Manual de producto de GFI

Guía del Conector de Outlook

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Tabla de contenido 1 Introducción 1.1 Acerca de GFI MailArchiver 1.2 Acerca de GFI MailArchiver Outlook Connector 2 Uso de GFI MailArchiver Outlook Connector 2.1 Inicio de GFI MailArchiver Outlook Connector 2.2 El buzón de GFI MailArchiver Outlook Connector 3 Supervisión de GFI MailArchiver Outlook Connector 3.1 Barra de herramientas de estado de GFI MailArchiver Outlook Connector (sólo Microsoft Outlook® 2000/3/7) 3.2 Ficha de la cinta de GFI MailArchiver Outlook Connector (Microsoft Outlook® 2010) 3.3 Supervisión de la sincronización 3.4 Trabajo sin conexión 4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector 4.1 Configuración de sincronización 4.2 Adición de un buzón nuevo 4.3 Configuración de base de datos 4.4 Habilitación y deshabilitación de GFI MailArchiver Outlook Connector 4.5 Configuración de idioma 5 Solución de problemas y soporte técnico 5.1 Introducción 5.2 GFI SkyNet 5.3 Foro en la red 5.4 Solicitud de soporte técnico 5.5 Documentación 5.6 Problemas de GFI MailArchiver Outlook Connector

4 4 4 5 5 5 10 10 10 11 15 16 16 18 20 21 21 23 23 23 23 23 23 24

6 Glosario

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7 Índice

32

1 Introducción 1.1 Acerca de GFI MailArchiver GFI MailArchiver es una solución de archivado de correos electrónicos potente y fácil de utilizar que le ayuda a archivar los mensajes de correo electrónico internos y externos en un almacén de archivo central. Posteriormente, podrá administrar con facilidad los almacenes de archivo de correo electrónico desde la interfaz basada en Web de GFI MailArchiver, que también permite a los usuarios autorizados explorar y buscar mensajes de correo electrónico archivados.

1.2 Acerca de GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector es un complemento que sincroniza GFI MailArchiver con Microsoft Outlook®. GFI MailArchiver Outlook Connector permite a los usuarios ver los mensajes de correo electrónico archivados a través de GFI MailArchiver en Microsoft Outlook®. Los mensajes de correo electrónico archivados se muestran en Microsoft Outlook en una estructura organizada de carpetas idéntica a la del buzón del usuario. NOTA Es necesario habilitar la recuperación de la estructura de carpetas del buzón en GFI MailArchiver para que GFI MailArchiver Outlook Connector muestre los mensajes de correo electrónico con la misma estructura que la del buzón del usuario.

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1 Introducción | 4

2 Uso de GFI MailArchiver Outlook Connector Cuando GFI MailArchiver Outlook Connector se instala, se registra automáticamente en Microsoft Outlook®. Microsoft Outlook® intentará conectarse automáticamente a GFI MailArchiver utilizando la dirección URL que se especificó durante de instalación. La sincronización con GFI MailArchiver se realiza automáticamente en el intervalo de tiempo especificado, o bien manualmente con la barra de herramientas de estado de GFI MailArchiver Outlook Connector. GFI MailArchiver Outlook Connector agregará automáticamente la carpeta Buzón de GFI MailArchiver a la lista de carpetas de Microsoft Outlook®. De manera predeterminada, solo estará disponible un buzón (el buzón del usuario que haya iniciado sesión); sin embargo, se podrán agregar otros buzones más adelante. Aparece una barra de herramientas que muestra el estado de la sincronización con el servidor de GFI MailArchiver. NOTA De forma predeterminada, GFI MailArchiver Outlook Connector sincroniza y muestra los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos en los últimos 365 días. Para obtener más información sobre cómo configurar el número de días que se sincronizan, consulte: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_OutlookConnectorSyncronisation

2.1 Inicio de GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector se inicia automáticamente. 1. Abra Microsoft Outlook®. 2. Al iniciarse, GFI MailArchiver Outlook Connector intentará conectarse automáticamente con las credenciales de usuario que se proporcionan.

Captura de pantalla 1: Introduzca los detalles de autenticación

3. Si la autenticación falla en el inicio, se solicitará al usuario que escriba el nombre de usuario y la contraseña.

2.2 El buzón de GFI MailArchiver Outlook Connector Cuando se instala GFI MailArchiver Outlook Connector, implementa automáticamente un buzón nuevo, llamado Buzón de GFI MailArchiver, en la lista de carpetas de Microsoft Outlook®. 2.2.1 Carpetas de correo electrónico El archivo de mensajes de correo electrónico del buzón de GFI MailArchiver se compone de la estructura de carpetas de correo electrónico de la carpeta de correo de Microsoft Outlook®.

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2 Uso de GFI MailArchiver Outlook Connector | 5

Normalmente, aquí se incluye la Bandeja de entrada y sus subcarpetas, los elementos enviados y las carpetas de correo electrónico restantes. NOTA Es necesario habilitar la recuperación de la estructura de carpetas del buzón en GFI MailArchiver para que GFI MailArchiver Outlook Connector muestre los mensajes de correo electrónico con la misma estructura que la del buzón del usuario.

Los encabezados de correos electrónicos se muestran en su carpeta pertinente. Cuando se selecciona un encabezado de correo electrónico, éste se recupera del servidor de GFI MailArchiver y se muestra en el panel de lectura de Microsoft Outlook®. De manera predeterminada, el número de encabezados de correos electrónicos que se almacenan es 100.000, pero dicho número se puede configurar como se muestra en el capítulo Número máximo de correos electrónicos de la caché local.

Captura de pantalla 2: Office 2003/2007: Mensajes de correo electrónico de la bandeja de entrada de GFI MailArchiver Outlook Connector

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2 Uso de GFI MailArchiver Outlook Connector | 6

Captura de pantalla 3: Office 2010: Mensajes de correo electrónico de la bandeja de entrada de GFI MailArchiver Outlook Connector

2.2.2 Buscar GFI MailArchiver Outlook Connector permite que el usuario busque mensajes de correo electrónico en el buzón de archivados. Al hacer clic en el botón Buscar, Microsoft Outlook® se conecta con el servidor de GFI MailArchiver y carga la página de búsqueda en una ventana independiente. 1. Seleccione Buscar. NOTA Al botón Buscar de Microsoft Outlook® 2010 se puede acceder en la ficha GFI MailArchiver de la cinta. En la versión anterior de Microsoft Outlook® se encuentra en la barra de herramientas de estado de GFI MailArchiver Outlook Connector.

De forma predeterminada, GFI MailArchiver muestra la interfaz de búsqueda sencilla, que permite buscar texto en los mensajes de correo electrónico. 2. En el cuadro de texto Buscar usuario en todos los correos electrónicos archivados, escriba el texto que desea buscar.

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2 Uso de GFI MailArchiver Outlook Connector | 7

NOTA Se pueden usar los siguientes caracteres comodín: ? : cualquier carácter individual. *: cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo: Para buscar mensajes de correo electrónico que contengan la palabra ‘Swiss’, puede escribir ‘sw??s’ o ‘sw*s’ en el cuadro Buscar.

3. Seleccione un intervalo de fechas en la lista Buscar en correos electrónicos 4. Si ha iniciado sesión con una cuenta de usuario que tenga acceso a otras cuentas de usuario, la búsqueda sencilla sólo buscará, de manera predeterminada, en sus mensajes de correo electrónico. 5. Haga clic en

.

Los mensajes de correo electrónico que concuerden con la consulta de búsqueda especificada se muestran debajo del área Buscar. GFI MailArchiver muestra un máximo de 25 mensajes de correo electrónico por página. Si hay más de 25 mensajes de correo electrónico que coincidan con la consulta de búsqueda, GFI MailArchiver los mostrará en varias páginas. Para navegar por las páginas con los resultados de la búsqueda, haga clic en los vínculos que se proporcionan para ello. 2.2.3 Búsqueda avanzada Haga clic en

para acceder a la característica de búsqueda avanzada.

Captura de pantalla 4: Opciones de Búsqueda avanzada

2. En el área Opciones de búsqueda avanzada, use las funciones que se describen más adelante para realizar una búsqueda avanzada. OPCIÓN

DESCRIPCIÓN

Almacén de archivos

Define el Almacén de archivo en el que se realizará la búsqueda. Seleccione uno o varios Almacenes de archivo en la lista disponible de Almacenes de archivo.

Fecha de envío

Define la fecha en que se envió el mensaje de correo electrónico que se va a buscar.

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2 Uso de GFI MailArchiver Outlook Connector | 8

OPCIÓN

DESCRIPCIÓN

Incluye y/cualquiera

Define si se muestran los mensajes de correo electrónico que cumplen todas las condiciones o los que cumplen cualquiera de las condiciones. En la lista desplegable, seleccione: Cualquiera: muestra los mensajes de correo electrónico que cumplen al menos una de las condiciones especificadas. Y: muestra los mensajes de correo electrónico que cumplen todas las condiciones especificadas.

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2 Uso de GFI MailArchiver Outlook Connector | 9

3 Supervisión de GFI MailArchiver Outlook Connector En esta sección se describe cómo usar la barra de herramientas Estado en Microsoft Outlook® 2000/3/7 y la ficha de la cinta en Microsoft Outlook 2010.

3.1 Barra de herramientas de estado de GFI MailArchiver Outlook Connector (sólo Microsoft Outlook® 2000/3/7)

Captura de pantalla 5: Barra de herramientas de estado de GFI MailArchiver Outlook Connector

El estado de GFI MailArchiver Outlook Connector se muestra en la barra de herramientas de estado de GFI MailArchiver Outlook Connector. Los posibles estados de GFI MailArchiver son: En línea, Sin conexión o Sincronizando. NOTA La opción de la barra de herramientas no estará disponible hasta que Microsoft Outlook® se reinicie por primera vez.

Un icono de vista rápida indica el estado de la sincronización: : el servidor de GFI MailArchiver está en línea y no se produjeron errores durante la sincronización. : el servidor de GFI MailArchiver está en línea, pero se produjo un error durante la sincronización. : se produjo un error al intentar conectar con el servidor de GFI MailArchiver. : GFI MailArchiver Outlook Connector se ha configurado manualmente para que funcione sin conexión. Para iniciar la sincronización de forma manual, haga clic en la barra de herramientas de GFI MailArchiver y seleccione Sincronizar ahora.

3.2 Ficha de la cinta de GFI MailArchiver Outlook Connector (Microsoft Outlook® 2010) En Microsoft Outlook® 2010, el estado de GFI MailArchiver Outlook Connector se muestra en la cinta de Microsoft Outlook®, dentro de la ficha Inicio. NOTA Las opciones de GFI MailArchiver no estarán disponibles hasta que Microsoft Outlook® se reinicie por primera vez.

Un icono de vista rápida indica el estado de la sincronización: : el servidor de GFI MailArchiver está en línea y no se produjeron errores durante la sincronización. : el servidor de GFI MailArchiver está en línea, pero se produjo un error durante la sincronización. : se produjo un error al intentar conectar con el servidor de GFI MailArchiver.

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3 Supervisión de GFI MailArchiver Outlook Connector | 10

: GFI MailArchiver Outlook Connector se ha configurado manualmente para que funcione sin conexión. Para iniciar la sincronización de forma manual, haga clic en la barra de herramientas de GFI MailArchiver y seleccione Sincronizar ahora.

3.3 Supervisión de la sincronización Para supervisar el progreso de la sincronización: Microsoft Outlook® 2000/3/7: Haga clic en la barra de herramientas de GFI MailArchiver y seleccione Ver estado en la lista desplegable. Microsoft Outlook® 2010: haga clic en la opción Estado.

Captura de pantalla 6: Progreso de la sincronización

El proceso de sincronización consta de tres fases, durante las que GFI MailArchiver Outlook Connector: Fase 1: Conecta: se conecta con el servidor de GFI MailArchiver a través de la dirección URL que se especifica en el cuadro de diálogo Configuración. Fase 2: sincronización de encabezados de correos electrónicos: descarga los encabezados de los mensajes de correo electrónico a una base de datos local. Fase 3: descarga de correos electrónicos: descarga los mensajes de correos electrónico para el acceso sin conexión. En la ficha Actividad se puede encontrar más información acerca de cada uno de los procesos de sincronización.

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3 Supervisión de GFI MailArchiver Outlook Connector | 11

Captura de pantalla 7: Resumen de sincronización

Al finalizar la sincronización, aparece un resumen que muestra: Hora de inicio: la hora en la que se inició la sincronización. Duración: el tiempo que ha tardado la sincronización en finalizar. Encabezados sincronizados: el número de encabezados que se han descargado localmente. Correos electrónicos descargados: el número de mensajes de correo electrónico completos descargados localmente para el acceso sin conexión.

Errores de sincronización Por distintas razones, es posible que GFI MailArchiver Outlook Connector no pueda sincronizarse correctamente con el servidor de GFI MailArchiver.

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3 Supervisión de GFI MailArchiver Outlook Connector | 12

Captura de pantalla 8: Error de sincronización

Cuando se produzca un error, revise los detalles del mismo en el resumen, o bien haga clic en Ver errores para iniciar la ficha Actividad.

Captura de pantalla 9: Lista de actividades de la sincronización

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3 Supervisión de GFI MailArchiver Outlook Connector | 13

De manera predeterminada, se graban los 1000 últimos eventos de actividad de la sincronización. Para modificar el número de eventos de actividad de la sincronización que se muestran: 1. Cierre Microsoft Outlook y vaya a: Windows® XP y versiones anteriores: Windows® Vista y versiones posteriores: 2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto. 3. Busque el elemento MaxNumberOfErrors y cambie el valor 1000 (predeterminado) por el que desee. 4. Guarde GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto. 5. Abra Microsoft Outlook® para aplicar cambios.

Historial de sincronización Para supervisar el historial de todos los procesos de sincronización, haga clic en la barra de herramientas de GFI MailArchiver, elija Ver estado y seleccione la ficha Historial.

Captura de pantalla 10: Historial de sincronización

Se muestran los detalles de todos los intentos de sincronización. De manera predeterminada, se graban los 1000 últimos intentos de sincronización. Para modificar el número de intentos de sincronización que se muestran: 1. Cierre Microsoft Outlook® y vaya a: Windows® XP y versiones anteriores:

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3 Supervisión de GFI MailArchiver Outlook Connector | 14

Windows® Vista y versiones posteriores: 2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto. 3. Busque el elemento MaxNumberofSyncHistory y cambie el valor 1000 (predeterminado) por el que desee. 4. Guarde GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto.

3.4 Trabajo sin conexión Cuando se trabaja sin conexión, todas las características de GFI MailArchiver Outlook Connector siguen estando disponibles, pero se suspende la sincronización con los archivos de correo de GFI MailArchiver. Esta característica se puede usar para reducir el uso del ancho de banda de la red o cuando el acceso a GFI MailArchiver no está disponible. Para poner GFI MailArchiver Outlook Connector en modo sin conexión: Microsoft Outlook® 2000/3/7: Haga clic en la barra de herramientas de GFI MailArchiver y seleccione Trabajar sin conexión. Repita el procedimiento pata reiniciar la sincronización. Microsoft Outlook® 2010: Haga clic en la opción Trabajar sin conexión de la ficha GFI MailArchiver, dentro de la ficha Inicio de Microsoft Outlook®.

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3 Supervisión de GFI MailArchiver Outlook Connector | 15

4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector Cuando se instala GFI MailArchiver Outlook Connector en el equipo del usuario, la configuración predeterminada es suficiente para que funcione. Sin embargo, es posible personalizar varias opciones para adecuarlas a las preferencias del usuario. En esta sección se describe cómo: Configurar la sincronización Agregar un buzón nuevo Configurar una base de datos Habilitar y deshabilitar GFI MailArchiver Outlook Connector Definir las opciones de idioma

4.1 Configuración de sincronización Para acceder a la configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector, inicie Microsoft Outlook® y Microsoft Outlook® 2000/3/7: En el menú de Microsoft Outlook®, haga clic en GFI MailArchiver y seleccione Configuración. Microsoft Outlook® 2010: En el área de GFI MailArchiver de la ficha Inicio, seleccione Opciones } Configuración…

Captura de pantalla 11: Cuadro de diálogo Propiedades avanzadas

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4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector | 16

4.1.1 Cambio de la dirección URL del servidor de GFI MailArchiver IMPORTANTE Antes de cambiar la dirección URL de GFI MailArchiver consulte al administrador del sistema.

1. En el cuadro de diálogo de propiedades avanzadas del buzón de GFI MailArchiver, escriba la nueva dirección URL del servidor de GFI MailArchiver en el cuadro de texto URL de servidor de GFI MailArchiver:. 2. Haga clic enComprobar para confirmar si la dirección URL especificada es la dirección correcta del servidor de GFI MailArchiver. Si el resultado de la comprobación no es satisfactorio, consulte con el administrador del sistema para especificar la correcta. 4.1.2 Personalización del intervalo de sincronización En el cuadro de diálogo de propiedades avanzadas del buzón de GFI MailArchiver, especifique el intervalo de tiempo para realizar las sincronizaciones con GFI MailArchiver en el cuadro de texto Intervalo de sincronización:. De manera predeterminada, GFI MailArchiver Outlook Connector se sincroniza con el servidor cada 5 minutos. 4.1.3 Número máximo de correos electrónicos en caché local En el cuadro de diálogo de propiedades avanzadas del buzón de GFI MailArchiver, especifique el número máximo de encabezados de correos electrónicos que se almacenarán en la caché local del usuario. De manera predeterminada, el número de encabezados de correos electrónicos que se almacenan es 100.000, pero dicho número se puede cambiar escribiendo un nuevo valor en Número máximo de correos electrónicos en caché local. Cuando se supere el número de mensajes de correo electrónico que se especifica aquí, los encabezados de los mensajes de correo electrónico más antiguos se reemplazan por los mensajes de correo electrónico más recientes. 4.1.4 Acceso sin conexión GFI MailArchiver Outlook Connector permite a los usuarios acceder a los mensajes de correo electrónico aunque no haya conexión con el servidor de GFI MailArchiver. Para configurar las opciones de Acceso sin conexión: 1. Inicie la ventana de propiedades de GFI MailArchiver Outlook Connector y seleccione la ficha Acceso sin conexión.

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4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector | 17

Captura de pantalla 12: Configuración del acceso sin conexión

2. Para habilitar o deshabilitar el acceso sin conexión, active o desactive la casilla Habilitar compatibilidad con acceso sin conexión. 3. Si el acceso sin conexión está habilitado, especifique en el cuadro de texto Almacenar los correos electrónicos recibidos en los últimos: el número de días que desea almacenar los mensajes de correo electrónico recibidos localmente. Cuando la antigüedad de los mensajes de correo electrónico sea superior al número de días especificado, éstos se eliminarán de la memoria. Sólo se conservan los encabezados de los correos electrónicos para su recuperación.

4.2 Adición de un buzón nuevo De forma predeterminada, GFI MailArchiver se conecta con un solo buzón utilizando las credenciales que se hayan especificado durante la instalación. Para configurar GFI MailArchiver Outlook Connector de manera que se conecte con más de un buzón: 1. Cargue la pantalla de administración de archivos de datos de Microsoft Outlook®: Microsoft Outlook® 2000/3/7: vaya a Archivo > Administración de archivos de datos. Microsoft Outlook® 2010: haga clic en la ficha Archivo, pulse el botón Configuración de la cuenta y haga clic en la opción Configuración de la cuenta… Seleccione la ficha Archivos de datos.

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4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector | 18

Captura de pantalla 13: Adición de un buzón nuevo

2. En el cuadro de diálogo o la ficha, seleccione Buzón de GFI MailArchiver y haga clic en Agregar…

Captura de pantalla 14: Selección del tipo de almacén

3. Seleccione GFI MailArchiver y haga clic en Aceptar. Aparecerá un cuadro de diálogo con la lista de usuarios a cuyos buzones tiene acceso el usuario conectado.

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4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector | 19

Captura de pantalla 15: Selección de los usuarios

4. Seleccione el buzón que quiera agregar y haga clic en Aceptar. Los buzones nuevos se agregarán a la lista de carpetas de Microsoft Outlook®. NOTA Si el usuario no tiene acceso a los buzones, la lista de usuarios estará vacía y aparecerá un mensaje de error.

Captura de pantalla 16: Buzones agregados

4.3 Configuración de base de datos GFI MailArchiver Outlook Connector almacena los siguientes datos en una base de datos local: Los encabezados de todos los mensajes de correo electrónico de los archivos de correo de GFI MailArchiver Los mensajes de correo electrónico a los que se puede acceder cuando no hay conexión entre GFI MailArchiver y Microsoft Outlook® (acceso sin conexión). Para acceder a la configuración de la base de datos:

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4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector | 20

1. En las carpetas de correo de Microsoft Outlook®, haga clic con el botón secundario en el buzón de GFI MailArchiver para configurarlo y seleccione: Microsoft Outlook® 2000/3/7: Propiedades de “Buzón de GFI MailArchiver”… Microsoft Outlook® 2010: Propiedades de archivo de datos 2. En el cuadro de diálogo de propiedades, haga clic en la ficha Avanzadas.

Captura de pantalla 17: Configuración de base de datos

En el cuadro de diálogo de GFI MailArchiver Outlook Connector se mostrarán tanto el nombre del buzón como la ruta de acceso y el tamaño de la base de datos. Haga clic en Resincronizar almacén de correos electrónicos para eliminar la base de datos almacenada localmente y volver a sincronizar todos los datos del buzón concreto cuando se reinicie Microsoft Outlook®.

4.4 Habilitación y deshabilitación de GFI MailArchiver Outlook Connector Es posible deshabilitar la funcionalidad de GFI MailArchiver Outlook Connector para que no haya ninguna característica disponible: Para habilitar o deshabilitar GFI MailArchiver Outlook Connector 1. Vaya a Inicio > Programas > GFI MailArchiver Outlook Connector y seleccione Habilitar Outlook Connector o Deshabilitar Outlook Connector. 2. Reinicie Microsoft Outlook® para habilitar o deshabilitar GFI MailArchiver Outlook Connector.

4.5 Configuración de idioma De forma predeterminada, el nodo de búsqueda de GFI MailArchiver Outlook Connector está configurado para cargarse en inglés. Para cambiar el idioma de la característica de búsqueda: 1. Cargue en Microsoft Internet Explorer® la siguiente dirección URL http:///

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4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector | 21

Por ejemplo: http://win2k3entsvr.master-domain.com/MailArchiver 2. Escriba sus credenciales (nombre de usuario y contraseña que usa para iniciar sesión en Windows®) cuando se le soliciten. 3. Haga clic en el nombre de usuario que se muestra en la esquina superior derecha de la pantalla. 4. En el cuadro desplegable Opciones de idioma, seleccione el idioma que desea que se muestre. 5. Haga clic en Guardar. GFI MailArchiver volverá a cargar la interfaz web en el idioma seleccionado.

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4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector | 22

5 Solución de problemas y soporte técnico 5.1 Introducción Esta sección contiene información que puede ayudarle a solucionar los problemas que pueden surgir al usar este producto. Las principales fuentes de información disponibles para solucionar estos problemas son: Esta guía Artículos de GFI SkyNet Foro en la red Contacto con el Centro de soporte de GFI

5.2 GFI SkyNet GFI Software Ltd mantiene un exhaustivo repositorio de su base de conocimientos, que incluye respuestas a los problemas más habituales. GFI SkyNet tiene siempre la lista más actualizada de preguntas y revisiones de asistencia técnica. Si la información de esta guía no soluciona los problemas, consulte GFI SkyNet.

5.3 Foro en la red La asistencia técnica de usuario a usuario está disponible a través del foro web de GFI.

5.4 Solicitud de soporte técnico Si ninguno de los recursos especificados anteriormente le permite solucionar los problemas, póngase en contacto con el equipo de Soporte técnico de GFI rellenando un formulario de solicitud de soporte técnico en línea, o bien de forma telefónica. En línea: Rellene el formulario de asistencia técnica y siga las instrucciones de esta página para enviar la solicitud de asistencia. Teléfono: Para obtener el número telefónico del servicio de asistencia técnica de su área geográfica, visite nuestro sitio web. NOTA Antes de ponerse en contacto con el Centro de soporte técnico, tenga su identificación de cliente a mano. Su identificación de cliente es el número de cuenta en línea que se le asigna cuando registra las claves de su licencia en el área de clientes de GFI.

Le responderemos en 24 horas, o antes, en función de su huso horario.

5.5 Documentación Si esta guía no cumple sus expectativas o si cree que esta documentación se puede mejorar, indíquenoslo enviando un correo electrónico a: [email protected].

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5.6 Problemas de GFI MailArchiver Outlook Connector PROBLEMA ENCONTRADO

SOLUCIÓN

GFI MailArchiver Outlook Connector muestra una señal de advertencia en Microsoft Outlook ® inmediatamente después de la instalación

Causa: Este comportamiento es normal. Tras instalar GFI MailArchiver Outlook Connector, es necesario sincronizar los mensajes de correo electrónico con GFI MailArchiver.

GFI MailArchiver Outlook Connector sólo sincroniza y conserva los mensajes de correo electrónico de los últimos 365 días.

Causa: De forma predeterminada, GFI MailArchiver Outlook Connector sólo sincroniza y conserva los mensajes de correo electrónico de los últimos 365 días. Solución: El comportamiento predeterminado se puede modificar cambiando una clave especial en el archivo de configuración GeneralSettings.xml: 1. Cierre Microsoft Outlook® y vaya a: Windows® XP y versiones anteriores: Windows® Vista: 2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto. 3. Busque el elemento SynchronizeDaysSpan y cambie el valor de 365 (predeterminado) al número de días cuyos mensajes de correo electrónico desea ver en GFI MailArchiver Outlook Connector. Ejemplo: Para ver los mensajes de correo electrónico de los últimos 5 años, establezca la línea de la siguiente forma: 1826 4. Guarde el archivo GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto. 5. Elimine la caché local del mismo directorio. Suele ser un número largo con la extensión FDB. Si no sabe cuál eliminar, abra el archivo StoreSettings.xml y busque el atributo Store ID del usuario cuya caché desea eliminar. 6. Abra Microsoft Outlook® y sincronice GFI MailArchiver Outlook Connector con GFI MailArchiver para habilitar los cambios.

La página de búsqueda de GFI MailArchiver no aparece en la carpeta de búsqueda de Microsoft Outlook ®

Causa: En Microsoft Outlook®, la configuración de la página de inicio está deshabilitada para almacenes no predeterminados. El buzón de GFI MailArchiver es un almacén no predeterminado, por lo que resulta afectado por esta directiva. Solución: Para obtener más instrucciones sobre cómo solucionar este problema, consulte el artículo de KBase cuya dirección URL se indica a continuación: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_OutlookConnectorSearch

Aparece uno de los siguientes problemas: No se puede habilitar el acceso sin conexión desde el cuadro de diálogo de configuración

Posible causa Los valores del acceso sin conexión los configura automáticamente el administrador del sistema y también es éste quien deshabilita esta característica. Posible solución Consulte estos problemas al administrador del sistema.

No se puede definir un número de días de acceso sin conexión que sea mayor que un número concreto

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5 Solución de problemas y soporte técnico | 24

PROBLEMA ENCONTRADO

SOLUCIÓN

GFI MailArchiver Outlook Connector no se sincroniza con GFI MailArchiver

Causa 1: No hay conexión entre el equipo cliente y el servidor de GFI MailArchiver. Solución 1: Pida al administrador del sistema que confirme la dirección URL de GFI MailArchiver. Dicha URL se puede modificar en el cuadro de diálogo de configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector. Causa 2: GFI MailArchiver Outlook Connector está deshabilitado Solución 2: Habilite GFI MailArchiver Outlook Connector en Inicio > Programas > GFI MailArchiver Outlook Connector > Habilitar Outlook Connector y reinicie Microsoft Outlook®.

GFI MailArchiver Outlook Connector detiene la sincronización cuando el portátil se desenchufa y pasa a funcionar con batería.

Causa: De manera predeterminada, y con el fin de reducir el consumo de la batería, GFI MailArchiver Outlook Connector detiene la sincronización cuando el portátil se desenchufa y pasa a funcionar con batería. Solución: Para sincronizar GFI MailArchiver Outlook Connector cuando se utiliza la batería como fuente de alimentación: 1. Vaya a: » Windows® XP y versiones anteriores: » Windows® Vista: 2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto. 3. En la lista de elementos, agregue uno llamado IgnorePowerStatus y asígnele el valor 1, tal como se muestra a continuación: 1 4. Guarde GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto.

Errores de sincronización: Errores HTTP

Posible causa: Los errores HTTP aparecen cuando hay problemas de configuración de la red. Posible solución: Para obtener más información, consulte: http://support.microsoft.com/kb/324069 http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms524996.aspx http://support.microsoft.com/kb/907273

Errores de sincronización: Error HTTP 500

Posible causa: El servidor de GFI MailArchiver está ocupado o no se puede acceder a él. Posible solución: Vuelva a sincronizar GFI MailArchiver Outlook Connector en unos minutos.

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5 Solución de problemas y soporte técnico | 25

PROBLEMA ENCONTRADO

SOLUCIÓN

Errores de sincronización: Se ha superado el tiempo de espera de la conexión de GFI MailArchiver

Posible causa: El servidor de GFI MailArchiver está ocupado y no pudo enviar los datos necesarios en un intervalo de tiempo especificado. Posible solución: Para aumentar el valor del tiempo de espera: 1. Vaya a: » Windows® XP y versiones anteriores: » Windows® Vista: 2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto. 3. Busque el elemento TryConnectionTimeout y aumente el valor predeterminado de 120000. 4. Guarde GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto.

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5 Solución de problemas y soporte técnico | 26

6 Glosario A Active Directory Tecnología que proporciona diversos servicios de red, entre los que se incluyen los servicios de directorio de tipo LDAP. AD Véase Active Directory Administración de almacenes de archivo Tecnología GFI MailArchiver que permite poner en cola y programar los almacenes de archivo para usarlos en función de los diferentes períodos de tiempo. Administrador del sistema de Exchange Consola MMC especializada que permite administrar una organización de Exchange. Administradores de grupo Grupo de usuarios de GFI MailArchiver cuyos miembros pueden examinar y realizar búsquedas en todos los usuarios que forman parte de su grupo de Active Directory. Almacenamiento de instancia individual Brinda la posibilidad de conservar una copia de un correo electrónico que se comparte entre varios usuarios. Es una forma de eliminar la duplicación de datos y aumentar la eficiencia, ya que se reduce la cantidad de espacio en disco necesario para almacenar mensajes de correo electrónico. Almacenes de archivo Conjunto de orígenes de correo electrónico, metadatos de correo electrónico e índices de búsqueda en GFI MailArchiver. Archivo PST Archivo que se usa para almacenar copias locales del correo electrónico, eventos del calendario, contactos y otros elementos en Microsoft Office Outlook. Auditoría de actividad de base de datos Sistema que utiliza las capacidades de rastreo de Microsoft SQL Server para registrar toda la actividad dentro de una base de datos de archivo. Auditoría de interacción del usuario Sistema que permite registrar la actividad de todos los usuarios mientras utilizan la interfaz web de GFI MailArchiver.

B Base de datos Firebird Sistema de bases de datos relacionales de código abierto.

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6 Glosario | 27

Buzón Directorio o carpeta que se emplea para la recepción, archivo y almacenamiento de mensajes de correo electrónico.

C Carpetas públicas Carpeta común compartida entre usuarios de Microsoft Exchange que permite el intercambio de información.

D Directivas de categorización Sistema de categorización de GFI MailArchiver que permite categorizar el correo electrónico según su etiqueta. Directivas de retención Un sistema que permite controlar durante cuánto tiempo se mantienen los correos específicos en los almacenes de archivo.

E Encabezados Información que precede al texto del mensaje (cuerpo). Incluye el remitente, destinatario, asunto, marcas horarias de envío y recepción, etc. Esquema de base de datos Estructura de una base de datos que define las tablas, los campos de esas tablas y la relación entre los campos y tablas. ExOLEDB Véase Proveedor OLE DB de Exchange Extensiones multipropósito de correo Internet Estándar que extiende el formato del correo electrónico para que sea compatible con texto que no sea ASCII, archivos adjuntos que no sean de texto, cuerpos de mensaje con varias partes e información de encabezado en juegos de caracteres no ASCII.

G GFI MailArchiver Outlook Connector Herramienta de GFI MailArchiver que permite sincronizar carpetas de Microsoft Outlook con los datos de correo electrónico archivados por GFI MailArchiver. GFI MailInsights Utilidad para la creación de informes incluida en GFI MailArchiver que aprovecha los mensajes de correo electrónico archivados para proporcionar información relativa al uso y a las tendencias de los correos.

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GPO Véase Objetos de directiva de grupo

H Hilo de conversación Lista de mensajes de correo electrónico que forman una conversación entre dos o más usuarios.

I IMAP Véase Protocolo de acceso a mensajes de Internet

Í Índice de búsqueda Sistema que recopila, analiza y almacena los datos para permitir la recuperación rápida y precisa de la información. Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería Arquitectura de mensajería para Microsoft Windows que permite enviar correo electrónico desde una aplicación de Windows y adjuntar un documento al correo electrónico.

M MAIS Véase Servicio de importación de GFI MailArchiver MAPI Véase Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería Metadatos Datos que proporcionan información acerca de los mensajes de correo electrónico archivados en GFI MailArchiver. Microsoft SQL Server Sistema de administración de bases de datos relacionales de Microsoft. MIME Véase Extensiones multipropósito de correo Internet Modo de autenticación mixta Un método de autenticación de SQL Server que permite la autenticación en Windows y SQL Server.

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O Objetos de directiva de grupo Gestión centralizada de Active Directory y sistema de configuración que controla lo que los usuarios pueden y no pueden hacer en una red informática. OneClick Restore Un método sencillo de restaurar mensajes de correo electrónico archivados en el buzón del usuario. Restaura dichos mensajes tal y como estaban en el momento de su eliminación, o bien los envía al usuario como un archivo adjunto de correo electrónico. Outlook Web Access Servicio de correo web de Microsoft Exchange Server. Se usa para acceder al correo electrónico, contactos, tareas, etc. utilizando una interfaz web cuando Microsoft Office Outlook no está disponible. OWA Véase Outlook Web Access

P POP3 Véase Protocolo de oficina de correos versión 3 Privilegios de acceso Permisos concedidos a usuarios o grupos de usuarios para llevar a cabo diversas operaciones en los mensajes de correo electrónico. Protocolo de acceso a mensajes de Internet Uno de los dos protocolos de Internet más usados para la recuperación de mensajes de correo electrónico, el otro es POP3. Protocolo de oficina de correos 3 Protocolo que utilizan clientes de correo electrónico local para recuperar mensajes de correo electrónico de los buzones a través de una conexión TCP/IP. Proveedor OLE DB de Exchange Método utilizado para acceder a un almacén local de Microsoft Exchange Server mediante OLE DB y ADO de Microsoft. PST Exporter Herramienta basada en agentes que, una vez implementada en los equipos de destino, extrae los mensajes de correo electrónico de archivos PST para que los procese el Servicio de importación de GFI MailArchiver.

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R Recuperación de estructura de carpetas de buzón Característica de GFI MailArchiver que permite sincronizar la estructura de carpetas de los buzones de Microsoft Exchange con GFI MailArchiver. Registro en diario Característica de Microsoft Exchange Server que almacena copias de los mensajes de correo electrónico en un buzón central para diversos fines, incluido el archivado del correo.

S Servicio de importación de GFI MailArchiver Herramienta de GFI MailArchiver que importa datos de mensajes de correo electrónico de un archivo a GFI MailArchiver.

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7 Índice A archivar 4 Asistencia técnica 23

B Base de conocimientos 23 base de datos 11, 16, 20 buzones 5, 19

C Configuración de base de datos 20

D Documentación 23

E encabezados 6, 11, 17, 20

F Foro en la red 23

G Glosario 27

I Internet Explorer 21

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EE.UU., CANADÁ, AMÉRICA CENTRAL Y AMÉRICA DEL SUR 4309 Emperor Blvd, Suite 400, Durham, NC 27703, USA Teléfono: +1 (888) 243-4329 Fax: +1 (919) 379-3402 [email protected] REINO UNIDO Y REPÚBLICA DE IRLANDA Magna House, 18-32 London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, REINO UNIDO Teléfono: +44 (0) 870 770 5370 Fax: +44 (0) 870 770 5377 [email protected] EUROPA, ORIENTE MEDIO Y ÁFRICA GFI House, Territorials Street, Mriehel BKR 3000, Malta Teléfono: +356 2205 2000 Fax: +356 2138 2419 [email protected] AUSTRALIA Y NUEVA ZELANDA 83 King William Road, Unley 5061, South Australia Teléfono: +61 8 8273 3000 Fax: +61 8 8273 3099 [email protected]