico Tratante

5. Informa mediante el tablero de recepción o de forma verbal al derechohabiente y/o beneficiario de su turno

6. Recibe e inicia con la atención médica al derechohabiente y/o beneficiario

Fin

106

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Desarrollo de actividades: Atención médica Actividad

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

Documentos de referencia

1

Recibir la solicitud de atención médica del derechohabiente y/o beneficiario, y requerir la credencial para validar la acreditación de la vigencia de derechos a los servicios médicos.

Recepcionista.

Únicamente se proporcionará la atención médica, cuando se acredita el derecho a los servicios médicos a través de:

Reglamento de los Servicios Médicos de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

• Credencial actualizada. • Recibo de pago del periodo de labor inmediato anterior.

Comprobante de pago o propuesta de trabajo.

• Propuesta de trabajo vigente. • Previa autorización por parte del Jefe de Coordinación o Coordinador General. Nota: En los casos de urgencias donde corra peligro la vida, se hará caso omiso a lo anterior y se otorgará la atención médica, incluyendo a los no beneficiarios de esta Institución. 2

Registrar la solicitud de atención médica, de forma digital a través del sistema SAIES y en forma física en el Registro de Consultas Médicas, con el médico tratante correspondiente.

Recepcionista.

Solo ésta permitido asignar un turno de atención médica por paciente y solo al término de su consulta podrá solicitar otro turno para la atención con otro médico tratante. Si la solicitud de atención es de consulta de medicina general y especializada, indica al derechohabiente y/o beneficiario que acuda al área de Signos Vitales y continúa en la actividad número 3.

Registro de Pacientes en Sistema para Consulta Médica. Registro Consultas Médicas.

de

Si la solicitud de atención es de consulta odontológica y/o imagen, pasa a la actividad número 4. 3

4

Realizar y registrar la toma de signos vitales (frecuencia cardíaca, respiratoria, presión arterial y temperatura), así como de somatometría (peso, talla, cintura, cadera) y glucemia capilar en los casos que sea requerido.

Auxiliar clínica

de

Solicitar al Departamento de Afiliación de Derechos y Archivo el expediente clínico del derechohabiente y/o beneficiario y entregarlo al Médico Tratante correspondiente, para su utilización durante la consulta médica requerida.

Recepcionista

En casos de que se detecten signos vitales alterados para la salud del paciente, este será llevado al área de curaciones y se dará aviso inmediatamente al Jefe del Departamento de Servicios Médicos y/o al médico tratante asignado.

Guía para la Toma de Signos Vitales.

Es responsabilidad del personal en turno resguardar y mantener debidamente requisitado la Bitácora de Atención Diaria de signos vitales y hacer las anotaciones en ella del o los procedimientos aplicados al paciente.

Ficha de Vitales.

Para garantizar la confidencialidad del paciente, los expedientes clínicos se deberán entregar únicamente al médico tratante con el que asiste.

Expediente Clínico.

Bitácora de Atención Diaria de Signos Vitales. Signos

Es responsabilidad del personal de recepción en turno, solicitar a los médicos tratantes los expedientes clínicos que se encuentren pendientes de devolver para su entrega al Departamento de Afiliación de Derechos y Archivo.

107

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad

Descripción

5

Informar mediante el tablero de recepción o de forma verbal al derechohabiente y/o beneficiario de su turno, para que éste pase al consultorio y proceder a iniciar con la atención médica solicitada.

Médico tratante

Recibir e iniciar con la atención médica al derechohabiente y/o beneficiario, para determinar sobre su estado de salud, diagnostico e indicaciones para ayudar a mejorar o prevenir la enfermedad del paciente; debiendo registrar toda la información en el sistema SAIES, así como la actualización del expediente clínico correspondiente.

Médico tratante

6

Responsable

Descripción y/o criterios

Documentos de referencia

Si al llamar al paciente a través del tablero de recepción o de forma verbal, este no se encuentra en la sala de espera, se deberá registrar a través del sistema SAIES en la hoja de evolución que se llamó y no se presentó e integrar la información en el expediente clínico y continuar con la siguiente consulta.

Registro de Consulta Médica en SAIES.

Las atenciones médicas diarias se registrarán en el informe diario de labores, debiéndose entregar al final de la jornada laboral a la recepcionista para su archivo y resguardo.

Reglamento de los Servicios Médicos de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

Expediente Clínico.

Únicamente se deberá diagnosticar, establecer tratamiento y prescribir medicamentos en los formatos autorizados y dentro de la jornada laboral.

Registro de Consulta Médica en SAIES.

Enviar a medicina especializada los casos que así lo ameriten.

Expediente Clínico.

Nota 1: se deberá informar a las autoridades competentes (Coordinador General de los Servicios Médicos y Secretaria de Salud del Estado) en caso de identificar un padecimiento en el derechohabiente y/o beneficiario que sea considerado como enfermedad infecto contagioso.

Informe Diario de Labores.

Nota 2: atender, en caso de ausencia del Jefe del Departamento de Servicios Médicos, a los pacientes que acuden por urgencia y determinar su transferencia a medicina especializada, cuando el caso lo requiera.

Receta Médica. Hoja de Referencia y Contrarreferencia. Solicitud Auxiliares Diagnósticos.

de de

Solicitud para Generar Licencia Médica. Solicitud Cirugía.

de

Justificante Médico.

108

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Proceso: Control de expedientes clínicos

I.

Objetivo del proceso Mantener disponible y actualizado los expedientes clínicos de los derechohabientes y/o beneficiarios, a través del adecuado control de la vigencia del derecho a los servicios médicos, así como de la gestión de solicitudes de servicios médicos en forma oportuna.

II.

Alcance Es de aplicación para todos los afiliados a los servicios médicos de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, conforme a las disposiciones y lineamientos establecidos en los reglamentos internos.

III.

Área responsable del proceso Coordinación General de Servicios Médicos.

IV.

Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) Consejo Consultivo Médico, Dirección de Recursos Humanos, Coordinación de Seguridad Social, Médicos:  Disposiciones y lineamientos para la prestación de la atención médica.  Información de afiliación de derechohabientes y/o beneficiarios.  Información sobre antecedentes y atención médica proporcionada de afiliados a los servicios médicos. Trabajadores, Jubilados, Pensionados, Familiares de derechohabientes:  Requerimientos de prestación de servicios médicos.  Información de afiliación a los servicios médicos.  Información de revalidación de los servicios médicos.

109

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

V.

Normatividad -

Contrato Colectivo de Trabajo del STAIUJAT.

-

Contrato Colectivo de Trabajo del SPIUJAT.

-

Reglamento de los Servicios Médicos de la UJAT.

-

Manual de Organización y Funciones de la Coordinación General de Servicios Médicos.

-

Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.

-

NOM

SSA1

-

2008,

Buenas

Prácticas

de

Almacenamiento,

Acondicionamiento y Distribución de Insumos para la Salud VI.

Documentos de referencia -

VII.

Afiliación de Derechohabientes a los Servicios Médicos. Alta de Derechos de Servicios Médicos en SAIES. Expediente Clínico. Expediente de Identificación Administrativo. Bitácora de Entrada-Salidas de Expedientes. Elaboración de Pases en SAIES. Pase de Servicios Médicos.

Siglas DRH NOM URES SAIES STAIUJAT SPIUJAT

Dirección de Recursos Humanos. Norma Oficial Mexicana. Unidades Responsables. Sistema para la Administración de Instituciones de Educación Superior. Sindicato de Trabajadores Administrativos y de Intendencia de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Sindicato de Profesores e Investigadores de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

110

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Procedimiento 1: Control de expedientes clínicos CONTROL DE EXPEDIENTES CLÍNICOS Jefe de Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos

Auxiliar de Archivo

Inicio

1. Recibe documento de afiliación de derechohabientes a los servicios médicos

2. Abre el expediente de identificación administrativo del derechohabiente, así como el respectivo expediente clínico del derechohabiente y/o beneficiario

3. Controla y resguarda los expedientes clínicos de los derechohabientes y beneficiarios afiliados a los servicios médicos

4. Actualiza los expedientes clínicos de derechohabientes y beneficiarios afiliados a los servicios médicos por elaboración de pases de servicios médicos requeridos

Fin

111

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Desarrollo de actividades: Control de expedientes clínicos Actividad

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

Documentos de referencia

1

Recibir documento de afiliación de derechohabientes a los servicios médicos; verificar y realizar, de no haber observaciones, el alta de la información en el sistema SAIES.

Jefe de Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

El alta del derechohabiente y/o beneficiario en sistema SAIES se realizara únicamente si la información proporcionada del derechohabiente es validada con la base de datos de la Dirección de Recursos Humanos.

Afiliación de Derechohabientes a los Servicios Médicos.

Cuando exista la necesidad de realizar alguna modificación (alta, baja o cambio de estatus) del derechohabiente y/o beneficiario con respecto al derecho a los servicios médicos, se deberá realizar la actualización en la base de datos del sistema SAIES.

Nota: de encontrarse observaciones en la información se deberá informar a la Coordinación de Seguridad Social para la corrección de la información correspondiente. 2

Abrir expediente de identificación administrativo del derechohabiente, así como el respectivo expediente clínico del derechohabiente y/o beneficiario según sea el caso.

Auxiliar Archivo.

de

4

Controlar y resguardar los expedientes clínicos de los derechohabientes y beneficiarios afiliados a los servicios médicos.

Actualizar los expedientes clínicos de derechohabientes y beneficiarios afiliados a los servicios médicos por elaboración de pases de servicios médicos requeridos.

Alta de Derechos de Servicios Médicos en SAIES.

Expediente Clínico. Expediente Identificación Administrativo.

de

Todo expediente clínico se deberá de integrar en el expediente de identificación administrativo del derechohabiente al cual corresponda su afiliación.

Nota: Los expedientes deberán ser archivados en los espacios asignados y orden alfabético. 3

Para abrir el expediente clínico se deberá considerar únicamente los siguientes datos: - Nombre del paciente. - Parentesco. - No. de ficha. - Nombre del trabajador. - Adscripción y categoría.

Reglamento de los Servicios Médicos de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

Jefe de Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

Las solicitudes de expedientes clínicos deberán ser registradas, sin excepción alguna, por el personal de turno de labor correspondiente en la bitácora de entradas y salidas.

Expediente Clínico.

Auxiliar Archivo.

de

Los expedientes clínicos se deberán de encontrar en el expediente de identificación administrativo del derechohabiente al cual corresponda su afiliación.

Bitácora de Entrada-Salidas de Expedientes.

Jefe de Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

Se deberá verificar de forma trimestral y aleatoria, que los expedientes clínicos se encuentren archivados de forma adecuada y en los lugares asignados.

Elaboración de Pases en SAIES.

Auxiliar Archivo.

de

La verificación será realizada por el Jefe de Departamento de Afiliación de Derechos y Archivo.

Expediente Identificación Administrativo.

de

Pase de Servicios Médicos. Expediente Clínico.

112

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Proceso: Entrega de medicamentos y material de curación

I.

Objetivo del proceso Dar respuesta oportuna a los requerimientos de medicamentos de derechohabientes y beneficiarios del servicio médico, así como de los materiales de curación para el Departamento de Servicios Médicos, a través de un trato humano y responsable.

II.

Alcance Aplica para todo el personal del Departamento de Farmacia de la Unidad Central de la Coordinación General de los Servicios Médicos.

III.

Área responsable del proceso Coordinación General de Servicios Médicos.

IV.

Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) Proveedores de medicamentos:  Información sobre entrega, cantidad, nombre, tipo y presentación de medicamentos. Derechohabientes y/o beneficiarios:  Requerimiento de medicamentos. Unidades Responsables de la UJAT:  Información de afiliación a los servicios médicos.  Solicitud de surtimiento de botiquín. Departamento Administrativo:  Requerimiento interno de materiales de curación. Departamento de Servicios Médicos:  Material de curación.

113

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

V.

Normatividad -

Contrato Colectivo de Trabajo del STAIUJAT.

-

Contrato Colectivo de Trabajo del SPIUJAT.

-

Reglamento de los Servicios Médicos de la UJAT.

-

Manual de Organización y Funciones de la Coordinación General de Servicios Médicos.

-

Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.

-

NOM

SSA1

-

2008,

Buenas

Prácticas

de

Almacenamiento,

Acondicionamiento y Distribución de Insumos para la Salud. VI.

Documentos de referencia -

VII.

Hoja de Pedido. Factura de proveedor. Recepción de Mercancía. Listado de Medicamentos. Vale de Almacén. Recetas médicas internas y externas. Oficio de solicitud de botiquín. Registro de Salida de Medicamentos. Elaboración de Subrogación en SAIES.

Siglas DRH NOM URES SAIES STAIUJAT SPIUJAT

Dirección de Recursos Humanos. Norma Oficial Mexicana. Unidades Responsables. Sistema para la Administración de Instituciones de Educación Superior. Sindicato de Trabajadores Administrativos y de Intendencia de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Sindicato de Profesores e Investigadores de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

114

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Procedimiento 1: Entrega de medicamentos y material de curación ENTREGA DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIÓN Jefe de Departamento de Farmacia

Auxiliar de Farmacia

Inicio

1. Elabora y solicita pedido de medicamentos a proveedores determinados de la licitación del ejercicio correspondiente

2. Recepciona los medicamentos solicitados a proveedores, así como el material de curación del Departamento de Servicios Médicos

3. Acomoda los medicamentos y/o material de curación en el área de almacén y de dispensación de medicamentos

4. Entrega el material de curación al Departamento de Servicios Médicos y/o Unidades Responsables (URES) de la UJAT

5. Entrega y/o subroga medicamentos a derechohabientes y beneficiarios afiliados a los servicios médicos

Fin

115

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Desarrollo de actividades: Entrega de medicamentos y material de curación Actividad

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

Documentos de referencia

1

Elaborar y solicitar pedido de medicamentos a proveedores determinados de la licitación del ejercicio correspondiente.

Jefe de Departamento de Farmacia.

Para elaborar los pedidos de medicamentos se deberá verificar que el listado de medicamentos autorizado se encuentre disponible en la base datos del sistema SAIES.

Elaboración de pedidos en SAIES.

Recepcionar los medicamentos solicitados a proveedores, así como el material de curación del Departamento de Servicios Médicos.

Jefe de Departamento de Farmacia.

La recepción de medicamentos se realizará contra Factura y considerando la revisión de los siguientes requisitos:

Auxiliar de Farmacia.

• Que el registro fiscal de la Universidad sea el correcto. • Que las cantidades de artículos corresponda a los solicitados.

2

Hoja de Pedido.

Una vez elaborado el pedido en sistema SAIES, se deberá informar vía telefónica al proveedor de la fecha para proporcionarle la hoja de pedido correspondiente. Factura proveedor. Hoja

de

de

pedido.

Recepción Mercancía.

de

Listado Medicamentos.

de

Los medicamentos se recibirán únicamente si cumplen con los siguientes requisitos: • Fecha de caducidad mayor a 12 meses. • Formula y presentación del medicamento correspondan a lo solicitado. • Empaque y/o caja del medicamento se encuentre en buenas condiciones. 3

Acomodar medicamentos y/o material de curación en el área de almacén y de dispensación de medicamentos.

Jefe de Departamento de Farmacia. Auxiliar de Farmacia.

Almacenar los medicamentos de acuerdo al principio de “Primeras Entradas, Primeras Salidas” (PEPS), es decir colocando los productos nuevos atrás y los ya existentes al frente. Los medicamentos deberá ser acomodados en los estantes en orden alfabético por producto, empezando de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. Nota: Únicamente los medicamentos que sean acomodados en los estantes del área de dispensación de medicamentos deberán presentar el sello de “Propiedad de la UJAT”.

4

Entregar el material de curación al Departamento de Servicios Médicos y/o Unidades Responsables (URES) de la UJAT.

Jefe de Departamento de Farmacia.

Los vales de almacén únicamente se recibirá si se encuentran legibles, están debidamente firmados y si el material requerido es de curación.

Vale de Almacén. Oficio de solicitud de botiquín.

Auxiliar de Farmacia.

116

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Actividad

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

Documentos de referencia

5

Entregar y/o subrogar medicamentos a derechohabientes y beneficiarios afiliados a los servicios médicos.

Jefe de Departamento de Farmacia.

Únicamente se realizará la entrega de medicamentos previa acreditación de afiliación a los servicios médicos, mediante credencial o comprobante de pago para validar el número de afiliación a través del sistema SAIES.

Recetas médicas internas y externas.

Auxiliar de Farmacia.

Para los casos en los que no se cuente con los medicamentos requieridos por el derechohabiente y/o beneficiario, se hará la subrogación correspondiente a la farmacia contratada por la UJAT, pudiendo ser: • Unión. • Estrella. • Fármacos Especializados. • Génesis.

Registro de Salida de Medicamentos. Elaboración Subrogación SAIES.

de en

117

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Proceso: Gestión de Recursos Administrativos y Médicos I.

Objetivo del proceso Prever y gestionar las necesidades y requerimientos de insumos o servicios médicos, a través de una administración eficaz y eficiente de los recursos materiales y financieros asignados a la Coordinación General de los Servicios Médicos.

II.

Alcance Es de aplicación para el personal de las áreas de contabilidad e informática del Departamento de Administración de la Unidad Central de la Coordinación General de los Servicios Médicos.

III.

Área responsable del proceso Coordinación General de Servicios Médicos.

IV.

Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.) Proveedores, derechohabientes y beneficiarios:  Facturas de servicios otorgados.  Facturas por medicamentos.  Cotizaciones de materiales médicos.  Solicitudes de gastos y reembolsos médicos. Coordinación General de los Servicios Médicos:  Requerimiento de material médico, oficina y limpieza.  Información de forma de pago de médicos.

V.

Normatividad -

Contrato Colectivo de Trabajo del STAIUJAT.

-

Contrato Colectivo de Trabajo del SPIUJAT.

-

Reglamento de los Servicios Médicos de la UJAT.

-

Manual de Organización y Funciones de la Coordinación General de Servicios Médicos.

-

Manual de Normas Presupuestarias.

-

Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016. 118

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

VI.

Documentos de referencia -

VII.

Cédulas Programáticas. Información de gastos del periodo anterior. Programa Operativo Anual. Solicitud de Materiales. Gestión de Pago a Proveedores. Gestión de Vale y Reembolsos de Gastos Médicos.

Siglas DRH POA URES SAIES STAIUJAT SPIUJAT

Dirección de Recursos Humanos. Programa Operativo Anual. Unidades Responsables. Sistema para la Administración de Instituciones de Educación Superior. Sindicato de Trabajadores Administrativos y de Intendencia de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Sindicato de Profesores e Investigadores de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

119

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Procedimiento 1: Gestión de Recursos Administrativos y Médicos GESTIÓN DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS Y MÉDICOS Jefe de Administración

Coordinador General

Inicio

1. Programa el presupuesto a ejercer en la Coordinación General de los Servicios Médicos para el periodo correspondiente

2. Revisa, analiza y valida el presupuesto programado para la Coordinación General de los Servicios Médicos del periodo correspondiente

3. Gestiona ante las unidades responsables (URES) de la Universidad, el presupuesto a ejercer en la Coordinación General de los Servicios Médicos

4. Ejerce y controla del programa operativo anual de la Coordinación General de los Servicios Médicos

Fin

120

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

Desarrollo de actividades: Gestión de Recursos Administrativos y Médicos Actividad

Descripción

Responsable

Descripción y/o criterios

1

Programar el presupuesto a ejercer en la Coordinación General de los Servicios Médicos para el periodo correspondiente.

Jefe de Administración.

La programación del presupuesto deberá realizarse dentro de los meses de noviembre y diciembre de cada año.

2

Revisar, analizar y validar el presupuesto programado para la Coordinación General de los Servicios Médicos del periodo correspondiente.

Coordinador General.

La validación del presupuesto programado la realizará el Coordinador General de los Servicios Médicos, evidencia de ello será su firma en la documentación correspondiente.

Cédulas programáticas.

3

Gestionar ante las unidades responsables (URES) de la Universidad, el presupuesto a ejercer en la Coordinación General de los Servicios Médicos.

Jefe de Administración.

El presupuesto a ejercer deberá ser plasmado mediante un programa operativo anual, y será elaborado una vez recibido el oficio de autorización de presupuesto por parte de la Secretaría de Finanzas.

Programa Operativo Anual (POA).

Ejercer y controlar del programa operativo anual de la Coordinación General de los Servicios Médicos.

Jefe de Administración.

El manejo de los recursos asignados se deberá realizar conforme a las disposiciones y lineamientos presupuestales establecidas en el Manual de Normas Presupuestarias y la normatividad aplicable vigente.

Manual de Normas Presupuestarias.

4

En esta actividad participan el Subjefe de Contabilidad y el Subjefe de Informática.

La documentación e información del ejercicio de los recursos financieros deberá ser tramitada oportunamente a la Secretaría de Finanzas.

Documentos de referencia Cédulas Programáticas. Información de gastos del periodo anterior.

Oficios.

Solicitud Materiales.

de

Gestión de Pago a Proveedores. Gestión de Vales y Reembolsos de Gastos Médicos.

121